TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠIKhoa Quản trị kinh doanh
Trang 2Trường Đại học Thương Mại CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMKhoa Quản trị kinh doanh Độc lập - Tự do – Hạnh phúc
II Thời gian địa điểm, thành phần
Thời gian họp: từ 20h đến 23h ngày 12 tháng 02 năm 2023 Địa điểm họp: Online qua Google Meet
Thành phần: Các thành viên tham gia họp nhóm đầy đủ, bao gồm: 1 Nguyễn Phúc Nguyên 6 Lê Thị Mai Phương
3 Phan Thị Lan Oanh 8 Nguyễn Minh Quân 4 Phạm Vương Đức Phú 9 Đỗ Thị Quỳnh
III Nội dung cuộc họp
1 Sau khi lên đề cương sơ bộ nhóm trưởng tổ chức họp và lấy ý kiến các thành viên bổ sung để hoàn thiện đề cương.
2 Thống nhất sườn đề cương, nhóm đưa ra đề cương chi tiết và chốt địa điểm tổ chức chương trình Thiện nguyện.
3 Nhóm trưởng, thành viên thống nhất nội dung và kết thúc cuộc họp.
Hà Nội, ngày 12 tháng 02 năm 2023
Thư ký Nhóm trưởng
Trang 31.1.1 Lựa chọn thành viên tham gia nhóm làm việc 5
1.1.2 Xác định và phổ biến mục tiêu nhóm làm việc 6
1.1.3 Thiết lập cơ chế hoạt động của nhóm 8
1.2 Kế hoạch chi tiết 10
1.2.1 Mô tả kế hoạch 10
1.2.2 Phân tích môi trường 12
1.2.3 Lịch trình cụ thể và phân công công việc 13
a Lịch trình cụ thể 13
b Phân công công việc 16
c Tiến trình công việc cụ thể 20
1.2.4 Dự đoán chi phí 24
2 Các rủi ro và mâu thuẫn có thể phát sinh và giải pháp khắc phục 26
2.1 Phân tích các yếu tố ảnh hưởng chuyến đi 26
2.2 Xác định rủi ro và giải pháp khắc phục 27
2.3 Xác định mâu thuẫn và giải pháp khắc phục 30
3 Đánh giá chuyến đi 32
C KẾT LUẬN 33
DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 5 34
Trang 4A LỜI MỞ ĐẦU
Lời đầu tiên chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến giảng viên Trần Thị Trà My đã luôn tâm huyết, giảng dạy, hướng dẫn nhiệt tình để chúng em có thể hoàn thành bài thảo luận học phần Quản trị nhóm làm việc một cách xuất sắc nhất Chúng em cảm ơn cô vì trong suốt học phần vừa qua đã giúp chúng em được tiếp cận, nghiên cứu và hiểu sâu nội dung của bộ môn Quản trị nhóm làm việc
Học phần Quản trị nhóm làm việc đã mang lại cho chúng em những kiến thức, kỹ năng về làm việc nhóm, nghiên cứu và tổ chức hoạt động một nhóm làm việc Qua học phần, chúng em hiểu được nhóm làm việc là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau và với trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung Và qua đó, chúng em cũng biết cách xây dựng nhóm làm việc, giao tiếp trong nhóm làm việc, lãnh đạo nhóm làm việc và đánh giá nhóm làm việc Đây là những kiến thức, kỹ năng bổ ích đối với chúng em trong học tập, công việc sau này.
Và với mong muốn vận dụng, củng cố những kiến thức đã được học về xây dựng, quản trị nhóm làm việc, nhóm 5 chúng em đã thực hiện thảo luận nghiên cứu đề tài: Xây dựng kế hoạch tổ chức chương trình thiện nguyện hè 2023 tại Làng trẻ Hòa Bình Phát hiện những rủi ro và mâu thuẫn có thể xảy ra Sau đó, đề xuất những giải pháp khắc phục từng rủi ro, mâu thuẫn trong quá trình tổ chức chương trình trên.
