Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình chi phí theo phương pháp thủ công

Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên MỤC LỤC I Giới thiệu chu trình chi phí theo phương pháp thủ công Khái niệm .3 Mục đích chức Đối tượng cung cấp thông tin 4 Các chứng từ sử dụng chu trình chi phí theo phương pháp thủ cơng II Quy trình ln chuyển chứng từ chu trình chi phí theo phương pháp thủ công Đặt mua hàng hóa dịch vụ (sau gọi tắt “Đặt hàng”) Yêu cầu mua hàng .7 Nguy 1: Thiếu hàng tồn kho mức Nguy 2: Đặt hàng khơng cần thiết Nguy 3: Lập đơn đặt hàng .9 Đơn đặt hàng 10 Nguy 4: Mua hàng giá cao (bị thổi phồng) 12 Nhận lưu trữ hàng hóa .12 Nguy 5: mua hàng hóa chất lượng 15 Nguy 6: nhận hàng hóa không yêu cầu .16 Nguy 7: mắc sai sót kiểm đếm hàng nhập .16 Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên Nguy 8: mát hàng tồn kho 17 Duyệt tốn hóa đơn cho người bán 17 Nguy 9: sai sót hóa đơn mua hàng 20 Nguy 10: tốn cho hàng hóa chưa nhập 21 Nguy 11: chiết khấu mua hàng 21 Nguy 12: chi trả hai lần cho hóa đơn 21 Nguy 13: lỗi ghi nhận công bố tài khoản nợ phải trả 22 III Quy trình luân chuyển chứng từ chu trình chi phí thực theo phương pháp thủ công 22 Quy trình luân chuyển chứng từ chu trình chi phí Cơng ty trách nhiệm hữu hạn đầu tư thương mại Verap 22 a) Một vài thông tin doanh nghiệp 22 b) Quy trình lưu chuyển chứng từ doanh nghiệp 23 Quy trình luân chuyển chứng từ chu trình chi phí cơng ty cổ phần lượng tái tạo Châu Á 26 a) Một vài thông tin doanh nghiệp 26 b) Quy trình lưu chuyển chứng từ doanh nghiệp 27 Kết luận 30 Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên I Giới thiệu chu trình chi phí theo phương pháp thủ cơng Khái niệm Chu trình chi phí bao gồm chuỗi kiện liên quan tới hoạt động mua tốn cho hàng hóa hay dịch vụ Chu trình chi phí thực theo phương pháp thủ cơng chu trình chi phí thực việc ghi sổ xử lý nghiệp vụ người thực trực tiếp, khơng có trợ giúp phần mềm kế tốn Có kiện kinh tế ghi chép xử lý chu trình chi phí Doanh nghiệp đặt hàng hay dịch vụ cần thiết Nhận hàng hay dịch vụ yêu cầu Xác định nghĩa vụ tốn Thanh tốn tiền Quy trình ln chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên Mục đích chức Mục đích chu trình chi phí tối thiểu hóa tổng chi phí thu mua trì hàng tồn kho, nguồn tồn trữ dịch vụ cho nhu cầu thực chức tổ chức Để đạt mục đích, nhà quản trị phải thực định sau:  Mức hàng tồn kho nguồn dự trữ tối ưu bao nhiêu?  Nhà cung cấp có hàng hóa, dịch vụ đạt chất lượng giá tốt nhất?  Bảo quản hàng tồn kho đâu?  Làm để củng cố việc mua hàng để đạt mức giá tối ưu? Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên  Có cần phải sẵn tiền mặt trả cho nhà cung cấp để hưởng chiết khấu?  Quản lý việc toán cho nhà cung cấp để tối đa hóa dòng tiền? Hơn nữa, việc quản lý phải đạt chức giám sát đánh giá tác dụng hiệu chu trình chi phí Điều u cầu truy cập dễ dàng vào liệu chi tiết nguồn lực sử dụng chu trình chi phí, kiện ảnh hưởng đến nguồn lực đối tượng tham gia vào kiện Ngoài ra, để giúp ích thích đáng cho việc định liệu phải xác, đáng tin cậy kịp thời Ba chức hệ thống thông tin kế tốn chu trình chi phí:  Ghi nhận xử lý liệu hoạt động kinh doanh  Lưu trữ tổ chức liệu để trợ giúp việc định  Kiểm soát để chắn tính đáng tin cậy liệu