Đặc điểm của nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An:– Các nguyên vật liệu sẽ thay đổi về hình thái, không giữ nguyên được trạng thái ban đầu khi đưa vào sản xuất.– Các nguyên vật liệu tham
ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY KIÊN AN
Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An
1.1.1 Đặc điểm của nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An:
– Các nguyên vật liệu sẽ thay đổi về hình thái, không giữ nguyên được trạng thái ban đầu khi đưa vào sản xuất.
– Các nguyên vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh (một chu kỳ sản xuất kinh doanh).
– Toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu được chuyển trực tiếp vào sản phẩm, là căn cứ cơ sở để tính giá thành.
1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An Để tiện cho công tác quản lý và kế toán ở doanh nghiệp, phân loại NVL thường dựa vào vai trò và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất - kinh doanh Theo đặc trưng này, NVL ở các công ty Kiên An được phân ra các loại sau đây:
- Nguyên vật liệu chính: Bao gồm các loại nguyên liệu, vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất để cấu tạo nên thực thể của sản phẩm, ví dụ: các chất gia công, bột đá, bột đen, bột nguyên sinh
- Vật liệu phụ: Bao gồm các loại vật liệu được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để nâng cao chất lượng cũng như tính năng, tác dụng của sản phẩm như dầu uv, thuốc tẩy,…
- Nhiên liệu: Bao gồm các loại vật liệu được dùng để tạo ra năng lượng phục vụ cho sự hoạt động của các loại máy móc thiết bị và dùng trực tiếp cho sản xuất như: xăng, dầu, hơi đốt phục vụ cho máy móc tham gia vào hoạt động sản xuất có thể hoạt động.
- Phế liệu và vật liệu khác: Phế liệu là các loại vật liệu loại và trong quá trình sản xuất sản phẩm như gỗ, sắt thép vụn hoặc phế liệu thu hỏi trong quá trình thanh lý tài sản cố định hoặc các sản phẩm hỏng trong quá trình sản xuất Vật liệu khác là loại vật liệu không thuộc những loại vật liệu đã nêu ở trên: bao bì đóng gói sản phẩm, băng dính, vỏ hộp,
1.1.3 Nguyên vật liệu tại công ty Kiên An a Danh mục NVL đang được sử dụng tại công ty
Hình 1.1 Danh mục nguyên vật liệu đang được sử dụng tại công ty
Phân loại Kí hiệu Danh mục
NL0001 ACR401- (Trợ gia công)
NL0002 CPE ( Chất tạo độ cứng - chống va đập) NL0003 Chất ổn định nhiệt
NL0005 POLYETHYLENE WAX (Bôi Trơn) NL0006 Bột nguyên sinh PVC
BC Băng chuyền ĐM Đầu máy
Phế liệu NL0020 Phế tái chế (Phế hèm)
EVA Miếng dán đế EVA
TNG Thanh nẹp góc b Cách mã hóa NVL của Công ty Kiên An
Công ty Kiên An sẽ mã hóa nguyên vật liệu theo số thứ tự và chi tiết từng loại nguyên vật liệu trong cùng một nhóm theo số thứ tự hoặc mã nguyên vật liệu mà nhà cung cấp ghi trên bao bì và kích thước nguyên vật liệu để dễ phân biệt và tiện theo dõi.
Hình 1.2 Mã hàng của một số nguyên vật liệu tại công ty kiên An
Mã hàng Tên hàng ĐVT
NHUAHAT01 Nhựa hạt Barastoc Kg
NL0001 ACR401- (Trợ gia công) Kg
NL0001.2 ACR P-66 (Trợ gia công) Kg
NL0002 CPE - 135A (Tạo độ cứng - Chống va đập) Kg NL0002.2 CPE P-68 (Tạo độ cứng - Chống va đập) Kg
NL0003 Chất ổn định TS-300 Kg
NL0003.17 Chất ổn định nhiệt F611 Kg
NL0003.3 STABILIZER CZ500 - (Chất ổn định - Kẽm) Kg NL0003.5 Chất ổn định nhiệt STABILIZER CZ-300S Kg
NL0005.7 PEWAW (POLYETHYLENE WAX F - Đài Loan) Kg
NL0006 Bột nguyên sinh PVC SG-5 Kg
NL0006.12 Bột nhựa nguyên sinh PVC PR-1000 Kg
NL0006.19 Bột nhựa nguyên sinh PVC WL 2100 Kg
NL0007 Acid stearic SA1838 Kg
NL0020 Phế tái chế (Phế hèm) Kg
NL0020.1 Phế tái chế (Phế tấm) Kg
NL0020.2 Phế tái chế (Phế vàng) Kg
NL0021.11 Bột đỏ YBM 45B (D97 = 45àm±1) Kg
NL0021.2 Bột đỏ YBM 35(D97 = 35àm±1) Kg
NL0021.3 Bột đá VP 45B Kg
NL0022 Bô —t đen Carbon Black N330 Kg
NL0022.2 Bột màu Red53:1 (2150692) Kg
NL0022.3 Bột màu vàng Yellow 12 (8BG) Kg
MVPC02-1000 Màng vinyl 0.2mm x R1000mm Kg
MVPC03-980 Màng vinyl 0.3mm x R980mm Kg
MVPC055-980 Màng vinyl 0.55mm x R980mm Kg
MVPC05-980 Màng vinyl 0.5mm x R980mm Kg
UV 1035-50 Sơn UV 1035-50- Dầu bóng Kg
UV 1305-80 Dầu UV 1305-80- Dầu bóng Kg
UV 1515-3 Sơn UV 1515-3 phủ mặt ván sàn Kg
TEMEF10630110 Tem 1063-1 5mm 10 thanh/ 1 hộp Cái
TEMEF109910 Tem 1099 5mm 10 thanh/ 1 hộp Cái
TEMEF1108-410 Tem 1108-4 5mm 10 thanh/1 hộp Cái
TNG008 Thanh nẹp góc V50*50*5*540mm Cái
TNG009 Thanh nẹp góc V50*50*5*810mm Cái
TNG010 Thanh nẹp góc V50*50*5*780mm Cái
VOHOPLOFTY Vỏ hộp Lofty Cái
VOHOPMORN Vỏ hộp Morn Thăng Long Cái
VOHOPMOSEL Vỏ hộp Mosel trắng không mã Cái
……… ……… c Cách tính giá nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An c.1 Tính giá nhập kho NVL
- Giá gốc của nguyên liệu vật liệu mua ngoài, bao gồm Giá mua ghi trên hóa đơn, các khoản thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, nguyên liệu, vật liệu từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp, công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc thu mua nguyên vật liệu và số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có).
- Trường hợp thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ thì giá trị của nguyên liệu, vật liệu mua vào được phản ánh theo giá mua chưa có thuế GTGT.
- Công thức tính giá nhập kho của nguyên vật liệu mua trong nước
Giá nhập NVL = Giá trị tiền trên hoá đơn
Giá trị trên hóa đơn là: Giá trị hàng hơn trên hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng, công ty Kiên An kê khai thuế thưo phương pháp khấu trừ nên giá trị trên hóa đơn không bao gồm thuế GTGT.
Các chi phí mua hàng: chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản,… các khoản chi phí liên quan khác đến khi hàng về nhập kho tại DN,
Các khoản giảm giá hàng bán: chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán.
Ví dụ: 2/3/2022 công ty Kiên An phát sinh mua nguyên vật liệu bột đá nhập kho sản xuất có giá trước thuế là 18.076.500, thuế GTGT 10% là 1.807.650. Giá NVL nhập kho = 18.076.500 + 1.807.650 = 19.884.150 (VNĐ)
- Công thức tính giá nhập kho của nguyên vật liệu nhập khẩu
Giá nhập NVL = Giáxhàng mua
- Các khoản giảm giá + Nếu thanh toán 1 lần trước khi nhận hàng:
Giá hàng mua = Tính theo tỷ giá ngày thanh toán Đơn giá xuất kho lần thứ n (Theo tỷ giá Ngân hàng mà DN mở TK giao dịch) + Nếu thanh toán 1 lần sau khi nhận hàng: Trường hợp này thì sẽ có 2 tỷ giá là: Tỷ giá ngày hàng về và tỷ giá ngày thanh toán, cụ thể như sau:
Giá mua ngày hàng về = Tính theo tỷ giá ngày hôm đó (Theo tỷ giá Ngân hàng mà DN mở TK giao dịch)
Ngày thanh toán = Tính theo tỷ giá ngày thanh toán (Theo tỷ giá Ngân hàng mà DN mở TK giao dịch).
+ Nếu thanh toán nhiều lần trước và sau khi nhận hàng: Trường hợp này sẽ có nhiều tỷ giá từng ngày giao dịch và nhận hàng, cụ thể như sau:
Ngày thanh toán trước: Lấy theo tỷ giá ngày thanh toán
Ngày hàng về: Lấy theo tỷ giá ngày hàng về
Ngày thanh toán nốt: Lấy theo tỷ giá ngày thanh toán nốt. (Tất cả đều theo Tỷ giá của Ngân hàng mà DN mở TK giao dịch Không lấy tỷ giá trên tờ khai hải quan)
Ví dụ: 30/3/2022 công ty Kiên An phát sinh mua nhập khẩu nguyên vật liệu màng vân nhập kho sản xuất, công ty đã thanh toán 3000 USD 1 lần trước khi nhận hàng cho nhà cung cấp Tỷ giá bán ra của ngân hàng công ty mở tài khoản giao dịch ngày hôm đó là 23.300.
Giá NVL nhập kho = 3000 * 23.300 = 69.900.000 (VNĐ) c.2 Tính giá xuất kho NVL
Công ty Kiên An tính giá xuất kho nguyên vật liệu theo phương pháp bình quân tức thời.
Phương pháp bình quân tức thời hay còn gọi là phương pháp tính theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập Khi áp dụng phương pháp này, kế toán sẽ xác định lại giá trị tồn kho của từng loại hàng hóa sau mỗi lần nhập hàng, theo đó giá trị xuất kho mỗi lần xuất có thể khác nhau.
Công thức tính giá NVL theo phương thức bình quân tức thời:
Giá trị hàng tồn kho trước lần xuất thứ n
Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty Kiên An
1.2.1 Các phương thức hình thành NVL tại Công ty Kiên An
Nguyên vật liệu của công ty Kiên An đều do thu mua bên ngoài nhập về sản xuất Đối với tất cả các loại nguyên vật liệu, những hợp đồng mua bán vật liệu đều phải có sự phê duyệt và xác nhận của Tổng giám đốc công ty thì mới có hiệu lực về việc mua bán Công ty Kiên An là công ty sản xuất công nghiệp từ nhựa, các nguyên liệu đầu vào trực tiếp sản xuất ra sản phẩm đòi hỏi số lượng rất lớn, nếu công ty sản xuất nguyên vật liệu sẽ không đủ nguồn lực để sản xuất ra thành phẩm Chính vì vậy, hầu hết các nguyên liệu đều được công ty mua về để sử dụng cho sản xuất Công ty cũng thường làm việc với một số nhà cung cấp nhất định chuyên cung cấp nguyên vật liệu cho công ty, một đến hai nhà cung cấp phụ trách một loại nguyên vật liệu Trong trường hợp xấu khi nhà cung cấp xảy ra vấn đề sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến tình hình sản xuất và năng suất của công ty. Trong số nguyên vật liệu công ty sử dụng sẽ có một bộ phận rất nhỏ được bán cho công ty con là Công ty cổ phần sàn ANZ (ANZ FLOORING JOINT STOCK COMPANY) khi công ty ANZ vì đây là công ty mới, còn đang gặp khó khăn trong việc tìm nhà cung cấp nguyên vật liệu dài hạn.
Ngoài việc mua nguyên vật liệu thì công ty còn tạo ra nguyên vật liệu, đó chính là phế liệu Các tấm thành phẩm sau khi trộn và tạo thành khuôn, có thể đã phủ màng vân hoặc chưa, nhưng không đạt tiêu chuẩn (có thể là hàng lỗi trong lúc sản xuất, hoặc đã phủ xong nhưng chất lượng không đạt yêu cầu ) sẽ được đưa đến máy nghiền để nghiền tấm lỗi thành phế.
Giá của vật liệu nhập kho được tính bằng giá thực tế trên hóa đơn hoặc trên hợp đồng (bao gồm cả chi phí vận chuyển) Trong trường hợp có các chi phí khác Đơn giá xuất kho = = 475 (VNĐ) phát sinh thêm trong quá trình thu mua được công ty hạch toán cộng vào giá của vật liệu
1.2.2 Các phương thức sử dụng NVL tại Công ty Kiên An:
Công ty Kiên An là công ty sản xuất nên các nguyên vật liệu mua về đều để phục vụ cho công việc sản xuất, tạo ra bán thành phẩm và bán đi tạo nên doanh thu và lợi nhuận.
1.2.3 Hệ thống kho tàng, bến, bãi chứa đựng NVL tại Công ty Kiên An
- Công ty có 2 nhà máy, cả hai đều được xây dựng tại khu công nghiệp Kim Bình, huyện Kim Bảng, tỉnh Hà Nam Công ty xây dựng và thiết kế xung quanh mỗi nhà máy 2 nhà kho để thuận tiện cho việc di chuyển nguyên vật liệu phục vụ sản xuất Nguyên vật liệu trước khi được bảo quản cũng sẽ được phân loại thành từng nhóm và bảo quản riêng từng khu vực, duy trì cách sắp xếp khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho sản xuất và kiểm kê
- Công ty Kiên An có 2 sản phẩm chính là ván sàn vân gỗ và tấm ốp tường, các nguyên vật liệu nhập về không có yêu cầu bảo quản nghiêm ngặt nhưng vẫn rất cần không gian thoáng mát để có thể giữ gìn, đảm bảo chất lượng tốt nhất cho nguyên vật liệu dưới thời tiết nóng ẩm, khí hậu nhiệt đới gió mùa do vị trí địa lí của Việt Nam Các nhà kho và nhà máy đều rất cao và thoáng để tránh ẩm mốc cũng như nắng nóng sẽ làm hỏng, trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng nguyên vật liệu (các loại màng, dầu, ) và gián tiếp ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm sản xuất.
Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty Kiên An
1.3.1 Công tác thu mua NVL tại Công ty Kiên An
Công tác thu mua NVL sẽ do phòng kinh doanh chịu trách nhiệm, cụ thể là nhân viên Đỗ Thị Hạnh phụ trách thu mua vật tư Hàng tháng, sau khi kiểm kê và đánh giá mức độ sử dụng, kế toán kho sẽ lên danh sách những NVL cần bổ sung cho kế toán trưởng, kế toán trưởng sẽ đối chiếu, kiểm tra lại lần nữa Sau cuộc họp cuối tháng, kế toán kho dựa vào định mức NVL đã được thống nhất để điều chỉnh danh sách và đưa cho ban Giám đốc kiểm duyệt
Sau khi có chữ ký của ban Giám đốc, danh sách nguyên vật liệu cần mua sẽ chuyển cho phong kinh doanh để tiến hành công tác thu mua Trong tháng, nếu có NVL có tình trạng dùng hết hoặc sẽ dùng hết trong thời gian gần, xưởng sản xuất sẽ lập đơn đề nghị mua NVL để đưa cho giám đốc xét duyệt, sau khi đơn đề nghị được ban giám đốc xét duyệt sẽ đưa cho phòng kinh doanh để nhân viên liên hệ và đặt hàng với nhà cung cấp.
1.3.2 Việc xây dựng định mức sử dụng NVL tại Công ty Kiên An a Định mức sử dụng NVL
Là cơ sở, căn cứ quan trọng để kế hoạch hóa, tính toán kiểm tra và đánh giá các hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và tiêu dùng nguyên vật liệu của doanh nghiệp nói riêng.
Là cơ sở để lập cân đối nguyên vật liệu của doanh nghiệp, từ đó xác định mối quan hệ cung ứng và kí kết hợp đồng cung ứng giữa doanh nghiệp và tổ chức cung ứng.
Là căn cứ trực tiếp để tổ chức cấp phát nguyên vật liệu một cách hợp lí, kịp thời cho các bộ phận sản xuất.
Là mục tiêu cụ thể để thúc đẩy công nhân viên sử dụng hợp lí, tiết kiệm nguyên vật liệu.
Là thước đo trình độ tiến bộ khoa học công nghệ và tổ chức sản xuất, căn cứ để thực hiện hạch toán kinh tế.
Công ty xây dựng định mực sử dụng nguyên vật liệu theo phương pháp thống kê kinh nghiệm được xác định trên cơ sở của phương pháp bình quân gia truyền (ở công ty Kiên An là phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập), xem xét theo các kết quả tiêu dùng nguyên vật liệu ở các kì trước đó Phương pháp này tuy chưa thật chính xác và khoa học nhưng đơn giản, dễ vận dụng. b Xây dựng định mức sử dụng NVL tại Công ty Kiên An
- Vào cuối tháng, phòng kinh doanh sẽ lập bản kế hoạch sản xuất kinh doanh cho tháng tới và chuyển cho phòng kế toán.
- Phòng kế toán tiếp nhận bản kế hoạch cho tháng tới, căn cứ vào bản kế hoạch và định mức NVL, tình hình sản xuất kinh doanh, hao hụt nguyên vật liệu tháng trước để xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu.
- Thứ 6 cuối cùng của tháng, công ty sẽ tổ chức cuộc họp tổng kết cho tháng và chuẩn bị cho tháng sau Phòng kinh doanh và phòng kế toán sẽ trình bày bản kế hoạch và định mức NVL cho Ban giám đốc Ban giám đốc sẽ xem xét và chỉnh sửa nếu cần thiết
- Sau khi được Ban giám đốc phê duyệt, bản định mức sử dụng sẽ được lưu lại ở phòng kế toán để đưa ra đánh giá và rút kinh nghiệm cho tháng sau.
1.3.3 Việc sử dụng NVL tại Công ty Kiên An a Xưởng sản xuất sử dụng hợp lý, hiệu quả, tránh lãng phí, không tự ý điều chỉnh công thức sản xuất khi chưa có thông báo
Xưởng sản xuất là cơ quan liên quan trực tiếp đến việc sử dụng NVL Hàng tháng, xưởng sản xuất sẽ nhận được bảng kế hoạch định mức sử dụng NVL, đồng thời hàng ngày trong tháng xưởng sản xuất cũng sẽ nhận lệnh sản xuất theo các đơn đặt hàng công ty nhận Việc xưởng sản xuất sử dụng NVL hợp lý, hiệu quả theo đúng kế hoạch và công thức sẽ đảm bảo sản phẩm sản xuất ra đạt hiệu quả cao nhất
Công ty Kiên An sản xuất thành 2 ca, ca ngày (8h-17h) và ca đêm (20h- 5h), hàng ngày, các tổ trưởng sản xuất sẽ báo cáo số liệu về các NVL được dùng cho sản xuất từng ca để phòng kế toán và phòng kinh doanh nắm được tiến trình sản xuất và mức hao hụt NVL thường xuyên, liên tục. b Cuối tháng, kế toán kho sẽ lập bảng thể hiện định mức sản xuất thực tế của các sản phẩm để thấy được sự chênh lệch định mức được xây dựng theo kế hoạch và định mức thực tế sản xuất.
Hình 1.3 Định mức sản xuất một số sản phẩm
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Kiên An)
1.3.4 Việc kiểm kê NVL tại Công ty Kiên An
Công ty Kiên An sẽ kiểm kho vào tuần cuối cùng của tháng, phụ trách kiểm kê là kế toán kho và thủ kho Kế toán kho và thủ kho sẽ đi kiểm kê, đối chiếu với bảng xuất nhập tồn, nếu có chênh lệch thì tìm ra nguyên nhân và xử lý theo quy định của công ty
Kế toán kho sẽ từ kết quả kiểm kê đối chiếu với mức hao hụt NVL, so sánh tình hình sản xuất của tháng so với tháng trước, tình hình sản xuất của tháng với bảng định mức NVL được lập cho tháng để thấy được sự thay đổi và lập báo cáo cho cuộc họp hàng tháng để ban lãnh đạo công ty đưa ra quyết định điều chỉnh định mức NVL cho hợp lý, phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.
TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY KIÊN AN
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty Kiên An
2.1.1 Chứng từ sử dụng và thủ tục nhập xuất NVL tại Công ty Kiên An a Tên các chứng từ sử dụng:
Giấy đề nghị mua vật tư
Biên bản kiểm nghiệm vật tư
Tổng hợp nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu
Sổ chi tiết nguyên vật liệu b Tình hình luân chuyển nguyên vật liệu b.1 Nhập kho NVL
Khi thu mua vật liệu nhập kho thủ tục được tiến hành như sau:
Hình 2.1 Quy trình nhập kho NVL
Giấy đề nghị mua vật tư
Xưởng sản xuất Phòng kinh doanh
Phiếu nhập kho, hóa đơn
- Sau khi kiểm kê vật tư tháng trước và đối chiếu với bảng định mức NVL, hoặc nhận được giấy đề nghị mua NVL từ xưởng sản xuất đã được Ban giám đốc đóng dấu xác nhận, phòng kinh doanh sẽ đặt hàng với nhà cung cấp và nhận được hợp đồng mua hàng Phòng kinh doanh sẽ đưa bản hợp đồng cho Tổng giám đốc xét duyệt và gửi lại 1 bản hợp đồng, 1 bản sẽ được lưu trữ tại phòng kinh doanh.
- Khi nguyên vật liệu được giao đến, cán bộ cung ứng sẽ thông báo cho kế toán kho, thủ kho và QC (kiểm tra chất lượng hàng mua) Việc kiểm tra của 3 nhân viên phụ trách các vị trí này là kiểm tra số lượng, mẫu mã hàng, phân loại nguyên vật liệu Thủ kho tiến hành kiểm tra, đối chiếu chính xác số lượng từng mặt hàng theo từng lô so với hoá đơn phải trùng nhau, nếu không khớp báo ngay cho người trực tiếp giao hàng để kiểm tra, xem xét, giải quyết.
- Thủ kho sẽ lập biên bản kiểm nghiệm vật tư, cập nhật thẻ kho trên phần mềm và kế toán kho có trách nhiệm ghi nhận nghiệp vụ và lập phiếu nhập kho gồm 2 liên:
Liên 1: Lưu ở phòng thủ kho
Liên 2: Lưu tại phòng Kế toán để ghi sổ kèm theo Hóa đơn thanh toán
- Thủ kho có trách nhiệm chuyển giao nguyên vật liệu dựa vào số lượng thực tế khớp với thống kê sẽ chuyển vật liệu vào kho nguyên vật liệu theo quy định của công ty và ghi thẻ kho.
- Kế toán kho sẽ tập hợp các chứng từ có liên quan (Hợp đồng mua hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho) thành 1 tập hồ sơ phân theo đối tượng nhà cung cấp và cất giữ, bảo quản tại phòng kế toán.
Một số quy định quy định của công ty khi nhập nguyên vật liệu:
- Không nhập hàng không đạt tiêu chuẩn chỉ tiêu chất lượng Nếu đã nhận hàng phải ngay lập tức thông báo cho Ban giám đốc, số hàng đó phải được gián nhãn loại bỏ và xếp biệt trữ ở khu vực riêng.
- Sau khi đảm bảo chất lượng, thủ kho sẽ lập biên bản kiểm nghiệm vật tư, đồng thời gián nhãn chấp nhận cho lô hàng trên, đồng thời tiến hành đối chiếu về: tên, số lượng, chỉ số, kích thước, nơi sản xuất, v.v và chuyển hàng vào kho bảo quản theo quy định Trên cơ sở phiếu nhập kho, thủ kho vào thẻ kho lượng NVL vừa nhập kho cho từng mặt hàng Vệ sinh kho gọn gàng sạch sẽ. b.2 Xuất kho NVL
Quy trình xuất kho NVL cho sản xuất của công ty Kiên An rất đơn giản và ngắn gọn do quá trình sản xuất lặp đi lặp lại, các thông số cũng không thay đổi quá nhiều giữa các lần sản xuất Kế toán kho sẽ dựa vào bảng tổng hợp nguyên vật liệu của từng ca sản xuất để tạo phiếu xuất kho Phiếu xuất kho sẽ được lập thành 2 liên:
- Liên 1: Thủ kho lưu trữ
- Liên 2: Phòng kế toán lưu trữ và bảo quản Đồng thời, thủ kho cũng sẽ cập nhật vào thẻ kho trên phần mềm số liệu sản xuất theo bảng tổng hợp.
2.1.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An Để tiến hành sản xuất, DN phải cần rất nhiều loại NVL khác nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra sản xuất ngừng trệ, ảnh hưởng tới hoạt động thường xuyên của DN Điều đó đòi hỏi DN phải theo dõi được tình hình biến động của từng danh điểm NVL để có kế hoạch thu mua, sử dụng, dự trữ hợp lý Công ty Kiên An lựa chọn phương pháp thẻ song song để kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
Hình 2.2 Sơ đồ chi tiết theo phương pháp thẻ song song
Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra 2 tuần
Bảng tổng hợp nhập- xuất-tồn kho
Phần mềm kế toán Sổ chi tiết
NVL Đối chiếu, kiểm tra hàng tháng
Phương pháp ghi thẻ song song rất đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất, tồn kho của từng danh vật liệu chính xác Tuy nhiên việc ghi chép còn nhiều trùng lặp, vì thế, chỉ thích hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, số lượng nghiệp vụ ít Kiên An là doanh nghiệp vừa và nhỏ, tuy là công ty sản xuất, các nghiệp vụ nhập xuất kho nguyên vật liệu có sự lặp lại khá nhiều, nhưng số lượng nghiệp vụ không lớn Chính vì vậy, công ty Kiên An đã lựa chọn phương án phù hợp cho công ty.
+ Ở kho: Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập, xuất vật tư, hàng hoá thực tế phát sinh, thủ kho thực hiện việc thu phát vật tư, hàng hoá và ghi số lượng thực tế nhập, xuất vào chứng từ nhập, xuất Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho thủ kho ghi số lượng nhập, xuất vật tư, hàng hoá vào sổ vật tư Định kỳ cuối tuần, thủ kho sẽ tổng các chứng từ nhập, xuất kho và sổ vật tư được sắp xếp lại một cách hợp lý để giao cho kế toán để kế toán đối chiếu.
+ Ở phòng kế toán: Hàng ngày hay cuối tuần ngày, nhân viên kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, và nhận chứng từ nhập, xuất kho, sổ vật tư về phòng kế toán
Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán hàng tồn kho thực hiện ghi nhận nghiệp vụ xuất nhập kho hàng ngày vào phần mềm kế toán AMIS Phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật số hiệu chứng từ để khi tự động tổng hợp phiếu nhập xuất kho được ghi sổ vào thẻ kho, sổ chi tiết nguyên vật liệu, bảng xuất-nhập-tồn, chứng từ vẫn được lưu giữ, thuận tiện cho việc tra cứu giám sát các phiếu xuất nhập kho trên phần mềm Cách hai tuần, kế toán kho sẽ đối chiếu sổ chi tiết và thẻ kho để kiểm tra, kiểm soát các số liệu nhập, xuất của hai sổ với sổ vật tư của thủ kho. Cuối tháng, kế toán kho sẽ đối chiếu, kiểm tra sổ chi tiết nguyên vật liệu với bảng xuất-nhập-tồn của nguyên vật liệu. a Ví dụ nguyên vật liệu nhập kho a.1 Công ty Kiên An nhập mua 35 tấn bột đá từ công ty CP Khoáng sản nông nghiệp Yên Bái. a.1.1 Xưởng sản xuất gửi Giấy đề nghị mua vật tư cho Ban giám đốc
Hình 2.3 Giấy đề nghị mua vật tư
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Kiên An) a.1.2 Sau khi được thủ trưởng công ty phế duyệt, phiếu đề nghị vật tư được chuyển đến phòng kinh doanh Phòng kinh doanh sẽ liên hệ với nhà cung cấp để lập hợp đồng và thực hiện mua hàng (Hợp đồng mua bán giữa Công ty Kiên An và Công ty CP Khoáng sản Yên Bái có tại Phụ lục mục 1 trang 67) a.1.3 Khi hàng được chuyển đến kho, thủ kho và QC sẽ kiểm kê và lập biên bản kiểm nghiệm Biên bản kiểm nghiệm gồm hai liên :
- Liên 1: Thủ kho lưu giữ
- Liên 2: Bảo quản tại phòng kế toán
Hình 2.4 Biên bản kiểm nghiệm
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty tại Công ty Kiên An
2.2.1 Tài khoản và chứng từ được sử dụng tại Công ty Kiên An
Công ty Cổ phần Nhựa Kiên An là công ty sản xuất nên số lượng và chủng loại NVL tương đối lớn Vì vậy công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên và hình thức sổ công ty sử dụng là Nhật kí chung để hạch toán NVL nhằm cung cấp thông tin về tình hình nhập-xuất-tồn NVL một cách chính xác kịp thời.
Sổ tổng hợp của công ty sử dụng bao gồm:
2.2.2 Trình tự hạch toán NVL tại Công ty Kiên An
Hình 2.26 Quy trình ghi sổ hạch toán tổng hợp Nguyên vật liệu
Nhập số liệu hàng ngày
In báo cáo định kỳ (cuối tháng, cuối năm) Đối chiếu kiểm tra
Phần mềm kế toán trên máy tính
Sổ kế toán chi tiết
TK 152 : Nguyên vật liệu Tk 1331: Thuế VAT được khấu trừ.
TK 331: Phải trả người bán TK 621: Chi phí NVL
TK 1381: Phải thu khác TK 3381: Phải trả, phải nộp khác
Nhờ khoa học công nghệ phát triển, phần mềm kế toán được cải thiện và nâng cấp từng ngày từng giờ, bổ sung thêm những tính năng tiện lợi, hữu ích
Hàng ngày, kế toán kho sẽ sử dụng phiếu xuất nhập kho để nhập số liệu vào
phần mềm, thủ kho cũng sẽ cập nhật số liệu xuất nhập nguyên vật liệu vào thẻ kho trên phần mềm AMIS Cuối ngày, kế toán sẽ đối chiếu, kiểm tra giữa phiếu xuất nhập kho và thẻ kho trên phần mềm kế toán.
Phần mềm kế toán sẽ tự cập nhật số liệu vào sổ Nhật ký chung và Sổ Cái dựa trên phiếu xuất nhập kho và thẻ kho đã được nhập.
Cuối tháng, kế toán kho sẽ đối chiếu một lần nữa giữ sổ cái và sổ chi tiết nguyên vật liệu
Ví dụ: Phần mềm kế toán AMIS sẽ tự động cập nhật vào sổ nhật kí chung và sổ cái từ 2 phiếu nhập kho và 2 phiếu xuất kho tại phần 2.1.2.
Hình 2.27 Sổ Nhật kí chung
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Kiên An)
Hình 2.28 Sổ cái tài khoản 152
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Kiên An)
Hình 2.29 Sổ Cái tài khoản 621
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Kiên An)
Hình 2.30 Sổ Cái tài khoản 331
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Kiên An) 2.2.3 Hạch toán NVL thừa thiếu sau kiểm kê tại Công ty Kiên An
Công ty Kiên An chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực sản xuất cho nên NVL mua về chủ yếu dựa trên kế hoạch dự toán trước khá chặt chẽ và thường mua lô nào thì trong thời gian ngắn sẽ xuất kho hết lô đó nên lượng tồn kho NVL thường không nhiều và chủ yếu là tồn kho màng vinyl, chất ổn định nhiệt…Mặc dù công ty đã có nhiều biện pháp quản lí NVL 1 cách khoa học, chặt chẽ nhưng trong quá trình sản xuất của công ty với số lượng nhập, xuất khá nhiều nên không tránh khỏi sai sót dẫn tới thừa hoặc thiếu NVL Vì vậy để đảm bảo việc xác định số lượng tồn kho thực tế của từng vật tư, đối chiếu số liệu thực tế trên sổ sách kế toán xác định vật tư thừa thiếu Việc kiểm kê NVL công ty được tổ chức thường xuyên, thường vào 3 ngày cuối tháng. Để tiến hành kiểm kê thì cần phải có 1 ban kiểm kê gồm: kế toán kho, cán bộ vật tư, nhân viên phụ trách thu mua NVL của phòng kinh doanh và thủ kho. Sau khi cân đo, đong đếm để xác định số liệu thực tế của NVL thì so sánh với số liệu sổ sách Kết thúc kiểm kê lập biên bản kiểm kê gồm 2 liên: 1 bản giao cho thủ kho để thủ kho điều chỉnh thẻ kho, 1 liên giao cho kế toán kho để điều chỉnh số liệu trên phần mềm kế toán Kết quả kiểm kê giúp kế toán điều chỉnh số liệu trên tài khoản kế toán và lập báo cáo kiểm kê cuối kì Tuy nhiên trên thực tế tại công ty thì thường số liệu thực tế khớp với số liệu sổ sách kế toán nên nghiệp vụ này ít khi xảy ra.
Trường hợp NVL phát hiện là thừa sau kiểm kê thì kế toán tiến hành điều chỉnh tăng vật tư, nhập dữ liệu vào máy tính tương tự nghiệp vụ nhập kho NVL thừa trong sản xuất Cụ thể kế toán vào phần mềm, vào phân hệ vật tư hàng hóa sau đó cập nhật số liệu vào phiếu nhập kho Trong phiếu nhập kho thì hạch toán:
Trường hợp NVL phát hiện là thiếu kế toán tiến hành điều chỉnh giảm vật tư như nghiệp vụ xuất kho Tùy thuộc vào kết luận xử lí NVL thiếu mà kế toán cập nhật TK nợ là TK gì
- Trường hợp kiểm kê kết luận rằng NVL thiếu là thiếu trong định mức thì kế toán sẽ ghi TK nợ 632 (Giá vốn hàng bán).
- Trường hợp kết thúc kiểm kê mà chưa rõ nguyên nhân thì TK nợ là TK
1381 ( TK thiếu chờ xử lí).
Ví dụ: Ngày 30/3/2022, công ty tiến hành kiểm kê NVL
Kế toán kho sẽ cùng với thủ kho kiểm kê kho, sau đó thống kê lại các nguyên vật liệu thừa hoặc thiếu, tìm hiểu nguyên nhân để nhanh chóng xử lý phần hàng chênh lệch Nếu không tìm được nguyên nhân, kế toán kho sẽ thông báo cho ban Giám đốc để ban Giám đốc đưa ra phương án xử lý Sau đó, kế toán kho dựa vào phương án ban Giám đốc đưa ra để định khoản nghiệp vụ vào phần mềm kế toán
Hình 2.31 Bảng tổng hợp kiểm kê vật tư
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP K
Biên bản kiểm kê vật tư được lập thành 2 liên:
- Liên 1: Giữ tại phòng kế toán
- Liên 2: Thủ kho lưu trữ
Kế toán vào phần mềm phân hệ vật tư hàng hóa sau đó cập nhật số liệu vào phiếu xuất kho và cập nhật:
Sau khi cập nhật số liệu vào phần mềm kế toán thì phần mềm kế toán sẽ tự động vào các sổ liên quan: sổ nhật kí chung, sổ cái TK 152, sổ cái TK 1381.
Hình 2.32 Sổ nhật kí chung khi kiểm kê
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Kiên An)
Hình 2.33 Sổ Cái tài khoản 152
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Kiên An)
Hình 2.34 Sổ Cái tài khoản 1381
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Kiên An)
THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY KIÊN AN
Đánh giá về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An
3.1.1 Ưu điểm về kế toán tại Công ty Kiên An a Về công tác quản lí NVL tại Công ty Kiên An:
Chính sách quản lí NVL thống nhất trong toàn công ty từ đó tạo điều kiện định hướng tốt các nghiệp vụ kinh tế, hiệu quả công việc được nâng cao Trong quá trình thu mua công ty có những mối quan hệ với những bạn hàng lâu năm, có uy tín nhằm đảm bảo tốt chất lượng và việc thu mua diễn ra nhanh chóng đáp ứng linh hoạt nhu cầu về NVL cho công ty Quản lí chặt chẽ, tránh việc sử dụng thừa gây lãng phí NVL, khi thiếu cho sản xuất thì làm đơn xin cấp thêm kèm theo bản giải trình cụ thể chứng tỏ việc sử dụng NVL ở công ty được thực hiện 1 cách nghiêm ngặt Ngoài ra có hệ thống kho bãi thuận tiện cho việc sản xuất và cung cấp NVL, có bảo vệ tại các công trường thường xuyên theo dõi kho NVL để tránh mất mát, trộm cắp. b Về tổ chức kế toán máy tại Công ty Kiên An
Công ty có đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao (đều tốt nghiệp đại học), dày dặn kinh nghiệm, có năng lực và trách nhiệm với công việc Cho nên việc sử dụng phần mềm máy tính của các kế toán tương đối dễ dàng và linh hoạt. Các nghiệp vụ phát sinh của công ty có tính lặp lại nên việc sử dụng phần mềm kế toán trên máy tính tạo điều kiện giảm nhẹ khối lượng công việc kế toán, tăng độ chính xác và tính kịp thời trong cung cấp thông tin kế toán c Về tổ chức vận dụng kế toán tại Công ty Kiên An
Công ty luôn chấp hành các chính sách, chế độ kế toán tài chính của nhà nước, các chính sách giá thuế phù hợp Vận dụng sáng tạo, phù hợp với đặc điểm, tình hình sản xuất của công ty mình, linh hoạt trong các hoạt động kế toán tại công ty, tổ chức kế toán đầy đủ, hợp thức các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhờ đó kế toán góp phần bảo vệ tài sản của công ty, bảo đảm lực lượng sản xuất và lưu thông đạt kết quả cao.
