KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VÀ CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ
Khái niệm quản trị
Có nhiều định nghĩa khác nhau về quản trị:
Quản trị, theo Phan Thị Minh Châu (2011), là hoạt động kết hợp nhiều cá nhân trong một tổ chức để đạt được mục tiêu chung Quá trình này chú trọng vào việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực có hạn.
Fayol (1915) định nghĩa quản trị là một công việc đặc thù của tổ chức, khác biệt với các công việc khác, nhằm phát huy các yếu tố khác Ông nhấn mạnh rằng thành công của quản trị phụ thuộc vào các phương pháp mà nhà quản trị áp dụng và khả năng biến chúng thành phong cách riêng của mình.
Quản trị là những hoạt động thiết yếu nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức thông qua sự hợp tác của người khác Trọng tâm của quản trị là sử dụng hiệu quả các nguồn lực và tài nguyên hạn chế của tổ chức.
Các chức năng quản trị
Quản trị là một quá trình phức tạp, bao gồm nhiều kỹ năng hệ thống và sinh động Các chức năng quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các nhiệm vụ quản lý chung, cần thiết cho mọi tổ chức kinh doanh sản xuất.
Trong lĩnh vực quản trị, có nhiều quan điểm khác nhau về phân chia các chức năng Vào thập niên 30, Gulick và Urwich đã xác định bảy chức năng quản trị bao gồm hoạch định, tổ chức, nhân sự, chỉ huy, phối hợp, kiểm tra và tài chính (Toàn Như, 2021) Fayol (1915) lại định nghĩa quản trị là dự đoán, lập kế hoạch, tổ chức, điều khiển, phối hợp và kiểm tra Đến thập niên 80, các nhà khoa học đã rút gọn lại thành bốn chức năng chính: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tập trung vào bốn chức năng quản trị đó là hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát.
Chức năng hoạch định
Hoạch định là chức năng quan trọng trong quản trị, liên quan đến việc xây dựng chuỗi kế hoạch và chiến lược để đạt được mục tiêu tổ chức Theo Bùi Thị Quỳnh Ngọc (2011), hoạch định đơn giản là xác định mục tiêu doanh nghiệp và vạch ra các biện pháp thực hiện, đồng thời phân bổ nguồn lực hợp lý Mục tiêu là những mong đợi của nhà quản trị về thành tựu trong một khoảng thời gian nhất định, đóng vai trò nền tảng cho chức năng hoạch định Việc xác định mục tiêu rất quan trọng, mặc dù các nhà quản trị có thể điều chỉnh mục tiêu theo hoàn cảnh và thời điểm để phù hợp với doanh nghiệp.
1.3.1 Vai trò của hoạch định
Trong quá trình hoạch định, các nhà quản trị hình dung tổng thể môi trường hoạt động của doanh nghiệp, từ đó dự đoán các tình huống và rủi ro có thể xảy ra trong tương lai Hoạch định giúp họ xây dựng kế hoạch sử dụng hiệu quả nguồn lực và đề ra các biện pháp khắc phục cho những thách thức từ môi trường Bên cạnh đó, nó cũng hỗ trợ các nhà phát triển kiểm tra sự phát triển của các hoạt động trong tổ chức, đảm bảo phù hợp với mục tiêu đã đề ra.
1.3.2.Mục tiêu- nền tảng của hoạch định Để có thể xác định được những mục tiêu của doanh nghiệp, các nhà quản trị thường căn cứ vào hoạch định chiến lược, trong đó các nhà quản trị xác định rõ tầm nhìn, sứ mạng, mục tiêu của doanh nghiệp Hoạch định chiến lược thường do các nhà quản trị cấp cao thực hiện.
Sứ mạng của doanh nghiệp là một tuyên bố quan trọng, giải thích lý do tồn tại và ý nghĩa của doanh nghiệp, cùng với các hoạt động mà doanh nghiệp thực hiện.
Vì thế, việc xác định sứ mạng của công ty sẽ tạo cơ sở để doanh nghiệp có thể chọn đúng mục tiêu sau này.
Tầm nhìn của một doanh nghiệp được hiểu là hình ảnh hay hình tượng mà doanh nghiệp đó hướng đến trong tương lai.
Mục tiêu là toàn bộ hiệu quả cuối cùng mà doanh nghiệp mong muốn đạt được trong một khoảng thời gian đề ra.
Chức năng tổ chức
1.4.1 Khái niệm chức năng tổ chức
Chức năng tổ chức, theo Trương Quan Dũng (2015), bao gồm việc phân chia và lựa chọn các chức vụ, phòng ban, cũng như phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận, nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức Khi thực hiện tốt chức năng này, doanh nghiệp sẽ xây dựng được nề nếp làm việc thống nhất, giúp mỗi cá nhân phát huy sở trường và chịu trách nhiệm rõ ràng Do đó, công tác tổ chức hiệu quả không chỉ tối ưu hóa nguồn lực mà còn củng cố sức mạnh và sự vững chắc của tổ chức.
1.4.2 Nguyên tắc cơ bản của tổ chức
Thứ nhất, thống nhất chỉ huy: mỗi thành viên trong tổ chức chỉ có trách nhiệm báo cáo với cấp trên trực tiếp của mình.
