Trang 4 + Tầm nhìn của cholimex: Xây dựng Cholimex trở thành doanh nghiệp mạnhvà chuyên nghiệp trong lĩnh vực Đầu tư, Thương mại và Dịch vụ, khẳng định vị thếtrên thị trường trong nước v
lOMoARcPSD|38839596 HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA QUẢN LÝ KINH TẾ BÀI TIỂU LUẬN Học phần: TỔ CHỨC HỌC ĐỀ TÀI: LIÊN HỆ THỰC TIỄN MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC MA TRẬN CỦA 1 TỔ CHỨC Giảng viên hướng dẫn: Hoàng Vĩnh Giang Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm 6 1 Downloaded by YEN YEN (nguyenyen.12@gmail.com) lOMoARcPSD|38839596 PHẦN 1 MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC MA TRẬN 1.1 Khái niệm và đặc điểm của cơ cấu tổ chức ma trận - Khái niệm: Cơ cấu tổ chức ma trận là sự kết hợp giữa nhiều cơ cấu tổ chức bộ phận khác nhau Với cơ cấu tổ chức này, các nhà quản lý theo chức năng và theo sản phẩm đều có vị thế ngang nhau - Đặc điểm: + Là cơ cấu tổ chức thích ứng với việc xây dựng và thực hiện các chương trình dự án phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng của tổ chức và nhiều chuyên môn khác nhau thuộc nhiều ngành và lãnh thổ khác nhau + Có 2 loại thủ trưởng: thủ trưởng cơ quan (đơn vị) quản lý và thủ trưởng chương trình, dự án 1.2 Ưu điểm của cơ cấu tổ chức học ma trận - Phối hợp và kết hợp sức mạnh các cơ quan chức năng xét trên một góc độ ngành và lãnh thổ, trung ương và địa phương nhằm thực hiện mục tiêu chung, không cần hình thành Tổ chức riêng biệt - Bố trí nhân sự linh hoạt, sự xuất hiện nhiều chương trình, dự án mới không nhất thiết phải tăng biên chế cơ quan - Giúp tổ chức thực hiện được sứ mệnh đa mục tiêu 3 Downloaded by YEN YEN (nguyenyen.12@gmail.com) lOMoARcPSD|38839596 - Phối hợp được nguồn lực một cách tối đa để thực hiện các vấn đề phức tạp, đa chức năng - Đào tội đội ngũ các nhà quản trị và các chuyên viên, chuyên gia, nhân viên 1.3 Nhược điểm của cơ cấu tổ chức ma trận - Cơ chế song trùng lãnh đạo, khó thống nhất mệnh lệnh, chỉ huy - Quyền lực, trách nhiệm của các nhà Lãnh đạo, quản lý cùng cấp có thể xảy ra trùng lặp, chồng chéo - Đòi hỏi các nhà quản trị phải có năng lực đặc biệt PHẦN 2: LIÊN HỆ THỰC TIỄN MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC MA TRẬN CỦA MỘT TỔ CHỨC 2.1 Vài nét về công ty - Công ty CP Thực phẩm Cholimex tiền thân là công ty công tư hợp doanh Xuất nhập khẩu trực dụng Quận 5, được thành lập năm 1983 Năm 2006, công ty chính thức cổ phần hoá và đổi tên thành Công ty CP Thực phẩm Cholimex - Sau 37 năm hình thành và phát triển, Cholimex Food đã trở thành nhà sản xuất, chế biến, phân phối sauce- gia vị - nước chấm và thực phẩm đông lạnh giá trị gia tăng hàng đầu với chuỗi sản phẩm đa dạng, đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn an toàn vệ sinh thực phẩm quốc gia và quốc tế, phù hợp với thị hiếu tiêu dùng rộng rãi của thị trường nội địa và xuất khẩu - Tập thể người lao động Công ty đã xây dựng được thương hiệu uy tín, chất lượng cao, đủ sức cạnh tranh trong điều kiện nhiều đối thủ nội ngoại gia nhập ngày càng