Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh tại công ty tnhh mai thanh dung

Trong quá trình hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp thì việc kiểm soát tốt chi phí nói chung và chi phí kinh doanh (CPKD) nói riêng là điều mà bất kỳ nhà quản lý tại các doanh nghiệp đều hết sức quan tâm. Bởi chi phí kinh doanh luôn chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu tổng chi phí phát sinh tại các đơn vị. Việc kiểm soát tốt CPKD sẽ giúp cho đơn vị ngăn ngừa được các tổn thất, rủi ro từ đó giảm thiểu chi phí phát sinh, hạ thấp giá thành nâng cao giá bản và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Công ty TNHH Mai Thanh Dung là một doanh nghiệp mới được chuyển đổi hình thức sở hữu từ năm 2018 và hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thương mại buôn bán mặt hàng phụ tùng ô tô mà đặc biệt tập trung vào các sản phẩm chủ lực là săm, lốp, bình điện và các thiết bị phụ tùng khác. Trong những năm vừa qua, với đặc thù là một công ty TNHH là ở loại hình thương mại với các hoạt động bán buôn, bản lẻ, thực hiện mạng lưới các cửa hàng và liên kết với hệ thống các gara sửa chữa, salon chăm sóc ô tô, công ty đã không ngừng phát triển. Tuy nhiên thực tiễn kinh doanh cho thấy, lợi nhuận của công ty trong liên tục 3 năm vừa qua từ 20182020 liên tục bị lỗ mà nguyên nhân chính đó là CPKD quá lớn hơn so với lợi nhuận gộp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ chính vì vậy công tác kiểm soát chi phí nói chung và CPKD nói riêng của công ty phải cần được chú trọng đi sâu vào phân tích những bất cập, hạn chế, thất thoát và tồn tại. Do đó công tác kiểm soát CPKD của công ty cũng cần phải có những cải tiến và hoàn thiện trong thời gian đến nhằm đáp ứng tốt hơn yêu cầu quản lý của các Giám đốc đơn vị. Xuất phát từ lý luận và thực tiễn nêu trên tác giả chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh tại Công ty TNHH Mai Thanh Dung” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ của mình. Mục đích của nghiên cứu này là nhằm đưa ra một số giải pháp để hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí kinh doanh CPKD vừa phù hợp với cơ chế chính sách của Nhà nước vừa phù hợp với thực tiễn hoạt động của đơn vị. 2. Mục tiêu nghiên cứu Đề tài có mục tiêu nghiên cứu chung đó là đánh giá được thực trạng công tác kiểm soát CPKD tại Công ty TNH Mai Thanh Dung trong những năm qua và đề xuất các giải pháp để hoàn thiện, nâng cao hiệu quả của việc kiểm soát này trong thời gian đến. Nhiệm vụ nghiên cứu của tác giả luận văn đó là : Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản liên quan đến công tác KSNB CPKD trong các doanh nghiệp. Phân tích và đánh giá được thực trạng KSNB CPKD được thực hiện trong thời gian qua tại Công ty TNHH Mai Thanh Dung. Đề xuất các giải pháp hoàn thiện KSNB CPKD tại công ty TNHH Mai Thanh Dung trong thời gian đến. Để đạt được mục tiêu chung và các nhiệm vụ nghiên cứu này, đề tài thực hiện việc trả lời các câu hỏi nghiên cứu chính đó là : Chi phí kinh doanh và kiểm soát CPKD là gì ? Các nội dung cơ bản của công tác kiểm soát nội bộ CPKD trong các doanh nghiệp bao gồm những nội dung nào ? Thực trạng công tác KSNB CPKD tại Công ty TNH Mai Thanh Dung trong thời gian vừa qua có những ưu và nhược điểm gì ? Để hoàn thiện việc KSNB CPKD của Công ty TNH Mai Thanh Dung trong thời gian đến cần có các giải pháp và kiến nghị gì ?

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN

NGUYỄN VĂN BÁ

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH

MAI THANH DUNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Đà Nẵng - Năm 2021

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS PHAN THANH HẢI

Đà Nẵng - Năm 2021

LỜI CẢM ƠN

Được sự phân công của khoa sau đại học, trường ĐH Duy Tân và sựđồng ý của Thầy giáo hướng dẫn PGS TS Phan Thanh Hải, tôi đã thực hiện

đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh tại công

ty TNHH Mai Thanh Dung”

Để hoàn thành luận văn này tôi xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫntận tình về mặt khoa học và sự động viên về tinh thần của PGS TS PhanThanh Hải – Hiệu trưởng Trường Kinh tế, Trường Đại học Duy Tân trongsuốt thời gian nghiên cứu và hoàn thành luận văn này

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo, phòng kế toán công ty

cổ phần Nhất Phong Vận đã quan tâm, chia sẻ kinh nghiệm và giúp đỡ tôitrong quá trình làm luận văn Đồng thời cảm ơn các anh chị học viên tronglớp K21MAC đã hỗ trợ tôi thực hiện tốt luận văn của mình

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Đà Nẵng,ngày tháng năm 2021

Học viên

Nguyễn Văn Bá

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.

Tác giả luận văn

Nguyễn Văn Bá

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 9

1 Tính cấp thiết của đề tài 11

2 Mục tiêu nghiên cứu 12

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 13

4 Phương pháp nghiên cứu 13

5 Bố cục của luận văn 15

6 Tổng quan nghiên cứu về đề tài 15

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP 19

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 19

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ 19

1.1.2 Chức năng của kiểm soát nội bộ 20

1.1.3 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 20

1.1.4 Các yếu tố cấu thành của kiểm soát nội bộ 21

1.2 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHI PHÍ KINH DOANH VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP .29 1.2.1 Khái quát chung về chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp 29

1.2.2 Khái quát về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất kinh doanh trong Doanh nghiệp 33

1.3 NỘI DUNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP 36

1.3.1 Nội dung kiểm soát nội bộ chi phí giá vốn hàng bán 36

1.3.2 Nội dung kiểm soát nội bộ chi phí giá bán hàng và QLDN 40

1.4 ĐẶC ĐIỂM CỦA CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH THƯƠNG MẠI CÓ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI

PHÍ KINH DOANH 45

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 47

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍKbINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH MAI THANH DUNG 48

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MAI THANH DUNG 48

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 48

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh của Công ty TNHH Mai Thanh Dung 49

2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý tại công ty 51

2.1.4 Kết quả kinh doanh đạt được trong giai đoạn 2018-2020 53

2.1.5 Tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán tại công ty 54

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH MAI THANH DUNG 57

2.2.1 Thực trạng công tác KSNB chi phí giá vốn hàng bán tại Công ty TNHH Mai Thanh Dung 57

2.2.2 Thực trạng công tác KSNB chi phí quản lý kinh doanh tại Công ty TNHH Mai Thanh Dung 63

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH MAI THANH DUNG 76

2.3.1 Những kết quả đạt được 76

2.3.2 Những tồn tại hạn chế và nguyên nhân của những tồn tại hạn chế 77

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 80 CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH MAI THANH DUNG81

3.1 MỤC ĐÍCH VÀ NGUYÊN TẮC HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH MAI THANH

DUNG 81

3.1.1 Mục đích hoàn thiện công tác KSNB chi phí kinh doanh 81

3.1.2 Nguyên tắc hoàn thiện công tác KSNB chi phí kinh doanh 82

3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH MAI THANH DUNG82 3.2.1 Hoàn thiện công tác KSNB đối với chi phí giá vốn hàng bán tại công ty .83

3.2.3 Hoàn thiện công tác KSNB đối với chi phí quản lý kinh doanh tại công ty TNHH Mai Thanh Dung 87

3.2.3 Một số giải pháp bổ trợ khác 93

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 95

KẾT LUẬN 96 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI ( Bản sao)

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

CPQLKD Chi phí quản lý kinh doanh

2.3 Kết cấu chi phí GVHB theo tháng phát sinh trong năm

tại Công ty TNHH Mai Thanh Dung từ 2018 - 2020 482.4 Phân tích kết cấu chi phí kinh doanh theo tháng tại

2.5 Định mức tỷ lệ hoa hồng bán hàng ký gửi của công ty 73

DANH MỤC CÁC HÌNH

Số hiệu

2.1 Sơ đồ tổ chức của Công ty TNHH Mai Thanh Dung 402.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Mai

2.3 Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty TNHH Mai Thanh

2.4 Quy trình kiểm soát CP GVHB trong trường hợp bán

2.5 Quy trình kiểm soát CP GVHB trong trường hợp hàng

hóa bán qua các đại lý, công ty, cửa hàng ký gửi 542.6 Kiểm soát chi phí tiền lương bộ phận kinh doanh quản

