Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần xây dựng vinaconex

Tổng quan về công ty cổ phần xây dựng Vinaconex1

Công ty cổ phần xây dựng Vinaconex 1 là một công ty có lịch sử phát triển lâu dài và có uy tín lớn trong lĩnh vực xây dựng các công trình dân dụng và các công trình giao thông, thuỷ lợi, cấp thoát nước.

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Trong quá trình thực tập, em nhận thấy công ty có lịch sử hình thành và phát triển lâu dài Quá trình hình thành và phát triển của công ty được trình bày cụ thể như sau.

Tên giao dịch: Công ty cổ phần xây dựng số 1

Tên giao dịch quốc tế:

CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY NO.1

(VINACONEX NO.1 JSC) Địa chỉ trụ sở chính:

Toà nhà D9, Đường Khuất Duy Tiến, Thanh Xuân Bắc, Thanh Xuân, HàNội Điện thoại : 0438543413

Website : http://www.vinaconex1.com.vn

Vinaconex 1 được thành lập năm 1973 tại Việt Nam

Công ty đựơc thành lập năm 1973 với tên gọi ban đầu là Công ty xây dựng

Mộc Châu trực thuộc Bộ xây dựng có nhiệm vụ xây dựng toàn bộ khu công nghiệp Mộc Châu - tỉnh Sơn La.

Từ năm 1977 đến 1981 được đổi tên là Công ty xây dựng số 11 trực thuộc

Bộ xây dựng, trụ sở đóng tại Xuân Mai – Hà Sơn Bình có nhiệm vụ xây dựng Nhà máy bê tông Xuân Mai và tham gia xây dựng Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình.

Cuối năm 1981 Công ty được Bộ xây dựng cho chuyển trụ sở về Hà nội và được Nhà nước giao nhiệm vụ xây dựng khu nhà ở lắp ghép tấm lớn Thanh Xuân - Hà Nội.

Năm 1984 Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng đã ký Quyết định số 196/CT đổi tên Công ty xây dựng số 11 thành Liên hợp xây dựng nhà ở tấm lớn số 1 trực thuộc Bộ xây dựng với nhiệm vụ chính là xây dựng nhà ở cho nhân dân Thủ đô.

Năm 1993 Liên hợp xây dựng nhà ở tấm lớn số 1 được Bộ xây dựng cho phép đổi tên thành Liên hợp xây dựng số 1 trực thuộc Bộ xây dựng với nhiệm vụ chủ yếu là xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp.

Ngày 15/4/1995 Bộ xây dựng ra quyết định sáp nhập Liên hợp xây dựng số 1 vào Tổng công ty cổ phần xuất nhập khẩu xây dựng Việt Nam - Vinaconex JSC và từ đó mang tên mới là: Công ty xây dựng số 1 - Vinaconco - 1.

Theo chủ trương đổi mới các doanh nghiệp Nhà nước ngày 29/8/2003 Bộ Xây Dựng ra quyết định số 1173/QĐ - BXD về việc chuyển đổi doanh nghiệp Nhà nước : Công ty xây dựng số 1 trực thuộc Tổng công ty CPXNK xây dựng Việt Nam thành Công ty cổ phần và mang tên mới là:

CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 1 (VINACONEX-1)

VIETNAM CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY N 0 1

Công ty cổ phần xây dựng số 1 (VINACONEX1) là công ty cổ phần có vốn góp của nhà nước chi phối (51%); do đó Tổng công ty CPXNK&XD ViệtNam làm đại diện, Công ty cổ phần xây dựng số 1 là thành viên Tổng công tyCPXNK và xây dựng Việt Nam (VINACONEX JSC).

1.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty

Hình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

1.1.3 Các lĩnh vực hoạt động và các sản phẩm, dịch vụ của công ty

Sau hơn 30 năm hoạt động và phát triển công ty Cổ phần xây dựng số 1 đã trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu của ngành xây dựng Công ty luôn khẳng định được thương hiệu của mình trong những lĩnh vực hoạt động:

- Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp;

- Xây dựng các công trình hạ tầng: giao thông, thuỷ lợi, cấp thoát nước và xử lý môi trường;

- Xây dựng các công trình đường dây và trạm biến thế điện;

- Kinh doanh phát triển khu đô thị mới, hạ tầng khu công nghiệp và kinh doanh bất động sản;

- Sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng;

- Tư vấn đầu tư, thực hiện các dự án đầu tư xây dựng, lập dự án, tư vấn đấu thầu, tư vấn giám sát, quản lý dự án;

- Kinh doanh khách sạn du lịch lữ hành;

- Đại lý cho các hãng trong và ngoài nước kinh doanh các mặt hàng phục vụ cho sản xuất và tiêu dùng;

- Xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, xuất khẩu xây dựng;

- Thiết kế tổng thể mặt bằng, kiến trúc, nội ngoại thất đối với công trình dân dụng và công nghiệp;

- Thiết kế hệ thống cấp thoát nước khu đô thị và nông thôn, xử lý nước thải và nước sinh hoạt;

- Thiết kế kết cấu: đối với công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp, kỹ thuật hạ tầng khu đô thị, khu công nghiệp;

- Thi công xây dựng cầu, đường;

- Đo đạc, khảo sát địa hình, địa chất, thuỷ văn phục vụ cho thiết kế công trình, lập dự án đầu tư;

- Dịch vụ quản lý nhà ở đô thị và văn phòng cho thuê;

- Sản xuất, gia công lắp đặt các sản phẩm cơ khí;

- Kinh doanh dịch vụ cho thuê kho bãi; vận chuyển, xếp dỡ hàng hoá;

- Phá dỡ các công trình dân dụng và công nghiệp;

- Cho thuê thiết bị, máy móc xây dựng; giàn giáo cốp pha;

1.1.4 Phương hướng phát triển của công ty

Trong giai đoạn hiện nay, đầu tư là nhiệm vụ trọng tâm số một, là cơ hội để phát triển Công ty cả về chất và lượng, tạo điều kiện để nâng cao năng lực sản xuất kinh doanh, thúc đẩy và chuyển dịch cơ cấu sản xuất Vì vậy Công ty chú trọng vào các công tác sau :

- Công ty đã, đang và sẽ triển khai các dự án phát triển đô thị tại Quận Cầu Giấy, Hà nội; D9A Thanh Xuân Bắc, Hà nội; Dự án Khu đô thị Lê Trọng Tấn (Hà Đông, Hà Tây); Dự án Hà Khánh (Hạ Long, Quảng Ninh); Dự án Vĩnh Điềm Trung (Nha Trang, Khánh Hòa) và một số dự án khác.

● Công tác thi công xây lắp :

- Tăng cương công tác quản lý, giám sát trong thi công; biên soạn chỉnh sửa và bổ sung các quy trình quản lý kỹ thuật

- Tiếp tục tăng cường công tác đảm bảo an toàn lao động

- Xem xét, hoàn chỉnh lại hệ thống quản lý chất lượng theo phiên bản mới.

● Công tác sản xuất công nghiệp và vật liệu xây dựng :

- Thực hiện di chuyển nhà máy gạch Terazzo, kho xưởng để phục vụ công tác đầu tư dự án DSK và đưa các đơn vị sản xuất công nghiệp đi vào ổn định sản xuất.

● Công tác quản lý hành chính :

- Hoàn thành viêc niêm yết cổ phiếu của công ty trên sàn chứng khoán để minh bạch hoá tình hình tài chính,nâng cao tính thanh toán cổ phiếu nhằm quảng bá rộng rãi thương hiệu Vinaconex1.

- Đổi mới sắp xếp cơ cấu tổ chức theo hướng tinh gọn, chuyên nghiệp, áp dụng triệt để và không ngừng cải tiến hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:

Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty cổ phần xây dựng Vinaconex1

Công ty cổ phần xây dựng Vinaconex 1 là một công ty hàng đầu trong lĩnh vực xây dựng các công trình xây dựng và tư vấn thiết kế công trình Do đặc trưng hoạt động trong lĩnh vực này trước đây công ty chưa chú trọng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin để tăng hiệu quả lao động và quản lý Qua thời gian thực tập tại công ty, em đã có thời gian khảo sát thực trạng và những kế hoạch tương lai của công ty để ứng dụng công nghệ thông tin.