nhiều Từ người dùng nội trợ đến đầu bếp nổi tiếng, từ bếp gia đình đến nhà hàng sang trọng đều biết đến và tin tưởng sử dụng sản phẩm của CholimexFood- đây chính là sự khích lệ rất lớn đối với Công Ty Cổ Phần Thực Phẩm Cholimex tiếp tục trên con đường thực hiện sứ mệnh “nêm” yêu thương, hạnh phúc cho mỗi bữa ăn thêm nồng nàn bằng chất lượng, tinh thần trách nhiệm, tận tụy với công việc và không ngừng sáng tạo đối với cộng đồng xã hội - Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu và Đầu tư Chợ Lớn (CHOLIMEX) gọi tắt là Công ty Cholimex, tiền thân là doanh nghiệp do Nhà nước đầu tư 100 % vốn điều lệ và hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con, trực thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh - Hiện nay Cholimex đang kinh doanh trong lĩnh vực Đầu tư, Thương mại và Dịch vụ 4 Downloaded by YEN YEN (nguyenyen.12@gmail.com) lOMoARcPSD|38839596 + Tầm nhìn của cholimex: Xây dựng Cholimex trở thành doanh nghiệp mạnh và chuyên nghiệp trong lĩnh vực Đầu tư, Thương mại và Dịch vụ, khẳng định vị thế trên thị trường trong nước và quốc tế + Sứ mệnh của cholimex: Cholimex luôn thể hiện tầm quan trọng của sứ mệnh công ty đối với khách hàng, đối tác, nhân viên, xã hội + Giá trị cốt lõi: Cholimex xem tinh thần sáng tạo là nền tảng cho sự phát triển, xem con người là tài sản của Công ty, là nhân tố tạo nên sự thành công, xem tinh thần đồng đội, sự trung thực là phương châm hành động, xem sự khác biệt, đột phá là lợi thế cạnh tranh là những giá trị cốt lõi để phát triển + Triết lý kinh doanh: Xem chất lượng toàn diện và phát triển bền vững là kim chỉ nam cho họat động của công ty Xem nguồn nhân lực là nhân tố then chốt, là tài sản lớn nhất của Công ty Liên tục cải tiến và không ngừng phát triển các ý tưởng sáng tạo thành các giải pháp hữu hiệu trong kinh doanh Liên tục phát triển và nuôi dưỡng niềm tin của xã hội đối với thương hiệu dịch vụ của Công ty cung cấp Đây là tôn chỉ, mục đích của Công ty Luôn luôn lắng nghe và thấu hiểu ý kiến của mọi khách hàng, Xem sự thành công, hài lòng của khách hàng là động lực phát triển của Công ty 2.2 Cơ cấu tổ chức - Công ty Cổ phần Cholimex có thể áp dụng mô hình ma trận tổ chức trong việc quản lý công ty Dưới đây là một ví dụ về cơ cấu tổ chức mô hình ma trận của Công ty Cổ phần Cholimex: + Trong cơ cấu ma trận Cholimex có hai tuyến quyền lực Tuyến chức năng Cholimex hoạt động theo chiều dọc Tuyến dự án Cholimex hoạt động theo chiều ngang 2.2.1 Chiều chức năng, nhiệm vụ: - Ban Giám đốc: Bao gồm các thành viên điều hành và những người đứng đầu các phòng ban chức năng khác - Phòng tài chính-kế toán: 5 Downloaded by YEN YEN (nguyenyen.12@gmail.com) lOMoARcPSD|38839596 + Chức năng: Thực hiện công tác chuyên môn về tài chính, kế toán theo quy định; tham mưu cho Hội đồng thành viên công ty và Tổng Giám đốc về công tác tài chính, kế toán + Nhiệm vụ: Tổ chức quản lý, huy động, sử dụng, cân đối nguồn vốn; phụ trách hoạt động vay vốn và lưu chuyển tiền tệ; lập kế hoạch các định mức chi phí; phân tích tình hình tài chính Tổ chức và thực hiện công tác ghi chép kế toán, thống kê, báo cáo; chế độ lưu trữ và bảo quản hồ sơ, chứng từ; tổ chức kiểm tra, giám sát về tài chính, kế toán - Phòng nhân sự-hành chính: + Chức năng: Tham mưu về công tác xây dựng, tổ chức bộ máy; quản lý và sử dụng lao động; công tác lương, thưởng; dự thảo các quy chế, quy định về quản lý, lao động, văn thư, lưu trữ; công tác đối nội, đối ngoại + Nhiệm vụ: Đề xuất các phương án tổ chức bộ máy; xây dựng quy chế tuyển dụng, đào tạo, quản lý lao động; xây dựng và theo dõi thực hiện quy chế trả lương, trả thưởng; thực hiện công tác lễ tân đối nội, đối ngoại; tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ… - Phòng kế hoạch-đầu tư: + Chức năng: Tham mưu chiến lược phát triển công ty, kế hoạch sản xuất kinh doanh, đầu tư; tổng hợp, cập nhật, xử lý và cung cấp thông tin; các chương trình hợp tác đầu tư, các phương án đầu tư tài chính và quản lý vốn đầu tư của Công ty tại các doanh nghiệp khác + Nhiệm vụ: Xây dựng kế hoạch đầu tư, sản xuất kinh doanh; tham mưu về việc giao kế hoạch; thực hiện công tác thống kê, tổng hợp, báo cáo Xúc tiến hợp tác đầu tư, liên doanh; đầu tư tài chính; chọn nhà thầu tư vấn trong các lĩnh vực lập, thực hiện, quản lý dự án và các thủ tục liên quan - Ban quản lý dự án + Chức năng: Là đầu mối giúp Công ty trong việc quản lý và triển khai thực hiện các dự án; trực tiếp điều hành xây dựng dự án và thực hiện tất cả các công việc liên quan đến dự án + Nhiệm vụ: Lập kế hoạch, tiến độ, kinh phí thực hiện các dự án; thực hiện các thủ tục pháp lý đầu tư các dự án; tổ chức lập dự án đầu tư; lựa chọn nhà thầu; thẩm định các hồ sơ dự án; quản lý dự án, thực hiện công tác bồi thường hỗ trợ, tái định cư và giải phóng mặt bằng; tổ chức nghiệm thu, bàn giao công trình hoàn thành; lập thủ 6 Downloaded by YEN YEN (nguyenyen.12@gmail.com) lOMoARcPSD|38839596 tục quyết toán, thanh lý hợp đồng xây dựng, quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình và bảo hành công trình 2.2.2 Chiều dự án: + Dự án 1: Nhóm làm việc tập trung vào một dự án cụ thể (ví dụ: phát triển một loại sản phẩm mới) + Dự án 2: Nhóm làm việc tập trung vào dự án khác (ví dụ: mở rộng thị trường xuất khẩu) + Dự án 3: Nhóm làm việc tập trung vào dự án khác nữa (ví dụ: cải tiến quy trình sản xuất) Mô hình ma trận cho phép nhân viên trong Công ty Cholimex hoạt động theo cả chiều chức năng và chiều dự án Mỗi nhân viên có thể thuộc vào một bộ phận chức năng như kinh doanh, tài chính, nhân sự, hoặc sản xuất và đồng thời tham gia vào một dự án cụ thể Điều này giúp tạo ra sự linh hoạt, tương tác và đa nhiệm trong công việc Tuy nhiên, để áp dụng mô hình ma trận thành công, công ty Cholimex cần đảm bảo sự thống nhất trong quản lý và giao tiếp giữa các bộ phận chức năng và dự án Ngoài ra, cần có sự phân công rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn, đảm bảo không xảy ra xung đột và tranh chấp Mô hình ma trận tổ chức có thể giúp Công ty Cổ phần Cholimex tăng cường sự linh hoạt và hiệu quả trong công