2.7

Kiểm soát chi phí vật tư, CCDC xuất dùng cho bộ

phận kinh doanh quản lý tại Công ty TNHH Mai

Thanh Dung

692.8 Quy trình KSCP dịch vụ mua ngoài và bằng tiền khác 702.9 Kiểm soát chi phí hoa hồng hàng bán ký gửi cho các

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong quá trình hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp thì việckiểm soát tốt chi phí nói chung và chi phí kinh doanh (CPKD) nói riêng làđiều mà bất kỳ nhà quản lý tại các doanh nghiệp đều hết sức quan tâm Bởichi phí kinh doanh luôn chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu tổng chi phí phát sinhtại các đơn vị Việc kiểm soát tốt CPKD sẽ giúp cho đơn vị ngăn ngừa đượccác tổn thất, rủi ro từ đó giảm thiểu chi phí phát sinh, hạ thấp giá thành nângcao giá bản và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp

Công ty TNHH Mai Thanh Dung là một doanh nghiệp mới được chuyểnđổi hình thức sở hữu từ năm 2018 và hoạt động kinh doanh trong lĩnh vựcthương mại buôn bán mặt hàng phụ tùng ô tô mà đặc biệt tập trung vào cácsản phẩm chủ lực là săm, lốp, bình điện và các thiết bị phụ tùng khác Trongnhững năm vừa qua, với đặc thù là một công ty TNHH là ở loại hình thươngmại với các hoạt động bán buôn, bản lẻ, thực hiện mạng lưới các cửa hàng vàliên kết với hệ thống các gara sửa chữa, salon chăm sóc ô tô, công ty đãkhông ngừng phát triển Tuy nhiên thực tiễn kinh doanh cho thấy, lợi nhuậncủa công ty trong liên tục 3 năm vừa qua từ 2018-2020 liên tục bị lỗ mànguyên nhân chính đó là CPKD quá lớn hơn so với lợi nhuận gộp từ bán hàng

và cung cấp dịch vụ chính vì vậy công tác kiểm soát chi phí nói chung vàCPKD nói riêng của công ty phải cần được chú trọng đi sâu vào phân tíchnhững bất cập, hạn chế, thất thoát và tồn tại Do đó công tác kiểm soát CPKDcủa công ty cũng cần phải có những cải tiến và hoàn thiện trong thời gian đếnnhằm đáp ứng tốt hơn yêu cầu quản lý của các Giám đốc đơn vị

Xuất phát từ lý luận và thực tiễn nêu trên tác giả chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh tại Công ty TNHH Mai Thanh Dung” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ của mình Mục đích

của nghiên cứu này là nhằm đưa ra một số giải pháp để hoàn thiện công táckiểm soát chi phí kinh doanh CPKD vừa phù hợp với cơ chế chính sách củaNhà nước vừa phù hợp với thực tiễn hoạt động của đơn vị.

2 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài có mục tiêu nghiên cứu chung đó là đánh giá được thực trạngcông tác kiểm soát CPKD tại Công ty TNH Mai Thanh Dung trong nhữngnăm qua và đề xuất các giải pháp để hoàn thiện, nâng cao hiệu quả của việckiểm soát này trong thời gian đến

Nhiệm vụ nghiên cứu của tác giả luận văn đó là :

- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản liên quan đến công tácKSNB CPKD trong các doanh nghiệp

- Phân tích và đánh giá được thực trạng KSNB CPKD được thực hiệntrong thời gian qua tại Công ty TNHH Mai Thanh Dung

- Đề xuất các giải pháp hoàn thiện KSNB CPKD tại công ty TNHH MaiThanh Dung trong thời gian đến

Để đạt được mục tiêu chung và các nhiệm vụ nghiên cứu này, đề tài thựchiện việc trả lời các câu hỏi nghiên cứu chính đó là :

- Chi phí kinh doanh và kiểm soát CPKD là gì ? Các nội dung cơ bảncủa công tác kiểm soát nội bộ CPKD trong các doanh nghiệp bao gồm nhữngnội dung nào ?

- Thực trạng công tác KSNB CPKD tại Công ty TNH Mai Thanh Dungtrong thời gian vừa qua có những ưu và nhược điểm gì ?

- Để hoàn thiện việc KSNB CPKD của Công ty TNH Mai Thanh Dungtrong thời gian đến cần có các giải pháp và kiến nghị gì ?

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác KSNB CPKD và tập trung vào cácchi phí giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.

- Không gian nghiên cứu: Công ty TNH Mai Thanh Dung

- Thời gian nghiên cứu: Thực trạng công tác KSNB CPKD giai đoạn2018-2020 và giải pháp cho giai đoạn từ năm 2022 trở về sau

4 Phương pháp nghiên cứu

4.1 Phương pháp thu thập tài liệu

- Thu thập dữ liệu thứ cấp: Thực hiện việc nghiên cứu các tài liệuchuyên ngành, thực hiện chọn lọc các nội dung cần thiết và trình bày lại cácnội dung đó một cách khoa học làm cơ sở cho việc đưa ra các đánh giá, nhậnxét Thu thập các tài liệu kế toán: chứng từ, sổ sách, báo cáo, của công tyTNH Mai Thanh Dung liên quan đến CPKD và kiểm soát CPKD trong thờigian qua tại công ty

- Thu thập dữ liệu sơ cấp:

+ Phương pháp quan sát: Quan sát thực tế quy tình xử lý nghiệp vụ kinh

tế phát sinh, các công việc liên quan diễn ra tại doanh nghiệp liên quan đếnCPKD có ảnh hưởng đến nội dung nghiên cứu

+ Phương pháp phỏng vấn: Quá trình phỏng vấn sẽ được thực hiện trựctiếp tại Công ty, có thể thực hiện phỏng vấn Kế toán trưởng và các nhân viên

kế toán Các vấn đề phỏng vấn dự kiến cần được xây dựng phù hợp nhằm thuthập thông tin về các vấn đề sau:

Các thông tin về doanh nghiệp: loại hình doanh nghiệp, quy mô vốn,hình thưc tổ chức bộ máy quản lý, số lượng lao động,

Các thông tin về CPKD phát sinh tại doanh nghiệp: nguồn gốc phát sinhchi phí, công tác kiểm soát và quản lý chi phí, chứng từ liên quan, quy trìnhluân chuyển và chế độ thông tin, báo cáo chi phí

Mức độ quan tâm của nhà quản lý, đội ngũ kế toán đối với việc hoànthiện KSNB CPKD tại đơn vị.

Mục đích của phương pháp: Thu thập được những thông tin chính xác,kịp thời về CPKD và công tác KSNB khoản chi phí này, ưu nhược điểm củacác thủ tục kiểm soát CPKD trong doanh nghiệp

4.2 Phương pháp phân tích dữ liệu

Qua việc thu thập các dữ liệu thứ cấp, dữ liệu sơ cấp, việc phân tích dữliệu trên và trình bày kết quả phân tích nhằm đạt được các mục tiêu đề ra khithực hiện đề tài

Đối với những dữ liệu về tình hình lao động, tình hình tài sản, kết quảkinh doanh, đề tài sữ dử dụng các chỉ tiêu tính toán về số tuyệt đối, số tươngđối để phân tích mức độ và xu hướng biến động về tình hình hoạt động củacác doanh nghiệp từ đó có được những nhận xét đánh giá

Đối với các dữ liệu thu thập được liên quan trực tiếp đến nội dungKSNB CPKD, sau khi tiến hành phản ánh, đề tài sẽ tập trung vào việc đánhgiá, phân tích cơ cấu chi phí, quy trình kiểm soát để đánh giá những kết quảđạt được và những tồn tại của doanh nghiệp Việc phân tích phải dựa trên việc

so sánh với cơ sở lý luận đã được tổng hợp, trình bày nhằm đưa ra nhữngnhận định chính xác, có cơ sở khoa học hướng tới việc đề xuất các giải pháphợp lý để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp

5 Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung luận văn được kết cấu gồm 3chương với nội dung như sau:

- Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác kiểm soát nội bộ chi phí kinhdoanh trong doanh nghiệp

- Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh tạiCông ty TNH Mai Thanh Dung

- Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí kinhdoanh tại Công ty TNH Mai Thanh Dung

6 Tổng quan nghiên cứu về đề tài

Trong quá trình nghiên cứu về công tác KNSB nói chung và KSNBCPKD nói riêng của các doanh nghiệp, để đảm bảo tính phù hợp và toàn diện,tác giả đã khảo cứu một số công trình khoa học nghiên cứu công bố từ trướcđến nay đặc biệt trong thời gian gần đây Thông qua các công trình nghiên cứunày tác giả sẽ kế thừa một số lý luận cơ bản về KSNB CPKD trong doanhnghiệp vào luận văn nghiên cứu của mình Một số các nghiên cứu tiêu biểu cóthể kể đến đó là :

(1) Luận văn thạc sĩ của tác giả Nguyễn Thu Trâm (2019) với đề tài:

“Kiểm soát nội bộ chi phí tại công ty điện lực Quảng Ngãi” Trong nội dung

luận văn của mình, ưu điểm của đề tài đó là việc tác giả tiếp cận việc kiểmsoát chi phí theo nội dung chi phí tại công ty điện lực Quảng Ngãi giai đoạnnăm 2017-2019 Tuy nhiên với đặc thù là một công ty hoạt động trong lĩnhvực điện lực nên các giải pháp hoàn thiện chủ chủ yếu tập trung vào các giảipháp về hoàn thiện KSNB đối với các chi phí trọng yếu đặc thù trong lĩnh vựcnhư chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công, chi phí sản xuấtchung và chi phí bán hàng, QLDN

(2) Luận văn thạc sĩ của tác giả Nguyễn Thị Thanh Thúy (2018) với đề

tài: “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty cổ phần dược – thiết bị y tế Đà Nẵng” Đây là luận văn thạc sĩ chuyên ngành kế toán đã bảo

vệ thành công tại Đại học Duy Tân Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng côngtác KSNB chi phí theo hướng tiếp cận từng yếu tố của KSNB theo quan điểmCOSO trong giai đoạn 2016-2018, tác giả của công trình đã đề xuất hoànthiện công tác KSNB chi phí theo từng yếu tố Nhược điểm của luận văn đó làviệc các giải pháp được nêu ra tương đối dàn trải theo từng các yếu tố của

KSNB và thiếu chiều sâu cho từng khoản mục chi phí cụ thể Các giải pháp

đề xuất chỉ phù hợp với đặc thù công ty kinh doanh trong lĩnh vực y tế vàdược phẩm với các quy trình liên quan đến đấu thầu, đấu giá đặc thù

(3) Luận văn “Hoàn thiện công tác KSNB chi phí kinh doanh tại công ty

cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản Miền Trung”, của tác giả Ngô Thị Ánh Vân

(2018), luận văn thạc sỹ tại Đại học Duy Tân năm 2018 Qua nghiên cứu, tácgiả đã hệ thống hóa và phát triển những vấn đề lý luận về KSNB CPKD trongcác doanh nghiệp Trên cơ sở đó, trình bày thực trạng công tác KNSB CPKDtại công ty cổ phần XNK thủ sản Miền Trung giai đoạn 2016-2018 một cách

hệ thống Ưu điểm của đề tài đó là tác giả đã tiếp cận công tác KSNB theokiểu kết hợp giữa các yếu tố của COSO trong hệ thống KSNB với đi sâu côngtác KSNB từng loại chi phí như giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phíquản lý doanh nghiệp Đề tài đi sâu mô tả thủ tục kiểm soát với các lưu đồ rõràng, cụ thể Tuy nhiên nhược điểm của công trình đó là việc chỉ trình bày kếtquả nghiên cứu theo phương pháp nghiên cứu định tính thuần tùy Nội dungcác giải pháp tuy đa dạng song nhiều giải pháp thiêu tính khả thi, cụ thể

(4) Luận văn “Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Nhà máy bánh kẹo

Biscafun – Công ty cổ phần đường Quảng Ngãi”, của tác giả Hồ Văn Nghĩa

(2019), luận văn thạc sỹ tại Đại học Duy Tân năm 2019 Qua nghiên cứu, tácgiả đã hệ thống hóa và phát triển những vấn đề lý luận về KSNB và KSNBchi phí sản xuất trong các doanh nghiệp Trên cơ sở đó, trình bày thực trạngcông tác KNSB CPSX tại Nhà máy bánh kẹo Biscafun – Công ty cổ phầnđường Quảng Ngãi giai đoạn 2016-2018 một cách hệ thống Ưu điểm của đềtài đó là tác giả đã tiếp cận công tác KSNB chi phí sản xuất theo từng khoảnmục chi phí theo kết cấu tính giá thành của đơn vị Đề tài thể hiện việc phântích so sánh công tác KS dựa trên cơ sở hệ thống các định mức và chi phí thựctiễn phát sinh trong quá trình sản xuất Tuy nhiên nhược điểm của công trình

đó là việc chỉ trình bày kết quả nghiên cứu trong phạm vi chi phí sản xuấttrong khuôn khổ phục vụ cho việc kiểm soát chi phí để tính giá thành sảnphẩm tại đơn vị.

(5) Luận văn “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ về chi phí tại công ty

TNHH MTV xổ sổ kiến thiết và dịch vụ in Đà Nẵng”, của tác giả Trần Thị Yến

Hằng (2013), luận văn thạc sỹ tại Đại học Đà Nẵng Qua nghiên cứu, tác giả

đã hệ thống hóa và phát triển những vấn đề lý luận về kiểm soát chi phí ở cácdoanh nghiệp Trên cơ sở đó, khảo sát thực trạng công tác kiểm soát chi phítại công ty TNHH MTV xổ sổ kiến thiết và dịch vụ in Đà Nẵng một cách hệthống Luận văn phản ánh một cách khách quan những kết quả đã đạt đượccũng như những vấn đề còn tồn tại cần hoàn thiện và lý giải những nguyênnhân khách quan và chủ quan của tình trạng trên Từ đó, đề xuất một số giảipháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kiểm soát chi phí tại Công ty

Như vậy qua quá trình đánh giá tổng quan các nghiên cứu và tài liệu liênquan đến đề tài, tác giả nhận thấy rằng có khoảng trống nghiên cứu như sau:+ Nghiên cứu trong phạm vi KSNB chi phí nói chung và CPKD nóiriêng đã được nhiều tác giả thực hiện từ trước đến nay Tuy nhiên dễ dàngnhận thấy các nghiên cứu trên địa bàn thành phố Đà Nẵng tại các đơn vị cólĩnh vực kinh doanh chủ yếu là buôn bán phụ tùng ô tô là chưa có công trìnhnghiên cứu nào

+ Trong không gian cụ thể tại Công ty TNH Mai Thanh Dung chưa cóbất kỳ công bố nào có liên quan đến việc KSNB chi phí nói chung và CPKDnói riêng

Chính vì vậy đây là cơ sở để tác giả quyết định thực hiện nghiên cứu củamình và trình bày kết quả nghiên cứu đó qua các nội dung cụ thể các chươngnhư sau:

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ KINH

DOANH TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ là một thể thức bên trong đơn vị, do người của đơn vịkiểm soát xem nhân viên làm đúng hay sai những thể thức đã được quy địnhtrong quy chế đã được đề ra khi thực hiện hoạt động Kiểm soát có thể đượchiểu là công việc rà soát để điều hành toàn bộ hoạt động, là tổng hợp nhữngcách thức điều tiết, đo lường các hành vi để nắm bắt việc điều hành mọi hoạtđộng của đơn vị

Công tác kiểm soát nội bộ thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động,biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thànhviên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mụctiêu đề ra một cách hợp lý Có thể hiểu đơn giản, công tác kiểm soát là hệthống của tất cả những gì mà một tổ chức cần làm để có được những điềumuốn có và tránh những điều muốn tránh Các bước kiểm soát là các biệnpháp được tiến hành để xem xét và khẳng định các biện pháp quản lý khác cóđược tiến hành hiểu quả và thích hợp hay không

“Kiểm soát nội bộ là một hệ thống các biện pháp kiểm tra hoàn chỉnh vềtài chính và các mặt khác do Ban lãnh đạo đặt ra nhằm thực hiện công việckinh doanh của doanh nghiệp một cách quy cũ và có hiệu suất, đảm bảo chắcchắn việc tuân thủ triệt để các chính sách quản lý, bảo vệ tài sản và đảm bảoghi chép sổ sách đầy đủ, chính xác nhất” (Theo APC Auditing Guideline,

“Internal Control”)

Còn theo COSO (2013): “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phốibởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó đượcthiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sauđây:

(1) Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động

(2) Sự tin cậy của báo cáo tài chính

(3) Sự tuân thủ pháp luật và các quy định”

Qua các định nghĩa trên cho thấy kiểm soát nội bộ được các nhà quản lýthiết lập để điều hành mọi nhân viên, mọi hoạt động và kiểm soát không chỉgiới hạn trong chức năng tài chính, kế toán mà nó còn phải kiểm soát mọichức năng khác như về hành chính, quản lý sản xuất và hoạch định

1.1.2 Chức năng của kiểm soát nội bộ

- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp đạt hiệuquả

- Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúngthể thức và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó

- Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biệnpháp giải quyết

- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các

bộ phận của Doanh nghiệp

- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ

và hoạt động kinh doanh

- Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo cácyêu cầu pháp định có liên quan

- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích

1.1.3 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Trong các doanh nghiệp, công tác kiểm soát là một hệ thống các chínhsách, các biện pháp kiểm soát và thủ tục kiểm soát được xây dựng để thực

+ Đảm bảo hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý.

