Hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần kinh doanh than miền bắc

58 1.2.2 Kinh nghiệm của một số doanh nghiệp trong hoạt động kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền.. 129 2.3.2 Những tồn tại và các nguyên nhân cơ bản hạn chế hoạt động của quy

NGUYỄN MINH HẢI

HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG

KINH DOANH THAN MIỀN BẮC

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

HÀ NỘI – 2015

NGUYỄN MINH HẢI

HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG

KINH DOANH THAN MIỀN BẮC

Ngành: Quản lý kinh tế

Mã số: 60340410

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

PGS.TS Nguyễn Ái Đoàn

HÀ NỘI – 2015

Hà Nội, ngày…….tháng……năm 2015

Tác giả

Nguyễn Minh Hải

Do khả năng có hạn, những sai sót trong luận văn là khó tránh khỏi Em kính mong có được sự chỉ bảo và đóng góp của các Thầy Cô để hoàn thiện hơn nghiên cứu của mình

Em xin chân thành cảm ơn

Tác giả

Danh mục các bảng, hình

MỞ ĐẦU 1

Chương 1: TỔNG QUAN LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 5

1.1 Tổng quan lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp 5

1.1.1 Những vấn đề cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ 5

1.1.2 Cơ sở lý luận về kiểm soát hoạt động bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp 20

1.2 Tổng quan thực tiễn về hoạt động kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp 58

1.2.1 Những thành tựu đạt được trong hoạt động kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền ở các doanh nghiệp nói chung 58

1.2.2 Kinh nghiệm của một số doanh nghiệp trong hoạt động kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền 59

1.3 Các công trình nghiên cứu có liên quan đến hoạt động kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền 60

Kết luận chương 1 66

Chương 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH THAN MIỀN BẮC 67

2.1 Tổng quan về Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc 67

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 67

2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh 68

2.2 Thực trạng quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền tại

Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc 78

2.2.1 Thực trạng về quy trình bán hàng và thu tiền 78

2.2.2 Thực trạng về môi trường kiểm soát: 83

2.2.3 Thực trạng Hệ thống kế toán 87

2 2.4 Thực trạng quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc 88

2.2.5 Một số mẫu chứng từ được sử dụng trong quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần kin doanh than Miền Bắc 119

2.2.6 Các kết quả đạt được của quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc từ năm 2010 đến hết năm 2014: 128

2.3 Đánh giá ưu điểm, nhược điểm quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc 129

2.3.1 Ưu điểm 129

2.3.2 Những tồn tại và các nguyên nhân cơ bản hạn chế hoạt động của quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc 131

Kết luận chương 2 135

Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH THAN MIỀN BẮC 137

3.1 Sự cần thiết, những yêu cầu, nguyên tắc cơ bản và mục tiêu trong việc hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền 137

3.1.3 Những nguyên tắc cơ bản trong việc hoàn thiện quy trình kiểm soát nội

bộ hoạt động bán hàng và thu tiền 140 3.1.4 Những mục tiêu trong việc hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền 142 3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc 143 3.2.1 Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát 143 3.2.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kế toán 145 3.2.3 Giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền 147 Kết luận chương 3 149 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 150

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

như sau 27 Bảng 2.1 Cơ cấu sản phẩm than theo chủng loại của Công ty: 72 Bảng 2.2 Thị phần của Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc năm 2014: 75 Bảng 2.3 Kết quả SXKD từ 2010 đến năm 2014 77 Bảng 2.4 Quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền của Công ty cổ

phần kinh doanh than Miền Bắc được mô tả như sau 89 Bảng 2.5 Thống kê sai phạm liên quan đến bán hàng và thu tiền từ 2010 đến năm

2014 129 Bảng 2.6 Kế hoạch giao và thực hiện chỉ tiêu lợi nhuận năm 2014 132

Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty 68

càng đa dạng, phức tạp Mức độ tăng truởng ngày càng cao của nguồn vốn kinh doanh tại mỗi doanh nghiệp, đặc biệt với quá trình đẩy nhanh việc vốn hoá thị trường vốn của môi trường kinh doanh tại Việt Nam, hiện nay, nhà đầu tư vốn đã và đang dần tách rời khỏi vai trò quản lý doanh nghiệp

Trong khi các doanh nghiệp hiện nay tăng trưởng cả về quy mô và cả về độ phức tạp của hoạt động sản xuất kinh doanh thì một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận

Chính vì vậy một hệ thống Kiểm soát nội bộ vững mạnh đang là một nhu cầu bức thiết, một công cụ tối ưu để xác định sự an toàn của nguồn vốn đầu tư, xác định hiệu quả điều hành của Ban điều hành doanh nghiệp cũng như kịp thời nắm bắt hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát

mà ở đó người quản lý không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những chế độ và thể thức rõ ràng nhằm:

- Bảo vệ tài sản và sổ sách khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp…

- Đảm bảo tính trung thực, tin cậy của thông tin

- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ quy định của công ty và pháp luật

- Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực

Hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện cùng lúc ở nhiều khâu khác nhau, trong đó hoạt động bán hàng và thu tiền là một khâu quan trọng Bởi hoạt động bán hàng và thu tiền của một đơn vị luôn tiềm ẩn trong đó những rủi ro lớn, trong đó

thất thoát tiền bán hàng là rủi ro lớn nhất

Hiện nay, Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc không ngừng phát triển, kinh doanh với nhiều chủng loại than đa dạng, sản lượng ngày càng tăng;

mạng lưới phân phối rộng lớn, rủi ro trong bán hàng và thu tiền ngày càng có xu hướng tăng cao

Theo kết quả kiểm toán trong những năm qua( từ năm 2010 đến năm 2014) các sai phạm trong hoạt động bán hàng và thu tiền bình quân chiếm 1,1% doanh thu, đó là con số rất lớn, nếu không được phát hiện kịp thời thì dẫn đến thất thoát rất

lớn, và đây là một trong những vấn đề quan tâm hàng đầu hiện nay của Công ty

Vì vậy việc tìm ra giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ đối với hoạt động bán hàng và thu tiền để đảm bảo doanh thu được tính đúng, tính đủ, tránh được thất thoát tiền hàng là yêu cầu vô cùng bức thiết hiện nay của Công ty

Bên cạnh đó các giải pháp về kiểm soát nội bộ nói chung, kiểm soát về hoạt động bán hàng và thu tiền nói riêng mới được các doanh nghiệp Việt nam quan tâm trong những năm gần đây, việc áp dụng từ lý thuyết vào thực tiễn còn cứng nhắc, lúng túng, chưa hiệu quả

Trước tình hình đó cần phải có nghiên cứu thấu đáo hơn về quy trình kiểm soát

nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền để vận dụng linh hoạt vào thực tiễn tại các doanh nghiệp nói chung, tại Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc nói riêng

Với mong muốn ứng dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn, em đã quyết định chọn đề tài: “ Hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng

và thu tiền tại Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc”

2 Mục đích nghiên cứu

Đề tài luận văn được thực hiện nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc, đưa hoạt động này vào nề nếp, giảm thiểu thất thoát, rủi ro trong hoạt động bán hàng và thu tiền, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh cho Công ty

Phạm vi nghiên cứu là hoạt động bán hàng và thu tiền, hoạt động kiểm soát nội

bộ tại Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc từ năm 2010 đến hết năm 2014

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Hệ thống hoá lý luận và thực tiễn về Hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung

và kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền nói riêng

- Phân tích nhằm phát hiện, đánh giá các rủi ro kiểm soát của quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc

- Đề xuất các giải pháp hoàn thiện( giảm thiểu rủi ro kiểm soát) của quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc

5 Phương pháp nghiên cứu

- Sử dụng phương pháp phỏng vấn, quan sát thực tế, nghiên cứu tài liệu về hệ thống kiểm soát nội bộ để nắm rõ lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền nói riêng

- Sử dụng phương pháp điều tra, nghiên cứu số liệu thống kê để phản ánh được tình hình kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc

- Sử dụng phương pháp so sánh tỷ lệ để phân tích đánh giá nhằm chỉ rõ những thành tựu và những bất cập trong hoạt động kiểm soát bán hàng và thu tiền tại Công ty

- Sử dụng phương pháp kế thừa, phương pháp chuyên gia trong hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ bán hàng và thu tiền để đảm bảo tính khả thi trong thực tế

- Sử dụng phương pháp phân tích trong việc tìm ra những nhân tố ảnh hưởng

và mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến hoạt động kiểm soát bán hàng và thu tiền tại Công ty

b Ý nghĩa thực tiễn: Đưa ra các giải pháp có thể áp dụng ngay cho Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc và là tài liệu tham khảo cho các doanh nghiệp khác

7 Kết cấu của Luận văn

Ngoài phần mở bài, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung luận văn bao gồm 3 chương với kết cấu trong 151 trang, 08 bảng, 01 hình

Chương 1: Tổng quan lý luận và thực tiễn về kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc

1.1 Tổng quan lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp

1.1.1 Những vấn đề cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống bao gồm các quy định và thủ tục đặc thù được ban quản trị doanh nghiệp thiết kế để phát hiện và ngăn ngừa các rủi ro có ảnh hưởng tiêu cực đến 4 mục tiêu sau:

-Cung cấp số liệu đáng tin cậy về doanh nghiệp

-Bảo vệ tài sản và sổ sách của doanh nghiệp

-Đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả

-Đảm bảo các quy định của doanh nghiệp và của pháp luật được tuân thủ Những quy định và thủ tục này được gọi là Hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát”

1.1.1 2 Mục tiêu tổng quát của hệ thống kiểm soát nội bộ

Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát

mà ở đó không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm thoả mãn được 4 mục tiêu tổng quát sau:

- Cung cấp số liệu đáng tin cậy về doanh nghiệp:

Lý do mục tiêu này phải được thoả mãn là vì Ban quản trị phải có thông tin chính xác, tin cậy để điều hành các mặt hoạt động kinh doanh Thí dụ, giá bán của

Lý do mục tiêu này phải được thoả mãn là vì tài sản vật chất của một công ty có

thể bị trộm cắp, lạm dụng, hoặc bị hư hại tình cờ nếu không được bảo vệ bởi các hệ

thống kiểm soát thích hợp Điều tương tự cũng đúng đối với tài sản không là vật chất như các khoản phải thu, các tài liệu quan trọng (các hợp đồng bảo mật với Nhà nước),

và sổ sách kế toán Sự bảo vệ một số tài sản và sổ sách nhất định đã trở nên ngày càng quan trọng kể từ khi có các hệ thống computer Số lương thông tin được tồn trữ trong các computer như đĩa từ có thể bị phá hoại nếu không cẩn trọng bảo vệ chúng

- Đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả:

Lý do mục tiêu này phải được thoả mãn là vì để kinh doanh có hiệu quả thì các quá trình kiểm soát trong doanh nghiệp phải ngăn ngừa được sự lãng phí và sự

sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp

- Các quy định của doanh nghiệp được mọi thành viên tuân thủ:

Lý do mục tiêu này phải được thoả mãn là vì nếu các quy định của doanh nghiệp và của pháp luật không được tuân thủ thì sẽ dẫn đến các hoạt động sẽ bị hỗn loạn, không kiểm soát được và doanh nghiệp sẽ bị vướng vào vòng lao lý

Như vậy cũng có thể nói một cách khác: mục tiêu của Hệ thống kiểm soát nội

bộ là phải phát hiện và ngăn ngừa được các loại rủi ro có ảnh hưởng tiêu cực đến 4 nội dung trên

1.1.1 3 Mục tiêu chi tiết của kiểm soát nội bộ

Để thuận lợi cho việc xây dựng Hệ thống kiểm soát nội bộ, người ta triển khai 4 mục tiêu tổng quát thành 7 mục tiêu chi tiết, việc thoả mãn 7 mục tiêu này thì cũng có nghĩa là 4 mục tiêu tổng quát cũng được thoả mãn

Hay nói cách khác là mục tiêu chi tiết của Hệ thống kiểm soát nội bộ là phải phát hiện và ngăn ngừa được các loại rủi ro có ảnh hưởng tiêu cực đến bảy nội dung sau:

- Các nghiệp vụ kinh tế được ghi sổ là phải có thật:

Lý do mục tiêu này phải được thoả mãn là vì:

doanh thu khống cao hơn thực tế Hậu quả của nó có thể dẫn đến một khoản tính lương khống cho bộ phận bán hàng, hoặc một khoản chi phí vận chuyển khống cho lượng bán hàng khống nói trên Điều đó làm giảm lợi nhuận thực của doanh nghiệp

và dẫn đến số liệu sai lệch “ lãi giả lỗ thật”

- Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn:

Lý do mục tiêu này phải được thoả mãn là vì:

Nếu một nghiệp vụ kinh tế diễn ra mà không được phê chuẩn, nó có thể dẫn đến một nghiệp vụ lừa đảo, trộm cắp, lãng phí hoặc phá hoại tài sản của công ty

Ví dụ: Một nghiệp vụ bán hàng mà không được qua một quá trình phê chuẩn thì rất có thể dẫn đến bán hàng thấp hơn giá quy định, hoặc cho khách hàng

nợ tuỳ tiện Điều đó dẫn đến làm thất thu tiền bán hàng và thất thoát công nợ

- Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi sổ đầy đủ:

Lý do mục tiêu này phải được thoả mãn là vì:

Việc để ngoài sổ sách các nghiệp vụ kinh tế sẽ dẫn đến thông tin được cung cấp không chính xác, từ đó dẫn đến các quyết định không được chính xác và sổ sách không kiểm soát được tài sản dẫn đến tài sản có thể sẽ bị trộm cắp, biển thủ

Ví dụ: Một khoản doanh thu bị bỏ sót không được nghi sổ sẽ dẫn đến một khoản tiền bán hàng có thể sẽ bị biển thủ, trộm cắp và điều đó làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp

- Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn:

Lý do mục tiêu này phải được thoả mãn là vì:

Việc tính toán để đánh giá một nghiệp vụ kinh tế và ghi chép vào sổ sách không đúng đắn sẽ dẫn đến thông tin bị sai lệch Khi thông tin bị sai lệch được cung cấp cho nhà quản lý sẽ dẫn đến các quyết định không chính xác, và sổ sách sẽ không kiểm soát được tài sản, điều đó có nghĩa là tài sản có thể bị biển thủ, trộm cắp

- Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn:

Lý do mục tiêu này phải được thoả mãn là vì:

Nếu việc phân loại nghiệp vụ kinh tế vào các tài khoản( còn gọi là hạch toán vào các tài khoản) không đúng đắn sẽ dẫn đến thông tin bị sai lệch Và tương tự như trên, khi thông tin bị sai lệch sẽ dẫn đến tài sản có thể bị biển thủ, trộm cắp

Ví dụ: Một khoản rút tiền mặt từ ngân hàng về quỹ của Công ty đáng lẽ phải được ghi nợ Tài khoản Tiền mặt/ Có Tài khoản Tiền gửi ngân hàng, nhưng kế toán

lại ghi nợ Tài khoản chi phí/Có Tài khoản Tiền gửi ngân hàng, việc phân loại sai

lệch như trên có thể sẽ dẫn đến một khoản tiền mặt bị biển thủ

- Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng lúc:

Lý do mục tiêu này phải được thoả mãn là vì:

Việc ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế hoặc trước hoặc sau khi chúng xảy ra làm tăng khả năng bỏ quên không ghi sổ nghiệp vụ đó hoặc khả năng ghi sổ với số tiền không chính xác Nếu việc ghi sổ trễ xảy ra vào lúc cuối kỳ thì các báo cáo tài chính

sẽ bị sai

Ví dụ: Một khoản doanh thu của tháng 1 năm sau lại được ghi vào doanh thu

của tháng 12 năm trước, điều đó sẽ dẫn đến thông tin về doanh thu, lãi lỗ của năm

trước là không chính xác

- Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi sổ đúng đắn sổ chi tiết và được tổng hợp chính xác:

