TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ
Lý luận chung về kiểm soát nội bộ và doanh nghiệp vận tải biển
1.1.1.1 Khái niệm và đặc điểm chung
Với sự phát triển mạnh mẽ của nguồn vốn và đa dạng hình thức kinh doanh tại Việt Nam, nhà đầu tư ngày càng rời xa vai trò quản lý doanh nghiệp Do đó, việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh trở nên cấp thiết, giúp đảm bảo an toàn cho nguồn vốn đầu tư và nâng cao hiệu quả hoạt động của Ban điều hành Hệ thống này không chỉ hỗ trợ trong việc theo dõi hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp mà còn tạo dựng niềm tin vững chắc từ phía cổ đông Các nhà đầu tư thường sẵn sàng trả giá cao hơn cho những công ty có rủi ro thấp và hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả.
Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị và Ban Giám đốc thiết kế, thực hiện và duy trì nhằm đảm bảo khả năng đạt được các mục tiêu của đơn vị Quy trình này đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật và quy định liên quan.
(Điều 4 - VSA 315 Ban hành theo Thông tƣ số 214/2012/TT-BTC ngày 06 tháng 12 năm 2012 của Bộ Tài chính)
Theo Liên đoàn Kế toán quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo độ tin cậy của thông tin tài chính, tuân thủ pháp luật, nâng cao hiệu quả hoạt động và bảo vệ tài sản Kiểm soát nội bộ không chỉ giúp quản lý rủi ro mà còn hỗ trợ trong việc phát hiện và ngăn chặn gian lận, giảm thiểu thất thoát tài sản Bên cạnh đó, hệ thống này cung cấp thông tin phản hồi cho nhà quản trị về hiệu quả của các thủ tục kiểm soát Việc thiết lập kiểm soát nội bộ tạo ra cơ chế quản lý rõ ràng, giúp giám sát nhân viên và phòng ban, từ đó đảm bảo hoàn thành mục tiêu và phát triển bền vững cho công ty.
Kiểm soát nội bộ là quy trình bao gồm nhiều thủ tục và chính sách được áp dụng liên tục ở tất cả các cấp độ của doanh nghiệp Quy trình này không cố định mà liên tục được cải tiến để phù hợp với sự thay đổi và phát triển của tổ chức.
Do những hạn chế vốn có, kiểm soát nội bộ chỉ có thể đảm bảo một mức độ hợp lý trong việc đạt được mục tiêu, mà không thể đảm bảo tuyệt đối Nguyên nhân là do hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập và vận hành dựa vào ý kiến chủ quan của nhà quản lý, dẫn đến khả năng xảy ra sai sót hoặc phản ánh sự yếu kém trong quản lý và trình độ chuyên môn.
1.1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ Ở cấp độ doanh nghiệp, các mục tiêu kiểm soát nội bộ liên quan chủ yếu đến việc giúp chủ doanh nghiệp xem xét kỹ lƣỡng về hoạt động kinh doanh của họ và kiểm tra xem các thủ tục đang đƣợc áp dụng có khả năng giảm thiểu rủi ro và thúc đẩy thực tiễn tốt nhất cho công ty không Một doanh nghiệp càng lớn thì lại càng tạo nhiều cơ hội cho gian lận, kiểm soát nội bộ đóng vai trò giám sát chi tiết tới xác định những sai lầm và bất thường một cách nhanh chóng, đảm bảo tương lai hoạt động lâu dài cho công ty Ngƣợc lại, ở doanh nghiệp vừa và nhỏ với nguồn lực hạn chế và gần nhƣ không có hỗ trợ từ kiểm toán nội bộ kiểm tra hiệu quả của hệ thống kinh doanh, sự an toàn hoạt động phụ thuộc hết vào sự quản lí và cách nhìn nhận kiểm soát nội bộ của chủ doanh nghiệp Điều này càng yêu cầu chủ doanh nghiệp chú trọng tới kiểm soát nội bộ để tối đa hóa tiềm năng kinh doanh và giảm thiểu gian lận, sai sót và mất mát Ở cấp độ giao dịch cụ thể, kiểm soát nội bộ đề cập đến các hành động đƣợc thực hiện để đạt đƣợc một mục tiêu cụ thể Các thủ tục kiểm soát nội bộ làm giảm biến đổi của quá trình và hướng người tham gia theo diễn biến cụ thể, dẫn đến kết quả có thể dự đoán hơn
Hệ thống kiểm soát nội bộ, bất kể trong ngành nghề hay doanh nghiệp nào, luôn được thiết lập với mong muốn đạt được bốn mục tiêu chính.
Đảm bảo tính trung thực và độ tin cậy của thông tin kinh tế tài chính là yếu tố then chốt trong việc hỗ trợ quyết định của nhà quản lý Để điều hành hiệu quả, các nhà quản lý cần nhận được thông tin chính xác, kịp thời và khách quan về mọi hoạt động kinh tế.
Đảm bảo sự tuân thủ là việc duy trì và kiểm tra các chính sách liên quan đến hoạt động doanh nghiệp, nhằm phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hành vi sai phạm Điều này không chỉ giúp bảo vệ doanh nghiệp mà còn đảm bảo mọi hoạt động diễn ra một cách hợp pháp và hiệu quả.
Đảm bảo an toàn cho tài sản doanh nghiệp là yếu tố quan trọng nhằm ngăn chặn các hành vi biển thủ, đánh cắp và giảm thiểu thiệt hại không đáng có Việc này giúp bảo vệ tài sản của đơn vị, tạo ra môi trường làm việc an toàn và đáng tin cậy.
- Đảm bảo sử dụng tiết kiệm và hiệu quả tài nguyên doanh nghiệp: là ngăn chặn việc sử dụng lãng phí tài nguyên của doanh nghiệp
1.1.1.3 Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ
Là một chức năng của quản lí
Quản lý là quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các mục tiêu dựa trên nguồn lực sẵn có để đạt hiệu quả cao nhất Giai đoạn xác định phương hướng yêu cầu dự báo về nguồn lực và mục tiêu, kiểm tra thông tin, cũng như xây dựng chương trình và kế hoạch Trong giai đoạn triển khai, kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc kết hợp các nguồn lực theo phương án tối ưu, đồng thời thường xuyên theo dõi diễn biến và kết quả hoạt động, điều hòa quan hệ giữa các nguồn lực, và điều chỉnh mục tiêu kịp thời theo tình hình thị trường để tối ưu hóa kết quả hoạt động.
Một doanh nghiệp có hệ thống kiểm soát nội bộ tốt không chỉ nâng cao uy tín mà còn giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho mỗi lần kiểm toán độc lập.
Báo cáo về kết quả hoạt động
Hệ thống kiểm soát nội bộ cung cấp thông tin quan trọng về hiệu quả hoạt động cho nhà quản trị, giúp họ đánh giá tính hiệu quả của các thủ tục hiện tại Từ đó, ban quản trị có thể cải thiện và hoàn thiện hệ thống kiểm soát một cách hiệu quả hơn.
Ngày nay, chủ sở hữu và người quản trị doanh nghiệp thường tách biệt, với các chủ đầu tư không trực tiếp tham gia vào quá trình kinh doanh Họ thường đưa ra quyết định về tăng hoặc rút vốn dựa trên độ vững mạnh của hệ thống kiểm soát nội bộ Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng nguyên nhân chính dẫn đến thất bại của công ty là do sự yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ, điều này dẫn đến kết quả tài chính kém và thậm chí có thể gây ra thua lỗ hoặc phá sản Do đó, nhà đầu tư cần dựa vào kiểm soát nội bộ để đưa ra quyết định đầu tư, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp mới hoặc lần đầu hợp tác Hệ thống kiểm soát nội bộ tốt không chỉ đảm bảo tương lai phát triển của công ty mà còn thu hút vốn đầu tư cho doanh nghiệp.
1.1.1.4 Các yêu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ là yếu tố quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, có thể điều chỉnh theo từng ngành nghề cụ thể Hệ thống kiểm soát nội bộ cần có năm yếu tố cơ bản: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin truyền thông và các hoạt động giám sát Môi trường kiểm soát đóng vai trò nền tảng, ảnh hưởng đến hiệu quả của toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ.
Kiểm soát nội bộ chi phí cung ứng dịch vụ vận tải trong doanh nghiệp vận tải biển
Kiểm soát nội bộ là yếu tố quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp vận tải trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế Để cạnh tranh hiệu quả, các doanh nghiệp cần tối ưu hóa nguồn lực, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý Việc áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ, đặc biệt là kiểm soát chi phí cung ứng dịch vụ vận tải, sẽ giúp các nhà quản lý kiểm soát chi phí, giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận và nâng cao chất lượng dịch vụ trong môi trường cạnh tranh toàn cầu.
1.2.1 Chi phí cung ứng dịch vụ vận tải
Chi phí cung ứng dịch vụ vận tải bao gồm toàn bộ các khoản chi mà doanh nghiệp vận tải hàng hóa cần chi trả để thực hiện việc vận chuyển theo yêu cầu của khách hàng Những chi phí này được xác định dựa trên hệ thống định mức, các yếu tố kinh tế kỹ thuật chi tiết và các chính sách phù hợp với điều kiện thị trường trong từng giai đoạn.
1.2.1.2 Phân loại chi phí Ở doanh nghiệp vận tải thì chi phí cung ứng rất đa dạng và nhiều loại gắn liền với từng phân đoạn trong quá trình vận chuyển hàng hóa từ lúc kí kết hợp đồng cho đến khi thanh lí hợp đồng Doanh nghiệp vận tải phải xác định đƣợc các chi phí doanh nghiệp sẽ phải chi trả trong cung ứng dịch vụ vận chuyển và có biện pháp hữu hiệu để kiểm soát các chi phí nhằm đảm bảo đạt đƣợc hiệu quả kinh doanh cao nhất Tùy thuộc vào nhận định cũng như phương pháp kiểm soát chi phí ở từng đơn vị mà chi phí có thể đƣợc chia theo: nội dung kinh tế, theo công dụng của chi phí, theo phương pháp tập hợp chi phí và mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí…
Trong doanh nghiệp vận tải, việc kiểm soát chi phí đòi hỏi phải xác định rõ ràng chi phí được sử dụng cho mục đích gì và ảnh hưởng của nó đến kết quả kinh doanh Chi phí được phân loại theo công dụng kinh tế, trong đó chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chủ yếu là chi phí nhiên liệu như xăng và dầu Bên cạnh đó, chi phí nhân công trực tiếp và thuyền viên cũng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý chi phí hiệu quả.
Chi phí liên quan đến thuyền viên bao gồm: lương, tiền ăn, chi phí thuê, bảo hiểm sinh mạng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, chi phí di chuyển, thay thế thuyền viên và các khoản chi phí khác Ngoài ra, còn có chi phí sản xuất chung cần được xem xét.
Chi phí duy trì hoạt động của bộ máy quản lý điều hành doanh nghiệp bao gồm các khoản như chi phí thuê văn phòng, chi phí điện, nước, thông tin liên lạc, lương cho cán bộ và công nhân viên văn phòng, cùng với các dịch vụ cần thiết mà doanh nghiệp phải sử dụng trong quá trình hoạt động Ngoài ra, chi phí sử dụng tàu biển cũng là một yếu tố quan trọng trong tổng chi phí hoạt động của doanh nghiệp.
Chi phí khấu hao và lãi vay liên quan đến việc mua, đóng mới hoặc thuê phương tiện vận tải là những yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần tính toán Việc phân bổ các chi phí này giúp xác định phần cấu thành của chúng trong giá thành vận chuyển hàng hóa mà doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng, bên cạnh các chi phí khác.
Chi phí vật tư dùng cho vận tải biển :
Thường chiếm tỷ trọng nhỏ so với các loại hình chi phí khác
Chi phí kiểm tra, sửa chữa định kỳ
Các phương tiện vận tải biển phải tuân thủ quy định kiểm tra và sửa chữa nghiêm ngặt theo tiêu chuẩn của Tổ chức Đăng kiểm tàu biển hàng năm hoặc theo chu kỳ quy định.
Chi phí bảo hiểm tàu
Chi phí bảo hiểm tàu bao gồm bảo hiểm trách nhiệm dân sự của chủ tàu và bảo hiểm thân tàu Những chi phí này được tính vào chi phí kinh doanh trong dịch vụ vận tải, giúp xác định hiệu quả kinh doanh cho từng con tàu cụ thể.
Chi phí khấu hao TSCĐ :
Kiểm soát thông qua nguyên giá và thời gian phân bổ khấu hao TSCĐ
Chi phí đăng kiểm tàu biển
Để tàu hoạt động hiệu quả, cần có giấy chứng nhận từ tổ chức đăng kiểm tàu biển Chi phí này được tính vào hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải và được phân bổ theo từng tàu, ảnh hưởng đến giá thành vận chuyển của mỗi tàu tương ứng.
Các chi phí tại các cảng
Doanh nghiệp cần thanh toán các khoản chi phí tại mỗi cảng cho các dịch vụ liên quan đến tàu khi ra vào và lưu lại trong khu vực quản lý của cảng.
Cước vận tải và phụ phí liên quan
Trong thực tế, cơ cấu cước biển bao gồm cước cơ bản và nhiều phụ phí khác nhau tùy theo tuyến hoặc lộ trình
Có nhiều loại phụ phí trong vận chuyển hàng hóa, bao gồm phụ phí nhiên liệu, phụ phí điều chỉnh theo tỷ giá đô la Mỹ, phụ phí kênh đào, phụ phí mùa cao điểm cho hàng hóa nhất định, và phụ phí rủi ro chiến tranh khi xuất hàng đến hoặc chuyển tải qua khu vực có xung đột.
1.2.2 Kiểm soát nội bộ chi phí cung ứng dịch vụ vận tải
Kiểm soát nội bộ chi phí là quá trình thiết lập định mức chi phí trước khi bắt đầu hoạt động kinh doanh Việc theo dõi thực hiện định mức chi phí qua các báo cáo kế toán giúp xác định các yếu tố ảnh hưởng và nguyên nhân tiềm tàng dẫn đến gia tăng chi phí Từ đó, doanh nghiệp có thể đề ra biện pháp khắc phục hạn chế, xây dựng phương pháp giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động cho các lần tiếp theo.
1.2.2.1 Sự cần thiết và mục tiêu của kiểm soát chi phí với doanh nghiệp vận tải biển
Đảm bảo chất lượng và hiệu quả trong kiểm soát nội bộ chi phí dịch vụ vận tải đường biển là yếu tố quan trọng cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Việc không kiểm soát hiệu quả chi phí sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh Do quá trình vận tải trải qua nhiều bước, việc kiểm soát chi phí là cần thiết để giảm thiểu lãng phí, kiểm soát chi phí không hợp lý, từ đó hạ giá dịch vụ và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Mục tiêu hàng đầu của kiểm soát nội bộ chi phí là đảm bảo mọi chi phí đều thiết thực cho việc duy trì an toàn hoạt động của đội tàu, đáp ứng yêu cầu khách hàng về lịch trình và kế hoạch vận chuyển Kiểm soát nội bộ chi phí không chỉ nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động doanh nghiệp mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định của cơ quan quản lý Hoạt động này cần phù hợp với quy chế quản lý nội bộ, chuẩn mực kế toán và các quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp Quy trình kiểm soát nội bộ phải được xây dựng để đáp ứng các quy định pháp luật và điều kiện cụ thể của doanh nghiệp trong lĩnh vực cung ứng dịch vụ vận tải biển.
1.2.2.2 Đặc điểm dịch vụ vận tải ảnh hướng tới công tác quản lí chi phí
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ CUNG ỨNG DỊCH VỤ VẬN TẢI TẠI CÔNG TY TNHH MTV VẬN TẢI BIỂN ĐÔNG
Giới thiệu chung về công ty TNHH MTV Vận tải Biển Đông
Công ty TNHH MTV Vận tải Biển Đông, trước đây là Công ty Vận tải Biển Đông, được thành lập theo Quyết định số 645 QĐ/TCCB-LĐ ngày 01/03/1995 của Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải Vào ngày 03/06/2010, công ty đã chuyển đổi sang mô hình công ty TNHH một thành viên theo Quyết định số 311.1/QĐ-CNT của Tập đoàn Công nghiệp tàu thủy Việt Nam.
- Tên doanh nghiệp bằng tiếng Việt: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
MỘT THÀNH VIÊN VẬN TẢI BIỂN ĐÔNG;
- Tên giao dịch bằng tiếng Anh: BIENDONG SHIPPING COMPANY
- Trụ sở chính: Số 1 Thụy Khuê, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội
Công ty TNHH một thành viên Vận tải Biển Đông hoạt động theo Điều lệ tổ chức và hoạt động đã được phê duyệt tại Quyết định số 381/QĐ-HHVN, ban hành ngày 10/08/2012 bởi Tổng công ty Hàng hải Việt Nam.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh
Công ty Biển Đông, được cấp Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh bởi Phòng Đăng ký kinh doanh Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội vào ngày 24/11/2011, hoạt động trong nhiều lĩnh vực Các ngành nghề bao gồm vận tải hàng hóa ven biển và viễn dương, dịch vụ hỗ trợ vận tải, sửa chữa và bảo dưỡng phương tiện vận tải (không bao gồm ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác), cho thuê máy móc và thiết bị, dịch vụ lưu trú ngắn ngày, hỗ trợ vận tải đường thủy, kho bãi và lưu giữ hàng hóa, đại lý du lịch, bốc xếp hàng hóa, cũng như hỗ trợ vận tải đường sắt và đường bộ Ngoài ra, công ty còn tham gia vào lĩnh vực kinh doanh bất động sản và quyền sử dụng đất.
Trong lĩnh vực vận chuyển container, chúng tôi cung cấp dịch vụ cho khách hàng và đối tác trên nhiều tuyến vận chuyển cụ thể, bao gồm tuyến Việt Nam – Hongkong, Việt Nam – Singapore, và tuyến Cái Mép – TP HCM – Quy Nhơn – Đà Nẵng phục vụ khách hàng tại khu vực miền Trung Ngoài ra, chúng tôi còn cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa nội địa trên các tuyến Hải Phòng – Đà Nẵng – TP HCM.
Công ty Biển Đông hiện đang sở hữu hai tàu chở dầu và tự quản lý về mặt kỹ thuật cũng như thuyền viên Hiện tại, công ty đang cho đối tác nước ngoài tại UAE thuê tàu theo hình thức định hạn trong khu vực Trung Đông.
2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh
Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh vận tải của Công ty
Công ty quản lý hoạt động thông qua nhiều khâu quan trọng, bao gồm giao dịch, hợp đồng vận chuyển hàng hóa, thanh toán hợp đồng, lập kế hoạch điều vận và kiểm tra tình hình thực hiện vận chuyển.
Kế hoạch tác nghiệp được chi tiết hóa theo từng ngày, từng tuần và các khoảng thời gian ngắn, tập trung vào việc điều hành lái tàu và phương tiện vận chuyển chủ yếu bên ngoài doanh nghiệp Do đó, quá trình quản lý trở nên cụ thể hơn, với chế độ vật chất được xây dựng rõ ràng và định mức hợp lý.
Việc khai thác vận chuyển phụ thuộc lớn vào cơ sở hạ tầng, đường xá, cầu phà và điều kiện địa lý, khí hậu…
Quy trình vận chuyển hàng hóa
Sơ đồ 2.1 Quy trình vận chuyển hàng hóa tại Công ty vận tải Biển Đông 2.1.3 Quá trình hoạt động và phát triển
1995 Tháng 3 năm 1995, theo quyết định của Bộ trưởng Bộ Giao Thông
Công ty Vận tải số 645 QĐ/TCCB-LD được thành lập từ đội tàu thực nghiệm thuộc Viện Thiết kế tàu thủy, sau này trở thành một phần của Tổng công ty công nghiệp tàu thủy Việt Nam, tiền thân của Vinashin.
2003 Bắt đầu vận hành tuyến tàu container quốc nội Hải Phòng- Hồ Chí
Năm 2005, tuyến container Việt Nam – Thái Lan chính thức đi vào hoạt động, đánh dấu sự ra đời của doanh nghiệp Việt Nam đầu tiên tự lập trong lĩnh vực vận tải container quốc tế Doanh nghiệp này đã thiết lập mối quan hệ hợp tác trao đổi chỗ với MOL, góp phần nâng cao hiệu quả vận chuyển hàng hóa trong khu vực.
2006 Tháng 7 năm 2006, liên kết với MOL bắt đầu khai thác tuyến container Hải Phòng- Hồ Chí Minh- Singapore
2007 Tháng 3 năm 2007, bắt đầu khai thác tàu container tuyến Việt Nam
– Hồng Kông (tuần 2 lần), xây dựng dịch vụ hợp tác với MOL trên
Khách hàng thuê vận chuyển hàng hóa
Thanh lý hợp đồng Vận chuyển hàng hóa cùng tuyến
Biển Đông là hãng tàu chở dầu thành phẩm treo cờ Việt Nam đầu tiên cập cảng Mỹ vào ngày 23/08/2007 tại cảng San Francisco
2010 Tháng 6 năm 2010, dựa trên quyết định 926/QD-TTg về tái cơ cấu
Vinashin, công ty trở thành thành viên của Vinalines
2011 Tháng 11 năm 2011, dựa trên quyết định 512/QD-BTC của Bộ trưởng bộ tài chính, công ty được rải ngân thêm 100 tỷ đồng từ nguồn ngân sách nhà nước
Bảng 2.1 Quá trình hoạt động và phát triển của Công ty 2.1.4 Mục tiêu và phương hướng hoạt động a Mục tiêu
- Tối đa hóa lợi nhuận và hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty
- Chuyên môn hóa và hợp tác sản xuất, nâng cao chất lƣợng quản lý, hiệu quả đầu tƣ kinh doanh, khả năng cạnh tranh
- Đa dạng hóa ngành nghề, phát triển công tác quản lý khai thác, quản lý kỹ thuật đối với đội tàu chở dầu thành phẩm
Công ty đặt mục tiêu chính trong năm 2017 là duy trì và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường khu vực và quốc tế Đồng thời, công ty cũng hướng tới việc mở rộng cơ hội hợp tác, liên doanh liên kết với các đối tác trong tất cả các lĩnh vực vận tải biển.
Kế hoạch hoạt động nội địa
Công ty TNHH MTV Vận Tải Biển Đông đang hướng tới mục tiêu trở thành một trong những hãng tàu nội địa và quốc tế hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực dịch vụ vận tải container Chúng tôi cam kết thỏa mãn nhu cầu luân chuyển hàng hóa, góp phần vào sự phát triển bền vững của nền kinh tế.
Xây dựng một công ty dựa trên hệ thống tổ chức quản lý đồng nhất, bài bản và chuyên nghiệp là rất quan trọng Kết quả kinh doanh không chỉ là thành tựu mà còn là minh chứng cho nỗ lực của tất cả các thành viên trong công ty.
- Tích cực tham gia cùng với Tổng Công ty, Bộ Giao thông Vận tải trong việc phát triển đội tàu Việt Nam hội nhập với đội tàu quốc tế
Để hội nhập vào thị trường khu vực và quốc tế, công ty đã mở rộng hợp tác trong nhiều lĩnh vực như đại lý, liên doanh và cổ phần với các đối tác từ Ba Lan, Hàn Quốc, Nhật Bản và Singapore Đồng thời, công ty cũng tăng cường quan hệ với các quốc gia có nền vận tải và công nghiệp đóng tàu phát triển như Tây Bắc Âu, Cộng hòa Liên bang Đức, Đan Mạch, Thụy Điển, Đông Á và Trung Quốc nhằm tiếp thu công nghệ mới.
- Khối văn phòng: Mời các chuyên gia nước ngoài huấn luyện các khoá đào tạo trong và ngoài nước
- Thuyền viên: trong thời gian dự trữ trên bờ sẽ đƣợc huấn luyện, bổ sung và cập nhật các kiến thức chuyên môn và công ƣớc quốc tế
- Tạo điều kiện để cán bộ công nhân viên làm việc dân chủ, sáng tạo, đƣa ra ý tưởng mới trong kinh doanh
Tinh thần làm việc tập thể và hợp tác chặt chẽ là yếu tố quan trọng nhất trong việc xây dựng một công ty, tạo nên một ngôi nhà chung cho tất cả các thành viên.
Công ty TNHH MTV Vận tải Biển Đông được tổ chức và hoạt động theo Điều lệ do Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định số: 384/QĐ – HHVN ngày 10 tháng 08 năm 2012 Quy chế này xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của các phòng ban trong công ty, đảm bảo sự quản lý và điều hành hiệu quả.
Thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí cung ứng dịch vụ vận tải tại công ty TNHH
2.2.1 Giới thiệu về hệ thống kiểm soát nội bộ chung tại Công ty
2.2.1.1 Môi trường kiểm soát a Các nhân tố bên trong
Cơ cấu tổ chức quản lý tại Công ty
Cơ cấu tổ chức của Công ty bao gồm Hội đồng thành viên, Ban kiểm soát, một Tổng Giám đốc và một Phó Tổng Giám đốc Mô hình quản lý được thiết lập theo nguyên tắc một thủ trưởng, trong đó Tổng Giám đốc là người chịu trách nhiệm cao nhất về việc điều hành mọi hoạt động của Công ty.
Hội đồng thành viên đại diện cho chủ sở hữu công ty để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của họ Hội đồng này có quyền đại diện cho công ty trong việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ đối với những công ty mà công ty sở hữu toàn bộ vốn điều lệ, cũng như các doanh nghiệp khác mà công ty có phần vốn góp.
Ban kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc đại diện cho cổ đông, giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành của Công ty Đặc biệt, họ chịu trách nhiệm kiểm tra các hoạt động bất thường có dấu hiệu sai phạm Nếu cố ý bỏ qua hoặc bao che cho các hành vi vi phạm pháp luật, Ban kiểm soát sẽ phải chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông và pháp luật.
Tổng Giám Đốc là người đứng đầu và có quyền lực cao nhất trong Công ty, chịu trách nhiệm toàn diện về mọi hoạt động Người này phải báo cáo và chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên cũng như Tổng Giám đốc Tổng công ty Hàng hải Việt Nam về chất lượng và hiệu quả thực hiện các quyết định và nghị quyết của Hội đồng thành viên Công ty cùng Tổng công ty Hàng hải Việt Nam.
Phó Tổng Giám đốc có nhiệm vụ hỗ trợ Tổng Giám đốc trong việc thực hiện các nhiệm vụ được phân công trong nhiều lĩnh vực khác nhau Vị trí này chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về các công tác được giao.
Chính sách nhân sự, năng lực cán bộ tại Công ty
Công ty đặt mục tiêu xây dựng đội ngũ lao động văn phòng và thuyền viên mạnh mẽ về cả số lượng lẫn chất lượng Quy chế tuyển dụng được ban hành nghiêm ngặt, nhằm quản lý và tuyển dụng lao động một cách có nề nếp, đảm bảo tiêu chuẩn chuyên môn và năng lực phù hợp với chiến lược kinh doanh Công ty chú trọng đổi mới công nghệ, quản lý và lao động để thu hút những nhân tài có trình độ, đáp ứng yêu cầu phát triển của tổ chức.
Công ty tạo ra một môi trường làm việc thuận lợi bằng cách sắp xếp hợp lý công việc phù hợp với khả năng của nhân viên và thường xuyên tổ chức các chương trình đào tạo để nâng cao năng lực Những cá nhân và đơn vị có đóng góp tích cực sẽ được khen thưởng, góp phần vào sự phát triển chung của Công ty Tuy nhiên, Công ty cũng áp dụng các hình thức kỷ luật nghiêm khắc đối với những cá nhân hoặc đơn vị không tuân thủ quy định về quản lý tàu biển, công cụ dụng cụ và an toàn lao động.
Ngành Vận tải biển đặc trưng bởi dịch vụ vận tải không cố định và di chuyển trên những tuyến đường dài, do đó, thuyền viên và nhân viên luôn được đảm bảo an toàn lao động, mua bảo hiểm và được cấp bảo hộ an toàn Công đoàn Công ty cùng với Ban Lãnh đạo chú trọng đến đời sống tinh thần của người lao động xa nhà, xây dựng mối quan hệ hài hòa, ổn định và tiến bộ trong Công ty, đồng thời có trách nhiệm theo dõi và thực hiện các chế độ, chính sách liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động, kịp thời giải quyết những khiếu nại và thắc mắc.
Quan điểm, phong cách điều hành và tư tưởng quản lý của Ban Lãnh đạo
Công ty vận tải Biển Ðông cam kết phương châm “lấy thị trường làm trung tâm và hướng theo khách hàng”, coi khách hàng là chìa khóa để tạo ra lợi nhuận Để đạt được mục tiêu này, công ty xác định rõ nhu cầu và mong muốn của thị trường mục tiêu, đồng thời đảm bảo mức độ thỏa mãn thông qua các dịch vụ chất lượng và hiệu quả vượt trội.
Ban Lãnh đạo cam kết cải tiến và nâng cao chất lượng quản lý bằng cách nhận diện và phát huy điểm mạnh, đồng thời hạn chế điểm yếu Đội ngũ lãnh đạo thực hiện các giải pháp để vượt qua thách thức và ngăn ngừa rủi ro, tập trung vào việc xây dựng thương hiệu thông qua việc cung cấp dịch vụ vận tải chất lượng cho khách hàng và duy trì uy tín với các đối tác Họ lắng nghe ý kiến đóng góp từ nhân viên, tận dụng nhân tài vào công việc phù hợp và sáng tạo trong việc điều hành các hoạt động, đặc biệt là trong công tác kiểm soát nội bộ chi phí.
Ban Giám đốc luôn nỗ lực tối đa hóa hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật quốc gia và quốc tế Kinh doanh dịch vụ vận tải đường biển đặc trưng bởi phạm vi hoạt động rộng lớn, với mối quan hệ đa dạng và thường xuyên thay đổi giữa các đối tác và khách hàng, cùng với những rủi ro tiềm ẩn Do đó, Lãnh đạo Công ty đặc biệt chú trọng vào việc xây dựng kế hoạch hoạt động cụ thể và chi tiết, nhằm đảm bảo công tác quản lý luôn đáp ứng yêu cầu về tính kịp thời, chính xác và đầy đủ.
Công ty hàng năm xây dựng kế hoạch kinh doanh và các kế hoạch liên quan như sửa chữa lớn và thuê lao động, dựa trên tình hình thị trường vận tải biển trong nước và quốc tế, các phương án từ các đơn vị phụ thuộc, tình trạng kỹ thuật tàu, và năng lực của cán bộ quản lý Sau khi được Tổng Công ty phê duyệt, công ty sẽ giao nhiệm vụ cho từng đơn vị thực hiện nhằm đảm bảo tính chủ động và hiệu quả trong quản trị điều hành.
Công tác kiểm soát nội bộ của Công ty được giám sát bởi các cơ quan như Bộ Tài chính, Cục thuế, và cơ quan Hải quan, giúp nâng cao ý thức trách nhiệm của nhân viên, đặc biệt là bộ phận kế toán Sự kiểm tra này tạo ra một môi trường làm việc nghiêm ngặt, yêu cầu sự thận trọng và minh bạch trong mọi hoạt động của Công ty Bên cạnh đó, quá trình kiểm soát nội bộ còn chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố bên ngoài khác.
- Vị trí địa lý thuận lợi;
- Nền kinh tế thế giới và khu vực Châu Á;
- Sự cạnh tranh trong thị trường vận tải container nội địa và quốc tế;
- Cở sở hạ tầng, cảng biển, phương tiện vận tải;
- Các thủ tục hành chính tại cảng biển, cơ quan hải quan…;
- Chi phí nguyên nhiên vật liệu đầu vào
2.2.1.2 Quy trình đánh giá rủi ro a Nhận dạng rủi ro
Cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu bắt đầu từ năm 2008 vẫn chưa có dấu hiệu phục hồi, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận tải biển Trong bối cảnh thị trường quốc tế khó khăn, nhiều tàu Việt Nam đã quay về tham gia vận chuyển nội địa Tuy nhiên, sự gia tăng số lượng tàu tham gia đã dẫn đến cạnh tranh gay gắt về giá cước, nguồn hàng, và lượt ưu tiên ra vào cảng, gây khó khăn cho các doanh nghiệp trong ngành.
Cung vượt cầu trong lĩnh vực vận tải đã dẫn đến việc giá cước vận chuyển giảm mạnh, cùng với sự biến động bất thường của giá dầu toàn cầu, gây ra sự sụt giảm nghiêm trọng trong doanh thu.
Nhận xét chung về kiểm soát nội bộ chi phí cung ứng dịch vụ vận tải tại Biển Đông
2.3.1 Nhận xét về các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty
TNHH MTV Vận tải Biển Đông
Hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm cả kiểm soát chi phí tại Biển Đông, đều có những ưu điểm và nhược điểm giống nhau Điều này là do chúng được xây dựng dựa trên năm yếu tố cơ bản và nằm dưới sự quản lý chung của quy chế Công ty.
2.3.1.1 Ưu điểm a Môi trường kiểm soát
Các yếu tố bên trong
- Chính sách, chế độ và quy định
Các quy định về định mức chi phí và phương pháp tính toán đã được ban hành rộng rãi đến toàn bộ Công ty và các chi nhánh, nhằm đảm bảo hướng dẫn đầy đủ cho việc kiểm soát chi phí Điều này giúp giảm thiểu rủi ro và công việc trong giai đoạn giám sát kiểm soát.
- Cơ cấu tổ chức quản lý tại Công ty
Bộ máy quản lý tại Công ty được tổ chức theo mô hình một thủ trưởng với
Tổng Giám Đốc giữ vị trí quyền lực cao nhất trong tổ chức, với bộ máy được sắp xếp khoa học và gọn gàng Cơ cấu tổ chức có sự phân công và phân cấp rõ ràng, phù hợp với quy mô của doanh nghiệp.
Công ty có nhiều bộ phận nhưng không gây chồng chéo trong công việc Mỗi cá nhân trong Ban được phân định trách nhiệm cụ thể, đảm bảo sự rõ ràng và hiệu quả trong hoạt động.
Giám đốc, mỗi người phụ trách một mảng riêng để giảm tải công việc giúp Tổng
Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban và cá nhân trong khối văn phòng Công ty được quy định rõ ràng trong Điều lệ hoạt động, giúp nhà quản lý dễ dàng chỉ đạo công việc và truy cứu trách nhiệm khi có sai phạm Công ty cũng đã ban hành quy chế phối hợp công tác giữa Hội đồng thành viên, Ban Giám đốc, các bộ phận khối văn phòng và các chi nhánh, nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động và hỗ trợ lẫn nhau trong việc thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ, hướng tới mục tiêu phát triển bền vững của Công ty.
Chính sách nhân sự trong ngành vận tải biển, nơi người lao động phải làm việc trong môi trường khắc nghiệt, đóng vai trò quan trọng Công ty đã triển khai các chính sách đãi ngộ hợp lý cho cả khối văn phòng và lao động trực tiếp, bao gồm quy chế phân phối tiền lương công khai, tổ chức khóa huấn luyện kỹ năng sinh tồn bắt buộc cho thuyền viên và thực hiện các cuộc đối thoại dân chủ để người lao động có thể tham gia quản lý Những chính sách này đã tạo niềm tin và động lực cho người lao động, giúp họ làm việc nhiệt tình và cống hiến hết mình Mức thu nhập của cán bộ công nhân viên và thuyền viên ổn định, góp phần nâng cao tính trung thực, liêm chính và trách nhiệm trong công việc.
- Quan điểm, phong cách điều hành và tư tưởng quản lý của Ban Lãnh đạo
Tư cách, phẩm chất đạo đức và chuyên môn của Ban Lãnh đạo, cùng với kinh nghiệm dày dạn, đã đóng góp quan trọng vào thành công hiện tại của Công ty.
- Công tác lập kế hoạch, dự toán, lập phương án SXKD
Công ty chú trọng đến công tác lập kế hoạch hoạt động kinh doanh và thường xuyên kiểm tra, đối chiếu việc thực hiện để phát hiện và xử lý sai lệch Điều này giúp kế hoạch luôn sát với thực tế, hoàn thành tốt, giảm thiểu chi phí phát sinh bất thường và trở thành công cụ kiểm soát hiệu quả.
Các yếu tố bên ngoài
Vận tải biển Việt Nam phát triển mạnh mẽ nhờ vào đường bờ biển dài và vị trí chiến lược trên các tuyến giao thương sầm uất, giúp giảm áp lực cho vận tải đường bộ và nâng cao sản lượng vận tải.
Thực tế, các doanh nghiệp vận tải biển đã và đang hưởng không ít hình thức ƣu đãi nhƣ
Thủ tướng Chính phủ đã giao Bộ Giao thông vận tải chủ trì, phối hợp với Bộ Công Thương, Bộ Tài chính và các cơ quan liên quan để nghiên cứu và xây dựng các cơ chế, chính sách hỗ trợ phát triển vận tải biển Đồng thời, Bộ cũng sẽ hướng dẫn các chủ tàu Việt Nam xây dựng chiến lược phát triển phù hợp với nhu cầu vận chuyển của các chủ hàng trong nước.
Nhà nước đang mở rộng các tuyến đường vận tải ven biển và áp dụng chính sách “vận tải nội địa là đặc quyền quốc gia”, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp vận tải nội địa dễ dàng chiếm lĩnh thị trường trong nước mà không phải lo ngại về sự cạnh tranh từ các đội tàu nước ngoài.
- Với khối tài sản cố định khổng lồ, việc điều chỉnh chính sách khấu hao của
Bộ Tài chính theo đó “các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty Hàng hải Việt Nam
Vinalines sẽ điều chỉnh mức khấu hao chi tiết cho từng con tàu, với mức điều chỉnh không vượt quá 75% mức trích khấu hao ban đầu, nhằm giảm thiểu lỗ và có khả năng đạt lợi nhuận.
Các chủ hàng Việt Nam hỗ trợ đội tàu nội địa, bao gồm Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam (Vinalines), trong việc vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu theo hợp đồng Việc này không chỉ thúc đẩy ngành vận tải biển mà còn giúp đánh giá rủi ro trong quá trình giao nhận hàng hóa.
Công ty hiểu rằng việc đánh giá rủi ro trong kinh doanh là một bước quan trọng Do đó, công ty đề xuất một số giải pháp nhằm giảm thiểu rủi ro ở mức thấp nhất, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động cho các kế hoạch trong tương lai.
Công ty duy trì hệ thống quản lý an toàn và chất lượng dịch vụ vận tải biển theo quy trình quản trị rủi ro của Tổng Công ty, dựa trên quy định của Bộ Giao Thông Điều này tạo ra một phương pháp làm việc chung cho tất cả các bộ phận, giúp cán bộ lâu năm có cơ hội cải tiến quy trình quản trị rủi ro, đồng thời hỗ trợ cán bộ mới dễ dàng tiếp cận và thực hiện nhiệm vụ, từ đó nâng cao hiệu quả trong các hoạt động kiểm soát sau này.
Giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH MTV Vận tải Biển Đông
3.1.1 Hoàn thiện các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty
TNHH MTV vận tải Biển Đông
- Cơ cấu tổ chức quản lý tại Công ty
Kết quả khảo sát cho thấy Công ty chưa có văn bản rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm cho từng hoạt động, mối quan hệ giữa các phòng ban chỉ dừng lại ở thỏa thuận Do đó, cần thiết lập một cơ cấu tổ chức hợp lý với các bộ phận chức năng, quyền hạn và trách nhiệm được quy định rõ ràng và cập nhật kịp thời khi có sự thay đổi.
Ban hành quy chế hoạt động cho các Phó Tổng Giám đốc, quy định rõ lĩnh vực và cấp hộ xét duyệt mà các Phó Tổng Giám đốc có quyền quyết định thay mặt Tổng Giám Đốc trong một số trường hợp nhất định.
Lãnh đạo Công ty cần quy định rõ cấp bậc báo cáo và nhiệm vụ cụ thể cho từng phòng ban nhằm tránh tình trạng không thể quy trách nhiệm khi xảy ra sai phạm, đồng thời giảm thiểu chồng chéo trong hoạt động giữa các bộ phận và chênh lệch khối lượng công việc Cần điều chỉnh cơ cấu bộ phận Kế toán để giảm bớt gánh nặng công việc cho từng nhân viên, tránh áp lực và cơ hội gian lận Tuy nhiên, việc tăng cường nhân sự cho Phòng Tài chính – Kế toán cũng sẽ kéo theo chi phí lương và các chi phí khác, do đó cần có sự điều chỉnh hợp lý và tham khảo ý kiến từ Tổng Công ty.
Hiện nay, công ty đã có chế độ đào tạo và trợ cấp học tập cho các nhà quản lý cấp cao, nhưng chưa có kế hoạch dài hạn cho các nhà quản lý cấp trung và nhân viên Do đó, Ban Lãnh đạo cần nâng cao năng lực đào tạo cho hai nhóm đối tượng này và tránh tình trạng đào tạo không đúng người, sai công việc Để cải thiện tình hình tuyển dụng, các phòng ban khi có nhu cầu cần gửi đề nghị đến phòng Nhân sự để nắm bắt yêu cầu và tổ chức tuyển dụng phù hợp Hàng năm, công ty nên tổ chức đánh giá kết quả làm việc của từng nhân viên, từ đó xem xét đề xuất thăng chức, luân chuyển công việc, bổ nhiệm những nhân viên có năng lực vào vị trí cao hơn, đồng thời loại bỏ những người không đáp ứng được yêu cầu công việc.
Công ty cần chú trọng đến phúc lợi cho người nhà của nhân viên, đặc biệt là thuyền viên, bằng cách triển khai các chính sách hỗ trợ như thăm hỏi khi có người thân ốm đau và gửi quà tặng vào dịp lễ Tết Điều này sẽ giúp thuyền viên yên tâm công tác xa nhà hơn.
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành
Hiện nay do nhu cầu quản lý chi phí cũng nhƣ các hoạt động trong Công ty,
Ban Lãnh đạo đã thành lập Ban kiểm soát để đảm bảo nhân viên tuân thủ các nguyên tắc và thủ tục đã đề ra Để nâng cao hiệu quả của kiểm soát nội bộ, nhà quản lý cần liên tục cải thiện năng lực, nhạy bén với thông tin thị trường, thường xuyên tiếp cận các văn bản pháp quy mới của Nhà nước và tham gia các dự án đào tạo kiểm soát nội bộ.
- Công tác lập kế hoạch, dự toán, lập phương án SXKD
Công ty nên triển khai ứng dụng phần mềm lập kế hoạch để thuận tiện cho việc điều chỉnh, tra cứu thông tin và kiểm soát thực hiện kế hoạch Việc thường xuyên soát xét và điều chỉnh mục tiêu ban đầu giúp phát hiện hạn chế trong công tác lập kế hoạch và bắt kịp xu thế thay đổi của thị trường Bên cạnh đó, Ban Lãnh đạo cần thiết lập quy chế thưởng phạt rõ ràng cho nhân viên dựa trên việc hoàn thành hoặc không hoàn thành kế hoạch, với văn bản cụ thể và xác nhận từ Ban Lãnh đạo.
Nhân tố bên ngoài là những yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp, do đó doanh nghiệp chỉ có thể quản lý chúng thông qua việc đánh giá rủi ro và dự toán chi phí phát sinh.
Công ty cần chú trọng hơn đến việc nhận dạng rủi ro từ các yếu tố bên ngoài để không rơi vào tình trạng bị động khi có biến động bất thường Việc thiết lập một bộ phận riêng biệt chuyên trách nhận dạng rủi ro trong quá trình vận tải sẽ giúp giảm bớt gánh nặng cho Ban Giám Đốc Người quản lý nên sử dụng các công cụ dự báo và phân tích, đặc biệt là dự báo thời tiết, để đảm bảo hoạt động hiệu quả, nhất là khi hoạt động chủ yếu trên biển.
Ban hành bộ quy tắc chung về tiêu chí đánh giá rủi ro và quy định xác suất trọng yếu cho từng loại rủi ro (vật chất, con người, v.v.) là cần thiết Bảng đánh giá rủi ro đóng vai trò cầu nối thông tin quan trọng về vấn đề an toàn giữa các bên thực hiện công việc Khi công việc được lặp lại ở thời gian hoặc địa điểm khác nhau, bảng đánh giá rủi ro cần được xem xét và cập nhật thông tin liên quan thiết yếu.
3.2.1.3 Hệ thống thông tin và truyền thông
Cần quy định rõ ràng về thời gian luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận, phòng ban, bao gồm thời hạn cụ thể để lập các chứng từ liên quan sau khi nhận được chứng từ Điều này đảm bảo sự phù hợp về thời gian và phản ánh kịp thời các chi phí sắp phát sinh, từ đó giúp có phương án chi tiêu hợp lý.
Mọi nhân viên trong bộ phận tiếp nhận chứng từ đều phải ký nhận để đảm bảo trách nhiệm cá nhân trong trường hợp có thất thoát xảy ra.
Ban hàng quy chế phối hợp luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban nhằm bổ sung các báo cáo cần thiết cho công tác kiểm soát và hoàn thiện mẫu chứng từ Việc này sẽ giúp tập hợp chi phí hiệu quả hơn trong quá trình tạo Công ty, từ đó nâng cao hiệu quả của công tác kiểm soát nội bộ.
- Kiểm soát năng lực cán bộ thuộc đoàn kiểm tra, đảm bảo đủ kinh nghiệm và chuyên môn đáp ứng nhu cầu đánh giá, thẩm định
Trước khi thực hiện các kế hoạch giám sát thực địa tại cảng biển, cần thiết lập rõ ràng các khu vực hoạt động nhỏ hơn và phân chia trách nhiệm cho bộ phận kiểm soát nội bộ tại mỗi khu vực Điều này không chỉ giúp đảm bảo kiểm soát toàn bộ hoạt động mà còn giảm tải công việc cho Ban Lãnh đạo.
Ban hành hệ thống tiêu chí đánh giá chất lượng hoạt động kiểm soát nội bộ và quy định cụ thể về quản lý tài sản, vật tư thiết bị tại đơn vị Đồng thời, cần xác định rõ trách nhiệm nếu xảy ra mất mát Các quy định này cần được phổ biến đến toàn thể nhân viên trong Công ty để đảm bảo sự hiểu biết và tuân thủ.
Một số đề xuất, kiến nghị khác
3.2.1 Về phía bản thân Công ty
Để nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát, Ban Lãnh đạo cần xem xét thực hiện thêm một số biện pháp bên cạnh các thủ tục hiện tại của Công ty.
Lãnh đạo và nhà quản lý ở mọi cấp độ cần chủ động học hỏi và nâng cao kiến thức về kế toán và công nghệ thông tin Việc này không chỉ giúp họ kiểm soát hiệu quả quá trình sử dụng và lưu trữ tài liệu mà còn đảm bảo tính chính xác và an toàn trong quản lý thông tin.
Mỗi nhân viên cần đăng nhập bằng tên và mật khẩu để truy cập chương trình và tài liệu trên máy tính Danh sách người dùng cần được cập nhật thường xuyên để phản ánh sự thay đổi nhân sự, đồng thời cần có chức năng sửa và xóa dữ liệu theo từng cấp bậc để ngăn chặn việc sửa đổi tài liệu, khai khống chi phí và trốn tránh trách nhiệm Ví dụ, kế toán chỉ có quyền xem mà không thể thêm, sửa hoặc xóa dữ liệu Nếu cần sửa chứng từ, phải có lý do hợp lý và được sự cho phép của Ban Lãnh đạo.
- Doanh nghiệp cần cài đặt các chương trình nhằm theo dõi mọi trường hợp truy cập dự liệu và đƣa ra cảnh báo khi thông tin bị lấy cắp
- Hàng năm tiến hành sửa chữa, bảo trì hệ thống máy tính, thay thế các thiết bị đã hết hạn sử dụng để giảm thiểu chi phí sửa chữa
Tất cả các thủ tục kiểm soát chung trên phải đƣợc thiết lập thành văn bản và truyền đạt tới toàn bộ Công ty và các chi nhánh
3.2.2 Về phía Tổng Công ty
- Công ty Biển Đông đề nghị Tổng Công ty Hàng Hải Việt Nam phối hợp với
Cục Hàng Hải và Bộ Giao Thông Vận tải đang nghiên cứu các rào cản kỹ thuật mà các quốc gia khác áp dụng nhằm xây dựng quy định phù hợp để bảo vệ quyền lợi vận tải nội địa của doanh nghiệp quốc gia, đồng thời thúc đẩy phát triển kinh tế biển và đảm bảo an ninh quốc phòng.
Công ty đề xuất quy chế xác thực cho các cơ chế áp dụng trong các đơn vị thuộc Tổng Công ty, bao gồm việc xây dựng biểu giá ưu đãi cho các đơn vị khi sử dụng dịch vụ lẫn nhau, như khối cảng biển, khối vận tải biển và kho bãi Mục tiêu là giảm thiểu chi phí dịch vụ thuê ngoài.
3.2.3 Về phía Các cơ quan Nhà nước
Bộ Giao Thông Vận Tải cần tổ chức các hội nghị đối thoại thường xuyên hơn nhằm hỗ trợ và giải quyết những khó khăn mà doanh nghiệp vận tải đang gặp phải trong hoạt động của họ.
Đến cuối năm 2016, Bộ Giao thông Vận tải chỉ tổ chức bốn hội nghị đối thoại hỗ trợ, con số này quá ít so với sự biến động liên tục của thị trường thế giới Điều này dẫn đến việc các doanh nghiệp vận tải gặp khó khăn trong việc giải quyết vấn đề, thường bị chậm trễ và không theo kịp với tình hình toàn cầu.
Cục Hàng hải đã kiến nghị Bộ Giao thông Vận tải không cấp phép cho tàu nước ngoài tham gia chuyên chở container trên các tuyến nội địa, nhằm bảo vệ quyền vận tải nội địa của quốc gia Việc này hoàn toàn phù hợp với thông lệ quốc tế và pháp luật Việt Nam, khi mà hầu hết các quốc gia đều nghiêm ngặt bảo vệ quyền này để bảo vệ lợi ích kinh tế và thúc đẩy ngành vận tải biển trong nước Do đó, cần tiếp tục thực hiện quyền bảo hộ vận tải nội địa container để hỗ trợ sự phục hồi của đội tàu trong nước.
Chi phí nhiên liệu chiếm 40% và chi phí xếp dỡ chiếm 30% trong tổng chi phí vận tải, trong khi khung giá cảng biển thường có xu hướng tăng, khiến doanh nghiệp vận tải phải đối mặt với áp lực lớn, thậm chí có nguy cơ lỗ và phá sản Do đó, các công ty vận tải nên đề nghị Bộ Giao thông Vận tải xem xét xây dựng khung chi phí giá áp dụng cho ngành vận tải biển.
Hệ thống cảng biển Việt Nam hiện đang thiếu hụt cả về số lượng lẫn chất lượng, chủ yếu là các cảng nhỏ với trang thiết bị kém Điều này dẫn đến thời gian dỡ hàng kéo dài, tăng thời gian neo đậu tại cảng và làm gia tăng chi phí duy trì tàu, từ đó giảm hiệu quả kinh doanh.
Trong tương lai, Nhà nước cần xây dựng thêm nhiều cảng biển lớn với trang thiết bị hiện đại để tiếp nhận tàu trọng tải lớn, giúp giảm thời gian bốc dỡ và tiết kiệm chi phí lưu cảng cho doanh nghiệp.
Nhà nước cần chú trọng phát triển nhân sự chất lượng cho ngành khai thác tàu biển thông qua đầu tư toàn diện Trường Đại học Hàng Hải hiện đang đóng vai trò quan trọng trong việc đào tạo nhân lực chất lượng cao cho ngành vận tải biển Để nâng cao chất lượng giảng dạy và đào tạo đội ngũ sĩ quan thuyền viên, cần có sự đầu tư thích đáng từ nhà nước, nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển nhanh chóng của ngành vận tải biển hiện tại và trong tương lai.
Các doanh nghiệp hoạt động trên thị trường luôn hướng đến việc tiết kiệm chi phí và tối đa hóa lợi nhuận Để đạt được mục tiêu này, việc kiểm soát và quản lý chi phí một cách khoa học và hợp lý trở thành nhu cầu cấp thiết.
Việc kiểm soát nội bộ chi phí trong doanh nghiệp vận tải hiện nay gặp nhiều khó khăn, đặc biệt trong bối cảnh thị trường biến động và chưa phục hồi hoàn toàn từ khủng hoảng kinh tế 2008 Do đó, nhà quản lý cần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, thiết lập kế hoạch chi tiêu rõ ràng và xây dựng chiến lược hợp lý kết hợp với các hành động thiết thực Mục tiêu là giảm thiểu rủi ro, hạn chế sai phạm và nâng cao hiệu quả hoạt động cho công ty và toàn Tổng Công ty.
Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH MTV Vận tải Biển Đông, tôi đã nhận được sự hỗ trợ quý báu từ Th.s Nguyễn Thị Quỳnh Hoa và các anh chị trong phòng Tài Chính – Kế toán cùng các phòng ban khác Sự giúp đỡ này đã giúp tôi hiểu rõ hơn về công tác kiểm soát nội bộ, hạch toán chi phí cung ứng dịch vụ vận tải, cũng như các vấn đề liên quan Kết hợp với kiến thức học được tại trường, tôi đã hoàn thiện đề tài này Mặc dù đã nỗ lực, đây là lần đầu tôi tiếp xúc với thực tế nên vẫn còn nhiều thiếu sót và hạn chế Tôi rất mong nhận được sự góp ý từ thầy cô và các anh chị.
Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn Th.s Nguyễn Thị
Quỳnh Hoa đã tận tình hướng dẫn em hoàn thiện đề tài này