Chương 1: TẠO CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TOÁN TRÊN EXCEL
1.3 Cơ sở dữ liệu kế toán
1.3.2 Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp trên Excel
Để tạo hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 trong Bộ trưởng BTC, ta làm như sau:
Trước hết, ta khai báo thông tin về đơn vị tại các ô A1, A2, A3; tạo danh mục tài khoản gồm cột mã tài khoản và tên tài khoản.
Hình 1. 11: Mẫu danh mục tài khoản kế toán
(Nguồn: Nhóm tác giả xây dựng trên nền Microsoft office 365)
26
Cột mã tài khoản định dạng chế độ text bằng cách: Chọn cột A1/Format Cells/Number/Text/Ok.
Hình 1. 12: Định dạng cột tài khoản trong danh mục tài khoản kế toán
(Nguồn: Nhóm tác giả xây dựng trên nền Microsoft office 365)
Sau đó ta nhập mã tài khoản và tên tài khoản theo thông tư 200.
Để sử dụng Hệ thống tài khoản trong file “Thực hành kế toán” ta đặt cho hệ thống này một cái tên sao cho dể hiểu, dễ nhớ và đúng quy luật. Đặt tên là: “TK”.
Ta chọn vùng từ A8:B310/Chuột phải/Define Name/TK/OK
27
Hình 1. 13: Đặt tên cho danh mục tài khoản
(Nguồn: Nhóm tác giả xây dựng trên nền Microsoft office 365)
1.3.2.2 Tạo Hệ thống tài khoản kế toán cấp 1 theo TT200
Từ hệ thống tài khoản kế toán đầy đủ theo TT200, ta tạo Hệ thống các tài khoản cấp 1 để phục vụ việt thiết lập sổ cái các tài khoản.
28
Hình 1. 14: Tạo Hệ thống tài khoản cấp 1 theo Thông tư 200
(Trích Hệ thống tài khoản Kế toán theo TT200)
Để sử dụng Hệ thống tài khoản cấp 1 trong file “Thực hành kế toán” ta đặt cho hệ thống này một cái tên sao cho dể hiểu, dễ nhớ và đúng quy luật. Đặt tên là: “TK_1”.
Ta chọn vùng từ E8:F83/Chuột phải/Define Name/TK_1/OK Hình 1. 15: Đặt tên danh mục tài khoản cấp 1
(Nguồn: Nhóm tác giả xây dựng trên nền Microsoft office 365)
29
Tóm tắt chương 1
Trong chương 1, chúng ta đã thiết lập được chế độ làm việc cho máy tính để làm kế toán theo chế độ Tiếng Việt. Phân tích được bản chất của các hàm cơ bản trong Excel ứng dụng vào việc thiết lập Hệ thống kế toán doanh nghiệp như: hàm if, sumif, vlookup, max, left, … Những thủ thuật trong Excel sẽ giúp người học thao tác nhanh hơn và hiệu quả hơn trong quá trình làm viêc. Thông tin về đơn vị kế toán và hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp được thiết lập trên Excel là những thông tin cơ bản giúp người học hình dung được những hoạt động đầu tiên của một đơn vị kế toán.
30
Câu hỏi ôn tập
Câu 1: Để thiết lập chế độ phân tách số hàng nghìn từ dấu phẩy (,) thành dấu chấm (.) ta thao tác như sau:
A. Start/ Setings/ Control panel/Regional/ Additional setting/ Decimat symbol/ chọn dấu phầy (,)/Digits groupng Symbol/ chọn dấu chấm (.)
B. Start/ Setings/ Control panel/Regional/ Additional setting/ Decimat symbol/ chọn dấu phầy (.)/Digits groupng Symbol/ chọn dấu chấm (,)
C. Start/ Setings/ Control panel/Regional/ Additional setting/ Decimat symbol/ chọn dấu phầy (;)/Digits groupng Symbol/ chọn dấu chấm (.)
