quy trình luân chuyển chứng từ chu trình mua xi măng bỉm sơn và thanh toán tiền tại công ty cp vicem thạch cao xi măng

QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ - CHU TRÌNH MUA XI MĂNG BỈM SƠN VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY...9 1.. Do đó việc tổ chức hệ thống thông tin trong doanh nghiệp liên quan đến việc mua

GVHD: Ths Nguyễn Quốc Tú Nhóm sinh viên thực hiện:

1 Nguyễn Tuấn Anh

2 Nguyến Thị Thùy Dương

3 Thái Văn Hòa

4 Mai Thị Kim Ly

5 Lê Quang Phúc

6 Mai Thị Diệu Thư

7 Nguyễn Thị Ngọc Yến Huế,05/2013

M C L C ỤC LỤC ỤC LỤC

I ĐẶT VẤN ĐỀ 3

II GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VICEM THẠCH CAO XI MĂNG 4

1 Lịch sử hình thành 4

2 Khái quát về tình hình của Công ty 5

3 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 6

4 Tổ chức công tác kế toán của Công ty 7

III QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ - CHU TRÌNH MUA XI MĂNG BỈM SƠN VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY 9

1 Tổ chức cung cấp thông tin kế toán nghiệp vụ mua hàng 9

2 Hệ thống chứng từ sử dụng 10

3 Đoạn văn mô tả 10

4 Lưu đồ luân chuyển chứng từ 11

5 Sơ đồ dòng dữ liệu 13

a Khái quát 13

b Luận lý 13

IV ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT ĐỐI VỚI CHU TRÌNH 15

1 Ưu điểm 15

2 Nhược điểm và một số đề xuất 16

I ĐẶT VẤN ĐỀ

rong nền kinh tế hiện nay, các doanh nghiệp phải thường xuyên dựa vào nhiều nguồn thông tin khác nhau để ra quyết định quản trị nhằm đạt được kết quả tốt nhất trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình Hệ thống thông tin kế toán cung cấp rất nhiều thông tin hữu hiệu cho các nhà quản trị cho việc ra quyết định trong kinh doanh

T

Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp có thể cung cấp thông tin, trợ giúp nhà quản lý trong việc ra quyết định về: tài chính, nhân sự, sản xuât, việc mua hàng, quản

lý tồn kho hay bán hàng trong doanh nghiệp

Có thể nói rằng chất lượng của thông tin kế toán ảnh hưởng trực tiếp và có tính chất quyết định sự thành bại của các quyết định kinh doanh

Cũng không ngoại lệ, thông tin kế toán trong doanh nghiệp thương mại cũng có vai trò hết sức quan trọng Mặt khác trong doanh nghiệp thương mại hoạt động đầu tiên, cơ bản và quan trọng đến sự tồn tại và phát triển của công ty đó là hoạt động mua hàng Do

đó việc tổ chức hệ thống thông tin trong doanh nghiệp liên quan đến việc mua hàng làm sao cho hiệu quả để việc mua hàng được diễn ra thường xuyên, kịp thời cung cấp hàng hoá phù hợp với nhu cầu về số lượng, cơ cấu, chủng loại với chất lượng tốt, giá cả hợp lí

là hết sức quan trọng

Từ những giả thiết thực tế ở trên và những kiến thức đã học nhóm tiến hành tìm hiểu

về đề tài “Quy trình luân chuyển chứng từ chu trình mua Xi măng Bỉm Sơn và thanh toán tiền tại công ty CP Vicem Thạch Cao Xi Măng” Trọng tâm của đề tài sẽ tìm hiểu về đặc điểm công tác kế toán, quy trình luân chuyển chứng từ, ưu, nhược điểm cũng như đánh giá hệ thống KSNB của chu trình mua xi măng Bỉm sơn – hoạt động chính của công ty

II GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VICEM THẠCH CAO XI MĂNG.

1 Lịch sử hình thành

Thực hiện nghị định thư về hợp tác kinh tế, văn hóa, khoa học và kỹ thuật giữa Việt Nam và Lào, Công ty Kinh doanh Thạch cao Xi măng (tiền thân là đoàn K3 trực thuộc Bộ xây dựng) được thành lập theo quyết định số 814/BXD – TCCB ngày 15/5/1978 với chức năng nhiệm vụ là hợp tác với Lào xây dựng, khai thác thạch cao tại mỏ Đồng Hến, tỉnh Savankhet, CHDCND Lào

Đến 09/04/1988, Đoàn K3 sáp nhập với Trạm cung ứng thạch cao Đông Hà và Trạm

tiếp nhận thạch cao Đà Nẵng thuộc xí nghiệp cung ứng vật tư thiết bị xi măng để thành lập Xí nghiệp khai thác – cung ứng vật tư Lào thuộc Liên hiệp các xí nghiệp xi măng

Ngày 22/07/1992, Xí nghiệp đổi tên thành Công ty kinh doanh TCXM theo quyết

định số 370/BXD – TCLĐ Bộ Xây dựng

Theo Quyết định số 1007/QĐ-BXD ngày 18/ 02/2005 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng

về việc thực hiện cổ phần hóa các công ty thành viên hạch toán độc lập thuộc Tổng Công

ty Xi măng Việt Nam, Công ty Thạch cao xi măng thực hiện cổ phần hoá Ngày 17/04/2006, Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Thừa Thiên Huế đã cấp Giấy chứng nhận đăng

ký kinh doanh số 3103000176, Công ty Kinh doanh Thạch cao xi măng chính thức chuyển thành Công ty Cổ phần Thạch cao xi măng và hoạt động theo mô hình công ty cổ

phần (nay là Công ty Cổ phần Vicem thạch cao xi măng).

2 Khái quát về tình hình của Công ty

 Tên giao dịch chính thức : CÔNG TY CỔ PHẦN VICEM THẠCH CAO XI

MĂNG

 Vốn điều lệ: 35.000.000.000 VNĐ.

 Trụ sở chính: số 24 đường Hà Nội,thành phố Huế,tỉnh Thừa Thiên Huế

 Ngành nghề kinh doanh chính: nhập khẩu và kinh doanh thạch cao các loại,

kinh doanh xi măng các loại, nghiền xi măng, kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hóa đường bộ

 Ngày 18/12/2006, cổ phiếu của Công ty Cổ phần Vicem TCXM chính thức được

niêm yết và giao dịch tại Trung tâm giao dịch chứng khoán Hà Nội

Hiện nay, công ty là đơn vị trực thuộc Tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Nam thực hiện nhiệm vụ cung cấp nguyên liệu thạch cao phục vụ nhu cầu sản xuất của hầu hết nhà máy thuộc Tổng công ty.

3 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Sơ đồ 1 Sơ đồ Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Công ty Cổ phần Vicem TCXM kinh doanh trên nhiều địa bàn, ngoài trụ sở chính tại Thừa Thiên Huế, công ty còn có các chi nhánh, nhà máy ở địa phương khác Vì vậy công

ty áp dụng hệ thống quản lý theo cơ cấu tổng hợp (trực tuyến kết hợp chức năng) Mỗi

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

GIÁM ĐỐC CÔNG TY

BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

PHÓ GĐ KINH

DOANH

PHÓ GĐ DỰ ÁN

Phòng tổ chức lao động

Phòng thị

trường

tiêu thụ

Phòng kế toán thống kê tài chính

Phòng kế hoạch đầu

tư xây dựng

CN Quảng Trị

XNXM

Quảng

Bình

CN Bỉm Sơn

CN Hải Phòng

CN Đà Nẵng

Văn phòng công ty

BQL DA Quảng Trị

Ban đại diện tại Lào

phòng ban đảm nhận một nhiệm vụ riêng dồng thời vẫn chịu sự quản lý trực tiếp từ ban giám đốc

Tổ chức bộ máy quản lý theo phương pháp này sẽ giúp công ty quản lý tốt hơn, tránh nhược điểm của việc áp dụng đơn lẻ một trong hai phương pháp trực tuyến hay chức năng

4 Tổ chức công tác kế toán của Công ty

Sơ đồ 2: Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty CP Vicem Thạch cao xi măng

 Phòng kế toán – thống kê – tài chính của Công ty Cổ phần Vicem Thạch cao Xi măng chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công tác kế toán thống kê tài chính; tổ chức hạch toán kế toán trong toàn công ty đảm bảo đúng chế độ chính sách và quy định của Nhà nước Đồng thời thực hiện việc hướng dẫn, kiểm tra, giám sát về quản lý tài chính trong sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ bản, sữa chữa lớn… đối với các đơn vị trực thuộc công ty

KẾ TOÁN TRƯỞNG

KẾ

TOÁN

TỔNG

HỢP

KẾ TOÁN HÀNG HÓA

KẾ TOÁN TIỀN MẶT TIỀN GỬI

KẾ TOÁN PHẦN CÒN LẠI

KẾ TOÁN CHI PHÍ

THỦ QUỸ

Các nhân viên kế toán tại các đơn vị trực thuộc công ty

 Phòng kế toán – thống kê – tài chính của công ty gồm 6 người, một kế toán trưởng, năm kế toán viên, một trong số đó kiêm thủ quỹ tiền mặt Từ đặc điểm kinh doanh

thương mại là chủ yếu nên các phần hành kế toán được phân chia thành: kế toán tổng

hợp, kế toán hàng hóa, kế toán chi phí, kế toán tiền mặt, tiền gửi và kế toán phụ trách các phần hành còn lại.