Lý do mục tiêu này phải được thoả mãn là vì:

Nếu các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào sổ chi tiết không chính xác, số liệu chi tiết không khớp với số tổng hợp, điều đó sẽ làm cho thông tin tổng hợp bị mất

đi tính chính xác, và sổ sách không có khả năng kiểm soát được tài sản, dẫn đến tài sản có thể bị biển thủ, trộm cắp

Ví dụ: Việc nhập kho một mặt hàng A được ghi vào sổ chi tiết nhỏ hơn thực

tế, điều đó làm cho sổ sách chi tiết không kiểm soát đúng số lượng mặt hàng A có ở

1.1.1 4 Các thành phần của Hệ thống kiểm soát nội bộ

Các thành phần của Hệ thống kiểm soát nội bộ là các yếu tố tham gia vào quá trình kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Có 3 thành phần là Môi trường kiểm soát, Hệ thống kế toán, thủ tục kiểm soát nội bộ

a Môi trường kiểm soát:

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, sự vận hành và tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ

Các nhân tố chính đó là:

- Thái độ của ban quản trị:

Đó chính là thái độ của ban quản trị đối với việc kiểm soát rủi ro Nếu họ thường xuyên quan tâm đến việc kiểm soát rủi ro, có thái độ rõ ràng và kịp thời với các rủi ro có thể xảy ra thì điều đó sẽ làm cho kiểm soát nội bộ càng mạnh

Ví dụ: Như ban quản trị thường xuyên xem xét lại các quy trình kiểm soát hoặc như có thái độ phê bình rõ ràng đối với nhân viên khi thông tin bị báo cáo sai lệch, thường xuyên quan tâm phân tích và yêu cầu giải thích số liệu Chính những thái độ như vậy sẽ làm cho quy trình kiểm soát ngày càng được hoàn chỉnh, nhân viên làm việc cẩn trọng hơn

- Cơ cấu tổ chức:

Để chỉ đạo và kiểm soát hoạt động của đơn vị, thì cơ cấu tổ chức đóng một vai trò quan trọng Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ giúp cho quá trình xử lý nghiệp vụ

và ghi chép sổ sách được kiểm soát, từ đó giúp ngăn ngừa được các sai phạm

Ví dụ: Phòng bán hàng thì phải có trách nhiệm tách bạch với phòng kế toán, phòng kế toán phải có trách nhiệm tách bạch với bộ phận kho hàng Nếu không tách bạch được trách nhiệm điều đó sẽ dẫn đến các rủi ro như hàng bán sẽ bị gian lận không ghi chép vào sổ sách và số tiền bán hàng sẽ bị biển thủ mà không có người kiểm soát

quản trị Uỷ ban này thường gồm từ 3 đến 5 uỷ viên không phải là nhân viên của Công ty, và thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

Giám sát sự chấp hành pháp luật của công ty

Kiểm tra và giám sát công việc của các kiểm toán viên nội bộ

Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính

Đại diện công ty để mời kiểm toán viên độc lập, và làm việc với họ

Hoà giải những mâu thuẫn( nếu có) giữa kiểm toán viên độc lập với ban quản trị

Do có các chức năng quan trọng nêu trên, nên sự độc lập và hữu hiệu trong hoạt động của Uỷ ban kiểm toán là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát

- Sự truyền đạt sự phân công quyền hạn và trách nhiệm:

Quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận phải được quy định rõ ràng, không chồng lấn Và mọi nhân viên, mọi bộ phận phải được truyền đạt để hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình trong công việc

Vì nếu các nhân viên, bộ phận không hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình thì rất có thể nhiều công việc sẽ bị sao nhãng, bỏ bê Do đó đây là một nhân tố ảnh hưởng đến tính hiệu quả của kiểm soát nội bộ

Ví dụ: Trách nhiệm và quyền hạn của từng bộ phận trong việc kiểm kê tài sản không được quy định rõ ràng, các bộ phận không được thông tin thấu đáo về trách nhiệm và quyền hạn của mình thì rất có thể nhiều tài sản sẽ không được kiểm

kê, hoặc nếu có kiểm kê thì sẽ không có người tổng hợp, đối chiếu các sai lệch

- Các phương pháp kiểm soát của ban quản trị:

Ban quản trị cũng thường có những phương pháp của riêng mình để kiểm soát các hoạt động Việc thực thi các phương pháp này cũng giúp phát hiện các sai sót có thể xảy ra, và nó cũng làm cho các nhân viên hiểu rằng thông tin về các hoạt động đang được ban quản trị theo dõi, đánh giá Chính điều đó đã giúp làm tăng cường tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ

hoạch, dự toán, và có hành động sửa sai thích hợp ở cấp quản lý thích hợp

- Chức năng kiểm toán nội bộ:

Chức năng kiểm toán nội bộ được xây dựng nhằm chịu trách nhiệm thực hiện

sự kiểm tra, giám sát và đánh giá thường xuyên về hoạt động của đơn vị, qua đó phát hiện những sai phạm và thất thoát tài sản, đề xuất những biện pháp cải tiến hoạt động… Chính vì thế đây cũng là một nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả của kiểm soát nội bộ

- Năng lực nhân viên và chính sách nhân sự:

Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ hệ thống kiểm soát nào cũng là con người Nếu nhân viên có năng lực và đáng tin cậy, thì có thể không cần kiểm soát nhiều mà vẫn có các thông tin đáng tin cậy

Con người thật thà, có năng lực, có khả năng thực hiện công việc ở mức độ cao ngay cả khi có rất ít quá trình kiểm soát họ Mặt khác cho dù có rất nhiều quá trình kiểm soát, nếu con người kém năng lực và không trung thực sẽ làm cho hệ thống đó trở nên hỗn độn

Con người trung thực và có năng lực sẽ giúp cho việc kiểm soát sẽ hiệu quả hơn, do đó các chính sách đánh giá và khen thưởng con người là một bộ phận quan trọng của cơ cấu kiểm soát nội bộ

- Các ảnh hưởng bên ngoài:

Ngoài các nhân tố bên trong nêu trên, thì hoạt động của đơn vị còn chịu ảnh hưởng bởi môi trường bên ngoài Thí dụ như sự kiểm soát của các cơ quan Nhà nước các hoạt động của những cơ quan này cung cấp sự kiểm soát đối với quá trình báo cáo và kế toán của tổ chức

Những nhân tố bên ngoài tuy không thuộc tầm kiểm soát của ban quản trị, nhưng sẽ có ảnh hưởng rất lớn đến các nhà quản trị trong sự thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ

b Hệ thống kế toán

Mục đích của một hệ thống kế toán ở một tổ chức là thu thập, phân loại, tính toán, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế của tổ chức đó, và duy trì khả năng kiểm soát đối với các tài sản

Hệ thống kế toán hiệu quả phải thỏa mãn tất cả bảy mục tiêu kiểm soát nội

bộ chi tiết được đề cập đến ở trên

Ví dụ: Hệ thống kế toán phải được thiết kế để đảm bảo là tất cả các nghiệp vụ bán hàng của công ty đều được ghi sổ chính xác và được phản ảnh trên các báo cáo tài chính ở đúng kỳ Hệ thống đó cũng phải tránh việc ghi sổ hai lần doanh thu và ghi sổ doanh thu khi mà không có nghiệp vụ bán hàng