D. Start/ Setings/ Control panel/Regional/ Additional setting/ Decimat symbol/ chọn dấu phầy (,)/Digits groupng Symbol/ chọn dấu chấm (;)
Câu 2: Để thiết lập ngày tháng năm theo chế độ Tiếng Việt cho máy tính ta thao tác như sau:
A. Start/ Setings/ Control panel/Regional/ Additional setting/Date/Short date/chọn mm/dd/yyyy
B. Start/ Setings/ Control panel/Regional/ Additional setting/Date/Short date/chọn dd/mm/yyyy
C. Start/ Setings/ Control panel/Regional/ Additional setting/Date/Short date/chọn yyyy/mm/dd
D. Start/ Setings/ Control panel/Regional/ Additional setting/Date/Short date/chọn mm/yyyy/mm
Câu 3: Định dạng cột ngày, tháng, năm theo chế độ Tiếng Việt trong bảng Excel bằng cách:
A. Chọn cột ngày tháng năm/Chuột phải/Format Cells/Number/Date/chọn 2012-03-14 B. Chọn cột ngày tháng năm/Chuột phải/Format Cells/Number/Date/Chọn 3/14 C. Chọn cột ngày tháng năm/Chuột phải/Format Cells/Number/Date/*14/03/2012 D. Chọn cột ngày tháng năm/Chuột phải/Format Cells/Number/Date/3/14/12 Câu 4: Định dạng số trong bảng tính Excel, ta thực hiện như sau:
A. Chọn vùng cần định dang Số trong bảng tính Excel: Chuột phải/Format Cells/Font/Ok
31
B. Chọn vùng cần định dang Số trong bảng tính Excel: Chuột phải/Format Cells/Alignment/Ok
C. Chọn vùng cần định dang Số trong bảng tính Excel: Chuột phải/Format Cells/Number/Text/Ok
D. Chọn vùng cần định dang Số trong bảng tính Excel: Chuột phải/Format Cells/Number/ Number /Ok
Câu 5: Câu trúc của hàm if là:
A. = If(logical_test,[value_if_true],[value_if_false]) B. = If([value_if_true], logical_test,[value_if_false]) C. = If([value_if_false],logical_test,[value_if_true]) D. = If([value_if_true],[value_if_false], logical_test) Câu 6: Câu trúc của hàm if là:
A. = If(Nếu,Thì,Không thì) B. = If(Thì,Nếu,Không thì) C. = If(Thì,Không thì,Nếu) D. = If(Không thì,Nếu,Thì)
Câu 7: Cấu trúc của hàm Sumif là:
A. = SUMIF(Criteria,Range,Sum_range) B. = SUMIF(Range, Criteria, Sum_range) C. = SUMIF(Criteria, Sum_range, Range) D. = SUMIF(Range_Criteria, Sum_range) Câu 8: Hàm sumif là hàm tính tổng của:
A. Một điều kiện B. Hai điều kiện C. Ba điều kiện D. Bốn điều kiện
32 Câu 9: Cấu trúc của hàm Sumif là:
A. =Sumif(Đối tượng tính tổng;Vùng chứa đối tượng tính tổng;Vùng tính tổng) B. =Sumif(Vùng tính tổng;Vùng chứa đối tượng tính tổng;Đối tượng tính tổng) C. =Sumif(Vùng chứa đối tượng tính tổng;Vùng tính tổng;Đối tượng tính tổng) D. =Sumif(Vùng chứa đối tượng tính tổng;Đối tượng tính tổng;Vùng tính tổng) Câu 10: Cấu trúc của hàm Vlookup là:
A. Vlookup([range_lookup];lookup_value;table_array;col_index_num) B. Vlookup(col_index_num;lookup_value;table_array; [range_lookup]) C. Vlookup(lookup_value;table_array;col_index_num;[range_lookup]) D. Vlookup(lookup_value;[range_lookup];table_array;col_index_num) Câu 11: Hàm Vlookup là hàm:
A. Tìm kiếm theo dòng B. Tìm kiếm theo cột C. Tìm kiếm theo vùng D. Tìm kiếm theo từng ô
Câu 12: Cấu trúc của hàm Vlookup là (X là giá trị bạn muốn lấy):
A. =Vlookup(Đối tượng tìm kiếm;Vùng chứa đối tượng tìm kiếm có cột đầu tiên chứa đối tượng tìm kiếm;Thứ tự cột cần lấy;X)
B. =Vlookup(Vùng chứa đối tượng tìm kiếm có cột đầu tiên chứa đối tượng tìm kiếm;
Đối tượng tìm kiếm;Thứ tự cột cần lấy;X)
C. =Vlookup(Thứ tự cột cần lấy;X ;Đối tượng tìm kiếm;Vùng chứa đối tượng tìm kiếm có cột đầu tiên chứa đối tượng tìm kiếm)
D. =Vlookup(Vùng chứa đối tượng tìm kiếm có cột đầu tiên chứa đối tượng tìm kiếm;Thứ tự cột cần lấy;X; Đối tượng tìm kiếm)
