Hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ chi phí cung ứng dịch vụ vận tải tại công ty tnhh mtv vận tải miền đông,

NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TỐN - - KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP Đề tài: HỒN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SỐT NỘI BỘ CHI PHÍ CUNG ỨNG DỊCH VỤ VẬN TẢI TẠI CÔNG TY TNHH MTV VẬN TẢI BIỂN ĐÔNG Giáo viên hƣớng dẫn : Th.s NGUYỄN THỊ QUỲNH HOA Họ tên sinh viên : NGUYỄN QUẾ HẢI PHƢỢNG Mã SV : 16A4020450 Lớp : K16 – KTDNG Khóa : 2013- 2017 Hà Nội, tháng 05 năm 2017 Học viện ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƢƠNG TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHI PHÍ CUNG ỨNG DỊCH VỤ VẬN TẢI TRONG DOANH NGHIỆP VẬN TẢI 1.1 Lý luận chung kiểm soát nội doanh nghiệp vận tải biển 1.1.1 Kiểm soát nội .4 1.1.2 Doanh nghiệp vận tải biển .18 1.2 Kiểm sốt nội chi phí cung ứng dịch vụ vận tải doanh nghiệp vận tải biển .20 1.2.1 Chi phí cung ứng dịch vụ vận tải 21 1.2.2 Kiểm soát nội chi phí cung ứng dịch vụ vận tải 23 1.2.3 Nội dung kiểm soát chi phí cung ứng dịch vụ vận tải biển 25 1.2.4 Các khó khăn việc kiểm sốt chi phí .30 CHƢƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHI PHÍ CUNG ỨNG DỊCH VỤ VẬN TẢI TẠI CÔNG TY TNHH MTV VẬN TẢI BIỂN ĐÔNG 33 2.1 Giới thiệu chung công ty TNHH MTV Vận tải Biển Đông 33 2.1.1 Khái quát chung .33 2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh 33 2.1.3 Quá trình hoạt động phát triển .35 2.1.4 Mục tiêu phƣơng hƣớng hoạt động 36 2.1.5 Cơ cấu tổ chức .38 2.2 Thực trạng kiểm soát nội chi phí cung ứng dịch vụ vận tải công ty TNHH MTV Vận tải Biển Đông 40 2.2.1 Giới thiệu hệ thống kiểm soát nội chung Công ty 40 2.2.2 Thực tế cơng tác kiểm sốt nội chi phí cung ứng dịch vụ vận tải Công ty TNHH MTV Vận tải Biển Đông 51 2.3 Nhận xét chung kiểm sốt nội chi phí cung ứng dịch vụ vận tải Biển Đông 87 2.3.1 Nhận xét yếu tố cấu thành hệ thống kiểm sốt nội cơng ty TNHH MTV Vận tải Biển Đông 87 2.3.2 Nhận xét cơng tác kiểm sốt chi phí cung ứng dịch vụ vận tải Công ty 100 Nguyễn Quế Hải Phượng K16 - KTG Học viện ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp CHƢƠNG MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHI PHÍ CUNG ỨNG DỊCH VỤ VẬN TẢI TẠI CÔNG TY TNHH MTV VẬN TẢI BIỂN ĐƠNG .105 3.1 Giải pháp hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội cơng ty TNHH MTV Vận tải Biển Đông 105 3.1.1 Hoàn thiện yếu tố cấu thành hệ thống kiểm sốt nội cơng ty TNHH MTV vận tải Biển Đông 105 3.1.2 Hồn thiện cơng tác kiểm sốt chi phí cung ứng dịch vụ vận tải Công ty 110 3.2 Một số đề xuất, kiến nghị khác 119 3.2.1 Về phía thân Công ty .119 3.2.2 Về phía Tổng Cơng ty 120 3.2.3 Về phía Các quan Nhà nƣớc 120 Nguyễn Quế Hải Phượng K16 - KTG Học viện ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1 Quy trình vận chuyển hàng hóa Công ty vận tải Biển Đông 35 Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức Công ty Vận tải Biển Đông .39 Sơ đồ 2.3 Tổ chức Kế tốn Cơng ty Vận tải Biển Đông .46 Sơ đồ 2.4 Sơ đồ hạch toán theo chứng từ ghi sổ 48 Sơ đồ 2.5 Quy trình hạch tốn phần mềm máy tính 49 BẢNG BIỂU Bảng 2.1 Quá trình hoạt động phát triển Công ty 36 Bảng 2.2 Quy định ban tuyển dụng chức vụ tương ứng Công ty TNHH MTV Vận tải Biển Đông 72 Bảng 3.1 Biện pháp cải thiện chi phí sản xuất chung Công ty TNHH MTV Vận tải Biển Đông 115 Bảng 3.2 Bảng tính khấu hao đội tàu theo thời gian sử dụng hữu ích tương ứng.116 Bảng 3.3 Bảng tính khấu hao Cơng ty TNHH MTV Vận tải Biển Đông trước sau điều chỉnh 117 Nguyễn Quế Hải Phượng K16 - KTG Học viện ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp DANH MỤC VIẾT TẮT Viết tắt Nội dung TNHH Trách nhiệm hữu hạn MTV Một thành viên BCTC Báo cáo tài TNHH MTV Trách nhiệm hữu hạn thành viên BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế KPCĐ Kinh phí cơng đồn KSNB Kiểm sốt nội Biển Đông Công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên Vận tải Biển Đông