Xây Dựng Văn Hoá Công Sở Trong Thời Kỳ Cách Cách Mạng Công Nghiệp 4.0 Của Ngân Hàng Quân Đội Mb Bank(1).Pdf

Chúng ra đã và đang trong thời kỳ cách mạng công nghiệp 4.0, sự ảnhhưởng của thời kỳ này tới văn hoá công sở là không hể nhỏ bởi vì kết quả mà nó tạo ra trong mỗi cơ quan tổ chức là văn

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

CHỦ ĐỀ: TÌM HIỂU CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA

VĂN PHÒNG CÔNG TY BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Quản trị văn phòng doanh nghiệp

Mã phách:

Hà Nội - 2023

MỞ ĐẦU

Văn hóa đó là cái cân bằng khi xã hội có nhiều nguy cơ biến động, hoặc cóthể hiểu rằng, mọi vật chất có thể mất đi nhưng cái còn đọng lại đó chính làvăn hóa Bất kể quốc gia nào, cơ quan nào, tổ chức nào muốn trường tồn thìphải có văn hóa riêng

Đối với mỗi một cơ quan, đơn vị hành chính, văn hóa công sở được coi

là một hệ thống các giá trị và các giá trị này được hình thành trong quá trìnhhoạt động của cơ quan, đơn vị Từ đó, tạo nên niềm tin giá trị về thái độ, cáchứng xử hay đơn giản chỉ là những biểu hiện trong việc lựa chọn trang phục, ýthức giữ gìn vệ sinh nơi công sở của các nhân viên đang làm việc tại cơ quan,đơn vị Bên cạnh đó, văn hóa công sở là giá trị mà cơ quan, đơn vị tạo được

về vật chất cũng như tinh thần trong quá trình hoạt động

Chúng ra đã và đang trong thời kỳ cách mạng công nghiệp 4.0, sự ảnhhưởng của thời kỳ này tới văn hoá công sở là không hể nhỏ bởi vì kết quả mà

nó tạo ra trong mỗi cơ quan tổ chức là văn hoá số, nếu nói một cách kháchquan nó có thể ảnh hưởng tới sự thành bại của tổ chức

Chính vì vậy tôi chọn đề tài: “Xây dựng văn hoá công sở trong thời

kỳ cách cách mạng công nghiệp 4.0 của Ngân hàng Quân đội MB Bank”.

Nội dung chính của bài gồm:

I Tổng quan về văn hoá công sở trong thời kỳ cách mạng công nghiệp 4.0

II Xây dựng văn hoá công sở trong thời kỳ cách mạng công nghiệp 4.0 của Ngân hàng Quân đội MB Bank

III Đánh giá sự xây dựng văn hoá công sở của ngân hàng quân đội và đề xuất một số giải pháp nhằm phát triển văn hoá công sở trong thời kỳ cách mạng công nghiệp 4.0

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU -3 NỘI DUNG -5

1 TỔNG QUAN VỀ VĂN HOÁ CÔNG SỞ TRONG THỜI KỲ CÁCH MẠNG CÔNG NGHIỆP 4.0 -5

1.1 Các khái niệm liên quan -51.2 Vai trò của văn hoá công sở -81.3 Sản phẩm của cách mạng công nghiệp 4.0 tác động lên văn hoá công

sở - văn hoá số -10

2 XÂY DỰNG VĂN HOÁ CÔNG SỞ TRONG THỜI KỲ CÁCH MẠNG CÔNG NGHIỆP 4.0 CỦA NGÂN HÀNG QUÂN ĐỘI MB BANK -10

2.1 Khái quát về Ngân hàng Quân đội MB Bank -102.2 Xây dựng văn hoá công sở trong thời kỳ cách mạng công nghiệp 4.0 của Ngân hàng quân đội MB Bank -11

3 ĐÁNH GIÁ SỰ XÂY DỰNG VĂN HOÁ CÔNG SỞ CỦA NGÂN HÀNG QUÂN ĐỘI VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM PHÁT TRIỂN VĂN HOÁ CÔNG SỞ TRONG THỜI KỲ CÁCH

MẠNG CÔNG NGHIỆP 4.0 -18

3.1 Đánh giá sự xây dựng văn hoá công sở của ngân hàng quân đội- - -183.2 Giải pháp nhằm phát triển văn hoá công sở trong thời kỳ cách mạng công nghiệp 4.0 -19

KẾT LUẬN -21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO -22

NỘI DUNG CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP

1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1 Văn phòng

Trong bài viết năm 2005, PGS TS Nguyễn Hữu Tri cho rằng có thểxác định cách hiểu từ “Văn phòng” theo hai nghĩa:

Theo nghĩa rộng: Văn phòng bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn

vị cao cấp đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý nóiriêng văn phòng, toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nộiđối ngoại đẻ thực hiện mục tiêu chung của tổ chức

Theo nghĩa hẹp: Chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việctrong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức,chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao, chức năng văn phòng không phả

là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại

Từ các cách tiếp cận trên có thể đưa ra khái niệm của văn phòng: “Vănphòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổnghợp thông tin phục vụ cho hoạt động điều hành của lãnh đạo, giúp nhà lãnhđạo điều hành công việc, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuậtcho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.”

1.1.2 Văn phòng doanh nghiệp

Bất cứ một loại hình doanh nghiệp nào được thành lập và đi vào hoạtđộng đều hướng tới một mục tiêu nhất định Mục tiêu đó lớn hay nhỏ, dài hạnhay ngắn hạn phụ thuộc vào lĩnh vực mà doanh nghiệp tham gia, môi trường

mà doanh nghiệp hoạt động cũng như những nguồn lực mà doanh nghiệp đó

sở hữu Để thực hiện được mục tiêu đề ra của doanh nghiệp, nhà quản lý phảitham gia rất nhiều khâu của hoạt động quản lý Trong đó, việc ra quyết định

quản lý là hoạt động then chốt có ảnh hưởng trực tiếp tới sự phát triển củadoanh nghiệp Để có những quyết định nhanh chóng và chính xác nhà quản lýcần tới đội ngũ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin một cách chuyên nghiệp.Bên cạnh đó, đội ngũ này cũng đảm bảo các điều kiện vật chất cho nhà quản

lý hoạt động Vậy, văn phòng tồn tại là một yếu tố khách quan theo yêu cầuthực tế quản trị Tùy theo tính chất, quy mô, nhận thức của doanh nghiệp màvăn phòng được thành lập theo từng hình thức sao cho phù hợp

Văn phòng doanh nghiệp là bộ phận trực thuộc cơ cấu tổ chức củadoanh nghiệp có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụcho hoạt động điều hành của nhà quản lý, giúp nhà quản lý điều hành côngviệc, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chungcủa toàn doanh nghiệp đó

1.1.3 Khái niệm tổ chức và hoạt động

Tổ chức và hoạt động là quá trình phân công, sắp xếp bố trí công việctheo cách thức, trình tự nhất định nhằm đạt được mục tiêu chung của doanhnghiệp

Có thể hiểu tổ chức và hoạt động của văn phòng doanh nghiệp là quátrình thiết kế, phân công, bố trí công việc của văn phòng theo cách thức,trình tự nhất định sao cho văn phòng đi đúng hướng, hướng tới hoàn thànhmục tiêu chung của doanh nghiệp

1.2 Chức năng nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp

1.2.1 Chức năng của văn phòng

Từ nhiều quan điểm về văn phòng và công tác văn phòng, có thể thấyvăn phòng doanh nghiệp có những chức năng sau:

- Chức năng tham mưu, tổng hợp:

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyếtđịnh tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất, chủ thể làm công tác

tham mưu trong doanh nghiệp có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lậptương đói với chủ thể quản lý Những ý kiên đó được tổng hợp, phân tíchchọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạonhững thông tin, phương án tối ưu nhất Hoạt động này rất cần thiết, hữu hiệu

vì nó vừa mang tính tham vấn, vừa mang tính chuyên sâu

Văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộphận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đềxuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở cácphương án riêng biệt của các bộ phận chuyên môn Như vậy, văn phòngdoanh nghiệp vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếpnhận, tổng hợp các thông tin, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cungcấp cho lãnh đạo Đây là hai công việc có quan hệ mật thiết với nhau, cùngnhằm mục đích là trợ giúp cho công tác điều hành quản lý doanh nghiệp đạthiệu quả cao nhất

- Chức năng hậu cần

Hoạt động của doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiện vật chất nhưthiết bị, dụng cụ Văn phòng là bộ phận phụ trách cung cấp, bố trí, quản lý cácphương tiện thiết bị dụng cụ đó để đảm bảo sử dụng có hiệu quả Đó là chứcnăng hậu cần của văn phòng doanh nghiệp Quy mô và đặc điểm của cácphương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt độngcủa doanh nghiệp Chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châmhoạt động của công tác văn phòng doanh nghiệp

- Chức năng giao dịch

Giao dịch là một giao kèo hay giao thiệp do nhiều đối tác hay đối tượngriêng biệt cùng tiến hành, có thể là: Khái niệm giao dịch trong tài chính Kháiniệm giao dịch trong lý thuyết cơ sở dữ liệu

Với ý nghĩa văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, mọi cá nhân, tổchức khi tới doanh nghiệp làm việc đều gặp gỡ bộ phận bảo vệ, lễ tân hoặc bộphận văn phòng đầu tiên Bộ phận văn phòng được bố trí gần nơi ra vàodoanh nghiệp để đón tiếp mọi nguồn thông tin tới doanh nghiệp hoặc tiếp đónkhi có khách tới làm việc Trong mọi trường hợp khác, khách hàng hoặc đốitác có thể gọi điện thoại tới doanh nghiệp để giao dịch về mọi mặt hoạt độnghoặc có nhu cầu đặt lịch hẹn trước hay muốn gặp ai đó trong các phòngchuyên môn tại công ty đều phại gọi tới số máy bàn đặt tại văn phòng doanhnghiệp.

Khi tiếp nhận các thông tin giao dịch, văn phòng là chốt chặn và là bộphận sàng lọc, sắp xếp các cuộc làm việc sao cho phù hợp với tình hình thực

tế của doanh nghiệp cũng như sự chỉ đạo trực tiếp từ lãnh đạo doanh nghiệp

- Chức năng nhân sự

Đa số doanh nghiệp ở Việt Nam thường kết hợp cả chức năng nhân sựvào văn phòng Vì thế, chức năng nhân sự ở đây không chỉ có phạm vi trongvăn phòng mà còn là toàn bộ doanh nghiệp Văn phòng chịu trách nhiệm đảmbảo nguồn nhân lực cho văn phòng nói riêng và toàn bộ doanh nghiệp nóichung, bên cạnh đó là công tác đào tạo, phát triển nhân lực và cả chế độ đãingộ nhân sự

- Chức năng pháp lý

Ở doanh nghiệp, văn phòng còn đảm nhận thêm chức năng pháp lý.Đây là một chức năng rất thiết yếu khi văn phòng thực hiện các thủ tục pháp

lý liên quan đến quyền lợi của doanh nghiệp cũng như của nhân viên

1.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp

1.3 Nguyên tắc tổ chức và hoạt động của văn phòng doanh nghiệp

- Nguyên tắc công khai: Đây là nguyên tắc cần thiết của bất kỳ vănphòng nào Mục đích là tạo sự hiểu biết và hợp tác trong công việc, đồng thời

tạo điều kiện để văn phòng linh ứng thích nghi với những diễn biến không ổnđịnh khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung

- Nguyên tắc liên tục: Cơ sở áp dụng nguyên tắc này do quá trình quản

lý diễn ra thường xuyên và liên tục Do đó, quá trình tổ chức và hoạt độngdựa trên tính liên tục, tính phối hợp với quy chế hoạt động của văn phòng

- Nguyên tắc phân công công việc: Việc phân công công việc để thúcđẩy mọi người làm việc hiệu quả hơn, đồng thời cũng đề cao trách nhiệm cánhân, tập thể để hoàn thành mục tiêu đề ra Nó cho phép phát huy năng lựcsáng tạo trên cơ sở tìm kiếm những phương thức làm việc thích hợp và hiệuquả Việc phân công cũng tránh làm công việc chồng chéo Tùy theo đặc thù,đặc điểm công việc, vị trí công tác, trình độ chuyên môn để phân công mộtcách hợp lý

- Nguyên tắc tập trung dân chủ: Mục đích của nguyên tắc này là tậphợp trí tuệ tập thể, trên cơ sở đó người điều hành quyết định đưa ra nhất quánnhằm đảm bảo quyết định đó ban hành đúng đắn và có tính khả thi cao Quytrình thực hiện nguyên tắc này là lấy ý kiến thông qua hình thức biểu quyết, tổchức hội họp, bàn bạc dân chủ và công khai

2 XÂY DỰNG VĂN HOÁ CÔNG SỞ TRONG THỜI KỲ CÁCH MẠNG CÔNG NGHIỆP 4.0 CỦA NGÂN HÀNG QUÂN ĐỘI MB BANK

2.1 Khái quát về Ngân hàng Quân đội MB Bank

MB Bank được biết đến với cái tên đầy đủ là Ngân hàng Thương mại

Cổ phần Quân Đội Việt Nam Ngân hàng này được thành lập vào ngày04/11/1994 với số lượng cán bộ nhân viên ban đầu chỉ 25 người

Hiện tại, ngân hàng này đã có mạng lưới rộng khắp cả nước Trong đó,

hệ thống chi nhánh của ngân hàng đã lên hơn con số 100 Cùng với đó là 190

điểm giao dịch ngân hàng rải khắp các tỉnh thành Đâu chỉ có vậy, MBBankcòn có hệ thống văn phòng đại diện tại Liên bang Nga, Lào và cả Campuchia.

MB có các hoạt động dịch vụ và sản phẩm đa dạng trên nền tảng quảntrị rủi ro vượt trội, hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại, phát triển mạnh mẽ

mở rộng hoạt động trên các phân khúc thị trường mới bên cạnh thị trườngtruyền thống của một Ngân hàng thương mại Sau hơn 25 năm xây dựng vàtrưởng thành, hiện nay MB được đánh giá là một định chế tài chính vữngvàng, tin cậy, phát triển an toàn bền vững, có uy tín cao

2.2 Xây dựng văn hoá công sở trong thời kỳ cách mạng công nghiệp 4.0 của Ngân hàng quân đội MB Bank

Với phương châm hoạt động “Vững vàng – Tin cậy”, MB Bank luôn làngười bạn đồng hành của tất cả khách hàng thuộc các thành phần kinh tế baogồm doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp có vốn đầu

tư nước ngoài và các cá nhân MB Bank luôn đặt lợi ích của khách hàng gắnliền với lợi ích của Ngân hàng, không ngừng cung cấp các sản phẩm, dịch vụ

đa dạng đến mọi đối tượng khách hàng

Trong thời kỳ cách mạng công nghiệp 4.0 này, MB Bank đã xây dựngvăn hoá của mình như thế nào để vừa không bị thụt lùi vừa giữ được bản sắcriêng mà vừa đạt hiểu quả?

2.2.1 Biểu tượng

Từ khi thành lập đến nay, MB Bank đã thực hiện thay đổi 1 lần vàongày kỷ niệm 25 năm thành lập ngân hàng ngày 4/11/2019

Logo cũ:

Ảnh 2.1: Logo cũ của Ngân hàng Quân đội

Chữ MB : đây là 2 chữ viết tắt của chữ Military và chữ Bank kết hợplại với nhau ,hòa quyện vào nhau tạo nên chắc chắn và mang lại cảm giác tincậy đối với khách hàng khi chọn MB Bank là nơi giao dịch

Dòng chữ “Ngân Hàng Quân Đội” thể hiện rỏ ràng nhất đây là ngânhàng thuộc quản lý của Quân Đội Nhân Dân Việt Nam Khẳng định thươnghiệu chủ quyền không thể nhầm lẫn với bất cứ ngân hàng nào khác trên thịtrường

Logo mới:

Ảnh 2.2: Logo mới của Ngân hàng Quân đội

(Nguồn: Pinterest.com)

Dựa trên cơ sở nền tảng logo cũ đã được khách hàng tin dùng bấy lâunay thì logo chỉ là sự cải tiến về mẫu mã để mang đến sự tươi mới cũng nhưniềm tin vào sự phát triển vững mạnh và trường tồn của ngân hàng quân đội.

