Huong dan thiet lap ke toan dn tren excel hoan chinh

Kế toán cung cấp nguồn thông tin quan trọng, hữu ích cho các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Thông tin kế toán giúp người sử dụng hiểu, phân tích, đánh giá, kiểm soát để ra quyết định cũng như điều chỉnh quyết định điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, đầu tư… nhằm đạt được các mục tiêu đã đặt ra. Do đó, quá trình thu thập, xử lý, tổng hợp, cung cấp thông tin cần phải được nghiên cứu và không ngừng đổi mới về nội dung, phương pháp và công cụ hỗ trợ thực hiện

TẠO CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TOÁN TRÊN EXCEL

Excel cơ bản và nâng cao ứng dụng làm kế toán

1.1.1 Thiết lập định dạng trên máy tính

(1) Thiết lập chế độ làm việc cho máy tính:

Start/ Setings/ Control panel/Regional/ Additional setting

- Decimat symbol/ chọn dấu phầy (,)

- No of digitsatter decial/ chọn số 2

- Digits groupng Symbol/ chọn dấu chấm (.)

- Negative sign Symbol: Chèn gạch ngang

- Apply Tiếp tục kích Date/ cửa sổ/ Short date for / đặt dd/mm/yyyy

Hình 1 1: Thiết lập chế độ làm việc cho máy tính

(Nguồn: Microsoft office 365) Hình 1 2: Định dạng ngày, tháng, năm theo chế độ Tiếng Việt

(2) Định dạng Ngày tháng trong bảng tính Excel Định dạng cột B, cột ngày tháng: Chuột phải/Format Cells/Number/Date

Hình 1 3: Định dạng ngày, tháng, năm trong bảng tính Excel

(Nguồn: Nhóm tác giả xây dựng trên nền Microsoft office 365)

(3) Định dạng Số trong bảng tính Excel

Chọn vùng cần định dang Số trong bảng tính Excel: Chuột phải/Format Cells/Number/Ok

Ví dụ: Vùng chứ dữ liệu về số lượng, đơn giá, thành tiền cần định dạng Number Ta chọn như sau:

Chọn vùng từ E3: G8/ Chuột phải/Format Cells/Number/Ok

Hình 1 4: Định dạng Số trong bảng tính Excel

1.1.2 Các hàm cơ bản trong Excel ứng dụng làm kế toán

– Hàm trả về giá trị 1 nếu điều kiện đúng, Hàm trả về giá trị 2 nếu điều kiện sai

Cú pháp: If(logical_test,[value_if_true],[value_if_false]) nghĩa là If(Điều kiện, Giá trị 1, Giá trị 2)

+ Logicaltest: Điều kiện dùng để trắc nghiệm (xác định điều kiện này là đúng hay sai)

+ Truevalue: Là kết quả trong hàm IF nếu logicaltest đúng

+ Falsevalue: Là kết quả trong hàm IF nếu logicaltest sai các hàm thường dùng trong excel kế toán

Hàm If là hàm điều kiện Cú pháp:

=if(Nếu;Thì;Không thì)

Bảng 1 1: Bảng kê bán hàng

(Nguồn: Nhóm tác giả xây dựng)

– Tính tổng trong các ô được chỉ định bởi những tiêu chuẨn đưa vào

– Cú pháp: SUMIF(Range, Criteria, Sum_range)

+ Range: Là dãy mà bạn muốn xác định

+ Criteria: các tiêu chuẨn mà muốn tính tổng Tiêu chuẨn này có thể là số, biểu thức hoặc chuỗi

+ Sum_range: Là các ô thực sự cần tính tổng

Hàm này trả về giá trị tính tổng trong các ô trong vùng cần tính thoả mãn một điều kiện đưa vào

– Hàm SUMIF là hàm tính tổng trong một điều kiện

– Cú pháp: =Sumif(Vùng chứa đối tượng tính tổng;Đối tượng tính tổng;Vùng tính tổng)

Bảng 1 2: Bảng kê bán hàng

Hãy tính tổng số Ti vi (có mã hàng: TV) bán được trong tháng 10/N

Hàm Vlookup là hàm trả về giá trị dò tìm theo cột đưa từ bảng tham chiếu lên bảng cơ sở dữ liệu theo đúng giá trị dò tìm X=0 là dò tìm một cách chính xác X=1 là dò tìm một cách tương đối

– Cú pháp: Vlookup(lookup_value;table_array;col_index_num;[range_lookup])

+ Lookup Value: Giá trị cần đem ra so sánh để tìm kiếm

+ Table array: Bảng chứa thông tin mà dữ liệu trong bảng là dữ liệu để so sánh Vùng dữ liệu này phải là tham chiếu tuyệt đối

+ Nếu giá trị Range lookup là TRUE hoặc được bỏ qua, thì các giá trị trong cột dùng để so sánh phải được sắp xếp tăng dần

+ Col idx num: số chỉ cột dữ liệu mà bạn muốn lấy trong phép so sánh

+ Range lookup: Là một giá trị luận lý để chỉ định cho hàm VLOOKUP tìm giá trị chính xác hoặc tìm giá trị gần đúng + Nếu Range lookup là TRUE hoặc bỏ qua, thì giá trị gần đúng được trả về

Nếu giá trị Lookup value nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong cột đầu tiên trong bảng Table array, nó sẽ thông báo lỗi #N/A

Hàm Vlookup là hàm tìm kiếm theo cột

– Cú pháp: Vlookup(Giá trị dò tìm; Bảng tham chiếu; Cột cần lấy;X)

Hay =Vlookup(Đối tượng tìm kiếm;Vùng chứa đối tượng tìm kiếm có cột đầu tiên chứa đối tượng tìm kiếm;Thứ tự cột cần lấy;X)

Hãy tìm tên trong hàng hóa có mã là “TV) trong ví dụ 1

(Nguồn: Nhóm tác giả xây)

Hàm LEFT trong Excel được sử dụng để trả về số lượng kí tự nhất định từ mở đầu trong một chuỗi

Cú pháp: =LEFT(text, [num_chars])

+ Text (bắt buộc): chuỗi văn bản gốc để từ đó phân xuất ra chuỗi kí tự con Đóng vai trò như khung tham chiếu trong ô chứa văn bản

+ Num_chars (không bắt buộc): số lượng kí tự muốn phân xuất, bắt đầu từ phía bên trái trong chuỗi

- Nếu num_chars bị bỏ sót, tự động kết quả sẽ trả về 1 kí tự

- Nếu num_chars lớn hơn tổng độ dài văn bản, hàm LEFT sẽ trả về toàn bộ văn bản

Bảng 1 3: Ứng dụng của hàm left

– Cú pháp: AND(Logical1, Logical2, ….) nghĩa là And(đối 1, đối 2, )

– Các đối số: Logical1, Logical2… là các biểu thức điều kiện

– Hàm này là Phép VÀ, chỉ đúng khi tất cả các đối số có giá trị đúng Các đối số là các hằng, biểu thức logic Hàm trả về giá trị TRUE (1) nếu tất cả các đối số trong nó là đúng, trả về giá trị FALSE (0) nếu một hay nhiều đối số trong nó là sai

– Các đối số phải là giá trị logic hoặc mảng hay tham chiếu có chứa giá trị logic

– Nếu đối số tham chiếu là giá trị text hoặc Null (rỗng) thì những giá trị đó bị bỏ qua – Nếu vùng tham chiếu không chứa giá trị logic thì hàm trả về lỗi #VALUE!

– Cộng tất cả các số trong một vùng dữ liệu được chọn

– Cú pháp: SUM(Number1, Number2…)

– Các tham số: Number1, Number2… là các số cần tính tổng

– Cú pháp: OR(Logical1, Logical2…) nghĩa là Or(đối 1, đối 2, )

– Các đối số: Logical1, Logical2… là các biểu thức điều kiện

– Hàm này là Phép HOẶC, chỉ sai khi tất cả các đối số có giá trị sai Hàm trả về giá trị TRUE (1) nếu bất cứ một đối số nào trong nó là đúng, trả về giá trị FALSE (0) nếu tất cả các đối số trong nó là sai

– Trả về số lớn nhất trong dãy được nhập

– Cú pháp: MAX(Number1, Number2…)

– Các tham số: Number1, Number2… là dãy mà bạn muốn tìm giá trị lớn nhất ở trong đó

Hàm MID trong Excel được dùng để cắt chuỗi ký tự ở giữa xâu ký tự cho trước Hiện nay, nó được sử dụng khá phổ biến trong quá trình tính toán và thống kê trên bảng tính Excel

+ m: Vị trí bắt đầu cần cắt chuỗi ký tự

+ n: Số ký tự cần cắt ra từ chuỗi ký tự

Bảng 1 4: ứng dụng của hàm Mid

Hàm đếm có điều kiện

- Cú pháp: =Countif(Vùng điều kiện có chứa đối tượng mẫu;Đối tượng mẫu)

- Cú pháp: =OFFSET(reference, rows, cols, height, width)

=OFFSET(Ô bắt đầu;Lên(xuống;Trái(phải);Dài;Rộng) Trong đó:

+ reference: là vùng tham chiếu làm cơ sở cho hàm (làm điểm xuất phát) để tạo vùng tham chiếu mới

+ rows: là số dòng bên trên hoặc bên dưới reference, tính từ ô đầu tiên (ô ở góc trên bên trái) của reference

Ví dụ nếu rows là 3, sẽ có 3 dòng trả về và nằm bên dưới reference Khi rows là số dương thì các dòng trả về nằm bên dưới reference, khi rows là số âm thì các dòng trả về nằm bên trên reference

+ cols: là số cột bên trái hoặc bên phải reference, tính từ ô đầu tiên (ô ở góc trên bên trái) của reference

Ví dụ nếu cols là 4 sẽ có 4 cột trả về và nằm bên phải của reference Khi cols là số dương thì các cột trả về nằm bên phải reference, khi cols là số âm thì các cột trả về nằm bên trái reference

+ height: là số dòng của vùng tham chiếu cần trả về Height phải là số dương + width: là số cột của vùng tham chiếu cần trả về Width phải là số dương Chú ý:

- Nếu rows và cols làm cho vùng tham chiếu vượt ra khỏi phạm vi của bảng tính thì hàm OFFSET() sẽ báo lỗi #REF!

