B¸o c¸o thùc tËp tæng hîp Chuyên đề tốt nghiệp GVHD PGS TS Phạm Quang TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN KẾ TOÁN KIỂM TOÁN o0o CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH Đề tài HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LI[.]
Đặc điểm của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
a) Đặc điểm của nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kì kinh doanh
Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo thành hình thái sản xuất vật chất của sản phẩm
Nguyên vật liệu thuộc tư liệu sản xuất, giá trị nguyên vật liệu thuộc vốn lưu động dự trữ và thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất cũng như trong giá thành sản phẩm. b) Đặc điểm của công cụ dụng cụ:
Công cụ dụng cụ tham gia vào nhiều chu kì hoạt động sản xuất kinh doanh, trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất, vẫn giữ nguyên cho đến lúc bị hỏng
Trong quá trình sử dụng, giá trị công cụ dụng cụ chuyển dịch vào từng phần, vào chi phí sản xuất kinh doanh
Một số công cụ dụng cụ có giá trị thấp, thời gian sử dụng ngắn, cần thiết phải dự trữ cho quá trình sản xuất kinh doanh
Phân loại, phân nhóm và cách mã hóa NVL, CCDC của Công ty
a) Phân loại nguyên vật liệu
Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán trong doanh nghiệp, nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: là nguyên vật liệu sau quá trình gia công, chế biến sẽ cấu thành sản phẩm bao gồm: xơ bông, vỏ chai, PET, chai nhựa PET….
- Nguyên vật liệu phụ: là đối tượng lao động chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm làm tăng chất lượng nguyên vật liêu chính và sản phẩm như phụ gia, chất tạo màu….
- Nhiên liệu: là loại vật liệu cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất xăng dầu, điện….
- Phụ tùng thay thế: Là những vật tư, sản phẩm dùng để thay thế sửa chữa máy móc thiết bị, tài sản cố định, phương tiện vận tải ví dụ như các loại ốc, đinh vít, bulông để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, các loại vỏ,
- Phế liệu: Là những phần vật chất mà Công ty có thể thu hồi được trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty như tơ vụn, nhựa, polyester lỗi…
Căn cứ vào nguồn hình thành nguyên vật liệu, nguyên vật liệu chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: do mua ngoài, nhận vốn góp liên doanh.
- Nguyên vật liệu tự chế: do doanh nghiệp tự sản xuất ra.
Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu thì:
* Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm:
- nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm.
- nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp.
* Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác:
- Đem góp vốn liên doanh. b)Phân loại CCDC
Căn cứ vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết CCDC, được chia thành:
- Các loại quần áo và mũ chuyên dùng cho hoạt động vận hành
- Các loại lưới, lưỡi dao…
Cách tính giá nguyên vật liệu tại đơn vị
Tính giá nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ nhập kho
Công ty TNHH Hợp Thành áp dụng tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho theo giá chưa thuế cộng với chi phí vận chuyển, bốc dỡ và các chi phí khác liên quan đến quá trình thu mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Giá thực tế nhập kho = Giá chưa thuế + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ + Thuế nhập khẩu
Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán vật tư tiến hành lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho được lập 3 liên:
- 1 liên giao cho thủ kho.
- 1 liên giao cho kế toán.
Ví dụ: Ngày 09/09/2015, Công ty mua 20.000 kg chai nhựa PET nhập kho, đơn giá 6900 đồng/kg Chi phí vận chuyển: 10.000.000 đồng. Đơn giá nhập kho: giá vận chuyển: (đồng/kg) Đơn giá nhập kho = 6900 + 500 = 7400 đồng.
Vậy giá trị nhập kho:
Số lượng : 20.000 kg Đơn giá :7400 đồng/kg
Tính giá nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ xuất kho
Công ty tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền.
Công thức tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho: Đơn giá xuất kho bình quân Trị giá thực tế tồn đầu kỳ + trị giá thực tế nhập trong kỳ
Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ
Giá thực tế vật liệu công cụ dụng cụ xuất kho = số lượng vật liệu công cụ dụng cụ xuất kho x Đơn giá xuất kho bình quân
Ví dụ: Căn cứ vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tháng 10/2015, có tình hình nhập - xuất - tồn xơ rỗng như sau:
- Tồn kho đầu tháng 120 tấn, đơn giá 50.000 đồng/kg.
- Ngày 03/12 nhập 100 tấn , đơn giá 49.000 đồng/kg.
- Ngày 18/12 nhập 100 tấn, đơn giá 52.000 đồng/kg.
- Ngày 24/12 nhập 200 tấn, đơn giá 51.000 đồng/kg.
Ta sẽ tính đơn giá xuất kho bình quân của xơ rỗng tại cuối kỳ kế toán 30/12/2015 là: Đơn giá xuất kho bình quân
1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty TNHH Hợp Thành
Thu mua nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ
Với đặc điểm sản xuất của công ty, hầu hết NVL – CCDC như chai nhựa PET, phụ gia, chất tạo màu… chủ yếu hình thành từ nguồn thu mua bên ngoài từ các nhà cung cấp NVL – CCDC Chính vì vậy, để đáp ứng và duy trì liên tục quá trình sản xuất đạt mức năng suất cao nhất Công ty rất chú trọng việc cung ứng NVL – CCDC cho các phân xưởng với quy trình thu mua NVL – CCDC được xây dựng chặt chẽ.
Hàng tháng, hàng quý, các phân xưởng sản xuất dưới sự chỉ đạo của trưởng nhóm sản xuất các phân xưởng lên kế hoạch sản xuất, đặc biệt trong đó là kế hoạch thu mua NVL – CCDC có sự phê duyệt của kế toán trưởng và giám đốc.Dựa trên kế hoạch thu mua và tình hình sử dụng NVL – CCDC thực tế, phụ trách vật tư của phòng kỹ thuật cử nhân viên đi khảo sát, lấy báo giá của các nhà cung cấp NVL – CCDC phù hợp khác nhau; trình Giám đốc duyệt mua và chọn nhà cung cấp Các nhà cung cấp được chọn hầu hết là các đơn vị cung cấp NVL– CCDC có giá cả cạnh tranh nhất với chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu tiêu chuẩn của công ty và có cơ sở địa bàn thuận tiện Trên cơ sở đó, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng mua NVL – CCDC Căn cứ vào hợp đồng, bộ phận vật tư thực hiện thu mua NVL – CCDC Khi NVL – CCDC được chuyển đến kho của từng phân xưởng, ban kiểm nghiệm gồm quản đốc, kế toán vật tư và thủ kho tiến hành kiểm hàng về số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất theo như Hợp đồng đã ký rồi lập Biên bản bản kiểm nghiệm và làm thủ tục nhập kho.
Quy trình sử dụng nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ
Bên cạnh công tác thu mua VL, công tác quản lý cấp phát và sử dụng NVL – CCDC cũng là một trong những khâu quan trọng NVL xuất dùng là một trong ba yếu tố cơ bản quyết định giá thành mà còn hơn thế là ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
Tại công ty, NVL chính như xơ bông, chai nhựa PET … được xuất chủ yếu nằm trong chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất, còn lại đa số các NVL phụ như phụ gia, chất tạo màu… nhằm phục vụ nhu cầu sản xuất chung và gần như không có NVL xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp Khi bộ phận sản xuất có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, bộ phận sẽ lập Phiếu yêu cầu vật tư gửi đến trưởng nhóm sản xuất Trưởng đội sản xuất cùng kế toán căn cứ vào kế hoạch sản xuất, xem xét tình hình thực hiện tiến độ sản xuất tại công trường sản xuất,định mực tiêu hao NVL và tính toán lượng NVL cấp trong tháng, kết hợp lượng vật tư tồn kho do thủ kho cung cấp, sẽ quyết định duyệt Phiếu yêu cầu vật tư.Sau khi phiếu yêu cầu vật tư được duyệt, phòng sản xuất và thủ kho tiến hành làm thủ tục xuất kho.
Sơ đồ 1-1 : Sơ đồ quy trình nhập xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty TNHH Hợp Thành Đề xuất mua nguyên vậ liệu, công cụ dụng cụ, số lượng giá cả
- Hợp đồng mua nguyên vật liệu, công cụ Giám đốc hoặc người được ủy quyền ký hợp đồng
- Hóa đơn mua NVL-CCDC
- Lập biên bản giao nhận hàng
-Ghi sổ kế toán, thẻ kho
- Ghi phát sinh công nợ
- Ghi phát sinh hàng hóa, NVL
- Đối chiếu hàng hóa với thủ kho.
- Ghi công nợ vận chuyển ( nếu thuê ngoài)
NVL, CCDC đưa vào sử dụng
- Lệnh xuất kho hợp lệ
- Yêu cầu xuất kho hợp lệ
Xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
- Chuyển phòng kế toán và các bộ phận liên quan làm các thủ tục xuất hàng
Kế toán - Ghi sổ kế toán, thẻ kho
- Đối chiếu hàng hóa với thủ kho.
- Lập báo cáo xuất nhập tồn
Hệ thống kho chứa nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ
Việc bảo quản và dự trữ NVL – CCDC tại kho bãi cần được thực hiện theo đúng chế độ qui định cho từng loại nguyên vật liệu phù hợp với tính lý, hóa mỗi loại với qui mô tổ chức của Công ty, tránh tình trạng thất thoát lãng phí, hư hỏng làm giảm chất lượng nguyên vật liệu.
Với đặc điểm nguyên vật liệu khối lượng lớn, cồng kềnh, các kho chứa nguyên vật liệu đều rất rộng rãi, kín, che mưa, che nắng tốt để chống trộm cắp và tránh bị kém phẩm chất trong thời gian bảo quản Kho chứa gần phân xưởng sản xuất để tiến hành vận chuyển đến sản phẩm nhanh đảm bảo tiến độ sản xuất. Đồng thời kho có đường để ô tô vào tận cửa kho để tránh mất mát trong quá trình vận chuyển.
Phòng kỹ thuật sắp xếp thủ kho có phẩm chất đạo đức tốt, trình độ chuyên môn cao, làm việc tuân thủ đúng nguyên tắc Quá trình nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ luôn làm đúng quy tắc Viết đầy đủ phiếu nhập
- xuất kho cùng chữ ký của từng người có trách nhiệm trong việc nhập - xuất kho để mỗi người ý thức được trách nhiệm của mình về số nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ vừa nhập - xuất kho.
1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty TNHH Hợp Thành a) Yêu cầu
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận đã trở thành mục đích cuối cùng của sản xuất kinh doanh Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuận ngày càng được quan tâm Vì thế các doanh nghiệp càng ra sức tìm con đường giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm Do vậy với tỷ trọng chiếm khoảng 60- 70% tổng chi phí sản xuất của công ty, nguyên vật liệu cần được quản lý thật tốt Nếu doanh nghiệp biết sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý thì sản phẩm làm ra càng có chất lượng tốt mà giá thành lại hạ tạo ra mối tương quan có lợi cho doanh nghiệp trên thị trường Quản lý nguyên vật liệu càng khoa học thì cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao Với vai trò như vậy nên yêu cầu cầu quản lý nguyên vật liệu cần chặt chẽ trong tất cả các khâu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản đến khâu sử dụng.
Nguyên vật liệu trong Công ty được nhập về doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau như nhập khẩu, liên doanh liên kết, đối lưu vật tư Nên việc quản lý vật liệu càng trở nên cần thiết và quan trọng hơn Yêu cầu đặt ra đối với việc quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp là:
- Khâu thu mua: Để quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường thì Công ty phải thường đảm bảo cho các loại NVL được thu mua đủ khối lượng, đúng quy cách chủng loại Kế hoạch thu mua đúng tiến độ phù hợp với kế hoạch sản xuất của Công ty Đồng thời, Công ty phải thường xuyên tiến hành phân tích, đánh giá tình hình kế hoạch thu mua để từ đó chọn nguồn mua đảm bảo về số lượng, chất lượng, giá cả và chi phí thu mua thấp nhất.
- Khâu bảo quản: Tổ chức bảo quản NVL quan tâm tới việc tổ chức tốt kho hàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các thiết bị cân đo, kiểm tra, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại NVL, tránh hư hỏng mất mát, hao hụt đảm bảo an toàn là một trong những yêu cầu quản lý NVL.
- Khâu dự trữ: Thúc đẩy nhanh quá trình chuyển hóa của NVL, hạn chế NVL bị ứ đọng, rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh là một đòi hỏi đối với khâu dự trữ Do đó, Công ty phải xây dựng định mức tối đa và định mức dự trữ tối thiểu cho từng loại NVL để đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị đình trệ, gián đoạn do việc cung cấp, thu mua không kịp thời hoặc gây ra tình trạng ứ đọng vốn do việc dự trữ quá nhiều.
- Khâu sử dụng: Quản lý ở khâu sử dụng phải thực hiện việc sử dụng hợp cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng NVL trong quá trình sản xuất.
