Hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần kinh doanh than miền bắc

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT NGUYỄN MINH HẢI HỒN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH THAN MIỀN BẮC LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ HÀ NỘI – 2015 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT NGUYỄN MINH HẢI HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SỐT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH THAN MIỀN BẮC Ngành: Quản lý kinh tế Mã số: 60340410 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC PGS.TS Nguyễn Ái Đoàn HÀ NỘI – 2015 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn cơng trình nghiên cứu khoa học độc lập Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực có nguồn gốc rõ ràng Hà Nội, ngày…….tháng……năm 2015 Tác giả Nguyễn Minh Hải LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn giáo viên hướng dẫn PGS.TS Nguyễn Ái Đồn tận tình hướng dẫn em hoàn thành luận văn Em xin chân thành cảm ơn anh chị Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành luận văn Do khả có hạn, sai sót luận văn khó tránh khỏi Em kính mong có bảo đóng góp Thầy Cơ để hồn thiện nghiên cứu Em xin chân thành cảm ơn Tác giả MỤC LỤC Trang phụ bìa Trang Lời cam đoan Lời cảm ơn Mục lục Danh mục bảng, hình MỞ ĐẦU .1 Chương 1: TỔNG QUAN LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP .5 1.1 Tổng quan lý luận kiểm soát nội kiểm soát nội hoạt động bán hàng thu tiền doanh nghiệp 1.1.1 Những vấn đề hệ thống kiểm soát nội 1.1.2 Cơ sở lý luận kiểm soát hoạt động bán hàng thu tiền doanh nghiệp 20 1.2 Tổng quan thực tiễn hoạt động kiểm soát nội hoạt động bán hàng thu tiền doanh nghiệp 58 1.2.1 Những thành tựu đạt hoạt động kiểm soát nội hoạt động bán hàng thu tiền doanh nghiệp nói chung .58 1.2.2 Kinh nghiệm số doanh nghiệp hoạt động kiểm soát nội hoạt động bán hàng thu tiền 59 1.3 Các cơng trình nghiên cứu có liên quan đến hoạt động kiểm soát nội hoạt động bán hàng thu tiền 60 Kết luận chương 66 Chương 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH THAN MIỀN BẮC .67 2.1 Tổng quan Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc 67 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 67 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh 68 2.1.3 Địa bàn hoạt động 68 2.1.4 Cơ cấu tổ chức 68 2.1.5 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc 72 2.2 Thực trạng quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc .78 2.2.1 Thực trạng quy trình bán hàng thu tiền 78 2.2.2 Thực trạng mơi trường kiểm sốt: 83 2.2.3 Thực trạng Hệ thống kế toán 87 2.4 Thực trạng quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc .88 2.2.5 Một số mẫu chứng từ sử dụng quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền Công ty cổ phần kin doanh than Miền Bắc 119 2.2.6 Các kết đạt quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc từ năm 2010 đến hết năm 2014: .128 2.3 Đánh giá ưu điểm, nhược điểm quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc 129 2.3.1 Ưu điểm 129 2.3.2 Những tồn nguyên nhân hạn chế hoạt động quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc 131 Kết luận chương .135 Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM SỐT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH THAN MIỀN BẮC .137 3.1 Sự cần thiết, yêu cầu, nguyên tắc mục tiêu việc hồn thiện quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền 137 3.1.1 Sự cần thiết phải hồn thiện quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền .137 3.1.2 Những yêu cầu việc hoàn thiện quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền 139 3.1.3 Những nguyên tắc việc hồn thiện quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền 140 3.1.4 Những mục tiêu việc hồn thiện quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền 142 3.2 Giải pháp hồn thiện hệ quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc .143 3.2.1 Giải pháp hồn thiện mơi trường kiểm sốt 143 3.2.