- Hàm OFFSET() không di chuyển hay làm thay đổi bất kỳ phần nào được chọn vì hàm chỉ trả về một tham chiếu Các bạn có thể sử dụng hàm OFFSET() kết hợp với các hàm cần đến một đối số tham chiếu

1.1.3 Một số thủ thuật trong Excel ứng dụng làm kế toán

1.1.3.1 Các phím tắt trong Excel

Bảng 1 5: Các phím tắt trong Excel

ESC Bỏ qua dữ liệu đang thay đổi

F4 hay Ctrl+Y Lặp lại thao tác vừa làm

Alt + Enter Bắt đầu dòng mới trong ô

Ctrl + Delete Xoá tất cả chữ trong một dòng

Ctrl + D Chép dữ liệu từ ô trên xuống ô dưới

Ctrl + R Chép dữ liệu từ bên trái qua phải

Shift + Enter Ghi dữ liệu vào ô và di chuyển lên trên trong vùng chọn

Tab Ghi dữ liệu vào ô vào di chuyển qua phải vùng chọn

Shift + Tab Ghi dữ liệu vào ô vào di chuyển qua trái vùng chọn

= Bắt đầu một công thức

F2 Hiệu chỉnh dữ liệu trong ô

Ctrl + F3 Đặt tên cho vùng chọn

F3 Dán một tên đã đặt trong công thức

F9 Cập nhật tính toán các Sheet trong Workbook đang mở

Shift + F9 Cập nhật tính toán trong sheet hiện hành

Alt + = Chèn công thức AutoSum

Ctrl + ; Cập nhật ngày tháng

Ctrl + Shift + : Nhập thời gian

Ctrl + Shift + ” Chép giá trị trong ô phía trên vào vị trí con trỏ trong ô hiện hành

Ctrl + ’ Chép giá trị trong ô phía trên vào vị trí con trỏ trong ô hiện hành

Ctrl + A Hiển thị Formula Palette sau khi nhấp một tên hàm vào công thức

Ctrl + Shift + A Chèn dấu ( ) và các đối số trong hàm sau khi nhập tên hàm vào công thức

Ctrl+1 Hiển thị lệnh Cell trong menu Format

Ctrl + Shift + ~ Định dạng số kiểu General

Ctrl + Shift + $ Định dạng số kiểu Curency với hai chữ số thập phân

Ctrl + Shift + % Định dạng số kiểu Percentage (không có chữ số thập phân)

Ctrl + Shift + ^ Định dạng số kiểu Exponential với hai chữ số thập phân

Ctrl + Shift + # Định dạng kiểu Data cho ngày, tháng, năm

Ctrl + Shift + ? Định dạng kiểu Numer với hai chữ số thập phân

Ctrl + Shift + & Thêm đường viền ngoài

Ctrl + Shift + – Bỏ đường viền

Ctrl + B Bật tắt chế độ đậm, không đậm

Ctrl + I Bật tắt chế độ nghiêng, không nghiêng

Ctrl + U Bật tắt chế độ gạch dưới

Ctrl + 5 Bật tắt chế độ gạch giữa không gạch giữa

Ctrl + Shift + ( Hiển thị dòng Ẩn

1.1.3.2 Các thủ thuật trong Excel khi làm kế toán

(1) Định dạng ô chữ số tự động điều chỉnh để hiển thị (số dài bao nhiêu cũng vừa 1 ô): Ấn chuột phải Format Cell/ Agliment/ Shrink to fit/ Ok

Ví dụ: Ô G3 chứa giá trị là 1.000.000.000 đồng, nếu chúng ta để mặc định kết quả là

≠≠≠≠≠≠ Xử lý tình huống này ta có thể mở rộng cột G Tuy nhiên, một số trường hợp mở rộng cột G sẽ bị vượt khổ giấy in Để khắc phục những lỗi này ta chọn ô G3/ Ấn chuột phải Format Cell/ Agliment/ Shrink to fit/ Ok

Hình 1 5: Thủ thuật Shrink to fit

(2) Đặt số trang tự động chuyển sang trang sau:

Page Setup / Header/footer/ Custum footer/ Footer / Page 1 of ?/ Ok

Hình 1 6: Đặt trang in trong Excel

(3) Đặt tiêu đề tự động

Page Setup/ Sheet/ Row to repeat at top/ Ok

Hình 1 7: Đặt tiêu đề cho bảng tính

Page Setup/ Sheet/ Black and White/ Ok

Hình 1 8: Định dạng in không thấy màu

(5) Cố định vùng tiêu đề

Có 3 chế độ để lựa chọn:

+ Freeze panes: Excel sẽ cố định dòng phía trên và cột bên trái ô hiện hành + Freeze Top Row: Excel sẽ cố định dòng đầu tiên đang nhìn thấy ở danh sách

+ Freeze Fist Column: Excel sẽ cố định cột đầu tiên đang nhìn thấy trong danh sách

Ví dụ: Để cố định tiêu đề trong bảng tính và hai cột TT và Ngày tháng, ta đặt chuột vào ô C3/ Chọn View/Freeze Panes

Hình 1 9: Cố định tiêu đề của bảng tính

(Nguồn: Microsoft office 365) Để bỏ chế độ cố định vùng tiêu đề, ta làm như sau

Giới thiệu hình thức kế toán Nhật ký chung

1.2.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung

1.2.1.1 Khái niệm hình thức kế toán

Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ được sử dụng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hoá số liệu từ chứng từ gốc theo một trình tự và phương pháp ghi sổ nhất định, nhằm cung cấp các tài liệu có liên quan đến các chỉ tiêu kinh tế tài chính, phục vụ việc thiết lập các báo cáo kế toán

1.2.1.2 Hình thức nhật ký chung Đặc trưng cơ bản: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh

Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:

Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sơ đồ 1 1: Hình thức Nhật ký chung

(Nguồn: Thông tư 200/2014/TT-BTC)

1.2.2 So sánh hình thức Kế toán trên Excel với phần mềm kế toán thương mại

Việc so sánh hình thức Kế toán trên Excel với phần mềm kế toán được thể hiện theo các chỉ tiêu trong bảng sau:

Bảng 1 6: So sánh hình thức Kế toán trên Excel với phần mềm kế toán thương mại

Làm kế toán trên Excel Các phần mềm kế toán khác

- Hầu như chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa

- Áp dụng được cho tất cả các doanh nghiệp (nhỏ, vừa và lớn đều sử dụng được)

Chi phí mua phần mềm

- Không mất chi phí mua bản quyền phần mềm kế toán

- Tùy theo các bản phần mềm khác nhau mà có những giá khác nhau và chi phí nâng cấp phần mềm khi có những phiên bản mới hơn

Tính chủ động trong việc

- Có thể tự làm theo ý mình mà không cần sự logic và góc độ đúng hay sai (trên excel thì kế toán có thể bỏ qua nhiều danh mục nếu cảm thấy không cần thiết cũng không sao)

- Phần mềm do các IT chuyên nghiệp lập trình cùng với các nhà kế toán nên quy định cụ thể sẵn có các khoản mục sẵn có và bắt buộc phải điền đầy đủ các thông tin

- Tương đối chủ động, không phụ thuộc vào nhà phát triển phần mềm, có thể nghĩ ra các cách làm mới dựa trên năng lực làm việc

- Phụ thuộc vào độ nâng cấp các bản phần mềm

- Phải thường xuyên cập nhật các phiên bản mới nhất và có thể

Làm kế toán trên Excel Các phần mềm kế toán khác phần mềm bị lỗi

Về quy tắc sửa chữa sổ, chứng từ kế toán

- Có thể tự ý, dễ dàng sửa chữa, xóa các số liệu, chứng từ, thay đổi các biểu mẫu nhanh chóng

- Sửa chữa, hay xóa số liệu đều phải theo nguyên tắc chứng từ kế toán Tốn thời gian hơn so với làm kế toán trên excel

Số lượng người có thể làm việc

- Tại một thời điểm chỉ cho phép một người làm một trên phần mềm

- Cho phép nhiều người làm việc trên phần mềm một lúc và kết nối với nhau qua máy chủ và mạng internet mà không ảnh hưởng đến nhau

Lưu trữ, bảo quản dữ liệu

- Toàn bộ các dữ liệu kế toán trong nhiều năm phải lưu trữ thành nhiều files độc lập (nếu file dữ liệu lớn hơn 5Mb thì mở ra rất chậm)

- Toàn bộ các dữ liệu kế toán trong nhiều năm được lưu trữ hết trên phần mềm

- Chỉ đáp ứng về mặt sổ sách thông thường, các phân tích thống kê mang tính quản trị là rất khó (trừ phi phải lập trình VBA - mà lập trình VBA đòi hỏi những người có chuyên môn cao mới sử dụng được)

- Đáp ứng đầy đủ, chi tiết các loại sổ sách cùng những bảng thống kê, tổng hợp dễ dàng cho người quản lý

Bàn giao thông tin kế toán

- Gây khó khăn khi chuyển giao các đời kế toán do có thể dễ dàng sửa, xóa được nên khi nhân viên kế toán