Trang 5B NỘI DUNG
Lý do tổ chức chương trình thiện nguyện: Chương trình Nắng hạ được nhóm em tổ chức với mong muốn góp sức lực nhỏ bé của nhóm Hạ yêu thương vào việc giúp đỡ những hoàn cảnh còn khó khăn Ngoài ra, chương trình diễn ra nhằm hưởng ứng phong trào “Người tốt, việc tốt”, khích lệ sự tham gia của nhiều nhóm thiện nguyện hơn từ đó xây dựng một tương lai tươi sáng hơn cho những hoàn cảnh khó khăn, xây dựng một xã hội văn minh với nhiều điều tốt đẹp nhất.
1 Xây dựng kế hoạch1.1 Xây dựng nhóm làm việc
1.1.1 Lựa chọn thành viên tham gia nhóm làm việc.
Nhóm là sự tập hợp của nhiều thành viên tham gia, mỗi thành viên đều có vai trò quan trọng quyết định đến hiệu quả công việc chung của nhóm Vì vậy, đối với nhóm làm việc tổ chức vì hoạt động thiện nguyện sẽ yêu cầu các tiêu chí dưới đây.
a Sự tận tụy
Là một tình nguyện viên, mỗi thành viên cần có khả năng cam kết với lý tưởng hoặc tổ chức từ thiện của mình Bạn phải chọn làm tình nguyện cho điều gì đó mà bạn thực sự quan tâm Nhiều chương trình tình nguyện có thể sẽ yêu cầu bạn hỗ trợ một số ca hoặc giờ nhất định mỗi tháng Bạn cần có khả năng lên kế hoạch tổng quan và tôn trọng thỏa thuận này.
b Giao tiếp
Giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói là một kỹ năng quan trọng cần có với tư cách là một tình nguyện viên vì bạn sẽ có khả năng làm việc khắn khít với các tình nguyện viên khác và cả những người mà bạn sẽ phục vụ Ví dụ, nếu bạn tình nguyện làm gia sư, bạn cần có khả năng hướng dẫn rõ ràng cho học sinh của mình Tương tự như vậy, nếu bạn muốn tham gia một nhóm tình nguyện viên, bạn cần có khả năng truyền đạt các lịch trình tình nguyện, kế hoạch dự án và những thông tin quan trọng khác Kỹ năng này rất cần cho những bạn làm trưởng nhóm, người truyền đạt
c Lòng trắc ẩn
Giúp đỡ người khác hoặc ủng hộ một mục tiêu là nền tảng của hoạt động tình nguyện Bạn cần có lòng trắc ẩn khi giúp đỡ người khác bằng cách xem xét quan điểm và tình huống của họ Lòng trắc ẩn của bạn có thể giúp bạn nhận ra rằng mọi người đều có những cơ hội khác nhau và bạn có thể tạo ra sự khác biệt trong cuộc sống của họ.
d Tinh thần làm việc mạnh mẽ
Một số nhiệm vụ tình nguyện đòi hỏi bạn phải có tinh thần làm việc vững vàng Giữ một đạo đức làm việc mạnh mẽ cho phép bạn tiếp tục giúp đỡ người khác mà luôn duy trì
Trang 6một thái độ tích cực Ví dụ, nếu bạn đang hỗ trợ các dự án xây dựng, bạn cần duy trì sức chịu đựng của mình trong suốt thời gian làm tình nguyện Tương tự, nếu bạn đang phụ trách tình nguyện cho nhiều người, bạn cần phải duy trì năng lượng của mình trong mỗi lần tương tác.
e Kỹ năng làm việc theo nhóm
Cộng tác với những người khác là một phần lớn của hoạt động tình nguyện Nhiều nhiệm vụ của bạn yêu cầu bạn làm việc với những người khác, vì vậy điều quan trọng là bạn phải có kỹ năng làm việc nhóm để có thể hợp tác Những thứ như bài tập xây dựng nhóm có thể giúp mỗi thành viên trong nhóm phát huy kỹ năng làm việc của họ Cố gắng làm quen với những người đồng tình nguyện và tìm hiểu lý do tại sao họ ủng hộ cùng một mục đích với mình.
