Bài Giảng Kỹ Năng Tổ Chức Sự Kiện ( Combo Full Slides 3 Chương )

* Khai trương tiếp Để có hiệu quả cao, các doanh nghiệp cần: • Làm cho sự kiện mang một nét đặc trưng riêng, • Nói lên được ngành nghề • Chuyển tải được thông điệp mà doanh nghiệp muốn

KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

NỘI DUNG

 CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ SỰ KIỆN VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

 CHƯƠNG II LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

 CHƯƠNG III CÁC KỸ NĂNG CƠ BẢN TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

KHÁI QUÁT VỀ SỰ KIỆN VÀ TỔ

CHỨC SỰ KIỆN

• 1.1 Khái niệm và phân loại sự kiện

• 1.2 Khái quát về tổ chức sự kiện

1.1 Khái niệm và phân loại

sự kiện

• 1.1.1 Khái niệm

• 1.1.2 Phân loại

1.1.1 Khái niệm

• Sự kiện (event) là một hành động xác định xảy ra trên hoặc với một đối tượng nào đó

Sự kiện thường là kết quả tạo ra bởi một hành động của người sử dụng Event là một hoạt động mang tính sáng tạo và đánh trực tiếp vào công chúng

1.1.2 Phân loại

• 1.1.2.1 Theo nội dung

• 1.1.2.1 Theo không gian tổ chức

1.1.2.1 Theo nội dung

• * Khai trương

• * Giới thiệu sản phẩm mới

• * Kỷ niệm thành lập

• * Hội nghị khách hàng

• * Phát biểu của CEO trước công chúng

• * Teambuilding: du lịch hiện đại

• * Tiệc chiêu đãi

* Khai trương

• - Khai trương là một trong những lý do tốt

nhất để tổ chức sự kiện

* Khai trương (tiếp)

Để có hiệu quả cao, các doanh nghiệp cần:

• Làm cho sự kiện mang một nét đặc trưng riêng,

• Nói lên được ngành nghề

• Chuyển tải được thông điệp mà doanh nghiệp muốn gửi đến khách hàng,

• ví dụ: “Chúng tôi đã có mặt Chúng tôi khác với

các đối thủ cạnh tranh, chúng tôi tốt hơn đối thủ cạnh tranh và chúng tôi sẵn sàng phục vụ bạn”

Chú ý:

• - Trong buổi lễ khai trương phải làm cho

khách hàng có ấn tượng mới lạ và tốt đẹp,

• - Không nên đi vào lối mòn như chạy thử

máy (đối với việc khai trương nhà máy sản xuất), cắt băng khánh thành

* Khai trương (tiếp)

• Buổi lễ khai trương cần có những cách làm sáng tạo

• Ví dụ: khai trương một cửa hàng bán đồ

điện tử, có thể dùng một bộ điều khiển từ

xa để mở cửa vào giờ khai trương

Buổi lễ khai trương thêm

phần ấn tượng cần:

• - Thiết kế thiếp mời độc đáo,

• - Đăng tải tin trên báo chí,

• - Tổ chức các chương trình giải trí, biểu diễn,

• - Tặng quà cho người đến dự

Buổi lễ khai trương thêm

phần ấn tượng cần (tiếp)

• - Ghi nhớ và cảm ơn những khách hàng

đầu tiên như gửi phiếu mua hàng miễn phí hoặc giảm giá,

• - Ghi lại tên và ngày sinh của khách hàng

để gửi thiệp chúc mừng nhân ngày sinh

nhật

* Giới thiệu sản phẩm mới

Thường được đi kèm với các chương trình giải trí, biểu diễn

Nguyên tắc giới thiệu sản

phẩm mới hiệu quả

Thứ nhất, nắm toàn bộ các thông tin liên quan đến sản phẩm mới:

• - Phải trở thành một chuyên gia về sản phẩm của

mình,

• - Biết nhiều hơn đối thủ cạnh tranh

• - Tự đặt ra các câu hỏi nằm trong những thắc

mắc có thể của khách hàng rồi thực hành trước

từ 15 đến 20 giây

Thứ hai, đừng cho rằng những

khách hàng tiềm năng biết tất cả

về sản phẩm mới này

• Hãy bắt đầu bằng cách đặt ra các câu hỏi

quan trọng liên quan đến việc khách hàng

đánh giá sản phẩm này như thế nào qua bài nói của bạn

• Sau đó điều chỉnh lại cách truyền đạt thông

tin sản phẩm cho thích hợp với một giọng nói hấp dẫn và đầy thu hút

Thứ ba, sử dụng nhiều phương

tiện thể hiện hình ảnh

• Cần phải tìm mọi cách để hình ảnh sản

phẩm được hiện hữu trước khách hàng

• Giúp họ nhớ được nó ít nhất là trong vòng 5-6 ngày

• Không để cho khách hàng rời đi mà không một chút ấn tượng nào về sản phẩm

Thứ tư, thu thập các thông

tin liên lạc của khách hàng

• => Mục đích: khi bạn gọi điện, hãy chắn chắn rằng họ nhớ được bạn là ai

Thứ năm, sau mỗi lần giao dịch, hãy

cảm ơn khách hàng

=> Nguyên nhân: lời cảm ơn:

- Là sợi dây gắn kết mối quan hệ của bạn với khách hàng

- Giữ chân họ trung thành với sản phẩm

Mục đích tổ chức hội nghị

khách hàng:

• - Muốn thu hút khách hàng

• - Muốn tỏ lòng cảm ơn

• - Khi một khách hàng muốn chấm dứt quan

hệ giao dịch hay làm ăn, doanh nghiệp sẽ

tổ chức những cuộc đối thoại dạng này

nhằm giữ chân khách hàng

Mục đích tổ chức hội nghị

khách hàng (tiếp)

• - Thuyết phục những khách hàng tiềm năng

đến với doanh nghiệp của mình

• - Muốn quảng bá cho hoạt động marketing

• - Muốn phát triển dịch vụ hoặc sản

phẩm: hoạch định những chiến lược kinh doanh mới thông qua sự ý kiến trực tiếp

của khách hàng. 

* Hội nghị khách hàng

(ti ếp)

• Ví dụ: Với thông điệp “Cộng sự đắc lực

cho giới văn phòng”, sản phẩm file bìa hồ

sơ Thiên Long hướng đến sự tiện nghi,

thẩm mỹ cho các văn phòng

LẬP KẾ HOẠCH TỔ

CHỨC SỰ KIỆN

• 2.1 Xác định loại hình sự kiện và thành lập ban tổ chức

• 2.2 Khái quát các hoạt động và lập thời

gian biểu cho công tác chuẩn bị

2.1 Xác định loại hình sự kiện

và thành lập ban tổ chức

• 2.1.1 Xác định loại hình sự kiện

• 2.1.2 Thành lập Ban tổ chức sự kiện

Lưu ý: (tiếp)

• Loại hình sự kiện còn chi phối việc quyết định

thời điểm diễn ra sự kiện

• Loại hình sự kiện cũng chi phối việc quyết định địa điểm diễn ra sự kiện, những loại sự kiện khác nhau sẽ phù hợp với những địa điểm khác nhau

• Loại hình sự kiện ảnh hưởng lớn đến phương thức thực hiện sự kiện

2.1.2 Thành lập Ban tổ

chức sự kiện

• - Ban tổ chức bao gồm những thành viên thuộc

những thành phần khác nhau, có khả năng tổ chức

và có kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp để chủ

động trong công tác thực hiện

• - Mỗi thành viên trong ban tổ chức cần được giao những mảng công việc cụ thể chi tiết trên những lĩnh vực riêng biệt, không trùng lặp nhau.

2.2 Khái quát các hoạt động và lập thời gian biểu cho công tác

chuẩn bị

• Hình thành chủ đề cho sự kiện:

• Viết chương trình

• Hoạch định

• Thực hiện kế hoạch có kèm theo kiểm soát

• Tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện

• Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho

• Họp rút kinh nghiệm

Xác định danh mục hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho tổ chức sự

Xác định danh mục hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho tổ chức sự

Xác định danh mục hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho tổ chức sự kiện (tiếp)

Xác định danh mục hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho tổ chức sự

kiện (tiếp)

• Thực trạng thiết bị

• Vật liệu quảng cáo

• Thông tin liên lạc

• Dịch thuật

• Vận chuyển

• Hải quan

• Các chi phí khác

CÁC KỸ NĂNG CƠ BẢN TRONG

TỔ CHỨC SỰ KIỆN

• 3.1 Tính toán thời gian tổ chức sự kiện

• 3.2 Lập danh sách khách mời và tổ chức

đưa đón khách

• 3.3 Địa điểm tổ chức sự kiện

• 3.4 Không gian thực hiện sự kiện

• 3.5 Các kỹ năng khác

3.1 Tính toán thời gian tổ

chức sự kiện

• 3.1.1 Thời gian trong năm

• 3.1.2 Thời gian trong ngày, trong tuần

3.1.1 Thời gian trong năm

- Tuy không dự đoán chính xác được thời tiết song Nhà tổ chức có thể chuẩn bị được những vấn đề cơ bản do thời tiết gây ra

3.1.1 Thời gian trong năm

3.1.2 Thời gian trong ngày,

trong tuần

• Thời gian trong ngày:

• Ngày trong tuần

* Thời gian trong ngày:

• Sự kiện tổ chức ban ngày hay buổi

tối?

• Khai mạc và bế mạc lúc mấy giờ?

• Trang phục sử dụng là gì?

• Khách có thời gian thay đổi trang

phục không ? Họ xuất phát từ nhà hay từ cơ quan ?

