quy trình luân chuyển chúng từ của chu trình bán hàng-thu tiền công ty tnhh công nghệ quốc nghĩa

1.1 Chức năng bán hàng-thu tiền “Bán hàng –thu tiền tiêu thụ là quá trình chuyển quyền sỡ hữu của hàng hóa quaquá trình trao đổi hàng-tiền.”1 Với ý nghĩa như vậy, quá trình này được bắt

Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 1

ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ HUẾ KHOA KẾ TOÁN - TÀI CHÍNH -

BÁO CÁO : QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHÚNG TỪ CỦA CHU TRÌNH BÁN HÀNG-THU TIỀN CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ QUỐC NGHĨA

Nhóm 16: Giảng viên hướng dẫn:

Nguyễn Thị Nguyên

Hồ Đình Hiệp

MỤC LỤC

I ĐẶT VẤN ĐỀ 3

1 Lựa chọn đề tài 3

2 Mục đích nghiên cứu 3

3 Phạm vi nghiên cứu 3

4 Kết cấu đề tài 3

II NỘI DUNG 3

1 Cơ sở lý luận 3

1.1 Chức năng bán hàng-thu tiền 3

1.2 Những hoạt động chính của hoạt động bán hàng thu tiền 3

1.3 Các chứng từ của hoạt động bán hàng thu tiền 3

2 Tổng quan về doanh nghiệp 3

2.1 Thông tin chung về công ty 3

2.2 Cơ cấu tổ chức 3

2.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 3

2.2.2 Chức năng từng phòng ban 3

3 Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty 3

3.1 Khái niệm 3

3.2 Thành phần kiểm soát nội bộ của công ty 3

3.2.1 Môi trường kiểm soát 3

3.2.1.1 Triết lý quản lý và phong cách điều hành 3

3.2.1.2 Sự trung thực và các giá trị đạo đức 3

3.2.1.2 Chính sách nhân sự 3

3.2.1.3 Trình độ và phẩm chất đội ngũ cán bộ nhân viên 3

3 2.2 Đánh giá rủi ro 3

3.2.2.1 Thiết lập các mục tiêu của tổ chức 3

3.2.2.2 Nhận dạng, phân tích rủi ro 3

3.2.3Giám sát 3

3.2.4 Hoạt động truyền thông 3

4 Quy trình luân chuyển chứng từ 3

4.1 Hệ thống chứng từ 3

4.2 Đoạn văn mô tả 3

4.3 Lưu đồ 3

4.4 Sơ đồ dòng dữ liệu 3

4.4.1 Sơ đồ dòng dữ liệu khái quát 3

4.4.2 Sơ đồ dòng dữ liệu luận lý 3

4.5 Nhận xét và kiến nghị 3

4.5.1 Ưu điểm 3

4.5.2 Nhược điểm 3

4.5.3 Kiến nghị 3

Hình 6: Lưu đồ luân chuyển chứng từ chu trình bán hàng thu tiền

Hình 7: Sơ đồ dòng dữ liệu khái quát

Hình8: Sơ đồ dòng dữ liệu luận lý

I ĐẶT VẤN ĐỀ

1 Lựa chọn đề tài

Kể từ khi Việt Nam hội nhập sâu vào nền kinh tế khu vực và thế giới, các doanhnghiệp Việt Nam không ngừng gia tăng mạnh mẽ về số lượng và chất lượng, điều đó dẫnđến cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng quyết liệt, gay gắt Việc làm thế nào để

có thể quản lý hiệu quả nhất nguồn lực hiện có của doanh nghiệp, thông qua việc tối ưu

hệ thống kế toán, tài chính, nhân sự… tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất, hiệu quả…luôn là vấn đề mà các nhà quản trị hết sức quan tâm Do đó hệ thống thông tin kế toánngày càng đóng vai trò vô cùng quan trọng và được thể hiện rõ trong doanh nghiệp Cácnhà quản trị cần nắm bắt được tình hình bên trong và bên ngoài đơn vị để đưa ra quyếtđịnh đúng đắn Tuy nhiên để có được những thông tin kịp thời và chính xác thì đòi hỏicông tác kế toán phải được thiết kế một các khoa học, phù hợp với đặc điểm hoạt độngcủa doanh nghiệp

Cũng như các doanh nghiệp khác thì công ty TNHH công nghệ Quốc Nghĩa cũng

đã xây dựng một hệ thống thông tin kế toán nhằm quản lý và kiểm soát hoạt động củacông ty Căn cứ từ các thông tin thu thập được từ thực tế và internet, nhóm em đã quyết

