Xây dựng mô hình cơ cấu tổ chức cho các doanh nghiệp nhỏ tại hải phòng thực nghiệm hoàn thiện cơ cấu tổ chức cho công ty tnhh ôtô phúc lâm

TRƢỜNG: ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG LỜI MỞ ĐẦU Gia nhập WTO khiến doanh nghiệp Việt Nam đứng trước thách thức lớn quản lý điều hành đặc biệt Doanh nghiệp vừa nhỏ Buộc Doanh nghiệp phải kinh doanh chuyên nghiệp hơn, có cấu tổ chức phù hợp, gọn nhẹ linh hoạt, quy mô làm việc chuyên nghiệp Công ty TNHH Tư vấn quản lý Đào tạo Lê Mạnh thành lập điều hành quản lý Chủ tịch kiêm Giám đốc Ông LÊ ĐÌNH MẠNH, nhằm đáp ứng nhu cầu tháo gỡ khó khăn kinh doanh quản lý điều hành ngày lớn Doanh nghiệp, đặc biệt Doanh nghiệp vừa nhỏ Hải Phòng Với mong muốn tiếp cận với công việc thực tế để học thật đời làm thật Bản thân em bạn xin đến thực tập Công ty TNHH Tư vấn quản lý Đào tạo Lê Mạnh để hướng dẫn tận tình Thầy LÊ ĐÌNH MẠNH tiếp xúc gần với môi trường làm việc thực tế Tại em Giám đốc giao nhiệm vụ tư vấn: “Xây dựng mơ hình cấu tổ chức cho Doanh nghiệp nhỏ Hải Phịng Thực nghiệm: Hồn thiện cấu tổ chức cho Cơng ty TNHH ƠTơ Phúc Lâm”, em thiết nghĩ hội để em áp dụng lý thuyết giảng đường vào thực tế Qua giúp em nâng cao hiểu biết thực tế, tích góp chút kinh nghiệm ỏi để vững bước vào đời Bài khóa luận gồm phần sau: Chương 1: Cơ sở lý luận chung cấu tổ chức Doanh nghiệp Chương 2: Giới thiệu Công ty TNHH Tư vấn quản lý Đào tạo Lê Mạnh Cơng ty TNHH ƠTơ Phúc Lâm Chương 3: Thực trạng cấu tổ chức Công ty TNHH ƠTơ Phúc Lâm Chương 4: Hồn thiện cấu tổ chức cho Cơng ty TNHH ƠTơ Phúc Lâm (Thực công tác tư vấn Công ty TNHH Tư vấn quản lý Đào tạo Lê Mạnh) Em xin chân thành cảm ơn Thầy LÊ ĐÌNH MẠNH thành viên Công ty TNHH Tư vấn quản lý Đào tạo Lê Mạnh tận tình giúp đỡ e hoàn Sinh viên: Phạm Thị Vượ – 1103N TRƢỜNG: ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHỊNG thành khố luận tốt nghiệp Mặc dù có cố gắng song viết em khơng tránh khỏi thiếu xót Kính mong Thầy, Cô xem xét cho em xin ý kiến Em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng, ngày 11 tháng 04 năm 2011 Sinh viên Phạm Thị Vượng Sinh viên: Phạm Thị Vượ – 1103N TRƢỜNG: ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG NHỎ TẠI HẢI PHÒNG 1.1 1.1.1 - : Là tập hợp hai hay nhiều người hoạt động hình thái cấu định để đạt mục tiêu chung - : Là tổng hợp phận (đơn vị cá nhân) có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chun mơn hố, có nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm định, bố trí theo cấp, khâu khác nhằm thực hoạt động tổ chức tiến tới mục tiêu chung xác định : - C 1.1.2.1 Chuyên môn h - Sinh viên: Phạm Thị Vượ – 1103N TRƢỜNG: ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG h khâu 1.1.2.2 man : Đây phương thức tổ chức đơn giản Trong tổ chức khơng hình thành nên phận Người lãnh đạo trực tiếp quản trị tất thành viên tổ chức Người lao động tuyển để thực nhiệm vụ cụ thể Các tổ chức nhỏ hộ kinh doanh cá thể, trang trại thường có cấu trúc loại Ha : Tổ chức theo chức hình thức tạo nên phận cá thể thực hoạt động mang tính tương đồng (như marketing, nghiên cứu phát