Chuyên đề thực tập tốt nghiệp: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý tài sản cố định tại Công ty Cổ phần Workway

TRUONG ĐẠI HỌC KINH TE QUOC DAN

VIEN CONG NGHE THONG TIN VA KINH TE SO

Tên đề tai: PHAN TÍCH, THIET KE HE THONG THONG TIN

QUAN LY TAI SAN CO DINH TAI CONG TY CO PHAN

MỤC LỤC

DANH MỤC SƠ DO, HÌNH VẼ -.- 25-25 222E 2222112112121 21c iii

DANH MỤC BANG BIEU c.ccccscsssssssssssssssessssessssesessesussesussesessvensaveassvensseeess ivLOI MO DAU ceeceececcsscsscsssessessessessessessussesssessessessessessessessessessussusssessessessesseeseesess |

Chương 1: TONG QUAN VỀ CÔNG TY CO PHAN WORKWAY 4 1.1 Khai quát về doanh nghiép csceececceccesessessessesseessesesessesessesseeseeaees 4

1.1.1 Gidi thidu v6 CON 7 5ã 4

1.1.2 Thong tin CHUNG 00.0 4

1.1.3 Lich sử hình thành va phát trién 2 ceceeseseeseseseseeseeseeees 5

1.1.4 Co cau tổ chức của Doanh nghiệp c cecceecesesseesesseesesteseeesseeeeeees 6 1.1.5 Sản phẩm và dịch vụ của công ty cô phần Workway 7 1.2 Thực trạng và bài toán quản ly tài sản cố định tại Công ty cổ phan

CHƯƠNG 2 — CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VE PHAN TÍCH, THIET KE

HE THONG THONG TIN VA CONG CỤ THUC HIEN DE TÀI 11

2.1 Tổng quan về hệ thống thông tin 2-2 2 2 s+£E+zx+zxrxzes 11

2.1.1 Khái niệm dữ liệu và thông tim oe eee eee eeeeseeeeeseeeeeeeeeseeeeeees 11

2.1.2 Khái niệm về hệ thống thông tin - 2 2 + s24 11

2.1.3 Các đặc trưng của hệ thống thông tit cceeeeeeeeeeeseeseeseene 13 2.1.4 Các giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin 13

2.2 Các công cụ thực hiện AG tầi St TT t1 E21 1111111111111 cExxee 162.2.1 Công cụ mô hình hoá hệ thống thông tỉn -. -: 162.2.2 Tổng quan về ngôn ngữ lập trình Javascript -. - 19

2.2.3 Công cu lập trình Visual Studio Code - «++-«<+<ss+++ 21

2.2.4 Hệ quan tri cơ sở dữ liệu MySqÌL - 5+ + + ++ss+eeseeerses 22 CHUONG 3: PHAN TÍCH THIẾT KE HE THONG QUAN TRI TÀI SAN CO

ĐỊNH 52c 2c 2t 2 2212112712111 1111 11 T1 T1 1 TH g1 re 23

3.1 Khảo sát hệ thống - 2-2 2 ©E+EE‡EEEEEEEE2E121121121111 11111 ctxeeU 23

3.2 Phân tích nghiệp vụ quản lý tài sản cố định tại Công ty Cổ phần Workway

¬ 24

3.2.1 Quy trình lên kế hoạch quản lý mua sắm -5- 25

3.2.2 Quy trình cập nhật, nhập mới tài sản - - «+ «+ +++<+ 25

3.2.3 Quy trình xuất sử dụng tài sản ¿- 2c s+cscrrrerxerxersres 253.2.4 Quy trình thu hồi, sửa chữa tài sản 2-2-5 scscxccscee 25

3.2.5 Quy trình thanh lý tài sản - - s5 2+ 1x sskseeseersee 25 3.2.6 Quy trình kiểm kê tài sản ¿2 2©52+E2+E£+EE+EEeEEerxerkerreee 26

3.3 Mô hình hoá hoạt động của hệ thống m—<:.ila 26

3.3.1 Sơ đồ ngữ cảnh CD - 2-2 ©t+Sx‡EE2 2122122122171 2121 E1 26 3.3.2 Sơ đồ phân rã chức năng BFD 2 2 2+z+E++£xerxerrerreee 27 3.3.3 Sơ đồ luồng dit liệu DED wo eeseesesesessessessessessesseesees 29 3.4 Phân tích thiết kế -¿- ++©2++Ekt2EE2EEEEEEEEEEEEEEEkrrkrrkrrrrervee 34 3.4.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 2 +¿©5++++2x++ExtEE++rxerkeerxrrrrerxee 34 3.4.2 Thiết kế giải thuật 2-2-5 SE‡EEEE2EE2E32E1221221 2217121 42 3.4.3 Thiết kế giao diện -¿- 2-52 s+Ek‡EE‡EEEE211211211211211 111111 45

3.5 Phương hướng phát triỂn - 2 ¿+ 2+ ++E£+E£EE+EE+EEzEerkerxerszrx 56

95008970000 57 I8 0000 ii 1 58

DANH MUC SO DO, HINH VE

Hình 1.1: Cơ cau tổ chức của công ty v.cceccccecesscssssseseesecsessessesssessessessesessesseeseaes 7Hình 2.1 Mô hình các thành phần hệ thống thông tin - 5+: 12

Hình 2.2 Mô hình hoạt động của hệ thống thông tin -<-<<<<« 12

Hình 2.3 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin - 16Hình 3.1: Quá trình quản lý tài sản cố định - 2 + s2 2 s+£ezx+zszcseẻ 23Hình 3.2: Sơ đồ ngữ cảnh quản lý tài sản cố định - 2-2-5 5+: 26line.) TTT ` 27

Hình 3.4: Sơ đồ DFD mức ( cc¿22++v2£Extttrkttrrtrrtrrrrtrrrrrrrrrrrrr 30

Hình 3.5: Sơ đồ DFD mức 1 quản lý yêu cầu sử dụng TSCĐ 31Hình 3.6: So đồ DFD mức 1 quan lý sử dung tài sản ¿5252 32Hình 3.7: Sơ đồ DFD mức 1 quản lý kho tài sản 2- 5 5c s52 32Hình 3.8: Sơ đồ DFD mức 1 quản lý sự cỐ - 2-2 2 s+c++zx+zxerxezes 33Hình 3.9: Sơ đồ DFD mức 1 tạo báo CáO ¿- - + +Sx+k£E+E£E+EeErxerxreeree 34Hình 3.10: Sơ đồ thực thể ERD - - 2 St+EvEE+EEEESEEEEEEEEkEEerkrrerkrkrree 35Hình 3.11: Sơ đồ quan hệ quản lý tài sản cố định - 25252 41

Hình 3.12: Giải thuật nhập kho tài sản 5 5c 32+ **++vvseeeerseees 42

Hình 3.13: Giải thuật tính khấu hao tài sản 2- 5s eSx+EeE+xerxexeree 43

Hình 3.14: Giải thuật thanh lý, nhượng bán tài sản - «+-s« 44

Hình 3.15: Màu sắc chủ đạo ¿- - SE EEEEESEEEEEEEEEEEEEEEEEeErrkrkrkerrreree 45Hình 3.16: Các thành phan chính của giao diện 2-2 5s s52 46