việc, đồng thời tạo ra sự chuyên môn và đổi mới 2.3 Nguyên lý hoạt động Công ty CP Cholimex bao gồm các tổ chức và bộ phận khác nhau và cách thức hoạt động của chúng có sự tương tác và cộng tác để đảm bảo hoạt động của công ty diễn đàn ra một cách hiệu quả Dưới đây là mô tả về cách thức hoạt động, quy trình làm việc và tương tác giữa các thành phần của công ty Cholimex: 2.3.1 Cơ chế hoạt động: - Các bộ phận trong công ty Cholimex hoạt động dựa trên sự phân chia trách nhiệm và chuyên môn hóa Mỗi bộ phận có nhiệm vụ cụ thể và đóng góp vào mục tiêu tổng hợp của công ty, tuy nhiên vẫn sẽ có sự phân chia công việc và hợp tác giữa các phòng, ban để có thể phát triển và xây dựng những dự án mới, đó là sự bố trí nhân sự linh hoạt - Các bộ phận tương tác và cộng đồng thông tin chia sẻ thông tin, tài nguyên và kế hoạch Ví dụ: bộ phận kinh doanh cung cấp thông tin về nhu cầu của thị trường cho bộ phận sản xuất bộ phận, trong khi bộ phận quản lý quy định chiến lược tổng thể và cung cấp hỗ trợ cho các bộ phận khác 7 Downloaded by YEN YEN (nguyenyen.12@gmail.com) lOMoARcPSD|38839596 2.3.2 Quá trình làm việc và tương tác: 2.3.2.1 Theo chiều chức năng - Nghiên cứu và phát triển: Các bộ phận sản xuất và kinh doanh tương tác để xác định và phát triển các sản phẩm mới và cải tiến sản phẩm hiện có dựa trên nhu cầu thị trường và tiến bộ công nghệ - Sản xuất: Bộ phận sản xuất làm việc chặt chẽ với bộ phận quản lý để đảm bảo quy trình sản xuất được thực hiện theo tiêu chuẩn và đáp ứng nhu cầu của thị trường - Tiếp thị và bán hàng: Bộ phận kinh doanh tương tác với bộ phận sản xuất để đảm bảo sản phẩm được tiếp cận và quảng bá đến khách hàng một cách hiệu quả - Phân phối: Bộ phận kinh doanh và bộ phận quản lý tương tác để xây dựng mạng lưới phân phối rộng khắp, đảm bảo sản phẩm CHOLIMEX có thể tiếp cận người dùng một cách thuận tiện và nhanh chóng - Dịch vụ khách hàng: Các bộ phận trong công ty CHOLIMEX tương tác để đảm bảo dịch vụ khách hàng tốt nhất và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu và phản hồi từ khách hàng Tổ chức hoạt động của công ty CHOLIMEX dựa trên sự tương tác và cộng tác giữa các thành phần khác nhau để đạt được mục tiêu chung của công ty Các bộ phận làm việc giống nhau để tạo ra và phân phối các sản phẩm chất lượng, đáp ứng nhu cầu của thị trường và xây dựng mối liên hệ lâu dài cho khách hàng 2.3.2.2 Theo chiều dự án Quy trình làm việc của công ty Cholimex theo chiều dự án như sau: (liên hệ thông qua dự án phát triển trung tâm thương mại Chlimex) - Xác định dự án: Ban đầu, các dự án được xác định và được phân công cho các nhóm làm việc theo mục tiêu cụ thể Mỗi dự án sẽ có một người quản lý dự án chịu trách nhiệm đảm bảo tiến độ và thành công của dự án + Ví dụ: dự án phát triển trung tâm thương mại Cholimex được Hội Đồng Quản Trị của công ty đưa ra, và người chịu trách nhiệm và đứng ra quản lý dự án là ông Huỳnh An Trung - Xây dựng nhóm làm việc: Mỗi dự án sẽ có một nhóm làm việc được tạo ra bao gồm các thành viên có kỹ năng và chuyên môn liên