Và để làm được mục tiêu trên thì công tác đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên có vai trò quan trọng nhằm giúp doanh nghiệp có thể điều chỉnh việc bố trí sử dụng nhân viên cho phù h
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC
Khái niệm đánh giá hiệu quả thực hiện công việc
Đánh giá thực hiện công việc (viết tắt là ĐGTHCV) là tiến trình xác định, đo lường, đánh giá có hệ thống và chính thức những đóng góp của nhân viên cho tổ chức bằng cách so sánh với những tiêu chuẩn đặt ra, sau đó truyền thông đến nhân viên kết quả đánh giá Thông thường, doanh nghiệp có thể tiến hành đánh giá năng lực nhân viên vào các thời điểm sau:
- Đánh giá định kỳ: Theo hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm; cho phép đánh giá sự biến chuyển của hiệu suất làm việc của nhân viên qua nhiều giai đoạn
- Đánh giá theo tình huống: Đánh giá nhân viên sau thời gian thử việc, sau khi hoàn thành mỗi dự án, sau khi hết hạn hợp đồng để xem xét tái ký; cho phép đánh giá năng lực nhân viên trong ngắn hạn với các kỳ vọng cụ thể, từ đó đưa ra các quyết định, điều chỉnh kịp thời để phù hợp với định hướng hoạt động của công ty.
Những lưu ý quan trọng của đánh giá hiệu quả thực hiện công việc
ĐGTHCV là một hoạt động quản lý nguồn nhân lực quan trọng và luôn luôn tồn tại trong tất cả các tổ chức Ở các công ty nhỏ, ĐGTHCV có thể được thực hiện một cách không chính thức thông qua sự đánh giá hàng ngày của người giám sát với các nhân viên và sự đánh giá, góp ý lẫn nhau giữa các nhân viên nhưng hầu hết các tổ chức đều xây dựng cho mình một hệ thống đánh giá chính xác
Trong một hệ thống chính thức, tình hình hoàn thành nhiệm vụ lao động của từng người lao động được đánh giá theo những khoảng thời gian được quy định với sự sử dụng những phương pháp đánh giá đã được thiết kế một cách có lựa chọn, tùy thuộc vào mục đích của đánh giá Tùy vào điều kiện cụ thể, các kết quả đánh giá cần được phản hồi lại với người lao động để họ biết được mức độ thực hiện công việc của mình và hiểu được cách thức thực hiện công việc tốt hơn
Trên thực tế, có nhiều trường hợp người lao động làm việc theo một nhóm hoặc một tổ, đội Khi đó, cần phải đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cả nhóm, tổ và mức độ đóng góp (thực hiện công việc) của từng người Tuy nhiên, việc đánh giá sẽ không được
3 coi là đầy đủ nếu chỉ dừng lại ở đánh giá mức độ hoàn thành công việc của cả nhóm mà xem nhẹ việc đánh giá cá nhân.
Ý nghĩa của đánh giá hiệu quả thực hiện công việc
ĐGTHCV có ý nghĩa quan trọng cho cả doanh nghiệp lẫn người lao động vì nó phục vụ được nhiều mục tiêu liên quan đến quản lý và tác động trực tiếp tới cả người lao động và tổ chức nói chung, với hai mục tiêu cơ bản là cải tiến sự thực hiện công việc của người lao động và giúp cho những người quản lý có thể đưa ra được các quyết định nhân sự đúng đắn như đào tạo và phát triển, thù lao, thăng tiến, kỷ luật
Giúp doanh nghiệp có cơ sở dự báo về nhân sự trong tương lai, từ đó có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng phát triển nguồn nhân sự Nhà quản trị có thể điều chỉnh việc bố trí sử dụng nhân viên cho phù hợp với công việc, phát hiện những tiềm năng còn ẩn giấu trong nhân viên giúp họ phát triển
Là cơ sở cho chế độ luơng, thuởng, đãi ngộ, ghi nhận, tạo động lực làm việc với thành tích của từng nhân viên, bộ phận từ đó sẽ thiết kế chương trình đào tạo, chính sách sa thải
Quá trình ĐGTHCV, ở một mức độ nào đó, chính là sự mở rộng của thiết kế công việc và có những tác động cơ bản tới tổ chức nói chung Do đó, ngoài việc giúp cho người quản lý đưa ra các quyết định nhân sự, các kết quả ĐGTHCV còn giúp cho bộ phận quản lý nguồn nhân lực và lãnh đạo cấp cao có thể đánh giá được hiệu quả của các hoạt động chức năng về nguồn nhân lực như tuyển mộ, tuyển chọn, định hướng, thăng tiến, đào tạo và các hoạt động khác, kiểm điểm được mức độ đúng đắn và hiệu quả của các hoạt động đó, từ đó có các phương hướng điều chỉnh phù hợp
Giúp DN có những dữ liệu cho biết khả năng thăng tiến của NLĐ qua đó có cơ sở để hoạch định tài nguyên nhân sự
Về phía người lao động
Nâng cao khả năng thực hiện công việc và cung cấp những thông tin phản hồi cho người lao động biết được mức độ thực hiện công việc, từ đó có biện pháp nâng cao và hoàn thiện hiệu năng công tác
Việc sử dụng các hệ thống đánh giá và thông tin phản hồi các kết quả đánh giá với người lao động có ảnh hưởng rất lớn tới việc xây dựng và phát triển đạo đức, thái độ lao động của người lao động và bầu không khí tâm lý - xã hội trong các tập thể lao động Giúp nhân viên rút kinh nghiệm, khắc phục điểm yếu Phát huy, phát triển điểm mạnh
Củng cố, cải thiện và duy trì thành tích, mục tiêu nghề nghiệp và nhu cầu đào tạo
Các tiêu chí đánh giá hiệu quả thực hiện công việc
Trong thời đại công nghệ phát triển và con người là trung tâm của mọi hoạt động, là yếu tố quyết định hiệu quả và sự thành công của công việc, do đó để đánh giá nguồn nhân lực các nhà quản lý dựa trên hệ các chỉ số tập trung vào con người như:
Chỉ số mục tiêu: Hiệu nay nhiều doanh nghiệp sử dụng chỉ số mục tiêu là cơ sở để thực hiện công tác đánh giá Các nhà quản trị sẽ hoạch định các mục tiêu theo các tiêu chí như:
- Mục tiêu của doanh nghiệp, của nhân viên phải rõ ràng, chi tiết
- Có lộ trình thời gian rõ ràng đối với từng mục tiêu cụ thể
- Đề ra các biện pháp, quy trình, cách thức thực hiện nhằm hướng dẫn nhân viên cách tốt và nhanh nhất để đạt mục tiêu đề ra
