Khóa luận tốt nghiệp: Hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình tại ban quản lý dự án đầu tư xây dựng tỉnh yên bái

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TE QUOC DÂN KHOA ĐẦU TƯ

KHÓA LUẬN TÓT NGHIỆP

Dé tai:

HOAN THIEN CONG TAC QUAN LY DU AN DAU TU XAY DUNG CONG TRINH TAI BAN QUAN LY DU AN DAU TU

XÂY DUNG TÍNH YEN BAI

Ho tén: Quyén Hai Long

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VE DỰ ÁN ĐẦU TU VÀ QUAN LÝ DỰ ÁN ĐẦU

TƯ CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN TỈNH

1.1 Khái niệm dự án đầu tư và quản lý dự án đầu tư xây dựng

1.1.1 Dự án đầu tư xây dựng công trình

1.1.1.1 Khái niệm về dự án đầu tư xây dựng công trình

Du án đầu tư xây dựng công trình (XDCT) là dự án bỏ vốn dé xây dựng mới,mở rộng, cải tao những công trình xây dựng nhằm mục đích phát triển, duy trì,

nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phâm dịch vụ trong một thời hạn nhất

“Dự án đầu tư XDCT” còn là thuật ngữ chuyên ngành dùng để chỉ bản báo

cáo nghiên cứu khả thi trongcác dự án đầu tư XDCT Theo nghĩa này dự án đầu tư

XDCT là tổng thê các đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để xây dựng mới, mở

rộng, cải tạo những công trình xây dựng nhằm mục đích phát triển, duy trì, nâng cao

chất lượng công trình hoặc sản phẩm dịch vụ trong một thời hạn nhất định Bao gồm

phần thuyết minh và thiết kế cơ sở.

1.1.1.2 Phân loại dự án đầu tư xây dựng công trình

Căn cứ quy mô, mức độ quan trọng, dự án đầu tư xây dựng được phân loại

thành dự án quan trọng quốc gia, dự án nhóm A, dự án nhóm B, dự án nhóm C theo tiêu chí quy định của pháp luật về đầu tư công.

Căn cứ công năng phục vụ, tính chất chuyên ngành của công trình và mục

đích quản lý, dự án đầu tư xây dựng được phân loại thành các dự án sau: Dự án đầu

tư XDCT dân dụng; Dự án đầu tư XDCT công nghiệp; Dự án đầu tư XDCT hạ tầng

kỹ thuật; Dự án đầu tư XDCT giao thông; Dự án đầu tư XDCT phục vụ nông nghiệpvà phát triển nông thôn; Dự án đầu tư XDCT quốc phòng, an ninh; Dự án đầu tư xâydựng nhà ở, khu đô thị và dự án đầu tư xây dựng có công năng phục vụ hỗn hợpkhác.

Căn cứ nguồn vốn sử dụng và hình thức đầu tư, dự án đầu tư xây dựng được

phân loại thành các dự án sau: Dự án sử dụng vốn đầu tư công; Dự án sử dụng vốnnha nước ngoai dau tu công; Dự an PPP; Dự án sử dung von khác; Dự án đầu tư xây

dựng được sử dụng một hoặc nhiều nguồn vốn khác nhau.

1.1.2 Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình

1.1.2.1 Khái niệm của quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình

Khái niệm của QLDA đầu tư XDCT được hiểu tương tự như khái niệm QLDA

đâu tư nói chung Một cách chung nhât có thê hiệu QLDA đâu tư XDCT là tông thê

những tác động có hướng đích của chủ thê quản lý tới quá trình hình thành, thực hiện

và hoạt động của dự án nhăm đạt tới mục tiêu dự án trong những điêu kiện và môi

trường biến động Một cách cụ thể hơn, QLDA là quá trình chủ thé quan lý thực hiện

các chức năng lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm tra dự án nhằm đảm bảo các

phương diện thời gian, nguồn lực và độ hoàn thiện của dự án.

1.1.2.2 Các chủ thé tham gia quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình

Chủ dau tu dự án: Chủ đầu tư là người chịu trách nhiệm xuyên suốt trong quátrình hình thành và QLDA đầu tư XDCT, có trách nhiệm phối hợp các cơ quan tô

chức tham gia quản lý và chịu sự quản lý của nhiều Bộ, ngành, các cơ quan liên quan

mà trực tiếp là người quyết định đầu tư.

