NỘI DUNG
Xây dựng kế hoạch
1.1 Xây dựng nhóm làm việc
1.1.1 Lựa chọn thành viên tham gia nhóm làm việc
Nhóm là sự tập hợp của nhiều thành viên tham gia, mỗi thành viên đều có vai trò quan trọng quyết định đến hiệu quả công việc chung của nhóm Vì vậy, đối với nhóm làm việc tổ chức vì hoạt động thiện nguyện sẽ yêu cầu các tiêu chí dưới đây. a Sự tận tụy
Là một tình nguyện viên, mỗi thành viên cần có khả năng cam kết với lý tưởng hoặc tổ chức từ thiện của mình Bạn phải chọn làm tình nguyện cho điều gì đó mà bạn thực sự quan tâm Nhiều chương trình tình nguyện có thể sẽ yêu cầu bạn hỗ trợ một số ca hoặc giờ nhất định mỗi tháng Bạn cần có khả năng lên kế hoạch tổng quan và tôn trọng thỏa thuận này. b Giao tiếp
Giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói là một kỹ năng quan trọng cần có với tư cách là một tình nguyện viên vì bạn sẽ có khả năng làm việc khắn khít với các tình nguyện viên khác và cả những người mà bạn sẽ phục vụ Ví dụ, nếu bạn tình nguyện làm gia sư, bạn cần có khả năng hướng dẫn rõ ràng cho học sinh của mình Tương tự như vậy, nếu bạn muốn tham gia một nhóm tình nguyện viên, bạn cần có khả năng truyền đạt các lịch trình tình nguyện, kế hoạch dự án và những thông tin quan trọng khác Kỹ năng này rất cần cho những bạn làm trưởng nhóm, người truyền đạt c Lòng trắc ẩn
Giúp đỡ người khác hoặc ủng hộ một mục tiêu là nền tảng của hoạt động tình nguyện. Bạn cần có lòng trắc ẩn khi giúp đỡ người khác bằng cách xem xét quan điểm và tình huống của họ Lòng trắc ẩn của bạn có thể giúp bạn nhận ra rằng mọi người đều có những cơ hội khác nhau và bạn có thể tạo ra sự khác biệt trong cuộc sống của họ. d Tinh thần làm việc mạnh mẽ
Một số nhiệm vụ tình nguyện đòi hỏi bạn phải có tinh thần làm việc vững vàng Giữ một đạo đức làm việc mạnh mẽ cho phép bạn tiếp tục giúp đỡ người khác mà luôn duy trì một thái độ tích cực Ví dụ, nếu bạn đang hỗ trợ các dự án xây dựng, bạn cần duy trì sức chịu đựng của mình trong suốt thời gian làm tình nguyện Tương tự, nếu bạn đang phụ trách tình nguyện cho nhiều người, bạn cần phải duy trì năng lượng của mình trong mỗi lần tương tác. e Kỹ năng làm việc theo nhóm
Cộng tác với những người khác là một phần lớn của hoạt động tình nguyện Nhiều nhiệm vụ của bạn yêu cầu bạn làm việc với những người khác, vì vậy điều quan trọng là bạn phải có kỹ năng làm việc nhóm để có thể hợp tác Những thứ như bài tập xây dựng nhóm có thể giúp mỗi thành viên trong nhóm phát huy kỹ năng làm việc của họ Cố gắng làm quen với những người đồng tình nguyện và tìm hiểu lý do tại sao họ ủng hộ cùng một mục đích với mình. f Quản lý thời gian
Nhiều dự án tình nguyện khá nhạy cảm về thời gian Bạn cần có các kỹ năng để có thể đáp ứng thời hạn và chuyển sang các nhiệm vụ mới Bạn cũng có thể cần phải thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc, vì vậy kỹ năng quản lý thời gian có thể giúp bạn phù hợp với mọi việc bạn cần làm. g Thể chất Đa số các chương trình thiện nguyện đều diễn ra trong một thời gian dài, yêu cầu các tình nguyện viên phải có thể chất tốt để tham gia các hoạt động dọn dẹp, chuẩn bị quà tặng, chuẩn bị sân khấu, Vì vậy thể chất cũng là một trong những tiêu chí được nhóm em đặt ra.
1.1.2 Xác định và phổ biến mục tiêu nhóm làm việc a Xác định mục tiêu nhóm
- Giúp đỡ những người có hoàn cảnh khó khăn, vì một tương lai tươi sáng đầy ý nghĩa, tạo nên những tác động tích cực đến cuộc sống của những người kém may mắn
- Cải thiện mối quan hệ xã hội, mở rộng vòng tay trao đi yêu thương.
- Gặp gỡ những người mới, học hỏi thêm kinh nghiệm.
- Làm điều có ý nghĩa cho xã hội.
- Đi đến những địa điểm mới, trải nghiệm những điều mới mẻ, khám phá sự đa dạng về cuộc sống.
- Địa điểm: Nhóm thực hiện hoạt động tại Làng trẻ Hòa Bình, Đường Nguyễn Huy Tưởng, Phường Thanh Quân Trung, Hà Nội.
- Thời gian: 6h30 ngày 1/7/2023 đến 19h ngày 2/7/2023
- Tham gia hoạt động: sự có mặt đầy đủ của ban tổ chức và 15 tình nguyện viên.
- Phương tiện : xe máy ( 13-15 xe) b Xác định nét đặc trưng nhóm, thành viên
Tên nhóm: Hạ yêu thương Ý nghĩa tên nhóm: nhóm thực hiện chương trình Nắng ấm vào mùa hè, với mục đích đóng góp sức lực nhỏ bé của nhóm Hạ yêu thương nói riêng và Khoa Quản trị kinh doanh trường Đại học Thương mại nói chung vào các hoạt động thiện nguyện.
- Sứ mệnh của nhóm: Giúp đỡ những hoàn cảnh khó khăn, hưởng ứng tích cực hoạt động thiện nguyện cũng như xây dựng một cộng đồng tốt đẹp hơn.
- Định vị nhóm: Nhóm Hạ yêu thương sẽ là nhóm hoạt động thiện nguyện đoàn kết nhất, năng nổ nhất trong mùa hè tới.
- Khẩu hiệu nhóm: Đoàn kết - Nhiệt huyết - Yêu thương.
- Màu sắc đại diện nhóm: Màu xanh hy vọng.
Là màu của một tổ chức, tập thể có cùng mục đích, chí hướng, thể hiện được sự đoàn kết, đồng lòng, cùng nhau xây dựng Tổ quốc, xây dựng một tương lai tươi sáng hơn cho những mảnh đời còn gặp khó khăn Đây được coi là lời khẳng định sự hòa hợp của con người với thiên nhiên, cũng là ước mơ vươn tới chân trời, sẵn sàng cống hiến Những thế hệ đoàn viên thanh niên trẻ là những chủ nhân tương lai của đất nước, luôn khát khao vươn lên, vượt qua những thử thách để gặt hái thành công Nơi nào nhìn thấy hình ảnh của chiếc áo xanh xuất hiện đều cảm thấy có sự lan tỏa niềm vui ở đó Màu xanh còn là màu của hạnh phúc, màu của tình yêu, nhắc nhở thanh niên Việt Nam sống một cuộc đời thật ý nghĩa, làm nên được nhiều điều vô thường với sức mạnh đoàn kết vô hạn
+ Tiết kiệm, hiệu suất: Vận dụng các nguồn lực sẵn một cách hiệu quả, tiết kiệm.
+ Tính kỷ luật, đoàn kết, đồng đội: Gương mẫu tuân thủ kỷ luật nhóm Tự giác cộng tác và khuyến khích tinh thần đoàn kết, đồng đội, làm việc theo nhóm.
+ Hài lòng, hạnh phúc: Hướng đến sự hài lòng của mọi thành viên trong nhóm và mang lại niềm hạnh phúc cho mọi người. c Giao tiếp trong nhóm làm việc
Các hình thức giao tiếp mà nhóm sử dụng:
- Giao tiếp trực tiếp: Nhóm sẽ tổ chức các buổi họp nhóm trực tiếp, các thành viên và trưởng nhóm sẽ đối thoại với nhau hoặc là giữa các thành viên.
- Giao tiếp gián tiếp: Trong trường hợp có thông tin cần trao đổi mà các thành viên không thể gặp mặt nhau thì sẽ áp dụng phương pháp giao tiếp gián tiếp thông qua các tin nhắn, gửi mail,…
Các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp trong nhóm làm việc:
- Môi trường vật chất: Khi tổ chức họp thì nhóm sẽ lựa chọn các địa điểm phù hợp, yên tĩnh, có đầy đủ ánh sáng, các thiết bị truyền tin tốt nhất đến các thành viên.
Các rủi ro và mâu thuẫn có thể phát sinh và giải pháp khắc phục
2.1 Phân tích các yếu tố ảnh hưởng chuyến đi
- Thời tiết: đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới chuyến đi Nếu thời tiết đẹp sẽ tạo cảm giác tốt hơn cho cả nhóm, thời tiết ủng hộ, khiến tinh thần nhóm đi lên, có động lực hơn trong chuyến đi Ngoài ra còn khiến việc di chuyển hay hoạt động được diễn ra một cách thuận lợi, Ngược lại thời tiết xấu lại là một yếu tố gây lên sự nhàm chán, chán nản cho chuyến đi Mọi người cho rằng đó là một khởi đầu không mấy suôn sẻ, vừa gây khó di chuyển trong chuyến đi, lỡ hay phải thay đổi kế hoạch vừa gây nhiều rủi ro trong chuyến đi Tại Hà Nội, Nhiệt độ ban đêm trung bình 27 độ C; ban ngày duy trì ở 33 độ C Nhiệt độ cao phối hợp với độ ẩm cao tiếp tục tạo ra những cơn mưa lớn trong khoảng nửa tháng Hà Nội và miền Bắc Việt Nam nói chung đang trải qua tháng nóng nhất mà thậm chí còn nóng hơn miền Nam Nhìn chung thời tiết khá nóng nực vào buổi trưa và chiều khi các hoạt động tình nguyện chính của nhóm được diễn ra Ngoài ra thời tiết cũng có thể có khả năng mưa Các thành viên sẽ cần phải chuẩn bị đồ đạc sao cho hợp lý và cần có những trang thiết bị dự phòng như ô, áo mưa và mang theo thật nhiều nước uống.
- Địa điểm tình nguyện: Nhóm chọn địa điểm lần này là ở làng trẻ Hòa Bình, Hà Nội. Làng trẻ nằm ở quận Thanh Xuân, một nơi rất đông đúc dân cư cũng như xe cộ đi lại. Hơn nữa không gian nơi đây cũng chật hẹp, xung quanh đông đúc nhà dân, điều này sẽ khiến nhóm phải cân nhắc xem có thể dùng loa và mic không, nếu không thì sẽ cần phải có những phương án thay thế dự phòng ra sao Ngoài ra, việc di chuyển cũng có thể gặp rủi ro khi nhóm có số lượng thành viên khá đông, khi đi theo đoàn trong khu vực thành thị đông dân cư có thể gây tới việc rối loạn đội hình, nguy hiểm khi tham gia giao thông trên đường phố, gây ảnh hưởng tới những người tham gia giao thông khác.
- Sự có mặt của các thành viên: trong một chuyến đi, việc sự có mặt đầy đủ của các thành viên là vô cùng quan trọng, nó phần nào thể hiện sự gắn bó giữa các thành viên trong lớp, đồng thời sự có mặt đầy đủ trong một chuyến đi cũng cho thấy thành công của nhóm tổ chức chuyến đi Trước chuyến đi, nhóm đưa ra những khảo sát để nắm bắt tình hình quân số, thêm vào đó yêu cầu các thành viên xác nhận sẽ tham gia trải nghiệm ký cam kết tình nguyện tham gia để nắm bắt được số lượng và chất lượng của chuyến đi.
- Cách thức tổ chức và lên kế hoạch: việc tổ chức và lên kế hoạch một cách cụ thể và chi tiết giúp nhóm dễ dàng kiểm soát mọi hoạt động diễn ra theo đúng tiến trình, lường trước được những rủi ro xảy ra không đáng có Ngoài ra, việc biết cách tổ chức một chuyến đi hay không còn được quyết định bởi sự hài lòng, vui vẻ, tương tác, gắn kết giữa các thành viên trong đoàn Một chuyến đi được coi là tổ chức thành công nếu mọi người trong chuyến đi đó đều an toàn, vui vẻ, và thực hiện được tất cả các mục tiêu nhóm tổ chức đặt ra Trước chuyến đi khoảng 1 tháng, nhóm đã thực hiện công tác chuẩn bị và lên kế hoạch chi tiết để sẵn sàng đến với làng trẻ Hòa Bình
- Kinh phí chuyến đi: Việc tổ chức một sự kiện luôn đòi hỏi chúng ta phải có sự tính toán kỹ càng về nhiều việc Trong đó, chi phí thường là vấn đề được quan tâm hàng đầu vì mỗi người sẽ có mức thu nhập và khả năng chi trả khác nhau Chi phí bao gồm hai yếu tố là chi phí tổ chức tình nguyện và chi phí sinh hoạt tại điểm tình nguyện Do đó, nhóm
26 trải nghiệm hiện đang là sinh viên chưa có nguồn thu nhập ổn định nên việc xây dựng kế hoạch và dự trù kinh phí một cách cẩn thận là điều hết sức quan trọng.
- Di chuyển: Vì khoảng cách từ Đại học Thương Mại đến Làng trẻ Hòa Bình khá gần, để tiết kiệm chi phí nhóm quyết định đi xe máy Vì nhóm gồm 25 người nên sẽ cần khá nhiều xe và điều này có thể ảnh hưởng đến chuyến đi nếu xảy ra hư hỏng xe, không đủ xe, các thành viên không cùng nhau đi theo lộ trình hay thậm chí xảy ra tai nạn do khoảng thời gian nhóm di chuyển khá đông xe cộ,
- Giao tiếp: giao tiếp là một phần rất quan trọng cũng như bắt buộc khi chúng ta làm việc nhóm, vì nhóm có số lượng khá đông cũng như thành phần bao gồm là những bạn sinh viên trẻ tính cách còn háo thắng, trẻ con nên rất dễ gây ra những xung đột không mong muốn trong quá trình giao tiếp Điều này có thể sẽ ảnh hưởng tới quá trình cũng như kết quả và không khí của buổi làm tình nguyện Một vài ví dụ ở đây có thể như rưởng đoàn phân chia công tác chuẩn bị không hợp lí, có nhiều người nên khó quản lý được tất cả, xuất hiện người làm người không làm Mối quan hệ giữa những thành phần cá nhân, nhóm trong lớp bất hòa, mất đoàn kết, khó tranh luận.
- Tâm lý: với những sinh viên đang còn trên ghế nhà trường, được đi tình nguyện, được giao lưu với những em nhỏ có hoàn cảnh đặc biệt chắc hẳn sẽ là một trải nghiệm hết sức thú vị và cũng đem lại đầy kinh nghiệm cho các bạn Vì thế nên những thành viên trong nhóm đều có tâm trạng hết sức háo hức cũng như mong chờ được đến ngày diễn ra Và chắc chắn nếu cả nhóm luôn chuẩn bị một tinh thần ổn định, vững chắc, thoải mái thì mọi chuyến đi đều là những trải nghiệm thú vị và đáng nhớ
2.2 Xác định rủi ro và giải pháp khắc phục
Khi lên đại học, chúng ta được tiếp xúc với môi trường mới, làm việc theo hội nhóm, có nhiều hoạt động mang tính thực tế hơn, trong đó không thể không kể đến các hoạt động thiện nguyện Là những tình nguyện viên trẻ tuổi, năng nổ, nhiệt huyết nhưng còn non về kinh nghiệm khi xử lý các tình huống bất ngờ, các hoạt động tình nguyện này khi lên kế hoạch họ đều phải tự tìm địa điểm, tự chủ về phương tiện, tư trang cá nhân nên không tránh khỏi những rủi ro, nhóm em đã đưa ra một số rủi ro và biện pháp để khắc phục như sau:
Các rủi ro có thể gặp
1 Rủi ro về thời tiết, thiên tai: Điều dễ nhận thấy là các hoạt động sinh viên tình nguyện thường hướng tới các địa bàn xã, huyện vùng sâu, vùng xa, biên giới, nơi có địa hình hiểm trở Đây đều là các địa bàn luôn tiềm ẩn những tai nạn bất ngờ của thiên tai như lũ quét, sạt lở đất, lũ ống… trong khi các tình nguyện viên chưa được trang bị kỹ năng ứng phó với bất thường của thiên tai.