định tìm hiểu về đề tài “Quy trình luân chuyển chứng từ của chu trình bán hàng- thu tiền công ty TNHH Công nghệ Quốc Nghĩa”

2 Mục đích nghiên cứu

Tiến hành nghiên cứu đề tài này, nhóm đã hướng tới những mục đích sau:

- Khái quát và tổng hợp một cách có hệ thống về quy trình luân chuyển chứng từ

- Nhận xét một số ưu điểm, nhược điểm của quy trình từ đó đề xuất một số kiến nghị

3 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu của nhóm đó là xoay quanh các vấn đề trong quy trình luânchuyển chứng từ của chu trình bán hàng - thu tiền của công ty TNHH Công Nghệ QuốcNghĩa (tên thường gọi là Bách Khoa Computer Hà Tĩnh)

4 Kết cấu đề tài

Phần 1: Cơ sở lý luận

Phần 2: Tổng quan về doanh nghiệp

Phần 3: Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty

Phần 4: Quy trình luân chuyển chứng từ

Phần 5: Nhận xét một số ưu điểm, nhược điểm và kiến nghị

II NỘI DUNG

1 Cơ sở lý luận.

1.1 Chức năng bán hàng-thu tiền

“Bán hàng –thu tiền (tiêu thụ) là quá trình chuyển quyền sỡ hữu của hàng hóa quaquá trình trao đổi hàng-tiền.”(1)

Với ý nghĩa như vậy, quá trình này được bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng(đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng,…) và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền

(trích Giáo trình kiểm toán tài chính-trường Đại học kinh tế quốc dân)

1.2 Những hoạt động chính của hoạt động bán hàng thu tiền

- Nhận đơn đặt hàng của khách hàng

- Giao hàng hóa hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng

- Yêu cầu khách hàng thanh toán

- Nhận tiền thanh toán

1.3 Các chứng từ của hoạt động bán hàng thu tiền

- Chứng từ: Đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, phiếu đống gói hàng, phiếu vận chuyển,phiếu giao hàng, hóa đơn bán hàng, giấy báo thanh toán, phiếu thu, phiếu xuất kho,…

- Sổ: Sổ chi tiết, sổ tổng hợp, sổ kho,…

- Báo cáo: Báo cáo doanh thu, Bảng kê nghiệp vụ, báo cáo kiểm soát, báo cáo đặcbiệt,…

2 Tổng quan về doanh nghiệp

2.1 Thông tin chung về công ty

Công ty TNHH Công nghệ Quốc Nghĩa (tên thường gọi là Bách Khoa Computer HàTĩnh) là 1 trong 42 chi nhánh, cửa hàng bán lẻ trên khắp 3 miền cả nước của tổng công tyBách Khoa Computer Thành lập tháng 7 năm 2011 với tổng số vốn ban đầu 2,8 tỷ

Họat động kinh doanh thiết bị điện tử tại thị trường Việt Nam: máy tính bảng, máy tínhxách tay, điện thoại, máy nghe nhạc, network, máy bộ PC và linh phụ kiện khác Với các

Giám Đốc

Bộ phận

Kế toán Bộ phậnkho Bảo HànhBộ phận

Bộ phận kinh doanh

Nhóm kinh doanh PC-Nework

Nhóm kinh doanh Phụ Kiện (Acess)

Nhóm kinh doanh Multimedia

hình thức giao dịch: giao dịch trực tiếp với khách hàng hoặc theo dạng hợp đồng, và một

số hình thức khác như đơn đặt hàng

Bách Khoa Computer Hà Tĩnh không chỉ cung cấp kịp thời cho khách hàng các sảnphẩm công nghệ thông tin có chất lượng cao với giá hợp lý, mà còn cung cấp cho kháchhàng những dịch vụ hậu mãi tin cậy nhất Cùng với sự lãnh đạo sáng suốt, linh hoạt và độingũ kỹ sư và kỹ thuật viên trẻ năng động có năng lực chuyên môn cao, tận tâm với côngviệc, chi nhánh đã tạo thương hiệu sự tin cậy trong lòng tiêu dùng