Hình 3.17: Mẫu thiết kế header - -¿ ©552¿22+vt2£xxvtttrttrrrrrrrrrrrrrrrrrk 47 Hình 3.18: Mẫu thiết kế sidebar ssesecssssccssssesssneseeseneeessneeessneeeraneeeesnneeen 48

Hình 3.19: Mẫu giao diện đăng nhập - 2 52+ ++x+£+zxezxzxerxrxree 49

Hình 3.20: Mẫu giao diện trang bảng điều kiển 2-2 52 s+sec5e+2 50 Hình 3.21: Mẫu giao diện trang yêu CẦU 2 522C E211211211211211211 11111 re, 51 Hình 3.23: Mẫu giao diện trang thêm mới yêu cầu -z : 53

Hình 3.24: Mẫu giao diện trang danh sách cap phat 53Hình 3.25: Mẫu giao diện trang hỗ trợ vấn về - 2-2 szx+zxerszes 54

Hình 3.26: Mau giao diện trang quản lý tài sản -5- + s55 s+sc=s2 55

Hình 3.27: Mẫu giao diện trang chi tiết tài sản -. ¿-¿-cszcseccse2 55

Hình 3.28: Mẫu giao diện trang nhập kho tài sản -2- 2552552 56

DANH MỤC BANG BIEU

Bang 1.1: Trang thiết bi phần cứng của công ty - 2 scs+cxereccceee 8

Bang 3.2: Bảng tài khoản -c c 101111 ng ng ngư, 36

Bảng 3.3: Bảng tài sản Ăn HH gi, 37

Bang 3.4: Bảng danh mục sản phẩm 2-2 2 22 2E+EE2£E+E£+E££Eerszreeẻ 37Bảng 3.5: Bảng yêu cầu 2-52 S2SS2EEEEEEE21211211211211 211111111 38

Bang 3.6: Bảng cấp phát 2-52 St SE EEEEE221121121121121127111 111110 38

Bảng 3.7: Bảng phòng ban <6 111 vn ng cư 39Bảng 3.8: Bảng nhóm tài San - - - + + 11v 9 vn ng ưy 39Bảng 3.9: Bảng loại tài sản -. Án TH ng tr 39Bang 3.10: Bang phat 805) 017 40

Bang 3.11: Bảng nhà cung CAp.i ceeeesccsseseesessessesseseseesessessescsessessesesesseeseeees 40

LOI MỞ DAU

Chuyén đổi kỹ thuật số là một dé tài dang được nhắc đến nhiều trong những

năm gan đây Có thé hiểu là việc tích hợp công nghệ kỹ thuật số vào tat cả cáclĩnh vực của một doanh nghiệp, thay đổi căn bản cách bạn vận hành và cungcấp giá trị cho khách hàng Đó cũng là một thay đổi văn hóa đòi hỏi các tô chứcphải liên tục thách thức hiện trang, thử nghiệm và thoải mái với thất bại.

Chuyên đồi kỹ thuật số là bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp, từ những

doanh nghiệp SME đến doanh nghiệp lớn Thông điệp đó xuất hiện to và rõ

ràng từ đường như moi bài phát biéu, thảo luận, bài viết hoặc nghiên cứu liên quan đến cách các doanh nghiệp có thé duy trì tính cạnh tranh và phù hợp khi thé giới ngày càng trở nên kỹ thuật số Điều không rõ ràng đối với nhiều nhà

lãnh đạo doanh nghiệp là chuyển đổi kỹ thuật số có nghĩa là gì Có phải chỉ làmột cách hấp dẫn đề nói di chuyền lên công nghệ điện toán đám mây Các bước

cụ thê chúng ta cần phải làm là gì Chúng ta có cần thiết kế các công việc mới

dé giúp chúng ta tạo ra một khuôn khổ cho chuyên đổi kỹ thuật số.1 Lý do chọn đề tài

Lich sử phát triển của sản xuất — xã hội chứng minh: “ Muốn sản xuất ra của

cải vật chất, nhất thiết phải có 3 yếu tố : sức lao động, tư liệu lao động và đối

tượng lao động.” Chính vì thế, dé doanh nghiệp tạo ra sản phẩm, dịch vụ cần

có đủ 1 trong 3 yếu tố trên.

Đối với Công ty Cổ phần Workway, tư liệu lao động chính là những thiết bị điện tử, đồ đạc phụ kiện, phục vụ cho công cuộc phát trién sản phẩm cũng như chăm sóc khách hàng của công ty Thêm vào đó, hiện tại công ty đang phải đối mặt với các vấn đề liên quan cấp phát khi có nhân viên mới, mat mát, thiếu hụt tài sản, thiết bị nghiêm trọng, trong quá trình các nhân viên phòng ban sử dụng, ban quản lý không thể xuất trình các báo cáo liên quan lên ban giám đốc Chính vì thế, việc thiết kế xây dựng một hệ thống quản lý tài sản cố định tại công ty là một việc thiết yêu phải thực hiện ngay.

Vì trong các quá trình kinh doanh sẽ không thê tránh khỏi việc hư hỏng củacác tài sản quan trọng Việc luân chuyền các thiết bị, tài sản trong doanh

nghiệp là thường xuyên và khó có số liệu thống kê chính xác Khi cần một tài

sản tương tự, các tài liệu ghi chép gần nhất không phản ánh vị trí hiện tại của

tài sản và không thể được định vị Khó khăn này dẫn đến công ty phải chỉ trảthêm chỉ phí tài sản thay thế không cần thiết.

Việc ứng dụng một hệ thống thông tin quản lý tài sản cố định sẽ góp phầngiúp giảm bớt gánh nặng kiểm soát công việc của nhà quản lý và nhân viên.

Qua đó, việc quản lý và đánh giá tài sản cố định của doanh nghiệp sẽ tiết kiệm

và hiệu quả hơn, nhà quản lý sẽ có nhiều thời gian hơn trong các công việckhác Từ đó có thể quan tâm đến từng cá nhân trong tô chức, nguồn lực phân

bổ một cách đồng déu, tối ưu hơn, và nhân viên có thé biết chính xác mục tiêu, nhiệm vụ của bản thân đê hoàn thành công việc nhanh chóng, hiệu quả.

Sau thời gian khảo sát thực tế và trao đổi với ban lãnh đạo của công ty, em

đã được gợi ý phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý tài sản cố định vừađảm bảo phù hợp với nhu cầu của công ty mang tính thực tiễn cao, vừa đảm

bảo phù hợp đề tài với yêu cầu chuyên đề tốt nghiệp và được giảng viên hướng dẫn thông qua Do đó, em quyết định chọn đề tài: “Phân tích, thiết kế hệ thống

thông tin quản lý tài sản cô định tại Công ty Cé phan Workway”.