 Do đặc điểm áp dụng kế toán máy trong công tác hạch toán nên công ty đã trang

bị cho phòng kế toán 8 máy vi tính (7 máy cá nhân và 1 máy chủ) cùng một số máy móc

phương tiện cần thiết khác Có thể thấy, công tác kế toán có sự phân công rõ ràng và phù

hợp với yêu cầu công việc Hầu hết các nhân viên trong phòng kế toán đều có trình độ đại học, có kinh nghiệm và tinh thần trách nhiệm

 Công ty Cổ phần Thạch cao Xi măng là một doanh nghiệp khá lớn, các chi nhánh, đại diện, xí nghiệp sản xuất kinh doanh ở nhiều địa bàn khác nhau Do đó công ty không thể áp dụng hình thức kế toán tập trung Vì vậy Công ty đang áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung, vừa phân tán Trong đó:

 Đơn vị xí nghiệp xi măng tại Quảng Bình được phép hạch toán độc lập và hàng quý sẽ gửi báo cáo tài chính về phòng kế toán của Công ty

 Các chi nhánh còn lại hạch toán theo phương pháp báo sổ

 Cuối tháng chi nhánh lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn hàng hóa và gửi toàn bộ chứng từ gốc về phòng kế toán công ty để hạch toán

 Công ty đang thực hiện “Chế độ chứng từ kế toán” theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính ban hành ngày 20/03/2006

Công ty đang sử dụng hình thức kế toán trên máy vi tính với phần mềm kế toán

FAST ACCOUNTING 2004 dựa trên nền Nhật kí chung theo quyết định

15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006

III QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ - CHU TRÌNH MUA XI MĂNG BỈM SƠN VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY.

1 Tổ chức cung cấp thông tin kế toán nghiệp vụ mua hàng

Sơ đồ 3 Sơ đồ tổ chức cung cấp thông tin kế toán nghiệp vụ mua hàng

KẾ TOÁN TRƯỞNG

KẾ TOÁN TỔNG HỢP

KẾ TOÁN HÀNG HÓA

Kế toán

trưởng

XNXM

Quảng

Bình

Kế toán

hàng

hóa

XNXM

Quảng

Bình

Kế toán

CN Quảng Trị

Kế toán

CN Đà Nẵng

Kế toán

CN Hải Phòng

Kế toán

CN Bỉm Sơn

Kế toán Ban đại diện tại Lào

Kế toán BQLDA Quảng Trị

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

BÁO SỔ

2 Hệ thống chứng từ sử dụng

1 Hợp đồng kinh tế (HĐKT)

2 Phiếu yêu cầu xi măng (PYCXM)

3 Biên bản giao nhận (BBGN)

4 Phiếu nhập kho (PNK)

5 Hóa đơn mua hàng hoặc hóa đơn GTGT (HĐMH)

6 Biên bản đối chiếu công nợ (BBĐCCN)

7 Ủy nhiệm chi (UNC)

3 Đoạn văn mô tả

Nghiệp vụ mua chịu

Đầu năm, căn cứ vào nhu cầu thị trường và dự toán hàng mua, công ty ký kết hợp đồng mua bán xi măng với công ty CP xi măng Bỉm Sơn cũng như ký hợp đồng vận chuyển với đơn vị vận tải đường sắt Sau đó, theo sự điều phối của Phòng TTTT, xi măng được nhận từ nhà máy xi măng Bỉm Sơn chuyển đến nơi tiêu thụ

Khi có nhu cầu, Phòng TTTT “fax” cho CN Bỉm Sơn số lượng xi măng cần có Dựa vào bản fax, CN Bỉm Sơn lập PYCXM gồm 2 liên, ghi rõ số lượng xi măng cần nhận CN Bỉm Sơn gửi liên 2 cho đại diện nhà máy XM Bỉm Sơn và lưu liên 1 Khi hàng được xếp lên toa, bộ phận giao nhận CN Bỉm Sơn kiểm hàng và nhận liên 2 HĐMH từ bên bán HĐMH được photo thêm 1 bản để bộ phận giao nhận CN Bỉm Sơn và đại diện đơn vị vận tải ký xác nhận đủ hàng và sau đó được lưu lại theo số thứ tự Bản gốc của HĐMH được chuyển cho CN cuối nguồn theo toa xe