Địa chỉ: Số 02 – Đường Phan Đình Phùng –Thành phố Hà TĨnh – Hà Tĩnh

Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức

2.2.2 Chức năng từng phòng ban

Trưởng Chi nhánh

Giúp việc cho Ban Giám Đốc trong công tác quản lý kinh doanh, con người của chinhánh.Tìm hiểu nhu cầu mua hàng IT của khách, xây dựng chỉ tiêu doanh số của nhómcho từng mặt hàng dựa theo mục tiêu doanh số công ty đề ra Nỗ lực và thúc đẩy nhânviên trong chi nhánh hoàn thành chỉ tiêu doanh số đặt ra và chấp hành tốt nội quy,quyđịnh công ty để góp phần xây dựng Bách Khoa Computer Hà Tĩnh vững mạnh

Bộ phận kế toán

Giúp việc cho công ty trong việc thu ngân, nhập dữ liệu xuất bán vào HT soft ,xuất phiếu bán hàng (xuất hóa đơn bán hàng nếu khách yêu cầu) cho khách đến mua tạicông ty Chịu trách nhiệm lưu đầy đủ chứng từ, phiếu xuất, tiền bán hàng cho công ty, thucông nợ, có thể ra kinh doanh bán hàng Kiểm tra, xác nhận phiếu trên phần mền quản

lý hệ thống bán hàng của công ty “Htsoft” Báo cáo công việc với giám đốc chi nhánh vàban giám đốc công ty khi có yêu cầu

Bộ phận kinh doanh

Bộ phận kinh doanh được chi thành 5 nhóm chức nănghoạt động theo nhóm sản

phẩm bán tại công ty là: notbook-taplet, điện thoại, multimedia, PC-Nework, phụ kiện(Acess)

Bộ phân kinh doanh là đại diện công ty tiếp thị các sản phẩm, dịch vụ, qua đóquảng bá hình ảnh, thương hiệu BKC đến gần với khách hàng hơn; là người tạo và giatăng doanh số góp phần phát triển thị trường cho công ty Ngoài ra là cầu nối giữa kháchhàng và nhà cung cấp để ngày càng hoàn thiện sản phẩm, dịch vụ đáp ứng tốt nhất nhucầu khách hàng Một số công việc của bộ phận kinh doanh như kiểm tra chi tiết hàng hóacòn mới hay không khi kế toán chi nhánh bàn giao số lượng hàng thực tế, kiểm tra chấtlượng sản phẩm tại gian hàng, giải đáp những thắc mắc của khách hàng khi đến muahàng, hướng dẫn khách hàng thực hiện khi mua các sản phẩm,…

Bộ phận kho

Theo dõi tình hình hàng hóa trong kho của công ty, kiểm tra hàng từ kho tổng nhập

về, xuất hàng ra cho khách khách hàng, Khi thấy hàng trong kho không còn đủ bán nhânviên ca 1 sẽ lập phiếu đặt hàng gửi lên giám đốc (kết hợp soi trên phần mền và kiểm trathực tế)

Bộ phận kỹ thuật và bảo hành

Đại diện Công ty trực tiếp nhận sản phẩm của khách hàng cần kiểm tra, xử lý cáclỗi phần mềm máy tính (PC, Laptop, ) tư vấn khách hàng khi gặp trường hợp sản phẩmkhông thuộc diện lỗi kỹ thuật, góp phần đem lại giá trị cho khách hàng sau hậu mãi, phục

vụ tốt nhất nhu cầu mọi khách hàng, đó là chìa khóa tạo thành công cho Công ty

Bộ phận bảo hành sẽ nhập thông tin khách hàng tình trạng sản phẩm trên phần mềmquản lý “Htsoft” để tiện theo dõi Khi sản phẩm về sẽ lấy thông tin điện thoại cho khách vàbáo khách tới lấy sản phẩm Những máy quá hẹn khách thì Phải gửi maill cho ban giamđốc , ngành hàng và phòng bán hàng của tổng công ty để các bộ phận cao hơn can thiệp tớihãng làm sớm cho khách “ Tránh mất lòng tin với khách hàng”

Quá Trình xét duyệt: Các trường hợp xét duyệt thì đã nằm trong nội quy của công

ty phân cấp và quyền hạn rõ ràng Liên quan đến chi nhánh thường là do giám đốc quyếtđịnh Chỉ một số trường hợp đặc biệt vượt quá thì sẽ ban giám đốc tổng công ty xét duyệt

3 Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty

3.1 Khái niệm

Theo COSO: “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi nhà quản lý và các nhân viêncủa đơn vị, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu,hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, cung cấp báo cáo tài chính tin cậy, tuân thủ các luật lệ vàquy định”