+ Bảo đảm việc thực hiện các chính sách của đơn vị cũng như việc tuânthủ các chế độ pháp lý

Trong các mục tiêu trên thì hai mục tiêu đầu quan tâm chủ yếu đến lĩnhvực kế toán và hai mục tiêu sau đặt trọng tâm vào lĩnh vực quản lý và điềuhành doanh nghiệp Như vậy, các mục tiêu của công tác kiểm soát rất rộng,bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại vàphát triển của đơn vị

1.1.4 Các yếu tố cấu thành của kiểm soát nội bộ

Căn cứ vào quy định của COSO (2013) hoặc nội dung chuẩn mực kiểmtoán số 315 (VSA) thì các yếu tố cấu thành KSNB bao gồm 5 yếu tố cụ thểnhư sau :

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát

Là nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức tác động đến ý thức kiểm soátcủa toàn bộ thành viên trong tổ chức Môi trường kiểm soát là nền tảng chobốn bộ phận còn lại của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm xây dựng nhữngnguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp

Môi trường kiểm soát đươc thể hiện thông qua tính kỷ luật, cơ cấu tổchức, giá trị đạo đức, tính trung thực, triết lý quản lý, phong cách điều hành.Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến cách thức kinh doanh của một tổ chức,đến các mục tiêu được thiết lập, đến các bộ phận còn lại của hệ thống kiểmsoát nội bộ Điều này không chỉ đúng trong giai đoạn thiết kế mà cả trong

hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp.

Các nhân tố trong môi trường kiểm soát nêu trên đều quan trọng, nhưngmức độ quan trọng của mỗi cá nhân tùy thuộc vào từng doanh nghiệp Nhữngnhân tố ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát bao gồm:

a Tính trung thực, giá trị đạo đức và năng lực làm việc của nhân viêntrong công ty: Sự phát triển của một công ty luôn gắn liền với đội ngũ nhânviên Mỗi nhân viên là một chi tiết cấu thành nên bộ máy của công ty Vì vậy,tính trung thực và giá trị đạo đức của nhân viên cao sẽ tạo môi trường thuậnlợi để liên kết và phát huy sức mạnh tập thể giúp công ty hoàn thành kếhoạch, đạt được mục tiêu của mình Đội ngũ nhân viên là chủ thể trực tiếpthực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của công ty Nếu nhân viên

có năng lực, tin cậy, học vấn cao, đáng tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát cóthể không được thực hiện thì vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểmsoát nội bộ Bên cạnh đó, mặc dù Doanh nghiệp có thiết kế và vận dụng cácchính sách, thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém nănglực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thốngkiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu quả

Để có được một đội ngũ nhân viên tốt, các nhà quản lý Doanh nghiệpcần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đềbạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên Một chính sách nhân sự tốt là một nhân

tố đảm bảo cho môi trường kiểm soát mạnh

b Triết lý quản lý và phong cách điều hành, tư cách đạo đức, hành viứng xử và hiệu quả công việc của lãnh đạo Bộ máy của công ty hoạt động tùythuộc vào phong cách, triết lí quản lý, điều hành của Ban giám đốc, nó ảnhhưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát của tổ chức, bao gồm khả năng nhậnthức và giám sát được rủi ro trong kinh doanh

- Đặc thù về quản lý là quan điểm khác nhau của nhà quản lí đơn vị đối

với báo cáo tài chính cũng như đối với rủi ro kinh doanh Nếu nhà quản lí cóquan điểm kinh doanh trung thực, cạnh tranh lành mạnh, họ có xu hướng coitrọng tính trung thực của báo cáo tài chính, đồng thời có những biện pháp đểhạn chế tối đa rủi ro kinh doanh Môi trường kiểm soát sẽ mạnh do ý muốnthiết lập các thủ tục kiểm soát chặt chẽ để thực hiện các mục tiêu đã đề ra củanhà quản lý Ngược lại nếu nhà quản lý có tư tưởng gian lận, không lànhmạnh thì rất có thể báo cáo tài chính sẽ ẩn chứa các sai phạm và từ đó môitrường kiểm soát sẽ không mạnh và có thể yếu kém.

- Nhận thức của Ban giám đốc về tầm quan trọng của liêm chính và đạođức nghề nghiệp, về việc cần tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phải phân công,

ủy nhiệm, giao việc rõ ràng, về việc phải ban hành bằng văn bản các nội quy,quy chế, quy trình sản xuất kinh doanh Tất cả tạo ra một môi trường màtrong đó toàn bộ thành viên công ty nhận thức được tầm quan trọng của hệthống kiểm soát nội bộ tốt hơn, tạo sự phát triển bền vững cho công ty

c Cách thức thiết lập quyền lực và trách nhiệm cũng như việc tổ chức vàphát triển công việc trong tổ chức Mỗi người phải nhận thức được công việccủa mình có ảnh hưởng như thế nào trong việc góp phần hoàn thành mục tiêucủa đơn vị Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thực chất là sự phân chia quyềnhạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị Cơ cấu tổ chức được xâydựng hợp lý trong công ty sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt Cơcấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trongviệc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng như việcgiám sát thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ công ty Một cơ cấu tổchức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và saisót trong hoạt động tài chính kế toán của công ty

d Những chỉ đạo, hướng dẫn của Ban giám đốc: Các nhà quản lý luônmuốn thiết lập môi trường kiểm soát hiệu quả và cách thức điều hành đúng

theo các chính sách của công ty đặt ra.

Ví dụ những chỉ đạo, hướng dẫn của Ban Giám đốc về hệ thống kếhoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kếhoạch dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính

là những nhân tố quan trọng của quá trình kiểm soát Nếu công tác kế hoạchđược tiến hành một cách khoa học và nghiêm túc, nó sẽ trở thành một công cụkiểm soát hữu hiệu

Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độthực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lậpnhằm phát hiện kịp thời những vấn đề bất thường và từ đó xử lý, điều chỉnh

kế hoạch

Tóm lại, môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả củacác thủ tục kiểm soát Môi trường kiểm soát mạnh sẽ là nền tảng cho sự hoạtđộng hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ Tuy nhiên, môi trường kiểmsoát mạnh không đồng nghĩa là hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh Môi trườngkiểm soát mạnh tự nó chưa đủ đảm bảo tính hiệu quả của toàn hệ thống kiểmsoát nội bộ

1.1.4.2 Đánh giá rủi ro kiểm soát

Quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạtđược mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro Mỗi đơn vị luôn phải đối phóvới hàng loạt rủi ro từ bên trong đến bên ngoài Điều kiện tiên quyết để đánhgiá rủi ro là thiết lập mục tiêu Mục tiêu phải được thiết lập ở các mức độkhác nhau và phải nhất quán Do điều kiện kinh tế, đặc điểm và hoạt độngkinh doanh, những quy định luôn thay đổi, nên cơ chế nhận dạng và đối phórủi ro phải liên kết với sự thay đổi này

Tất cả các đơn vị, bất kể quy mô, cấu trúc đều phát sinh rủi ro ở tất cảcác mức độ Rủi ro ảnh hưởng đến sự tồn tại của mỗi đơn vị Không có cách

nào để triệt tiêu rủi ro vì vậy nhà quản lý phải quyết định một cách thận trọngmức độ rủi ro như thế nào là có thể chấp nhận được và cố gắng duy trì mứcrủi ro ở mức cho phép.