Khi thời tiết quá nóng hoặc quá lạnh, trời quá mưa sẽ gây cản trở đến việc đi lại, các kế hoạch trong chuyến đi
- Nhóm cần tìm tài liệu nghiên cứu về vị trí địa lý, đặc điểm vùng đất nơi đến hoạt động tình nguyện Ngoài ra, mỗi cá nhân nên tranh thủ học bơi, kỹ năng sống, tập thể thao, tự trang bị cho mình kỹ năng sinh tồn, cũng như khả năng chịu đựng nắng, gió, đi bộ, leo dốc
- Nhóm xem trước dự báo thời tiết và lựa chọn ngày có thời tiết tốt để đi thiện nguyện Bên cạnh đó cần mang mũ, ô, áo chống nắng, áo mưa,…để tránh những hiện tượng thời tiết bất thường gây say nắng, ốm, sốt, ho,…
2 Rủi ro về sức khỏe của các thành viên:
Thời tiết nắng nóng, hay mưa bão đều có ảnh hưởng rất lớn đến sức khỏe của các bạn khi tham gia các hoạt động thiện nguyện.
- Các thành viên ban hậu cần cần tinh tế, chu đáo chuẩn bị chế độ ăn uống phù hợp cho chuyến đi dài, đồ ăn thức uống cần lành tính, sạch sẽ, đảm bảo dinh dưỡng Bên cạnh đó cũng cần dự bị một vài loại thuốc chữa các bệnh về cảm cúm, tiêu hóa,
- Mỗi thành viên chủ động chuẩn bị sức khỏe, tinh thần tốt cho bản thân. Ngoài ra còn cần trang bị đầy đủ các phương tiện liên lạc thiết yếu như điện thoại, sạc dự phòng, mạng internet,…để kịp thời liên hệ với người lớn, các cơ sở y tế,…khi có những thành viên xảy ra vấn đề về sức khỏe.
3 Rủi ro về giao thông
- Địa điểm xuất phát từ Hà Nội dễ gặp tình trạng tắc đường gây chậm trễ, ảnh hưởng kế hoạch của cả nhóm
Đánh giá chuyến đi
Chương trình Thiện nguyện hè 2023 tại Hòa Bình không chỉ là một chương trình thiện nguyện với hi vọng về một tương lai tươi mới cho các em nhỏ có hoàn cảnh khó khăn mà đó là cơ hội để các thành viên trong nhóm Hạ yêu thương trải nghiệm, mở mang tầm mắt, mở mang kiến thức từ đó bồi dưỡng tâm hồn cho mọi người, có thêm động lực học tập và làm việc Tham gia chuyến đi vừa thỏa mãn được khao khát giúp đỡ những hoàn cảnh khó khăn vừa gắn kết sâu sắc hơn tình cảm của các thành viên trong nhóm Đây thực sự là một chuyến đi mang đầy ý nghĩa, khát vọng về một tương lai tươi đẹp hơn cho những hoàn cảnh khó khăn Sau chuyến đi đến Hòa Bình, nhóm 5 sẽ lập Bản thu hoạch chuyến đi bao gồm các nội dung chính:
- Toàn bộ quá trình chuyến đi
- Nhận xét của nhóm về chuyến đi thực tế như: dịch vụ ăn uống, lưu trú, dịch vụ vận chuyển, đội ngũ hướng dẫn viên, các địa điểm được đến trong chuyến đi,…
- Những điều đã làm được theo kế hoạch, những điều chưa làm được theo kế hoạch
- Thành công của chuyến đi và những bài học rút ra
- Đánh giá mức độ hoàn thành công việc của từng thành viên
- Lập báo cáo tổng kết tài chính: tổng thu, chi cụ thể.
Ngoài ra sau chuyến đi, nhóm phụ trách cần giải quyết toàn bộ chi phí còn lại (các khoản trả sau), bàn giao xe cho công ty, bên hậu cần trả lại những vật dụng đã thuê, chỉnh sửa ảnh, video về chuyến dã ngoại.
Bản thu hoạch sẽ được đăng công khai vào nhóm Ảnh, video các khoảnh khắc của chuyến tham quan của cả lớp sẽ được đăng lên facebook, được lưu trữ tại google drive và in ra gửi cho mỗi thành viên để làm kỷ niệm cũng như khích lệ, hưởng ứng phong trào làm việc tốt.