Thực trạng hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty xuất nhập khẩu Dệt - May
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU DỆT MAY
1 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty xuất nhập khẩu dệt may là doanh nghiệp nhà nước, Thành viên hạch toán phụ thuộc tổng công ty Dệt - May Việt Nam Công ty được thành lập theo quyết định số 37/2000/QĐ - BCN ngày 08/06/2000 của Bộ trưởng Bộ công nghiệp, trên cơ sở tổ chức lại Ban xuất nhập khẩu của Tổng công ty Dệt- May Việt Nam Công ty có tư cách pháp nhân, có Tài khoản tại ngân hàng, có con dấu để giao dịch theo quy định của Hội đồng quản trị Tổng công ty. Để tiện cho việc giao dịch công ty sử dụng tên bằng tiếng Việt và tên tiếng Anh.
+ Tên giao dịch bằng tiếng Việt: Công ty xuất nhập khẩu dệt may.
+ Tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh: VINATEX-IMPORT- EXPORT COMPANY, viết tắt là: VINATEX- IMEX.
Trụ sở giao dịch chính: 57B, phố Phan Chu Trinh, quận Hoàn Kiếm Hà Nội
Vốn điều lệ của công ty: 30.388.000.000 đồng.
Tổng số công nhân viên: 121 người.
(Trong đó nhân viên quản lý: 42 người).
Công ty hoạt động theo đăng ký số 313453 ngày 14/07/2000 do Sở Kế hoạch đầu tư và phát triển Hà Nội cấp; được bổ sung ngành nghề kinh doanh lần thứ nhất theo quyết định số 448/QĐ-HĐQT ngày 10/08/2000; Bổ sung lần
2 theo quyết định 1067/QĐ-HĐQT ngày 17/01/2001 của Bộ Công Nghiệp và bổ sung ngành nghề lần 3 theo quyết định số 1883/QĐ-TCCB ngày 06/08/2003 của Bộ Công Nghiệp.
Công ty xuất nhập khẩu dệt may ngay từ khi thành lập đã không ngừng cố gắng vươn tới thành công
Trước hết, công ty đã lựa chọn cho mình một hướng đi đúng đắn và phù hợp: Đó là bám sát tình hình thực tiễn, nghiên cứu thị trường một cách nghiêm túc để lựa chọn loại sản phẩm nào sẽ là sản phẩm chủ đạo, đi đôi với việc không ngừng phát triển thị trường và phát triển sản phẩm Nắm vững và vận dụng có hiệu quả đường lối đổi mới của Đảng cơ chế chính sách của Nhà nước về quản lý doanh nghiệp.
Kế đó, công ty đã từng bước xây dựng đội ngũ cán bộ công nhân viên giỏi, đi kịp với yêu cầu kinh doanh Trong suốt quá trình hoạt động và phát triển Công ty luôn chú trọng đến việc bồi dưỡng và phát huy nhân tố con người Nhân tố này được thể hiện qua các mặt cụ thể như: tuyển dụng, đào tạo, việc làm và đời sống.
Cuối cùng công ty đã phát huy được những thuận lợi để tiến tới ổn định và phát triển Được sự quan tâm của Tổng Công ty và của các ban ngành có liên quan cùng với việc phát huy nội lực, nhạy bén năng động trong nắm bắt diễn biến của thị trường, thực hiện đa dạng hoá sản phẩm, đa dạng hoá phương thức kinh doanh, Công ty đã giữ vững được vai trò là chiếc cầu nối ngoại thương với các nước, củng cố vững chắc nền thương mại nước nhà,đồng thời góp phần lớn vào công cuộc hội nhập kinh tế của đất nước.
2.Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Thông qua hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu và thương mại công ty thực hiện kinh doanh các ngành nghề:
- Kinh doanh nội địa và xuất nhập khẩu các sản phẩm dệt may, nguyên phụ liệu, thiết bị phụ tùng ngành dệt- may
- Xuất nhập khẩu hoá chất, thuốc nhuộm, hàng công nghệ thực phẩm, nông, lâm, hải sản, thủ công mỹ nghệ, ô tô xe máy, các mặt hàng công nghiệp tiêu dùng khác; Trang thiết bị văn phòng; Thiết bị tạo mẫu thời trang; Phương tiện vận tải; Vật liệu điện, điện tử, cao su.
- Kinh doanh kho vận, kho ngoại quan
- Uỷ thác mua bán xăng dầu.
- Nhập khẩu sắt, thép, gỗ, máy móc, thiết bị, vật tư, nguyên liệu cho sản xuất kinh doanh.
- Kinh doanh thiết bị y tế; Thiết bị chiếu sáng, Thiết bị âm thanh; Thiết bị bảo vệ, kiểm tra; Các loại máy soi, camera quan sát.
- Kinh doanh kim loại màu (Kẽm, nhôm, đồng, chì) dùng làm nguyên liệu sản xuất.
2.2 Thị trường Đối với thị trường xuất khẩu : Công ty tổ chức tìm hiểu khách hàng sau đó ký kết hợp đồng mua hàng hóa của công ty trong nước để thực hiện hợp đồng với khách hàng nước ngoài. Đối với thị trường trong nước : Công ty vừa là trung tâm cung ứng các sản phẩm dệt may và hướng dẫn tiêu dùng trong nước, vừa là trung tâm cung
Phòng chức Tổ hành chính
Phòng kinh doanh vật tư
Phòng xúc tiến và phát triển dự án
Trung thiết kế tâm mẫu
Phòng chính Tài kế toán
Phòng kinh doanh XNK Dệt
Phòng kinh doanh XNK May
Phòng kinh doanh tổng hợp ứng bông sợi, hoá chất, thuốc nhuộm, thiết bị phụ tùng, phụ liệu dệt may phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp trong nước.
3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động của Công ty
3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức của công ty theo mô hình trực tuyến chức năng Giám đốc là người đứng đầu có trách nhiệm điều hành các hoạt động của Công ty, chịu sự kiểm tra giám sát của Tổng Công ty Giúp việc cho giám đốc là các phó giám đốc Dưới giám đốc và các phó giám đốc là các phòng ban chuyên môn Tổ chức bộ máy quản lý của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Biểu 1.1: Sơ đồ bộ máy tổ chứctại công ty xuất nhập khẩu Dệt- May
3.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban
Các phòng ban trong bộ máy giúp việc được tổ chức với các chức năng khác nhau nhưng giữa chúng vẫn có mối liên hệ mật thiết với nhau:
Phòng tổ chức hành chính:
Phụ trách công tác tổ chức bộ máy các phòng ban trong Công ty, theo dõi, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ công nhân viên, đề bạt, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, thực hiện các chế độ của Nhà nước đối với người lao động
Phòng kế toán tài chính:
Thuộc ban tài chính kế toán trên Tổng công ty chuyển về Chịu trách nhiệm hạch toán kế toán toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty dựa trên toàn bộ hệ thống hóa đơn chứng từ do các phòng liên quan nộp lại. Xây dựng quy chế tài chính của công ty, tham mưu cho ban giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, các chiến lược kinh doanh
Phòng kế hoạch thị trường:
Tham mưu cho lãnh đạo Công ty trong việc theo dõi các kế hoạch của Tổng Công ty và Nhà nước giao, về công tác thị trường, chính sách đối ngoại, làm đầu mối và quản lý các hoạt động đối ngoại, hội chợ, triển lãm quốc tế, tuyên truyền quảng cáo cho Công ty, xây dựng kế hoạch dài hạn và hàng năm cho Công ty.
Phòng kinh doanh XNK Dệt:
Tìm kiếm thị trường và tiến hành hoạt động xuất khẩu các sản phẩmDệt chủ yếu là khăn bông, hàng dệt kim và sản phẩm thủ công mỹ nghệ.