Rủi ro bên trong doanh nghiệp thường do các nguyên nhân: mâu thuẫn

về mục đích hoạt động, các chiến lược của doanh nghiệp đưa ra cản trở việcthực hiện các mục tiêu Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đứcnghề nghiệp Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính,của trang thiết bị, hạ tầng cơ sở Tổ chức và cơ sở hạ tầng không thay đổi kịpvới sự thay đổi, mở rộng của sản xuất Chi phí cho quản lý và trả lương cao,thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp hoặc do xa công ty mẹ hoặc do thiếuquan tâm

Các yếu tố bên ngoài, thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vậnhành Thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụhiện hành bị lỗi thời Xuất hiện các yếu tố cạnh tranh không mong muốn tácđộng đến giá cả và thị phần Sự ban hành của một đạo luật hay chính sáchmới, ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức

Để tránh bị thiệt hại do các tác động nêu trên, tổ chức cần thường xuyên:xác định rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn Phân tích ảnh hưởng của chúng kể cả tầnsuất xuất hiện và xác định các biện pháp để quản lý và giảm thiểu tác hại củachúng

1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát

Các hoạt động kiểm soát là những công cụ giúp nhận dạng, ngăn chặn,giảm thiểu rủi ro làm ảnh hưởng đến việc hoàn thành mục tiêu của tổ chức.Các hoạt động kiểm soát này phải có tính hữu hiệu và hiệu quả Những hoạtđộng kiểm soát có thể gộp thành hai nhóm chính đó là kiểm soát phòng ngừa

và kiểm soát phát hiện Kiểm soát phòng ngừa được thể hiện ở việc thiết lậpnhững chính sách và thủ tục mang tính chuẩn mực, phân công trách nhiệm

hợp lý và ủy quyền, phê duyệt Kiểm soát phát hiện được thể hiện dưới dạngthực hiện báo cáo đặc biệt, đối chiếu hay kiểm tra định kỳ.

Những hoạt động kiểm soát được thể hiện dưới dạng các chính sách vàthủ tục nhằm đảm bảo rằng định hướng của lãnh đạo được thực thi Hoạt độngkiểm soát cũng đảm bảo rằng những biện pháp cần thiết được đưa ra để xử lýnhững rủi ro làm ảnh hưởng đến quá trình đạt mục tiêu của doanh nghiệp Cáchoạt động kiểm soát có mặt ở mọi cấp độ tổ chức của doanh nghiệp

Những chính sách, thủ tục kiểm soát được xây dựng trên các nguyên tắcsau:

- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: theo nguyên tắc này quyền hạn vàtrách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặcnhiều bộ phận khác nhau trong một tổ chức Việc thực hiện đảm bảo đượcnguyên tắc này doanh nghiệp sẽ tránh được việc một cá nhân, bộ phận toànquyền thực hiện một công việc, nghiệp vụ kinh tế từ đầu đến cuối Vì sẽ có sựgiám sát lẫn nhau giữa các bộ phận và cá nhân, ngăn ngừa được các tiêu cực

có thể phát sinh, đồng thời thúc đẩy năng suất làm việc cao hơn

- Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắcnày đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc nhằm ngănngừa các hành động lạm dụng quyền hạn để tham ô tài sản của doanh nghiệp

và dễ nhận ra sự sai sót hoặc gian lận Không được bố trí kiêm nhiệm giữa cáccông việc có liên quan với nhau cho cùng một cá nhân thực hiện như tách biệtchức năng phê chuẩn, hạch toán mua bán bảo quản tài sản hoặc chức năngthực hiện với chức năng kiểm soát

- Phải uỷ quyền cho người có thẩm quyền phê chuẩn các nghiệp vụ mộtcách thích hợp: sự phân quyền cho các cấp và xác định rõ thẩm quyền phêchuẩn của từng người sẽ giúp cho các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh tiếntriển tốt đẹp hơn đồng thời giúp nhà quản lý kiểm soát, hạn chế được sự tùy

tiện khi giải quyết công việc.

1.1.4 4 Hệ thống thông tin và truyền thông

Thông tin truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiếtlập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hìnhthành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuânthủ, bao gồm cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp

Mọi bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp đều phải có những thông tincần thiết giúp thực hiện trách nhiệm của mình Vì vậy những thông tin cầnthiết cần phải được xác định, thu thập và truyền đạt tới những cá nhân, bộphận có liên quan một cách kịp thời và thích hợp

Hệ thống thông tin của doanh nghiệp tạo ra các báo cáo, trong đó chứađựng những thông tin về tài chính, hoạt động hay tuân thủ, giúp cho nhà quản

lý điều hành và kiểm soát doanh nghiệp Các thông tin dù có nguồn gốc bêntrong hay bên ngoài doanh nghiệp Thông tin phải được truyền đạt, phổ biếntrong toàn tổ chức, thông điệp từ quản lý phải được cung cấp một cách kịpthời tới mọi nhân viên

Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra đểnhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin Liên quan đến vấn đề này cầnlưu ý đến các khía cạnh sau:

- Trách nhiệm của mỗi cá nhân rõ ràng, tiếp nhận đầy đủ và chính xácchỉ thị của cấp trên Truyền thông giúp cho mỗi cá nhân trong doanh nghiệphiểu rõ công việc của mình cũng như ảnh hưởng của nó đến cá nhân khác

- Các thông tin từ bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp ) cũng phảiđược ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ, nhờ đó đơn vị mới có thể phảnứng kịp thời Các thông tin bên ngoài (nhà nước, cổ đông) cũng cần đượctruyền đạt kịp thời, đảm bảo thực hiện đúng yêu cầu của pháp luật

Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ rất

quan trọng, đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dướidạng nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống là các báo cáo kế toán, nhữngbáo cáo này có tính chất quan trọng trong việc tuân thủ quy định pháp luậtcũng như việc ra quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp.

Nhằm đáp ứng yêu cầu của các đối tượng sử dụng, các mục tiêu của hệthống thông tin cần đạt được như sau:

- Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật

- Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết, đầy đủ để cho phép phân loạiđúng đắn nghiệp vụ

- Đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị

- Xác định đúng thời gian của nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chépđúng kỳ

- Trình bày đúng đắn và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết trên báo cáotài chính

1.1.4.5 Giám sát các kiểm soát

Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộtheo thời gian Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ.Thông thường, cần kết hợp cả giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ mớiđảm bảo tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Việc giám sát thường xuyên được thực hiện đồng thời trong các hoạtđộng cùng ngày của đơn vị, bao gồm các hoạt động giám sát, quản lý thườngnhật và các hoạt động khác Phạm vi và mức độ thường xuyên của việc giámsát định kỳ phụ thuộc chủ yếu vào việc đánh giá rủi ro và sự hữu hiệu của cáchoạt động giám sát thường xuyên

Qua giám sát, khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ cần được báocáo lên cấp trên và nếu là những vấn đề quan trọng hơn sẽ báo cáo cho Bangiám đốc và hội đồng quản trị

Mục tiêu chính của việc giám sát là nhằm đảm bảo hệ thống kiểm soátnội bộ luôn hoạt động hữu hiệu do vậy cần giám sát tất cả các hoạt động trongđơn vị, đôi khi còn áp dụng cho các đối tượng bên ngoài đơn vị như nhà cungcấp, khách hàng.

