1. Tính cấp thiết của đề tài Chi phí là một nội dung quan trọng trong hoạt động tài chính của mỗi doanh nghiệp. Đối với nhà quản lý thì các chi phí là mối quan tâm hàng đầu, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chi phí đã chi ra. Tất cả các doanh nghiệp đều hướng tới mục tiêu cuối cùng là lợi nhuận, mà chúng ta đều biết muốn thu được càng nhiều lợi nhuận chỉ có 2 cách: Một là tăng doanh thu và hai là giảm chi phí. Do đó, bên cạnh việc tăng doanh thu để tối đa hóa lợi nhuận thì việc giảm chi phí bằng hoạt động kiểm soát cũng quan trọng không kém. Trong kinh doanh, kiểm soát chi phí nói chung và chi phí kinh doanh (CPKD) nói riêng là kiểm chứng xem các khoản chi có được thực hiện theo đúng kế hoạch hay không và phải tìm ra những nguyên nhân sai sót để điều chỉnh. Thẩm định tính đúng sai, hiệu quả của các khoản chi phí và đồng thời kiểm soát những yếu tố ảnh hưởng đến tính hợp lý của các khoản chi phí. Kiểm soát chi phí trong đó bao gồm CPKD là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản lý ở lĩnh vực tài chính. Công ty cổ phần Thương mại Kiên Giang hoạt động kinh doanh với các lĩnh vực như: kinh doanh, xuất khẩu gạo; đồ hộp và kinh doanh xăng, dầu, vận tải…. Là doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc nên việc quản lý và kiểm soát CPKD của Công ty luôn được quan tâm và tích cực thực hiện như: xây dựng kế hoạch CPKD cho từng đơn vị, phòng ban; ban hành các quy định về định mức… nhằm tiết giảm chi phí từ đó lợi nhuận đều đạt và vượt qua các năm gần đây. Tuy nhiên, thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí nói chung và CPKD nói riêng tại Công ty còn một số hạn chế về các thủ tục kiểm soát, môi trường kiểm soát, tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chưa phát huy hết lợi ích và hiệu quả của công tác kiểm soát nội bộ, chưa cung cấp thông tin cho lãnh đạo Công ty một cách kịp thời. Vì vậy vấn đề kiểm soát chặt chẽ CPKD, đảm bảo không thất thoát, lãng phí là rất quan trọng. Xuất phát từ lý luận và thực tiễn nêu trên tác giả chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh tại Công ty Cổ phần Thương mại Kiên Giang” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ của mình. Mục đích của nghiên cứu này là nhằm đưa ra một số giải pháp để hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ CPKD của Công ty sao cho vừa phù hợp với cơ chế chính sách của Nhà nước vừa phù hợp với thực tiễn hoạt động của Công ty.
Tính cấp thiết của đề tài
Chi phí là một nội dung quan trọng trong hoạt động tài chính của mỗi doanh nghiệp Đối với nhà quản lý thì các chi phí là mối quan tâm hàng đầu, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chi phí đã chi ra
Tất cả các doanh nghiệp đều hướng tới mục tiêu cuối cùng là lợi nhuận, mà chúng ta đều biết muốn thu được càng nhiều lợi nhuận chỉ có 2 cách: Một là tăng doanh thu và hai là giảm chi phí Do đó, bên cạnh việc tăng doanh thu để tối đa hóa lợi nhuận thì việc giảm chi phí bằng hoạt động kiểm soát cũng quan trọng không kém.
Trong kinh doanh, kiểm soát chi phí nói chung và chi phí kinh doanh (CPKD) nói riêng là kiểm chứng xem các khoản chi có được thực hiện theo đúng kế hoạch hay không và phải tìm ra những nguyên nhân sai sót để điều chỉnh Thẩm định tính đúng sai, hiệu quả của các khoản chi phí và đồng thời kiểm soát những yếu tố ảnh hưởng đến tính hợp lý của các khoản chi phí. Kiểm soát chi phí trong đó bao gồm CPKD là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản lý ở lĩnh vực tài chính.
Công ty cổ phần Thương mại Kiên Giang hoạt động kinh doanh với các lĩnh vực như: kinh doanh, xuất khẩu gạo; đồ hộp và kinh doanh xăng, dầu, vận tải… Là doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc nên việc quản lý và kiểm soát CPKD của Công ty luôn được quan tâm và tích cực thực hiện như: xây dựng kế hoạch CPKD cho từng đơn vị, phòng ban; ban hành các quy định về định mức… nhằm tiết giảm chi phí từ đó lợi nhuận đều đạt và vượt qua các năm gần đây Tuy nhiên, thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí nói chung và CPKD nói riêng tại Công ty còn một số hạn chế về các thủ tục kiểm soát, môi trường kiểm soát, tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chưa phát huy hết lợi ích và hiệu quả của công tác kiểm soát nội bộ, chưa cung cấp thông tin cho lãnh đạo Công ty một cách kịp thời.
Vì vậy vấn đề kiểm soát chặt chẽ CPKD, đảm bảo không thất thoát, lãng phí là rất quan trọng Xuất phát từ lý luận và thực tiễn nêu trên tác giả chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh tại Công ty
Cổ phần Thương mại Kiên Giang” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ của mình Mục đích của nghiên cứu này là nhằm đưa ra một số giải pháp để hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ CPKD của Công ty sao cho vừa phù hợp với cơ chế chính sách của Nhà nước vừa phù hợp với thực tiễn hoạt động củaCông ty.
Mục tiêu nghiên cứu
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về công tác kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh tại doanh nghiệp.
- Nghiên cứu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh tại Công ty Cổ phần Thương mại Kiên Giang đến thời điểm hiện tại.
- Đề xuất các giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh tại Công ty Cổ phần Thương mại KiênGiang trong thời gian tới.
Phương pháp nghiên cứu
4.1 Phương pháp thu thập tài liệu
- Thu thập dữ liệu thứ cấp: Thực hiện việc nghiên cứu các tài liệu chuyên ngành, thực hiện chọn lọc các nội dung cần thiết và trình bày lại các nội dung đó một cách khoa học làm cơ sở cho việc đưa ra các đánh giá, nhận xét Các dữ liệu thứ cấp tiến hành thu thập gồm có:
+ Luật kế toán của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 88/2015/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2015;
+ Các văn bản hướng dẫn thực hiện Chuẩn mực Kế toán, Chế độ kế toán doanh nghiệp;
+ Các công trình nghiên cứu khoa học có liên quan đến nội dung hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí kinh doanh tại doanh nghiệp.
Ngoài ra, không thể thiếu đó là thu thập các tài liệu kế toán: chứng từ, sổ sách, báo cáo, của Công ty Cổ phần Thương mại Kiên Giang liên quan đến CPKD và kiểm soát CPKD.
- Thu thập dữ liệu sơ cấp:
+ Phương pháp quan sát: Quan sát thực tế quy tình xử lý nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các công việc liên quan diễn ra tại doanh nghiệp có ảnh hưởng đến nội dung nghiên cứu.
+ Phương pháp phỏng vấn: quá trình phỏng vấn sẽ được thực hiện trực tiếp tại công ty, đối tượng phỏng vấn: Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng, các nhân viên kế toán, Trưởng phòng kế hoạch - kinh doanh, Trưởng phòng xuất, nhập khẩu
Các thông tin về doanh nghiệp: loại hình doanh nghiệp, quy mô vốn, hình thức tổ chức bộ máy quản lý, số lượng lao động,
Các thông tin về tổ chức công tác kiểm soát nội bộ CPKD tại doanh nghiệp: nguồn gốc phát sinh chi phí, công tác quản lý và kiểm soát chi phí, chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ liên quan, các chế độ báo cáo về chi phí.
Mức độ quan tâm của nhà quản lý, đội ngũ kế toán đối với việc hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ CPKD tại doanh nghiệp.