quan đến dự án Nhóm làm việc có thể bao gồm nhân viên từ các bộ phận khác nhau trong tổ chức 8 Downloaded by YEN YEN (nguyenyen.12@gmail.com) lOMoARcPSD|38839596 + Ví dụ: trong dự án phát triển trung tâm thương mại Cholimex, tạo ra một nhóm bao gồm các thành viên trong phòng bạn nhân sự - hành chính, tài chính-kế toán, kế hoạch- đầu tư và ban quản lý dự án - Phân công nhiệm vụ: Trong cơ cấu tổ chức ma trận, các nhiệm vụ được phân công một cách linh hoạt và tạm thời cho từng thành viên của nhóm dự án Mỗi thành viên sẽ đảm nhận trách nhiệm cụ thể trong dự án và thực hiện nhiệm vụ của mình - Đánh giá và quản lý hiệu suất: Các người quản lý dự án sẽ đánh giá và quản lý hiệu suất của nhóm làm việc trong dự án Họ sẽ theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu quả và đưa ra các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo dự án hoàn thành thành công - Kết thúc dự án: Khi dự án hoàn thành, các thành viên của nhóm sẽ chuyển sang các dự án mới hoặc quay trở lại công việc thông thường của mình trong tổ chức Các bài học học được từ dự án sẽ được đánh giá và áp dụng cho các dự án tương lai + Ví dụ: khi kết thúc dự án phát triển trung tâm thương mại Cholimex thì nhóm được tập hợp ban đầu sẽ tan dã và sẽ tập hợp nhóm mới để bắt đầu dự án phát triển công ty TNHH MTV Vĩnh Lộc - Như vậy thông qua quy trình làm việc và sự phân bổ công việc cũng như cấu trúc tổ chức của công ty có thể thấy rõ rằng Cholimex là một công ty thuộc cơ cấu tổ chức ma trận - Quá trình làm việc và tương tác theo chiều dự án trong cơ cấu tổ chức ma trận đòi hỏi sự linh hoạt, tương tác và quản lý hiệu suất hiệu quả Nó cho phép sự chuyên môn và đồng thời cung cấp cơ hội cho sự đổi mới và sáng tạo trong công việc dự án 2.4 Liên kết giữa các bộ phận Trong tổ chức của công ty CHOLIMEX, có sự liên kết mạnh mẽ và hoạt động giữa các bộ phận làm việc để đảm bảo hoạt động của công ty diễn đàn một cách hiệu quả Dưới đây là một số ví dụ về liên kết và hoạt động lại giữa các bộ phận: 2.4.1 Liên kết giữa bộ phận sản xuất và bộ phận kinh doanh: - Bộ phận sản xuất cung cấp thông tin về khả năng sản xuất, số lượng và chất lượng của sản phẩm cho bộ phận kinh doanh Điều này giúp bộ phận kinh doanh xác định khả năng đáp ứng và đưa ra kế hoạch tiếp theo và bán hàng phù hợp - Bộ phận kinh doanh cung cấp thông tin về nhu cầu thị trường và phản hồi từ khách hàng cho bộ phận sản xuất Điều này giúp bộ phận sản xuất điều chỉnh quy trình sản xuất và phát triển sản phẩm mới để đáp ứng nhu cầu thị trường 9 Downloaded by YEN YEN (nguyenyen.12@gmail.com) lOMoARcPSD|38839596 2.4.2 Liên kết giữa bộ phận kinh doanh và bộ phận quản lý: - Bộ phận kinh doanh cung cấp thông tin về doanh số bán hàng, nhu cầu thị trường và phản hồi từ khách hàng cho bộ phận quản lý Điều này giúp bộ phận quản lý đánh giá hiệu quả của doanh nghiệp kinh doanh chiến lược và đưa ra quyết định về chiến lược tổng thể cho công ty - Bộ phận quản lý việc thiết lập các mục tiêu kinh doanh, chiến lược và danh sách chính của công ty Điều này