. Tính cấp thiết của đề tài Kiểm soát nội bộ về chi phí là vấn đề quan tâm hàng đầu của nhà quản lý doanh nghiệp, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít là chịu ảnh hưởng trực tiếp từ những chi phí đã bỏ ra. Nếu kiểm soát tốt các chi phí sẽ giúp cho doanh nghiệp hạn chế thấp nhất những rủi ro trong công tác quản lý chi phí. Ngược lại, nếu doanh nghiệp không kiểm soát được chi phí thì sẻ gây thất thoát và tệ hơn sẽ đẩy doanh nghiệp vào con đường phá sản. Do đó, kiểm soát chi phí là vấn đề quan trọng và mang tính sống còn đối với doanh nghiệp. Xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế thế giới đã mang đến cho các doanh nghiệp Việt Nam những vận hội mới để phát triển nhưng đồng thời cũng chứa đựng trong lòng nó nhiều thách thức. Hơn bao giờ hết để vượt qua những thách thức mang tính cạnh tranh khốc liệt này đòi hỏi các doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc áp dụng kỹ thuật công nghệ tiên tiến, nâng cao chất lượng, đa dạng hóa sản phẩm...mà còn phải sử dụng các phương pháp để kiểm soát tốt chi phí nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Việc kiểm soát chi phí là điều quan trọng của nước ta hiện nay. Kiểm soát chi phí là một trong những chức năng quan trọng trong quá trình quản lý cùa doanh nghiệp. Công tác kiểm soát về chi phí thường xuyên, chặt chẽ, khoa học sẽ giúp cho doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, nó là công cụ hữu hiệu để điều chỉnh các hoạt động của doanh nghiệp, cung cấp những thông tin hữu ích cho nhà quản lý, đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn nhằm đảm bảo và tăng cường hiệu quả hoạt động, đảm bảo và tăng cường độ tin cậy của các báo cáo tài chính, cũng như sự tuân thủ luật pháp. Xí nghiệp In Hồ Văn Tẩu Kiên Giang là một đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh với chức năng tạo ra những sản phẩm in ấn các loại nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàngnên gặp phải sự cạnh tranh mạnh mẽ của rất nhiều doanh nghiệp trong tỉnh và ngoài tỉnh. Trong bối cảnh đó, muốn tồn tại và phát triển đòi hỏi Xí nghiệp In Hồ Văn Tẩu Kiên Giang phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến công nghệ,và quan trọng là cách quản lý chi phí…Trước tình hình đó việc mở rộng qui mô sản xuất kinh doanh, đổi mới công nghệ đặt ra nhiều vấn đề, và muốn thực hiện được điều đó thì công tác kiểm soát chi phí sản xuất là một vấn đề được quan tâm hàng đầu tại doanh nghiệp. Trong những năm qua Xí nghiệp cũng đã tổ chức công tác kiểm soát nội bộ chi phí, tuy nhiên hoạt động này chỉ mới dừng lại ở xây dựng kế hoạch kiểm soát nội bộ chi phí, thực hiện giám sát một số chi phí tại doanh nghiệp. Vì thế tính hiệu quả trong công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Xí nghiệp In Hồ Văn Tẩu chưa thực sự phát huy hiệu quả. Vì vậy, kiểm soát chi phí sản xuất, ngoài việc giám sát thực hiện các chính sách, thủ tục của đơn vị đã được thiết lập, việc phân tích biến động của chi phí sản xuất giữa thực tế và dự toán để đưa ra các biện pháp quản lý chi phí sản xuất chặt chẽ, hiệu quả là rất cần thiết đối với doanh nghiệp sản xuất. Nhận thấy rõ sự cần thiết đó, nên là một thành viên của Xí Nghiệp Tôi mong muốn được góp một phần trong việc xây dựng Xí nghiệp ngày càng lớn mạnh hơn. Qua quá trình nhận thấy những hạn chế trong công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Xí nghiệp nên tôi chọn đề tài : “Hoàn Thiện Công Tác Kiểm Soát Chi phí Sản Xuất Tại Xí Nghiệp In Hồ Văn Tẩu Kiên Giang” để nghiên cứu.
Tính cấp thiết của đề tài
Kiểm soát nội bộ về chi phí là vấn đề quan tâm hàng đầu của nhà quản lý doanh nghiệp, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít là chịu ảnh hưởng trực tiếp từ những chi phí đã bỏ ra Nếu kiểm soát tốt các chi phí sẽ giúp cho doanh nghiệp hạn chế thấp nhất những rủi ro trong công tác quản lý chi phí. Ngược lại, nếu doanh nghiệp không kiểm soát được chi phí thì sẻ gây thất thoát và tệ hơn sẽ đẩy doanh nghiệp vào con đường phá sản Do đó, kiểm soát chi phí là vấn đề quan trọng và mang tính sống còn đối với doanh nghiệp.
Xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế thế giới đã mang đến cho các doanh nghiệp Việt Nam những vận hội mới để phát triển nhưng đồng thời cũng chứa đựng trong lòng nó nhiều thách thức Hơn bao giờ hết để vượt qua những thách thức mang tính cạnh tranh khốc liệt này đòi hỏi các doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc áp dụng kỹ thuật công nghệ tiên tiến, nâng cao chất lượng, đa dạng hóa sản phẩm mà còn phải sử dụng các phương pháp để kiểm soát tốt chi phí nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình
Việc kiểm soát chi phí là điều quan trọng của nước ta hiện nay Kiểm soát chi phí là một trong những chức năng quan trọng trong quá trình quản lý cùa doanh nghiệp Công tác kiểm soát về chi phí thường xuyên, chặt chẽ, khoa học sẽ giúp cho doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, nó là công cụ hữu hiệu để điều chỉnh các hoạt động của doanh nghiệp, cung cấp những thông tin hữu ích cho nhà quản lý, đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn nhằm đảm bảo và tăng cường hiệu quả hoạt động, đảm bảo và tăng cường độ tin cậy của các báo cáo tài chính, cũng như sự tuân thủ luật pháp.