Mục đích của phương pháp: Thu thập được những thông tin chính xác, kịp thời về công tác kiểm soát nội bộ CPKD ưu nhược điểm của công tác kiểm soát nội bộ CPKD trong doanh nghiệp.
4.2 Phương pháp phân tích dữ liệu
Qua việc thu thập các dữ liệu thứ cấp, dữ liệu sơ cấp, việc phân tích dữ liệu trên và trình bày kết quả phân tích nhằm đạt được các mục tiêu đề ra khi thực hiện đề tài. Đối với những dữ liệu về tình hình lao động, tình hình tài sản, kết quả kinh doanh, đề tài sử dụng các chỉ tiêu tính toán về số tuyệt đối, số tương đối, số bình quân, tốc độ phát triển bình quân để phân tích mức độ và xu hướng biến động về tình hình hoạt động của các doanh nghiệp từ đó có được những nhận xét đánh giá. Đối với các dữ liệu thu thập được liên quan trực tiếp đến nội dung công tác kiểm soát nội bộ CPKD, sau khi tiến hành phản ánh, đề tài sẽ tập trung vào việc đánh giá, phân tích hiện trạng công tác kiểm soát chi phí tại đơn vị rút kết được những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại từ đó có những đề xuất giải pháp hợp lý để hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí của doanh nghiệp.
Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung luận văn được kết cấu gồm 3 chương với nội dung như sau:
- Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác kiểm soát nội bộ CPKD trong doanh nghiệp
- Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ CPKD tại Công ty Cổ phần Thương mại Kiên Giang
- Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộCPKD tại Công ty Cổ phần Thương mại Kiên Giang
Tổng quan nghiên cứu luận văn
Trong quá trình nghiên cứu về công tác KNSB nói chung và KSNB CPKD nói riêng của các doanh nghiệp, để đảm bảo tính phù hợp và toàn diện, tác giả đã khảo cứu một số công trình khoa học nghiên cứu công bố từ trước đến nay đặc biệt trong thời gian gần đây Thông qua các công trình nghiên cứu này tác giả sẽ kế thừa một số lý luận cơ bản về KSNB CPKD trong doanh nghiệp vào luận văn nghiên cứu của mình Một số các nghiên cứu tiêu biểu có thể kể đến đó là :
(1) Luận văn “Hoàn thiện công tác KSNB chi phí kinh doanh tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản Miền Trung”, của tác giả Ngô Thị Ánh Vân
(2018), luận văn thạc sỹ tại Đại học Duy Tân năm 2018 Qua nghiên cứu, tác giả đã hệ thống hóa và phát triển những vấn đề lý luận về KSNB CPKD trong các doanh nghiệp Trên cơ sở đó, trình bày thực trạng công tác KNSB CPKD tại công ty cổ phần XNK thủy sản Miền Trung giai đoạn 2016-2018 một cách hệ thống Ưu điểm của đề tài đó là tác giả đã tiếp cận công tác KSNB theo kiểu kết hợp giữa các yếu tố của COSO trong hệ thống KSNB với đi sâu công tác KSNB từng loại chi phí như giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Đề tài đi sâu mô tả thủ tục kiểm soát với các lưu đồ rõ ràng, cụ thể Tuy nhiên nhược điểm của công trình đó là việc chỉ trình bày kết quả nghiên cứu theo phương pháp nghiên cứu định tính thuần túy Nội dung các giải pháp tuy đa dạng song nhiều giải pháp thiếu tính khả thi, cụ thể.
(2) Luận văn thạc sĩ của tác giả Nguyễn Thị Thanh Thúy (2018) với đề tài: “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty cổ phần dược – thiết bị y tế Đà Nẵng” Đây là luận văn thạc sĩ chuyên ngành kế toán đã bảo vệ thành công tại Đại học Duy Tân Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng công tác KSNB chi phí theo hướng tiếp cận từng yếu tố của KSNB theo quan điểm COSO, tác giả của công trình đã đề xuất hoàn thiện công tác KSNB chi phí theo từng yếu tố Nhược điểm của luận văn đó là việc các giải pháp được nêu ra tương đối dàn trải theo từng các yếu tố của KSNB và thiếu chiều sâu cho từng khoản mục chi phí cụ thể Các giải pháp đề xuất chỉ phù hợp với đặc thù công ty kinh doanh trong lĩnh vực y tế và dược phẩm với các quy trình liên quan đến đấu thầu, đấu giá đặc thù.
(3) Luận văn “Kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng công trình đô thị Đà Nẵng”, của tác giả Nguyễn Thị Thanh Bình (2017), luận văn thạc sỹ tại Đại học Duy Tân năm 2017 Qua nghiên cứu, tác giả đã hệ thống hóa và phát triển những vấn đề lý luận về kiểm soát chi phí và tập trung vào chi phí xây lắp ở các doanh nghiệp Trên cơ sở đó, khảo sát thực trạng công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần xây dựng công trình đô thị Đà Nẵng Luận văn phản ánh một cách khách quan những kết quả đã đạt được cũng như những vấn đề còn tồn tại cần hoàn thiện và lý giải những nguyên nhân khách quan và chủ quan của tình trạng trên Từ đó, đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty.
(4) Luận văn thạc sĩ của tác giả Lê Hoa (2012) với đề tài: “Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí kinh doanh tại công ty TNHH MTV cấp nước Đà Nẵng” Trong nội dung luận văn của mình, ưu điểm của đề tài đó là việc tác giả tiếp cận việc kiểm soát chi phí theo ba nội dung: mục tiêu kiểm soát chi phí, tổ chức thông tin dự toán và kế toán phục vụ việc kiểm soát, thủ tục kiểm soát các khoản mục chi phí trong CPKD tại công ty cấp nước Đà Nẵng giai đoạn 2009-2011 Tuy nhiên so với thời điểm hiện tại khi công ty cấp nước Đà
Nẵng đã chuyển đổi hình thức sở hữu sang công ty cổ phần thì các giải pháp đề tài đề xuất đã trở nên lỗi thời và lạc hậu chỉ phù hợp với giai đoạn công ty đang duy trì hoạt động dưới dạng công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do nhà nước làm chủ sở hữu.
(5) Luận văn thạc sĩ với đề tài “Tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty cổ phần dệt Hòa Khánh” của tác giả Thái Thị Minh Hiền (2011). Đây là luận văn thạc sĩ tại Đại học Đà Nẵng và đề tài đi sâu vào trình bày lý luận về kiểm soát chi phí sản xuất trong các doanh nghiệp sản xuất Bên cạnh đó đề tài cũng đi sâu phân tích các đặc điểm trong công tác kiểm soát chi phí sản xuất và tập trung vào chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung và đề xuất một số các giải pháp hoàn thiện về bộ máy, tổ chức sổ sách, hệ thống báo cáo quản trị Tuy nhiên so với thời điểm hiện tại, các giải pháp đề xuất của tác giả trong nghiên cứu này đã tương đối lạc hậu.
Qua quá trình đánh giá tổng quan các nghiên cứu và tài liệu liên quan đến công tác KSNB, hệ thống các nghiên cứu đã góp phần hình thành một cơ sở lý thuyết khá đầy đủ, rõ ràng về khái niệm KSNB và KSNB CPKD, cũng như các nội dung cơ bản của công tác KSNB tại doanh nghiệp và các giải pháp về hoàn thiện KSNB CPKD Tuy nhiên, một số nội dung về KSNBCPKD phản ánh trong các nghiên cứu còn thiếu sót, chưa chặt chẽ, các giải pháp còn mang tính chung chung, chưa cụ thể và chưa gắn với thực tế của đơn vị nghiên cứu Đề tài của tác giả sẽ đưa ra các giải pháp cụ thể gắn với tình hình thực tế tại Công ty Cổ phần Thương mại Kiên Giang (nơi tác giả đang công tác).