Khi hàng đến CN cuối nguồn, bộ phận giao nhận tại đây nhận HĐMH để làm căn cứ

để kiểm hàng Căn cứ vào HĐMH theo toa và số hàng thực tế, bộ phận giao nhận lập BBGN gồm 2 liên có xác nhận của Đơn vị vận tải (ĐVVT) BBGN phản ánh tình hình thừa thiếu của số hàng Liên 1 BBGN cùng với HĐMH làm căn cứ để lập PNK PNK

gồm 2 liên, ghi số lượng xi măng thực nhập được dùng làm căn cứ ghi tăng tài khoản hàng tồn kho Liên 1 PNK cùng với liên 2 BBGN chuyển cho ĐVVT để tính cước vận chuyển và liên 2 PNK, HĐMH và liên 1 BBGN được chuyển cho kế toán CN cuối nguồn

để nhập liệu, tạo tập tin tài khoản 151, 331

Cuối tháng (hoặc đầu tháng sau), các chứng từ trên (HĐMH, liên 1 BBGN, liên 2 PNK) được kế toán chi nhánh cuối nguồn chuyển về văn phòng kế toán Công ty để tiến hành hạch toán Nhận được chứng từ, kế toán hàng hóa tiến hành kiểm tra, đối chiếu và nhập liệu vào phần mềm kế toán Phần mềm sẽ tự động tạo tập tin chứng từ chưa thanh toán và cập nhật vào sổ cái các tài khoản 156, 151 Sau khi nhập liệu xong các chứng từ này được lưu lại tại đây theo số thứ tự

Nghiệp vụ thanh toán nợ phải trả người bán

Cuối tháng, kế toán hàng hóa tổng hợp các HĐMH trong tháng thành một Hóa đơn tổng hợp (HĐTH) ghi rõ số lượng xi măng đã nhận và giá trị phải trả cho Công ty CP xi măng Bỉm Sơn trong cả tháng Cùng với BBĐCCN do Công ty CP xi măng Bỉm Sơn chuyển đến, kế toán thanh toán đối chiếu, kiểm tra với số dư công nợ trên tài khoản 331 – Công ty CP xi măng Bỉm Sơn, sau đó lập UNC gồm 2 liên Sau khi đã có chữ kí đầy đủ của Kế toán trưởng và Giám đốc công ty liên 2 UNC này được giao cho Ngân hàng để chuyển tiền cho khách hàng, liên 1 sẽ được sử dụng để nhập liệu và sau đó được lưu lại theo số thứ tự Phần mềm sẽ tự động cập nhật lên tập tin tài khoản Tiền gửi ngân hàng

4 Lưu đồ luân chuyển chứng từ

Lưu đồ 1 Lưu đồ luân chuyển chứng từ chu trình mua xi măng Bỉm Sơn và thanh toán tiền hàng

5 Sơ đồ dòng dữ liệu

a Khái quát

Hệ thống mua xi măng Bỉm Sơn

và thanh toán tiền hàng

P TTTT

NH

PYCMXM, HĐMH, BBGN (liên 1), PNK (liên 2), UNC (liên 1), SỔ CÁI

FAX

U N C

Sơ đồ 4 Sơ đồ dòng dữ liệu khái quát

b Luận lý

CTCPXMBS

Nhập liệu 4.0

HĐMH (bản photo)

Lập BBGN

và PNK 3.0

ĐVVT

Kiểm tra, nhập dữ liệu, tạo tập tin 5.0

Lập HĐTH 6.0

Lập UNC

và

ghi sổ

7.0

Kiểm

kí duyệt HĐMH 2.0

UNC (liên 1)

NH

Fax

P Y C M H

( liê n

2 )

HĐMH

H Đ M H ( b ả n g ố c

1) , BBGN

(liên 2)

H Đ M H ( b ả n g ố c

) , P N K (liê n 2)

B B G N

(liê n 1)

HĐMH (bản gốc), PNK (liên 2) BBGN (liên 1)

HĐMH (bản gốc), PNK (liên 2) BBGN (liên 1) HĐMH

U N C ( l iê n

2 )

Sơ đồ 5 Sơ đồ dòng dữ liệu luận lý

IV ƯU ĐIỂM, NHƯỢC ĐIỂM VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT ĐỐI VỚI CHU TRÌNH.