Như vậy, công tác quản lý vật liệu rất quan trọng Trong thực tế vẫn có nhiều Công ty để thất thoát NVL do không quản lý tốt ở các khâu hoặc không thực hiện đúng yêu cầu Vậy nên để quản lý tốt NVL Công ty cần phải luôn cải tiến công tác quản lý NVL cho phù hợp với thực tế. Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu trước hết Công ty TNHH Hợp thành đã xây dựng được hệ thống danh điểm và số danh điểm cho nguyên vật liệu, hệ thống danh điểm và số danh điểm của nguyên vật liệu phải rõ ràng, chính xác, tương ứng với quy cách chủng loại của nguyên vật liệu. Để quá trình sản xuất kinh doanh liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm thì Công ty phải có kế hoạch mua, dự trữ nguyên vật liệu ở một mức độ họp lý Do vậy, Công ty TNHH Hợp Thành xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm nguyên vật liệu, tránh dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại nguyên vật liệu nào đó Định mức tồn kho của nguyên vật liệu còn là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua nguyên vật liệu và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp. Để bảo quản tốt nguyên vật liệu, giảm thiểu hư hao, mất mát Công ty cần xây dựng hệ thống kho tàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kĩ thuật, bố trí nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý nguyên vật liệu tồn kho và thực hiện các nhiệm vụ nhập, xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và kế toán vật tư. b) Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận
Giám Đốc: là người có quyền hành cao nhất, có quyền quyết định phương hướng kế hoạch, dự án sản xuất kinh doanh và các chủ trương lớn của công ty Trực tiếp chỉ đạo hướng dẫn các phòng ban nghiệp vụ thực hiện theo kế hoạch, nhiệm vụ, chủ trương, đưa ra những định hướng, quyết định trong kinh doanh Là người trực tiếp ký các hợp đồng kinh tế mua bán nguyên vật liệu, đầu vào và bán sản phẩm, hàng hóa Giám đốc phụ trách Phòng kinh doanh.
Phó Giám Đốc: là người giúp việc cho Giám đốc trong công tác điều hành công ty và có nhiệm vụ thực hiện công việc cụ thể do Giám đốc giao hoặc uỷ quyền điều hành công ty trong một thời gian nhất định và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các công tác được giao Giám đốc, Phó Giám đốc cùng chịu trách nhiệm trước cấp trên về lãnh vực được phân công phụ trách.
Phòng kế toán: Có nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán tài chính của công ty, ghi chép chính xác, phản ánh kịp thời đày đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động của công ty, theo dõi tình hình mua, bán, tồn kho, kiểm tra kế toán nội bộ công ty và các chi nhánh nhằm giúp cho giám đốc điều hành nắm bắt được các thông tin về tình hình tài chính của công ty, việc thực hiện chế độ hạch toán theo quy định của nhà nước.
Chức năng của kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ
Kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp là ghi chép, phản ánh đầy đủ tình hình thu mua dự trữ, nhập xuất… nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ Mặt khác thông qua tài liệu kế toán còn biết được chất lượng, chủng loại có đảm bảo hay không, số lượng thiếu hay thừa đối với sản xuất để từ đó người quản lý đề các biện pháp thiết thực đối với sản xuất để đề ra các biện pháp thiết thực nhằm kiểm soát giá cả, chất lượng nguyên vật liệu và công cụ,dụng cụ.
TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH HỢP THÀNH
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Hợp Thành
2.1.1 Chứng từ sử dụng và thủ tục nhập xuất NVL, CCDC
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ là một bộ phận quan trọng trong công tác tổ chức hạch toán, kế toán NVL – CCDC Để kế toán chi tiết nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ tại kho và tại phòng kế toán, công ty đã áp dụng phương pháp thẻ song song và có một số điều chỉnh cho phù hợp với chương trình quản lý vật tư trên máy vi tính. a) Chứng từ sử dụng
- Phiếu nhập kho nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ
- Phiếu xuất kho nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ
- Số thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ
- Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( MSO3-VT).
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá ( MS 08-VT).
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( MS O3- BH).
- Hoá đơn cước phí vận chuyển
- Bảng kê chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào ( MS 03- GTGT). b) Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ
Khi nhận được hoá đơn của người bán hoặc nhân viên cung ứng mang về thì kế toán đội sẽ kiểm tra tính hợp pháp của hoá đơn, đối chiếu với các chỉ tiêu chủng loại, quy cách vật liệu, số lượng, phẩm chất ghi trên hoá đơn với thực tế để quyết định có nhập hàng hay không Sau khi kiểm tra, nếu đồng ý thì kế toán đội cho nhập kho số vật liệu đó và lập phiếu nhập kho
Khi nhập kho thủ kho phải tiến hành kiểm tra một lần nữa nếu đồng ý thì cho nhập kho và ghi nhận số thực nhập vào phiếu nhập kho, phiếu nhập kho lập thành 3 liên, phải đưa cho người giao hàng ký xác nhận vào 3 liên đó:
+ Một liên thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho
+ Một liên kẹp cùng hoá đơn GTGT gửi lên phòng kế toán
+ Một liên giao cho đội giữ để đối chiếu
Trong trường hợp kiểm nhận, nếu phát hiện vật tư thừa thiếu, mất phẩm chất, không đúng quy cách đã ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo ngay cho phòng kinh doanh biết cùng với bộ phận kế toán vật tư, lập biên bản xử lý (có xác nhận của người mua hàng) Thông thường người bán giao hàng tại kho, thì chỉ nhập kho vật tư, hàng hoá đủ phẩm chất, chủng loại Số còn lại trả cho người bán. Đối với vật tư nhập lại kho từ phân xưởng do đổi vật liệu hoặc khi xuất thừa, thủ kho cũng viết phiếu nhập kho thành 3 liên như trường hợp trên.
Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu gồm có các chứng từ sau:
-Biên bản kiểm nhận vật tư.
Sơ đồ 2-1: Thủ tục nhập kho NVL tại công ty TNHH Hợp Thành
Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL theo đó việc hạch toán chi tiết nhập- xuất- tồn kho NVL được theo dõi cả ở phòng kế toán và ở kho
Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép,phản ánh tình hình nhập,xuất,tồn của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng Số liệu lấy từ các chứng từ nhập, xuất hàng ngày Mỗi chứng từ được ghi trên một dòng và được thủ kho sắp xếp theo từng loại để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu và phục vụ cho yêu cầu quản lý.
Hằng ngày thủ kho theo dõi từng loại nguyên vật liệu trên thẻ kho, mỗi thẻ kho ứng với một loại vật liệu.
Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kho nguyên, vật liệu phát sinh hằng ngày để ghi thật chi tiết và cụ thể vào thẻ kho Cuối ngày, thủ kho có trách nhiệm chuyển toàn bộ các chứng từ đó lên bộ phận kế toán.
Cuối tháng thủ kho tính ra số lượng tồn nguyên, vật liệu theo từng loại nguyên, vật liệu Đồng thời, lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên, vật liệu trong tháng đó nộp lên phòng kế toán
Hàng tuần, thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập- xuất và chuyển các chứng từ nhập- xuất cho kế toán NVL, thủ kho và kế toán NVL cùng ký vào phiếu giao nhận này Khi nhận được các chứng từ nhập- xuất,sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, kế toán NVL ghi sổ chi tiết NVL Sổ chi tiếtNVL theo dõi NVL cả về số lượng và giá trị Cuối kỳ, kế toán NVL đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết NVL với thẻ kho ,từ đó lấy số liệu lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho. Đầu ngày, Khi nhận được các chứng từ nhập- xuất,sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, kế toán NVL ghi sổ chi tiết NVL Sổ chi tiết NVL theo dõi NVL cả về số lượng và giá trị, kế toán vật tư nhập vào máy theo :
- Tính số lượng nguyên vật liệu, số tổng trong nhiều ngày hoặc sổ chi tiết trong một ngày.
- Bên cạnh đó, chương trình phần mềm thu chi cho phép kế toán tính tổng số số chi mua nguyên vật liệu Tại đây, kế toán đối chiếu tổng hợp chi mua nguyên vật liệu Hóa đơn, chứng từ NVL
Cuối kỳ, kế toán NVL đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết NVL với thẻ kho ,từ đó lấy số liệu lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho.
Ví dụ: Trích phiếu nhập kho số 420 hoá đơn số 099051 ngày 02/12/2015
Công ty mua 20.000 kg chai nhựa PET nhập kho, đơn giá 6900 đồng/kg Chi phí vận chuyển: 10.000.000 đồng Thanh toán bằng tiền mặt.
Ngày 02/12/2015: Có hoá đơn GTGT về mua chai nhựa PET của công ty cổ phần vật tư tổng hợp do anh Trần Văn Giáp mua như sau:
Bảng 2-1: HĐGTGT NVL mua vào HÓA ĐƠN GTGT Ký hiệu: DN/15P
Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 02 tháng 12 năm 2015 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần vật tư tổng hợp Địa chỉ: Khu 3 Thị Trấn, Huyện Hưng Hà, Thái Bình Điện thoại: ………… Mã số thuế: 1000330962
Họ tên người mua hàng: Trần Văn Giáp Đơn vị: Công ty TNHH Hợp Thành Địa chỉ: Lô A2 Khu công nghiệp Nguyễn Đức Cảnh, thành phố Thái Bình, tỉnh Thái Bình
Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số thuế: 1000 302 309
TT Tên hàng hoá DVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng 138.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 13.800.000 Cộng tiền thanh toán 151.800.000
Viết bằng chữ: Một trăm năm mươi mốt triệu tám trăm ngàn đồng chẵn./
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
Ngày 02/12/2015: Có hoá đơn GTGT về khoản thuê vận chuyển chai nhựa PET mua ở trên do Công ty vận tải Hoàng Sơn tiến hành vận chuyển, đồng chí Trần Văn Giáp thuê vận chuyển, hoá đơn như sau:
Bảng 2-2: HĐGTGT vận chuyển NVL mua vào HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: NA/15P
Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 02 tháng 12 năm 2015 Đơn vị bán hàng: Công ty vận tải Hoàng Sơn Địa chỉ: 185 - Thị trấn Văn Điển - Thanh trì - Hà Nội Điện thoại: 6880697 Mã số thuế: 01000072
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty TNHH Hợp Thành
TNHH Hợp Thành 2.2.1 Tài khoản sử dụng
Phần hành kế toán nguyên vật liệu, công ty áp dụng các tài khoản chủ yếu sau để hạch toán NVL_CCDC tại công ty:
Tài khoản loại 1 :TK 111, 112, 113, 128, 131, 133,
Tài khoản loại 2 :TK 211, 212, 213, 214, 221, 222, 228, 241…
Tài khoản loại 3 :TK 311, 315, 331, 333, 334, 338, 341…
Tài khoản loại 4 :TK 411, 412, 414, 415, 421, 441, 461, 66…
Tài khoản loại 5 :TK 511, 521, 531, 532…
Tài khoản loại 6 : TK 611, 621, 622, 623, 627, 641, 642,
Tài khoản loại 7 :TK 711
Tài khoản loại 8 :TK 811
Tài khoản loại 9 :TK 911
Tài khoản loại 10 :TK 001,002,004,008… Đối với các nghiệp vụ nhập vật tư Công ty sử dụng cùng các tài khoản:
111, 112, 331, 621…,các nghiệp vụ xuất vật tư Công ty sử dụng cùng các tài khoản sau: 621, 627, 632, 641,642, 154…Quy trình ghi các sổ kế toán tổng hợp có dẫn chứng minh họa từ chứng từ ban đầu, chứng từ tổng hợp (phiếu kế toán, tờ kê chi tiết ) theo các trường hợp tăng, giảm, thừa, thiếu đến trích dẫn các sổ tổng hợp tương ứng với hình thức sổ kế toán của Công ty Trong đó phản ánh các nghiệp vụ đã đưa ở trên (ví dụ: đưa sổ nhật ký chung rồi mở sổ cái TK 152,153)
2.2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu công cụ dụng tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Hợp Thành Đơn vị áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên.
Hình thức kế toán: Nhật ký chung
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Định kỳ 01 tháng, Công ty TNHH Hợp Thành, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập cácBáo cáo tài chính.
Ghi vào cuối tháng: Đối chiếu kiểm tra:
Sơ đồ 2-3: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức “ Nhật ký chung”
Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU,
Nhập kho Xuất dùng cho SXKD, XDCB
TK 221, 222 Thuế GTGT Góp vốn liên doanh, liên kết Được kháu trừ bằng NVL
Ch/ giá lêch đánh NVL gia công chế biến giá lại nhỏ hơn Xong nhập kh giá trị ghi sổ NVL
3332, 3338 đánh giá lại lớn hơn giá
Thuế nhập khẩu NVL, tthuế trị ghi số tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ của NVL môi trường phải nộp (nếu có) TK 154
TK 411 Xuất NVL thuê ngoài gia công
Nhận góp vốn bằng NVL TK 111, 112, 331
Chiết khấu thương mại, giảm giá
TK 621,727, Hàng mua, trả lại hàng mua
NVL đã xuất sử dụng không Thuế GTGT hết nhập lại kho hàng mua trả lại
Phế liệu nhập kho Giá trị NVL xuất bán
NVL hao hụt trong định mức
NVL phát hiện thừa khi NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý kiểm kê chờ xử lý
KẾ TOÁN CÔNG CỤ DỤNG CỤ
Nhập kho Xuất dùng cho SXKD, XDCB
Thuế GTGT xuât dùng phân bổ dần khi CCDC Được kháu trừ có thời gian sử dung nhiều kỳ
TK 3333 và có giá trị lớn
TK 11,112,331 Thuế nhập khẩu NVL phải nộp (nếu có) Chiết khấu thương mại, trả lại
CCDC đã mua, giảm giá hàng mua
Thuế tiêu thụ đặc biệt CCDC
Giá trị CCDC phát hiện thừa TK 138 (1381) khi kiểm kê chờ xử lý
CCDC phát hiện thiếu khi
TK 621,727, kiểm kê chờ xử lý
CCDC đã xuất sử dụng không TK 632 hết nhập lại kho Giá trị CCDC không cần dùng khi thanh lý nhượng ban
Nhận lại CCDC cho thuế
Căn cứ vào sơ đồ trên kế hoạch tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cần phải mở sổ chi tiết TK152, TK 153 và Nhật ký chung và Sổ nhật ký đặc biệt.
Từ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế toán tổng hợp tiến hành ghi vào sổ:
Sổ cái và sổ chi tiết TK152, TK 153.
Cụ thể như từ phiếu nhập kho số 220 ngày 02/12/2015, phiếu xuất kho số 241 ngày 08/12/2015, phiếu xuất kho số 248 ngày 10/12/2015.
Ngoài ra còn dựa vào hoá đơn GTGT số 025051 ngày 02/12/2015 của Công ty cổ phần vật tư tổng hợp Khu 3 Thị Trấn, Huyện Hưng Hà, Thái Bình.
Dựa vào hoá đơn vận chuyển xi măng ngày 02/12/2015 số 087625 của Công ty vận tải Hoàn Sơn, kế toán tiến hành vào Nhật ký - Sổ cái như sau:
- Căn cứ vào số liệu của hợp đồng GTGT hoặc phiếu nhập kho - xuất kho kế toán vào phần số, ngày, chứng từ.
- Phần diễn giải ghi xem nghiệp vụ kinh tế đó liên quan đến phần nào.
- Dựa vào phần định khoản kế toán ghi đúng vào cột Nợ, Có trong cột định khoản của sổ Nhật ký chung.
- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến bao nhiêu tài khoản, kế toán mở bấy nhiêu tài khoản Mỗi tài khoản chia làm hai cột Nợ, Có Ứng với mỗi nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến tài khoản nào ta vào đúng tài khoản ấy.
- Cuối tháng, kế toán cộng dồn tất cả các khoản.
- Mẫu sổ và cách vào của Nhật ký chung xin xem trang sau:
Bảng 2-12: Nhật ký chung Đơn vị: Công ty TNHH Hợp Thành
Nhật ký chung tháng 12/2015 Đơn vị tính: Triệu đồng
Bảng 9: Sổ nhật ký chung
Diễn giải ghiĐã cáisổ dòngSTT
Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh
Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Nợ Có
Thuế GTGT đầu vào mua chai PET x 2655 133 112 1.360 1.360
03/12/15 87621 3/12/15 Chi phí vân chuyển chai PET x 2656 152 112 400 400
04/12/15 223 4/12/15 Thuế GTGT đầu vào mua chai PET x 2658 152 331 4.200 4.200
05/12/15 224 5/12/15 Xuất hạt nhựa vào sản xuất x 2659 621 152 7.245 7.245
05/12/15 228 5/12/15 Xuất chất phụ gia vào sản xuất x 2660 621 152 655 655
Cộng chuyển sang trang sau 192.463.887.52
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
Song song với việc vào Nhật ký chung, kế toán tiến hành vào sổ chi tiết các tài khoản Do kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ nên kế toán vào sổ chi tiết TK 152, TK 153.
- Sổ chi tiết TK152 dùng để vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến TK 152 gồm nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, tất cả các nguyên vật liệu liên quan đến quá trình xây dựng đều được phản ánh vào sổ chi tiết TK 152.
- Sổ chi tiết TK153 tương tự như TK152, sổ này dùng để ghi chép tình hình nhập, xuất (đối ứng Nợ, Có) toàn bộ công cụ dụng cụ phục vụ cho quá trình xây dựng.
- Mẫu sổ xin xem trang sau
Phần chứng từ căn cứ phiếu nhập kho, xuất kho.
Diễn giải: từng nghiệp vụ nhập hay xuất.
TK đối ứng: trong định khoản ứng với TK152, 153 là TK nào thì ta ghi vào TK đó.
Số phát sinh: là số phát sinh của TK152, 153 Bên nợ ghi số phát sinh nợ của TK152 (153), bên có ghi số phát sinh có của TK152 (153).
Số dư: để ghi phần tồn đầu tháng hoặc cuối tháng của TK152 (153).
- Cuối tháng kế toán tổng hợp căn cứ vào sổ chi tiết tài khoản 152, 153 để lên bảng tổng hợp chi tiết tình hình nhập- xuất- tồn nguyên vật liệu Mẫu bảng tổng hợp chi tiết xin xem trang trên Như vậy sẽ có sự so sánh giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết về bảng tổng hợp nhâp- xuất- tồn nguyên vật liệu Từ đó kế toán dễ dàng đối chiếu, kiểm tra để phát hiện ra sai sót kịp thời để khắc phục.
Bảng 2-13: Sổ chi tiết tài khoản 152 Đơn vị: Công ty TNHH Hợp Thành Sổ chi tiết TK 152 Tháng 12/2015 Đối tượng: Nguyên vật liệu Đơn vị tính: Triệu đồng
Diễn giải TK đối ứng
Số phát sinh Số dư Ghi
Số chú hiệu Ngày, tháng Nợ Có Nợ Có
Người lập biểu Kế toán tổng hợp:
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bảng 2-14: Sổ chi tiết tài khoản 153 Đơn vị: Công ty TNHH Hợp Thành
Tháng 12/2015 Đối tượng: Công cụ dụng cụ Đơn vị tính: 1.000đ
Ngày ghi số Chứng từ
Chứng từ TK đối ứng
Số phát sinh Số dư Ghi
Số chú hiệu Số hiệu Nợ Có Nợ Có
11/12 249 11/12 Xuất xô, chậu đựng hóa phẩm 627 1.200
12/12 247 12/12 Nhập quần áo bảo hộ lao động 111 2.000 12/12 250 12/12 Nhập máy bơm nước 111 2.500
13/12 251 13/04 Xuất mũ + găng bảo hộ lao động 627 900
Cộng SPS 11.000 32.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2015 Người Lập Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) (Ký, họ tên
Bảng 2-15 : Sổ cái tài khoản 152 Đơn vị: Cty TNHH Hợp Thành Địa chỉ:……… Mẫu số S03b-DN
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
SỔ CÁI (Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung)
Năm 2015 Tên tài khoản: Nguyên vật liệu
Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu Số tiền hiệu Số Ngày tháng Trang sổ STT dòng TK đối ứng Nợ Có
- Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang ….
(Ký, họ tên) Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Bảng 2-16: Sổ cái tài khoản 153 Đơn vị: Cty TNHH Hợp Thành Địa chỉ:……… Mẫu số S03b-DN
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
SỔ CÁI Năm 2015 (Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung) Tên tài khoản Công cụ dụng cụ
Nhật ký chung Số hiệu Số tiền hiệu Số Ngày tháng
TK đối ứng Nợ Có
11/12 249 11/12 Xuất xô, chậu đựng hóa phẩm 76 3029 1.200
12/12 247 12/12 Nhập quần áo bảo hộ lao động 76 3031 2.000
13/12 251 13/04 Xuất mũ + găng bảo hộ lao động 77 3038 900
- Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang ….
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY TNHH HỢP THÀNH
Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty và phương hướng hoàn thiện
Trong suốt quá trình từ khi thành lập Công ty TNHH Hợp Thành luôn có hướng phát triển tốt, trải qua nhiều giai đoạn khó khăn phức tạp về nhiều mặt nhất là từ khi có cơ chế kinh tế thị trường Công ty TNHH Hợp Thành có những bước tiến rõ rệt về nhiều mặt:
- Sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
- Đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên ngày một khá.
- Làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước.
- Không ngừng tăng cường đầu tư vốn vào việc xây dựng cơ sở vật chất và tích cực mua sắm trang thiết bị phục vụ sản xuất ngày một hoàn chỉnh hơn (ví dụ như các loại máy thi công, máy móc văn phòng…).
- Hoàn chỉnh từng bước việc tổ chức sắp xếp lực lượng sản xuất với những mô hình thực sự có hiệu quả theo từng giai đoạn.
- Đào tạo và lựa chọn đội ngũ cán bộ, công nhân có đủ năng lực và trình độ để đáp ứng mọi yêu cầu sản xuất kinh doanh trong tình hình hiện tại. Để công ty đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh như hiện nay đòi hỏi nhà quản lý phải quán triệt chất lượng toàn bộ công tác quản lý Hạch toán kinh tế là bộ phận cấu thành của công cụ quản lý điều hành hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp đồng thời cũng là công cụ đắc lực phục vụ cho nhà nước trong quản lý lãnh đạo, chỉ đạo kinh doanh Từ đó thực hiện đầy đủ chức năng, phản ánh và giám sát mọi hoạt động kinh tế, chính trị - Kế toán phải thực hiện những quy định cụ thể, thống nhất phù hợp với tính toán khách quan và nội dung yêu cầu của một cơ chế quản lý nhất định
Việc nghiên cứu cải tiến vào hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở các doanh nghiệp là một vấn đề hết sức bức thiết đối với Công ty TNHH Hợp Thành là đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập thì điều này càng trở nên bức thiết hơn và cần thực hiện đúng các nguyên tắc sau:
- Thứ nhất: Kế toán vật liệu phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ của hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ do bộ phận chuyên ngành Trong hạch toán sản xuất kinh doanh, kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ phải đảm bảo cùng một lúc hai chức năng là phản ánh và giám sát qúa trình nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ nhưng phải nhanh chóng kịp thời, cung cấp các thông tin chính xác phục vụ cho quản lý.
- Thứ hai: Xuất phát từ đặc trưng cụ thể của doanh nghiệp để tổ chức hạch toán vật liệu một cách hữu hiệu khách quan và tiết kiệm, kế toán phải ghi chép hạch toán đúng theo quy định và vận dụng đúng nguyên lý vào đơn vị mình.
- Thứ ba: Kế toán phải căn cứ vào mô hình chung trong hạch toán, những qui định về ghi chép luân chuyển chứng từ của doanh nghiệp để hoàn thiện các sơ đồ hạch toán, ghi chép kế toán.
- Thứ tư: Bảo đảm nguyên tắc phục vụ yêu cầu của hạch toán vật liệu theo thể chế và luật lệ mới về kế toán mà nhà nước ban hành.
3.1.1- Ưu điểm a) Ưu điểm chung
Bộ máy quản lý: Được xây dựng phù hợp với công ty
Bộ máy kế toán: phù họp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Trình độ cán bộ kế toán: cơ bản đáp ứng nhu cầu công tác hạch toán kế toán và quản lý tài chính, sự phân công phân nhiệm giữa các phần hành kế toán rõ ràng hợ lý.
Tổ chức kế toán: công tác tổ chức kế toán luôn tuân thủ theo chế độ hiện hành do nhà nước ban hành cũng như quy định riêng của công ty.
Hệ thống sổ được mở theo đúng quy định bao gồm các sổ chi tiết, tổng hợp.
Về quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Hợp Thành là rất tốt Hệ thống kho rất đảm bảo cả về kỹ thuật và an ninh, phòng cháy chữa cháy Vì vậy, trong suốt quá trình làm việc, sản xuất, việc thất thoát nguyên vật liệu không hề xảy ra. Ở phòng Kế toán có bộ phận thủ kho và bộ phận kế toán riêng biệt nên không có hiện tượng số lượng nguyên vật liệu về nhập kho thực tế ít hơn so với trên hoá đơn Đồng thời việc nhập kho nguyên vật liệu luôn đi liền với việc kiểm tra chất lượng, phẩm chất nguyên vật liệu có đủ yêu cầu kỹ thuật hay không Đây là một điểm rất tốt mà công ty có được Chính từ việc quản lý tốt nguyên vật liệu sẽ cung cấp kịp thời, đầy đủ nhu cầu nguyên vật liệu của các phân xưởng Từ đó nâng cao chất lượng, phẩm chất, mẫu mã sản phẩm. Đây là một yêu cầu rất quan trọng mà bất kỳ công ty xơ sợi nói chung và Công ty TNHH Hợp Thành nói riêng, đặc biệt công ty luôn đặt chất lượng sản phẩm lên hàng đầu.