2 Mục đích nghiên cứu

- Tin học hóa quy trình quản lý yêu cầu và cấp phát tài tản Từ đó, nhàquản lý có thê theo dõi việc sử dụng, mua sắm tài sản của từng phòng ban cũng

như việc sử dung tài sản vào mục đích gi, người sử dụng tài sản, một cách

dễ dàng.

- Tin học hóa quy trình quản lý kho tài sản Dễ dàng theo dõi tình trang sử

dụng của tài sản, tài sản nào chưa được sử dụng trong kho hay đang đã được sử

dụng Từ đó tránh được thất thoát mat mát, nhằm lẫn trong quán trình cấp pháttài sản và nhà quan lý có thể dé dàng lên kế hoạch mua sắm tài sản một cách

kip thời.

- Tin học hóa quy tình quản lý vòng đời tài sản Nhà quan lý có thé dễ

dàng theo dõi vòng đời của từng tài sản từ việc mua sắm, bảo trì , sửa chữa cho

đến giải phóng thanh lý tài sản một cách dễ dàng.

- Tin học hóa quy trình quản lý sự cố trong quá trình sử dụng tài sản Từ

đó nhà quản lý có thé dé dàng truy xuất các thông tin về chi phí, sự cố trong quá trình sử dụng tài sản, đưa ra các quyết định mua sắm, bảo trì tài sản hay

thanh lý tài sản.

- Đưa ra các báo cáo tông thê về chi phí mua sắm tài sản, chi phí khấu hao

tài sản, chi phí bảo trì tài sản một cách dê dàng.

3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của dé tài là quá trình quản lý tài sản cố định của

Công ty Cé phần Workway, HTTT quản lý tài sản cô định 4 Phạm vi nghiên cứu

- Theo không gian: Công ty Cô phan Workway

- Theo thời gian: Các tài liệu, số liệu được khảo sát từ năm 2018 đến nay 5 Phương pháp nghiên cứu = "

Phương pháp nghiên cứu lý thuyêt: Nghiên cứu lý thuyét về quy trình phân

tích, thiết kế HTTT, các văn ban, tài liệu về quy trình quản lý tài sản cé định

trong doanh nghiệp dé có cái nhìn tổng quát về HTTT quản lý tài sản cố định

6 Kết cấu chuyên đề

Chương 1: Tổng quan về Công ty cô phần Workway

Chương 2: Cơ sở phương pháp luận về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin và công cụ thực hiện đề tài

Chương 3 : Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý tài sản cố định

Chương 1: TONG QUAN VE CÔNG TY CO PHAN WORKWAY

1.1 Khai quat vé doanh nghiép

1.1.1 Giới thiệu về công ty

Công ty cổ phần Workway được thành lập vào năm 2015, là nhà phát triển, cung cấp và triển khai giải pháp phần mềm quản lý

doanh nghiệp - 1Office, chat lượng đi đầu với giá cả phù hợp dành

cho các doanh nghiệp SME, tại Việt Nam.

Sản phẩm IOffice được thiết kế và xây dựng trên nền tảng công nghệ

điện toán đám mây Sau gần 5 năm hình thành và phát triển, 1Office đã có được tin tưởng và lựa chọn bởi hơn 1000 khách hàng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như tài chính, bán lẻ, dịch vụ, du lịch, Năm

2020, 1Office chạm mức 60000 người dùng lọt vào top 3 nền tảng

quản trị Việt Nam được tìm kiếm nhiều nhất trên Google.

1.1.2 Thông tin chung

* Tên công ty: CONG TY CO PHAN WORKWAY

% Giấy đăng ký kinh doanh và đăng ký mã số thuế: 0106920494 Cấp ngày: 03/08/2015

* Đại diện pháp luật: Ông Lê Việt Thắng.

s* Pham vi hoạt động và ngành, nghề kinh doanh:e Phạm vi hoạt động: Toàn lãnh thổ Việt Nam.

e Ngành, nghề kinh doanh: Cung cấp phần mềm quản trị doanh nghiệptong thé.

1.1.3 Lịch sử hình thành và phát triển

Năm 2015, Công ty Cô phần WorkWay ra đời sau hơn 10 năm ấp ủ, ý tưởng

của ông Lê Việt Thắng (Founder & CEO IOffice) về một phần mềm quảnlý tong thé doanh nghiệp.

Năm 2016, Công ty đạt được Giải Khởi nghiệp tiềm năng tại Startup Festivalvà giải Sáng tạo khởi nghiệp của Đài truyền hình Việt Nam VTV Đạt Top5 khởi nghiệp xuất sắc nhất do VnExpress bình chọn.

Năm 2017, phần mềm 1Office ra mắt Core Platform v2.0 và phân hệ quanlý công việc Đạt mốc 300 khách hàng sử dụng với gần 10000 tài khoản

Năm 2018, 1Office chính thức ra mat ban Moblie, đồng thời hợp tác vớikhách hang lớn như MB Bank, hệ thống F88 Tháng 8 năm 2018 mở chỉ

nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh.

Năm 2019, 1Office lọt vào top 3 nền tảng quản trị Việt Nam được tìm kiếm nhiều nhất trên Google.

Năm 2020, Sau hon 4 năm đi vào hoạt động chính thức, 1 Office đã xây dựng

thành công cho mình một chỗ đứng quan trọng tại thị tường ERP Việt Nam

— một thị trường tiềm năng nhưng cũng day khốc liệt Với hơn 70.000 userđến từ gần 1000 doanh nghiệp, trong đó có những “ông lớn” như: MB Bank,

Tập đoàn Hoa Phát, Bia Đạt Việt, Canifa, Media Mart, Phong Vũ,

TocoToco, Cộng Cà phé,

1.1.4 Cơ cầu tổ chức của Doanh nghiệp

Hội đồng quản trị : Quyết định những van dé liên quan đến tái cơ cau, bổ nhiệm hoặc bãi nhiệm những vị trí quan trọng tại công ty như Giám đốc,

Phó giám đốc Đồng thời quyết định các định hướng phát triển dài hạn, quyếtđịnh đầu tư, mở rộng thị trường của công ty Đưa ra các quy định, quy chế

quản lý công ty.

CEO: theo dõi quản lý toàn bộ hoạt động của công ty như quản lý nhân sự,

quản ly hợp đồng mua bán của công ty Xác định và tiền hành thực hiện cácchiến lược phát triển ngắn hạn cũng như dai hạn của công ty nhằm thúc day

sự phát trién bền vững của công ty.

Bộ phận hành chính nhân sự: Quản lý hồ sơ, thông tin nhân sự của doanh

nghiệp Tuyên dụng, đào tạo nhân sự mới Đánh giá hiệu quả công việc của

nhân viên.

Khối phát triển sản phẩm: Kiểm thử, cải tiến phan mềm IOffice Nghiên cứu các tính năng mới cho phần mềm Phân tích nhu cầu của khách hàng để

phát triển sản phẩm.

Bộ phận marketing: Nghiên cứu và đưa ra các kế hoạch, chiến lược quảngcáo sản phẩm trên các thi trường như Website, Facebook, Dinh hướng cácchương trình Marketing cho công ty nhằm đưa sản phẩm của công ty đếnkhách hàng một cách nhanh và hiệu quả nhất.

Khối kinh doanh: Chịu trách nhiệm liên hệ khách hang, tư van sản pham,ký hợp đồng kinh doanh với khách hàng.

Khối khách hàng: Hỗ trợ khách hàng cài đặt triển khai phần mềm, tô chức

các buôi đào tạo, tư vân, ho trợ khách hàng sử dụng phân mêm.

HÀNG" KETOAN , [KHỔ HƯƯỂN | ameerinc || RHC _a————

MIỀN BẮC UI - UX P.KIỂM THỬ PR MIEN BẮC | | TRIỂN KHAI KHAM SOC

MIỀN NAM P.CÔNG NGHỆ NGHIỆP vụ DIGITAL MIỀN NAM MIỀN BẮC

MIỀN NAM

(Nguồn: tài liệu của công ty )

1.1.5 Sản phẩm và dịch vụ của công ty cổ phan Workway

Phần mềm 1Office

1Office là một giải pháp tông thể dành cho các doanh nghiệp vừa

và nhỏ với đầy đủ các tính năng như: quản lý nhân sự, quản lý khách hàng, quản lý công việc, truyền thông nội bộ

Hơn cả một phan mêm, | Office là môi trường làm việc trực tuyên.

ở đó mỗi thành viên trong công ty đều được cung cấp đầy đủ công cụ và tài nguyên phục vu công viéc.

1Office được phát triển theo mô hình công nghệ SMAC (social mobility analytics cloud) & được cung cấp tới khách hàng dưới dạng dịch vụ thuê bao phần mềm (software as a service)

Định hướng phat triển năm 2021

Ứng dụng Fintech: Cho phép ứng lương ngay trên hệ thống Kết nối

toàn diện MB Bank

Phat trién công API và nâng cao áp dung trí tuệ nhân tao (AI) vào hệthống.

Quy mô: Đạt mốc 300 nhân sự ở trụ sở Hà Nội và văn phòng TP.HCMDoanh thu: cuối năm 2021 đạt con số 10 tỷ

Đầu tư: Gọi thêm 4 triệu USD với Valuation lên tới 15 triệu USD

1.2.Thực trạng và bài toán quản lý tài sản cố định tại Công ty cỗ phan

1.2.1 Trang thiết bị phan cứng

Công ty Cổ phan Workway là một công ty chuyên sâu lĩnh vực phần mềm tin học Vì vậy, trang thiết bị, máy móc tại công ty hiện nay tương đối đầy đủ

và hiện đại Hiện nay, công ty có 20 máy tính dé bàn, 35 laptop và 1 máy chủ,tất cả đều cài đặt hệ điều hành window7 trở lên và được kết nồi Internet Ngoài

ra, công ty còn được trang bị các thiết bị tin học khác như máy in, máy fax, máy chiếu, camera, tablet, điện thoại đi động.

Bảng 1.1: Trang thiết bị phần cứng của công ty

4 | Máy chiêu Optoma PX346 3

53 | May in HP LaserJet Pro P1102 3

Camera Dome Vantech

VP-6 | Camera 2

5224T

7 Điện thoại di Oppo A37, Sam sung Galaxy Note 10

động 3, Nokia 6.1, Iphone 6s

8 | Tablet Samsung Galaxy Tab A 8.0 3

9 | May fax Panasonic KX-MB 2085 2

(Nguồn: Theo tác giả khảo sát)

1.2.2 Về công nghệ phan mém

Với nguồn nhân lực mạnh về trình độ chuyên môn và kỹ thuật, có kinh

nghiệm Có thé sử sung thành thạo các công cụ, công nghệ tiên tiến hàng đầu trên thế giới thông qua các dự án phát triển phần mềm Những công nghệ, ngôn

ngữ lập trình, và các hệ thống phần mềm đã và dang được sử dung tai 1 Office

bao gôm:

Hé diéu hanh: Microsoft Windows Server, Micrososft Windows

workstation, Linux

Công nghệ: Microsoft NET, JAVA,

Ngôn ngữ lập trình: C++/C#/ Java, PHP 5, CSS, Javascript, HTML Cac phan mém quan tri cơ sở dữ liệu: My SQL Server, PostgreSQL, MS

Tài sản cố định tại công ty thường được cung cấp phân phát cho các phòng chung chung không rõ ràng, đặt tại các vị trí bàn làm việc chung của từng

phòng, không lưu giữ thông tin chỉ tiết, nhân viên trong phòng đều có thê tự

lay sử dụng, thậm chí phòng khác cũng có thé sang mượn dùng, mà sau khi sử

dụng không đặt nguyên vị trí cũ Không nắm bắt được ai là người đã từng sửdụng, không lưu trữ ai là người chịu trách nhiệm khi có việc mat mát tài sản cố

định, chỉ có ghi lại thông tin cấp phát trên bảng excel cố định lúc đầu cấp phát

cho phòng ban nào.

Khi các nhân viên phòng ban có nhu cầu sử dụng, cấp yêu cầu lên ban quản

lý thì phát hiện kho không có sẵn tài sản, thiết bị đó để phục vụ nhu cầu công

việc hiện tại câp bách.

Ban Giám đốc khi cần thông tin về khấu hao tài sản tại công ty để có kếhoạch mua sắm mới, hoặc phạt người chịu trách nhiệm với tài sản đã được cấp

khi xay ra mat mát, hỏng hóc thi ban quản lý, các phòng ban không đưa ra được

báo cáo cụ thê chi tiệt liên quan

Chính vì thế, việc quản lý tài sản có định tại công ty thường xuyên gặp tình trạng chồng chéo, không minh bạch, hiệu suất quản lý giảm đi trông thấy, hiện tượng sai số diễn ra ở nhiều khâu Ví dụ như xảy ra chuyện mắt mát một số tài sản chung của công ty, hay tài sản bi làm hỏng nhưng không ai chịu trách

Không có kế hoạch kịp thời mua sắm trang bị tài sản cố định dẫn tới công

việc gấp không được giải quyết kịp thời, ảnh hưởng đến hiệu suất công việc,

mức độ hải lòng khách hàng cũng như uy tín của công ty

Vì vậy, vấn đề đặt ra là cần có những phương pháp, ứng dụng hỗ trợ quản

lý hiệu qua dé có thé sắp xếp, quan lý khoa hoc hơn, nâng cao hiệu suất mộtcách rõ ràng, từ đó tránh các thất thoát, sai sót không đáng có.

CHƯƠNG 2 - CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VE PHAN TICH, THIẾT KE HỆ THONG THONG TIN VÀ CÔNG CỤ THỰC HIỆN DE TÀI

2.1 Tổng quan về hệ thống thông tin

2.1.1 Khái niệm dữ liệu và thông tin

Dữ liệu

Dữ liệu là những thông tin phan ánh về thực thê, sự vật, hiện tượng, được

thu nhập từ những nguồn khác nhau, hay còn gọi là các dữ liệu thô chưa thê đưa ra quyết định từ dữ liệu này đối với người dùng.

Dữ liệu có thể biểu diễn dưới nhiều dạng khác nhau (âm thanh, văn bản,

hình ảnh, v.v )

Thông tin

Dữ liệu chuyền thành thông tin mà con người có thê sử dụng khi đã được

xử lý Mỗi một thông tin đưa ra đều có lợi đối với người dùng Những thông

tin đưa ra phụ thuộc vào yêu cầu người dùng và sự tương quan qua lại của dữ

Thông tin tác động đến suy nghĩ, quyết định và hành động của người sửdụng Ví dụ: quản lý kho nhận được thông tin về tồn kho thì người quản lý sẽquyết định nên nhập thêm loại hàng hóa nào và ngưng nhập loại nào Thông tin

được coi là không mang giá trị khi không đem lại lợi ích gì với người sử dụng.

2.1.2 Khái niệm về hệ thong thông tin

Hệ thống thông tin được kết hợp bởi các yêu tố: phần cứng, phần mềm,

con người và viễn thông có vai trò thu thập thông tin, xử lý thông tin, lưu giữ

va cung cấp thông tin Các thông tin từ đầu ra của hệ thống thông tin sẽ phục vụ cho cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của

người dùng.

(Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý)

Chức năng: Thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin

Hình 2.2 Mô hình hoạt động của hệ thống thông tin

Dữ liệu Thông tin

Dau vào Xử lý Dau ra

x=> Ðọọ) mm)

— Phan héi ——]

Dữ liệu đầu vào: là các dữ liệu tự nhiên (tiếng nói, văn bản, hình ảnh )

hay các dit liệu lưu trên giấy tờ, phần cứng (sô sách, bảng biéu, chứng từ )

Thông tin đầu ra: được phân tích, tổng hợp, xử lý từ các đữ liệu đầu vàova đưa ra các thông tin đầu ra theo nhu cầu xử dụng thông tin (báo cáo tông

hợp, thống kê, thông báo )

Xử lý: phân tích, tổng hợp, tính toán các chỉ tiêu, tạo thông tin kết quả.

Cập nhật, sắp xếp, lưu trữ dữ liệu

2.1.3 Các đặc trưng của hệ thống thông tin

e Công nghệ hiện đại là nền tảng để xây dựng được hệ thống thông tin

e Câu thành bởi nhiều hệ thống con và khi các hệ thống con kết nối, tương tác với nhau, sẽ dùng dé phục vu cho việc liên lạc giữa các phòng ban,

lĩnh vực hoạt động khác nhau của tô chức.

e Mục tiêu của hệ thống là cung cấp được thông tin cho việc ra quyết định

và kiểm soát.

e Là một kết cau hệ thống linh hoạt có thé tuỳ biến và có khả năng tiến hóa.2.1.4 Các giai đoạn phát triển một hệ thong thông tin

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cau

“Mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc ban giám đốc những thôngtin đầy đủ và phù hợp để có căn cứ ra những quyết định về thời cơ, tính khả thi

và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này được thực hiện

trong một khoảng thời gian tương đối ngắn với kinh phí nhỏ” Nó bao gồm các

nội dung công việc sau:

Lập kế hoạch đánh giá yêu cầuLam rõ yêu cầu

Viết dự án sơ bộ

Đánh gia khả thi

Chuan bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.

Giai đoạn 2: Phân tích chỉ tiết

“Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiệt là hiêu rõ các vân đê của

hệ thống, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định

những đòi hỏi và những ràng buộc phải tuân thủ và vạch rõ những mục tiêu mà

hệ thống thông tin cần phải đạt được” Phân tích chỉ tiết gồm công việc chính

như sau:

Lập kế hoạch phân tích chỉ tiết

Nghiên cứu môi trường đề xây dựng hệ thống thông tin

Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp Chỉnh sửa và viết dự án chỉ tiết

Đánh giá khả thi dự án

e Chuẩn bj và trình bày báo cáo phân tích chỉ tiết

Giai đoạn 3: Thiét ké logic

“Giai doan nay nham xác định và mô tả tat cả các thành phần logic của hệthống thông tin, cho phép đạt được các mục tiêu đã thiết lập ở giai đoạn phântích chỉ tiết Mô hình logic của hệ thống sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống sản

sinh ra( nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu( các tệp, các quan

hệ của các tệp), các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện( các xử lý) và cácdir liệu sẽ được nhập vào( các Inputs) Mô hình logic sẽ phải được những người

sử dụng xem xét và chuan y” Thiết kế logic bao gồm những nội dung sau:Thiết kế cơ sở dữ liệu

Thiệt kê xử lý

Thiét kê các luông dữ liệu vào

Chỉnh sửa tài liệu cho mức logicHợp thức hóa mô hình logic

Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

“Mô hình logic của hệ thong mô tả cái mà hệ thống sẽ làm Khi mô hình

này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng thì phân tích viên hoặc nhóm

phân tích viên phải nghiên cứu các phương tiện để thực hiện hệ thống này Đólà việc xây dựng các phương án khác nhau dé cụ thé hóa mô hình logic Mỗimột phương án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng

chưa phải là một mô tả chỉ tiết” Tất nhiên là người sử dụng sẽ thấy dễ dàng

hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lý ngoài được xây dựng chỉ tiếtnhưng chỉ phí cho việc tạo ra chúng là rất lớn Nội dung công việc của giai đoạn

đề xuất các phương án giải pháp:

Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

Xây dựng các phương án của giải pháp

Đánh giá các phương án của giải pháp "

Chuân bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đê xuât các phương án giải

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

“Giai đoạn này được tiến hành sau khi đã lựa chọn một phương án giải quyết phù hợp Thiết kế vật lý sẽ đưa ra các sản phẩm cụ thể : Trước hết là một tài liệu mô tả các đặc trưng nhìn thấy được của hệ thống cho việc thực hiện kỹ

thuật; các mô ta các yếu tô nhìn thay được của hệ thống cho người sử dung và các mô tả phần thủ công và những giao diện giữa người sử dụng với những

phan tin học hoá của hệ thong” Những công việc chính của giai đoạn thiết kế

vật lý ngoài là:

Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

Thiet ke chi tiét các giao dién( vao/ra)

Thiet kê cách thức tương tác với phân tin học hóa

Thiet kê các thủ tục thủ công ¬

Chuan bị và trình bay báo cáo về thiệt kê vật lý ngoài Giai đoạn 6: Thực hiện kỹ thuật hệ thống

“Mục tiêu của giai đoạn là tạo ra một hệ thống hoạt động được theo yêu cầu của thiết kế Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hóa của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những người

chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướngdẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống” Các nội dungchính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống bao gồm:

Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật Thiết kế vật lý trong

Mua sắm thiết bị và phần mềm Thử nghiệm hệ thống

Chuẩn bị tài liệu hệ thống

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

“Cài đặt hệ thống là giai đoạn đưa hệ thống thông tin vào hoạt động trong tổ chức Đây là giai đoạn khó khăn vì nó sẽ đụng chạm giữa cái mới và cái cũ,

đụng chạm tới quyền lợi giữa các thành viên trong tổ chức Dé việc chuyên đổinày được thực hiện một cách suôn sẻ và hiệu quả cần phải lập kế hoạch và thực

hiện một cách cân thận” Giai đoạn này bao gồm nội dung các công việc chính:

Lập kế hoạch cài đặt

Chuyên đôi

Khai thác và bảo trìĐánh giá

Hình 2.3 Các giai đoạn phát triển hệ thống thông tin

Khao sat

(Nguồn : Giáo trình Phát triển hệ thống thông tin quan lý)

2.2 Các công cụ thực hiện đề tài

2.2.1 Công cụ mô hình hoá hệ thong thông tin

Mô hình hoá là quá trình biểu diễn cơ chế hoạt động của thông tin dưới dạng

các mô hình

2.2.1.1 Sơ đồ luồng thông tin IFD

Sơ đồ luông thông tin IFD (Information Flow Diagram) được dùng dé mô tả hệ

thống theo cách thức động Nghĩa là mô tả sự di chuyên của các DL, thông tin, cách thức xử lý, cách thức lưu trữ chúng trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ.

Các ký pháp được sử dụng sơ đồ luồng thông tin IFD như sau:

- Xử lý:

Thủ công Giao tác Tin học hoa

người - may hoan toan

- Kho lưu trữ dữ liệu:

Thủ công Tin học hoa

Tài liệu F—>

- Dòng thông tin:

- Điêu khiên:

2.2.1.2 Mô hình ngữ cảnh CD

Mô hình ngữ cảnh CD (Context Diagram) là mô hình được xác định đầu tiên khi tiến hành thiết kế, xây dựng một HTTT hay một phần mềm Mục đích của

mô hình này xác định khung cảnh đang diễn ra bài toán cần giải quyết, là bức

tranh tổng thê về quá trình đang diễn ra Mô hình ngữ cảnh CD thể hiện rất khái quát nội dung chính của HTTT, không đi vào chỉ tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần

một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống.

Các ký pháp được sử dụng trong mô hình ngữ cảnh CD như sau:

Tên quá

- Qua trình: trinh

- Tác nhân: Tên tác nhân

- Luông thong tin; <———————

182.2.1.3 Mô hình chức năng BFD

Mô hình chức năng BFD (Bussiness Function Diagram) là mô hình phân

rã có thứ bậc đơn giản các chức năng của hệ thông thành các chức năng nhỏ

hơn, cuôi cùng thu được một cây chức năng.

Khi xây dựng BFD chúng ta phải cấu trúc hoá, xác định rõ ràng các chức

năng và không có sự trùng lặp các chức năng với nhau. Đặc điểm của mô hình chức năng BFD:

Cung cấp cách nhìn tổng quát về chức năng của hệ thống, phạm vi cần

phân tích.

BED trình bay day đủ các chức năng của hệ thống nhưng không théhiện được mối quan hệ về sự chuyên giao thông tin qua lại giữa các

chức năng, không thể hiện trình tự thực hiện xử lý thông tin.

Mô hình chức năng thường được sử dụng để bồ trợ cho việc xây dựngmô hình luồng dữ liệu DFD.

Các ký pháp được su dụng trong mô hình chức năng BFD như sau :

Ký hiệu chúc năng là một hình chữ nhật, bên trong là tên chức năng.

Ví dụ: | quản lý kho

Liên kết các chức năng là đường thăng:

Tên chức năng được đặt theo cấu trúc: Động từ + Bồ ngữ.

Ví dụ: Quản lý kho, Quan lý bán hang, Quản lý nhân sự,

Các nguyên tắc để xây dựng mô hình BFD:

Nguyên tắc 1: Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận thực

sự tham gia thực hiện chức năng ở cấp trên phân rã ra chức năng đó.Nguyên tắc 2: Việc thực hiện các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải

đảm bảo thực hiện được chức năng ở cấp trên đã phân rã ra chúng.

Nguyên tắc 3: Không nên phân rã mô hình chức năng BFD quá sâutránh gây phức tạp và làm mất đi chức năng mô tả nghiệp vụ đặc trưng

của mô hình.

- _ Nguyên tắc 4: Các chức năng ở cùng một mức phải được sắp xếp trên

cùng một hàng, một dạng.

2.2.1.4 Mô hình luồng dữ liệu DFD

Mô hình luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram) là mô hình mô tả chínhHTTT giống với sơ đồ luồng thông tin IFD nhưng trên góc độ trừu tượng Trongmô hình này chỉ bao gồm các luồng DL, các xử lý, các lưu trữ DL và đíchnhưng không hề quan tâm đến vị trí, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệmxử lý Mô hình DFD chi đơn thuần mô tả HTTT cần làm gi và dé làm gì.

Dé mô tả chỉ tiết hon HTTT, người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ Bắt

đầu từ mô hình ngữ cảnh, phân rã thành mô hình DED mức 0, tiếp sau mức 0

- Kho dé liệu: aera

2.2.2 Tổng quan về ngôn ngữ lập trình Javascript

JavaScript là ngôn ngữ lập trình kịch bản, được phat triển nhằm tạo và

kiểm soát nội dung các trang web động Brendan Eich là người đầu tiên pháttriển JavaSript với tên gọi Mocha Tiếp theo ngôn ngữ lập trình này được đổi

tên thành là LiveScript và nay là JavaScript Cú pháp cua JavaScript có phần

tương tự như C và Java Tập tin mã nguồn mở JavaScript sử dụng phần mở

rộng Js.

Ban đầu ngôn ngữ Javascrip được tạo ra nhằm mục đích nâng cao trải nghiệm lướt Web bằng cách tạo ra các thao tác động mà không cần tải lại trang Từng bị đánh giá là một ngôn ngữ cấp thấp, có tính lỏng lẻo trong việc khai

báo dữ liệu Nhưng chính điều đó đã tạo ra sự khác biệt giúp ngôn ngữJavarscrip trở thành ngôn ngữ mạnh mẽ nhất 2019, đứng đầu các ngôn ngữ lập

trình hiện tại, là ngôn đáng học nhất và được yêu thích nhất chục năm gần đây.

Bước đột phá đến từ năm 2009, khi Nodejs ra đời, Javascrip trở thành ngôn ngữđã nền tảng với khả năng xây dựng các Server trong môi trường nhúng Trong

các trang Web hiện đại ngôn ngữ Javascrip là một thành phần không thé thiếu (Reactjs của Facebook, Angulajs của Google, ) mà còn là nền tảng xây dựng

các Server API mạnh mẽ (Nodejs), các ứng dụng Mobile (React Native của

Facebook), hệ quản tri cơ sở dữ liệu (MongoDB) Không những thế ngôn ngữ

Javascript cũng đang được ứng dụng đề xây dựng các hệ thống trí tuệ nhân tạo

(AD nhằm đối đầu với Python Từ đó Javascript được mệnh danh là một ngôncó thê ứng dụng đa nên tảng, người học có thê tạo được nhiều ứng dụng khác

nhau với chỉ một ngôn ngữ.