Với mục tiêu quản trị tốt và đạt được các mục tiêu đã xác định nhà quản trị có trách nhiệm thiết kế chiến lược tổng quát, hoạch định nguồn nhân lực trong hiện tại và tương lai, thiết lập hệ thống phát triển nguồn nhân lực để cùng với nhân viên sẽ hoạch định một số cấp độ và lộ trình trong quá trình thực hiện mục tiêu đề ra
Chỉ số công việc: Chỉ số công việc được hình thành trên cơ sở sự phân tích công việc, xây dựng bảng mô tả công việc chi tiết với các chỉ số cụ thể như: nhiệm vụ, trách nhiệm, yêu cầu của công việc… để khi đánh giá nguồn nhân lực, nhà quản lý sẽ sử dụng các chỉ số đó để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên, giúp nhà quản lý nắm được mức độ hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên, xác định điểm mạnh, điểm yếu của mỗi cá nhân để có phương án khắc phục Đồng thời đây cũng là cơ sở để thực hiện tiếp các công tác động viên, đào tạo, sa thải
Chỉ số bổ sung: Ngoài các chỉ số mục tiêu và công việc thì nhà quản trị cũng cần tập trung vào các chỉ số bổ sung như: tinh thần trách nhiệm, thái độ làm việc, tính kỷ luật, văn hóa ứng xử, … giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ làm việc tích cực và hiệu quả
Các phương pháp đánh giá hiệu quả thực hiện công việc
Hiện nay theo xu hướng quản trị nguôn nhân lực trong thời đại mới có rất nhiều phương pháp được sử dụng để ĐGHQCV, tuy nhiên sẽ không có phương pháp nào là tốt nhất mà việc chọn phương pháp cho doanh nghiệp của mình còn phụ thuộc vào đặc thù riêng của từng doanh nghiệp vì mỗi doanh nghiệp đều có quy mô, cơ cấu, văn hóa, đường hướng phát triển… rất riêng biệt và không có doanh nghiệp nào giống nhau
1.4.1 Phương pháp mức thang điểm Đây là phương pháp rất phổ biến vì nó đơn giản, đánh giá nhanh nên phần lớn đều được các công ty có quy mô và số lượng nhân viên nhỏ và vừa sử dụng Để thực hiện phương pháp này, doanh nghiệp phải thiết kế một bảng điểm mẫu thật chi tiết Trong đó sẽ liệt kê chi tiết tât cả các yếu tố doanh nghiệp cần đánh giá đối với nhân viên khi thực hiện công việc gồm có các đặc tính liên quan đến công việc và các đặc tính liên quan đến cá nhân như: doanh số, mức độ chuyên cần, chất lượng hoàn thành công việc, thái độ công việc, hành vi, tác phong trong công việc, khả năng làm việc nhóm, tính sáng tạo trong công việc, tinh thần trách nhiệm, Mỗi yếu tố đều có những thang điểm riêng chia ra thành các mức điểm số, thường có 5 đến 7 mức, được xác định bằng các tính từ chỉ mức độ như: xuất sắc, giỏi, khá, trung bình, hoặc kém Bảng điểm này sẽ được cấp quản lý cử nhận sự theo dõi và điền thông tin hằng ngày Khi đánh giá, người quản lý chỉ cần thống kê, cộng điểm thì sẽ có ngay kết quả.
1.4.2 Phương pháp xếp hạng Đây là phương pháp đơn giản nhất tuy nhiên chỉ phù hợp với quy mô nhỏ và có rất ít các tiêu chí cần đánh giá Với phương pháp này doanh nghiệp phải chọn ra các yếu tố đánh giá và nhân viên được đánh giá được xếp hạng theo thứ tự mỗi đặc tính hay yếu tố mà donh nghiệp đặt ra Phương pháp này được ứng dụng theo hai cách bao gồm phương pháp xếp hạng luân phiên và phương pháp so sánh từng cặp.
1.4.3 Phương pháp xếp hạng luân phiên
Theo phương pháp xếp hạng luân phiên thì điểm đánh giá dựa trên từng đặc tính hay yếu tố, hoặc xét tổng quát theo một thứ tự Trước hết người đánh giá làm một bảng danh sách tất cả những người được đánh giá và tât cả các yếu tố cần đánh giá, sau đó lần lượt sắp xếp họ từ những người giỏi nhất đến người kém nhất (có thể ngược lại) theo từng
6 khía cạnh Cuối cùng sẽ tổng hợp lại để biết được ai là người xuất sắc hơn Có thể sử dụng nhiều người để tham gia đánh giá Phương pháp này đơn giản, song đây là phương pháp đánh giá tương đối
1.4.4 Phương pháp so sánh cặp
Phương pháp này chỉ áp dụng cho số lượng nhân viên ít và phải cùng nhóm công việc hoặc cùng bộ phận Phương pháp này sẽ chọn ra từng cặp ngẫu nhiên trong danh sách nhân viên để so sánh và cho điểm theo nguyên tắc sau đây: Nếu ngang nhau thì cho 1 điểm; nếu hơn được 2 điểm; nếu kém hơn thì nhận điểm 0 Những người nào được nhiều điểm nhất sẽ được coi là có hiệu quả nhất Phương pháp so sánh từng cặp được coi là có giá trị hơn các phương pháp xếp hạng luân phiên
1.4.5 Phương pháp ghi chép, lưu trữ Đây là một phương pháp đòi hỏi cấp lãnh đạo phải theo sát các hoạt động của nhân viên mà họ quản lý, từ đó họ sẽ ghi chép, lưu lại cẩn thận các thành tích nổi bật hay các sai phạm của mỗi nhân viên trong suốt quá trình lam việc
Mỗi công ty có một biểu mẫu riêng Vào cuối giai đoạn đánh giá, người đánh giá sử dụng hồ sơ này kèm theo các dữ kiện khác để đánh giá hoàn thành công việc của nhân viên Với phương pháp này, việc đánh giá bao quát cả giai đoạn đánh giá chứ không tập trung vào một thời điểm nào, chẳng hạn như những tuần hoặc tháng cuối cùng Tuy nhiên cấp quản trị có nhiều nhân viên họ phải mất nhiều thời gian để ghi chép
1.4.6 Phương pháp đánh giá quan sát hành vi
Phương pháp đánh giá quan sát hành vi được thực hiện trên cơ sở quan sát các hành vi thực hiện công việc của nhân viên Thông qua đó nhà quản trị sẽ đánh giá được tình hình thực hiện công việc của nhân viên Theo phương pháp này, các hành vi đối với công việc được mô tả khách quan và được thực trích ra từ bản ghi chép những vụ việc quan trọng Phương pháp này căn cứ vào hai yếu tố: Số lần quan sát và tần số nhắc lại của hành vi Ðây là phương pháp khắc phục được nhiều nhược điểm của một số phương pháp khác Tuy nhiên, nó cũng có hạn chế như các hành vi được sử dụng hướng về hoạt động hơn là hướng về kết quả và phụ thuộc vào trình độ người đánh giá
- Phương pháp này dễ sử dụng, hạn chế được các rủi ro nhầm lẫn với việc đánh giá rõ ràng, định lượng theo điểm số từng hành vi
