Những lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp
Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu và kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp
1.1.1 Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu
Bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn sản xuất phải có đủ 3 yếu tố cơ bản là: Tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động Theo Các Mác, tất cả mọi vật trong thiên nhiên ở quanh ta mà lao động tác động vào nhằm biến đổi nó phù hợp với mục đích của con người đều là đối tượng lao động Như vậy nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động Tuy nhiên Mác cũng chỉ ra rằng bất cứ một loại nguyên vật liệu nào cũng là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu mà chỉ trong điều kiện đối tượng thay đổi do lao động thì đối tượng đó mới là nguyên vật liệu Ví dụ như nhôm trong quặng bôxit không là nguyên vật liệu nhưng khi nó được con người hao phí lao động tìm ra và tách khỏi quặng, phục vụ cho ngành công nghiệp thì nhôm mới được gọi là nguyên vật liệu.
Trong doanh nghiệp xây lắp, nguyên vật liệu rất đa dạng, phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật Khi tham gia vào quá trính sản xuất kinh doanh, nó không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu Nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh Về giá trị, nguyên vật liệu là một bộ phận của vốn kinh doanh, khi tham gia sản xuất giá trị của nó được chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra mà đối với doanh nghiệp xây lắp đó là các công trình cầu đường, nhà ở
1.1.2 Đặc điểm kinh doanh xây dựng ảnh hưởng tới hạch toán nguyên vật liệu tại các đơn vị sản xuất kinh doanh xây dựng.
Doanh nghiệp nào cũng có đặc thù riêng ảnh hưởng đến công tác kế toán trong doanh nghiệp đó Ngành xây dựng có đặc trưng riêng biệt so với các ngành khác bởi sản phẩm của xây dựng là các công trình có kết cấu phức các khoản mục chi phí Mặt khác sản phẩm của ngành xây dựng thường cố định tại nơi sản xuất, trong khi đó các yếu tố để tiến hành sản xuất như các loại xe máy, thiết bị, nhân công lại vận động từ nơi này sang nơi khác Trong quá trình di chuyển các yếu tố đó thường gây ra hao hụt, mất mát do điều kiện khách quan và chủ quan của doanh nghiệp nên yêu cầu quản lý là tất yếu. Hơn nữa, việc xây dựng còn chịu tác động của địa chất công trình và điều kiện khí hậu, thời tiết của địa phương cho nên công tác quản lý và sử dụng tài sản, vật tư cho công trình rất phức tạp đòi hỏi phải có mức giá cho từng loại công tác xây lắp cho từng vùng lãnh thổ.
1.1.3 Vị trí, vai trò nguyên vật liệu trong quá trình xây lắp.
Mỗi quá trình thi công xây lắp là sự kết hợp của ba yếu tố: Đối tượng lao động, sức lao động và tư liệu lao động Nếu thiếu một trong ba yếu tố này thì không thể tiến hành thi công xây lắp được Vì vậy nguyên vật liệu chiếm một vị trí quan trọng trong quá trình thi công Mặt khác trong ngành xây dựng cơ bản, vật liệu thường chiếm một tỷ trọng khá lớn, từ 60% đến 70% giá trị công trình Như vậy mỗi một sự thay đổi về chi phí nguyên vật liệu dù lớn hay nhỏ cũng ảnh hưởng lớn giá thành sản phẩm Do số lượng và chất lượng công trình phần lớn bị ảnh hưởng bởi số lượng và chất lượng vật liệu tạo ra nó, nên vật liệu có chất lượng cao, đúng quy cách, chủng loại phù hợp với công trình thì mới tạo ra những công trình có chất lượng cao Mà chất lượng công trình lại là một yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp trong ngành xây dựng có thể chiến thắng trong cạnh tranh, giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín của mình trong bối cảnh nền kinh tế thị trường Như vậy có thể khẳng định nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, tăng cường công tác quản lý, công tác kế toán nguyên vật liệu đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm, hiệu quả nguyên vật liệu mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình, hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm vừa là yêu cầu cấp thiết vừa là một biện pháp gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