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ là một thể thức bên trong đơn vị, do người của đơn vị kiểm soát xem nhân viên làm đúng hay sai những thể thức đã được quy định trong quy chế đã được đề ra khi thực hiện hoạt động Kiểm soát có thể được hiểu là công việc rà soát để điều hành toàn bộ hoạt động, là tổng hợp những cách thức điều tiết, đo lường các hành vi để nắm bắt việc điều hành mọi hoạt động của đơn vị.
Công tác kiểm soát nội bộ thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đề ra một cách hợp lý Có thể hiểu đơn giản, công tác kiểm soát là hệ thống của tất cả những gì mà một tổ chức cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, phòng ban của công ty đang vận hành ra sao và nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó, thì có khả năng hoàn thành kế hoạch không Ngoài ra, thiết lập được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản công ty.
“Kiểm soát nội bộ là một hệ thống các biện pháp kiểm tra hoàn chỉnh về tài chính và các mặt khác do Ban lãnh đạo đặt ra nhằm thực hiện công việc kinh doanh của doanh nghiệp một cách quy cũ và có hiệu suất, đảm bảo chắc chắn việc tuân thủ triệt để các chính sách quản lý, bảo vệ tài sản và đảm bảo ghi chép sổ sách đầy đủ, chính xác nhất” (Theo APC Auditing Guideline,
Còn theo COSO (2013): “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:
(1) Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động
(2) Sự tin cậy của báo cáo tài chính
(3) Sự tuân thủ pháp luật và các quy định”
Qua các định nghĩa trên cho thấy kiểm soát nội bộ được các nhà quản lý thiết lập để điều hành mọi nhân viên, mọi hoạt động và kiểm soát không chỉ giới hạn trong chức năng tài chính, kế toán mà nó còn phải kiểm soát mọi chức năng khác như về hành chính, quản lý sản xuất và hoạch định.
1.1.2 Chức năng của kiểm soát nội bộ
- Giúp chủ doanh nghiệp cải tiến những điểm yếu từ hệ thống quản lý và quản trị doanh nghiệp Bằng cách phân tích, kiểm tra, giám sát quy trình hoạt động của các phòng ban trong bộ máy kinh doanh, kiểm soát nội bộ sẽ đưa ra những lời tư vấn giúp công ty hoạt động năng suất và hiệu quả hơn.
- Nhằm đảm bảo hoạt động của công ty tuân thủ các quy định pháp luật nhà nước, đạo đức kinh doanh và quy chế hoạt động của công ty.
- Phát hiện kịp thời những sai sót trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giữ vai trò là người tư vấn và định hướng cho ban Tổng Giám đốc và hội đồng quản trị về kiểm soát rủi ro.
- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh.
- Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan.
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
1.1.3 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Trong các doanh nghiệp, công tác kiểm soát là một hệ thống các chính sách, các biện pháp kiểm soát và thủ tục kiểm soát được xây dựng để thực hiện các mục tiêu:
+ Bảo vệ tài sản của đơn vị, hạn chế việc mất cắp, hư hại và sử dụng tài sản không đúng mục đích.
+ Các số liệu kế toán và báo cáo tài chính cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính.
+ Đảm bảo hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý, sử dụng tối ưu các nguồn lực, đạt được mục tiêu đề ra.
+ Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp.
Trong các mục tiêu trên thì hai mục tiêu đầu quan tâm chủ yếu đến lĩnh vực kế toán và hai mục tiêu sau đặt trọng tâm vào lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp Như vậy, các mục tiêu của công tác kiểm soát là tất cả mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị.
1.1.4 Các yếu tố cấu thành của kiểm soát nội bộ
Căn cứ vào quy định của COSO (2013) hoặc nội dung chuẩn mực kiểm toán số 315 (VSA) thì các yếu tố cấu thành KSNB bao gồm 5 yếu tố cụ thể như sau :
(Control Environment) Đánh giá rủi ro
Hệ thống thông tin truyền thông
(Control Activities) Giám sát (Monitoring Activities)
Là nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong tổ chức Môi trường kiểm soát là nền tảng cho bốn bộ phận còn lại của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp.
Môi trường kiểm soát là các yếu tố ảnh hưởng và tác động to lớn đến quá trình vận hành một hệ thống KSNB Nó bao gồm toàn bộ các giá trị cốt lõi bên trong của DN bao gồm tính kỷ luật, cơ cấu tổ chức, giá trị đạo đức, tính trung thực, triết lý quản lý, phong cách điều hành Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến cách thức kinh doanh của một tổ chức, đến các mục tiêu được thiết lập, đến các bộ phận còn lại của hệ thống kiểm soát nội bộ
Các nhân tố trong môi trường kiểm soát nêu trên đều quan trọng, nhưng mức độ quan trọng của mỗi cá nhân tùy thuộc vào từng doanh nghiệp Những nhân tố ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát bao gồm: a Tính trung thực, giá trị đạo đức và năng lực làm việc của nhân viên trong công ty: Sự phát triển của một công ty luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên Mỗi nhân viên là một chi tiết cấu thành nên bộ máy của công ty Vì vậy,tính trung thực và giá trị đạo đức của nhân viên cao sẽ tạo môi trường thuận lợi để liên kết và phát huy sức mạnh tập thể giúp công ty hoàn thành kế hoạch, đạt được mục tiêu của mình Đội ngũ nhân viên là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của công ty Nếu nhân viên có năng lực, học vấn cao, đáng tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không được thực hiện thì vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ Bên cạnh đó, mặc dù Doanh nghiệp có thiết kế và vận dụng các chính sách, thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu quả. Để có được một đội ngũ nhân viên tốt, các nhà quản lý Doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên Một chính sách nhân sự tốt là một nhân tố đảm bảo cho môi trường kiểm soát mạnh. b Triết lý quản lý và phong cách điều hành, tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và hiệu quả công việc của lãnh đạo Bộ máy của công ty hoạt động tùy thuộc vào phong cách, triết lí quản lý, điều hành của Ban Tổng Giám đốc, nó ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát của tổ chức, bao gồm khả năng nhận thức và giám sát được rủi ro trong kinh doanh.
- Đặc thù về quản lý là quan điểm khác nhau của nhà quản lí đơn vị đối với báo cáo tài chính cũng như đối với rủi ro kinh doanh Nếu nhà quản lí có quan điểm kinh doanh trung thực, cạnh tranh lành mạnh, họ có xu hướng coi trọng tính trung thực của báo cáo tài chính, đồng thời có những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh Môi trường kiểm soát sẽ mạnh do ý muốn thiết lập các thủ tục kiểm soát chặt chẽ để thực hiện các mục tiêu đã đề ra của nhà quản lý Ngược lại nếu nhà quản lý có tư tưởng gian lận, không lành mạnh thì rất có thể báo cáo tài chính sẽ ẩn chứa các sai phạm và từ đó môi trường kiểm soát sẽ không mạnh và có thể yếu kém.
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHI PHÍ KINH DOANH VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
1.2.1 Khái quát chung về chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp Thương mại
1.2.1.1 Khái niệm chi phí kinh doanh
Theo giáo trình kế toán tài chính của tác giả Đặng Thị Loan (2006) thì chi phí kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí về lao động sống và lao động vật hóa mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ nhất định (tháng, quý, năm)
Nói cách khác, chi phí là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm Như vậy, chỉ được tính là chi phí của kỳ hạch toán những hao phí về tài sản và lao động có liên quan đến khối lượng sản phẩm sản xuất ra trong kỳ chứ không phải mọi khoản chi ra trong kỳ hạch toán.
Từ các lập luận trên giáo trình đã rút ra kết luận : ”Chi phí kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí mà doanh nghiệp phải tiêu dùng trong một kỳ để thực hiện quá trình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm Thực chất chi phí là sự dịch chuyển vốn - dịch chuyển giá trị của các yếu tố sản xuất vào các đối tượng tính giá (sản phẩm, dịch vụ)”
1.2.1.2 Phân loại chi phí sản xuất
Việc phân loại chi phí được doanh nghiệp áp dụng tùy theo đặc điểm sản xuất kinh doanh, quản lý và trình độ nghiệp vụ của mình sao cho hợp lý Do đó phân loại chi phí sản xuất chính là việc sắp xếp chi phí sản xuất vào từng loại, từng nhóm khác nhau theo những đặc tính nhất định.
