QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG từ về HOẠT ĐỘNG bán HÀNG CHƯA THU TIỀN tại CÔNG TY cổ PHẦN NÔNG NGHIỆP HP

BÀI TẬP NHÓM MÔN: Hệ thống thông tin kế toán 1Đề tài: QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ VỀ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CHƯA THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG NGHIỆP HP... Để hiểu rõ hơn về vấn đề tr

BÀI TẬP NHÓM MÔN: Hệ thống thông tin kế toán 1

Đề tài:

QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ VỀ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CHƯA THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG NGHIỆP HP

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay sự phát triển của nền kinh tế thế giới đã tạo ra nhiều cơ hội cũng như những thách thức cho doanh nghiệp Việt Nam, khi thị trường tiêu thụ được mở rộng thì sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trở nên khốc liệt hơn Để tồn tại và phát triển thì doanh nghiệp phải xây dựng một hệ thống thông tin kế toán hiệu quả Hệ thống thông tin trong chu trình bán hàng là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp có chiến lược bán hàng phù hợp nhằm gia tăng lợi nhuận và ngày càng phát triển Vậy trên thực tế chu trình bán hàng diễn ra như thế nào? Các hoạt động được xử lý ra sao? Quá trình luân chuyển chứng

từ như thế nào? Để hiểu rõ hơn về vấn đề trên nhóm chúng mình đã đi vào tìm hiểu về chu trình bán hàng chưa thu tiền của

công ty cổ phần Nông Nghiệp HP

I Giới

II Chu trình bán hàng chưa thu tiền của công ty

III Đánh giá hoạt động kiểm soát của chu trình bán hàng chưa thu tiền:

Nội dung trình bày:

I Giới thiệu về công ty Cổ phần Nông Nghiệp HP:

Tên doanh nghiệp:

Tên tiếng anh

Tên viết tắt:

Loại

1.Giới thiệụ công ty:

a Khái quát về công ty:

I Giới thiệu về công ty Cổ phần Nông Nghiệp HP:

1.Giới thiệụ công ty:

a Khái quát về công ty:

I Giới thiệu về công ty Cổ phần Nông Nghiệp HP:

2004

2006

Với đà tăng trưởng tốt được

bà con nông dân tin tưởng đón nhận, công ty đã phát triển thêm chi nhánh phân phối tại Miền Nam

Công ty khánh thành nhà máy sản xuất tại số MD3, Khu công nghiệp Đức Hòa 1, Long An với tổng vốn đầu tư thực hiện dự án là 68

tỷ đồng Việt Nam

Quỳnh - Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị làm TGĐ Công ty

b Lịch sử hình thành và phát triển:

b lịch sử hình thành và phát triển:

I Giới thiệu về công ty Cổ phần Nông Nghiệp HP:

Tốc

Nguồn

I Giới thiệu về công ty Cổ phần Nông Nghiệp HP:

Thuốc Thuốc

c Hoạt động chính

2 cơ cấu tổ chức

Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ Phần Nông Nghiệp HP

I Giới thiệu về công ty Cổ phần Nông Nghiệp HP:

1 Mô tả quá trình bán hàng chưa thu tiền của công ty:

II Chu trình bán hàng chưa thu tiền của công ty cổ phần Nông Nghiệp HP:

Khi khách hàng gọi điện đến cho công ty đặt hàng thì nhân viên bán hàng

sẽ lập đơn đặt hàng ( gồm 2 liên) theo yêu cầu của khách hàng, sau đó kí vào đơn đặt hàng, gửi đến bộ phận kinh doanh.

Bộ phận kinh doanh xem xét khả năng thanh toán, giới hạn nợ của khách hàng, nếu khách hàng đủ khả năng mua hàng của công ty, trưởng phòng kinh doanh kí duyệt lên đơn đặt hàng và tiến hành phân phối như sau: liên 1 lưu tại

bộ phận kinh doanh theo số thứ tự, liên 2 gửi cho thủ kho.