- Giúp nhà quản lý nắm bắt và hiểu rõ các hành vi nhân viên đang thực hiện Từ đó có thể tìm được phương cách giúp cải thiện hành vi nhân viên
- Phương pháp này đảm bảo sự công bằng vì mọi nhân viên cùng bộ phận đều được đánh giá với cùng tiêu chí hành vi như nhau
Một công ty có rất nhiều vị trí công việc khác nhau, phương pháp này sẽ mất rất nhiều thời gian để xây dựng bảng đánh giá hành vi cho từng vị trí
1.4.7 Phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO) Đây là phương pháp được nhiều công ty hàng đầu trên thế giới áp dụng Ðể thực hiện phương pháp này đạt kết quả, nhà quản trị và nhân viên phải cởi mở, kết nối và cùng hướng về mục tiêu xây dựng trong suốt giai đoạn đánh giá Hai bên cùng nhau thảo luận để giải quyết vấn đề trong cuộc phỏng vấn đánh giá nhằm giúp cho nhân viên công tác tốt hơn Ưu điểm
- Đánh giá kết quả công việc: MBO giúp nhà quản lý đánh giá được hiệu quả công việc nhân viên chuẩn xác dựa trên kết quả các công việc hoàn thành có thể định hướng phát triển, lên phương án hành động cho công ty
- Tối ưu hóa nguồn lực tổ chức: Kết quả đánh giá từ MBO có thể dùng làm căn cứ để định hướng cải tiến, tối ưu hóa quá trình làm việc của nhân viên, giúp nhà quản lý sử dụng hiệu quả nguồn lực của tổ chức Mặt khác, vì để thực hiện hiệu quả mục tiêu đề ra, các công ty cũng sẽ phải sắp xếp lại tổ chức bộ máy vận hành của mình giúp doanh nghiệp dần tối ưu hóa được cơ cấu tổ chức phù hợp nhất
- Cải thiện động lực, hiệu suất làm việc: MBO giúp nhân viên thêm động lực, trách nhiệm làm việc khi nhìn nhận rõ được những đóng góp của mình vào thành công chung của công ty và qua đó, hiệu suất công việc được cải thiện
Nội dung quy trình đánh giá hiệu quả công việc
Đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên là hoạt động không hề đơn giản, dễ dàng thực hiện Do đó, để việc đánh giá đạt được hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp phải thiết kế quy trình chuẩn, phù hợp với tình hình của doanh nghiệp, đồng thời dựa vào quy trình đó để xây dựng cơ cấu nhân sự đủ trình độ và bộ tiêu chí đánh giá chất lượng Quy trình đánh giá gồm bước chính như sau:
- Xác định mục tiêu, tiêu chuẩn thực hiện công việc
- Lựa chọn phương pháp đánh giá
- Lựa chọn người đánh giá và huấn luyện kỹ năng đánh giá
- Thảo luận với nhân viên về nội dung và phạm vi đánh giá
- Thảo luận kết quả đánh giá
- Xác định mục tiêu và kết quả mới cho nhân viên
- Đo lường mức độ hài lòng của nhân viên sau đánh giá
- Ghi nhận những vấn đề phát sinh trong đánh giá và rút kinh nghiệm cho lần đánh giá sau.
Xác định mục tiêu và tiêu chuẩn thực hiện công việc
Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí thể hiện các yêu cầu hoàn thành công việc cả về số lượng và chất lượng Tiêu chuẩn thực hiện công việc là mốc chuẩn cho việc đo lường thực tế thực hiện công việc của người lao động Các tiêu chí đánh giá nên gắn với những mục tiêu, chiến lược, kế hoạch chung mà toàn công ty đang hướng tới Mặt khác, tiêu chí đánh giá cần phù hợp với đặc thù công việc của từng nhân viên Để đảm bảo hệ thống đánh giá có hiệu quả, các tiêu chuẩn cần được xây dựng một cách hợp lý và khách quan thường được xây dựng trên cơ sở bản mô tả công việc, các tiêu chí phải rõ ràng, dễ hiểu
Xác định rõ phạm vi và thời gian đánh giá
1.6.1 Lựa chọn phương pháp đánh giá
Do đó xuất phát từ đặc thù doanh nghiệp, đặc thù nhân viên cũng như nhu cầu đánh giá kết quả công việc, mục tiêu đánh giá, loại hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, mục tiêu tài chính, chiến lược nhân sự… của doanh nghiệp mình để lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp nhất nhằm mang lại kết quả đánh giá chuẩn xác, khách quan, đa chiều nhất
Hiện này các doanh nghiệp thường chọn một hoặc kết hợp nhiều phương pháp cùng lúc, có thể kể đến các phương pháp như sau:
- Phương pháp mức thang điểm
- Phương pháp xếp hạng luân phiên
- Phương pháp so sánh cặp
- Phương pháp ghi chép lưu trữ
- Phương pháp đánh giá quan sát hành vi
- Phương pháp quản trị theo mục tiêu (Management by Objectives-MBO)
- Phương pháp theo tiêu chuẩn công việc
- Phương pháp đánh giá hiệu quả bằng các chỉ số trọng yếu – KPIs
1.6.2 Lựa chọn người đánh giá và huấn luyện kỹ năng đánh giá Để đánh giá thực hiện công việc của nhân viên là điều không hề dễ dàng và cần phải có huấn luyện, đào tạo nhắm tránh việc đánh giá theo cảm tính, thói quen thậm chí là thiên kiến của mình với từng nhân viên Do đó, kết quả đánh giá thực hiện công việc có thể sẽ không còn đảm bảo yếu tố chính xác, khách quan Người tham gia đánh giá được chọn thuờng là nguời lãnh đạo, giám sát trực tiếp hoặc một số nhân viên, cán bộ, cá nhân người lao động, khách hàng… Để thực hiện đánh giá đúng, đầy đủ quá trình thực hiện công việc của nhân viên, nhà quản lý nên lưu ý một số chi tiết như:
- Nhìn nhận toàn diện quá trình thực hiện công việc của nhân viên thay vì bị ảnh hưởng bởi sự kiện gần nhất nhân viên thực hiện
- Hiểu rõ mục tiêu công việc, các hoạt động được giao phụ trách của nhân viên trước khi tiến hành đánh giá
- Tiến hành đánh giá nhân viên trên tinh thần tôn trọng, lắng nghe, ghi nhận ý kiến thay vì áp đặt nhân viên
- Hướng việc đánh giá đến mục tiêu tối ưu hóa công việc của nhân viên chứ không nhằm phán xét hay chỉ trích nhân viên Đào tạo người đánh giá phải đảm bảo các yếu tố sau:
- Cung cấp các văn bản huớng dẫn chi tiết nội dung, các tiêu chí và quy trình đánh giá
- Tổ chức các lớp tập huấn
- Trước khi thực hiện đánh giá, cần thảo luận với nhân viên về nội dung, phạm vi đánh giá Các cuộc thảo luận này sẽ chỉ rõ lĩnh vực cần đánh giá, đánh giá như thế nào, chu kỳ thực hiện đánh giá và tầm quan trọng của kết quả đánh giá đối với cả doanh nghiệp lẫn nhân viên
