BÀI THẢO LUẬN QUẢN TRỊ HỌC Đề tài: Phân tích chức năng kiểm soát

Nói cách khác, quá trìnhkiểm soát được tiến hành trước khi hoạt động xảy ra và đang xảy ra cho đến khi kết thúc.Quá trình đó được thông qua ba hình thức kiểm soát khá phổ biến trong tổ c

lOMoARcPSD|18351890 TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ BÀI THẢO LUẬN QUẢN TRỊ HỌC Đề tài: Phân tích chức năng kiểm soát Giảng viên: Chu Thị Hà Nhóm: 7 Mã LHP: 2305BMG0111 1 Downloaded by MAI ??I CÁT (maingoc0911.minhhungland@gmail.com) lOMoARcPSD|18351890 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 4 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 6 1 Khái niệm, vai trò kiểm soát 6 1.1 Khái niệm 6 1.2 Vai trò của kiểm soát 7 2 Nguyên tắc kiểm soát, phân loại kiểm soát 8 2.1 Nguyên tắc kiểm soát 8 2.2 Phân loại kiểm soát 9 3 Tiến trình kiểm soát 11 3.1 Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát 11 3.2 Đo lường kết quả hoạt động .12 3.3 So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát .12 3.4 Tiến hành điều chỉnh 13 4 Các yếu tố ảnh hưởng đến chức năng kiểm soát .14 4.1 Bên trong doanh nghiệp 14 4.2 Bên ngoài doanh nghiệp 14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT CỦA VINAMILK .15 1 Giới thiệu về Vinamilk 15 2 Hoạt điểm kiểm soát của Vinamilk 16 2.1 Các loại kiểm soát của Vinamilk 16 2.2 Quy trình kiểm soát 18 2 Downloaded by MAI ??I CÁT (maingoc0911.minhhungland@gmail.com) lOMoARcPSD|18351890 2.3 Nguyên tắc kiểm soát 20 3 Các yếu tố ảnh hưởng 22 3.1 Môi trường bên trong .22 3.2 Môi trường bên ngoài .27 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ THÀNH CÔNG, HẠN CHẾ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CỦA VINAMILK VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP 31 1 Đánh giá thành công, hạn chế 31 1.1 Thành công 31 1.2 Hạn chế 33 2 Đề xuất giải pháp .34 3 Phương hướng của doanh nghiệp .35 3 Downloaded by MAI ??I CÁT (maingoc0911.minhhungland@gmail.com) lOMoARcPSD|18351890 LỜI MỞ ĐẦU Chức năng kiểm soát là chức năng cuối cùng trong hoạt động quản trị của doanh nghiệp, sau ba chức năng: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo Chức năng này có nhiệm vụ giám sát và đánh giá chất lượng công việc nhằm hạn chế tối đa các sai sót trong hoạt động quản trị để đạt được mục tiêu đã định Do vậy có thể nói kiểm soát là mối nối cuối cùng trong chuỗi các hoạt động của nhà quản trị Kiểm soát là cách duy nhất để nhà quản trị biết được họ có đạt được mục tiêu của tổ chức hay không cũng như nguyên nhân không đạt được mục tiêu Trong thực tế, kiểm soát có tác động rất mạnh đến các hoạt động Một công việc, nếu không được kiểm soát thì chắc chắn sẽ xảy ra nhiều sai sót hơn so với công việc đó nếu được theo dõi, giám sát thường xuyên Điều đó khẳng định rằng kiểm soát không chỉ là giai đoạn cuối cùng trong quá trình hoạt động của hệ thống hoặc là khâu sau cùng của chu trình quản lý (tự lập kế hoạch đến tổ chức lãnh đạo) Kiểm tra cũng không phải là hoạt động đan xen mà là một quá trình liên tục về thời gian và bao quát về không gian Nó là yếu tố thường trực của nhà quản lý ở mọi lúc, mọi nơi Tuy nhiên nhiều nhân viên hay khách hàng thường không bằng lòng với những hoạt động kiểm tra, kiểm soát bởi vì họ cảm thấy chúng ảnh hưởng đến giá trị của sự tự do và tính cá nhân Vì lý do này, kiểm soát thường là tâm điểm của tranh luận và những đấu tranh chính sách trong tổ chức Tuy nhiên, kiểm soát là cần thiết và hữu ích Kiểm soát hiệu quả là một trong số các bí