Câu 13: Khi sử dụng hàm Vlookup có báo lỗi #N/A là do:
A. Đã tìm thấy mẫu đối tượng B. Không tìm thấy mẫu đối tượng
33
C. Mẫu đối tượng nằm trong cột đầu tiên của vùng tìm kiếm D. Mẫu đối tượng nằm trong ô đầu tiên của vùng tìm kiếm
Câu 14: Hàm LEFT trong Excel được sử dụng để trả về số lượng kí tự nhất định từ:
A. Bên trên xuống B. Bên dưới lên C. Bên phải sang trái D. Bên trái sang bên phải
Câu 15: Hàm Right trong Excel được sử dụng để trả về số lượng kí tự nhất định từ:
A. Bên trên xuống B. Bên dưới lên C. Bên phải sang trái D. Bên trái sang bên phải
Câu 16: Hàm MID trong Excel được dùng để:
A. Cắt chuỗi ký tự ở giữa xâu ký tự cho trước B. Cắt chuỗi ký tự ở đầu xâu ký tự cho trước C. Cắt chuỗi ký tự ở cuối xâu ký tự cho trước D. Cắt chuỗi ký tự ở bên trái xâu ký tự cho trước Câu 17: Cấu trúc của hàm MID
A. =MID(Chuỗi ký tự,Vị trí bắt đầu cần cắt chuỗi ký tự,Số ký tự cần cắt ra từ chuỗi ký tự)
B. =MID(Vị trí bắt đầu cần cắt chuỗi ký tự, Chuỗi ký tự,Số ký tự cần cắt ra từ chuỗi ký tự)
C. =MID(Số ký tự cần cắt ra từ chuỗi ký tự Chuỗi ký tự,Vị trí bắt đầu cần cắt chuỗi ký tự)
34
D. =MID(Vị trí bắt đầu cần cắt chuỗi ký tự,Số ký tự cần cắt ra từ chuỗi ký tự, Chuỗi ký tự)
Câu 18: Hàm Sumifs là hàm tính tổng của:
A. Một điều kiện B. Hai điều kiện C. Ba điều kiện D. Nhiều điều kiện
Câu 19: Giả sử tại cột A của bảng Excel ta nhập: 1000000 kết quả là ####. Xử lý tình huống này ta có thể mở rộng cột A. Tuy nhiên, một số trường hợp mở rộng cột G sẽ bị vượt khổ giấy in. Để khắc phục những lỗi này ta làm như thế nào?
A. Tại chọn ô A3/Chuột phải Format Cell/ Agliment/ Shrink to fit/ Ok.
B. Tại chọn ô A3/Chuột phải Format Cell/ Agliment/Wrap text/ Ok.
C. Tại chọn ô A3/Chuột phải Format Cell/ Agliment/Merge cells/ Ok.
D. Tại chọn ô A3/Chuột phải Format Cell/ Agliment/Wrap text/ Merge cells/ Ok.
Câu 20: Đặt số trang tự động chuyển sang trang sau trong Excel bằng cách:
A. Chọn Page Setup / Custum footer/ Footer/Header/footer/ Page 1 of ?/ Ok.
B. Chọn Page Setup / Header/footer/ Custum footer/ Footer / Page 1 of ?/ Ok.
C. Chọn Page Setup / Header/footer/ Page 1 of ?/ Custum footer/ Footer /Ok.
D. Chọn Page Setup /Custum footer/ Footer / Header/footer/Page 1 of ?/ Ok.
Câu 21: Đặt tiêu đề tự động trong Excel bằng cách:
A. Chọn Page Setup/ Row to repeat at top/Sheet/ Ok B. Chọn Row to repeat at top/ Page Setup/ Sheet/ Ok C. Chọn Page Setup/ Sheet/ Row to repeat at top/ Ok D. Chọn Sheet/ Page Setup/Row to repeat at top/ Ok Câu 22: Để in không thấy màu trong Excel bằng cách:
A. Page Setup/ Black and White/ Sheet/ Ok B. Sheet/ Page Setup/ Black and White/ Ok
35 C. Black and White/ Page Setup/ Sheet/ Ok D. Page Setup/ Sheet/ Black and White/ Ok
Câu 23: Để cố định vùng tiêu đề trong Excel bằng cách:
A. Chọn Freeze Panes/View B. Chọn View/Freeze Panes C. Chọn Data/Freeze Panes D. Chọn Review/Freeze Panes
Câu 24: Để bỏ chế độ cố định vùng tiêu đề, ta làm như sau:
A. Chọn Freeze Panes/View B. Chọn View/Freeze Panes C. Chọn Data/Unfreeze Panes D. Chọn Review/Unfreeze Panes
Câu 25: Sổ Nhật ký chung là sổ dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo:
A. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi nhận theo trình tự thời gian tăng dần B. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi nhận theo trình tự thời gian giảm dần
C. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi nhận theo ý muốn của lãnh đạo doanh nghiệp D. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi nhận theo ý muốn của kế toán doanh nghiệp