Đối với một công ty nhỏ có sự tham gia tích cực của chủ sở hữu, hệ thống kế toán thủ công đơn giản chủ yếu chỉ có một kế toán viên có năng lực và trung thực là

có thể cung cấp một hệ thống kế toán đầy đủ Nhứng ở một công ty lớn đòi hỏi một

hệ thống phức tạp hơn bao gồm sự xác định trách nhiệm rõ ràng và các thể thức, chính sách bằng văn bản

tế sau khi phát sinh

- Tài khoản kế toán: Nhằm phân loại các nghiệp vụ kinh tế thành tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí để phục vụ cho việc tổng hợp thông tin cần thiết cho quản lý và kiểm soát tài sản

chính và kết quả kinh doanh của đơn vị

c Các thủ tục kiểm soát:

Để thực hiện các mục tiêu kiểm soát, ban quản trị còn phải quy định các thủ tục kiểm soát, chúng được thiết kế tuỳ thuộc vào những nét đặc thù của tổ chức, của hoạt động kinh doanh…

Các thủ tục kiểm soát thường được xây dựng trên 5 nguyên tắc dưới đây: + Phân công và cách ly thích hợp về nhiệm vụ;

+ Các thể thức phê chuẩn đúng đắn;

+ Chứng từ và sổ sách đầy đủ;

+ Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách;

+ Kiểm soát độc lập việc thực hiện

* Phân công và cách ly thích hợp về nhiệm vụ

Sự phân công nhiệm vụ không rõ ràng thường dẫn đến: có việc không có ai chịu trách nhiệm, có việc thì nhiều người cùng thực hiện, dẫn đến sự chồng chéo, bỏ sót công việc

Ví dụ: Giao cho 2 người cùng phụ trách một kho hàng thì rất có thể khi kho hàng bị mất mát, hư hỏng thì việc xác định ai sẽ là người chịu trách nhiệm, và trách nhiệm của mỗi người là như thế nào sẽ rất khó khăn( Người Việt nam thường gọi là:

“ của chung không ai sót”)

Sự kiêm nhiệm thường dẫn đến sự lạm dụng, và việc ngăn ngừa, phát hiện gian lận sẽ rất khó khăn, vì cùng một người mà phụ trách nhiều nhiệm vụ khác nhau thì rất dẫn đến người đó sẽ dùng ý chí chủ quan của mình để hợp thức hoá các thủ tục để cố tình gian lận

Ví dụ: Giao cho cùng 1 người vừa có trách nhiệm ghi chép kế toán chi tiết hàng tồn kho mặt hàng A, vừa là thủ kho mặt hàng A, thì rất có thể người đó chỉnh sửa sổ sách để biển thủ mặt hàng A tại kho

toán – Nhiệm vụ kiểm soát – Nhiệm vụ bảo quản tài sản

- Cách ly việc bảo quản tài sản với kế toán Lý do của việc không cho phép một người có trách nhiệm bảo quản thường xuyên hay tạm thời tài sản được đồng thời là kế toán ghi chép theo dõi tài sản đó là nhằm ngăn chặn sự gian lận Khi một người thực hiện cả hai chức năng này sẽ có nhiều rủi ro là anh ta bán tài sản đó để thu lợi cá nhân rồi điều chỉnh sổ sách để trốn tránh trách nhiệm

Ví dụ: Nếu một người vừa là thủ quỹ tiền mặt và vừa là kế toán ghi chép theo dõi tiền mặt thì rất có thể người thủ quỹ sẽ biển thủ tiền ở trong két và ghi sổ một khoản chi giả không có thật

- Cách ly quyền phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc bảo quản tài sản

liên quan Nếu có thể, điều tốt nhất là nên ngăn ngừa những người có quyền phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với người có quyền bảo quản tài sản liên quan

Ví dụ: Cùng một người không vừa được là người phê chuẩn mua vào một tài sản và vừa là người bảo quản tài sản đó Nếu như vậy rất có thể người đó sẽ phê chuẩn mua vào một tài sản không có thật để rút tiền ra

- Cách ly trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ kinh tế với Kế toán Nếu các bộ phận thực hiện nghiệp vụ kiêm luôn việc ghi chép sổ sách và báo cáo về số liệu của chính mình thì sẽ có xu hướng thổi phồng các kết quả để tăng mức thực hiện báo cáo hoặc ghi chép sổ sách không đúng với kết quả thực hiện nghiệp vụ để gian lận

Ví dụ: Nếu bộ phận bán hàng kiêm luôn là bộ phận kế toán thì rất có thể xảy

ra rủi ro: ghi chép các doanh thu không có thật vào sổ sách để khai khống doanh thu nhằm mục đích được tăng thêm tiền thưởng, tiền lương và tăng khống các chi phí đi theo doanh thu

* Các thủ tục phê chuẩn đúng đắn

Tất cả nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn nếu muốn thỏa mãn các quy trình kiểm soát Nếu bất kỳ ai trong tổ chức đều có thể tùy tiện mua hoặc

nhiên là tiền hàng sẽ bị thất thoát không kiểm soát được

Có 2 loại phê chuẩn: Phê chuẩn chung chung và phê chuẩn cụ thể

Sự phê chuẩn chung chung nghĩa là Ban quản trị xây dựng các chính sách để

tổ chức phải tuân theo Các cấp dưới được học tập để thi hành những sự phê chuẩn chung chung này bằng cách chấp hành tất cả các quy định về một nghiệp vụ kinh tế nào đó trong phạm vi các giới hạn được chính sách đề ra Ví dụ về sự phê chuẩn chung chung như: việc ban hành mức giá cố định cho hàng hoá bán ra, các hạn mức tín dụng đối với khách mua hàng…

Sự phê chuẩn cụ thể phải thực hiện cho từng nghiệp vụ kinh tế riêng biệt Ban quản trị thường không muốn xây dụng một chính sách phê chuẩn chung đối với một số nghiệp vụ kinh tế Thay vào đó, Ban quản trị sẽ thực hiện phê chuẩn cho từng trường hợp

Ví dụ: Nghiệp vụ thanh lý tài sản cố định thường được ban quản trị phê chuẩn riêng biệt cho từng lần thanh lý

* Chứng từ và sổ sách đầy đủ

Chứng từ và sổ sách là những đồ vật cụ thể mà trên đó các nghiệp vụ kinh tế được phản ánh và tổng hợp Chúng gồm những khoản mục đa dạng như hóa đơn bán hàng, đơn đặt mua hàng, sổ phụ, sổ Nhật ký bán hàng…

Một chức năng quan trọng của chứng từ là giúp chuyển giao thông tin trong

và ngoài đơn vị, nên nó phải đầy đủ để kiểm soát được sự vận động của tài sản, cũng như bảo đảm cho mọi nghiệp vụ kinh tế đều được ghi sổ chính xác

Ví dụ: Nếu thủ kho nhận hàng mà không có quy định phải lập phiếu nhập kho, thì kế toán không thể kiểm tra số lượng và mẫu mã trên hóa đơn mua vào có đúng như đã nhận được hay không

Một số nguyên tắc về chứng từ cần được:

- Mọi nghiệp vụ kinh tế đều phải được lập chứng từ để ghi nhận lại những gì

đã xảy ra và đã hoàn thành

- Được lập ngay vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc ngay sau đó càng

sớm càng tốt Khi thời gian càng cách xa độ tin cậy của sổ sách càng giảm và cơ hội

để có sai lầm càng tăng lên (ảnh hưởng đến mục tiêu “thời hạn”)

- Đủ đơn giản để đảm bảo là chúng rõ ràng dễ hiểu

- Được thiết kế cho nhiều công dụng bất cứ khi nào có thể nhằm giảm thiểu

số lượng các mẫu khác nhau Thí dụ, một hóa đơn bán hàng được thiết kế để đồng

thời là: căn cứ để ghi sổ doanh thu, phê chuẩn giao hàng, thống kê bán hàng, và căn cứ để tính hoa hồng bán hàng

Như vậy nếu chứng từ được lập nghiêm túc, phản ánh đầy đủ và trung thực

về mọi nghiệp vụ phát sinh, thì sẽ giúp cho việc thực hiện chức năng kiểm soát trên nhiều phương diện, nhất là bảo vệ tài sản, ngăn ngừa các hành vi lãng phí, gian lận,

sử dụng không hiệu quả

Ví dụ: Mọi nghiệp vụ nhập xuất tài sản đều phải được lập chứng từ và phải

có sự phê chuẩn của người có thẩm quyền, điều này giúp ngăn ngừa tình trạng sử

dụng tài sản không đúng mục đích, giúp cho việc theo dõi sự dịch chuyển của tài

sản từ nơi nay đến nơi khác

Liên quan chặt chẽ đến chứng từ là cẩm nang thủ tục: Đây là những tài liệu,

văn bản hướng dẫn về các thủ tục, về thời hạn lập và luân chuyển chứng từ trong toàn đơn vị Tài liệu này giúp áp dụng thống nhất mọi thủ tục trong toàn đơn vị, do

đó nó tạo điều kiện cho việc thu thập thông tin và kiểm soát được sự vận động của tài sản, và giúp cho việc ghi sổ đầy đủ

Ví dụ: Nhờ có quy định là bản sao của đơn đặt hàng, của phiếu nhập kho và biên bản kiểm tra chất lượng lô hàng phải được gửi cho kế toán thanh toán, mà kế toán mới có thể ghi sổ đầy đủ, thanh toán đúng số tiền và đúng hạn

Sổ sách kế toán là giai đoạn chính trong tiền trình xử lý số liệu kế toán, bằng

việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp để chuẩn bị cung cấp các thông tin tổng

động tác nghiệp Ngoài ra, nó giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa học, và đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính, nên là cơ

sở để kiểm tra, truy cập chứng từ

Liên quan chặt chẽ với sổ sách kế toán là sơ đồ tài khoản (Hệ thống tài khoản

và quy trình hạch toán) Quá trình kiểm soát có liên quan chặt chẽ với chứng từ và

sổ sách là sơ đồ tài khoản Sơ đồ tài khoản phân loại các nghiệp vụ kinh tế thành

những tài khoản riêng biệt trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và trên bảng cân đối kế toán Sơ đồ tài khoản là một công cụ kiểm soát quan tọng vì nó cung cấp

bố cục để xác định thông tin trình bày cho Ban quản trị và cho những người khác sử

dụng báo cáo tài chính Nó phải bao gồm đủ thông tin để cho phép sự trình bày của các báo cáo tài chính phù hợp với các nguyên tắc kế toán đã được thừa nhận; nhưng, ngoài ra, sự phân loại thông tin cũng phải giúp Ban quản trị ra quyết định

* Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách

Biện pháp bảo vệ quan trọng nhất để bảo vệ tài sản và sổ sách là việc sử dụng những biện pháp đề phòng vật chất Thí dụ như việc sử dụng nhà kho đối với hàng tồn kho để đề phòng mất cắp các két sắt chịu lửa và nhà hầm an toàn để bảo vệ những tài sản như tiền tệ và giấy tờ có giá là những hình thức bảo vệ vật chất quan trọng

Các hình thức bảo vệ vật chất cũng cần thiết đối với sổ sách và chứng từ Sự xây dựng lại sổ sách bị mất hoặc bị thiêu hủy rất tốn kém và mất thời gian Hãy tưởng tượng điều gì sẽ xảy ra nếu sổ sách theo dõi tài sản, công nợ…bị phá huỷ Chi phí của việc làm lại sổ sách sẽ là rất lớn

Các máy móc thiết bị cũng có thể được dùng để tăng thêm sự bảo đảm là thông tin kế toán được ghi sổ một cách chính xác và kịp thời Máy tính tiền và một trong số loại thiết bị xử lý số liệu tự động đều là những quá trình kiểm soát nội bộ hữu ích tiềm tàng đối với mục đích này

khảo các tài liệu kế toán, các dữ liệu lưu trữ trong máy tính

* Kiểm soát độc lập việc thực hiện

Nguyễn tắc cuối cùng của các thủ tục kiểm soát là sự xem xét lại cẩn thận và liên tục bốn loại kia, thường được xem như các quá trình kiểm soát độc lập hoặc sự thẩm tra nội bộ

Nhu cầu kiểm soát độc lập phát sinh do cơ cấu kiểm soát nội bộ có khuynh hướng giảm hiệu quả theo thời gian Nhân viên có khả năng quên hoặc vô ý không tuân theo các thủ tục, hoặc trở nên cẩu thả trừ phi có ai đó quan sát và đánh giá việc thực hiện của họ Ngoài ra, cả sự gian lận và vô ý sai phạm đều có khả năng xảy ra bất luận chất lượng của quá trình kiểm soát là như thế nào, vì nó xuất phát từ hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ

Một đặc điểm cơ bản của những người thực thi nhiệm vụ thẩm tra nội bộ là phải cách ly trách nhiệm với các cá nhân có trách nhiệm báo cáo số liệu

Ví dụ: Việc đối chiếu số liệu giữa ngân hàng với sổ sách kế toán phải được giao cho một người độc lập không liên quan gì đến tiền gửi ngân hàng và sổ sách kế toán

Bảng 1.1 Tóm tắt các thành phần của Hệ thống kiểm soát nội bộ

THÀNH PHẦN KIỂM SOÁT NỘI BỘ Môi trường kiểm soát Hệ thống kế toán Các th ủ tục kiểm soát

Các nguyên lý phụ của môi

trường kiểm soát

Các mục tiêu phải được thỏa mãn

Các loại thủ tục kiểm soát

- Thái độ của Ban quản trị - Có thật - Sự phân công và cách ly

trường kiểm soát được thỏa mãn

- Các phương pháp kiểm soát

của Ban quản trị - Sự phân loại

- Kiểm soát độc lập việc thực hiện

- Chức năng kiểm toán nội bộ - Tính thời gian

- Năng lực nhân viên và chính

sách nhân sự

- Sự chuyển sổ và sự tổng hợp

- Các ảnh hưởng bên ngoài

1.1.1 5 Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ

Trong thực tiễn không thể có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo, nghĩa

là một hệ thống có thể đảm bảo phát hiện và ngăn ngừa mọi rủi ro có thể xảy ra Nói cách khác, một hệ thống tốt cũng chỉ có thể hạn chế tối đa những sai phạm, các hạn chế vốn có xuất phát từ những nguyên nhân sau đây:

- Một yêu cầu của các nhà quản lý là những chi phí cho kiểm tra phải hiệu quả, nghĩa là chi phí kiểm tra phải ít hơn tổn thất so sai phạm và gian lận gây ra

- Hầu hết các biện pháp kiểm tra đều tập trung vào các sai phạm sự kiến, vì thế khó có thể phát hiện, ngăn ngừa được các sai phạm đột xuất, bất thường

- Người thực thi nhiệm vụ là con người nên có thể thiếu sự thận trọng, xao lãng, sai lầm trong xét đoán, hoặc hiểu sai các hướng dẫn và từ đó dẫn đến sai phạm

- Việc kiểm tra có thể bị vô hiệu hoá do sự thông đồng với bên ngoài, hoặc giữa các nhân viên trong doanh nghiệp

- Các thủ tục kiểm soát có thể không còn phù hợp vì điều kiện thực tế đã thay đổi

Hoạt động bán hàng và thu tiền gồm các quyết định và các quá trình cần thiết cho sự chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng và thu tiền

từ khách hàng Hoạt động bắt đầu bằng một đơn đặt hàng của khách hàng và chấm dứt bằng sự chuyển đổi hàng hoá hoặc dịch vụ thành một khoản phải thu và cuối cùng là thành tiền

Hoạt động bán hàng và thu tiền bao gồm các công đoạn sau:

- Xử lý đơn đặt hàng của khách

- Phê chuẩn các điều kiện bán hàng

- Xuất kho hàng hoá

- Thu tiền mặt của khách hàng( nếu thanh toán ngay bằng tiền mặt)

