Chương 2: THỰC HÀNH KẾ TOÁN TRÊN EXCEL THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ
2.7 Lập hệ thống sổ kế toán
2.7.4 Lập Sổ tổng hợp và Sổ chi tiết công nợ
Để lập Bảng tổng hợp công nợ, ta thêm một Sheet mới và đổi tên thành TH_No.
Tại các ô A1, A2, A3, ta khai báo thông tin về đơn vị.
Các tài khoản công nợ cần theo dõi chi tiết bao gồm: TK131, TK136, TK138, TK141, TK157, TK244, TK331, TK336, TK338, TK341. Các tài khoản này được tạo thành bảng và đặt tên C_N:
96
Hình 2. 26: Tạo vùng quản lý các tài khoản công nợ
(Nguồn: Nhóm tác giả xây dựng trên nền Microsoft office 365)
Tạo mẫu Bảng tổng hợp công nợ theo mẫu:
97
Bảng 2. 23: Tạo Bảng tổng hợp công nợ
(Nguồn: Nhóm tác giả xây dựng trên nền Microsoft office 365)
98 + Tạo mối liên hệ giữa Data với TH_CN.
(1) Thông tin ở các cột A, B, C người làm kế toán cần nhập từ chứng từ. Cột số dư Nợ, dư Có đầu kỳ được chuyển từ kỳ trước sang. Cột phát sinh Nợ, phát sinh Có được tổng hợp từ Data sang. Để tổng hợp được thông tin đó, người làm kế toán cần khai báo Mã KH ở cột A trong TH_CN vào cột Mã KH (Cột BR nếu tài khoản công nợ phát sinh bên Nợ, Cột BS nếu tài khoản công nợ phát sinh bên Có)
(2) Chọn vùng từ A11 đến I50 trong TH_CN và đặt tên: Chuột phải/ Define Name/ Name/ TH_CN/ Ok.
(3) Chọn vùng từ BR7 đến BR299 trong Data và đặt tên: Chuột phải/ Define Name/ Name/ CN_No/ Ok.
(4) Chọn vùng từ BS7 đến BS299 trong Data và đặt tên: Chuột phải/ Define Name/ Name/ CN_Co/ Ok.
(5) Tại ô BX7 trong Data=
IF($BR7&$BS7="";"";IF(LEFT($BR7;3)=LEFT($BG7;3);VLOOKUP($BR7;TH_CN;
2;0);IF(LEFT($BH7;3)=LEFT($BS7;3);VLOOKUP($BS7;TH_CN;2;0);0))); Sau đó Copy công thức này Paste từ BX7 đến BX299;
(6) Tại ô BY7 trong Data=
IF($BR7&$BS7="";"";IF(LEFT($BR7;3)=LEFT($BG7;3);VLOOKUP($BR7;TH_CN;
3;0);IF(LEFT($BH7;3)=LEFT($BS7;3);VLOOKUP($BS7;TH_CN;3;0);0))); Sau đó Copy công thức này Paste từ BY7 đến BY299;
(7) Tại F11 trong TH_CN= SUMIF(CN_No;$A11;T_Tien); Sau đó Copy công thức này Paste từ F11 đến F50;
(8) Tại G11 trong TH_CN= SUMIF(CN_Co;$A11;T_Tien); Sau đó Copy công thức này Paste từ G11 đến G50;
(9) Tại H11 trong TH_CN =MAX(D11+F11-G11-E11;0); Sau đó Copy công thức này Paste từ H11 đến H50;
(10) Tại I11 trong TH_CN =MAX(E11+G11-F11-D11;0); Sau đó Copy công thức này Paste từ I11 đến I50;
(11) Tại J11 trong TH_CN =IF(LEFT(A11;3)=$F$6;$F$6;""); Sau đó Copy công thức này Paste từ J11 đến J49; Ô J50 = J49.
99
(12) Đánh số trang in Bảng tổng hợp công nợ: Page Setup / Header/footer/
Custum footer/ Footer / Page 1 of ?/ Ok.
(13) Tạo trang in: Chọn vùng in từ A1 đến I54/ Page Layout/ Print Area/ Set Print Area.
(14) Lọc sổ trước khi in để Ẩn đi các dòng không có dữ liệu: Chọn dòng 10/Data/
Filter/ Chon In/ Blanks/ Ok.
2.6.4.2 Lập Sổ chi tiết công nợ
Để lập Bảng tổng hợp công nợ, ta thêm một Sheet mới và đổi tên thành CT_CN.
Tại các ô B1, B2, B3, ta khai báo thông tin về đơn vị. Tạo sổ chi tiết công nợ theo mẫu sau:
100
Bảng 2. 24: Lập Sổ chi tiết công nợ
(Nguồn: Nhóm tác giả xây dựng trên nền Microsoft office 365)
101
(1) Đặt tên Ma_KH cho vùng từ A11 đến A50 trong TH_No bằng cách: Chọn vùng A11:A50/ Chuột phải/ Define Name/ Name/ Ma_KH/ Ok.