- Do phần mềm có nguyên lý, có tài liệu hướng dẫn sử dụng nên người sau có thể học, đọc hiểu và

Làm kế toán trên Excel Các phần mềm kế toán khác cũ nghỉ không làm nữa mà không bàn giao lại thì nhân viên mới sẽ chưa chắc có các file kế toán đó và nếu được bàn giao thì chưa chắc đã sử dụng được dùng được luôn (nhất là trường hợp ký hợp đồng bảo trì với nhà cung cấp)

- Làm Excel thì phải hạch toán thủ công hàng ngày, làm mất thời gian người làm kế toán

- Làm phần mềm kế toán khác thì có định nghĩa hết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thành thư viện nghiệp vụ (khách hàng có thể tự định nghĩa được) và khi thực hiện nghiệp vụ kế toán thì người dùng không còn quan tâm chuyện Nợ/Có thế nào nữa

- Và bấm Recap 1 cái là có thể xem được việc hạch toán ra sao đối với chứng từ vừa nhập

Tính an toàn và độ bảo mật

- Macro của Excel có thể bị xóa bởi các phần mềm diệt virus

- Cơ sở dữ liệu của phần mềm kế toán thì ít bị trục trặc

- Tính an toàn cao của phần mềm kế toán khác với các công cụ về cơ sở dữ liệu như backup, restore, bảo mật hệ quản trị CSDL, không thể xóa CSDL nếu không có quyền

Phân - Nếu muốn phân quyền trên Excel - Với các phần mềm kế toán khác

Làm kế toán trên Excel Các phần mềm kế toán khác quyền làm việc kế toán thì cũng phải viết gần như 1 phần mềm kế toán Tuy nhiên ở Việt Nam chỉ có 1 vài người làm được việc đó Mà ai cũng có thể xóa được

1 file excel nên tính bảo mật là bằng không thì chỉ cần vào mục “Phân quyền” đã được lập trình sẵn trong phần mềm để chọn người được phân quyền

Qua bảng trên, chúng ta có thể thấy được những mặt ưu thế và hạn chế của các phần mềm kế toán cũng như kế toán trên excel Tuy nhiên, đối với việc học tập kế toán thì việc ứng dụng Excel vẫn là một phương án tối ưu nhất giúp người học hiểu được bản chất và phát triển được các kỹ năng để trở thành kế toán chuyên nghiệp.

Cơ sở dữ liệu kế toán

1.3.1 Thông tin về đơn vị kế toán

Giả sử, bạn cần thiết kế thông tin kế toán về:

Tên đơn vị kế toán: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI NAM Địa chỉ : Số 1, phố Xốm, Hà Đông, Hà Nội

Ta mở file Excel mới, tại Sheet1 đổi tên thành “Tổng Quan” và nhập các thông tin về đơn vị kế toán như sau:

Tại ô A1, ta nhập: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI NAM

Tại ô A2, ta nhập: Số 1, phố Xốm, Hà Đông, Hà Nội

Bảng 1 7: Thông tin về đơn vị kế toán

(Nguồn: Nhóm tác giả xây dựng trên nền Microsoft office 365) Để tất cả các trang sổ kế toán đều có thông tin doanh nghiệp thống nhất, ta đặt tên cho các ô A1 là: Ten; ô A2 là: DC; ô A3 là: MST Cách làm như sau:

Tại ô A1: Chuột phải/Define Name/Name/Ten/Ok

Hình 1 10: Cách đặt tên và sử dụng tên khi khai báo thông tin về đơn vị kế toán

Ta làm tương tự với các ô A2, A3:

Tại ô A2: Chuột phải/Define Name/Name/DC/Ok

Tại ô A3: Chuột phải/Define Name/Name/MST/Ok

Sau khi hoàn thành việc đặt tên, tại các Sheet khác (các trang sổ kế toán) ta muốn gọi tên đơn vị chỉ cần làm câu lệnh:

=ten: Kết quả cho hiển thị “CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠI NAM”

Kết quả cho hiển thị “Số 1, phố Xốm, Hà Đông, Hà Nội”

=mst: Kết quả cho hiển thị “MST: 0101353629”

Bạn hãy thiết kế một file Excel có các thông tin sau:

Tại Sheet1 đổi tên thành TQ; Sheet2 đổi tên thành: TK; Sheet3 đổi tên thành: Data Tại Sheet1 có các thông tin sau:

Trong ô A1: Tên đơn vị: HỢP TÁC XÃ THÀNH CÔNG

Trong ô A2: Địa chỉ: Số 120, đường Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội

Bạn hãy gọi tên đơn vị tại các ô A1, A2, A3 ở Sheet TK và Sheet Data?

1.3.2 Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp trên Excel

1.3.2.1 Tạo Hệ thống tài khoản kế toán theo TT200 Để tạo hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 trong Bộ trưởng BTC, ta làm như sau:

Trước hết, ta khai báo thông tin về đơn vị tại các ô A1, A2, A3; tạo danh mục tài khoản gồm cột mã tài khoản và tên tài khoản

Hình 1 11: Mẫu danh mục tài khoản kế toán

Cột mã tài khoản định dạng chế độ text bằng cách: Chọn cột A1/Format

Hình 1 12: Định dạng cột tài khoản trong danh mục tài khoản kế toán

Sau đó ta nhập mã tài khoản và tên tài khoản theo thông tư 200 Để sử dụng Hệ thống tài khoản trong file “Thực hành kế toán” ta đặt cho hệ thống này một cái tên sao cho dể hiểu, dễ nhớ và đúng quy luật Đặt tên là: “TK”

Ta chọn vùng từ A8:B310/Chuột phải/Define Name/TK/OK

Hình 1 13: Đặt tên cho danh mục tài khoản

1.3.2.2 Tạo Hệ thống tài khoản kế toán cấp 1 theo TT200

Từ hệ thống tài khoản kế toán đầy đủ theo TT200, ta tạo Hệ thống các tài khoản cấp 1 để phục vụ việt thiết lập sổ cái các tài khoản

Hình 1 14: Tạo Hệ thống tài khoản cấp 1 theo Thông tư 200

(Trích Hệ thống tài khoản Kế toán theo TT200) Để sử dụng Hệ thống tài khoản cấp 1 trong file “Thực hành kế toán” ta đặt cho hệ thống này một cái tên sao cho dể hiểu, dễ nhớ và đúng quy luật Đặt tên là: “TK_1”

Ta chọn vùng từ E8:F83/Chuột phải/Define Name/TK_1/OK

Hình 1 15: Đặt tên danh mục tài khoản cấp 1

Trong chương 1, chúng ta đã thiết lập được chế độ làm việc cho máy tính để làm kế toán theo chế độ Tiếng Việt Phân tích được bản chất của các hàm cơ bản trong Excel ứng dụng vào việc thiết lập Hệ thống kế toán doanh nghiệp như: hàm if, sumif, vlookup, max, left, … Những thủ thuật trong Excel sẽ giúp người học thao tác nhanh hơn và hiệu quả hơn trong quá trình làm viêc Thông tin về đơn vị kế toán và hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp được thiết lập trên Excel là những thông tin cơ bản giúp người học hình dung được những hoạt động đầu tiên của một đơn vị kế toán

Câu 1: Để thiết lập chế độ phân tách số hàng nghìn từ dấu phẩy (,) thành dấu chấm (.) ta thao tác như sau:

A Start/ Setings/ Control panel/Regional/ Additional setting/ Decimat symbol/ chọn dấu phầy (,)/Digits groupng Symbol/ chọn dấu chấm (.)

B Start/ Setings/ Control panel/Regional/ Additional setting/ Decimat symbol/ chọn dấu phầy (.)/Digits groupng Symbol/ chọn dấu chấm (,)

C Start/ Setings/ Control panel/Regional/ Additional setting/ Decimat symbol/ chọn dấu phầy (;)/Digits groupng Symbol/ chọn dấu chấm (.)

D Start/ Setings/ Control panel/Regional/ Additional setting/ Decimat symbol/ chọn dấu phầy (,)/Digits groupng Symbol/ chọn dấu chấm (;)

Câu 2: Để thiết lập ngày tháng năm theo chế độ Tiếng Việt cho máy tính ta thao tác như sau:

A Start/ Setings/ Control panel/Regional/ Additional setting/Date/Short date/chọn mm/dd/yyyy

B Start/ Setings/ Control panel/Regional/ Additional setting/Date/Short date/chọn dd/mm/yyyy

C Start/ Setings/ Control panel/Regional/ Additional setting/Date/Short date/chọn yyyy/mm/dd

D Start/ Setings/ Control panel/Regional/ Additional setting/Date/Short date/chọn mm/yyyy/mm

Câu 3: Định dạng cột ngày, tháng, năm theo chế độ Tiếng Việt trong bảng Excel bằng cách:

A Chọn cột ngày tháng năm/Chuột phải/Format Cells/Number/Date/chọn 2012-03-14

B Chọn cột ngày tháng năm/Chuột phải/Format Cells/Number/Date/Chọn 3/14

C Chọn cột ngày tháng năm/Chuột phải/Format Cells/Number/Date/*14/03/2012

D Chọn cột ngày tháng năm/Chuột phải/Format Cells/Number/Date/3/14/12

Câu 4: Định dạng số trong bảng tính Excel, ta thực hiện như sau:

A Chọn vùng cần định dang Số trong bảng tính Excel: Chuột phải/Format Cells/Font/Ok

B Chọn vùng cần định dang Số trong bảng tính Excel: Chuột phải/Format Cells/Alignment/Ok

C Chọn vùng cần định dang Số trong bảng tính Excel: Chuột phải/Format Cells/Number/Text/Ok