LĐTB-XH Lao động Thƣơng binh – Xã hội Nguyễn Quế Hải Phượng K16 - KTG Học viện ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan khóa luận cơng trình nghiên cứu thực riêng tơi, đƣợc hình thành phát triển sở nghiên cứu lý thuyết thực hành thực tế Mọi tham khảo khóa luận đƣợc trích dẫn rõ ràng Mọi chép không hợp lệ, vi phạm quy chế, hay gian trá tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm Một lần nữa, xin khẳng định cam kết Hà Nội, ngày 26 tháng 05 năm 2017 Tác giả khóa luận Nguyễn Quế Hải Phƣợng Nguyễn Quế Hải Phượng K16 - KTG Học viện ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Vị trí địa lý thuận lợi giao thƣơng đƣờng bờ biển dài 3260 km tạo hội lớn cho ngành vận tải biển Việt Nam cạnh tranh với nƣớc khu vực giới Tuy nhiên với năm 2016, Việt Nam xếp thứ 28 giới số kết nối tàu biển quốc gia, thấp nhiều so với quốc gia khác khu vực Một mặt sở hạ tầng cảng biển lạc hậu, mặt khác việc năm bắt hội phát triển nhƣ quản lí vận tải nhà nƣớc nói chung nội công ty trực tiếp kinh doanh vận tải biển nói riêng cịn nhiều điểm yếu Vận tải biển chủ yếu tập trung vào cung ứng dịch vụ vận tải đƣờng biển, nhiên Việt Nam, dù phát triển đƣợc nhiều năm nhƣng công tác kiểm soát đặc biệt kiểm soát nội chi phí cung ứng dịch vận tải vƣớng phải nhiều khó khăn bất cập, gây e ngại cho nhà đầu tƣ nƣớc vào vận tải biển nƣớc ta Dịch vụ kinh doanh vận chuyển container đƣờng biển cảng nƣớc có cạnh tranh khốc liệt số lƣợng tàu tham gia thị trƣờng vận tải container nƣớc đã tăng lên gấp đơi lƣợng hàng hóa có nhu cầu vận chuyển tăng không đáng kể Cuộc khủng hoảng kinh tế giới kéo dài suốt từ năm 2008 làm cho sản xuất đình đốn kéo theo suy giảm nghiêm trọng nhu cầu vận chuyển hàng hóa nguyên liệu sản xuất sản phẩm Điều dẫn tới tình trạng cung cầu vận chuyển nói chung vận chuyển đƣờng biển nói riêng cân Cùng với tình hình xung đột kéo dài Trung Đông làm cho giá dầu tăng giảm thất thƣờng thƣờng xuyên mức thấp Tất u tố làm cho cƣớc phí vận tải đƣờng biển suy giảm nghiêm trọng Từ doanh thu Công ty TNHH thành viên Vận tải Biển Đông sụt giảm nghiêm trọng so với trƣớc khủng hoảng kinh tế giới Trong hồn cảnh đó, u cầu nâng cao chất lƣợng kiểm sốt chi phí kinh doanh, loại bỏ tối đa chi phí chƣa thật thiết yếu, quản lý, sử dụng vật tƣ, nhiên liệu chặt chẽ đƣợc đặc biệt trọng Công ty TNHH thành viên Vận tải Biển Đông công ty kinh doanh dịch vụ vận tải đƣờng biển điển hình nƣớc quốc tế đƣợc thành lập ngày 01 Nguyễn Quế Hải Phượng K16 - KTG Học viện ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp tháng 03 năm 1995 Cơng ty sở hữu đối tàu gồm 09 (chín) Trong có 07 (bảy) tàu vận chuyển hàng container hai tàu chở dầu sản phẩm Kiểm sốt chi phí quản lý, kinh doanh khai thác tàu cung ứng dịch vụ vận tải có ý nghĩa vô quan trọng việc đảm bảo chất lƣợng hiệu hoạt động Công ty Việc xây dựng, áp dụng liên tục tự kiểm tra, đánh giá thực cải tiến, hoàn thiện quy trình kiểm sốt nội chi phí cung ứng dịch vụ vận tải đƣợc trọng đặc biệt tổng thể hoạt động cải tiến hiệu hoạt động Biển Đông Tuy nhiên, Công ty chƣa xây dựng áp dụng Hệ thống kiểm soát nội chất lƣợng cho hoạt động Hồn thiện quy trình kiểm sốt nội chi phí cung ứng dịch vụ vận tải với công ty quản lý, kinh doanh khai thác tàu cung cấp dịch vụ vận tải nhƣ Biển Đông u cầu tất yếu Cơng ty ln có thay đổi hình thức khai thác, khu vực khai thác, nhà cung ứng dịch vụ (cung cấp dịch vụ bảo hiểm tàu, cung ứng vật tƣ, nhiên liệu, dịch vụ sửa chữa, dịch vụ cung ứng thuyền viên, dịch vụ kho bãi, nâng, hạ, sửa chữa, vệ sinh container, dịch vụ sửa chữa tàu, dịch vụ luật sƣ giải tranh chấp phát sinh với đối tác trình khai thác tàu, ), thay đổi nhân cấu tổ chức máy điều hành Mỗi thay đổi yêu cầu điều chỉnh phù hợp quy trình kiểm sốt nội chi phí cung ứng dịch vụ vận tải để đảm bảo hiệu chất lƣợng quản lý Mục đích nghiên cứu Mục đích nghiên cứu việc hồn thiện quy trình kiểm sốt nội với chi phí cung ứng dịch vụ vận tải Công ty đảm bảo chất lƣợng