Cơ quan quản lý Nhà nước về đầu tư xây dựng: Có nhiều cơ quan quản lý Nhà

nước tham gia vào quá trình quản lý như Bộ Xây dựng, Bộ Kế hoạch và Dau tư, Bộ

Tài chính và các cơ quan quản lý chuyên ngành Mỗi cơ quan có chức năng và nhiệm

vụ khác nhau Như Bộ Xây dựng có chức năng và nhiệm vụ quản lý lĩnh vực liên

quan đến chất lượng, quy trình xây dựng cơ bản, hay Bộ Kế hoạch và Đầu tư sẽ quyết định chủ đầu tư và quy định nhiệm vụ, quyền hạn và chỉ đạo chủ đầu tư trong quá

trình quản lý; Bộ Tài chính sẽ quản lý vấn đề liên quan đến giá cả xây dựng, ngần

sách hoặc các cán bộ quản lý chuyên ngành sẽ quản lý vấn đê liên quan đến ngành,

lĩnh vực do mình quản lý Còn chủ đầu tư có trách nhiệm báo cáo với cơ quan quản

lý Nhà nước có thâm quyền về hoạt động của mình.

Tổ chức tư vấn dau tư và xây dựng: Ngoài việc tuân thủ các quy định, quy

chuẩn, tiêu chuẩn của chuyên ngành, lĩnh vực đang thực hiện, tư van còn có tráchnhiệm thực hiện các nhiệm vụ mà chủ đầu tư giao thông qua hợp đồng, đồng thời đề

xuất những ý kiến phù hợp, hiệu quả trong việc thực hiện hợp đồng với chủ đầu tư.

Tổng thâu xây dựng thực hiện hợp dong EPC, hop dong chia khóa trao tay có trách nhiệm tham gia quản lý thực hiện một phần hoặc toàn bộ dự án theo thỏa thuận

hợp đồng với chủ đầu tư và phải có đủ điều kiện, năng lực hoạt động xây dựng theo quy định pháp luật có liên quan dé thực hiện công việc do minh đảm nhận.

1.1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công

a Các nhân tô chủ quan

Nguồn nhân lực: Công tác QLDA đầu tư XDCT là công việc không cần quánhiều người nhưng đòi hỏi nguồn nhân lực hội đủ những yêu về chuyên môn, năng

lực bản thân, tính chuyên nghiệp trong công việc cùng với số lượng đồi đào thì công

tác QLDA sẽ đạt được kết qủa tốt nhất.

Nguôn lực tài chính: Công tác QLDA đầu tư XDCT cần tài chính dé chi trả

cho những chi phí trong quá trình thực hiện công tác, chi trả cho những trang thiết

bị, cơ sở vật chat cần thiết dé phục vụ công tác, và dé trả công cho người thực hiệncông tác Việc trả lương xứng đáng cũng như là việc trang bị các thiết bị đạt tiêu

chuân, chất lượng tốt sẽ giúp công tác QLDA thành công.

Công cụ, trang thiết bị i phục vụ công tác quan ly: Việc đầy đủ trang thiết bị,

trang thiết bị đạt tiêu chuẩn và chất lượng sẽ giảm bớt khó khăn cũng như tăng thêmđộ chính xác, tính hiệu qua của công tác QLDA nói riêng cũng như toàn bộ dự ánnói chung.

Tinh phức tạp cua dự án: Dự án phức tạp sẽ đòi hỏi cao về mặt chuyên môn

nghiệp vụ cũng như chất lượng nguồn nhân lực, đòi hoi trang thiết bị phủ hợp tính

phức tạp cao cùng với số lượng lớn, đòi hỏi nguồn vốn lớn và đều đặn đề duy trì công

tác QLDA Công tác QLDA có phức tạp hay không phụ thuộc vào sự phức tạp của

dự án.

b Cac nhân to khách quan

Môi trường kinh tế: Một nền kinh tế của một quốc gia phát triển thiếu đồng bộ

va không 6n định sẽ hạn chế trong việc cung cấp thông tin và chính xác để phục vụ

cho công tác quản lý Đồng thời những định hướng, chính sách chiến lược phát triển

kinh tế - xã hội theo vùng, lãnh thổ, ngành chưa được xây dựng cụ thể, đồng bộ và

ồn định cũng là yếu t6 gây rủi ro trong quá trình thực hiện công tác QLDA.