Bộ máy kinh doanh cần phải luôn phù hợp với mục tiêu đề ra, vì mục tiêu chính là cơ sở để xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty.
Thứ ba, cân bằng: cân bằng giữa quyền hạn và trách nhiệm, cân bằng giữa các công việc giữa các đơn vị.
Bộ máy tổ chức cần được xây dựng dựa trên nguyên tắc tiết kiệm chi phí để đạt hiệu quả cao Đồng thời, quản lý cần phải linh hoạt để kịp thời ứng phó với những thay đổi từ môi trường bên ngoài, và nhà quản trị cũng phải có khả năng điều chỉnh hoạt động để thích ứng với các biến động.
Vào thứ Sáu, nguyên tắc an toàn và tin cậy yêu cầu bộ máy tổ chức phải có khả năng chịu đựng những tác động từ cả bên trong lẫn bên ngoài trong những giới hạn nhất định.
1.4.3 Các cơ cấu tổ chức cơ bản 1.4.3.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến.
Cơ cấu tổ chức trực tuyến là mô hình tổ chức bao gồm nhiều bộ phận tương đối độc lập với nhau, với quan hệ trong cơ cấu thiết lập chủ yếu theo chiều dọc Ưu điểm của mô hình này là gọn nhẹ, tuân thủ nguyên tắc lãnh đạo, tạo ra sự thống nhất và tập trung cao độ, đồng thời đảm bảo trách nhiệm rõ ràng trong công việc quản trị.
Nhược điểm của tổ chức là thiếu sự chuyên môn hóa, dẫn đến việc không tận dụng được các chuyên gia có trình độ Điều này yêu cầu các nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện để đưa ra quyết định, đồng thời dễ dẫn đến tình trạng quản trị độc tài.
1.4.3.2 Cơ cấu tổ chức chức năng
Cơ cấu tổ chức chức năng cho phép quản lý theo chuyên môn, không theo tuyến, với mỗi cấp dưới có thể báo cáo cho nhiều cấp trên Ưu điểm của mô hình này là giúp người lãnh đạo giải quyết các vấn đề kỹ thuật hiệu quả hơn nhờ sự hỗ trợ từ các chuyên gia có trình độ, đồng thời không yêu cầu lãnh đạo phải có kiến thức sâu rộng trong nhiều lĩnh vực.
Nhược điểm của việc phân chia trách nhiệm trong tổ chức là sự không rõ ràng, dẫn đến khó khăn trong việc phối hợp giữa các nhà lãnh đạo tổ chức và các nhà lãnh đạo chức năng khi khối lượng chuyên môn gia tăng.
1.4.3.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng
Hình 4:Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng Đặc điểm: Người lãnh đạo tổ chức được sự giúp sức của các phòng, ban chức năng
Những lãnh đạo chức năng không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, điều này giúp tối ưu hóa lợi thế của cả hai kiểu cơ cấu trực tuyến và chức năng.
Nhược điểm của việc lãnh đạo tổ chức là cần phải thường xuyên quản lý mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến và các bộ phận chức năng Hơn nữa, sự tồn tại của nhiều bộ phận chức năng có thể dẫn đến việc tổ chức nhiều cuộc họp, gây lãng phí thời gian.
1.4.3.4 Cơ cấu tổ chức ma trận
Mô hình tổ chức ma trận kết hợp các đơn vị chức năng với các đơn vị theo sản phẩm hoặc khách hàng Ưu điểm của mô hình này là tính linh động cao, cho phép sử dụng nhân lực hiệu quả và dễ dàng trong việc hình thành cũng như giải thể các đơn vị.
Nhược điểm: Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và các bộ phận. 1.4.3.5 Cơ cấu tổ chức theo địa lí
Mô hình cơ cấu tổ chức theo địa lý phân chia hoạt động dựa trên từng khu vực, nhằm khai thác lợi thế địa phương Phương pháp này phù hợp cho các doanh nghiệp hoạt động rộng rãi, giúp nhóm các hoạt động theo vùng và giao cho các đơn vị quản lý Ưu điểm nổi bật của mô hình này là tận dụng tối đa các thị trường và lợi thế riêng của từng địa phương, đồng thời tăng cường sự kết hợp trong khu vực.
Nhược điểm: Cần nhiều người làm công việc quản lý từng khu vực.
1.4.3.6 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm.
Mô hình cơ cấu tổ chức theo sản phẩm được xây dựng dựa trên các dãy sản phẩm, tạo ra các bộ phận hoạt động riêng biệt Mỗi bộ phận phụ trách sản phẩm sẽ đảm nhận trách nhiệm hoạt động trên nhiều thị trường khác nhau liên quan đến sản phẩm đó Ưu điểm của mô hình này là khả năng phát triển sản phẩm hiệu quả, đồng thời mang lại cái nhìn tổng quát về thị trường riêng biệt của từng sản phẩm.
Khả năng hợp tác giữa các bộ phận trong tổ chức còn hạn chế, dễ gây ra sự cục bộ và thiếu sự quan tâm đến sự phát triển toàn diện của tổ chức.