1.1.4 Vai trò của kế toán đối với quản lý và sử dụng nguyên vật liệu.
Kế toán là công cụ phục vụ cho quản lý kinh tế tài chính của các doanh nghiệp, trong đó kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu Kế toán vật liệu là việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình mua, vận chuyển, bảo quản và tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu Để đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, đúng chủng loại vật liệu cho quá trình thi công, xây lắp, doanh nghiệp cần dựa vào kế toán nguyên vật liệu, thông qua kế toán nguyên vật liệu mà nắm bắt thông tin về nguyên vật liệu trên các mặt số lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn từ đó đề ra biện pháp quản lý thích hợp.
Do đó kế toán nguyên vật liệu phải đảm bảo những yêu cầu và nhiệm vụ đã được quy định.
Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu
* Xuất phát từ vai trò đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị ở mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng.
- Để có được nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình thi công thì nguồn chủ yếu là thu mua Do đó ở khâu này đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, chi phí thu mua và cả tiến độ về thời gian phù hợp với kế hoạch thi công công trình Đồng thời tiến hành đánh giá kế hoạch mua vật liệu nhằm lựa chọn nguồn mua với giá trị mua thấp nhất mà vẫn đảm bảo yêu cầu về số lượng và chất lượng vật liệu.
- Ở khâu bảo quản, dự trữ: Doanh nghiệp cần tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ phương tiện vận chuyển, cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, tránh hư hỏng mất mát hao hụt,đảm bảo an toàn cho vật liệu Hệ thống kho tàng bến bãi hợp lý, phù hợp đặc điểm từng loại vật liệu giúp quá trình nhập, xuất, kiểm tra vật liệu dễ dàng.Đối với việc dự trữ, doanh nghiệp cần xác định được định mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại, từng thứ vật liệu tránh tình trạng khan hiếm vật liệu, ảnh hưởng đến tiến độ thi công các công trình hoặc việc dự trữ quá mức cần thiết sẽ gây ra hiện tượng ứ đọng vốn.
- Khâu sử dụng: Phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chi phí vật liệu nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu, hạn chế hao hụt, mất mát trong quá trình thi công Muốn vậy công ty cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu cho từng đối tượng sử dụng như các công trình hay từng hạng mục công trình.
Bên cạnh đó doanh nghiệp có thể quy định các hình thức thưởng phạt rõ ràng đối với những người liên quan tới quá trình quản lý và sử dụng vật liệu Từ đó đề cao ý thức, trách nhiệm của mỗi cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp.
* Để thực hiện tốt chức năng là công cụ quản lý kinh tế của kế toán và xuất phát từ vị trí, vai trò, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp thì kế toán nguyên vật liệu phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Thực hiện phân loại, đánh giá nguyên vật liệu phù hợp với các chuẩn mực, nguyên tắc kế toán đã quy định cũng như các yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
- Tổ chức ghi chép đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển nguyên vật liệu về hiện vật và giá trị Tính toán đúng đắn trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp.
- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất.
- Tổ chức kế toán phù hợp với kế toán hàng tồn kho, áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu đảm bảo cung cấp thông tin, số liệu kịp thời đúng đắn cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Tham gia việc phân tích đánh giá tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình xây lắp Tiến hành kiểm kê tài sản nói chung và vật liệu nói riêng theo quy định của nhà nước.
Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu
Trong các doanh nghiệp xây lắp, vật liệu được sử dụng có rất nhiều loại, nhiều thứ khác nhau về nội dung kinh tế, công dụng và nguồn nhập Để có thể quản lý vật liệu một cách chặt chẽ và hạch toán chi tiết từng loại, từng thứ vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp cần tiến hành phân chia chúng theo những tiêu thức nhất định.