1.2.1 Các ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty cổ phần xây dựng Vinaconex1

Hiện tại tất cả các phòng ban trong công ty đều được trang bị máy tính và có kết nối với mạng Internet Tuy nhiên tuỳ thuộc từng phòng ban mà kỹ năng sử dụng máy tính của nhân viên khác nhau.

- Phòng tổ chức hành chính: nhân viên phòng được trang bị mỗi người một máy tính Do chức năng của phòng là tổ chức bộ máy quản lý nhân lực và có kế hoạch đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân Quản lý điều hành công tác văn thư đánh máy lưu trữ tài liệu hành chính quản trị… nên nhân viên trong phòng chỉ sử dụng thành thạo phần mềm Microsoft Office Việc quản lý và lưu trữ giấy tờ, hồ sơ vẫn phải lưu trữ thủ công.

- Phòng đầu tư và phòng kỹ thuật thi công: Nhân viên phòng được trang bị mỗi người một máy tính và sử dụng thành thạo phần mềm Microsoft Office, Auto Cad Vì nhân viên phòng hầu hết có trình độ cử nhân và kỹ sư xây dựng, nên có khả năng sử dụng máy tính và các phần mềm khác tốt.

- Phòng tài chính kế toán: Phòng tài chính kế toán có chức năng thực hiện kế toán, lập và theo dõi sổ sách kế toán, hỗ trợ các phòng ban về thủ tục hành chính cụ thể như sau: ghi chép, phản ánh các dữ liệu kế toán; thông tin, báo cáo, chuyển tin các số liệu kế toán cho Giám đốc Công ty biết tình hình tài chính của Công ty và đơn vị Nhân viên trong phòng này được trang bị mỗi người một máy tính và có thể sử dụng thành thạo phần mềm Microsoft Office.

1.2.2 Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty cổ phần xây dựng Vinaconex1

Ban lãnh đạo công ty nhận thấy, trong thời đại ngày nay các doanh nghiệp đang tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quản lý và sản xuất kinh doanh Qua nghiên cứu, ban lãnh đạo cũng nhận thấy trình độ sử dụng tin học của nhân viên trong công ty là chưa cao, máy tính có cấu hình thấp Nếu triển khai nhiều phần mềm thì yếu tố hạ tầng công nghệ và con người còn chưa đáp ứng được yêu cầu Vì vậy, trong tương lai ban lãnh đạo có kế hoạch xây dựng các hệ thống thông tin quản lý nhân sự, hệ thống thông tin quản lý hợp đồng, mua sắm phần mềm kế toán, từng bước nâng cấp mua mới máy tính trong công ty Bên cạnh đó ban lãnh đạo đã có kế hoạch đào tạo để nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên khi các dự án này được triển khai Ngoài ra, công ty còn có kế hoạch tổ chức phòng Tin học để quản lý máy tính trong công ty, quản trị và xây dựng trang web cho công ty

Giải pháp tin học hoá cho bài toán quản lý nhân sự

Từ những kết quả khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty Cổ phần Vinaconex 1 nói chung và phòng Tổ chức hành chính nói riêng, em quyết định lựa chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự”.

1.3.1 Lý do chọn đề tài

Trong thời gian đến khảo sát tại công ty cổ phần xây dựng Vinaconex1 vừa qua, em đã có điều kiện nghiên cứu và tìm hiểu kỹ nhiệm vụ, công việc của nhân viên phòng tổ chức hành chính trong công ty Thực tế hiện nay việc quản lý nhân sự chỉ đuợc xây dựng và quản lý trên Excel gây khó khăn rất nhiều cho cán bộ quản lý nhân sự như: theo dõi và cập nhật hệ số đánh giá năng suất lao động cho cán bộ nhân viên vẫn chỉ thực hiện thủ công trên giấy Sau đó hàng tháng nhân viên phòng Tổ chức hành chính mới cập nhật vào Excel; Việc tính lương thực hiện trên bảng tính của chương trình Excel; Nhân viên phòng Tổ chức hành chính không thể xuất báo cáo về tình trạng học vấn, bằng cấp, báo cáo về quá trình công tác của nhân viên theo yêu cầu của Ban giám đốc nếu được yêu cầu.

1.3.2 Nội dung và mục đích của đề tài

Trước những khó khăn nêu trên em quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần xây dựng Vinaconex1” để làm đề tài thực tập tốt nghiệp với mục đích là xây dựng hệ thống thông tin phù hợp với yêu cầu của công tác quản lý nhân sự Với đề tài này sẽ giúp công ty tiết kiệm nhiều chi phí và thời gian cho công tác quản lý nhân sự, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thông tin về cán bộ nhân viên của lãnh đạo Công ty.

Trong giai đoạn hiện nay, số lượng nhân viên của Công ty ngày càng tăng, do vậy yêu cầu đặt ra phải tiến hành quản lý nhân viên của Công ty chuyên nghiệp hơn và phải đảm bảo được các yêu cầu sau đây:

- Quản lý cán bộ, công nhân

+ Hồ sơ nhân sự (bao gồm các thông tin về bản thân như: Họ tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, chứng minh thư nhân dân, trình độ học vấn, quan hệ gia đình )

+ Theo dõi ký kết hợp đồng lao động mới, chấm dứt hợp đồng lao động.

- Hệ thống báo cáo của phần mềm

+ Các báo cáo chất lượng cán bộ (Kỹ sư, cử nhân)

+ Báo cáo chất lượng công nhân (ngành đào tạo, hệ số lương, bậc lương )

+ Báo cáo quá trình công tác của cán bộ, công nhân viên

+ Tra cứu theo trình độ chuyên môn

+ Tra cứu theo loại hợp đồng tuyển dụng

+ Tra cứu thông tin về nhân sự

1.3.3 Hạ tầng công nghệ và các yếu tố liên quan

Ngoài những yêu cầu trên đối với phần mềm quản lý nhân sự của cán bộ phòng tổ chức hành chính bên cạnh đó còn phải xem xét đến hạ tầng công nghệ và các yếu tố liên quan Phòng tổ chức hành chính có đủ các yếu tố về hạ tầng công nghệ khi triển khai hệ thống thông tin quản lý nhân sự, mỗi nhân viên một máy tính và có kết nối mạng Internet Bên cạnh đó do trình độ sử dụng tin học của nhân viên phòng này còn chưa cao nên cán bộ phòng có yêu cầu về giao diện của phần mềm phải thân thiện, dể hiểu, và dễ sử dụng.

Thu thập Xử lý và lưu trữ

Tổng quan về hệ thống thông tin

Ngày nay khoa học công nghệ ngày càng phát triển mạnh mẽ, hệ thống thông tin là một khái niệm không còn mới mẻ đối với các doanh nghiệp Để tăng năng suất lao động, tiết kiệm thời gian, chi phí trong quản lý cũng như trong các hoạt động sản xuất kinh doanh thì các doanh nghiệp luôn phải quan tâm và có chiến lược để phát triển hệ thống thông tin Vậy thế nào là một hệ thống thông tin?

2.1.1 Khái quát về hệ thống thông tin

Khái niệm : Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được xử lý từ trước Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho dữ liệu (Storage).

Hình 2.1: Mô hình hệ thống thông tin

2.1.2 Phân loại hệ thống thông tin

Hai cách phân loại hệ thống thông tin trong các tổ chức Đó là cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một cách lấy nghiệp vụ mà nó phục vụ để phân loại. b Phân loại hệ thống thông tin theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra:

Theo cách phân loại này thì hệ thống thông tin được chia ra làm năm loại: Hệ thống thông tin xử lý dao dịch, hệ thống thông tin quản lý (MIS), hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định (DSS), hệ chuyên gia (ES) và hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh (ISCA).

- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): chức năng là xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay, hoặc với nhân viên của tổ chức đó Hệ thống thông tin xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu, từ đó cho phép theo dõi mọi hoạt động của tổ chức và hỗ trợ các hoạt động ở mức tác nghiệp.

- Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System): là hệ thống thông tin trợ giúp hoạt động quản lý của tổ chức ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý, hoặc lập kế hoạch chiến lược Hệ thống này tạo ra báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu Vì vậy hệ thống này dựa vào cơ sở dữ liệu được tạo ra từ hệ thống thông tin xử lý giao dịch và các nguồn dữ liệu từ bên ngoài tổ chức.

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là hệ thống thông tin xử lý giao dịch vì cho phép lưu trữ dữ liệu về tình trạng cán bộ công nhân viên tại công ty Cổ phần xây dựng Vinaconex 1 như: trình độ chuyên môn, bằng cấp, quá trình làm việc, các vị trí công tác, địa điểm và thời gian làm việc tại các công trình khác nhau, theo dõi hệ số lương cơ bản và mức lương năng suất lao động, hệ số phụ cấp chức vụ, hệ số phụ cấp trách nhiệm… Các thông tin này luôn thay đổi trong suốt quá trình công tác của cán bộ công nhân viên trong công ty Tuy nhiên hệ thống thông tin quản lý nhân sự phải có chức năng đưa ra báo cáo định kỳ về cán bộ công nhân viên trong công ty cho ban quản lý nên hệ thống này phải tổng hợp được dữ liệu và xử lý để lên báo cáo Vì vậy đây cũng là hệ thống thông tin quản lý.

- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System): đây là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt động ra quyết định cho nhà quản lý Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định cung cấp thông tin cho người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra, và phải có khả năng mô hình hóa để phân lớp, đánh giá các giải pháp.

- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System): là sự mở rộng của hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia Tuy nhiên hệ thống này có sử dụng một số kỹ thuật trí tuệ nhân tạo.

- Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage): hệ thống này dùng để phục vụ người sử dụng là những người ngoài tổ chức như: khách hàng, nhà cung cấp, và có thể là tổ chức khác Đây là hệ thống thông tin chiến lược vì hệ thống thông tin cạnh tranh là công cụ để thực hiện các ý đồ chiến lược. c Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp:

Các hệ thống thông tin trong tổ chức được phân loại theo các cấp quản lý, ở mỗi cấp quản lý lại được phân chia nhỏ theo nghiệp vụ Hệ thống thông tin được phân chia cụ thể như bảng dưới đây:

Bảng 2.1 Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và các mức ra quyết định

(Nguồn:Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý - trang 27 Tác giả: TS Trương Văn Tú – TS Trần Thị Song Minh) 2.1.3 Các mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Tuỳ thuộc vào từng đối tượng trong tổ chức như: nhà quản lý, người sử dụng, cán bộ kỹ thuật, họ sẽ mô tả về hệ thống thông tin theo một mô hình khác nhau Vì vậy có ba mô hình để miêu tả hệ thống thông tin đó là: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong.

- Mô hình logic (dưới góc nhìn của nhà quản lý): mô tả hệ thống làm gì( trả lời cho câu hỏi cái gi? và để làm gì?): gồm có dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa kết quả hoặc dữ liệu lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra.

- Mô hình vật lý ngoài (trả lời cho câu hỏi cái gì ở đâu? và khi nào?): tập trung vào những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như các vật mang

Tài chính chiến lược Marketing chiến lược

Kinh doanh và sản xuất chiến lược

Kinh doanh và sản xuất chiến thuật

Phương pháp phát triển hệ thống thông tin

Trong thực tế phát triển hệ thống thông tin người ta dùng một số phương pháp sau:

2.2.1 Phương pháp phát triển nguyên mẫu

Theo phương pháp này việc phát triển hệ thống thông tin là việc sử dụng phương pháp thử sai để xác định xem hệ thống đang tồn tại hoạt động như thế nào? Có những yếu điểm gì cần phải khắc phục? Những biện pháp dùng cho hệ thống thông tin mới có đảm bảo được cho hệ thống thông tin mới hoạt động tốt không? Thực chất khi nhân viên phát triển hệ thống có những điều chỉnh cho hệ thống mới, họ phải trao đổi với người sử dụng và đối chiếu với hệ thống đang tồn tại Nếu người sử dụng chấp nhận hệ thống thông tin mới thì công việc phát triển hệ thống thông tin hoàn thành Nếu không nhân viên phát triển hệ thống phải tiếp tục điều chỉnh hệ thống cũ và phải trao đổi với người dùng đến khi họ chấp nhận hệ thống mới Nhân viên phát triển hệ thống phải thường xuyên làm việc với người sử dụng cuối cùng trong quá trình thử sai để xem người sử dụng có chấp nhận hệ thống thông tin mới không? Hay việc phát triển hệ thống thông tin này có phù hợp với yêu cầu của người sử dụng không? Ưu điểm của phương pháp này là: không tốn thời gian, đem lại hiểu quả cao, phù hợp với người sử dụng cuối cùng, thích hợp cho phát triển hệ thống thông tin có cấu trúc không quá phức tạp.

Tuy nhiên phương pháp này có một số nhược điểm như sau: do không theo các quy trình phát triển hệ thống thông tin phân tích, thiết kế, lập trình, thử nghiệm, triển khai, hướng dẫn sử dụng, bảo trì nên không thể dùng phương pháp này để phát triển những hệ thống thông tin phức tạp.

2.2.2 Phương pháp vòng đời phát triển hệ thống SDLC (System

Development Life Cycle) Đây là phương pháp ra đời sớm nhất và phổ biến cho việc phát triển một hệ thống thông tin trong tổ chức Phương pháp này bao gồm các giai đoạn cơ bản mà nhân viên phải tuân thủ như:

- Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

- Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

- Giai đoạn 3: Thiết kế logic

- Giai đoạn 4: Đề xuất giải pháp

- Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

- Giai đoạn 6: Thực hiện kỹ thuật

- Giai đoạn 8: Khai thác và đánh giá

2.2.3 Phương pháp phát triển nhanh hệ thống thông tin

Phương pháp này được James Martin đưa ra vào năm 1991 Phương pháp này sử dụng hệ thống ban đầu và công cụ dựa trên máy tính Những người sử dụng hệ thống, các phân tích viên và chuyên gia sẽ tác động vào hệ thống cũ để cho ra đời hệ thống mới. Đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần xây dựng Vinaconex 1, em sử dụng phương pháp vòng đời phát triển hệ thống để xây dựng hệ thống thông tin cho công ty Bản chất của công việc quản lý nhân sự và tính lương là một công việc phức tạp, vì thế phân tích viên phải xây dựng hệ thống thông tin theo từng bước nhằm khảo sát hệ thống hiện tại để nắm rõ quy trình, nghiệp vụ Sau đó phải thiết kế chi tiết hệ thống thông tin để giai đoạn thực hiện kỹ thuật nhân viên sẽ không gặp phải những khó khăn do chưa nghiên cứu kỹ hệ thống Hơn nữa tại công ty, chưa có phần mềm quản lý nhân sự nên không thể dùng hai phương pháp còn lại và việc đào tạo và hướng dẫn người dùng là quan trọng vì nhân viên chưa dùng phần mềm quản lý nhân sự nào khác trước đây.

Các giai đoạn của phát triển hệ thống thông tin

Các công đoạn phát triển hệ thống thông tin có thể chia làm 7 giai đoạn hoặc 4 giai đoạn Do phạm vi nghiên cứu và thời gian thực tập có hạn nên các công đoạn phát triển hệ thống thông tin em ứng dụng để thực hiện đề tài được chia làm 4 giai đoạn.

2.3.1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu

Giai đoạn này có mục đích là cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi nhanh nhất trong 4 giai đoạn và không đòi hỏi chi phí lớn Bao gồm các công đoạn sau:

1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

3 Đánh giá khả năng thực thi

4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

2.3.2 Giai đoạn phân tích chi tiết

Giai đoạn này được tiến hành khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, và xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những ràng buộc và những đòi hỏi áp đặt của hệ thống và những mục tiêu mà hệ thống thông tin mới cần đạt được Trên cơ sở phân tích chi tiết đó sẽ tiến hành lập báo cáo phân tích chi tiết, dựa vào báo cáo sẽ quyết định tiếp tục hay thôi phát triển một hệ thống thông tin mới Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm những công đoạn sau đây:

1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

3 Nghiên cứu hệ thống thực tại

4 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

5 Đánh giá lại tính khả thi.