Xí nghiệp In Hồ Văn Tẩu Kiên Giang là một đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh với chức năng tạo ra những sản phẩm in ấn các loại nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàngnên gặp phải sự cạnh tranh mạnh mẽ của rất nhiều doanh nghiệp trong tỉnh và ngoài tỉnh Trong bối cảnh đó, muốn tồn tại và phát triển đòi hỏi Xí nghiệp In Hồ Văn Tẩu Kiên Giang phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến công nghệ,và quan trọng là cách quản lý chi phí…Trước tình hình đó việc mở rộng qui mô sản xuất kinh doanh, đổi mới công nghệ đặt ra nhiều vấn đề, và muốn thực hiện được điều đó thì công tác kiểm soát chi phí sản xuất là một vấn đề được quan tâm hàng đầu tại doanh nghiệp Trong những năm qua Xí nghiệp cũng đã tổ chức công tác kiểm soát nội bộ chi phí, tuy nhiên hoạt động này chỉ mới dừng lại ở xây dựng kế hoạch kiểm soát nội bộ chi phí, thực hiện giám sát một số chi phí tại doanh nghiệp Vì thế tính hiệu quả trong công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại
Xí nghiệp In Hồ Văn Tẩu chưa thực sự phát huy hiệu quả Vì vậy, kiểm soát chi phí sản xuất, ngoài việc giám sát thực hiện các chính sách, thủ tục của đơn vị đã được thiết lập, việc phân tích biến động của chi phí sản xuất giữa thực tế và dự toán để đưa ra các biện pháp quản lý chi phí sản xuất chặt chẽ, hiệu quả là rất cần thiết đối với doanh nghiệp sản xuất.
Nhận thấy rõ sự cần thiết đó, nên là một thành viên của Xí Nghiệp Tôi mong muốn được góp một phần trong việc xây dựng Xí nghiệp ngày càng lớn mạnh hơn Qua quá trình nhận thấy những hạn chế trong công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Xí nghiệp nên tôi chọn đề tài : “Hoàn Thiện Công Tác
Kiểm Soát Chi phí Sản Xuất Tại Xí Nghiệp In Hồ Văn Tẩu Kiên Giang” để nghiên cứu.
Mục tiêu nghiên cứu
- Mục tiệu nghiên cứu: Đưa ra các giải pháp nhằm Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Xí nghiệp in Hồ Văn Tẩu Kiên Giang.
+ Hệ thống hóa, tổng hợp những lí luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí và đặc điểm công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại các doanh nghiệp sản xuất.
+ Thu thập thông tin, chứng từ tài liệu để đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Xí nghiệp in Hồ Văn Tẩu Kiên Giang Rút ra các hạn chế, tồn tại và nguyên nhân của những hạn chế liên quan đến công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Xí nghiệp in Hồ Văn Tẩu Kiên Giang.
+ Đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại
Xí nghiệp in Hồ Văn Tẩu Kiên Giang.
Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện việc nghiên cứu, luận văn sử dụng các phương pháp như: phương pháp phỏng vấn, thu thập thông tin tài liệu và phân tích xử lý số liệu là những phương pháp cơ bản.
- Phương pháp phỏng vấn: Đây là một phương pháp thu thập thông tin dựa trên cơ sở quá trình giao tiếp bằng lời nói có tính đến mục đích đặt ra.Trong cuộc phỏng vấn, tác giả nêu ra những câu hỏi cần thiết để phục vụ công trình nghiên cứu đề tài, đối tượng được phỏng vấn ở đây là những nhân viên trong phòng kế toán, nhân viên kỹ thuật và quản lý có trình độ chuyên môn tại
Xí Nghiệp in Hồ Văn Tẩu.
- Phương pháp mô hình hóa: Phương pháp này được tác giả sử dụng để mô tả lại một cách ngắn gọn và rõ ràng các nội dung như sơ đồ cấu trấu tổ chức quản lý của Xí nghiệp, sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán,
- Phương pháp thu thập số liệu và xử lý số liệu: Phương pháp này được sử dụng để tiến hành tổng hợp, so sánh, phân tích số liệu từ các chứng từ sổ sách thu thập được Là phương pháp sử dụng nhằm có được hệ thống số liệu cần thiết , là quá trình tập hợp thông tin số liệu theo những tiêu chí cụ thể nhằm làm rõ những vấn đề, nội dung liên quan đến lĩnh vực cần nghiên cứu trong đề tài, thực hiện tập hợp số liệu theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu đã được xác định Sau khi có được thông tin số liệu cần thiết phục vụ cho đề tài sau đó tác giả sẽ dựa vào đó phân tích số liệu Cụ thể, ở đây là những thông tin số liệu, chứng từ liên quan đến công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Xí nghiệp in Hồ Văn Tẩu.
Bố cục luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm có 3 chương :
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Xí nghiệp in Hồ Văn Tẩu.