3.2 Thành phần kiểm soát nội bộ của công ty

3.2.1 Môi trường kiểm soát

“Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, chi phối ý thức vềkiểm soát của mọi thành viên trong tổ chức và là nền tảng cuả các bộ phận khác của kiểmsoát nội bộ”

Môi trường kiểm soát gồm các nhân tố sau:

3.2.1.1 Triết lý quản lý và phong cách điều hành

“Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý Phong cáchđiều hành thể hiện qua cá tính, tư cách của họ khi điều hành công việc”

Đối với nhà quản lý Bách Khoa Computer Hà Tĩnh , nhân tố này được thể hiện qua:

- Biết lắng nghe những ý kiến của khách hàng để hiểu được những nhu cầu của kháchhàng, từ đó có những điều chỉnh hợp lý

- Giải quyết vấn đề với thái độ nhìn nhận tổng thể và lập kế hoạch cụ thể hướng dẫnnhân viên

- Quản lý nhiệt tình giải đáp thắc mắc của nhân viên và khách hàng

- Nhà quản lý luôn tạo cho nhân viên của mình thấy được vai trò quan trọng của mìnhđối với công việc, tạo một môi trường làm việc đoàn kết, công sức của một tập thể, chứkhông phải một cá nhân nào, vì một mục tiêu duy nhất là làm cho cuộc sống này ngày càngtốt đẹp hơn

3.2.1.2 Sự trung thực và các giá trị đạo đức

- Công ty đã xây dựng quy định về chuẩn mực đạo đức trong đơn vị và cử xử đúng đắngiữa nhà quản lí và các nhân viên trong đó quản lí luôn là người gương mẫu chấp hành đểnhân viên noi theo

- Môi trường làm việc thân thiện, cởi mở, các thành viên luôn giúp đỡ nhau

3.2.1.2 Chính sách nhân sự

- Bách Khoa Computer Hà Tĩnh luôn coi trọng vấn đề nhân lực, liên tục đào tạo nângcao trình độ và tay nghề cho mọi thành viên trong công ty( Nhân viên Kỹ Thuật và BảoHành được tạo điều kiện thi bậc thợ hàng quý nhằm nâng cao tay nghề)

- Với phương châm “Chung tay, chung sức cùng phát triển”, Bách Khoa Computer HàTĩnh luôn chào đón các bạn sinh viên, các bạn trẻ có tư cách đạo đức tốt, chuyên môn cao,nhiệt tình đến góp sức cùng Công ty

- Đặc biệt đối với người khuyết tật, Công ty có chính sách ưu tiên tuyển dụng cho một

số vị trí: chỉ cần tư cách đạo đức tốt, chuyên cần không cần kiến thức chuyên môn haybằng cấp (Công ty sẽ đào tạo để phù hợp với công việc)

3.2.1.3 Trình độ và phẩm chất đội ngũ cán bộ nhân viên

Phong cách phục vụ và tư vấn chuyên nghiệp: Đến Bách Khoa Computer Hà Tĩnh,khách hàng sẽ cảm nhận được phong cách phục vụ tận tình, Khi tham quan các gian hàng,mỗi khách hàng đều được đảm bảo được nhân viên bán hàng tư vấn, giải thích tận tình mọithắc mắc để có được quyết định nhanh chóng và đúng đắn nhất

Công ty có một đội ngũ kỹ sư và kỹ thuật viên giỏi, nhiệt tình, nhiều kinh nghiệm

3 2.2 Đánh giá rủi ro

“Các rủi ro làm cho mục tiêu của tổ chức có thể không thực hiện được Các rủi roxảy ra do rất nhiều nguyên nhân từ cả bên ngoài và cả bên trong, có thể rủi ro chủ quanhoặc khách quan” Để quản lý và chấp nhận các rủi ro thì những ngườ quản lý Bách KhoaComputer Hà Tĩnh đã thực hiện các công tác sau:

3.2.2.1 Thiết lập các mục tiêu của tổ chức

- Mục tiêu chung: Không ngừng nâng cao doanh số bán hàng

- Mục tiêu cụ thể: Phục vụ khách hàng một cách tốt nhất, mỗi tháng có ít nhất mộtchương trình khuyên mãi lớn, đặc biệt với chương trình giá shock cuối tuần Tăng cườngphát tờ rơi để khách hàng biết tới công ty