* Căn cứ vào vai trò, tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, vật liệu được chia thành các loại:
- Nguyên liệu, vật liệu chính: Là các đối tượng lao động cấu thành nên các thực thể sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua ngoài) Đối với các doanh nghiệp xây dựng cơ bản đó là sắt, thép, xi măng, cát, sỏi, đá
- Nguyên vật liệu phụ: Là các loại nguyên vật liệu được sử dụng để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất sản phẩm, cho việc bảo quản, bao gói sản phẩm như các loại thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn, phụ gia
- Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, gồm xăng, dầu, khí gas, than củi
- Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa, thay thế cho dụng cụ, máy móc, phương tiện vận tải, thiết bị xây lắp.
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là các loại vật liệu và thiết bị cần lắp, không cần lắp, các vật kết cấu, vật tư xây dựng mà doanh nghiệp mua dùng trong công tác xây dựng cơ bản của doanh nghiệp.
- Vật liệu khác: Là các loại vật liệu chưa được xếp vào các loại vật liệu trên, thường là những vật liệu được loại ra trong quá trình sản xuất hoặc phế liệu từ thanh lý tài sản cố định.
Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được nội dung,chức năng kinh tế của từng loại vật liệu, là cơ sở để xác định mức tiêu hao,định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ nguyên vật liệu, là cơ sở tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp từ đó có phương hướng và biện pháp quản lý khoa học đối với từng loại vật liệu.
* Căn cứ mục đích sử dụng nguyên vật liệu hay nội dung quy định phản ánh chi phí nguyên vật liệu trên các tài khoản kế toán, vật liệu được chia thành:
- Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho thi công xây lắp các công trình.
- Nguyên vật liệu dùng cho phục vụ quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp và các nhu cầu khác.
Cách phân loại này giúp doanh nghiệp quản lý chi tiết các loại nguyên vật liệu theo mục đích sử dụng và là cơ sở để hạch toán chính xác các loại nguyên vật liệu sử dụng được thể hiện trên các tài khoản kế toán.
* Căn cứ vào nguồn nhập vật liệu thì nguyên vật liệu được chia thành:
- Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài chủ yếu là do mua ngoài, liên doanh, biếu tặng
- Nguyên vật liệu thuê gia công chế biến.
- Nguyên vật liệu tự sản xuất
Cách phân loại này là cơ sở để kiểm tra, xác định giá vật liệu nhập kho hợp lý Đồng thời nó cũng là cơ sở để nhà quản trị phân tích đánh giá lựa chọn cách thức mua hoặc nhập vật liệu từ các nguồn mua tốt nhất.
1.3.2 Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là xác định trị giá của nó ở những thời điểm nhất định theo những nguyên tắc nhất định Công việc này có ý nghĩa quan trọng trong công tác hạch toán và quản lý nguyên vật liệu Thông qua việc đánh giá nguyên vật liệu, kế toán mới ghi chép đầy đủ và có hệ thống các chi phí cấu thành nên giá nguyên vật liệu mua vào, giá trị nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất Từ đó xác định chính xác giá trị sản phẩm sản xuất ra trong kỳ Mặt khác đánh giá chính xác vật liệu còn góp phần tính toán sát thực số tài sản hiện có của doanh nghiệp, đảm bảo thông tin cung cấp trên báo cáo tài chính là trung thực, hợp lý.
* Yêu cầu đánh giá nguyên vật liệu.
- Yêu cầu xác thực: Việc đánh giá nguyên vật liệu phải được tiến hành trên cơ sở tổng hợp đầy đủ chi phí cấu thành nên giá trị của nguyên vật liệu đồng thời phải loại trừ ra khỏi giá trị vật liệu những chi phí không hợp lý, hợp lệ.
- Yêu cầu thống nhất: Việc đánh giá vật liệu phải đảm bảo thống nhất về nội dung và phương pháp đánh giá giữa các kỳ hạch toán của doanh nghiệp.
* Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu (theo chuẩn mực số 02 - Hàng tồn kho)
- Nguyên tắc giá gốc (giá phí): Theo nguyên tắc này, tất cả các loại tài sản, vật liệu phải được phản ánh, ghi chép theo giá phí của chúng, tức là toàn bộ số tiền mà đơn vị đã bỏ ra để có tài sản đó ở tư thế sẵn sàng sử dụng.