quyết để gia tăng lợi nhuận của các công ty lớn Kiểm soát là một chức năng mà mọi nhà quản trị đều phải thực hiện để kết quả của công việc của các bộ phận do quản lý đều đạt đúng theo kế hoạch đề ra Nhà quản trị không thể xác định mức độ hoàn thành công việc của bộ phận nếu không đo lường được việc đã thực hiện và so sánh với tiêu chuẩn Nó còn giúp các nhà quản trị nhận thấy những khiếm khuyết trong hệ thống của tổ chức, trên cơ sở đó có thể đưa ra những quyết định điều chỉnh kịp thời Mặt khác, các hoạt động kiểm soát đảm bảo cho sự tồn tại và duy trì tính hiệu quả của mỗi cá nhân, mỗi nhóm, mỗi bộ phận và tổ chức Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu sẽ thúc đẩy và cho phép mỗi nhân viên tự kiểm soát bản thân hơn là chịu sự kiểm soát từ người khác Chính sự tự giác sẽ giúp công việc được hiệu quả hơn Downloaded by MAI ??I CÁT (maingoc0911.minhhungland@gmail.com) lOMoARcPSD|18351890 Như vậy, kiểm soát gắn liền với quá trình giám sát nhưng đồng thời cũng sẽ chỉ ra những biện pháp cần thiết để khắc phục những sai lệch của kế hoạch Do đó, có thể nói chức năng kiểm soát là một chức năng cơ bản của quản trị Và có thể nói, kiểm soát là bước quan trọng cuối cùng để đánh giá hoạt động quản trị có diễn ra thuận lợi và đạt được mục đích đã xác định ngay từ ban đầu hay không Chính vì sự quan trọng và cần thiết của chức năng kiểm soát, nhóm đã quyết định chọn chức năng kiểm soát của Vinamilk để làm bài thảo luận của nhóm Downloaded by MAI ??I CÁT (maingoc0911.minhhungland@gmail.com) lOMoARcPSD|18351890 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1 Khái niệm, vai trò kiểm soát 1.1 Khái niệm Sau khi các mục tiêu đã được xác lập, các kế hoạch đã được hoạch định, cơ cấu tổ chức được xác định và nhân viên được tuyển dụng, đào tạo và khuyến khích làm việc thì sai sót vẫn có thể xảy ra Để đảm bảo cho việc đi đúng hướng, nhà quản trị phải giám sát và đánh giá kết quả công việc Kết quả thực tế phải được so sánh với những mục tiêu đã xác lập trước đó để nhà quản trị có thể đưa ra những hoạt động cần thiết đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức đi đến quỹ đạo Quy trình giám sát, so sánh và hiệu chỉnh và những nội dung của kiểm soát Kiểm soát không chỉ dành cho những hoạt động đã xảy ra và đã kết thúc, mà còn là sự kiểm soát đối với những hoạt động đang xảy ra và sắp xảy ra Nói cách khác, quá trình kiểm soát được tiến hành trước khi hoạt động xảy ra và đang xảy ra cho đến khi kết thúc Quá trình đó được thông qua ba hình thức kiểm soát khá phổ biến trong tổ chức đó là: kiểm soát trước, kiểm soát trong và kiểm soát sau khi công việc hoàn thành Tất cả các nhà quản trị đều có trách nhiệm trong tiến trình kiểm soát cho dù các bộ phận của họ có được thi hành tốt như kế hoạch đề ra hay chưa Các nhà quản trị không thể thực sự hiểu hết các bộ phận của họ đã được thực hiện đúng hay chưa cho đến khi họ đánh giá những hoạt động nào đã hoàn thành và so sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn đã được đề ra trước đó => Kiểm soát là quá trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu đã được xác định Downloaded by MAI ??I CÁT (maingoc0911.minhhungland@gmail.com) lOMoARcPSD|18351890 1.2 Vai trò của kiểm soát Kiểm soát có vai trò quan trọng trong quá trình quản trị Bất kỳ tổ chức nào cũng cần phải có kiểm soát - Kiểm soát giúp nhà quản trị nắm được tiến bộ và chất lượng thực hiện công việc của các cá nhân, bộ phận trong tổ chức Từ đó có sự tác động, điều chỉnh kịp