Phòng kinh doanh XNK May:
Tìm kiếm và tiến hành xuất khẩu các mặt hàng may mặc, giày, mũ.
Phòng kinh doanh tổng hợp:
Kinh doanh thiết bị may, máy móc; Kinh doanh hàng công nghệ cao như thang máy, máy tính, điều hoà.
Kinh doanh hàng đồng phục, phụ liệu ngành may.
Phòng kinh doanh vật tư:
Kinh doanh các loại vật tư ngành dệt may như: Bông xơ, tơ, sợi, hoá chất, thuốc nhuộm
Phòng xúc tiến và phát triển dự án:
Thực hiện các dự án của Công ty, Tổng Công ty.
Nhập khẩu các thiết bị: Máy dệt, máy sợi, máy nhuộm.
Trung tâm thiết kế mẫu:
Trung tâm này nghiên cứu và tạo ra những kiểu dáng trong ngành may sao cho hợp thời trang và được nhiều người tiêu dùng ưa chuộng Nó giúp tạo ra những mẫu mới, độc đáo cho Công ty nhằm tăng sức mua, thu lợi nhuận.
4 Đặc diểm công tác kế toán tại công ty xuất nhập khẩu dệt may
4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Công ty VINATEX.IMEX tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung Phòng tài chính kế toán có 1 trưởng phòng, 1 phó phòng kiêm kế toán tổng hợp và 12 nhân viên kế toán, mỗi nhân viên kế toán đảm nhận các công việc kế toán tài chính khác nhau Phòng kế toán tài chính được trang bị máy vi tính để thực hiện công tác kế toán trên máy theo hình thức nhật ký chung.
Trưởng phòng tài chính kế toán
Thực trạng hạch toán lưu chuyển hàng nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại công ty xuất nhập khẩu dệt may
Quá trình hạch toán lưu chuyển hàng nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty XNK Dệt - May được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.4: Sơ đồ ghi sổ quá trình lưu chuyển hàng nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu
Từ các chứng từ gốc về nhập khẩu như Phiếu nhập kho, hợp đồng thương mại, hoá đơn thương mại…Các chứng từ được kế toán nhập vào máy trên giao diện nhập dữ liệu máy sẽ tự động xử lý theo chương trình cho phép lập các sổ cái các TK 15612, 632,…và sổ chi tiết các TK 3311, 15612,…Từ đó lập báo cáo kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu.
Hạch toán giai đoạn nhập khẩu hàng hoá
1 Kế toán nhập khẩu hàng hoá trực tiếp
1.1 Quy trình nhập khẩu hàng hoá trực tiếp
Quá trình nhập khẩu hàng hoá tại Công ty xuất nhập khẩu Dệt - May thường bắt đầu từ đơn hàng trong nước trừ các trường hợp nhập khẩu nguyên vật liệu dệt may dự trữ phục vụ nhu cầu sản xuất trong nước Khi xác định được nhu cầu trong nước, Công ty tiến hành tìm nhà cung cấp nước ngoài,đàm phán sơ bộ rồi lập phương án kinh doanh trình giám đốc và kế toán trưởng phê duyệt, sau đó ký hợp đồng mua bán trong nước và hợp đồng nhập khẩu (hàng nhập chủ yếu theo giá CIF cảng Việt Nam), mở L/C (nếu phương thức thanh toán bằng L/C) Nhập khẩu các mặt hàng như bông, xơ, máy móc thiết bị ngành dệt theo đơn hàng trong nước hoặc từ các nhà cung cấp mới thường sử dụng phương thức thanh toán L/C, nhập khẩu từ những bạn hàng truyền thống nước ngoài các mặt hàng máy móc thiết bị ngành may, hoá chất thuốc nhuộm phục vụ cho nhu cầu thường xuyên trong nước thường áp dụng phương thức thanh toán chuyển tiền bằng điện Việc nhận hàng nhập khẩuCông ty thường uỷ thác cho các đơn vị chuyên kinh doanh kho vận có trụ sở đặt tại các cửa khẩu như Hải Phòng, Đà Nẵng, TP Hồ Chí Minh Khi hàng về đến cửa khẩu, các đơn vị kinh doanh kho vận làm thủ tục khai báo hàng hoá nhập khẩu theo mẫu của hải quan, kiểm nhận hàng và vận chuyển đến địa điểm theo yêu cầu của Công ty, Công ty mời Vinacontrol giám định về số
Tìm kiếm đơn hàng trong nước Tìm nhà cung ứng nước ngoài Mở L/C nếu thanh toán bằng L/C
Thanh lý hợp đồng và giải quyết tranh chấp nếu có
Thanh toán với nhà cung ứng Nhận hàng và các chứng từ liên quan lượng, chất lượng hàng nhập khẩu nếu có nghi ngờ để kịp thời khiếu nại đòi bồi thường (nếu có) Hàng nhập khẩu có thể được vận chuyển về kho của Công ty hoặc chuyển bán thẳng.
Sơ đồ 1.5: Khái quát quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu trực tiếp
- Chứng từ mua: Để phản ánh nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, kế toán sử dụng chứng từ bao gồm:
+ Hợp đồng thương mại (Contract)
+ Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice)
+ Vận đơn (Bill of Lading)
+ Tờ khai hàng hoá nhập khẩu và thông báo thuế, quyết định điều chỉnh thuế (nếu có), biên lại nộp thuế
+ Biên bản giám định chất lượng hàng hoá
+ Giấy báo nợ ngân hàng
CÔNG TY XNK DỆT MAY PHÒNG KDXNK TỔNG HỢP
Hà nội, ngày 18 tháng 12 năm 2005
Nhận của: Juki Singapore PTE LTD CMT số: Địa chỉ: Singapore
Nhập của khách: Mã khách:
Invoice No SIN 6468 (Hợp đồng 17/VNT-JUKI/2005) Ngày: 04/12/2005
Kho nhập: Kho May Hưng Yên (Hợp đồng 57-2005/VNT-MHY)
Loại hàng: Máy may CN JUKI
TT Tên thiết bị Số lượng Đơn giá Trị giá Kho nhập
1 JUKI LK-1903ASS-301/MC-596-KSS
NGƯỜI GIAO THỦ KHO T/L THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
Do Công ty kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nên kế toán sử dụng các tài khoản sau:
+ TK 1561 - Giá mua hàng hoá: Mở tiểu khoản theo chi tiết
+ TK 15611 - Giá mua hàng hoá xuất khẩu + TK 15612 - Giá mua hàng hoá nhập khẩu + TK 1562 - Chi phí mua hàng: mở tiểu khoản theo chi tiết
- Tài khoản 331 “Phải trả người bán”
TK 3311 - Phải trả người bán ngoài nước
TK 3312 - Phải trả người bán trong nước
- Tài khoản 333 “Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước”
+ Tài khoản 3333 “ Thuế xuất nhập khẩu”
+ Tài khoản 33312 “Thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu” + Tài khoản 413 “ Chênh lệch tỷ giá”
Các tài khoản đều mở chi tiết thành các tài khoản cấp 4, cấp 5 kết hợp với các vụ việc khai báo trên máy cho từng kế toán viên tiện theo dõi các nghiệp vụ phát theo phòng kinh doanh, các nhóm hàng, mặt hàng.
Ngoài ra kế toán hàng nhập khẩu còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: tài khoản 111: tiền mặt, tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng
Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu với nước ngoài, doanh nghiệp tiến hành làm thủ tục mở thư tín dụng (L/C) tại Ngân hàng ( chủ yếu Công ty mở L/C qua Vietcombank và Ngân hàng đầu tư và phát triển, ngân hàng quân đội…) Công ty không phải ký quỹ do có uy tín cao trong thanh toán.