Phân loại chi phí sản xuất theo tính chất kinh tế (yếu tố chi phí)
Theo cách phân loại này, các chi phí có cùng nội dung, tính chất kinh tế được xếp chung vào một yếu tố, không kể đến chi phí phát sinh ở đâu hay dùng vào mục đích gì trong quá trình sản xuất (Đặng Thị Loan, 2006)
- Để phục vụ cho việc tập hợp, quản lý chi phí theo nội dung kinh tế địa điểm phát sinh, chi phí được phân theo yếu tố Cách phân loại này giúp cho việc xây dựng và phân tích định mức vốn lưu động cũng như việc lập, kiểm tra và phân tích dự toán chi phí.
Theo quy định hiện hành ở Việt Nam, toàn bộ chi phí được chia làm 7 yếu tố:
+ Yếu tố nguyên liệu, vật liệu: bao gồm toàn bộ giá trị nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, công cụ dụng cụ sử dụng vào sản xuất kinh doanh (loại trừ giá trị dùng không hết nhập lại kho và phế liệu thu hồi cùng với nhiên liệu, động lực) Sắt, thép, tôn, nhôm, sơn, giấy phản quang
+ Yếu tố nhiên liệu, động lực sử dụng vào quá trình sản xuất kinh doanh trong kỳ (trừ số dùng không hết nhập lại kho và phế liệu thu hồi)
+ Yếu tố tiền lương và các khoản phụ cấp lương: phản ánh tổng số tiền lương và phụ cấp mang tính chất lượng phải trả cho người lao động
+ Yếu tố BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ : phản ánh phần BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương và phụ cấp lương phải trả lao động.
+ Yếu tố khấu hao TSCĐ: phản ánh tổng số khấu hao TSCĐ phải trích trong kỳ của tất cả TSCĐ sử dụng cho sản xuất kinh doanh trong kỳ
+ Yếu tố chi phí dịch vụ mua ngoài: phản ánh toàn bộ chi phí dịch vụ mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh
+ Yếu tố chi phí khác bằng tiền: phản ánh toàn bộ chi phí khác bằng tiền chưa phản ánh vào các yếu tố trên dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Phân loại chi phí sản xuất theo tiêu thức này cho biết kết cấu, tỷ trọng từng yếu tố sản xuất để phân tích, đánh giá tình hình thực hiện dự toán chi phí sản xuất và lập báo cáo sản xuất theo yếu tố phục vụ công tác kế toán, công tác quản lý chi phí sản xuất một cách nhanh chóng và chính xác.
Phân loại chi phí theo khoản mục chi phí trong giá thành sản phẩm
Căn cứ vào ý nghĩa của chi phí trong giá thành sản phẩm và để thuận tiện cho việc tính giá thành toàn bộ, chi phí được phân chia theo khoản mục. Cách phân loại này dựa vào công dụng của chi phí và mức phân bổ chi phí cho từng đối tượng Theo quy định hiện hành, giá thành sản phẩm ở Việt Nam bao gồm 5 khoản mục chi phí :
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Gồm toàn bộ các khoản chi phí nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu được sử dụng trực tiếp cho quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm, lao vụ, dịch vụ.
- Chi phí nhân công trực tiếp: bao gồm tiền lương và các khoản phải trả trực tiếp cho công nhân sản xuất, các khoản trích theo tiền lương của công nhân sản xuất như kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế…
- Chi phí sản xuất chung: là chi phí dùng cho hoạt động sản xuất chung ở các phân xưởng, tổ, đội sản xuất ngoài chi phí trực tiếp bao gồm: chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí vật liệu, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài (điện, điện thoại, nước…)và chi phí bằng tiền khác.
NỘI DUNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ KINH
1.3.1 Kiểm soát nội bộ chi phí giá vốn hàng bán
Trong doanh nghiệp, chi phí giá vốn hàng bán đó chính là toàn bộ các hao phí mà đơn vị phải bỏ ra để có được thành phẩm, hàng hóa, dịch vụ sẵn sàng cung cấp cho khách hàng và thị trường. a) Các rủi ro thường xảy ra đối với chi phí giá vốn hàng bán :
Giá vốn hàng bán là khoản mục được hình thành từ ba khoản mục chi phí đó là chi phí NVLTT, chi phí NCTT, chi phí SXC Do đó các rủi ro xảy ra liên quan đến GVHB chịu ảnh hưởng từ phía các khoản mục chi phí cấu thành Trong doanh nghiệp thông thường có một số các rủi ro xảy ra như sau :
Không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ khi ghi nhận nhập xuất kho như hợp đồng (khi mua bán hàng với số lượng lớn), hóa đơn, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản đánh giá chất lượng hàng tồn, …
Thực hiện nhập kho khi chưa có biên bản kiểm nghiệm với các mặt hàng, nguyên vật liệu đặc biệt.
Các phiếu nhập kho, xuất kho không được đánh số theo trật tự và quy chuẩn đồng nhất.
Các phiếu nhập kho, xuất kho không có chi tiết, bảng kê rõ ràng.
Gộp chung chứng từ nhập kho cho nhiều lần nhập hàng.
Không có sự tách bạch rõ ràng trong trách nhiệm giữa các bộ phận liên quan như thủ kho, kế toán kho, …
Các chi phí mua hàng có thể cao hơn so với mặt bằng thị trường, việc tập hợp chi phí mua hàng và phân bổ cho hàng bán ra chưa đúng.
Không có quy định, quy chế hoặc quy định, quy chế quản lý hao hụt, bảo quản hàng hóa, nguyên vật liệu tồn kho không tốt Không kiểm soát được hạn dùng, thay đổi đặc tính lý hóa trong môi trường bảo quản kho.
Không trích lập hoặc trích lập không đúng quy định mới nhất của Bộ Tài chính về dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối năm tài chính.
Xác định sai giá vốn hàng tồn kho khi nhập xuất kho.
Hạch toán sai thứ tự các nghiệp vụ nhập xuất kho, nhập sau xuất trước dẫn đến âm kho và sai giá vốn Hạch toán chứng từ không đúng kỳ dẫn đến sai sót số liệu tồn kho trong kỳ.
Hạch toán sai tài khoản, sai nghiệp vụ trong các trường hợp hàng về trước hóa đơn về sau và ngược lại, các trường hợp hàng gửi bán và gửi hàng đi bán, trường hợp hàng xuất thẳng không qua kho, … không có biên bản, giấy tờ, hợp đồng hợp lệ trong các trường hợp này.
Không phân loại hoặc phân loại không đúng, hạch toán không đúng đối với các loại TSCĐ, CCDC, NVL, hàng hóa, thành phẩm, …
Không phân bổ hoặc phân bổ không đúng, không nhất quán chi phí tài sản cố định và công cụ dụng cụ trong kỳ.
Kiểm kê và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối năm tài chính.
Các bảng lương thiếu không có chữ ký của người nhận tiền.
Một số khoản chi công tác phí khoán chi theo danh sách ký nhận không có diễn giải thể hiện đi công tác lưu động trên 15 ngày/tháng.
Chi ăn ca theo mức cố định tháng hoặc chi ăn ca theo số ngày/ đơn giá nhưng không có bảng chấm công lưu kèm.
Chi làm thêm giờ không có giấy báo làm thêm giờ.
Các rủi ro khác b) Mục tiêu của kiểm soát giá vốn hàng bán
+ Kiểm tra xem giá vốn được hạch toán có đảm bảo có căn cứ hợp lý, tính toán, đánh giá đúng và ghi sổ kế toán kịp thời, đầy đủ, đúng khoản mục hay không.
