Chương 4. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG FILE KẾ TOÁN TRÊN EXCEL VÀO VIỆC HỌC TẬP VÀ ỨNG DỤNG THỰC TẾ
4.1 Hướng dẫn sử dụng file kế toán trên Excel vào việc học tập kế toán tài chính
(1) Sheet Tổng quan: Thông tin về đơn vị
Sheet này được dùng để ghi nhận thông tin về doanh nghiệp gồm: Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ. Khi người học xử dụng để làm các bài thực hành kế toán thì đổi tên doanh nghiệp thành tên người học, địa chỉ thành lớp, khóa, Mã số thuế đổi thành mã số của người học.
(2) Sheet TK: Bảng danh mục tài khoản
Thể hiện danh muc tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng bộ tài chính. Bảng danh mục tài khoản này bao gồm các tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết giúp sinh viên tra cứu mã tài khoản khi cần.
Để tra cứu tài khoản cần, người học có thể thực hiện theo hai cách:
- Di chuyển bằng chuột hay bằng phím mũi tên đến tài khoản cần tìm kiếm
- Dùng lệnh tìm kiếm: Ctrl+F / cửa sổ Find and Replace / nhập thông tin cần tìm kiếm vào Find what/ Ok.
156
Hình 4. 1: Hướng dẫn sử dụng lệnh tìm kiếm
(Nguồn: Nhóm tác giả xây dựng trên nền Microsoft office 365)
(3) Sheet CDPS: Bảng cân đối phát sinh tài khoản
- Người học cần nhập thông tin thời gian bắt đầu và kết thúc của bài thực hành vào Bảng cân đối phát sinh tài khoản.
- Nhập thông tin chi tiết và tổng hợp số dư Nợ đầu kỳ và số dư Có đầu kỳ của tất cả các tài khoản có số dư đầu kỳ. Thông tin về số đầu kỳ cần đảm bảo tổng sơ dự Nợ bằng tổng số dư Có.
- Các thông tin về số phát sinh và số cuối kỳ sẽ tự động tổng hợp bằng công thức, người học không được sửa chữa số liệu trên bảng này.
- Số tổng cộng cần đảm bảo tính cân bằng tức: Tổng số phát sinh Nợ luôn bằng Tổng số phát sinh Có. Số dư Nợ, Có cuối kỳ cũng phải bằng nhau.
Lưu ý: Người học không được sửa chữa số liệu phát sinh trong kỳ và số cuối kỳ của Bảng cân đối phát sinh tài khoản.
(4) Sheet CDKT: Bảng cân đối kế toán
- Bảng cân đối kế toán được lập theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng bộ tài chính. Số liệu đầu năm và cuối năm được tổng hợp tự động từ Bảng cân đối phát sinh tài khoản. Các chỉ tiêu không không có dữ liệu thì bỏ trắng, không được xóa bỏ.
- Vào thời điểm cuối kỳ, sau khi thực hiện bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh thì Bảng cân đối kế toán luôn cần bằng, tức là:
Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn.
157
(5) Sheet KQKD: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Báo cáo kết quả kinh doanh được lập theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng bộ tài chính. Số liệu đầu năm được lấy từ Báo cáo kết quả kinh doanh cuối kỳ trước. Số năm nay được tổng hợp tự động từ Bảng cân đối phát sinh tài khoản. Các chỉ tiêu không không có dữ liệu thì bỏ trắng, không được xóa bỏ.
(6) Sheet Data: Nhập liệu
Data là nơi người học nhập tất cả các thông tin về nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị theo trình tự thời gian.
(6.1) Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến công nợ được thể hiện trên các tài khoản: TK 131, TK 136, TK 138, TK 141, TK 157, TK 244, TK 331, TK 341, TK 344 người học cần khai báo mã khách hàng ở Sheet TH_No. Mã khách hàng bắt đầu bằng số hiệu tài khoản.
Ví dụ: 331HungViet: Công ty TNHH Hưng Việt 131ThanhAn: Công ty cổ phần Thành An
(6.2) Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ cần khai báo mã vật tư, công cụ dụng cụ ở Sheet N_X_T. Mã vật tư, công cụ dụng cụ cũng bắt đầu bằng số tài khoản.
Ví dụ: 152ThepD10: Thép D10 153Mdam: Máy đầm
Lưu ý: Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến công nợ thì tài khoản được ghi bên nào (Bên Nợ, Bên Có) thì mã khách hàng được ghi vào bên tương ứng.
Ví dụ:
NV1: Mua 1000 Kg thép D10 của công ty TNHH Hưng Việt với giá mua chưa có thuế GTGT 10% là 20.000 đồng/Kg. Hàng đã nhập kho đủ, tiền hàng chưa thanh toán.
Với nghiệp vụ này, người học khai báo thông tin:
+ Khách hàng ở sheet TH_No là: 331HungViet: Công ty TNHH Hưng Việt + Tạm mã vật tư ở Sheet N_X_T là: 152ThepD10: Thép D10.
+ Người học định khoản: Nợ TK 152/Có TK 331: 20.000.000 Nợ TK 1331/Có TK 331: 2.000.000
158
Lúc này, mã khách hàng 331HungViet được ghi vào bên Có.