triển, sản xuất, tài chính, quản trị nguồn nhân lực…), hợp nhóm đơn vị cấu (xem sơ đồ 2.1) Các ưu điểm cụ thể mơ hình là: (1) Hiệu tác nghiệp cao nhiệm vụ có tính lặp lặp lại hàng ngày, (2) phát huy đầy đủ ưu chun mơn hố ngành nghề, (3) giữ sức mạnh uy tín chức chủ yếu, (4) đơn giản hoá việc đào tạo, (5) trọng đến tiêu chuẩn nghề nghiệp tư cách nhân viên, (6) tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ cấp cao Nhược điểm mô hình là: (1) thường dẫn đến mâu thuẫn đơn vị chức đề tiêu chiến lược, (2) thiếu phối hợp hành động Sinh viên: Phạm Thị Vượ – 1103N TRƢỜNG: ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHỊNG phịng ban chức năng, (3) chun mơn hố q mức tạo cách nhìn hạn hẹp cán quản trị, (4) hạn chế việc phát triển đội ngũ cán quản trị chung, (5) đổ trách nhiệm vẩn đề thực mục tiêu chung tổ chức cho cấp lãnh đạo cao Mơ hình tổ chức theo chức tương đối dễ hiểu hầu hết tổ chức sử dụng giai đoạn phát triển đó, tổ chức có quy mơ vừa nhỏ, hoạt động lĩnh vực, đơn sản phẩm, đơn thị trường Giám đốc Trợ lý giám đốc Phó giám đốc Marketing Nghiên cứu thị trường Trưởng phịng nhân Phó giám đốc kỹ thuật Quản trị kỹ thuật Phó giám đốc sản xuất Lập KH sản xuất Phó giám đốc tài Lập KH tài Lập KH Marketing Thiết kế Dụng cụ Ngân quỹ Phân Kế toán Quảng cáo Kỹ thuật điện xưởng chung Quảnt rị bán hàng Kỹ thuật khí Phân xưởng Kế tốn chi phí Bán hàng Kiểm tra chất lượng Phân xưởng Thống kê số liệu Sinh viên: Phạm Thị Vượ – 1103N TRƢỜNG: ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHỊNG Sơ đồ 2.1: Mơ hình tổ chức phận theo chức : Đường trực tuyến Chú ý: : Đường chức : / Ba là: Mô hình tổ chức theo khách hàng, Phương thức hợp nhóm hoạt động đội ngũ nhân theo sản phẩm, khách hang, địa bàn hoạt động từ lâu sử dụng để làm tăng khả thích nghi tổ chức với môi trường Ưu điểm mơ hình tổ chức phận là: (1) tập trung ý vào sản phẩm, khách hàng lãnh thổ đặc biệt, (2) việc phối hợp hành động phòng ban chức mục tiêu cuối có hiệu hơn, (3) tạo khả tốt cho việc phát triển đội ngũ cán quản trị chung, (4) đề xuất đổi cơng nghệ dễ quan tâm, (5) có khả lớn khách hàng tính tới đề định, (6) sử dụng lợi nguồn lực địa phương khác Nhược điểm tiềm ẩn mơ hình: (1) tranh giành nguồn lực tuyến dẫn đến phản hiệu quả, (2) có khó khăn việc thích ứng với yếu tố tác động lên tồn tổ chức, (3) cần nhiều người có lực quản trị chung, (4) có xu làm cho việc thực dịch vụ hỗ trợ tập trung trở nên khó khăn, (5) làm nảy sinh khó khăn việc kiểm soát cấp quản trị cao Sinh viên: Phạm Thị Vượ – 1103N TRƢỜNG: ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHỊNG Tổng giám đốc Phó TGĐ Phó TGĐ Phó TGĐ Phó TGĐ Marketing nhân sản xuất tài Giám đốc khu vực đèn thị Giám đốc khu vực phương tiện vận tải Chú ý: Giám đốc khu vực dụng cụ công nghiệp Giám đốc khu vực đo lường điện tử : Đường trực tuyến : Đường chức Sơ đồ 2.2 Mơ hình hợp nhóm phận theo sản phẩm Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc kinh doanh Phó TGĐ tài Giám đốc nghiên cứu thị trường Giám đốc phân phối sản phẩm Quản lý bán buôn Sinh viên: Phạm Thị Vượ Quản lý bán lẻ – Phó TGĐ nhân 