Xây đựng và phát triển hệ thống thông tin quản lý tài sản cố định của công ty cổ phần phần mềm qtdn cybersoft

1 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Lời giới thiệu Cho tới thập kỷ gần đây, bùng nổ kinh tế đà kéo theo lợng nhu cầu lớn việc sử dụng phần mềm ứng dụng Ví dụ nh phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý tiền lơng, phần mềm quản lý bán hàng, quản lý kho, chứng từ, công văn,tài sản cố định Những nhu cầu nguyên nhân tạo nên phát triển vợt bậc khoa học kỹ thuật Chính ngời ta đà cho ngày thời đại kỹ thuật số, thời đại máy tính điện tử Các ứng dụng máy tính đa dạng phong phú đến mức khiến cho nghĩ vô tận Do đó, doanh nghiệp muốn đón đầu thành công không cần đến phần mềm kể trên, cần nhiều phần mềm cần thiết khác mà phù hợp với doanh nghiệp định Sẽ thách thức lớn nguy tụt hậu doanh nghiệp không theo kịp phần mềm đại có khả đáp ứng xác yêu cầu ngời sử dụng Nắm bắt đợc nhu cầu doanh nghiệp, thị hiếu khách hàng hội phát triển chung xà hội đem lại, Công ty cổ phần quản trị doanh nghiệp CyberSoft đà nhanh chóng đợc thành lập Công việc công ty thiết kế phần mềm ứng dụng kể Mặc dù non trẻ nhng công ty đà đáp ứng đợc hầu hết nhu cầu cần thiết cho công ty, đặc biệt lĩnh vực kế toán Sản phẩm công ty có mặt phần lớn tỉnh miền Bắc miền Trung Cybersoft khẳng định khách hàng đối tợng phục vụ sở tồn công ty Trải qua 15 tuần thực tập công ty Cybersoft, với giúp đỡ hớng dẫn tận tình thầy cô giáo khoa Tin học kinh tế chuyên viên lập trình công ty, em đà hoàn thành báo cáo chuyên đề thực tập Em xin chân trọng cảm ơn thầy giáo Nguyễn Văn Th toàn thể cán giáo viên khoa Tin học kinh tế tất nhân viên công ty phần mềm Cybersoft đà giúp đỡ, hớng dẫn bảo tạo điều kiện thuận lợi cho em thực tốt chuyên đề thực tập tốt nghiệp Xin chân thành cảm ơn! Sau kết cấu báo cáo thực tập chuyên đề Tên đề tài Xây đựng phát triển hệ thống thông tin quản lý tài sản cố định công ty cổ phần phần mềm QTDN CyberSoft Lời mở đầu Chơng I Giới thiệu tổng quan công ty Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Tổng quan công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp CyberSoft - Những vấn đề chuyên môn - Tổng quan đề tài nghiên cứu Chơng II Phơng pháp luận nghiên cứu - Tổng quan hệ thống thông tin - Nguyên nhân phát triển hệ thống thông tin - Mục đích xây dựng hệ thống thông tin - Phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin - Yêu cầu đổi hệ thống thông tin quản lý TSCĐ công ty CyberSoft - Giới thiệu công cụ thực đề tài Chơng III Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý tài sản cố định - Phân tích yêu cầu - Hạch toán tài sản cố định - Thiết kế hệ thống - Thiết kế giao diện số hình giao diện tiêu biểu - Kết thực đề tài Kết luận Phần phụ lục Chơng I Giới thiệu tổng quan công ty I Tổng quan vê công ty cybersoft 1.Lịch sử hình thành công ty Cybersoft công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp chuyên cung cấp giải pháp phần mềm lĩnh vực quản trị doanh nghiệp Công