- Nguyên tắc nhất quán, liên tục: Nguyên tắc này đòi hỏi phải áp dụng các khái niệm, nguyên tắc, chuẩn mực và các phương pháp tính toán phải thống nhất trong suốt các niên độ kế toán Nếu có sự thay đổi về phương pháp đánh giá thì phải được sự chấp thuận của cơ quan quản lý liên quan và phải sau một thời gian nhất định (thường là một niên độ kế toán).
* Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế: Theo quy định hiện hành, kế toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu phải phản ánh theo giá thực tế có nghĩa là nguyên vật liệu khi nhập kho phải phản ánh theo giá thực tế, khi xuất kho cũng phải xác định giá thực tế theo đúng phương pháp quy định Trị giá của nguyên vật liệu trên sổ sách, báo cáo tài chính nhất thiết phải theo giá thực tế.
Trị giá nguyên vật liệu nhập kho: Tuỳ từng nguồn nhập mà trị giá thực tế của nguyên vật liệu được xác định như sau:
Nội dung tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu
1.4.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho; nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động của từng loại, từng nhóm thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết vật liệu phù hợp góp phần tăng cường quản lý nguyên vật liệu.
1.4.1.1 Chứng từ kế toán sử dụng.
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất vật tư hàng hoá đều phải lập chứng từ bắt buộc đầy đủ kịp thời, theo đúng mẫu biểu, nội dung và phương pháp lập Người lập phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Mọi chứng từ về vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, cá nhân liên quan.
Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định 1141/TC/ QĐ/ CĐKT ngày 01/11/1995, QĐ 885/QĐ/BTC ngày 16/07/1998 của bộ trưởng bộ tài chính, các chứng từ kế toán vật liệu bao gồm:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)
- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)
- Biên bản kiểm kê vật liệu (mẫu 08-VT)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH)
- Hoá đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03-BH)
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn sau:
- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT)
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05-VT)
1.4.1.2 Các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. phiếu nhập
Thẻ kho phiếu xuất Để tiến hành hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp mà áp dụng một trong các phương pháp sau:
- Phương pháp ghi thẻ song song
- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Phương pháp sổ số dư
* Phương pháp ghi thẻ song song.
+ Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật tư hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng.
Thẻ kho do kế toán lập và ghi các chi tiết: Tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho Khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi số thực nhập, xuất vào chứng từ và thẻ kho Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứ vật tư lên cho phòng kế toán.
+ Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng và giá trị của từng thứ vật liệu Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, lập bảng kê nhập, xuất, tồn rồi kiểm tra đối chiếu sổ chi tiết với thẻ kho, số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập, xuất, tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp và số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế.
Có thể khái quát nội dung, trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song bằng sơ đồ sau:
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn
Sổ kế toán tổng hợp
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Ưu điểm: Việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu.
Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng ghi chép còn nhiều, việc kiểm tra đối chiếu tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế chức năng kiểm tra tính kịp thời của kế toán. Điều kiện áp dụng: Trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều, không thường xuyên, trình độ của cán bộ kế toán còn hạn chế.
* Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
+ Tại kho: Việc ghi chép ở kho cũng giống như trong phương pháp ghi thẻ song song.
+ Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu ở từng kho dùng cho cả
Bảng kê xuất Bảng kê nhập
Phiếu xuất Phiếu nhập năm, nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất định kỳ do thủ kho gửi lên.
Sổ đối chiếu luân chuyển được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị Cuối tháng tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và sổ kế toán tổng hợp.
Nội dung và trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có thể khái quát bằng sơ đồ sau:
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Ưu điểm: Khối lượng ghi chép kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng.
Sổ đối chiếu luân chuyển Điều kiện áp dụng: Sử dụng trong các doanh nghiệp không có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu, do vậy không có điều kiện ghi chép tình hình nhập xuất hàng ngày.
