Quản lý tổ chức sự kiện tourism pageants 2024

Mục tiêuCuộc thi Miss Tourism 2024 là một cuộc thi nhằm tôn vinh vẻ đẹp của các bạn nữ sinh viên Đại học Mở Hà Nội, đặc biệt là vẻ đẹp trí tuệ, tài năng cùng với sự tự tin, năng động.. T

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

KHOA DU LỊCH

QUẢN LÝ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

TOURISM PAGEANTS 2024

Giảng viên: Ths Nguyễn Thành Trung

Lớp: 2148A01 – Nhóm 2

Thành viên nhóm:

Đinh Diệu Anh Nguyễn Mai Hương Phạm Thị Thùy Ánh Lê Bùi Đức Mạnh Trần Quang Anh Cao Phương Thảo Đào Mai Chi

Hà Nội, 2024

MỤC LỤC

I Tổng quan về sự kiện 3

II Ý tưởng sự kiện 4

III Chương trình sự kiện và các nội dung điểm nhấn 7

IV Ekip thực hiện sự kiện 8

V Kế hoạch triển khai sự kiện 11

VI Kinh phí dự kiến 16

I Tổng quan về sự kiện

1 Mục tiêu

Cuộc thi Miss Tourism 2024 là một cuộc thi nhằm tôn vinh vẻ đẹp của các bạn nữ sinh viên Đại học Mở Hà Nội, đặc biệt là vẻ đẹp trí tuệ, tài năng cùng với sự tự tin, năng động Từ đó góp phần nâng cao nhận thức về “Đức Trí -Thể - Mỹ” của nữ sinh viên khoa du lịch nói riêng và tuổi trẻ trong Đại học

Mở Hà Nội nói chung

Cuộc thi cũng nhằm cổ vũ, động viên sinh viên tích cực học tập, rèn luyện, tham gia các hoạt động xã hội, hoạt động từ thiện, có tấm lòng nhân ái, bao dung…

Miss Tourism 2024 sẽ phải đáp ứng được những yếu tố cần và đủ về ngoại hình, trí tuệ, nhân cách, ứng xử để xứng đáng là những người đại diện cho khoa du lịch – Đại học Mở Hà Nội

2 Khách mời tham dự

Dự kiến: 100 khách gồm đại biểu, khách mời, cổ động viên

3 Địa điểm

Khu giảng đường Khoa du lịch – Đại học Mở Hà Nội

301 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – Hà Nội

4 Thời gian tổ chức

Thời gian: 8h00 ngày 27/03/2024

5 Đặc điểm đại biểu tham dự

- Đa số có độ tuổi từ 18 – 50 tuổi

- Thích những gam màu nổi bật, bắt mắt

- Thoải mái về vị trí ngồi về tầm nhìn lên sân khấu

- Thích sự kiện sôi nổi, thú vị, hài hước

- Thoải mái với hầu hết thể loại văn nghệ Yêu thích những hoạt động văn nghệ năng động, nhiệt huyết của tuổi trẻ, mang tính tương tác cao, thể hiện

rõ nét màu sắc của các khoa cũng như nhà trường

II Ý tưởng sự kiện

1 Chủ đề

Hiện nay du lịch là một trong những ngành công nghiệp trọng điểm của thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng Không chỉ mang đến cho đất nước một nguồn thu khổng lồ mà du lịch còn là một cách để quảng bá, truyền tải và nâng cao vẻ đẹp của đất nước đến toàn thế giới Thông qua cuộc thi, các thí sinh sẽ giúp người xem có thể cảm nhận sâu sắc hơn về vẻ đẹp của đất nước Việt Nam

Cuộc thi này chắc chắn là một sân chân năng động, ý nghĩa để thí sinh thể hiện những kiến thức về đặc điểm, văn hóa về du lịch

- Tên sự kiện: Tourism Pageants 2024

- Thông điệp:

Quảng bá truyền thống, văn hoá, hình ảnh nữ sinh viên du lịch với bạn bè, cộng đồng, người dân Việt Nam và bạn bè trên thế giới Tôn vinh và tuyển chọn một nữ sinh viên xứng đáng đại diện cho khoa du lịch – Đại học Mở Hà Nội

Tạo cơ hội cho sự giao lưu và kết nối giữa các đối tượng tham gia,

từ các thí sinh đến khán giả

Tôn vinh và khuyến khích tài năng cá nhân của những người tham gia cuộc thi

- Key visual: “ Mỗi công

dân là một sứ giả quảng bá

du lịch”

Hình ảnh một người con gái đầy tự tin, toả sáng, xinh đẹp, cuốn hút biết bao ánh nhìn bởi có lẽ họ đang sống với chính đam mê, khát khao của họ

Họ muốn được sống, cống hiến và khám phá về thiên nhiên, về vẻ đẹp đất nước Việt Nam để khai thác tiềm năng du lịch quảng bá rộng rãi cho bạn

bè quốc tế

2 Sơ đồ mặt bằng không gian sự kiện

3 Backdrop

4 Thiệp mời

THIỆP MỜI

WEDNESDAYS, 27 MARCH

301 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

Please bring this invitation as entrance ticket

You’re Invited to Celebrate with Us!