Nếu hoạt động giám sát thường xuyên càng hữu hiệu thì giám sát định

kỳ sẽ giảm đi Việc tổ chức giám sát định kỳ hoàn toàn là do xét đoán củangười quản lý dựa trên các nhân tố: bản chất và mức độ của các thay đổi vànhững rủi ro, năng lực và kinh nghiệm của người thực hiện kiểm soát, kết quảcủa các hoạt động giám sát thường xuyên Giám sát thường xuyên được thựchiện ngay trong các hoạt động thường ngày và được lặp đi lặp lại, do vậy sẽhiệu quả hơn so với giám sát định kỳ

Giám sát thường xuyên, định kỳ hoặc kết hợp cả hai được sử dụng đểxác định xem mỗi thành phần trong năm thành phần của kiểm soát nội bộ cóđược thực hiện đầy đủ không

Giám sát định kỳ được tiến hành định kỳ, sẽ thay đổi trong phạm vi vàtần số phụ thuộc vào đánh giá rủi ro, hiệu quả của việc đánh giá liên tục và sựcân nhắc trong quản lý Kết quả phát hiện được đánh giá theo tiêu chuẩn củanhà quản lý, và những thiếu sót sẽ được truyền đạt đến Ban quản lý và Bangiám đốc

1.2 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHI PHÍ KINH DOANH VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Khái quát chung về chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp

1.2.1.1 Khái niệm chi phí kinh doanh

Theo giáo trình kế toán tài chính của tác giả Đặng Thị Loan (2006) thìchi phí sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí vềlao động sống và lao động vật hóa mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạtđộng sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ nhất định (tháng, quý, năm)

Nói cách khác, chi phí là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về laođộng sống và lao động vật hóa cần thiết cho quá trình hoạt động sản xuất kinhdoanh mà doanh nghiệp phải chi ra trong một kỳ kinh doanh Như vậy, chỉđược tính là chi phí của kỳ hạch toán những hao phí về tài sản và lao động cóliên quan đến khối lượng sản phẩm sản xuất ra trong kỳ chứ không phải mọikhoản chi ra trong kỳ hạch toán.

Từ các lập luận trên giáo trình đã rút ra kết luận : ”Chi phí sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí mà doanh nghiệp phải tiêu dùng trong một kỳ để thực hiện quá trình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm Thực chất chi phí là sự dịch chuyển vốn – dịch chuyển giá trị của các yếu tố sản xuất vào các đối tượng tính giá (sản phẩm, dịch vụ)”

1.2.1.2 Phân loại chi phí sản xuất

Việc phân loại chi phí được doanh nghiệp áp dụng tùy theo đặc điểm sảnxuất kinh doanh, quản lý và trình độ nghiệp vụ của mình sao cho hợp lý Do

đó phân loại chi phí sản xuất chính là việc sắp xếp chi phí sản xuất vào từngloại, từng nhóm khác nhau theo những đặc tính nhất định

Phân loại chi phí sản xuất theo tính chất kinh tế (yếu tố chi phí)

Theo cách phân loại này, các chi phí có cùng nội dung, tính chất kinh tếđược xếp chung vào một yếu tố, không kể đến chi phí phát sinh ở đâu haydùng vào mục đích gì trong quá trình sản xuất (Đặng Thị Loan, 2006)

- Để phục vụ cho việc tập hợp, quản lý chi phí theo nội dung kinh tế địađiểm phát sinh, chi phí được phân theo yếu tố Cách phân loại này giúp choviệc xây dựng và phân tích định mức vốn lưu động cũng như việc lập, kiểmtra và phân tích dự toán chi phí

Theo quy định hiện hành ở Việt Nam, toàn bộ chi phí được chia làm 7yếu tố:

+ Yếu tố nguyên liệu, vật liệu: bao gồm toàn bộ giá trị nguyên vật liệu

chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, công cụ dụng cụ sử dụng vào sảnxuất kinh doanh (loại trừ giá trị dùng không hết nhập lại kho và phế liệu thuhồi cùng với nhiên liệu, động lực) Sắt, thép, tôn, nhôm, sơn, giấy phảnquang

+ Yếu tố nhiên liệu, động lực sử dụng vào quá trình sản xuất kinh doanh trong kỳ (trừ số dùng không hết nhập lại kho và phế liệu thu hồi)

+ Yếu tố tiền lương và các khoản phụ cấp lương: phản ánh tổng số tiền

lương và phụ cấp mang tính chất lượng phải trả cho người lao động

+ Yếu tố BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ : phản ánh phần BHXH, BHYT,

BHTN, KPCĐ trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương và phụ cấplương phải trả lao động

+ Yếu tố khấu hao TSCĐ: phản ánh tổng số khấu hao TSCĐ phải trích

trong kỳ của tất cả TSCĐ sử dụng cho sản xuất kinh doanh trong kỳ Nhàxưởng làm việc, máy móc thiết bị thi công, phương tiện vận tải, thiết bị dụng

cụ quản lý

+ Yếu tố chi phí dịch vụ mua ngoài: phản ánh toàn bộ chi phí dịch vụ

mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh Tiền điện, tiền nước, điện thoại

+ Yếu tố chi phí khác bằng tiền: phản ánh toàn bộ chi phí khác bằng tiền

chưa phản ánh vào các yếu tố trên dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanhtrong kỳ

Việc phân loại sản phẩm sản xuất theo yếu tố chi phí cho biết kết cấu, tỷtrọng từng yếu tố sản xuất để phân tích, đánh giá tình hình thực hiện dự toán,

là cơ sở để lập kế hoạch: Cung ứng vật tư, quỹ tiền lương, vốn để giúp choviệc thực hiện công tác kế toán cũng như công tác quản lý, chi phí sản xuấtmột cách nhanh chóng và chính xác

Phân loại chi phí theo khoản mục chi phí trong giá thành sản phẩm

Căn cứ vào ý nghĩa của chi phí trong giá thành sản phẩm và để thuậntiện cho việc tính giá thành toàn bộ, chi phí được phân chia theo khoản mục.Cách phân loại này dựa vào công dụng của chi phí và mức phân bổ chi phícho từng đối tượng Cũng như cách phân loại theo yếu tố, số lượng khoảnmục chi phí trong giá thành sản phẩm tùy thuộc vào trình độ nhận thức, trình

độ quản lý và hạch toán ở mỗi nước, mỗi thời kỳ khác nhau

Theo quy định hiện hành, giá thành sản phẩm ở Việt Nam bao gồm 5khoản mục chi phí :

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Gồm toàn bộ các khoản chi phí

nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu tham gia trực tiếp vào sản xuấtchế tạo sản phẩm hay thực hiện lao vụ, dịch vụ

- Chi phí nhân công trực tiếp: Gồm toàn bộ các khoản thù lao phải trả

cho công nhân trực tiếp sản xuất như: Lương, phụ cấp lương, các khoản tríchtheo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ)

- Chi phí sản xuất chung: toàn bộ chi phí phát sinh trong phân xưởng

(trừ 3 loại chi phí trên) bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương củanhân viên quản lý phân xưởng, chi phí khấu hao, chi phí cho điện thoai, điệnnước và các chi phí bằng tiền khác

- Chi phí bán hàng : bao gồm toàn bộ chi phí phát sinh trong phạm vi

phân xưởng sản xuất (trừ chi phí vật liệu và nhân công trực tiếp)

- Chi phí quản lý doanh nghiệp : bao gồm những chi phí phát sinh liên

quan đến quản trị kinh doanh và quản lý hành chính trong doanh nghiệp

Vì vậy, phân loại theo khoản mục chi phí có tác dụng phục vụ cho quản

lý chi phí sản xuất theo định mức, cung cấp số liệu cho công ty tính giá thànhsản phẩm, lập kế hoạch giá thành và định mức chi phí sản xuất cho kỳ sau

Phân loại theo mối quan hệ chi phí và khối lượng công việc

Theo cách phân loại này thì chi phí được chia thành: chi phí cố định, chiphí biến đổi và chi phí hỗn hợp

- Chi phí cố định (chi phí bất biến): là loại chi phí mà tổng số không

thay đổi khi có sự thay đổi về khối lượng hoạt động

- Chi phí biến đổi (chi phí khả biến, biến phí): các chi phí thay đổi về

tổng số tỷ lệ với sự thay đổi của mức độ hoạt động

- Chi phí hỗn hợp: chi phí mà nó bao gồm cả định phí và biến phí.

Cách phân loại này có ý nghĩa quan trọng giúp nhà quản trị nắm được

mô hình chi phí - khối lượng - lợi nhuận để xác định điểm hòa vốn, nhằm đưa

ra giải pháp tối ưu trong kinh doanh, nâng cao hiệu quả chi phí, làm hạ giáthành sản phẩm

Phân loại chi phí theo mối quan hệ chi phí với đối tượng chịu chi phí

- Chi phí cơ bản: những chi phí thuộc các yếu tố cơ bản của quá trình

kinh doanh như chi phí vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phíkhấu hao TSCĐ dùng vào sản xuất và những chi phí trực tiếp khác

- Chi phí quản lý phục vụ: những chi phí có tính chất quản lý, phục vụ

cho hoạt động kinh doanh của đơn vị

Những chi phí cơ bản liên quan trực tiếp đến từng đối tượng tính giáthành thì hạch toán trực tiếp, còn những chi phí cơ bản nào liên quan đếnnhiều đối tượng tính giá thành thì trực tiếp phân bổ các đối tượng tính giáthành theo các tiêu thức thích hợp

Chi phí quản lý phục vụ thì tập hợp riêng theo khoản mục sau đó cuối kỳphân bổ một lần cho các đối tượng tính giá liên quan theo tiêu thức phù hợp

1.2.2 Khái quát về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất kinh doanh trong Doanh nghiệp

1.2.2.1 Khái niệm kiểm soát chi phí

- Kiểm soát chi phí là hoạt động thiết yếu cho bất kỳ doanh nghiệp nào

Hiểu được các loại chi phí, các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, chúng ta cóthể kiểm soát được chi phí, từ đó có thể tiết kiệm chi phí, vấn đề chi tiêu sẽhiệu quả hơn, và sau cùng là tăng lợi nhuận hoạt động của doanh nghiệp Kiểm soát chi phí sản xuất được hiểu là điều khiển việc hình thành chiphí sản xuất sao cho không phá vỡ hạn mức đã được xác định trong từng giaiđoạn, là việc làm thường xuyên, liên tục điều chỉnh những phát sinh trongsuốt quá trình quản lý nhằm bảo đảm cho doanh nghiệp đạt được hiệu quảkinh tế cao.

Kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh là một chức năng trong công tácquản trị chi phí của doanh nghiệp, nó cũng mang tính chất của kiểm soát quản

lý và kiểm soát kế toán

Kiểm soát chi phí tốt sẽ loại trừ được lãng phí và các khoản sử dụngkhông hiệu quả trong quá trình sản xuất, giúp sử dụng có hiệu quả tài sản,nâng cao năng suất và hiệu suất các hoạt động trong doanh nghiệp

1.2.2.2 Bản chất của kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh

Kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh cũng giống như mọi hoạt độngkiểm soát khác của đơn vị cần kết hợp hai bộ phận kiểm soát là kiểm soát tổchức và kiểm soát kế toán

- Kiểm soát tổ chức là đưa ra các quyết định, tiêu chuẩn, hành động,trách nhiệm, quyền hạn về công việc đảm trách Từ đó, đề ra cơ cấu tổ chứchoạt động hiệu quả

- Kiểm soát kế toán về chi phí sản xuất kinh doanh được thực hiện thôngqua hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán Chứng từ và sổ sách kế toán có chứcnăng thông tin và kiểm tra chi phí thực tế phát sinh trong quá trình sán xuấtkinh doanh

Để đạt được mục tiêu kiểm soát, các nhà quản lý phải xây dựng, thiết kế

và duy trì các thủ tục kiểm soát sao cho phù hợp với đặc điểm riêng của đơn

vị mình Nội dung kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh tại các doanh nghiệpsản xuất tập trung vào năm khoản mục: Kiểm soát CPNVLTT, kiểm soátCPNCTT, kiểm soát chi phí SXC, kiểm soát chi phí bán hành, kiểm soát chiphí QLDN

1.2.2.3 Nguyên tắc kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh

- Luôn giám sát chi phí thuộc khả năng kiểm soát: Doanh nghiệp nên tậptrung vào các khoản chi phí mang tính biến động lớn mà bằng sự tích cực đểđưa ra những giải pháp nhằm sử dụng hiệu quả và tiết kiệm Các nhà quản lýcần xác định rõ tầm kiểm soát của mình nhằm xây dựng kế hoạch làm việcphù hợp với chức năng, quyền hạn của các bộ phận cá nhân, đảm bảo tính hệthống và phát huy sự sáng tạo của mọi người

- Cần khai thác hiệu quả tối đa những chi phí mà doanh nghiệp khôngthể thay đổi

- Lập báo cáo liên tục cho các khoản chi phí của doanh nghiệp Muốn cóđược báo cáo chi phí liên tục thì công tác kiểm soát cần có sự tham gia củađầy đủ mọi người Các phòng ban, cá nhân đều có thể tham gia phản ánh khi

có vấn đề về chi phí, có như vậy vấn đề chi phí mới được phát hiện kịp thời

và chính xác, từ đó đưa ra giải pháp thích hợp

- Nguyên tắc khách quan: Nếu kiểm soát chi phí thiếu tính khách quan sẽ

dễ đưa ra quyết định tùy tiện theo chủ kiến của mình

- Nguyên tắc có chuẩn mực: Hệ thống chuẩn mực ở đây cụ thể là nhữngđịnh mức đã được xây dựng trong kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp

- Nguyên tắc kinh tế: Nguyên tắc kinh tế đòi hỏi kiểm soát chi phí phảithu được hiệu quả tức là những lợi ích thu được phải lớn hơn chi phí doanhnghiệp bỏ ra để thực hiện chức năng kiểm soát, tránh lãng phí cho nhữngcông việc không cần thiết mà đi ngược lại mục tiêu đề ra

1.2.2.4 Vai trò của kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh

Doanh nghiệp thành lập và hoạt động nhằm hướng đến mục tiêu lợi nhuận.Lợi nhuận được xác định bởi công thức: Lợi nhuận = Doanh thu - Chi phí

Như vậy, để tăng lợi nhuận chúng ta cần:

- Tăng doanh thu, đồng nghĩa với tăng giá bán trong khi sản lượng sảnxuất không đổi Giải pháp này thường thiếu tính khả thi vì thị trường tồn tạinhiều đối thủ cạnh tranh, hàng hóa thay thế và hàng hóa bổ sung, do đó việctăng giá bán sẽ làm giảm sức cạnh tranh của doanh nghiệp

- Giảm chi phí thông qua hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp Đó lànhững khoản chi phí mà doanh nghiệp có thể chủ động giảm, sử dụng cóhiệu quả

Rõ ràng kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất có vai trò rất quan trọng tronghoạt động quản lý doanh nghiệp, một nội dung cần tập trung nghiên cứu, chủđộng tiến hành liên tục, triệt để

1.3 NỘI DUNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP

1.3.1 Nội dung kiểm soát nội bộ chi phí giá vốn hàng bán

Trong doanh nghiệp, chi phí giá vốn hàng bán đó chính là toàn bộ cáchao phí mà đơn vị phải bỏ ra để có được thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ sẵnsàng cung cấp cho khách hàng và thị trường

a) Các rủi ro thường xảy ra đối với chi phí giá vốn hàng bán:

Giá vốn hàng bán là khoản mục được hình thành từ ba khoản mục chiphí đó là chi phí NVLTT, chi phí NCTT, chi phí SXC Do đó các rủi ro xảy raliên quan đến GVHB chịu ảnh hưởng từ phía các khoản mục chi phí cấuthành Trong doanh nghiệp thông thường có một số các rủi ro xảy ra như sau :

 Không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ khi ghi nhận nhập xuấtkho như hợp đồng (khi mua bán hàng với số lượng lớn), hóa đơn, phiếu nhậpkho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản đánh giá chất lượng hàng tồn, …

 Thực hiện nhập kho khi chưa có biên bản kiểm nghiệm với các mặthàng, nguyên vật liệu đặc biệt

 Các phiếu nhập kho, xuất kho không được đánh số theo trật tự vàquy chuẩn đồng nhất

 Các phiếu nhập kho, xuất kho không có chi tiết, bảng kê rõ ràng

 Gộp chung chứng từ nhập kho cho nhiều lần nhập hàng

 Không có sự tách bạch rõ ràng trong trách nhiệm giữa các bộ phậnliên quan như thủ kho, kế toán kho, …

 Không có chính sách hoặc chính sách quản lý hao hụt, bảo quản hànghóa, nguyên vật liệu tồn kho không tốt Không kiểm soát được hạn dùng, thayđổi đặc tính lý hóa trong môi trường bảo quản kho

 Không trích lập hoặc trích lập không đúng quy định mới nhất của BộTài chính về dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối năm tài chính

 Xác định sai giá vốn hàng tồn kho khi nhập xuất kho

 Hạch toán sai thứ tự các nghiệp vụ nhập xuất kho, nhập sau xuấttrước dẫn đến âm kho và sai giá vốn Hạch toán chứng từ không đúng kỳ dẫnđến sai sót số liệu tồn kho trong kỳ

 Hạch toán sai tài khoản, sai nghiệp vụ trong các trường hợp hàng vềtrước hóa đơn về sau và ngược lại, các trường hợp hàng gửi bán và gửi hàng

đi bán, trường hợp hàng xuất thẳng không qua kho, … không có biên bản,giấy tờ, hợp đồng hợp lệ trong các trường hợp này

 Không phân loại hoặc phân loại không đúng, hạch toán không đúngđối với các loại TSCĐ, CCDC, NVL, hàng hóa, thành phẩm, …

 Không phân bổ hoặc phân bổ không đúng, không nhất quán chi phítài sản cố định và công cụ dụng cụ trong kỳ.