+ Kiểm tra việc tính toán giá xuất kho của vật tư hàng hóa có nhất quán giữa các kỳ hay không.
+ Kiểm tra việc trình bày và khai báo giá vốn hàng bán trên báo cáo tài chính có phù hợp, đúng đắn hay không.
+ Kiểm tra việc phê duyệt các chứng từ có đúng thẩm quyền hay không. c) Căn cứ kiểm soát giá vốn hàng bán
+ Qui định và việc thực hiện qui định về các thủ tục KSNB đối với các nghiệp vụ nhập xuất kho vật tư, hàng hóa.
+ Các chứng từ gốc (phiếu nhập kho, xuất kho ), các sổ kế toán tổng hợp, các sổ kế toán chi tiết có liên quan (sổ TK 632, TK 156).
+ Báo cáo tài chính: báo cáo kết quả kinh doanh
+ Tài liệu về kế hoạch, dự toán giá vốn.
+ Tài liệu, thông tin có liên quan khác (kế hoạch bán hàng, chiến lược kinh doanh, ). d) Thủ tục kiểm soát giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán (GVHB) chịu ảnh hưởng của hai quá trình: mua hàng hóa nhập kho và xuất bán hàng hóa Do đó để kiểm soát giá vốn hàng bán thì cẩn kiểm soát hai quy trình này Theo nghiên cứu của Ngô Thị Ánh Vân
(2018) và Nguyễn Thị Thanh Thúy (2018) thì thủ tục kiểm soát chi phí này với các nội dung cơ bản như sau :
- Đối với quy trình mua hàng hóa nhập kho
Tham gia hoạt động trong quy trình mua hàng hóa nhập kho sẽ có các bộ phận như: bộ phận mua hàng, bộ phận xét duyệt, bộ phận kho và bộ phận kế toán Vì thế để kiểm soát tốt giá vốn hàng bán thì cần có sự kiểm soát chặt chẽ đối với các bộ phận trên
+Bộ phận mua hàng: bộ phận này thường do phòng kinh doanh đảm nhận Sau khi nhận được Phiếu yêu cầu mua hàng hóa hoặc kế hoạch mua hàng từ bộ phận kho Bộ phận mua hàng sẽ kiểm tra lại tình hình hàng hóa trong kho để xem tính hợp lý của sự đề nghị Sau đó, bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với các nhà cung cấp để so sánh điều kiện bán hàng của các nhà cung cấp Từ đó tìm ra nhà cung cấp tối ưu nhất và tham mưu cho Ban lãnh đạo.Được sự phê duyệt của Ban lãnh đạo bộ phận mua hàng sẽ soạn thảo hợp đồng gửi đơn đặt hàng hoặc hợp đồng cho nhà cung cấp và thực hiện ký kết đơn hàng hoặc hợp đồng giữa hai bên Khi hàng hóa về đơn vị, căn cứ vào hóa đơn bán hàng thì bộ phận mua hàng sẽ lập phiếu nhập kho, phiếu kiểm tra hàng hóa và chuyển xuống kho.
+ Bộ phận xét duyệt: trên cơ sở tham mưu, tư vấn của bộ phận mua hàng về giá cả, chất lượng hàng hóa, điều kiện mua bán và điều kiện thanh toán…, Ban lãnh đạo công ty sẽ quyết định chọn nhà cung cấp và ký kết các hợp đồng kinh tế
+ Bộ phận kho: khi hàng hóa đến kho thì bộ phận kho sẽ kiểm tra quy cách, chất lượng, số lượng, chủng loại của hàng hóa và ký trên phiếu nhập kho, phiếu kiểm tra hàng hóa.
+ Bộ phận kế toán: căn cứ vào hóa đơn của người bán, phiếu nhập kho đã có ký nhận đầy đủ, hợp đồng kinh tế đã được phê duyệt thì bộ phận kế toán tiến hành ghi sổ kế toán
- Đối với quy trình xuất bán hàng hóa
Liên quan đến quy trình này có các bộ phận liên quan như sau: bộ phận bán hàng, bộ phận kho, bộ phận kế toán
+ Bộ phận bán hàng: bộ phận này cũng thường được giao cho phòng kinh doanh đảm nhận Sau khi gặp gỡ với khách hàng và tiếp nhận đơn hàng.
Bộ phận này sẽ lập phiếu xuất kho và chuyển phiếu đến bộ phận kho.
+ Bộ phận kho: khi tiếp nhận phiếu xuất kho, bộ phận kho đối chiếu giữa phiếu xuất kho và tình hình hàng hóa trong kho Sau đó tiến hành xuất kho hàng hóa và ký vào phiếu xuất kho.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KIÊN GIANG
2.1.1 Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Thương mại Kiên Giang
Công ty Thương mại Kiên Giang được thành lập năm 1996 do hợp nhất Công ty Vật tư Tổng hợp Kiên Giang với Công ty Thương nghiệp Tổng hợp Kiên Giang.
Tiền thân của Công ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang được thành lập trên cơ sở hợp nhất: Công ty Thương mại Kiên Giang và Công ty Du lịch Kiên Giang, hoạt động theo mô hình Công ty mẹ – công ty con, vốn điều lệ là
229 tỷ đồng Trụ sở chính đặt tại số 190 đường Trần Phú, phường Vĩnh Thanh Vân, thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang theo Quyết định số 1033/QĐ- UBND ngày 28/6/2006 của UBND tỉnh Kiên Giang.
Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Du lịch – Thương mại Kiên Giang được thành lập theo Quyết định số 1387/QĐ-UBND ngày 24 tháng 06 năm 2010 của UBND tỉnh Kiên Giang trên cơ sở chuyển đổi Công ty Du lịch – Thương mại Kiên Giang, hoạt động theo Luật Doanh nghiệp kể từ ngày 01 tháng 07 năm 2010.
Công ty Cổ phần Thương mại Kiên Giang được chuyển đổi từ Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Du lịch – Thương mại Kiên Giang theo Quyết định số 1555/QĐ-UBND ngày 21/7/2017 của UBND tỉnh Kiên Giang và hoạt động kể từ ngày 01/8/2017 theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 1700523208 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Kiên Giang cấp (thay đổi lần 5) ngày 03 tháng 8 năm 2017, có tổng số vốn điều lệ là 364.738.330.000 VNĐ với 5 phòng chuyên môn, 5 đơn vị trực thuộc và 7 công ty thành viên.
Tên gọi đầy đủ: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KIÊN GIANG Tên giao dịch quốc tế: KIEN GIANG TRADING JOINT STOCK COMPANY
Trụ sở Công ty: số 190 đường Trần Phú, phường Vĩnh Thanh Vân, thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang
Email: ktc@ktcvn.com.vn
Người đại diện theo pháp luật:
- Ông Nguyễn Thanh Tung chức vụ: Chủ tịch Hội đồng quản trị
- Ông Phạm Văn Hoàng chức vụ: Tổng Giám đốc
Ngành nghề kinh doanh chủ yếu:
- Kinh doanh vận chuyển hàng hoá, dịch vụ.
- Kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu;
- Kinh doanh bách hoá tổng hợp và một số lĩnh vực khác.
2.1.2 Nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Thương mại Kiên Giang
Công ty đang từng bước nâng tầm vị thế, khẳng định uy tín và nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh Đồng thời lấy quan hệ sản xuất hàng hóa, kinh doanh, dịch vụ làm nền tảng để đạt được mục tiêu Phát triển Công ty theo hướng hoạt động đa ngành nghề, chuyển đổi mô hình hoạt động tiến tới tự chủ về các nguồn lực.
Tuân thủ theo nguyên tắc quản trị kinh doanh, thực hiện nghiêm chỉnh chính sách, pháp luật của Nhà nước.
Quản lý, sử dụng và phát triển nguồn vốn hiệu quả cho hoạt động đầu tư, kinh doanh nhằm mục tiêu thu lợi nhuận tối đa, hợp pháp.