Chức năng điều khiển
Theo Trần Mạnh Hùng (2019), hiệu quả quản trị chỉ đạt được khi nhân viên thể hiện sự nỗ lực, nhiệt tình và trách nhiệm trong công việc Vì vậy, chức năng điều khiển có thể được định nghĩa là các hoạt động hướng dẫn, đôn đốc và động viên nhân viên nhằm đạt được mục tiêu tổ chức một cách hiệu quả nhất.
1.5.2 Phân loại phong cách lãnh đạo 1.5.2.1 Phân loại phong cách lãnh đạo theo mức độ tập trung quyền lực (quan điểm của Kurt Lewin)
Phong cách lãnh đạo độc đoán: Đặc trưng bởi sự áp đặt của nhà quản trị đối với nhân viên.
Phong cách lãnh đạo dân chủ: Nhà quản trịra quyết định sau khi tham khảo bàn bạc, lắng nghe ý kiến cấp dưới.
Phong cách tự do trong quản trị cho thấy nhà quản trị ít sử dụng quyền lực và trao nhiều quyền cho cấp dưới để tự giải quyết vấn đề Vai trò chính của nhà quản trị là hỗ trợ và tạo điều kiện cho cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ, thông qua việc cung cấp thông tin và các nguồn lực cần thiết.
1.5.2.2 Phân loại theo mức độ quan tâm đến công việc và quan tâm đến con người ( mô hình của Đại học bang OHIO)
Dựa trên mức độ quan tâm của nhà quản trị đối với công việc và con người, có thể phân chia thành bốn loại phong cách lãnh đạo.
Hình 8:Mô hình của Đại học bang OHIO
Theo các nhà nghiên cứu tại Đại học OHIO, phong cách S2 được coi là hiệu quả nhất trong quản lý Tuy nhiên, trong một số tình huống cụ thể, quan điểm này có thể không hoàn toàn chính xác.
1.5.2.3 Sơ đồ mạng lưới thể hiện phong cách lãnh đạo của R Blake và J Mouton
Sơ đồ lưới phong cách lãnh đạo phân tích mức độ quan tâm đến công việc và con người, với 9 cấp độ chi tiết cho mỗi tiêu thức Điều này giúp xác định rõ ràng các phong cách lãnh đạo khác nhau dựa trên sự cân bằng giữa hiệu suất công việc và sự chăm sóc đối với nhân viên.
Hình 9:Sơ đồ mạng lưới của R Blake và J Mouton
Trên sơ đồ lưới có 5 phong cách đặc trưng đó là:
Phong cách quản trị 1.1 thể hiện sự thờ ơ của nhà quản trị đối với công việc và nhân viên Những nhà quản trị này chỉ đầu tư nỗ lực tối thiểu để duy trì hoạt động của tổ chức.
Phong cách quản trị 1.9 tập trung vào con người hơn là công việc, thể hiện tính chất gia đình và duy trì mối quan hệ Tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến việc không đạt được kết quả công việc như mong đợi.
Phong cách quản trị 9.1 thể hiện sự chú trọng lớn vào công việc nhưng ít quan tâm đến con người Với tính độc đoán cao, phong cách này chỉ phù hợp trong một số tình huống nhất định.
Phong cách 9.9 thể hiện sự quan tâm tối đa của nhà quản trị đối với công việc và con người Đây là phong cách quản trị dựa trên tinh thần đồng đội, nơi công việc được hoàn thành hiệu quả nhờ vào sự tận tâm và hỗ trợ lẫn nhau trong tổ chức.
Phong cách 5.5 của nhà quản trị thể hiện sự quan tâm vừa phải đến công việc và con người Phong cách này đạt được sự cân bằng giữa hiệu suất công việc và tinh thần làm việc của nhân viên, đảm bảo cả hai yếu tố đều được duy trì ở mức độ hợp lý.
1.5.3 Động viên 1.5.3.1 Khái niệm về động viên Động viên là tạo ra sự hăng hái nhiệt tình và trách nhiệm hơn trong quá trình thực hiện công việc của các cấp dưới, qua đó làm cho công việc được hoàn thành với hiệu quả cao
Hình 10:Chuỗi hành động tạo động cơ 1.5.3.2 Các lý thuyết về động viên
Thuyết phân cấp nhu cầu của A Maslow chỉ ra rằng hành vi con người được thúc đẩy bởi các nhu cầu, và những nhu cầu này được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên từ thấp đến cao.
Nhu cầu sinh lý: đây là nhu cầu cơ bản để duy trì cuộc sống của con người.
Nhu cầu an toàn: là những nhu cầu con người muốn được an toàn về tính mạng, về công việc,
Nhu cầu xã hội: là nhu cầu về tình yêu, bạn bè, được xã hội chấp nhận.
Nhu cầu tôn trọng: là nhu con người muốn được người khác tôn trọng Nhu cầu này dẫn tới sự thỏa mãn trong quyền lực, uy tín, địa vị,
Nhu cầu tự thể hiện là nhu cầu cao nhất trong phân cấp của Maslow, thể hiện mong muốn đạt được sự hoàn thiện bản thân ở mức tối đa.
Thuyết E.R.G của Clayton Alderfer là một sự sắp xếp lại nghiên cứu của Maslow, trong đó ông khẳng định rằng hành động của con người bắt nguồn từ nhu cầu Alderfer phân loại nhu cầu thành ba loại chính: nhu cầu tồn tại (Existence), nhu cầu quan hệ (Relatedness) và nhu cầu phát triển (Growth).