1.6.3 Thảo luận với nhân viên về nội dung và phạm vi đánh giá
Trước khi thực hiện đánh giá, cần thảo luận với nhân viên về nội dung, phạm vi đánh giá Các cuộc thảo luận này sẽ chỉ rõ lĩnh vực cần đánh giá, đánh giá như thế nào, chu kỳ thực hiện đánh giá và tầm quan trọng của kết quả đánh giá đối với cả doanh nghiệp lẫn nhân viên
Nhằm tránh làm cho nhân viên cảm thấy bị áp lực nặng nề mỗi khi đến chu kỳ đánh giá, doanh nghiệp nên truyền thông nội bộ rõ ràng, cụ thể về mục tiêu của đợt đánh giá sẽ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc của nhân viên, giúp công ty hoạch định kế hoạch phát triển trong giai đoạn tiếp theo… Việc này sẽ giúp nhân viên cảm nhận rõ quyết tâm thực hiện đợt đánh giá từ ban lãnh đạo công ty, giúp nhân viên hiểu đúng đánh giá như một món quà giúp họ làm việc tốt hơn
Thực hiện so sánh, phân tích kết quả thực tế thực hiện công việc của nhân viên với tiêu chuẩn mẫu Chú ý tránh để các ấn tượng của nhà lãnh đạo hoặc người đánh giá ảnh hưởng đến kết quả đánh giá
1.6.5 Thảo luận kết quả đánh giá
Nhà lãnh đạo nên thảo luận với nhân viên về kết quả đánh giá, tìm hiểu những điều nhất trí và những điều chưa nhất trí trong cách đánh giá, chỉ ra những điểm tốt cũng như những điểm cần khắc phục, sửa chữa trong thực hiện công việc của nhân viên
1.6.6 Xác định mục tiêu và kết quả mới cho nhân viên Điều quan trọng trong đánh giá thực hiện công việc là cần vạch ra các phuơng huớng, cách thức cải tiến thực hiện công việc, đề ra các chỉ tiêu mới cho nhân viên Dù kết quả thực hiện của kỳ đánh giá trước đó của nhân viên như thế nào thì nhà quản lý cũng cần xây dựng mục tiêu và kết quả có tính thử thách, khó khăn trong phạm vi kiểm soát, có thể thực hiện được dành cho nhân viên trong chu kỳ thực hiện công việc tiếp theo Các mục tiêu của nhân viên cần có tính cộng hưởng, liên kết để giúp phòng, bộ phận đạt được mục tiêu chung
1.6.7 Đo lường mức độ hài lòng của nhân viên sau đánh giá
Các nghiên cứu chỉ ra rằng luôn có một mối tương quan chặt chẽ giữa sự hài lòng của nhân viên sau khi được đánh giá với hiệu suất làm việc Khi nhân viên của bạn hài lòng với kết quả đánh giá, họ sẽ có động lực làm việc chăm chỉ để đạt được hiệu quả cao nhất Do đó, để tận dụng tối đa lực lượng lao động của mình, doanh nghiệp cần biết mức độ hài lòng của nhân viên sau đánh giá, từ đó đưa ra được những phương án để cải thiện quy trình đánh giá để sự hài lòng của nhân viên trở nên tuyệt đối
1.6.8 Ghi nhận những vấn đề phát sinh trong đánh giá và rút kinh nghiệm cho lần đánh giá sau
Những vấn đề phát sinh trong suốt quá trình đánh giá sẽ được doanh nghiệp ghi nhận lại và rút kinh nghiệm cho những lần đánh giá sau nhằm đặt được hiệu quả cao nhất
THỰC TRẠNG ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TRUYỀN THÔNG VÀ SỰ KIỆN LEO
Giới thiệu về công ty TNHH Truyền Thông Và Sự Kiện Leo
2.1.1 Thông tin chung về quá trình hình thành và phát triển
LEO được thành lập vào tháng 4 năm 2016 bởi một người trẻ có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực truyền thông và tổ chức sự kiện Điểm mạnh nhất của LEO là sở hữu một đội ngũ sáng tạo có thể biến tất cả các ý tưởng thành một sự kiện tuyệt vời mang lại những trải nghiệm không thể quên đối với khách tham dự Nói cách khác, LEO tạo ra kỷ niệm của thương hiệu và khách hàng của họ thông qua các chiến lược truyền thông hoặc sự kiện
Khởi đầu với vốn vốn điều lệ 1 tỷ đồng, 6 nhân viên và doanh thu năm đầu tiên chỉ dưới
2 tỷ đồng Đến nay sau 6 năm hoạt động, LEO là mái nhà chung của 28 nhân viên, có một nhà xưởng, một kho và doanh thu trên 25 tỷ đồng/năm và là sự chọn lựa hàng đầu của các công ty đầu ngành tài chính, bất động sản như: Ngân hàng Sacombank, Vietinbank, Shinhanbank, Eximbank, HDbank, Hongkong land, Vingroup, Empire City, Keppel land, Intercontinental…
Thế mạnh của LEO là tạo ra những chiến lược truyền thông, những sản phẩm thiết kế hay những sự kiện độc đáo nhất và duy nhất dành riêng cho mỗi khách hàng và sẽ không giống bất kì một sản phẩm hay dịch vụ nào đang có mặt trên thị trưởng
Các sản phẩm sáng tạo của LEO luôn cập nhật theo xu hướng chung của thế giới, công nghệ hiện đại và sang trọng Các dịch vụ chủ chốt:
- Tổ chức sự kiện, các trải nghiệm độc nhất
2.1.2 Tầm nhìn, sứ mệnh và cơ cấu tổ chức và tầm nhìn doanh nghiệp
Tầm nhìn và sứ mệnh của Công ty:
Tầm nhìn: Với kiến thức chuyên sâu về ngành tài chính và bất động sản, kinh nghiệm nhiều năm theo dõi và nghiên cứu về ngành, LEO muốn trở thành một công ty truyền thông và sự kiện dành riêng cho các khách hàng trong ngành tài chính, ngân hàng và bất động sản Từ năm 2022 công ty sẽ mở rộng sang các ngành nghề khác nhằm giảm rủi ro với những biến động của các ngành tài chính, ngân hàng và bất động sản
Sứ mệnh: Cam kết mang đến cho khách hàng những sản phẩm, dịch vụ truyền thông và sự kiện độc quyền dành riêng cho mỗi khách hàng với chất lượng tốt nhất, tính thẩm mỹ cao nhất và sự sáng tạo khác biệt nhất được tạo nên bằng tình yêu dành cho thương hiệu, lòng biết ơn, sự trân trọng và trách nhiệm dành cho khách hàng
Bảng 2.1 Sơ đồ tổ chức của công ty LEO
Công tác đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên kinh doanh (Account) tại công ty Truyền thông LEO
(Account) tại công ty Truyền thông LEO
2.2.1 Mô tả công việc của nhân viên kinh doanh (Account)
- Là cầu nối giữa công ty và khách hàng hiện tại, có nhiệm vụ phục vụ và nhận yêu cầu từ khách hàng, thảo luận và xác định yêu cầu marketing của họ, quản lý những vấn đề phát sinh hàng ngày và bảo đảm mang lại sự hài lòng tuyệt đối cho khách hàng
- Sắp xếp & quản lý chuyên nghiệp các nguồn data Góp phần tìm kiếm khách hàng cho công ty để tăng doanh thu
- Đóng vai trò là cầu nối giữa các phòng ban Điều phối nhiệm vụ, kết nối thông tin giữa các phòng ban để triển khai công việc như: Làm việc với Account Manager để brief cho các bộ phận Media, Creative, Deisgn để xây dựng chiến lược marketing, thiết kế chương trình phù hợp với nhu cầu của khách hàng đảm bảo tính sáng tạo cao nhất
- Chuẩn bị, sắp xếp các cuộc họp với khách hàng theo yêu cầu Xây dựng các kế hoạch, gặp gỡ và thuyết trình với khách hàng về ý tưởng và ngân sách của chiến dịch để đạt được hợp đồng
- Nhận sản phẩm từ team thực hiện và trao đổi với khách hàng Lấy các phản hồi của họ cũng như tư vấn cho Khách Hàng hướng thực hiện hợp lý và đúng đắn
- Trích xuất báo cáo, phương án cải tiến sản phẩm và làm khách hàng hài lòng với chất lượng sản phẩm
- Quản lý đội nhóm làm việc chặt chẽ để theo dõi các dự án, chất lượng và giải quyết vấn đề kịp thời
- Làm việc với account manager để tường thuật công việc cho các bộ phận liên quan
- Đảm nhiệm một phần hoặc tham gia vào toàn bộ chiến dịch marketing
- Quản lý dự án mình chịu trách nhiệm
2.2.2 Các tiêu chuẩn tiêu chuẩn thực hiện công việc của nhân viên Account Bảng 2.2 Các tiêu chí đánh giá của nhân viên Account
A BEHAVIOUR/ HÀNH VI, THÁI ĐỘ
Dựa trên 6 giá trị cốt lõi của Công ty:
1 Với nội bộ Thể hiện sự trung thực và đáng tin cậy trong cách hành xử với tất cả đồng nghiệp và cấp trên
2 Với khách hàng và đối tác
- Thể hiện sự trung thực và đáng tin cậy trong cách hành xử với khách hàng và đối tác
- Thể hiện văn hóa ứng xử chuyên nghiệp
II Khả năng học tập
Luôn tìm tòi và học hỏi trong công việc, không ngại hỏi lại nếu vấn đề đó mình chưa biết cách làm
Sáng tạo, linh động trong cách làm việc để phù hợp với xu thế
Chấp nhận thử thách và thay đổi để phù hợp với yêu cầu công việc
Luôn có ý kiến góp ý để cải tiến quy trình làm việc (nếu có)
Hòa nhập nhanh vào môi trường mới
Sẵn sàng làm việc ngoài giờ và có khả năng đi công tác thường xuyên (tùy vào tính chất công việc đặc thù của từng bộ phận)
Biết hoạch định và sắp xếp công việc một cách khoa học
Biết thiết lập mục tiêu và có định hướng riêng cho cá nhân và đội nhóm
4 Khả năng phân tích và tổng hợp
Có khả năng lập báo cáo tổng hợp và sắp xếp công việc một cách khoa học, hợp lý
III Khả năng thực hiện
Có trách nhiệm với dự án được giao
Có trách nhiệm với công việc nội bộ được giao Biết nhận trách nhiệm và tìm phương án khắc phục hiệu quả
Không lựa chọn dự án/khách hàng hay công việc riêng của từng bộ phận
2 Quyết tâm thực hiện Quyết tâm cao trong công việc, không bỏ dở công việc khi đang làm
Lạc quan trong những tình huống khó khăn, có suy nghĩ tích cực để tạo động lực cho bản thân (ví dụ: sếp mắng cũng suy nghĩ về công việc và phải làm)
4 Kiên nhẫn Kiên nhẫn thực hiện công việc và hướng dẫn team thực hiện tốt dự án/công việc được giao
5 Sắp xếp mức độ ưu tiên Biết sắp xếp mức độ ưu tiên cho gia đình, công ty, nội bộ và dự án
6 Đa nhiệm Khả năng xử lý nhiều việc cùng lúc
IV Hành vi ứng xử
1 Tinh thần gắn kết Thể hiện tinh thần gắn kết cao, tham gia thảo luận và hỗ trợ thực hiện các quyết định
Luôn tôn trọng đồng nghiệp (kể cả khi không đồng tình) và thẳng thắn trao đổi
Ngôn từ phù hợp, thể hiện sự tôn trọng đối với đồng nghiệp, cấp trên và các bộ phận
3 Teamwork Tinh thần làm việc tập thể (team work) cao
4 Tiếp thu và phát triển
Thể hiện sự tiếp thu tích cực khi nghe lời góp ý
Có sự thay đổi tích cực để phát triển bản thân và hoà đồng với tập thể
B WORKING PERFORMANCE/ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC
1 Timeline management Quản lý thời gian trong quá trình planning và pitching dự án
Tham gia tích cực vào các buổi brainstorm dự án: đọc hiểu brief, nghiên cứu về khách hàng, đưa ra tham khảo ý tưởng Định hướng ý tưởng bám sát theo yêu cầu và sự hiểu biết với Khách hàng Đóng góp ý tưởng
Có sự phản biện tích cực mang tính đóng góp cho việc brainstorm
Tham gia vào việc viết proposal bằng Tiếng Việt Tham gia vào việc viết proposal bằng Tiếng Anh
4 Brief to other depts Brief rõ yêu cầu và follow với các phòng ban khác (thiết kế, planner, purchasing) để hỗ trợ viết bài
5 Cost check Tham gia vào việc tìm hạng mục và mua hàng để hỗ trợ làm báo giá
6 Quotation Làm báo giá khách hàng
Client Insight Thấu hiểu brieft, nhu cầu khách hàng
Lên kế hoạch về thời gian thực hiện Hoàn thành công việc theo deadline
Làm việc và follow up quá trình thực hiện cùng team thiết kế
Research và đóng góp ý tưởng về mặt thiết kế (kết cấu, kích thước, chất liệu )
3 Follow up visual Làm việc và follow up quá trình thực hiện cùng team visual
4 Follow up content Làm việc và follow up quá trình thực hiện cùng team content
5 Follow up Production Làm việc và follow up quá trình thực hiện cùng team sản xuất
(AR/XR/IT/APP) Làm việc và follow up quá trình thực hiện cùng team Technical
7 Venue management Đề xuất danh sách địa điểm phù hợp với tiêu chí của chương trình
Khả năng đàm phán với địa điểm (giá cả, hạng mục ) Làm việc về thủ tục, quy trình vận hành,
Làm việc với nghệ sỹ (contact, booking) Khả năng đàm phán với nghệ sỹ (SOW, giá)
Hiểu đúng yêu cầu của dự án về món hàng cần chuẩn bị Khả năng tìm kiếm nguồn hàng/supplỉer tốt
Khả năng quản lý hàng hoá và phân bổ hàng hoá hợp lý
10 Planning Execution Khả năng lường trước rủi ro và chuẩn bị dự phòng
11 Onsite execution Điều phối overall dự án onsite Phân bổ nhân sự thực hiện vào vị trí hợp lý Khả năng ứng biến và xử lý tình huống xảy ra onsite
Làm báo giá khách hàng Quản lý chi phí nội bộ Khả năng đánh giá, phân tích và lựa chọn supplier
Quản lý chi phí với khách hàng (update kịp thời các chi phí phát sinh, đưa ra đề nghị hợp lý về việc cân đối ngân sách cho KH, )
Lên kế hoạch và checklist công việc/hạng mục cụ thể, cẩn thận Thực hiện việc chuẩn bị logistics
Xử lý hạng mục phát sinh kịp thời
Nắm rõ quy trình và cách làm việc Tránh sai sót, nắm rõ điều khoản, thông tin khác trong hợp đồng
Xử lý hồ sơ, chứng từ Linh động đẩy nhanh quá trình thực hiện
15 Report to line manager Báo cáo tiến độ công việc với quản lý trực tiếp
16 Multi-tasking Khả năng thực hiện nhiều dự án cùng một thời điểm
Khả năng chịu áp lực thời gian và khối lượng công việc
17 EQ working Khả năng điều chỉnh cảm xúc trong công việc
1 Report / catch up Tiếp cận và làm quen với khách hàng mới được giao
Nắm bắt các yêu cầu từ khách hàng một cách đúng và đủ Giao tiếp rõ ràng với khách hàng về các yêu cầu và đề nghị
Khả năng thuyết phục và đàm phán với khách hàng Đưa ra tư vấn hợp lý cho các vấn đề/mong đợi của khách hàng
Khả năng tạo mối quan hệ thân thiết với Khách hàng đang có
Ghi nhớ các cột mốc quan trọng của khách (sinh nhật / kỉ niệm công ty, )
Khả năng linh hoạt xử lý các căng thẳng trong giao tiếp
Nhanh nhạy trong việc chỉ ra vấn đề
Có khả năng đưa ra các phương án giải quyết vấn đề
Lead team trong một dự án Lead team trong nhiều dự án cùng một thời điểm
Giao nhiệm vụ và hướng dẫn nhân sự bên dưới thực hiện nhiệm vụ
Chủ động trong việc nhìn nhận, đánh giá và giao việc đúng người đúng việc
2 Networking/Relationship Có mối quan hệ/mạng lưới nhân sự tốt
3 KPI Tham gia vào việc xây dựng và quản lý KPI của team/công ty
1 Current Client maintain Duy trì mối quan hệ với các khách hàng cũ
2 New client approaching Tiếp cận và thiết lập mối quan hệ với khách hàng mới
3 Business Development Mở rộng loại hình dịch vụ / cơ hội hợp tác với các đối tác cho một loại hình mới đáp ứng nhu cầu của thị trường
2.2.3 Phương pháp đánh giá của LEO
LEO lựa chọn phương pháp đánh giá hiệu quả bằng các chỉ số trọng yếu – KPIs Trong đó tất cả các tiêu chi đề được đánh giá bởi trường bộ phận và cả phần tự đánh giá của các nhân viên, điều này cũng giúp trưởng bộ phận một lần nữa nhìn lại cách đánh giá của mình đã thực sự khách quan hay chưa?
Các tiêu chí liên quan đến thái độ, hành vi sẽ được đánh giá định tính và các tiêu chí liên quan đến hiệu quả trong công tác nghiệp vụ sẽ được đánh giá định lượng, các tiêu chí này sẽ được quy định trọng số khác nhau dựa trên thứ tự ưu tiên của nhân viên Account được quy định trong bảng mô tả công việc
Thời gian thực hiện đánh giá là một năm một lần vào tháng Mười hằng năm
Bảng 2.3 KPIs chi tiết được Leo sử dụng trong công tác đánh giá
CÁCH CHẤM Đạt: Thực hiện được các yêu cầu đáp ứng tiêu chí đặt ra
Không Đạt: Không thể hiện được thiện chí/khả năng thực hiện được các yêu cầu đáp ứng tiêu chí đặt ra
A BEHAVIOUR/ THÁI ĐỘ, HÀNH VI
Tự đánh giá Sếp đánh giá Đạt Không Đạt Đạt Không Đạt
Dựa trên 6 giá trị cốt lõi của Công ty:
Thể hiện sự trung thực và đáng tin cậy trong cách hành xử với tất cả đồng nghiệp và cấp trên
2 Với khách hàng và đối tác
- Thể hiện sự trung thực và đáng tin cậy trong cách hành xử với khách hàng và đối tác
- Thể hiện văn hóa ứng xử chuyên nghiệp
II Khả năng học tập
Luôn tìm tòi và học hỏi trong công việc, không ngại hỏi lại nếu vấn đề đó mình chưa biết cách làm
Sáng tạo, linh động trong cách làm việc để phù hợp với xu thế
Chấp nhận thử thách và thay đổi để phù hợp với yêu cầu công việc
Luôn có ý kiến góp ý để cải tiến quy trình làm việc (nếu có)
Hòa nhập nhanh vào môi trường mới
Sẵn sàng làm việc ngoài giờ và có khả năng đi công tác thường xuyên (tùy vào tính chất công việc đặc thù của từng bộ phận)
Khả năng nhìn xa Biết hoạch định và sắp xếp công việc một cách khoa học
Biết thiết lập mục tiêu và có định hướng riêng cho cá nhân và đội nhóm
4 Khả năng phân tích và tổng hợp
Có khả năng lập báo cáo tổng hợp và sắp xếp công việc một cách khoa học, hợp lý
III Khả năng thực hiện
Có trách nhiệm với dự án được giao
Có trách nhiệm với công việc nội bộ được giao
Biết nhận trách nhiệm và tìm phương án khắc phục hiệu quả
Không lựa chọn dự án/khách hàng hay công việc riêng của từng bộ phận
Quyết tâm cao trong công việc, không bỏ dở công việc khi đang làm
Lạc quan trong những tình huống khó khăn, có suy nghĩ tích cực để tạo động lực cho bản thân (ví dụ: sếp mắng cũng suy nghĩ về công việc và phải làm)
Kiên nhẫn thực hiện công việc và hướng dẫn team thực hiện tốt dự án/công việc được giao
5 Sắp xếp mức độ ưu tiên
Biết sắp xếp mức độ ưu tiên cho gia đình, công ty, nội bộ và dự án
6 Đa nhiệm Khả năng xử lý nhiều việc cùng lúc
IV Hành vi ứng xử
Thể hiện tinh thần gắn kết cao, tham gia thảo luận và hỗ trợ thực hiện các quyết định
Luôn tôn trọng đồng nghiệp (kể cả khi không đồng tình) và thẳng thắn trao đổi
Ngôn từ phù hợp, thể hiện sự tôn trọng đối với đồng nghiệp, cấp trên và các bộ phận
3 Teamwork Tinh thần làm việc tập thể (team work) cao
4 Tiếp thu và phát triển
Thể hiện sự tiếp thu tích cực khi nghe lời góp ý
Có sự thay đổi tích cực để phát triển bản thân và hoà đồng với tập thể
B WORKING PERFORMANCE/ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC
I Planning/ Khả năng lên kế hoạch 10% 10% 10%
1 Timeline management Quản lý thời gian trong quá trình planning và pitching dự án
Tham gia tích cực vào các buổi brainstorm dự án: đọc hiểu brief, nghiên cứu về khách hàng, đưa ra tham khảo ý tưởng Định hướng ý tưởng bám sát theo yêu cầu và sự hiểu biết với Khách hàng Đóng góp ý tưởng
Có sự phản biện tích cực mang tính đóng góp cho việc brainstorm
Tham gia vào việc viết proposal bằng Tiếng Việt
Tham gia vào việc viết proposal bằng Tiếng Anh
Brief rõ yêu cầu và follow với các phòng ban khác (thiết kế, planner, purchasing) để hỗ trợ viết bài
Tham gia vào việc tìm hạng mục và mua hàng để hỗ trợ làm báo giá
6 Quotation Làm báo giá khách hàng
Client Insight Thấu hiểu brieft, nhu cầu khách hàng
Lên kế hoạch về thời gian thực hiện
Hoàn thành công việc theo deadline
Làm việc và follow up quá trình thực hiện cùng team thiết kế
Research và đóng góp ý tưởng về mặt thiết kế (kết cấu, kích thước, chất liệu )
3 Follow up visual Làm việc và follow up quá trình thực hiện cùng team visual
4 Follow up content Làm việc và follow up quá trình thực hiện cùng team content
5 Follow up Production Làm việc và follow up quá trình thực hiện cùng team sản xuất
Làm việc và follow up quá trình thực hiện cùng team Technical
7 Venue management Đề xuất danh sách địa điểm phù hợp với tiêu chí của chương trình
Khả năng đàm phán với địa điểm (giá cả, hạng mục )
Làm việc về thủ tục, quy trình vận hành,
Làm việc với nghệ sỹ (contact, booking)
Khả năng đàm phán với nghệ sỹ
Hiểu đúng yêu cầu của dự án về món hàng cần chuẩn bị
Khả năng tìm kiếm nguồn hàng/supplỉer tốt
Khả năng quản lý hàng hoá và phân bổ hàng hoá hợp lý
10 Planning Execution Khả năng lường trước rủi ro và chuẩn bị dự phòng
11 Onsite execution Điều phối overall dự án onsite
Phân bổ nhân sự thực hiện vào vị trí hợp lý
Khả năng ứng biến và xử lý tình huống xảy ra onsite
Làm báo giá khách hàng
Quản lý chi phí nội bộ
Khả năng đánh giá, phân tích và lựa chọn supplier
Quản lý chi phí với khách hàng (update kịp thời các chi phí phát sinh, đưa ra đề nghị hợp lý về việc cân đối ngân sách cho KH, )
Lên kế hoạch và checklist công việc/hạng mục cụ thể, cẩn thận
Thực hiện việc chuẩn bị logistics
Xử lý hạng mục phát sinh kịp thời
Nắm rõ quy trình và cách làm việc
Tránh sai sót, nắm rõ điều khoản, thông tin khác trong hợp đồng
Xử lý hồ sơ, chứng từ
Linh động đẩy nhanh quá trình thực hiện
Báo cáo tiến độ công việc với quản lý trực tiếp
Khả năng thực hiện nhiều dự án cùng một thời điểm
Khả năng chịu áp lực thời gian và khối lượng công việc
17 EQ working Khả năng điều chỉnh cảm xúc trong công việc
1 Report / catch up Tiếp cận và làm quen với khách hàng mới được giao
2 Understand brief Nắm bắt các yêu cầu từ khách hàng một cách đúng và đủ
Giao tiếp rõ ràng với khách hàng về các yêu cầu và đề nghị
Khả năng thuyết phục và đàm phán với khách hàng Đưa ra tư vấn hợp lý cho các vấn đề/mong đợi của khách hàng
Khả năng tạo mối quan hệ thân thiết với Khách hàng đang có
Ghi nhớ các cột mốc quan trọng của khách (sinh nhật / kỉ niệm công ty, )
Khả năng linh hoạt xử lý các căng thẳng trong giao tiếp
Nhanh nhạy trong việc chỉ ra vấn đề
Có khả năng đưa ra các phương án giải quyết vấn đề
Lead team trong một dự án
Lead team trong nhiều dự án cùng một thời điểm
Giao nhiệm vụ và hướng dẫn nhân sự bên dưới thực hiện nhiệm vụ
Chủ động trong việc nhìn nhận, đánh giá và giao việc đúng người đúng việc
Có mối quan hệ/mạng lưới nhân sự tốt
3 KPI Tham gia vào việc xây dựng và quản lý KPI của team/công ty
Duy trì mối quan hệ với các khách hàng cũ
Tiếp cận và thiết lập mối quan hệ với khách hàng mới
Mở rộng loại hình dịch vụ / cơ hội hợp tác với các đối tác cho một loại hình mới đáp ứng nhu cầu của thị trường
Dưới 70% Mức tiêu chuẩn Không đạt
CÁCH TÍNH ĐIỂM "WORKING PERFORMANCE"
Mức độ đạt được Điểm
Chưa tiếp cận/Thực hiện 0 Đã tiếp cận 1
Hiểu rõ và thực hiện được 2
Thành thạo và áp dụng được cho nhiều trường hợp khác nhau 3
Phát triển và làm việc hiệu quả hơn với team 4
Huấn luyện và truyền đạt được cho nhân viên cấp dưới 5
2.2.4 Lựa chọn người đánh giá và huấn luyện kỹ năng đánh giá
Mỗi phòng ban sẽ có một bản đánh giá KPIs khác nhau phù hợp với từ mô tả công việc của phòng ban đó, nhằm mong muốn có được kết quả đánh giá hiệu quả, trung thực, khách quan việc đánh giá sẽ do nhân viên tự đánh giá bản thân và trưởng phòng sẽ đánh giá nhân viên
Việc huấn luyện kỹ năng đánh giá sẽ được công ty phổ biến bằng email, văn bản hướng dẫn và tổ chức hội thảo có mời diễn giả để đào tạo và phổ biến rõ các tiêu chí và các tính điểm sao cho tất cả mọi người đều hiểu rõ nội dung và cách triển khai
2.2.5 Thảo luận với nhân viên về nội dung và phạm vi đánh giá
Vào đầu năm, thông thường sẽ là ngày 15/01 công ty sẽ có 1 ngày họp để phổ biến các mục tiêu của năm (vào buổi sáng) và thảo luận về nội dung, phạm vi đánh giá hiệu quả công việc cho toàn công ty (vào buổi chiều), buổi tối sẽ là tiệc tối
Trong buổi chiều họp về nội dung, phạm vi đánh giá hiệu quả công việc sẽ bao gồm các nội dung như sau:
- Phổ biến lại quy chế, tiêu chí và quy trình đánh giá
- Hướng dẫn cách hoàn thành tốt KPIs được giao
- Giới thiệu quy chế lương, thưởng, đào tạo kỷ luật dựa trên cơ sở kết quả đánh giá
- Chia sẻ truyền cảm hứng từ các nhân viên có thành tích cao của năm trước
- Hỏi – Đáp các nội dung xoay quanh công tác đánh giá hiệu quả công việc
Ngoài ra, mỗi phòng ban cũng sẽ họp riêng phòng ban mình với các nội dung tương tự bên trên nhằm giúp mọi nhân viên nắm chắc, rõ ràng cách đánh giá nhằm có những bước chuẩn bị hoàn thành KPIs ngay từ khi bắt đầu
2.2.6 Thực hiện đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên Account
GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC NHỮNG HẠN CHẾ GIÚP QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TRUYỀN THÔNG VÀ SỰ KIỆN LEO HIỆU QUẢ HƠN
Điều chỉnh chu kỳ đánh giá
Chu kỳ đánh giá nên điều chỉnh từ một năm một lần xuống còn sáu tháng, như vậy trong một năm sẽ có hai đợt đánh giá Tuy nhiên để đơn giản hóa quy trình và đạt được hiệu quả thì sẽ chia các yếu tố sẽ đánh giá một lần và có các yếu tố sẽ đánh giá hai lần trong năm như sau:
Các tiêu chí về hành vi ứng xử sẽ được đánh giá một năm một lần:
- Thái độ bao gồm thái độ với đồng nghiệp, với khách hàng, đối tác
- Khả năng học tập, khả năng thích nghi, khả năng phân tích tổng hợp
- Tinh thần trách nhiệm với công việc, tổ chức
- Khả năng làm việc cá nhân, làm việc nhóm, sáng tạo trong công việc
- Tinh thần lạc quan, tích cực, hành vi ứng xử
Các tiêu chí về hiệu suất công việc sẽ được đánh giá sáu tháng một lần:
- Khả năng lập kế hoạch, quản lý thời gian, quản lý dự án
- Các ý tưởng được khách hàng yêu thích
- Chăm sóc khách hàng, quản lý doanh thu
- Các dự án được phê duyệt / Mức độ thành công của dự án
- Mở rộng dịch vụ, thiết kế các sản phẩm mới được khách hàng đón nhận
Điều chỉnh nội dung các yếu tố trong bảng KPI và cách tính điểm
KPIs của bộ phận kinh doanh tuy nhiên chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên cũng khác nhau Do đó ngoài những KPIs cho phòng cần có KPIs của từng vị trí chức danh như Account chuyên phụ trách dự án, Account chuyên phụ trách khách hàng…sao cho thực hiện đúng mô tả và yêu cầu công việc của từng nhân viên
Phần đánh giá hành vi và thái độ:
Bảng 2.4 Cách chấm điểm hành vi và thái độ
CÁCH CHẤM Đạt Thực hiện được các yêu cầu đáp ứng tiêu chí đặt ra
Không Đạt Không thể hiện được thiện chí/khả năng thực hiện được các yêu cầu đáp ứng tiêu chí đặt ra
Nên chuyển sang cách tính định lượng, dễ dàng đo lường trong đó phải liệt kê rõ số lượng hoành thành theo tuần/tháng/quý rõ ràng để phân biệt được sự khác nhau về thái độ và hành vi của của các nhân viên
Công ty nên giao phần quản lý này để phòng nhân sự cùng phụ trách để đảm bảo tính công bằng
Phần đánh giá hiệu suất công việc
Bảng 2.5 Cách chấm điểm hiệu suất công việc
CÁCH TÍNH ĐIỂM "WORKING PERFORMANCE" Điểm Mức độ đạt được
Chưa tiếp cận/Thực hiện 0 Đã tiếp cận 1
Hiểu rõ và thực hiện được 2
Thành thạo và áp dụng được cho nhiều trường hợp khác nhau 3
Phát triển và làm việc hiệu quả hơn với team 4
Huấn luyện và truyền đạt được cho nhân viên cấp dưới 5
Cách tính điểm như trên khá chung chung, phần diễn giải mức độ đạt được rất khó để chấm điểm vì có một vài mức độ như điểm 5 chỉ đạt được khi nhân viên đó là trưởng nhóm Do đó cách tính hiệu quả công việc nên có thêm bộ hướng dẫn chấm điểm hoặc xây dựng cách chấm điểm riêng cho chức danh
Sử dụng phương pháp đánh giá đa chiều
Hiện tại chỉ có nhân viên tự đánh giá và trưởng phòng đánh giá do đó khả năng cao là cho kết quả đánh giá không khách quan và chính xác vì gần như chỉ đánh giá từ một góc nhìn của trưởng phòng Do đó, LEO nên sử dụng cách đánh giá đa chiều bằng cách kết hợp các phương pháp đánh giá: đối thoại, tham khảo thêm ý kiến của đồng nghiệp trong công ty, đối tác, khách hàng vì bộ phận kinh doanh làm việc, giao tiếp và tương tác rất nhiều với khách hàng hoặc có thể kế hợp với lịch sử ghi chép của phòng nhân sự để có thêm những thông tin cụ thể, khách quan và toàn diện giúp đánh giá trở nên công bằn, chính xác hơn.
Đầu tư phần mềm đánh giá hiệu quả công việc hằng ngày
Công tác đánh giá đạt hiệu quả khách quan theo mục tiêu để ra thì cần rất nhiều thời gian xây dựng quy trình đánh giá hiệu quả và người lãnh đạo cần phải nắm vững những kỹ năng quản lý và đặc thù của từng phòng ban, từng nhân viên để đưa ra đánh giá chính xác nhất và giúp nhân viên đạt được hiệu quả công việc tốt nhất Cần phải tổ chức nhân sự phụ trách đánh giá sao cho đúng người, đúng việc, đúng quy trình
Hiện nay trong giai đoạn các doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng đang ưu tiên ứng dụng công nghệ trong công tác vận hành và quản lý (mục tiêu này đã được các tập đoàn, các công ty lớn đầu tư hơn 10 năm nay) Việc xây dựng phần mềm quản lý công việc của công ty không còn quá tốn kém, khó khăn và phức tạp như trước nữa
Có rất nhiều phần mên, ứng dụng quản lý công việc trên điện thoại đã và đang trở thành công cụ quản lý, đánh giá nhân viên rất hiệu quả, giao diện và cách sử dụng rất thân thiện và đơn giản Doanh nghiệp có thể tổng hơp tất cả những yếu tố cần đánh giá vào trong phần mềm này để quản lý hàng ngày Vì hầu hết các chức năng quản lý phần mềm đều có thể tích hợp được như:
- Chấm công tự động kết hợp với nhiều tính năng khác trong đó tính năng quản lý công việc hàng ngày, hàng tháng được đánh giá nổi bật nhất
- Quản lý công việc, theo dõi dự án, thời gian, nguồn lực khoa học và thuận tiện
- Tổng quan hoặc chi tiết dự án/Theo dõi công việc linh hoạt
- Tạo ra danh sách các công việc bạn cần phải làm và sắp xếp chúng theo thứ tự quan trọng mà không bỏ sót bất cứ phần nào
- Nhắc nhở thông báo về thời hạn cần hoàn thành, đảm bảo đúng deadline
- Đánh giá dự án: Sau khi hoàn thành công việc đã làm những gì? kết quả ra sao? Các hạng mục cần cải thiện…
Các phần mềm có thể phân chia quyền truy cập, tương tác, chỉnh sửa đối với từng chức danh khác nhau nhằm đảm bảo tính bảo mật của thông tin Điều đặc biệt là người quản lý có thể theo dõi, truy xuất báo cáo theo ngày, tuần, tháng, quý, năm một cách đơn giản, dễ dàng và nhanh chóng Ngoài ra dễ dàng cập nhật, thêm, bớt các yếu tố đánh giá cho phù hợp với nhu cầu của công ty hay nhu cầu của dự án, đồng thời dễ dàng nhắc nhở hoặc động viên nhân viên kịp thời giúp họ điều chỉnh, phấn đầu để đạt được hiệu quả công việc cao nhất