D Chọn vùng cần định dang Số trong bảng tính Excel: Chuột phải/Format Cells/Number/ Number /Ok

Câu 5: Câu trúc của hàm if là:

A = If(logical_test,[value_if_true],[value_if_false])

B = If([value_if_true], logical_test,[value_if_false])

C = If([value_if_false],logical_test,[value_if_true])

D = If([value_if_true],[value_if_false], logical_test)

Câu 6: Câu trúc của hàm if là:

A = If(Nếu,Thì,Không thì)

B = If(Thì,Nếu,Không thì)

C = If(Thì,Không thì,Nếu)

D = If(Không thì,Nếu,Thì)

Câu 7: Cấu trúc của hàm Sumif là:

A = SUMIF(Criteria,Range,Sum_range)

B = SUMIF(Range, Criteria, Sum_range)

C = SUMIF(Criteria, Sum_range, Range)

D = SUMIF(Range_Criteria, Sum_range)

Câu 8: Hàm sumif là hàm tính tổng của:

Câu 9: Cấu trúc của hàm Sumif là:

A =Sumif(Đối tượng tính tổng;Vùng chứa đối tượng tính tổng;Vùng tính tổng)

B =Sumif(Vùng tính tổng;Vùng chứa đối tượng tính tổng;Đối tượng tính tổng)

C =Sumif(Vùng chứa đối tượng tính tổng;Vùng tính tổng;Đối tượng tính tổng)

D =Sumif(Vùng chứa đối tượng tính tổng;Đối tượng tính tổng;Vùng tính tổng)

Câu 10: Cấu trúc của hàm Vlookup là:

A Vlookup([range_lookup];lookup_value;table_array;col_index_num)

B Vlookup(col_index_num;lookup_value;table_array; [range_lookup])

C Vlookup(lookup_value;table_array;col_index_num;[range_lookup])

D Vlookup(lookup_value;[range_lookup];table_array;col_index_num)

Câu 11: Hàm Vlookup là hàm:

Câu 12: Cấu trúc của hàm Vlookup là (X là giá trị bạn muốn lấy):

A =Vlookup(Đối tượng tìm kiếm;Vùng chứa đối tượng tìm kiếm có cột đầu tiên chứa đối tượng tìm kiếm;Thứ tự cột cần lấy;X)

B =Vlookup(Vùng chứa đối tượng tìm kiếm có cột đầu tiên chứa đối tượng tìm kiếm; Đối tượng tìm kiếm;Thứ tự cột cần lấy;X)

C =Vlookup(Thứ tự cột cần lấy;X ;Đối tượng tìm kiếm;Vùng chứa đối tượng tìm kiếm có cột đầu tiên chứa đối tượng tìm kiếm)

D =Vlookup(Vùng chứa đối tượng tìm kiếm có cột đầu tiên chứa đối tượng tìm kiếm;Thứ tự cột cần lấy;X; Đối tượng tìm kiếm)

Câu 13: Khi sử dụng hàm Vlookup có báo lỗi #N/A là do:

A Đã tìm thấy mẫu đối tượng

B Không tìm thấy mẫu đối tượng

C Mẫu đối tượng nằm trong cột đầu tiên của vùng tìm kiếm

D Mẫu đối tượng nằm trong ô đầu tiên của vùng tìm kiếm

Câu 14: Hàm LEFT trong Excel được sử dụng để trả về số lượng kí tự nhất định từ:

D Bên trái sang bên phải

Câu 15: Hàm Right trong Excel được sử dụng để trả về số lượng kí tự nhất định từ:

D Bên trái sang bên phải

Câu 16: Hàm MID trong Excel được dùng để:

A Cắt chuỗi ký tự ở giữa xâu ký tự cho trước

B Cắt chuỗi ký tự ở đầu xâu ký tự cho trước

C Cắt chuỗi ký tự ở cuối xâu ký tự cho trước

D Cắt chuỗi ký tự ở bên trái xâu ký tự cho trước

Câu 17: Cấu trúc của hàm MID

A =MID(Chuỗi ký tự,Vị trí bắt đầu cần cắt chuỗi ký tự,Số ký tự cần cắt ra từ chuỗi ký tự)

B =MID(Vị trí bắt đầu cần cắt chuỗi ký tự, Chuỗi ký tự,Số ký tự cần cắt ra từ chuỗi ký tự)

C =MID(Số ký tự cần cắt ra từ chuỗi ký tự Chuỗi ký tự,Vị trí bắt đầu cần cắt chuỗi ký tự)

D =MID(Vị trí bắt đầu cần cắt chuỗi ký tự,Số ký tự cần cắt ra từ chuỗi ký tự, Chuỗi ký tự)

Câu 18: Hàm Sumifs là hàm tính tổng của:

Câu 19: Giả sử tại cột A của bảng Excel ta nhập: 1000000 kết quả là #### Xử lý tình huống này ta có thể mở rộng cột A Tuy nhiên, một số trường hợp mở rộng cột

G sẽ bị vượt khổ giấy in Để khắc phục những lỗi này ta làm như thế nào?

A Tại chọn ô A3/Chuột phải Format Cell/ Agliment/ Shrink to fit/ Ok

B Tại chọn ô A3/Chuột phải Format Cell/ Agliment/Wrap text/ Ok

C Tại chọn ô A3/Chuột phải Format Cell/ Agliment/Merge cells/ Ok

D Tại chọn ô A3/Chuột phải Format Cell/ Agliment/Wrap text/ Merge cells/ Ok Câu 20: Đặt số trang tự động chuyển sang trang sau trong Excel bằng cách:

A Chọn Page Setup / Custum footer/ Footer/Header/footer/ Page 1 of ?/ Ok

B Chọn Page Setup / Header/footer/ Custum footer/ Footer / Page 1 of ?/ Ok

C Chọn Page Setup / Header/footer/ Page 1 of ?/ Custum footer/ Footer /Ok

D Chọn Page Setup /Custum footer/ Footer / Header/footer/Page 1 of ?/ Ok

Câu 21: Đặt tiêu đề tự động trong Excel bằng cách:

A Chọn Page Setup/ Row to repeat at top/Sheet/ Ok

B Chọn Row to repeat at top/ Page Setup/ Sheet/ Ok

C Chọn Page Setup/ Sheet/ Row to repeat at top/ Ok

D Chọn Sheet/ Page Setup/Row to repeat at top/ Ok

Câu 22: Để in không thấy màu trong Excel bằng cách:

A Page Setup/ Black and White/ Sheet/ Ok

B Sheet/ Page Setup/ Black and White/ Ok

C Black and White/ Page Setup/ Sheet/ Ok

D Page Setup/ Sheet/ Black and White/ Ok

Câu 23: Để cố định vùng tiêu đề trong Excel bằng cách:

Câu 24: Để bỏ chế độ cố định vùng tiêu đề, ta làm như sau:

Câu 25: Sổ Nhật ký chung là sổ dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo:

A Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi nhận theo trình tự thời gian tăng dần

B Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi nhận theo trình tự thời gian giảm dần

C Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi nhận theo ý muốn của lãnh đạo doanh nghiệp

D Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi nhận theo ý muốn của kế toán doanh nghiệp

THỰC HÀNH KẾ TOÁN TRÊN EXCEL THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ

Nguyên lý tạo vùng tham chiếu đến sổ kế toán trong Excel

Để thiết kế file “Thực hành kế toán trên Excel” ta cần dựa trên nguyên lý “Bình thống nhau Sơ đồ Nguyên lý bình thông nhau được ứng dụng trong Excel để lập sổ kế toán như sau:

Sơ đồ 2 1: Nguyên lý bình thông nhau

Tạo Sheet Data

Ta thêm một Sheet mới và đổi tên thành Data Tại các ô BA1; BA2; BA3, ta gọi khai báo thông tin về doanh nghiệp Mọi nghiệp vụ kế toán phát sinh tại đơn vị đều được khai báo thông tin vào Data

38 Bảng 2 1: Tạo bảng nhập liệu trong Sheet Data

39 Độ rộng trong bảng nhập liệu phụ thuộc vào quy mô hoạt động trong đơn vị Trong phần thực hành này chứng ta thực hiện trong phạm vi 300 dòng (từ BA7:BW300)

(1) Đối với các cột thể hiện thông tin về ngày tháng, ta cần định dạng chế độ Date

Cụ thể, cột BC và BD cần định dang chế độ Date như sau:

- Chọn cột BC và cột BD/Chuột phải/Format Cell/Number/Date/Ok

Hình 2 1: Định dạng ngày tháng năm trong Sheet Data

(2) Cột tài khoản BG và BH định dạng chế độ Text

- Chọn cột BG và cột BH/Chuột phải/Format Cell/Number/Text/Ok

(3) Các cột số lượng: BM, đơn giá: BN, thành tiền: BP và BQ định dạng chế độ Number như sau:

- Chọn cột BM, cột BN, cột BP và cột BQ/Chuột phải/Format Cell/Number/

Hình 2 2: Định dạng số trong Sheet Data

(4) Cột tài kèm theo: BT định dạng chế độ Text

- Chọn cột BT/Chuột phải/Format Cell/Number/Text/Ok

(5) Tại cột BA, ta thiết lập số thứ tự tự động bằng câu lệnh như sau:

- Tại ô BA7=IF(BB7="";"";MAX($BA$6:BA6)+1), sau đó copy công thức này Paste vào các ô từ BA: BA299

(6) Tại cột BF, ta thiết lập tên cho các tài khoản có bằng câu lệnh như sau:

- Tại ô BF7=IF(BG7="";"";VLOOKUP(BH7;TK;2;0)), sau đó copy công thức này Paste vào các ô từ BF9: BF299

(7) Đặt tên cho các cột Thành tiền VND:

- Cột tài khoản Số tiền VND (BP): Chọn từ BP8:BP299/Chuột phải/Define

Hình 2 3: Đặt tên cột thành tiền trong Sheet Data

- Số tiền phát sinh được tính bằng công thức:

- Tại ô BP9= IF(BM7>0;BM7*BN7+BM7*BO7+BM7*Q7;0); Copy công thức này và Paste vào ô BP1 đến BP299.

Lập Bảng cân đối phát sinh tài khoản và thiết lập mối quan hệ với Data

Ta thêm một Sheet mới và đổi tên thành CDPS Tại các ô D1; D2; D3, ta gọi khai báo thông tin về doanh nghiệp Bảng cân đối phát sinh tài khoản có mối liên hệ với Data theo mối quan hệ Nhân – Quả Các số liệu phát sinh ở Data được tổng hợp trên Bảng cân đối phát sinh tài khoản Và Bảng cân đối phát sinh tài khoản có thể được sử dụng để kiểm tra mối quan hệ đối ứng và kiểm tra việc ghi nhận các bút toán trên Data là đúng hay sai

Thiết lập mối quan hệ ngày tháng trên Bảng cân đối phát sinh tài khoản với ngày tháng ghi sổ trên Data

(1) Tại ô AY1 trên Data = H5 trên CDPS; Tại ô AZ1 trên Data = J5 trên

(2) Tại ô AY7 trên Data =IF(AND(BD7>=$AY$1;BD7=$AY$1;BD70;K10+G11-I11;0);

(22) Tại ô L11 trên CT_VT =IF(H11+J11>0;L10+H11-J11;0);

(23) Tại ô M11 trên CT_VT =IF(K11>0;L11/K11;0);

(24) Tại ô N11 trên CT_VT =IF(E11="";"";"x")

Sau đó Copy các công thức từ A11 đến N11 và Paste vào ô từ A11 đến N30

(25) Đánh số trang in Bảng tổng hợp giá thành sản phẩm: Page Setup /

Header/footer/ Custum footer/ Footer / Page 1 of ?/ Ok

(26) Tạo trang in: Chọn vùng in từ B1 đến M33/ Page Layout/ Print Area/ Set Print Area

(27) Lọc sổ trước khi in để Ẩn đi các dòng không có dữ liệu: Chọn dòng 9/Data/ Filter/ Chon In/ Blanks/ Ok.

81 Bảng 2 16: Tạo chế độ chọn in trong sổ chi tiết Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa, thành phẩm

Lập Bảng kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

2.6.1 Lập Thẻ tính giá thành sản phẩm

- Để lập Thẻ tính giá thành, ta thêm một Sheet mới và đổi tên thành The_Z Tại các ô B1, B2, B3, ta khai báo thông tin về đơn vị

(1) Ta thêm một Sheet mới để tập hợp danh mục các sản phẩm mà đơn vị sản xuất và đổi tên thành DM SPSX Tại các ô B1, B2, B3, ta khai báo thông tin về đơn vị

Bảng 2 17: Tạo bảng kế hoạch sản xuất sản phẩm

(Nguồn: Nhóm tác giả xây dựng trên nền Microsoft office 365) Để thuận lợi cho việc thiết lập mối liên hệ giữa các bảng tính, ta đặt tên cho cột

Mã SP và số lượng sản phẩm sản xuất

(2) Chọn vùng từ D7 đến D30: Chuột phải/ Define Name/ Name/ Ma_TP/ Ok

Hình 2 21: Đặt tên cột mã thành phẩm trong bảng kế hoạch sản xuất

(3) Chọn vùng từ G7 đến G30: Chuột phải/ Define Name/ Name/ SP_SX/ Ok Hình 2 22: Đặt tên cột số lượng trong bảng kế hoạch sản xuất

(4) Chọn vùng từ A7 đến A30: Chuột phải/ Define Name/ Name/ Thang_SP/ Ok Hình 2 23: Đặt tên cột mã tháng sản xuất trong bảng kế hoạch sản xuất

+ Thiết lập mối liên hệ giữa Data với The_Z theo nguyên lý “Bình thông nhau”

(5) Tại ô G6 trên The_Z: Data/ Data Validation/ Settings/ Allow/ List/ Source/

(6) Tại ô G7 trên The_Z: =VLOOKUP($G$6;TH_VT;2;0)

85 Bảng 2 18: Thẻ tính giá thành sản phẩm

(7) Tại ô X1 trên Data = ô G5 trên The_Z

(8) Tại ô Y1 trên Data = ô I5 trên The_Z

(9) Tại ô Y2 trên Data = ô G6 trên The_Z

(10) Tại ô Y7 trên Data = IF($Y$2=$BJ7;$Y$2;""); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ Y7 đến Y299

(11) Tại ô X7 trên Data IF(Y7="";"";IF(AND($X$1$A$100;"";ROW(A1)); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ A13 đến A50

(9) Tại ô B13 trên Quy_TM =IF($A13="";"";VLOOKUP($A13;Quy;35;0)); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ B13 đến B50

(10) Tại ô C13 trên Quy_TM =IF($A13="";"";VLOOKUP($A13;Quy;36;0)); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ C13 đến C50

(11) Tại ô D13 trên Quy_TM =IF($A13="";"";VLOOKUP($A13;Quy;37;0)); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ C13 đến C50

(12) Tại ô E13 trên Quy_TM =IF($A13="";"";VLOOKUP($A13;Quy;38;0)); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ E13 đến E50

=IF($B13="";"";IF(LEFT($B13;1)="T";VLOOKUP($A13;Quy;33;0);IF(LEFT($B13; 1)="C";VLOOKUP($A13;Quy;32;0)))); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ F13 đến F50

(14) Tại ô G13 trên Quy_TM (Cột số tiền Thu)

=IF(LEFT($B13;1)="T";VLOOKUP($A13;Quy;49;0);0); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ G13 đến G50

(15) Tại ô H13 trên Quy_TM (Cột số tiền Chi)

=IF(LEFT($B13;1)="C";VLOOKUP($A13;Quy;49;0);0); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ H13 đến H50

(16) Tại ô I13 trên Quy_TM (Cột số tiền Tồn) =IF(F13"";$G$7+G13-H13;0);

(17) Tại ô I14 trên Quy_TM (Cột số tiền Tồn) =IF(F14"";I13+G14-H14;0); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ H14 đến H50

(18) Tại ô J13 trên Quy_TM =IF(F13="";"";"x"); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ J13 đến J50

Thông tin tổng hợp số đầu kỳ, số phát sinh và số cuối kỳ trong Sổ Quỹ tiền mặt được kết nối với CDPS

(19) Chọn vùng từ D9 đến K313 trong CDPS: Chuột phải/Define Name/ Name/ CDPS/ Ok

(20) Tại ô G7 trên Quy_TM =VLOOKUP($G$4;CDPS;3;0);

(21) Tại ô H7 trên Quy_TM =VLOOKUP($G$4;CDPS;4;0);

(23) Tại ô H8 trên Quy_TM =VLOOKUP($G$4;CDPS;6;0);

(25) Tại ô H9 trên Quy_TM =VLOOKUP($G$4;CDPS;8;0)

(26) Đánh số trang in Sổ quỹ tiền mặt: Page Setup / Header/footer/ Custum footer/ Footer / Page 1 of ?/ Ok

(27) Tạo trang in: Chọn vùng in từ B1 đến I54/ Page Layout/ Print Area/ Set Print Area

(28) Lọc sổ trước khi in để Ẩn đi các dòng không có dữ liệu: Chọn dòng 12/Data/ Filter/ Chon In/ Blanks/ Ok

Bảng 2 20: Tạo Filter để in sổ quỹ tiền mặt

2.7.2 Lập sổ Cái các tài khoản Để lập Sổ Cái các tài khoản, ta thêm một Sheet mới và đổi tên thành So_Cai Tại các ô B1, B2, B3, ta khai báo thông tin về đơn vị

Tạo mẫu Sổ Cái các tài khoản mặt theo mẫu:

92 Bảng 2 21: Tạo sổ Cái các tài khoản

(1) Ô I5 và K5 trên Sổ Cái định dạng chế độ Date: Chuột phải/ Format Cell/ Number/ Date/ Ok

(2) Trên TK chọn vùng từ E8 đến E83 đặt tên là: TK_C1

Hình 2 25: Đặt tên cột mã tài khoản cấp 1 trong danh mục tài khoản

(3) Tại ô J4 trên sổ Cái: Data/Data Valuedation/Allow /List/Source/=TK_C1/Ok

=IF(LEFT(AY7;3)=$R$1;AZ7;IF(LEFT(AZ7;3)=$R$1;AY7;"")); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ S7 đến S299

(5) Tại ô R7 trên Data= IF(S7="";"";MAX($R$6:R6)+1); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ R7 đến R299

(7) Đặt tên vùng từ R7 đến BY299: Chuột phải/ Define Nam/ Name/ So_Cai/ Ok

(8) Ô A100 trên So_Cai = ô R300 trên Data

(9) Tại ô A13 trên So_Cai =IF(ROW(A1)>$A$100;"";ROW(A1)); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ A13 đến A50

(10) Tại ô B13 trên So_Cai =IF($A13="";"";VLOOKUP($A13;So_Cai;37;0)); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ B13 đến B50

(11) Tại ô C13 trên So_Cai =IF($A13="";"";VLOOKUP($A13;So_Cai;38;0)); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ C13 đến C50

(12) Tại ô D13 trên So_Cai =IF($A13="";"";VLOOKUP($A13;So_Cai;39;0)); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ C13 đến C50