NV2: Doanh nghiệp lập UNC trả cho Công ty TNHH Hưng Việt trả 10.000.000 đồng bằng chuyển khoản. Doanh nghiệp đã nhận được giấy báo Nợ của Ngân hàng.
Khi đó, người học định khoản: Nợ TK 331/Có TK 1121: 10.000.000 Lúc này, mã khách hàng 331HungViet được ghi vào bên Nợ.
(6.3) Các nghiệp vụ xuất kho vật liệu phục vụ cho sản xuất sản phẩm thì người học cần tạo mã sản phẩm sản xuất ở Sheet TH_Z, sau đó khai báo mã sản phẩm tương ứng vào dòng định khoản nghiệp vụ xuất kho vật liệu.
Đối với các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí nhân công trực tiếp, người học cũng khai báo mã sản phẩm tương ứng vào dòng định khoản nghiệp vụ phát sinh.
Đối với các khoản chi phí sản xuất chung nếu tính trực tiếp được cho từng sản phẩm thì định khoản và khai báo mã sản phẩm như chi phí nhân công trực tiếp. Nếu chi phí chung cần tổng hợp và phân bổ thì sau khi phân bổ cũng khai báo mã sản phẩm tương ứng.
Để tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, người học sử dụng hàm Sumifs (Hàm tính tổng của nhiều điều kiện).
(6.4) Để tổng hợp doanh thu, chi phí, xác định kết quả kinh doanh, người học sử dụng hàm Sumif (Hàm tính tổng của một điều kiện).
(6.5) Thông tin trên Data là nguồn số liệu cung cấp cho các trang sổ kế toán, bảng cân đối phát sinh tài khoản và báo cáo tài chính.
(7) Sheet NKC: Nhật ký chung, Sheet NKThu: Nhật ký thu, Sheet NKChi: Nhật ký chi
Thông tin trên sổ Nhật ký chung, Nhật ký Thu, Nhật ký Chi được tổng hợp tự động từ cơ sở dữ liệu Data.
- Sổ Nhật ký chung phản ánh tất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian.
- Sổ Nhật ký Thu phản ánh các nghiệp thu tiền từ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, rút tiền từ tài khoản tiền gửi nhân hàng và các nghiệp vụ thu tiền khác nhập quỹ theo trình tự thời gian.
159
- Sổ Nhật ký Chi phản ánh các nghiệp vụ chi tiền mua các yếu tố đầu vào như mua nguyên vật liệu, hàng hóa, công cụ dụng cụ, tài sản cố định, trả nợ người bán và các nghiệp vụ chi khác phục vụ hoạt động sản xuất – kinh doanh của đơn vị.
(8) Sheet N_X_T: Bảng tổng hợp Nhâp – Xuất – Tồn kho vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ, thành phẩm
Bảng tổng hợp Nhâp – Xuất – Tồn kho vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ là bảng tổng hợp toàn bộ thông tin Nhập – Xuất – Tồn kho vật tư, hành hóa, công cụ dụng cụ, thành phẩm của đơn vị. Để tổng hợp được thông tin về hàng tồn kho từ Data, người học cần khai báo mã vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ theo ký hiệu quy ước: Mã tài khoản_tên vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ hay mã hiệu của chúng. Việc mã hóa được thực hiện tùy thuộc vào tính chất của sản phẩm. Mã hóa các sản phẩm không được trùng lặp.
Ví dụ:
- Theo D10 trong doanh nghiệp xây dựng mã hóa là: 152ThepD10 - Theo D10 trong doanh nghiệp thương mại mã hóa là: 156ThepD10 - Theo D10 trong doanh nghiệp sản xuất mã hóa là: 155ThepD10
(9) Sheet CT_VT: Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ, thành phẩm
Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ, thành phẩm phản ánh chi tiết tình hình Nhập – Xuất- Tồn kho vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ, thành phẩm của đơn vị theo trình tự thời gian. Thông tin chi tiết về số lượng, đơn giá, thành tiền của từng lần nhập, xuất kho các sản phẩm này. Các thông tin này được tổng hợp tự động từ cơ sở dữ liệu Data.
(10) Sheet P_NX: Phiếu Nhập, Xuất kho vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ, thành phẩm.
Đây là chứng từ được lập tại thời điểm Nhập kho hay xuất kho vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ, thành phẩm. Các thông tin này được tổng hợp tự động từ cơ sở dữ liệu Data.
(11) Sheet TH_No: Bảng tổng hợp công nợ
Bảng tổng hợp công nợ được sẽ tổng hợp thông tin về công nợ theo từ nhóm công nợ như nợ phải thu của khách hàng (TK131), nợ phải trả người bán (TK331)… và tổng
160
hợp đối với từng đối tượng (chủ nợ hay con nợ). Bảng tổng hợp này cho biết thông tin tổng số nợ đã trả, tổng số nợ còn phải trả và cụ thể từng đối tượng phải thu, phải trả như thế nào. Người học chỉ cần chọn mã tài khoản công nợ sẽ có được những thông tin đó.
Các thông tin này được tổng hợp tự động từ cơ sở dữ liệu Data.
(12) Sheet CN_NN: Sổ chi tiết công nợ
Sổ chi tiết công nợ phản ánh chi tiết số nợ đầu kỳ, số phát sinh nợ trong kỳ theo từng ngày, từng lần tăng, giảm và số còn nợ cuối kỳ của từng đối tượng. Người học chỉ cần chọn mã tài khoản công nợ sẽ có được những thông tin đó. Các thông tin này được tổng hợp tự động từ cơ sở dữ liệu Data.
(13) Sheet So_Cai: Sổ Cái tài khoản
Sổ Cái các tài khoản phản ánh thông tin số đầu kỳ, số phát sinh tăng, giảm trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng tài khoản. Số phát sinh tăng, giảm còn theo dõi được theo trình tự thời gian phát sinh của từng nghiệp vụ có liên quan. Để có được những thông tin đó về một tài khoản, người học chỉ cần chọn mã tài khoản cấp 1 của nó. Các thông tin này được tổng hợp tự động từ cơ sở dữ liệu Data. Số liệu trên sổ cái được đối chiếu và khớp đúng với số liệu của tài khoản cấp 1 tương ứng trên Bảng cấn đối phát sinh tài khoản (CDPS). Đây là cơ sở để kiểm tra, đối chiếu sự phù hợp và chính xác.
(14) Sheet TH_Z: Bảng tổng hợp giá thành sản phẩm
Bảng tổng hợp giá thành sản phẩm là bảng theo dõi giá trị sản phẩm dở dang đầu kỳ, chi phí phát sinh trong kỳ và giá trị sản phẨn dở dang cuối kỳ của từng sản phẩm được sản xuất. Với mỗi sản phẩm được sản xuất, người học cần khai lập Bảng kế hoạch sản xuất trong Sheet DM SPSX.
(15) Sheet The_Z: Thẻ tính giá thành sản phẩm
Thẻ tính giá thành sản phẩm phản ánh chi tiết chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ của từng sản phẩm, chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ theo từng khoản mục chi phí và ngày tháng phát sinh. Cuối kỳ, sau khi xác định được giá trị sản phẩm dở dang, người học tổng hợp và xác định được giá thành sản xuất và giá thành của từng đơn vị sản phẨn hoàn thành làm cơ sở nhập kho thành phẩm.
(16) Sheet Khau_Hao: Bảng tính và phân bổ khấu hao
Bảng tính và phân bổ khấu hao phản ánh chi tiết ngày tháng năm phát sinh tăng, giảm tài sản cố định, số lượng, nguyên giá, thời gian khấu hao và giá trị khấu hao. Đồng
161
thời phân bổ chi phí khấu hao cho bộ phận sử dụng và làm căn cứ định khoản kế toán trên Data.
(17) Sheet CCDC: Bảng phân bổ chi phí trả trước
Chi phí trả trước là những chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến nhiều kỳ kế toán như: Chi phí công cụ dụng cụ, chi phí thuê mặt bằng trả trước, chi phí mua bảo hiểm tài sản…. nên người học cần lập Bảng phân bổ chi phí trả trước. Cách ghi nhận và tính toán trong bảng phân bổ chi phí trả trước được thực hiện tương tự như Bảng tính và phân bổ khấu hao.
(18) Sheet P_Thu: Phiếu thu
Phiếu thu là chứng từ kế toán được lập khi kế toán thu tiền. Người học chỉ cần định khoản kế toán và khai báo các thông tin liên quan đến người nộp tiền, địa chỉ, lý do nộp tiền trên Sheet Data sau đó chọn số phiếu thu trên P_Thu là in được Phiếu thu tiền mặt.
(19) Sheet P_Chi: Phiếu Chi
Phiếu chi là chứng từ kế toán được lập khi kế toán chi tiền mặt. Người học chỉ cần định khoản kế toán và khai báo các thông tin liên quan đến người nộp tiền, địa chỉ, lý do nộp tiền trên Sheet Data sau đó chọn số phiếu thu trên P_Chi là in được Phiếu chi tiền mặt.
(20) Sheet PKT: Chứng từ kế toán
Là chứng từ do kế toán lập để làm cơ sở ghi vào các sổ kế toán. Người học chỉ cần định khoản và khai báo các thông tin liên quan trên Sheet Data sau đó cho số trên PKT là in được “Chứng từ kế toán”.
(21) Sheet TH_DT: Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng
Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng tổng hợp doanh thu bán hàng của từng mặt hàng theo từng tháng và theo dõi được số lượng, doanh thu và lãi lỗ cửng từng mặt hàng.
Bảng tổng hợp này giúp kế toán kiểm tra thông tin bán hàng và tổng hợp thông tin phục vụ cho các nhà quản trị doanh nghiệp.
(22) Sheet CT_DT: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng
162
Sổ chi tiết doanh thu bán hàng phản ánh thông tin chi tiết hoạt động bán hàng theo từng ngày, số lượng, đơn giá, thành tiền và kế quả lãi, lỗ. Thông tin này có ý nghĩa rất quan trong đơi với các nhà quản trị doanh nghiệp.