Nợ TK 1561: Trị giá bằng ngoại tệ trên Invoice quy ra VND theo tỷ giá thực tế củ Ngân hàng tại ngày ghi trên phiếu nhập kho
Có TK 3311: Trị giá ngoại tệ trên Invoice quy ra VND theo tỷ giá thực tế
- Khoản chênh lệch tỷ giá này máy sẽ tự động tính và hạch toán vào cuối tháng phát sinh nghiệp vụ:
Nợ TK 413: Chênh lệch tỷ giá ( là số âm nếu tỷ giá thực tế lớn hơn tỷ giá hạch toán)
Trong trường hợp chuyển bán thẳng, kế toán mua hàng đều hạch toán như trên do mỗi mã vật tư khi khai báo đều kèm theo các tài khoản nhỏ, tài khoản doanh thu, tài khoản giá vốn hàng bán, chỉ có tài khoản công nợ phải trả hay phải thu do kế toán tự khai báo khi vào khiếu nhập kho mua hàng hoặc khi xuất bán.
Khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng về thanh toán tiền hàng nhập khẩu, nếu thanh toán bằng ngoại tệ, kế toán vốn bằng tiền ghi:
Nợ TK 3311: Số tiềNợ TK ngoại tệ thanh toán quy ra VND theo tỷ giá hạch toán
Có TK 1122: Nếu thanh toán bằng tiền gửi ngoại tệ ( theo tỷ giá hạch toán)
Có TK 3112: Nếu vay ngoại tệ của ngân hàng để thanh toán ( theo tỷ giá hạch toán)
Nếu dùng tiền gửi VND hoặc vay ngân hàng tiền VND mua ngoại tệ để thanh toán, nếu phát sinh chênh lệch tỷ giá, kế toán vốn bằng tiền sẽ ghi:
Nợ TK 3311: Số tiền ngoại tệ thanh toán quy ra VND theo tỷ giá hạch toán
Nợ TK 413: Nếu tỷ giá thực tế nhỏ hơn tỷ giá hạch toán
Có TK 413: Nếu tỷ thực tế nhỏ hơn tỷ giá thanh toán cho người bán
Có TK 3111 ( Vay ngắn hạn NH bằng VND) : Số tiền VND vay ngân hàng để mua ngoại tệ thanh toán cho người bán
- Khi nộp thuế, căn cứ vào giấy báo nợ ngân hàng hoặc căn cứ vào phiếu chi tiền mặt, kế toán vốn bằng tiền ghi:
Nợ TK 333 (33312) : Tiền thúê GTGT hàng nhập khẩu
Nợ TK 333 (3333) : Tiền thuế nhập khẩu
Có TK 1111 hoặc TK 11211 ( Tiền gửi VND tại Vietcombank)
- Cuối tháng hoặc cuối quý, căn cứ vào số thuế GTGT hàng nhập khẩu đã nộp trong tháng, quý, kế toán thuế ghi:
Nợ TK 133(1331 - Thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 333(33312- thuế GTGT hàng nhập khẩu)
- Chi phí mở L/C, thanh toán L/C trả cho ngân hàng, căn cứ giấy báo nợ ngân hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 641 (64150 - Chi phí thuế phí và lệ phí)
Nợ TK 133(13311- thuế GTGT được khấu trừ hàng hoá và dịch vụ)
Có TK 1121: Chi phí gồm cả VAT
- Chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng hoá về kho, căn cứ chứng từ chi hoặc hoá đơn chi phí, kế toán ghi:
Nợ TK 156(1562- Chi phí mua hàng)
Nợ TK 133(1331- thuế GTGT được khấu trừ)
Có TK 338( 3388- phải trả khác)
Công ty nhập khẩu 1 máy may công nghiệp theo giá CIF tại cảng Hải Phòng để bán cho những khách hàng trong nước theo hợp đồng nhập khẩu số17/VNT - JK/2005 PNK:17/TH ký ngày 11/12/2005 với SINGAPORE Trị giá hợp đồng là 31.090USD
Ngày 13/12/2005, Vietcombank mở L/C theo yêu cầu của Công ty và thu phí mở L/C 893.564 đồng bao gồm cả VAT Căn cứ vào giấy báo nợ ngân hàng, kế toán vốn bằng tiền ghi:
Có TK 11211:893.564(TTP mở L/C = 0,1% x trị giá L/C, điện mở 20USD +10% VAT)
- Ngày 16/12/2005 hàng về đến cảng Hải Phòng, đại diện Công ty làm thủ tục khai báo và tính thuế theo tờ khai hàng hoá nhập khẩu số
6468 với thuế nhập khẩu 10%, thuế GTGT hàng nhập khẩu 10% và nhận hàng.
- Ngày 18/12/2005, căn cứ phiếu nhập kho và bộ chứng từ nhập khẩu, kế toán mua hàng vào máy tính theo mục: “Phiếu nhập mua, tiền ngoại tệ” ghi:
Nợ TK 15612H: 31.090USD x 15.907 đồng/USD = 494.548.630
Và tiền thuế nhập khẩu 10% trị giá CIF theo thông báo thuế:
- Ngày 20/12/2005, căn cứ vào giấy báo nợ thanh toán tiền hàng nhập khẩu, kế toán vốn bằng tiền ghi:
Ngày 21/12/2005 căn cứ vào giấy báo nợ phí thanh toán L/C bao gồm phí thanh toán L/C 0.2% trị giá thanh toán + điện phí 5USD + 10% VATs,88 x 15907=1.175.209 đồng.
- Ngày23/12/2005, máy sẽ tự động tính và hạch toán chênh lệch tỷ giá theo tỷ giá hạch toán 15,900 đồng/USD.
- Ngày 25 và 26/12/2005, căn cứ giấy báo nợ Ngân hàng về tiền thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu đã nộp, kế toán vồn bằng tiền ghi:
- Ngày 31/12/2005, căn cứ vào biên lại thuế GTGT hàng nhập khẩu đã nộp, kế toán thuế ghi:
Công ty sử dụng Sổ nhật ký chung, sổ tổng hợp tài khoản và các sổ kế toán chi tiết như:
+ Sổ chi tiết công nợ TK 331; Bảng cân đối phát sinh công nợ
+ Sổ cái TK 3333, TK 33312, TK13312, TK 156…
+ Bảng kê chứng từ mua hàng
Các loại sổ trên đều do chương trình phần mềm kế toán trên máy tính tổng hợp và lập nên Các bộ phận kế toán mua hàng, kế toán vốn bằng tiền chỉ nhập dữ liệu vào máy một lần trên cơ sở chứng từ gốc của bộ phận.