Tổ chức vận dụng chứng từ:
Công ty tổ chức chứng từ theo hệ thống chứng từ kế toán doanh nghiệp theo thông tư 200/2014 do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành, tổ chức vận dụng hàng tồn kho theo đúng chuẩn mực kế toán quốc tế và chuẩn mực kế toán Việt Nam số
02 hiện nay Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty đều được lập chứng từ gốc đúng quy định
Hiện nay công ty áp dụng phần mềm kế toán AMIS và hình thức các sổ được thiết kế theo đúng mẫu sổ quy định của bộ tài chính Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được hạch toán dựa trên các chứng từ, hóa đơn gốc và sẽ được cập nhật nhanh chóng Các chứng từ sau khi cập nhật sẽ được bảo quản, lưu trữ, dễ dàng kiểm tra, đối chiếu khi cần.
Tổ chức sổ kế toán tổng hợp:
Sổ kế toán mà công ty áp dụng là hình thức sổ nhật kí chung Đây là hình thức ghi sổ tương đối đơn giản, phù hợp với đặc điểm của công ty Đặc biệt hình thức ghi sổ này càng phát huy tác dụng khi công ty sử dụng phần mềm kế toán trong việc xử lí thông tin kế toán Do đó các công việc kế toán của công ty càng được đảm bảo tính chính xác và kịp thời d Về hạch toán chi tiết NVL tại Công ty Kiên An:
Công ty theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn NVL theo phương pháp thẻ song song Đây là phương pháp đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập – xuất – tồn NVL theo từng kho chính xác, kịp thời e Về kế toán tổng hợp NVL tại Công ty Kiên An:
Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán NVL,phương pháp này sẽ phản ánh thường xuyên tình hình nhập-xuất-tồn kho củaNVL trên sổ kế toán Do vậy, kế toán có thể xác định số dư về hiện vật của vật liệu sau từng lần nhập, xuất Cuối kì hạch toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế và số trên sổ sách để xác định vật tư thừa, thiếu mà có thể tìm ra nguyên nhân kịp thời. f Về báo cáo NVL tại Công ty Kiên An:
Hệ thống báo cáo tại công ty tuân theo mẫu và thời gian nộp đúng quy định Hệ thống gồm báo cáo chi tiết và báo cáo tổng hợp đảm bảo thông tin cho các mục đích quản lí khác nhau Đối chiếu chặt chẽ số liệu kế toán và ghi chép ở kho, xem xét tính cân đối giữa các chỉ tiêu số lượng và giá trị Đối chiếu số liệu chi tiết và tổng hợp đảm bảo thông tin chính xác Tổ chức báo cáo một cách khoa học sẽ giúp tiết kiệm khối lượng công việc kế toán.
3.1.2 Nhược điểm kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An a Về tổ chức sử dụng chứng từ:
Khi nhận được hàng đặt mua, công ty chỉ lập phiếu nhập kho và biên bản kiểm nhiệm vật tư, không lập “Biên bản bàn giao vật tư “ để đưa cho nhà cung cấp xác nhận mình đã lấy hàng mà chỉ vào giấy giao nhận do bên vận chuyển phụ trách Điều này sẽ khiến cho thông tin nhà cung cấp nhận được thiếu chính xác vì không biết liệu công ty đã nhận được hàng hay không, hoặc xảy ra trường hợp bên vận chuyển (người giao hàng) không giao hàng nhưng làm giả chữ ký và bán hàng lấy lời b Về tài khoản sử dụng:
Hiện tại công ty sử dụng TK 152 để hạch toán tổng hợp NVL Điều này gây hạn chế trong việc phân tích tình hình sử dụng NVL chính, phụ, nhiên liệu và các loại nguyên vật liệu khác của công ty Ngoài ra còn gây khó khăn trong việc lập bảng phân bổ NVL của công ty Vì vậy, công ty cần có chính sách sử dụng tài khoản hợp lí hơn sao cho có thể có hiệu quả nhất và phù hợp đặc điểm NVL của công ty. c Về sổ sách kế toán tổng hợp:
Sổ kế toán của công ty áp dụng theo hình thức nhật kí chung Đây là hình thức ghi sổ tương đối đơn giản và càng phát huy tác dụng khi công ty sử dụng phần mềm kế toán máy Hiện tại công ty mua NVL chưa thanh toán cho người bán thường chiếm tỉ lệ lớn và nghiệp vụ chi tiền cũng diễn ra thường xuyên Tuy nhiên công ty lại chưa sử dụng sổ nhật kí đặc biệt (sổ nhật kí mua hàng, sổ nhật kí chi tiền) trong việc hạch toán Điều này làm khó khăn cho việc cung cấp thông tin cụ thể và chất lượng, chi tiết cho nhà quản trị công ty và kế toán bị hạn chế trong việc theo dõi mua hàng và chi tiền trả tiền cho nhà cung cấp làm giảm hiệu quả kế toán tổng hợp tại công ty.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An
3.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An
Việc quản lí NVL của công ty là tương đối tốt tuy nhiên còn có 1 số điểm còn đáng lưu ý
Trong khâu cung cấp NVL: Trong thị trường hiện nay thì có rất nhiều nhà cung cấp NVL phục vụ cho công trình xây dựng, những nhà cung cấp này muốn phát triển thì họ có những chính sách nhằm cạnh tranh nhau về mặt giá cả, chất lượng Cho nên ngoài những bạn hàng lâu năm có uy tín thì công ty nên tìm hiểu thị trường để tạo nên những mối quan hệ mới nhằm có thể tiết kiệm được 1 khoản chi phí về NVL nhưng vẫn phải đảm bảo được chất lượng
3.2.2 Về công tác sử dụng chứng từ về nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An Công ty nên tạo thêm “Biên bản bàn giao vật tư” có đầy đủ chữ ký và dấu đỏ của công ty để gửi cho nhà cung cấp, xác nhận đã giao hàng thành công, mình nhận được hàng và vật tư được chuyển đến đảm bảo chất lượng và điều kiện sản xuất.