quản lý chi phí kinh doanh Qua đƣa số giải pháp, quy trình cần có để đạt đƣợc yêu cầu: thuận lợi thực hiện, đảm bảo hiệu chất lƣợng quản lý chi phí Cơng ty đồng thời linh hoạt điều chỉnh phù hợp với thay đổi điều kiện bên bên ảnh hƣởng đến hoạt động kinh doanh Cơng ty nói chung đến việc kiểm sốt chi phí quản lý, khai thác tàu Cơng ty nói riêng Nguyễn Quế Hải Phượng K16 - KTG Học viện ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu phƣơng pháp luận kiểm sốt nội chi phí cung ứng dịch vụ vận tải biển thực tiễn cơng tác kiểm sốt nội chi phí kinh doanh công ty Biển Đông - Phạm vi nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu kiểm sốt nội chi phí cƣng ứng dịch vụ vận tải biển công ty Biển Đông hƣớng hoạt động chiếm phần lớn chi phí nhƣ mang lại lợi nhuận chủ yếu cho Công ty Phƣơng pháp nghiên cứu Đánh giá trạng cơng tác quản việc kiểm sốt nội chi phí cung ứng dịch vụ vận tải container đƣợc áp dụng thông qua thu thập thông tin, số liệu vấn nhằm nhận diện đƣợc điểm mạnh, điểu yếu, nguyên nhân giải pháp phải thực để cải tiến, hoàn thiện quy trình có sở phát huy điểm mạnh loại trừ hay hạn chế có biện pháp kiểm sốt đƣợc điểm yếu mà khơng thể loại bỏ đƣợc hoàn toàn Kết cấu đề tài Chƣơng 1: Tổng quan hệ thống kiểm soát nội chi phí cung ứng dịch vụ vận tải doanh nghiệp vận tải Chƣơng 2: Thực trạng kiểm sốt nội chi phí cung ứng dịch vụ vận tải công ty TNHH thành viên vận tải Biển Đơng Chƣơng 3: Giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội chi phí cung ứng dịch vụ vận tải công ty TNHH thành viên vận tải Biển Đông Nguyễn Quế Hải Phượng K16 - KTG Học viện ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp CHƢƠNG TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHI PHÍ CUNG ỨNG DỊCH VỤ VẬN TẢI TRONG DOANH NGHIỆP VẬN TẢI 1.1 Lý luận chung kiểm soát nội doanh nghiệp vận tải biển 1.1.1 Kiểm soát nội 1.1.1.1 Khái niệm đặc điểm chung Với đa dạng hình thức kinh doanh với mức độ tăng trƣởng ngày cao nguồn vốn doanh nghiệp, đặc biệt với trình đẩy nhanh việc vốn hóa thị trƣờng vốn Việt Nam, nhà đầu tƣ dần rời khỏi vai trò quản lí doanh nghiệp Chính hệ thống kiểm soát nội vững mạnh nhu cầu cấp thiết, công cụ tối ƣu để xác định an toàn nguồn vốn đầu tƣ, xác định hiệu điều hành Ban điều hành doanh nghiệp nhƣ kịp thời nắm bắt hiệu hoạt động doanh nghiệp nhƣ tạo tin tƣởng cao từ phía cổ đơng Các nhà đầu tƣ thƣờng trả giá cao cho cơng ty có rủi ro thấp hay hệ thống kiểm soát nội hiệu  Khái niệm Kiểm soát nội bộ: “là quy trình Ban quản trị, Ban Giám đốc cá nhân khác đơn vị thiết kế, thực trì để tạo đảm bảo hợp lí khả đạt mục tiêu đơn vị việc đảm bảo độ tin cậy báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật quy định có liên quan.” (Điều - VSA 315 Ban hành theo Thông tƣ số 214/2012/TT-BTC ngày 06 tháng 12 năm 2012 Bộ Tài chính) Theo Liên đồn Kế tốn quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội hệ thống sách, thủ tục đƣợc thiết lập nhằm đảm bảo mục tiêu: độ tin cậy thông tin tài chính, thực nghiêm chỉnh chế độ pháp lí quy định, đảm Nguyễn Quế Hải Phượng K16 - KTG 109 Học viện ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp Ban kiểm soát chế phù hợp để chủ sở hữu tự đảm bảo an toàn cho Muốn nhƣ thế, hoạt động Ban kiểm soát cần đƣợc điều chỉnh khung pháp lý rõ ràng hơn, đồng thời chủ sở hữu phải hiểu rõ sử dụng vai trò Ban kiểm sốt cách thơng minh phù hợp Ngồi ra, đƣợc tin tƣởng trao quyền, Ban kiểm soát phải có đủ khả dũng khí thực thi nhiệm vụ, báo cáo Ban kiểm soát phải thể đƣợc tính độc lập xác Chỉ có nhƣ quyền lợi của chủ sở hữu đƣợc bảo vệ  Thành lập phận Kiểm toán nội Để nâng cao hiệu cơng tác kiểm sốt nội chi phí cung ứng dịch vụ Công ty Biển Đông thiết nên thành lập phận kiểm toán nội Bởi thơng qua kiểm tốn nội giúp cho doanh nghiệp xác nhận tính đắn, tính hợp pháp tài liệu, số liệu kế toán, báo cáo tốn…, sai sót, khuyết điểm việc thực sách, chế độ tài kế toán nhà nƣớc, quy định pháp luật Kiểm tốn trực tiếp giúp