Sau đây là một số mẫu sổ:
+ Sổ của kế toán tổng hợp:
Từ ngày 01/12/2005 đến 31/12/2005 Đơn vị: 1000 đồng
Chứng từ Diễn giải Số hiệu TKĐƯ Số phát sinh
Thuế GTGT Thu bằng tiền gửi ngân hàng
18/12 Giá mua hàng hoá nhập khẩu (Hiền) - Phải trả người bán nước ngoài
- Phải trả người bán nước ngoài (Nhã)
Thuế GTGT được khấu trừ hàng hoá dịch và dịch vụ - Chi phí thuế phí và lệ phí
26/12 Nộp thuế NK và thuế
GTGT Thuế xuất nhập khẩu
103.854 31/03 Thuế GTGT được khấu trừ hàng nhập khẩu
Kế toán trưởng Ngày…tháng…năm
SỔ TỔNG HỢP TÀI KHOẢN
Tài khoản 15612 - Giá mua hàng nhập khẩu
Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Đơn vị: 1000 đồng
TK đối ứng Tên tài khoản PS Nợ PS Có
3311KN Phải trả người bán nước ngoài (Kim ngọc) 494.548
3311NHA Phải trả người bán nước ngoài (Nhã) 30.483
3311LY Phải trả người bán nước ngoài (LY) 146.962
3311TH Phải trả người bán nước ngoài (PKDTH) 521.156
33331 Thuế xuất nhập khẩu (Nhã) 119.315
6322KN Giá vốn hàng nhập khẩu (Kim Ngọc) 494.548
6322LY Giá vốn hàng nhập khẩu (LY) 146.962
6322QN Giá vốn hàng nhập khẩu (QN) 61.254
6322ZK Giá vốn hàng nhập khẩu (Zuky) 83.735
Kế toán trưởng Ngày…tháng…năm…
Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Tài khoản: 33312 - Thuế GTGT hàng nhập khẩu Đơn vị: 1000 đồng
Ngày Số Diễn giải TKĐƯ PS Nợ PS Có
Nộp thuế GTGT theo TKHQ 64123 11211 3.353
Nộp thuế GTGT theo TKHQ 64130 11211 16.165
Nộp thuế GTGT theo TKHQ 64250 11211 57.327
Nộp thuế GTGT theo TKHQ 64312 11211 54.400
Phát sinh Nợ Phát sinh Có
Sổ tổng hợp tài khoản và sổ cái các tài khoản: TK 3333,TK3311, TK13312, TK 156, TK 111, TK 112…
+ Sổ của kế toán mua hàng
CÔNG TY XNK DỆT MAY
SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ
Tài khoản 3311KN - Phải trả cho người bán ngoài nước (Kim Ngọc)
Mã khách: NNSGP - Nước ngoài SINGAPORE
Dư đầu kỳ: Đơn vị: 1000 đồng
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ PS Nợ
PS Nợ PS Có Ngày Số
Phát sinh Nợ Phát sinh Có
BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH CÔNG NỢ
Tài khoản: 3311 Phải trả cho người bán ngoài nước
Từ ngày 01/12/2005 đến ngày31/12/2005 Đơn vị: 1000 đồng
STT MK Khách hàng D Nợ ĐK D Có ĐK PS Nợ PS Có D Nợ
3 nndozen dozen ray eter corp 521.156
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ MUA HÀNG
Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Đơn vị: 1000 đồng
Chứng từ Diễn giải Số lượng Giá
18/12 6468 Nhập MMCN-MJKA777 2 bộ 4.468 8.936 71.072 142.144 18/12 6468 Nhập MMCN-MJK932 2 bộ 11.077 22.154 176.201 352.402
+ Sổ của kế toán kho hàng:
Kho: KHTAM - Kho tạm Vật tư: KHVTMN 02 Màng nhựa PVC dựng cổ áo KG
Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Đơn vị: 1000 đồng
Kế toán trưởng Ngày… tháng… năm…
Ngày Số Diễn giải SL Nhập SL Xuất Tồn kho 9/12 6467 Nhập màng nhựa của Đài Loan 20.000 45.000 13/12 Bán màng nhựa - công ty TNHH Đức
19/12 Bán màng nhựa - công ty cơ khí số 1 5.000 18.924
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ NHẬP XUẤT
Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Đơn vị: 1000 đồng
Ngày Số Diễn giải SL nhập SL xuất Đơn giá Tiền nhập Tiền xuất 9/12 646
13/12 Bán màng nhựa - Công ty
TNHH Đức Tân Sài Gòn
19/12 Xuất màng nhựa cho Công ty cơ khí số 1
1.2 Kế toán nhập khẩu uỷ thác
Ngày… tháng …năm Người lập biểu
Kế toán trưởng Ngày… tháng … năm…
Công ty xuất nhập khẩu Dệt - May không có nghiệp vụ giao uỷ thác nhập khẩu mà chỉ có nhận nhập khẩu uỷ thác.
Khi tiến hành nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác, phòng thực hiện nhập khẩu uỷ thác lập phương án kinh doanh trình giám đốc và kế toán trưởng duyệt, khi phương án kinh doanh được duyệt, bên nhận và bên giao nhập khẩu uỷ thác ký kết hợp đồng uỷ thác nhập khẩu, hợp đồng nhập khẩu hàng hoá ký với nước kngoài có thể do bên giao uỷ thác ký hoặc có thể do bên nhận uỷ thác nhập khẩu ký Sau khi các hợp đồng đã ký, phòng nhập khẩu uỷ thác kết hợp với kế toán thanh toán lập bộ hồ sơ yêu cầu mở L/C gửi ngân hàng làm thủ tục mở L/C theo trình tự quy định Trong quá trình thực hiện hợp đồng, phòng nghiệp vụ phải thường xuyên thông báo tình hình giao hàng, thanh toán cho bên giao uỷ thác Khi hàng về đến cảng Việt Nam, phòng nhập khẩu uỷ thác phải thông báo cho bên giao uỷ thác nhận hàng kịp thời tại địa điểm theo quy định của hợp đồng Thông thường Công ty làm thủ tục khai báo, nhận và giao hàng cho bên giao uỷ thác tại cửa khẩu với chi phí nhận hàng do bên giao uỷ thác chịu.
- Bộ chứng từ thanh toán như trường hợp nhập khẩu trực tiếp.
- Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu.
- Các chứng từ về các khoản thuế.
- Hoá đơn vân chuyển nội bộ khi giao hàng.
- Hoá đơn GTGT xuất trả hàng nhập khẩu uỷ thác và thu phí uỷ thác.
- Phiếu nhập kho, biên bản kiểm nhận, giao nhận hàng.
- Các chứng từ chi phí.
- Tài khoản 338 “Phải trả, phải nộp khác”.
TK 3388KN - Phải trả, phải nộp khác (KN).
- Tài khoản 333 “Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước”.
+ Tài khoản 3333 “Thuế xuất nhập khẩu”.
+ Tài khoản 33314 “Thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu uỷ thác”.
- Tài khoản 413 “Chênh lệch tỷ giá”.
- Tài khoản 5113 “Doanh thu uỷ thác”.
- Tài khoản 003 - Hàng hoá vật tư nhận bán hộ, nhận ký gửi.