(2) Tại ô E6 trong CT_CN ta tạo list danh sách khách hàng: Chọn Data/Data Validation/ Settings/ Allow/ list/ Source/ =Ma_KH/ Ok.
(3) Tại ô E7 trong CT_CN ta gọi tên khách hàng:
=VLOOKUP($E$6;TH_CN;2;0)
(4) Tại ô B4 trong CT_CN ta gọi tên sổ chi tiết công nợ:
= VLOOKUP(LEFT($E$6;3);C_N;3;0) (5) Tại ô P1 trong Data = E6 trong CT_CN
(6) Tại ô Q7 trong Data = IF($P$1=BR7;BR7;IF($P$1=BS7;BS7;"")); Sau đó Copy công thức này Paste từ Q7 đến Q299.
(7) Tại ô P7 trong Data =IF(Q7="";"";MAX($P$6:P6)+1); Sau đó Copy công thức này Paste từ P7 đến P299.
(8) Tại ô P300 trong Data =Max(P7:P299)/Ok
99) Chọn vùng từ P7 đến BY299 đặt tên: CT_CN: Chọn vùng từ P7 đến BY299/
Chuột phải/ Define Name/ Name/ CT_CN/ OK.
(10) Tại ô A50 trong CT_CN = ô P300 trong Data.
(11) Tại ô A12 trên CT_CN =IF(ROW(A1)>$A$50;"";ROW(A1)); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ A12 đến A40.
(12) Tại ô B12 trên CT_CN = A12; Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ B13 đến B40.
(13) Tại ô C12 trên CT_CN
=IF($A12="";"";VLOOKUP($A12;CT_CN;39;0)); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ C12 đến C40.
(14) Tại ô D12 trên CT_CN =IF($A12="";"";VLOOKUP($A12;CT_CN;40;0));
Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ D12 đến D40 và định dạng ngày tháng.
(15) Tại ô E12 trên CT_CN =IF($A12="";"";VLOOKUP($A12;CT_CN;42;0));
Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ E12 đến E40.
102
(16) Tại ô F12 trên CT_CN =IF($A12="";"";VLOOKUP($A12;CT_CN;44;0));
Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ F12 đến F40.
(17) Tại ô G12 trên CT_CN =IF($A12="";"";VLOOKUP($A12;CT_CN;45;0));
Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ G12 đến G40.
(18) Tại ô H12 trên CT_CN =IF($A12="";0;VLOOKUP($A12;CT_CN;53;0));
Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ H12 đến H40.
(19) Tại ô I12 trên CT_CN
=IF(LEFT($E$6;3)=LEFT(F12;3);G12;IF(LEFT($E$6;3)=LEFT(G12;3);F12;"")); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ I12 đến I40.
(20) Tại ô J12 trên CT_CN =IF(LEFT($E$6;3)=LEFT(F12;3);H12;0); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ J12 đến J40.
(21) Tại ô K13 trên CT_CN =IF(J12>0;0;H12); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ K12 đến K40.
(22) Tại ô L12 trên CT_CN =IF(E12="";"";"x"); Sau đó Copy công thức này Paste và ô từ L12 đến L40.
Thông tin tổng hợp số đầu kỳ, số phát sinh và số cuối kỳ trong Bảng tổng hợp công nợ được kết nối với Sổ chi tiết công nợ.
(23) Tại ô J6 trên CT_CN =VLOOKUP($E$6;TH_CN;4;0);
(24) Tại ô K6 trên CT_CN =VLOOKUP($E$6;TH_CN;5;0);
(25) Tại ô J7 trên CT_CN =VLOOKUP($E$6;TH_CN;6;0);
(26) Tại ô K7 trên CT_CN =VLOOKUP($E$6;TH_CN;7;0);
(27) Tại ô J8 trên CT_CN =VLOOKUP($E$6;TH_CN;8;0);
(28) Tại ô K8 trên CT_CN =VLOOKUP($E$6;TH_CN;9;0).
(29) Đánh số trang in Sổ chi tiết công nợ: Page Setup / Header/footer/ Custum footer/ Footer / Page 1 of ?/ Ok.
(30) Tạo trang in: Chọn vùng in từ B1 đến K44/ Page Layout/ Print Area/ Set Print Area.
(31) Lọc sổ trước khi in để Ẩn đi các dòng không có dữ liệu: Chọn dòng 11/Data/
Filter/ Chon In/ Blanks/ Ok.
103
Bảng 2. 25: Tạo filter để in Sổ chi tiết công nợ
(Nguồn: Nhóm tác giả xây dựng trên nền Microsoft office 365)