Chương 1: TẠO CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TOÁN TRÊN EXCEL
1.2 Giới thiệu hình thức kế toán Nhật ký chung
1.2.1.1 Khái niệm hình thức kế toán
Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ được sử dụng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hoá số liệu từ chứng từ gốc theo một trình tự và phương pháp ghi sổ nhất định, nhằm cung cấp các tài liệu có liên quan đến các chỉ tiêu kinh tế tài chính, phục vụ việc thiết lập các báo cáo kế toán
1.2.1.2 Hình thức nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
Sổ Cái;
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sơ đồ 1. 1: Hình thức Nhật ký chung
(Nguồn: Thông tư 200/2014/TT-BTC)
20
1.2.2 So sánh hình thức Kế toán trên Excel với phần mềm kế toán thương mại Việc so sánh hình thức Kế toán trên Excel với phần mềm kế toán được thể hiện theo các chỉ tiêu trong bảng sau:
Bảng 1. 6: So sánh hình thức Kế toán trên Excel với phần mềm kế toán thương mại
Tiêu chí đánh
giá
Làm kế toán trên Excel Các phần mềm kế toán khác
Quy mô áp dụng
- Hầu như chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa.
- Áp dụng được cho tất cả các doanh nghiệp (nhỏ, vừa và lớn đều sử dụng được).
Chi phí mua phần
mềm
- Không mất chi phí mua bản quyền phần mềm kế toán.
- Tùy theo các bản phần mềm khác nhau mà có những giá khác nhau và chi phí nâng cấp phần mềm khi có những phiên bản mới hơn.
Tính chủ động trong
việc
- Có thể tự làm theo ý mình mà không cần sự logic và góc độ đúng hay sai (trên excel thì kế toán có thể bỏ qua nhiều danh mục nếu cảm thấy không cần thiết cũng không sao)
- Phần mềm do các IT chuyên nghiệp lập trình cùng với các nhà kế toán nên quy định cụ thể sẵn có các khoản mục sẵn có và bắt buộc phải điền đầy đủ các thông tin
- Tương đối chủ động, không phụ thuộc vào nhà phát triển phần mềm, có thể nghĩ ra các cách làm mới dựa trên năng lực làm việc.
- Phụ thuộc vào độ nâng cấp các bản phần mềm.
- Phải thường xuyên cập nhật các phiên bản mới nhất và có thể
21 Tiêu
chí đánh giá
Làm kế toán trên Excel Các phần mềm kế toán khác
phần mềm bị lỗi
Về quy tắc sửa chữa sổ, chứng từ kế toán
- Có thể tự ý, dễ dàng sửa chữa, xóa các số liệu, chứng từ, thay đổi các biểu mẫu nhanh chóng.
- Sửa chữa, hay xóa số liệu đều phải theo nguyên tắc chứng từ kế toán. Tốn thời gian hơn so với làm kế toán trên excel
Số lượng người có thể làm
việc
- Tại một thời điểm chỉ cho phép một người làm một trên phần mềm
- Cho phép nhiều người làm việc trên phần mềm một lúc và kết nối với nhau qua máy chủ và mạng internet mà không ảnh hưởng đến nhau
Lưu trữ, bảo quản dữ liệu
- Toàn bộ các dữ liệu kế toán trong nhiều năm phải lưu trữ thành nhiều files độc lập (nếu file dữ liệu lớn hơn 5Mb thì mở ra rất chậm)
- Toàn bộ các dữ liệu kế toán trong nhiều năm được lưu trữ hết trên phần mềm
- Chỉ đáp ứng về mặt sổ sách thông thường, các phân tích thống kê mang tính quản trị là rất khó (trừ phi phải lập trình VBA - mà lập trình VBA đòi hỏi những người có chuyên môn cao mới sử dụng được)
- Đáp ứng đầy đủ, chi tiết các loại sổ sách cùng những bảng thống kê, tổng hợp dễ dàng cho người quản lý
Bàn giao thông tin kế toán
- Gây khó khăn khi chuyển giao các đời kế toán do có thể dễ dàng sửa, xóa được nên khi nhân viên kế toán
- Do phần mềm có nguyên lý, có tài liệu hướng dẫn sử dụng nên người sau có thể học, đọc hiểu và
22 Tiêu
chí đánh giá
Làm kế toán trên Excel Các phần mềm kế toán khác
cũ nghỉ không làm nữa mà không bàn giao lại thì nhân viên mới sẽ chưa chắc có các file kế toán đó và nếu được bàn giao thì chưa chắc đã sử dụng được
dùng được luôn (nhất là trường hợp ký hợp đồng bảo trì với nhà cung cấp)
Hạch toán kế toán
- Làm Excel thì phải hạch toán thủ công hàng ngày, làm mất thời gian người làm kế toán
- Làm phần mềm kế toán khác thì có định nghĩa hết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thành thư viện nghiệp vụ (khách hàng có thể tự định nghĩa được) và khi thực hiện nghiệp vụ kế toán thì người dùng không còn quan tâm chuyện Nợ/Có thế nào nữa.
- Và bấm Recap 1 cái là có thể xem được việc hạch toán ra sao đối với chứng từ vừa nhập.
Tính an toàn và độ
bảo mật
- Macro của Excel có thể bị xóa bởi các phần mềm diệt virus
- Cơ sở dữ liệu của phần mềm kế toán thì ít bị trục trặc.
- Tính an toàn cao của phần mềm kế toán khác với các công cụ về cơ sở dữ liệu như backup, restore, bảo mật hệ quản trị CSDL, không thể xóa CSDL nếu không có quyền.
Phân - Nếu muốn phân quyền trên Excel - Với các phần mềm kế toán khác
23 Tiêu
chí đánh giá
Làm kế toán trên Excel Các phần mềm kế toán khác
quyền làm việc kế
toán
thì cũng phải viết gần như 1 phần mềm kế toán. Tuy nhiên ở Việt Nam chỉ có 1 vài người làm được việc đó. Mà ai cũng có thể xóa được 1 file excel nên tính bảo mật là bằng không
thì chỉ cần vào mục “Phân quyền” đã được lập trình sẵn trong phần mềm để chọn người được phân quyền
(Nguồn: Nhóm tác giả xây dựng)
Qua bảng trên, chúng ta có thể thấy được những mặt ưu thế và hạn chế của các phần mềm kế toán cũng như kế toán trên excel. Tuy nhiên, đối với việc học tập kế toán thì việc ứng dụng Excel vẫn là một phương án tối ưu nhất giúp người học hiểu được bản chất và phát triển được các kỹ năng để trở thành kế toán chuyên nghiệp.