Nhu cầu của con người được chia thành ba loại chính: Thứ nhất, nhu cầu tồn tại, bao gồm nhu cầu sinh lý và nhu cầu an toàn Thứ hai, nhu cầu quan hệ, liên quan đến mối quan hệ qua lại giữa các cá nhân và nhu cầu giao tiếp xã hội Cuối cùng, nhu cầu phát triển, bao gồm nhu cầu tự thể hiện và một phần nhu cầu tự trọng.
Chức năng kiểm soát
Kiểm soát là quá trình xác định kết quả thực tế và so sánh với tiêu chuẩn để phát hiện sai lệch và nguyên nhân của chúng, từ đó đưa ra biện pháp điều chỉnh nhằm đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu (Trương Quan Dũng, 2015) Khi triển khai kế hoạch hoặc dự án, việc kiểm tra kịp thời là cần thiết để phát hiện sai lệch và thực hiện hành động khắc phục.
Kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập mục tiêu mới, lập kế hoạch, cải tiến cấu trúc tổ chức và điều chỉnh kỹ thuật kiểm soát Công cụ kiểm soát quản lý bao gồm tỷ lệ, tiêu chuẩn, số liệu thống kê và các dữ liệu cơ bản khác, được trình bày qua biểu đồ, bảng và biểu thức khác nhau, giúp làm nổi bật các thông tin quan trọng.
Kiểm soát trong tổ chức cần được thiết kế dựa trên kế hoạch hoạt động và cấp bậc của đối tượng kiểm soát Công việc kiểm soát phải phù hợp với đặc điểm cá nhân của các nhà quản trị, đồng thời tự kiểm soát cần được thực hiện tại những điểm quan trọng Hệ thống kiểm soát cần đảm bảo tính khách quan và phù hợp với bầu không khí doanh nghiệp Cuối cùng, kiểm soát phải tiết kiệm và hiệu quả về mặt kinh tế, đồng thời dẫn đến hành động cụ thể.
1.6.4 Các loại hình kiểm soát 1.6.4.1 Kiểm soát lường trước
Kiểm soát lường trước là phương pháp kiểm soát được thực hiện trước khi hoạt động chính diễn ra, nhằm dự đoán và ngăn ngừa các vấn đề tiềm ẩn Quá trình này bao gồm việc kiểm soát đầu vào, như kiểm soát chất lượng vật tư, nhân lực, công nghệ và thiết kế sản phẩm trước khi đưa vào sản xuất, hoặc đánh giá kế hoạch kinh doanh trước khi thực hiện.
Kiểm soát lường trước nhằm nhận diện các vấn đề có thể phát sinh trước khi thực hiện kế hoạch, từ đó giúp đối chiếu và điều chỉnh kế hoạch kịp thời nếu cần thiết Để thực hiện điều này, cần dựa vào thông tin mới nhất về môi trường bên ngoài và nội bộ doanh nghiệp, nhằm xác định tính phù hợp của kế hoạch đã lập Nếu phát hiện sự không phù hợp, việc điều chỉnh kế hoạch cần được thực hiện ngay từ đầu để đảm bảo hiệu quả.
1.6.4.2 Kiểm soát trong khi thực hiện
Kiểm soát trong khi thực hiện là quá trình giám sát trực tiếp các diễn biến xảy ra trong lúc hoạt động đang diễn ra Việc này giúp đảm bảo rằng mọi hoạt động được thực hiện theo đúng kế hoạch và điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.
Kiểm soát trong quá trình thực hiện nhằm kịp thời giải quyết những vướng mắc, trở ngại và sai lệch, đảm bảo doanh nghiệp đạt được mục tiêu và nhiệm vụ đã đề ra Việc này được thực hiện thông qua giám sát, theo dõi, đánh giá thường xuyên và hướng dẫn người lao động trong suốt quá trình thực hiện.
1.6.4.3 Kiểm soát sau khi thực hiện Kiểm soát sau khi hoạt động là thực hiện đo lường kết quả thực tế và đối chiếu với các mục tiêu đặt ra ban đầu sau khi sản phẩm đã được hoàn thiện.
Kiểm soát sau khi thực hiện là bước quan trọng nhằm đánh giá toàn bộ quá trình thực hiện, rút ra bài học kinh nghiệm từ sự thành công và thất bại Quá trình này giúp xác định các nguyên nhân dẫn đến kết quả đạt được, từ đó rút ra kinh nghiệm quý báu để áp dụng vào công việc quản trị trong tương lai, nhằm đạt hiệu quả cao hơn.
PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ TẠI CÔNG TY MICROSOFT
Giới thiệu về công ty
Microsoft là một công ty cổ phần được thành lập vào ngày 4 tháng 4 năm 1975 tại New Mexico bởi Bill Gates và Paul Allen Trụ sở chính của công ty đặt tại Redmond, Washington, Hoa Kỳ Ngành nghề kinh doanh của Microsoft chủ yếu bao gồm phần mềm máy tính, phần cứng máy tính, điện thoại di động, thiết bị viễn thông, phân phối kỹ thuật số, điện tử tiêu dùng, trò chơi điện tử, tư vấn công nghệ thông tin, quảng cáo trực tuyến, bán lẻ và phần mềm ô tô.
Vào năm 2000, Steve Ballmer đã thay thế Bill Gates làm CEO và tái định hướng công ty Năm 2012, Microsoft bước vào thị trường sản xuất máy tính bằng cách thâu tóm thiết bị và dịch vụ của Nokia, thành lập Microsoft Mobile Đến năm 2014, dưới sự lãnh đạo của Satya Nadella, công ty đã chuyển trọng tâm từ sản xuất phần cứng sang dịch vụ điện toán đám mây.
Microsoft đã trải qua bốn giai đoạn phát triển quan trọng: giai đoạn đầu tiên là sự thành lập và thống trị thị trường công nghệ; giai đoạn thứ hai đánh dấu sự bùng nổ của Internet và kỷ nguyên 32-bit; giai đoạn thứ ba chứng kiến sự nâng cấp toàn diện của hệ điều hành Windows và bộ ứng dụng Office; và cuối cùng, giai đoạn phát triển và ra mắt nhiều phần mềm mới, khẳng định vị thế của Microsoft trong ngành công nghiệp công nghệ.
Năm 1975, sự ra mắt của máy tính MITS Altair 8800 đã khơi dậy sự sáng tạo của Paul Allen và Bill Gates Chỉ một tháng sau, họ đã phát triển ngôn ngữ lập trình BASIC cho máy tính cá nhân và bán cho MITS Đến tháng 4, công ty của họ được thành lập mặc dù chưa có tên chính thức, và đến tháng 6, phiên bản thứ hai của ngôn ngữ BASIC đã được phát hành.
Năm 1978 đánh dấu cột mốc quan trọng khi hãng mở rộng ra thị trường quốc tế, với việc khai trương văn phòng đầu tiên tại Nhật Bản vào ngày 1/11, mang tên ASCII Microsoft Tiếp theo, vào ngày 1/1/1979, Allen và những người sáng lập tiếp tục phát triển công ty.
Bill Gates chính thức triển khai kế hoạch chuyển công ty về Bellevue, Washington Steve Ballmer gia nhập Microsoft vào ngày 11/6/1980 và sau này trở thành CEO Ngày 25/6/1981, công ty tái cấu trúc, Bill Gates giữ chức tổng giám đốc kiêm chủ tịch hội đồng quản trị Một năm sau, James A Towne được bổ nhiệm làm chủ tịch, thay thế Bill Gates trong việc điều hành hàng ngày Năm 1985, Microsoft đạt doanh thu 140 triệu USD, đánh dấu một cột mốc quan trọng Năm 1987, Microsoft giới thiệu con chuột mới, Excel for Windows và PowerPoint Đến năm 1993, Windows trở thành hệ điều hành có giao diện đồ họa phổ biến nhất thế giới.
Năm 1994, Microsoft trải qua một giai đoạn yên ắng, nhưng chỉ một năm sau, công ty đã thu hút sự chú ý lớn với sự ra mắt của Windows 95 Đồng thời, Microsoft cũng mở rộng hoạt động sang lĩnh vực truyền hình bằng việc cho ra mắt kênh cáp 24 giờ MSNBC.
Vào ngày 18/5/1998, Microsoft bị Bộ Nội vụ Hoa Kỳ cùng hơn 20 luật sư kiện vì lợi dụng vị trí độc quyền Đến ngày 5/11/1999, công ty này tiếp tục bị cáo buộc sử dụng thế mạnh của mình để gây hại cho người dùng và đối thủ cạnh tranh Từ năm 2000 đến 2005, Microsoft đã cho ra mắt nhiều phần mềm và sản phẩm mới, bao gồm Windows 2000, Windows Me, Windows XP, Office XP, máy chơi game Xbox, Office 2003, Windows XP Starter Edition và Windows XP Media Center Edition 2005.
Vào năm 2006, Bill Gates bắt đầu kế hoạch rời khỏi vị trí trưởng nhóm kiến trúc phần mềm, với Roy Ozzie - CTO đương nhiệm - sẽ thay thế ông, trong khi Gates giữ vai trò tư vấn trong hội đồng quản trị Ngày 22/1/2009, Microsoft thông báo sa thải 5% lực lượng lao động, tương đương 5000 người, nhằm cắt giảm chi phí hoạt động 1,5 tỷ USD Đến tháng 8 cùng năm, Microsoft thua kiện công ty I4i và phải thay đổi cấu trúc file Word do vi phạm bản quyền Năm 2010, Microsoft Office 365 ra mắt như nền tảng giao tiếp doanh nghiệp, và Windows Phone 7 xuất hiện với giao diện hoàn toàn mới Tháng 7/2012, Microsoft báo cáo lỗ lần đầu tiên với khoản chi 6,2 tỷ USD để mua lại aQuantive, dẫn đến lỗ 500 triệu USD trong quý 2 Năm 2013, Microsoft mua lại nhánh mobile của Nokia và Steve Ballmer thông báo rời khỏi vị trí CEO, nhường chỗ cho Satya Nadella Đến ngày 24/6/2021, Microsoft gây chấn động khi ra mắt Windows 11.
Trong suốt 46 năm hoạt động, Microsoft đã đạt được sự tăng trưởng vượt bậc và thu hút sự chú ý của công chúng Hiện tại, công ty đã khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường bên cạnh các đối thủ cạnh tranh mạnh mẽ.
Phân tích các chức năng quản trị tại công ty Microsoft
2.2.1 Phân tích chức năng hoạch định
Trong giai đoạn đầu, sứ mệnh của Microsoft là "mỗi gia đình sẽ có ít nhất một chiếc máy tính để bàn" Tuy nhiên, dưới sự lãnh đạo của Tổng giám đốc thứ ba, Satya Nadella, sứ mệnh mới của Microsoft là "trao quyền cho các tổ chức và cá nhân trên toàn thế giới để cải thiện cuộc sống" Microsoft chú trọng đến sự đa dạng và toàn cầu hóa, tạo ra môi trường làm việc hòa nhập, khuyến khích nhân viên đóng góp ý tưởng và giải pháp nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng Công ty đã trở thành nhà cung cấp hàng đầu thế giới về các giải pháp công nghệ tiên tiến, giúp khách hàng và đối tác nhận ra tiềm năng tối đa của họ trên toàn cầu.
Sự đa dạng toàn cầu là yếu tố quan trọng trong tầm nhìn của Microsoft, dẫn đến việc thành lập văn phòng về sự đa dạng và hội nhập Văn phòng này được lãnh đạo bởi những người hiểu rõ văn hóa doanh nghiệp và môi trường kinh doanh Đây là môi trường lý tưởng cho nhân viên đam mê công nghệ phát huy tiềm năng, sáng tạo và kỹ năng của mình, nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Microsoft đặt ra mục tiêu chiếm lĩnh 100% thị phần sản phẩm mà họ tham gia Để đạt được điều này, công ty áp dụng chính sách "sẵn sàng trả giá", chấp nhận rủi ro lợi nhuận nhằm tăng trưởng thị phần.
Trong môi trường cạnh tranh hiện nay, các công ty cần xác định mục tiêu rõ ràng để phát triển và chiếm lĩnh thị trường Microsoft hướng tới việc phát triển công nghệ giúp cải thiện cách thức làm việc, vui chơi và giao tiếp của mọi người Công ty cam kết liên tục đổi mới và cải tiến phần mềm, nhằm tạo ra sản phẩm ngày càng thân thiện và hiệu quả hơn, thu hút người dùng.
Microsoft cam kết tham gia vào cuộc cạnh tranh phần mềm trên máy tính và sẽ nỗ lực tối đa để giành chiến thắng Công ty hướng đến việc tạo ra doanh thu thông qua phát triển, cấp phép và hỗ trợ các sản phẩm, dịch vụ phần mềm, cũng như thiết kế và bán thiết bị hỗ trợ cá nhân và tổ chức Để nâng cao chất lượng sản phẩm, Microsoft sẽ thực hiện các thử nghiệm rộng rãi với đông đảo người dùng cho từng loại sản phẩm mà họ phát hành.
Trong quá trình phát triển, Microsoft đã xác định nhiều mục tiêu qua từng giai đoạn Những năm đầu, công ty đặt ra "mục tiêu thời kỳ khởi nghiệp" Sau đó, họ chuyển sang "mục tiêu thời kỳ yêu cầu phần mềm với giao diện dễ sử dụng" Khi đã chiếm lĩnh thị trường, Microsoft tập trung vào "mục tiêu thời kỳ Internet đang trở thành trào lưu" Hiện tại, mục tiêu của công ty là giành ưu thế trong lĩnh vực tìm kiếm và hệ điều hành cho smartphone.
2.2.2 Phân tích chức năng tổ chức 2.2.2.1 Tổ chức bộ máy
Microsoft được biết đến như một công ty lớn độc quyền, nhưng lại thành công trong việc vượt qua rào cản và thích nghi với thời đại công nghiệp hóa Dù quy mô lớn, Microsoft đã chứng minh rằng họ có thể sáng tạo và phát triển mạnh mẽ hơn các doanh nghiệp nhỏ Công ty ưu tiên làm việc theo nhóm nhỏ, giúp tăng cường khả năng sáng tạo và cải tiến công nghệ, từ đó nâng cao năng suất Cấu trúc tổ chức của Microsoft xoay quanh các nhóm dự án, cho phép sự gắn bó với công việc và khả năng đổi mới linh hoạt Họ cũng chú trọng đến việc phân bổ nguồn lực, thời gian và phương tiện cho các đội ngũ, đồng thời duy trì các bộ phận hỗ trợ như quản lý thông tin và quảng cáo, nhằm khẳng định sự hiện diện của doanh nghiệp Tất cả các dịch vụ này đều được giám sát bởi trung tâm vận hành, đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các nhóm trong công ty.
2.2.2.2 Tổ chức nhân sự Để tìm kiếm người tài, bộ phận nhân sự luôn áp dụng những phương pháp tốt nhất để tìm kiếm và đào tạo các siêu anh hùng Việc lựa chọn được thực hiện như một cuộc xem xét các chuyên gia giỏi nhất, những người xuất sắc, nhưng không kém phần dũng cảm và tài năng Không chỉ là những tài năng hữu hiệu, họ đôi khi còn ẩn hiện trong những sinh viên đang theo học tại các trường đại học, qua trao đổi hoặc những thành tích xuất sắc của sinh viên ở trường Là một công ty có ảnh hưởng, Microsoft cũng tham gia vào lĩnh vực tài chính, tiếp thị, tổ chức thương mại, v.v tìm kiếm các chuyên gia giỏi nhất trong các lĩnh vực Sẽ không có doanh nghiệp nào không nhận người tài vì họ không có bằng cấp theo yêu cầu, điều mà một doanh nghiệp quan tâm là tài năng của người đó như thế nào và họ mang lại hiệu quả như thế nào cho doanh nghiệp Thí sinh có câu trả lời không rõ ràng có thể bị hỏi những câu hỏi quanh co hoặc đưa ra những hoàn cảnh đặc biệt Vào cuối cuộc phỏng vấn, tất cả các ứng viên sẽ nhận được một email ôđược chấp nhậnằ hoặc ôkhụng được chấp nhậnằ Một số nhõn viờn tại Microsoft rất tài năng, nhưng cũng có người không tốt nghiệp hoặc không có chứng chỉ Nhưng họ nhận được mức lương tương đương với người có bằng tốt nghiệp Sẽ không có doanh nghiệp nào không nhận người tài vì họ không có bằng cấp theo quy định, Điều mà một doanh nghiệp quan tâm là người đó tài giỏi như thế nào và họ đem lại hiệu quả như thế nào cho doanh nghiệp Một số nhân viên tại Microsoft rất tài năng, nhưng cũng có những người không có bằng tốt nghiệp hoặc chứng chỉ Nhưng họ nhận được mức lương tương đương với người có bằng tốt nghiệp Sẽ không có doanh nghiệp nào không nhận người tài vì họ không có bằng cấp theo yêu cầu, điều mà một doanh nghiệp quan tâm là tài năng của người đó như thế nào và họ mang lại hiệu quả như thế nào cho doanh nghiệp.
Tại Microsoft, nhân viên sẽ được đánh giá thành tích mỗi 6 tháng, giúp xác định những người có ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng công ty Kết quả đánh giá này không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ thăng tiến và mức lương mà còn quyết định số lượng cổ phiếu được phân phối cho từng nhân viên.
Mọi người thường thảo luận và đưa ra ý kiến, nhưng quyết định cuối cùng vẫn thuộc về cá nhân Việc chi tiêu không cần thiết có thể làm giảm tiềm lực kinh tế và gây rủi ro cho sự phát triển bền vững Tại Microsoft, nếu một vị trí cần 5 người, chỉ có 4 người được bổ nhiệm, giúp tiết kiệm chi phí và duy trì trạng thái như một doanh nghiệp nhỏ.
Microsoft nổi bật với tốc độ tăng trưởng cao và liên tục, điều mà ít công ty khác có thể đạt được Công ty luôn khuyến khích nhân viên thoải mái và sáng tạo trong công việc để tối ưu hóa năng suất Bill Gates đã xây dựng môi trường làm việc giống như một gia đình, giúp nhân viên cảm thấy tự nhiên và dễ chịu Mỗi văn phòng được thiết kế như một ngôi nhà thu nhỏ, tạo điều kiện thuận lợi cho công việc và nâng cao hiệu suất làm việc.
Tuy nhiên, nó vẫn nằm dưới sự chỉ đạo của công ty và phải tuân theo các chiến lược mà công ty đã xác định.
2.2.3 Phân tích chức năng điều khiển 2.2.3.1 Lãnh đạo
Phong cách lãnh đạo dân chủ của Microsoft thể hiện qua việc lắng nghe ý kiến và đóng góp của mọi người Hàng năm, công ty tổ chức các buổi trình diễn trên xe buýt để thảo luận về những thách thức lớn, bao gồm mục tiêu chiến lược và chiến thuật hiện tại, với sự dẫn dắt của Bill Gates Những buổi diễn thuyết này giúp nhân viên hiểu rõ hơn về tầm nhìn xa trông rộng của Gates Ngoài ra, các cuộc họp mặt đối mặt giữa doanh nhân thường diễn ra để cập nhật thông tin về dự án, mặc dù có thể có những tranh luận căng thẳng Microsoft minh họa cho khả năng lãnh đạo rõ ràng và tầm nhìn cho hiện tại và tương lai.
Coi trọng công việc hơn người: mọi nhân viên tại Microsoft không ngừng cạnh tranh với nhau.
Cổ phiếu thưởng tại Microsoft cung cấp một lợi ích độc đáo cho nhân viên, mặc dù công ty không có nhiều phần thưởng khác Việc thưởng cổ phiếu là một cách để giữ chân nhân tài, mặc dù mức lương của Microsoft thấp hơn 15% so với các công ty khác Tuy nhiên, thu nhập từ cổ phiếu có giá trị cao, tạo ra một động lực đáng kể cho nhân viên.
25 tỷ Ngoài ra, nhân viên có thể trang trí văn phòng theo ý muốn, miễn là nó luôn tạo cho họ cảm hứng sáng tạo.
Về mặt tinh thần: luôn mang lại cảm giác mới mẻ, như thể bạn đang thay đổi thế giới
Do đó, mức lương tại Microsoft không được ưu chuộng.