1103N Quản lý giao dịch với quan NN TRƢỜNG: ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG Chú ý: : Đường trực tuyến : Đường chức Sơ đồ 2.3 Mơ hình phân chia phận theo khách hàng công ty thương mại Tổng giám đốc P TGĐ marketing P TGĐ nhân Giám đốc khu vực miền Bắc Chú ý: Giám đốc khu vực miền Trung P TGĐ tài Giám đốc khu vực miền Nam : Đường trực tuyến : Đường chức Sơ đồ 2.4 Mơ hình tổ chức theo địa dư Mơ hình ma trận kết hợp hay nhiều mơ hình tổ chức khác Ví dụ mơ hình tổ chức theo chức kết hợp với mơ hình tổ chức theo sản phẩm (sơ đồ 2.5) Ở đây, cán quản trị theo chức theo sản phẩm có vị ngang Họ chịu trách nhiệm báo cáo cho cấp lãnh đạo có thẩm quyền định thuộc lĩnh vực mà họ phụ trách Ưu điểm mơ hình tổ chức ma trận: (1) định hướng hoạt động theo kết cuối cùng, (2) tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu, (3) kết hợp lực nhiều cán quản trị chuyên gia, (4) tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với thay đổi mơi truờng Sinh viên: Phạm Thị Vượ – 1103N TRƢỜNG: ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG Nhược điểm: (1) tượng song trùng lãnh đạo dẫn đến không thống mệnh lệnh, (2) quyền hạn trách nhiệm nhà quản trị trùng lặp tạo xung đột, (3) cấu phức tạp không bền vững, (4) gây tốn Cách tổ chức ma trận mang lại triển vọng cao lớn cho nhiều tổ chức điều kiện môi trường thay đổi nhanh với nhiều yếu tố bất định Điểm mấu chốt làm cho cấu ma trận phát huy tác dụng rõ ràng mối quan hệ quyền hạn cán quản trị chế phối hợp Tổng giám đốc PTGĐ marketing PTGĐ kỹ thuật TP thiết kê TP khí PTGĐ tài TP điện PTGĐ SX TP thuỷ lực CN đề án A CN đề án B Chú ý: : Đường trực tuyến : Đường chức Sơ đồ 2.5 Tổ chức theo ma trận kỹ thuật Trong thực tế ngồi mơ hình kể trên, phận cấu cịn hình thành theo q trình cơng nghệ, theo dịch vụ hỗ trợ, theo nhóm … nhiên cần nhấn mạnh khơng có cách để xây dựng tổ chức Ngược lại, mơ hình lựa chon phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác hoàn cảnh định Các yếu tố bao gồm loại công việc phải làm, cách thức tiền hành công việc, người tham gia thực công việc, công nghệ sử dụng, đối tượng phục vụ, phạm vi phục vụ , yếu tố bên bên Sinh viên: Phạm Thị Vượ – 1103N TRƢỜNG: ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG khác Ở mức độ việc lựa chọn cách phân chia cụ thể cần tiến hành cho đạt mục tiêu tổ chức cách có hiệu Để thực điều phần lớn tổ chức cần đến hình thức phân chia phận hỗn hợp, kết hợp hai nhiều mơ hình tổ chức t nói Thơng thường tổ chức lấy loại mơ hình làm sở đưa thêm vào mơ hình tổ chức khác thấy cần thiết Tiêu chí hình Tổng giám đốc thành phận P.TGĐ nhân Chức Giám đốc khu vực miền bắc Địa dư Khách hàng/ sản phẩm Chú ý: Quản lý bán buôn P.TGĐ kinh doanh P.TGĐ tài Giám đốc khu vực miền trung Quản lý bán lẻ Giám đốc khu vực miền nam Quản lý giao dịch với quan nhà nước : Đường trực tuyến : Đường chức Sơ đồ 2.6 Mơ hình tổ chức hỗn hợp cơng ty thƣơng mại lớn Ưu điểm lớn mơ hình hỗn hợp kết hợp nhiều mơ hình cho phép tổ chức lợi dụng ưu mơ hình tổ chức đồng thời giảm ảnh hưởng nhược điểm Các ưu điểm khác mơ hình giúp xử lý tình phức tạp, có tác dụng tốt tổ chức lớn, cho phép chun mơn hố số cấu tổ chức Trong chừng mực đó, nhược điểm mơ hình tổ chức hỗn hợp gương phản chiếu ưu điểm Đó cấu tổ chức phức tạp có Sinh viên: Phạm Thị Vượ – 1103N 10 TRƢỜNG: ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHỊNG Đánh giá: Quy trình thu hồi cơng nợ Phúc Lâm chưa có xây dựng đưa vào áp dụng Quy trình thể bước thực công việc thu hồi công nợ khách hàng mà trước Công ty Phúc Lâm chưa làm Quy trình thúc đẩy hoạt động thu hồi công nợ khách hàng đặc biệt công ty bảo hiểm Cách quản lý khách hàng khoa học thơng qua sổ sách, giấy tờ 4.4.5 Quy trình thu tiền mặt  Mục đích - Quy định thống trình tự thu tiền mặt Cơng ty - Tăng cường công tác quản lý tiền mặt nhằm sử dụng tiền vốn mục đích, cơng việc  Phạm vi áp dụng Tồn Cơng ty  Đối tƣợng áp dụng Các phận, phịng ban Cơng ty  Quy trình  Sơ đồ quy trình Bƣớc c/v Ngƣời thực Nội dung công việc Người nộp tiền Nộp tiền Kế toán tổng hợp Lập phiếu thu Thủ quỹ Thu tiền Thủ quỹ, Kế toán Cậpnhật nhật số Cập số liệu liệu tổng hợp Thủ quỹ, Kế toán hồ sơ 01-TT 07-DN Lưu chứng từ tổng hợp Sinh viên: Phạm Thị Vượ Biểu mẫu/ – 1103N 92 TRƢỜNG: ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHỊNG  Mơ tả quy trình Bƣớc 1: Nộp tiền Người nộp tiền thơng báo cho Kế tốn tổng hợp việc nộp tiền kèm theo chứng từ Bƣớc 2: Lập phiếu thu Kế toán tổng hợp kiểm tra chứng từ liên quan, lập phiếu thu theo mẫu BM.01-TT (03 liên), ghi đầy đủ nội dung, đánh số ký trình Trưởng phịng kế tốn - tổng hợp ký duyệt Bƣớc 3: Thu tiền Người nộp tiền cầm 02 liên đến Thủ quỹ nộp tiền Thủ quỹ vào phiếu thu nhận đủ số tiền, yêu cầu người nộp tiền ký xác nhận Bƣớc 4: Cập nhật số liệu Kế toán tổng hợp vào Phiếu thu (liên 1) ghi sổ kế toán Thủ quỹ vào Phiếu thu liên ghi sổ quỹ tiền mặt Bƣớc 5: Lƣu chứng từ Thủ quỹ, Kế toán tổng hợp lưu chứng từ liên quan  Hồ sơ biểu mẫu Tên hồ sơ/Biểu mẫu Mã số Thời hạn lƣu Phiếu thu 01-TT Theo quy định nhà nước Sổ quỹ tiền mặt S07-DN Theo quy định nhà nước Đánh giá: Quy trình thu tiền mặt quy trình xây dựng Cơng ty Phúc Lâm Thơng qua quy trình khắc phục tồn Công ty việc nhận tiền mặt xong tiến hành nhập vào sổ, số liệu kế toán cập nhật đầy đủ chứng từ, sổ sách Giám đốc kiểm tra lượng tiền thu vào hàng ngày thông qua số liệu phận kế tốn mà khơng thời gian tìm kiếm trước Quy trình gọn nhẹ, bước cơng việc kiểm sốt chặt chẽ 4.4.6 Quy trình tuyển dụng  Mục đích Sinh viên: Phạm Thị Vượ – 1103N 93 TRƢỜNG: ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHỊNG Quy trình lập nhằm thống phương pháp cách thức tiến hành tuyển dụng nhằm tuyển dụng nhân theo yêu cầu công việc, đảm bảo lực lượng lao động ổn định phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty  Phạm vi áp dụng Áp dụng cho việc tuyển dụng nhân Công ty  Đối tƣợng áp dụng - Bộ phận nhân - Bộ phận có nhu cầu tuyển dụng  Quy trình  Sơ đồ quy trình Bƣớc c/v Ngƣời thực Nội dung công việc Trưởng phận có nhu cầu tuyển dụng NV nhân BM/ HS Đề nghị tuyển BM.NS.02 dụng Tập hợp, đánh giá nhu BM.NS.03 cầu Giám đốc Phê duyệt NV nhân Lập kế hoạch tuyển BM.NS.04 dụng Giám đốc NV Nhân NV Nhân Sinh viên: Phạm Thị Vượ Phê duyệt Thông báo tuyển dụng Tiếp nhận hồ sơ – 1103N BM.NS.05 Bổ sung BM.NS.06 94 TRƢỜNG: ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG 10 11 12 Hội đồng tuyển dụng Tổ chức tuyển dụng NV nhân Trưởng BP có nhu cầu NV nhân Trưởng BP có nhu cầu Giám đốc Loại Tiếp nhận thử việc Đánh giá sau thử việc Loại Tiếp nhận thức NV nhân NV nhân Lưu hồ sơ  Mơ tả quy trình Bƣớc 1: Yêu cầu tuyển dụng nhân 15 ngày trước năm/q mới, phận, phịng ban tồn Cơng ty có nhiệm vụ dự báo nhu cầu nhân phịng/bộ phận cho năm/q tới theo (BM.NS.01) gửi cho Nhân viên Nhân Các phòng ban chịu trách nhiệm dự báo đưa Dựa Bản dự báo nhu cầu nhân mà phận cung cấp, Nhân viên nhân có trách nhiệm xem xét, tư vấn, đánh giá lại nhu cầu tuyển dụng liên hệ trước với nguồn cung ứng lao động để xác định khả đáp ứng nhanh nhân có yêu cầu tuyển dụng thực tế Các phịng ban có nhu cầu tuyển dụng nhân viết Phiếu đề nghị tuyển dụng nhân (BM.NS.02) có xác nhận Trưởng phận chuyển cho Nhân viên nhân Bƣớc 2: Tập hợp, xem xét đề nghị tuyển dụng Nhân viên nhân tiếp nhận, tổng hợp Phiếu đề nghị tuyển dụng nhân sự, tiến hành xác định lại nhu cầu tuyển dụng phận số lượng, tiêu chuẩn nhân cần tuyển Nếu thấy có vấn đề chưa hợp lý trao đổi lại với Trưởng phận có nhu cầu tuyển dụng để thống việc tuyển dụng Sinh viên: Phạm Thị Vượ – 1103N 95 TRƢỜNG: ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG Nếu hợp lý lập tờ trình (BM.NS.03) trình Giám đốc xin ý kiến tuyển dụng nhân (có phân tích thuyết minh cụ thể) nêu rõ đề xuất tuyển điều động nhân kiêm nhiệm trình Giám đốc phê duyệt Bƣớc 3: Phê duyệt tuyển dụng nhân Căn vào Tờ trình tuyển dụng nhân sự, Giám đốc Phê duyệt số lượng tiêu chuẩn nhân cần tuyển điều động nhân kiêm nhiệm theo đề xuất phòng ban Bƣớc 4: Lập kế hoạch tuyển dụng Nếu Giám đốc phê duyệt việc điều động nhân kiêm nhiệm Nhân viên nhân tiến hành thủ tục điều chuyển nhân nội Nếu Giám đốc phê duyệt việc tuyển dụng nhân sự, Nhân viên nhân lập kế hoạch tuyển dụng theo Biểu mẫu (BM.NS.04) bao gồm nội dung sau: - Số lượng điều kiện tuyển dụng lao động cho công việc - Nơi cung cấp nguồn nhân lực (tuyển dụng chỗ, báo, đài, trung tâm giới thiệu việc làm, trường đào tạo…) - Thời gian tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng - Dự kiến thành phần tham gia tuyển dụng (tùy theo đối tượng để bố trí người có trình độ chun mơn để vấn, kiểm tra nghiệp vụ chuyên môn) - Thời gian vấn - Chi phí tuyển dụng dự kiến Bƣớc 5: Phê duyệt kế hoạch tuyển dụng Giám đốc phê duyệt Kế hoạch tuyển dụng Nhân viên nhân trình u cầu bổ sung hồn thiện cần Bƣớc 6: Thông báo tuyển dụng nhân Sau Kế hoạch tuyển dụng phê duyệt, Nhân viên nhân tiến hành công việc sau: - Phân phối kế hoạch tuyển dụng tới phòng/ban có u cầu tuyển dụng Giám đốc Cơng ty Sinh viên: Phạm Thị Vượ – 1103N 96 TRƢỜNG: ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG - Chọn nguồn cung cấp hồ sơ nhân cần tuyển dụng - Gửi thông báo tuyển dụng (BM.NS.05) tới nguồn cung cấp hồ sơ nhân theo hình thức kế hoạch tuyển dụng Có thể áp dụng hình thức