3.2.2.2 Nhận dạng, phân tích rủi ro

- Nhân viên kế toán vừa kiểm tra số lượng hàng hóa thực tế từ kho tổng chuyển về, xácnhận phiếu trên phần mền quản lý hệ thống bán hàng của công ty “Htsoft”, thu tiền từkinh doanh bán hàng, có thể ra kinh doanh bán hàng nên có thể sai sót trong quá trình ghichép

- Hiện nay trên thị trường Hà Tĩnh có nhiều cửa hàng cùng kinh doanh các sản phẩmcông nghệ điện tử nên nếu công ty không có các chính sách bán hàng, chăm sóc kháchhàng hợp lý, các chương trình khuyến mãi thu hút khách hàng, Bách Khoa Computer HàTĩnh có thể không bán được hàng, mất thị phần trong đoạn thị trường này

- Do đặc thù trong lĩnh vực kinh doanh của công ty là các mặt hàng thiết bị điện tửnhư: máy tính bảng, máy tính xách tay, điện thoại, máy nghe nhạc, network, máy bộ PC

và linh phụ kiện khác,… Nên dễ bị lỗi thời , lạc hậu các sản phẩm đã nhập về gây ứ đọngkhi hàng

3.2.3Giám sát

“Giám sát là một quá trình đánh giá chất lượng thực hiện kiểm soát nội bộ một cáchliên tục, giúp cho kiểm soát nội bộ duy trì được sự hữu hiệu qua các giai đoạn khác nhau.” Đối với Bách Khoa Computer Hà Tĩnh:

- Quản lý chi nhánh có mặt hàng ngày tại công ty để giám sát việc bán hàng của nhânviên tại công ty, đánh giá thái độ của nhân viên đối với khách hàng,…

- Sau khi kết thúc mỗi ca làm việc nhân viên phòng kinh doanh ca tiếp theo sẽ kiểm tra

số lượng hàng tồn kho và xác nhận số lượng và chất lượng hàng trong kho với ca trước

- Giữa năm vào ngày 31/5 công ty sẽ tiến hành kiểm kê kho nhằm thống kên số lượng,chủng loại,số hàng bị oxihoa không đảm bảo chất lượng

3.2.4 Hoạt động truyền thông

“Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập duytrì và nâng cao chât lượng kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành báo cáo để

cung cấp thông tin về hoạt động chính sự và sự tuân thủ, bao gồm cho nội bộ và bênngoài.”

Để đảm bảo tính hiệu quả, hiệu năng hoạt động của công ty, trong công tác thôngtin và truyền thông Bách Khoa Computer Hà Tĩnh đã thực hiện:

Công ty sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Htsoft vừa ứng dụng được đầy đủ cácyêu cầu của doanh nghiệp vừa đảm bảo được tính ổn định, dễ dàng sử dụng và an toàn dữliệu như: quản lý kho, mua hàng, bán hàng, đơn hàng, khuyến mãi, quản lý giá, quỹ, ngânhàng, công nợ, chăm sóc khách hàng Với sự hữu dụng của chương trình đã giúp công tygiảm thiểu sai sót, gian lận trong công ty, đồng thời cung cấp chính xác các thông tin củasản phẩm và khách hàng,… tạo điều kiện cho công ty ngày càng phát triển và tạo sự uy tínđối với khách hàng

Việc sử dụng phần mềm quản lý Htsoft đã cung cấp một hệ thống các báo cáo trongcông ty Đồng thời doanh số bán hàng, tình hình hoạt động của Bách Khoa Computer HàTĩnh được chuyển về tổng công ty nhanh chóng, giúp cho kiểm toán nội bộ của tổng công

ty dễ dàng kiểm tra, đối chiếu khi có sai sót

Hàng tháng(ngày 6/6) công ty sẽ tiến hành họp toàn bộ nhân viên trong chi nhánhdưới sự điều khiển của trưởng chi nhánh về quy chế làm việc, chính sách lương, thưởngcủa nhân viên,những chỉ tiêu đã đạt được, mục tiêu cần đạt trong tháng tới,…

4 Quy trình luân chuyển chứng từ

4.1 Hệ thống chứng từ

Phiếu báo giá:

Phiếu báo giá do bộ phận kinh doanh lập khi sau khách hàng tới xem sản phảm vàquyết định mua hàng Phiếu báo giá sẽ được lập dựa trên thông tin bảng giá của công ty.Phiếu báo giá sẽ ghi các thông tin về tên hàng, loại sản phẩm, đơn giá, số lượng, thành tiền,…