• Những tình nguyện viên có đủ thời

gian chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng trước khi

khách đến không ?

* Ngày trong tuần

• Quyết định ngày trong tuần phụ thuộc vào

sự kiện và khách tham dự

• Ví dụ : Những cuộc họp, sự kiện đoàn thể, hội thảo, hội nghị, chương trình động viên: loại sự kiện này cần môi trường yên tĩnh kém sôi động hơn Thời gian thích hợp là những ngày giữa tuần

3.2 Lập danh sách khách mời

và tổ chức đưa đón khách

• 3.2.1 Lập danh sách khách mời

• 3.2.2 Tổ chức đưa đón khách

3.2.1 Lập danh sách khách

mời

• * Lập Hồ sơ Khách mời cho sự kiện

• Thông tin cá nhân của khách mời: Tên, độ tuổi, địa chỉ, nghề nghiệp, số điện thoại cá nhân, cơ quan,…

• Khách mời đi hai người hay một người? Có phải

sự kiện không dành cho các đôi? (Vì thế mà sàn nhảy có thể không phù hợp cho loại sự kiện này)

* Lập Hồ sơ Khách mời cho

* Lập Hồ sơ Khách mời cho

sự kiện (tiếp)

• Trẻ em có tham dự hay không? Trẻ em có

đi cùng người lớn hay không? Chú ý việc chuẩn bị riêng đồ uống cho trẻ em đi kèm

• Vấn đề phương tiện đi lại cho Khách mời?

* Xây dựng thiệp mời

• Đảm bảo cung cấp thông tin cho những

người thiết kế chương trình biết rõ trước về khung thời gian dự kiến để họ chuẩn bị tiến hành theo đơn đặt hàng của Nhà tổ chức

• Những nội dung thiệp mời

• Kiểm tra thời gian bên thiết kế và in ấn

nghỉ

* Xây dựng thiệp mời (tiếp)

• Họ cần thêm thời gian đối với những yêu cầu đặt biệt chẳng hạn như giấy yêu cầu của khách hàng?

• Họ sẽ yêu cầu ở Nhà tổ chức những gì?

* Gửi Thiệp

Thiệp mời phải được gửi đến cho khách mời trước ngày diễn ra sự kiện từ 2-3 tháng để

họ có thể nhận và phản hồi về việc có tham

dự hay không hoặc trao đổi các thông tin

mà họ quan tâm

3.2.2 Tổ chức đưa đón khách

• Có cần chỗ ở qua đêm cho khách mời không? Nếu có, cần bao nhiêu chỗ?

• Liệu loại phòng đơn hay phòng đôi?

• Có cần phòng hạng sang hay phòng VIP không?

3.2.2 Tổ chức đưa đón khách

(tiếp)

• Nếu sự kiện diễn ra ban ngày, có cần chỗ cho khách mời thay đổi hoặc sử dụng cho cuộc họp riêng hay không?

• Có cần bố trí chỗ kiểm tra vào sớm, ra

muộn không?

• Có bao nhiêu phòng họp cần giữ trước cho khách mời?

3.2.2 Tổ chức đưa đón khách

(tiếp)

• Nên bố trí phòng họp như thế nào?

• Có cần không gian cho màn hình máy chiếu, sân khấu hay vị trí cho phiên dịch hay không?

• Có cần phòng cho nhân viên của mình làm việc hay không?

• Có cần phòng riêng cho thiết kế hay không? Cần

có bao nhiêu người?

3.2.2 Tổ chức đưa đón khách

(tiếp)

• Bữa tối sẽ là ăn tự chọn hay ngồi vào bàn?

• Nếu bữa tối là phục vụ tại bàn, thì bàn ăn

sẽ như thế nào, bàn tròn tám đến mười

người hay bàn hình chữ nhật?

• Có cần sân khấu hay phòng dành cho ca nhạc hay sàn nhảy không?

• Những vần đề thuộc các quy chế riêng

• Hoàn thiện và bổ sung

• Khu vực dành riêng cho nhân viên nghỉ

• Kinh nghiệm, trình độ của nhân viên và cán bộ quản lý

• Những quy định về phòng hỏa hoạn và an toàn

3.4 Không gian thực hiện

sự kiện

• Cần bao nhiêu chiếc bàn cho sự kiện?

• Bàn cần được trang bị những gì?

• Bàn trưng bày cần những trang thiết bị gì?

• Cần bao nhiêu mét dây điện và dịch vụ

kèm theo?

3.4 Không gian thực hiện

sự kiện (tiếp)

• Cần bàn để bày những bộ thông tin gồm chương trình hoạt động sự kiện, sơ đồ tầng, chỗ ngồi để cung cấp cho khách khi họ đăng ký.

• Bàn có các thiết bị truyền thông và để quà tặng

• Cần cố gắng kết hợp một số hoạt động để tiết

kiệm bàn ghế, giảm chi phí ngân sách sự kiện