Hệ thống kho: công ty đã tổ chức ở mỗi phân xưởng một kho giúp cho việc thu mua dự trữ, bảo quản thuận lợi Các kho thường nằm ngay cạnh phân xưởng nên dễ dàng đưa vật liệu vào sản xuất, lưu trữ Từ đó giúp cho việc quản lý NVL được tốt hơn. b) Về công tác kế toán nguyên vật liệu
- Ưu điểm nổi bật trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty là bộ phận kế toán luôn phản ánh kịp thời những số liệu về tình hình thu mua, xuất, thuận lợi cho việc kiểm tra quá trình sử dụng nguyên vật liệu đúng mục đích hay không nhằm ngăn ngừa kịp thời những hành động biển thủ, lãng phí, vi phạm chính sách, chế độ của Nhà nước.
- Kế toán ở Công ty luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, luôn cung cấp thông tin kinh tế hữu ích cho quản lý phân xưởng, ban quản lý công ty để có kế hoạch cụ thể về việc bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả hơn.
- Công ty đã áp dụng kế toán trên máy tính nên việc tính toán quản lý vật tư, khối lượng công tác kế toán giảm nhiều, đáp ứng đầy đủ các thông tin đối với yêu cầu quản lý của đơn vị và các đối tượng có liên quan khác
+ phòng kế toán có thể cung cấp thông tin một cách đầy đủ và kịp thời cho ban lãnh đạo phục vụ công tác quản lý.
+ kế toán có thể đưa ra báo cáo vào bất kỳ thời điểm nào theo yêu cầu của công tác quản lý.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH Hợp Thành
cụ tại Công ty TNHH Hợp Thành 3.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu
Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức kế toán máy trên phần mềm kế toán nên số lượng vật liệu, hạch toán được ký hiệu và quản lý chủ yếu theo từng mã vật tư khác nhau chứ không theo hệ thống tài khoản nguyên vật liệu được chi tiết theo nguyên vật liệu Công ty cần phân chia chi tiết tài khoản NVL - CCDC hơn và lập sổ danh điểm vật liệu đầy đủ như vậy việc quản lý sẽ chặt chẽ đến từng nhóm NVL chính, phụ, nhiên liệu, phế liệu,công cụ dụng cụ…
Ngoài ra, với đặc điểm nguyên vật liệu đa dạng phong phú, để đảm bảo cho Đồng thời công ty cũng nên thường xuyên thành lập các ban kiểm kê nguyên vật liệu để tổ chức kiểm tra định kỳ và không định kỳ với các phương tiện cân đo chuyên dụng Để nâng cao chất lượng quản lý nguyên vật liệu, công ty cần áp dụng biện pháp đòn bẩy kinh tế thông qua việc giao trách nhiệm cho từng khâu, từng người, xây dựng định mức tiêu hao chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu, và điều chỉnh theo sự biến động của nguyên vật liệu xuất dùng thực tế,
Từ đó giảm thất thoát, lãng phí từ việc sử dụng nguyên vật liệu, giảm tỷ lệ phế phẩm và kiểm soát những phế liệu thu hồi, đồng thời đánh giá thường xuyên các giá trị nguyên vật liệu trong kho, như vậy mới có những biện pháp, phương hướng quản lý kịp thời.
3.2.2 Về tài khoản sử dụng Để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý NVL, Công ty đã áp dụng chi tiết tài khoản NVL như sau:
TK 1521: Nguyên vật liệu chính
TK 1522: Nguyên vật liệu phụ
TK 1524: Nguyên vật liệu thay thế
TK 1527: Nguyên vật liệu thu hồi
Công ty TNHH Hợp Thành nên mở tài khoản 152 chi tiết như sau:
TK Tên tài khoản TK Tên tài khoản
152 Nguyên liệu vật liệu 15213 NLVL chính sản xuất phụ liệu may mặc
1521 NL,VL chính 152131 NLVL chính sản xuất MEXH
1521101 NL,VL trong nước chính bông xơ 1522 Vật liệu phụ
1521102 NL,VL nhập khẩu chính bông xơ 1523 Nhiên liệu
15212 NL,VL chính kính 1524 Phụ tùng thay thế
1521201 NL,VL chính sản xuất kính 1527 Nguyên vật liệu thu hồi
1521202 NL,VL chính sán xuất mỹ nghệ 1528 Vật liệu khác
1521203 NVL chính sản xuất gương 1529 NVL XDCB và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán (nên chi tiết tài khoản như thế nào, nên bổ sung thêm hoặc bỏ bớt những bút toán nào, có nên thay đổi phương pháp tính giá hay không )
3.2.3 Chứng từ và luân chuyển chứng từ
Việc luân chuyển chứng từ cần quy định rõ ràng thời gian, tránh cho công tác kế toán bị dồn vào cuối kỳ để đảm bảo tính kịp thời và chính xác của thông tin kế toán, giúp cho ban giám đốc và chủ nhiệm công trình có những quyết định đúng đắn.
Nhằm quản lý tốt hơn nguyên vật liệu mua vào thì trước khi nhập kho nguyên vật liệu, công ty nên lập biên bản kiểm nghiệm vật tư Lợi ích lớn nhất của biên bản kiểm nghiệm vật tư là xác định rõ được số lượng, quy cách, phẩm chất của nguyên vật liệu, từ đó nâng cao chất lượng nguyên vật liệu nhập kho phục vụ tôt nhất cho quá trình thi công.
Biên bản kiểm nghiệm được lập thành hai bản:
01 bản giao cho bộ phận cung ứng vật tư.
01 bản giao cho phòng kế toán.
Ví dụ: Khi mua chai nhựa PET về ta cần tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm Mua chai nhựa PET theo hoá đơn số 095051 ngày 02/03/2015 củaCông ty kinh doanh vật tư tổng hợp ta phải tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm xem nhựa có đủ chất lượng kỹ thuật không, sau đó mới tiến hành nhập kho những số lượng vật liệu đủ yêu cầu chất lượng.