f Quản lý thời gian
Nhiều dự án tình nguyện khá nhạy cảm về thời gian Bạn cần có các kỹ năng để có thể đáp ứng thời hạn và chuyển sang các nhiệm vụ mới Bạn cũng có thể cần phải thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc, vì vậy kỹ năng quản lý thời gian có thể giúp bạn phù hợp với mọi việc bạn cần làm.
g Thể chất
Đa số các chương trình thiện nguyện đều diễn ra trong một thời gian dài, yêu cầu các tình nguyện viên phải có thể chất tốt để tham gia các hoạt động dọn dẹp, chuẩn bị quà tặng, chuẩn bị sân khấu, Vì vậy thể chất cũng là một trong những tiêu chí được nhóm em đặt ra.
1.1.2 Xác định và phổ biến mục tiêu nhóm làm việc
a Xác định mục tiêu nhóm
Mục tiêu chung:
- Giúp đỡ những người có hoàn cảnh khó khăn, vì một tương lai tươi sáng đầy ý nghĩa, tạo nên những tác động tích cực đến cuộc sống của những người kém may mắn
- Cải thiện mối quan hệ xã hội, mở rộng vòng tay trao đi yêu thương - Gặp gỡ những người mới, học hỏi thêm kinh nghiệm.
- Làm điều có ý nghĩa cho xã hội.
- Đi đến những địa điểm mới, trải nghiệm những điều mới mẻ, khám phá sự đa dạng về cuộc sống.
Mục tiêu cụ thể:
- Địa điểm: Nhóm thực hiện hoạt động tại Làng trẻ Hòa Bình, Đường Nguyễn Huy Tưởng, Phường Thanh Quân Trung, Hà Nội.
Trang 7- Thời gian: 6h30 ngày 1/7/2023 đến 19h ngày 2/7/2023
- Tham gia hoạt động: sự có mặt đầy đủ của ban tổ chức và 15 tình nguyện viên - Kinh phí: 16.800.000
- Phương tiện : xe máy ( 13-15 xe)
b Xác định nét đặc trưng nhóm, thành viên
Tên nhóm: Hạ yêu thương
Ý nghĩa tên nhóm: nhóm thực hiện chương trình Nắng ấm vào mùa hè, với mục đích đóng góp sức lực nhỏ bé của nhóm Hạ yêu thương nói riêng và Khoa Quản trị kinh doanh trường Đại học Thương mại nói chung vào các hoạt động thiện nguyện.
- Sứ mệnh của nhóm: Giúp đỡ những hoàn cảnh khó khăn, hưởng ứng tích cực hoạt động thiện nguyện cũng như xây dựng một cộng đồng tốt đẹp hơn.
- Định vị nhóm: Nhóm Hạ yêu thương sẽ là nhóm hoạt động thiện nguyện đoàn kết nhất, năng nổ nhất trong mùa hè tới.
- Khẩu hiệu nhóm: Đoàn kết - Nhiệt huyết - Yêu thương - Màu sắc đại diện nhóm: Màu xanh hy vọng.
Là màu của một tổ chức, tập thể có cùng mục đích, chí hướng, thể hiện được sự đoàn kết, đồng lòng, cùng nhau xây dựng Tổ quốc, xây dựng một tương lai tươi sáng hơn cho những mảnh đời còn gặp khó khăn Đây được coi là lời khẳng định sự hòa hợp của con người với thiên nhiên, cũng là ước mơ vươn tới chân trời, sẵn sàng cống hiến Những thế hệ đoàn viên thanh niên trẻ là những chủ nhân tương lai của đất nước, luôn khát khao vươn lên, vượt qua những thử thách để gặt hái thành công Nơi nào nhìn thấy hình ảnh của chiếc áo xanh xuất hiện đều cảm thấy có sự lan tỏa niềm vui ở đó Màu xanh còn là màu của hạnh phúc, màu của tình yêu, nhắc nhở thanh niên Việt Nam sống một cuộc đời thật ý nghĩa, làm nên được nhiều điều vô thường với sức mạnh đoàn kết vô hạn
- Giá trị cốt lõi:
+ Tiết kiệm, hiệu suất: Vận dụng các nguồn lực sẵn một cách hiệu quả, tiết kiệm + Tính kỷ luật, đoàn kết, đồng đội: Gương mẫu tuân thủ kỷ luật nhóm Tự giác cộng tác và khuyến khích tinh thần đoàn kết, đồng đội, làm việc theo nhóm.