ty đợc thành lập ngày tháng 11 năm 2003 theo giấy chứng nhận số 0103003113 sở kế hoạch đầu t thành phố Hà Nội cấp Tên thức công ty : Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp CyberSoftware Chuyên ®Ị thùc tËp tèt nghiƯp (Cybersoftware for business management joint stock company) Tên giao dịch công ty : Cybersoft Địa công ty : 413 Nguyễn Khang _ Quận Cầu Giấy_Tp Hà Nội Điện thoại : 04 784 7223 Fax : 04 784 7224 E_mail : Cyber-soft @ hn.vnn.vn Websize : www.Cybersoft.com.vn 2.Chức công ty - Thiết kế xây dựng phần mềm ứng dụng kế toán tài phần mềm quản lý sản xuất kinh doanh - T vấn, hỗ trợ đào tạo khách hàng cài đặt sử dụng phần mềm ứng dụng Mục tiêu - phơng châm - quan điểm công ty Mục tiêu: Công ty mong muốn cố gắng phấn đấu để trở thành nhà cung cấp hàng đầu thị trờng Việt nam giải pháp tổng thể cho doanh nghiệp việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý sản xuất Đồng thời công ty trọng vào việc xây dựng nhóm khách hàng thờng xuyên, lâu dài sở niền tin khách hàng vào sản phẩm dịch vụ chất lợng cao, cố gắng đem lại ứng dụng giải pháp tốt cho ngời sử dụng, tạo sản phẩm dễ cài đặt , dễ ứng dụng thích ứng với môi trờng sử dụng Bên cạnh công ty trọng vào việc đào tạo hệ nhân viên trẻ có tay nghề nhằm tạo dựng sở phát triển bền vững cho tơng lai Phơng châm: Chất lợng dịch vụ tốt tiêu chí làm việc toàn thể nhân viên công ty Đối với công ty, việc đáp ứng sản phẩm tốt cho khách hàng thoả mÃn yêu cầu khách hàng sở cho tồn tại, phát triển công ty Quan điểm: Việt nam nay, máy tính khoa học máy tính phát triển rộng khắp nhng thực cha có chiều sâu Với quan điểm chuyên sâu tạo nên khác biệt , Cybersoft mong muốn tạo nên bật giành thành công lĩnh vực kinh doanh phần mềm máy tính Cơ cấu tổ chức 4.1 Sơ đồ tổ chức công ty P.Giám đốc P.Phó giám đốc P.Kinh doanh P.Ngiên cứu phát triển sản phẩm P.T vấn hỗ trợ khách hàng P.Kế toán Văn phòng Chuyên đề thực tập tốt nghiệp P.Giải pháp cho doanh nghiệp 4.2 Phòng ban nhiệm vụ phòng ban STT Phòng ban Nhiệm vụ Giám đốc - Điều hành chung, tổ chức thực kế hoạch kinh doanh ngắn dài hạn - Thiết lập xây dựng chiến lợc kinh doanh nhân - Thiết lập quy định thởng phạt, tiền lơng, chế độ nghỉ phép P phó giám đốc - Thực giám sát việc thi hành sách chung công ty nhân sự, tài chính, thị trờng - Trợ lý giám đốc việc thiết lập xây dựng quy định, chế độ, sách chung - Chịu trách nhiệm vấn đề đối ngoại, kết hợp với giám đốc thực giao dịch với khách hàng - Nghiên cứu đa kết luận phát triĨn chung cđa thÞ trêng P Kinh doanh - Thực tìm kiếm khách hàng giới thiệu sản phẩm P T vấn hỗ trợ - Tiếp cận khách hàng xác định khách hàng Chuyên đề thực tập tốt nghiệp yêu cầu sơ - Đa phơng án giải sơ - Hỗ trợ t vấn khách hàng cài đặt sử dụng phần mềm qua fax, điện thoại, email trụ sở khách hàng có yêu cầu - Thu thập thông tin phản hồi P.Nghiên cứu - Nghiên cứu xây dựng chi tiết phát triển sản yêu cầu đặc thù khách hàng phẩm - Thiết kế chi tiết phơng án giải - Thực xây dựng phần mềm công nghệ tiên tiến với chức phân hệ mở rộng - Nâng cao tính nghiệp vụ khả phân tích quản trị chơng trình - Tiến hành bảo hành phần mềm theo yêu cầu P Giải pháp cho - Tiến hành tiếp xúc với khách hàng doanh nghiệp yêu cầu khách hàng P.Kế toán Văn phòng - Thực bảo hành - Tiến hành nghiệp vụ kế toán theo chuẩn kế toán công ty tài - Thực chức văn phòng, lập lịch Hình thức tổ chức kinh doanh Cybersoft công ty chuyên cung cấp sản phẩm phần mềm đợc biết đến dới hình thức công ty cổ phần Loại hình doanh nghiệp năm gần trở nên phổ biến đà bộc lộ nhiều u điểm Ngoài cổ đông thức, công ty hình thành đợc cổ đông thờng cách hàng năm bán 5% cổ phần cho nhân viên công ty Và cuối năm, lợi nhuận đợc chia cho cổ đông tuỳ theo cổ phần đóng góp Với hình thức này, công ty đà kích thích khả làm việc, biến ngời lao động trở thành ngời chủ buộc họ phải có trách nhiệm với công việc Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Cạnh tranh công ty vấn đề đợc ban lÃnh đạo quan tâm, nhiên cạnh tranh tích cực, tiến Những cá nhân xuất sắc, có ý tởng mới, táo bạo khả thi đợc ủng hộ áp dụng Đặc biệt, cá nhân công ty có chế độ lơng thởng xứng đáng nhằm khuyến khích họ tích cực Ngoài ra, khuyến khích cạnh tranh thúc đẩy đội ngũ nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn nh vấn đề quản lý Giới thiệu hoạt động Cybersoft Kinh doanh phần mềm lĩnh vực hoạt động đầy tiềm thị trờng Cụ thể ngành nghề kinh doanh công ty nh sau: Sản xuất, gia công phần mềm máy tính Sản xuất, mua bán gia công thiết bị linh kiện máy tính, linh kiện văn phòng Đại lý kinh doanh thiết bị bu viễn thông Đại lý phân phối sản phẩm T vấn, đào tạo tài kế toán Các sản phẩm ngành nghề doanh nghiệp cần thiết mang tính chất định Vì việc áp dụng chúng thể mặt đại, linh hoạt hợp thời doanh nghiệp Do đó, công ty đà nhanh chóng tạo cho vị vững thị trờng thơng hiệu công ty ngày đợc biết đến nhiều khắp miền đất nớc Sự thành công công ty ngày mau lẹ nhng vững Bởi công ty phát triển dựa phơng châm chất lợng dịch vụ tốt với quan điểm phục vụ khách hàng thành công khách hàng mục tiêu Sản phẩm & khách hàng ã Sản phẩm: Với cha đầy tháng, công ty đà cho đời nhiều sản phẩm giới thiệu bày bán thị trờng nh : Phần mềm kế toán Cyber Accounting 2004 MS Visual Foxpro Phần mềm quản trị nhân Phần mềm quản trị tiền lơng Phần mềm quản lý khách sạn Nhng hoàn thiện sản phẩm phần mềm kế toán Cyber Accunting, sản phẩm đợc thiết kế dựa yêu cầu quản lý tài kế toán thuế tài chính: định 167/2000/QĐ-BTC, thông Chuyên đề thực tập tốt nghiệp t 89/2002/TT-BTC, thông t 55/2002/TT-BTC, định 144/2001/QĐ-BTC, thông t 122/2000/TT-BTC, thông t 82/2002/TT-BTC, định 1864/1998/QĐ-BTC, định 141/1995/QĐ-BTC Khách hàng : Với 100 khách hàng khắp tỉnh miền bắc miền trung, Cybersoft đà chiếm đợc tin cậy lớn mắt doanh nghiệp Ta kể đến vài doanh nghiệp nh: - Công ty dầu khí PertroVN - Công ty Xi măng Hoàng Mai - Công ty gạch Thạch Bàn - Liên đoàn bóng đá VN II Những vấn đề chuyên môn Tình trạng áp dụng tin học công ty Cybersoft Hiện công ty có 10 máy tính đợc nối kết với thông qua mạng LAN Trong máy tính sử dụng hệ điều hành WinXP, liệu phòng ban đợc trao đổi thông qua mạng nội mạng internet Tin học đợc áp dụng quản lý, bán hàng thiết kế sản phẩm Ngôn ngữ lập trình: Sử dụng VB.Net, Visual Foxpro có sử dơng c¸c kü tht Export Excel, E-Mail, Drill Down, Quick Report Cơ sở liệu: SQL Server, Foxpro Các vấn đề liên quan tới nghiệp vụ kế toán phân hệ kế toánTSCĐ 2.1 Các nghiệp vụ kế toán Ngay sản phẩm phần mềm hay vấn đề hạch toán kế toán doanh nghiệp, Cybersoft quy ớc sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên, không áp dụng phơng pháp kê khai định kỳ Các phơng pháp hạch toán phải áp dụng theo chuẩn quản lý tài kế toán thuế tài Các nghiệp vụ kế toán công ty gồm: Kế toán tổng hợp Kế toán tiền măt tiền ngân hàng Kế toán bán hàng công nợ phải thu Kế toán mua hàng công nợ phải trả Kế toán hàng tồn kho Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Kế toán chi phí tính giá thành Kế toán TSCĐ 2.2 Phân hệ kế toán tài sản cố định Trong Cybersoft, tài sản đợc quản lý theo nguồn vốn, lý tăng giảm, mục đích sử dụng, phận sử dụng theo nhóm TSCĐ Các nhân viên kế toán cho phép khai báo loại nguồn vốn tài sản mà doanh nghiệp có Tài sản quản lý theo nhóm theo 03 kiểu phân loại nhóm khác nhau, ví dụ theo chủng loại, nớc sản xuất, cấu hình Số liệu cập nhật phân hệ kế toán tài sản cố định đợc lu phân hệ chuyển thông tin cần thiết sang phân hệ nghiệp vụ khác tuỳ theo trờng hợp cụ thể, chuyển sang phân hệ kế toán tổng hợp để lên sổ sách kế toán, báo cáo luân chuyển tài sản, báo cáo mục đính sử dụng, chi phí giá thành, tổng hợp Mỗi thêm phận tài sản ta phải khai báo nh tài sản độc lập Khai báo giảm tài sản: Mỗi bớt tài sản nhân viên kế toán phải khai báo giảm tài sản cũ tạo tài sản tài sản sau đà bỏ bớt phận Khi tài sản bị giảm lý hết sử dụng ta phải khai báo giảm tài sản Khai báo không tính khấu hao tài sản: Mỗi tài sản không tính khấu hao nhân viên kế toán phải khai báo tài sản không tính khấu hao - Tính khấu hao tháng điều chỉnh khấu hao tháng: Mỗi tháng nhân viên kế toán phải tính khấu hao lần lu giá trị sổ số liệu khấu hao Giá trị khấu hao máy tính dựa cách số liệu cách tính mà ta đà khai báo phần thông tin tài sản Tuy nhiên giá trị cã thĨ thay ®ỉi theo ý mn cđa ngêi sư dụng Việc điều chỉnh giá trị khấu hao giá trị lại nhỏ nên chỉnh hết giá trị lại vào số khấu hao tháng thời Kế toán viên cho phép tính khấu hao theo nguyên giá theo giá trị lại tính dựa khai báo số tháng mà tài sản khấu hao hết dựa tỷ lệ khấu hao tháng Chuyển số liệu cuối năm tài sản sang năm làm việc Số liệu tài sản cố định đợc lu theo năm Vì Chuyên đề thực tập tốt nghiệp sang năm làm việc phải thực việc kết chuyển danh mục TSCĐ sang năm làm việc Các báo cáo quản lý tài sản cố định Các báo cáo liên quan đến tài sản cố định bao gồm: Thẻ tài sản Bảng tính khấu hao Bảng phân bổ khấu hao Báo cáo tăng giảm tài sản Tuy nhiên, quản lý tài sản cố định công ty Cybersoft có hạn chế định nh sau : - Phần mềm kế toán cha cho phép quản lý thêm bớt phận tài sản ã Quản lý luân chuyển tài sản phận doanh nghiệp cha đợc ứng dụng Việc luân chuyển kế toán viên thực phần mềm kế toán III Tổng quan đề tài nghiên cứu Lý lựa chọn đề tài Cho tới ngày ngời cha khám phá hết ứng dụng to lớn máy tính, gần giống nh tài nguyên vô tận Chúng ta khám phá phát điều thú vị mẻ Đặc biệt nhà kinh tế, phức tạp, khối lợng đồ sộ quản lý đà trở nên nhẹ nhàng nhiều kể từ xuất phần mềm quản lý Chính vậy, việc sử dụng phần mềm, đặc biệt phần mềm kế toán quản lý doanh nghiệp vô cần thiết Mặc dù CyberSoft có đầy đủ phần mềm kế toán quản lý nhng nhu cầu nâng cấp cải tiến đợc đặt lên hàng đầu Cùng với điều nhu cầu phần mềm ứng dụng , đặc biệt phần mềm quản lý tài sản cố định lớn, cần sản phẩm đa dạng chủng loại công dụng Chính vậy, qua thời gian học tập nghiên cứu công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft em đà định lựa chọn đề tài : Xây đựng phát triển hệ thống thông tin quản lý tài sản cố định công ty cổ phần phần mềm QTDN CyberSoft Nội dung thực đề tài Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Chơng trình xây dựng quản lý hệ thống thông tin tài sản cố định đợc xây dựng dựa tảng ngôn ngữ lập trình Visual foxpro, có sử dụng sở liệu foxpro Các nhiệm vụ chủ yếu hạch toán TSCD công ty Cybersoft - Ghi chép, phản ánh tổng hợp xác kịp thời số lợng, giá trị tài sản cố định có, tình hình tăng giảm trạng tài sản cố định phạm vi toàn đơn vị, nh phận tài sản cố định, tạo điều kiện cung cấp thôngtin để kiểm tra, giám sát thờng xuyên việc giữ gìn, bảo quản, bảo dỡng tài sản cố định kế hoạch đầu t đổi tài sản cố định đơn vị - Tính toán phân bổ xác mức khấu hao tài sản cố định chi phí sản xuất - kinh doanh theo mức độ hao mòn tài sản chế độ quy định - Tham gia lập kế hoạch sửa chữa dự toán chi phí sửa chữa tài sản cố định, giám sát việc sửa chữa tài sản cố định chi phí kết công việc sửa chữa - Tính toán phản ánh kịp thời, xác tình hình xây dựng trang bị thêm đổi mới, nâng cấp tháo dỡ bớt, làm tăng giảm nguyên giá tài sản cố định nh tình hình lý nhợng bán tài sản cố định - Hớng dẫn, kiểm tra đơn vị, phận phụ thuộc doanh nghiệp thực đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu tài sản cố định, mở sổ, thẻ kế toán cần thiết hạch toán tài sản cố định - Tham gia kiểm kê đánh gía lại tài sản cố định theo quy định Nhà nớc yêu cầu bảo quản vốn, tiến hành phân tích tình hình trang bị , huy động bảo quản,sử dụng tài sản cố định công ty Hạch toán khấu hao tài sản cố định Điều quan trọng hạch toán kế toán tài sản cố định tính khấu hao hạch toán khấu hao Trong trình sử dụng tài sản bị hao mòn giá trị vật, phần giá trị hao mòn đợc chuyển vào gía trị thành phẩm làm díi h×nh thøc khÊu hao Nh vËy, khÊu hao tài sản cố định biểu tiền phần gía trị TSCĐ đà hao mòn Mục đích khấu hao biện pháp chủ quan nhằm thu hồi vốn đầu t để tái tạo lại TSCĐ bị h hỏng Phân loại hao mòn TSCĐ - Hao mòn TSCĐ hữu hình