Bài điều kiện quan hệ công chúng phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận tổ chức sự kiện, quan hệ công chúng, tài chính

Mục tiêu- Đưa ra thông tin chính xác, chất lượng, đảm bảo đúng với vụ việc dã xảy ra để người tham dự có cái nhìn tổng quan, nắm rõ tình hình thực tế, không bị các tin tức sai lệch thao

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI

KHOA VIẾT VĂN - BÁO CHÍ

-o0o -BÀI ĐIỀU KIỆN

MÔN HỌC: QUAN HỆ CÔNG CHÚNG

GIẢNG VIÊN: TS LÊ THỊ PHƯƠNG NGA

LỚP: BC13A Sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Châm

Lớp: BC13A

Mã sinh viên: 64DBC13006

Hà Nội, ngày 19 tháng 11 năm 2023

MỤC LỤC

I.Kế hoạch tổ chức họp báo và thống kê

1 Kế hoạch trước khi tổ chức họp báo:

I

Kế hoạch tổ chức họp báo và thống kê đầu báo 3

1 Kế hoạch trước khi tổ chức họp báo 3

2 Kế hoạch trong khi tổ chức họp báo 12

3 Kế hoạch sau khi tổ chức họp báo 14

1.1 Họp với ban tổ chức:

A Mục tiêu

- Đưa ra thông tin chính xác, chất lượng, đảm bảo đúng với vụ việc dãxảy ra để người tham dự có cái nhìn tổng quan, nắm rõ tình hình thực tế,không bị các tin tức sai lệch thao túng từ đó đưa ra những tin tức cụ thể,

rõ ràng, chính xác theo nhiều khía cạnh khác nhau

- Nhằm giải quyết những hiểu lầm, tạo sự tin tưởng của học sinh, phụhuynh và các đối tác với nhà trường, qua đó giữ gìn được uy tín và hìnhảnh tốt đẹp của trường THPT Ngô Gia Tự

B Nội dung

- Tổ chức buổi họp báo để làm rõ, giải quyết vụ việc sai lệch trong chi

tiêu bữa ăn của các học sinh ở bán trú đang được nhiều người quan tâm,làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của nhà trường

- Xây dựng không khí họp báo trang trọng, lịch sự để người tham dự cảmnhận được sự tôn trọng, chu đáo của nhà trường đối với khán giả trongxuyên suốt buổi họp

C Phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận: Tổ chức sự kiện, Quan hệ công chúng, Tài chính

Giai đoạn 1:

Bộ phận tổ chức sự kiện: Khảo sát địa điểm tổ chức, thiết kế, chỉnhsửa không gian tổ chức sự kiện, phông nền và các hình ảnh, ấnphẩm liên quan đến họp báo

Bộ phận quan hệ công chúng : Lên danh sách khách mời, phóngviên, nhà báo và báo giá để PR buổi họp báo

Bộ phận tài chính : Thống kê, báo giá các hạng mục cần chuẩn bịcho họp báo.

Giai đoạn 2:

Bộ phận tổ chức sự kiện:

- Xây dựng kịch bản chung

- Chọn MC dẫn xuyên suốt chương trình

- Chọn đội ngũ tiếp tân, hậu cần để phụ trách đón tiếp khách mời,đáp ứng nhu cầu của họ trong suốt quá trình diễn ra họp báo Ghichú danh sách khách mời tham dự và cùng với đại diện bộ phận tổchức sự kiện xử lý trường hợp những vị khách không mời mà đến

- Sân khấu: Bố trí, sắp xếp tạo một không gian phù hợp, thoải mái đểthuận tiện cho công tác phát biểu, phỏng vấn, hỏi đáp

Bộ phận quan hệ công chúng:

- Chuẩn bị giấy phép họp báo và các giấy tờ liên quan, cần thiết

- Lên danh sách thành phần tham dự

- Chuẩn bị kịch bản chương trình

- Mời phóng viên, nhà báo

- Chuẩn bị tài liệu

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Vĩnh Phúc, ngày 17 tháng 11 năm 2023

ĐƠN XIN PHÉP HỌP BÁO

Kính gửi: Sở Thông tin và truyền thông Vĩnh Phúc

Tôi là: Nguyễn Văn A

Sinh ngày: 03/04/1984

Giấy chứng minh nhân dân số: 190404092

Cấp ngày 24/08/2005

Tại: Sở công an tỉnh Vĩnh Phúc

Hộ khẩu thường trú: Lãng Công –Sông Lô – Vĩnh Phúc

Nơi ở hiện tại: Thanh Trì – Thanh Liệt - Hà Nội

Số điện thoại liên hệ: 0975.792.709

Là đại diện theo pháp luật của trường: THPT Ngô Gia Tự, Tôilàm đơn này kính đề nghị Sở Thông tin và truyền thông tỉnh Vĩnh Phúcxem xét, chấp thuận cho trường tôi được tổ chức họp báo theo các nộidung sau:

1 Mục đích họp báo: Nhằm cung cấp các thông tin liên quan tới vụviệc phụ huynh một học sinh lớp 11A7 đăng bài viết phản ánh về chấtlượng bữa cơm bán trú của học sinh tại trường

2 Nội dung họp báo: Khai mạc, hỏi và đáp xung quanh vụ việc,hướng giải quyết vụ việc… (Kịch bản chi tiết đính kèm)

3 Thành phần tham dự buổi họp báo: Hiệu trưởng Trường THPTNgô Gia Tự, giáo viên chủ nhiệm lớp 11A7, đại diện bộ phận tài chínhcùng với sự tham gia của phóng viên, nhà báo của các cơ quan báo chí.(Danh sách kèm theo)

4 Người chủ trì họp báo: Ông Nguyễn Văn A

Chức vụ: Hiệu trưởng

5 Thời gian họp báo: 8h30p, ngày 23 tháng 11 năm 2023

6 Địa điểm họp báo: Phòng học lớp 11A7, trường THPT Ngô GiaTự

Trong quá trình tổ chức, chúng tôi cam kết thực hiện đúng nội quy và cácquy định về tổ chức họp báo theo pháp luật hiện hành Rất mong sở thông

ti à t ề thô tỉ h Vĩ h Phú ét à hấ th ậ

Bộ phận tài chính:

- Lập bảng chi phí, dự trù chi phí cho tổng thể chương trình

- Làm việc với các bên cung ứng: âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, máyquay, …

B Mời báo đài

Căn cứ vào mục đích, mục tiêu và đối tượng hướng đến của buổihọp báo, từ đó lên danh sách những báo, đài phù hợp Sau đó, căn cứ vàonội dung và thông tin của buổi họp báo và chọn lọc, lên danh sách nhữngphóng viên cụ thể rồi tiến hành mời tham dự

Trước chương trình, bộ phận PR tiến hành gọi điện các phóng viêntheo danh sách đã lên để hỏi về lịch làm việc của họ, trong trường hợpcòn thiếu thông tin của họ thì hỏi xin luôn trong cuộc gọi điện này Tiếpsau đó, gửi thư mời qua email

Vào chiều trước ngày diễn ra họp báo, bộ phận PR tiếp tục gọi điệnlại lần nữa để nhắc lại thông tin chương trình Trước khi diễn ra chươngtrình 2 giờ đồng hồ, tiến hành nhắn tin lại một lần nữa Khi họp báo bắtđầu, trong quá trình đón tiếp, bộ phận PR cũng phải kiểm tra danh sáchcác phóng viên, nhà báo xem còn ai chưa đến thì tiến hành gọi điện cho

họ

Mẫu thư mời họp báo

C Chuẩn bị tài liệu

Thời gian: 8h30' ngày 23 tháng 11 năm 2023,

Địa điểm: Phòng học lớp 11A7, trường THPT Ngô Gia Tự

Hy vọng anh/chị sắp xếp thời gian đến tham dự và hỗ trợ TrườngTHPT Ngô Gia Tự đưa tin

Trân trọng./

Hà Nội, ngày 15 tháng 11 năm 2023T/M BAN TỔ CHỨC CHƯƠNG TRÌNH

Tài liệu bao gồm:

- Kế hoạch họp báo

- Thông cáo báo chí

- Các bài phát biểu và lý lịch trích ngang của diễn giả

- Hình ảnh, biểu đồ, thông tin trường

- Các ấn phẩm cần thiết

Tất cả đều có tài liệu đính kèm

2 Họp với ban lãnh đạo

A Mục đích họp báo:

- Đưa ra một lời giải thích rõ ràng về việc thu khoản phí bán trú năm học2023-2024 đối với học sinh bán trú tại Trường THPT Ngô Gia Tự, đồngthời gửi lời xin lỗi đến tất cả các phụ huynh học sinh và những người bịảnh hưởng bởi vấn đề này

B Mục tiêu cụ thể muốn đạt được:

- Thông qua buổi họp báo, các phóng viên và nhà báo sẽ lấy thông tin đểviết bài theo chiều hướng tích cực cho nhà trường

- Giải quyết được những băn khoăn, thắc mắc của phụ huynh, học sinhnói riêng và tất cả những người quan tâm đến vụ việc nói chung.-Tạo sự tin tưởng cho phụ huynh học sinh và nâng cao uy tín cho nhàtrường

3 Ai tổ chức chính?

Buổi họp báo do Hiệu trưởng Trường THPT Ngô Gia Tự trực tiếpđiều hành

4 Chương trình cụ thể khi họp báo

Đại diện Sở GD&ĐT Vĩnh Phúc, các phóng viên, nhà báo

8 Thành phần tham dự chương trình và ngân sách tổ chức

Thành phần tham dự:

- Đại diện Hội phụ huynh nhà trường

- Đối tác của nhà trường

- Các khách mời, phóng viên, nhà báo

- Đội ngũ CB-NV trường

Ngân sách tổ chức:

1 Combo loa đài, âm thanh, ánh sáng 4.000.000

6 Nước uống, đồ ăn nhẹ cho khách 1.000.000

7 Hoa tươi, lọ và khăn trải bàn 500.000

9 Tổng số tin bài, đầu báo sẽ đăng tải

Bốn bài đăng tải trên 4 đầu báo :

- Báo Thanh niên

- Báo Dân trí

- Báo Giáo dục

- Trang tin tức VNExpress

10 Số tin bài, đầu báo trong nhóm trọng yếu sẽ đăng tải

1 Số lượng: 3

2 Các đầu báo trọng yếu sẽ đăng tải:

- Báo Giáo dục

- Báo Thanh niên

- Trang tin tức VNExpress

3 Kế hoạch trong tổ chức họp báo

Mọi thành viên trong ban tổ chức phải có mặt trước hai giờ đồng

hồ để kiểm tra mọi hệ thống kỹ thuật, chỗ đứng tác nghiệp, khâu đón tiếp,chỉ dẫn chỗ ngồi, chỗ tác nghiệp cho phóng viên

Bộ phận tổ chức sự kiện:

MC đọc lại kịch bản một lượt

Lễ tân chuẩn bị trang phục, tác phong đón khách

Cử người giát nội dung kịch bản, hạn chế thay đổi kịch bảnNhân viên quan hệ công chúng:

- Tiếp báo chí và hướng dẫn lễ tân đón khách

- Nhân viên quan hệ công chúng đứng ở bàn tiếp Báo chí (ởkhu vực đón khách thường sẽ phân chia theo khu: Báo chí,VIP, khách mời ), khi phóng viên đến, Lễ tân hướng dẫnphóng viên đến bàn báo chí, cài hoa cho phóng viên, nhânviên PR nhận lại thiệp mời, đưa danh sách ký tên (xem phầnphụ lục) cho phóng viên và gửi đến anh chị bộ Press kit

Nhân viên phụ trách âm thanh - ánh sángĐứng ở vị trí cố định, gần những người điều chỉnh âm thanhánh sáng Nhân viên này sẽ dựa vào kịch bản và nhắc cũng như hướngdẫn bộ phận âm thanh ánh sáng chiếu đèn vào những vị trí quan trọng,

mở hay tắt nhạc

STT GIAN THỜI ĐỘNG HOẠT CHI TIẾT

ÂM THANH ÁNH SÁNG

PHỤ TRÁCH GHI CHÚ

- Đội lễ tân chuẩn

bị nước, trà, hoa

để bàn trang phục

- Đội kỹ thuật kiểmtra lại hệ thống âmthanh, ánh sáng,màn hình chiếu,micro

- Đội hậucần (5)

- Đội lễ tân(4)

- Đội kỹthuật (2)

- BTC thông cáo

- Đèn lối

ra vào

- Đèn ởsảnh

- 4 lễ tân

- 2 PR

- Chụp hình

và quayphim

- Nhân viênkiểm tragiấy mờicủa cácnhà báo,

với báo chí và lấydanh sách cácphóng viên thamgia sự kiện

- Nhân viên PR đóntiếp phóng viênnhà báo và phát tàiliệu

- Lễ tân hướng dẫnkhách mời vàphóng viên nhàbáo vào bên trong,

vị trí chỗ ngồi

- Đại diện cùng đóntiếp

báo chí và kháchmời

- Sắp xếp checkin

và tổ chức phỏngvấn trước chươngtrình

checkin - 2 bảo vệ

gửi tàiliệu

- Đội lễ tânchuẩn bịnướcuống chokháchmời

- Nhân viênphụ trách

kĩ thuậtkiểm tralại hệthống âmthanh, ánhsáng, mànhìnhchiếu,micro

- Nhân viênbảo vệ phụtrách hỗ trợkhách mời

di chuyển

xe đến vị tríđậu xe

- MC giới thiệu chương trình vàthành phần kháchmời tham dự họpbáo

- Đại diện ban lãnhđạo công ty lênphát biểu lý do tổchức họp báo vàtuyên bố bắt đầubuổi họp báo

- Nhạc nền

- Ánh sángđèn ledkhu vựcsân khấu

- Hiệu ứng

âm thanhkhi giớithiệu đạibiểu,kháchmời

- Màn hìnhchiếulogotrường

- 1 MC

- 4 lễ tân

- Đại diệncông typhát biểu

- 2 nhânviên hậucần chạymic

- 2 nhânviên kĩthuật phụtrách âmthanh, ánhsáng

- Đội lễ tân

2 ngườibên trongphụ trách

hỗ trợkháchmời, 2người bênngoài hỗtrợ phòngtrườnghợp cókháchmời đếnmuộn

- Ánh sángđèn ledkhu vựcsân khấu

- Âmthanhhiệu ứnggiới thiệuđại biểulên phátbiểu

- Màn hìnhchiếulogotrường

- MC

- 2 nhânviên hậucần chạymic

- Bài phátbiểu cầnđượcchuẩn bịsẵn từtrước

vị trí bàn chủ tọatrả lời phỏng vấn

- Phóng viên nhàbáo đặt câu hỏi

- Ánh sáng

- Màn hìnhchiếulogotrường

- Hệ thốngmicrokhôngdây ( 4micro)

- Đại diệncông tytrả lờiphỏng vấn(4)

- Phóngviên, nhàbáo

- 2 nhânviên hậucần chạymic

- Câu hỏiQ&Achuẩn bị

từ trước

- Sử dụngmicrokhông dây

chuyển

- Đảm bảo

hệ thốngmicrokhông cóvấn đề

- Kết thúc họp báo,tặng quà kháchmời, phóng viênnhà báo

- Lễ tân, PR, đạidiện công ty ratiễn khách mời

- Bảo vệ hỗ trợ dichuyển xe cho

- Âmthanhnhạc nền

- Màn hìnhchiếuvideocông ty,thươnghiệu

-MC

-Đại diệncông ty

-PR

-2 lễ tân

-2 bảo vệ

-Đội hậucần

- Chuẩn bịsẵn quàtặng chokháchmời,phóngviên nhàbáo

Bô • phâ •n quan hê • khách hàng sẽ có nhiê •m vụ trao đổi, cảm ơn và

tă •ng quà cho khách mời và nhà báo khi buổi họp báo kết thúc Đối vớicác nhà báo, cần đưa những thông tin trong buổi họp báo và thông tin vềtrường học để nhà báo đăng bài

Bô • phâ •n kỹ thuâ •t có trách nhiê •m dọn dẹp hô •i trường,

Bô • phâ •n tài chính, sau khi bô • phâ •n kỹ thuâ •t đã dọn dẹp xong cónhiê •m vụ thanh lý những đồ đạc không cần thiết, sau đó kiểm toán lạitoàn bô • chi phí của buổi họp báo để tổng kết

Bô • phâ •n hành chính sẽ có nhiê •m vụ lên kế hoạch cho mô •t cuô •c họpngay sau khi họp báo kết thúc, có sự tham gia của ban lãnh đạo nhàtrường để tổng kết sau họp báo

Họp rút kinh nghiê tm sau họp báo:

Buổi họp bắt đầu từng người đại diê •n của các bô • phâ •n sẽ lên phátbiểu về công viê •c trong quá trình lên kế hoạch và tổ chức cuô •c họp báo.Các đại diện nêu rõ những thiếu sót và phương án khắc phục để rút kinhnghiê •m cho các buổi họp báo trong tương lai Kết thúc buổi họp đại diê •nnhà trường sẽ lên phát biểu lời cuối để cảm ơn, đô •ng viên, khích lê • nhânviên đã nỗ lực làm viê •c để có mô •t buổi họp báo diễn ra thành công

CÁC HẠNG MỤC PHÁT SINH TĂNG, GIẢM VÀ THANH Lu: Các hạng mục phát sinh:

- 1 máy phát điê •n dự phòng, bình cứu hoả dự phòng (đề phòngtrường hợp không may sảy ra): thuê trong 2 giờ 550.000 đồng

- 2 micro cho khách mời: thuê trong 2 giờ 50.000 đồng

- 1 thùng nước Lavi loại 24*350 ml: 180.000 đồng

Tổng: 780.000 đồng Các hạng mục giảm:

Dư 2 phần quà, phong bì cho nhà báo phóng viên: 800.000đồng

Thanh ly:

-2 phần quà và phong bì được chuẩn bị dư ra công ty đã tă •ng chonhững khách hàng đến tham gia và có những ý kiến trao đổitrong suốt buổi họp báo

-Trong chi phí phát sinh 1.000.000 đồng, đã chi 780.000 đồng, còn

dư 220.000 đồng Kết thúc sự kiê •n công ty đã dọn dẹp, phânloại, thanh lý các món đồ đã qua sử dụng và thu về 170.000đồng, tổng là 390.000 đồng Số tiền đó sẽ đóng vào ngân sáchcủa nhà trường

1.4 Thống kê các đầu báo

STT BÁO ĐÀI PHÓNG VIÊN CHỮ Ku

4 Trang tin VNExpress Văn An

1.5 Thư cảm ơn

THƯ CẢM ƠN

Thay mặt ban tổ chức chương trình “Họp báo đính chính sự việc phản ảnhcủa phụ huynh về bữa cơm bán trú”, trường học xin gửi lời cảm ơn chân thànhtới:

Anh/chị A - Báo…

Đã dành thời gian quý báu của mình để tham dự buổi họp báo vào ngày 14tháng 11 năm 2023 do trường học tổ chức.

Xin trân trọng cảm ơn và hẹn gặp lại anh chị trong các chương trình sắptới do công ty tổ chức

Nếu anh/chị có đưa tin về buổi họp báo, rất mong anh/chị cung cấp.Trân trọng !

Hà Nội, ngày 14 tháng 11 năm 2023T/M BAN TỔ CHỨC CHƯƠNG TRÌNH

II THÔNG CÁO BÁO CHÍ

SỞ GDĐT HÀ NỘI

TRƯỜNG THPT Lu NHÂN TÔNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT

NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc THÔNG CÁO BÁO CHÍ

VỤ VIỆC PHẢN ÁNH BỮA ĂN BÁN TRÚ TẠI TRƯỜNG THPT

Lu NHÂN TÔNG

Vừa qua, trên một số cơ quan thông tin truyền thông có thông tinphản ánh việc phụ huynh học sinh lớp 11A7, Trường THPT Ngô Gia Tựphản ánh về bữa cơm bán trú của các em học sinh không đủ dinh dưỡng,không phù hợp với giá tiền mà nhà trường đã báo ban đầu

Trường THPT Ngô Gia Tự xin cảm ơn các cơ quan báo chí đã phảnánh vụ việc để nhà trường biết và tìm hiểu, điều tra đồng thời cải thiệnchất lượng của nhà trường Sau đây, đại diện trường THPT Ngô Gia Tựxin thông báo kết quả điều tra như sau:

1 Về việc phản ánh của phụ huynh học sinh về vấn đề chất lượng của

bữa ăn bán trú tại trường, nhà trường sau khi tiếp nhận đã nhanh chóngvào cuộc điều tra và làm rõ thật hư sự việc Do nhà trường không trựctiếp chỉ đạo và phụ trách về cơm bán trú mà là bên nhà hàng ABC nhậnthầu nên sự việc điều tra tốn khá nhiều thời gian, vì vậy mà ngày hôm naymới có thông cáo đính chính sự việc với các phụ huynh có con đang họctại trường Sau điều tra, nhà trường phát hiện bên phía nhân viên nhàhàng có hành vi trục lợi cá nhân thông qua tiền thu cơm bán trú Cụ thểđầu bếp chính phụ trách đã tự ý cắt xén nguyên liệu nấu cơm của các họcsinh bán trú, đồng thời khai khống số lượng nguyên liệu để kiếm tiền dựatrên tiền chênh lệch nguyên liệu đầu vào của bữa ăn dẫn đến việc bữacơm của các em học sinh không được đáp ứng đủ dinh dưỡng theo tiêuchuẩn đã đặt ra và số tiền mà phụ huynh đã chi trả

2 Về phía nhà trường, sau khi đã điều tra kĩ càng sự việc đã có thông báo

đến bên phía nhà hàng một cách nhanh chóng để khắc phục thiếu hụt vàcải thiện chất lượng bữa ăn đồng thời kiểm điểm và kỉ luật những cá nhân

có lỗi trong vụ việc trên

3 Căn cứ vào điều tra, bên nhà trường đã làm việc với nhà hàng ABC và

đưa ra hướng giải quyết như sau: Nhà hàng ABC bồi thường và hoàn trảlại số tiền chênh lệch suốt thời gian qua đến các bậc phụ huynh có conhọc bán trú tại trường( nhà hàng trực tiếp làm việc với hội trưởng hội phụhuynh về vấn đề này), đồng thời kỉ luật ông Trần Hữu Hùng- đầu bếp phụtrách chính bữa ăn bán trú các học sinh trường THPT Ngô Gia Tự Bênphía nhà trường, thông qua hội đồng kỉ luật chiều ngày 18/11/2023 kỉ luậtđồng chí Hà Thanh An về sự thất trách trong khâu quản lí, kiểm tra bữa

ăn của học sinh với mức kỉ luật là khiển trách trước hội đồng kỉ luật Trên đây là thông báo kết quả điều tra và xử lí các đối tượng sai phạmtrong vụ việc