Hình 2.35 Biên bản bàn giao vật tư
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN BÀN GIAO VẬT TƯ
Căn cứ vào Hợp đồng mua bán số:…/HĐMB-… ;
Bên bàn giao: ( Bên A) Đại diện bên giao Ông / Bà: ………Chức vụ:…
Công ty:… Mã số thuế:
Bên nhận bàn giao: ( Bên B) Đại diện bên giao Ông / Bà: Trần Thị Bích Hồng Chức vụ: Chủ tịch HĐQT
Công ty: CÔNG TY CP NHỰA KIÊN AN Mã số thuế: 0700510976
Hôm nay, ngày… Tháng… năm…… Bên A tiến hành bàn giao vật tư… cho bên B tại công trình…
Thông tin các loại vật tư bàn giao:
STT Tên vật tư Tình trạng ĐVT Số lượng
Bên B xác nhân bên A đã giao cho bên B đúng chủng loại và số lượng hàng như trên Biên bản được lập thành 02 bản, các bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên có trách nhiệm giữ một bản
Các bên tiến hành xác nhận các nội dung trên cùng đi đến thống nhất và ký xác nhận dưới đây.
(Ký, ghi rõ họ tên)
Bên nhận bàn giao (Ký, ghi rõ họ tên)
3.2.3 Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An. Để hạch toán chặt chẽ và có hiệu quả về tình hình nhập – xuất NVL thì công ty phải có cách lựa chọn hợp lí trong việc sử dụng tài khoản để hạch toán Trong khi đó công ty sử dụng tài khoản 152_NVL để hạch toán NVL Tài khoản mà công ty sử dụng chưa hạch toán đến tài khoản cấp 2 để phân biệt khi sử dụng tài khoản chính hay tài khoản phụ, nhiên liệu Từ đó sẽ gây khó khăn trong việc xác định chi phí NVL trực tiếp hay việc phân tích tình hình sử dụng NVL trong công ty Mà thường tỉ lệ NVL trong 1 công trình là rất lớn cho nên việc phân tích tình hình sử dụng NVL để có thể có biện pháp tiết kiệm NVL là rất cần thiết Vì thế công ty nên tiến hành mở chi tiết cho từng loại NVL dựa vào việc lập danh điểm NVL như trình bày ở trên Từ đó ta có TK NVL như sau:
TK 1521_NVL: Nguyên vật liệu chính chi tiết cho từng loại NVL.
TK 1522_NVL: Nguyên vật liệu phụ chi tiết cho từng loại NVL.
TK 1524: Phụ tùng thay thế
TK 1527: Phế liệu thu hồi.
3.2.4 Về sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An
Kế toán hạch toán vào phần mềm kế toán định kì 5-7 ngày sau khi thủ kho chuyển bộ chứng từ nhập xuất lên phòng kế toán Khi nhận chứng từ nhập xuất giữa kế toán vật tư và thủ kho không lập “Phiếu giao nhận giao nhận” Điều đó làm hạn chế tính chính xác giữa sổ sách kế toán và số lượng thực nhập, thực xuất Cho nên công ty nên lập “Phiếu giao nhận chứng từ” để quản lí chặt chẽ hơn việc hạch toán NVL.
Hình 2.36 Phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) nguyên vật liệu. PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ NHẬP (XUẤT) NGUYÊN VẬT LIỆU
Tháng…năm… Kho:…… Địa chỉ:
STT Tên vật tư Số hiệu Ngày tháng
Thủ kho Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
3.2.5 Về sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An
Trong hạch toán tổng hợp thì như đã phân tích ở trên ta thấy công ty không sử dụng sổ nhật kí đặc biệt Trong khi đó lượng nhập, xuất của công ty là tương đối lớn nên việc quản lí sẽ khó khăn hơn Công ty nên bổ sung thêm sổ nhật kí đặc biệt là: khi thu mua NVL kế toán sử dụng nhật kí đặc biệt “Nhật kí mua hàng” để tiến hành theo dõi các vật tư thu mua trong kì Mục đích của nhật kí mua hàng là theo dõi các khoản thu mua NVL phát sinh trong kì dựa vào các hóa đơn mua hàng được chuyển về phòng kế toán Đây cũng là căn cứ để đối chiếu, theo dõi lượng hàng nhập mua trong kì, đối chiếu với sổ chi tiết tài khoản nhằm đảm bảo các chứng từ, hóa đơn cập nhật vào máy có đầy đủ, chính xác Nhờ đó giúp kế toán dễ dàng theo dõi, lưu trữ hóa đơn, chứng từ.
Ngoài ra công ty nên bổ sung thêm sổ chi tiết “nhật kí chi tiền” đi kèm với để theo dõi việc đã thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp chưa, giúp cho nhà quản trị quản lí tốt hơn việc chi tiền.
Mẫu sổ “Nhật kí mua hàng” và “Nhật kí chi tiền” công ty có thể tham khảo.
Hình 2.37 Nhật kí mua hàng
NHẬT KÍ MUA HÀNG Tháng… năm 2022
Số trang trước chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau
Tài khoản ghi nợ Phải trả người bán (ghi
Số hiệu Ngày có) tháng 152 153 TK khác
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Hình 2.38 Nhật kí chi tiền
Số trang trước chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau
Diễn giải Tài khoản ghi nợ
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Công ty cũng nên lập thêm “Bảng kê phiếu nhập” và “ Bảng kê phiếu xuất” để kiểm soát số lượng và nội dung phiếu nhập kho và phiếu xuất kho Khi sử dụng 2 loại bảng này cũng sẽ thuận lợi hơn cho kế toán kiểm tra số lượng chứng phiếu nhập và phiếu xuất, đồng thời cũng thuận tiện trong việc kiểm tra đối chiếu giữ phiếu xuất nhập kho và nhật kí mua hàng, tăng tính chính xác và đầy đủ của các thông tin được nhập trên phần mềm.
Mẫu sổ “Bảng kê phiếu nhập” và “Bảng kê phiếu xuất” công ty có thể tham khảo.
Hình 2.37 Bảng kê phiếu nhập
Ngàychứng từSố hiệu Tiền thuế TK
Diễn giải Mã NVL Kho Số lượng Đơn giá Tiền vốn
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Hình 2.38 Bảng kê phiếu xuất
Ngàychứng từSố hiệu Tiền thuế TK
Diễn giải Mã NVL Kho Số lượng Đơn giá Tiền vốn
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)