6 Thay đổi đề xuất của dự án

7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Trong giai đoạn này phân tích viên phải tiến hành mô hình hoá hệ thống thông tin để thấy được những chức năng, ưu điểm của hệ thống thông tin mới so với hệ thống thông tin cũ Các công cụ dùng để mô hình hoá hệ thống thông tin:

Tên người/bộ phận phát/nhận tin

Tên tiến trình xử lý

Thực thể Kho dữ liệu

Cơ sở dữ kiệu hệ thống

3.2 Tính toán và tổng hợp lương

Ban lãnh đạo Thực thể

Ký pháp Ý nghĩa Ví dụ

 Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD:

Sơ đồ chức năng kinh doanh mô tả mối quan hệ phân cấp chức năng các thực thể từ cao xuống thấp Trong đó một thực thể có thể có nhiều thực thể con và thực thể dưới là con của thực thể đứng trên

 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu,các xử lý,các lưu trữ dữ liệu,nguồn và đích nhưng không quan tâm đến thời điểm, nơi và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ luông dữ liệu chỉ mô tả hệ thống thông tin làm gì và để làm gì.Một số ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu được mô tả trong bảng dưới đây:

Bảng 2.2 Ký pháp sử dụng trong sơ đồ luồng dữ liệu

Xử lý kết hợp người máy

Cập nhật hệ số lương

Xử lý cập nhật hệ số lương khi có thông tin thay đổi hệ số lương cán bộ, nhân viên tại công ty

Lưu trữ hồ sơ nhân sự Đối với hệ thống thông tin cũ, hồ sơ nhân sự được lưu trữ thủ công

Ký pháp Ý nghĩa Ví dụ

Ví dụ trên minh hoạ một tiến trình trong quản lý lưong của hệ thống thông tin quản lý nhân sự Dữ liệu về các hệ số lương của cán bộ, nhân viên được lấy ra từ kho cơ sở dữ liệu hệ thống, sau đó sẽ tính toán và tổng hợp lương từ đó có được bảng lương hàng tháng cung cấp cho ban lãnh đạo để theo dõi tình hình lương của nhân viên trong công ty.

 Sơ đồ luồng thông tin:

Sơ đồ luồng thông tin dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng sơ đồ. Để biểu diễn sơ đồ luồng thông tin người ta sử dụng một số ký pháp cơ bản như sau:

Xử lý tin học hoá hoàn toàn

Xử lý tính lương cho cán bộ, nhân viên cuối mỗi tháng

Kho lưu trữ dữ liệu thủ công Kho dữ liệu hồ sơ nhân sự khi chưa có hệ thống thông tin mới

Kho lưu trữ dữ liệu đã được tin học hóa Kho dữ liệu hồ sơ nhân sự khi triển khai hệ thống thông tin mới

Dòng thông tin Báo cáo nhân sự theo yêu cầu của ban lãnh đạo

Bảng 2.3 Ký pháp sử dụng trong sơ đồ luồng thông tin

Mục đích của giai đoạn này là thiết kế logic, và thiết kế vật lý. a Thiết kế logic :

Thiết kế logic nhằm xác định tất cả các thành phần logic của hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được những vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình logic của hệ thống mới bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (Các inputs) Sản phẩm của giai đoạn thiết kế logic là mô hình hệ thống mới bằng các sơ đồ luồng dữ liệu, các sơ đồ cáu trúc dữ liệu, các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logic của từ điển hệ thống Có hai phương pháp để thiết kế cơ sở dữ liệu logic Một là thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu ra Hai là thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá.

 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu ra

Xác định các tệp cơ sở dữ liệu trên cơ sở thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu Khi thiết kế cơ sở dữ liệu theo phương pháp này phải tuân theo những bước sau:

- Bước 1: Liệt kê tất cả các thông tin đầu ra Xác định nội dung, khối lượng, nơi nhận, tần xuất của chúng Khi xác định các thông tin đầu ra phải lưu ý các quy tắc sau: mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin được gọi là các thuộc tính Phải liệt kê đầy đủ các thuộc tính này trên mỗi thông tin đầu ra và phải xác định các phần tử thông tin thuộc loại nào:

+ Đánh dấu các thuộc tính lặp Ký hiệu là R

+ Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính tính toán ra hoặc suy ra từ những thuộc tính khác

+ Gạch chân các thuộc tính khoá – là thuộc tính để xác định duy nhất thông tin đầu ra đó.

+ Còn lại là các thuộc tính cơ sở.

Ví dụ: trong bài toán quản lý nhân sự, có bảng dữ liệu đầu ra bảng lương nhân viên và hồ sơ nhân viên

Sau khi xác định xem các thuộc tính thuộc loại nào, ta tiến hành loại bỏ các thuộc tính thứ sinh ra khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở, xem xét loại bỏ những thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý.

- Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra

- Bước 3: tiến hành chuẩn hoá theo ba mức.

- Bước 4: Xác định kiểu các thuộc tính, độ rộng các trường

- Bước 5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và xác định sơ đồ cấu trúc dữ liệu.

 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá Đây là một phương pháp để xây dựng các tệp cơ sở dữ liệu dựa vào mô hình quan hệ thực thể Dựa vào tài liệu tìm hiểu về hệ thống thông tin cũ và xác định những yêu cầu chức năng của hệ thống thông tin mới, phân tích viên sẽ tiến hành mô hình hoá hệ thống thông tin mới bằng mô hình quan hệ thực thể Sau

Loại thuộc tính Tên thuộc tính thuộc tính khoá Mã nhân viên thuộc tính thứ sinh Tổng tiền lương thuộc tính lặp Mã hợp đồng thuộc tính cơ sở Tên nhân viên

Nhân viên thuộc Phòng ban đó sẽ dựa trên các nguyên tắc để chuyển đổi từ mô hình quan hệ thực thể sang mô hình cấu trúc dữ liệu.Vì vậy phân tích viên phải quan tâm đến một số khái niệm và nguyên tắc sau:

- Các khái niệm cơ bản:

Cơ sở phương pháp luận về hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình trong phân tích hệ thống thông tin

Ngày nay để xây dựng một phần mềm, lập trình viên có thể lựa chọn rất nhiều ngôn ngữ Nhưng em lựa chọn ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003 vì các ưu điểm của ngôn ngữ lập trình, và hệ quản trị cơ sở dữ liệu này cũng như sự phù hợp với yêu cầu của bài toán quản lý nhân sự tại công ty thực tập.

2.4.1 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình VB 6.0

Visual Basic là ngôn ngữ lập trình để phát triển các phần mềm ứng quan nghĩa là khi thiết kế chương trình người lập trình có thể nhìn thấy ngay kết quả từng thao tác Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình giao diện khi chương trình thực hiện Visual Basic còn cho phép thực hiện chỉnh sửa nhanh chóng màu sắc, kích thước, hình dáng của các đối tượng. Đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần xây dựng Vinaconex1” được sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0.

Phiên bản này ra đời vào năm 1998 và được kế thừa những tính năng ưu việt của những phiên bản trước đấy Đăc biệt là theo những yêu cầu đề ra phiên bản này tăng cường phương pháp giao tiếp với SQL Server Phiên bản này cũng được bổ xung thêm nhiều công cụ và điều khiển mới cho giao tiếp với cơ sở dữ liệu, và được đánh dấu với công nghệ ADO-2.0 (phương thức truy cập dữ liệu).