Thủ kho sau khi nhận được đơn đặt hàng từ bộ phận kinh doanh sẽ lập phiếu xuất kho ( gồm 4 liên) Thủ kho xuất hàng hóa trong kho và ghi nhận số hàng thực xuất vào phiếu xuất kho, liên 1 của phiếu xuất kho và ĐĐH được lưu tại kho theo số thứ tự, 3 liên còn lại của phiếu xuất kho được chuyển cho kế toán kho

1 Mô tả quá trình bán hàng chưa thu tiền của công ty:

II Chu trình bán hàng chưa thu tiền của công ty cổ phần Nông Nghiệp HP:

Kế toán kho lập hóa đơn giá trị gia tăng (gồm 3 liên), có chữ kí xác nhận của Kế toán trưởng, hóa đơn gía trị gia tăng và phiếu xuất kho được chuyển sang cho bộ phận giao hàng.

Bộ phận giao hàng, khi đưa hàng đến cho khách hàng, thì yêu cầu khách hàng kí lên 3 hóa đơn và 3 phiếu xuất kho, sau đó đưa liên 2 của PXK và liên 2 của HĐGTGT để khách hàng giữ, đưa liên 3 của PXK và liên 3 của HĐGTGT

về bộ phận kinh doanh để ghi nhật ký bán hàng rồi lưu lại theo số thứ tự; liên 4 PXK được đưa cho kế toán kho để ghi giảm số hàng trong kho, theo dõi trên

sổ chi tiết hàng tồn kho và lưu lại theo số thứ tự; liên 1 hóa đơn được đưa cho

kế toán công nợ để ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng và lưu lại theo số thứ tự.

2/ Các chứng từ được sử dụng trong chu trình bán hàng chưa thu tiền tại công ty:

II Chu trình bán hàng chưa thu tiền của công ty cổ phần Nông Nghiệp HP:

STT Tên

chứng

từ

Bộ phận lập

Bộ phận nhận

Bộ phận kinh doanh (trưởng phòng kinh doanh ký duyệt)

-Hoạt động nhận đặt hàng

-Xuất kho

- Ghi nhận sự đặt hàng của

KH ( mặt hàng, số lượng, chủng loại, thông tin của KH)

- Xem xét khả năng thanh toán của KH

- Làm căn cứ để lập phiếu xuất kho

Phụ lục: các mẫu chứng từ

2/ Các chứng từ được sử dụng trong chu trình bán hàng chưa thu tiền tại

Bộ phận nhận

Kế toán kho -Xuất kho

-Lập hóa đơn bán hàng

- Ghi số hàng thực xuất

- Thông báo cho BGĐ, Bp giao hàng, Bp kế toán đặc điểm, quy cách, số lượng hàng thực xuất

- Làm căn cứ lập HĐ bán hàng

- Phiếu giao hàng cho KH-Là căn cứ để kế toán ghi nhận vào sổ sách biến động của HTK và các TK khác

-Là căn cứ xác nhận tính hợp lệ, hợp pháp của hàng hóa được xuất

ra, phục vụ cho công tác KSNB của công ty

-Phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu, ghi nhận sổ sách của kế toán, của thủ kho, đối chiếu với ĐĐH

Phụ lục: các mẫu chứng từ

2/ Các chứng từ được sử dụng trong chu trình bán hàng chưa thu tiền tại

công ty:

II Chu trình bán hàng chưa thu tiền của công ty cổ phần Nông Nghiệp HP:

STT Tên

chứng từ

Bộ phận lập

Bộ phận nhận

Bộ phận giao hàng

-Giao hàng -Ghi sổ

-Để khách hàng làm căn cứ thanh toán công nợ cho công ty

-Làm chứng từ kê khai nộp thuế.

-Làm căn cứ ghi nhận doanh thu

-Cơ sở để đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết.

Phụ lục: các mẫu chứng từ

3 Lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu:

a Lưu đồ.