(13) Tại ô E13 trên So_Cai =IF($A13="";"";VLOOKUP($A13;So_Cai;40;0)); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ E13 đến E50

(14) Tại ô F13 trên So_Cai =IF($A13="";"";VLOOKUP($A13;So_Cai;34;0)); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ F13 đến F50

(15) Tại ô G13 trên So_Cai =IF($A13="";"";VLOOKUP($A13;So_Cai;35;0)); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ G13 đến G50

(16) Tại ô H13 trên So_Cai =IF($A13="";"";VLOOKUP($A13;So_Cai;51;0)); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ H13 đến H50

(17) Tại ô I13 trên So_Cai = IF($A13="";"";VLOOKUP($A13;So_Cai;2;0)); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ I13 đến I50

(18) Tại ô J13 trên So_Cai =IF(LEFT(F13;3)=$J$4;$H13;0); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ J13 đến J50

(19) Tại ô K13 trên So_Cai =IF(LEFT(G13;3)=$J$4;$H13;0); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ K13 đến K50

(20) Tại ô L13 trên So_Cai =IF(I13="";"";"x"); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ L13 đến L50

Thông tin tổng hợp số đầu kỳ, số phát sinh và số cuối kỳ trong Sổ Cái các tài khoản được kết nối với CDPS

(21) Tại ô J7 trên So_Cai =VLOOKUP($J$4;CDPS;3;0);

(22) Tại ô K7 trên So_Cai =VLOOKUP($J$4;CDPS;4;0);

(24) Tại ô K8 trên So_Cai =VLOOKUP($J$4;CDPS;6;0);

(26) Tại ô K9 trên So_Cai =VLOOKUP($J$4;CDPS;8;0)

(27) Đánh số trang in Sổ Cái các tài khoản: Page Setup / Header/footer/ Custum footer/ Footer / Page 1 of ?/ Ok

(28) Tạo trang in: Chọn vùng in từ B1 đến K54/ Page Layout/ Print Area/ Set Print Area

Bảng 2 22: Tạo Filter để in sổ Cái các tài khoản

2.7.4 Lập Sổ tổng hợp và Sổ chi tiết công nợ

2.6.4.1 Lập Bảng Tổng hợp công nợ Để lập Bảng tổng hợp công nợ, ta thêm một Sheet mới và đổi tên thành TH_No Tại các ô A1, A2, A3, ta khai báo thông tin về đơn vị

Các tài khoản công nợ cần theo dõi chi tiết bao gồm: TK131, TK136, TK138, TK141, TK157, TK244, TK331, TK336, TK338, TK341 Các tài khoản này được tạo thành bảng và đặt tên C_N:

Hình 2 26: Tạo vùng quản lý các tài khoản công nợ

Tạo mẫu Bảng tổng hợp công nợ theo mẫu:

97 Bảng 2 23: Tạo Bảng tổng hợp công nợ

+ Tạo mối liên hệ giữa Data với TH_CN

(1) Thông tin ở các cột A, B, C người làm kế toán cần nhập từ chứng từ Cột số dư Nợ, dư Có đầu kỳ được chuyển từ kỳ trước sang Cột phát sinh Nợ, phát sinh Có được tổng hợp từ Data sang Để tổng hợp được thông tin đó, người làm kế toán cần khai báo Mã KH ở cột A trong TH_CN vào cột Mã KH (Cột BR nếu tài khoản công nợ phát sinh bên Nợ, Cột BS nếu tài khoản công nợ phát sinh bên Có)

(2) Chọn vùng từ A11 đến I50 trong TH_CN và đặt tên: Chuột phải/ Define Name/ Name/ TH_CN/ Ok

(3) Chọn vùng từ BR7 đến BR299 trong Data và đặt tên: Chuột phải/ Define Name/ Name/ CN_No/ Ok

(4) Chọn vùng từ BS7 đến BS299 trong Data và đặt tên: Chuột phải/ Define Name/ Name/ CN_Co/ Ok

(5) Tại ô BX7 trong DataIF($BR7&$BS7="";"";IF(LEFT($BR7;3)=LEFT($BG7;3);VLOOKUP($BR7;TH_CN; 2;0);IF(LEFT($BH7;3)=LEFT($BS7;3);VLOOKUP($BS7;TH_CN;2;0);0))); Sau đó Copy công thức này Paste từ BX7 đến BX299;

(6) Tại ô BY7 trong DataIF($BR7&$BS7="";"";IF(LEFT($BR7;3)=LEFT($BG7;3);VLOOKUP($BR7;TH_CN; 3;0);IF(LEFT($BH7;3)=LEFT($BS7;3);VLOOKUP($BS7;TH_CN;3;0);0))); Sau đó Copy công thức này Paste từ BY7 đến BY299;

(7) Tại F11 trong TH_CN= SUMIF(CN_No;$A11;T_Tien); Sau đó Copy công thức này Paste từ F11 đến F50;

(8) Tại G11 trong TH_CN= SUMIF(CN_Co;$A11;T_Tien); Sau đó Copy công thức này Paste từ G11 đến G50;

(9) Tại H11 trong TH_CN =MAX(D11+F11-G11-E11;0); Sau đó Copy công thức này Paste từ H11 đến H50;

(10) Tại I11 trong TH_CN =MAX(E11+G11-F11-D11;0); Sau đó Copy công thức này Paste từ I11 đến I50;

(11) Tại J11 trong TH_CN =IF(LEFT(A11;3)=$F$6;$F$6;""); Sau đó Copy công thức này Paste từ J11 đến J49; Ô J50 = J49

(12) Đánh số trang in Bảng tổng hợp công nợ: Page Setup / Header/footer/ Custum footer/ Footer / Page 1 of ?/ Ok

(13) Tạo trang in: Chọn vùng in từ A1 đến I54/ Page Layout/ Print Area/ Set Print Area

2.6.4.2 Lập Sổ chi tiết công nợ Để lập Bảng tổng hợp công nợ, ta thêm một Sheet mới và đổi tên thành CT_CN Tại các ô B1, B2, B3, ta khai báo thông tin về đơn vị Tạo sổ chi tiết công nợ theo mẫu sau:

100 Bảng 2 24: Lập Sổ chi tiết công nợ

(1) Đặt tên Ma_KH cho vùng từ A11 đến A50 trong TH_No bằng cách: Chọn vùng A11:A50/ Chuột phải/ Define Name/ Name/ Ma_KH/ Ok

(2) Tại ô E6 trong CT_CN ta tạo list danh sách khách hàng: Chọn Data/Data Validation/ Settings/ Allow/ list/ Source/ =Ma_KH/ Ok

(3) Tại ô E7 trong CT_CN ta gọi tên khách hàng:

(4) Tại ô B4 trong CT_CN ta gọi tên sổ chi tiết công nợ:

(5) Tại ô P1 trong Data = E6 trong CT_CN

(6) Tại ô Q7 trong Data = IF($P$1=BR7;BR7;IF($P$1=BS7;BS7;"")); Sau đó Copy công thức này Paste từ Q7 đến Q299

(7) Tại ô P7 trong Data =IF(Q7="";"";MAX($P$6:P6)+1); Sau đó Copy công thức này Paste từ P7 đến P299

(8) Tại ô P300 trong Data =Max(P7:P299)/Ok

99) Chọn vùng từ P7 đến BY299 đặt tên: CT_CN: Chọn vùng từ P7 đến BY299/ Chuột phải/ Define Name/ Name/ CT_CN/ OK

(10) Tại ô A50 trong CT_CN = ô P300 trong Data

(11) Tại ô A12 trên CT_CN =IF(ROW(A1)>$A$50;"";ROW(A1)); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ A12 đến A40

(12) Tại ô B12 trên CT_CN = A12; Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ B13 đến B40

=IF($A12="";"";VLOOKUP($A12;CT_CN;39;0)); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ C12 đến C40

(14) Tại ô D12 trên CT_CN =IF($A12="";"";VLOOKUP($A12;CT_CN;40;0)); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ D12 đến D40 và định dạng ngày tháng

(15) Tại ô E12 trên CT_CN =IF($A12="";"";VLOOKUP($A12;CT_CN;42;0)); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ E12 đến E40

(16) Tại ô F12 trên CT_CN =IF($A12="";"";VLOOKUP($A12;CT_CN;44;0)); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ F12 đến F40

(17) Tại ô G12 trên CT_CN =IF($A12="";"";VLOOKUP($A12;CT_CN;45;0)); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ G12 đến G40

(18) Tại ô H12 trên CT_CN =IF($A12="";0;VLOOKUP($A12;CT_CN;53;0)); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ H12 đến H40

=IF(LEFT($E$6;3)=LEFT(F12;3);G12;IF(LEFT($E$6;3)=LEFT(G12;3);F12;"")); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ I12 đến I40

(20) Tại ô J12 trên CT_CN =IF(LEFT($E$6;3)=LEFT(F12;3);H12;0); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ J12 đến J40

(21) Tại ô K13 trên CT_CN =IF(J12>0;0;H12); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ K12 đến K40

(22) Tại ô L12 trên CT_CN =IF(E12="";"";"x"); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ L12 đến L40

Thông tin tổng hợp số đầu kỳ, số phát sinh và số cuối kỳ trong Bảng tổng hợp công nợ được kết nối với Sổ chi tiết công nợ

(23) Tại ô J6 trên CT_CN =VLOOKUP($E$6;TH_CN;4;0);

(24) Tại ô K6 trên CT_CN =VLOOKUP($E$6;TH_CN;5;0);

(26) Tại ô K7 trên CT_CN =VLOOKUP($E$6;TH_CN;7;0);

(28) Tại ô K8 trên CT_CN =VLOOKUP($E$6;TH_CN;9;0)

