Chương 2: THỰC HÀNH KẾ TOÁN TRÊN EXCEL THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ
2.3 Lập Bảng cân đối phát sinh tài khoản và thiết lập mối quan hệ với Data
Ta thêm một Sheet mới và đổi tên thành CDPS. Tại các ô D1; D2; D3, ta gọi khai báo thông tin về doanh nghiệp. Bảng cân đối phát sinh tài khoản có mối liên hệ với Data theo mối quan hệ Nhân – Quả. Các số liệu phát sinh ở Data được tổng hợp trên Bảng cân đối phát sinh tài khoản. Và Bảng cân đối phát sinh tài khoản có thể được sử dụng để kiểm tra mối quan hệ đối ứng và kiểm tra việc ghi nhận các bút toán trên Data là đúng hay sai.
Thiết lập mối quan hệ ngày tháng trên Bảng cân đối phát sinh tài khoản với ngày tháng ghi sổ trên Data.
(1) Tại ô AY1 trên Data = H5 trên CDPS; Tại ô AZ1 trên Data = J5 trên CDPS;
(2) Tại ô AY7 trên Data =IF(AND(BD7>=$AY$1;BD7<=$AZ$1);BG7;"") (3) Tại ô AZ7 trên Data =IF(AND(BD7>=$AY$1;BD7<=$AZ$1);BH7;"")
42
(4) Đặt tên cột từ AY7 đến AY299 là No_PS
Hình 2. 4: Đặt tên cột NoPS trong Sheet Data
(Nguồn: Nhóm tác giả xây dựng trên nền Microsoft office 365)
(5) Đặt tên cột từ AZ7 đến AZ299 là Co_PS
43
Hình 2. 5: Đặt tên cột CoPS trong Sheet Data
(Nguồn: Nhóm tác giả xây dựng trên nền Microsoft office 365)
44
Bảng 2. 2: Mẫu Bảng cân đối phát sinh tài khoản
(Nguồn: Nhóm tác giả xây dựng trên nền Microsoft office 365) Bảng 2. 3: Tạo số hiệu và tên tài khoản trong bảng CĐPS
(Nguồn: Nhóm tác giả xây dựng trên nền Microsoft office 365)
45 (6) Tạo số hiệu tài khoản và tên tài khoản:
- Tại ô D9= TK!A8 và tại ô E9= TK!B8, sau đó copy ô D9, E9 và Paste từ D10:E313.
- Định dạng ô H5 và J5 ở dạng chế độ Date.
(7) Tạo các cột phụ để tính tổng trong Bảng cân đối phát sinh.
- Tại ô B9=MID(D9;4;1); Tại ô A9=IF(B9="";"1";""). Sau đó copy công thức ở ô A9 và B9 / Paste từ ô A10 đến B313.
(8) Số dư đầu kỳ ở cột F và cột G, người làm kế toán chuyển từ năm trước sang bằng lệnh Copy hay nhập thủ công vào.
(9) Số phát sinh trong kỳ được thực hiện bằng công thức:
- Số phát sinh Nợ: Tại ô H9 =SUMIF(No_PS;$D9&"*";T_Tien) - Số phát sinh Có: Tại ô I9 =SUMIF(Co_PS;$D9&"*";T_Tien) Sau đó Copy công thức ở ô H9 và I9/Paste từ ô H10 đến I313.
10) Số dư cuối kỳ được thực hiện bằng công thức:
- Số phát sinh Nợ: Tại ô J9=IF(D9="";"";MAX(F9+H9-I9-G9;0)) - Số phát sinh Có: Tại ô K9=IF(D9="";"";MAX(G9+I9-H9-F9;0)) - Chọn in tại ô L9=IF(SUM(F9:K9)=0;"";"x")
Sau đó Copy công thức ở ô J9 và K9 và L9/Paste từ ô J10 đến L313.
(11) Tính tổng phát sinh Nợ, tổng phát sinh có trong Bảng cân đối phát sinh tài khoản - Tại ô F314= SUMIF($A$9:$A$313;1;F9:F313); Sau đó Copy công thức này và Paste từ ô G314 đến K314. Kết quả đúng là: Tổng dư nợ đầu kỳ = Tổng dư có đầu kỳ; Tổng phát sinh nợ trong kỳ = Tổng phát sinh có trong kỳ; Tổng dư nợ cuối kỳ = Tổng dư có cuối kỳ.
(12) Tạo trang in: Chọn vùng in từ D1 đến K317/ Page Layout/ Print Area/ Set Print Area.
(13) Lọc sổ trước khi in để Ẩn đi các dòng không có dữ liệu: Chọn dòng 8/Data/ Filter/
Chon In/ Blanks/ Ok.
46
Hình 2. 6: Thiết lập chế độ Filter trong Bảng CĐPS
(Nguồn: Nhóm tác giả xây dựng trên nền Microsoft office 365)
Ví dụ 1: Ngày 01/01/2020, Ông Lê Thế Anh ở Hưng Yên nộp tiền góp vốn theo cam kết là 100.000.000 đồng.
Căn cứ vào chứng từ có liên quan kế toán ghi vào Data:
Nợ TK 1111: 100.000.000
Có TK 4111: 100.000.000
Sau khi khai bào nghiệp vụ này, Bảng cân đối kế toán hiển thị như sau:
47
Bảng 2. 4: Kiểm chứng số liệu luân chuyển từ Data sang Bảng CĐPS qua ví dụ 1
(Nguồn: Nhóm tác giả xây dựng trên nền Microsoft office 365)
Ví dụ 2: Ngày 02/01/2020, Bà Hàn Thị Thùy Linh ở phòng kế toán nộp tiền vào tài khoản số tiền 50.000.000 đồng.
Căn cứ vào chứng từ có liên quan (giấy nộp tiền vào tài khoản, giấy báo có…) kế toán ghi vào Data:
Nợ TK 1121: 50.000.000
Có TK 1111: 50.000.000
Sau khi khai bào nghiệp vụ này, Bảng cân đối kế toán hiển thị như sau:
48
Bảng 2. 5: Kiểm chứng số liệu luân chuyển từ Data sang Bảng CĐPS qua ví dụ 2
(Nguồn: Nhóm tác giả xây dựng trên nền Microsoft office 365)
Các thông tin trên được nhập trên Data như sau:
49
Bảng 2. 6: Thông tin được nhập trên Data qua ví dụ 1 và ví dụ 2
(Nguồn: Nhóm tác giả xây dựng trên nền Microsoft office 365)
50