Điêm mạnh của Javascript:

- _ Không cần sử dụng các trình thông dịch phức tạp, có thé sử dụng ngaytrình duyệt để chạy.

- Dễ học và dễ tiép cận;

- Dé tìm lỗi cũng như sửa lỗi.

- C6 thé viết được cho nhiều nền tảng khác nhau như Web, Mobile,

- Có tốc độ nhanh, nhẹ.

- C6 một cộng đồng đông đảo, thư viện phong phú.

2.2.3 Công cụ lập trình Visual Studio Code

Visual Studio Code là trình chỉnh sửa mã nguồn do Microsoft tạo cho Windows, Linux và macOS.

Các tính năng bao gồm hỗ trợ gỡ lỗi, tô sáng cú pháp, hoàn thành mã thông

minh, đoạn mã, tái cau trúc mã và nhúng Git Người dùng có thê thay đổi

chủ đề, phím tắt, tùy chọn và cài đặt tiện ích mở rộng có thêm chức năng.Mã nguôn là miễn phí và nguồn mở, được phát hành theo Giấy phép MIT

cho phép Các tệp nhị phân được biên dịch là phan mém mién phi cho moi mục dich sử dung Trong Khao sát nhà phát triển Stack Overflow 2019,

Visual Studio Code được xếp hạng là công cụ môi trường dành cho nhà

phát triển phổ biến nhất, với 50,7% trong số 87.317 người trả lời tuyên bố

sử dụng nó.

Visual Studio Code là trình chỉnh sửa mã nguôn có thé được sử dụng với

nhiều ngôn ngữ lập trình, bao gồm Java, JavaScript, Go, Node.js và C ++.

Nó dựa trên khung Electron , được sử dung dé phát triển các ứng dụng webNode.js chạy trên công cụ bố trí Blink Visual Studio Code sử dụng cùng một thành phần soạn thảo (tên mã là "Monaco") được sử dụng trong Azure

DevOps (trước đây gọi là Visual Studio Online và Visual Studio Team

Thay vi mot hé thong dự án, nó cho phép người dùng mở một hoặc nhiều thư

mục, sau đó có thê được lưu trong các không gian làm việc dé tái sử dung

trong tương lai Điều này cho phép nó hoạt động như một trình soạn thảo mã

không biết ngôn ngữ cho bất kỳ ngôn ngữ nào, trái với Microsoft Visual

Studio sử dụng tệp giải pháp SIn độc quyên và các tệp dự án dành riêng cho

dự án Nó hỗ trợ một sô ngôn ngữ lập trình và một bộ các tính năng khác

nhau cho mỗi ngôn ngữ Các tệp và thư mục không mong muốn có thé được

loại trừ khỏi cây dự án thông qua các cài đặt Nhiều tính năng của Visual

Studio Code không được hiển thị thông qua các menu hoặc giao diện người

dùng, nhưng có thê được truy cập thông qua bảng lệnh.

Visual Studio Code có thê được mở rộng thông qua các phần mở rộng, cósẵn thông qua một kho lưu trữ trung tâm Điều này bao gồm các bé sung chotrình soạn thảo và hỗ trợ ngôn ngữ Một tính năng đáng chú ý là khả năngtạo các tiện ích mở rộng bổ sung hỗ trợ cho các ngôn ngữ, chủ đề và trình gỡ

lỗi mới, thực hiện phân tích mã tĩnh và thêm các phần mềm mã bằng Giaothức Máy chủ Ngôn ngữ.

Visual Studio Code bao gồm nhiều phần mở rộng cho FTP, cho phép phần

mềm được sử dụng như một giải pháp thay thế miễn phí để phát triển web.

Mã có thê được đồng bộ hóa giữa trình soạn thảo và máy chủ mà không cần

tải xuống bất kỳ phần mềm bồ sung nào.

Visual Studio Code cho phép người dùng thiết lập trang mã trong đó tài liệu đang hoạt động được lưu, ký tự dòng mới và ngôn ngữ lập trình của tài liệuđang hoạt động Điều này cho phép nó được sử dụng trên mọi nên tảng, ởmoi địa phương và cho bat kỳ ngôn ngữ lập trình nào.

2.2.4 Hệ quan trị cơ sở dữ liệu MySql

MySql là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu mã nguồn mở Tên của nó là sự kết hợp của "My", tên của con gai đồng sáng lập Michael Widenius và

"SQL", viết tắt của Ngôn ngữ truy vân có câu trúc.

MySQL là phần mềm miễn phí và nguồn mở theo các điều khoản của Giấy

phép Công cộng GNU và cũng có sẵn theo nhiều loại giấy phép độc quyên.MySQL được sở hữu và tài trợ bởi công ty MySQL AB của Thụy Điền,được mua bởi Sun microsystems (nay là Tập đoàn Oracle) Vào năm 2010,

khi Oracle mua lại Sun, Widenius đã rẽ nhánh dự án MySQL nguồn mở dé

tạo MariaDB

MySQL là một thành phần của ngăn xếp phần mềm ứng dụng web LAMP

(và các phần mềm khác), là từ viết tắt của Linux, Apache, MySQL, Perl / PHP / Python MySQL được sử dụng bởi nhiều ứng dụng web dựa trên cơsở dữ liệu, bao gôm Drupal, Joomla, phpBB và WordPress MySQL cũngđược sử dụng bởi nhiều trang web phô biến, bao gồm Facebook, Flickr,

MediaWiki, Twitter, và YouTube.

MySQL được cung cấp theo hai phiên bản khác nhau: Máy chủ cộng đồngMySQL nguồn mở và Máy chủ doanh nghiệp độc quyền MySQL

Enterprise Server được phân biệt bởi một loạt các tiện ích mở rộng độcquyên cài đặt dưới dạng plugin máy chủ, nhưng mặt khác chia sẻ hệ thongđánh số phiên bản và được xây dung từ cùng một cơ sở mã.

CHUONG 3: PHAN TÍCH THIET KE HE THONG QUAN TRI TÀI

SAN CO DINH

3.1 Khao sát hệ thống

Hiện tại quy trình quản lý tài sản cô định tại công ty chia làm 6 giai đoạn

e GDI: Lên kế hoạch quản lý mua sắm: Day là bước đầu tiên tiền đề của

doanh nghiệp, đong đếm và lựa chọn cho mình những TSCD cần thiết

phục vụ công việc

e GĐ2: Sau khi hoàn thành bước mua sắm công ty nên ngay lập tức cập

nhật ngay số tài sản để kịp thời quản trị, theo dõi và tận dụng

e GD 3: Chủ doanh nghiệp cần thực hiện việc xuất tài sản, để đưa tài sản

đó vào sử dụng và tính khấu hao

e GD 4: Sau | thời gian qua sử dụng tai sản bi hư hỏng hoặc người lao

động nghỉ tài sản sẽ được thu hồi sửa chữa

e GĐ5: Tài sản sau khi dùng không may hư hỏng nặng không thé sửa chữa

hay công ty không còn nhu cầu sử dụng nữa sẽ đem đi bán hay nhượng

lại cho chủ khác

e GD 6: Định kỳ theo đợt công ty sẽ tiễn hành rà soát và kiểm kê tài sản, cho báo cáo lên ban lãnh đạo.

