Các chủ thé tham gia quản lý dự án đầu tư xây dựng công trìnhChủ dau tu dự án: Chủ đầu tư là người chịu trách nhiệm xuyên suốt trong quá trình hình thành và QLDA đầu tư XDCT, có trách nh
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TE QUOC
DÂN KHOA ĐẦU TƯ
KHÓA LUẬN TÓT NGHIỆP
Dé tai:
HOAN THIEN CONG TAC QUAN LY DU AN DAU TU XAY DUNG CONG TRINH TAI BAN QUAN LY DU AN DAU TU
XÂY DUNG TÍNH YEN BAI
Ho tén: Quyén Hai Long
MSSV: 11193172 Lop: QLDA61
Khoa: Dau tu
GVHD: Th.S Luong Huong Giang
HA NOI, 2022
Trang 2CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VE DỰ ÁN ĐẦU TU VÀ QUAN LÝ DỰ ÁN ĐẦU
TƯ CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN TỈNH
1.1 Khái niệm dự án đầu tư và quản lý dự án đầu tư xây dựng
1.1.1 Dự án đầu tư xây dựng công trình
1.1.1.1 Khái niệm về dự án đầu tư xây dựng công trình
Du án đầu tư xây dựng công trình (XDCT) là dự án bỏ vốn dé xây dựng mới,
mở rộng, cải tao những công trình xây dựng nhằm mục đích phát triển, duy trì,
nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phâm dịch vụ trong một thời hạn nhất
định.
“Dự án đầu tư XDCT” còn là thuật ngữ chuyên ngành dùng để chỉ bản báo
cáo nghiên cứu khả thi trongcác dự án đầu tư XDCT Theo nghĩa này dự án đầu tư
XDCT là tổng thê các đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để xây dựng mới, mở
rộng, cải tạo những công trình xây dựng nhằm mục đích phát triển, duy trì, nâng cao
chất lượng công trình hoặc sản phẩm dịch vụ trong một thời hạn nhất định Bao gồm
phần thuyết minh và thiết kế cơ sở.
1.1.1.2 Phân loại dự án đầu tư xây dựng công trình
Căn cứ quy mô, mức độ quan trọng, dự án đầu tư xây dựng được phân loại
thành dự án quan trọng quốc gia, dự án nhóm A, dự án nhóm B, dự án nhóm C theotiêu chí quy định của pháp luật về đầu tư công
Căn cứ công năng phục vụ, tính chất chuyên ngành của công trình và mục
đích quản lý, dự án đầu tư xây dựng được phân loại thành các dự án sau: Dự án đầu
tư XDCT dân dụng; Dự án đầu tư XDCT công nghiệp; Dự án đầu tư XDCT hạ tầng
kỹ thuật; Dự án đầu tư XDCT giao thông; Dự án đầu tư XDCT phục vụ nông nghiệp
và phát triển nông thôn; Dự án đầu tư XDCT quốc phòng, an ninh; Dự án đầu tư xây dựng nhà ở, khu đô thị và dự án đầu tư xây dựng có công năng phục vụ hỗn hợp khác.
Căn cứ nguồn vốn sử dụng và hình thức đầu tư, dự án đầu tư xây dựng được
phân loại thành các dự án sau: Dự án sử dụng vốn đầu tư công; Dự án sử dụng vốn nha nước ngoai dau tu công; Dự an PPP; Dự án sử dung von khác; Dự án đầu tư xây
dựng được sử dụng một hoặc nhiều nguồn vốn khác nhau.
1.1.2 Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình
1.1.2.1 Khái niệm của quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình
Khái niệm của QLDA đầu tư XDCT được hiểu tương tự như khái niệm QLDA
đâu tư nói chung Một cách chung nhât có thê hiệu QLDA đâu tư XDCT là tông thê
những tác động có hướng đích của chủ thê quản lý tới quá trình hình thành, thực hiện
và hoạt động của dự án nhăm đạt tới mục tiêu dự án trong những điêu kiện và môi
trường biến động Một cách cụ thể hơn, QLDA là quá trình chủ thé quan lý thực hiện
các chức năng lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm tra dự án nhằm đảm bảo các
phương diện thời gian, nguồn lực và độ hoàn thiện của dự án.
Trang 31.1.2.2 Các chủ thé tham gia quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình
Chủ dau tu dự án: Chủ đầu tư là người chịu trách nhiệm xuyên suốt trong quá trình hình thành và QLDA đầu tư XDCT, có trách nhiệm phối hợp các cơ quan tô
chức tham gia quản lý và chịu sự quản lý của nhiều Bộ, ngành, các cơ quan liên quan
mà trực tiếp là người quyết định đầu tư
Cơ quan quản lý Nhà nước về đầu tư xây dựng: Có nhiều cơ quan quản lý Nhà
nước tham gia vào quá trình quản lý như Bộ Xây dựng, Bộ Kế hoạch và Dau tư, Bộ
Tài chính và các cơ quan quản lý chuyên ngành Mỗi cơ quan có chức năng và nhiệm
vụ khác nhau Như Bộ Xây dựng có chức năng và nhiệm vụ quản lý lĩnh vực liên
quan đến chất lượng, quy trình xây dựng cơ bản, hay Bộ Kế hoạch và Đầu tư sẽ quyếtđịnh chủ đầu tư và quy định nhiệm vụ, quyền hạn và chỉ đạo chủ đầu tư trong quá
trình quản lý; Bộ Tài chính sẽ quản lý vấn đề liên quan đến giá cả xây dựng, ngần
sách hoặc các cán bộ quản lý chuyên ngành sẽ quản lý vấn đê liên quan đến ngành,
lĩnh vực do mình quản lý Còn chủ đầu tư có trách nhiệm báo cáo với cơ quan quản
lý Nhà nước có thâm quyền về hoạt động của mình
Tổ chức tư vấn dau tư và xây dựng: Ngoài việc tuân thủ các quy định, quy
chuẩn, tiêu chuẩn của chuyên ngành, lĩnh vực đang thực hiện, tư van còn có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ mà chủ đầu tư giao thông qua hợp đồng, đồng thời đề
xuất những ý kiến phù hợp, hiệu quả trong việc thực hiện hợp đồng với chủ đầu tư.
Tổng thâu xây dựng thực hiện hợp dong EPC, hop dong chia khóa trao tay cótrách nhiệm tham gia quản lý thực hiện một phần hoặc toàn bộ dự án theo thỏa thuận
hợp đồng với chủ đầu tư và phải có đủ điều kiện, năng lực hoạt động xây dựng theoquy định pháp luật có liên quan dé thực hiện công việc do minh đảm nhận
1.1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công
trình
a Các nhân tô chủ quan
Nguồn nhân lực: Công tác QLDA đầu tư XDCT là công việc không cần quá nhiều người nhưng đòi hỏi nguồn nhân lực hội đủ những yêu về chuyên môn, năng
lực bản thân, tính chuyên nghiệp trong công việc cùng với số lượng đồi đào thì công
tác QLDA sẽ đạt được kết qủa tốt nhất
Nguôn lực tài chính: Công tác QLDA đầu tư XDCT cần tài chính dé chi trả
cho những chi phí trong quá trình thực hiện công tác, chi trả cho những trang thiết
bị, cơ sở vật chat cần thiết dé phục vụ công tác, và dé trả công cho người thực hiện công tác Việc trả lương xứng đáng cũng như là việc trang bị các thiết bị đạt tiêu
chuân, chất lượng tốt sẽ giúp công tác QLDA thành công
Công cụ, trang thiết bị i phục vụ công tác quan ly: Việc đầy đủ trang thiết bị,
trang thiết bị đạt tiêu chuẩn và chất lượng sẽ giảm bớt khó khăn cũng như tăng thêm
độ chính xác, tính hiệu qua của công tác QLDA nói riêng cũng như toàn bộ dự án nói chung.
Tinh phức tạp cua dự án: Dự án phức tạp sẽ đòi hỏi cao về mặt chuyên môn
nghiệp vụ cũng như chất lượng nguồn nhân lực, đòi hoi trang thiết bị phủ hợp tính
phức tạp cao cùng với số lượng lớn, đòi hỏi nguồn vốn lớn và đều đặn đề duy trì công
tác QLDA Công tác QLDA có phức tạp hay không phụ thuộc vào sự phức tạp của
dự án.
Trang 4b Cac nhân to khách quan
Môi trường kinh tế: Một nền kinh tế của một quốc gia phát triển thiếu đồng bộ
va không 6n định sẽ hạn chế trong việc cung cấp thông tin và chính xác để phục vụ
cho công tác quản lý Đồng thời những định hướng, chính sách chiến lược phát triển
kinh tế - xã hội theo vùng, lãnh thổ, ngành chưa được xây dựng cụ thể, đồng bộ và
ồn định cũng là yếu t6 gây rủi ro trong quá trình thực hiện công tác QLDA.
Môi trường pháp lý: Môi trường pháp lý là yếu tô quyết định tác động đến quá
trình thực hiện công tác QLDA Với một quôc gia đang phát triển và còn nhiều bất
cập trong hệ thống chính sách, pháp luật, thủ tục hành chính rườm rà, sự chồng chéogiữa các luật, tính minh bạch pháp lý thấp, sẽ hạn chế sự hiệu quả của công tác
QLDA.
1.2 Công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình tại Ban QLDA tinh
1.2.1 Mục đích và ý nghĩa của công tác quản lý dự án đâu tư xây dựng công
trình tại Ban QLDA tỉnh
1.2.1.1 Mục dich
Mục đích của công tác QLDA đầu tư công trình xây dựng là hoàn thành các
công việc dự án theo đúng yêu câu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách
được duyệt, theo tiễn độ thời gian cho phép Ba mục tiêu này có liên hệ chặt chẽ với
nhau và có thé biểu diễn theo công thức:
C=f(P,T,S)
Trong đó: C: Chi phí; P: Mức độ hoàn thành công việc (kết quả) T:
Yếu tổ thời gian; S: Phạm vi dự án
Tầm quan trọng của mỗi mục tiêu có thể khác nhau ở các dự án, ở các thời kỳđối với cùng một dự án, nhưng để đạt được kết quả tốt đối với mục tiêu này
thường phải hi sinh một hoặc hai mục tiêu kia Trong quá trình QLDA thường
diễn ra hoạt động đánh đôi mục tiêu Đánh đổi mục tiêu dự án là hi sinh mộtmục tiêu nào đó dé thực hiện tốt hơn mục tiêu kia trong điều kiện thời gian và
không gian cho phép, nhằm thực hiện tốt nhất tất cả các mục tiêu dài hạn của quá
trình QLDA Nếu công việc dự án diễn ra theo đúng kế hoạch thì không phải tiến
hành đánh đổi mục tiêu Tuy nhiên, kế hoạch thực thi công việc dự án thường có
những thay đổi do nhiều nguyên nhân khác nhau bao gồm khách quan và chủquan nên việc đánh đổi là một kỹ năng quan trọng của nhà QLDA
Trang 5Trong quá trình QLDA, các nhà quản lý mong muốn đạt được một cách tốt nhấttất cả các mục tiêu đề ra Tuy nhiên, trên thực tế đạt được tất cả các mục tiêuđề
ra không đơn giản Dù phải đánh đổi hay không đánh đổi mục tiêu , các nhàQLDA hy vọng đạt được sự kết hợp tốt nhất giữa các mục tiêu của QLDA
Kết qua
Ket qua mong muôn
Mục tiêu tông hợp
Thời gian
cho phép Tho! gian
Hình 1.2.1: Mối quan hệ giữa ba mục tiêu thời gian, chi phí và kết quả của
QLDA
Trang 61.2.1.2 Ý nghĩa
Quản lý dự án là hoạt động không thể thiếu tại các công trình xây dựng bởi
vì nó giúp quy trình vận hành được diễn ra một cách thuận lợi và đem lại hiệu quả
cao nhất cho các Ban QLDA xây dựng
QLDA giúp các Ban QLDA xây dựng hoạch định, theo dõi và kiểm soát các vấn đề liên quan đến toàn bộ dự án Để từ các tiêu chí đặt ra tạo nên được sự
xuyên suốt,các khâu được vận hành trơn tru đem lại hiệu quả công việc cao nhất.
Nhờ có công tác này mà Ban QLDA kiểm soát tốt được ngân sách tài chính củamình, hoàn thành được các yêu cầu định ra từ trước
1.2.2 Yêu cầu đối với công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình tại Ban
quản lý dự án tỉnh Thứ nhất, đảm bảo về tiến độ thực hiện dự án: Công tác quản lý thời gian và
tiễn độ đối với các dự án đầu tư xây dựng có vai trò quan trọng, đặc biệt trongtrường hợp dự án có yêu cầu khắt khe về mặt thời gian Công tác quản lý này chính
là cơ sở cho hoạt động quản lý nguồn nhân lực và chi phí, đồng thời là căn cứ để
phối hợp các bên có liên quan tổ chức thực hiện dự án.
Thứ hai, đảm bảo về mặt chất lượng: Quan lý chất lượng dự án phải được thực
hiện dựa trên hệ thống các tiêu chuẩn định mức, hệ thong kiểm soát, hệ thống tiêu
chuẩn ISO, Đảm bảo chất lượng trong tất cả các giai đoạn của dự án Quản lý
chất lượng dự án được thực hiện trong suốt quá trình QLDA và trong mọi giai
đoạn Gia tăng trách nhiệm của các bên liên quan tham gia vào dự án Quản lý chấtlượng dự án là trách nhiệm chung của mọi thành viên và các cấp trong don vi, là trách
nhiệm chung của các cơ quan, đoàn thê có liên quan bao gồm chủ đầu tư, nhà thầu
và đơn vị tư vấn
Thứ ba, đảm bảo về chỉ phí so với dự toán: Trên thực tế luôn xảy ra sự đánh
đổi giữa thời gian và chi phí Khi dự án được đây nhanh tiễn độ cần tăng thêm giờlao động, số lượng máy móc thiết bị làm cho chi phí trực tiếp tăng lên Bởi vậy, sựtính toán hợp lý giữa thời gian và chi phí là yêu cầu đặt ra đối với cán bộ QLDA.Quản lý chi phí dự án được thực hiện trong tat cả các giai đoạn của dự án
„ Thự tư, cập nhật nội dung các van bản quy phạm pháp luật: nhằm phục vụ
tôt công tác QLDA đâu tư xây dựng.
1.2.3 Năng lực quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình tại Ban quản lý dự
án tỉnh
1.2.3.1 Năng lực về nguồn nhân lực
Tập trung nâng cao năng lực nhà QLDA đầu tư XDCT, quyền hạn chức vụcủa nhà QLDA là không đủ để đem lại sự thành công cho dự án mà còn phải nhậnthức được vai trò và nhiệm vụ quản lý của mình, biết được những khó khăn trở
ngại của dự án dé giải quyết Bên cạnh đó, nhà QLDA phải có khả năng phối hợp
với các bên liên quan đến dự án, giữa các cấp lãnh đạo, đồng thời có khả năng
Trang 7thương lượng dàn xếp các mâu thuẫn về nguồn lực, trách nhiệm các bên trong dự
án Nếu nguồn nhân lực của doanh nghiệp có ưu thế về kinh nghiệm và sự năng động của đội ngũ cán bộ trẻ được đào tạo thì sẽ là một doanh nghiệp có sức cạnh
tranh cao đối với các doanh nghiệp khác
Năng lực của các thành viên tham gia dự án không những có ảnh hưởng đến
thành công dự án mà còn tác động đến sự thỏa mãn khách hàng và khả năng chấp
nhận dự án của khách hàng Tập trung nâng cao năng lực của các thành viên tham gia
dự án, công tác đào tạo nguồn nhân lực ngoài việc nâng cao nghiệp vụ chuyên môncần phải dao tạo thêm các kỹ năng giải quyết van dé, kha năng làm việc theo nhóm
Năng lực đội ngũ cán bộ quản lý tài chính cũng là một nhân tố quan trọng
Nếu như đội ngũ này có trình độ chuyên môn cao, xử lý kịp thời các vấn đề liên quan
thì có thé giảm chi phí giá thành xây lắp dé đưa ra được một giá bỏ thầu hợplý
1.2.3.2 Năng lực về máy móc thiết bị
Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ thì thiết bị và các phần
mềm phụ trợ là công cụ hỗ trợ đắc lực cho con người giúp cho công tác quản lý đạt
chất lượng cao hơn, chính xác hơn, thời gian được rút ngắn lại nên sẽ rút ngắn
được các chỉ phí khác có liên quan Một công trình được tiên hành xây dựng với sự
đóng góp của nhiều loại máy móc thiết bị Việc lựa chọn máy móc thiết bị khôngchỉ phục thuộc vào số lượng mà còn cả về chất lượng, nguồn gốc xuất xứ, công
suất, công nghệ, Những máy móc lỗi thời sẽ làm tiêu hao nhiều năng lượng, tốn
kém chiphí bảo trì bảo dưỡng, hiệu suất làm việc không được cao Trong thời budi
công nghệ phát triển nhanh như hiện nay, các máy móc trang thiết bị không ngừng được cải tiến, tối ưu hóa, chính vì vậy năng lực vê máy móc thiết bị góp phần làm
tăng sức cạnh tranh cho doanh nghiệp, khăng định được tiềm lực nội tại của mình
với khách hàng Bởi vậy các doanh nghiệp cân chú trọng vào việc đầu tư vào các máy móc thiết bị hiện đại phù hợp với khả năng của mình dé dem lại hiệu suất tốt nhất cho dựán.
1.2.3.3 Năng lực về công nghệ
Sử dụng các phần mềm QLDA sẽ giúp cho việc QLDA trở nên đơn giảnhơn, trực quan hơn, rõ ràng hơn Việc sử dụng các phần mềm QLDA sẽ giúp hỗtrợ rất nhiều cho các cán bộ QLDA, giúp điều chỉnh được thời gian khi xảy ranhững sự cố gây chậm tiến độ, giúp quản lý được chi phí hiệu quả hơn, tránh lãngphí, chấtlượng dự án được đảm bảo
Bên cạnh đó khi doanh nghiệp có hệ thống mạng nội bộ thì việc truyền tải
thông tin sẽ trở nên dễ dàng, tiết kiệm được thời gian hơn Yếu tố thông tin đóng vai trò quyết định đến khả năng tham gia dau thầu dự án xây dựng của doanh
nghiệp, thông tin bao gồm thông tin bên ngoài (tình hình thị trường, đối thủ cạnhtranh, yếu tố pháp luật, nguồn lực, kinh tế xã hội ) và thông tin bên trong (giữa
các lãnh đạo với nhân viên) Thông tin nam bat và xử lý càng nhanh thì mức độ
chính xác trong công tác lập dự án càng cao bấy nhiêu
Trang 81.2.4 Quy trình quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình
Quy trình thực hiện một dự án đầu tư XDCT cũng giống như các dự ánkhác, gồm có 3 giai đoạn chính: giai đoạn chuẩn bị đầu tư, giai đoạn thực hiện đầu
tư và giai đoạn vận hành các kết quả dự án Các công việc cụ thé trong từng giai đoạn
được tóm tắt trong bảng sau:
Bảng 1.1: Quy trình thực hiện dự án đầu tư XDCT
Giai đoạn chuẩn bị đầu tư Giai đoạn thực
hiện dự án
Giai đoạn vận hành các kêt quả dự án
mm Thiết | Thiết kế
Dự án đâu tư XDCT | kếkỹ | bản vẽ thi
(báo cáo khả thi) thuật công
Thuyết | diénhinh | Thiết kế bản vẽ thi
minh Phương án công
Nguồn: Điêu 4, Nghị định 15/2021/NĐ-CP
Trang 91.2.5 Mô hình quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình
1.2.5.1 Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án
Mô hình chủ dau tư trực tiếp QLDA là hình thức tô chức quản lý mà chủ
đầu tư tự thực hiện dự án (tự sản xuất, tự xây dựng, tự giám sát và tự chịu trách
nhiệm trước pháp luật) hoặc chủ đầu tư lập ra Ban QLDA để quản lý việc thực hiện
các công việc dự án theo sự ủy quyền
Hình 1.2.5.1: Mô hình chủ đầu tư trực tiếp QLDA
Nguồn: Giáo trình QLDA
Hình thức chủ đầu tư tự thực hiện dự án thường được áp dụng cho các dự ánquy mô nhỏ, kỹ thuật đơn giản và gần với chuyên môn sâu của chủ đầu tư, đồng
thời chủ đầu tư có đủ năng lực chuyên môn và kinh nghiệm để QLDA Trong
trường hợp chủ dau tư thành lập Ban QLDA dé QLDA thì Ban QLDA phải chịutrách nhiệm trước pháp luật và chủ đầu tư về nhiệm vụ và quyền hạn được giao BanQLDA được đồng thời quản lý nhiều dự án khi có đủ năng lực và được chủ đầu tư
cho phép, nhưng không được thành lập các Ban QLDA trực thuộc để thực hiện
việc QLDA.
1.2.5.2 Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án
Mô hình tô chức chủ nhiệm điều hành dự án là mô hình tổ chức quan lý trong
đó chủ đầu tư giao cho Ban QLDA chuyên ngành hoặc thuê một tổ chức tư vấn
quản lý có đủ điều kiện, năng lực chuyên môn phù hợp với quy mô, tính chất của dự
án làm chủ điều hành, quản lý việc thực hiện dự án Chủ nhiệm điều hành dự án làmột pháp nhân độc lập, có năng lực, sẽ là người quản lý, điều hành và chịu tráchnhiệm trước pháp luật về toàn bộ quá trình thực hiện dự án Mọi quyết định của chủ đầu
tư liên quan đến quá trình thực hiện dự án sẽ được triển khai thông qua tổ chức tư van QLDA Mô hình này áp dụng cho những dự án quy mô lớn, tính chất kỹ thuật phức
tạp.
Trang 10Hình 1.2.5.2: Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án
thau A
Thué nha
thau B
1.2.5.3 M6 hinh chia khéa trao tay
Mô hình chìa khóa là hình thức trong đó Ban QLDA không chi là dai diện
toàn quyên của chủ đâu tư — chủ dự án mà còn là chủ của dự án.
Nguồn: Giáo trình QLDA
Hình 1.2.5.3: Mô hình tô chức QLDA dạng chìa khóa trao tay
Trang 11Hình thức tổ chức quản lý dạng chìa khóa trao tay cho phép tổ chức đấu thầu, lựa chọn nhà tổng thầu dé thực hiện toàn bộ dự án Mọi trách nhiệm thực hiện dự án được giao cho Ban QLDA và Ban QLDA phải chịu trách nhiệm
trước pháp luật đối với việc thực hiện dự án Ngoài ra, là tổng thầu, Ban QLDAkhông chỉ được giao toàn quyền thực hiện dự án mà còn được phép thuê thầu phụ
dé thực hiện từng phan việc trong dự án đã trúng thầu Trong trường hợp này, bên
nhận thầu không phải là một cá nhân mà phải là một tổ chức QLDA chuyên nghiệp.
1.2.5.4 Tổ chức quan lý dự án theo chức năng
Hình 1.2.5.4: Tổ chức QLDA theo chức năng
H-Nguôn: Giáo trình QLDA
Mô hình này có những ưu điểm như sau: Thứ nhất, linh hoạt trong việc sử
dụng cán bộ Phòng chức năng có dự án đặt vào chỉ quản lý hành chính và tạm thời
một số mặt đối với các chuyên gia tham gia QLDA Họ sẽ trở về vị trí cũ của mình
tại các phòng chuyên môn khi kết thúc dự án Thứ hai, một người có thể tham gia
nhiều dự án dé sử dụng tối đa, hiệu quả von kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm
của các chuyên gia.
Bên cạnh những ưu điểm trên thì mô hình tổ chức QLDA theo chức năng còn tồn tại nhược điểm, đó là: vì dự án được đặt dưới sự quản lý của một phòng chức năng nên phòng này thường có xu hướng quan tâm nhiều hơn đến việc hoàn
thành nhiệm vụ chính của nó mà không tập trung nhiều nỗ lực vào việc giải quyếtthỏa đáng các vấn đề của dự án Tình trạng tương tự cũng diễn ra đối với các
phòng ban chức năng khác cùng thực hiện dự án Do đó, dự án không nhận được
đủ sự ưu tiên cần thiết, không đủ nguồn lực dé hoạt động hoặc bị coi nhẹ
Trang 121.2.5.5 Mô hình tổ chức chuyên trách quản ly dự án
Mô hình chuyên trách QLDA là hình thức tô chức quan lý mà các thành viên
Ban QLDA tách hoàn toàn khỏi phòng chức năng chuyên môn, chuyên thực hiện
quản lý điều hành dự án theo yêu cầu được giao.
Hình 1.2.5.5: Mô hình tổ chức chuyên trách QLDA
Chuyên Chuyên Chuyên
viên viên viên
quản lý marketing quản lý
tài sản xuất
chính
Nguồn: Giáo trình QLDA
Những ưu điểm của mô hình này là: Thứ nhất, đây là hình thức tô chức QLDA
phù hợp với yêu cầu của khách hàng nên có thé phản ứng nhanh trước yêu cầu của
thị trường; Thứ hai, nhà QLDA có đầy đủ quyền lực hơn đối với dự án; Thứ ba,
các thành viên trong Ban QLDA chịu sự điều hành trực tiếp của chủ nhiệm dự ánchứ không phải những người đứng đầu các bộ phận chức năng điều hành; Thứ tư,
do dự án tách khỏi các phòng chức năng nên đường thông tin được rút ngắn, hiệu quả
thông tin cao hơn.
Tuy nhiên, mô hình này cũng có những nhược điểm sau: Khi doanh nghiệphay chủ đầu tư thực hiện đồng thời nhiều dự án ở những địa bàn khác nhau và phảiđảm bảo đủ số lượng cán bộ cần thiết cho tùng dự án thì có thể dẫn đến tình trạnglãng phí nhân lực Do yêu cầu phải hoàn thành tốt mục tiêu về hoàn thiện, thời
gian, chi phí của dự án nên các Ban QLDA có xu hướng chuyển hoặc thuê các chuyên gia giỏi trong từng lĩnh vực vì nhu cầu dự phòng hơn là do nhu cầu thực
của hoạt động QLDA.
Trang 13Nguồn: Giáo trình QLDA
Ưu điểm của mô hình QLDA dang ma trận là:
Thứ nhát, mô hình tô chức này trao quyên cho chủ nhiệm dự án quản lý,
thực hiện dự án đúng tiến độ, đúng yêu cầu kỹ thuật, trong phạm vi chi phí được
công việc cũ tại các phòng chức năng của mình.
Thứ tư, tạo điều kiện dé doanh nghiệp phản ứng nhanh hơn, linh hoạt hơn trướcyêu cầu của khách hàng và thay đổi của thị trường
Trang 14Bên cạnh những ưu điểm thì mô hình cũng có những nhược điểm sau:
Thứ năm, nếu việc phân quyền quyết định trong QLDA không được rõ rànghoặc trái ngược, trùng chéo sẽ ảnh hưởng đến tiến trình thực hiện dự án
Thứ sáu, về lý thuyết, các chủ nhiệm dự án quản lý các quyết định hành chính,những người đứng đầu bộ phận chức năng ra quyết định kỹ thuật Nhưng trên thực
tế quyền hạn và trách nhiệm khá phức tạp Do đó, kỹ năng thương lượng là mộtyếu tố quan trọng dé đảm bảo thành công của dự án
Thứ bảy, mô hình này vi phạm nguyên tắc tập trung trong quản lý Một nhânviên có hai thủ trưởng nên sẽ gặp khó khăn khi phải quyết định thực hiện lệnh nào
trong trường hợp hai lệch từ hai nhà quản lý cấp trên mâu thuẫn nhau.
1.2.6 Nội dung quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình tại Ban quản lý dự
án tỉnh
QLDA đầu tư bao gồm chín lĩnh vực sau:
- Lập kế hoạch tổng quan: Lập kê hoạch tông quan cho dự án là quy
trình tổ chức dự án theo một trình tự logic, chi tiết hóa các mục tiêu cụ thé và hoạch
định một chương trình thực hiện những công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực
quản lýkhác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ
- Quan lý phạm vi dự án: Quan ly phạm vi dự án là việc xác định, giám
sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về
dự án cần phải thực hiện, công việc nào nằm ngoài phạm vi của dự án
- Quản lý thời gian dự án: Quản lý thời gian là việc lập kế hoạch, phânphối và giám sat tiến độ thời gian nhăm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án Nóchỉ rõ mỗi công việc phải kéo theo dài bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và
toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành.
- Quan lý chỉ phí dự án: Quan ly chi phí cua dự án là quá trình dự toán
kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiễn độ cho từng công việc và toàn bộ dự
án, là việc tổ chức phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chỉ phí
- Quản lý chất lượng dự án: Quản lý chất lượng dự án là quá trình triểnkhai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chấtlượng sản phẩm dự án phải đáp ứng mong muốn của chủ đầu tư
- Quản lý nhân lực dự án: Quản lý nhân lực là việc hướng dẫn, phối hop
những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự
án Nó cho thây việc sử dụng lực lượng lao động của dự án hiệu quả đên mức nào.
Trang 15- Quan lý thông tin dự án: Quan lý thông tin là quá trình dam bao các
dòng thông tin thông suốt một cách nhanh nhất và chính xác giữa các thành viên
dự án và với các cấp quản lý khác nhau Thông qua quan lý thông tin có thé trả lời
ba câuhỏi: ai cần thông tin về dự án, mức độ chỉ tiết và các nhà QLDA cần báo cáocho họ bằng cách nào
- Quan lý rui ro dự án: Quản lý rủi ro là việc nhận diện các nhân tô rủi
ro của dự án, lượng hóa mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý
từng loại rủi ro.
- Quan lý hợp đồng và hoạt động mua bán: Quan lý hợp đồng và hoạtđộng mua bán của dự án là quá trình lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ,
thương lượng, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu,
trang thiết bị, địch vụ cần thiết cho dự án Quá trình quản lý này nhằm giải quyếtvấn đề bang cách nao dự án được hang hóa và dich vụ cần thiết của các tô chức bênngoài, tiễn độ cung, chất lượng cung ra sao
Theo Viện Nghiên cứu Quản trị du án quốc tế (PMI), QLDA dau tư XDCTgồm các nội dung phân theo đối tượng quản lý: Quản lý tổng tổng thể dự án, quản
lý phạm vi dự án, quản lý chất lượng, quản lý thời gian, quản lý chi phí, quản lý
nhân lực, quản lý thông tin, quản lý rủi ro, quản lý hợp đồng và hoạt động mua
1.2.7 Các tiêu chí đánh giá công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công
trình tại Ban quản lý dự án tỉnh
1.2.7.1 Số lượng dự án đầu tư xây dựng công trình được quản lý tại Ban quản lý
dự án tỉnh
Số lượng dự án được quản lý tại Ban QLDA có xu hướng tăng lên qua từng
năm là một dấu hiệu tốt của Ban QLDA khẳng định được uy tín trên thị trường, có
chỗ đứng trên thị trường, có lượng khách hàng én định qua từng năm, thể hiệnđược năng lực tài chính én định, tình hình kinh doanh có sự phát triển qua từngnăm Tuy nhiên khi số lượng dự án được quản lý tại Ban QLDA có xu hướng tănglên quá cao qua từng năm cũng không phải là một dấu hiệu tốt đối với những Ban
Trang 16QLDA có quy mô vừa và nhỏ vì điều này có thể gây ra tình trạng thiếu hụt nguồn
nhân lực QLDA, một cán bộ công nhân viên phải tham gia vào nhiêu dự án dẫn
đên tình trạng quá tải công việc, chông chéo công việc nên hiệu quả làm việc không được cao.
1.2.7.2 Giá trị trung bình các dự án đầu tư xây dựng công trình được quản lý tại
Ban quan lý dw an tinh
Giá trị trung bình các dy án được quản lý được tính thông qua téng vốnquản lý và số lượng dự án được quản lý qua từng năm Giá trị trung bình các dự ánđược quản lý phản ánh kết quả công tác QLDA tại doanh nghiệp Khi giá trị trungbình tăng lên qua các năm cho thấy doanh nghiệp đó đang có sự phát triển tốt quatừng năm, có năng lực tài chính ôn định, dần dan khẳng định được uy tín với khách
hàng và có năng lực tham gia quản lý những dự án có quy mô vừa và lớn Tuy nhiên, giá tri trung bình các dự án được quan lý có xu hướng tăng quá nhanh qua từng
năm cũng không phải là dấu hiệu tốt cho doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ vì
điều này đòi hỏi Ban QLDA phải có đội ngũ cán bộ QLDA lớn mạnh, giàu kinhnghiệm đặc biệt là những cán bộ quan lý tiến độ, chi phí và chất lượng dé tránh tínhtrạng thất thoát, lãng phí nguồn vốn, chậm tiến độ dự án, không đảm bảo chất
lượng cho dự án.
1.2.7.3 Tiến độ thực hiện và hoàn thành dự án đầu tư xây dựng công trình tại
Ban quản lý dự án tỉnh
Các bước triển khai một dự án phải đúng tiễn độ, được thực hiện đúng trình
tự Đối với các công việc nối tiếp nhau, đảm bảo công việc này xong, công việckhác mới thực hiện tiếp Đối với các công việc thực hiện song song, cần phải đảm bảo
cùng hoàn thành trước thời gian thực hiện các công việc khác sau đó.
Tiến độ tổng thể phải đảm bảo không bị chậm Tiến độ tổng thể của cả dự ánphụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau Nếu tiến độ tổng thé của dự án bị chậm so với
kế hoạch ban đầu thì phải xác định được nguyên nhân gây chậm trễ là do yếu tố
nào? Đó là yếu tố chủ quan hay khách quan? Các cá nhân có chủ động khắc phục
trước khi xảy ra hậu quả nghiêm trọng hay đã thả nổi dự án?
Tiến độ thực hiện các bước phải phù hợp với các thủ tục đi theo Nếu các bướctriển khai nhanh nhưng các thủ tục, cơ chế không theo kip thì cũng xảy ra bat cập
Vì trong triển khai dự án, thi công phải thực hiện sau khi có thiết kế, dự toán đượcphê duyệt; tiến độ thi công phải đảm bảo thực hiện tốt tiến độ thanh toán vì liên