* Phương pháp sổ số dư:
+ Tại kho: Ngoài việc sử dụng thẻ kho theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn về số lượng thì còn sử dụng sổ số dư để ghi số lượng vật tư tồn kho và sử dụng cho cả năm Vào cuối mỗi tháng tháng, sổ số dư được chuyển cho thủ kho Thủ kho căn cứ vào số lượng tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu thực hiện trên thẻ kho để ghi, sau đó chuyển về cho phòng kế toán.
+ Tại phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu sẽ kiểm tra lại và hoàn thiện các chứng từ, sau đó căn cứ vào các chứng từ để ghi vào các bảng kê nhập, bảng kê xuất nguyên vật liệu Cuối tháng, căn cứ vào các số liệu trên các bảng kê để ghi vào các bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Sau đó dựa vào số dư của thủ kho gửi lên, kế toán tính ra giá trị nguyên vật liệu nhập,xuất, tồn trong kỳ Việc kiểm tra đối chiếu được căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư, bảng kê nhập, xuất tồn và số liệu kế toán tổng hợp.
Nội dung và trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư có thể được khái quát theo sơ đồ sau:
Bảng kê nhập Bảng kê xuất
Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện ứng dụng máy vi tính
1.5.1 Chức năng, nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán. Để tổ chức tốt kế toán nguyên vật liệu đáp ứng yêu cầu quản lý nguyên vật liệu của doanh nghiệp, kế toán nguyên vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức mã hoá đối tượng cần quản lý, mà cụ thể ở đây là nguyên vật liệu giúp cho việc nhận diện thông tin về các nghiệp vụ nhập xuất không bị nhầm lẫn, nhất là trong hệ thống xử lý tự động.
- Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với điều kiện thực hiện kế toán nguyên vật liệu trên máy, bao gồm việc xác định, xây dựng hệ thống danh mục chứng từ trên máy và tổ chức luân chuyển, xử lý, lưu trữ, bảo quản chứng từ.
- Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán bằng cách quy định danh mục tài khoản trên máy chi tiết hoá các tài khoản cấp 1 thành các tài khoản cấp 2, 3 sao cho phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho mà doanh nghiệp đã áp dụng.
- Lựa chọn và vận dụng hình thức kế toán tương ứng với hệ thống sổ sách kế toán và trình tự hệ thống hoá thông tin thích hợp nhất với đặc điểm của doanh nghiệp
- Tổ chức kiểm kê, kiểm nhận, đánh giá lại vật tư cũng như lựa chọn các phương pháp xác định trị giá vốn của nguyên vật liệu nhập, xuất kho một cách hợp lý đảm bảo thuận tiện cho quá trình sản xuất kinh doanh cũng như quá trình quản lý của doanh nghiệp.
- Trình bày và cung cấp thông tin đầy đủ về tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu trên cơ sở các sổ sách, báo cáo
1.5.2 Nguyên tắc và các bước tiến hành kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện ứng dụng kế toán máy.
- Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp rất phong phú, đa dạng và biến động thường xuyên, do đó khi nhập dữ liệu nhất thiết phải chỉ ra danh điểm vật tư và để tăng cường tính tự động hoá có thể đặt sẵn mức thuế GTGT của vật tư ở phần danh mục.
- Nguyên vật liệu có điểm đặc thù là quản lý tại kho riêng và có thể chia thành phần hành kế toán nguyên vật liệu thành 2 phần là kế toán các nghiệp vụ nhập và kế toán các nghiệp vụ xuất Khi nhập, xuất kho phải chỉ rõ tên kho bảo quản lưu trữ và đó là cơ sở kiểm tra số lượng tồn của từng loại vật liệu.
- Đối với các nghiệp vụ nhập kho vật liệu cần thiết phải nhập dữ liệu về giá mua, các chi phí mua được tính vào giá vốn hàng nhập kho Trường hợp nhập 1 phiếu nhiều nguyên vật liệu thì chương trình cũng cho phép nhập cùng nhưng phải cùng kho Nếu phát sinh chi phí thu mua, cần phân bổ chi phí cho từng nguyên vật liệu làm căn cứ tính giá vốn xuất kho.
