TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHƯỚC

Kinh Doanh - Tiếp Thị - Kinh tế - Thương mại - Quản trị kinh doanh BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG NGUYỄN THỊ TRÀ GIANG TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHƯỚC Chuyên ngành: Kế toán Mã ngành: 60.34.30 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng - Năm 2013 Công trình được hoàn thành tại ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: TS. ĐOÀN THỊ NGỌC TRAI Phản biện 1: TS. ĐƯỜNG NGUYỄN HƯNG Phản biện 2: TS. TRẦN THỊ CẨM THANH Luận văn được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp tại Đại học Đà Nẵng vào ngày 5 tháng 8 năm 2013. Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng. - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng. 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Xu hướng phát triển và hội nhập của nước ta hiện nay đã mở ra nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp trong nước lớn mạnh, song nó cũng tạo ra nhiều thách thức, buộc các doanh nghiệp phải luôn thay đổi và hoàn thiện cho phù hợp với tình hình mới. Trong bối cảnh đó, các doanh nghiệp nói chung và Công ty TNHH Tân Phước nói riêng phải không ngừng nâng cao năng lực quản lý, đổi mới công nghệ để nâng cao chất lượng, mẫu mã sản phẩm, mở rộng thị trường để vượt qua tình hình khó khăn này. Để đáp ứng được điều đó, các doanh nghiệp cần thiết lập một h ệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động thông suốt và có hiệu quả nhằm bảo đảm các nguồn lực được sử dụng tối ưu, bảo vệ tài sản không bị thất thoát, báo cáo tài chính chính xác và tin cậy, mọi thành viên tuân thủ các quy định của doanh nghiệp và luật pháp, bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, của cổ đông,… Do đó, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ giúp ích cho doanh nghiệp bảo vệ mình trước các rủi ro và kiểm soát mọi hoạt động, nắm chắc thời cơ phát triển là yêu cầu cần thiết cho các nhà quản lý doanh nghiệp hiện nay. Công ty TNHH Tân Phước là một công ty sản xuất đồ gỗ xuất khẩu, hầu hết gỗ nguyên liệu phải tuân theo quy định của Nhà nước về xuất xứ, nguồn gốc từng loại, gỗ chủ yếu được nhập khẩu từ các nhà cung cấp như: công ty Sudima, công ty Scancom, công ty Sông Hồng,... Từ đó cho thấy khâu mua hàng và thanh toán là rất quan trọng nó quyết định sự thành bại trong kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy đòi hỏi Công ty cần phải có sự quản lý chặt chẽ 2 để đảm bảo hàng mua đạt tiêu chuẩn chất lượng đề ra, giá cả hợp lý nhằm giảm giá thành sản phẩm từ đó cạnh tranh được trên thị trường, cùng với một quy trình thanh toán hợp lý tránh tình trạng thất thoát tài sản có thể xảy ra. Bên cạnh đó công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán ở Công ty TNHH Tân Phước còn nhiều hạn chế: môi trường kiểm soát chưa hữu hiệu, chưa có biện pháp hiệu quả để phát huy tính sáng tạo trong công việc của mỗi cán bộ nhân viên, công tác đặt hàng, nhận hàng và thanh toán chưa chặt chẽ dễ xảy ra các sai sót, gian lận làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của Công ty. Vì những lí do trên, em nhận thấy vấn đề kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty là cần thiết và cần được quan tâm nên em chọn đề tài “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Tân Phước” để viết luận văn thạc sỹ. 2. Mục đích nghiên cứu Khảo sát thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàn g và thanh toán tại công ty TNHH Tân Phước, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH Tân Phước. Phạm vi nghiên cứu: Tại công ty TNHH Tân Phước, chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm: Mua nguyên vật liệu, c ông cụ dụng cụ, TSCĐ… Tuy nhiên, luận văn chỉ tập trung nghiên cứu công 3 tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán đối với nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ. 4. Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài, phương pháp chủ yếu được tác giả sử dụng trong luận văn là: phương pháp quan sát, đối chiếu, phân tích các vấn đề và sự kiện. 5. Kết cấu của luận văn Luận văn chia làm 3 chương: Chương 1 : Lý luận chung về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong doanh nghiệp. Chương 2 : Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH Tân Phước. Chương 3 : Các giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH Tân Phước. 6. Tổng quan tài liệu Trong quá trình thực hiện nghiên cứu đề tài, tác giả đã tham khảo một số tài liệu làm cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng, bên cạnh đó kết hợp tham khảo các luận văn Thạc sỹ với các đề tài có liên quan đã được bảo vệ tại Trường Đại học Đà Nẵng. Kiểm soát nội bộ ra đời từ những năm cuối thế kỷ XIX, hình thức ban đầu là kiểm soát tiền. Tuy nhiên, trước khi báo cáo COSO ra đời, kiểm soát nội bộ vẫn mới dừng lại như một phương tiện phục vụ cho kiểm toán viên trong kiểm toán báo cáo tài chính. Vào những thập niên 1970 - 1980, nền kinh tế Hoa kỳ cũng như nhiều quốc gia khác đã phát triển mạnh mẽ, cùng với sự phát triển về kinh tế, các vụ gian lận cũng ngày càng tăng, với quy mô ngày càng lớn, gây tổn 4 thất đáng kể về nên kinh tế. Để khắc phục tình trạng trên, đến năm 1992 báo cáo COSO ra đời, COSO là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận trên báo cáo tài chính, thường gọi là Ủy ban Treadway, lấy tên người lãnh đạo nhóm là C.Treadway. Liên quan đến KSNB chu trình mua hàng và thanh toán Luận văn Thạc sỹ “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần Dệt May 293” của tác giả Vũ Thị Châu Uyên (2012) đã sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp nghiên cứu như phương pháp phỏng vấn; phương pháp phân tích, quan sát, thu thập thông tin, đối chiếu và đánh giá t rên cơ sở đó đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện chu trình mua hàng và thanh toán. Luận văn Thạc sỹ “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty Cổ phần du lịch dịch vụ Hội An” của tác giả Đỗ Xuân Thảo (2012). Tác giả đã đưa ra cơ sở lý luận chung về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp nói chung, và kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán đối với một công ty cung cấp dịch vụ du lịch. Luận văn thạc sỹ của tác giả Nguyễn Thị Hạnh (2010) “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty Cổ phần Vật Tư Y Tế Quảng Nam”. Đây là công ty có quy mô lớn, các nguyên vật liệu dùng sản xuất rất đa dạng, sản phẩm có ảnh hưởng đến sức khỏe con người nên ngay từ khâu nguyên liệu mua vào phải được kiểm soát chặt chẽ về chất lượng, số lượng nên vấn đề kiểm soát quá trình mua hàng và thanh toán phức tạp. Điểm khác của đề tài là khâu thu mua chủ yếu là các nguyên phụ liệu có đặc điểm đa dạng, đặc biệt nguyên liệu gỗ có giá trị cao, 5 khâu vận chuyển phức tạp, tốn nhiều thời gian, nhất là gỗ nguyên liệu phải được kiểm tra giám sát chặt chẽ, tránh tình trạng nhập gỗ không rõ nguồn gốc, nếu điều này xảy ra doanh nghiệp sẽ vi phạm Luật bảo vệ môi trường, Luật bảo vệ rừng, ảnh hưởng đến uy tín và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, kiểm soát khâu thu mua và thanh toán là hết sức cần thiết đối với doanh nghiệp, nhất là trong giai đoạn nền kinh tế khủng hoảng hiện nay, mà chưa có luận văn nào thực hiện trước đây nói chung và trên địa bàn tỉnh Bình Định nói riêng. 6 CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1. Định nghĩa kiểm soát nội bộ Hiện nay có nhiều định nghĩa khác nhau về kiểm soát nội bộ, nhưng định nghĩa được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của Ủy Ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ (COSO): Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu: Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động; Sự tin cậy của báo cáo tài chính; Sự tuân thủ pháp luật và các quy định. Trong định nghĩa trên, bốn nội dung cơ bản là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Chúng được hiểu như sau: - Kiểm soát nội bộ là một quá trình - Kiểm soát nội bộ được thiết kế và điều hành bởi con người - KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý 1.1.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ Ba nhóm mục tiêu kiểm soát đơn vị cần thiết lập là: Mục tiêu về sự tuân thủ; Mục tiêu về hoạt động; Mục tiêu về báo cáo tài chính. Ngoài ra, theo mục đích của hệ thống KSNB có hai mục tiêu: Mục tiêu về kế toán; Mục tiêu hiệu quả quản lý. 7 1.1.3. Các thành phần chủ yếu của kiểm soát nội bộ Theo COSO, một hệ thống KSNB hiện nay có năm thành phần chủ yếu của là: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Thủ tục kiểm soát; Thông tin và truyền thông; Giám sát mà bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng phải bao gồm những bộ phận cơ bản đó. a. Môi trường kiểm soát b. Đánh giá rủi ro c. Thủ tục kiểm soát d. Thông tin và truyền thông e.Giám sát 1.1.4. Ý nghĩa của kiểm soát nội bộ Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ các thỏa ước lao động, nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của đơn vị cũng như các quy định của pháp luật có liên quan. 1.2. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN 1.2.1. Đặc điểm chu trình mua hàng và thanh toán Chu tr ình mua hàng và thanh toán là giai đoạn đầu tiên của hoạt động sản xuất kinh doanh. Chu trình không bao gồm quá trình mua vào và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc những sự chuyển nhượng và phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức, và không gồm quá trình thu hút và hoàn trả vốn. Trong phạm vi nguyên cứu của đề tài, tác giả tập trung nghiên 8 cứu chu trình mua và thanh toán đối với nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tại Công ty. Chu trình mua hàng và thanh toán thường bắt đầu từ một đề nghị mua hàng, xét duyệt mua hàng, chọn nhà cung cấp, đặt hàng, nhận hàng, nhập kho và kết thúc là theo dõi việc thanh toán tiền hàng cho người bán. 1.2.2. Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán Chu trình mua hàng và thanh toán phải đảm bảo đầy đủ 4 chức năng cơ bản sau: Xử lý đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ; Nhận hàng hoá hay dịch vụ; Ghi nhận các khoản nợ phải trả người bán; Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán. 1.2.3. Các rủi ro thường gặp trong chu trình mua hàng và thanh toán Các khoản mua vào có thể bị ghi khống về giá trị. Yêu cầu mua hàng không đúng nhu cầu. Mua hàng giá cao. Mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất. Chi thanh toán sai số tiền, nhầm nhà cung cấp, hoặc không được phê duyệt. Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hành hoá đơn đúp. Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo của các bộ phận có liên quan. 9 1.3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.3.1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán 1.3.2. Tổ chức thông tin kế toán phục vụ công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán a. Chứng từ và quy trình tổ chức chứng từ kế toán b. Hệ thống sổ sách và báo cáo 1.3.3. Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán a. Thủ tục kiểm soát nội bộ khâu mua hàng - Kiểm soát yêu cầu mua vật tư, hàng hóa - Kiểm soát các đơn đặt hàng - Kiểm soát quá trình nhận hàng - Giảm giá hàng mua và trả lại hàng b. Thủ tục kiểm soát nội bộ khâu thanh toán - Phản ánh các khoản nợ người bán - Chiết khấu mua hàng - Thanh toán cho nhà cung cấp 10 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 Chương 1 của luận văn tìm hiểu mục tiêu và các thành phần chủ yếu của kiểm soát nội bộ, bên cạnh đó, tác giả đã đưa ra những vấn đề cơ bản về chu trình mua hàng và thanh