- Giao hàng cho khách hàng

- Lập hoá đơn cho khách hàng

- Theo dõi thanh toán và thu tiền

- Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và giảm giá

- Xử lý xoá sổ xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được

- Nếu việc trao đổi được cả hai bên chấp thuận, bộ phận bán hàng tiến hành lập lệnh giao hàng( hoặc phiếu xuất kho), thông tin trên lệnh giao hàng phải đầy đủ các thông tin về điều kiện bán hàng sẽ được chấp nhận như: chủng loại, mẫu mã, số lượng, giá cả, phương thức giao hàng, phương thức vận chuyển, địa điểm giao hàng, phương thức thanh toán, phương thức bán chịu… bộ phận bán hàng ký trên lệnh giao hàng và chuyển sang công đoạn tiếp theo để phê chuẩn

- Lệnh giao hàng thông thường được lập thành 6 liên, liên 1 lưu tại bộ phận lập lệnh giao hàng, liên 2 giao cho thủ kho để xuất hàng, liên 3 giao cho bộ phận giao hàng, liên 4 giao cho khách hàng, liên 5 giao cho bộ phận thu tiền mặt, liên 6 giao cho bộ phận lập hoá đơn

* Phê chuẩn các điều kiện bán hàng

- Tiếp theo lệnh giao hàng được chuyển sang bộ phận phê duyệt bán chịu; bộ phận phê duyệt bán chịu cân đối với khả năng bán chịu của đơn vị, khả năng thanh toán của khách hàng, đối chiếu với điều kiện bán chịu ghi trong hợp đồng( nếu đã

có hợp đồng) để cân nhắc phê duyệt; tiếp theo chuyển sang người có trách nhiệm phê chuẩn tổng thể các thông tin trên lệnh giao hàng

* Xuất kho hàng hoá

- Tiếp theo lệnh giao hàng được chuyển sang bộ phận kho hàng, căn cứ lệnh giao hàng đã được phê chuẩn, thủ kho xuất hàng cho bộ phận phụ trách giao hàng, 1 liên lệnh giao hàng được thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho

* Thu tiền mặt của khách hàng( Trong trường hợp thanh toán ngay)

- Khách hàng tiến hành nộp tiền cho bộ phận thu tiền mặt( nếu là thanh toán ngay bằng tiền mặt), còn nếu là bán chịu thì bỏ qua công đoàn này Bộ phận thu tiền mặt ký xác nhận đã thu tiền trên lệnh giao hàng , đồng thời giữ lại 1 liên để lập báo cáo thu tiền bán hàng bằng tiền mặt cùng với tiền mặt định kỳ nộp về Quỹ của doanh nghiệp

đồng thời 1 liên lệnh giao hàng được chuyển sang bộ phận lập hoá đơn bán hàng

* Lập hoá đơn bán hàng

- Căn cứ lệnh giao hàng được chuyển đến từ bộ phận giao hàng, bộ phận lập hoá đơn bán hàng căn cứ thông tin trên lệnh giao hàng, kiểm tra lại lần cuối cùng rồi lập hoá đơn bán hàng cho khách hàng

- Hoá đơn bán hàng thông thường được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại bộ phận lập hoá đơn, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 được đính kèm lệnh giao hàng

để định kỳ chuyển về bộ phận kế toán để ghi sổ kế toán

- Sau khi hoá đơn đã được giao cho khách hàng, khi hàng ra đến cổng khu vực bảo vệ kho, lực lượng bảo vệ tiến hành kiểm tra hoá đơn và đối chiếu với hàng trên phương tiện, nếu thấy phù hợp thì cho phương tiện đi qua và ký tắt trên mặt sau của liên hoá đơn lưu tại bộ phận lập hoá đơn Nếu phương tiện không có hoá đơn thì yêu cầu phương tiện quay trở lại kho

* Ghi sổ và theo dõi thanh toán và thu tiền

- Sau khi hoá đơn đã được lập và hàng hoá đã được bàn giao cho khách hàng,

bộ phận lập hoá đơn bán hàng gửi 1 liên hoá đơn bán hàng kèm theo lệnh giao hàng

về phòng kế toán để ghi sổ và theo dõi thanh toán

Có các loại sổ được ghi vào bao gồm: Sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký bán hàng và sổ chi tiết theo dõi nợ phải thu khách hàng

- Đối với số tiền bán hàng được thu bằng tiền mặt kế toán xử lý như sau: Căn

cứ lệnh giao hàng, báo cáo thu tiền mặt và tiền mặt từ của bộ phận thu tiền mặt gửi

về, bộ phận lập phiếu thu tiến hành lập phiếu thu tiền thành 3 liên, liên 1 lưu, liên 2 giao người nộp tiền, liên 3 chuyển sang thủ quỹ để làm cơ sở thu tiền mặt, thu tiền song thủ quỹ ký xác nhận trên phiếu thu và ghi sổ quỹ Sau đó cuối ngày thủ quỹ gửi phiếu thu, cùng lệnh giao hàng, báo cáo thu tiền mặt sang bộ phận kế toán theo dõi tiền để ghi sổ kế toán

thu ghi giảm nợ phải thu khách hàng, bộ phận kế toán theo dõi tiền ngân hàng ghi

tăng tiền gửi ngân hàng

* Xử lý và ghi sổ doanh thu bị trả lại hay được giảm giá

- Khi xảy ra việc khách hàng trả lại hóa hoặc yêu cầu giảm giá do hàng hoá

bị sai quy cách hay kém phẩm chất, thì bộ phận chịu trách nhiệm tiếp nhận hàng trả lại, xét duyệt khoản giảm giá, cũng như khấu trừ công nợ liên quan đến số hàng này phải đứng ra thẩm định, lập biên bản và đề nghị người có thẩm quyền phê duyệt phương án xử lý

- Việc xử lý được lập thành biên bản và được gửi về phòng kế toán để ghi sổ

* Xóa sổ các khoản phải thu không được thu:

- Khi phát sinh khoản nợ không thể thu hồi được, thì nhà quản lý có trách nhiệm xem xét phê chuẩn việc xoá sổ các khoản nợ này Căn cứ vào đó, bộ phận kế toán sẽ ghi chép vào sổ sách

* Dự phòng nợ khó đòi

- Khi phát sinh các khoản nợ quá hạn thanh toán, rủi ro không thu hồi được

có thể xảy ra, lúc này nhà quản lý phải ước tính rủi ro để dự phòng trước một khoản tài chính bù đắp khi có rủi ro xảy ra

- Các khoản dự phòng này phải ghi sổ kịp thời để theo dõi

1.1 2.2 Các mục tiêu kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền:

Để phát hiện và ngăn ngừa được các rủi ro trong hoạt động bán hàng và thu tiền thì kiểm soát nội bộ phải thoả mãn được các mục tiêu sau:

- Các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền phải là có thật:

Lý do để mục tiêu này phải được thoả mãn là vì nếu không được thoả mãn thì các rủi ro sau có thể sẽ bị xảy ra:

+ Các chi phí đi theo doanh thu và số lượng hàng bán ra như tiền lương, tiền thưởng, tiền vận chuyển, bốc xếp, tiền mua hàng hoá đầu vào, thuế GTGT đầu

đến lãi khống như: thuế thu nhập doanh nghiệp, cổ tức, các quỹ khen thưởng phúc lợi… cũng có nghĩa là tài sản bị thất thoát

+ Doanh thu khống sẽ dẫn đến hiện tượng “ lãi giả lỗ thật”, thông tin bị méo

mó, làm cho ban quản trị đưa ra những quyết định không đúng về phương án kinh doanh, chiến lược kinh doanh, từ đó làm giảm hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

+ Các khoản thu tiền bán hàng không có thật sẽ tạo điều kiện cho việc khai báo một nghiệp vụ bán hàng là không có thật

- Các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền phải được phê chuẩn đúng đắn:

Lý do để mục tiêu này phải được thoả mãn là vì nếu không được thoả mãn thì các rủi ro sau có thể sẽ bị xảy ra:

+ Hàng hoá sẽ bị bán một cách tuỳ tiện như: Hàng bị bán dưới giá quy định; phương thức vận chuyển, bốc xếp, giao hàng không đúng đắn làm tăng chi phí; bán chịu cho khách hàng không có khả năng thanh toán…tất cả đều dẫn đến làm thất thoát tiền bán hàng

+ Các chính sách bán hàng như: ưu đãi cho một số khách hàng lâu năm, mua

số lượng lớn; khuyến mãi cho các khách hàng mới…có thể cũng sẽ bị thực hiện tuỳ tiện, dẫn đến mất khách hàng, mất thị trường

+ Khoản thu tiền bán hàng không được phê chuẩn cũng sẽ tạo điều kiện cho việc thực hiện một khoản thu không có thật, hoặc một khoản thu tiền bán hàng không đầy đủ

- Các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền phải được ghi sổ đầy đủ:

Lý do để mục tiêu này phải được thoả mãn là vì nếu không được thoả mãn thì các rủi ro sau có thể sẽ bị xảy ra:

+ Doanh thu bán hàng bị báo cáo thiếu, để ngoài sổ sách dẫn đến khả năng bị mất cắp, biển thủ

+ Doanh thu bị báo cáo thiếu dẫn đến thông tin về lãi lỗ bị méo mó, làm cho

cũng sẽ dẫn đến tiền bị ăn cắp, biển thủ

- Các nghiệp vụ bán hàng được tính toán đúng và ghi sổ chính xác:

Lý do để mục tiêu này phải được thoả mãn là vì nếu không được thoả mãn thì các rủi ro sau có thể sẽ bị xảy ra:

+ Việc tính toán số học trên các chứng từ bán hàng, hoặc được ghi từ chứng

từ vào sổ sách nếu không đúng và chính xác sẽ xảy ra hai trường hợp, một là dẫn đến doanh thu và thu tiền khống, hai là dẫn đến doanh thu và thu tiền bị báo cáo thiếu, và như vậy cũng sẽ dẫn đến các rủi ro như ở hai mục tiêu trên

- Các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền được phân loại đúng đắn:

Lý do để mục tiêu này phải được thoả mãn là vì nếu không được thoả mãn thì các rủi ro sau có thể sẽ bị xảy ra:

+ Các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền không được phân loại đúng khi ghi vào

sổ sách như: Ghi một khoản doanh thu thành một khoản nợ phải trả; một khoản thu tiền bán hàng từ khách hàng A lại ghi thành một khoản thu tiền bán hàng từ khách hàng B; doanh thu mặt hàng A có giá trị thấp, thành doanh thu mặt hàng B có giá trị cao… tất cả đều có thể dẫn đến thất thoát tài sản, vì một khoản doanh thu lại được phân loại thành một khoản nợ phải trả khống thì rất có thể sau này sẽ phát sinh một khoản chi tiền cho khoản nợ phải trả khống này; một khoản thu tiền bán hàng từ khách hàng A lại ghi thành một khoản thu tiền bán hàng từ khách hàng B, điều này

có thể sẽ dẫn đến việc che lấp cho khoản tiền từ khách hàng B trước đây đã bị biển thủ, sau đó khi khách hàng C trả tiền thì lại ghi là từ khách hàng A trả tiền, việc này

cứ lặp đi lặp lại cho đến khi kế toán tìm được cách xoá được khoản nợ phải thu; Việc phân loại mặt hàng bán ra từ loại có giá trị thấp thành loại có giá trị cao sẽ dẫn đến trong kho thực tế tồn mặt hàng có giá trị cao nhưng sổ sách lại thể hiện mặt hàng có giá trị thấp, như vậy sẽ tạo điều kiện cho việc biển thủ về mặt chất lượng hàng hoá

+ Việc phân loại sai, dẫn đến thông tin tài chính, lãi lỗ sai và làm cho các

các rủi ro sau có thể sẽ bị xảy ra:

+ Doanh thu không được ghi sổ kịp thời, đúng vào ngày tháng mà nghiệp vụ bán hàng xảy ra, có thể dẫn đến: (1) nếu ghi vào sổ trước thời điểm nó xảy ra thì có thể tháng sau lại ghi tiếp trùng lần thứ 2; (2) nếu để lại chưa ghi sổ vào thời điểm nó xảy ra, mà để sang tháng sau mới ghi thì có thể quên không ghi sổ Cả hai trường hợp đều dẫn đến báo cáo thừa doanh thu, hoặc thiếu doanh thu, điều này cũng có thể dẫn đến các rủi ro như ở mục tiêu về tính có thật và tính đầy đủ như ghi ở trên

+ Doanh thu ghi không đúng thời điểm, nhất là vào ngày cuối cùng của niên

độ kế toán sẽ dẫn đến báo cáo lãi lỗ không chính xác, dẫn đến các quyết định kinh doanh sai lầm gây thiệt hại cho doanh nghiệp

+ Các khoản thu tiền bán hàng ghi sổ không kịp thời, đúng vào ngày xảy ra

nó sẽ tạo điều kiện cho việc ghi sổ doanh thu không đúng thời điểm nói ở trên

Ví dụ: Một khoản thu tiền bán hàng của những hoá đơn bán hàng ngày 2 tháng 1 năm sau, lại ghi sổ vào ngày 30 tháng 12 năm trước, điều này sẽ tạo điều kiện cho việc ghi các khoản doanh thu ngày 2 tháng 1 năm sau lại được ghi vào ngày 30 tháng 12 của năm trước Bởi những hoá đơn bán hàng thu tiền ngay không

có đối tượng nợ mà phải có tiền mặt đối ứng ngay, do đó khi ghi sổ trước doanh thu bán hàng mà không có tiền mặt đối ứng cùng thì sẽ bị phát hiện ngay

- Các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền phải được ghi đúng đắn vào sổ chi tiết

hoạt động bán hàng và thu tiền thủ tục kiểm soát ro được ngăn ngừa)

1 Thủ tục tại công đoạn: Xử lý đơn đặt

hàng của khách

-Quy định rõ ai là người có trách nhiệm

xử lý đơn đặt hàng của khách hàng,

được lập lệnh giao hàng và chịu trách

nhiệm về việc xử lý đơn đặt hàng như

thế nào

- Phân công và cách ly thích hợp nhiệm vụ

- Nghiệp vụ bán hàng là có thật

- Nghiệp vụ bán hàng được báo cáo đầy đủ

-Thủ tục đảm bảo trách nhiệm xử lý đơn đặt hàng và lập lệnh giao hàng được phân định rõ ràng, có người chịu trách nhiệm Đảm bảo việc xử lý quy về một mối, không bị bỏ sót

- Bộ phận xử lý đơn đặt hàng phải cách

ly trách nhiệm với các bộ phận còn lại

trong các công đoạn bán hàng và thu

tiền

- Phân công và cách ly thích hợp nhiệm vụ

- Nghiệp vụ bán hàng là có thật

- Nghiệp vụ bán hàng được báo cáo đầy đủ

-Thủ tục giúp ngăn ngừa sự gian lận so kiêm nhiệm, nếu muốn gian lận thì phải thông đồng, mà việc thông đồng thường khó hơn là cùng 1 người kiêm nhiệm