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Xí nghiệp in Hồ Văn Tẩu.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ là một thể thức bên trong đơn vị, do người của đơn vị kiểm soát xem nhân viên làm đúng hay sai những thể thức đã được quy định trong quy chế đã được đề ra khi thực hiện hoạt động Kiểm soát có thể được hiểu là công việc rà soát để điều hành toàn bộ hoạt động, là tổng hợp những cách thức điều tiết, đo lường các hành vi để nắm bắt việc điều hành mọi hoạt động của đơn vị.
Công tác kiểm soát nội bộ thực chất là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đề ra một cách hợp lý Có thể hiểu đơn giản, công tác kiểm soát là hệ thống của tất cả những gì mà một tổ chức cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh Các bước kiểm soát là các biện pháp được tiến hành để xem xét và khẳng định các biện pháp quản lý khác có được tiến hành hiểu quả và thích hợp hay không.
“Kiểm soát nội bộ là một hệ thống các biện pháp kiểm tra hoàn chỉnh về tài chính và các mặt khác do Ban lãnh đạo đặt ra nhằm thực hiện công việc kinh doanh của doanh nghiệp một cách quy cũ và có hiệu suất, đảm bảo chắc chắn việc tuân thủ triệt để các chính sách quản lý, bảo vệ tài sản và đảm bảo ghi chép sổ sách đầy đủ, chính xác nhất” (theo APC Auditing Guideline,
Còn theo COSO: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:
(1) Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động
(2) Sự tin cậy của báo cáo tài chính
(3) Sự tuân thủ pháp luật và các quy định”
Qua các định nghĩa trên cho thấy kiểm soát nội bộ được các nhà quản lý thiết lập để điều hành mọi nhân viên, mọi hoạt động và kiểm soát không chỉ giới hạn trong chức năng tài chính, kế toán mà nó còn phải kiểm soát mọi chức năng khác như về hành chính, quản lý sản xuất và hoạch định.
1.1.2 Chức năng của kiểm soát nội bộ
- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp đạt hiệu quả.
- Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó.
- Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải quyết.
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các bộ phận của Doanh nghiệp.
- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh.
- Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan.
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
1.1.3 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Trong các doanh nghiệp, công tác kiểm soát là một hệ thống các chính sách, các biện pháp kiểm soát và thủ tục kiểm soát được xây dựng để thực hiện các mục tiêu:
- Bảo vệ tài sản của đơn vị, hạn chế việc mất cắp, hư hại và sử dụng tài sản không đúng mục đích.
- Các thông tin kế toán được cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời, chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động của đơn vị.
- Đảm bảo hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý.
- Bảo đảm việc thực hiện các chính sách của đơn vị cũng như việc tuân thủ các chế độ pháp lý.
Trong các mục tiêu trên thì hai mục tiêu đầu quan tâm chủ yếu đến lĩnh vực kế toán và hai mục tiêu sau đặt trọng tâm vào lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp.Như vậy, các mục tiêu của công tác kiểm soát rất rộng, bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị.
1.1.4 Các yếu tố cấu thành của kiểm soát nội bộ
Dù có sự khác biệt đáng kể về việc tổ chức và xây dựng hệ thống KSNB giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất, hoạt động, mục tiêu Tuy nhiên bất kỳ một hệ thống KSNB nào cũng bao gồm 5 yếu tố:
- Thông tin và truyền thông
- Giám sát a Môi trường kiểm soát
Phản ánh sắc thái chung của đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị, là nền tảng đối với bộ phận khác của kiểm soát nội bộ Các nhân tố chính:
- Tính chính trực và giá trị đạo đức: nhà quản lý cần xây dựng những chuẩn mực đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn, nhà quản lý cần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến những quy định đến mọi thành viên có kiến thức và kinh nghiệm phù họp với nhiệm vụ được giao.
- Đảm bảo về năng lực: là đảm bảo nhân viên có được kỹ năng và hiểu biết để thực hiện nhiệm vụ.
- Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm soát: ủy ban này không tham gia vào việc điều hành mà có vai trò trong thực hiện các mục tiêu, giám sát việc tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, đảm bảo độc lập của kiểm toán nội bộ với các bộ phận quản lý trong doanh nghiệp.
- Cơ cấu tổ chức: là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các giữa các bộ phận trong đơn vị, một cơ cấu phù họp là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát, giám sát các hoạt động Cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ tổ chức và cằn phù họp với quy mô đặc thù hoạt động của đơn vị. Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức, nó cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị Do đó, đơn vị cần cụ thể hóa bằng văn bản về những quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận, từng nhân viên trong đơn vị.
- Chính sách nhân sự: là các chính sách, thủ tục của nhà quản lý về tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải Nhà quản lý chọn những nhân viên có đủ nhân lực, kinh nghiệm, đạo đức tốt thì góp phần lớn đến sự hữu hiệu và hiệu quả của môi trường kiểm soát. b Đánh giá rủi ro Đối với mọi hoạt động của đơn vị đều phát sinh những rủi ro và khó kiểm soát tất cả Vì vậy, các nhà quản lý cần đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu có thể không đạt được và cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây ra.
- Xác định mục tiêu của đơn vị: mục tiêu là điều kiên tiên quyết để đánh giá rủi ro Rủi ro ở đây được xác định lả rủi ro tác động khiến cho các mục tiêuđó có khả năng không thực hiện được.
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT
1.2.1 Những vấn đề cơ bản về chi phí sản xuất trong doanh nghiệp
1.2.1.1 Khái niệm chi phí sản xuất
Chi phí sản xuất kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí về lao động sống và lao động vật hóa mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ nhất định (tháng, quý, năm). Nói cách khác, chi phí là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.