cung cấp hướng dẫn cho một bộ phận kinh doanh để phát triển kế hoạch kinh doanh và thị trường phù hợp 2.4.3 Liên kết giữa bộ phận kinh doanh và bộ phận dịch vụ khách hàng: - Bộ phận kinh doanh cung cấp thông tin về nhu cầu và yêu cầu của khách hàng cho bộ phận dịch vụ khách hàng Điều này giúp bộ phận dịch vụ khách hàng cung cấp hỗ trợ và giải quyết các vấn đề của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả - Bộ phận dịch vụ khách hàng cung cấp thông tin về phản hồi và yêu cầu từ khách hàng cho bộ phận kinh doanh Điều này giúp bộ phận kinh doanh điều chỉnh chiến lược tiếp tục thị trường và bán hàng để đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng - Tác động qua lại giữa các bộ phận trong tổ chức của công ty Cholimex là cần thiết để đảm bảo sự phân phối hợp lý và tương thích giữa các hoạt động và quyết định của công ty Sự liên kết và tác động này giúp tăng cường hiệu suất làm việc, tối ưu hóa quy trình và tăng cường sự hài lòng của khách hàng - Sau khi điểm qua một vài nét về Cholimex, chúng ta sẽ cùng đi tới mô hình cơ cấu tổ chức ma trận của công ty Cholimex Đặc điểm của cơ cấu tổ chức ma trận Cholimex như đã cùng nhau tìm hiểu thì cơ cấu tổ chức ma trận là loại cơ cấu dựa trên những hệ thống quyền lực và hỗ trợ nhiều chiều Và đã được vận dụng cho công ty cổ phần xuất nhập khẩu và đầu tư Cholimex thực hiện nhiều dự án hay sản xuất nhiều loại hàng hóa khác nhau: dự án cao ốc Cholimex, dự án khu công nghiệp Vĩnh Lộc mở rộng, dự án khu công nghiệp Vĩnh Lộc 3, dự án khu dân cư tái định cư Vĩnh Lộc A - Thường thì doanh nghiệp lớn có địa bàn hoạt động rộng đều tổ chức bộ máy hoạt động của mình theo kiểu ma trận Cơ cấu này giúp cho tổng giám đốc của công ty có thể linh hoạt điều động nhân sự giữa các bộ phận, cấp quản lý cấp dưới vừa chịu sự quản lý theo chiều dọc từ trên xuống dưới, đồng thời chịu sự quản lý theo chiều ngang - Ví dụ như trưởng ban nhân sự hành chính đang chịu sự quản lý theo chiều dọc từ phòng nhân sự hành chính đồng thời chịu sự quản lý theo chiều ngang từ cấp cao của trung tâm thương mại Và như chúng ta đã thấy thì dù cho dùng bất cứ mô hình tổ chức nào thì cũng có hai mặt của nó 10 Downloaded by YEN YEN (nguyenyen.12@gmail.com) lOMoARcPSD|38839596 PHẦN 3 ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM VÀ GIẢI PHÁP MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC MA TRẬN CÔNG TY CHOLIMEX 3.1 Ưu điểm của mô hình cơ cấu tổ chức ma trận công ty Cholimex - Hiệu quả trong sử dụng nguồn lực các nguồn lực được chia sẻ cho nhiều dự án cũng như trong nội bộ phòng ban chức năng Các bộ phận ban chuyên môn có thể phân chia thời gian làm việc cho nhiều dự án khi có yêu cầu Hạn chế được sự lãng phí nguồn lực so với cơ cấu tổ chức dự án chuyên trách - Dễ dàng phân công nhiệm vụ mới hậu dự án Do cơ cấu dự án được lồng ghép với cơ cấu chức năng cho nên các chuyên gia vẫn duy trì được mối liên hệ với đơn vị công tác của mình, thuận tiện cho việc phân công nhiệm vụ sau khi dự án kết thúc - Linh hoạt trong việc phân công nhiệm