thời, nếu có sai sót hay gặp khó khăn, cản trở Mặt khác giúp nhà quản trị đánh giá được kết quả thực hiện của công việc của từng cá nhân, từng bộ phận trong tổ chức - Kiểm soát tạo ra chất lượng tốt hơn trong mọi hoạt động trong tổ chức Một mặt kiểm soát, kiểm tra tính đúng đắn các chức năng hoạch định của của tổ chức lãnh đạo Mặt khác, giúp các chức năng này được thực hiện tốt hơn và đảm bảo mọi hoạt động của tổ chức tuân thủ theo một nguồn hướng nhất định không đi chệch hướng mục tiêu của tổ chức - Kiểm soát chất nhà quản trị đối phó kịp thời với những thay đổi của môi trường Mà từ đó phát hiện các cơ hội, nhận diện các nguy cơ tiềm ẩn để có các giải pháp điều chỉnh phù hợp - Kiểm soát đảm bảo các quyết định các hành động các kết quả theo đúng chương trình, kế hoạch được xây dựng nhằm phát hiện các sai lệch giữa hoạt động thực tế với mục tiêu của các chương trình, kế hoạch và kịp thời điều chỉnh các sai lầm đó - Kiểm soát tạo thuận lợi cho việc phân quyền và cơ chế hợp tác trong tổ chức nhằm đảm bảo cho các thành viên, các đơn vị các bộ phận trong tổ chức có ý thức chấp hành nghiêm túc những quy định, nguyên tắc, thiết chế của tổ chức, xác định rõ trách nhiệm nhiệm vụ quyền hạn của mỗi cá nhân, bộ phận trong tổ chức - Kiểm soát là một hệ thống phản hồi quan trọng đối với công tác quản trị Nhờ hệ thống này mà các nhà quản trị biết rõ được thực trạng của tổ chức mình và kiểm soát chỉ Downloaded by MAI ??I CÁT (maingoc0911.minhhungland@gmail.com) lOMoARcPSD|18351890 phát huy tác dụng khi nhà quản trị thực hiện nghiêm túc, làm việc khoa học, có sự nhận thức đúng đắn để đưa ra quyết định kịp thời chính xác 2 Nguyên tắc kiểm soát, phân loại kiểm soát 2.1 Nguyên tắc kiểm soát Dựa vào yêu cầu khách quan của kiểm soát, được thực hiện nhằm đáp ứng yêu cầu dựa phát triển của tổ chức, nên được chia thành 4 nguyên tắc cơ bản dựa theo các nguyên tắc của Giáo sư Koontz và O’Donnell (1993): - Đảm bảo tính chiến lược và hiệu quả: Cơ sở để tiến hành kiểm soát bà dựa vào những chiến lược đã hàm chứa các mục tiêu cụ thể của tổ chức trong từng giai đoạn Vì vậy, các tiêu chuẩn kiểm soát, các công cụ đo lường, các phương pháp phân tích, các hành động điều chỉnh phải được thiết kế theo chiến lược hoạt động của tổ chức, đặc biệt hoạt động kiểm soát của các nhà quản trị cấp cao càng cần chú ý nhiều hơn đến tính chiến lược, phục vụ và hướng đến việc thực hiện sứ mạng và các mục tiêu chiến lược của tổ chức - Đúng lúc, đúng đối tượng và công bằng: Khi đã xác định rõ được mục đích của kiểm soát, các nhà quản trị cần xác định thời gian, đối tượng và phạm vi kiểm soát, công thức kiểm soát như thế nào để phù hợp Nếu như không xác định chính xác thời gian, đối tượng và khu vực trọng điểm ở thời gian phù hợp có thể dẫn đến kiểm soát trên mặt phạm vi quá rộng hoặc không đúng thời điểm cần thiết sẽ gây lãng phí về thời gian và tiền bạc Mặt khác, đánh giá đúng các đối tượng cần căn cứ vào tiêu chuẩn đặt ra theo chức năng, nhiệm vụ của từng đối tượng từ đó ra quyết định phù hợp - Công khai, chính xác, hiện thực, khách quan: Tiêu chuẩn kiểm soát và các biện pháp xử lý trong nhiều trường hợp cần được công khai cho các đối tượng liên quan được biết Những kết luận kiểm soát đảm bảo chính xác phản ánh trung thực sự vật hiện tượng khách quan, các giải pháp điều chỉnh không phù hợp, không có tính khả thi sẽ gây khó Downloaded by MAI ??I CÁT (maingoc0911.minhhungland@gmail.com) lOMoARcPSD|18351890 khăn, trở ngại cho các đối tượng liên