1.2.1.2 Phân loại chi phí sản xuất
Việc phân loại chi phí được Doanh nghiệp áp dụng tùy theo đặc điểm sản xuất kinh doanh, quản lý và trình độ nghiệp vụ của mình sao cho hợp lý Do đó phân loại chi phí sản xuất chính là việc sắp xếp chi phí sản xuất vào từng loại, từng nhóm khác nhau theo những đặc tính nhất định.
* Phân loại chi phí sản xuất theo tính chất kinh tế (yếu tố chi phí)
Theo cách phân loại này, các chi phí có cùng nội dung, tính chất kinh tế được xếp chung vào một yếu tố, không kể đến chi phí phát sinh ở đâu hay dùng vào mục đích gì trong quá trình sản xuất.
- Để phục vụ cho việc tập hợp, quản lý chi phí theo nội dung kinh tế địa điểm phát sinh, chi phí được phân theo yếu tố Cách phân loại này giúp cho việc xây dựng và phân tích định mức vốn lưu động cũng như việc lập, kiểm tra và phân tích dự toán chi phí.
Theo quy định hiện hành ở Việt Nam, toàn bộ chi phí được chia làm 7 yếu tố:
+ Yếu tố nguyên liệu, vật liệu: bao gồm toàn bộ giá trị nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, công cụ dụng cụ sử dụng vào sản xuất kinh doanh (loại trừ giá trị dùng không hết nhập lại kho và phế liệu thu hồi cùng với nhiên liệu, động lực) Sắt, thép, tôn, nhôm, sơn, giấy phản quang + Yếu tố nhiên liệu, động lực sử dụng vào quá trình sản xuất kinh doanh trong kỳ (trừ số dùng không hết nhập lại kho và phế liệu thu hồi) Xăng, dầu, gas, oxy, bình khí
+ Yếu tố tiền lương và các khoản phụ cấp lương: phản ánh tổng số tiền lương và phụ cấp mang tính chất lượng phải trả cho người lao động
+ Yếu tố BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương và phụ cấp lương phải trả lao động.
+ Yếu tố khấu hao TSCĐ: phản ánh tổng số khấu hao TSCĐ phải trích trong kỳ của tất cả TSCĐ sử dụng cho sản xuất kinh doanh trong kỳ Nhà xưởng làm việc, máy móc thiết bị thi công, phương tiện vận tải, thiết bị dụng cụ quản lý
+ Yếu tố chi phí dịch vụ mua ngoài: phản ánh toàn bộ chi phí dịch vụ mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh Tiền điện, tiền nước, điện thoại + Yếu tố chi phí khác bằng tiền: phản ánh toàn bộ chi phí khác bằng tiền chưa phản ánh vào các yếu tố trên dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Việc phân loại sản phẩm sản xuất theo yếu tố chi phí cho biết kết cấu, tỷ trọng từng yếu tố sản xuất để phân tích, đánh giá tình hình thực hiện dự toán, là cơ sở để lập kế hoạch: Cung ứng vật tư, quỹ tiền lương, vốn để giúp cho việc thực hiện công tác kế toán cũng như công tác quản lý, chi phí sản xuất một cách nhanh chóng và chính xác.
*Phân loại chi phí sản xuất theo công dụng kinh tế chi phí (khoản mục chi phí)
Căn cứ vào các khoản mục chi phí khác nhau nhưng có mục đích và công dụng, không phân biệt chi phí đó có nội dung kinh tế để phân loại.
Có 4 khoản mục chi phí sau:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Gồm toàn bộ các khoản chi phí nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu tham gia trực tiếp vào sản xuất chế tạo sản phẩm hay thực hiện lao vụ, dịch vụ.
- Chi phí nhân công trực tiếp: Gồm toàn bộ các khoản thù lao phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất như: Lương, phụ cấp lương, các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ).
- Chi phí sử dụng máy thi công: Bao gồm toàn bộ các khoản chi phí doanh nghiệp bỏ ra có liên quan tới việc sử dụng máy thi công phục vụ cho việc vận chuyển, phục vụ công trình như: tiền khấu hao máy móc thiết bị, tiền thuê máy, lương công nhân điều khiển máy, chi phí về nhiên liệu dùng cho máy thi công
- Chi phí sản xuất chung: toàn bộ chi phí phát sinh trong phân xưởng (trừ
3 loại chi phí trên) bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý phân xưởng, chi phí khấu hao, chi phí cho điện thoai, điện nước và các chi phí bằng tiền khác.
Vì vậy, phân loại theo khoản mục chi phí có tác dụng phục vụ cho quản lý chi phí sản xuất theo định mức, cung cấp số liệu cho công ty tính giá thành sản phẩm, lập kế hoạch giá thành và định mức chi phí sản xuất cho kỳ sau. Phân loại theo mối quan hệ chi phí và khối lượng công việc
Theo cách phân loại này thì chi phí được chia thành: chi phí cố định, chi phí biến đổi và chi phí hỗn hợp.
- Chi phí cố định (chi phí bất biến): là loại chi phí mà tổng số không thay đổi khi có sự thay đổi về khối lượng hoạt động.
- Chi phí biến đổi (chi phí khả biến, biến phí): các chi phí thay đổi về tổng số tỷ lệ với sự thay đổi của mức độ hoạt động.
- Chi phí hỗn hợp: chi phí mà nó bao gồm cả định phí và biến phí.
Cách phân loại này có ý nghĩa quan trọng giúp nhà quản trị nắm được mô hình chi phí - khối lượng - lợi nhuận để xác định điểm hòa vốn, nhằm đưa ra giải pháp tối ưu trong kinh doanh, nâng cao hiệu quả chi phí, làm hạ giá thành sản phẩm.
*Phân loại chi phí theo mối quan hệ chi phí với đối tượng chịu chi phí
NỘI DUNG CỦA KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG
1.3.1 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
* Mục tiêu kiểm soát Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thì mục tiêu cần đạt tới đó là:
- Tổng chi phí thực tế phát sinh không vượt quá dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
- Đảm bảo hiệu quả việc quản lý nguyên vật liệu trong kho và tại nơi sản xuất.
- Đảm bảo vật tư không bị hư hỏng và sử dụng lãng phí, gây thất thoát tài sản của đơn vị.
Kiểm soát quá trình mua nguyên vật liệu nhập kho
- Phân chia trách nhiệm Để kiểm soát chặt chẽ chu trình mua NVL, cần có sự tham gia đầy đủ các bộ phận liên quan trong việc kiểm tra, kiểm soát và quản lý nhằm ngăn ngừa các sai sót, gian lận xảy ra trong quá trình mua NVL Việc phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận phải được thực hiện theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm Phải phân chia trách nhiệm giữa:
+ Chức năng mua hàng với chức năng nhận hàng nhằm ngăn chặn việc mua hàng kém chất lượng
+ Chức năng kiểm nhận hàng hóa và thủ kho để ngăn chặn việc nhận khống
+ Chức năng xét duyệt và chức năng mua hàng để ngăn chặn việc mua quá số lượng cần dùng cho sản xuất
- Kiểm soát lập kế hoạch đề nghị mua nguyên vật liệu
Cần quản lý về số lượng, chủng loại, quy cách, chất lượng, giá cả và chi phí thu mua cũng như kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu luôn được dự trữ ở một mức nhất định, hợp lý nhằm đảm bảo quá trình sản xuất liên tục Do vậy, doanh nghiệp phải xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu, việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại nguyên vật liệu nào đó sẽ gây tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật liệu ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển vốn và tiến độ sản xuất.
Yêu cầu mua nguyên vật liệu phải được người có thẩm quyền xét duyệt và phê chuẩn để hạn chế các quy định mua hàng không đúng mục đích, không đúng tiêu chuẩn, khối lượng.Phiếu yêu cầu mua hàng phải được đối chiếuđến tài khoản trên sổ cái để người đề nghị mua hàng có trách nhiệm về ngân sách chi.
- Kiểm soát việc đặt hàng nhà cung cấp
+ Tách biệt giữa chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng.+ Sau khi nhận phiếu yêu cầu mua vật liệu, bộ phận mua hàng sẽ kiểm tra lại lượng vật liệu trong kho, từ đó xem xét số lượng đề nghị mua có hợp lý hay không Sau đó bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung cấp để so sánh các điều kiện mua hàng, từ đó tìm ra nhà cung cấp tốt nhất và tham mưu cho giám đốc.
+ Từ sự tham mưu đó của các bộ phận mua hàng, bộ phận xét duyệt sẽ quyết định chọn nhà cung cấp và ký hợp đồng kinh tế hoặc hợp đồng mua bán Quá trình chọn nhà cung cấp phải xác định rõ ràng những trường hợp nào cần lựa chọn nhà cung cấp, những trường hợp nào cần đấu thầu, những trường hợp nào sử dụng chính sách liên kết để sàn lọc những nhà cung cấp với giá cả hạ thấp và chất lượng cao nhất
- Kiểm soát công tác mua nguyên vật liệu của nhân viên mua hàng
Căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng được lập và đã được duyệt, nhân viên ở bộ phận mua hàng sẽ thực hiện công tác mua nguyên vật liệu Nhân viên này là người hoàn toàn chịu trách nhiệm về các điều khoản trong hợp đồng mua hàng.
+ Nhân viên mua hàng phải kiểm tra nội dung của cả 3 liên hóa đơn giá trị gia tăng để đảm bảo chúng có cùng nội dung, đặc biệt là số tiền ghi trên hóa đơn và cùng lúc ký 3 liên để tránh gian lạn của người bán trốn thuế.
+ DN nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có thể có mối quan hệ với nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài dễ nảy sinh sự thông đồng.
Kiểm soát quá trình nhập kho nguyên vật liệu
Bộ phận kho có nhiệm vụ nhận vật liệu khi vật liệu được chuyển đến cho đơn vị Khi nhận bộ phận này phải kiểm tra số lượng, chất lượng, thời gian đến và điều kiện khác của nguyên vật liệu đúng trong phiếu yêu cầu mua hàng không rồi mới tiến hành lập thẻ kho.
Kiểm soát quá trình bảo quản vật tư và xuất kho
+ Xây dựng hệ thống nhà kho đảm bảo cho việc quản lý vật tư và xây dựng các định mức hao hụt, duy trì mức dự trữ vật tư hợp lý.
+ Quá trình bảo quản vật tư sau khi nhập được giao cho bộ phận kho, bộ phận này có chức năng giữ gìn, bảo quản hàng hóa, vật tư và định kỳ sẽ có tiến hành kiểm tra đối chiếu
+ Quá trình xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất cần có sự tham gia của bốn bộ phận: bộ phận sản xuất, bộ phận xét duyệt, bộ phận kế toán và kho Căn cứ vào nhu cầu sản xuất, bộ phận sản xuất sẽ lập phiếu yêu cầu xuất kho nguyên vật liệu chuyển đến cho giám đốc để xét duyệt Trên phiếu yêu cầu cần thể hiện đầy đủ các nội dung: lý do xuất kho, chủng loại vật liệu cần xuất, số lượng, quy cách…
Bộ phận xét duyệt: xem xét lý do xuất kho, yêu cầu xuất kho trên phiếu yêu cầu xuất kho nguyên vật liệu, đối chiếu với định mức hoặc các kế hoạch của đơn vị để duyệt đồng ý cho xuất hay không.
Bộ phận kế toán: Căn cứ vào phiếu yêu cầu xuất kho đã được duyệt, kế toán sẽ lập phiếu xuất kho và chuyển lại cho bộ phân xét duyệt để ký cho xuất kho, sau đó chuyển đến bộ phận kho
Bộ phận kho: Căn cứ vào phiếu xuất kho đính kèm phiếu yêu cầu xuất kho, thủ kho sẽ tiến hành xuất kho nguyên vật liệu cho bộ phận sản xuất
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ XÍ NGHIỆP IN HỒ VĂN TẨU
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
- Tên: Xí nghiệp In Hồ Văn Tẩu -CN Công Ty TNHH MTV Xổ Số Kiến Thiết Kiên Giang
- Địa chỉ: Số 1228 Nguyễn Trung Trực, Phường An Bình, Thành Phố Rạch Gía, Tỉnh Kiên Giang.
Hình thức pháp lý: Là đơn vị hạch toán bán độc lập, có con dấu riêng, hoạt động sản xuất kinh doanh dưới quyền công ty chủ quản là Công Ty TNHH MTV Xổ Số Kiến Thiết Kiên Giang.
Là một bộ phận của ngành in gắn liền với cuộc khánh chiến gian khổ trên quê hương, trãi qua 75 năm (1946-2021) gian truân khổ nhọc từ những khuôn in bột, in ”quay guốc” khắc gỗ thô sơ Rồi những trang giấy đánh máy được in trên máy Romeno đã tích cực nhân bản, sao chép chủ trương chính sách của Đảng của Cách mạng đưa tới tận nơi góp phấn thúc đẩy phong trào cách mạng phát triển Cách mạng tháng 8 năm 1945 thành công, thực dân Pháp bội ước các hiệp định tạm thời, quay lại đàn áp cách mạng còn non trẻ phần lớn lực lượng cách mạng đi vào chiến khu: U Minh, rừng tràm Hà Tiên ngành in cũng ra bưng biền phục vụ kháng chiến.
Một chặng đường 75 năm hình thành và phát triển Xí nghiệp in Hồ VănTẩu đã nhiều lần thay đổi tên gọi cũng như địa điểm hoạt động: Từ nhà in tỉnhRạch Giá được thành lập vào tháng 6 năm 1946, rồi đến nhà in Long Châu Hà năm 1951 sau đó là nhà in Hồ Văn Tẩu đến ngày nay Hồ Văn Tẩu là tên gọi của một chiến sĩ cách mạng đã hi sinh anh dũng trong sự nghiệp đấu tranh giải phóng dân tộc, giải phóng đất nước.
Năm 1975 Miền Nam hoàn toàn giải phóng, đất nước độc lập thống nhất, lịch sử chuyển sang giai đoạn mới: Giai đoạn xây dựng và bảo vệ tổ quốc, ngành in tiếp tục với những công việc khó khăn chồng chất Tập thể cán bộ nhân viên Xí nghiệp đã cùng nhau vượt qua những ngày tháng vất vả, khó khăn, thiếu thốn chung của đất nước trong giai đoạn còn bao cấp thiếu giấy phải chắc góp từng cuộn giấy vụn và cứ như thế những trang báo hừng hực khí thế cách mạng, từ đây chảy về khắp nẻo mang tiếng nói ấm áp hình người của Đảng, của Nhà nước động viên xây dựng và bảo vệ quê hương.
Chấp hành chủ trương sắp xếp lại doanh nghiệp trong tỉnh, Xí nghiệp in
Hồ Văn Tẩu được sát nhập vào Công Ty Sổ Xố Kiến Thiết Kiên Giang vào đầu tháng 12 năm 2002, mục đích sát nhập nhằm tạo điều kiện thuận lợi về vốn để đầu tư thiết bị máy móc, mở rộng năng cao năng lực sản xuất của Xí Nghiệp để thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị trước mắt cũng như lâu dài.
Hôm nay Xí nghiệp in Hồ Văn Tẩu là một đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán bán độc lập, có con dấu và tài khoản riêng Công ty chủ quản trực tiếp của Xí nghiệp in là Công Ty Xổ Số Kiến Thiết Kiên Giang.
Hoạt động chủ yếu của Xí nghiệp là sản xuất kinh doanh những sản phẩm ngành in Xí nghiệp hoạt động với mục đích đáp ứng nhu cầu của khách hàng, vì thế hoạt động nâng cao năng lực cạnh tranh của sản phẩm là một nhiệm vụ không ngừng và hết sức quan trọng, sản phẩm đáp ứng nhu cầu về chất lượng mẫu mã đẹp mắt, làm hài lòng khách hàng là yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của Xí nghiệp.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Xí nghiệp
2.1.2.1 Chức năng của Xí nghiệp
Xí nghiệp in Hồ Văn Tẩu hoạt động với mục đích in vé số, sách, báo, tạp chí, biểu mẫu, tài liệu tuyên truyền, chứng từ hóa đơn tự in, bao bì, nhãn hàng hóa, lịch tết,…phục vụ nhu cầu của khách hàng là cơ quan nhà nước, công ty, doanh nghiệp, cá nhân.