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kế toán 145 3.2.3 Giải pháp hồn thiện quy trình kiểm soát nội hoạt động bán hàng thu tiền .147 Kết luận chương .149 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .150 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH TT Tên bảng Trang Bảng 1.1 Tóm tắt thành phần Hệ thống kiểm soát nội 18 Bảng 1.2: Quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền mô tả sau .27 Bảng 2.1 Cơ cấu sản phẩm than theo chủng loại Công ty: 72 Bảng 2.2 Thị phần Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc năm 2014: 75 Bảng 2.3 Kết SXKD từ 2010 đến năm 2014 77 Bảng 2.4 Quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc mô tả sau 89 Bảng 2.5 Thống kê sai phạm liên quan đến bán hàng thu tiền từ 2010 đến năm 2014 .129 Bảng 2.6 Kế hoạch giao thực tiêu lợi nhuận năm 2014 132 TT Tên hình Trang Hình 2.1 Sơ đồ cấu tổ chức Cơng ty .68 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong kinh tế thị trường nước ta nay, hình thức kinh doanh ngày đa dạng, phức tạp Mức độ tăng truởng ngày cao nguồn vốn kinh doanh doanh nghiệp, đặc biệt với trình đẩy nhanh việc vốn hố thị trường vốn môi trường kinh doanh Việt Nam, nay, nhà đầu tư vốn dần tách rời khỏi vai trò quản lý doanh nghiệp Trong doanh nghiệp tăng trưởng quy mô độ phức tạp hoạt động sản xuất kinh doanh thực trạng phổ biến phương pháp quản lý nhiều công ty cịn lỏng lẻo, cơng ty nhỏ quản lý theo kiểu gia đình, cịn cơng ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp mà thiếu kiểm tra đầy đủ Cả hai mơ hình dựa tin tưởng cá nhân thiếu quy chế thông tin, kiểm tra chéo phận để phịng ngừa gian lận Chính hệ thống Kiểm soát nội vững mạnh nhu cầu thiết, công cụ tối ưu để xác định an toàn nguồn vốn đầu tư, xác định hiệu điều hành Ban điều hành doanh nghiệp kịp thời nắm bắt hiệu hoạt động doanh nghiệp Thiết lập hệ thống kiểm sốt nội xác lập chế giám sát mà người quản lý khơng quản lý lịng tin, mà chế độ thể thức rõ ràng nhằm: - Bảo vệ tài sản sổ sách khỏi bị hư hỏng, mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp… - Đảm bảo tính trung thực, tin cậy thơng tin - Đảm bảo thành viên tuân thủ quy định công ty pháp luật - Đảm bảo sử dụng tối ưu nguồn lực Hệ thống kiểm soát nội thực lúc nhiều khâu khác nhau, hoạt động bán hàng thu tiền khâu quan trọng Bởi hoạt động bán hàng thu tiền đơn vị tiềm ẩn rủi ro lớn, thất thoát tiền bán hàng rủi ro lớn Theo báo cáo NRF, Mỹ năm 2011, hoạt động bán hàng thu tiền doanh nghiệp Mỹ bình qn thất 1,41% Doanh thu, nghĩa doanh thu 100 tỷ đồng bị thất 1,41 tỷ đồng, số không nhỏ Hiện nay, Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc không ngừng phát triển, kinh doanh với nhiều chủng loại than đa dạng, sản lượng ngày tăng; mạng lưới phân phối rộng lớn, rủi ro bán hàng thu tiền ngày có xu hướng tăng cao Theo kết kiểm toán năm qua( từ năm 2010 đến năm 2014) sai phạm hoạt động bán hàng thu tiền bình qn chiếm 1,1% doanh thu, số lớn, khơng phát kịp thời dẫn đến thất thoát lớn, vấn đề quan tâm hàng đầu Cơng ty Vì việc tìm giải pháp tăng cường kiểm soát nội hoạt động bán hàng thu tiền để đảm bảo doanh thu tính đúng, tính đủ, tránh thất tiền hàng yêu cầu vô thiết Cơng ty Bên cạnh giải pháp kiểm sốt nội nói chung, kiểm sốt hoạt động bán hàng thu tiền nói riêng doanh nghiệp Việt nam quan tâm năm gần đây, việc áp dụng từ lý thuyết vào thực tiễn cứng nhắc, lúng túng, chưa hiệu Trước tình hình cần phải có nghiên cứu thấu đáo quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền để vận dụng linh hoạt vào thực tiễn doanh nghiệp nói chung, Cơng ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc nói riêng Với mong muốn ứng dụng kiến thức học vào thực tiễn, em định chọn đề tài: “ Hồn thiện quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc” Mục đích nghiên cứu Đề tài luận văn thực nhằm hồn thiện quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc, đưa hoạt động vào nề nếp, giảm thiểu thất thoát, rủi ro hoạt động bán hàng thu tiền, góp phần nâng cao hiệu kinh doanh cho Công ty 138 Bên cạnh phát triển tích cực nói trên, kinh tế Việt Nam có mặt hạn chế thách thức cần phải khắc phục Chất lượng phát triển kinh tế chưa cao tiềm ẩn nguy ổn định Sự phát triển nhanh kinh tế Việt Nam thời gian qua thiên lượng nhiều chất, đặc biệt nhiều cân đối không bền vững Một