- Các tài khoản khác như 111 - Tiền mặt, 112 - Tiền gửi ngân hàng…
- Khi nhận tiền của đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu để mở thư tín dụng (L/C), kế toán vốn bằng tiền ghi:
Nợ TK 1121: Nếu báo có VNĐ
Nợ TK 1122: Nếu nhận bằng ngoại tệ: Theo tỷ giá hạch toán
Có TK 1388KN - (Chi tiết đơn vị giao uỷ thác): Nếu bằng ngoại tệ theo tỷ giá hạch toán
- Khi nhận được báo nợ của ngân hàng mở L/C về số tiền đã thanh toán cho người bán, kế toán ghi:
Nợ TK 1388KN (Chi tiết đơn vị giao uỷ thác): Theo tỷ giá hạch toán
Có TK 112 (1122): Số tiền thanh toán theo tỷ giá hạch toán
- Khi nghiệp vụ nhập khẩu được thực hiện, bên bán đã giao hàng theo hợp đồng, căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi: (Do vào máy không ghi được bút toán đơn nên phải sử dụng TK3388KN để vào mục phiếu nhập mua, tiền ngoại tệ):
Nợ TK 003: Trị giá hàng nhập khẩu
- Khi nhận tiền thuế phải nộp ở khâu nhập khẩu của đơn vị giao uỷ thác chuyển để nộp hộ, kế toán ghi:
Có TK 1388KN (Chi tiết đơn vị giao uỷ thác)
- Số tiền thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp nếu đơn vị uỷ thác nhập khẩu nộp hộ bên giao uỷ thác, kế toán ghi:
Nợ TK 1388KN (Chi tiết đơn vị giao uỷ thác)
Có TK 3333 - Thuế nhập khẩu
Có TK 33314 - Thuế GTGT hàng nhập khẩu uỷ thác
- Khi nộp thuế hộ, kế toán vốn bằng tiền ghi:
Nợ TK 3333 - Thuế nhập khẩu
Nợ TK 33314 - Thuế GTGT hàng nhập khẩu uỷ thác
- Khi hàng hoá giao trả cho đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu, căn cứ hoá đơn xuất trả hàng uỷ thác kế toán ghi:
Có TK 003- Vật tư hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi: Trị giá hàng nhập khẩu xuất trả
- Kế toán uỷ thác phản ánh tiền hoa hồng nhận uỷ thác nhập khẩu:
Nợ TK 1388KN (Chi tiết đơn vị giao uỷ thác): Theo tỷ giá hạch toán
Nợ TK 413: Nếu hoa hồng thu bằng ngoại tệ và tỷ giá thực tế lớn hơn tỷ giá hạch toán (hoặc Có TK 413 nếu tỷ giá thực tế nhỏ hơn tỷ giá hạch toán)
Có TK 511 (5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ): Tỷ giá thực tế nếu hoa hồng thu bằng ngoại tệ
Có TK 333 (33311 - Thuế GTGT đầu ra)
- Khi nhận được tiền hoa hồng uỷ thác nhập khẩu, kế toán vốn bằng tiền ghi:
Nợ TK 1111, 1121: Số tiền hoa hồng thu được
- Khi thực hiện nhập khẩu uỷ thác nếu phát sinh các chi phí chi hộ cho bên giao uỷ thác nhập khẩu, kế toán ghi:
Nợ TK 1388KN (Chi tiết đơn vị giao uỷ thác)
* Ví dụ: Nhập khẩu uỷ thác máy sợi thô cho Công ty đay Trà Lý
Công ty XNK Dệt - May nhận uỷ thác nhập khẩu Dây chuyền thiết bị kéo sợi 20.000 cọc gồm nhiều đơn thầu khác nhau cho Công ty đay Trà Lý theo hợp đồng uỷ thác nhập khẩu thiết bị số 06/VNTEXIMEX - TL/2005 ký ngày 08/12/2005 trong đó theo phụ lục 05 quy định Vinateximex nhập khẩu uỷ thác lô máy sợi thô của Tianjin machinery Imp & Exp Corp (Trung Quốc) trị giá CIF Hải phòng = 250,154USD, bên nhận uỷ thác hưởng hoa hông 0,5% trị giá nhập khẩu gồm chi phí mở, thanh toán L/C, chi phí giao dịch và chi phí gián tiếp khác.
- Ngày 10/12/2005, căn cứ vào giấy báo nợ ngân hàng về thu phí mở L/C, kế toán vốn bằng tiền ghi:
Có TK 11211: 4.727 Công ty XNK Dệt - May không phải ký quỹ mở L/C
- Ngày 11/12/2005, căn cứ phiếu nhập kho và bộ chứng từ hàng nhập khẩu, kế toán mua hàng ghi:
Có TK 3388KN (Chi tiết NNTIAJIN): 3.979.200
- Đồng thời căn cứ hoá đơn GTGT xuất trả hàng nhập khẩu uỷ thác thác số 1664 ngày 11/12/2005, kế toán mua hàng ghi:
Nợ TK 1388KN: 3.979.200 (Chi tiết Công ty đay Trà Lý)
- Căn cứ hoá đơn GTGT thu phí uỷ thác nhập khẩu số 1665 ngày 11/12/2005 kế toán ghi:
- Do hàng nhập khẩu tạo TSCĐ mở rộng sản xuất cho Công ty đay Trà
Lý nên được miễn thuế GTGT hàng nhập khẩu.
- Theo quy định trong hợp đồng uỷ thác nhập khẩu Công ty đay Trà Lý (Bên A) phải chuyển 90% giá trị tiền hàng trong vòng 5 ngày kể từ khi Công ty xuất nhập khẩu Dệt - May (Bên B) giao bản sao bộ chứng từ thanh toán nhưng do bên a chưa vay kịp tiền từ Quỹ hỗ trợ đầu tư phát triển nên nhờ bên
B vay thương mại ngắn hạn 3 tháng để kịp thời thanh toán L/C, bên A phải trả lãi vay Ngày 12/12/2005, bên B vay 3.581.270 đồng của Viêtcombank mua 225,138$ theo giá bán USD của Vietcombank là 15.907đ/USD để thanh toán 90% trị giá tiền hàng, căn cứ giấy báo nợ tiền vay và giấy báo có tiền gửi ngoại tệ, kế toán vốn bằng tiền ghi:
Hạch toán giai đoạn xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu
Về cơ bản, các Tài khoản được sử dụng trong hạch toán xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu có kết cấu như quy định của chế độ kế toán và được chi tiết theo các nội dung phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty
+ TK 632: Giá vốn hàng bán được chi tiết thành 2 tiểu khoản là 6321 và 6322 trong đó tiểu khoản 6322 là giá vốn hàng bán hàng nhập khẩu.
+ TK 641: Chi phí bán hàng được chi tiết thành 9 tiểu khoản từ 6411 đến 6419
+ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp cũng được chi tiết thành 9 tiểu khoản từ 6421 đến 6429.
+ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh TK này được chi tiết cho từng bộ phận để phục vụ cho việc lập báo cáo nhanh hàng tháng của Công ty.
+ TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối.
Trong kỳ tất cả mọi chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động bán hàng và quản lý doanh nghiệp có đầy đủ chứng từ sẽ được kế toán chi phí theo dõi và cập nhật trên các sổ chi tiết và sổ cái TK 641, 642.
K/C doanh thu Đối với các khoản giảm trừ doanh thu thì trong kỳ khi nhận được các chứng từ thì kế toán chưa cập nhật mà chỉ lưu lại chứng từ đến cuối kỳ kế toán tổng hợp mới thực hiện bút toán để cập nhật. Đến cuối kỳ, kế toán tổng hợp sẽ thực hiện các bút toán điều chỉnh chênh lệch tỷ giá ngoại tệ và thực hiện khai báo tham số bút toán kết chuyển giá vốn hàng bán, doanh thu tiêu thụ, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ vào TK 911- Xác định kết quả kinh doanh Từ đó, số liệu được tổng hợp và máy tính sẽ tự động kết chuyển vào các sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung và theo các dữ liệu đã được cập nhật lập các báo cáo tài chính tổng hợp và các báo cáo khác theo yêu cầu của Công ty và được cài đặt sẵn trong phần mềm kế toán.
