CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ 512013 1 CHỨC NĂNG KIỂM TRA CHƯƠNG 71 Nội dung 2 7 1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM TRA 7 1 1 Khái niệm kiểm tra 7 1 2 Vai trò của kiểm tra 7 1 3 Bản chất của kiểm tra 7 1 4 Nội dung kiểm tra 7 1 5 Yêu cầu đối với hệ thống kiểm tra 7 2 HỆ THỐNG KIỂM TRA 7 2 1 Chủ thể kiểm tra 7 2 2 Hình thức kiểm tra 7 2 3 Công cụ và kỹ thuật kiểm tra 7 2 4 Quy trình kiểm tra 512013 2 7 1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM TRA3 7 1 1 Khái niệm kiểm tra Kiểm tra Đánh giá kết quả Điều chỉnh hoạt động Lập kế ho.
5/1/2013 CHƯƠNG CHỨC NĂNG KIỂM TRA Nội dung 7.1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM TRA 7.1.1 Khái niệm kiểm tra 7.1.2 Vai trò kiểm tra 7.1.3 Bản chất kiểm tra 7.1.4 Nội dung kiểm tra 7.1.5 Yêu cầu hệ thống kiểm tra 7.2 HỆ THỐNG KIỂM TRA 7.2.1 Chủ thể kiểm tra 7.2.2 Hình thức kiểm tra 7.2.3 Công cụ kỹ thuật kiểm tra 7.2.4 Quy trình kiểm tra 5/1/2013 7.1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM TRA 7.1.1 Khái niệm kiểm tra Kiểm tra -Đánh giá kết -Điều chỉnh hoạt động Kiểm tra trình giám sát, đo lường, đánh giá điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo thực theo kế hoạch Lập kế hoạch Thiết lập định hướng Lãnh đạo Khởi động nỗ lực Tổ chức Phân bổ, cấu nguồn lực 5/1/2013 7.1.2 Vai trò kiểm tra TẠI SAO LẠI PHẢI KIỂM TRA? (1) Nhằm hoàn thiện định quản trị (2) Đảm bảo cho kế hoạch thực với hiệu cao (3) Đảm bảo thực thi quyền lực quản lý người lãnh đạo hệ thống KIỂM TRA (5) Tạo tiền đề cho q trình hồn thiện đổi (4) Giúp hệ thống theo sát đối phó với thay đổi mơi trường 7.1.3 Bản chất kiểm tra (1) Hệ thống phản hồi kết tổ chức Kết Kết Đo lường So sánh với mong muốn thực tế kết tiêu thực tế chuẩn Phân tích nguyên nhân sai lệch Xác định Thực điều chỉnh Xây dựng chương trình điều chỉnh sai lệch Tập trung vào đầu Nhược điểm? 5/1/2013 7.1.3 Bản chất kiểm tra (2) Hệ thống phản hồi dự báo Quá trình thực Đầu vào Đầu Hệ thống kiểm tra Tập trung vào đầu vào 7.1.3 Bản chất kiểm tra (3) Hệ thống kiểm tra có hiệu phải kết hợp kiểm tra kết cuối kiểm tra dự báo Quá trình Đầu vào Đầu thực Hệ thống kiểm tra Kiểm tra (đánh giá + điều chỉnh) tiến hành xuyên suốt trình Quản lý 5/1/2013 7.1.4 Nội dung kiểm tra Các câu hỏi cần trả lời? Liệu có phải kiểm tra khơng? Kiểm tra gì? Tần suất kiểm tra? Sai lệch đâu? Sai lệch có nghiêm trọng khơng? Điều chỉnh sai lệch cách nào? Kiểm tra cần tập trung nỗ lực vào khu vực hoạt động thiết yếu điểm kiểm tra thiết yếu Kiểm tra yếu tố hoạt động gây hoang mang làm nản lòng nhân viên, làm giảm uy tín nhà quản trị, gây lãng phí thời gian tiền bạc hệ thống 7.1.5 Yêu cầu hệ thống kiểm tra VD? (1) Được thiết kế theo kế hoạch (2) Mang tính đồng bộ, cơng khai, xác khách quan (3) Phù hợp với tổ chức người Yêu cầu hệ thống kiểm tra (4) Linh hoạt có độ đa dạng cần thiết (5) Kiểm tra phải có trọng điểm (7) Kiểm tra phải có hiệu cực tiểu chi phí (6) Kiểm tra theo số liệu báo cáo nơi hoạt động 5/1/2013 11 7.2 HỆ THỐNG KIỂM TRA Chủ thể kiểm tra 2.Phương pháp hình thức kiểm tra 3.Công cụ kỹ thuật kiểm tra 4.Quy trình kiểm tra 7.2.1 Chủ thể kiểm tra 12 Chủ thể kiểm tra người đơn vị đưa tác động kiểm tra thực