2.1.2.2 Nhiệm vụ của Xí nghiệp
Xí nghiệp có trách nhiệm thực hiện sản xuất kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký, thực hiện đúng chế độ kế toán, thống kê do nhà nước quy định, thực hiện chế độ kiểm toán và nghĩa vụ tài chính theo đúng quy định của pháp luật.
Xí nghiệp có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch, không ngừng nâng cao hiệu quả mở rộng sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực nghành in.
Sản xuất ra các loại ấn phẩm ngày càng chất lượng và mẫu mã đẹp mắt hơn, phong phú hơn theo sự phát triển của thị trường.
Xí nghiệp phải lập hợp đồng kinh tế theo giấy phép sản xuất đối với tất cả các ấn phẩm In đúng theo hợp đồng đã ký và giấy phép của cơ quan có thẩm quyền.
Khi in Xí nghiệp phải tuân thủ đúng các điều khoản đã quy định tại quy chế tổ chức quản lý và hoạt động của ngành in do Bộ văn hóa thông tin ban hành và các thủ tục khác có liên quan đến thủ tục in ấn.
Xí nghiệp thực hiện phân phối lao động, chăm lo đời sống, đảm bảo thu nhập ổn định cán bộ công nhân viên trong đơn vị, có những chế độ khen thưởng phù hợp cho những cá nhân, tập thể xuất sắc, cân đối giữa làm việc và giải trí, nghĩ phép hàng năm Không ngừng nâng cao trình độ văn hóa chuyên môn nghề nghiệp của cán bộ công nhân viên Ngoài ra, Xí nghiệp còn tham gia vào các hoạt động xã hội như ủng hộ các trường hợp có hòan cảnh khó khăn vào các dịp lễ tết, thăm hỏi chúc tết các Cựu chiến binh và Mẹ Việt Nam anh hùng trong tỉnh, ủng hộ quỹ khuyến học của phường/xã trong tỉnh,…
2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý
Xí nghiệp In Hồ Văn Tẩulà một doanh nghiệp trực thuộc Công Ty Xổ
Số Kiến Thiết Kiên Giang vì vậy Xí nghiệp chịu sự lãnh đạo, quản lý trực tiếp của Công Ty Xổ Số Kiến Thiết Kiên Giang.
- Ban Giám đốc: Gồm 3 người điều hành chỉ đạo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp, giám đốc chịu trách nhiệm chung, một phó giám kinh doanh đốc phụ trách hoạt động kinh doanh, một phó giám đốc kỹ thuật phụ trách chuyên môn kỹ thuật, làm tham mưu cho giám đốc theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm trước giám đốc về nhiệm vụ được giao.
- Phòng Tổ chức-hành chính:Tham mưu cho ban giám đốc về công tác tổ chức cán bộ, xem xét chế độ lương và các chế độ khác theo quy định nhằm tổ chức hợp lý bộ máy hoạt động của Xí nghiệp; đảm nhận công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ chứng từ.
- Phòng Kế Toán:Tham mưu cho ban giám đốc về các kế hoạch tài chính của Xí nghiệp, thực hiện tốt công tác hạch toán theo quy định của Nhà nước, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc trong công tác kiểm tra quyết toán, giao dịch với ngân hàng và các tổ chức tài chính khác.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI XÍ NGHIỆP IN HỒ VĂN TẨU
Đặc điểm về sản phẩm và sản xuất tại Xí nghiệp In Hồ Văn Tẩu có nhiều phức tạp nếu không có sự kiểm soát về chi phí sản xuất thì sự tổn sản xuất thường rất cao Vì thế để thuận lợi cho công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại
Xí nghiệp in Hồ Văn Tẩu chi phí được phân loại theo khoản mục bao gồm 3 loại chi phí là: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung.
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Đặc điểm của ngành in là đa dạng về chủng loại và tính riêng biệt đặc thù của từng sản phẩm nên dẫn đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh phức tạp, có tính riêng biệt vì thế nên có dễ dẫn đến sai sót và gian lận.
Tại Xí nghiệp in Hồ Văn Tẩu chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm: + Nguyên vật liệu chính: Là Giấy in, giấy là một trong những nguyên liệu chính được sử dụng trong ngành in Về cơ bản, giấy được sản xuất từ bột gỗ như tre, nứa, bông, đay… và ngay cả nguồn giấy vụn thu hồi rồi qua quá trình tái chế… Đó chính là nguồn sơ sợi cellulose trong thực vật, hay tất cả nguyên liệu có chứa cellulose Ngoài bột giấy trong giấy còn có các phụ gia nhằm tăng độ trắng, độ mịn, nhẵn, độ phản quang… Phụ gia được sử dụng phổ biến cho các loại giấy in được gọi là chất độn Các lọai giấy có sử dụng chất độn còn được gọi là giấy tráng phấn hay giấy tráng phủ (chất độn là những chất màu trắng, mịn, không tan trong nước cho thêm vào huyền phù bột giấy để làm tăng một số tính năng quan trọng của giấy như độ trắng, độ đục, độ mịn, độ láng, giảm sự biến dạng của giấy khi gặp nước và làm giảm giá thành của giấy).Giấy sản xuất trong ngành in thường có dạng cuộn rồi được cắt thành tờ rời theo khổ chuẩn để phục vụ cho các nhà in Có rất nhiều loại giấy nên để phân biệt các loại giấy thường dựa vào các tiêu chí là định lượng, khổ giấy và màu sắc Giấy tùy vào định lượng của từng loại giấy mà có độ dai, độ dày mỏng khác nhau, giấy là loại NVL rất dễ bị hư hỏng nhất là trong môi trưởng ẩm ướt, khi sản xuất tỷ lệ hao hụt và hư hỏng cũng rất cao. + Nguyên vật liệu phụ: Các loại nguyên vật liệu phụ được sử dụng là các loại mực in, các loại keo tráng màng, các loại dây buộc, hay chỉ may, Nguyên vật liệu phụ như Mực thường phải bảo quản kỹ lưỡng như ở nơi có nhiệt độ thấp để tránh hư hỏng,
Chi phí nguyên vật liệu phát sinh lớn đòi hỏi doanh nghiệp phải kiểm soát chặt chẽ, chi phí vật liệu phát sinh bao gồm các mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng sản phẩm và đơn giá nguyên vật liệu mua vào.
- Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm: Chi phí tiền lương, các khoản phụ cấp và các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ) theo tỷ lệ quy định.
- Chi phí sản xuất chung: Là toàn bộ chi phí phát sinh phục vụ cho toàn bộ sản xuất, ngoại trừ chi phi NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp.Cụ thể các khoản mục khấu hao TSCĐ dùng trong sản xuất, chi phí dịch vụ mua ngoài như tiền điện, nước,
2.2.1 Thực trạng công tác kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại
Xí nghiệp in Hồ Văn Tẩu
2.2.1.1 Kiểm soát chi phí sản xuất nguyên vật liệu trực tiếp thông qua định mức chi phí và dự toán chi phí
- Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Vật liệu chính là giấy, định mức sử dụng vật liệu chính được tính theo từng sản phẩm in ấn khác nhau Vật liệu phụ là các loại mực in, keo tráng màng, chỉ may,
+ Định mức về giá: Dựa trên thông báo giá của các nhà cung cấp.
- Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Chi phí nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ được xác định căn cứ trên giá mua, định mức tiêu hao khi sản xuất ra một đơn vị thành phẩm và số lượng sản phẩm sản xuất trong năm
Dự toán chi phí NVL TT dùng cho sản xuất 1 SP = Định mức NVL/1SP
*Đơn giá NVL + Dự toán về lượng vật liệu chính và vật liệu phụ được tổng hợp dựa trên bảng Dự toán thiết kế của từng loại sản phẩm chi tiết.
+ Giá nguyên vật liệu được lấy theo bảng chào giá của nhà sản xuất trong và ngoài nước.
Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được lập cho từng loại sản phầm cụ thể của quá trình sản xuất sản phẩm.
Bảng 2.1: Bảng dự toán chi phí nguyên vật liệu cho 1000 cuốn tài liệu in 1 màu đen, hình thức phai cuốn, khổ 20x29
STT Khoản mục chi phí ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
II Nguyên vật liệu phụ
1 Mực đen Tân Bình Kg 1.5 59.000 88.500
(Nguồn: Phòng Kế Toán-Xí nghiệp In Hồ Văn Tẩu)
2.2.1.2 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thông qua thủ tục kiểm soát
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của Xí nghiệp là chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm với nhiều chủng loại khác nhau nhưng lại dễ bị thất thoát, hao hụt, sử dụng không đúng quy cách , kiểm soát chi phí sản xuất tại Xí nghiệp nhằm mục đích không chỉ tiết kiệm tối đa các chi phí mà quan trọng hơn là phải đảm bảo chất lượng sản phẩm Các rủi ro với NVL có thể xuất hiện ở các giai đoạn sản xuất nếu việc kiểm soát không hữu hiệu Ví dụ, trong giai đoạn cung ứng có thể bị thừa thiếu, sai chủng loại, kém chất lượng không đáp ứng được yêu cầu sản xuất Cần thường xuyên kiểm tra, giám sát việc nhập xuất vật tư cho từng đối tượng chịu chi phí Kịp thời phát hiện sai sót, lãng phí để xác định nguyên nhân, quy trách nhiệm xử lý hoặc khen thưởng kịp thời nhằm mục tiêu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm.
+ Nhân viên quản lý Xí nghiệp: Chịu trách nhiệm về việc yêu cầu cung cấp NVL phục vụ sản xuất, quản lý và sử dụng NVL trong quá trình sản xuất sản phẩm
+ Thủ kho: chịu trách nhiệm về việc bảo quản và theo dõi về mặt số lượng nhập-xuất-tồn NVL, hàng ngày nhập và xuất kho vật tư để phục vụ sản xuất. + Kế toán: chịu trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu và nhập vào phần mềm kế toán.
- Kiểm soát quá trình mua nguyên vật liệu
Xí nghiệpgiao toàn bộ kế hoạch thu mua nguyên vật liệu cho Phòng Kế toán Căn cứ vào lượng nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ, lượng nguyên vật liệu cần cho sản xuất trong kỳ, nhu cầu lưu trữ nguyên vật liệu cuối kỳ, sức chứa của kho vật tư, phân xưởng đề nghị mua vật tư để phục vụ nhu cầu sản xuất, phòng kế toán tiếp nhận giấy đề nghị mua hàng và xem xét trình lên Giám đốc Xí nghiệpký duyệt.
Căn cứ trên phiếu đề nghị mua hàng, Xí nghiệpsẽ tiến hành lựa chọn nhà cung cấp dựa trên bảng báo giá và các điều kiện mua hàng mà bên nhà cung cấp gửi đến Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp, Xí nghiệpsẽ tiến hành làm đơn đặt hàng gửi đến người bán Nguyên vật liệu sẽ được nhận tại kho của Xí nghiệp