II Chu trình bán hàng chưa thu tiền của công ty cổ phần Nông Nghiệp HP:

3 Lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu:

b Sơ đồ dòng dữ liệu:

Sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát:

II Chu trình bán hàng chưa thu tiền của công ty cổ phần Nông Nghiệp HP:

Hệ thống xử

lý nghiệp vụ bán hàng chưa thu tiềnKhách hàng

Khách hàng

HĐGTGT, sổ CTPTKH

Hàng hóa, phiếu XK

Yêu cầu đặt

CTPTKH

3 Lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu:

b Sơ đồ dòng dữ liệu:

Sơ đồ dòng dữ liệu luận lý

II Chu trình bán hàng chưa thu tiền của công ty cổ phần Nông Nghiệp HP:

1 Ưu điểm:

III Đánh giá hoạt động kiểm soát của chu trình bán hàng chưa thu tiền:

Công ty sử dụng hệ thống chứng từ hợp lệ

Hệ thống chứng từ, sổ sách khá đầy đủ đáp ứng nhu cầu hạch toán cung cấp thông tin

Công việc được phân công cho các bộ phận trong chu trình tương đối rõ ràng, chặt chẽ

Các hóa đơn, chứng từ được đánh số liên tục, được ký duyệt đầy đủ

Có sự xét duyệt kỹ càng trước khi bán hàng để tránh tình trạng không thu hồi được nợ

số lượng); về khách hàng ( mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ khách hàng…)

Khách hàng không tự lập đơn đặt hàng mà gọi điện thoại đến công ty để đặt hàng

Khách hàng tự lập đơn đặt hàng, hoặc gửi hợp đồng, phiếu yêu cầu mua hàng đến công ty

2 Nhược điểm:

III Đánh giá hoạt động kiểm soát của chu trình bán hàng chưa thu tiền:

Hoạt

động

Xuất kho -Xuất kho có thể

sai số liệu, sai mặt hàng, kiểu dáng, chủng loại do lúc khai báo về thông tin hàng hóa không chính xác

- Số lượng hàng thực xuất nhiều hơn số hàng được ghi nhận

-Khách hàng không tự lập đơn đặt hàng mà gọi điện thoại

-Thủ kho kiêm nhiệm 2 chức năng là: xuất kho

và ghi nhận số thực xuất

-Sơ xuất của thủ kho

-Không lưu hóa đơn bán hàng ở bộ phận kế toán kho

- Khách hàng tự lập đơn đặt hàng, hoặc gửi hợp đồng, phiếu yêu cầu mua hàng đến công ty.-Tách biệt 2 chức năng: xuất kho và ghi sổ Cần có thêm 1 nhân viên đảm nhận việc ghi số hàng thực tế được xuất ra để tách biệt với chức năng xuất kho của thủ kho

- Lập thêm 1 liên hóa đơn bán hàng để lưu tại bộ phận kế toán kho

2 Nhược điểm:

III Đánh giá hoạt động kiểm soát của chu trình bán hàng chưa thu tiền:

Hoạt

động

Giao hàng -Giao hàng không đúng

đối tượng nhận do thông tin về khách hàng đã được khai báo thiếu chính xác

-Thời gian giao hàng có thể bị sai lệch hoặc bị chậm so với thời gian được ghi nhận

-Có thể mất hàng trong quá trình vận chuyển

-Giao nhầm hàng cho khách hàng

-Do sơ suất của bộ phận giao hàng

-Không lưu đơn đặt hàng

-Không có phiếu giao hàng

-Rà soát kỹ đối tượng nhận hàng hóa

-Lập thêm 1 liên của ĐĐH lưu tại bộ phận giao hàng

-Lập phiếu giao hàng

IV Kết luận:

Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp rất quan trọng nhằm giảm thiểu các chi phí không cần thiết cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả Mỗi một doanh nghiệp tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm cụ thể của công ty mà chọn hệ thống thông tin kế toán riêng, phù hợp.

Nội dung trình bày: