Đồ án tốt nghiệp giải pháp ERP

Đồ án ERP chất lượng cao, XÂY DỰNG GIẢI PHÁP ERP CHO CÔNG TY TNHH INSIGHT CREATION VIETNAM Trên thế giới, hiện có rất nhiều doanh nghiệp lớn triển khai và sử dụng trọn bộ giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh trên hai lĩnh vực: sản xuất chế tạo, kinh doanh dịch vụ. Qua thực tế đã được kiểm nghiệm, ERP được đánh giá cao trong việc giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh hiệu quả và là lĩnh vực có nhiều tiềm năng phát triển và đầu tư. Theo đánh giá của các chuyên gia, lợi ích lớn nhất của ERP là sự kết thừa các mô hình tiến trình nghiệp vụ tốt nhất được các nhà cung cấp nghiên cứu, tích lũy kinh nghiệm và áp dụng thành công ở một loạt các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực viễn thông trên thế giới. Đối với các nhà quản lý doanh nghiệp, ERP là một công cụ đắc lực để quản lý tập trung toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài. Hiện nay, Việt Nam đã bước vào một giai đoạn hội nhập quốc tế sâu sắc và toàn diện hơn bao giờ hết. Quá trình hội nhập mang đến nhiều cơ hội đồng thời cũng mang đến những thách thức vô cùng lớn, sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế và ngành công nghệ thông tin, các giải pháp ERP cũng bắt đầu được triển khai và ứng dụng tại nhiều doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy sự phát triển của các doanh nghiệp, tăng tính cạnh tranh của các doanh nghiệp trên thương trường. Tuy nhiên, bên cạnh những thành công bước đầu, việc ứng dụng các giải pháp ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam còn gặp nhiều khó khăn do chủ quan và khách quan. Xuất phát từ thực tế đó, nhóm chúng em đã vận dụng vào đề tài nghiên cứu “Xây dựng giải pháp ERP Công ty TNHH Insight Creation Vietnam” Do kiến thức còn hạn chế nên không tránh khỏi những sai sót, nhóm chúng em mong rằng cô sẽ có những góp ý để hoàn thiện bài hơn nữa. Chúng em chân thành cảm ơn cô ạ 1.1. Giới thiệu về Công ty TNHH Insight Creation Vietnam 1.1.1. Khái quát chung: Tên đơn vị: Công ty TNHH Insight Creation Vietnam Tên quốc tế: INSIGHT CREATION VIETNAM COMPANY LIMITED Mã số thuế: 0109604930 Địa chỉ thuế: Số 9, Ngõ 162 Nguyễn Tuân, Thanh Xuân, Hà Nội 1.1.2. Ngành nghề kinh doanh: Bán lẻ hàng may mặc, giày dép, hàng da và giả da trong các cửa hàng chuyên doanh Hoạt động sáng tác, nghệ thuật và giải trí Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn, ghế và đồ nội thất tương tự, đèn và bộ đèn điện, đồ dùng gia đình khác chưa được phân vào đâu trong các cửa hàng chuyên doanh Nghiên cứu thị trường và thăm dò dư luận Quảng cáo Công ty sử dụng hình thức kinh doanh dropshipping mô hình kinh doanh trực tuyến không cần bỏ vốn, không cần nhập hàng nhưng vẫn bán được sản phẩm. Công việc chính của công ty là marketing quảng bá sản phẩm và tìm khách hàng, kí kết hợp đồng với các nhà cung cấp, nguồn hàng. Hình 1. Giới thiệu trên website của Công ty. Nguồn hàng của công ty là các nhà sản xuất chưa có được vị thế cạnh tranh trên thị trường, bộ phận marketing yếu. Bộ phận kinh doanh sẽ tiếp cận, đàm phán để kí hợp đồng với mức chiết khấu tốt nhất cho công ty. 1.1.3. Sơ đồ công ty: Hình 2. Sơ đồ hoạt động của công ty. 1.2. Lý do chọn bài toán 1.2.1. Vấn đề: Khi mở rộng kinh doanh, số lượng sản phẩm ngày càng tăng đồng nghĩa với việc đa dạng các sản phẩm phù hợp với từng tệp khách hàng riêng. Việc quản lý các dữ liệu về quảng cáo và khách hàng cần được sắp xếp một cách khoa học để phục vụ việc phân tích dữ liệu, tạo ra insight mới. Công ty đang sử dụng chỉ một CRM cho việc quản lý bán hàng, các bộ phận còn lại đều sử dụng Google Sheets. Khi dữ liệu càng tăng, file sẽ mất nhiều thời gian để load, ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Hơn nữa việc quản lý qua Google Sheets không thể đảm bảo bảo mật dữ liệu. Đối với việc marketing, nhân viên hiện tại chỉ có thể phân tích tệp khách hàng dựa trên cảm tính cá nhân, mang tính chủ quan. Việc dữ liệu giữa các phòng ban không thông suốt khiến phòng marketing không thể lấy thêm thông tin nhân khẩu học từ phòng kinh doanh một cách dễ dàng. Ngược lại, phòng kinh doanh cũng cần dữ liệu từ quảng cáo để xác định sản phẩm tiềm năng mới để kí hợp đồng với các nguồn hàng mới. Nhận thấy được tất cả những khó khăn, vướng mắc trên. Trong quá trình khảo sát thực tế, nhóm đã quyết định đưa ra một số các đề xuất cho công ty để từng bước tiến hành xây dựng một hệ thống ERP hoàn chỉnh nhằm phục vụ tốt hơn quá trình vận hành và quản lý của doanh nghiệp.  1.2.2. Lý do cần xây dựng hệ thống ERP Đảm bảo thông tin thông suốt giữa các bộ phận, giảm thiểu những giai đoạn truyền tải thông tin Một doanh nghiệp càng phát triển sẽ có càng nhiều những nhân sự, những bộ phận được thành lập để quản lý ngày càng chuyên nghiệp và chi tiết hơn. Thử thách lớn nhất lúc này chính là dữ liệu của một bộ phận sẽ không thể dễ dàng được tiếp cận bởi bộ phận khác. ERP giúp sự truyền tải thông tin cần thiết giữa các bộ phận tức thời và đảm bảo quyền riêng tư, bảo mật của từng bộ phận. Ví dụ: dữ liệu về các thông số quảng cáo của bộ phận marketing có thể được truy cập bởi bộ phận RD – phòng kinh doanh để đi tìm kiếm nguồn hàng cho lợi nhận tối ưu nhấ, dữ liệu PnL (lợi nhuận của công ty) có thể được truy cập bất cứ lúc nào bởi ban giám đốc mà không cần đợi báo cáo từ các bộ phận khác. Đơn giản hóa nhưng vẫn đảm bảo các quy trình chặt chẽ Những sai sót thông tin cơ bản, logic vô lý trong xử lý quy trình có thể được phát hiện và ngăn chặn ngay từ đầu bởi hệ thống. Giảm thiểu tối đa những công việc phí phạm thời gian mà không tạo ra giá trị cho công ty như: làm lại đơn hàng bị sai, làm lại báo cáo tài chính không hợp lý, kiểm kho lại do bất logic với bộ phận nhập hàng... Có rất nhiều quy trình phức tạp thường xuyên gặp vấn đề thống nhất dữ liệu, thông tin được tính toán, lưu trữ bởi nhiều bộ phận khác nhau. Việc sử dụng phần mềm ERP quản lý thông tin đảm bảo những phức tạp trong đồng bộ hóa thông tin sẽ không còn nữa. Module hóa từng bộ phận Hệ thống ERP được thiết kế có rất nhiều quy trình cần thiết để vận hành một doanh nghiệp chỉ trên một hệ thống thống nhất. Mỗi quy trình sẽ giúp những bộ phận như kinh doanh, kế toán, nhân sự sẽ không bao giờ xung đột công việc với nhau và không phải phụ thuộc vào nhau để hoàn thành công việc của mình. An toàn bảo mật thông tin nhưng không giới hạn khả năng của nhân viên Các báo cáo có thể được thực hiện bởi nhiều bộ phận và nhiều nhân sự, quy trình truyền thống khiến phần lớn các thông tin vốn không cần thiết phải chia sẻ với người thực hiện bị tiết lộ và một nhân viên bộ phận cũng có thể nắm được toán bộ báo cáo của doanh nghiệp. Điều đó gây rủi ro rất lớn cho doanh nghiệp khi các thông tin chỉ được truy cập cấp quản lý có thể bị lộ. Một chiến lược kinh doanh của công ty sẽ bao gồm nhiệm vụ và thông tin của nhiều bộ phận, thông qua hệ thống ERP, mỗi bộ phận sẽ chỉ nhận được phần nhiệm vụ của riêng mình và chỉ có thể cung cấp được thông tin của riêng họ. Một phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp tốt giúp mọi người làm việc dễ dàng, người quản lý nắm được thông tin của các bộ phận và đảm bảo cho nhân viên có thể truy cập các thông tin cần thiết nhưng không thể thực hiện các hành động ngoài khả năng nhằm gây hại tới dữ liệu chung. Loại bỏ dữ liệu dư thừa Một trong những vấn đề lớn nhất nếu dữ liệu không được lưu trữ tập trung đó chính là sự dư thừa dữ liệu, khiến cũng một thông tin được lưu trữ ở nhiều nơi và việc cập nhật trở nên khó khăn hơn bao giờ hết. Cấu trúc cơ sở dữ liệu phân tán tạo ra rất nhiều sự trùng lặp và dư thừa dữ liệu, với những rủi ro không nhất quán trong dữ liệu tăng theo cấp số nhân. Có một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tập trung chung, là một đặc tính quan trọng của một hệ thống phần mềm ERP. Tất cả các dữ liệu được nhập và lưu trữ chỉ một lần và sau đó được sử dụng bởi tất cả các phòng ban và module cùng một lúc. Điều này giúp loại bỏ các lỗ hổng vốn có liên quan đến việc sử dụng một cơ sở dữ liệu phân tán. Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự Nhờ ERP mà bên nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính lương bổng và các phức lợi này nọ), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau. Nhân viên cũng vui hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn. Gia tăng sự hài lòng của khách hàng Giữ khách hàng luôn thỏa mãn với dịch vụ của mình trong khi vẫn phải quản lý bán hàng, kho hàng… là công việc thực sự kinh khủng. Thông thường sẽ phải tốn một khoản thời gian để bạn nhận được báo cáo về tình trạng sản phẩmdịch vụ của mình nhằm thuyết trình với khách hàng. Hệ thống ERP giúp quản trị toàn bộ thông tin của sản phẩm theo thời gian thực. Việc này giúp ích rất nhiều trong đáp ứng mong muốn của khách hàng. Kiểm soát thông tin tài chính Để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra sao, người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cái đúng, có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác. ERP tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp. ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP. Hệ thống ERP có thể đưa ra các phân tích dựa trên các trung tâm chi phí (cost center) hay chiều phân tích (dimension) để đánh giá hiệu quả kinh doanh. 1.3. Mô tả bài toán Sau quá trình khảo sát thực tế tình trạng của doanh nghiệp, nhóm đã nhận thấy tầm quan trọng của việc cần xây dựng một hệ thống ERP hoàn chỉnh cho việc quản lý tổng thể của công ty. Từ những yếu tố đầu vào, các dữ liệu đã có, nhóm đã có cái nhìn tổng quan về bài toán cụ thể cho doanh nghiệp Bài toán: Xây dựng hệ thống ERP cho quản lý tổng thể doanh nghiệp. Hệ thống bao bồm 4 phân hệ chính trong quản lý tổng thể doanh nghiệp là: Kinh doanh Marketing Kế toán Tài chính Nhân sự. Nhằm thiết lập mối liên hệ chặt chẽ giữa các phân hệ với nhau trong doanh nghiệp thông qua các bước như xây dựng cơ sở dữ liệu chung (danh mục sản phẩm, khách hàng, nguồn hàng…). Hệ thống ERP mà nhóm đề xuất phải đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu từ cơ bản nhất của công ty như: giúp nhân viên nắm rõ được sản phẩm, khách hàng, các chỉ số quảng cáo, theo dõi thông tin đơn hàng…tới những yêu cầu phức tạp hơn như kết nối mọi bộ phận của công ty. Việc xây dựng được một hệ thống ERP là vô vùng cần thiết cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giảm thiểu được chi phí, chuyên nghiệp hóa các công đoạn và quy trình quản lý và tạo được một lợi thế cạnh tranh lớn trên thị trường.

ĐỀ TÀI:

XÂY DỰNG GIẢI PHÁP ERP CHO

CÔNG TY TNHH INSIGHT CREATION VIETNAM

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 10

CHƯƠNG 1 MÔ TẢ TỔNG QUAN BÀI TOÁN 11

1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Insight Creation Vietnam 11

1.1.1 Khái quát chung: 11

1.3 Mô tả bài toán 15

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH CÁC PHÂN HỆ 17

2.3.1 Usecase quản lý chương trình đào tạo: 27

2.3.2 Usecase theo dõi đào tạo: 28

2.3.3 Usecase quản lý tuyển dụng: 29

2.3.4 Usecase quản lý ứng viên: 31

2.3.5 Usecase quản lý nhân viên: 32

2.4.2 Usecase báo cáo doanh thu: 35

2.4.3 Usecase tính lương nhân viên: 36

2.4.4 Usecase báo cáo lợi nhuận: 37

2.5 Phân hệ Marketing 39

2.5.1 Usecase tạo insights cho chiến dịch: 39

2.5.2 Usecase quản lý media: 40

2.5.3 Usecase theo dõi chỉ số quảng cáo: 41

2.5.4 Usecase quản lý khuyến mãi: 42

CHƯƠNG 3 THIẾT KẾ HỆ THỐNG 44

3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu: 44

3.1.1 Cơ sở dữ liệu mức khái niệm 44

3.1.2 Cơ sở dữ liệu mức logic 44

3.1.3 Cơ sở dữ liệu vật lý 44

3.1.4 Bảng đặc tả dữ liệu dùng chung các bảng 50

3.2 Thiết kế giao diện hệ thống 51

3.2.1 Giao diện đăng nhập 51

3.2.2 Giao diện chính hệ thống 51

3.2.3 Giao diện quản lý sản phẩm 51

3.2.4 Giao diện quản lý nguồn hàng 52

3.2.5 Giao diện quản lý khách hàng 52

3.2.6 Giao diện lập hóa đơn bán 53

3.2.7 Giao diện tạo insight chiến dịch 53

3.2.8 Giao diện quản lý khuyến mãi 54

3.2.9 Giao diện quản lý media 54

3.2.10 Giao diện theo dõi quảng cáo 54

3.2.11 Giao diện quản lý nhân viên 55

3.2.12 Giao diện quản lý tuyển dụng 55

3.2.13 Giao diện quản lý ứng viên 55

3.2.14 Giao diện quản lý chương trình đào tạo 56

3.2.15 Giao diện theo dõi đào tạo 56

3.2.16 Giao diện chấm công 56

3.2.17 Giao diện báo cáo chi phí quảng cáo 57

3.2.18 Giao diện báo cáo doanh thu 57

3.2.19 Giao diện quản lý bảng lương 57

3.2.20 Giao diện tính lương nhân viên 58 3.2.21 Giao diện báo cáo lợi nhuận gộp 58

KẾT LUẬN 60

DANH MỤC HÌNH

Hình 1 Giới thiệu trên website của Công ty 10

Hình 2 Sơ đồ hoạt động của công ty 11

Hình 3 Sơ đồ ca sử dụng tổng thể hệ thống 16

Hình 4 Biểu đồ hoạt động use case đăng nhập 17

Hình 5 Biểu đồ tuần tự của use case đăng nhập 17

Hình 6 Biểu đồ ca sử dụng của Phân hệ Kinh doanh 18

Hình 7 Biểu đồ hoạt động use case lập hóa đơn bán 19

Hình 8 Biểu đồ tuần tự use case lập hóa đơn bán 20

Hình 9 Biểu đồ hoạt động use case quản lý khách hàng 21

Hình 10 Biểu đồ tuần tự use case quản lý khách hàng 21

Hình 11 Biểu đồ hoạt động use case quản lý sản phẩm 22

Hình 12 Biểu đồ tuần tự use case quản lý sản phẩm 23

Hình 13 Biểu đồ hoạt động use case quản lý nguồn hàng 24

Hình 14 Biểu đồ tuần tự use case quản lý nguồn hàng 25

Hình 15 Biểu đồ ca sử dụng Phân hệ Nhân sự 26

Hình 16.Biểu đồ hoạt động use case quản lý chương trình đào tạo 27

Hình 17 Biểu đồ tuần tự use case quản lý chương trình đào tạo 27

Hình 18.Biểu đồ hoạt động use case theo dõi đào tạo 28

Hình 19 Biểu đồ tuần tự use case theo dõi đào tạo 28

Hình 20 Biểu đồ hoạt động use case quản lý tuyển dụng 29

Hình 21.Biểu đồ tuần tự use case quản lý tuyển dụng 29

Hình 22.Biểu đồ hoạt động use case quản lý ứng viên 30

Hình 23.Biểu đồ tuần tự use case quản lý ứng viên 30

Hình 24.Biểu đồ hoạt động use case quản lý nhân viên 31

Hình 25.Biểu đồ tuần tự use case quản lý nhân viên 31

Hình 26 Biểu đồ hoạt động use case chấm công 32

Hình 27 Biểu đồ tuần tự use case chấm công 32

Hình 28 Biểu đồ ca sử dụng Phân hệ Tài chính – Kế toán 33

Hình 29 Biểu đồ hoạt động use case báo cáo chi phí quảng cáo 33

Hình 30 Biểu đồ tuần tự use case báo cáo chi phí quảng cáo 34

Hình 31 Biểu đồ hoạt động use case báo cáo doanh thu 34

Hình 32 Biểu đồ tuần tự use case báo cáo doanh thu 35

Hình 33 Biểu đồ hoạt động use case tính lương nhân viên 36

Hình 34 Biểu đồ tuần tự use case tính lương nhân viên 36

Hình 35 Biểu đồ hoạt động use case báo cáo lợi nhuận gộp 37

Hình 36 Biểu đồ tuần tự use case báo cáo lợi nhuận 37

Hình 37 Biểu đồ ca sử dụng Phân hệ Marketing 38

Hình 38 Biểu đồ hoạt động use case tạo insight chiến dịch 38

Hình 39 Biểu đồ tuần tự use case tạo insight chiến dịch 39

Hình 40 Biểu đồ hoạt động use case quản lý media 39

Hình 41 Biểu đồ tuần tự use case quản lý media 40

Hình 42 Biểu đồ hoạt động use case theo dõi chỉ số quảng cáo 40

Hình 43 Biểu đồ tuần tự use case theo dõi chỉ số quảng cáo 41

Hình 44 Biểu đồ hoạt động use case quản lý khuyến mãi 41

Hình 45 Biểu đồ tuần tự use case quản lý khuyến mãi 42

Hình 46 Sơ đồ ERD của hệ thống 43

Hình 47 Sơ đồ quan hệ giữa các bảng 43

Hình 69 Giao diện đăng nhập 50

Hình 70 Giao diện trang chủ hệ thống 50

Hình 71 Giao diện quản lý sản phẩm 51

Hình 72 Giao diện quản lý nguồn hàng 51

Hình 73 Giao diện quản lý khách hàng 51

Hình 74 Giao diện lập hóa đơn bán 52

Hình 75 Giao diện tạo insight chiến dịch 52

Hình 76 Giao diện quản lý khuyến mãi 53

Hình 77 Giao diện quản lý media 53

Hình 78 Giao diện theo dõi quảng cáo 53

Hình 79 Giao diện quản lý nhân viên 54

Hình 80 Giao diện quản lý tuyển dụng 54

Hình 81 Giao diện quản lý ứng viên 54

Hình 86 Giao diện báo cáo doanh thu 56

Hình 87 Giao diện quản lý bảng lương 56

Hình 88 Giao diện tính lương nhân viên 57

Hình 89 Giao diện báo cáo lợi nhuận gộp 57

MỞ ĐẦU

Trên thế giới, hiện có rất nhiều doanh nghiệp lớn triển khai và sử dụng trọn bộ giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh trên hai lĩnh vực: sản xuất chế tạo, kinh doanh dịch vụ Qua thực tế đã được kiểm nghiệm, ERP được đánh giá cao trong việc giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh hiệu quả và là lĩnh vực có nhiều tiềm năng phát triển và đầu tư Theo đánh giá của các chuyên gia, lợi ích lớn nhất của ERP là sự kết thừa các mô hình tiến trình nghiệp vụ tốt nhất được các nhà cung cấp nghiên cứu, tích lũy kinh nghiệm và áp dụng thành công ở một loạt các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực viễn thông trên thế giới Đối với các nhà quản lý doanh nghiệp, ERP là một công cụ đắc lực để quản lý tập trung toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài.

Hiện nay, Việt Nam đã bước vào một giai đoạn hội nhập quốc tế sâu sắc và toàn diện hơn bao giờ hết Quá trình hội nhập mang đến nhiều cơ hội đồng thời cũng mang đến những thách thức vô cùng lớn, sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt Cùng với sự phát triển của nền kinh tế và ngành công nghệ thông tin, các giải pháp ERP cũng bắt đầu được triển khai và ứng dụng tại nhiều doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy sự phát triển của các doanh nghiệp, tăng tính cạnh tranh của các doanh nghiệp trên thương trường Tuy nhiên, bên cạnh những thành công bước đầu, việc ứng dụng các giải pháp ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam còn gặp nhiều khó khăn do chủ quan và khách quan.

Xuất phát từ thực tế đó, nhóm chúng em đã vận dụng vào đề tài nghiên cứu “Xâydựng giải pháp ERP Công ty TNHH Insight Creation Vietnam”

Do kiến thức còn hạn chế nên không tránh khỏi những sai sót, nhóm chúng em mong rằng cô sẽ có những góp ý để hoàn thiện bài hơn nữa.

Chúng em chân thành cảm ơn cô ạ!

CHƯƠNG 1 MÔ TẢ TỔNG QUAN BÀI TOÁN 1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Insight Creation Vietnam

1.1.1 Khái quát chung:

- Tên đơn vị: Công ty TNHH Insight Creation Vietnam

- Tên quốc tế: INSIGHT CREATION VIETNAM COMPANY LIMITED

- Hoạt động sáng tác, nghệ thuật và giải trí

- Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn, ghế và đồ nội thất tương tự, đèn và bộ đèn điện, đồ dùng gia đình khác chưa được phân vào đâu trong các cửa hàng chuyên doanh

- Nghiên cứu thị trường và thăm dò dư luận - Quảng cáo

Công ty sử dụng hình thức kinh doanh dropshipping - mô hình kinh doanh trực tuyến không cần bỏ vốn, không cần nhập hàng nhưng vẫn bán được sản phẩm Công việc chính của công ty là marketing quảng bá sản phẩm và tìm khách hàng, kí kết hợp đồng với các nhà cung cấp, nguồn hàng

Hình 1 Giới thiệu trên website của Công ty.

Nguồn hàng của công ty là các nhà sản xuất chưa có được vị thế cạnh tranh trên thị trường, bộ phận marketing yếu Bộ phận kinh doanh sẽ tiếp cận, đàm phán để kí hợp đồng với mức chiết khấu tốt nhất cho công ty.

1.1.3 Sơ đồ công ty:

Hình 2 Sơ đồ hoạt động của công ty.

1.2 Lý do chọn bài toán

1.2.1 Vấn đề:

- Khi mở rộng kinh doanh, số lượng sản phẩm ngày càng tăng đồng nghĩa với việc đa dạng các sản phẩm phù hợp với từng tệp khách hàng riêng Việc quản lý các dữ liệu về quảng cáo và khách hàng cần được sắp xếp một cách khoa học để phục vụ việc phân tích dữ liệu, tạo ra insight mới.

- Công ty đang sử dụng chỉ một CRM cho việc quản lý bán hàng, các bộ phận còn lại đều sử dụng Google Sheets Khi dữ liệu càng tăng, file sẽ mất nhiều thời gian để load, ảnh hưởng đến chất lượng công việc Hơn nữa việc quản lý qua Google Sheets không thể đảm bảo bảo mật dữ liệu.

- Đối với việc marketing, nhân viên hiện tại chỉ có thể phân tích tệp khách hàng dựa trên cảm tính cá nhân, mang tính chủ quan Việc dữ liệu giữa các phòng ban không thông suốt khiến phòng marketing không thể lấy thêm thông tin nhân khẩu học từ phòng kinh doanh một cách dễ dàng Ngược lại, phòng kinh doanh cũng cần dữ liệu từ quảng cáo để xác định sản phẩm tiềm năng mới để kí hợp đồng với các nguồn hàng mới.

Nhận thấy được tất cả những khó khăn, vướng mắc trên Trong quá trình khảo

1.2.2 Lý do cần xây dựng hệ thống ERP

- Đảm bảo thông tin thông suốt giữa các bộ phận, giảm thiểu những giai đoạntruyền tải thông tin

Một doanh nghiệp càng phát triển sẽ có càng nhiều những nhân sự, những bộ phận được thành lập để quản lý ngày càng chuyên nghiệp và chi tiết hơn Thử thách lớn nhất lúc này chính là dữ liệu của một bộ phận sẽ không thể dễ dàng được tiếp cận bởi bộ phận khác ERP giúp sự truyền tải thông tin cần thiết giữa các bộ phận tức thời và đảm bảo quyền riêng tư, bảo mật của từng bộ phận Ví dụ: dữ liệu về các thông số quảng cáo của bộ phận marketing có thể được truy cập bởi bộ phận R&D – phòng kinh doanh để đi tìm kiếm nguồn hàng cho lợi nhận tối ưu nhấ, dữ liệu PnL (lợi nhuận của công ty) có thể được truy cập bất cứ lúc nào bởi ban giám đốc mà không cần đợi báo cáo từ các bộ phận khác.

- Đơn giản hóa nhưng vẫn đảm bảo các quy trình chặt chẽ

Những sai sót thông tin cơ bản, logic vô lý trong xử lý quy trình có thể được phát hiện và ngăn chặn ngay từ đầu bởi hệ thống Giảm thiểu tối đa những công việc phí phạm thời gian mà không tạo ra giá trị cho công ty như: làm lại đơn hàng bị sai, làm lại báo cáo tài chính không hợp lý, kiểm kho lại do bất logic với bộ phận nhập hàng

Có rất nhiều quy trình phức tạp thường xuyên gặp vấn đề thống nhất dữ liệu, thông tin được tính toán, lưu trữ bởi nhiều bộ phận khác nhau Việc sử dụng phần mềm ERP quản lý thông tin đảm bảo những phức tạp trong đồng bộ hóa thông tin sẽ không còn nữa

- Module hóa từng bộ phận

Hệ thống ERP được thiết kế có rất nhiều quy trình cần thiết để vận hành một doanh nghiệp chỉ trên một hệ thống thống nhất Mỗi quy trình sẽ giúp những bộ phận như kinh doanh, kế toán, nhân sự sẽ không bao giờ xung đột công việc với nhau và không phải phụ thuộc vào nhau để hoàn thành công việc của mình.

- An toàn bảo mật thông tin nhưng không giới hạn khả năng của nhân viên

Các báo cáo có thể được thực hiện bởi nhiều bộ phận và nhiều nhân sự, quy trình truyền thống khiến phần lớn các thông tin vốn không cần thiết phải chia sẻ với người thực hiện bị tiết lộ và một nhân viên bộ phận cũng có thể nắm được toán bộ báo

cáo của doanh nghiệp Điều đó gây rủi ro rất lớn cho doanh nghiệp khi các thông tin chỉ được truy cập cấp quản lý có thể bị lộ Một chiến lược kinh doanh của công ty sẽ bao gồm nhiệm vụ và thông tin của nhiều bộ phận, thông qua hệ thống ERP, mỗi bộ phận sẽ chỉ nhận được phần nhiệm vụ của riêng mình và chỉ có thể cung cấp được thông tin của riêng họ.

Một phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp tốt giúp mọi người làm việc dễ dàng, người quản lý nắm được thông tin của các bộ phận và đảm bảo cho nhân viên có thể truy cập các thông tin cần thiết nhưng không thể thực hiện các hành động ngoài khả năng nhằm gây hại tới dữ liệu chung.

- Loại bỏ dữ liệu dư thừa

Một trong những vấn đề lớn nhất nếu dữ liệu không được lưu trữ tập trung đó chính là sự dư thừa dữ liệu, khiến cũng một thông tin được lưu trữ ở nhiều nơi và việc cập nhật trở nên khó khăn hơn bao giờ hết Cấu trúc cơ sở dữ liệu phân tán tạo ra rất nhiều sự trùng lặp và dư thừa dữ liệu, với những rủi ro không nhất quán trong dữ liệu tăng theo cấp số nhân.

Có một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tập trung chung, là một đặc tính quan trọng của một hệ thống phần mềm ERP Tất cả các dữ liệu được nhập và lưu trữ chỉ một lần và sau đó được sử dụng bởi tất cả các phòng ban và module cùng một lúc Điều này giúp loại bỏ các lỗ hổng vốn có liên quan đến việc sử dụng một cơ sở dữ liệu phân tán

- Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự

Nhờ ERP mà bên nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính lương bổng và các phức lợi này nọ), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau Nhân viên cũng vui hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn.

- Gia tăng sự hài lòng của khách hàng

nhằm thuyết trình với khách hàng Hệ thống ERP giúp quản trị toàn bộ thông tin của sản phẩm theo thời gian thực Việc này giúp ích rất nhiều trong đáp ứng mong muốn của khách hàng.

- Kiểm soát thông tin tài chính

Để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra sao, người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cái đúng, có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác ERP tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP.

Hệ thống ERP có thể đưa ra các phân tích dựa trên các trung tâm chi phí (cost center) hay chiều phân tích (dimension) để đánh giá hiệu quả kinh doanh.

1.3 Mô tả bài toán

Sau quá trình khảo sát thực tế tình trạng của doanh nghiệp, nhóm đã nhận thấy tầm quan trọng của việc cần xây dựng một hệ thống ERP hoàn chỉnh cho việc quản lý tổng thể của công ty Từ những yếu tố đầu vào, các dữ liệu đã có, nhóm đã có cái nhìn tổng quan về bài toán cụ thể cho doanh nghiệp

Bài toán: Xây dựng hệ thống ERP cho quản lý tổng thể doanh nghiệp Hệ thống bao

bồm 4 phân hệ chính trong quản lý tổng thể doanh nghiệp là: - Kinh doanh

- Marketing

- Kế toán - Tài chính - Nhân sự

Nhằm thiết lập mối liên hệ chặt chẽ giữa các phân hệ với nhau trong doanh nghiệp thông qua các bước như xây dựng cơ sở dữ liệu chung (danh mục sản phẩm, khách hàng, nguồn hàng…) Hệ thống ERP mà nhóm đề xuất phải đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu từ cơ bản nhất của công ty như: giúp nhân viên nắm rõ được sản phẩm, khách hàng, các chỉ số quảng cáo, theo dõi thông tin đơn hàng…tới những yêu cầu phức tạp hơn như kết nối mọi bộ phận của công ty

Việc xây dựng được một hệ thống ERP là vô vùng cần thiết cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giảm thiểu được chi phí, chuyên nghiệp hóa các công đoạn và quy trình quản lý và tạo được một lợi thế cạnh tranh lớn trên thị trường.

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH CÁC PHÂN HỆ 2.1 Biểu đồ ca sử dụng tổng thể:

Hình 3 Sơ đồ ca sử dụng tổng thể hệ thống.

2.1.1 Usecase đăng nhập:

- Mô tả usecase: usecase này cho phép nhân viên đăng nhập vào hệ thống quản lý của cửa hàng Hệ thống sẽ phân quyền nhân viên được đăng nhập vào hệ thống

 Nhân viên nhập thông tin đăng nhập bao gồm username và password theo đúng thông tin đã được tạo.

 Kiểm tra thông tin đăng nhập vào hệ thống Nếu đúng sẽ tiến hành phân quyền Nếu sai yêu cầu nhập lại.

 Nếu đăng nhập thành công, hệ thống sẽ kiểm tra phân quyền Nếu là user đăng nhập vào sẽ mở giao diện quản lý của user, còn nếu là admin sẽ mở giao diện quản lý của admin.

- Biểu đồ hoạt động:

Hình 4 Biểu đồ hoạt động use case đăng nhập.

- Biểu đồ tuần tự:

Hình 5 Biểu đồ tuần tự của use case đăng nhập.

2.2 Phân hệ kinh doanh

Hình 6 Biểu đồ ca sử dụng của Phân hệ Kinh doanh.

2.2.1 Lập hóa đơn bán hàng:

- Usecase này cho phép nhân viên tính tiền và lập hóa đơn cho khách hàng  Nhân viên nhập vào hệ thống thông tin khách hàng.

 Nhân viên thông báo số tiền cuối phải thanh toán và yêu cầu khách chọn hình thức thanh toán (Tiền mặt, chuyển khoản, COD…)

 Nhân viên xác nhận thanh toán và in hóa đơn - Biểu đồ hoạt động:

Hình 7 Biểu đồ hoạt động use case lập hóa đơn bán.

- Biểu đồ tuần tự:

Hình 8 Biểu đồ tuần tự use case lập hóa đơn bán.

2.2.2 Usecase quản lý khách hàng:

- Mô tả: Use case này cho người được cấp quyền có thể thêm, sửa, xóa thông tin khách hàng.

 Người dùng chọn chức năng quản lý khách hàng  Hệ thống hiển thị ra giao diện quản lý khách hàng

 Người dùng thực hiện các chức năng thêm, sửa, xóa thông tin khách hàng

2.2.3 Usecase quản lý sản phẩm:

- Usecase này cho phép người quản lý có thể thực hiện các thao tác quản lý sản phẩm Có thể thêm sửa xóa thông tin về sản phẩm.

 Người dùng chọn chức năng quản lý sản phẩm trên hệ thống

Hình 12 Biểu đồ tuần tự use case quản lý sản phẩm.

2.2.4 Usecase quản lý nguồn hàng:

- Usecase này cho phép nhân viên kinh doanh thêm mới, cập nhật nguồn hàng vào hệ thống.

 Người dùng chọn chức năng quản lý nguồn hàng trên hệ thống  Hệ thống hiện ra giao diện quản lý.

 Người dùng thực hiện các chức năng thêm sửa xóa - Biểu đồ hoạt động:

Hình 13 Biểu đồ hoạt động use case quản lý nguồn hàng.

- Biểu đồ tuần tự:

Hình 14 Biểu đồ tuần tự use case quản lý nguồn hàng.

2.3 Phân hệ Nhân sự

Hình 15 Biểu đồ ca sử dụng Phân hệ Nhân sự.

2.3.1 Usecase quản lý chương trình đào tạo:

- Usecase này cho phép bộ phận nhân sự tạo các chương trình đào tạo nội bộ theo kế hoạch từ lãnh đạo các phòng ban, sắp xếp thời gian đào tạo và nhân sự đào tạo.

 Người dùng chọn chức năng quản lý chương trình đào tạo  Hệ thống hiển thị giao diện quản lý

 Người dùng thực hiện các chức năng thêm, sửa, xóa chương trình đào tạo - Biểu đồ hoạt động:

Hình 16.Biểu đồ hoạt động use case quản lý chương trình đào tạo.

- Biểu đồ tuần tự:

Hình 17 Biểu đồ tuần tự use case quản lý chương trình đào tạo.

 Hệ thống hiển thị ra giao diện theo dõi đào tạo

 Người dùng chọn chương trình đào tạo, chọn nhân viên và lưu lại người đã hoàn thành

- Biểu đồ hoạt động:

Hình 18.Biểu đồ hoạt động use case theo dõi đào tạo.

- Biểu đồ tuần tự:

Hình 19 Biểu đồ tuần tự use case theo dõi đào tạo.

2.3.3 Usecase quản lý tuyển dụng:

- Mô tả usecase: Usecase này cho phép nhân viên xử lý khi có yêu cầu tuyển dụng, thêm mới chiến dịch

 Người dùng chọn chức năng quản lý tuyển dụng

 Hệ thống hiện ra giao diện quản lý tuyển dụng

 Người dùng chọn các chức năng thêm, sửa, xóa chiến dịch tuyển dụng - Biểu đồ hoạt động

Hình 20 Biểu đồ hoạt động use case quản lý tuyển dụng.

 Biểu đồ tuần tự:

2.3.4 Usecase quản lý ứng viên:

- Usecase này cho phép nhân viên chỉnh sửa, thêm mới, xóa thông tin ứng viên trong một chiến dịch tuyển dụng.

 Người dùng chọn chức năng quản lý ứng viên  Hệ thống hiện ra giao diện quản lý ứng viên

 Người dùng chọn chiến dịch, hệ thống hiện ra các ứng viên trong chiến dịch đó  Người dùng thực hiện các chức năng thêm, sửa, xóa