 Kiểm kê và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối nămtài chính

 Các bảng lương thiếu không có chữ ký của người nhận tiền

 Một số khoản chi công tác phí khoán chi theo danh sách ký nhậnkhông có diễn giải thể hiện đi công tác lưu động trên 15 ngày/tháng

 Chi ăn ca theo mức cố định tháng hoặc chi ăn ca theo số ngày/ đơngiá nhưng không có bảng chấm công lưu kèm

 Chi làm thêm giờ không có giấy báo làm thêm giờ

 Các rủi ro khác

b) Mục tiêu của kiểm soát giá vốn hàng bán

Theo nghiên cứu của Ngô Thị Ánh Vân (2018) và Nguyễn Thị ThanhThúy (2018) thì mục tiêu kiểm soát chi phí này gồm có:

+ Kiểm tra xem giá vốn được hạch toán có đảm bảo có căn cứ hợp lý,tính toán, đánh giá đúng và ghi sổ kế toán kịp thời, đầy đủ, đúng khoản mụchay không

+ Kiểm tra việc tính toán giá xuất kho của vật tư hàng hóa có nhất quángiữa các kỳ hay không

+ Kiểm tra việc trình bày và khai báo giá vốn hàng bán trên báo cáo tàichính có phù hợp, đúng đắn hay không

+ Kiểm tra việc phê duyệt các chứng từ có đúng thẩm quyền haykhông

c) Căn cứ kiểm soát giá vốn hàng bán

Theo nghiên cứu của Ngô Thị Ánh Vân (2018) và Nguyễn Thị ThanhThúy (2018) thì căn cứ để kiểm soát chi phí này gồm có :

+ Qui định và việc thực hiện qui định về các thủ tục KSNB đối với cácnghiệp vụ nhập xuất kho vật tư, hàng hóa.

+ Các chứng từ gốc (phiếu nhập kho, xuất kho ), các sổ kế toán tổnghợp, các sổ kế toán chi tiết có liên quan (sổ TK 632, TK 156)

+ Báo cáo tài chính: báo cáo kết quả kinh doanh

+ Tài liệu về kế hoạch, dự toán giá vốn

+ Tài liệu, thông tin có liên quan khác (kế hoạch bán hàng, chiến lượckinh doanh, )

d) Thủ tục kiểm soát giá vốn hàng bán

Giá vốn hàng bán (GVHB) chịu ảnh hưởng của hai quá trình: mua hànghóa nhập kho và xuất bán hàng hóa Do đó để kiểm soát giá vốn hàng bán thìcẩn kiểm soát hai quy trình này Theo nghiên cứu của Ngô Thị Ánh Vân(2018) và Nguyễn Thị Thanh Thúy (2018) thì thủ tục kiểm soát chi phí nàyvới các nội dung cơ bản như sau:

- Đối với quy trình mua hàng hóa nhập kho

Tham gia hoạt động trong quy trình mua hàng hóa nhập kho sẽ có các bộphận như: bộ phận mua hàng, bộ phận xét duyệt, bộ phận kho và bộ phận kếtoán Vì thế để kiểm soát tốt giá vốn hàng bán thì cần có sự kiểm soát chặtchẽ đối với các bộ phận trên

+Bộ phận mua hàng: bộ phận này thường do phòng kinh doanh đảm

nhận Sau khi nhận được Phiếu yêu cầu mua hàng hóa hoặc kế hoạch muahàng từ bộ phận kho Bộ phận mua hàng sẽ kiểm tra lại tình hình hàng hóatrong kho để xem tính hợp lý của sự đề nghị Sau đó, bộ phận mua hàng sẽliên hệ với các nhà cung cấp để so sánh điều kiện bán hàng của các nhà cungcấp Từ đó tìm ra nhà cung cấp tối ưu nhất và tham mưu cho Ban lãnh đạo.Sau đó bộ phận mua hàng sẽ soạn thảo hợp đồng và trình cho bộ phận xét

duyệt Khi hàng hóa về đơn vị, căn cứ vào hóa đơn bán hàng thì bộ phận muahàng sẽ lập phiếu nhập kho và chuyển xuống kho.

+ Bộ phận xét duyệt: trên cơ sở tham mưu, tư vấn của bộ phận mua

hàng, Ban lãnh đạo công ty sẽ quyết định chọn nhà cung cấp và ký kết cáchợp đồng kinh tế

+ Bộ phận kho: khi hàng hóa đến kho thì bộ phận kho sẽ kiểm tra quy

cách, chất lượng, số lượng, chủng loại của hàng hóa và ký trên phiếu nhậpkho

+ Bộ phận kế toán: căn cứ vào hóa đơn của người bán, phiếu nhập kho

đã có ký nhận đầy đủ, hợp đồng kinh tế đã được phê duyệt thì bộ phận kế toántiến hành ghi sổ kế toán

- Đối với quy trình xuất bán hàng hóa

Liên quan đến quy trình này có các bộ phận liên quan như sau: bộ phậntiếp nhận đơn hàng, bộ phận bán hàng, bộ phận kho, bộ phận kế toán

+ Bộ phận tiếp nhận đơn hàng: bộ phận này cũng thường được giao

cho phòng kinh doanh đảm nhận Sau khi gặp gỡ với khách hàng và tiếp nhậnđơn hàng Bộ phận này sẽ lập phiếu xuất kho và chuyển phiếu đến bộ phậnkho

+ Bộ phận kho: khi tiếp nhận phiếu xuất kho, bộ phận kho đối chiếu

giữa phiếu xuất kho và tình hình hàng hóa trong kho Sau đó tiến hành xuấtkho hàng hóa và ký vào phiếu xuất kho

+ Bộ phận kế toán: căn cứ vào phiếu xuất kho đã ký nhận đầy đủ, tiến

hành xuất hóa đơn bán hàng

1.3.2 Nội dung kiểm soát nội bộ chi phí giá bán hàng và QLDN

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là hai khoản chi phíchiếm tỷ trọng khá lớn trong chi phí kinh doanh của doanh nghiệp, có liênquan đến chỉ tiêu lợi nhuận, thuế thu nhập doanh nghiệp, chỉ tiêu tiền và một

số chỉ tiêu khác trên báo cáo tài chính Mặt khác, chi phí bán hàng và chi phíquản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều khoản mục chi phí hợp thành nên kiểmtra hai tài khoản này khá phức tạp.

a) Các rủi ro thường xảy ra đối với chi phí bán hàng và QLDN

Ghi nhận thiếu / thừa chi phí (ví dụ đã trích trước trong kỳ trước, vẫnghi nhận chi phí trong kỳ sau)

Hạch toán sai tính chất tài khoản

Ghi nhận vào sổ kế toán các chi phí không liên quan đến sản xuất kinhdoanh trong kỳ

Chứng từ không hợp lệ (thông tin trên hóa đơn bị sai, không có hóa đơnchứng từ…)

Các khoản chi như thưởng cho nhân viên, thưởng sáng kiến Không cóquy chế, quyết định của Ban Giám đốc, hội đồng nghiệm thu

Hạch toán các khỏan phạt chậm nộp thuế, truy thu thuế vào chi phí

Phân bổ chi phí quản lý và chi phí bán hàng mà không có tiêu thức cụthể, rõ ràng

b) Mục tiêu của kiểm soát chi phí bán hàng và QLDN

Theo nghiên cứu của Ngô Thị Ánh Vân (2018) và Nguyễn Thị ThanhThúy (2018) thì mục tiêu để kiểm soát chi phí này gồm có :

+ Kiểm tra xem các chi phí được hạch toán vào chi phí bán hàng và chiphí quản lý doanh nghiệp có đảm bảo có căn cứ hợp lý, tính toán, đánh giá vàghi sổ kế toán kịp thời, đầy đủ, đúng khoản mục hay không

+ Kiểm tra việc tính và phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lýdoanh nghiệp cho các đối tượng chịu chi phí có đúng đắn, hợp lý và nhất quánhay không

+ Kiểm tra việc trình bày và khai báo chi phí bán hàng và chi phí quản

lý doanh nghiệp trên báo cáo tài chính có phù hợp, đúng đắn hay không