quan đến thực thi Đây là mục tiêu, yêu cầu để đảm bảo cho hoạt động kiểm soát thực sự có ý nghĩa trong quá trình quản trị - Linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý: Trong quá trình kiểm soát không thể cứng nhắc mà phải linh hoạt thích ứng với các biến động của môi trường, có thể điều chỉnh thời gian, phạm vi, nội dung kiểm soát, hành động điều chỉnh đa dạng hóa các hình thức, công cụ kiểm soát sao cho phù hợp với đối tượng và phù hợp với điều kiện hoàn cảnh môi trường diễn ra hoạt động kiểm soát 2.2 Phân loại kiểm soát a Theo thời gian tiến hành kiểm soát - Kiểm soát trước: Kiểm soát trước là là kiểm soát được tiến hành trước khi công việc bắt đầu nhằm ngăn chặn các vấn đề có thể xảy ra cho công việc Biện pháp này các nhà quản trị luôn cố gắng dự báo tiến trình để có thể điều chỉnh các nhân tố tác động đến kết quả trước khi quá muộn Cơ sở của kiểm soát là những thông tin có được từ sự phân tích môi trường bên trong và bên ngoài được nhận thức khi chúng có nhiều thay đổi biến động hoặc những dự báo về sự thay đổi của các yếu tố môi trường trong tương lai - Kiểm soát trong: Kiểm soát trong là kiểm soát được thực hiện trong thời gian tiến hành công việc nhằm giảm thiểu các vấn đề có thể cản trở công việc Kiểm soát được thực hiện nhằm đảm bảo rằng mọi việc đang diễn ra đúng theo mục tiêu, được thực hiện chủ yếu bằng những hoạt động giám sát của nhà quản trị, thông qua những thông qua việc quan sát trực tiếp tại chỗ, nhà quản trị sẽ xác định được việc làm của những người khác có diễn ra theo những chính sách và thủ tục quy định hay không - Kiểm soát sau: Kiểm soát sau được tiến hành sau khi công việc được hoàn thành nhằm điều chỉnh các vấn đề đã xảy ra.Được kiểm soát này nhà quản trị mong muốn xác định rõ ràng thực trạng và rút ra những bài học kinh nghiệm để cải thiện trong các quá trình làm việc tiếp theo trong tương lai Downloaded by MAI ??I CÁT (maingoc0911.minhhungland@gmail.com) lOMoARcPSD|18351890 => Mối quan hệ giữa các loại kiểm soát: Cuốn sách trước sau vào trong khi thực hiện công việc được hoàn thành có mối quan hệ mật thiết hỗ trợ nhau nhằm đảm bảo thực hiện mục tiêu hay tiêu chuẩn đã được xác định b Theo tần suất các cuộc kiểm soát - Kiểm soát liên tục: Là kiểm soát thường xuyên ở mọi thời điểm đối với đối tượng được kiểm soát - Kiểm soát định kỳ: Là kiểm soát được thực hiện theo kế hoạch đã dự kiến trong mỗi thời kỳ nhất định, có thể theo tháng, quý, năm nhằm phát hiện những mất mát, hư hỏng, giảm chất lượng của các nguyên, nhiên vật liệu hay các hàng hóa nằm trong kho - Kiểm soát đột xuất: Là kiểm soát được tiến hành tại thời điểm bất kỳ không theo kế hoạch Nhà quản trị có thể kiểm tra đột xuất ở bất cứ khâu nào và bất cứ thời điểm nào của các hoạt động khi dự báo có dấu hiệu cần phải điều chỉnh hoặc khi cần có sự đánh giá khách quan về một sự vật, hiện tượng nào đó thì chúng sẽ giúp nhà quản trị đưa ra quyết định nhanh chóng và đúng đắn c Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm soát - Kiểm soát toàn bộ: là kiểm soát được tiến hành trên tất cả các lĩnh vực hoạt động, các bộ phận, các khâu, các cấp nhằm đánh giá tổng quát mức độ thực hiện các mục tiêu chung - Kiểm soát bộ phận: là kiểm soát được thực hiện đối với từng lĩnh vực hoạt động, từng bộ phận, từng khâu, từng cấp - Kiểm soát cá nhân: là kiểm soát được thực hiện đối với từng con người cụ thể trong tổ chức d Theo đối tượng kiểm soát Downloaded by MAI ??I CÁT (maingoc0911.minhhungland@gmail.com)