số mặt kinh tế vĩ mô tiếp tục vấn đề đáng lo ngại Mất cân đối cán cân toán lớn hậu thâm hụt thương mại quốc tế có chiều hướng gia tăng, bội chi ngân sách mức cao, nợ nước tiếp tục lớn đè nặng lên tương lai Áp lực lạm phát lớn đồng tiền Việt Nam tiếp tục giá Hệ thống ngân hàng phát triển hoạt động tín dụng khó kiểm sốt của tiềm ẩn khơng nguy bất ổn cho kinh tế Nguồn tài nguyên thiên nhiên cạn kiệt nhanh môi trường bị phá hoại nặng nề tình trạng khai thác, phát triển ạt, bừa bãi, quản lý yếu Phát triển khoa học công nghệ tự thân chậm nguồn nhân lực đông chất lượng chun mơn tính kỷ luật thấp khó đáp ứng đòi hỏi phát triển nhanh kinh tế năm tới Năng lực cạnh tranh kinh tế doanh nghiệp Việt Nam nói chung cịn thấp Cấu trúc thị trường Việt Nam không đồng bộ, bị chia cắt môi trường kinh doanh chưa bình đẳng, thiếu minh bạch khả dự đoán trước Trong bối cảnh nay, để phát triển nhanh bền vững, doanh nghiệp Việt Nam khơng có lựa chọn tốt phải tự hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội nói chung quy trình kiểm sốt hoạt động bán hàng thu tiền nói riêng Về định hướng phát triển Công ty: Trong báo cáo tổng kết hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2014 kế hoạch nhiệm vụ năm 2015 nêu rõ: Năm 2015, dự báo tình hình sản xuất, tiêu thụ Than cịn nhiều khó khăn Nhu cầu Than nước chưa tăng suy thoái kinh tế, nhiều dự án Điện chưa tiến độ Chính Cơng ty đưa phương hướng nhiệm vụ năm 2015 sau: Thứ nhất, mục tiêu Công ty nâng cao hiệu hoạt động, tối đa hóa khoản lợi nhuận hợp lý cho Công ty, tạo công ăn việc làm thu nhập ổn định cho người lao động, tăng lợi tức cho cổ đơng, đóng góp cho ngân sách nhà nước 139 không ngừng phát triển Công ty ngày lớn mạnh Thứ hai, Định hướng phát triển công ty là: - Tăng cường đầu tư kho bãi, phương tiên bốc xúc, vận tải để tiếp cận phục vụ khách hàng tốt hơn, kho gần khách hàng lớn - Tăng cường lực chế biến than để tạo nhiều chủng loại than đáp ứng nhu cầu đa dạng khách hàng - Chuẩn bị tốt việc xây dựng bồi dưỡng đội ngũ cán kế cận đơn vị; tổ chức xây dựng triển khai cơng tác khốn – quản phù hợp, đảm bảo động viên, kích thích trạm cán công nhân viên sản xuất kinh doanh - Hoàn thiện quy định, quy chế quản lý để đảm bảo kinh doanh pháp luật, tiết kiệm chi phí, chống thất tiền hàng - Ổn định việc làm, thu nhập cho cán cơng nhân viên, kinh doanh có lãi vốn chủ sở hữu gấp đơi lãi suất tiền gửi tiết kiệm Ngân hàng Để đáp ứng định hướng phát triển Cơng ty, việc hồn thiện quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền vơ cần thiết, giúp giảm bớt thất thoát tiền hàng, tăng cường hiệu cho Công ty 3.1.2 Những yêu cầu việc hồn thiện quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền Việc hồn thiện quy trình kiểm soát nội hoạt động bán hàng thu tiền Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc cần phải đạt yêu cầu sau đây: - Phải đảm bảo yêu cầu thiết thực hiệu Kiểm soát nội chức thường xuyên doanh nghiệp sở xác định rủi ro xảy khâu, phận trình sản xuất kinh doanh để tìm biện pháp ngăn chặn nhằm thực có hiệu tất mục tiêu đặt đơn vị Do hệ thống kiểm soát nội phải thiết kế nhằm đảm bảo thực mục tiêu kiểm soát đồng thời phải dễ hiểu, dễ làm, dễ phổ biến đầy đủ, kịp thời để phận có liên quan tổ chức thực cách triệt để Có nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp nói chung hiệu cơng tác quản lý nói riêng 140 - Phải đảm bảo mục tiêu quy trình kiểm soat tính trung thực, hợp lý số liệu, thơng tin kế tốn báo cáo tài chính, bảo vệ an tồn tài sản thơng tin doanh nghiệp, tn thủ quy định pháp luật hành quy định doanh nghiệp, tính hiệu hoạt động bán hàng thu tiền Quy trình kiểm soát nội hoạt động bán hàng thu tiền thiết kế vận hành nhiều khâu, lúc, chịu tác động nhân tố mơi trường kiểm sốt, hệ thống kế tốn Do q trình hồn thiện quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền phải tính đến tất nhân tố ảnh hưởng - Phải đảm bảo yêu cầu tiết kiệm, hiệu có khả thực Với hoạt động cân nhắc xem chi phí bỏ lợi ích mà thu bao nhiêu, hoạt động thực lợi ích thu lớn chi phí bỏ Xây dựng quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền vậy, chi phí bỏ để thiết kế, trì vận hành