chức kiểm tra VD: Tại Việt Nam, chủ thể kiểm tra doanh nghiệp bao gồm chủ thể bên chủ thể bên 5/1/2013 Chủ thể bên 13 (i) quan quản lý nhà nước (Giám sát Quốc hội, Hội đồng nhân dân, Tịa án; Kiểm tra Chính phủ Ủy ban nhân dân, quan quản lý ngành; Thanh tra Tổng tra Nhà nước tra Nhà nước chuyên ngành; Kiểm sát VKSND cấp Kiểm toán Nhà nước); (ii) tổ chức môi trường ngành (đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà cung cấp, v.v…), (iii) tổ chức trị xã hội (các hiệp hội, đồn thể quần chúng, quan thơng báo chí, v.v…) Chủ thể bên 14 Gồm có: HĐQT – Ban kiểm tra – Giám đốc doanh nghiệp – Các nhà quản lý phận chức – Người làm công 5/1/2013 7.2.2 Phpháp hthức kiểm tra 15 Phương pháp kiểm tra Những phương pháp kiểm tra thường áp dụng là: Thu thập thông tin; Nghiên cứu hồ sơ tài liệu giấy tờ liên quan; Nghiên cứu văn pháp luật; Tham vấn ý kiến nhà chuyên môn; Thu thập ý kiến từ cá nhân, quan, tổ chức; Tạo điều kiện, rõ lợi ích để đối tượng kiểm tra trình bày, báo cáo đầy đủ, trung thực vụ việc; Xử lý kịp thời, pháp luật hành vi gây cản trở đến hoạt động kiểm tra 7.2.2 Phpháp hthức kiểm tra 16 Hình thức kiểm tra 2.1 Xét theo cấp độ hệ thống kiểm tra kiểm tra chiến lược, tác nghiệp đồng 2.2 Xét theo trình hoạt động kiểm tra trước, sau hoạt động 2.3 Xét theo phạm vi, quy mơ kiểm tra kiểm tra tồn diện, phận cá nhân 2.4 Xét theo tần suất trình hoạt động kiểm tra định kỳ, đột xuất thường xuyên 2.5 Theo mối quan hệ chủ thể đối tượng kiểm tra tự kiểm tra 5/1/2013 7.2.3 Công cụ kỹ thuật kiểm tra 17 • Các cơng cụ kiểm tra truyền thống liệu thống kê, báo cáo kế tốn tài chính, ngân quỹ, báo cáo phân tích chun mơn … • Các cơng cụ kiểm tra đại PERT – program evaluation and review technique PPB – program planning and budgeting 7.2.4 Quy trình kiểm tra Xác định hệ thống tiêu chuẩn kiểm tra Đo lường đánh giá hoạt động Sự thực hoạt động phù hợp với tiêu chuẩn Có Khơng cần điều chỉnh Không Tiến hành điều chỉnh 5/1/2013 7.2.4 Quy trình kiểm tra Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn Tiêu chuẩn kiểm tra chuẩn mức mà cá nhân, tập thể doanh nghiệp phải thực để đảm bảo cho toàn doanh nghiệp hoạt động có hiệu (1) Các dạng tiêu chuẩn kiểm tra bao gồm: Các mục tiêu DN, lĩnh vực, phận người Các tiêu chất lượng sản phẩm dịch vụ Các định mức kinh tế-kỹ thuật Các tiêu chuẩn nguồn lực, thu nhập, v.v 7.2.4 Quy trình kiểm tra (2) Đo lường đánh giá thực Đo lường: Cần tiến hành điểm thiết yếu đầu vào, đầu trình hoạt động Sử dụng công cụ đo lường, tần suất phù hợp dạng hoạt động bị kiểm tra Xây dựng mối quan hệ người tiến hành đo lường với người đánh giá định điều chỉnh, v.v Đánh giá thực hiện: So sánh kết đo lường với hệ tiêu chuẩn Nếu phù hợp → không cần điều chỉnh Nếu không phù hợp → phân tích nguyên nhân hậu → định có cần điều chỉnh khơng? Nếu có xây dựng chương trình điều chỉnh có hiệu 10 5/1/2013 7.2.4 Quy trình kiểm tra (3) Điều chỉnh hoạt động Điều chỉnh tác động bổ sung trình quản trị để khắc phục sai lệch thực hoạt động so với mục tiêu, kế hoạch nhằm không ngừng cải tiến hoạt động Các câu hỏi cần trả lời: Điều chỉnh gì? Có cần thiết phải điều chỉnh khơng? Ai điều chỉnh? Khi điều chỉnh? Điều chỉnh bao lâu? Biện pháp cơng cụ điều chỉnh gì? 11