cho cơng tác quản lý, cơng tác chun mơn nghiệp vụ tài kế toán doanh nghiệp vào nề nếp, tự đánh giá lại, rút kinh nghiệm để có biện pháp đạo thực tốt Bộ phận kiểm tốn nội có nhiệm vụ cụ thể nhƣ sau: - Kiểm tra tuân thủ nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh đặc biệt tuân thủ luật pháp, sách, chế độ tài kế toán, định Giám đốc - Kiểm tra phù hợp, hiệu hệ thống KSNB - Phát sơ hở, yếu gian lận quản lý, sử dụng vốn tài sản - Đề xuất kiến nghị biện pháp xử lý sai phạm, nhƣ giải pháp nhằm cải thiện hệ thống quản lý, điều hành bao gồm đơn vị thành viên - Phối hợp làm việc trực tiếp với đơn vị kiểm toán độc lập Cơng ty kí hợp đồng với đơn vị Lập kế hoạch kiểm tốn đơn vị thành viên Nguyễn Quế Hải Phượng K16 - KTG 110 Học viện ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp Cơng ty, xây dựng kế hoạch kiểm toán hàng năm mặt hoạt động đơn vị Nếu làm tốt nhiệm vụ trên, phận kiểm toán nội góp phần tích cực việc kiểm sốt nội chi phí cung ứng dịch vụ vận tải ngày hoàn thiện hiệu 3.1.2 Hồn thiện cơng tác kiểm sốt chi phí cung ứng dịch vụ vận tải Cơng ty 3.1.2.1 Hồn thiện cơng tác kiểm sốt chi phí ngun vật liệu trực tiếp  Đối với công tác mua sắm, nhập kho vật tư: Phải có kế hoạch mua sắm lầu dài, tính tốn khối lƣợng vật tƣ cịn lại đặt hàng dựa hợp đồng vận tải, kế hoạch sửa chữa đƣợc phê duyệt Khối lƣợng vật tƣ đặt mua phù hợp tránh lãng phí, thất tồn trữ q nhiều khơng đủ để cung ứng tồn trữ Quy định phƣớng án lựa chọn nhà cung cấp, mua sắm vật tƣ chửng loại, thời gian vận chuyển phải theo quy định bám sát vào kế hoạch hoạt động vận chuyển Cơng ty Ban hành tiêu chí lựa chọn nhà cung ứng thích hợp nhƣ đánh giá chất lƣợng dịch vụ nhà cung ứng thực cung ứng vật tƣ cho tàu (giá cả, tính kịp thời, chất lƣợng vật tƣ, tinh thần, thái độ hợp tác, hỗ trợ…) Nếu cố xảy đột xuất khơng đƣợc tự ý mua ngồi chƣa có cho phép Ban Lãnh đạo mà cần lập giấy yều cầu khẩn trực tiếp tới phịng Vật tƣ Tổng Giám đốc Cơng ty cần quy định thời gian xét duyệt cho trƣờng hợp để đảm bảo cố đƣợc giải kịp thời Với công tác thẩm định trƣớc nhập kho: phân trách nhiệm phận kiểm tra với công tác nhập kho bảo quản, yều cầu sau lần kiểm tra phải lập “Báo cáo kiểm nghiệm vật tƣ” nộp lại cho Phòng Vật tƣ để đảm bảo số lƣợng, chất lƣợng nhập đúng, đồng thời để xác định trách nhiệm nhân viên mua vật tƣ xảy sai sót Nguyễn Quế Hải Phượng K16 - KTG 111 Học viện ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp Những loại nhiên liệu nhƣ xăng, dầu nhờn cần có kho bãi bảo quản hợp lý, trách trƣờng hợp bay oxi hóa gây cháy nổ Việc kiểm tra tình trạng kho bãi phải đƣợc kiểm sốt bảo dƣỡng thƣờng xuyên Lựa chọn phân công ngƣời có đạo đức tốt thay phiên bảo quản vật tƣ, sử dụng yếu tố khác nhƣ chó canh, khóa sắt, cửa lớp…  Đối với q trình sử dụng: Kiểm sốt nghiêm ngặt q trình xuất vật tư - Các phận nội phải có kế hoạch sử dụng vật tƣ, lập giấy đề nghị để phận Vật tƣ làm thủ tục cấp phát cho sử dụng - Với việc xuất nguyên liệu, vật tƣ bên ngồi phải có phê duyệt Tổng Giám đốc kể xuất cho bên thứ ba xử lý cố, sau hoàn thành yêu cầu cung cấp chứng từ đầy đủ cho phòng Tài – Kế tốn - Tất lần xuất kho phải có phiếu xuất hợp lệ, nghiêm cấm tƣợng ký nhận thay vật tƣ Trƣớc đƣa vào sử dụng, đội trƣởng kỹ thuật thuyền trƣởng nên kiểm tra lại chất lƣợng số lƣợng nguyên nhiên vật liệu đƣợc cấp - Định kỳ thƣờng xuyên kiểm tra, tối đa tháng lần cử đoàn kiểm tra đánh giá lại vật tƣ, nguyên liệu tồn kho, xác định mức dự trụ hợp lệ vừa đảm bảo hoạt động cho đội tàu vừa giảm thiểu chi phí lƣu kho gây ứ đọng vốn - Cần có quy định rõ ràng văn yều cầu nhiên viên, thuyền viên phải báo cáo cho cấp phát chi phí tăng đột ngột số lƣợng vƣợt mức dự toán cao để có biện pháp ứng phó kịp thời - Đối với vật tƣ lạc hâu khơng cịn hữu dụng cần đƣợc lý để giải tỏa khoảng trống cho bãi, thu hồi vốn nhanh chóng Quy trình u cầu có xác nhận tình trạng, lựa chọn phƣớng án lý tối ƣu có xét duyệt lãnh đạo Nâng cao chất lượng thuyền viên đội ngũ làm công tác quản lý tàu Nguyễn Quế Hải Phượng K16 - KTG 112 Học viện ngân hàng - Khóa luận tốt nghiệp Trình độ chun mơn, khả xử lý tình huống, tác phong chuyên nghiệp, thẳng hợp tác thuyền viên, đặc biệt sỹ quan quản lý có tính định đến việc tiết kiệm, giảm tiêu hao nhiên liệu, dầu nhờn trình khai thác, mang lại hiệu cao hành trình - Trình độ thái độ làm việc thuyền viên tốt khai thác tàu chế độ kinh tế nhất, giảm tối đa cố máy móc tiết kiệm đƣợc thời gian, chi phí cho nhiên liệu thời gian dừng xử lý cố - Trình độ chuyên môn cán bộ, nhân viên làm công tác quản lý tàu (cán kỹ thuật, phòng chuyên môn khác ) đƣợc nâng cao quản lý tàu cách chuyên nghiệp, hỗ trợ tàu xử lý tình phát sinh nhanh, xác, đƣa đƣợc phƣơng pháp khai thác, bảo quản bảo dƣỡng thiết bị máy móc tối ƣu nhấ,.từ góp phần giảm tiêu hao cho nhiên liệu Tăng cường giải pháp quản lý nhiên liệu với tàu đưa tốc độ khai thác kinh tế phù hợp với thực tế thị trường - Kiểm tra, rà sốt lại cơng suất máy Đƣa định mức tiêu hao nhiên liệu cho tàu theo tuyến hoạt động sát với thực tế để theo dõi, so sánh : Làm cách thực tế theo tàu, đo đạc tính tốn theo thực tế, kết hợp với hồ sơ máy móc mà nhà sản xuất đƣa Lập tổ kiểm tra, theo dõi tiêu thụ hàng ngày, có biện pháp kiểm tra đo đạc thực tế đầu bến tàu, với việc theo dõi hành trình, tốc độ tàu… Tổng hợp biện pháp có đƣợc mức tiêu hao tốt để giảm tiêu hao nhiên liệu - Tăng cƣờng kiểm tra, đôn đốc việc bảo quản bảo dƣỡng trang thiết bị máy móc tàu Duy trì tình trạng kỹ thuật tàu sẵn sàng hoạt động Bảo quản, bảo dƣỡng theo chu kỳ, kỹ thuật để tránh tối đa cố bất thƣờng Từ giảm tiêu hao nhiên liệu tăng ngày tàu hoạt động Các biện pháp khác - Hợp tác, hợp đồng lâu dài với nhà cung cấp nhiên liệu lớn có uy tín để tránh xảy tranh chấp giao nhận nhiên liệu với tàu Nguyễn Quế Hải Phượng K16 - KTG 113 Học viện ngân hàng - Khóa luận tốt nghiệp Thực việc chào giá cạnh tranh việc cung cấp nhiên liệu cảng nƣớc giải pháp tốt để có lựa chọn giá tốt - Phối hợp với phòng khai thác- điều độ : cấp nhiên liệu cho tàu cảng có giá tốt, giảm tối đa việc phải cấp nhiên liệu nơi có giá cao 3.1.2.2 Hồn thiện cơng tác kiểm sốt chi phí thuyền viên  Kiểm sốt thơng qua kế hoạch lao động – tiền lương Một cách hữu hiệu kiểm sốt chi phí tiên lƣơng hoạch định theo dõi việc thực hiên kế hoạch tiền lƣơng Hàng tháng phịng Nhân Kế tốn đối chiếu danh sách lao động thực tế phận, thời gian làm việc, hệ số lƣơng , so sánh chi phí tiền lƣơng thực tế với kế hoạch Mọi khác biệt trọng yếu cần báo cáo kịp thời Bảng chấm công thuyền viên cần xác nhận quan phụ trách tàu, thuyền trƣởng thủy thủ đƣợc gửi tháng cho Phòng Nhân Nếu công tác dài ngày, quan phụ trách phải gửi mềm trƣớc gửi cứng cho phịng Nhân Chính sách lƣợng, thƣởng, phạt, cách tính lƣơng Khối phịng ban phải đƣợc thơng báo rộng rãi tỡi tồn thể nhân viên cơng ty vừa để khuyến khích làm việc, đảm bảo tâm lý yên tâm làm việc xa nhà vừa răn đe ý định sai phạm  Kiểm sốt thơng qua phân cơng, phân nhiệm Tách biệt chức để giảm bớt sai phạm Thƣờng phân chia chức sau: theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian làm việc, lập bảng chấm cơng, lập bảng tính lƣơng, tốn ghi chép tiền lƣơng Việc phân phối tiền lƣơng phải đảm bảo ngun tắc làm cơng việc gì, chức vụ hƣởng lƣơng theo cơng việc, chức vụ kết hoạt động tăng thu nhập tăng ngƣợc lại hiệu giảm thu nhập giảm Nguyễn Quế Hải Phượng K16 - KTG 114 Học viện ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp  Kiểm sốt thơng qua đối chiếu số liệu sổ sách chứng từ Kiểm tra việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, đối tƣợng nghiệp vụ liên quan đến khoản trích theo lƣơng có áp dụng mức quy định nhà nƣớc phần đƣợc tính vào chi phí phần tính khấu trừ vào lƣơng nhân viên.Kiểm sốt thơng qua so sánh số liệu với kỳ trƣớc để phát sai phạm bất hợp lý 3.1.2.3 Hồn thiện cơng tác kiểm sốt chi phí sản xuất chung Các biện pháp cải thiện chi phí chung bao gồm: Nguyễn Quế Hải Phượng K16 - KTG 115 Học viện ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp Mục cải thiện Biện pháp - Thực điều chỉnh thời gian khấu hao đội tàu theo Cắt giảm chi phí khấu hao khả sử dụng thực tế, qua cắt giảm chi phí khấu hao - Giảm số lƣợng tàu lai dắt Singapore, Đà Nẵng, Quy Nhơn Cải thiện hoạt động tàu container - Chuyển sang sử dụng cảng có chi phí thấp Hải Phịng, Hồ Chí Minh - Đàm phán kéo dài thời gian lƣu trữ container miễn phí cảng Cải thiện hoạt động tàu dầu - Sử dụng thiết bị tốt để cải thiện tình trạng động cơ, qua cắt giảm chi phí dầu nhờn - Sử dụng tiết kiệm chi phí tàu thuyền viên - Thực tối ƣu hóa tốc độ chạy tàu để cải thiện chi phí Cải thiện chi phí nhiên nhiên liệu - Sử dụng thiết bị chất lƣợng cao nhằm cải thiện tiêu thụ liệu nhiên liệu - Sử dụng thiết bị chất lƣợng cao để giảm tần suất hỏng Cắt giảm chi phí sửa hóc, tổng thể cắt giảm chi phí sửa chữa nhƣ chi phí chữa, bảo trì thiết bị - Đàm phán giảm giá với nhà cung cấp thiết bị Bảng 3.1 Biện pháp cải thiện chi phí sản xuất chung Cơng ty TNHH MTV Vận tải Biển Đông Nguyễn Quế Hải Phượng K16 - KTG 116 Học viện ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp  Về chi phí khấu hao Trong năm 2016, chi phí hoạt động cung ứng dịch vụ vận tải có chi phí chiếm tỷ trọng lƣơng đối lớn chi phí khấu hao TSCĐ Vì thơi đổi phƣơng pháp tính khấu hao cách giảm bớt áp lực chi phí cho Cơng ty Năm Stt Tên tàu sản xuất Số năm KH Năm Tuổi hết tàu KH hết KH Thời gian Số năm sử dụng KH đề hữu ích xuất điều ƣớc tính chỉnh Tàu BD Mariner 2004 15 2019 15 20 20 Tàu BD Navigator 2005 15 2020 15 20 20 Tàu BD Trader 2006 15 2021 15 20 20 Tàu BD Freighter 2006 15 2021 15 20 20 Tàu Vạn Lý 1994 15 2021 27 25 13 2001 15 2022 21 25 19 Tàu BD VICTORY Tàu Vạn Hƣng 1996 15 2022 26 25 14 Tàu BD Melody 2004 15 2023 19 25 21 2000 15 2023 23 25 17 Tàu Biển Đông Star Bảng 3.2 Bảng tính khấu hao đội tàu theo thời gian sử dụng hữu ích tương ứng Nguyễn Quế Hải Phượng K16 - KTG 117 Học viện ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp Hiện Công ty thực khấu hao đội tàu theo phƣơng pháp đƣờng thẳng, thời gian khấu hao 15 năm (thơng tƣ 45/2013/TT-BTC), chi phí khấu hao hàng năm bình quân 262 tỷ Tuy nhiên đơn vị nên đề xuất điều chỉnh thời gian khấu hao đội tàu vào thời gian sử dụng hữu ích tài sản, cụ thể: Nếu điều chỉnh lại khấu hao theo thời gian sử dụng hữu ích tài sản, chi phí khấu hao từ 2017-2020 thay đổi nhƣ sau: Năm 2017 2018 2019 2020 Số khấu hao trƣớc điều chỉnh 268.934 267.071 259.225 211.415 Số khấu hao sau điều chỉnh 157.450 155.587 152.034 138.021 Chênh lệch 111.484 111.484 107.191 73.394 ĐVT:Tr.VNĐ Bảng 3.3 Bảng tính khấu hao Công ty TNHH MTV Vận tải Biển Đông trước sau điều chỉnh  Các chi phí thuộc khối quản lý tàu - Giảm tối đa chi phí cố bất thường máy móc, thiết bị tàu Tăng cƣờng, quản lý sát tình trạng kỹ thuật đội tàu nhƣ đào tạo nâng cao trình độ cán kỹ thuật, thuyền viên để giảm thiểu chi phí sửa chữa cố, bất thƣờng Thực bảo quản bảo dƣỡng thiết bị thời gian theo hƣớng dẫn nhà sản xuất để trì tuổi thọ phụ tùng Cải thiện tình trạng kĩ thuật tàu: với tình trạng kỹ thuật nhƣ số tàu container khơng đáp ứng đƣợc u cầu khai thác Các tàu chạy tuyến VSS thƣờng xuyên kéo dài 15 ngày yêu cầu tuyến 14 ngày; tuyến NSS thời gian tàu chạy tàu ghé thêm cảng miền Trung thƣờng kéo dài 10 ngày Do tàu không đảm bảo thời gian hành trình theo Nguyễn Quế Hải Phượng K16 - KTG 118 Học viện ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp tuyến dịch vụ nên Công ty thƣờng xuyên phải đảo tàu vào tuyến để đảm bảo lịch đáp ứng nhu cầu vận chuyển mainlines Để đảo đƣợc tàu vào tuyến tàu xảy tình trạng nằm neo chờ vào lịch tuyến mới, với việc thời gian chạy kéo dài gây tình trạng lãng phí ngày tàu, lãng phí nhiên liệu, gia tăng chi phí Để khắc phục tình trạng trên, Cơng ty đầu tƣ cải thiện nâng cao tình trạng kĩ thuật tàu để đảm bảo tốc độ cho việc khai thác, rút ngắn vòng quay, tăng số chuyến khai thác hàng năm, nâng cao hiệu khai thác tàu, giảm thiểu tối ƣu chi phí - Sử dụng phụ tùng, vật tư tiết kiệm hiệu + Nâng cao chất lƣợng ngƣời + Tăng cƣờng kiểm tra, giám sát việc sử dụng bảo quản, cất giữ phụ tùng vật tƣ + Hợp tác/ hợp đồng với nhà cung cấp phụ tùng vật tƣ uy tín, cấp hàng có chất lƣợng đảm bảo theo u cầu, giá cạnh tranh + Lập kế hoạch cho thời gian cung cấp chủng loại phụ tùng, vật tƣ cần cấp để có đƣợc sách giá tốt  Các chi phí thuộc khối khai thác tàu container - Thanh lý tài sản không cần dùng khơng mang lại lợi ích kinh tế cần thiết cần đƣợc triển khai nhằm cải thiện tình hình kinh doanh tình hình tài cơng ty tạo đà cho phát triển Hiện Biển Đông sở hữu vận hành khai thác khoảng 2,500 vỏ container loại 20’ 40’ Tuy nhiên hầu hết số vỏ hết khấu hao tình trạng vỏ xấu Do Biển Đơng nên lý tồn số vỏ theo lộ trình, song song vào đầu tƣ mua vỏ thuê vỏ có chất lƣợng Từ cải thiện, nâng cao khả khai thác hàng hóa Nguyễn Quế Hải Phượng K16 - KTG 119 Học viện ngân hàng - Khóa luận tốt nghiệp Đầu tƣ container mới, nâng cấp chất lƣợng container cũ, thuê thêm container đảm bảo thời gian giao hàng chất lƣợng hàng hóa, tránh việc gia tăng chi phí đền bù số hàng bị giảm chất lƣợng tiền phạt di giao hàng chậm  Các chi phí cảng biển dịch vụ thuê khác - Thay đổi cảng Hải Phịng Hồ Chí Minh: Hiện Cơng ty sử dụng cảng Tân Vũ/ Đình Vũ cảng thuộc Tổng Cơng ty Trong khu vực cảng Hải Phịng có số cảng có biểu chi phí dịch vụ thấp so với cảng Công ty sử dụng Để giảm bớt chi phí khai thác, Cơng ty nên chuyến sang sử dụng cảng - Thay đổi cảng Hồ Chí Minh: Cũng tƣơng tự nhƣ đầu cảng Hải Phịng, Cơng ty nên chuyển từ cảng Bến Nghé sang cảng Tân Thuận, cảng có biểu phí dịch vụ thấp so với cảng Bến Nghé 3.2 Một số đề xuất, kiến nghị khác 3.2.1 Về phía thân Công ty Bên cạnh thủ tục mà Cơng ty áp dụng, để hoạt động kiểm sốt có hiệu hơn, Ban Lãnh đạo cần cần nhắc thực thêm số biện pháp sau: - Ban Lãnh đạo nhà quản lý cấp cần tìm tỏi học hỏi nâng cao kiến thức lĩnh vực kế tốn, cơng nghệ thơng tin để thực kiểm sốt q trình sử dụng, lƣu trữ tài liệu - Mỗi nhân viên hay ngƣời sử dụng muốn truy cập vào chƣơng trình, hay xem tập tin từ máy tính riêng cần ghi tên đăng ký nhập mật Danh sách tên đăng ký sử dụng phải cập nhật thƣờng xuyên phản ánh kịp thời thay đổi nhân sự, thêm chức sửa xóa liệu tùy theo chức vụ để tránh việc nhân viên sửa chữa giấy tờ, khai khống chi phí, trốn tránh trách nhiệm Ví dụ kế tốn có chức xem, khơng có chức thêm, sửa, xóa Nếu trƣờng hợp buộc phải sửa chứng từ phải có giải trình hợp lí đƣợc đƣợc cho phép từ Ban Lãnh đạo Ngoài ra, mật phải đƣợc thay đổi định kỳ Nguyễn Quế Hải Phượng K16 - KTG 120 Học viện ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp - Doanh nghiệp cần cài đặt chƣơng trình nhằm theo dõi trƣờng hợp truy cập dự liệu đƣa cảnh báo thông tin bị lấy cắp - Hàng năm tiến hành sửa chữa, bảo trì hệ thống máy tính, thay thiết bị hết hạn sử dụng để giảm thiểu chi phí sửa chữa Tất thủ tục kiểm soát chung phải đƣợc thiết lập thành văn truyền đạt tới toàn Cơng ty chi nhánh 3.2.2 Về phía Tổng Công ty - Công ty Biển Đông đề nghị Tổng Công ty Hàng Hải Việt Nam phối hợp với Cục Hàng Hải Bộ Giao Thông Vận tải nghiên cứu, tìm hiểu rào cản kỹ thuật mà quốc gia khác thực nhằm đƣa quy định nhù hợp, chặt chẽ để bảo vệ quyên lợi vận tải nội địa doanh nghiệp quốc gia, tăng cƣờng phát triển kinh tế biển an ninh quốc phịng - Cơng ty đề nghị quy chế xác thực chế áp dụng đơn vị Tổng Công ty cụ thể nhƣ xây dựng biểu giá ƣu đãi đơn vị Tổng Công ty sử dụng dịch vụ nhƣ khối cảng biển, khối vận tải biển, kho bãi… nhằm giảm thiếu chi phí dịch vụ th ngồi 3.2.3 Về phía Các quan Nhà nước - Yêu cầu Bộ Giao Thông vận tải tổ chức thƣờng xuyên hội nghị đối thoại để hỗ trợ, giải khó khăn hoạt động doanh nghiệp vận tải Tính đến hết năm 2016, Bộ Giao thơng Vận tải tổ chức hội nghị đối thoại hỗ trợ đƣợc bốn lần – số so với tình hình biến động bất thƣờng theo ngày thị trƣờng giới, gây việc giải