Nó chỉ khác ở điểm lớn nhất là bỏ đi dòng chữ “Ngân Hàng Quân Đội” phíadưới logo mà thôi

Biểu tượng ngôi sao màu đỏ : Đây không còn là hình sao liền nhau giữacác nét nữa mà là hình sao được ghép từ 10 cụm hình khối màu đỏ đặtnghiêng lại với nhau tạo nên cảm giác như một người chuyển động liên tụcthể hiện sự không ngừng đổi mới về chất lượng dịch vụ để mang đến chokhách hàng

Hai chữ cái MB : không còn được thể hiện cầu kỳ hòa quyện vào nhaucũng như nét móc đầu tiên của chữ “M” dài ra kiểu logo cũ nhưng vẫn thểhiện được sự chắc chắn, vững chải thể hiện bộ mặt hiện đại hơn, trẻ trung vàtin cậy hơn đối với khách hàng

Nền logo được chuyển đổi từ màu trắng sang màu xanh màu của niềm

hi vọng để thể hiện sự hi vọng phát triển ngày càng lớn mạnh thêm và vươngmình ra thị trường thế giới rộng lớn và màu của 2 chữ “MB” được đổi sang từmàu xanh sang màu trắng để tạo nên sự hài hòa nổi bật bắt mắt của logo

Rõ ràng bước vào thời kỳ mới thì sự bắt nhịp với thời đại từ những cáinhỏ nhất là rất cần thiết Để tồn tại và phát triển trong thời kỳ cách mạng côngnghiệp 4.0 này, MB Bank đã có những sự thay đổi về biểu tượng cho thấyđược sự cập nhật kịp thời với thời đại

2.2.2 Văn hoá từ kỷ luật tự nguyện

Kỷ luật là một trong những giá trị cốt lõi của MB bởi bắt nguồn từ kỷluật quân đội, theo cách tự nguyện, không gò ép Ở một số vạch nhất định,suốt giai đoạn 15 năm vừa qua, mọi người luôn hỏi tại sao MB luôn có kết

quả tốt Theo tôi đó chính là từ kỷ luật của đội ngũ cán bộ nhân viên, là vănhóa của công ty và văn hóa ấy tiếp tục duy trì đến nay.

Hầu như các doanh nghiệp quân đội đều lấy kỷ luật làm hoạt động,thành công vì họ có kỷ luật, không chấp nhận chệch hướng Đó cũng là cốt lõihoạt động của MB trong suốt 25 năm

Nếu như trước đây MB Bank dùng nhiều kỷ luật, thì trong thời kỳ cáchmạng 4.0, Ban lãnh đạo của Ngân hàng đã thay đổi theo chiều hướng kỷ luật

tự nguyện Dĩ nhiên khi mở ra không gian số và sáng tạo mới, phải giải quyếthài hòa câu chuyện này Nếu kỷ luật quá khuôn phép thì mất đi sự sáng tạo

2.2.3 Văn hoá tổ chức thời kỳ 4.0

Một điểm đáng chú ý trong cách MB Bank xây dựng văn hóa tổ chức là

họ đề cao sự cảm nhận, chia sẻ của từng cá nhân và khuyến khích mỗi cánhân không ngừng ý thức về trách nhiệm của mình với xã hội, với cộng đồng.Đây là một bước đi vô cùng khôn ngoan vì nó làm khơi dậy sự tự hào của

“người lính” trong mỗi con người MB Bank, nói cách khác là làm khơi dậyđộng cơ nội tại (intrinsic motivation) trong mỗi cá nhân ở MB Bank, đó mớichính là nguồn tạo giá trị tốt nhất cho tổ chức cũng như tạo ra trải nghiệm tốtcho khách hàng Có thể nói phần lớn nguồn nhân lực cho ngân hàng số sẽthuộc về thế hệ Millennials và Zen Z, thế hệ được biết đến là quan tâm nhiềuhơn đến sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, cũng như ưa thích làm chocác tổ chức tạo tác động tích cực cho môi trường, xã hội và cộng đồng Vìvậy, việc tạo ra một môi trường làm việc đề cao sự chia sẻ, cảm thông, biết ơnchắc chắn sẽ giúp MBBank có lợi thế khi thu hút và giữ chân nguồn nhân lựctài năng phục vụ công cuộc chuyển đổi số ở ngân hàng này Được biết hiệnnay đang có 22 dự án chuyển đổi số đang được triển khai đồng thời tại MBBank và đội ngũ nhân sự công nghệ, lập trình viên của MB Bank lên đến hơn1.200 người, chiếm hơn 10% nhân sự toàn ngân hàng