nguyên tắc, thủ tục kiểm soát phải nhỏ lợi ích mà mang lại Tuy nhiên việc xây dựng vận hành quy trình kiểm soát nội hoạt động bán hàng thu tiền, chi phí bỏ đo lường rõ kết rõ ràng kịp thời, nhà quản trị cần đánh giá hiệu trước mắt lâu dài quy trình Bên cạnh cần xét đến tính khả thi việc hồn thiện quy trình, khơng thể hồn thiện sở nguyên tắc, thủ tục mang tính chất “đánh đố”, xây dựng theo hình thức mà khơng có tính thực tế 3.1.3 Những ngun tắc việc hồn thiện quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền Để xây dựng quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền thực hữu hiệu Cơng ty, việc hồn thiện quy trình cần phải quán triệt nguyên tắc sau: Nguyên tắc 1: Tuân thủ pháp luật quy định hành Nhà nước Nguyên tắc đòi hỏi việc xây dựng quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền Công ty phải tuân thủ tuyệt đối hiến pháp, pháp luật Nhà nước, không làm trái với thị, nghị định Chính phủ thơng tư, văn hướng dẫn Bộ, ngành có liên quan 141 Nguyên tắc 2: Phù hợp với trình hội nhập phát triển Nguyên tắc đòi hỏi việc xây dựng hồn thiện quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền phải tuân theo xu phát triển hội nhập diễn Các quy chế, sách, thủ tục kiểm sốt phải phù hợp với điều kiện kinh doanh theo chế thị trường, phù hợp với môi trường kinh doanh theo hướng mở cửa, hội nhập với bên Cách thức tổ chức cơng tác quản lý, trình độ lực nhân viên phải đáp ứng yêu cầu trình hội nhập Nguyên tắc 3: Kế thừa phát huy tối đa nhân tố hợp lý quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền Theo nguyên tắc này, việc hồn thiện quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền khơng có nghĩa phủ nhận hoàn toàn cũ, loại bỏ cũ mà phải có tính kế thừa Trên sở quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền tại, cần chọn lọc nhân tố tích cực, tận dụng phát huy ưu điểm; dựa tảng quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền cũ để bổ sung điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu quản lý Công ty Nguyên tắc 4: Hồn thiện quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền phải có định hướng rõ ràng, bước cụ thể, đồng bảo đảm ổn định tương đối hoạt động sản xuất kinh doanh Ngun tắc địi hỏi Cơng ty phải coi việc hồn thiện quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền nhiệm vụ trung tâm Nhiệm vụ phải có kế hoạch, có định hướng bước cụ thể để thực Các giải pháp hồn thiện quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền phải thực cách quán đồng Tuy nhiên, việc thực giải pháp phải bảo đảm không gây xáo trộn hoạt động kinh doanh, không gây thay đổi lớn cấu nhân Cơng ty Ngun tắc 5: Quy trình kiểm soát nội hoạt động bán hàng thu tiền phải bảo đảm tính hiệu Sự cần thiết phải xây dựng hồn thiện quy trình kiểm sốt nội hoạt 142 động bán hàng thu tiền Tại công ty điều rõ ràng Tuy nhiên, phận cấu thành, bước kiểm soát xây dựng phải xem xét quy trình nghiệp vụ lẫn tính kinh tế khả thực thi Một thủ tục kiểm soát dù chặt chẽ rườm rà tốn lựa chọn khơn ngoan Chính vậy, việc hồn thiện quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền phải bảo đảm hữu hiệu nhất, hiểu theo nghĩa đáp ứng tốt yêu cầu quản lý Công ty giới hạn cho phép tính kinh tế khả thực thi Ngun tắc 6: Quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền phải tương thích với quy mô phức tạp Công ty Theo nguyên tắc này, việc xây dựng hoàn thiện quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền phải gắn liền với quy mô phức tạp Cơng ty Cơng ty có quy mô lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, tính phức tạp đặc thù cao địi hỏi quy trình kiểm sốt phải mang tính tồn diện, bao qt Cùng với phát triển lớn mạnh quy mơ theo rủi ro kinh doanh cao địi hỏi quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền phải không ngừng hoàn thiện vững mạnh để đáp ứng yêu cầu quản lý ngày cao công ty 3.1.4 Những mục tiêu việc hồn thiện quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền - Mục tiêu giải pháp phải đảm bảo đạt mục tiêu kiểm sốt quy trình kiểm soát nội hoạt động bán hàng thu tiền nêu mục 1.1.2.2 chương I - Mục tiêu thứ hai là, giải pháp phải có khả áp dụng rộng rãi