khó khăn cho doanh nghiệp vận tải thƣờng bị chậm không theo kịp giới - Kiến nghị lên Cục Hàng hải có văn đề nghị Bộ Giao thông Vận tải không cấp phép trở lại cho tàu nƣớc tham gia chuyên chở container tuyến nội địa, việc bảo hộ quyền vận tải nội địa quốc gia hoàn toàn phù hợp với Nguyễn Quế Hải Phượng K16 - KTG 121 Học viện ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp thơng lệ quốc tế pháp luật Việt Nam Hầu hết quốc gia bảo vệ nghiêm ngặt quyền nhằm bảo vệ lợi ích kinh tế nhƣ thúc đẩy ngành vận tải biển nƣớc Do cần tiếp tục thực quyền bảo hộ vận tải nội địa container để tạo điều kiện cho phục hồi đội tàu nƣớc - Chi phí nhiên liệu chiếm 40%, chi phí xếp dỡ 30%, khung giá cảng biển thƣờng theo hƣớng tăng nên doanh nghiệp vận tải nói chung gặp nhiều áp lực, chí lỗ dẫn tới phá sản Cơng ty nên đề nghị Bộ Giao thông Vận tải xem xét xây dựng khung chi phí giá để áp dụng cho công ty vận tải biển - Hệ thống cảng biển nƣớc ta thiếu số lƣợng chất lƣợng, đa phần cảng nhỏ, trang thiết bị yếu dẫn đén tình trạng thời gian dỡ hàng kéo dài, tốn thời gian neo đậu cảng gia tăng chi phí ni tàu, giảm hiệu kinh doanh Cơng ty Do đó, lƣơng lai, Nhà nƣớc cần có kế hoạch xây dựng thêm nhiều cảng biển lớn với trang thiết bị tiên tiến tiếp nhận tàu có trọng tải lớn, giảm thời gian bốc dỡ từ tiết kiệm chi phí lƣu cảng cho doanh nghiệp - Nhà nƣớc cần quan tâm đến phát triển nhân có chất lƣợng khai thác tàu biển Điều cần có đầu tƣ nhà nƣớc mặt Hiện Việt Nam có trƣờng Đại học Hàng Hải nơi chuyên đào nhân lực có chất lƣợng cao cho ngành vận tải biển nên Nhà nƣớc cần đầu tƣ thích đáng cho trƣờng để nâng cao chất lƣợng giảng dạy, đào đội ngũ sĩ quan thuyền viên có chất lƣợng cao, đáp ứng nhu cầu phát triển nhanh chóng ngành vận tải biển tƣơng lai Nguyễn Quế Hải Phượng K16 - KTG 122 Học viện ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp KẾT LUẬN Doanh nghiệp hoạt động thị trƣờng có mục đích làm để tiệm kiệm chi phí lợi nhuận cao Chính mục tiêu mà cơng tác kiểm sốt quản lý sử dụng chi phí cách khoa học, hợp lý ln nhà nhu cầu thiết đặt Tuy nhiên việc kiểm sốt nội chi phí doanh nghiệp vận tải chuyện dễ dàng đặc biệt điều kiện thị trƣờng có nhiều biến động chƣa khơi phục hồn tồn từ khủng hoảng kinh tế giới năm 2008 Vì yêu cầu nhà quản lý phải ngày hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ, sử dụng kế hoạch chi tiêu rõ ràng, có chiến lƣợc hợp lý kết hợp với hành động thiết thực nhằm giảm thiểu rủi ro, hạn chế sai phạm xảy nhƣ nâng cao hiệu hoạt động cho Cơng ty nói riêng tồn Tổng Cơng ty Trong thời gian thực tập Công ty TNHH MTV Vận tải Biển Đông, dƣới giúp đỡ giáo viên hƣớng dẫn Th.s Nguyễn Thị Quỳnh Hoa, anh chị phịng Tài Chính – Kế tốn nhƣ phịng ban chức khác Cơng ty giúp em hiểu thực tế công tác kiểm sốt nội hạch tốn chi phí cung ứng dịch vụ vận tải nhƣ vấn đề khác liên quan Cùng với kiến thức học trƣờng trình tìm hiểu thực tế giúp em hoàn thiện đề tài Mặc dù cố gắng, song đầy lần em tiếp xúc với thực tế nên cịn nhiều thiếu sót hạn chế định Em mong nhận đƣợc góp ý thầy cô anh chị Công ty Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn cô giáo hƣớng dẫn Th.s Nguyễn Thị Quỳnh Hoa tận tình hƣớng dẫn em hồn thiện đề tài Xin chân thành cảm ơn chú, anh chị phịng Tài – Kế tốn nhƣ phịng, ban chức khác Công ty giúp đỡ em nhiều thời gian thực tập vừa qua Nguyễn Quế Hải Phượng K16 - KTG 123 Học viện ngân hàng Khóa luận tốt nghiệp DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO GS.TS Nguyễn Quang Quynh PGS.TS Ngơ Trí Tuệ - Giáo trình kiểm tốn tài - Nhà xuất đại học Kinh tế Quốc Dân; TS Lƣu Đức Tuyên ThS Đâu Ngọc Châu - Thực hành kiểm toán số phận báo cáo tài – Nhà xuất Học viện Tài chính; Alvin A Aren, James K Loebbec ke – Kiểm toán - Nhà xuất Thống Kê; Hệ thống chuẩn mực kế toán, kiểm toán Việt Nam quốc tế; Các thông tƣ nghị định liên quan; Tài liệu Công ty TNHH MTV Vận tải Biển Đông cung cấp Và số tài liệu tham khảo khác Nguyễn Quế Hải Phượng K16 - KTG