(29) Đánh số trang in Sổ chi tiết công nợ: Page Setup / Header/footer/ Custum footer/ Footer / Page 1 of ?/ Ok

Bảng 2 25: Tạo filter để in Sổ chi tiết công nợ

2.7.5 Lập Tổng hợp và chi tiết doanh thu bán hàng

2.7.5.1 Lập Sổ tổng hợp doanh thu bán hàng Để lập Sổ tổng hợp doanh thu bán hàng, ta thêm một Sheet mới và đổi tên thành TH_DT Tại các ô A1, A2, A3, ta khai báo thông tin về đơn vị

Tạo mẫu Sổ tổng hợp doanh thu bán hàng theo mẫu:

104 Bảng 2 26: Tạo bảng tổng hợp doanh thu bán hàng

(1) Tại ô B9 ta nhập mã sản phẩm, mã này trùng với mã sản phẩm trên N_X_T;

(2) Tại ô C9 trong TH_DT =IF($B9="";"";VLOOKUP($B9;TH_VT;2;0));

(3) Tại ô D9 trong TH_DT =IF($B9="";"";VLOOKUP($B9;TH_VT;3;0));

(4) Đặt tên Ma_SP cho vùng từ B9 đến B30 trong TH_DT bằng cách: Chọn vùng A9:A30/ Chuột phải/ Define Name/ Name/ Ma_SP/ Ok

(5) Tại ô F7 trên Data =IF(LEFT($AZ7;3)="511";$BI7;"");

Mã doanh thu “MA_DT” là tên cột F trong Data: Chọn F7 đến F299: Chuột phải/ Define Name/ Name/ MA_DT/ Ok

(6) Tại G7 trên Data =IF($AY7="632";$BI7;""); Sau đó copy công thức nay và Pase từ G7 đến G299: Chuột phải/ Define Name/ Name/ MA_GV/ Ok

(7) Tại ô E9 trên TH_DT =SUMIFS(SL;Ma_DT;$B9;Thang;$E$7)

(8) Tại ô F9 trên TH_DT =SUMIFS(T_Tien;Ma_DT;$B9;Thang;$E$7)

(9) Tại ô G9 trên TH_DT =SUMIFS(SL;Ma_DT;$B9;Thang;$G$7)

(10) Tại ô H9 trên TH_DT =SUMIFS(T_Tien;Ma_DT;$B9;Thang;$G$7)

(11) Tại ô I9 trên TH_DT =SUMIFS(SL;Ma_DT;$B9;Thang;$I$7)

(12) Tại ô J9 trên TH_DT =SUMIFS(T_Tien;Ma_DT;$B9;Thang;$I$7)

Làm tương tự cho đến ô AA12

(13) Tại ô AA9 =SUMIFS(SL;Ma_DT;$B9;Thang;$AA$7)

(14) Tại ô AB9 =SUMIFS(T_Tien;Ma_DT;$B9;Thang;$AA$7)

(15) Tại ô AC9 =SUMIF(Ma_DT;$B9;SL)

(16) Tại ô AD9 =SUMIF(Ma_DT;$B9;T_Tien)

(17) Tại ô AE9 =SUMIF(Ma_GV;$B9;T_Tien)

Chọn từ ô C12 đến AF12 và Copy công thức này xuống đến AE30 Độ rộng của bảng tùy thuộc quy mô hoạt động của đơn vị

2.7.5.2 Lập Sổ chi tiết doanh thu bán hàng Để lập Sổ chi tiết doanh thu bán hàng, ta thêm một Sheet mới và đổi tên thành CT_DT Tại các ô B1, B2, B3, ta khai báo thông tin về đơn vị

Tạo mẫu Sổ chi tiết doanh thu bán hàng theo mẫu:

107 Bảng 2 27: Tạo sổ chi tiết doanh thu bán hàng

(2) Tại ô F7 trong CT_DT ta gọi tên sản phẩm:

(3) Tại ô I1 trong Data = M1 trong CT_DT

(4) Tại ô I7 trên Data =IF(AND(LEFT($AZ7;3)="511";$I$1=$BI7);$BI7;"")

(5) Tại H7 trên Data =IF(I7="";"";MAX($H$6:H6)+1);

Sau đó Copy ô H7 và I7 Paste từ H7 đến H299;

(7) Chọn vùng từ H7 đến BY299 đặt tên “CT_DT): Chuột phải/Define Name/ Name/ CT_DT/ Ok

(8) Tại ô A100 trong CT_CT = H300 trong Data;

(9) Tại A12 trong CT_DT =IF(ROW(A1)>A100;"";ROW(A1));

(10) Tại B12 trong CT_DT = A12 trong CT_DT;

(11) Tại C12 trong CT_DT =IF($A12="";"";VLOOKUP($A12;CT_DT;47;0));

(12) Tại D12 trong CT_DT =IF($A12="";"";VLOOKUP($A12;CT_DT;48;0));

(13) Tại E12 trong CT_DT =IF($A12="";"";VLOOKUP($A12;CT_DT;49;0)); Định dạng hai ô D12 và E12: Chọn ô D12 và E12/ Format Cells/Date/ Ok;

(14) Tại F12 trong CT_DT =IF($A12="";"";VLOOKUP($A12;CT_DT;50;0));

(15) Tại G12 trong CT_DT =IF($A12="";0;VLOOKUP($A12;CT_DT;58;0));

(16) Tại H12 trong CT_DT =IF($A12="";0;VLOOKUP($A12;CT_DT;59;0));

(18) Tại J12 trong CT_DT =IF(I12="";"";I12*10%);

(19) Tại L12 trong CT_DT =IF(SUM(F12:J12)=0;"";"x")

Sau đó chọn từ A12 đến L12, Copy công thức đến L50

(20) Tại G51 trong CT_DT =SUBTOTAL(9;G12:G50)

(21) Tại I51 trong CT_DT =SUBTOTAL(9;I12:I50)

(22) Tại J51 trong CT_DT =SUBTOTAL(9;J12:J50)

(MONTH($G$5)+0)>=0;SUMIFS(T_Tien;Ma_GV;$F$6;Thang;(MONTH($G$5)+0)) +IF(MONTH($I$5)-

(MONTH($G$5)+10)>=0;SUMIFS(T_Tien;Ma_GV;$F$6;Thang;(MONTH($G$5)+10 ))+IF(MONTH($I$5)-

(MONTH($G$5)+11)>=0;SUMIFS(T_Tien;Ma_GV;$F$6;Thang;(MONTH($G$5)+11 ));0))))))))))))

2.7.6 Lập các Sổ Nhật Ký Chung Để lập Bảng tổng hợp công nợ, ta thêm một Sheet mới và đổi tên thành NKC Tại các ô B1, B2, B3, ta khai báo thông tin về đơn vị Tạo sổ chi tiết công nợ theo mẫu sau:

Bảng 2 28: Tạo sổ Nhật ký chung

(1) Tại ô A9 và A10 ta nhập số 2 Thông tin định khoản trên Nhật ký chung được thể hiện trên hai dòng;

(2) Tại ô A11= IF(A90;A10+1;A10); Sau đó Copy công thức này và Paste từ A11 đến A594;

(3) Tại ô H9 =OFFSET(Data!$BB$6;NKC!$A9-1;14);

(4) Tại ô I9 =IF(H9>0;"";OFFSET(Data!$BB$6;NKC!A9-1;14));

(5) Tại ô J9 =IF(SUM(H9:I9)0;"x";""); Sau đó Copy công thức này và Paste từ J9 đến J594;

(6) Tại ô G9 =OFFSET(Data!$BB$6;NKC!$A9-1;5);

(7) Tại ô F9 =IF(J9"";"x";""); Sau đó Copy công thức này và Paste từ F9 đến F594;

(8) Tại ô E9 =OFFSET(Data!$BB$6;NKC!$A9-1;3);

(9) Tại ô D9 =IF(F9="";"";OFFSET(Data!$BB$6;NKC!$A9-1;2));

(10) Tại ô C9 =IF(F9="";"";OFFSET(Data!$BB$6;NKC!$A9-1;1));

(11) Tại ô B9 =IF(F9="";"";OFFSET(Data!$BB$6;NKC!$A9-1;0))

Sau đó Copy công thức ở các ô B9, C9, D9 và Paste từ B9 đến D594;

(12) Tại ô I10 ==IF(A10;OFFSET(Data!$BB$6;NKC!$A10-1;14);"");

(13) Tại ô H10 =IF($A10=$A9;"";OFFSET(Data!$BB$6;NKC!$A10-1;14));

(14) Tại ô G10 =IF(F10="";"";IF(A10;OFFSET(Data!$BB$6;NKC!$A10- 1;6);OFFSET(Data!$BB$6;NKC!$A10-1;5)));

(15) Tại ô E10 =IF($A10=$A9;OFFSET(Data!$BB$6;NKC!$A10-

Sau đó Copy công thức ở các ô E10 đến J10 và Paste từ E10 đến J594, ta được sổ Nhật ký chung

(17) Tạo trang in: Chọn vùng in từ B1 đến I597/ Page Layout/ Print Area/ Set Print Area

Bảng 2 29: Tạo Filter để in sổ Nhật ký chung

2.7.7 Lập các Sổ Nhật Ký Chi Để lập Sổ Nhật ký Chi tiền, ta thêm một Sheet mới và đổi tên thành NKChi Tại các ô B1, B2, B3, ta khai báo thông tin về đơn vị Tạo Sổ Nhật ký Chi tiền theo mẫu sau:

113 Bảng 2 30: Tạo sổ Nhật ký chi

Sổ Nhật ký Chi tiền cũng được lập theo nguyên lý “Bình thông nhau” giống các sổ kế toán khác