III Chương trình sự kiện và các nội dung điểm nhấn

1 Chương trình sự kiện

1 8:00-8:15 Đón tiếp khách mời, đại biểu vào định chỗ

ngồi

3 8:25-8:40 Khai mạc, tuyên bố lý do, giới thiệu các đại

biểu khách mời cũng như các nhà tài trợ

6 9:05-9:40 Phần trình diễn 5 phút của mỗi thí sinh về

quê hương của mình

11 10:30-10:50 Công bố các giải thưởng và trao giải

12 10:50-11:05 Tuyên bố kết thúc, cảm ơn tới mọi người

Chụp ảnh và tặng quà lưu niệm

2 Các nội dung điểm nhấn

- Trong suốt quá trình diễn ra sự kiện sẽ có một video dài tầm 10 phút để nhìn lại những quá trình khám phá phát triển và tìm hiểu của mỗi sinh viên tham gia cuộc thi này về các danh lam thắng cảnh của Việt Nam để từ đó

có thể thấy được sự phong phú đa dạng của nước non Việt Nam Mục đích của việc đó không không chỉ là tạo sự chú ý, ghi nhớ ban đầu vị khách mời

mà còn là để nhìn nhận những đóng góp và cố gắng của sinh viên trong cuộc thi này

- Cuộc thi văn nghệ trong suốt quá trình sự kiện là sự chuẩn bị chu đáo kỹ càng, đầu tư, mang dấu ấn riêng của khoa Hơn hết, ban giám khảo sẽ chọn

ra 3 tiết mục xuất sắc nhất để trao giải Mục đích của các cuộc thi văn nghệ này chính đội để cho sinh viên có thể thể hiện tài năng và sự sáng tạo, thúc đẩy phong trào văn hóa văn nghệ, tạo một sân chơi bổ ích, mở rộng cơ hội giao lưu, học hỏi lẫn nhau cho sinh viên

- Quà cảm ơn được trao trong mỗi vị khách mời trước khi ra về sẽ là vật kỷ niệm của mỗi khách mời khi tham dự buổi lễ tạo dấu ấn của trường trong lòng của khách, khi món quà được sử dụng cũng là một hình thức quảng bá

về hình ảnh của nhà trường

IV Ekip thực hiện sự kiện

1 Event Coordinator (Nhân

viên điều phối sự kiện)

Phạm Thị Thùy Ánh

- Chịu trách nhiệm

về toàn bộ hoạt động trong cuộc thi

- Điều phối những

bộ phận bên dưới

- Giải quyết tình huống phát sinh

2 Event Planner (Lên kế

hoạch tổ chức sự kiện) Đào Mai Chi

- Xây dựng kế hoạch hoạt động chung bao gồm địa điểm, thời gian, …

- Làm việc cùng các

bộ phận khác trong đội

3 Event Manager (Quản lý

- Chỉnh sửa kịch bản cuộc thi khi cần thiết

- Giải quyết vấn đề của các bộ phận khác

- Làm việc cùng các

bộ phận khác trong đội

4 Event Executive (Nhân

viên hỗ trợ sự kiện) Lê Bùi Đức Mạnh

- Làm việc cùng các

bộ phận khác trong đội

- Nhanh chóng nhận lệnh từ quản lý và

hỗ trợ MC, PG, PB trong những việc khác

5 Director (Đạo diễn sự

kiện)

Nguyễn Mai Hương

- Quản lý các hiệu ứng ánh sáng và âm thanh, màn hình

LED,… có ở trong cuộc thi

- Thống kế các ngân sách và quản

lý sản xuất giữa những bộ phận thiết kế

6

Marketing/Publicity

Manager (Quản lý

Marketing/Quảng bá sự

kiện)

Đinh Diệu Anh

- Ghi chép và sẽ bắt lại các khoảnh khắc đắt giá mà lên các ý tưởng truyền thông cho các công ty hoặc khách hàng

- Làm việc cùng các

bộ phận khác trong đội

- Đón tiếp, hướng dẫn khách vào khu vực sự kiện

- Setup cho khách

ăn nhẹ với uống nước trong giờ nghỉ

- Hướng dẫn khách

ra vào

V Kế hoạch triển khai sự kiện.

1 Cơ sở vật chất

2 Nội dung chi tiết các hoạt động

Thi

trang

phục

áo dài

Khoa

Các thi sinh

tham dự ở phần

này sẽ lần lượt

thể hiện dáng vẻ

cũng như cử chỉ,

phong cách của

mình cho ban

giám khảo, khán

giả chấm điểm

khi khoác lên

người mình bộ

áo dài do khoa

thiết kế

- Ban giám khảo và người xem sẽ chấm điểm cho từng thí sinh và quyết định xem ai sẽ được vào vòng kế tiếp

- Người xem có thể chụp ảnh những thí sinh nhưng không được trực tiếp chạm vào họ

Thi tài

năng

Các thí sinh đi

tiếp sẽ tự chọn

trang phục do

mình chuẩn bị

và thực hiện một

clip ngắn giới

thiệu về quê

hương của mình

dựa trên tiêu đề

quảng bá du lịch

đất nước

- Ban giám khảo và người xem sẽ chấm điểm cho từng thí sinh và quyết định xem ai sẽ được vào vòng kế tiếp

- Người xem có thể chụp ảnh những thí sinh nhưng không được trực tiếp chạm vào họ

Thi

ứng

xử (áp

dụng

cho

các thí

sinh

lọt vào

Top 5

sau 2

vòng

thi

trên)

Sau khi đã xác

định được số

lượng thí sinh

lọt vào Top 5

Mỗi thí sinh sẽ

phải trả lời các

câu hỏi từ ban

giám khảo để

quyết định xem

ai là người có số

điểm cao nhất

- Ban giám khảo sẽ lần lượt hỏi từng người 3 câu hỏi để chấm điểm ứng xử của thí sinh

- Người xem phải bình chọn cho câu trả lời của từng thí sinh để cho điểm

3 Dự trù rủi ro

Giai

Đoạ

n

Phương Án Loại Cụ Thể

Các Trường Hợp

Mức Độ Ảnh Hưởng

Khả Năn g Xảy Ra

Mức Độ Ưu Tiên

Cách Khắc Phục

Loại Khắc Phục

1

Trang thiết bị,

máy móc gặp

Ban kỹ thuật phải kiểm tra lại toàn

bộ hệ thống

và sử dụng trang thiết bị thay thế nếu cần thiết để đảm bảo chương trình vẫn diễn ra

Chuẩn

bị sẵn kế hoạch

và máy móc thay thế

3 Thí sinh thamdự phát sinh

vấn đề riêng

BTC sẽ quyết định dựa vào tình trạng của thí sinh để đưa ra đặc cách

Chuẩn

bị trước một vài thí sinh thay thế

tham dự không

đạt tiêu chuẩn

cần báo lại cho

Đưa ra thông báo đầy

BTC để được cung cấp trang phục mới và phải mang sẵn quần áo

dự trữ

đủ về loại trang phục thí sinh được mặc trước cuộc thi

Cần thông báo trên page là

sự kiện vẫn được diễn ra

và có nhiều phần quà thú

vị để khuyến khích người tham gia

Kế hoạch phòng tránh trước

2 Có khách không

mời

sẽ kiểm tra lại ác thông tin của người tham gia có trùng với trên thiệp mời không

Kế hoạch phòng tránh trước

trong sự kiện

Có 1quản

lý sảnh

để điều phối việc này, liên tục hướng dẫn

Phải có thêm bảng chỉ dẫn

về time line/các khu vực hoạt động

Kế hoạch phòng tránh trước

tiêu cực

Về nội

Chuẩn

bị trước tinh thần và tiêu chí đánh giá phân loại khủng hoảng

Kế hoạch phòng tránh trước

Khâu chuẩn bị

trọng là training đội ngũ

về quy trình xử

lý cho thống nhất:

- Vai trò phát ngôn, ai

Kế hoạch phòng tránh trước

được lên tiếng

-Hình ảnh và thông điệp của sự kiện

1

Người tham gia

không hài lòng

về thái độ làm

việc cũng như

take care của

staff trong cuộc

thi

Xin lỗi, gửi quà cho khách mời và thông báo lại cho BTC

Kế hoạch phòng tránh trước

1

Thời gian tổ

chức vượt quá

so với dự kiến

Xin lỗi khách tham gia và chu cấp

đồ ăn, thức uống theo hướng dẫn của BTC

Chuẩn

bị đồ ăn, thức uống cho khách nghỉ giữa giờ

VI Kinh phí dự kiến

S

T

T

GIAI

ĐOẠN HẠNG MỤC

CHÍNH

tiền Ghi chú ĐƠN

GIÁ ( VN D)

Đơn vị

Số lượ ng 1

Tiền sự

kiện

In ấn Card visit 100,00

0

Hộp ( 10c)

0

8

Sự kiện

chính

Địa

điểm Khuôn viên khoa

du lịch

trí

Chân standee

1

1

1

Back drop 600,00

0

1

2

Khăn trải bàn

1

3

Bảng gi chú/ sơ đồ venue

1

4

Chân standee

200,00 0

1

5

1

6

của khoa 1

7

của khoa 1

8

Trình

diễn

thời

trang

Thuê trang phục dư phòng

1,500, 000

BẢNG ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC NHÓM

Mức độ hoàn thành

2 Phạm Thị Thùy Ánh Chuẩn bị nội dung phần I,

Word

100%

II,III

100%

IV,V

100%