Thực hiện tổ chức tốt đời sống cho cán bộ, công nhân viên và hoạt động xã hội trên cơ sở hiệu quả kinh tế của sản xuất kinh doanh.
Ngày càng nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, tăng cường mở rộng thị trường.
Mở rộng, tăng cường hợp tác với các thành phần kinh tế trong và ngoài ngành nhằm đa dạng về các loại hình sản phẩm, dịch vụ.
Tổ chức hoạt động của các đoàn thể chính trị - xã hội của Công ty theo quy định và đặc thù của doanh nghiệp.
Hoàn thành các nghĩa vụ đối với Nhà nước; tích cực tham gia công tác bảo vệ an ninh, trật tự an toàn xã hội, bảo vệ môi trường, công tác xã hội.
2.1.3 Đặc điểm hoạt động và tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Thương mại Kiên Giang
Trong những năm qua, Công ty Cổ phần Thương mại Kiên Giang tập trung thúc đẩy sản xuất theo định hướng: Đổi mới phương thức sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ; tăng cường quản trị trong doanh nghiệp; phát huy tối đa năng lực vận hành, khai thác có hiệu quả hệ thống tài sản; tiết kiệm nguồn nước, điện năng và các nguồn lực khác; không ngừng áp dụng tiến bộ khoa học - kỹ thuật, công nghệ mới vào trong sản xuất, nâng cao năng suất lao động; giữ gìn, bảo toàn và phát huy nguồn vốn Mặc dù còn gặp nhiều khó khăn, song Công ty luôn cố gắng hoàn thành và hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu, nhiệm vụ đề ra Việc làm và các chế độ, chính sách cho người lao động trong Công ty luôn được đảm bảo, người lao động yên tâm công tác, gắn bó lâu dài với đơn vị, không ngừng nỗ lực nâng cao hiệu quả công việc.
Công ty đã thực hiện tốt công tác quản lý tài chính, thực hiện nghiêm túc các quy định theo Luật Doanh nghiệp, Quy chế quản lý tài chính của Công ty,
Quy chế thực hiện dân chủ ở Công ty, Quy chế kiểm toán nội bộ, Điều lệ Công ty và các văn bản quy phạm pháp luật khác Thực hiện tốt các nghĩa vụ của Công ty với Nhà nước, các đóng góp tích cực cho xã hội, góp phần phát triển kinh tế - xã hội của ngành và của tỉnh Kiên Giang nói chung.
Trong nhiều năm qua, công ty luôn là đơn vị xuất sắc tiêu biểu trong ngành, là đơn vị dẫn đầu trong các phong trào thi đua và đã đạt được nhiều bằng khen, giấy khen của các cấp các ngành trao tặng vì đã có thành tích xuất sắc trong hoạt động và các phong trào thi đua như:
+ Huân chương Độc Lập hạng 2;
+ Huân chương Lao động hạng nhất, nhì, ba;
+ Bộ Công Thương xét tặng “Doanh nghiệp xuất khẩu uy tín 05 năm liền”; + Hiệp Hội Lương thực Việt Nam xếp “Là Doanh nghiệp có sản lượng và kim ngạch xuất khẩu Gạo đứng thứ 03 cả nước”;
+ Là thành viên câu lạc bộ 500 Doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam (VNR500);
+ Là thành viên vàng của Cổng thương mại điện tử Quốc Gia (ECVN); + Top 10 giải thưởng Thương mại dịch vụ việt nam (Top Trade service VN)
2.1.3.2 Cơ cấu và tổ chức bộ máy
- Hội đồng quản trị: 08 người, trong đó Chủ tịch Hội đồng quản trị chuyên trách và 07 thành viên không chuyên trách.
Hội đồng quản trị: quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty Quyết định phương án và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của pháp luật, thông qua hợp đồng mua bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty nếu điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ hoặc giá trị khác Giám sát, chỉ đạo Tổng Giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể, yêu cầu phá sản công ty….Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật doanh nghiệp và điều lệ công ty.
Hội đồng quản trị Ban Tổng
Giám đốc Đại Hội đồng cổ đông
Phòng Tài chính kế toán
Phòng Kế hoạch kinh doanh
Phòng Quản lý dự án
XN kinh doanh xăng dầu Kiên Giang
XN kinh doanh xăng dầu Phú Quốc
XN CB gạo xuất khẩu Tân Hiệp
XN CB gạo xuất khẩu Giồng Riềng
Nhà máy thực phẩm đóng hộp KTC
Trạm đại diện tại TP
Hồ Chí MinhPhòng Xuất nhập khẩu
Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty
- Ban kiểm soát: 05 người, trong đó Trưởng Ban kiểm soát chuyên trách và 04 thành viên (Kiểm soát viên) không chuyên trách.
Kiểm soát viên: kiểm tra, kiểm soát về tính hợp pháp, tính hợp lý trong mọi hoạt động kinh doanh, điều hành của công ty Trong việc ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính hoạt động kinh doanh của công ty Kiến nghị các biện pháp bổ sung, biện pháp sửa đổi, biện pháp cải tiến cơ cấu quản lý, tổ chức điều hành hoạt động của công ty, các nhiệm vụ khác theo quy định và điều lệ
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ KINH
2.2.1 Thực trạng công tác KSNB chi phí giá vốn hàng bán tại Công ty Cổ phần Thương Mại Kiên Giang
2.2.1.1 Đặc điểm của chi phí giá vốn hàng bán Công ty Cổ phần Thương Mại Kiên Giang
Bảng 2.4 Kết cấu chi phí tại Công ty Cổ phần Thương Mại Kiên Giang từ
Giá vốn hàng bán 4.289.297 95,19 5.716.671 96,42 6.378.556 96,60 Chi phí tài chính 28.091 0,62 45.468 0,77 32.334 0,49 Chi phí bán hàng 98.717 2,19 125.248 2,11 148.210 2,24 Chi phí quản lý doanh nghiệp 67.732 1,50 39.738 0,67 43.283 0,66
Dựa vào số liệu phân tích có thể thấy rằng, chi phí GVHB chiếm 95,19%
- 96,6% tổng chi phí phát sinh tại công ty Đối với chi phí giá vốn hàng bán tại công ty, chủ yếu được cấu thành từ các khoản chi phí sau :
- Chi phí sản xuất, kinh doanh dỡ dang (TK 154)
- Hàng gửi đi bán (TK 157)
- Phải trả cho người bán (TK 331)
Do Công ty kinh doanh nhiều mặt hàng ( gạo XK, xăng dầu , thực phẩm đóng hộp …) nên kết cấu chi phí giá vốn từng mặt hàng trong tổng giá vốn hàng bán toàn Công ty như sau:
Bảng 2.5 Phân tích kết cấu chi phí giá vốn từng mặt hàng trong tổng giá vốn hàng bán
Gạo 2.385.864 55,62 3.268.314 57,17 3.655.136 57,30 Xăng dầu 1.692.168 39,45 2.231.622 39,04 2.488.524 39,01 Thực phẩm đóng hộp 211.265 4,93 216.735 3,79 234.896 3,68
(Nguồn : Phòng kinh doanh công ty)
Tiến hành việc phân tích chi phí GVHB nhận thấy rằng GVHB của công ty có sự biến động tăng liên tục qua các năm và tăng đều nhau theo từng mặt hàng Do phạm vi nghiên cứu của đề tài là tại Công ty Cổ phần Thương mại Kiên Giang (không bao gồm các đơn vị trực thuộc) cho nên việc phân tích chi phí cũng như thực hiện KSNB chi phí giá vốn hàng bán chỉ thực hiện đối với mặt hàng gạo xuất khẩu.
2.2.1.2 Các rủi ro có thể xảy ra liên quan đến chi phí GVHB tại Công ty
Cổ phần Thương Mại Kiên Giang
- Kinh doanh xuất khẩu gạo cần lượng trữ hàng tồn kho nhiều với giá trị lớn, những sai sót trên khoản mục hàng tồn kho dù ít dù nhiều vẫn dẫn đến những sai sót nghiêm trọng về chi phí và kết quả kinh doanh Nếu hàng tồn kho bị đánh giá sai lệch sẽ ảnh hưởng trọng yếu đến mức độ hợp lý và trung thực của các báo cáo tài chính
- Chủng loại của gạo tồn kho rất phong phú, số lượng các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ tương đối nhiều với giá trị lớn và liên quan đến nhiều loại chứng từ khác nhau Do đó việc quản lý và ghi chép hàng tồn kho là vô cùng phức tạp
- Gạo là một trong các mặt hàng có thời gian lưu trữ, bảo quản khá ngắn, và có hao hụt, hư hỏng trong bảo quản do đó trong quá trình lưu trữ, luân chuyển hàng tồn kho phải thực hiện nghiêm ngặt tránh rủi ro giảm chất lượng, kém và mất phẩm chất ảnh hưởng đến giá trị hàng tồn kho Kèm theo đó là vấn đề đánh giá hàng tồn kho, xác định giá trị và trích lập dự phòng không đúng quy định.
- Áp dụng nhiều phương pháp đánh giá hàng tồn kho trong cùng kỳ kế toán, không có tính nhất quán sẽ làm giá trị hàng tồn kho bị sai lệch ảnh hưởng đến chỉ tiêu lợi nhuận của đơn vị
- Rủi ro tiếp theo là giá mua hàng hóa đầu vào do chủng loại đa dạng và chất lượng khác nhau (mùa vụ, vùng nguyên liệu, thời gian thu hoạch, độ ẩm, tỷ lệ gãy vụn…) nên giá mua hàng hóa cũng rất đa dạng, tùy thuộc vào thời điểm thị trường.
- Thanh toán tiền hàng cũng là một rủi ro liên quan phải kể đến, gạo là một mặt hàng đặc thù nên khi mua hàng cần phải ứng trước cho người bán,đơn vị cung ứng Tùy theo đối tượng bán mà đơn vị đặt ra mức tạm ứng trước cho từng đối tượng (quy mô nhà cung ứng, khả năng cung cấp,uy tín và tính thâm niên trong ngành…), từng hợp đồng (tiến độ thu mua)với tỷ lệ khác nhau nhằm đảm bảo rủi ro mất vốn.
- Chi phí phát sinh trong quá trình thu mua, vận chuyển hàng hóa, lưu kho và xuất bán bao gồm: chi phí đóng bao, bốc xếp, vận chuyển, chất cây, đổ bồ…theo từng công đoạn cần được quy định chi tiết, rõ ràng thuận tiện cho việc theo dõi, hạch toán và kiểm tra giám sát.
2.2.1.3 Thủ tục kiểm soát chi phí GVHB (mặt hàng gạo) tại Công ty Cổ phần Thương Mại Kiên Giang
Việc kiểm soát chi phí GVHB có thể được thực hiện gắn liền với kiểm soát hàng tồn kho (từ quá trình mua hàng đến quá trình bán hàng) do đó thủ tục kiểm soát chi phí GVHB được thực hiện như sau: Đề nghị mua hàng từ nhân viên thu mua trực thuộc phòng Kế hoạch kinh doanh phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt trước khi thực hiện. Đánh giá năng lực, uy tín của đơn vị cung ứng trước khi ký hợp đồng, đặt hàng.
Thủ kho chỉ nhập hàng vào kho khi đối chiếu với yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt, đơn đặt hàng và hợp đồng, kiểm tra số lượng, chủng loại, chất lượng đúng với các hồ sơ, chứng từ trên.
Kế toán kho kết hợp với thủ kho kiểm tra, đối chiếu các chứng từ, hóa đơn khớp số liệu với nhau và đúng với thực tế nhập kho thì mới thực hiện ghi sổ và mở sổ theo dõi chi tiết cho nghiệp vụ mua hàng với các đối tượng liên quan. Mỗi tháng bộ phận mua hàng và kế toán kho phải thực hiện đối chiếu số liệu theo báo cáo nhập hàng.
Trong ngày hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho phải được luân chuyển đến phòng Tài chính kế toán để ghi sổ Kế toán phải kiểm tra hóa đơn (loại hàng hóa, số lượng, đơn giá…) khớp với hợp đồng, phiếu nhập kho.
Kế toán thanh toán thực hiện chi trả khi có yêu cầu thanh toán từ nhà cung ứng cùng với hợp đồng, đề nghị chuyển tiền thanh toán có xác nhận của Trưởng phòng Kế hoạch kinh doanh và Ban Tổng Giám đốc phê duyệt.
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH
Mục đích hoàn thiện công tác KSNB chi phí kinh doanh
Theo nội dung đã phân tích ở chương 2, tại Công ty Cổ phần Thương Mại Kiên Giang, việc kiểm soát tốt CPKD với mục đích sẽ góp phần giúp công ty tối đa hóa lợi nhuận Bởi lẽ việc kiểm soát tốt CPKD sẽ giúp công ty tiết kiệm được các nguồn lực về chi phí, giảm giá thành dịch vụ từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh so với các đối thủ trong lĩnh vực.
Bên cạnh đó việc hoàn thiện công tác KSNB chi phí kinh doanh còn chú trọng đến việc hoàn thiện các thủ tục kiểm soát hiện đang áp dụng Qua đó nâng cao tính hữu hiệu của công tác quản lý, tính hiệu quả và kinh tế của các nội dung phát sinh chi phí tại đơn vị Mặt khác việc hoàn thiện công tácKSNB này nhằm nâng cao trình độ năng lực của đội ngũ cán bộ, theo dõi và khắc phục kịp thời các sai sót trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nguyên tắc hoàn thiện công tác KSNB chi phí kinh doanh
- Phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, thiết thực và có hiệu quả, nâng cao năng suất lao động, tối giản hóa thủ tục và quy trình nghiệp vụ;
- Phù hợp với đặc điểm hoạt động, chức năng, nhiệm vụ; phù hợp với quy mô, địa bàn hoạt động phân tán và lĩnh vực kinh doanh của công ty nhằm phục vụ tốt yêu cầu quản lý trong đơn vị;
MỘT SỐ CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KIÊN GIANG
- Đảm bảo nguyên tắc khách quan, tài liệu thông tin kế toán phải đầy đủ, chính xác, kịp thời, có những bằng chứng tin cậy, các chứng từ ghi sổ kế toán phải hợp pháp, hợp lệ;
- Đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và quản lý, tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức bộ máy quản lý.
3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KIÊN GIANG
3.2.1 Hoàn thiện hệ thống các định mức, quy chế chi tiêu nội bộ
Theo nội dung đã phân tích đánh giá nhược điểm tại cuối chương 2, một trong các hạn chế lớn nhất hiện nay của công ty đó là thiếu đi các quy định chặt chẽ về hệ thống các khoản định mức chi tiêu nội bộ trong đó có các chi phí có liên quan đến quản lý kinh doanh như định mức công tác phí lưu trú, điện thoại, chi phí khánh tiết, tiếp khách Công ty thiếu đi các quy trình mua sắm CCDC, tài sản qua tham mưu từ các phòng ban qua các bản báo giá mà giao thẳng cho cán bộ văn phòng Do đó tác giả đã đề xuất việc xây dựng hệ thống các quy định chi tiết trình như sau :
Công tác phí được thanh toán trên cơ sở quyết định cử đi công tác của Tổng Giám đốc kèm theo giấy đi đường có xác nhận nơi đến và hóa đơn chứng từ khác có liên quan gồm :
- Tổng Giám đốc được thanh toán theo hoá đơn thực tế
- Phó Tổng Giám đốc và Trưởng các phòng được thanh toán theo hóa đơn với mức loại phòng không quá 450.000đồng/ngày
- Đi công tác theo đoàn phải thuê phòng tập thể
- Định mức quy định về thanh toán tiền thuê phòng ngủ của CBCNV công ty đi công tác theo từng địa bàn cụ thể như sau : (phải có hóa đơn hợp pháp)
+ TP Hà Nội và TP Hồ Chí Minh: Mức tối đa không quá 550.000đ/ngày + Tại các Thành phố trực thuộc Trung ương không quá 650.000đ/ngày đêm/phòng 2 người; 500.000 đ/ngày đêm/phòng 1 người.