+ Hài lòng, hạnh phúc: Hướng đến sự hài lòng của mọi thành viên trong nhóm và mang lại niềm hạnh phúc cho mọi người.
c Giao tiếp trong nhóm làm việc
Các hình thức giao tiếp mà nhóm sử dụng:
- Giao tiếp trực tiếp: Nhóm sẽ tổ chức các buổi họp nhóm trực tiếp, các thành viên và trưởng nhóm sẽ đối thoại với nhau hoặc là giữa các thành viên.
Trang 8- Giao tiếp gián tiếp: Trong trường hợp có thông tin cần trao đổi mà các thành viên không thể gặp mặt nhau thì sẽ áp dụng phương pháp giao tiếp gián tiếp thông qua các tin nhắn, gửi mail,…
Các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp trong nhóm làm việc:
- Môi trường vật chất: Khi tổ chức họp thì nhóm sẽ lựa chọn các địa điểm phù hợp, yên tĩnh, có đầy đủ ánh sáng, các thiết bị truyền tin tốt nhất đến các thành viên.
- Phương tiện và kênh truyền đạt thông tin giao tiếp: Thứ nhất, phương tiện truyền tin sẽ sử dụng là tín hiệu ngôn ngữ và tín hiệu phi ngôn ngữ, tin hiệu ngôn ngữ thông qua nói và viết Tùy từng hoàn cảnh sẽ áp dụng phương pháp nào để phù hợp nhất Còn tín hiệu phi ngôn ngữ sẽ được các thành viên sử dụng khi nói chuyện với nhau để tăng tương tác và liên kết với nhau hơn Thứ hai, về kênh giao tiếp sẽ có kênh giao tiếp chính thức và kênh giao tiếp không chính thức
- Hoàn cảnh tâm lý cá nhân của thành viên nhóm làm việc: Đây là yếu tố liên quan đến tâm trạng và cảm nhận của chủ thế giao tiếp tại thời điểm xảy ra giao tiếp Tùy vào động cơ cá nhân mà ảnh hưởng đến hành vi giao tiếp Vì đây là nhóm hoạt động thiện nguyện nên động cơ cá nhân cũng là động cơ của toàn nhóm làm việc.
- Quan hệ giữa các thành viên và bầu không khí tâm lý của nhóm làm việc: Bởi vì các thành viên đa số đều quen biết nhau, các tình nguyện viên được tuyển chọn đều nhiệt tình tích cực sẽ giảm được bầu không khí ngại ngùng khi làm việc.
Giao tiếp trong nhóm làm việc ảnh hưởng rất nhiều đến các hoạt động của nhóm vì vậy các thành viên cần chú ý các nguyên tắc trong giao tiếp nhóm làm việc như: lắng nghe và phản hồi các ý kiến, tôn trọng các ý kiến, đảm bảo lợi ích giữa các bên tham gia giao tiếp, tiết chế các cảm xúc tiêu cực để tạo bầu không khí thoải mái nhất,…
1.1.3 Thiết lập cơ chế hoạt động của nhóm
Nội quy khi tham gia chương trình Nắng ấm:
1 Tập trung tại điểm tập kết đúng giờ quy định Xe sẽ xuất phát đúng giờ Trưởng đoàn sẽ không chịu trách nhiệm nếu bạn đi trễ.