Môi trường pháp lý: Môi trường pháp lý là yếu tô quyết định tác động đến quá

trình thực hiện công tác QLDA Với một quôc gia đang phát triển và còn nhiều bất

cập trong hệ thống chính sách, pháp luật, thủ tục hành chính rườm rà, sự chồng chéo giữa các luật, tính minh bạch pháp lý thấp, sẽ hạn chế sự hiệu quả của công tác

1.2 Công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình tại Ban QLDA tinh

1.2.1 Mục đích và ý nghĩa của công tác quản lý dự án đâu tư xây dựng công

trình tại Ban QLDA tỉnh

1.2.1.1 Mục dich

Mục đích của công tác QLDA đầu tư công trình xây dựng là hoàn thành các

công việc dự án theo đúng yêu câu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách

được duyệt, theo tiễn độ thời gian cho phép Ba mục tiêu này có liên hệ chặt chẽ với

nhau và có thé biểu diễn theo công thức:

Trong đó: C: Chi phí; P: Mức độ hoàn thành công việc (kết quả) T:

Yếu tổ thời gian; S: Phạm vi dự án

Tầm quan trọng của mỗi mục tiêu có thể khác nhau ở các dự án, ở các thời kỳ đối với cùng một dự án, nhưng để đạt được kết quả tốt đối với mục tiêu này

thường phải hi sinh một hoặc hai mục tiêu kia Trong quá trình QLDA thường

diễn ra hoạt động đánh đôi mục tiêu Đánh đổi mục tiêu dự án là hi sinh một mục tiêu nào đó dé thực hiện tốt hơn mục tiêu kia trong điều kiện thời gian và

không gian cho phép, nhằm thực hiện tốt nhất tất cả các mục tiêu dài hạn của quá

trình QLDA Nếu công việc dự án diễn ra theo đúng kế hoạch thì không phải tiến

hành đánh đổi mục tiêu Tuy nhiên, kế hoạch thực thi công việc dự án thường có

những thay đổi do nhiều nguyên nhân khác nhau bao gồm khách quan và chủ quan nên việc đánh đổi là một kỹ năng quan trọng của nhà QLDA.

Trong quá trình QLDA, các nhà quản lý mong muốn đạt được một cách tốt nhất tất cả các mục tiêu đề ra Tuy nhiên, trên thực tế đạt được tất cả các mục tiêuđề ra không đơn giản Dù phải đánh đổi hay không đánh đổi mục tiêu , các nhà QLDA hy vọng đạt được sự kết hợp tốt nhất giữa các mục tiêu của QLDA.

1.2.1.2 Ý nghĩa

Quản lý dự án là hoạt động không thể thiếu tại các công trình xây dựng bởi

vì nó giúp quy trình vận hành được diễn ra một cách thuận lợi và đem lại hiệu quả

cao nhất cho các Ban QLDA xây dựng.

QLDA giúp các Ban QLDA xây dựng hoạch định, theo dõi và kiểm soát cácvấn đề liên quan đến toàn bộ dự án Để từ các tiêu chí đặt ra tạo nên được sự

xuyên suốt,các khâu được vận hành trơn tru đem lại hiệu quả công việc cao nhất.

Nhờ có công tác này mà Ban QLDA kiểm soát tốt được ngân sách tài chính của mình, hoàn thành được các yêu cầu định ra từ trước.

1.2.2 Yêu cầu đối với công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình tại Ban

quản lý dự án tỉnh

Thứ nhất, đảm bảo về tiến độ thực hiện dự án: Công tác quản lý thời gian và

tiễn độ đối với các dự án đầu tư xây dựng có vai trò quan trọng, đặc biệt trong trường hợp dự án có yêu cầu khắt khe về mặt thời gian Công tác quản lý này chính là cơ sở cho hoạt động quản lý nguồn nhân lực và chi phí, đồng thời là căn cứ để

phối hợp các bên có liên quan tổ chức thực hiện dự án.

Thứ hai, đảm bảo về mặt chất lượng: Quan lý chất lượng dự án phải được thực

hiện dựa trên hệ thống các tiêu chuẩn định mức, hệ thong kiểm soát, hệ thống tiêu

chuẩn ISO, Đảm bảo chất lượng trong tất cả các giai đoạn của dự án Quản lý

chất lượng dự án được thực hiện trong suốt quá trình QLDA và trong mọi giai

đoạn Gia tăng trách nhiệm của các bên liên quan tham gia vào dự án Quản lý chất lượng dự án là trách nhiệm chung của mọi thành viên và các cấp trong don vi, là trách

nhiệm chung của các cơ quan, đoàn thê có liên quan bao gồm chủ đầu tư, nhà thầu và đơn vị tư vấn.

