Quản Trị Giao Nhận Vận Chuyển Hàng Hóa Quốc Tế Đề Tài Quy Trình Nhận Hàng Nhập Khẩu.pdf

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA: KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ

- -HỌC PHẦN: Quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tếĐỀ TÀI: QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU

Nhóm: 8

Lớp học phần: 2304IT0M1511 Giáo viên giảng dạy: Chu Tiến Minh

Hà Nội, 2023

LỜI MỞ ĐẦU 1

I Quy trình nhận hàng nhập khẩu 2

1 Quy trình tổng quát 2

1.1 Bước 1: Nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải 2

1.2 Bước 2: Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu 2

1.3 Bước 3: Nhận hàng hóa tại địa điểm quy định 3

1.4 Bước 4: Quyết toán chi phí 5

2 Trao đổi thông tin trong quá trình nhận hàng 5

2.1 Giữa người giao nhận và chủ hàng xuất khẩu 5

2.2 Giữa người giao nhận và chủ hãng tàu 5

2.3 Giữa người giao nhận và đại lý của họ tại nước ngoài 5

II Liên hệ thực tiễn - Công ty TNHH MTV Tổng công ty Tân cảng Sài Gòn 6

1 Giới thiệu chung về Tổng công ty Tân cảng Sài Gòn 6

2 Quy trình nhận hàng nhập khẩu của Tổng công ty Tân cảng Sài Gòn 7

2.1 Bước 1: Nắm tình hình hàng hoá và phương tiện vận tải 7

2.2 Bước 2: Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu 8

2.3 Bước 3: Nhận hàng hoá tại địa điểm quy định 8

2.4 Bước 4: Quyết toán chi phí 9

KẾT LUẬN 10

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nhiều năm trở lại đây kinh tế nước ta đã có nhiều thay đổi rõ rệt, Việt Nam đang dần hòa nhập vào nền kinh tế xã hội toàn cầu Đầu năm 2007, việc chính thức trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới WTO, đã đánh dấu thời kỳ hội nhập toàn cầu mới Tốc độ tăng trưởng đạt mức cao và ổn định trong nhiều năm liền.

Song song với sự phát triển mạnh mẽ đó là sự phát triển của ngành dịch vụ vận tải – giao nhận một ngành hỗ trợ đắc lực trong sự phát triển của nền kinh tế Các doanh nghiệp Việt Nam chủ yếu là doanh nghiệp vừa và nhỏ, lượng hàng xuất nhập khẩu không nhiều Việc thành lập thêm một phòng ban chuyên trách về giao nhận và xuất, nhập khẩu thì tốn kém và thậm chí không hiệu quả, bởi lẽ kinh nghiệm và kỹ năng làm hàng của họ sẽ không được nhạy bén Điều này đã tạo điều kiện lớn cho ngành dịch vụ giao nhận, vận tải ngoại thương phát triển mạnh.

Vậy, giao nhận gồm những công việc gì? Sau khi người bán và người mua ký kết hợp đồng, người bán sẽ thực hiện nghĩa vụ của mình là người gửi hàng cùng chứng từ sang cho người mua để người mua thực hiện nhận hàng Công việc từ khâu chuẩn bị phương tiện vận tải, chuẩn bị kho bãi, thuê phương tiện vận chuyển chính ( tàu, máy bay) để thực hiện nghĩa vụ giao hàng của người bán Thực hiện khai báo hải quan, giao hàng, và cả khi chuẩn bị chứng từ để nhận hàng, khai báo hải quan, chuẩn bị kho bãi, phương tiện để nhận hàng cho bên mua Không những thế công ty giao nhận có thể thay mặt nhận dùm hàng cho khách hàng, nhận ủy thác nhận hàng,

Giao nhận có vai trò quan trọng trong kinh doanh ngoại thương giúp cho việc lưu thông hàng hóa trở nên thông suốt nhanh chóng và kinh tế hơn Chính vì tầm quan trọng như

vậy mà nhóm 8 đã quyết định chọn đề tài “Trình bày quy trình nhận hàng nhập khẩu”.

Trong quá trình nghiên cứu nhóm chúng 8 có tìm hiểu về quá trình giao nhận của Công ty TNHH MTV Tổng công ty Tân cảng Sài Gòn Bài viết là tổng kết về quá trình giao nhận và thực tế giao nhận tại Công ty.

Bài thảo luận gồm 2 phần:

Phần 1: Quy trình nhận hàng nhập khẩu tổng quát

Phần 2: Liên hệ thực tiễn - Công ty TNHH MTV Tổng công ty Tân cảng Sài Gòn

I Quy trình nhận hàng nhập khẩu.1 Quy trình tổng quát

Quy trình giao hàng nhập khẩu cần nhanh chóng, kết toán chính xác; các chứng từ, biên bản liên quan đến tổn thất hàng hóa được lập kịp thời, đầy đủ, hợp lệ để khiếu nại các bên liên quan Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu gồm 4 bước: Nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải, chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu, nhận hàng hóa tại địa điểm quy định, quyết toán chi phí.

1.1 Bước 1: Nắm tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải.

Người giao nhận cần phối hợp người nhận hàng (người nhập khẩu) nắm tình hình phương tiện vận tải hoặc tiến hành lưu cước, đăng ký chuyến phương tiện vận tải.

+ Trường hợp đã có hợp đồng với người chuyên chở thực tế, người giao nhận cần liên lạc với hãng vận chuyển để biết lịch trình của phương tiện vận chuyển có thay đổi gì không.

+ Trường hợp cần lưu cước (Booking note) với hãng tàu chợ hoặc hãng hàng không do người nhập khẩu là người chịu trách nhiệm vận chuyển quốc tế ( Incoterms nhóm E và F), người giao nhận thực hiện như hướng dẫn ở phần “Tổ chức vận chuyển hàng hóa quốc tế”

1.2 Bước 2: Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu

Người giao nhận pre-alert và bản chụp chứng từ từ đại lý nước ngoài, in chứng từ ra.

Nội dung Pre-alert bao gồm:

- Bên gửi hàng: Thông tin người gửi hàng - Bên nhận hàng: Thông tin người nhận hàng - Bên nhận thông báo: Thông tin bên nhận thông báo - Chi tiết về hàng hoá

- Mô tả hàng hoá - Số lượng - Loại hình bao gói - Số container

- Net weight: trọng lượng thật của hàng hóa.

- Gross weight: tổng trọng lượng của hàng hóa và bao bì - Tổng giá trị đơn hàng

- Địa điểm Cảng lấy hàng: Ghi tên của cảng bốc hàng - Địa điểm Cảng dỡ hàng: Ghi tên của cảng dỡ hàng - Ngày đi thực tế

- Hãng tàu - Vessel: Tên tàu

- No Voy: Số hiệu chuyến tàu chuyên chở

- Số seal.

Kiểm tra đối chiếu MBL/MAWB và HBL(s)/HAWB các chi tiết có khớp nhau không (POL,POD, Container/Seal, Shipping mark, Description of goods, G.W., Measurement) Nếu có khác biệt giữa MBL/MAWB và HBL(s)/HAWB(s) thì viết mails báo ngay cho đại lý, yêu cầu họ kiểm tra xem chi tiết trên MBL/MAWB đúng hay HBL(s)/HAWB(s) đúng và chỉnh sửa bill để nộp Manifest Lưu ý Place of Delivery có thể khác nhau giữa HBL & MBL, khi đó công ty giao nhận sẽ phụ trách chuyển hàng từ Place of Delivery trên MBL đến Place of Delivery trên HBL.

Dựa trên A/N của hãng vận chuyển để gửi A/N cho khách hàng Trước ngày tàu đến

hãng tàu hoặc Co-loader sẽ gửi giấy báo hàng đến (Arrival notice), Trên A/N mà hãng tàu hay Co-loader gửi thường có thông báo số cước và các Local charges phải nộp Kiểm tra xem tiền cước Collect có khớp với Pre-alert của đại lý không.

Nắm tình hình hoặc thay mặt chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu đến hãng vận chuyển để lấy lệnh giao hàng (D/O) và đóng lệ phí.

Người nhập khẩu chuẩn bị các chứng từ phục vụ cho việc khai báo và thông quan hải quan như hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn gốc, chứng nhận hun trùng, chứng nhận kiểm dịch, chứng nhận xuất xứ

1.3 Bước 3: Nhận hàng hóa tại địa điểm quy định

Người giao nhận phối hợp cùng với người nhận hàng/người nhập khẩu để thực hiện các công việc:

Khai báo và thông quan hàng hóa xuất khẩu Người giao nhận có thể khai báo dưới tên của chủ hàng hoặc dưới tên chính mình (đại lý khai báo hải quan) Nếu hàng hóa bị phân vào luồng đỏ cần phối hợp với cán bộ hải quan để kiểm tra thực tế hàng hóa;

Tiến hành kiểm nghiệm, giám định, nếu cần và lấy giấy chứng nhận hay biên bản thích hợp;

Nhận hàng nhập khẩu từ người vận chuyển thực tế.

o Đối với vận chuyển đường biển, hàng đóng trong container, gửi hàng nguyên (FCL/FCL)

- Mang D/O cùng bộ chứng từ nhận hàng đến Văn phòng quản lý tại cảng để xác nhận D/O đồng thời mang 1 bản D/O đến hải quan giám sát cảng để đối chiếu với Manifest - Đến bãi và tìm vị trí container

- Đến phòng Điều độ của cảng nộp phí lưu kho, phí xếp dỡ container, nộp biên lai thanh toán các phi này cùng với D/O để đổi lấy phiếu xuất kho cho phép hàng rời khỏi cảng - Trường hợp mang container về kho riêng để kiểm hóa và rút hàng thì cần làm đơn gửi

hãng tàu để mượn container về kho riêng, yêu cầu xếp dỡ container lên phương tiện vận tải Sau khi rút hàng xong, người giao nhận bố trí mang container về trả tại cảng - Trường hợp dỡ hàng trong container ngay tại cảng thì phải có lệnh điều động công nhân

để dỡ hàng khỏi container và xếp hàng lên phương tiện vận chuyển.

4 - Hoàn tất việc nhận hàng nếu trong quá trình kiểm hóa không có vấn đề gì về hàng hóa và

hồ sơ khai báo hải quan Vận chuyển hàng hóa bằng container có tính chuyên dụng cao nên khi giao nhận container cũng tiến hành đơn giản hơn nhưng vẫn cần lưu ý kiểm tra; - Số hiệu của container phải rõ ràng

- Niêm phong kẹp chì phải còn nguyên vẹn và phù hợp với bảng kê khai hàng hóa(manifest) - Tình trạng của vỏ container phải trong điều kiện bình thường, không bẹp, méo, không

thủng, cong, vênh Khi phát hiện những tình trạng hư hỏng cần lập biên bản tại chỗ và có chữ ký xác nhận của người chuyên chở hoặc đại diện người chuyên chở.

o Đối với vận chuyển đường biển, hàng đóng trong container, gửi hàng lẻ (LCL/LCL) Đối với hàng lẻ, cần mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại lý của người gom hàng lấy D/O Sau khi xác nhận, đối chiếu D/O thì mang đến thủ kho để nhận phiếu xuất kho Sau đó mang chứng từ đến kho CFS để nhận hàng.

o Đối với vận chuyển đường biển, hàng rời.

- Nhận bộ chứng từ do người bán gửi cho thông qua ngân hàng nếu thanh toán bằng phương thức L/C hay nhờ thư đổi chứng từ (D/A hoặc D/P) Nếu trên B/L ghi ở mục Consignee là “TO ORDER OF (issuing bank’s name)” thì người nhập khẩu phải ngân hàng ký hậu trên B/L mới lấy được hàng.

- Trình vận đơn cho hãng tàu để nhận được ba bản lệnh giao hàng (delivery order – DO) - Nộp hồ sơ xin đăng ký kiểm hóa hải quan và nhận thông báo sẵn sàng dỡ hàng của tàu

(Notice of Readiness – NOR).

- Nhân viên giao nhận đại diện cho người nhập khẩu phải có mặt cùng đại diện của cơ quan liên quan khi mở hầm tàu Nếu phát hiện thấy hàm tàu ẩm ướt, hàng hóa ở trong tình trạng lộn xộn hay bị hư hỏng, mất mát thì phải lập biên bản để hai bên cùng ký Nếu tàu không chịu ký vào thì mới cơ quan giám định lập biên bản mới tiến hành dỡ hàng - Làm thủ tục hải quan.

- Dỡ hàng bằng cần cẩu của cảng và xếp lên phương tiện vận tải để đưa vào kho bãi Trong quá trình dỡ hàng đại diện tàu cùng cán bộ giao nhận càng kiểm điểm và phân loại hàng hóa cũng như kiểm tra về tình trạng hàng hóa và ghi vào Taly Sheet.

o Đối với vận chuyển đường hàng không:

Thời gian vận chuyển bằng máy bay thường diễn ra nhanh chóng, nên người giao nhận cần chú ý giờ máy bay hạ cánh để cập nhật cho khách hàng để cân đối thời gian mở tờ khai hải quan và thời gian lấy hàng hợp lý.

- Trường hợp khách hàng tự làm các thủ tục nhận hàng thì người giao nhận giao bộ hồ sơ ủy quyền và các khoản phí cần thiết Bộ hồ sơ ủy quyền gồm: Ủy quyền nhận hàng (2 bản gốc), HAWB copy (2 bản có ký đóng dấu xanh) Lưu ý: nếu vận đơn HAWB là TH vận đơn phát theo lệnh của ngân hàng thì phải yêu cầu được cnee xuất trình được “ủy quyền gốc của ngân hàng” hoặc “ giấy bảo lãnh của ngân hàng”, sau đó mới giải phóng hàng.

- Trường hợp khách hàng yêu cầu người giao nhận mang hàng đến kho thì người giao nhận sẽ phụ trách khai báo hải quan; mang các chứng từ cần thiết đến sân bay; bóc hồ sơ (mà được gửi kèm theo hàng) tại kho hàng và nộp các phí liên quan ( phí xử lý hàng hóa, phí lưu kho nếu có ); làm thủ tục hải quan giám sát; lấy hàng tại kho và điều phương tiện để đưa hàng về kho của khách hàng.

1.4 Bước 4: Quyết toán chi phí

Sau khi nhận hàng hóa, người giao nhận quyết toán chi phí với các nhà cung cấp và người nhập khẩu các chi phí như cước vận chuyển (nếu có), local charge tại đầu nhập khẩu, phí hoa hồng cho đại lý nước ngoài và các chi phí khác.

Thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán và việc thống nhất gửi hóa đơn gốc tùy thuộc vào thống nhất giữa người giao nhận với các nhà cung cấp và người nhập khẩu.

- Trường hợp thanh toán bằng hình thức chuyển khoản thì bộ chứng từ hàng hóa, gồm vận đơn được gửi trực tiếp từ người xuất khẩu sang người nhập khẩu.

- Trường hợp thanh toán bằng hình thức nhờ thu hoặc thư tín dụng, bộ chứng từ được gửi về qua ngân hàng Người nhập khẩu cần hoàn thành các nghĩa vụ hành chính (thanh toán tiền) để được giải phóng bộ chứng từ Lưu ý, với vận đơn theo lệnh cần yêu cầu ngân hàng ký hậu vào vận đơn mới lấy được hàng hóa.

2 Trao đổi thông tin trong quá trình nhận hàng.

Trong quá trình giao nhận vận chuyển hàng hóa giữa người xuất khẩu, nhập khẩu, giao nhận và người vận tải liên tục có sự trao đổi thông tin để nắm bắt được tình hình của lô hàng.

2.1 Giữa người giao nhận và chủ hàng xuất khẩu

Chủ hàng xuất khẩu thông báo cho người nhận về việc gửi hàng Nội dung của thông báo bao gồm số HAWB/MAWB, người gửi, người nhận, tên hàng, trọng lượng, số lượng, thể tích, tên sân bay đi, sân bay đến, ngày khởi hành (ETD), ngày dự kiến đến (ETA)

2.2 Giữa người giao nhận và chủ hãng tàu

Trong quá trình giao nhận vận chuyển hàng hóa giữa người xuất khẩu, nhập khẩu, giao nhận và người vận tải liên tục có sự trao đổi thông tin để nắm được tình hình của lô hàng Giữa người giao nhận và chủ hãng tàu cần

- Trao đổi, cập nhật tình hình hàng hóa từ lúc bắt đầu cho tới khi kết thúc quá trình giao nhận vận chuyển.

- Gửi thông tin chứng từ, hàng hóa - Lập và gửi vận đơn (MBL/ MAWB) - Gửi thông báo hàng đến khi hàng về đến đích

2.3 Giữa người giao nhận và đại lý của họ tại nước ngoài

6 Khi đã có đủ toàn bộ các thông tin của lô hàng và một số chứng từ cần thiết khác như: HBL, MBL, hóa đơn, giấy giới thiệu, phiếu đóng gói hàng hóa, tờ khai hải quan, giấy chứng nhận xuất xứ, thì người giao nhận sẽ gửi pre-alert cho chính đại lý của họ ở nước nhập khẩu Pre-alert có thể được gửi đi bằng mail/fax.

II Liên hệ thực tiễn - Công ty TNHH MTV Tổng công ty Tân cảng Sài Gòn1 Giới thiệu chung về Tổng công ty Tân cảng Sài Gòn

Giới thiệu chung

- Tổng công ty Tân Cảng Sài Gòn là một doanh nghiệp quân đội trực thuộc Quân chủng

+ Vận tải và các ngành kinh tế biển: Hoa tiêu, lai dắt; cung ứng hậu cần + Dịch vụ khác: xây dựng, thiết kế công trình.

Tân Cảng Sài Gòn quản lý kinh doanh, khai thác cảng chuyên nghiệp, hiện đại và lớn nhất Việt Nam với thị phần container xuất nhập khẩu chiếm trên 90% khu vực phía Nam và hơn 60% thị phần cả nước với các dịch vụ: xếp dỡ hàng hóa, hậu cần, hàng hải, cứu hộ, hoa tiêu, địa ốc, xây dựng công trình dân sự, quân sự và vận tải đa phương thức.

Vai trò của hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu của Tổng công ty Tân cảng Sài Gòn Mặc dù công ty hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau, nhưng dịch vụ logistics và vận tải biển vẫn đóng một vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạt động và phát triển của công ty khi vừa mang lại doanh thu, vừa đánh dấu uy tín của Tổng Công ty Tân Cảng Sài Gòn trong hoạt động logistics và vận tải biển Doanh thu của hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu chiếm một tỷ trọng không nhỏ trong các hoạt động của Tổng Công ty Tân Cảng Sài Gòn Doanh thu tăng ổn định theo từng năm.

Tân Cảng Sài Gòn hiện đang quản lý, điều hành 8 cảng container (trong đó có 3 cảng container hiện đại, lớn nhất Việt Nam), chiếm 55% thị phần container xuất nhập khẩu của cả nước; đứng thứ 18/20 nhóm cụm cảng container có sản lượng lớn nhất thế giới; hiện được đề xuất trong nhóm 7 doanh nghiệp Nhà nước quy mô lớn, phát huy vai trò dẫn dắt, mở đường của nền kinh tế đất nước

Năm 2022, Tân Cảng Sài Gòn đã hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh với tổng sản lượng container thông qua các cảng thuộc hệ thống Tân Cảng Sài Gòn đạt hơn 9,27 triệu Teu container (tương đương 130 triệu tấn hàng hóa), tăng 6,6% so với năm 2021 Doanh thu toàn hệ thống tăng 5,4%; đặc biệt lợi nhuận tăng mạnh 16,2%, (đạt trên 4.500 tỷ đồng); nộp ngân sách trên 1.900 tỷ đồng.

(Nguồn: https://markettimes.vn/duoc-thu-tuong-ky-vong-tro-thanh-tap-doan-kinh-te-quoc-phong-hang-dau-viet-nam-tan-cang-sai-gon-dang-kinh-doanh-the-nao-15721.)

2 Quy trình nhận hàng nhập khẩu của Tổng công ty Tân cảng Sài Gòn2.1 Bước 1: Nắm tình hình hàng hoá và phương tiện vận tải

Bộ phận chứng từ có các yêu cầu từ khách hàng, liên hệ với khách hàng trước khi tàu cập cảng để nhận những thông tin về lô hàng cần thiết cho việc nhận hàng như:

Về vận đơn đường biển (B/L)

8 - Số hoá đơn: 13052P - 01

- Bao bì, đóng gói: Hàng được đóng trong kiện - Tổng khối lượng: 315.708 MT

2.2 Bước 2: Chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu

Sau khi nhận được bộ chứng từ, nhân viên sẽ kiểm tra xem lô hàng có nằm trong danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu hay không, đồng thời kiểm tra tính phù hợp của hợp đồng, hoá

- Giấy giới thiệu của công ty nhập khẩu: 1 bản - Vận đơn: 1 bản sao (2 mặt), có đóng dấu của hãng tàu

Thông báo hàng đến sẽ được gửi đến trước 1-2 ngày so với ngày dự kiến tàu đến Nhân viên giao nhận (đã nhận được sự uỷ thác từ khách hàng) đem thông báo hàng, B/L và giấy giới thiệu của công ty và đóng lệ phí cần thiết để lấy lệnh giao hàng D/O của hãng tàu, giấy trả container rỗng, lệnh cược container về kho (tuỳ theo hãng tàu, tuỳ theo loại hàng).

Đối với lô hàng này, ngày dự kiến hàng đến là 6/6/2017 Nhân viên giao nhận kiểm tra những nội dung chủ yếu sau trên D/O:

- Tên tàu: APl LE HAVRE - Số vận đơn: ZIMUORF0695370

- Tên và địa chỉ của người nhận hàng: Công ty TNHH MTV Hợp Nông (Địa chỉ: 6B Nguyễn Thành Ý, phường Đa Kao, quận 1, TP HCM, Việt Nam)

- Tên hàng: (được nêu trên các chứng từ kèm theo)

2.3 Bước 3: Nhận hàng hoá tại địa điểm quy định

Nhân viên phòng Đại lý hải quan của công ty tiến hàng lập tờ khai báo hải quan qua hệ thống ECUS5 để lấy số tiếp nhận, số tờ khai và phân luồng hàng hóa Việc phân luồng có 3 yếu tố quan trọng nhất là : mức thuế hàng hoá, người đi làm thủ tục hải quan và doanh nghiệp Lô hàng nhập khẩu với hợp đồng số 13052P, nhập khẩu vào Cảng Cát Lái được khai báo hải quan vào ngày 07/06/2017, số tờ khai 101444122251, mã loại hình A11, mã phân loại kiểm tra 2 Vì hàng hóa bị phân luồng vàng nên nhân viên giao nhận được sự uỷ quyền của khách hàng, nộp bộ chứng từ lên cơ quan hải quan để được kiểm tra Kết quả kiểm tra chứng từ đối với lô hàng trên không có gì sai sót nên được thông quan và được giao về kho của công