toàn doanh nghiệp Do tính chất phức tạp hoạt động bán than trải dài khắp tỉnh từ Hà Tĩnh trở nên yêu cầu áp dụng rộng rãi cần thiết - Mục tiêu thứ ba là, giải pháp phải có khả thích ứng tương lai: Tại quốc gia thời kỳ có chế độ, sách quản lý kinh tế phù hợp với thực trạng kinh tế, xã hội Việt Nam thời kỳ đổi kinh tế tất yếu phải đổi chế quản lý Quy trình kiểm sốt nội 143 hoạt động bán hàng thu tiền bao gồm nhiều nhân tố cấu thành, nhân tố liên quan đến sách quản lý kinh tế định giải pháp hồn thiện phải đón xu hướng nhằm đảo bảo khả thích ứng cho tương lai 3.2 Giải pháp hồn thiện hệ quy trình kiểm soát nội hoạt động bán hàng thu tiền Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc 3.2.1 Giải pháp hồn thiện mơi trường kiểm sốt Mơi trường kiểm sốt đóng vai trị then chốt vấn đề, sách đạo Cơng ty Để hồn thiện quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền trước hết phải hồn thiện mơi trường kiểm sốt, mơi trường kiểm sốt khơng tốt thủ tục kiểm sốt khó đạt mục tiêu ngược lại Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc phải định hướng hồn thiện quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền nội dung trọng điểm quản trị Công ty, thời kỳ Vấn đề thứ nhất, Thái độ ban quản lý: Các phịng ban nghiệp vụ phải có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo cấp cao Công ty quan tâm tới quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền Bằng việc xảy Cơng ty, phận có liên quan cần đưa giải pháp kiểm soát để giải vấn đề đồng thời nêu bật vai trị quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền nhằm ngăn chặn sai phạm xảy ra, từ phân tích hiệu kinh tế việc tăng cường kiểm sốt Vấn đề thứ hai, sách nhân sự: Cơng ty phải bố trí nhân cho phận cách hợp lý đảm bảo để phận thực chức năng, nhiệm vụ Ví dụ phận kiểm toán với chức kiểm tra cần phải bố trí nhân người vững vàng chun mơn nghiệp vụ, có am hiểu kế toán, kiểm toán, ưu tiên nam giới đảm bảo cho việc thực công tác dài ngày đơn vị trực thuộc Hàng năm Công ty cần tổ chức đợt tập huấn nhằm nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ cho cán nhân viên nhân viên kiểm sốt; tiếp tục tuyển dụng lao động trình độ cao cho vị trí cịn thiếu, tránh tình trạng người lúc kiêm nhiệm nhiều công việc Phó giám đốc kiêm nhiệm trưởng phịng kế 144 hoạch; công tác tuyển dụng nhân cần công khai, minh bạch, khơng quan hệ cá nhân mà tuyển dụng người không phù hợp cho mục tiêu tuyển dụng, người khơng có lực chun mơn Để làm việc Công ty cần ban hành quy chế tuyển dụng cán bộ, quy chế tuyển dụng cần nêu rõ tiêu chuẩn tuyển dụng cho vị trí chẳng hạn tuyển cán làm việc văn phịng thiết phải có đại học hệ quy phù hợp với vị trí cần tuyển dụng, tuyển cán làm việc trạm Than tiêu chuẩn phải có tốt nghiệp loại từ trung cấp trở lên tuyển dụng cần thông báo rộng dãi phương tiện thông tin đại chúng Công ty làm; việc đề bạt cán việc làm quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới hưng thịnh hay suy thoái Cơng ty cơng tác phải thực chặt chẽ việc đưa tiêu chí cụ thể lực chuyên môn, thâm niên công tác, tư cách đạo đức tiêu chí cần thể văn Trước đề bạt cần lấy ý kiến tín nhiệm tồn thể cán nhân viên, ý kiến phải lập thành biên trình lên cấp có thẩm quyền phê duyệt định đề bạt, với cán cấp cao cần thông qua Hội đồng quản trị Đại hội đồng cổ đông Vấn đề thứ ba, công tác kế hoạch: việc giao kế hoạch cho đơn vị trực thuộc phải sát với thực tế, không giao số tuyệt đối cố định cho năm từ đầu năm, mà phải có điều chỉnh thích hợp cho phù hợp với thực tế nhằm phát huy hết khả cán nhân viên Trước giao kế hoạch Công ty cần xem xét yếu tố để Trạm than thực so sánh kế hoạch giao với thực tế thực năm trước, điều kiện nhân lực, nguồn hàng xu hướng phát triển chung toàn xã hội năm Công ty xây dựng thực tiêu kế hoạch ngắn hạn (kế hoạch cho năm tài chính), chưa có chiến lược kinh doanh trung dài hạn Để thực mục tiêu phát triển bền vững, lâu dài cần thiết Công ty phải nghiên cứu xây dựng thực chiến lược phát triển SXKD trung dài hạn Vấn đề thứ tư, phận kiểm toán nội bộ: Để khẳng định vai trị quan trọng quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền trước 145 hết phịng kiểm tốn nội phải thực hết chức nhiệm vụ việc hồn thành kế hoạch kiểm tra đề từ đầu năm, đưa ý kiến đóng góp thiết thực nhằm góp phần nâng cao hiệu SXKD tồn Cơng ty Hoạt động chủ yếu Kiểm toán nội kiểm tra việc thực chế độ sách Cơng ty đề ra, phịng Kiểm tốn phải xây dựng chương trình kiểm tốn cho quy trình bán hàng thu tiền 3.2.