1 Ưu điểm.

a Về hệ thống chứng từ sử dụng:

Tương đối đầy đủ, phù hợp với Luật kế toán và chế độ kế toán hiện hành Việc luân chuyển chứng từ được thực hiện theo những quy trình chặt chẽ nhưng linh hoạt, đảm bảo yêu cầu đặt ra một cách cơ bản

b Về hệ thống tài khoản sừ dụng trong chu trình mua hàng:

Phù hợp, phản ánh đầy đủ, chi tiết các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh Tài khoản sử dụng trong nghiệp vụ mua hàng được chi tiết hóa cụ thể, kết hợp vận dụng mã hóa đối tượng chi tiết, giúp phản ánh chính xác, tường tận từng mặt hàng, từng nhà cung cấp, từng kho hàng và từng chi nhánh

c Về hệ thống sổ và báo cáo kế toán:

 Kế toán đã mở sổ chi tiết theo dõi cụ thể từng mặt hàng, quan sát được số lượng từng mặt hàng hóa trong kỳ và có số liệu đối chiếu chặt chẽ giữa các bộ phận kế toán với thủ kho theo định kỳ hàng tháng

 Hệ thống sổ sách kế toán khá phù hợp với chế độ kế toán hiện hành để hạch toán

kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp Tình hình ghi chép, phản ánh các số liệu vào sổ kế toán nhanh, chính xác, đúng nguyên tắc và chế độ quy định, có sự hỗ trợ tích cực của phần mềm kế toán

 Ngoài ra, kế toán hàng hóa đã phản ánh tình hình biến động hàng hóa trên báo cáo nhập-xuất-tồn hàng hóa, đảm bảo công tác mua và dự trữ hàng hóa, phục vụ công tác bán hàng và hoạt động kinh doanh của Công ty

 Đầu năm, kế toán hàng hóa còn lập ngân sách sản lượng hàng mua để dự báo hàng hóa trong kỳ

d Về mặt hạch toán: để phản ánh nghiệp vụ mua hàng hóa, kế toán các CN hạch

toán Nợ TK 151/ Có TK 331 cho tất cả các mặt hàng nhập mua Sau đó vào cuối tháng tại

Công ty, kế toán hàng hóa căn cứ vào hóa đơn chứng từ các CN chuyển về sẽ hạch toán

Nợ TK 156/ Có TK 151

Việc hạch toán linh hoạt như vậy góp phần làm giảm công đoạn phân loại hàng hóa

đã nhập kho và hàng đang đi đường Đồng thời, sự chênh lệch giữa TK 156 và TK 151 vào cuối tháng giúp kế toán Công ty nhận biết số lượng hàng hóa đã mua trong tháng chưa về kho một cách dễ dàng

e Về hệ thống kiểm soát nội bộ:

 Công ty đã có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các chức năng Yêu cầu và đặt hàng, Nhận hàng, Xác định nghĩa vụ thanh toán và thanh toán; có sự kiểm tra, xét duyệt, theo dõi chặt chẽ của Giám đốc và Trưởng phòng TTTT trong công tác mua hàng

và thanh toán

 Các chứng từ quan trọng như Hóa đơn mua hàng, Phiếu nhập kho đều được đánh

số trước liên tục tránh bỏ sót

 Đồng thời, kế toán công ty cũng có sự kiểm tra, đối chiếu cẩn thận số liệu trên các chứng từ với nhau như đối chiếu Biên bản giao nhận, PNK với HĐMH

 Hầu hết các khoản chi được thực hiện đều thông qua hình thức chuyển khoản để dễ kiểm soát và tránh sai sót

2 Nhược điểm và một số đề xuất.

a Về việc tổ chức thu nhận, kiểm tra và luân chuyển chứng từ:

Thứ nhất, trong chu trình Công ty không sử dụng ĐĐH làm cho số lượng chứng từ

luân chuyển trong chu trình không đủ đáp ứng nhu cầu sử dụng tại bộ phận

+ Bộ phận nhận hàng không có ĐĐH để xác định được là lô hàng người bán chuyển

đến có đúng như lô hàng mà Công ty đặt hàng với người bán không

+ Trong khi kế toán CN cuối nguồn và kế toán hàng hóa tại Công ty cũng không có ĐĐH để kiểm tra đối chiếu