Thứ ba, đảm bảo về chỉ phí so với dự toán: Trên thực tế luôn xảy ra sự đánh

đổi giữa thời gian và chi phí Khi dự án được đây nhanh tiễn độ cần tăng thêm giờ lao động, số lượng máy móc thiết bị làm cho chi phí trực tiếp tăng lên Bởi vậy, sự tính toán hợp lý giữa thời gian và chi phí là yêu cầu đặt ra đối với cán bộ QLDA.

Quản lý chi phí dự án được thực hiện trong tat cả các giai đoạn của dự án.

„ Thự tư, cập nhật nội dung các van bản quy phạm pháp luật: nhằm phục vụ

tôt công tác QLDA đâu tư xây dựng.

1.2.3 Năng lực quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình tại Ban quản lý dự

án tỉnh

1.2.3.1 Năng lực về nguồn nhân lực

Tập trung nâng cao năng lực nhà QLDA đầu tư XDCT, quyền hạn chức vụ của nhà QLDA là không đủ để đem lại sự thành công cho dự án mà còn phải nhận thức được vai trò và nhiệm vụ quản lý của mình, biết được những khó khăn trở

ngại của dự án dé giải quyết Bên cạnh đó, nhà QLDA phải có khả năng phối hợp

với các bên liên quan đến dự án, giữa các cấp lãnh đạo, đồng thời có khả năng

thương lượng dàn xếp các mâu thuẫn về nguồn lực, trách nhiệm các bên trong dự

án Nếu nguồn nhân lực của doanh nghiệp có ưu thế về kinh nghiệm và sự năngđộng của đội ngũ cán bộ trẻ được đào tạo thì sẽ là một doanh nghiệp có sức cạnh

tranh cao đối với các doanh nghiệp khác.

Năng lực của các thành viên tham gia dự án không những có ảnh hưởng đến

thành công dự án mà còn tác động đến sự thỏa mãn khách hàng và khả năng chấp

nhận dự án của khách hàng Tập trung nâng cao năng lực của các thành viên tham gia

dự án, công tác đào tạo nguồn nhân lực ngoài việc nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cần phải dao tạo thêm các kỹ năng giải quyết van dé, kha năng làm việc theo nhóm.

Năng lực đội ngũ cán bộ quản lý tài chính cũng là một nhân tố quan trọng.

Nếu như đội ngũ này có trình độ chuyên môn cao, xử lý kịp thời các vấn đề liên quan

thì có thé giảm chi phí giá thành xây lắp dé đưa ra được một giá bỏ thầu hợplý 1.2.3.2 Năng lực về máy móc thiết bị

Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ thì thiết bị và các phần

mềm phụ trợ là công cụ hỗ trợ đắc lực cho con người giúp cho công tác quản lý đạt

chất lượng cao hơn, chính xác hơn, thời gian được rút ngắn lại nên sẽ rút ngắn

được các chỉ phí khác có liên quan Một công trình được tiên hành xây dựng với sự

đóng góp của nhiều loại máy móc thiết bị Việc lựa chọn máy móc thiết bị không chỉ phục thuộc vào số lượng mà còn cả về chất lượng, nguồn gốc xuất xứ, công

suất, công nghệ, Những máy móc lỗi thời sẽ làm tiêu hao nhiều năng lượng, tốn

kém chiphí bảo trì bảo dưỡng, hiệu suất làm việc không được cao Trong thời budi

công nghệ phát triển nhanh như hiện nay, các máy móc trang thiết bị không ngừngđược cải tiến, tối ưu hóa, chính vì vậy năng lực vê máy móc thiết bị góp phần làm

tăng sức cạnh tranh cho doanh nghiệp, khăng định được tiềm lực nội tại của mình

với khách hàng Bởi vậy các doanh nghiệp cân chú trọng vào việc đầu tư vào cácmáy móc thiết bị hiện đại phù hợp với khả năng của mình dé dem lại hiệu suất tốtnhất cho dựán.

1.2.3.3 Năng lực về công nghệ

Sử dụng các phần mềm QLDA sẽ giúp cho việc QLDA trở nên đơn giản hơn, trực quan hơn, rõ ràng hơn Việc sử dụng các phần mềm QLDA sẽ giúp hỗ trợ rất nhiều cho các cán bộ QLDA, giúp điều chỉnh được thời gian khi xảy ra những sự cố gây chậm tiến độ, giúp quản lý được chi phí hiệu quả hơn, tránh lãng phí, chấtlượng dự án được đảm bảo.

Bên cạnh đó khi doanh nghiệp có hệ thống mạng nội bộ thì việc truyền tải

thông tin sẽ trở nên dễ dàng, tiết kiệm được thời gian hơn Yếu tố thông tin đóngvai trò quyết định đến khả năng tham gia dau thầu dự án xây dựng của doanh

nghiệp, thông tin bao gồm thông tin bên ngoài (tình hình thị trường, đối thủ cạnh tranh, yếu tố pháp luật, nguồn lực, kinh tế xã hội ) và thông tin bên trong (giữa

các lãnh đạo với nhân viên) Thông tin nam bat và xử lý càng nhanh thì mức độ

chính xác trong công tác lập dự án càng cao bấy nhiêu.

1.2.4 Quy trình quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình

Quy trình thực hiện một dự án đầu tư XDCT cũng giống như các dự án khác, gồm có 3 giai đoạn chính: giai đoạn chuẩn bị đầu tư, giai đoạn thực hiện đầu tư và giai đoạn vận hành các kết quả dự án Các công việc cụ thé trong từng giai đoạn

được tóm tắt trong bảng sau:

Bảng 1.1: Quy trình thực hiện dự án đầu tư XDCT Giai đoạn chuẩn bị đầu tư Giai đoạn thực

Dự án đâu tư XDCT | kếkỹ | bản vẽ thi

(báo cáo khả thi) thuật công

Thuyết | diénhinh | Thiết kế bản vẽ thi

minh Phương án công

thiết kế lựa

Ước tính chi Tổng | Dự toán phí dự án đầu Tổng mức đầu tư dự toán | chỉ phí

1.2.5 Mô hình quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình

1.2.5.1 Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án

Mô hình chủ dau tư trực tiếp QLDA là hình thức tô chức quản lý mà chủ

đầu tư tự thực hiện dự án (tự sản xuất, tự xây dựng, tự giám sát và tự chịu trách

nhiệm trước pháp luật) hoặc chủ đầu tư lập ra Ban QLDA để quản lý việc thực hiện

các công việc dự án theo sự ủy quyền.

Hình 1.2.5.1: Mô hình chủ đầu tư trực tiếp QLDA

Nguồn: Giáo trình QLDA Hình thức chủ đầu tư tự thực hiện dự án thường được áp dụng cho các dự án quy mô nhỏ, kỹ thuật đơn giản và gần với chuyên môn sâu của chủ đầu tư, đồng

thời chủ đầu tư có đủ năng lực chuyên môn và kinh nghiệm để QLDA Trong

trường hợp chủ dau tư thành lập Ban QLDA dé QLDA thì Ban QLDA phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ đầu tư về nhiệm vụ và quyền hạn được giao Ban

QLDA được đồng thời quản lý nhiều dự án khi có đủ năng lực và được chủ đầu tư

cho phép, nhưng không được thành lập các Ban QLDA trực thuộc để thực hiện

việc QLDA.

1.2.5.2 Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án

Mô hình tô chức chủ nhiệm điều hành dự án là mô hình tổ chức quan lý trong

đó chủ đầu tư giao cho Ban QLDA chuyên ngành hoặc thuê một tổ chức tư vấn

quản lý có đủ điều kiện, năng lực chuyên môn phù hợp với quy mô, tính chất của dự

án làm chủ điều hành, quản lý việc thực hiện dự án Chủ nhiệm điều hành dự án là một pháp nhân độc lập, có năng lực, sẽ là người quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ quá trình thực hiện dự án Mọi quyết định của chủ đầu

tư liên quan đến quá trình thực hiện dự án sẽ được triển khai thông qua tổ chức tư vanQLDA Mô hình này áp dụng cho những dự án quy mô lớn, tính chất kỹ thuật phức

tạp.

Hình 1.2.5.2: Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án

1.2.5.3 M6 hinh chia khéa trao tay

Mô hình chìa khóa là hình thức trong đó Ban QLDA không chi là dai diện

toàn quyên của chủ đâu tư — chủ dự án mà còn là chủ của dự án.

Nguồn: Giáo trình QLDA

Hình 1.2.5.3: Mô hình tô chức QLDA dạng chìa khóa trao tay

Hình thức tổ chức quản lý dạng chìa khóa trao tay cho phép tổ chức đấuthầu, lựa chọn nhà tổng thầu dé thực hiện toàn bộ dự án Mọi trách nhiệm thựchiện dự án được giao cho Ban QLDA và Ban QLDA phải chịu trách nhiệm

trước pháp luật đối với việc thực hiện dự án Ngoài ra, là tổng thầu, Ban QLDA không chỉ được giao toàn quyền thực hiện dự án mà còn được phép thuê thầu phụ

dé thực hiện từng phan việc trong dự án đã trúng thầu Trong trường hợp này, bên

nhận thầu không phải là một cá nhân mà phải là một tổ chức QLDA chuyênnghiệp.

1.2.5.4 Tổ chức quan lý dự án theo chức năng

Hình 1.2.5.4: Tổ chức QLDA theo chức năng

H-Nguôn: Giáo trình QLDA

Mô hình này có những ưu điểm như sau: Thứ nhất, linh hoạt trong việc sử

dụng cán bộ Phòng chức năng có dự án đặt vào chỉ quản lý hành chính và tạm thời

một số mặt đối với các chuyên gia tham gia QLDA Họ sẽ trở về vị trí cũ của mình

tại các phòng chuyên môn khi kết thúc dự án Thứ hai, một người có thể tham gia

nhiều dự án dé sử dụng tối đa, hiệu quả von kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm

của các chuyên gia.

Bên cạnh những ưu điểm trên thì mô hình tổ chức QLDA theo chức năngcòn tồn tại nhược điểm, đó là: vì dự án được đặt dưới sự quản lý của một phòng

chức năng nên phòng này thường có xu hướng quan tâm nhiều hơn đến việc hoàn

thành nhiệm vụ chính của nó mà không tập trung nhiều nỗ lực vào việc giải quyết thỏa đáng các vấn đề của dự án Tình trạng tương tự cũng diễn ra đối với các

phòng ban chức năng khác cùng thực hiện dự án Do đó, dự án không nhận được

đủ sự ưu tiên cần thiết, không đủ nguồn lực dé hoạt động hoặc bị coi nhẹ.

1.2.5.5 Mô hình tổ chức chuyên trách quản ly dự án

Mô hình chuyên trách QLDA là hình thức tô chức quan lý mà các thành viên

Ban QLDA tách hoàn toàn khỏi phòng chức năng chuyên môn, chuyên thực hiện

quản lý điều hành dự án theo yêu cầu được giao.

Hình 1.2.5.5: Mô hình tổ chức chuyên trách QLDA

Chuyên Chuyên Chuyênviên viên viên

quản lý marketing quản lý

tài sản xuất

Nguồn: Giáo trình QLDA

Những ưu điểm của mô hình này là: Thứ nhất, đây là hình thức tô chức QLDA

phù hợp với yêu cầu của khách hàng nên có thé phản ứng nhanh trước yêu cầu của

thị trường; Thứ hai, nhà QLDA có đầy đủ quyền lực hơn đối với dự án; Thứ ba,

các thành viên trong Ban QLDA chịu sự điều hành trực tiếp của chủ nhiệm dự án chứ không phải những người đứng đầu các bộ phận chức năng điều hành; Thứ tư,

do dự án tách khỏi các phòng chức năng nên đường thông tin được rút ngắn, hiệu quả

thông tin cao hơn.

Tuy nhiên, mô hình này cũng có những nhược điểm sau: Khi doanh nghiệp hay chủ đầu tư thực hiện đồng thời nhiều dự án ở những địa bàn khác nhau và phải đảm bảo đủ số lượng cán bộ cần thiết cho tùng dự án thì có thể dẫn đến tình trạng lãng phí nhân lực Do yêu cầu phải hoàn thành tốt mục tiêu về hoàn thiện, thời

gian, chi phí của dự án nên các Ban QLDA có xu hướng chuyển hoặc thuê cácchuyên gia giỏi trong từng lĩnh vực vì nhu cầu dự phòng hơn là do nhu cầu thực

của hoạt động QLDA.

1.2.5.6 Tổ chức quản lý dự án theo ma trận

Loại hình tổ chức QLDA theo ma trận là sự kết hợp giữa mô hình tổ chức QLDA theo chức năng và mô hình tổ chức quản lý chuyên trách dự án Từ sự kết hợp

này hình thành hai loại ma trận là ma trận mạnh và ma trận yếu.

Nguồn: Giáo trình QLDA Ưu điểm của mô hình QLDA dang ma trận là:.

Thứ nhát, mô hình tô chức này trao quyên cho chủ nhiệm dự án quản lý,

thực hiện dự án đúng tiến độ, đúng yêu cầu kỹ thuật, trong phạm vi chi phí được

Thứ hai, các chức năng chuyên môn được phân phối hợp lý cho các dự án

khác nhau.

Thứ ba, khắc phục được hạn chế của mô hình quản lý theo chức năng Khi kết thúc du án các nhà chuyên môn — những thành viên QLDA có thé trở về tiếp tục

công việc cũ tại các phòng chức năng của mình.

Thứ tư, tạo điều kiện dé doanh nghiệp phản ứng nhanh hơn, linh hoạt hơn trước yêu cầu của khách hàng và thay đổi của thị trường.

Bên cạnh những ưu điểm thì mô hình cũng có những nhược điểm sau:

Thứ năm, nếu việc phân quyền quyết định trong QLDA không được rõ ràng hoặc trái ngược, trùng chéo sẽ ảnh hưởng đến tiến trình thực hiện dự án.

Thứ sáu, về lý thuyết, các chủ nhiệm dự án quản lý các quyết định hành chính, những người đứng đầu bộ phận chức năng ra quyết định kỹ thuật Nhưng trên thực tế quyền hạn và trách nhiệm khá phức tạp Do đó, kỹ năng thương lượng là một yếu tố quan trọng dé đảm bảo thành công của dự án.

Thứ bảy, mô hình này vi phạm nguyên tắc tập trung trong quản lý Một nhân viên có hai thủ trưởng nên sẽ gặp khó khăn khi phải quyết định thực hiện lệnh nào

trong trường hợp hai lệch từ hai nhà quản lý cấp trên mâu thuẫn nhau.

1.2.6 Nội dung quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình tại Ban quản lý dự

án tỉnh

QLDA đầu tư bao gồm chín lĩnh vực sau:

- Lập kế hoạch tổng quan: Lập kê hoạch tông quan cho dự án là quy

trình tổ chức dự án theo một trình tự logic, chi tiết hóa các mục tiêu cụ thé và hoạch

định một chương trình thực hiện những công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực

quản lýkhác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ.

- Quan lý phạm vi dự án: Quan ly phạm vi dự án là việc xác định, giám

sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về

dự án cần phải thực hiện, công việc nào nằm ngoài phạm vi của dự án.

- Quản lý thời gian dự án: Quản lý thời gian là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sat tiến độ thời gian nhăm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án Nó chỉ rõ mỗi công việc phải kéo theo dài bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và

toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành.

- Quan lý chỉ phí dự án: Quan ly chi phí cua dự án là quá trình dự toán

kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiễn độ cho từng công việc và toàn bộ dự án, là việc tổ chức phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chỉ phí.

- Quản lý chất lượng dự án: Quản lý chất lượng dự án là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất

lượng sản phẩm dự án phải đáp ứng mong muốn của chủ đầu tư.

- Quản lý nhân lực dự án: Quản lý nhân lực là việc hướng dẫn, phối hop

những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự

án Nó cho thây việc sử dụng lực lượng lao động của dự án hiệu quả đên mức nào.

- Quan lý thông tin dự án: Quan lý thông tin là quá trình dam bao các

dòng thông tin thông suốt một cách nhanh nhất và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý khác nhau Thông qua quan lý thông tin có thé trả lời ba câuhỏi: ai cần thông tin về dự án, mức độ chỉ tiết và các nhà QLDA cần báo cáo cho họ bằng cách nào.

- Quan lý rui ro dự án: Quản lý rủi ro là việc nhận diện các nhân tô rủi ro của dự án, lượng hóa mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý

từng loại rủi ro.

- Quan lý hợp đồng và hoạt động mua bán: Quan lý hợp đồng và hoạt động mua bán của dự án là quá trình lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ,

thương lượng, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu,

trang thiết bị, địch vụ cần thiết cho dự án Quá trình quản lý này nhằm giải quyết vấn đề bang cách nao dự án được hang hóa và dich vụ cần thiết của các tô chức bên ngoài, tiễn độ cung, chất lượng cung ra sao.

Theo Viện Nghiên cứu Quản trị du án quốc tế (PMI), QLDA dau tư XDCT gồm các nội dung phân theo đối tượng quản lý: Quản lý tổng tổng thể dự án, quản

lý phạm vi dự án, quản lý chất lượng, quản lý thời gian, quản lý chi phí, quản lý

nhân lực, quản lý thông tin, quản lý rủi ro, quản lý hợp đồng và hoạt động mua

Theo Mục 2, điều 32 Nghị định số 59/2015/NĐ-CP ngày 18/6/2015 về QLDA đầu tư xây dựng, nội dung QLDA bao gồm: Quản lý chất lượng xây dựng, quản lý

tiến độ xây dựng, quản lý khối lượng thi công, quản lý chi phí đầu tư xây dựng, quản lý hợp đồng xây dựng, quản lý an toàn lao động, môi trường xây dựng.

1.2.7 Các tiêu chí đánh giá công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công

trình tại Ban quản lý dự án tỉnh

1.2.7.1 Số lượng dự án đầu tư xây dựng công trình được quản lý tại Ban quản lý

dự án tỉnh

Số lượng dự án được quản lý tại Ban QLDA có xu hướng tăng lên qua từng

năm là một dấu hiệu tốt của Ban QLDA khẳng định được uy tín trên thị trường, có

chỗ đứng trên thị trường, có lượng khách hàng én định qua từng năm, thể hiện được năng lực tài chính én định, tình hình kinh doanh có sự phát triển qua từng năm Tuy nhiên khi số lượng dự án được quản lý tại Ban QLDA có xu hướng tăng lên quá cao qua từng năm cũng không phải là một dấu hiệu tốt đối với những Ban

QLDA có quy mô vừa và nhỏ vì điều này có thể gây ra tình trạng thiếu hụt nguồn

nhân lực QLDA, một cán bộ công nhân viên phải tham gia vào nhiêu dự án dẫn

đên tình trạng quá tải công việc, chông chéo công việc nên hiệu quả làm việckhông được cao.

1.2.7.2 Giá trị trung bình các dự án đầu tư xây dựng công trình được quản lý tại

Ban quan lý dw an tinh

Giá trị trung bình các dy án được quản lý được tính thông qua téng vốn quản lý và số lượng dự án được quản lý qua từng năm Giá trị trung bình các dự án được quản lý phản ánh kết quả công tác QLDA tại doanh nghiệp Khi giá trị trung bình tăng lên qua các năm cho thấy doanh nghiệp đó đang có sự phát triển tốt qua từng năm, có năng lực tài chính ôn định, dần dan khẳng định được uy tín với khách

hàng và có năng lực tham gia quản lý những dự án có quy mô vừa và lớn Tuynhiên, giá tri trung bình các dự án được quan lý có xu hướng tăng quá nhanh qua từng

năm cũng không phải là dấu hiệu tốt cho doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ vì

điều này đòi hỏi Ban QLDA phải có đội ngũ cán bộ QLDA lớn mạnh, giàu kinh nghiệm đặc biệt là những cán bộ quan lý tiến độ, chi phí và chất lượng dé tránh tính trạng thất thoát, lãng phí nguồn vốn, chậm tiến độ dự án, không đảm bảo chất

lượng cho dự án.

1.2.7.3 Tiến độ thực hiện và hoàn thành dự án đầu tư xây dựng công trình tại

Ban quản lý dự án tỉnh

Các bước triển khai một dự án phải đúng tiễn độ, được thực hiện đúng trình

tự Đối với các công việc nối tiếp nhau, đảm bảo công việc này xong, công việc khác mới thực hiện tiếp Đối với các công việc thực hiện song song, cần phải đảm bảo

cùng hoàn thành trước thời gian thực hiện các công việc khác sau đó.

Tiến độ tổng thể phải đảm bảo không bị chậm Tiến độ tổng thể của cả dự án phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau Nếu tiến độ tổng thé của dự án bị chậm so với kế hoạch ban đầu thì phải xác định được nguyên nhân gây chậm trễ là do yếu tố

nào? Đó là yếu tố chủ quan hay khách quan? Các cá nhân có chủ động khắc phục

trước khi xảy ra hậu quả nghiêm trọng hay đã thả nổi dự án?

Tiến độ thực hiện các bước phải phù hợp với các thủ tục đi theo Nếu các bước triển khai nhanh nhưng các thủ tục, cơ chế không theo kip thì cũng xảy ra bat cập Vì trong triển khai dự án, thi công phải thực hiện sau khi có thiết kế, dự toán được phê duyệt; tiến độ thi công phải đảm bảo thực hiện tốt tiến độ thanh toán vì liên