+ Tại các tỉnh, thành phố còn lại không quá 450.000 đ/ngày đêm/phòng
2 người; 400.000 đ/ngày đêm/phòng 1 người.
Tiền vé và lệ phí :
- Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc được thanh toán theo hoá đơn thực tế
- Các Trưởng phòng và CBCNV được thanh toán với phương tiện như : tàu hoả, xe ôtô theo tiền vé hành trình thực tế.
- Trường hợp CBNV đi công tác do phía đối tác đài thọ thì không được thanh toán tiền vé và phương tiện đi lại.
Phụ cấp công tác phí :
- Đối với Phó Tổng Giám đốc, các trưởng phòng đi công tác ngoài tỉnh Kiên Giang áp dụng mức tính 200.000đồng/ ngày
- Đối với CBNV Công ty đi công tác trong tỉnh Kiên Giang áp dụng mức tính 80.000đồng/ngày
- Những ngày đi công tác do phía đối tác đài thọ không được thanh toán phục cấp công tác phí.
- Ngoài trừ Tổng Giám đốc, Phó Tổng giám đốc được quyền thực hiện việc tiếp khách phục vụ công tác đối ngoại doanh nghiệp thì tất cả các trường hợp khác phải có sự phê duyệt và đồng ý của Tổng Giám đốc mới được xem là hợp lệ.
- Chi phí tiếp khách của Tổng Giám đốc thanh toán theo hoá đơn thực tế.
- Phó Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng, các Trưởng phòng được thanh toán chi phí tiếp khách theo trên cơ sở đồng ý của Tổng Giám đốc.
- Riêng Chi phí tiếp khách của Trưởng phòng Kinh doanh được thanh toán theo định mức không quá 1.500.000 đồng/quý.
3.2.1.3 Chi về mua sắm TSCĐ, CCDC, sữa chữa nhỏ
- Chi phí mua sắm TSCĐ :
+ Thực hiện theo nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty và quy định của Nhà nước
+ Khi bộ phận có nhu cầu mua sắm TSCĐ phải lập tờ trình đề xuất Giám đốc công ty phê duyệt và phải thực hiện việc tham khảo giá của ít nhất từ 02 cơ sở cung ứng trở lên để lựa chọn được nhà cung ứng tốt nhất.
- Chi phí khấu hao và và sữa chữa lớn:
Theo phê duyệt trực tiếp của Tổng Giám đốc Công ty khi có đề xuất của các bộ phận có liên quan đến nhu cầu mua sắm TSCĐ và sửa chữa TSCĐ
- Chi phí văn phòng phẩm, dụng cụ lao động:
Hàng tháng Phòng Tài chính Kế toán lập dự toán mua sắm và báo cáo tình tình sử dụng văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ trình Tổng Giám đốc
- Nguyên tắc thực hiện : a Các trường hợp phải ký hợp đồng
+ Tổng giá trị mua sắm từ 10 triệu đồng trở lên
+ Hàng hoá yêu cầu chất lượng cao và điều kiện bảo hành
+ Mua sắm có tính chất thường xuyên ổn định
Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính kế toán có trách nhiệm khảo sát giá, phải đề xuất từ 02 cơ sở cung ứng trở lên để lựa chọn nhà cung ứng tốt nhất b Quản lý, cấp phát sử dụng, kiểm kê;
+ Văn phòng Công ty đảm trách việc mua sắm và quản lý văn phòng phẩm, công cụ lao động.
+ Hàng hoá mua về phải được nhân viên kế toán và nhân viên thủ kho kiểm nhận số lượng, chất lượng trước khi nhập kho.
+ Hàng hoá nhập, xuất kho phải viết phiếu theo mẫu và viết thành 2 liên
01 liên lưu Phòng Tài chính kế toán 01 nhân viên thủ kho giữ.
+ Định kỳ hoặc đột xuất thực hiện kiểm kê kho theo quyết định của Tổng Giám đốc.
+ Các công cụ lao động không còn sử dụng, Văn phòng Công ty đề nghị Tổng Giám đốc xem xét bán thanh lý.
- Văn phòng Công ty xây dựng định mức sử dụng văn phòng phẩm trình Tổng Giám đốc ký.
3.2.2 Hoàn thiện công tác KSNB đối với chi phí giá vốn hàng bán tại công ty
Như đã phân tích trong phần trình bày về thực trạng, trong chi phí GVHB chi phí chiếm tỷ trọng lớn đặc biệt là chi phí giá vốn hàng bán mặt hàng gạo vẫn còn tồn tại các rủi ro thất thoát, gian lận gây tốn kém chi phí cho công ty Tác giả đi vào hoàn thiện thủ tục kiểm soát của một số các khoản chi phí cụ thể như sau :
Sự phân chia trách nhiệm: có áp dụng các nguyên tắc phân công, phân nhiệm và bất kiêm nhiệm nhằm hạn chế, ngăn chặn sự gian lận
Về các chính sách thu mua gạo như chính sách về đặt hàng, chủng loại gạo, số lượng, chất lượng, giá cả…
Quy định về quy trình mua hàng: căn cứ trên các hợp đồng giao dịch bán, xuất khẩu gạo (chủng loại, số lượng, phẩm chất…) cán bộ thu mua tại phòng kế hoạch kinh doanh soạn thảo phiếu đề nghị mua hàng, sau đó gửi cho bộ phận mua hàng Bộ phận mua hàng sẽ căn cứ theo phiếu đề nghị mua hàng xem xét nhu cầu mua hàng và lựa chọn đơn vị cung ứng (theo danh sách các đơn vị cung ứng đã được thẩm định và phê duyệt chấp thuận giao dịch) phù hợp với chính sách của Công ty xin ý kiến lãnh đạo phòng kế hoạch kinh doanh trước khi soạn thảo hợp đồng, đơn đặt hàng và trình ký phê duyệt Kiểm soát việc nhận hàng: Khi nhận được hàng, bộ phận nhận hàng (kho) phải kiểm tra về số lượng, chủng loại, chất lượng, thời gian hàng đến và các điều kiện khác Thực hiện đối chiếu với đơn đặt hàng, hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất kho từ đơn vị cung ứng làm căn cứ để lập phiếu nhập kho.
Bảo quản hàng hóa và xuất kho: Từ khi nhận về, hàng được lưu trữ tại kho cho đến khi xuất ra để bán, vì vậy cần phải xác lập một quy trình bảo quản tồn trữ với các quy định về cách thức phân loại, tỷ lệ hao hụt trong bảo quản để giảm thiểu rủi ro các chi phí tồn kho cũng như kiểm soát chặt chẽ, ngăn chặn tình trạng thất thoát hàng hóa.
Kiểm soát quá trình xuất bán: xem xét phương pháp đánh giá, xác định giá trị gạo tồn kho xuất bán, kiểm tra đối chiếu các thông tin số lượng, chủng loại trên đề nghị xuất kho, hợp đồng bán…
Kiểm kê gạo tồn kho và xử lý chênh lệch: mỗi quý phải thực hiện kiểm kê kho hàng Việc kiểm kê hàng tồn kho do cán bộ các phòng ban có liên quan (phòng kế hoạch kinh doanh, phòng tài chính kế toán, phòng xuất khẩu và bộ phận kho) có trách nhiệm thực hiện Mọi chênh lệch giữa các số liệu trên sổ sách so với thực tế phải được báo cáo cho lãnh đạo Công ty để làm rõ nguyên nhân và xử lý thỏa đáng