- Đối với các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu thì chương trình phải tự động tính được giá vốn xuất kho Vì chi phí vật liệu là khoản chi phí trực tiếp tính cho đối tượng chịu chi phí nên khi xuất phải chỉ ra tên đối tượng để tập hợp chi phí sản xuất theo khoản mục, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính giá thành.
Trình tự xử lý có thể khái quát theo sơ đồ sau:
Phiếu nhập, phiếu xuât, chứng từ khác
Nhập các chứng từ vào máy
Mã đối tượng kế toán Nội dung các nghiệp vụ
Phấn mềm MVT xử lý tự động
- Báo cáo nhập, xuất, tồn và các báo cáo khác
Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công
Yêu cầu của việc hoàn thiện
Kế toán trong doanh nghiệp nói chung mà cụ thể ở đây là kế toán nguyên vật liệu là công cụ đắc lực của doanh nghiệp trong quản lý sản xuất kinh doanh nói chung nên đòi hỏi nó phải luôn hướng tới sự hoàn thiện Tuy nhiên công việc kế toán lại thay đổi thường xuyên, liên tục tuỳ theo đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty trong từng giai đoạn và theo những chính sách chế độ quản lý kinh tế tài chính mới của nhà nước Chính vì thế mà quá trình tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp phải đáp ứng được những yêu cầu sau:
- Tôn trọng nguyên tắc, chế độ, chuẩn mực kế toán Đây là yêu cầu bắt buộc, là cơ sở, nền tảng cho việc quản lý, điều hành thống nhất hoạt động sản xuất kinh doanh của tất cả các doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp khác nhau có thể áp dụng những hình thức, phương pháp kế toán khác nhau nhưng vẫn phải đảm bảo tuân thủ đúng chế độ, chuẩn mực kế toán của nhà nước Đó chính là hành lang pháp lý của công tác kế toán tạo ra khả năng so sánh, đối chiếu được và thuận tiện cho việc kiểm tra, chỉ đạo, đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán.
- Tổ chức kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp vể tổ chức sản xuất kinh doanh và về công tác quản lý Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm sản xuất kinh doanh khác nhau thì sẽ lựa chọn cho mình một hình thức kế toán, phương pháp kế toán khác nhau (phương pháp kế toán hàng tồn kho, phương pháp tính giá vốn xuất kho ) để đảm sự phù hợp đó Nếu doanh nghiệp chỉ áp dụng cứng nhắc một hình thức, một phương pháp kế toán nào đó không thích hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp tất yếu sẽ tạo ra sự bất hợp lý trong khi hạch toán và không đem lại hiệu quả công tác kế toán như mong muốn Tuy vậy việc lựa chọn này dù linh động đến đâu vẫn phải đảm bảo các chế độ, chuẩn mực của nhà nước.
- Công tác kế toán phải đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời,chính xác Yêu cầu này có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc đưa ra các quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp Nếu thông tin kế toán không đáp ứng được những yêu cầu cơ bản này thì quyết định kinh tế của doanh nghiệp sẽ không đảm bảo được tính thích hợp, đúng đắn, sát với thực tế Hơn nữa thông tin kế toán được cung cấp còn là một bức tranh toàn cảnh về doanh nghiệp Nó là căn cứ để thuyết phục các chủ đầu tư, các ngân hàng trong việc ký kết các hợp đồng đấu thầu lớn, thực hiện các khoản vay, các dự án lớn vì thế thông tin kế toán được cung cấp như thế nào sẽ quyết định sự thắng lợi của doanh nghiệp trong cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường.
- Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu phải trong mối quan hệ thống nhất với các phần hành kế toán khác, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán tài chính và kế toán quản trị Kế toán nguyên vật liệu cũng như các phần hành kế toán khác chỉ là một bộ phận trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp, giữa chúng có mối quan hệ mật thiết, khăng khít với nhau, bổ sung cho nhau, không thể thiếu một bộ phận kế toán nào Vì vậy bất kỳ một phần hành kế toán nào yếu kém sẽ đều ảnh hưởng tới các phần hành kế toán khác và do đó tác động xấu tới cả hệ thống kế toán của doanh nghiệp.