3 Trình tự hạch toán và ghi sổ nghiệp vụ thực tế phát sinh
Trình tự hạch toán các nghiệp vụ xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu được phản ánh qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.6: Quá trình ghi sổ các nghiệp vụ xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu
CÔNG TY XNK DỆT MAY
TK 511(1,3): Doanh thu bán hàng nhập khẩu
Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Đơn vị: 1000đ
Ngày Số ct Diễn giải TKĐƯ PS Nợ PS Có
11/12 1665 Thu phí nhập khẩu uỷ thác 1388KN 18.087
13/12 1689 Xuất màng nhựa cho công ty TNHH Đức
19/12 1690 Xuất màng nhựa cho công ty cơ khí số 1 112
CÔNG TY XNK DỆT MAY
TK 6322: Giá vốn hàng nhập khẩu
Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Đơn vị: 1000 đồng
Ngày Số ct Diễn giải TKĐƯ PS Nợ PS Có
13/12 1689 Xuất màng nhựa cho công ty TNHH Đức Tân Sài Gòn 15612 435.83119/12 1690 Xuất màng nhựa cho công ty cơ khí 15612 103.395
21/12 1691 Xuất MJKA777 LK - 1903AS số 1 15612 71.072
CÔNG TY XNK DỆT MAY
TK 641 - Chi phí bán hàng
Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Đơn vị: 1000 đồng
Ngày Số ct Diễn giải TKĐƯ PS Nợ PS Có
21/12 Điện phí và các khoản khác 11211 1.068
28/12 Chi phí bán hàng khác 112 12.545
30/12 Trả lương nhân viên bán hàng 111 17.953
31/12 Kết chuyển chi phí bán hàng 911 36.675
CÔNG TY XNK DỆT - MAY
Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Đơn vị: 1000 đồng
Kế toán trưởng Ngày… tháng … năm
Kế toán trưởng Ngày… tháng … năm
Lợi nhuận từ tiêu thụ hàng nhập khẩuDoanh thu bán hàng nhập khẩuChi phí bán hàng, chi phí QLDN
Ngày Số ct Diễn giải TKĐƯ PS Nợ PS Có
15/12 Mua máy vi tính dùng cho QLDN 112 11.000
28/12 Chi mua văn phòng phẩm 112 15.635
30/12 Trả lương nhân viên QLDN 111 8.456
31/12 Kết chuyển chi phí QLDN 911 35.591
CÔNG TY XNK DỆT MAY
TK 911 - Xác định kết quả tiêu thụ
Từ ngày 01/12/2005 đến ngày 31/12/2005 Đơn vị: 1000đ
Ngày Số CT Diễn giải TKĐ Ư
31/12 Kết chuyển doanh thu thuần 511 892.350
31/12 Kết chuyển giá vốn hàng bán 6322 786.499
31/12 Kết chuyển chi phí bán hàng 641 36.675
31/12 Kết chuyển chi phí QLDN 642 35.591
Kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu được xác định như sau:
BÁO CÁO KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG NHẬP KHẨU Đơn vị: 1000đ
Kế toán trưởng Ngày… tháng … năm
Kế toán trưởng Ngày… tháng … năm
Chỉ tiêu Mã số Số tiền
1 Doanh thu bán hàng nhập khẩu 892.350
3 Doanh thu thuần từ bán hàng nhập khẩu 892.350
7 Lợi nhuận từ việc tiêu thụ hàng nhập khẩu 35.585
Qua báo cáo kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu ta thấy lợi nhuận từ việc tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu của công ty không cao chỉ có 35.585(1000đồng) Điều này chứng tỏ công ty còn nhiều hạn chế trong việc nhập khẩu hàng hoá và bán trong nước Việc tìm ra được nhu cầu thị trường là rất cần thiết và đảm bảo cho công ty có được nguồn lợi nhuận lâu dài từ hoạt động nhập khẩu, cũng như có được thị trường lớn về tiêu thụ hàng nhập khẩu nhằm đem lại lợi nhuận cao từ hoạt động nhập khẩu.
PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY
Những thành tựu đạt được
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, hình thức này phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty do đó kế toán đã giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt kịp thời các thông tin về hoạt động tài chính của doanh nghiệp từ đó có sự điều chỉnh phương hướng kinh doanh kịp thời, có hiệu quả.
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, cán bộ kế toán được bố trí theo các nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, kho hàng, vốn bằng tiền… đáp ứng yêu cầu chuyên môn hoá cao và tránh được nhầm lẫn sai sót do phải thường xuyên đối chiếu kiểm tra giữa các phần hành kế toán. Đội ngũ kế toán của Công ty hầu hết là nữ và đều có trình độ đại học,chị em lâu năm có nhiều kinh nghiệm kế toán xuất nhập khẩu, số cán bộ kế toán trẻ kế cận nhanh nhạy, thông thạo ngoại ngữ, tất cả đều thành thạo kế toán trên máy vi tính nên việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán có nhiều thuận lợi đảm báo độ chính xác cao và tương đối kịp thời Cán bộ kế toán được cập nhật kiến thức chuyên môn qua các lớp tập huấn, nâng cao nghiệp vụ do BộTài Chính, Tổng công ty tổ chức.
Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung trên máy vi tính vào công tác kế toán đã làm đơn giản hoá công việc cho phòng kế toán Các chứng từ gốc được nhân viên kế toán phần hành vào máy một lần nên tránh bị ghi chép trùng lặp Việc cài đặt phần mềm kế toán cho phép hệ thống tài khoản kế toán được mở rất chi tiết, nhiều tài khoản như thuế, công nợ được mở ra các nghiệp vụ còn được theo dõi theo từng vụ việc để phục vụ cho việc rút và lập sổ sách kế toán cũng như các báo cáo quản trị, báo cáo tài chính phục vụ cho công tác quản lý trong Công ty.
Các chứng từ ban đầu do các phòng ban liên quan hoặc khách hàng phát hành khi luân chuyển đến phòng kế toán được kiểm tra rất cẩn thận để tránh các sai sót như sai tên, tài khoản, mã số thuế, tiền… trước khi thanh toán hay vào sổ kế toán để đảm bảo độ chính xác, trung thực của chứng từ.
Chứng từ kế toán được luân chuyển và xử lý tương đối kịp thời Các hoá đơn, chứng từ thanh toán theo đúng biểu mẫu quy định của Bộ Tài Chính, Công ty sử dụng hoá đơn giá trị giá tăng tự in theo giấy phép của Tổng cục thuế và Cục thuế Hà Nôi, ngoài ra còn kèm theo các chứng từ khác theo biểu mẫu của công ty phục vụ cho mục đích quản lý của công ty Sau đó chứng từ được lưu giữ tại các bộ phận kế toán một cách khoa học và chắc chắn để phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu sau đó.
Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên đã phản ánh tình hình mua, bán, tồn kho hàng nhập khẩu tại bất kỳ thời điểm nào không phụ thuộc vào kết quả kiểm kê.Việc kinh doanh nhập khẩu thường theo đơn hàng, hàng nhập khẩu về thường giao thẳng cho người mua nên việc tính giá vốn hàng tiêu thụ theo phương pháp thực tế đích danh đơn giản và chính xác phục vụ tốt cho việc xác định kết quả kinh doanh
Sổ sách kế toán do máy lập theo biểu mẫu cài đặt sẵn theo hình thức kế toán nhật ký chung, tương đối hoàn chỉnh và đầy đủ phục vụ công tác kiểm tra đối chiếu và lưu trữ kế toán.
Tuy vậy, nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại Công ty XNK Dệt - May phát sinh rất nhiều, hàng hoá đa dạng nên công tác kế toán nghiệp vụ này không tránh khỏi những tồn tại sau:
Những tồn tại cần khắc phục
Cán bộ kế toán bố trí theo nghiệp vụ mua, bán, kho, tiền… nên không thuận tiện cho việc theo dõi và lập báo cáo kinh doanh theo từng thường vụ, mặt khác nếu các bộ phận kế toán không cập nhật kịp thời sẽ ảnh hưởng tới công việc chung.
Nhân viên kế toán đa phần là nữ nên nhiều khi công việc kế toán bị ảnh hưởng bởi chị em nghỉ thai sản, con ốm…
Lợi nhuận từ việc tiêu thụ hàng hoá nhâp khẩu không cao, do đó cho thấy tình hình tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty còn nhiều điều bất cập.