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kế tốn Hệ thống kế tốn ln coi nhân tố quan trọng, mắt xích quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền Thơng qua q trình thu nhận, xử lý, phân tích cung cấp thơng tin kinh tế tài doanh nghiệp thực chức kiểm sốt tồn nghiệp vụ kinh tế phát sinh đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin xác kịp thời phục vụ cho cơng tác quản lý kiểm sốt doanh nghiệp Qua q trình tìm hiểu thực tế hệ thống kế tốn Cơng ty Cổ phần kinh doanh Than Miền Bắc, việc hoàn thiện hệ thống kế toán cần tập trung vào vấn đề sau đây: Thứ nhất: Về hệ thống chứng từ kế toán Chứng từ bao gồm giấy tờ, vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực hoàn thành Với khả cho nhà quản lý cấp kiểm tra, giám sát cách tỉ mỉ nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ngăn chặn kịp thời sai phạm, sở pháp lý cho việc kiểm tra, giám sát tình hình tn thủ quy định, sách, chế độ Nhà nước, giải tranh chấp chứng từ đóng vài trị quan trọng hệ thống thơng tin kế tốn nói chung quy trình kiểm soát nội hoạt động bán hàng thu tiền nói riêng Hồn thiện hệ thống chứng từ kế tốn Công ty cổ phần kinh doanh Than Miền Bắc cần ý: - Việc đánh số trước chứng từ, có mẫu in sẵn, kiểm sốt chứng từ trước đưa sử dụng toán chứng từ sử dụng cần phải thực triệt để, không làm hình thức Ví thực tế diễn nhiều trường hợp lợi dụng sơ hở việc quan lý chứng từ để gian lận - Chứng từ cho loại nghiệp kinh tế nên có màu sắc khác để dễ phân biệt, kiểm soát 146 Thứ hai: Về hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng để hệ thống hóa thơng tin tài sản hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm kiểm tra, giám sát toàn tài sản hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Việc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp việc xác định số lượng tài khoản sử dụng, nội dung phản ánh tài khoản phương pháp ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh Căn tình hình thực tế Cơng ty cổ phần kinh doanh Than Miền Bắc, việc hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán cần lưu ý: - Để thuận tiện cho việc thực cơng tác kế tốn doanh nghiệp hướng dẫn nhân viên thống cách xử lý cho nghiệp vụ loại, Công ty cổ phần kinh doanh Than Miền Bắc cần xây dựng danh mục tài khoản sử dụng, nội dung chi tiết tài khoản đó, đồng thời có sơ đồ hạch tốn sổ tay hướng dẫn sách thủ tục kế tốn - Q trình vận dụng nội dung tài khoản kế toán phải phản ánh nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh đồng thời phải tính đến việc hồn thiện thủ tục kiểm sốt nội Thứ ba: Về hệ thống sổ kế toán Hệ thống sổ kế toán coi bước trung gian tiếp nhận thông tin ban đầu chứng từ để hệ thống hóa, xử lý nhằm tổng hợp thơng tin trình bày báo cáo kế tốn Hệ thống sổ kế toán thiết kế chi tiết khoa học góp phần đáng kể việc kiểm tra, giám sát nghiệp vụ kinh tế phát sinh đảm bảo tính hiệu quả, tính tuân thủ hoạt động doanh nghiệp đồng thời đảm bảo an toàn cho tài sản tính trung thực, hợp lý thơng tin trình bày báo cáo tài Qua khảo sát thực tế, việc hoàn thiện hệ thống sổ kế tốn Cơng ty cổ phần kinh doanh Than Miền Bắc điều kiện áp dụng Excel cần phải lưu ý nội dung sau: - Sổ kế toán cần phải in kịp thời kết thúc tháng, ký kiểm soát Để lâu in, dễ tạo điều kiện cho việc sửa chữa sổ không đắn - Về việc đảm báo tính an tồn liệu kế tốn: 147 Để đảm bảo tính an tồn liệu kế tốn máy tính số liệu sổ kế toán in từ máy tính mềm, Cơng ty cổ phần kinh doanh Than Miền Bắc nên tổ chức thực nghiêm túc triệt để quy định bảo quản tài liệu kế toán Thứ tư: Về hệ thống báo cáo kế tốn Một đầu hệ thống thơng tin kế toán báo cáo kế toán, báo cáo kế tốn chủ yếu phản ánh thơng tin thực tình hình tài chính, tình hình kinh doanh biến động tình hình tài doanh nghiệp Trên phương diện kiểm sốt, thơng tin trình bày báo cáo kế toán sở cho việc phân tích, đánh giá, sốt xét tồn q trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp nhằm phát bất thường, sai sót, gian lận để có điều chỉnh, thay đổi kịp thời quản lý điều hành Qua nghiên cứu thực tế Công ty cổ phần kinh doanh Than Miền Bắc ta thấy: Đã có quy định báo cáo tài chính, báo cáo quản trị Cơng ty cổ phần kinh tdoanh Than Miền Bắc, nhiên việc thực quy định lúc tuân thủ nghiêm ngặt, báo cáo chi tiết cịn thiếu, mẫu biểu khơng với quy định Do để báo cáo kế toán thực công cụ hữu hiệu quản lý, việc chấp hành nghiêm túc quy định điều cần thiết Bên cạnh Cơng ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc cần có quy định xử phạt vi phạm trình lập báo cáo 3.2.3 Giải pháp hồn thiện quy trình kiểm soát nội hoạt động bán hàng thu tiền Thứ nhất, Cơng ty cần rà sốt lại chức năng, nhiệm vụ Trạm than, từ chuyển Kế tốn trạm thành nhân viên kinh tế thuộc phịng Kế tốn Cơng ty quan lý, phận bảo vệ khu vực kho trực thuộc phịng bảo vệ Cơng ty Có bảo đảm tính độc lập, hạn chế thông đồng sức ép Trạm trưởng trạm than Thứ hai, Kế toán trạm lên làm nhiệm vụ lập hoá đơn bán hàng, không thực nhiệm vụ thu tiền mặt Việc thu tiền mặt nên thực hình thức khách hàng nộp thẳng vào tài khoản Cơng ty, vừa an tồn lại vừa 148 nhanh chóng Hiện hệ thống ngân hàng phát triển, thuận lợi cho việc thu tiền theo cách Có giảm gian lận tiền mặt bán hàng Thứ ba, cần phải tăng cường cơng tác kiểm kê, q lần, có phát kịp thời kho than có bị bán trộm hay khơng Hiện máy móc trắc địa đại, nhanh chóng, thuận tiện cho việc kiêm kê kho than Có phát thường xuyên kho than bị bán trộm, tuỳ tiện Thứ tư, chất lượng than xuất khỏi kho phải kiểm soát, Trạm than nên đầu tư máy kiểm định chất lượng than, đưa vào quy trình thêm thủ tục giấy chứng nhận chất lượng than, có giấy chứng nhận chất lượng than lập biên giao hàng, nhân viên phân tích chất lượng than phải trực thuộc văn phịng Cơng ty, khơng trực thuộc Trạm Có việc kiểm sốt chất lượng đạt hiệu quả, không Trạm trưởng Trạm than thao túng chất lượng than Thứ năm, để tăng cường kiểm soát than đêm, Cơng ty cần lắp thêm hệ thống Camera có khả theo dõi điện thoại di động 24/24 giờ, việc cập nhật hình ảnh cập nhật cho cán quản lý liên quan đến bán hàng thu tiền, cập nhật phòng bảo vệ Cơng ty Có hạn chế hành vi bán trộm than bảo vệ đêm Thứ sáu, cần thay đổi lại việc bố trí cơng việc nhân viên kế tốn, Kế tốn tổng hợp bán hàng thu tiền phải nhân viên thực hiện, kế toán chi tiết bán hàng thu tiền phải nhân viên khác thực hiện, không nên giao cho người Đồng thời triển khai áp dụng phần mềm kế toán để việc tổng hợp thơng tin nhanh chóng, xác Có đảm bảo tính trung thực, xác số liệu bán hàng thu tiền, giảm bớt gian lận Thứ bảy, cần quy định nhân viên lập phiếu thu riêng, kế toán tiền mặt riêng, khơng giao cho người thực Có giảm bớt rủi ro tiền mặt bán hàng bị biển thủ 149 Thứ tám, yêu cầu cuối ngày thủ quỹ phải kiểm kê lại quỹ đối chiếu với kế toán, số tiền lớn cần phải nộp tiền vào ngân hàng sáng ngày hơm sau Có hạn chế thủ quỹ sử dụng tiền vào mục đích khơng đắn Thứ chín, Việc xử lý hàng bán bị trả lại, giảm giá xảy ít, nên khơng cần thành lập phận riêng, cần có thành phần tham gia tương đối độc lập( chẳng hạn phòng kiểm tốn nội bộ), khơng nên để nay, tạo kiểu quản lý “ vừa đá bóng, vừa thổi cịi”, dễ bị xử lý làm giảm giá sai dẫn đến thiệt hại cho Công ty Kết luận chương Quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền sản phẩm trách nhiệm cấp quản lý Công ty Nhưng địi hỏi nỗ lực tất thành viên Cơng ty để làm cho trở nên hữu hiệu Và quy trình kiểm sốt hữu hiệu xây dựng lần ngắn hạn, sớm chiều Xã hội phát triển, môi trường kinh doanh thay đổi kéo theo thay đổi rủi ro Do quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền Cơng ty cần phải hồn thiện liên tục để phù hợp với mơi trường Vì vậy, quy trình kiểm soát nội hoạt động bán hàng thu tiền doanh nghiệp nói chung Cơng ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc nói riêng, tồn yếu tố đe doạ đến hữu hiệu điều tất yếu Các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải thường xuyên cập nhật thay đổi ảnh hưởng tới quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền, đánh giá để tìm yếu tố chưa phù hợp, nhân tố đe doạ hữu hiệu Từ đề giải pháp để hồn thiện Theo quy trình vậy, chương tác giả đề xuất số giải pháp trình bày để khắc phục điểm yếu quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc Có thể điểm yếu chưa ảnh hưởng tới Công ty, việc khắc phục để hồn thiện cần thiết để giảm thiểu thiệt hại tương lai 150 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kiến nghị với quan Nhà nước Thứ nhất, nguyên nhân tình trạng xuất lậu Than chênh lệch giá lớn Than bán nước Than xuất khẩu, năm 2014 phải nhập Than nhu cầu sử dụng Than nước gia tăng Việc chênh lệch giá tạo lợi nhuận lớn, kích thích việc gian lận việc mua, bán than Để khắc phục tình trạng Tác giả xin kiến nghị với Chính Phủ cho thả giá Than theo giá giới nhằm ngăn chặn tình hình xuất lậu Than, đảm bảo nguồn than sử dụng nước, giảm bớt gian lận mua, bán than Thứ hai, giá than bán cho ngành điện, xi măng nửa giá thành sản xuất, ngành Chính Phủ hỗ trợ giá Theo phân tích Tập đồn Vinacomin, đến năm 2015, ngành điện tiêu thụ tới 35 triệu Than tổng số 55 triệu ngành Than khai thác được, sâu vào khai thác lịng đất, chi phí than lại tăng thêm Để tránh tình trạng ngành điện, xi măng mua Than Vinacomin lại bán ngồi Tác giả kiến nghị Chính Phủ ngừng hỗ trợ giá cho ngành quy định tăng mức giá bán cho hộ đến mức độ tiệm cận với giá Than bán nước Thứ ba, Nhà nước cần nhanh chóng hồn thiện chế độ, luật pháp để tạo khung pháp lý ổn định cho hoạt động SXKD doanh nghệp; Chính phủ cần có sách quản lý vĩ mơ hiệu quả, nhanh chóng bình ổn kinh tế nước, giảm lạm phát, tạo tiền đề để doanh nghiệp phát triển bền vững Kiến nghị với Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc Cần nhanh chóng áp dụng giải pháp Tác giả nêu mục 3.2 chương III, có quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền thực có hiệu quả, đáp ứng quy mô ngày phát triển Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc Kết luận Hiện nay, xu kinh tế đất nước ngày phát triển thay đổi nhanh, doanh nghiệp cần phải chủ động, tích cực tự hồn thiện để khẳng định 151 tồn phát triển Điều doanh nghiệp kinh doanh than Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc Qua chương Luận văn, với toàn nội dung nhằm hoàn thiện hệ quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc, từ hệ thống lý luận đại hồn thiện quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền, luận văn đạt kết nghiên cứu định Mục đích cuối luận văn khảo sát thực trạng quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc đề xuất kiến nghị nhằm nâng cao tính hữu hiệu quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc Mong giải pháp đề xuất luận văn đóng góp định việc nâng cao chất lượng quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc tương lai DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Cương Đặng Kim Cương, Phạm Văn Dược (1995), Auditing: an intergratted approach, ALVIL A.ARENS & JAMES K.LOEBBECKE, prentice – Hall International Edition, Fourth Edition, Nhà xuất Thống kê Vũ Hữu Đức, Võ Anh Dũng, Trần Thị Giang Tân, Đoàn Văn Hoạt, Mai Thị Hồng Minh (1997), Kiểm tốn, Nhà xuất Tài Phạm Thị Thái, Bài giảng “Phân tích rủi ro kinh tế đầu tư” dùng cho lớp cao học quản lý kinh tế, Trường Đại học mỏ địa chất HAROLD KOONTZ, CYRIL O’DONNELL, HEINZ WEIHRICH (1993), ESSENTIALS OF MANAGEMENT( Những vấn đề cốt yếu quản lý), Nhà xuất Khoa học kỹ thuật http://www.coso.com http://www.dddn.com.vn http://www.kiemtoan.com.vn http://www.tapchitaichinh.vn Michael C.KNAPP (Mỹ), Contemporary Auditting, Real issues and cases (Kiểm tốn đại tình thực tiễn) ... quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc Chương 3: Giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền Công ty cổ phần kinh. .. hoàn thiện quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc, đưa hoạt động vào nề nếp, giảm thiểu thất thoát, rủi ro hoạt động bán hàng thu tiền, góp phần. .. trạng quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền Công ty cổ phần kinh doanh than Miền Bắc .88 2.2.5 Một số mẫu chứng từ sử dụng quy trình kiểm sốt nội hoạt động bán hàng thu tiền Công