sau: + Dán Bảng tin nội Công ty + Đăng thông tin tuyển dụng Website tạp chí chuyên tuyển dụng nhân như: Báo Lao động; Báo Hải Phòng; website: www.hoaphuongdo.vn;www.raovat.haiphongcity.vn; www.tuyendunghaiphong.vn Bƣớc 7: Tiếp nhận hồ sơ, phân loại hồ sơ Nhân viên Nhân tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ tuyển dụng xem có đầy đủ hợp lệ không, thiếu yêu cầu ứng viên bổ sung Hồ sơ tuyển dụng phải thể rõ vị trí dự tuyển, họ tên ứng viên liệu cụ thể để Cơng ty liên lạc cần Hồ sơ ứng viên bao gồm: - Đơn xin dự tuyển (01 viết tay) - Sơ yếu lí lịch (01 có xác nhận địa phương) - Giấy khám sức khỏe (01 có giá trị khơng q tháng) - Giấy đăng ký tạm trú (01 có giá trị khơng q tháng (nếu có)) - Chứng minh nhân dân (bản có cơng chứng) - Văn chun mơn có liên quan (bản có cơng chứng) - hình × (ảnh chụp tháng gần nhất) Ghi phiếu tiếp nhận hồ sơ ứng viên (BM.NS.06) Hết thời hạn tiếp nhận hồ sơ, Nhân viên nhân tập hợp hồ sơ ứng viên phân loại sơ hồ sơ theo tiêu chí trình độ chun mơn, kinh nghiệm làm việc, lập danh sách ứng cử viên phù hợp Bƣớc 8: Tổ chức tuyển dụng Nhân viên nhân thông báo cho ứng viên thành phần tham gia tuyển dụng thời gian tuyển dụng, chuẩn bị công việc tài liệu liên quan đến việc tuyển dụng danh sách ứng viên, hồ sơ ứng viên, đề thi, câu hỏi vấn Sinh viên: Phạm Thị Vượ – 1103N 97 TRƢỜNG: ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG Tùy theo đối tượng tuyển dụng thành lập Hội đồng tuyển dụng bao gồm: Giám đốc, Nhân viên nhân sự, Trưởng phận có nhu cầu tuyển dụng người có chun mơn nghiệp vụ Dựa vào đối tượng tuyển dụng để áp dụng thức tuyển dụng sau: - Phỏng vấn (áp dụng cho việc tuyển dụng vào tất vị trí) - Thi viết (áp dụng cho nhân viên khối văn phòng) - Thi tay nghề (áp dụng cho nhân viên xưởng) Cơ sở cho việc tuyển dụng dựa yếu tố sau: - Tư cách đạo đức - Năng lực chuyên môn - Sức khỏe - Kinh nghiệm công tác - Nguyên vọng tiếp nhận vào làm việc - Hồn cảnh gia đình - Hiểu biết công ty Sau kiểm tra xong ứng viên, Hội đồng tuyển dụng tổ chức chấm thi chuyển lại kết cho Nhân viên nhân Nhân viên nhân tiến hành lập hồ sơ trình Giám đốc phê duyệt Hồ sơ bao gồm: + Phiếu đánh giá kết tuyển dụng (BM.NS.07) + Hồ sơ ứng viên + Cơng việc dự định bố trí + Mức lương đề nghị + Loại thời hạn hơp đồng Bƣớc 9: Tiếp nhận thử việc Nhân viên nhân tiến hành thông báo cho ứng viên trúng tuyển làm thủ tục tiếp nhận thử việc Cụ thể: - Tiến hành kiểm tra lại hồ sơ ứng viên, yêu cầu bổ sung hồ sơ thiếu - Hướng dẫn ứng viên ký kết hợp đồng thử việc (đối với lao động thức cần có thời gian thử việc) hợp đồng thời vụ hợp đồng lao động thời vụ Sinh viên: Phạm Thị Vượ – 1103N 98 TRƢỜNG: ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG Thời gian thử việc tháng lao động có chun mơn từ đại học trở lên tháng lao động khác Cấp cho ứng viên hợp đồng thử việc (hợp đồng thời vụ) lưu vào hồ sơ - Giới thiệu nội quy, sách cơng ty - Hướng dẫn nhân viên đến thử việc phận có nhu cầu Bƣớc 10: Đánh giá sau thử việc Trước hết thời gian thử việc ngày Bộ phận sử dụng lao động có trách nhiệm nhận xét kết thử việc dựa tiêu chí sau: + Khả làm việc + Mức độ tiếp thu khả thích ứng với cơng việc + Ý thức làm việc chấp hành nội quy Công ty Sau đánh giá gửi Phiếu đánh giá kết thử việc (BM.NS.08) cho Nhân viên nhân làm thủ tục tiếp nhận thức (nếu đạt) chấm dứt không đạt (làm thủ tục chấm dứt hợp đồng thử việc hướng dẫn thủ tục toán lương thử việc cho ứng viên) Bƣớc 11: Tiếp nhận thức Nhân viên Nhân lập hợp đồng lao động thức dựa sở đề xuất trưởng phận tuyển nhân viên Trình Hợp đồng lao động, kết đánh giá ý kiến đề xuất trình Giám đốc ký sau chuyển cho nhân viên ký kết Bƣớc 12: Lƣu hồ sơ Tồn tài liệu q trình tuyển dụng lưu thành hồ sơ  Hồ sơ biểu mẫu Tên hồ sơ/Biểu mẫu Bảng dự báo nhu cầu tuyển dụng BM.NS.01 Thời hạn lƣu Suốt thời gian NV làm việc Phiếu đề nghị tuyển dụng BM.NS.02 Suốt thời gian NV làm việc Tờ trình tuyển dụng BM.NS.03 Sinh viên: Phạm Thị Vượ Mã số – 1103N Suốt thời gian 99 TRƢỜNG: ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG NV làm việc Kế hoạch tuyển dụng BM.NS.04 Suốt thời gian NV làm việc Thông báo tuyển dụng BM.NS.05 Suốt thời gian NV làm việc Phiếu tiếp nhận hồ sơ BM.NS.06 Suốt thời gian NV làm việc Phiếu đánh giá kết tuyển dụng BM.NS.07 Suốt thời gian NV làm việc Phiếu đánh giá kết thử việc BM.NS.08 Suốt thời gian NV làm việc Hợp đồng thử việc BM.NS.09 Suốt thời gian NV làm việc Hợp đồng lao động BM.NS.10 Suốt thời gian NV làm việc Đánh giá: Quy trình tuyển dụng xây dựng thúc đẩy công tác quản trị nhân Công ty lên tầm cao Quy trình đưa bước cơng việc cho q trình tuyển chọn, sàn lọc ứng viên phù hợp với môi trường yêu cầu Công ty Trước đây, Công ty Phúc Lâm tuyển người đa phần mối quan hệ, khơng có chun môn vào Công ty đào tạo lại từ đó, nhiều chi phí cho Cơng ty, chí đào tạo xong nhân viên bỏ việc khơng làm Quy trình tuyển dụng giúp nhà quản lý nhân biết cách tìm kiếm, lựa chọn nhân viên phù hợp với Cơng ty Quy trình thực bản, chuyên nghiệp, đáp ứng tốt nhu cầu tuyển dụng Cơng ty Đánh giá tồn quy trình làm việc Cơng ty TNHH ƠTơ Phúc Lâm: - Hệ thống hóa quy trình làm việc doanh nghiệp thành văn bản, giúp cho nhân viên làm việc khoa học, giảm áp lực, mệt mỏi công việc - Giảm thiểu công việc cho ban lãnh đạo, giúp cho việc định cách xác - Giảm thiểu chi phí quản lý doanh nghiệp Sinh viên: Phạm Thị Vượ – 1103N 100 TRƢỜNG: ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG - Nâng cao hiệu làm việc nhân viên - Tạo phối hợp q trình thực cơng việc phận - Nhân viên biết rõ quy trình làm việc doanh nghiệp để tuân thủ, thực - Quy định thống văn hoạt động doanh nghiệp Thể tính chuyên nghiệp Cơng ty Đánh giá chung: Việc hồn thiện cấu tổ chức cho Cơng ty TNHH ƠTơ Phúc Lâm nhu cầu tất yếu mang lại hiệu đánh kể: - Tạo cấu tổ chức gọn nhẹ, tối ưu, kinh tế, linh hoạt giúp việc điều hành quản lý doanh nghiệp dễ dang, hiệu - Cơ cấu tổ chức thiết kế tốt cho phép Công ty sử dụng thông tin từ phận, phòng ban mộ cách hiệu quả, giúp cho hoạt động phối hợp đơn vị chặ chẽ lãnh đạo điều hành tốt - Thiết lập mối quan hệ công việc phận, phịng ban, tạo tính hệ thống chun nghiệp phương thức thực hiện, phối hợp điều