2 Khi tham gia chương trình bắt buộc tất cả thành viên phải mặc quần áo thoải mái, lịch sự và dễ hoạt động (nên mặc quần áo tối màu), mang giày thể thao
3 Các thành viên tập trung theo nhóm đã được sắp xếp, không tự ý thay đổi khi chưa có sự đồng ý
4 Nghiêm túc chấp hành và thực hiện các công việc, hoạt động được giao
5 Khi gặp một vấn đề nào đó liên quan đến tập thể, các bạn nên bàn bạc với Trưởng đoàn để đưa ra quyết định tốt nhất
Trang 96 Khi có việc cần rời khỏi vị trí phải thông báo với Trưởng đoàn để sắp xếp người thay thế Giải quyết xong phải nhanh chóng quay lại vị trí làm việc
7 Khi đi đâu cần ít nhất 2 người trở lên Không đi riêng lẻ một mình vì đây là khu vực lạ, chưa nắm bắt hết tình hình an ninh nơi đây và cũng tránh những trường hợp không hay xảy ra
8 Tham gia các hoạt động trong chương trình trên tinh thần tự nguyện, vui vẻ, phấn khởi, đồng đội, tương trợ lẫn nhau
9 Trong khi đang làm việc ko được sử dụng máy ảnh, điện thoại chụp hình tự sướng, tránh ảnh hưởng đến công việc và nhiệm vụ được giao.
10 Khi có xích mích, mâu thuẫn, tranh cãi nên bình tĩnh và giải quyết với tinh thần vui vẻ, cảm thông
11 Không dùng từ ngữ thô tục, thiếu văn hóa Giữ gìn vệ sinh chung và không xả rác bừa bãi
Thiết lập cơ chế, cách thức hoạt động
Nhóm sẽ hoạt động theo quy tắc dân chủ Không ai có vai trò quan trọng hơn ai Mọi người đều có quyền lên ý kiến đóng góp cho mọi quá trình làm việc của nhóm.
Nhóm gồm 10 thành viên, trong đó 10 thành viên trong ban tổ chức, Trưởng ban tổ chức có vai trò hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát tất cả các hoạt động trong buổi thiện nguyện Tên công việc, số lượng và nhiệm vụ của các thành viên được quy định ở
02 - Lên kế hoạch trò chơi
- Dẫn chương trình và thúc đẩy tinh thần tham gia của mọi người
Phụ trách nấu ăn, mua đồ dùng cần thiết
01 - Nấu ăn và dọn dẹp - Mua đồ ăn, đồ dùng
Trang 10- Phụ trách thuê đồ dùng tại địa điểm tổ chức Lên kế hoạch, hậu cần 04 - Lên kế hoạch toàn bộ chuyến đi, đốc thúc nhắc
nhở mọi người làm theo kế hoạch
- Đưa ra các phương án dự phòng nếu gặp rủi ro Phụ trách địa điểm, di
01 - Làm việc với Tổ trưởng Tổ dân phố, người đứng đầu quản lý địa điểm
- Tìm kiếm, liên hệ bên phương tiện di chuyển (trao đổi thông tin về giá cả, địa điểm, giờ đi và
- Tặng quà cho các em nhỏ ở làng trẻ Hòa Bình
- Vệ sinh, dọn dẹp đồng thời tổ chức những hoạt động văn nghệ ở làng trẻ Hòa Bình, giúp các em nhỏ có kỷ niệm đẹp và các thành viên có thêm những trải nghiệm mới
- Giúp tập thể nhóm thêm đoàn kết, gắn bó tất cả thành viên trong nhóm
- Là cơ hội để các thành viên trong nhóm làm quen, tìm hiểu, thân thiết với nhau nhiều hơn cũng như có với nhau những kỉ niệm, ấn tượng đẹp.
Ý nghĩa:
Nắng ấm là hoạt động của nhóm Hạ yêu thương, với mong muốn góp chút sức nhỏ bé của mình mang niềm vui tới những em nhỏ có hoàn cảnh khó khăn tại làng trẻ Hòa Bình Giúp nâng cao tinh thần tương thân tương ái, lá lành đùm lá rách cho sinh viên trường ĐH Thương Mại nói chung, khoa Quản trị Kinh doanh nói riêng
Trang 11- Chương trình văn nghệ và tặng quà cho các em nhỏ: Làng trẻ Hòa Bình
c Địa điểm, thời gian, đối tượng, kinh phí, phương tiện.