(1) Tại ô N1 trên Data = ô H9 trên NKChi;

(2) Tại ô O7 trên Data =IF($N$1=AZ7;$N$1;"");

(3) Tại ô N7 trên Data =IF(O7="";"";MAX($N$6:N6)+1)

Sau đó chọn ô N7 và O7, Copy công thức ở hai ô này Paste từ N7 đến O299

(4) Chọn vùng từ N7 đến BY299 trên Data/Definame/Name/NKChi/Ok;

(6) Tại ô A100 trên NKChi = N300 trên Data

(7) Tại ô A10 trên NKChi =IF(ROW(A1)>$A$100;"";ROW(A1));

(8) Tại ô B10 trên NKChi =IF($A10="";"";VLOOKUP($A10;NKChi;41;0));

(9) Tại ô C10 trên NKChi =IF($A10="";"";VLOOKUP($A10;NKChi;42;0));

(10) Tại ô D10 trên NKChi =IF($A10="";"";VLOOKUP($A10;NKChi;43;0));

(11) Tại ô E10 trên NKChi =IF($A10="";"";VLOOKUP($A10;NKChi;44;0));

(12) Tại ô F10 trên NKChi =IF($A10="";"";VLOOKUP($A10;NKChi;46;0));

(13) Tại ô G10 trên NKChi =IF($A10="";"";VLOOKUP($A10;NKChi;47;0));

(14) Tại ô H10 trên NKChi =IF($A10="";"";VLOOKUP($A10;NKChi;55;0))

Sau đó Copy công thức từ ô A10 đến ô H10 trên NKChi và Paste từ A10 đến H80

(15) Tại ô I10 trên NKChi =IF(LEFT($I$8;3)=LEFT($F10;3);$H10;0);

(16) Tại ô J10 trên NKChi =IF(LEFT($J$8;3)=LEFT($F10;3);$H10;0);

(17) Tại ô K10 trên NKChi =IF(LEFT($K$8;3)=LEFT($F10;3);$H10;0);

(18) Tại ô L10 trên NKChi =IF(LEFT($L$8;3)=LEFT($F10;3);$H10;0);

(19) Tại ô M10 trên NKChi =IF(LEFT($M$8;3)=LEFT($F10;3);$H10;0)

Sau đó Copy công thức từ ô I10 đến ô M10 trên NKChi và Paste từ I10 đến M80

Sau đó Copy công thức từ ô N10 đến ô P10 trên NKChi và Paste từ N10 đến P80

(24) Tạo trang in: Chọn vùng in từ B1 đến O86/ Page Layout/ Print Area/ Set Print Area

116 Bảng 2 31: Tạo Filter để in sổ Nhật ký chi

2.7.8 Lập các Sổ Nhật Ký Thu

Cách làm tương tự với Sổ Nhật ký Thu tiền Để lập Bảng tổng hợp công nợ, ta thêm một Sheet mới và đổi tên thành NKThu Tại các ô B1, B2, B3, ta khai báo thông tin về đơn vị Tạo Sổ Nhật ký Thu tiền theo mẫu sau:

118 Bảng 2 32: Tạo sổ Nhật ký thu

Sổ Nhật ký Thu tiền cũng được lập theo nguyên lý “Bình thông nhau” giống các sổ kế toán khác

(1) Tại ô L1 trên Data = ô H9 trên NKThu;

(2) Tại ô M7 trên Data =IF($L$1=AY7;$L$1;"");

(3) Tại ô L7 trên Data =IF(M7="";"";MAX($L$6:L6)+1)

Sau đó chọn ô L7 và M7, Copy công thức ở hai ô này Paste từ L7 đến M299

BỔ SUNG ĐẶT TÊN NKThu

(5) Tại ô A100 trên NKThu = L300 trên Data

(6) Tại ô A10 trên NKThu =IF(ROW(A1)>$A$100;"";ROW(A1));

(7) Tại ô B10 trên NKThu =IF($A10="";"";VLOOKUP($A10;NKThu;43;0));

(8) Tại ô C10 trên NKThu =IF($A10="";"";VLOOKUP($A10;NKThu;44;0));

(9) Tại ô D10 trên NKThu =IF($A10="";"";VLOOKUP($A10;NKThu;45;0));

(10) Tại ô E10 trên NKThu =IF($A10="";"";VLOOKUP($A10;NKThu;46;0));

(11) Tại ô F10 trên NKThu =IF($A10="";"";VLOOKUP($A10;NKThu;48;0));

(12) Tại ô G10 trên NKThu =IF($A10="";"";VLOOKUP($A10;NKThu;49;0));

(13) Tại ô H10 trên NKThu =IF($A10="";"";VLOOKUP($A10;NKThu;57;0))

Sau đó Copy công thức từ ô A10 đến ô H10 trên NKThu và Paste từ A10 đến H80

(14) Tại ô I10 trên NKThu =IF(LEFT($I$8;3)=LEFT($G10;3);$H10;0);

(15) Tại ô J10 trên NKThu =IF(LEFT($J$8;3)=LEFT($G10;3);$H10;0);

(16) Tại ô K10 trên NKThu =IF(LEFT($K$8;3)=LEFT($G10;3);$H10;0);

(17) Tại ô L10 trên NKThu =IF(LEFT($L$8;3)=LEFT($G10;3);$H10;0);

(18) Tại ô M10 trên NKThu =IF(LEFT($M$8;3)=LEFT($G10;3);$H10;0)

Sau đó Copy công thức từ ô I10 đến ô M10 trên NKThu và Paste từ I10 đến M80

Sau đó Copy công thức từ ô N10 đến ô P10 trên NKThu và Paste từ N10 đến P80

(23) Tạo trang in: Chọn vùng in từ B1 đến O86/ Page Layout/ Print Area/ Set Print Area

121 Bảng 2 33: Tạo filter để chọn in sổ Nhật ký thu

2.7.9 Lập Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ Để lập Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, ta thêm một Sheet mới và đổi tên thành Khau_Hao Tại các ô B1, B2, B3, ta khai báo thông tin về đơn vị Dưới đây là một trong những cách tạo mẫu lập Bảng phân bổ và tính khấu hao tài sản cố định được ứng dụng đơn giản, dễ hiểu:

123 Bảng 2 34: Tạo Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

Thông tin về tài sản cố định tại các cột C, D, E, F, G, H khớp đúng với thông tin đã được nhập trên Data Thời gian khấu hao cụ thể sẽ căn cứ vào loại tài sản cố định và phù hợp với văn bản quy đinh về khấu hao hiện hành (TT45/2018/TT-BTC)

Cách tạo Bảng tính và phân bổ khấu hao bán tự động như sau:

(1) Tại ô A8 bắt đầu là tháng 1 nên ta nhập số 1;

(2) Tại ô A9 ; Bằng nối tiếp A10 cứ như vậy cho đến hết tháng 1

(3) Tại ô L8 =H8/J8; Sau đó Copy công thức xuống các ô phía dưới

Lập Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Bảng chấm công được lập cho từng bộ phận và lập theo từng tháng

Ví dụ về bảng chấm công của bộ phận quản lý doanh nghiệp Căn cứ vào thời gian làm việc thực tế của từng cá nhân để thực hiện chấm công Những người đi làm cả ngày chấm là “x”, những người đi làm nửa ngày chấm là “x/2”, người nghỉ ốm chấm là

“O”, người nghỉ thai sản chấm là “TS”, người nghỉ phép chấm là “P”

Việc cộng số ngày công trong bảng chấm công dưới đây được thực hiện như sau:

- Tại ô AJ9 = COUNTIF(E9:AI9;"x")+COUNTIF(E9:AI9;"x/2")/2, sau đó copy công thức này từ ô AJ9 đến AJ15 Ô AJ16 = SUM(AJ9:AJ15)

- Tại ô AK9 = COUNTIF(E9:AI9;"O"), sau đó copy công thức này từ ô AK9 đến AK15 Ô AK16 = SUM(AK9:AK15)

- Tại ô AL9 = COUNTIF(E9:AI9;"TS"), sau đó copy công thức này từ ô AL9 đến AL15 Ô AL16 = SUM(AL9:AL15)

- Tại ô AM9 = COUNTIF(E9:AI9;"TS"), sau đó copy công thức này từ ô AM9 đến AM15 Ô AM16 = SUM(AM9:AM15)

129 Bảng 2 37: Tạo Bảng chấm công

2.8.2 Lập Bảng thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Bảng thanh toán tiền lương được lập theo mẫu quy định của từng đơn vị

Căn cứ vào quy chế trả lương của đơn vị, căn cứ hệ số lương và số ngày công thực tế (hay sản lượng…) để xác định số tiền lương cho từng người lao động

- Kế toán xác định thu nhập chịu thuế tại ô U9 = K9-T9, sau đó copy công thức này từ ô U9 đến U15

- Kế toán xác định thu nhập tính thuế tại ô X9 = IF(U9-SUM(V9:W9)>0;U9- SUM(V9:W9);0), sau đó copy công thức này từ ô U9 đến U15

- Thuế TNCN tại ô Y9 = IF(X9

Tiêu đề	Hướng dẫn thiết lập hệ thống kế toán doanh nghiệp trên Excel
Tác giả	Ts. Lê Thế Anh, Ths. Hàn Thị Thùy Linh, Ths. Nguyễn Thị Hồng Duyên
Người hướng dẫn	Ts. Đỗ Đức Tài, Ths. Vũ Thị Mai Nhi
Trường học	Trường Đại học Đại Nam
Chuyên ngành	Kế Toán
Thể loại	Tài liệu học tập
Năm xuất bản	2021
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	179
Dung lượng	7,04 MB