Về phần mềm kế toán trên máy của Công ty còn có những tồn tại sau:
+ Việc theo dõi công nợ mua chịu hàng hoá nói chung và hàng nhập khẩu nói riêng chỉ lấy báo cáo trên máy theo tổng số tiền còn nợ của người cung cấp đến thời điểm khai báo chứ chưa rút được số nợ chi tiết theo từng hoá đơn, hợp đồng, phụ kiện.
+ Các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán không ghi đơn được, do đó nếu sử dụng các TK ngoài bảng phải mượn một TK khác để ghi Điều đó dẫn đến việc phản ánh số tăng giảm của tài khoản bị mượn làm trung gian không chính xác và không đảm bảo nguyên tắc hạch toán TK ngoài bảng.
+ Tài khoản 1388 và TK 3388 Công ty dùng để theo dõi công nợ phải thu, phải trả khác nói chung và trong nghiệp vụ uỷ thác nhập khẩu nói riêng, tuỷ nhiên trong khi lập trình, lập trình viên đã không cài đặt cho máy tự động lên chênh lệch tỷ giá cho các tài khoản này khi vào sổ công nợ có gốc ngoại tệ, kế toán viên phải tính toán và hạch toán vào máy làm phát sinh thêm công việc Các tài khoản 131 và 331 theo dõi công nựo bán và mua hàng hoá, dịch vụ có gốc ngoại tệ hiện nay máy tự động điều chỉnh chênh lệch tỷ giá vào cuối tháng có phát sinh nghiệp vụ, do vậy các TK này chưa đảm bảo kịp thời nguyên tắc kế toán ngoại tệ theo tỷ giá hạch toán.
+ Báo cáo tài chính theo chuẩn mực mới trong máy chưa cài đặt lại do đó phải lập ngoài chương trình.
Phần mềm kế toán FAST Acounting được cài đặt và sử dụng từ năm
1996 (Khi Công ty XNK Dệt - May còn là ban XNK của Tổng công ty Dệt - May Việt Nam), do vậy chương trình kế toán này đã không còn phù hợp với chế độ kế toán ngày càng được sửa đổi và đang trong quá trình hoàn thiện để hội nhập với khu vực và thế giới Năm 1999 khi áp dụng luật thuế GTGT, chương trình kế toán đã được sửa đổi phần thuế bao gồm bổ sung, sửa đổi một số tài khoản và báo cáo thuế cho phù hợp với luật thuế này Năm 2002, khi Bộ tài chính ban hành 4 chuẩn mực kế toán và tiếp theo 6 chuẩn mực nữa vào năm 2003 thì phần mềm này đã không đáp ứng được đầy đủ, kịp thời sự thay đổi đó Cho đến nay công ty đã hạn chế được một số thiếu sót này nhưng vẫn chưa triệt để.
- Quá trình hạch toán ban đầu:
+ Bộ chứng từ nhập khẩu hàng hoá ngoài các chứng từ quy định trong thanh toán hàng nhập khẩu còn bắt buộc phải có phiếu nhập kho Trường hợp thực tế hàng không nhập kho thì cán bộ thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu lô hàng của phòng kinh doanh phải lập phiếu nhập kho chuyển cho kế toán mua hàng, kho nhập được gọi là “kho tạm” Điều này chưa phản ánh chính xác nội dung của hoạt động kinh tế phát sinh.
Việc quy định này do cán bộ kế toán mua hàng muốn nắm một số thông tin liên quan đến lô hàng nhập khẩu như tên hàng, số lượng nhập thực tế (Các mặt hàng bông, xơ, sợi, cúi… thường có số lượng thực nhập khác số lượng ghi trên hoá đơn thương mại) để làm căn cứ nhập dữ liệu vào máy tính.
+ Trị giá thực tế hàng nhập khẩu nhập kho được kế toán mua hàng quy đổi ra VNĐ theo tỷ giá thực tế tại ngày ghi trên hoá đơn thương mại do người xuất khẩu phát hành, như vậy giá mua thực tế hàng nhập khẩu ghi sổ không phản ánh đúng doanh số nhập khẩu kéo theo sự thiếu chính xác trong báo cáo kết quả kinh doanh và các báo cáo khác có liên quan.
Việc xử lý tỷ giá trên bộ chứng từ nhập khẩu như trên do kế toán mua hàng quen nếp hạch toán hàng nhập khẩu từ thời bao cấp, khi đó tỷ giá do nhà nước quy định hầu như không biến động.
+ Chứng từ được luân chuyển từ các phòng kinh doanh đến phòng kế toán đôi lúc chưa kịp thời Việc phát hiện thiếu chứng từ nhập khẩu chỉ có được khi: tồn kho bị âm do có hoá đơn bán hàng nhưng chưa có hóa đơn mua hàng; có trả tiền hàng cho nước ngoài nhưng chưa có chứng từ nhập khẩu; bị hải quan giữ lại không cho nhận hàng tại cửa khẩu do chậm nộp thuế ở khâu nhập khẩu của lô hàng có bộ chứng từ chưa luân chuyển đến phòng kế toán. Điều này gây nên việc phản ánh không kịp thời hoạt động kinh doanh của đơn vị Kéo theo công ty chậm nộp thuế cho nhà nước và bị phạt, phát sinh chi phí lưu kho bãi do không nhận được ngay hàng nhập khẩu.
+ Do cán bộ nghiệp vụ của phòng kinh doanh chưa thấy được tầm quan trọng của việc luân chuyển chứng từ, hoặc cũng có thể họ quên do bận rộn cho việc làm thủ tục nhập khẩu của nhiều lô hàng liên tiếp mà việc chuyển giao chứng từ không kịp thời
- Quá trình hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá:
+ Khi hàng nhập khẩu của công ty về đến cửa khẩu Việt Nam, đã làm thủ tục nhập khẩu, kế toán mua hàng chưa hạch toánc mà chỉ căn cứ phiếu nhập kho để hạch toán ghi Nợ TK 156, như vậy thời gian từ thời điểm xác định hàng nhập khẩu đến khi hàng nhập kho, hàng nhập khẩu thuộc sở hữu của công ty đã không được ghi nhận và theo dõi trên TK 151 ( Hàng mua đang đi đường ).
+ Phần chênh lệch tỷ giá phát sinh khi hạch toán hàng nhập khẩu không được phản ánh ngay mà cuối tháng mới hạch toán. Khi hạch toán kế toán ghi:
Do đã xác định được khách hàng trong nước nên hàng nhập khẩu của công ty chủ yếu giao bán hoặc gửi bán thẳng ngay tại cửa khẩu nhận hàng nhưng kế toán mua hàng đều hạch toán ghi:
Nợ TK 156 Sau đó chỉ khi nào có hoá đơn bán hàng mới ghi Nợ TK
Giải pháp hoàn thiện hạch toán lưu chuyển hàng nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty XNK Dệt - May
1 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại Công ty XNK Dệt - May
Trong những năm qua, tình hình phát triển kinh tế xã hội nước ta có nhiều thay đổi Nước ta đã trở thành thành viên chính thức của khối ASEAN, đang trong quá trình gia nhập AFTA, tiến tới gia nhập WTO Quan hệ kinh tế, buôn bán giữa nước ta với các nước trên thế giới ngày càng phát triển Để phù hợp với sự thay đổi và đáp ứng tốt hơn yêu cầu quản lý kinh tế, nhà nước đã ban hành sửa đổi bổ sung nhiều chính sách về kinh tế tài chính như: luật thuế GTGT, các chuẩn mực kế toán Việt Nam, luật kế toán… nhằm cải tiến, hoàn thiện các công cụ quản lý trong đó có kế toán.
Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu là hoạt động kinh tế chính của công ty XNK Dệt - May Phạm vi hoạt động này của công ty rất rộng bao gồm cả thị trường trong nước và ngoài nước, chịu sự ảnh hưởng lớn của cung cầu trên thế giới và tập quán cũng như chính sách thương mại quốc tế Việc mua bán được tiến hành bằng nhiều phương thức mua bán, thanh toán, bằng các loại ngoại tệ mạnh Hàng hoá, dịch vụ phong phú, đa dạng luôn được cải tiến, biến đổi cho phù hợp với nhu cầu Việc nhập khẩu công nghệ, máy móc thiết bị hiện đại để đầu tư đổi mới sản xuất trong nước là một vấn đề cấp thiết để nâng cao sức cạnh tranh của hàng hoá trong nứơc khi xoá bỏ các hàng rào thuế quan trong khối ASEAN và thế giới Nghiệp vụ kinh doanh nhập khẩu ngày càng phát triển với những biến đổi do sự thay đổi của các chính sách kinh tế, cung cầu trên thị trường quốc tế… đòi hỏi phương tiện để phản ánh nó cũng phải có sự cải tiến cho phù hợp.
Thông qua số liệu kế toán nghiệp vụ xuất nhập khẩu, nhà nước có những chính sách quản lý và điều tiết vĩ mô nền kinh tế, đề ra các chiến lược phát triển kinh tế cho từng giai đoạn, từng ngành kinh tế Những thông tin về kim ngạch xuất nhập khẩu do kế toán cung cấp còn là cơ sở để các cơ quan chức năng của nhà nước kiểm tra giám sát về việc tính và nộp thuế; làm cơ sở cho các cơ quan quản lý thống kê đựơc kim ngạch xuất nhập khẩu của các ngành và toàn bộ nền kinh tế quốc dân từ đó tham mưu cho nhà nước phương hướng nhập khẩu trong tương lai như: nên hạn chế nhập khẩu ngành hàng nào, mặt hàng nào, hạn chế bằng biện pháp nào.
Thông tin về hoạt động xuất nhập khẩu của công ty do kế toán cung cấp trong đó các thông tin về hiệu quả nhập khẩu các mặt hàng cụ thể còn là cơ sở để công ty điều hành hoạt động kinh doanh nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao nhất.
Việc thu hút các nhà đầu tư, nhà cung cấp, ngân hàng tạo các điều kiện ưu đãi cho công ty trong kinh doanh nhập khẩu thông qua các số liệu kế toán trung thực, chính xác là rất cần thiết. Để cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác những thông tin về hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nói chung và nghiệp vụ nhập khẩu nói riêng, công tác kế toán của công ty cần được tổ chức một cách khoa học và hợp lý từ việc hạch toán ban đầu, việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán đến việc hạch toán và sử dụng sổ sách kế toán để hạch toán kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại công ty Thực tế công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu tại công ty XNK Dệt - May hiện nay còn một số tồn tại trong khâu hạch toán ban đầu,hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết cũng như những tồn tại trong việc sử dụng phần mềm kế toán chưa hoàn chỉnh với yêu cầu kế toán nghiệp vụ này dẫn tới việc phản ánh chưa chính xác, kịp thời nội dung của hoạt động nhập khẩu Điều đó đặt ra yêu cầu cần thiết phải hoàn thiện kế toán nghiệp vụ nhập khẩu tại Công ty XNK Dệt - May.
Như vậy hoàn thiện kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại Công ty XNK Dệt - May là vấn đề cấp thiết, việc hoàn thiện nghiệp vụ này không những có ý nghĩa quan trọng đối với bản thân công ty mà còn với nhà nước và các tổ chức, cơ quan khác có liên quan.
Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại Công ty XNK Dệt - May là góp phần hoàn thiện công tác kế toán nói chung tại công ty, góp phần củng cố vai trò của kế toán trong công ty Để việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ nhập khẩu tại công ty có hiệu quả phải đảm bảo các nguyên tắc cơ bản sau:
2.1 Phù hợp với cơ chế, chính sách quản lý kinh tế của nhà nước đối với hoạt động nhập khẩu:
Công ty XNK Dệt - May là doanh nghiệp nhà nước, có chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu và thương mại để thực hiện các nhiệm vụ kinh tế - chính trị - xã hội do nhà nước giao cho và thực hiện kinh doanh có lãi dưới sự điều chỉnh của luật pháp việt nam, do vậy hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động nhập khẩu nói riêng của công ty phải luôn luôn bám sát chức năng nhiệm vụ của mình
Hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ kinh tế trong đó có kế toán nghiệp vụ nhập khẩu tại công ty nhằm phản ánh trung thực, chính xác, kịp thời hơn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty, thực hiện việc kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh doanh giúp lãnh đạo công ty có các quyết định điều hành kinh doanh có hiệu quả và phù hợp với cơ chế chính sách quản lý kinh tế của nhà nước đối với các hoạt động kinh tế trong đó có hoạt động nhập khẩu.
2.2 Phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức quản lý của công ty
Công tác kế toán tại công ty có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty Kế toán sẽ là động lực thúc đẩy hoạt động kinh doanh của công ty khi nó phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức quản lý của công ty, ngược lại khi không phù hợp nó sẽ kìm hãm sự phát triển của công ty Vì vậy khi hoàn thiện kế toán nghiệp vụ nhập khẩu tại công ty phải đảm bảo kế toán nghiệp vụ này phải phù hợp với chế độ kế toán doanh nghiệp nói chung và đặc thù của công ty nói riêng.
2.3 Phù hợp với các nguyên tắc, các chuẩn mực và quy định của chế độ kế toán
Kế toán là công cụ quản lý kinh tế tài chính cần thiết và quan trọng trong bất kỳ chế độ kinh tế xã hội nào, bởi vậy nó đòi hỏi phải được thực hiện theo những nguyên tắc, quy định nhất định do chế độ kinh tế xã hội đó đặt ra.
Hiện nay, các doanh nghiệp nước ta trong đó có Công ty XNK Dệt - May đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 1141QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ tài chính và thực hiện hạch toán sửa đổi một số phần hành kế toán và biểu mẫu báo cáo tài chính từ năm 2002 theo thông tư số 89/TT- BTC ngày 09/10/2002 của bộ tài chính hướng dẫn thực hiện 4 chuẩn mực kế toán ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của bộ trưởng bộ tài chính Năm 2003, bộ tài chính lại ban hành thêm 6 chuẩn mực kế toán có hiệu lực thi hành từ 1/1/2003; và quốc hội nước ta vừa thông qua luật kế toán ngày 17/6/2003 có hiệu lực thi hành từ 1/1/2004…
Việc ban hành các chuẩn mực kế toán và luật kế toán Việt Nam là việc làm cần thiết để kế toán Việt Nam hội nhập với kế toán quốc tế song hành với hội nhập kinh tế
Như vậy việc hoàn thiện kế toán nói chung và kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá nói riêng tại Công ty XNK Dệt - May phải đảm bảo yêu cầu phù hợp với các nguyên tắc, các chuẩn mực và quy định của chế độ kế toán hiện hành và đón trước được những thay đổi của những chính sách này trong tương lai để kế toán tại công ty thực sự là công cụ quản lý kinh tế tài chính có hiệu quả.
2.4 Phải đảm bảo tính hiệu quả và tính khả thi
Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ nhập khẩu tại công ty chỉ trở thành hiện thực khi nó có tính khả thi và mang lại lợi ích thiết thực cho sự phát triển của công ty, vì vậy các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ này trước hết phải đảm bảo 3 yêu cầu đã nêu đồng thời phải có tính thuyết phục, tiết kiệm chi phí và dễ thực hiện.
3 Một số giải pháp hoàn thiện hạch toán lưu chuyển hàng nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu