QUY TRÌNH KIỂM SOÁT CÁC KHOẢN THU VÀ CHI TRONG TOUR TẠI CÔNG TY LIÊN DOANH DU LỊCH APEX VIỆT NAM

Được sự đồng ý của công ty LDDL Apex Việt Nam và sự hướng dẫn của cô Nguyễn Ý Nguyên Hân, tôi đã quyết định chọn đề tài “Quy Trình Kiểm Soát Các Khoản Mục Thu Và Chi Trong Tour Tại Công

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP.HỒ CHÍ MINH

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT CÁC KHOẢN THU VÀ CHI TRONG TOUR TẠI CÔNG TY LIÊN DOANH DU LỊCH APEX

Thành phố Hồ Chí Minh Tháng 07/2010

Hội đồng chấm báo cáo khóa luận tốt nghiệp đại học khoa Kinh Tế, trường Đại

học Nông Lâm Thành phố Hồ Chí Minh xác nhận khóa luận “Quy trình kiểm soát

các khoản mục thu và chi trong tour tại công ty LDDL Apex Việt Nam” Do Đàm

Đăng Duy, sinh viên khóa 32, ngành Kế TOÁN, đã bảo vệ thành công trước hội đồng

vào ngày

GV NGUYỄN Ý NGUYÊN HÂN

Người hướng dẫn,

Ngày tháng năm

Chủ tịch hội đồng chấm báo cáo Thư ký hội đồng chấm báo cáo

Ngày tháng năm Ngày tháng năm

iii

LỜI CẢM TẠ

Tôi rất trân trọng cảm ơn Ban Lãnh Đạo công ty LDDL Apex Việt Nam, cùng toàn thể anh chị phòng kế toán kiểm tour, trong đó có chị Tố Nga, chị Trang, chị Hà và anh Toàn đã giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi tiếp cận các hoạt động thực tế của công ty để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp Xin cảm ơn cô Lê Kim Lan – Kế Toán Trưởng công ty, người đã tận tình giúp đở và chỉ bảo tôi trong thời gian qua

Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu trường Đại học Nông Lâm, Ban Chủ Nhiệm Khoa Kinh Tế cùng toàn thể quý Thầy Cô trường Đại học Nông Lâm đã truyền đạt kiến thức cho tôi trong suốt thời gian học tập tại trường

Xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Ý Nguyên Hân, với vai trò là giáo viên hướng dẫn, giải đáp những thắc mắc trong suốt thời gian học tập và viết bài Nhờ sự truyền đạt và chỉ dẫn tận tình của cô giúp tôi hoàn thành đề tài này đúng thời hạn

Cảm ơn tập thể anh em nhà hàng Định Ý, và tất cả bạn bè lớp DH06KEA đã giúp tôi trong quá trình thực hiện đề tài này

Cuối cùng tôi xin chúc quý thầy cô trường Đại Học Nông Lâm, cô Nguyễn Ý Nguyên Hân cùng cô Lê Kim Lan luôn mạnh khỏe và công tác tốt

Kính chúc công ty LDDL Apex Việt Nam ngày càng thịnh vựng, phát triển và khẳng định vị trí của mình trong ngành

Sinh viên

Đàm Đăng Duy

NỘI DUNG TÓM TẮT

ĐÀM ĐĂNG DUY, Khoa Kinh Tế, Đại Học Nông Lâm Thành Phố Hồ Chí

Minh Tháng 07 năm 2010 “Quy Trình Kiểm Soát Các Khoản Mục Thu Và Chi Trong Tour Tại Công Ty Liên Doanh Du Lịch Apex Việt Nam”

ĐÀM ĐĂNG DUY, Faculty of Economics, Nong Lam University – Ho Chi

Minh City July 2010 “The Controlling Procedure Of The Tour’s Receipts And Expenses At Apex Vietnam Co., LTD”

Khóa luận tìm hiểu thực tế quy trình kiểm soát nội bộ các hoạt động thu và chi trong tour tại công ty LDDL Apex Việt Nam Qua những vấn đề nghiên cứu đưa ra các

ưu điểm và nhược điểm, trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát tại công ty

1.4 Cấu trúc của khóa luận 2

CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY LDDL APEX VIỆT NAM 3

2.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty 3

2.1.2 Lịch sử ra đời và phát triển của công ty 3

2.2.1 Chức năng 5 2.2.2 Nhiệm vụ 5

2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban 6

2.4.2 Cơ cấu nhân sự 9

2.6 Những thuận lợi và khó khăn 12

2.6.1 Thuận lợi 12 2.6.2 Khó khăn 12 2.7 Định hướng và mục tiêu phát triển trong tương lai 12

CHƯƠNG 3: NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 14

3.1 Cơ sở lý luận 14

3.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ 14 3.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 14 3.1.3 Ý nghĩa và vai trò của kiểm soát nội bộ 14

3.1.4 Các thành phần của hệ thống KSNB 15 3.1.5 Kiểm soát hệ thống tài khoản và qui trình hoạch toán 22 3.1.6 Kiểm soát nội bộ đối với doanh nghiệp nhỏ 22 3.1.7 Những hạn chế tiềm tàng của kiểm soát nội bộ 23 3.1.8 Kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu 23

3.1.9 Kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí 25 3.1.10 Kiểm soát nội bộ đối với giá vốn hàng bán 27 3.2 Phương pháp nghiên cứu 27 3.2.1 Phỏng vấn các nhà quản lý, nhân viên giám sát 27

3.2.3 Quan sát các hoạt động kiểm soát thực tế tại công ty 28 CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ VÀ THẢO LUẬN 29

4.1 Tổng quan về quy trình làm tour và KSNB tại công ty 29

4.2 Kiểm soát quy trình thu tiền 30 4.2.1 Kiểm soát quy trình thu tiền mặt 30

4.2.2 Kiểm soát thu tiền qua ngân hàng (từ Apex Nhật) 33

4.3 Kiểm soát quy trình chi tiền 36

4.3.1 Kiểm soát quy trình chi tiền mặt trong tour 36 4.3.2 Kiểm soát các khoản phải trả trong tour 38 4.4 Đánh giá hoạt động kiểm soát nội bộ tại công ty LDDL Apex Việt Nam 40

4.4.2 Đánh giá các hoạt động kiểm soát 41 4.4.3 Đánh giá các rủi ro của kiểm soát nội bộ tại công ty 43 4.4.5 Đánh giá chung về hoạt động kiểm soát của công ty 44 CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 45

vii

5.1 Kết luận 45

5.2.3 Kiến nghị chung cho kiểm soát nội bộ tại công ty 49 TÀI LIỆU THAM KHẢO 51

PHỤ LỤC

ix

DANH MỤC CÁC BẢNG

Trang Bảng 2.1 Cơ Cấu Nhân Sự Công Ty LDDL Apex Việt Nam 10

Bảng 4.2 Mẫu Phiếu Đề Nghị Chi Tiền 36

DANH MỤC CÁC HÌNH

Trang

Hình 4.1 Sơ đồ Kiểm Soát Việc Thu Tiền Mặt Trong Tour 32 Hình 4.2 Sơ Đồ Kiểm Soát Thu Tiền Qua Ngân Hàng 33 Hình 4.3 Sơ Đồ Kiểm Soát Chi Tiền Mặt Trong Tour 37 Hình 5.1 Sơ Đồ Hoàn Thiện Hệ Thống Kiểm Soát Quy Trình Thu Qua Ngân Hàng 47

xi

DANH MỤC PHỤ LỤC

Phụ lục 01 Chứng Từ Đặt Tour Từ Apex Nhật

Phụ lục 02 Các Mail Đặt Chổ Với Nhà Cung Cấp

Phụ lục 03 Các Bảng Báo Giá Của Nhà Cung Cấp

Phụ lục 04 Bảng Tính Giá Tour Gửi Apex Nhật

Phụ lục 05 Hóa Đơn Gửi Đi Apex

Phụ lục 06 Chứng Từ Nộp Tiền Mặt Trong Tour

Phụ lục 07 Phiếu Thu

Phụ lục 08 Bảng Giá Các Địa Điểm Tham Quan

Phụ lục 09 Các Vé Vào Cửa Tham Quan

Phụ lục 10 Phiếu Chi

Phụ lục 11 Bảng Kê Chi Tiết Công Nợ

Phụ lục 12 Hóa Đơn GTGT Đầu Vào

Phụ lục 13 Bảng Ước Tính Của Điều Hành Tour

Phụ lục 14 Ủy Nhiệm Chi

Phụ lục 15 Bảng Kê Đi Tour Của HDV

cơ hội phát triển, nền kinh tế vẫn luôn mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều rủi ro Rủi

ro là một yếu tố khó nắm bắt, nó chịu ảnh hưởng không chỉ môi trường bên ngoài như các thể chế luật pháp, lạm phát, lãi suất,…mà còn tùy thuộc vào khả năng quản lý, kiểm soát và năng lực thích nghi của doanh nghiệp Khi môi trường thay đổi nhanh, khó dự đoán hơn và sự cạnh tranh mang tính toàn cầu thì việc phân tích, kiểm soát và thích nghi với môi trường là vô cùng quan trọng Phát triển một doanh nghiệp năng động, đủ sức thích ứng và cạnh tranh là một yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển

Nhận thấy tầm quan trọng của vấn đề trên cùng điều kiện thực tế tại công ty Được sự đồng ý của công ty LDDL Apex Việt Nam và sự hướng dẫn của cô Nguyễn Ý Nguyên Hân, tôi đã quyết định chọn đề tài “Quy Trình Kiểm Soát Các Khoản Mục Thu Và Chi Trong Tour Tại Công Ty LDDL Apex Việt Nam”

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

Tìm hiểu thực trạng về hoạt động kế toán và công tác kiểm soát Từ đó tìm ra những điểm mạnh cũng như các hạn chế của KSNB Công Ty

Đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện KSNB Công Ty

Tiếp cận thực tế để nâng cao kiến thức chuyên ngành

1.3 Phạm vi nghiên cứu

Đề tài được thực hiện trong phạm vi nghiên cứu như sau:

Phạm vi không gian: Bộ phận kế toán kiểm tour công ty LDDL Apex Việt Nam

Phạm vi thời gian: Từ 01/05/2010 đến 01/06/2010

2

Nội dung nghiên cứu: Công tác kiểm soát nội bộ các khoản mục thu và chi trong tour tại công ty LDDL Apex Việt Nam

1.4 Cấu trúc của khoá luận

Luận văn gồm 5 chương

- Chương 1 Mở đầu

Chương này nêu rõ sự cần thiết của đề tài, mục tiêu nghiên cứu và các giới hạn

về không gian, thời gian của đề tài

- Chương 2 Tổng quan

Giới thiệu tổng quan về công ty LDDL Apex Việt Nam

- Chương 3 Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu

Chương này trình bày chi tiết về những cơ sở lí luận và lí thuyết có liên quan đến vấn đề nghiên cứu và giới thiệu một cách có hệ thống các phương pháp nghiên cứu mà luận văn sử dụng để đạt được các mục tiêu nghiên cứu hoặc tìm ra các kết quả nghiên cứu

- Chương 4 Kết quả và thảo luận

Trình bày nội dung của những kết quả đã thu thập được trong thời gian thực tập

- Chương 5 Kết luận và đề nghị

Trình bày những nhận xét về nội dung Đồng thời đưa ra những nhận xét về công tác tổ chức và quản trị tại công ty

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN

2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

2.1.1 Sơ lượt về công ty

Tên công ty: Công Ty LDDL Apex Việt Nam

Tên giao dịch: Apex Vietnam Co., LTD

Địa chỉ: Số 16 Ngô Thời Nhiệm, Phường7, Quận3, TP.HCM

E-mail: hcmapexvietnam.com

Website: www.vietnam-sketch.com

Lĩnh vực kinh doanh : Cung cấp dịch vụ du lịch lữ hành quốc tế

Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 1/1 đến 31/12

2.1.2 Lịch sử ra đời và phát triển của công ty

Quá trình hình thành và phát triển Công Ty có thể chia ra thành 5 giai đoạn sau:

a) Giai đoạn 1: Từ năm 1992 đến 1997

Công Ty được thành lập và chính thức đi vào hoạt động từ năm 1992 căn cứ giấy phép đầu tư số 318/GP ngày 31/01/1992 của Ủy Ban Nhà Nước về hợp tác đầu

tư, cho phép hai bên gồm:

- Bên Việt Nam: “TRUNG TÂM DỊCH VỤ ĐẦU TƯ VÀ ỨNG DỤNG KHOA HỌC” thuộc trường “ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM” trụ sở tại số 17 Phạm Ngọc Thạch, Quận 3, TP HCM

- Bên nước ngoài: “COMING HOME TOUR (MỸ)”, trụ sở tại 5708S.Gessner DR.HOUSTON, TX77036, USA

- Công ty có tên gọi là “CÔNG TY LDDL VỀ NGUỒN”, nhiệm vụ chính là để huấn luyện cán bộ nghiệp vụ, kỹ thuật ngành du lịch và kinh doanh dịch vụ du lịch cho

4

khách từ Mỹ vào Việt Nam Thành lập công ty với mục đích ban đầu là tổ chức huấn luyện nghiệp vụ, kỹ thuật mới trong ngành du lịch và kinh doanh dịch vụ du lịch cho khách Mỹ vào Việt Nam

b) Giai đoạn 2: Từ năm 1997 đến năm 1998

Căn cứ giấy phép điều chỉnh ngày 10/05/2007 của Bộ Trưởng Bộ KHĐT về việc chuyển nhượng toàn bộ nghĩa vụ và quyền lợi của công ty “COMING HOME TOUR” sang cho công ty APEX INTERNATIONAL INC (NHẬT BẢN) Công ty được thay đổi tên gọi là: “ CÔNG TY LIÊN DOANH DU LỊCH APEX – CESAIS”

Căn cứ giấy phép điều chỉnh ngày 13/01/1998 Công Ty chuyển trụ sở sang số

64 Phạm Ngọc Thạch, Quận 3, TP.HCM

c) Giai đoạn 3: Từ năm 1998 đến năm 2002

Căn cứ giấy phép điều chỉnh số 318/GPC3 ngày 27/03/1998 về việc chuyển nhượn một phần quyền và nghĩa vụ của “CÔNG TY APEX INTERNATIONAL” trong “CÔNG TY LIÊN DOANH DU LỊCH APEX –CESAIS” cho “CÔNG TY HOÀNG VIỆT” Công Ty được đổi tên thành: “CÔNG TY LIÊN DOANH DU LỊCH APEX VIỆT NAM”, tên giao dịch là “APEX-VIETNAM CO.LTD”

d) Giai đoạn 4: Từ năm 2002 đến năm 2007

Căn cứ giấy phép số 846/KHDT-DN ngày 12/03/2002 của Sở Kế Hoạch và Đầu

Tư Công Ty chuyển lên trụ sở mới đặt tại: số 41 Đinh Tiên Hoàng, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP.HCM

Trong điều kiện nền kinh tế ngày càng hội nhập và phát triển, công ty đã quyết định mở rộng qui mô kinh doanh Căn cứ giấy phép số 1798/KHDT-DN ngày 26/04/2004 của Sở Kế Hoạch và Đầu Tư, công ty mở thêm văn phòng giao dịch tại số

40 Mạc Thị Bưởi, Quận 1, TP.HCM

Căn cứ giấy phép số 345 /KHDT-DN ngày 20/01/2005 Sở Kế Hoạch và Đầu

Tư Công Ty chuyển sang trụ sở mới đặt tại: số 393B Trần Hưng Đạo, Phường Cầu Kho, Quận 1, TP.HCM

e) Giai đoạn 5: Từ năm 2007 đến nay

- Căn cứ giấy phép số 318/GCND9C4- BKH-HCM ngày 16 tháng 03 năm 2007 cho phép việc chuyển nhượng toàn bộ quyền và nghĩa vụ của “CÔNG TY HOÀNG VIỆT” trong “CÔNG TY LIÊN DOANH DU LỊCH APEX VIỆT NAM” cho

“TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU VÀ ỨNG DỤNG KHOA HỌC KINH TẾ” thuộc trường “ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM”

Tăng vốn điều lệ và vốn đầu tư của “CÔNG TY LIÊN DOANH DU LỊCH APEX VIỆT NAM” Tổng vốn đầu tư là 1.052.631 USD.Trong đó: “TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU VÀ ỨNG DỤNG KHOA HỌC KINH TẾ” góp 515.798 USD chiếm 49%, “CÔNG TY APEX INTERNATIONAL INC” góp 536.842 USD chiếm 51%

- Căn cứ giấy phép số 5403/SKHĐT-ĐT ngày 26/10/2009 của Sở Kế Hoạch Và Đầu Tư cho phép công ty chuyển sang trụ sở mới đặt tại: số 16, đường Ngô Thời Nhiệm, phường 7, quận 3, TP.HCM

Từ năm 2009 cho đến nay, công ty đã từng bước hoàn thiện cơ cấu tổ chức và điều chỉnh phù hợp hơn với xu hướng thị trường, hoạt động kinh doanh ngày càng ổn định, lấy lĩnh vực kinh doanh dịch vụ du lịch lữ hành quốc tế làm nồng cốt

2.2 Chức năng nhiệm vụ của công ty

2.2.1 Chức năng

- Công Ty Liên Doanh Du lịch Apex Việt Nam là một đơn vị liên doanh giữa

“Trung Tâm Nghiên Cứu và Ứng Dụng Khoa Học Kinh Tế” (thuộc Trường Đại Học Kinh Tế) và “Công Ty Apex International Inc” ( Nhật Bản), có chức năng hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ du lịch lữ hành quốc tế, chuyên về thị trường Nhật Bản

2.2.2 Nhiệm vụ

- Công Ty được thành lập với nhiệm vụ là huấn luyện cán bộ nghiệp vụ, kỹ thuật ngành du lịch, trao đổi thông tin, kỹ thuật mới trong ngành du lịch và kinh doanh dịch vụ du lịch lữ hành cho khách Nhật vào Việt Nam

- Quảng bá hình ảnh đất nước Việt Nam đến du khách Nhật Bản và thế giới

2.3 Tổ chức bộ máy của công ty

2.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

Cơ cấu tổ chức của Công Ty gồm: Hội đồng quản trị, Ban tổng giám đốc (gồm một Tổng Giám Đốc và ba Phó Tổng Giám Đốc) và các phòng ban như: Phòng hành chính, phòng

kế toán, phòng điều hành tour, phòng marketing, phòng vé, ngoài ra còn có các phòng phụ như: đội xe, guide

Sau đây là sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty:

6

Hình 2.1 Sơ Đồ Tổ Chức Bộ Máy Quản Lý

Nguồn tin: Phòng Hành Chính Nhân Sự

2.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban

Ban giám đốc gồm một Tổng Giám Đốc và ba Phó Tổng Giám Đốc điều hành

tổ chức hoạt động Tổng Giám Đốc và hai Phó Tổng Giám Đốc làm việc tại TP.HCM, Phó Tổng Giám Đốc còn lại làm việc tại chi nhánh Hà Nội

- Tổng Giám Đốc là người chịu trách nhiệm chung trước nhà nước và mọi hoạt động của Công Ty Chịu trách nhiệm điều hành những công việc then chốt, quan trọng phát sinh, tổ chức thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch cấp trên giao theo đúng chủ trương

và luật pháp nhà nước Tạo dựng các mối quan hệ liên kết kinh doanh trong và ngoài đơn vị, vì lợi ích phát triển của Công Ty

- Các Phó Tổng Giám Đốc chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện tour du lịch trong nước, được phân quyền và uỷ quyền giải quyết công việc khi Tổng Giám Đốc đi vắng Khi được phân quyền, các Phó Tổng Giám Đốc phải đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc Phải thường xuyên báo cáo kết quả công việc lên cấp trên, đề xuất và xin ý kiến nếu vấn đề vượt quá quyền hạn được giao

c) Phòng hành chính

Quản lý và giải quyết các công việc hành chính của công ty như:

- Đào tạo, tuyển dụng, bố trí nhân sự theo yêu cầu thực tế của Công Ty

- Tham mưu cho cấp trên về chính sách đối với CBCNV trong việc: đào tạo, phương thức trả lương, khen thưởng, kỷ luật…

- Ký kết các hợp đồng lao động, lập các sổ lao động, BHXH cho nhân viên, lưu trữ hồ sơ, tiếp khách, quản lý tài sản cơ sở vật chất

- Làm các thủ tục xin cấp giấy phép theo yêu cầu một số tour đặc biệt

d) Phòng điều hành tour

- Nhận các lịch trình du lịch (booking) từ Apex Nhật gửi sang (từ các chi nhánh Tokyo, Osaka, Fukuoka,…) hoặc từ khách đặt tour du lịch trực tiếp đang tham quan tại Việt Nam

- Đặt khách sạn, nhà hàng và các điểm tham quan du lịch theo yêu cầu từng đơn đặt hàng

- Ký kết hợp đồng với các nhà hàng, khách sạn, và các nhà cung cấp cho Công

8

- Lập bảng báo giá cho phòng điều hành, báo cáo tình hình sử dụng vé của đại

lý cho hàng không Việt Nam

- Báo cáo tài chính phòng vé về cho phòng kế toán định kỳ

f) Phòng marketing

- Ký kết hợp đồng quảng cáo với khách hàng

- Lập các chiến lượt quảng cáo, tiếp thị du lịch cho công ty, thiết kế các tour

quảng cáo

- Nghiên cứu khai thác thị trường tiềm năng trong và ngoài nước

- Đánh giá, đo lường chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách, từ đó đề xuất các

phương án hoàn thiện phục vụ khách ngày càng tốt hơn

- Thăm dò các thị trường mới, thị trường tiềm năng

- Thiết kế và hợp tác để xuất bản tạm chí có tên “VietNam Sketch” nhằm quảng

bá đến khách du lịch

g) Phòng kế toán

Phòng kế toán chịu sự quản lý và điều hành trực tiếp của kế toán trưởng Phòng

kế toán được tổ chức thành nhiều bộ phận thực hiện các công việc kế toán khác nhau

Bộ máy kế toán công ty được tổ chức theo sơ đồ sau:

Hình 2.2 Sơ Đồ Bộ Máy Kế Toán Công Ty

Nguồn tin: Phòng Kế Toán

KIỂM TOUR

- Kế toán trưởng: Điều hành chung công tác kế toán, tài chính trong công ty,

lên kế hoạch thu chi, bảo lưu chứng từ, sổ sách và chịu trách nhiệm chung trước giám đốc về công tác tổ chức

- Bộ phận kế toán tổng hợp: Theo dõi sổ phụ ngân hàng, theo dõi nộp thuế,

nhận dữ liệu, chứng từ, sổ chi tiết từ các kế toán phần hành để làm cơ sở hoạch toán tổng hợp, lập báo cáo tài chính và phân tích tài chính cho công ty

- Bộ phận kế toán thanh toán: Lập chứng từ thanh toán, kiểm tra chứng từ của

các nhà cung cấp xem có đúng với ước chi của điều hành tour hay không Theo dõi thanh toán lương, theo dõi các khoản phải trả nhà cung cấp, nhập máy các chứng từ thu chi đồng thời lập các ủy nhiệm chi theo lệnh kế toán trưởng

- Bộ phận kế toán thuế: Theo dõi tình hình khai báo thuế và nộp thuế theo quy

định của nhà nước

- Thủ quỹ: Thu chi tiền theo các phiếu đề nghị chi và phiếu nộp tiền, lập phiếu

thu, phiếu chi và kiểm tra tính hợp lệ các chữ ký người có liên quan, kiểm quỹ hàng ngày báo cáo cho kế toán trưởng

- Bộ phận kế toán kiểm tour: Đây là bộ phận đảm nhận công tác kiểm soát nội

bộ tại công ty, chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát tất cả các khoản mục thu chi trong tour

2.4 Đặc điểm cơ cấu nhân sự của công ty

2.4.1 Chế độ đãi ngộ

- Công ty có chính sách ổn định thu nhập hàng tháng cho CNV

- Hàng năm công ty tổ chức cho CNV đi tham quan du lịch miễn phí, cùng các mức khen thưởng, nghỉ lễ theo qui định của nhà nước

- Thường xuyên tổ chức cho CNV đi học các lớp nâng cao chuyên môn, nghiệp

vụ

2.4.2 Cơ cấu nhân sự

Tổng nhân sự hiện tại là 100 người, do đặc điểm là công ty liên doanh với Nhật Bản nên số CNV có cơ cấu như sau:

- CNV người nước ngoài chiếm 30% nhân sự công ty

- CNV người Việt Nam chiếm 70% nhân sự công ty

10

- Do đặc thù là công ty du lịch lữ hành, nên ngoài nhân viên làm việc theo hợp

đồng thì Công Ty còn có thêm một lượng nhân viên hợp đồng làm theo thời vụ

Sau đây là bảng tổng hợp cơ cấu nhân sự và biểu đồ nhân sự toàn công ty:

Bảng 2.1 Cơ Cấu Nhân Sự Công Ty LDDL Apex Việt Nam

P hò

ng v é

P hòn

g Gui de

CÁN BỘ QUẢN LÝ NHÂN VIÊN

Nguồn tin: Phòng Hành Chính Nhân Sự

2.5 Đặc điểm sản xuất kinh doanh

Hình thức kinh doanh của công ty được mô tả tóm lược theo sơ đồ sau:

Hình 2.3 Sơ Đồ Hình Thức Kinh Doanh Tại Công Ty

Chú thích

Nguồn tin: Phòng Hành Chính Nhân Sự

Chú thích

- APEX NHẬT: đưa tour sang Apex Việt Nam

- OUTBOUND TOUR: các công ty Nhật ở Việt Nam đặt tour

- SKETCH: bán tour qua mạng

- OPTIONAL TOUR: khách mua tour tại Việt Nam

- OTHER TOUR: nhận tour qua các hãng du lịch khác

Ngành nghề kinh doanh chính của công ty là nhận và cung cấp dịch vụ du lịch

từ các chương trình tour của Apex Nhật chuyển sang cho Apex Việt Nam (còn gọi là main tour)

Công ty còn nhận các tour qua các hãng du lịch khác như: Siam Express, Nippon Express, Sankei Travel, Tour Desk Nhật, Apex Thái Lan, Apex Myanmar, Apex Lào

APEX NHẬT TOUR+SKETCH OUTBOUND OPTIONAL TOUR OTHER TOUR

ĐIỀU XE VÀ HDV

ĐẶT NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN

ĐẶT CHỔ THAM QUAN

12

Một nguồn khách cũng không kém phần quan trọng là bán tour qua mạng Các dịch vụ mà khách thường đặt là: vé máy bay, khách sạn, nhà hàng và các tour đi Cambochia, Thái Lan

Ngoài ra, các công ty Nhật hoạt động kinh doanh tại Việt Nam cũng thường xuyên đặt tour qua Apex Việt Nam

Khi nhận được các lịch trình từ các nguồn trên, phòng điều hành tour sẽ tiến hành liên hệ các nhà cung cấp, các địa điểm du lịch để đặt chổ theo yêu cầu của khách

2.6 Những thuận lợi và khó khăn

2.6.1 Thuận lợi

Công ty kinh doanh trong lĩnh vực nhà nước ưu tiên và khuyến khích phát triển

để quảng bá hình ảnh đất nước Việt Nam đến với du khách Việt Nam là một thị

trường du lịch giàu tiềm năng và cơ hội phát triển

Sự hợp tác hiệu quả với các đối tác du lịch trong và ngoài nước

Đội ngủ nhân viên nhiệt tình, trình độ chuyên môn cao và giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực du lịch lữ hành quốc tế

Vị thế công ty ngày càng được nâng cao Công ty LDDL Apex Việt Nam được Tổng Cục Du Lịch tặng danh hiệu “ Doanh Nghiệp Lữ Hành Hàng Đầu Việt Nam” trong nhiều năm liền Đây là doanh hiệu cao quý nhất trong ngành du lịch

Qui mô hoạt động và doanh thu công ty không ngừng tăng qua các năm

2.6.2 Khó Khăn

Sự cạnh tranh về du lịch của một số nước khu vực Đông Nam Á như: Thái Lan, Campuchia, Malaysia, Singapore, các công ty du lịch trong nước như: Bến Thành Tourist, Vietravel, Saigontourist và đối thủ cạnh tranh trực tiếp là công ty LDDL JTB-TNT

2.7 Định hướng và mục tiêu phát triển trong tương lai

Các định hướng năm 2009-2010: mở rộng và đa dạng hóa loại hình, địa điểm tham quan du lịch trong nước như: văn hóa lễ hội, lịch sử, du lịch sinh thái,…kết hợp

du lịch với các dịch vụ trị bệnh, an dưỡng, chăm sóc sắc đẹp, nghiên cứu khảo sát các điểm đến mới thông qua chương trình “Con Đường Di Sản Miền Trung” Mở rộng thị trường cung cấp khách du lịch từ Trung Quốc và các nước Châu Âu, cụ thể là thị

trường Pháp, Úc, Bắc Mỹ Đầu tư thêm đội ngủ xe chủ động đưa đón khách, huấn luyện đội ngũ hướng dẫn viên chuyên nghiệp

Bên cạnh các tour tham quan, nghỉ dưỡng, chăm sóc sắc đẹp….Apex Việt Nam đang hướng tới giới thiệu thị trường chứng khoán Việt Nam đến với các nhà đầu tư Nhật Hiện nay các nhà đầu tư Nhật Bản rất quan tâm nhưng lại chưa hiểu và thiếu thông tin về thị trường này, thị trường chứng khoán Việt Nam sẽ gia tăng theo sự phát triển của nền kinh tế Các nhà đầu tư Nhật hiện nay vẫn mong muốn tìm cơ hội trong các lĩnh vực cơ sở hạ tầng, tài chính, ngân hàng

Apex Việt nam đã cùng công ty du lịch Sông Hàn hợp tác thực hiện dự án khu nghỉ mát năm sao tại tỉnh Quảng Nam, đây là một dự án lớn, hứa hẹn sẽ thu hút rất nhiều du khách trong và ngoài nước

Song song các dự án tại Miền Trung, nếu được sự cho phép của Bộ KHĐT và Tổng Cục Du Lịch Việt Nam, công ty sẽ bổ sung các dịch vụ du lịch nội địa, đưa người Việt Nam đi du lịch nước ngoài, bên cạnh đó mở rộng hoạt động sang các thị trường tiềm năng như: Hàn Quốc, Trung Quốc, Châu Âu và Bắc Mỹ

Apex Việt Nam muốn gửi thông điệp đến khách du lịch với lời cam kết “hiệu quả từ sự chuyên nghiệp” Đồng thời với phương chăm “khách hàng là thượng đế” trong việc phục vụ và “chất lượng Nhật Bản giá cả Việt Nam” trong chiến lược cạnh tranh

CHƯƠNG 3

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

3.1 Cơ sở lý luận

3.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu:

- BCTC đáng tin cậy

- Các luật lệ vả qui định được tuân thủ

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

3.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

- Đối với BCTC, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập BCTC phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

- Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải đảm bảo việc chấp hành luật pháp

và các qui định nội bộ của đơn vị, qua đó đảm bảo đạt được các mục tiêu của đơn vị

- Đối với mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị

3.1.3 Ý nghĩa và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ

Các yếu tố bất ổn trong môi trường kinh doanh tác động đến doanh nghiệp khiến cho các nhà quản trị chiến lược ngày càng quan tâm nhiều đến vấn đề thể chế doanh nghiệp Nhiều doanh nghiệp thường chờ đợi sự hướng dẫn của nhà nước mà không chủ động thiết kế cho mình hệ thống kiểm soát hữu hiệu Bên cạnh đó luật tài chính và kế toán thường xuyên thay đổi sẽ tác động trực tiếp đến doanh nghiệp, đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi chính sách và các hoạt động kiểm soát

Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty còn lỏng lẻo, trong khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ Cả hai

mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận

Kiểm soát nội bộ được các nhà quản lý thiết lập để điều hành mọi nhân viên, mọi hoạt động bên trong doanh nghiệp KSNB không chỉ giới hạn trong chức năng tài chính và kế toán mà còn phải kiểm soát mọi chức năng khác như: hành chính, quản lý sản xuất,…Như vậy, cần có một quan niệm đúng đắng về KSNB, phải nhận thức rằng

nó không thể là một hệ thống kỹ thuật đơn thuần, hay cho rằng KSNB chỉ thuộc các nhà quản lý KSNB phải là một hệ thống vận hành mà nó có thể huy động được mọi thành viên trong doanh nghiệp cùng tham gia các hoạt động, vì chính họ là nhân tố quyết định mọi thành quả chung

Một hệ thống KSNB hiệu quả sẽ có tác dụng như một công cụ quan trọng đảm bảo thực hiện tốt các chính sách, các qui định Các thủ tục được thiết lập nhằm đảm bảo hiệu quả cao nhất các chức năng: kiểm soát, giám sát tài sản, xử lý, luân chuyển thông tin, đánh giá rủi ro Đồng thời hạn chế các sai lệch, đảm bảo thông tin cung cấp đầy đủ, trung thực, chính xác và kịp thời Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó bạn không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng

3.1.4 Các thành phần của hệ thống KSNB

a) Môi trường kiểm soát

Phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, chi phối ý thức về kiểm soát của mọi thành viên trong tổ chức và là nền tảng của các bộ phận khác của KSNB MTKS bao gồm nhận thức thái độ và hành động của người quản lý trong tổ chức đối với kiểm soát

và tầm quan trọng của kiểm soát, là nền tảng ảnh hưởng đến các yếu tố khác của hệ thống KSNB MTKS thể hiện qua các nhân tố sau:

Triết lý và phong cách hoạt động

16

Nhân tố này bao gồm sự tiếp cận, khả năng nhận thức và giám sát rủi ro trong kinh doanh, quan điểm về tính chính xác của dữ liệu kế toán, quan điểm về khả năng đạt được các dự toán ngân sách hay thực hiện được các mục tiêu hoạt động

Sự trung thực và các giá trị đạo đức

Khi sự trung thực và các giá trị đạo đức được tôn trọng thì các sai phạm sẽ được hạn chế Các nhà quản lý phải xây dựng và phổ biến rộng rãi các quan điểm, các qui tắc, các giá trị đạo đức cho toàn tổ chức Môi trường văn hóa của tổ chức chính là nơi sản sinh và tồn tại của sự trung thực và các giá trị đạo đức

Chính sách nhân sự

Chính sách nhân sự ảnh hưởng quan trọng đến trình độ, phẩm chất cũng như các giá trị đạo đức của toàn thể nhân viên trong một tổ chức Bao gồm chính sách tuyển dụng, đào tạo, giám sát, khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển nhân viên

Cơ cấu tổ chức của đơn vị

Yếu tố này cung cấp một bộ khung cho các nhà quản lý lập kế hoạch, thực hiện

kế hoạch, kiểm soát và giám sát hoạt động Một cơ cấu tổ chức tốt thong qua sự thể hiện cụ thể, rõ rang và đầy đủ các chức năng, quyền hạn, nghĩa vụ của từng bộ phận trong tổ chức Cơ cấu tổ chức tốt đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát hiệu quả

Hội đồng quản trị và ban kiểm soát

Khi ủy ban kiểm soát có sự độc lập với tổ chức, các hoạt động kiểm soát sẽ hiệu quả hơn và hệ thống KSNB đảm bảo tính hữu hiệu Ủy ban kiểm soát sẽ thong tin và cảnh báo các rủi ro đến hội đồng quản trị trước khi nó trở nên nghiêm trọng

Trình độ và phẩm chất đội ngủ nhân viên

Để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, các nhân viên của một tổ chức có các kiến thức, kỷ năng và kinh nghiệm cần thiết Bên cạnh các yếu tố đó cũng cần xem trọng phẩm chất đạo đức nhân viên

Cách thức phân quyền hạn và trách nhiệm

Các nhà quản lý xác lập quyền hạn và trách nhiệm cho cấp dưới nhằm thực hiện các hoạt động, xác lập các mối quan hệ báo cáo và xây dựng các phương pháp ủy quyền Việc xác lập quyền hạn và trách nhiệm cần thực hiện bằng văn bản và triển khai cho toàn tổ chức

Các nhân tố bên ngoài tổ chức

MTKS có thể chịu ảnh hưởng của các nhân tố bên ngoài tổ chức như: thay đổi môi trường kinh doanh,các thay đổi của chế độ kế toán và pháp luật Khi phân tích, đánh giá MTKS cần phải xem xét, đánh giá và phân tích mức độ ảnh hưởng của các nhân tố bên ngoài tổ chức

b) Đánh giá rủi ro

Đây là bộ phận thứ hai của KSNB Vì tất cả các hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp đều có thể phát sinh rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả Các rủi ro làm cho mục tiêu của tổ chức có thể không đạt được

Các rủi ro xảy ra do rất nhiều nguyên nhân đến từ cả bên trong và ngoài tổ chức, rủi ro có thể là chủ quan hay khách quan Nhà quản lý phải quyết định rủi ro nào

là có thể chấp nhận và phải làm gì để ngăn chặn rủi ro Để làm được điều này, nhà quản lý cần tổ chức thực hiện các công tác sau:

- Thiết lập các mục tiêu của tổ chức: các mục tiêu này bao gồm mục tiêu chung của toàn bộ tổ chức và mục tiêu riêng của từng bộ phận, từng hoạt động, từng giai đoạn

- Nhận dạng và phân tích các rủi ro khiến tổ chức không đạt mục tiêu Các rủi

ro này có thể phát sinh từ môi trường kinh doanh hay từ chính sách của tổ chức Ở mức độ toàn tổ chức, các yếu tố có thể làm phát sinh rủi ro đó là sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu khách hàng thay đổi, sự canh tranh của các đối thủ, sự thay đổi chính sách nhà nước, trình độ nhân viên không đáp ứng được yêu cầu hoặc thay đổi cán bộ quản lý,

…rủi ro có thể phát sinh và tác động đến bản than từng hoạt động trước khi gây ảnh hưởng dây chuyền tới toàn công ty Để nhận dạng rủi ro thì nhà quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, từ việc sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích các

dữ liệu quá khứ cho đến việc rà soát thường xuyên các hoạt động

- Sau khi xác định các nguy cơ có thể có, các nhà quản lý cần đánh giá rủi ro, ước tính các thiệt hại và khả năng khắc phục thiệt hại, xác định các thủ tục kiểm soát cần thiết, sau đó tiến hành ước tính chi phí và đánh giá hiệu quả của chi phí kiểm soát Trong lĩnh vực kế toán, các rủi ro có thể đe dọa đến tính trung thực và sự hợp lý của BCTC như: ghi nhận các tài sản không có thực hoặc không thuộc quyền sở hữu của công ty, đánh giá tài sản và các khoản nợ không phù hợp với các chuẩn mực, khai báo

18

không đầy đủ thu nhập và chi phí, trình bày thông tin tài chính không phù hợp với yêu cầu của chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

c) Các hoạt động kiểm soát

Các hoạt động kiểm soát là những chính sách, thủ tục giúp cho việc thực hiện các chỉ đạo của người quản lý, đảm bảo các hành động cần thiết để giảm thiểu các rủi

ro có thể phát sinh Các hoạt động kiểm soát thường bao gồm:

Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Để kiểm soát nội bộ hiệu quả, một cá nhân không được thực hiện quá nhiều trách nhiệm và các trách nhiệm cần được xác định và phân chia đầy đủ, rỏ ràng Khi phân chia trách nhiệm, các chức năng sau cần được tách biệt:

- Chức năng bảo quản tài sản với chức năng ghi chép kế toán Lý do không cho phép nhân viên bảo quản tài sản được làm nhiệm vụ lưu giữ các sổ sách kế toán đó là

để ngăn chặn hành vi tham ô tài sản Vì nếu cho kiêm nhiệm hai chức năng trên có thể tạo rủi ro là nhân viên sử dụng tài sản phục vụ cho lợi ích cá nhân và điều chỉnh sổ sách để che giấu sai phạm của mình

- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản Nghĩa là người được giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ không được kiêm bảo quản tài sản vì

sẽ tạo khả năng thâm lạm tài sản Thí dụ, nếu một người phê chuẩn việc tuyển dụng nhân viên đồng thời cũng là người đảm nhiệm việc phát lương có thể dẫn đến việc tuyển dụng khống nhân viên để chiếm dụng tiền lương các nhân viên không có thật này

- Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán Nếu từng bộ phận vừa thực hiện nghiệp vụ lại vừa ghi chép và báo cáo thì họ sẽ có xu hướng thổi phòng kết quả để tăng thành tích của bộ phận mình Muốn thông tin không bị thiên lệch thì quá trình ghi sổ nên giao cho một bộ phận riêng biệt thực hiện, thông thường là bộ phận kế toán

Ủy quyền đúng đắng cho các nghiệp vụ hoặc các hoạt động

Các nhà quản lý không thể có đủ thời gian để giám sát và quản lý tất cả các hoạt động hay các quyết định Họ thiết lập các chính sách, các quy định để các nhân viên tuân theo, đồng thời trao quyền hạn và trách nhiệm cho các cá nhân thực hiện các hoạt

động hay ra các quyết định Sự ủy quyền bao gồm ủy quyền chung và ủy quyền chi tiết

- Ủy quyền chung liên quan tới toàn bộ hoạt động hay toàn bộ tổ chức hoặc lien quan tới tất cả các hoạt động trong một nghiệp vụ

- Ủy quyền chi tiết là trường hợp ủy quyền phê chuẩn một nghiệp vụ đơn lẻ, cụ thể, không phát sinh thường xuyên

Kiểm soát hệ thống và quá trình xử lý thông tin

Đây là kiểm soát ứng dụng, bao gồm các thủ tục kiểm soát dữ liệu và nhập dữ liệu đầu vào, kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và kiểm soát kết xuất Kiểm soát hệ thống thông tin là những kiểm soát chung liên quan toàn bộ hệ thống thông tin, kiểm soát chung là môi trường chung cho các kiểm soát ứng dụng, cần chú ý những vấn đề sau:

- Các chứng từ phải được đánh số lien tục trước khi sử dụng để kiểm soát, tránh thất lạc và dể dàng truy cập khi cần

- Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm càng tốt

- Cần thiết kế đơn giản, rõ rang, dể hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công dụng khác nhau Chẳng hạn, hóa đơn bán hàng là căn cứ tính tiền khách hàng, ghi nhận doanh thu vào sổ sách, thống kê hàng bán và tính hoa hồng cho khách hàng

- Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ và phải được xử lý nhanh chóng để chuyển cho bộ phận tiếp theo

- Sổ sách cần được đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi chép, chỉnh sửa và phải có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát

- Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy định và dể dàng truy cập

Kiểm tra độc lập và soát xét việc thực hiện

Kiểm tra nhằm đảm bảo các nghiệp vụ được thực hiện, xử lý chính xác là một thành phần quan trọng của kiểm soát Việc kiểm tra này cần thực hiện độc lập để đảm bảo tính hữu hiệu Được gọi là kiểm tra độc lập khi người kiểm tra không phải là người phê chuẩn, người thực hiện nghiệp vụ hay người ghi sổ kế toán Kiểm tra độc lập bao gồm các hoạt động:

20

- Đối chiếu quá trình ghi chép độc lập

- So sánh giữa số thực tế và số liệu được ghi chép trên sổ sách, hoạt động này được thực hiện thường xuyên thông qua quá trình kiểm kê

- Thực hiện tốt việc ghi sổ kép, kiểm tra đối chiếu số liệu trên bảng cân đối số phát sinh

- Trong trường hợp xử lý theo lô, người kiểm tra sẽ so sánh tổng số lô và các số tổng kiểm soát tương ứng được người nhập liệu chuẩn bị

- Xem xét, đánh giá độc lập quá trình xử lý nghiệp vụ

Thiết kế và sử dụng chứng từ, sổ sách phù hợp

Thiết kế và sử dụng các chứng từ, sổ sách phù hợp đảm bảo ghi chép chính xác

và đầy đủ tất cả các nghiệp vụ phát sinh Nội dung và hình thức các chứng từ không nên quá phức tạp, phải dễ ghi, dễ kiểm tra đối chiếu và hạn chế tốt đa các sai sót trong quá trình ghi chép.Việc thiết kế, sử dụng chứng từ và sổ sách bao gồm các quy định về bảo quản, lưu trữ, truy xuất Các quy định này áp dụng cho cả chứng từ trắng, sổ chưa ghi chép và đã sử dụng Các mẫu chứng từ, sổ kế toán cần được xem xét định kỳ nhằm hoàn chỉnh về phương pháp lập, luân chuyển chứng từ, phương pháp ghi sổ kế toán

Đảm bảo an toàn cho tài sản vật chất và thông tin

Hiện nay, thông tin cũng được xem là tài sản quan trọng của tổ chức Do đó cần phải thiết lập các thủ tục kiểm soát nhằm đảm bảo an toàn cho cả tài sản vật chất và thông tin Các thủ tục đảm bảo an toàn cho tài sản vật chất và thông tin bao gồm an toàn về mặt vật lý và quy định trách nhiệm vật chất các cá nhân liên quan An toàn về mặt vật lý bao gồm các thủ tục sau:

- Giám sát quản lý một cách có hiệu quả và phân chia trách nhiệm đầy đủ

- Ghi chép và theo dõi chính xác các biến động của tài sản vật chất và thông tin

- Hạn chế tiếp cận tài sản và các phương tiện lưu trữ thông tin, đặc biệt là khi tổ chức có mạng máy tính

- Bảo vệ sổ sách, các tập tin, các tài liệu và chứng từ kế toán

- Kiểm soát môi trường làm việc trong tổ chức

- Giới hạn tiếp cận trung tâm dữ liệu

Phân tích rà soát

Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh số thực tế và số liệu kế hoạch, dự đoán, kỳ trước và các dữ liệu khác có liên quan như những thông tin không có tính chất tài chính Đồng thời, còn xem xét trong mối liên hệ với tổng thể đánh giá quá trình thực hiện Soát xét lại quá trình thực hiện sẽ giúp các nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có đeo đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu, hiệu quả hay không Nhờ thường xuyên nghiên cứu

về những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện, các nhà quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc các thủ tục kiểm soát thích hợp

d) Thông tin và truyền thông

Tất cả các cấp quản lý và tác nghiệp trong tổ chức đều cần thông tin để có thể hoàn thành trách nhiệm của mình Hệ thống thông tin nhận dạng, ghi nhận, xử lý, và cung cấp các thông tin cần thiết cho người sử dụng thông tin

Truyền thông là sự chuyển giao, truyền đạt và cung cấp thông tin cho bên trong lẫn bên ngoài tổ chức Truyền thông sử dụng các hình thức như: các văn bản, các tài liệu kế toán, các bảng ghi nhớ, hay cũng có thể là các lệnh miệng, các hành vi của các nhà quản lý

Thông tin và truyền thông đảm bảo cho kiểm soát có thể được thực hiện một cách hiệu quả, và ngược lại, kiểm soát tốt sẽ đảm bảo sự an toàn và trung thực của thông tin Các mục tiêu chủ yếu mà hệ thống thông tin kế toán phải đạt được như sau:

- Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật

- Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết, đầy đủ để ghi chép phân loại đúng đắng các nghiệp vụ

- Đo lường giá trị các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị

- Xác định đúng kỳ hạn của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép đúng

kỳ hạn

- Trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ thông tin cần thiết trên BCTC

Để đạt được các mục tiêu trên, cần phải chú ý đến hai bộ phận quan trọng trong

hệ thống đó là chứng từ và sổ kế toán

e) Giám sát

Đây là bộ phận cuối cùng của KSNB Giám sát là một quá trình đánh giá chất lượng thực hiện kiểm soát nội bộ một cách liên tục, giúp cho KSNB luôn duy trì sự

22

hữu hiệu của mình qua các giai đoạn khác nhau Công tác tổ chức của tổ chức thay đổi thì phương thức kiểm soát cũng thay đổi theo Trong điều kiện này, giám sát giúp cho các nhà quản lý xác định hệ thống cần thay đổi những gì, đánh giá các thiết kế và các hoạt động kiểm soát, từ đó thực hiện các điều chỉnh cần thiết Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và sự đánh giá độc lập

- Giám sát thường xuyên diễn ra ngay trong quá trình hoạt động, do các nhân viên và nhà quản lý thực hiện

- Sự đánh giá độc lập được thực thông qua kiểm toán độc lập hay kiểm toán nội

bộ Các kiểm toán viên độc lập thường chỉ đánh giá các thủ tục kiểm soát cần thiết cho công tác kiểm toán Họ thường bỏ qua các thủ tục giám sát không liên quan tới mục tiêu của cuộc kiểm toán Các kiểm toán viên nội bộ đánh giá tất cả các thành phần, các thủ tục kiểm soát, tiến hành kiểm toán hoạt động, đưa ra các đề xuất hoàn thiện cấu trúc kiểm soát của tổ chức Hiệu quả của kiểm soát nội bộ cao khi các kiểm toán viên nội bộ có sự độc lập và chịu sự điều hành, chỉ đạo từ các nhà quản lý cấp cao trong tổ chức

3.1.5 Kiểm soát hệ thống tài khoản và qui trình hoạch toán

Hệ thống tài khoản và quy trình hoạch toán là một danh sách phân loại tất cả các tài khoản được sử dụng tại công ty, kèm theo giải thích về mục đích, nội dung mỗi tài khoản

Hệ thống tài khoản và quy trình hoạch toán giúp phân loại đúng đắn các nghiệp

vụ, cho thấy sự vận động các luồng thông tin trong công ty và quá trình tổng hợp thông tin trên BCTC

3.1.6 Kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp nhỏ

Quy mô công ty ảnh hưởng quan trọng tới bản chất của kiểm soát Thực tế rất khó thiết lập việc phân chia trách nhiệm đầy đủ trong công ty nhỏ mặc dù mục tiêu của công ty không đổi

Mục tiêu các nhà quản lý ở những công ty nhỏ được thực hiện nhờ sự hiểu biết

là tham gia trực tiếp để quản lý các chức năng quan trọng

3.1.7 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Ở bất kỳ doanh nghiệp nào, dưới bất kỳ hình thức nào, một hệ thống KSNB không thể xem là hoàn toàn hiệu quả cho dù có sự đầu tư lớn trong xây dựng và tổ

chức thực hiện Nói cách khác, hệ thống KSNB chỉ có thể giúp hạn chế đến mức cho phép các sai phạm mà thôi

- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như: sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới

- Khả năng đánh lừa, lẫn tránh của nhân viên viên thông qua sự thông đồng với nhau

- Hoạt động kiểm soát thường nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh

mà ít chú ý các hoạt động không thường xuyên, do đó các sai phạm trong các nghiệp

vụ này thường bị bỏ qua

- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của nhà quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn thiệt hại ước tính do rủi ro xãy ra

- Khả năng các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn phục

3.1.7 Kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu

Một hệ thống KSNB hữu hiệu về các khoản PTKH và nghiệp vụ bán hàng đòi hỏi phải tách biệt các chức năng và phân nhiệm cho cá nhân, bộ phận phụ trách Khi mức độ phân chia trách nhiệm càng cao thì các sai phạm dễ bị phát hiện thông qua sự kiểm tra qua lại giữa các phần hành, hoặc khi đối chiếu tài liệu giữa các bộ phận Do

đó sẽ giảm thiểu được khả năng xảy ra gian lận và sai sót

a) Các mục tiêu của KSNB đối với chu trình doanh thu

- Doanh thu ghi sổ là có thật và được chứng minh bằng tài tài liệu Đơn đặt hàng là căn cứ để lập hóa đơn, vận đơn được đính kèm với tất cả các hóa đơn, doanh thu ghi chép trong nhật ký bán hàng căn cứ trên hóa đơn

- Các nghiệp vụ bán hàng đều được ghi sổ và không bị bỏ sót Hóa đơn, vận đơn, đơn đặt hàng phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng

24

- Việc bán hàng được phê chuẩn theo chính sách công ty Tín dụng bán hàng được xét duyệt bởi bộ phận tín dụng Giá cả sử dụng để lập hóa đơn được lấy từ bảng giá đã được phê chuẩn

- Hóa đơn bán hàng được tính toán chính xác Số liệu ghi trên hóa đơn được so sánh với số liệu của vận đơn và đơn đặt hàng Kiểm tra giá cả và kiểm tra một cách độc lập việc tính toán chính xác sau khi hóa đơn được lập

- Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại đúng đắn Doanh thu bán hàng, doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá được sắp xếp và phân loại phù hợp

- Việc ghi sổ kế toán và chuyển sổ các nghiệp vụ phải phù hợp quy định và chính xác Nhật ký bán hàng được chuyển vào sổ cái tài khoản Doanh thu được ghi nhận theo đúng nguyên tắt kế toán

b) KSNB đối với chu trình doanh thu

Kiểm soát nội bộ đối với việc thu tiền được thiết kế thay đổi theo từng loại hình đơn vị và tùy theo các nguồn thu, vì thường có nhiều nguồn thu khác nhau như thu trực tiếp từ khách hàng, thu nợ khách hàng, … Chu trình doanh thu được thể hiện qua các bước sau:

Lập LBH

Căn cứ đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác nhau từ trong và ngoài DN,

bộ phận phụ trách xét duyệt bán chịu cần đánh giá khả năng thanh toán của KH để ra quyết định chuẩn y việc bán chịu

Xuất kho hàng hóa

Căn cứ LBH đã được phê duyệt bởi bộ phận phụ trách bán chịu, thủ kho sẽ xuất hàng cho BPGH

Gửi hàng đi

BPGH sẽ lập chứng từ chuyển hàng và gửi hàng cho KH Chứng từ gửi hàng là

cơ sở lập hóa đơn bán hàng và thường bao gồm các thông tin về hàng hóa như: số lượng, chủng loại, qui cách Một dạng phổ biến của chứng từ gửi hàng là vận đơn Khi xuất hàng, ngoài sự kiểm tra của bộ phận kho và người nhận, hàng hóa còn được kiểm tra bởi BPBV

Lập và kiểm tra hóa đơn

Do hóa đơn là phương tiện thông tin cho KH về số tiền họ phải trả, cho nên hóa đơn cần được lập chính xác, đầy đủ và đúng thời điểm nghiệp vụ phát sinh Hóa đơn thường được lập bởi một bộ phận độc lập, bộ phận này có trách nhiệm:

- Đánh số thứ tự các chứng từ, hóa dơn trước khi sử dụng

- So sánh LBH với chứng từ chuyển hàng, ĐĐH và các thông báo điều chỉnh (nếu có)

- Ghi đầy đủ các thông tin vào hóa đơn

- Trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng cần kiểm tra lại về số liệu ghi trên hóa đơn Hóa đơn là căn cứ ghi vào các tài khoản sổ cái tổng hợp Từng hóa đơn được sử dụng là căn cứ theo dõi các khoản nợ phải thu KH

Theo dõi thanh toán

Sau khi hóa đơn đã được lập và hàng hóa đã xuất giao cho KH sẽ có hai trường hợp Nếu bán hàng thu tiền ngay thì chu trình đến đây là kết thúc, còn nếu bán chịu thì

kế toán phải tiếp tục theo dõi các khoản nợ phải thu Để tiện cho việc theo dõi và thu

nợ KH, cần phải liệt kê các khoản nợ theo tuổi nợ từ đó lập chương trình thu nợ, thường chương trình này do bộ phận bán chịu phụ trách Ngoài ra, để giảm thiểu các sai phạm thì cần phân công độc lập hai công việc kế toán chi tiết công nợ và kế toán tổng hợp Tuy nhiên cần lưu ý rằng gian lận vẫn có thể có nếu các bộ phận có sự thông đồng

Xét duyệt hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán

Trường hợp KH không hài lòng do hàng hóa, dịch vụ sai qui cách, kém chất lượng, họ có thể gửi trả lại DN hoặc yêu cầu giảm giá Vì vậy DN cần có một phận độc lập chịu trách nhiệm tiếp nhận, xét duyệt, cũng như cấn trừ các khoản công nợ liên quan tới số hàng này

Xét duyệt xóa sổ các khoản nợ không có khả năng thu hồi

Khi không còn khả năng thu hồi được, thì các nhà nhà quản lý có trách nhiệm xem xét để xét duyệt xóa sổ các khoản nợ này Căn cứ vào đó bộ phận kế toán sẽ ghi chép vào sổ sách

3.1.8 Kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí

26

Cũng giống như KSNB chu trình doanh thu, KSNB đối với chu trình chi phí cũng phải đòi hỏi tách biệt độc lập các chức năng và bộ phận thực hiện KSNB đối với chu trình chi phí được mô tả thông qua các hoạt động sau:

a) Yêu cầu mua hàng

Các bộ phận có nhu cầu sẽ lập YCMH gửi bộ phận xét duyệt, bộ phận xét duyệt mua hàng tiến hành kiểm tra, đối chiếu sổ sách, hàng tồn kho, … để ra quyết định phê chuẩn yêu cầu mua hàng Người quản lý nên ủy quyền cụ thể cho thuộc cấp, quyền hạn phải đi đôi với lợi ích và trách nhiệm

b) Đơn đặt hàng

YCMH là căn cứ lập đơn đặt hàng Bộ phận phụ trách phải kiểm tra cẩn thận các điều kiện về nhà cung cấp, giá cả, thanh toán Đơn đặt hàng phải được đánh số trước

c) Nhận hàng về

Khi hàng hóa được nhận về, bộ phận nhận hàng phải kiểm tra, đối chiếu với đơn đặt hàng, đảm bảo đầy đủ chính xác các yêu cầu về loại hàng, số lượng, quy cách Cần tách biệt các chức năng nhận hàng và mua hàng, mua hàng và thủ kho, thủ kho lập phiếu nhập kho ngay khi nghiệp vụ xảy ra, đồng thời ký xác nhận vào phiếu nhập kho

Bộ phận kho phải thực hiện các biện pháp bảo quản an toàn cho hàng hóa nhập kho

d) Chấp nhận, xử lý hóa đơn, và theo dõi các khoản phải trả

Khi nhận được hóa đơn mua hàng, bộ phận phụ trách cần đối chiếu hóa đơn người bán với các chứng từ liên quan, kiểm tra nội dung và số liệu trên hóa đơn Các hóa đơn này là căn cứ ghi sổ các tài khoản tổng hợp liên quan, đồng thời làm căn cứ để theo dõi các khoản phải trả người bán Theo dõi chi tiết các khoản phải trả theo từng nhà cung cấp, theo tuổi nợ Lập các báo cáo theo dõi các khoản phải trả định kỳ cho nhà quản lý Cần tách biệt hai chức năng kế toán phải trả người bán và kế toán tổng hợp

e) Thanh toán tiền mua hàng

Nguyên tắc chung là các khoản chi nên thanh toán qua ngân hàng, ngoài trừ những khoản chi nhỏ phải sử dụng tiền mặt để hạn chế rủi ro

Chứng từ phải được đánh số trước khi sử dụng, chỉ thanh toán cho các chứng từ gốc Phân chia tách biệt các bộ phận: phải trả và thanh toán tiền, người viết séc và ký

séc, gửi séc Các séc hư, mất hiệu lực phải đóng dấu hủy bỏ hoặc gạch bỏ để tránh tình trạng sử dụng lại và phải lưu trữ đầy đủ

Thường xuyên đối chiếu với sổ phụ ngân hàng, người đối chiếu phải khác người thu, chi tiền Chứng từ thanh toán dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán và phải được lưu trữ đầy đủ, cẩn thận Số dư tài khoản tiền gửi trên sổ sách phải bằng với số dư của

sổ phụ ngân hàng Trường hơp có chênh lệch phải liên hệ điều chỉnh ngay, những trường hợp chưa xác định rõ nguyên nhân thì kết chuyển vào tài khoản phải thu khác hoặc phải trả khác và xử lý phù hợp

3.1.9 Kiểm soát nội bộ đối với giá vốn hàng bán

Kế toán chi phí là một bộ phận quan trọng trong hệ thống kế toán của các doanh nghiệp sản xuất Nó giúp lập các dự toán chi phí cho sản xuất, thu thập và phân bổ chi phí sản xuất phát sinh nhằm cung cấp các thông tin hữu ích phục vụ công tác quản lý

và lập BCTC Do đó kế toán chi phí là một công cụ không thể thiếu trong doanh nghiệp sản xuất, nó giúp kiểm soát chi phí trong quá trình sản xuất Các hoạt động kiểm soát giá vốn được tóm lượt như sau:

- Đối với việc kiểm soát các chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung thì đơn vị phải thiết kế và tổ chức hơp lý các sổ sách, chứng từ nhằm tập hợp chi phí phát sinh theo từng lô hoặc từng quy trình sản xuất

- Tập hợp chi phí và định kỳ phân bổ chúng cho các lô hoặc quy trình sản xuất căn cứ trên tiêu thức phân bổ hợp lý

- Trên cơ sở các chi phí tập hợp được, định kỳ tính giá thành cho từng lô hay từng quy trình sản xuất

- Để hạn chế sai sót của hệ thống kế toán chi phí, đơn vị cần thực hiện các thủ tục kiểm tra như đối chiếu số liệu từ hệ thống với các sổ cái tương ứng, đối chiếu chi phí nhân công và bảng thanh toán lương,…

3.2 Phương pháp nghiên cứu

3.2.1 Phỏng vấn các nhà quản lý, nhân viên giám sát

Trong đề tài tôi đã sử dụng phương pháp phỏng vấn Kế Toán Trưởng công ty cũng như các nhân viên phòng kế toán và bộ phận kiểm soát

3.2.2 Kiểm tra số liệu và sổ sách

28

Tôi đã xem các báo cáo doanh thu, báo cáo công nợ khách hàng, các chương trình tour, phiếu thu, phiếu chi,….để hiểu về quy trình làm tour và các bước kiểm soát cần thiết

3.2.3 Quan sát các hoạt động kiểm soát thực tế tại công ty

Quan sát nhân viên công ty trong việc thực hiện kiểm soát các hoạt động thu và chi trong các chương trình tour

CHƯƠNG 4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN

4.1 Tổng quan về quy trình làm tour và KSNB tại công ty

4.1.1 Mô tả quy trình làm tour

Khi khách Nhật có nhu cầu tham quan du lịch tại Việt Nam, họ sẽ đặt tour với Apex Nhật Sau đó Apex Nhật sẽ gửi một lịch trình du lịch (booking) sang cho Apex Việt Nam tổ chức thực hiện Lịch trình du lịch này cho biết thời gian, địa điểm mà khách muốn tham quan tại Việt Nam (Xem phụ lục1)

Phòng điều hành tour chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các tour theo lịch trình sẵn có (liên hệ với các nhà cung cấp thực hiện các yêu cầu của khách như: đặt nhà hàng, khách sạn, sân golf, vé máy bay, dịch vụ giải trí, ) Ở khâu này, công việc thương lượng giá cả với các nhà cung cấp thực hiện bằng mail qua lại Việc thỏa thuận giá phải thực hiện xong trước khi cung cấp dịch vụ cho khách Khi tour đã chuẩn bị xong thì phòng điều hành tour sẽ gửi báo cáo xác nhận tour đã sẵn sàng cho Apex Nhật Khi khách đến Việt Nam, phòng điều hành tour sẽ điều xe và HDV đưa đón và cung cấp dịch vụ cho khách Sau đó phòng điều hành tour ước tính tất cả các chi phí phải trả trong tour Các ước tính này được nhập vào phần mềm chuyên dùng có tên gọi

là “chương trình tour” do công ty tự thiết kế (Xem phụ lục 2 và phụ lục 13)

Bên cạnh đó bộ phận kế toán kiểm tour cũng làm các ước tính (estimate) giống như công việc của phòng điều hành Mục đích là để có sự kiểm tra đối chiếu với điều hành tour

Sau khi tour thực hiện xong, căn cứ vào chương trình tour mà điều hành tour đã nhập máy kế toán kiểm tour sẽ kiểm tra từng khoản mục doanh thu và chi phí ước tính của phòng điều hành tour Nếu ước tính của kế toán có khác so với ước tính của phòng điều hành tour thì kế toán kiểm tour sẽ liên hệ để điều hành tour giải trình khoản mục

đó và yêu cầu điều hành điều chỉnh Công việc của một chương trình tour hoàn tất khi