vụ Cơ cấu ma trận cho phép linh hoạt trong việc sử dụng nguồn lực cán bộ chuyên môn trong công ty Các phòng chức năng có thể phân công cán bộ đến làm việc dưới sự quản lí trực tiếp của nhà quản lí dự án, và ngược lại các phòng ban sẽ làm việc dưới sự quản lí của trưởng bộ phận - Tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với thay đổi của môi trường - Tạo ra một cách thức thống nhất để giải quyết các vấn đề của dự án mà thường không có được trong cơ cấu chức năng 3.2 Nhược điểm của mô hình cơ cấu tổ chức ma trận công ty Cholimex - Bất đồng không cần thiết giữa nhà quản lý dự án và trưởng các bộ phận chức năng: bất đồng thường nảy sinh giữa các yêu cầu chuyên môn phức tạp và tính đặc thù của dự án Sự bất đồng trong công việc có thể dễ phát triển thành bất đồng mang tính chất cá nhân dẫn đến mâu thuẫn trong cách thức làm việc và trách nhiệm với dự án Chỉ thông qua đàm phán và thảo luận mới giúp hạn chế những bất đồng và mâu thuẫn phát sinh - Cạnh tranh nội bộ giữa các nhà quản lí dự án trong huy động nguồn lực: do các nguồn lực, trang thiết bị, nhân lực được chia sẻ giữa nhiều dự án khác nhau cho nên các nhà quản lí dự án thường có xu hướng cạnh tranh với nhau để giành giật những gì được coi là tốt nhất cho dự án của minh - Căng thẳng và nhiều áp lực đối với cán bộ dự án: cơ cấu tổ chức ma trận tạo ra hai kênh chỉ huy và mỗi cán bộ dự án có tối thiểu hai nhà quản lí: các nhà quản lí dự án và trưởng bộ phận cho nên chịu nhiều áp lực và căng thẳng trong công việc đặc biệt trong trường hợp làm việc đồng thời cho nhiều dự án - Công việc thực hiện chậm: do tiến độ thực hiện các hoạt động của dự án phụ thuộc vào các phòng chức năng, đặc biệt là cơ cấu ma trận cân bằng 11 Downloaded by YEN YEN (nguyenyen.12@gmail.com) lOMoARcPSD|38839596 - Quy trình báo cáo quá phức tạp: quy trình báo cáo phức tạp của mô hình tổ chức ma trận có thể là một bất lợi trong quá trình lên dự án Bởi lẽ, các nhóm có thể gặp khó khăn khi không biết phải báo cáo cho ai và vào thời điểm nào Tuy có mục đích là mang lại lợi ích cho các đội nhóm, cơ cấu tổ chức này có thể làm phức tạp và gây xáo trộn cho các quy trình trong dự án - Xung đột về ưu tiên, lợi ích: các thành viên trong nhóm sẽ gặp khó khăn trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên trong cấu trúc ma trận nếu các nhà quản lý không làm việc cùng nhau Bởi lẽ, khi trưởng bộ phận tin rằng nhiệm vụ của họ là quan trọng nhất và người quản lý dự án cũng nghĩ như vậy thì các thành viên trong nhóm có thể gặp khó khăn khi xác định nên ưu tiên và nghe hướng dẫn từ người nào trước 3.3 Giải pháp của mô hình cơ cấu tổ chức ma trận Công ty Cholimex 3.3.1 Đối với bộ máy tổ chức Công ty cần thành lập bộ phận chuyên thực hiện công tác nhằm tham mưu cho Ban lãnh đạo trong thực hiện quá trình Từ việc nghiên cứu, thực hiện thu thập xử lý và phân tích thông tin như thông tin về thị trường, người tiêu dùng, môi trường ; nghiên cứu giúp công ty khám phá nhiều phân khúc khách hàng để công ty đánh giá các phân khúc thị trường, chọn