toán gồm đặc điểm, ch ức năng, các rủi ro thường gặp của chu trình mua hàng và thanh toán. Cuối cùng là những vấn đề lý luận trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán như: mục tiêu của chu trình mua hàng và thanh toán, tổ chức thông tin phục vụ công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán, các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán. Đây chính là cơ sở lý luận cho việc nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán ở Công ty TNHH T ân Phước, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty. 11 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHƯỚC 2.1. CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ ĐẶC ĐIỂM SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHƯỚC 2.1.1. Cơ cấu tổ chức quản lý và phương pháp điều hành của lãnh đạo Công ty a. Cơ cấu tổ chức quản lý tại Công ty Ở Công ty, cơ cấu tổ chức được phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các phòng ban. Giám đốc là người có quyền hành cao nhất, quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty, quan hệ lãnh đạo và quan hệ chức năng trong Công ty được thể hiện khá rõ. b. Phương pháp điều hành của lãnh đạo Công ty Ban giám đốc Công ty là những người hiểu biết một cách sâu sắc nhất tình hình sản xuất, tài chính và các nguồn lực sẵn có của Công ty, từ đó họ sẽ có phong cách điều hành phù hợp với đặc điểm và thực tế của Công ty. Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty thể hiện thông qua việc ban hà nh các quy chế quản lý tài chính, quy định quyền hạn cho các bộ phận, xác định mục tiêu cụ thể của từng hoạt động. Từ đó, tất cả cán bộ công nhân viên trong Công ty đều thực hiện nghiêm túc các quy chế này, tạo điều kiện thuận lợi trong công việc của từng bộ phận. 12 2.1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty Với đặc thù sản xuất kinh doanh tại Công ty là các sản phẩm sản xuất từ nguyên liệu gỗ nên liên quan đến vấn đề rất được quan tâm hiện nay đó là vấn đề bảo vệ rừng, bảo vệ môi trường nên việc sản xuất kinh doanh được các cơ quan chức năng và kể cả các nước nhập khẩu sản phẩm quản lý và giám sát chặt chẽ ngay từ khâu nguyên liệu đầu vào. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất sản phẩm gỗ tại Công ty 2.1.4. Tổ chức kế toán tại Công ty a. Tổ chức bộ máy kế toán b. Hình thức kế toán tại Công ty 2.2 . THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHƯỚC 2.2.1. Mục tiêu KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty Công ty xây dựng các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán nhằm thực hiện các mục tiêu mang tính hiệu lực, hiệu quả quản lý và tuân thủ các quy định của Nhà nước. Ngoài ra, các thủ tục đó phải tuân thủ theo quy định về sự trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính. Các mục tiêu trên được cụ thể như sau: a. Đối với khâu mua hàng b. Đối với khâu thanh toán 2.2.2. Tổ chức thông tin kế toán phục vụ công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Tân Phước 13 Trong quá trình nghiên cứu, tiếp xúc và quan sát tại phòng Kế toán, việc tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho quá trình KSNB chu tr ình mua hàng và thanh toán tại Công ty được thể hiện cụ thể như sau: a. Quy trình tổ chức chứng từ kế toán b. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán 2.2.3. Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Tân Phước a. Kiểm soát nội bộ khâu mua hàng Ở Công ty TNHH Tân Phước với đặc điểm là sản xuất các mặt hàng đồ gỗ, nguyên liệu chính là gỗ chủ yếu được nhập khẩu nên các thủ tục phục vụ cho khâu mua hàng mất khá nhiều thời gian từ khi ký kết hợp đồng với nhà cung cấp đến khi vận chuyển nguyên liệu về đến Công ty. Giá nhập khẩu là giá CIF, FOB. Các qui trình kiểm soát cụ thể trong chu trình này tại Công ty như sau: - Kiểm soát khâu yêu cầu mua hàng Thủ tục kiểm soát quy ...