2.4.2 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003

Ngày nay có nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu đang được dùng phổ biến như: Microsoft Access, Microsoft Visual FoxPro, Microsoft SQL Server vàOracle Nhưng Microsoft Access vẫn đang dành được phần chia lớn trên thị trường Phiên bản đầu tiên của Access ra đời vào năm 1989 Từ đó đến nayAccess đã không ngừng được cải tiến trên thị trường và đã có các phiên bản mang số hiệu 1.0, 1.1, …7.0, Access 95, Access 97, Access 2000, Access 2002. Để “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần xây dựng Vinaconex 1 ”, em lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access

Microsoft Access là một bộ phận trong phần mềm Microsoft OfficeProfessional Các đối tượng như thực đơn, thanh công cụ, và các hộp thoại đều rất quen thuộc như các ứng dụng khác của Office, vì vậy hệ quản trị cơ sở dữ liệu này dễ dàng để sử dụng và học tập Có thể dùng Access để phát triển các ứng dụng cho cá nhân, cho các doanh nghiệp vừa, cho nội bộ phòng ban, cho toàn công ty Vì thế hệ quản trị cơ sở dữ liệu này vẫn đựơc dùng phổ biến và rộng rãi Khi sử dụng Microsoft Access người dùng có thể sắp xếp, tìm kiếm và lọc dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng bằng các lệnh truy vấn Hơn thế nữa, người dùng có thể dùng form để đơn giản hoá việc xem và nạp dữ liệu, thiết kế các report để báo cáo thông tin, lập trình Visual Basic trong Access…

Phân tích yêu cầu hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty Cổ phần xây dựng Vinaconex 1

Phân tích yêu cầu hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần xây dựng Vinaconex 1 nhằm khảo sát hệ thống thông tin đang tồn tại.Với thực trạng tin học hóa của công ty hiện nay, cụ thể là phòng tổ chức hành chính thì cán bộ phòng này có nhu cầu cấp thiết là xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự để công việc quản lý nhân sự tại công ty dễ dàng, tiết kiệm được thời gian và chi phí hơn là quản lý thủ công.

3.1.1 Các công cụ để khảo sát hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần xây dựng Vinaconex1

Trong thực tế, có bốn công cụ để phân tích viên tiến hành khảo sát hệ thống thông tin thực tại và yêu cầu của hệ thống thông tin mới Đó là: phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra, và quan sát Trong thời gian thực tập tại công ty Cổ phần xây dựng Vinaconex 1, em sử dụng ba công cụ để khảo sát hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty: phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, quan sát.

- Phỏng vấn là công cụ quan trọng trong hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin Phương pháp phỏng vấn có tác dụng giúp cho phân tích viên thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt khi nghiên cứu tài liệu Các bước thực hiện phỏng vấn:

+ Lập danh sách và lịch phỏng vấn Lựa chọn số lượng và loại cán bộ để phỏng vấn theo cách thức từ trên xuống.

+ Biết một số thông tin về người được phỏng vấn (họ tên, độ tuổi, trách nhiệm …).

+ Lập đề cương những nội dung cần thiết cho buổi phỏng vấn.

+ Xác định cách thức phỏng vấn (phi cấu trúc hay có cấu trúc ).

+ Gửi trước những vấn đề yêu cầu.

- Nghiên cứu tài liệu: đây là công cụ quan trọng nhất và được sử dụng nhiều nhất để thu thập thông tin về quản lý nhân sự tại công ty Các tài liệu nghiên cứu gồm có:

+ Bản hồ sơ năng lực của công ty.

+ Bản báo cáo tổng kết hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2008 và phương hướng, nhiệm vụ, các biện pháp thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2009.

+ Hồ sơ quy định chức năng nhiệm vụ các phòng ban trong công ty. + Hồ sơ nhân sự

+ Quy chế phân phối tiền lương cơ quan tại công ty.

Từ các tài liệu trên cho phép nghiên cứu tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò nhiệm vụ của các thành viên và phòng ban, nội dung và hình dạng của các của các thông tin vào ra như bảng lương, các báo cáo về tình hình cán bộ, nhân viên trong công ty…

- Quan sát: công cụ này được sử dụng khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu như: quan sát trình tự lưu trữ hồ sơ nhân viên khi công ty có nhân viên mới; cách thức xắp xếp, lưu trữ hồ sơ nhân viên; cách thức quản lý nhân viên bằng phần mềm Excel; các bước ký kết hợp đồng mới với nhân viên; quá trình điều động cán bộ, nhân viên…

3.1.2 Khảo sát hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự xây dựng cho công ty cổ phân Vinaconex 1 có chức năng quản lý hồ sơ cán bộ và theo dõi chi tiết từng nhân viên trong công ty về tiền lương Bảng lương hàng tháng được phòng tài chính- kế toán lập vào cuối mỗi tháng và chi trả cho công nhân viên Tuy nhiên, trong thời gian thực tập tai phòng Tổ chức-hành chính, em có thời gian học hỏi cách lưu trữ hồ sơ cán bộ và quản lý cán bộ tại công ty, thực tế cho thấy phòng Tổ chức hành chính phải quản lý hồ sơ cán bộ, tình hình lương của từng cán bộ được cập nhật và điều chỉnh hàng tháng nếu như có sự thay đổi từ bảng lương lập tại phòng Tài chính-kế toán, tính bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội cho từng nhân viên.

Các chức năng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự:

- Hệ thống có chức năng quản lý tình trạng của mỗi nhân viên mà đặc biệt là quản lý thuyên chuyển công tác của nhân viên( điều động nội bộ) vì đặc điểm của công ty là nhân viên phải thường xuyên đi công tác khi công ty có những hợp đồng xây dựng ở các tỉnh trong cả nước, và theo dõi hạn của loại hợp đồng có thời hạn để quyết định ký kết hợp đồng mới cho cán bộ công nhân viên.

- Xuất báo cáo theo yêu cầu của nhà quản lý về tình hình cụ thể của nhân viên.

- Lưu trữ thông tin về tình hình lương, và tính lương của cán bộ công nhân viên

- Xuất báo cáo về lương khi có yêu cầu của nhà quản lý

Công ty Cổ phần xây dựng Vinaconex1 áp dụng hình thức tính lương cho nhân viên theo quy định của nhà nước Tiền lương của nhân viên gồm hai phần đó là: Lương cơ bản và Lương năng suất.

Tổng lương = lương cơ bản + lương năng suất

Khi công ty ký hợp đồng lao động với nhân viên, hệ số lương cơ bản được áp dụng theo quy định của nhà nước, hệ số này phụ thuộc vào năm công tác, kinh nghiệm của nhân viên Ngoài ra một số nhân viên còn được hưởng hệ số phụ cấp trách nhiệm và hệ số phụ cấp chức vụ (hai hệ số này phụ thuộc vào chức vụ của nhân viên và hệ số trách nhiệm không phải tính vào lương để chi trả bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội ) Như vậy công thức tính lương cơ bản như sau:

Lương cơ bản = (Hệ số lương cơ bản + Phụ cấp chức vụ + Phụ cấp trách nhiệm)* Mức lương cơ bản theo thời điểm

Thực tế tại công ty Cổ phần xây dựng Vinaconex1, do đặc trưng của công việc và nhiệm vụ, nhiều cán bộ công nhân viên của công ty phải thi công công trình tại các tỉnh trên cả nước Vì vậy tuỳ thuộc vào thời gian cũng như từng giai đoạn của công trình đang thi công, trách nhiệm, chức vụ mà cán bộ, nhân viên công ty phải đảm nhận nhiệm vụ cả vào những ngày lễ, ngày nghỉ Khi đó, cán bộ nhân viên sẽ không có khoản phụ cấp nào mà mức lương của họ sẽ được công ty thoả thuận hợp lý dựa vào mức lương năng suất lao động Lương năng suất lao động được chia làm các mức, mỗi mức tương đương với một khoản tiền nhất định Các mức lương năng suất lao động trong công ty:

STT Nhóm chức danh Mức lương

Lương năng suất lao động (Tr.đ)

1 Chủ tịch hội đồng quản trị 1

3 Phó giám đốc công ty, Uỷ viên hội đồng quản trị chuyên trách

7 Chỉ huy trưởng công ty hạch toán trưc tiếp

8 Phó chỉ huy trưởng công ty hạch toán trực tiếp

9 Kỹ sư, kinh tế viên; chuyên viên (có trình độ đại học trở lên)

10 Cán sự, kỹ thuật viên (có trình độ trung cấp, cao đẳng)

12 Nhân viên bảo vệ cơ quan, công trình

Bảng 3.1 Mức lương năng suất lao động

Lương năng suất = Mức lương năng suất * Hệ số hoàn thành công việc

Khi phòng Tổ chức hành chính nhận được bảng chấm công và đánh giá mức độ hoàn thành công việc của các nhân viên từ trưởng mỗi phòng ban trong công ty, cán bộ phụ trách quản lý hồ sơ sẽ tiến hành tập hợp bảng chấm công. Sau đó phòng tổ chức hành chính sẽ tiến hành tính lương cho nhân viên sau đó gửi bảng lương sang phòng tài chính kế toán để tính bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và chi trả lương cho nhân viên Phòng Tổ chức hành chính chỉ theo dõi, quản lý thay đổi các hệ số lương và tính lương theo công thức trên.

Phân tích chi tiết hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần xây dựng Vinaconex1

Mục đích của giai đoạn này là xác định những mục tiêu, chức năng cần đạt được của hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty.

3.2.1 Mô hình hoá hệ thống thông tin dưới góc độ luồng thông tin

Từ quá trình tìm hiểu và nghiên cứu về sơ đồ luồng thông tin ở chương II và căn cứ vào kết quả khảo sát, ta có sơ đồ luồng thông tin (IFD) của hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần Vinaconex 1.

Hồ sơ cán bộ, nhân viên

Cập nhật hợp đồng lao động

Cập nhật quyết định điều động nhân sự

Cập nhật thông tin cá nhân

Hồ sơ cán bộ, nhân viên Hợp đồng lao động mới

Thống kê, tổng hợp thông tin

Nhân viên ký hợp đồng lao động mới phòng ban liên quan

Phòng tổ chức hành chính

Lãnh đạo ký quyết định điều động

Nhân viên mới ký hợp đồng lao động

Hình 3.1 Sơ đồ luồng thông tin quản lý hồ sơ nhân viên

Thông tin thay đổi hệ số lươngCập nhật hệ số lương

Các phòng ban đạo trong công ty Phòng tổ chức hành chính

Cuối mỗi tháng Đầu mỗi tháng

Bảng đánh giá hệ số năng suất

Hình 3.2 Sơ đồ luồng thông tin quản lý lương

Quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên Quản lý lương Thống kê báo cáo

Quản lý thông tin cá nhân

Quản lý các hệ số lương

Quản lý hệ số hoàn thành công việc

Tính lương Báo cáo nhân sự

Tổng hợp dữ liệu nhân sự

Truy xuất dữ liệu nhân sự

3.2.2 Mô hình hoá hệ thống thông tin dưới góc độ chức năng

Sơ đồ BFD cho thấy chức năng của hệ thống thông tin quản lý lương gồm có: quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên; quản lý lương; thống kê báo cáo Trong quản lý lương, hệ thống cập nhật sự thay đổi hệ số lương của các hệ số lương cơ bản, và mức lương năng suất Từ đó tính toán và lên bảng lương chức danh cho từng phòng ban trong công ty, đồng thời phải báo cáo sự thay đổi các hệ số lương cho phòng tài chính kế toán.

Phòng Tài chính kế toán

Thông tin thay đổi hệ số lương Báo cáo

Các quyết định điều chuyển công tác

3.2.3 Mô hình hoá hệ thống thông tin dưới góc độ luồng dữ liệu

Các mô hình này cho thấy cụ thể các chức năng của hệ thống và các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích. a Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh

Hình 3.4 Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh

Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh của hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho thấy sự cần thiết của hệ thống thông tin quản lý nhân sự đối với các phòng ban trong công ty, ban lãnh đạo và cán bộ, nhân viên Các thực thể này cung cấp nguồn dữ liệu cho hệ thống Sau khi tổng hợp dữ liệu, hệ thống thông tin quản lý nhân sự sẽ cung cấp những báo cáo về tình hình cán bộ, nhân viên trong công ty và báo cáo lương chức danh.

Quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên 1.0

Báo cáo về nhân sự

Dữ liệu lương chức danh

Cán bộ, nhân viên quyết định điều chuyển công tác

Thông tin thay đổi hệ số lương, bảng lương

Thông tin về các hệ số lương

Yêu cầu thống kê báo cáo 3.0

Thông tin về cán bộ, nhân viên

Cán bộ, nhân viên b Sơ đồ DFD mức 0

Hình 3.5 Sơ đồ DFD mức 0

Sơ đồ DFD mức 0 cho thấy toàn bộ chức năng chính của hệ thống thông tin quản lý nhân sự gồm có: Quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên; Quản lý lương chức danh; Thống kê, báo cáo Bên cạnh đó, sơ đồ DFD mức 0 còn cho thấy các thực thể cung cấp nguồn thông tin vào cho hệ thống thông tin quản lý nhân sự, các kho lưu trữ dữ liệu, các thực thể nhận thông tin ra của hệ thống.

Quản lý thông tin cá nhân 1.1

Nhân viên Quyết định điều chuyển công tác

Nhân viên c Sơ đồ DFD mức 1 của hệ thống thông tin quản lý nhân sự

● Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên

Hình 3.6 Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình quản lý hồ sơ nhân viên

Việc quản lý hồ sơ nhân viên là chức năng quan trọng nhất của hệ thống thông tin quản lý nhân sự Khi nhân viên hết hạn hợp đồng lao động, phòng tổ chức hành chính sẽ báo cáo lên lãnh đạo, sau đó nếu nhân viên này ký tiếp hợp đồng lao động với công ty thì nhân viên phòng tổ chức hành chính sẽ tiếp tục theo dõi hợp đồng lao động của nhân viên đó.

Khi lãnh đạo quyết định điều động nhân viên cũ công tác tại một phòng ban mới, chức vụ mới, thì hệ thống cập nhật và quản lý thời gian định điều động đó có hiệu lực.

Khi nhân viên mới ký hợp đồng lao động với công ty, thì nhân viên phòng tổ chức hành chính sẽ cập nhật hồ sơ nhân viên, theo dõi và quản lý các thông tin cá nhân của nhân viên đó.

Kiểm tra, sửa các hệ số lương 2.1

Thông tin về cán bộ nhân viên

Thông tin thay đổi hệ số lương

Hệ số lương hiện mới

2.2 Quản lý hệ số hoàn thành công việc

Phòng tài chính kế toán

Hệ số hoàn thành công việc

Hồ sơ cán bộ nhân viên

● Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình quản lý lương

Hình 3.7 Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình quản lý lương

Nhân viên phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ theo dõi quá trình tăng bậc lương của cán bộ, nhân viên gồm có: hệ số lương cơ bản, hệ số phụ cấp chức vụ, hệ số phụ cấp trách nhiệm, và mức lương năng suất Sau đó cập nhật vào kho dữ liệu lương và gửi thông tin thay đổi hệ số lương cho phòng tài chính kế toán Trên cơ sở theo dõi hệ số lương hiện thời của cán bộ, nhân viên phòng tổ chức hành chính sẽ tính toán lương cho cán bộ nhân viên trong công ty.

3.2 Kiểm tra và tổng hợp dữ liệu

Thông tin về cán bộ.nhân viên

Thông tin đã tổng hợp

Thông tin về hệ số lương

● Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình thống kê báo cáo

Hình 3.8 Sơ đồ DFD mức 1 của tiến trình thống kê báo cáo

Khi phải xuất báo cáo theo định kỳ hoặc có yêu cầu của lãnh đạo, trước hết phải lấy dữ liệu cần thiết từ các kho lưu trữ dữ liệu của hệ thống Sau đó tiến hành kiểm tra và tổng hợp dữ liệu để lên báo cáo Cuối cùng là in báo cáo gửi cho ban lãnh đạo, các phòng ban và cán bộ, nhân viên trong công ty.

Thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần xây dựng Vinaconex1

Thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự là giai đoạn quan trọng Dựa trên kết quả của giai đoạn này, lập trình viên có thể lập trình phần mềm phù hợp với yêu cầu của người sử dụng tại công ty.

3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu Để có được các tệp cơ sở dữ liệu về hệ thống thông tin quản lý nhân sự chính xác, ta phải tiến hành thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra và thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá

Mã chuyên môn … Phiếu lương có

Phòng ban Chức vụ có

Mã CVTên chức vụGhi chú …

Hồ sơ nhân viên có

N N a Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa

Hình 3.9 Mô hình quan hệ thực thể ERD

Nhân viên ký Hợp đồng Mã HĐ

Mã NV Tên NV Năm sinh Giới tính Cổ đông Số CMND …

Mã NV Mã HĐ Ngày ký Ngày KT Mã LHĐ …

Nhân viên Bằng có cấp Mã chuyên môn

Chuyển sơ đồ khái niệm dữ liệu sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu (DSD)

Từ sơ đồ quan hệ thực thể ERD, ta thấy giữa các thực thể có quan hệ hai chiều loại N@N Vậy cách chuyển đổi sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu như sau: ta phải tạo ra ba tệp, hai tệp mô tả thực thể, một tệp mô tả quan hệ Khoá của tệp mô tả quan hệ được tạo thành bởi việc ghép khoá của các thực thể tham gia vào tạo thành quan hệ.

 Quan hệ giữa hai thực thể Nhân viên và Hợp đồng

Kết quả chuyển đổi được 3 tệp sau:

 Quan hệ giữa hai thực thể Nhân viên và Bằng cấp

Kết quả chuyển đổi được 3 tệp sau: nhân viên nhân viên

Mã NV Mã chuyên môn Nơi đào tạo Hệ đào tạo … …

Mã chuyên môn Tên chuyên môn Người lập …

Nhân viên 1 có Phiếu lương

Mã NV ThangDG Người lập …

Mã NV ThangDG Người lập … phiếu lương

Nhân viên có Quyết định nhân sự

 Quan hệ giữa hai thực thể Nhân viên và Phiếu lương

 Quan hệ giữa hai thực thể Nhân viên và Quyết định nhân sự

Quyết định nhân sự thuộc

Mã PB Tên PB Trưởng phòng Số ĐT … …

Mã CT Mã NV Ngày bổ nhiệm Ngày miễn nhiệm Mã PB …

CT Quyết định nhân sự

 Mối quan hệ giữa hai thực thể Quyết định nhân sự và Phòng ban

Mã CT Mã NV Ngày bổ nhiệm Ngày miễn nhiệm …

CT Quyết định nhân sự

Chức có N vụ Mã CV

Tên chức vụ Ghi chú

Mã CV Tên CV Ghi chú

Mã CT Mã NV Ngày bổ nhiệm Ngày miễn nhiệm Mã CV …

CT quyết định nhân sự

Mã NV MaLNS Năm sinh Giới tính Cổ đông Số CMND …

MaLNS Tên HS Mức LNS …

Mã CV Tên CV Ghi chú

CT quyết định nhân sự

 Mối quan hệ giữa hai thực thể Quyết định nhân sự và Chức vụ

 Mối quan hệ giữa hai thực thể Nhân viên và mức lương

Từ các kết quả trên ta có mối quan hệ giữa các bảng như sau: prf1689240608.docx

Hình 3.10 Mối quan hệ giữa các bảng b Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu ra

Xác định các tệp cơ sở dữ liệu trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống thông tin là một phương pháp cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu Hệ thống thông tin quản lý nhân sự có các thông tin đầu ra như sau: Hồ sơ nhân viên, bảng lương Dựa trên cơ sở lý thuyết đã nghiên cứu ở chương II, quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu logic của hệ thống thông tin quản lý nhân sự dựa trên các thông tin đầu được mô tả dưới đây: Đầu ra của hồ sơ nhân viên có các thuộc tính:

- Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú

- Số chứng minh nhân dân

- Số tài khoản Đầu ra của bảng lương chức danh có những thuộc tính

- Hệ số lương cơ bản

- Hệ số phụ cấp chức vụ

- Hệ số phụ cấp trách nhiệm

- Hệ số hoàn thành công việc(R)

Chuẩn hóa phải được tiến hành theo ba bước sau

- Thực hiện chuẩn hoá mức 1 (1.NF): trong mỗi danh sách nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con. Gán thêm cho danh sách con này một tên, tìm một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh cho danh sách gốc.

- Thực hiện chuẩn hoá mức 2 (2.NF): Nếu trong mỗi danh sách có thuộc tính phụ thuộc hàm vào một phần của khoá thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khóa thành một danh sách con mới, đặt tên và xác định khoá cho danh sách con này.

- Thực hiện chuẩn hóa mức 3 (3.NF) trong một danh sách không được phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Áp dụng quy tắc trên, ta có kết quả chuẩn hoá dưới đây

- Ngày kết thúc hợp đồng

- Số chứng minh nhân dân

Chi tiết quyết định nhân sự

Mã công tác Ngày bổ nhiệm Ngày miễn nhiệm

- Số chứng minh nhân dân- Ngày cấp

Mã công tác Ghi chú

Mã công tác Ngày bổ nhiệm Ngày miễn nhiệm

Mã chuyên môn Tên chuyên môn

Chi tiết bằng cấp nhân viên

Mã chuyên môn Nơi đào tạo

Mã loại hợp đồng Ngày ký

Ngày kết thúc Hợp đồng

Mã hợp đồng Ghi chú

Mã hợp đồng Ngày ký Ngày kết thúc

Mã loại hợp đồng Tên loại hợp đồng

- Tên chức vụ Ghi chú

- Hệ số hoàn thành công việc- Mức lương cơ bản

- Hệ số phụ cấp chức

- Hệ số phụ cấp trách vụ nhiệm

- Mã hệ số lương năng

- Mã mức lương cơ suất bản

- Hệ số hoàn thành công việc

- Mã hệ số lương suất năng suất

- Tên hệ số lương năng suất

- Mức lương năng suất Đánh giá

- Hệ số hoàn thành công việc

Hình 3.11 Quá trình chuẩn hoá dữ liệu

Từ quá trình chuẩn hoá cơ sở dữ liệu trên, ta thiết kế các bảng cơ sở dữ liệu như sau:

♦ Bảng Hồ sơ nhân viên

Mục đích sử dụng: cập nhật, lưu trữ những thông tin cá nhân chung cần thiết của cán bộ nhân viên Cấu trúc gồm có các trường dữ liệu: Mã nhân viên, họ đệm, tên, ngày sinh, số điện thoại, cổ đông, giới tính, nguyên quán, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, đảng viên, số chứng minh nhân dân, ngày cấp, tài khoản.

Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích

*MaNV String 8 Mã nhân viên

SoDT Number integer Số điện thoại

CoDong Yes/No Cổ đông

GioiTinh Yes/No Giới tính

NoiDangKyHKTT String 50 Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú

DangVien Yes/No Đảng viên

SoCMND Number integer Số chứng minh nhân dân

TaiKhoan Number integer Tài khoản

Bảng 3.2 Bảng hồ sơ nhân viên

Mục đích sử dụng: lưu trữ toàn bộ thông tin chung về chức vụ có trong công ty Cấu trúc gồm: Mã chức vụ, tên chức vụ.

*MaCV String 5 Mã chức vụ

TenCV String 30 Tên chức vụ

♦ Bảng Bằng cấp nhân viên

Mục đích sử dụng của bảng này để cập nhật danh mục chuyên môn, bằng cấp cho cán bộ, nhân viên trong công ty Cấu trúc gồm các trường: Mã chuyên môn, tên chuyên môn.

*MaChuyenMon String 5 Mã chuyên môn

TenChuyenMon String 30 Tên chuyên môn

Bảng 3.4 Bảng bằng cấp nhân viên

Mục đích sử dụng: lưu trữ toàn bộ thông tin chung về hợp đồng đã ký với nhân viên trong công ty Cấu trúc gồm: Mã hợp đồng, loại hợp đồng, ghi chú.

*Ma HD String 10 Mã hợp đồng

LoaiHD String 1 Loại hợp đồng

Mục đích sử dụng: lưu trữ những thồng tin về mức lương cơ bản theo quy định của nhà nước để trả lương cho nhân viên công ty Cấu trúc gồm: Mã lương cơ bẳn, mức lương cơ bản, ngày cập nhật.

*MaLCB String 3 Mã lương cơ bản

MucLCB curency Mức lương cơ bản

NgayCapNhat Datetime Ngày cập nhật

Bảng 3.6 Bảng lương cơ bản

Mục đích sử dụng: lưu trữ toàn bộ thông tin chung về phòng ban có trong công ty Cấu trúc gồm: Mã phòng ban, tên phòng ban, vị trí, tên trưởng phòng, số điện thoại.

*MaPB String 5 Mã phòng ban

TenPB String 30 Tên phòng ban

TenTP String 30 Tên trưởng phòng

SoDT Number integer Số điện thoại

♦ Bảng chi tiết quyết định nhân sự

Mục đích sử dụng: lưu những thông tin chi tiết về các quyết định điều động nhân sự trong công ty Cấu trúc gồm: Mã nhân viên., mã công tác, ngày bổ nhiệm, ngày miễn nhiệm, mã phòng ban, mã chức vụ.

*Ma CongTac String 10 Mã công tác

NgayBoNhiem Datetime Ngày bổ nhiệm

NgayMienNhiem Datetime Ngày miễn nhiệm

MaPB String 5 Mã phòng ban

MaCV String 5 Mã chức vụ

Bảng 3.8 Bảng chi tiết quyết định nhân sự

♦ Bảng chi tiết bằng cấp nhân viên

Mục đích sử dụng: lưu những thông tin chi tiết về bằng cấp để quản lý trình độ nhân viên trong công ty Cấu trúc gồm: Mã nhân viên., mã chuyên môn, nơi đào tạo, hệ đào tạo.

*Ma NV String 8 Mã nhân viên

*MaChuyenMon String 5 Mã chuyên môn

NoiDaoTao Date 50 Nơi đào tạo

HeDaoTao String 30 Hệ đào tạo

Bảng 3.9 Bảng chi tiết bằng cấp nhân viên

Mục đích sử dụng: lưu trữ những thông tin về các hệ số lương của nhân viên trong công ty Cấu trúc gồm: Mã nhân viên, ngày lập, người lập, hệ số lương cơ bản, hệ số phụ cấp trách nhiệm, hệ số phụ cấp chức vụ, mã lương cơ bản, mã lương năng suất.

HeSoLCB number integer Hệ số lương cơ bản

HSPhuCapTN number integer Hệ số phụ cấp trách nhiệm HSPhuCapCV number integer Hệ số phụ cấp chức vụ

MaLCB String 3 Mã lương cơ bản

MaLNS String 3 Mã lương năng suất

♦ Bảng chi tiết hợp đồng

Triển khai hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần xây dựng Vinaconex1

Mục tiêu của giai đoạn triển khai hệ thống là xây dựng một hệ thống thông tin hoạt động tốt Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hóa của hệ thống thông tin – đó chính là phần mềm Việc hoàn thành mọi tài liệu hệ thống và tài liệu hướng dẫn người sử dụng cho thao tác viên là trách nhiệm của nhà thiết kế hệ thống khi thực hiện triển khai hệ thống thông tin.

Phần mềm quản lý nhân sự dự tính sẽ được cài đặt chạy thử nghiệm tại phòng Tổ chức hành chính và tác giả sẽ nhận ý kiến phản hồi từ người sử dụng và ý kiến đánh giá về chất lượng, các tính năng của phần mềm, cũng như khả năng sử dụng phần mềm của nhân viên Thực tế trong thời gian thực tập tại công ty, em nhận thấy phòng Tổ chức hành chính có đủ trang thiết bị, máy tính để triển tiến hành triển khai cài đặt phần mềm Cụ thể các yêu cầu về phần cứng và phần mềm khi cài đặt chương trình như sau:

- Bộ vi xử lý Pentium IV, 533 MHz trở lên

- 256 MB Ram đối với Windows XP, 1G Ram với Windows Vista

Vì công ty chưa có phần mềm quản lý nhân sự nào trước đây, nên em quyết định đưa ngay hệ thống mới vào sử dụng Dung lượng của phần mềm là 19.9 M Ưu điểm của phương pháp này là ít tốn kém nhất Nhưng có nhược điểm là nếu hệ thống mới bị trục trặc thì sẽ cần thời gian để phục hồi hệ thống cũ hoạt động trở lại và cập nhật các giao dịch nghiệp vụ Nhưng thực tế, em đã cài đặt và thử nghiệm hệ thống và chạy thử trên nhiều máy và thấy rằng phương pháp cài đặt hệ thống trực tiếp là an toàn và hiệu quả tại công ty Cổ phần xây dựng Vinaconex 1 Dưới đây là một số công cụ cần thiết để tiến hành cài đặt phần mềm:

- Phần mềm được viết bằng ngôn ngữ VB, được đóng gói ra file NhanSu.exe để chạy.

- Bộ phần mềm đóng gói sẽ gồm một đĩa CD bao gồm code và các file để chạy chương trình.

3.4.2 Đóng gói và đào tạo

Phần mềm quản lý nhân sự sau khi đã được đóng gói có file cài đặt tên là NhanSu.exe Người dùng chỉ cần cài đặt phần mềm theo hướng dẫn sau và tiến hành sử dụng phần mềm.

 Tài liệu hướng dẫn cài đặt và sử dụng phần mềm

- Hướng dẫn cài đặt: Cho đĩa CD vào ổ đĩa và chạy file NhanSu.exe chọn hướng dẫn cài đặt và next.

- Sau khi cài đặt xong biểu tượng chương trình sẽ hiện trên màn hình desktop, có tên là “Quản lý nhân sự” Người sử dụng chỉ cần nháy đúp chuột thì đăng nhập vào chương trình và tiến hành sử dụng chương trình.

- Hướng dẫn sử dụng: Ngoài phần trợ giúp được hỗ trợ trong chương trình, người dùng có thể tham khảo trực tiếp sách hướng dẫn sử dụng Dưới đây là một số chức năng chính của chương trình phần mềm quản lý nhân sự

● Đăng nhật hệ thống: Để vào phần mềm, người dùng cần đăng ký tài khoản và mật khẩu.

● Quản lý có quyền là Admin mới có quyền thêm mới người dùng, sao lưu dữ liệu, phục hồi dữ liệu, và có quyền sử dụng mọi chức năng khác của phần mềm.

● Sau khi đăng nhập người dùng có thể cập nhật, sửa, lưu, xóa bảng danh động nhân viên và in ra quyết định điều động nhân sự, quản lý các hệ số lương và cập nhật đánh giá hệ số hoàn thành công viêc của trưởng phòng cho nhân viên để tính lương hàng tháng cho nhân viên và in ra bảng lương tháng cho từng nhân viên và theo từng phòng ban.

● Người dùng cũng có thể thực hiện tra cứu hợp đồng nhân sự, tra cứu các quyết định điều động nhân sự, tra cứu nhân viên theo trình độ, lên các báo cáo cho nhà quản lý.

 Kế hoạch đào tạo người dùng:

Ngoài tài liệu hướng dẫn sử dụng, tác giả khi đi triển khai phần mềm tại công ty đã trực tiếp hướng dẫn nhân viên trong phòng Tổ chức hành chính sử dụng các chức năng chính của phần mềm Nếu phòng ban có yêu cầu, tác giả sẽ lên kế hoạch và trực tiếp hướng dẫn đào tạo người sử dụng hoặc nhân viên có thắc mắc và ý kiến phản hồi xin trực tiếp gửi câu hỏi vào địa chỉ email của tác giả: vuongngocquynh2008@gmail.com

Tiêu đề	Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần xây dựng Vinaconex 1
Tác giả	Tác Giả
Người hướng dẫn	TS. Trần Thị Song Minh
Trường học	Trường Đại học Kinh tế quốc dân
Thể loại	khóa luận tốt nghiệp
Năm xuất bản	2009
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	164
Dung lượng	2,39 MB