Bảng 3-17 : Biên bản kiểm nghiệm vật tư Đơn vị: Công ty TNHH Hợp Thành
TT số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của BTC
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Căn cứ quyết định số ngày tháng năm của
- Ông (bà): Nguyễn Văn A - Chức vụ: Khối kỹ thuật - Trưởng ban
- Ông (bà): Nguyễn Thị B - Thủ kho - Uỷ viên
- Ông (bà): Nguyễn Văn C - Tổ mua vật tư - Uỷ viên Đã kiểm nghiệm loại vật tư sau:
TT nhãnTên hiệu, cách vậtquy tư
Phương kiểmthức nghiệm vị tínhĐơn lượngSố chứngtheo từ
Số lượng đúng quy cách sản phẩm
Số lượng không đúng quy cách sản phẩm
1 CHP Xác xuất Kg 20.000 19.500 500 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm:
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
Về phương pháp hạch toán: Phòng kế toán nên áp dụng tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước, xuất trước thì sẽ đơn giản hơn, gọn nhẹ hơn Việc tính đơn giá vật liệu xuất kho sẽ tiến hành dễ hơn mà không phải đợi đến cuối kỳ kế toán mới tính được.
Ví dụ: Nguyên vật liệu xơ căn cứ vào sổ chi tiết gạch lát có tình hình nhập - xuất
- Tồn kho đầu tháng 420 tấn, đơn giá 50.000 đồng/kg TT: 6.000.000.000
- Ngày 03/12 nhập 100 tấn , đơn giá 49.000 đồng/kg TT: 4.900.000.000
- Ngày 18/12 nhập 100 tấn, đơn giá 52.000 đồng/kg TT: 5.200.000.000
- Ngày 24/12 nhập 200 tấn, đơn giá 51.000 đồng/kg TT: 10.200.000.000
- Ngày 28/12 xuất 400 tấn. Áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước ta tính được đơn giá từng lần xuất như sau:
- 08/12: Xuất 300 tấn; Đơn giá = Đơn giá đầu kỳ = 50.000; TT:15.000.000.000
- 28/12: Xuất 300 tấn; Gồm 4 đơn giá như sau:
TT = 20.080.000.000 Để nâng cao hiệu quả trong quản lý và hạch toán vật liệu, Công ty nên xây dựng kế hoạch cung nguyên vật liệu kịp thời Khoa học, phù hợp với yêu cầu của khâu sản xuất Muốn thực hiện điều đó, phòng kế toán Công ty phải tổ chức bộ máy kế toán nhạy bén với thời cuộc, cung cấp những thông tin chính xác nhất Đồng thời Công ty phải có những nhân viên thăm dò thị trường nguyên vật liệu để sao cho đội thua mua được nguyên vật liệu đủ qui cách phẩm chất cho các phân xưởng, giá cả phù hợp, tiết kiệm tối đa chi phí.
Song song với việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu cho khâu mua vào thì khâu tiêu hao nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ cũng phải được tổ chức hợp lý. Nên khuyến khích những sáng tạo của người lao động trong sản xuất, xây dựng định mức tiêu hao cho từng nguyên vật liệu một cách khoa học nhất Và có chế độ thưởng, phạt thích đáng đối với người lao động làm lợi, hại cho Công ty.
3.2.5 Sổ kế toán chi tiết
Kế toán chi tiết NVL được áp dụng theo phương pháp ghi thẻ song song Qua nghiên cứu tính hình thực tế, xét trên các mặt quản lý nói chung về trình độ của kế toán và thủ kho, em nhận thấy là phù hợp Tuy nhiên việc áp dụng phương pháp này dẫn đến đối chiếu chậm vì mọi công việc đều dồn đến cuối tháng Do đó, để lãnh đạo công ty nắm được tình hình tăng, giảm NVL, vốn lưu động một cách kịp thời, phòng kế toán nên cập nhập hàng ngày các loại phiếu nhập và phiếu xuất kho thay cho việc cập nhật định kỳ vào giữa tháng và cuối tháng để kế toán vào sổ chi tiết Nếu để đến cuối tháng mới hạch toán như vậy sẽ gây khó khăn trong việc cung cấp thong tin, báo cáo quyết toán sẽ bị chậm.
Việc tổ chức khoa học hạch toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ góp phần không nhỏ trong toàn bộ công việc hạch toán kế toán nói chung. Bởi lẽ, nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản xuất, nó quyết định chất lượng của công trình Mỗi đội xây dựng, mỗi doanh nghiệp, mỗi công ty có phát triển hay không một phần là do bộ phận hạch toán kế toán Vậy muốn một công trình tồn tại và phát triển, yêu cầu đầu tiên đặt ra là phải tổ chức bộ máy kế toán thực sự có tài.
3.2.6 Báo cáo kế toán về nguyên vật liệu.
Hệ thống tài khoản của công ty khá tối ưu nên hệ thống sổ sách, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị của công ty luôn đảm báo tính chính xác và kịp thời đáp ứng cho công tác quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh của lãnh đạo công ty đạt hiệu quả cao Tuy nhiên bên canh cho thấy số lượng sổ cái, sổ nhật ký chung và các sổ chi tiết và báo cáo của công ty cũng gây khó khăn trong công tác đối chiếu giữa các phần hành kế toán và trong khâu lưu trữ
3.2.7 Đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ kế toán.
Trong xu thế toàn cầu hóa ngày nay thì việc nâng cao tay nghề, kiến thức là yếu tố vô cùng quan trọng Công ty nên có kế hoạch đào tạo cán bộ kế toán như tham gia các lớp học nghiệp vụ do Bộ tài chính tổ chức, đặc biệt phải cập nhật các thông tin, quy định, quy chế nhà nước mới ban hành, đào tạo tại chỗ, tập huấn nghiệp vụ, Ngoài ra công ty cần khuyến khích phòng Kế toán tổ chức buổi thảo luận để mọi người cùng nhau trao đổi kinh nghiệm, rút ra những mặt được và chưa được trong công tác hạch toán Từ đó giúp nhân viên trong phòng có cái nhìn toàn diện về công tác kế toán chứ không bó hẹp trong phạm vi công việc, trách nhiệm của mình.
3.2.8 Điều kiện thực hiện Để thực hiện những cải tiến mới trong hoạt động kế toán thì cần những điều kiện sau:
Thiết lập và tiến tới hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý từ Ban giám đốc xuống phòng ban, đội sản xuất từ đó tăng cường khả năng giám sát và quản lý ngày một chặt chẽ hơn.
Nâng cao trình độ chuyên môn cũng như kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán của cán bộ kế toán.