hành công việc - Chức năng, nhiệm vụ phận, phịng ban quy định rõ ràng, có kiểm tra đánh giá phận, phòng ban q trình thực cơng việc - Ban lãnh đạo Cơng ty có để đánh giá mức độ hồn thành cơng việc phận, phịng ban - Tránh chồng chéo việc phân công cơng việc - Giảm thiểu chi phí quản lý doanh nghiệp - Thiết lập mối quan hệ đạo trực tiếp, gián tiếp quan hệ phối hợp phận, phòng ban, cấp với cấp - Bố trí cơng việc cho phận, phịng ban Công ty phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, tính chất cơng việc - Một cấu tổ chức thiết kế, xây dựng phù hợp với hoạt động kinh doanh lâu dài Công ty Sinh viên: Phạm Thị Vượ – 1103N 101 TRƢỜNG: ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHỊNG KẾT LUẬN Thơng qua trình nghiên cứu lý luận thực tiến, lân khẳng định việc xây dựng cấu tổ chức có tầm quan trọng đặc biệt tôn phát triển doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp nhỏ Hải Phịng q trình hội nhập kinh tế quốc tế Xây dựng cấu tổ chức giúp cho máy quản lý doanh nghiệp hợp lý, hoạt động có hiệu quả, điều hanh q trình kinh doanh giảm chi phí, hạ giá thánh, nâng cao lực cạnh tranh sản phẩm tạo điều kiện cho doanh nghiệp đứng vững phát triển chế cạnh tranh gay gắt thị trường Để đưa phương pháp xây dựng cấu tổ chức quản lý phù hợp có hiệu đoi hỏi nhà nước doanh nghiệp phải cân nhắc cách kỹ lưỡng Có đưa kinh tế đất nước phát triển bền vững Trong thời gian thực tập Công ty TNHH Tư vấn quản lý Đào tạo Lê Mạnh khoảng thời gian vô quý báu em Tại Công ty em tham gia vào công việc thực tế áp dụng kiến thức lý thuyết giảng đường vào công việc Trong thời gian thực tập em chọn nhiệm vụ mà Công ty giao làm đề tài luận văn tốt nghiệp: “Xây dựng mơ hình cấu tổ chức cho doanh nghiệp nhỏ Hải Phịng Thực nghiệm: Hồn thiện cấu tổ chức cho Cơng ty TNHH ƠTơ Phúc Lâm” Suốt thời gian tìm hiểu nghiên cứu thực trạng cấu tình hình nhân Cơng ty Phúc Lâm, em tiến hành cơng việc để hồn thiện cấu tổ chức cho Cơng ty TNHH ƠTơ Phúc Lâm Trong thời gian thực đề tài em nhận giúp đỡ, bảo tận tình ban lãnh đạo cán Công ty TNHH Tư vấn quản lý Đào tạo Lê Mạnh đặc biệt Giám đốc Lê Đình Mạnh tồn thể ban lãnh đạo nhân viên Cơng ty TNHH ƠTơ Phúc Lâm Mặc dù có đầu tư thời gian với khối lượng công việc tương đối lớn kiến thức lý thuyết thực tế hạn chế nên kết tương đối Sinh viên: Phạm Thị Vượ – 1103N 102 TRƢỜNG: ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG viết em vậy, cịn nhiều thiếu xót Kính mong Qúy thầy cô, Qúy Công ty bạn tham gia đóng góp ý kiến để viết em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Phạm Thị Vượ – 1103N 103 TRƢỜNG: ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Quản trị học – Đại học Kinh tế Quốc Dân – TS Đào Thị Thu Hà Giáo trình Quản trị Doanh nghiệp – PGS Lê Văn Tâm Quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9000 – PGS Nguyễn Kim Định Quản lý nhân thương mại – Phạm Cao Hoàn Sinh viên: Phạm Thị Vượ – 1103N 104 TRƢỜNG: ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG Sinh viên: Phạm Thị Vượ – 1103N 105 TRƢỜNG: ĐẠI HỌC DÂN LẬP HẢI PHÒNG Sinh viên: Phạm Thị Vượ – 1103N 106