Chỉ có trên cơ sở đảm bảo các yêu cầu trên thì kế toán vật liệu mới thực hiện tốt vai trò của mình và trở thành công cụ quản lý hữu ích của doanh nghiệp.
Nội dung hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phầnxây dựng số 2 Thăng Long
3.3.1 Lập bảng phân bổ vật liệu Để phản ánh chi tiết hơn nữa giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng, chi tiết cho các tài khoản cấp 1, cấp 2, chi tiết theo từng loại sản phẩm, đối tượng tập hợp chi phí đồng thời tổng hợp toàn bộ giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng trong phạm vi toàn doanh nghiệp, công ty có thể lập bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu Bảng này cũng như các mẫu biểu, sổ sách khác của doanh nghiệp phải được tạo sẵn trong máy để khi có yêu cầu sử dụng thì có thể in ra bất cứ lúc nào.
Cơ sở số liệu để lập bảng phân bổ nguyên vật liệu là các chứng từ xuất tượng sử dụng cụ thể Kết cấu và nội dung chủ yếu của bảng phân bổ: Cột dọc phản ánh các loại vật liệu xuất dùng trong kỳ, dòng ngang phản ánh các đối tượng sử dụng Giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ theo giá thành thực tế phản ánh trong bảng phân bổ nguyên vật liệu theo từng đối tượng tập hợp để ghi vào bên có tài khoản 152, các sổ kế toán liên quan (sổ chi tiết nguyên vật liệu) và được sử dụng để tính giá thành sản phẩm.
Mẫu biểu bảng phân bổ được xây dựng như sau:
3.3.2 Phương pháp quản lý nguyên vật liệu.
Với địa bàn thi công rất rộng nên nhiều công trình ở xa mà phiếu xuất kho chỉ có hiệu lực một lần không phù hợp với việc sử dụng nguyên vật liệu thường xuyên xuất trong tháng Do đó đối với nguyên vật liệu xuất kho phục vụ cho thi công xây lắp thì phòng vật tư nên lập phiếu xuất kho theo hạn mức. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong tháng, các đội chia thành nhiều đợt mua khác nhau (bởi lẽ cứ sau mỗi lần mua vật tư về lại làm đầy đủ thủ tục xuất kho thì rất phiền toái) Còn các trường hợp còn lại vẫn sử dụng phiếu xuất kho thông thường.
Phiếu xuất vật tư theo hạn mức dùng để theo dõi số lượng vật tư xuất kho trong tháng, có nhiều trường hợp phiếu xuất một lần theo hạn mức nhưng cũng có trường hợp xuất nhiều lần cho bộ phận sử dụng, phụ trách vật tư sẽ căn cứ vào kế hoạch thi công trong tháng và định mức sử dụng nguyên vật liệu cho từng công trình để xác định hạn mức được duyệt Mỗi phiếu chỉ dùng cho một loại nguyên vật liệu, sử dụng cho cả tháng và do cán bộ phụ trách cung cấp vật tư lập Phiếu này được lập thành 2 liên, cả hai liên đều giao cho bộ phận sử dụng mang đến kho, người nhận vật tư giữ một liên, thủ kho giữ một liên Đến cuối tháng khi hạn mức hết, thủ kho ký vào cả hai liên, ngoài ra, mỗi liên còn có chữ ký của người phụ trách bộ phận sử dụng, phụ trách kế toán Khi lập phiếu cần đảm bảo tổng số lượng nguyên vật liệu xuất trong phiếu lĩnh vật tư bao giờ cũng nhỏ hơn hoặc bằng hạn mức được lĩnh Nếu do kế hoạch sản xuất thay đổi, cần lĩnh thêm nguyên vật liệu thì phải lập phiếu lĩnh vật tư mới.
Mẫu phiếu công ty có thể sử dụng như sau:
3.3.3 Tiến hành kiểm nghiệm vật tư Để quản lý chặt chẽ hơn về số lượng, quy cách vật liệu trước khi tiến hành nhập kho nguyên vật liệu, công ty nên tổ chức kiểm nghiệm vật tư đối với những vật liệu đòi hỏi chất lượng cao, vật liệu có giá trị lớn Sau khi kiểm nghiệm, công ty tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm vật tư theo mẫu sau:
3.3.4 Tiến hành phân tích tình hình cung cấp các loại nguyên vật liệu.
Trong công ty có rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, có loại là chính chủ yếu, có loại chỉ là phụ Và thông thường những nguyên vật liệu chính không thể thay thế bằng các nguyên vật liệu khác Vậy để đảm bảo tốt hơn việc cung cấp nguyên vật liệu, ta tiến hành phân tích theo chỉ tiêu sau:
Tvc: Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp các loại nguyên vật liệu chủ yếu.
V k 1i: Số cung cấp thực tế trong giới hạn về các loại nguyên vật liệu chủ yếu.
Vi k: Số cung cấp kế hoạch của từng loại nguyên vật liệu chủ yếu.
- Nếu Tvc = 100%: Công ty hoàn thành kế hoạch cung cấp vể các loại nguyên vật liệu chủ yếu Đây là biểu hiện tốt cho việc thi công các công trình diễn ra liên tục.
- Nếu Tvc < 100%: Công ty không hoàn thành kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu, từ đó công ty cần tìm hiểu các nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên là do:
+ Đơn vị cung cấp hoặc đơn vị vận tải vi phạm hợp đồng.
+ Công ty không tổ chức tốt công tác cung ứng nguyên vật liệu.
+ Do các điều kiện tự nhiên tác động như thiên tai hoả hoạn, gió bão Sau khi tìm ra nguyên nhân, công ty phải sớm tìm ra các biện pháp khắc phục kịp thời để công tác cung ứng nguyên vật liệu lần sau sẽ tốt hơn, đảm bảo quá trình thi công không bị gián đoạn.
3.3.5 Tiến hành phân tích khoản chi vật liệu trong giá thành.
Chi phí nguyên vật liệu trong giá thành chiếm tỷ trọng lớn nên một sự thành sản phẩm Để đạt được lợi nhuận tối đa trong sản xuất kinh doanh công ty cần tìm cách giảm chi phí nguyên vật liệu trong khi vẫn đảm bảo được chất lượng công trình tốt Muốn vậy công ty phải quan tâm đến công tác phân tích tình hình quản lý và sử dụng các loại nguyên vật liệu bao gồm việc phân tích khoản chi phí vật liệu trong giá thành
Mỗi loại sản phẩm tại công ty sản xuất và chế tạo cần nhiều loại vật liệu khác nhau, với mức tiêu hao và đơn giá khác nhau Với từng loại sản phẩm thì khoản chi phí vật liệu trong giá thành có thể được xác định theo công thức:
Cv : Là chi phí vật liệu trong giá thành SL: Là số lượng sản xuất của một loại sản phẩm
Gi: Là đơn giá vật liệu xuất dùng F: Giá trị phế liệu thu hồi (nếu có) m i : Mức tiêu hao bình quân của từng loại vật liệu.
Sau đó xác định khoản chi phí vật liệu kế hoạch được điều chỉnh theo sản lượng thực tế:
Sau đó xác định khoản chi vật liệu thực tế:
So sánh giữa khoản chi phí thực tế với kế hoạch sẽ xác định được chênh lệch và có thể đưa ra kết luận về chi phí vật liệu trong giá thành Từ đó có thể xác định được mức độ ảnh hưởng của các nhân tố:
- Do mức tiêu hao bình quân thay đổi
- Do giá vật liệu xuất dùng thay đổi
- Do giá trị phế liệu thu hồi thay đổi
- Do sử dụng vật liệu thay thế