- Địa điểm: Làng trẻ Hòa Bình, Đường Nguyễn Huy Tưởng, Phường Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, Hà Nội.
- Thời gian: 12h ngày 1/7/2023
- Đối tượng: Thành viên nhóm Hạ yêu thương - Kinh phí: 16.800.000
- Phương tiện: đi xe máy
Lưu ý: Tất cả mọi người hạn chế đem theo nhiều đồ, chỉ đem theo những vật dụng cá nhân cần thiết phục vụ cho cuộc thiện nguyện.
d Ban tổ chức.
e Tổ chức thực hiện.
Ngày 1/6/2023: Lên kế hoạch.
Ngày 18/6/2023: Chốt số lượng TV tham gia Ngày 20/6/2023: Đóng quỹ.
Ngày 18/6/2023: Viết bản cam kết.
3 Nguyễn Ngọc Phúc Trưởng nhóm truyền thông
Trang 12Ngày 25/6/2023: Chuẩn bị đồ đạc Ngày 28/6/2023: Chốt số lượng xe máy Ngày 1/7/2023: Di chuyển và thực hiện kế hoạch
1.2.2 Phân tích môi trường
Địa điểm thiện nguyện: Làng trẻ Hòa Bình, Đường Nguyễn Huy Tưởng, Phường Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, Hà Nội Làng Hòa Bình Thanh Xuân được thành lập ngày 17 tháng 12 năm 1991 do Làng Hòa Bình Quốc tế OBERHAUZEN và Chính phủ Cộng hòa Liên Bang Đức giúp đỡ xây dựng cơ sở vật chất ban đầu, thực hiện nhiệm vụ chăm sóc, nuôi dưỡng và điều trị cho trẻ khuyết tật do ảnh hưởng chất độc da cam/dioxin và các nguyên nhân khác Đây cũng là một trong số nguyên nhân nhóm em chọn đây là nơi để tổ chức hoạt động lần này.
Điểm mạnh: Dễ di chuyển, tiếp cận Tiết kiệm thời gian di chuyển và tập hợp Do quãng đường di chuyển không quá xa nên các thành viên trong nhóm sẽ không bị mệt mỏi
Điểm yếu: Nằm trong khu vực Hà Nội nên có thể xảy ra trường hợp tắc đường Địa điểm thiện nguyện nằm trong khu vực nội thành, không gian tổ chức sinh hoạt hoặc sự kiện bị hạn chế
Cơ hội:
Tiện đi lại, có thể linh hoạt thay đổi chương trình
Có cơ hội được gặp gỡ và giúp đỡ những trẻ em bị thiệt thòi trong cuộc sống Tăng khả năng giao tiếp và gặp gỡ được thêm nhiều người mới
Có thêm trải nghiệm, kinh nghiệm cho cuộc sống Nguy cơ thách thức:
Địa điểm có không gian hạn chế Đường di chuyển bị ùn tắc
Trang 131.2.3 Lịch trình cụ thể và phân công công việc Nguyễn Huy Tưởng, Phường Thanh Xuân Trung, Quận Thanh Xuân, Hà Nội, mọi người tập trung, kiểm
Trang 14lưu văn nghệ với người dân địa
Trang 1521h-23h Đốt lửa trại Chuẩn bị đồ để đốt lửa trại và nhóm tự tổ chức vui chơi với nhau quanh lửa trại
Trang 16sàng trao đổi ý kiến với mọi thành viên trong nhóm
- Linh hoạt xử lý tình
- Yêu cầu quá cao trong công việc gây áp lực tới các thành viên
Trưởng ban tổ chức, Quản lý các thành viên
Trang 17công việc đòi hỏi sức khỏe cơ bắp như bốc vác…
Dẫn chương trình
3 Nguyễn Ngọc Phúc
- Tự tin trước đám đông - Tinh thần lạc quan, vui
- Biết lắng nghe, có tinh thần cầu tiến, ham học