thị trường phù hợp với khả năng của mình, định vị sản phẩm của mình để khách hàng có thể nhận biết lợi ích then chốt của sản phẩm và tạo ra sự khác biệt so với sản phẩm cạnh tranh khác trên thị trường; tham mưu xây dựng, triển khai, kiểm tra, đánh giá chiến lược của công ty từ đó giúp công ty nâng cao hiệu quả trong sản xuất kinh doanh 3.3.2 Giải pháp về nhân lực Nhân lực đóng vai trò rất quan trọng trong việc nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty, do đó công ty cần thực hiện một số nội dung sau: - Tiếp tục nâng cao trình độ tay nghề cho người lao động nhằm tạo ra một đội ngũ công nhân lành nghề, có tay nghề cao - Nâng cao trách nhiệm cá nhân, hiệu quả công việc, khuyến khích tinh thần tự chủ và sáng tạo của mỗi cá nhân Bố trí đúng người vào đúng vị trí để phát huy cao nhất năng lực của người lao động và hiệu quả kinh doanh của công ty - Có chế độ chính sách, đãi ngộ tốt để giữ chân người tài - Chú trọng quản lý công việc thay vì quản lý thời gian: Người quản lý đánh giá nhân viên dựa trên chất lượng, tiến độ và hiệu quả công việc được giao 3.3.3 Kiện toàn hệ thống tổ chức Xây dựng thư từ kinh doanh của tổ chức và các đơn vị Xây dựng đội ngũ cán bộ cấp cao chuyên nghiệp Đặc biệt, phải xác định quyền của người đứng đầu tổ chức 12 Downloaded by YEN YEN (nguyenyen.12@gmail.com) lOMoARcPSD|38839596 trong các vấn đề tuyển dụng, đánh giá, đãi ngộ và kỷ luật Tổng Giám đốc thực hiện quyền kiểm tra, kiểm soát các phòng ban cũng như các phòng ban chủ động trong việc tập hợp và thực hiện chức năng trong phạm vi cho phép 3.3.4 Hoàn thiện thể chế, cơ chế, quy định về quan hệ giữa các khối và giữa các cơ quan, tổ chức trong khối - Làm rõ vị trí, vai trò, quyền hạn, trách nhiệm của từng cơ quan, đơn vị, cơ quan, đơn vị, đảm bảo sự phân chia rõ ràng nhưng vẫn đảm bảo chính trực, điều khiển và đồng bộ hóa trên toàn bộ hệ thống doanh nghiệp - Đề cao sự phát huy, sáng tạo của các bộ phận trong công ty và hoàn thiện kỹ năng chuyên môn của các cấp trong công ty - Tạo sự đoàn kết, trung thực giữa các phòng ban và kỹ năng phát triển, tư duy của hệ thống hoàn hảo Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ công ty, nâng cao tính công bằng, minh bạch trong hoạt động kinh doanh của công ty 3.3.5 Nâng cao kỹ năng ủy quyền của cấp trên Nâng cao quyền tự chủ và tự chịu trách nhiệm của nhân viên: Người quản lý trao cho cấp dưới quyền chịu trách nhiệm và đưa ra quyết định ở những giai đoạn nhất định Đồng thời, cấp dưới cũng phải báo cáo với cấp trên về kết quả công việc của mình KẾT LUẬN Cơ cấu ma trận giúp các nhà quản trị có thể linh hoạt điều động nhân sự giữa các bộ phận Đồng thời, nó góp phần thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận trong tổ chức Cơ cấu này có tác dụng phát huy vai trò quyết định, thông tin và giao tiếp của các nhà quản trị phụ trách sản phẩm Mặt khác, gia tăng thách thức và thu hút sự quan tâm của nhân viên, đem lại kiến thức chuyên sâu về các loại dự án - sản phẩm 13 Downloaded by YEN YEN (nguyenyen.12@gmail.com)