NGUYỄN THỊ TRÀ GIANG

TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHƯỚC

Chuyên ngành: Kế toán

Mã ngành: 60.34.30

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng - Năm 2013

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

Người hướng dẫn khoa học: TS ĐOÀN THỊ NGỌC TRAI

Phản biện 1: TS ĐƯỜNG NGUYỄN HƯNG

Phản biện 2: TS TRẦN THỊ CẨM THANH

Luận văn được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp tại Đại học Đà Nẵng vào ngày

5 tháng 8 năm 2013

Có thể tìm hiểu luận văn tại:

- Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng

- Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Xu hướng phát triển và hội nhập của nước ta hiện nay đã mở

ra nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp trong nước lớn mạnh, song nó cũng tạo ra nhiều thách thức, buộc các doanh nghiệp phải luôn thay đổi và hoàn thiện cho phù hợp với tình hình mới Trong bối cảnh đó, các doanh nghiệp nói chung và Công ty TNHH Tân Phước nói riêngphải không ngừng nâng cao năng lực quản lý, đổi mới công nghệ để nâng cao chất lượng, mẫu mã sản phẩm, mở rộng thị trường để vượt

qua tình hình khó khăn này

Để đáp ứng được điều đó, các doanh nghiệp cần thiết lập một

hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động thông suốt và có hiệu quả nhằm bảo đảm các nguồn lực được sử dụng tối ưu, bảo vệ tài sản không bị thất thoát, báo cáo tài chính chính xác và tin cậy, mọi thành viên tuân thủ các quy định của doanh nghiệp và luật pháp, bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, của cổ đông,… Do đó, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ giúp ích cho doanh nghiệp bảo vệ mình trước các rủi ro

và kiểm soát mọi hoạt động, nắm chắc thời cơ phát triển là yêu cầu cần thiết cho các nhà quản lý doanh nghiệp hiện nay

Công ty TNHH Tân Phước là một công ty sản xuất đồ gỗ xuất khẩu, hầu hết gỗ nguyên liệu phải tuân theo quy định của Nhà nước

về xuất xứ, nguồn gốc từng loại, gỗ chủ yếu được nhập khẩu từ các nhà cung cấp như: công ty Sudima, công ty Scancom, công ty Sông Hồng, Từ đó cho thấy khâu mua hàng và thanh toán là rất quan trọng nó quyết định sự thành bại trong kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Vì vậy đòi hỏi Công ty cần phải có sự quản lý chặt chẽ

để đảm bảo hàng mua đạt tiêu chuẩn chất lượng đề ra, giá cả hợp lý nhằm giảm giá thành sản phẩm từ đó cạnh tranh được trên thị trường, cùng với một quy trình thanh toán hợp lý tránh tình trạng thất thoát tài sản có thể xảy ra

Bên cạnh đó công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán ở Công ty TNHH Tân Phước còn nhiều hạn chế: môi trường kiểm soát chưa hữu hiệu, chưa có biện pháp hiệu quả để phát huy tính sáng tạo trong công việc của mỗi cán bộ nhân viên, công tác đặt hàng, nhận hàng và thanh toán chưa chặt chẽ dễ xảy ra các sai sót, gian lận làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của Công ty

Vì những lí do trên, em nhận thấy vấn đề kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty là cần thiết và cần được quan tâm

nên em chọn đề tài “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Tân Phước” để viết luận

văn thạc sỹ

2 Mục đích nghiên cứu

Khảo sát thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH Tân Phước, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát nội bộ chu trình

mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH Tân Phước

Phạm vi nghiên cứu: Tại công ty TNHH Tân Phước, chu

trình mua hàng và thanh toán bao gồm: Mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, TSCĐ… Tuy nhiên, luận văn chỉ tập trung nghiên cứu công

tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán đối với nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ

4 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài, phương pháp chủ yếu được tác giả sử dụng trong luận văn là: phương pháp quan sát, đối chiếu, phân tích các vấn đề

và sự kiện

5 Kết cấu của luận văn

Luận văn chia làm 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về kiểm soát nội bộ chu trình mua

hàng và thanh toán trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình

mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH Tân Phước

Chương 3: Các giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ

chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty TNHH Tân Phước

6 Tổng quan tài liệu

Trong quá trình thực hiện nghiên cứu đề tài, tác giả đã tham khảo một số tài liệu làm cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung

và kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng, bên cạnh

đó kết hợp tham khảo các luận văn Thạc sỹ với các đề tài có liên quan đã được bảo vệ tại Trường Đại học Đà Nẵng

Kiểm soát nội bộ ra đời từ những năm cuối thế kỷ XIX, hình thức ban đầu là kiểm soát tiền Tuy nhiên, trước khi báo cáo COSO

ra đời, kiểm soát nội bộ vẫn mới dừng lại như một phương tiện phục

vụ cho kiểm toán viên trong kiểm toán báo cáo tài chính Vào những thập niên 1970 - 1980, nền kinh tế Hoa kỳ cũng như nhiều quốc gia khác đã phát triển mạnh mẽ, cùng với sự phát triển về kinh tế, các vụ gian lận cũng ngày càng tăng, với quy mô ngày càng lớn, gây tổn

thất đáng kể về nên kinh tế Để khắc phục tình trạng trên, đến năm

1992 báo cáo COSO ra đời, COSO là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận trên báo cáo tài chính, thường gọi là Ủy ban Treadway, lấy tên người lãnh đạo nhóm là C.Treadway

Liên quan đến KSNB chu trình mua hàng và thanh toán Luận

văn Thạc sỹ “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng

và thanh toán tại công ty cổ phần Dệt May 29/3” của tác giả Vũ

Thị Châu Uyên (2012) đã sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp nghiên cứu như phương pháp phỏng vấn; phương pháp phân tích, quan sát, thu thập thông tin, đối chiếu và đánh giá trên cơ sở đó đưa

ra các giải pháp nhằm hoàn thiện chu trình mua hàng và thanh toán

Luận văn Thạc sỹ “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty Cổ phần du lịch dịch vụ Hội An”

của tác giả Đỗ Xuân Thảo (2012) Tác giả đã đưa ra cơ sở lý luận chung về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp nói chung, và kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán đối với một công ty cung cấp dịch vụ du lịch Luận văn thạc sỹ của tác giả Nguyễn Thị

Hạnh (2010) “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng

và thanh toán tại công ty Cổ phần Vật Tư Y Tế Quảng Nam”

Đây là công ty có quy mô lớn, các nguyên vật liệu dùng sản xuất rất

đa dạng, sản phẩm có ảnh hưởng đến sức khỏe con người nên ngay

từ khâu nguyên liệu mua vào phải được kiểm soát chặt chẽ về chất lượng, số lượng nên vấn đề kiểm soát quá trình mua hàng và thanh toán phức tạp

Điểm khác của đề tài là khâu thu mua chủ yếu là các nguyên phụ liệu có đặc điểm đa dạng, đặc biệt nguyên liệu gỗ có giá trị cao,

khâu vận chuyển phức tạp, tốn nhiều thời gian, nhất là gỗ nguyên liệu phải được kiểm tra giám sát chặt chẽ, tránh tình trạng nhập gỗ không rõ nguồn gốc, nếu điều này xảy ra doanh nghiệp sẽ vi phạm Luật bảo vệ môi trường, Luật bảo vệ rừng, ảnh hưởng đến uy tín và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Vì vậy, kiểm soát khâu thu mua và thanh toán là hết sức cần thiết đối với doanh nghiệp, nhất là trong giai đoạn nền kinh tế khủng hoảng hiện nay, mà chưa có luận văn nào thực hiện trước đây nói chung và trên địa bàn tỉnh Bình Định nói riêng

Trong định nghĩa trên, bốn nội dung cơ bản là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu Chúng được hiểu như sau:

- Kiểm soát nội bộ là một quá trình

- Kiểm soát nội bộ được thiết kế và điều hành bởi con người

- KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý

1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Ba nhóm mục tiêu kiểm soát đơn vị cần thiết lập là:

Mục tiêu về sự tuân thủ;

Mục tiêu về hoạt động;

Mục tiêu về báo cáo tài chính

Ngoài ra, theo mục đích của hệ thống KSNB có hai mục tiêu: Mục tiêu về kế toán;

Mục tiêu hiệu quả quản lý

1.1.3 Các thành phần chủ yếu của kiểm soát nội bộ

Theo COSO, một hệ thống KSNB hiện nay có năm thành phần chủ yếu của là: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Thủ tục kiểm soát; Thông tin và truyền thông; Giám sát mà bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng phải bao gồm những bộ phận cơ bản đó

a Môi trường kiểm soát

b Đánh giá rủi ro

c Thủ tục kiểm soát

d Thông tin và truyền thông

e.Giám sát

1.1.4 Ý nghĩa của kiểm soát nội bộ

Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giảm bớt nguy

cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh, nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị

Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ các thỏa ước lao động, nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của đơn vị cũng như các quy định của pháp luật có liên quan

1.2 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CHU TRÌNH MUA HÀNG

VÀ THANH TOÁN

1.2.1 Đặc điểm chu trình mua hàng và thanh toán

Chu trình mua hàng và thanh toán là giai đoạn đầu tiên của hoạt động sản xuất kinh doanh

Chu trình không bao gồm quá trình mua vào và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc những sự chuyển nhượng và phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức, và không gồm quá trình thu hút và hoàn trả vốn Trong phạm vi nguyên cứu của đề tài, tác giả tập trung nghiên

cứu chu trình mua và thanh toán đối với nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tại Công ty

Chu trình mua hàng và thanh toán thường bắt đầu từ một đề nghị mua hàng, xét duyệt mua hàng, chọn nhà cung cấp, đặt hàng, nhận hàng, nhập kho và kết thúc là theo dõi việc thanh toán tiền hàng cho người bán

1.2.2 Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán

Chu trình mua hàng và thanh toán phải đảm bảo đầy đủ 4 chức năng cơ bản sau:

Xử lý đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ;

Nhận hàng hoá hay dịch vụ;

Ghi nhận các khoản nợ phải trả người bán;

Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán

1.2.3 Các rủi ro thường gặp trong chu trình mua hàng và thanh toán

Các khoản mua vào có thể bị ghi khống về giá trị

Yêu cầu mua hàng không đúng nhu cầu

Mua hàng giá cao

Mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất

Chi thanh toán sai số tiền, nhầm nhà cung cấp, hoặc không được phê duyệt

Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hành hoá đơn đúp

Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo của các bộ phận có liên quan

1.3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

1.3.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán

1.3.2 Tổ chức thông tin kế toán phục vụ công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán

a Chứng từ và quy trình tổ chức chứng từ kế toán

b Hệ thống sổ sách và báo cáo

1.3.3 Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán

a Thủ tục kiểm soát nội bộ khâu mua hàng

- Kiểm soát yêu cầu mua vật tư, hàng hóa

- Kiểm soát các đơn đặt hàng

- Kiểm soát quá trình nhận hàng

- Giảm giá hàng mua và trả lại hàng

b Thủ tục kiểm soát nội bộ khâu thanh toán

- Phản ánh các khoản nợ người bán

- Chiết khấu mua hàng

- Thanh toán cho nhà cung cấp

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Chương 1 của luận văn tìm hiểu mục tiêu và các thành phần chủ yếu của kiểm soát nội bộ, bên cạnh đó, tác giả đã đưa ra những vấn đề cơ bản về chu trình mua hàng và thanh toán gồm đặc điểm, chức năng, các rủi ro thường gặp của chu trình mua hàng và thanh toán Cuối cùng là những vấn đề lý luận trong công tác kiểm soát nội

bộ chu trình mua hàng và thanh toán như: mục tiêu của chu trình mua hàng và thanh toán, tổ chức thông tin phục vụ công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán, các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán

Đây chính là cơ sở lý luận cho việc nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán ở Công ty TNHH Tân Phước, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH

TÂN PHƯỚC

2.1 CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ ĐẶC ĐIỂM SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHƯỚC 2.1.1 Cơ cấu tổ chức quản lý và phương pháp điều hành của lãnh đạo Công ty

a Cơ cấu tổ chức quản lý tại Công ty

Ở Công ty, cơ cấu tổ chức được phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các phòng ban Giám đốc là người có quyền hành cao nhất, quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty, quan hệ lãnh đạo và quan hệ chức năng trong Công ty được thể hiện khá rõ

b Phương pháp điều hành của lãnh đạo Công ty

Ban giám đốc Công ty là những người hiểu biết một cách sâu sắc nhất tình hình sản xuất, tài chính và các nguồn lực sẵn có của Công ty, từ đó họ sẽ có phong cách điều hành phù hợp với đặc điểm

và thực tế của Công ty

Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty thể hiện thông qua việc ban hành các quy chế quản lý tài chính, quy định quyền hạn cho các

bộ phận, xác định mục tiêu cụ thể của từng hoạt động Từ đó, tất cả cán bộ công nhân viên trong Công ty đều thực hiện nghiêm túc các quy chế này, tạo điều kiện thuận lợi trong công việc của từng bộ phận

2.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty

Với đặc thù sản xuất kinh doanh tại Công ty là các sản phẩm sản xuất từ nguyên liệu gỗ nên liên quan đến vấn đề rất được quan tâm hiện nay đó là vấn đề bảo vệ rừng, bảo vệ môi trường nên việc sản xuất kinh doanh được các cơ quan chức năng và kể cả các nước nhập khẩu sản phẩm quản lý và giám sát chặt chẽ ngay từ khâu nguyên liệu đầu vào

2.1.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất sản phẩm gỗ tại Công ty 2.1.4 Tổ chức kế toán tại Công ty

a Tổ chức bộ máy kế toán

b Hình thức kế toán tại Công ty

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH

a Đối với khâu mua hàng

b Đối với khâu thanh toán

2.2.2 Tổ chức thông tin kế toán phục vụ công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Tân Phước

Trong quá trình nghiên cứu, tiếp xúc và quan sát tại phòng Kế toán, việc tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho quá trình KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty được thể hiện cụ thể như sau:

a Quy trình tổ chức chứng từ kế toán

b Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán

2.2.3 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Tân Phước

a Kiểm soát nội bộ khâu mua hàng

Ở Công ty TNHH Tân Phước với đặc điểm là sản xuất các mặt hàng đồ gỗ, nguyên liệu chính là gỗ chủ yếu được nhập khẩu nên các thủ tục phục vụ cho khâu mua hàng mất khá nhiều thời gian từ khi ký kết hợp đồng với nhà cung cấp đến khi vận chuyển nguyên liệu về đến Công ty Giá nhập khẩu là giá CIF, FOB

Các qui trình kiểm soát cụ thể trong chu trình này tại Công ty như sau:

- Kiểm soát khâu yêu cầu mua hàng

Thủ tục kiểm soát quy trình yêu cầu mua hàng là đảm bảo hàng mua đúng theo nhu cầu cả về số lượng, chất lượng, giá cả và phải có sự phê duyệt của lãnh đạo Công ty trên Phiếu đề nghị mua hàng nhằm ngăn ngừa sự gian lận, kiểm soát chặt chẽ hơn trong quá trình mua hàng, đây là bằng chứng với mức độ tin cậy về sự phát sinh của nghiệp vụ mua hàng hay sự hiện hữu của hàng hóa

- Kiểm soát khâu đặt hàng

Các thủ tục kiểm soát đặt hàng là thông tin trên Phiếu đề nghị mua nguyên vật liệu phải phù hợp với thông tin trên Đơn đặt hàng; Đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp phải đúng số lượng, chủng loại, chất lượng cần