- Quy định mọi nghiệp vụ bán hàng đều

phải có lệnh giao hàng thì mới được bán

hàng

- Chứng từ và sổ sách đầy đủ

- Nghiệp vụ bán hàng là có thật

- Nghiệp vụ bán hàng được báo cáo đầy đủ

-Thủ tục giúp ngăn ngừa việc bán hàng tuỳ tiện, không theo chính sách của Công

ty Ngăn ngừa việc báo cáo không đầy đủ hoặc không có thật nghiệp vụ bán hàng

- Lệnh giao hàng phải được đánh số - Chứng từ và sổ sách - Nghiệp vụ bán hàng là có -Thủ tục này giúp cho không thể sửa

trước; trước khi đưa ra sử dụng phải được

kiểm soát trước về số tờ chưa sử dụng;

khi lập phải được lập trình tự từ số nhỏ

đến số lớn; được thiết kế ghi đầy đủ được

thông tin về điều kiện bán hàng: số

lượng, chủng loại, giá cả, kho xuất hàng,

người giao hàng, phương thức vận

chuyển, phương thức thanh toán, số tiền

bán chịu… ; được quy định đủ số liên

cần phải lập để lưu tại các công đoạn bán

hàng, quy định trình tự luân chuyển qua

các công đoạn bán hàng và chữ ký của

các bộ phận trên các liên

- Nghiệp vụ bán hàng được báo cáo đầy đủ

chữa được các lệnh giao hàng đã lập, không thể giấu diếm lệnh giao hàng cho mục đích bán trộm hàng, vì mỗi lệnh giao hàng chỉ có một số duy nhất và đã bị kiểm soát trước khi đưa ra sử dụng, do

đó khi bị thiếu sẽ bị phát hiện ngay khi đối chiếu, trừ khi có sự thông đồng

- Phải mở sổ theo dõi các lệnh giao

hàng đã phát ra để cuối tháng có số liệu

báo cáo và đối chiếu

- Chứng từ và sổ sách đầy đủ

- Nghiệp vụ bán hàng là có thật

- Nghiệp vụ bán hàng được báo cáo đầy đủ

-Thủ tục này giúp cho việc đối chiếu cuối tháng về bán hàng được thuận tiện, nhanh chóng với các bộ phận thuộc các công đoạn khác nhau của quy trình bán

hàng Việc đối chiếu sẽ giúp phát hiện ra chênh lệch, từ đó giúp phát hiện ra 1 nghiệp vụ không có thật hoặc 1 nghiệp

vụ bị bỏ sót

- Cuối tháng phải có người độc lập đối

chiếu số liệu trên lệnh giao hàng lưu tại

- Nghiệp vụ bán hàng được báo cáo đầy đủ

-Thủ tục này giúp phát hiện một nghiệp

vụ không có thật hoặc bị bỏ sót, giấu diếm Vì khi đối chiếu nếu có chênh lệch,

từ đó giúp phát hiện ra 1 nghiệp vụ không có thật hoặc 1 nghiệp vụ bị bỏ sót,

giấu diếm

- Định kỳ bộ phận kiểm toán nội bộ

phải kiểm tra lại việc thực hiện của bộ

phận lập lệnh để xem có đúng quy trình

hiện

- Nghiệp vụ bán hàng là có thật

- Nghiệp vụ bán hàng được báo cáo đầy đủ

-Thủ tục này giúp phát hiện các sai phạm của bộ phận lập lệnh giao hàng một cách thường xuyên, ngăn ngừa bộ phận lập lệnh giao hàng sử dụng lệnh giao hàng vào các mục đích không đúng đắn như:

Sử dụng lệnh giao hàng để bán trộm hàng

2 Thủ tục tại công đoạn: Phê chuẩn

điều kiện bán hàng

- Quy định rõ ai là người có thẩm quyền

phê chuẩn tổng thể, ai là người có thẩm

quyền phê chuẩn bán chịu, phạm vi của

việc phê chuẩn và chịu trách nhiệm về

việc phê chuẩn của mình như thế nào - Phân công và cách ly

thích hợp nhiệm vụ - Nghiệp vụ bán hàng phải

được phê chuẩn đúng đắn

-Thủ tục này đảm bảo cho các chính sách bán hàng, quy định về giá bán hàng…được áp dụng một cách đúng đắn, không bị sai lệch với so với quy định Bởi nếu không được phê chuẩn thì rất nhiều các quy định có thể bị áp dụng sai như: giá bán, số tiền bán chịu, phương thức vận chuyển, địa điểm giao hàng, chính sách giảm giá do mua với số lượng lớn…

- Cách ly người có nhiệm vụ phê chuẩn

tổng thể, người có nhiệm vụ phê chuẩn

bán chịu với các bộ phận còn lại trong

các công đoạn bán hàng và thu tiền

- Phân công và cách ly thích hợp nhiệm vụ - Nghiệp vụ bán hàng phải

được phê chuẩn đúng đắn

- Thủ tục này giúp ngăn ngừa việc phê chuẩn một nghiệp vụ bán hàng không đúng đắn để trục lợi Ví dụ: Người phe chuẩn phụ trách luôn việc trực tiếp xử lý đơn đặt hàng, lập lệnh giao hàng thì rất

có thể áp giá bán hàng thấp hơn quy định

để trục lợi

- Quy định rõ mọi lệnh giao hàng đều

phải được phê chuẩn thì mới được bán

- Chứng từ sổ sách đầy

đủ

- Nghiệp vụ bán hàng phải được phê chuẩn đúng đắn

- Nghiệp vụ bán hàng là có thật

- Nghiệp vụ bán hàng được báo cáo đầy đủ

-Thủ tục này giúp không thể giấu diếm một nghiệp vụ bán hàng, vì muốn bán hàng thì phải có lệnh giao hàng đã được phê chuẩn nếu không có lệnh giao hàng thì các công đoạn khác sẽ bị dừng lại Do

đó thủ tục này giúp ngăn ngừa sự giấu diếm một nghiệp vụ bán hàng

- Quy định rõ trước khi lệnh giao hàng

được phê chuẩn, thì lệnh giao hàng phải

được qua những khâu kiểm soát nào, ai

phải ký tắt vào đâu và chịu trách nhiệm

như thể nào

- Phê chuẩn đúng đắn

- Phân công và cách ly thích hợp nhiệm vụ

- Nghiệp vụ bán hàng phải được phê chuẩn đúng đắn

- Nghiệp vụ bán hàng là có thật

- Nghiệp vụ bán hàng được báo cáo đầy đủ

-Thủ tục này đảm bảo trước khi được phê chuẩn, nghiệp vụ bán hàng đã được thẩm định, soát xét kỹ bởi người có trách nhiệm, do đó ngăn ngừa được sai sót, hoặc gian lận trong việc áp dụng chính sách bán hàng, quy định về giá bán hàng…

- Cuối tháng phải có người độc lập đối - Kiểm tra lại việc thực - Nghiệp vụ bán hàng phải -Thủ tục này giúp phát hiện ra các lệnh

chiếu số liệu giữa bộ phận có nhiệm vụ

phê chuẩn với các bộ phận còn lại thuộc

trong các công đoạn bán hàng và thu

tiền

- Nghiệp vụ bán hàng là có thật

- Nghiệp vụ bán hàng được báo cáo đầy đủ

giao hàng đang tồn tại bị thừa hay bị thiếu so với các lệnh giao hàng đã được

hê chuẩn Nếu thừa thì có nghĩa là có lệnh giao hàng bị giả chữ ký, nếu thiếu thì có nghĩa là có lệnh giao hàng đang bị giấu diếm để sử dụng vào mục đích khác

- Định kỳ bộ phận kiểm toán nội bộ

phải kiểm tra lại việc phê chuẩn xem có

đúng quy trình không

- Kiểm tra lại việc thực hiện

- Nghiệp vụ bán hàng phải được phê chuẩn đúng đắn

-Thủ tục này giúp phát hiện các sai phạm trong qua trình phê chuẩn lệnh giao một cách thường xuyên, ngăn ngừa sự Phê chuẩn không đúng chính sách bán hàng

3 Thủ tục tại công đoạn: Xuất kho hàng

hoá

- Quy định rõ ai là thủ kho, phạm vi

nhiệm vụ của thủ kho trong việc xuất

kho, chỉ được xuất kho cho ai, khi nào

và chịu trách nhiệm về việc trực tiếp

bảo quản kho hàng như của mình như

- Phân công và cách ly thích hợp nhiệm vụ

- Nghiệp vụ bán hàng là có thật

- Nghiệp vụ bán hàng được báo cáo đầy đủ

- Thủ tục này giúp hàng hoá trong kho phải có người chịu trách nhiệm, trách nhiệm không bị đùn đẩy