Hình 3.1: Quá trình quản lý tài sản cố định

Lên kế hoạch Cập nhật, nhập Xuất sử dụng

quản lý mua sam mới tài sản tài sản

Kiểm kê tai san

= Những khó khăn:

“* Kho khăn trong việc quản lý tài sản: Việc quan lý tài sản trong kho

hiện đang được lưu trữ qua file excel, việc b6 sung, sửa chữa, thanh lý tài sản đều được quản lý qua từng file excel, điều đó gây khó khăn trong việc quản

lý, tốn thời gian cho công tác đưa ra số liệu báo cáo, thống kê tài sản doanh

“ Kho khăn trong việc phân loại TSCD Việc phân loại TSCD chưa thong

nhat voi tinh chat tham gia cua TSCD Khi doanh nghiép cang phat trién sé lượng tài san công ty càng gia tăng, việc quan lý tài san ngày càng trở nên quan

trong, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng phát triển của DN Hiện tại việc

phân loại, sử dụng tài sản cố định hiện tại vẫn xảy ra tình trạng nhằm lẫn.

“Chua đánh giá hiệu quả mức độ sử dụng tài san để có những chính sách

quản lý cũng như thu hồi vốn đầu tư cho TSCĐ hữu hình một cách hợp lý.

“ Xac định sai nguyên giá, giá trị hao mòn TSCĐ: Van dé này phát sinh từ

việc tiến hành kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi đầu tư TSCD nhưng không đủ điều kiện được khấu trừ Việc này dẫn đến việc tính toán sai nguyên

giá, giá trị hao mòn TSCĐ, từ đó ảnh hưởng đến chỉ phí, kết quả hoạt động của

doanh nghiệp.

* Thiéu thông tin kết quả kinh doanh trong quá khứ: để có thé đưa ra các

quyết định về thay thế máy móc thiết bị, hay cải tạo, nâng cấp đề tăng khả năng

kinh doanh thì những thông tin về nguyên giá, giá trị hao mòn luỹ kế, giá trị

còn lại, sức sản xuất, tỷ suất hao phí hay tỷ suất sinh lời của TSCĐ là chưa đủ đối với các nhà quản trị doanh nghiệp Dé có thé đưa ra được những quyết định này, đòi hỏi nhà quản lý phải có được những thông tin phân tích về kết quả kinh doanh trong quá khứ, hiện tại, từ đó đưa ra được lựa chọn phù hợp.

s* Việc kiểm kê tài sản va đưa ra các báo cáo thường chiếm khá nhiều thời gian và công sức do phải tập hợp số liệu từ nhiều phòng ban khác nhau, sau đó

tổng hợp lại và trình lên cấp trên.

3.2 Phân tích nghiệp vu quản lý tài sản cố định tại Công ty Cỗ phần

Workway

3.2.1 Quy trình lên kế hoạch quản lý mua sắm

- Khi có yêu cau sử dụng về thiết bi, tai sản của công ty các don vị trực

thuộc công ty gửi yêu cầu lên phòng Hành Chính Tổng Hợp (HCTH) PhòngHCTH thực hiện tông hop, rà soát các yêu cầu phù hợp, tổng hợp số lượng tài

sản cần mua trình lên ban lãnh đạo Ban lãnh đạo xem xét và lựa chọn cho mình tài sản phù hợp cần thiết nhất Việc lên kế hoạch quản lý mua sắm cũng giúp công ty năm được sô lượng tài sản dự tính mà công ty cân bô sung.

3.2.2 Quy trình cập nhật, nhập mới tài sản

- Phong HCTH thực hiện công tác mua tài san theo đúng kế hoạch đã dé

ra sau khi được ban lãnh đạo phê duyệt Sau khi đã hoàn thành việc mua sắm,phòng HCTH nhanh chóng tiến hành phân loại và cập nhật số lượng tài sản vào

kho đề kịp thời quản lý, theo dõi và sử dụng.

3.2.3 Quy trình xuất sử dụng tài sản

- Phong HCTH sẽ đôi chiêu với nhu cau sử dụng tài san trước khi mua

sam và tiên hành thực hiện việc cap phát tai sản cho từng phòng ban, vi trí củacông ty.

3.2.4 Quy trình thu hôi, sửa chữa tài sản

- Sau một khoảng thời gian sử dụng, tài sản bi hao mon hu hỏng, hoặc do

tình trạng người lao động nghỉ việc thì những tài sản này sẽ được thu hồi dé

sửa chữa và dùng cho những lần tiếp theo Báo cáo tổng hợp về tài sản sau mỗi quý, chỉ tiết thẻ tài sản.

3.2.5 Quy trình thanh lý tài sản

- Sau quá trình sử dung tài san bi hư hỏng nặng, không con kha năng sửa

chữa, bảo dưỡng hoặc đã lỗi thời, lỗi kĩ thuật, hay chỉ đơn giản là doanh nghiệp

không còn nhu cầu tiếp tục sử dụng nữa sẽ được công ty bán lại hay nhượng lại

cho một chủ thê khác.

3.2.6 Quy trình kiểm kê tài sản

- — Định kì hàng quý va theo quy định của pháp luật hiện hành, các nhân

viên phòng HCTH tiến hành kiểm kê, rà soát về tình trạng các thiết bị đang

được sử dụng tại các đơn vi, đối chiếu với số sách công ty Từ đó, đưa ra sự chênh lệch số liệu giữa số sách so với thực tế, lập biên bản báo cáo về tình hình

sử dụng tài sản lên ban lãnh đạo.

3.3 Mô hình hoá hoạt động của hệ thống

3.3.1 Sơ dé ngữ cảnh CD

- Sau quá trình phân tích nghiệp vụ ta có so đồ ngữ cảnh khái quát nộidung chính của hệ thống thông tin quản lý tài sản cố định như sau:

Hình 3.2: Sơ đồ ngữ cảnh quản lý tài sản có định

Yéu cau mua sam Phản hồi

Yêu cầu sử dụng TSCĐ Bao cáo, thông kê

*lHệ thong quản lý tal

sản cỗ định

Nhân viên Ban lãnh đạo

Xác nhận yêu cầu,ˆ a z h Fì #

cung cấp TSCĐ Yêu cau bao cáo, thông kẻ

Hệ thống thông tin quản lý tài sản cô định bao giồm 3 tác nhân sử dụng chính:

- Nhân viên

- Phong hành chính tông hop

- Ban lãnh đạo