Các cuộc họp tập trung vào nội dung chính, tránh lạc đề và loại bỏ những cuộc họp không cần thiết Việc quản lý hiệu quả hệ thống e-mail và mạng nội bộ giúp thông tin được bảo mật và truyền đạt một cách nhanh chóng trong công ty Hầu hết các quyết định quan trọng đều được thực hiện qua e-mail, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình ra quyết định.
Trong giao tiếp với khách hàng, e-mail và các trang uy tín là những kênh thông tin hiệu quả và đáng tin cậy Nhiều công ty thường quản lý và chia sẻ thông tin dựa trên quyền lực và địa vị, khiến mọi người giữ thông tin cho riêng mình và chỉ chia sẻ khi thật cần thiết Nếu nhân viên tại Microsoft không chia sẻ thông tin, người khác có thể cho rằng thông tin đó không tồn tại hoặc họ đang cố tình che giấu những thông tin tiêu cực.
Đánh giá ưu điểm và khuyết điểm của chức năng quản trị tại Công ty cổ phần Microsoft
2.3.1 Ưu điểm của chức năng quản trị tại Công ty cổ phần Microsoft. Đối với chức năng hoạch định của công ty, các chiến lược đưa ra thường rất rõ ràng và xác định bởi vì các chiến lược được đưa ra bởi các chuyên gia chiến lược và được viết thành những kế hoạch và mục tiêu cụ thể Sau khi xác định được những chiến lược và kế hoạch cụ thể, Microsoft huy động tất cả nguồn lực cho những kế hoạch đó Những kế hoạch dài hạn đã đưa ra có thể bị cắt bỏ để ưu tiên cho những mục tiêu ngắn hạn Microsoft được tổ chức tập hợp từ các nhóm làm việc nhỏ, các nhóm làm việc nhỏ này mang lại nhiều ý tưởng sáng tạo mới cho công ty Công ty khá thành công với việc tổ chức bộ máy như thế, mỗi nhóm được chia ra thực hiện công việc rõ ràng, phối hợp nhịp nhàng với nhau Với việc chia nhóm nhỏ, có thể hoàn thành nhiều hạn mục nhanh chóng, không bị chồng chéo, trách nhiệm cũng được phân công rõ ràng hơn, minh bạch hơn giúp các nhân viên nắm bắt được công việc một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn. Đối với việc tổ chức nhân sự, công ty chỉ tuyển những người nằm trong nhóm 5% giỏi nhất thế giới vì đối với công ty thì hiệu quả công việc quan trọng hơn con người, như thế công ty cũng có thể tiết kiệm được thời gian lẫn tiền bạc Đối với việc lãnh đạo thì Microsoft vận dụng thành công phong cách lãnh đạo dân chủ khi các nhà quản trị đều tiếp thu ý kiến của các nhân viên Không những thế, Microsoft còn có chế độ khen thưởng hợp lý về tinh thần lẫn vật chất để nhân viên có thể cảm nhận thấy sự nổ lực của mình đã được công ty ghi nhận và từ đó nổ lực hơn nữa Ngoài ra, Microsoft chú trọng trong việc kiểm soát sau khi thực hiện vì ngành nghề kinh doanh của công ty là về sản xuất phần mềm nên sẽ phải cung cấp cho người dùng những mẫu thử để họ có thể phát hiện ra lỗi và việc khắc phục lỗi cũng trở nên dễ dàng hơn.
2.3.2 Khuyết điểm của chức năng quản trị tại Công ty cổ phần Microsoft. Ở Microsoft, các nhà quản trị quan tâm đến hiệu suất công việc hơn là quan tâm đến con người, mọi nhân viên phải tự cạnh tranh với nhau và tự nổ lực để phát triển nếu không sẽ bị chính công ty sa thải Do đó sẽ làm cho các nhân viên trở nên áp lực và khó hoàn thành công việc Với chức năng tổ chức nhóm cũng sẽ làm cho nhân viên ỷ lại và đùn đẩy trách nhiệm cho nhau dẫn tới việc thiếu sáng tạo Ngoài ra, những thông tin như cuộc họp hay là những cuộc tiếp xúc khách hàng thì đều thông qua trang Web hoặc E-mail Nhưng hiện nay, các vụ tội phạm mạng ngày càng tăng thì nguy cơ Microsoft rơi vào tình trạng bị tấn công ngày cao.
GIẢI PHÁP CẢI THIỆN CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ CỦA CÔNG
Kiến nghị
Chức năng quản trị là yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của công ty, giúp điều khiển và kiểm soát quá trình hoạt động để tối ưu hóa nguồn lực Quản trị cũng đóng vai trò kết nối các thành viên trong công ty thông qua các hoạt động chung Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp thất bại do năng lực điều hành yếu kém và thiếu kinh nghiệm trong quản trị Bên cạnh đó, nhà quản trị còn đảm nhiệm nhiều công việc quan trọng khác.
Microsoft là một trong những tập đoàn hàng đầu thế giới trong lĩnh vực phần mềm và công nghệ thông tin, đóng vai trò tiên phong trong cuộc cách mạng máy tính cá nhân Việc duy trì vị thế hàng đầu của Microsoft là điều cần thiết, nhằm giúp tập đoàn thực hiện ước mơ thống trị thị trường công nghệ.