bảo vệ nguồn lực tổ chức Đối tượng cung cấp thông tin - Đối với chu trình chi phí, đối tượng bên ngồi cung cấp thơng tin đầu vào cho chu trình nhà cung cấp - Trong nội bộ, chu trình chi phí nhận thơng tin từ chu trình doanh thu chu trình sản xuất, phận quản lý hàng tồn kho nhiều phận khác nhu cầu mua hàng hóa nguyên vật liệu Một hàng hóa dịch vụ đến, khai báo biên nhận hàng hóa dịch vụ từ chu trình chi phí chuyển ngược nguồn lực Dữ liệu chi phí từ chu trình chi phí đến sổ kế tốn tổng hợp thể báo cáo tài nhiều báo cáo quản trị khác Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên Các chứng từ sử dụng chu trình chi phí theo phương pháp thủ cơng Trong chu trình chi phí thực theo phương pháp thủ công, người ta thường sử dụng số chứng từ sau:  Phiếu yêu cầu mua hàng (purchase requisition) Đây chứng từ lập phận doanh nghiệp có nhu cầu hàng hóa dịch vụ, bao gồm trình bày chủng loại, mặt hàng, số lượng hàng, yêu cầu thời gian nhận hàng Yêu cầu mua hàng gửi phận mua hàng phải chấp thuận người quản lý phận yêu cầu  Đơn đặt hàng (purchase order) Chứng từ lập phận mua hàng, xác định yêu cầu doanh nghiệp với nhà cung cấp mặt hàng, giá cả, chất lượng, số lượng hàng, thời gian, địa điểm, phương tiện giao hàng; yêu cầu toán… Nếu đặt hàng người cung cấp chấp thuận trở thành hợp đồng pháp lý ràng buộc đôi bên  Phiếu nhập kho (receiving report) Hay gọi báo cáo nhận hàng; chứng từ phận nhận hàng lập số lượng, chất lượng, quy cách hàng thực nhận Số liệu thực nhập dùng làm ghi tăng Tài khoản hàng tồn kho Thông tin hàng nhận chuyển đến phận liên quan kế toán mua hàng, kho hàng…  Phiếu đóng gói (packing list) Phiếu đóng gói hàng hóa chứng từ liệt kê mặt hàng, loại hàng, loại hàng đóng gói kiện hàng định Phiếu đóng gói nhà cung cấp lập đóng gói hàng hóa Phiếu đóng gói hàng hóa có tác dụng tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm đếm hàng hóa  Hóa đơn mua hàng (invoice) Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên Đây chứng từ xác định quyền sở hữu hàng chuyển cho người mua nghĩa vụ toán tiền người mua người bán  Chứng từ toán (voucher) Đây chứng từ sử dụng hệ thống tốn theo chứng từ nhằm ghi nhận thơng tin liên quan tới khoản cần toán cho hóa đơn  Chứng từ trả lại hàng mua (debit memo) Chứng từ phận mua hàng lập hàng mua không yêu cầu, cần trả lại cho người bán Chứng từ ghi đầy đủ mặt hàng, số lượng, giá đơn vị, số tiền hàng bị trả lại  Check phiếu chi Đây chứng từ lập tiến hành toán tiền cho nhà cung cấp Trên thực tế, doanh nghiệp tiến hành nhập nguyên vật liệu, hàng hóa trực tiếp từ nước ngồi loại chứng từ số lượng chứng từ tham gia vào chu trình chi phí trở nên đa dạng phức tạp nhiều Bộ chứng từ nhập thường bao gồm loại chứng từ sau: Các chứng từ tài chính: sử dụng tốn, bao gồm: hối phiếu, lệnh phiếu, séc phương tiện toán tương tự Các chứng từ thương mại:  Hóa đơn thương mại (commercial invoice)  Chứng từ vận tải (transport document)  Chứng từ bảo hiểm (insurance policy)  Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)  Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa (certificate of quality)  Giấy chứng nhận số lượng hàng hóa (certificate of quantity)  Giấy chứng nhận trọng lượng (certificate of weight)  Phiếu đóng gói hàng hóa (packing list)  Giấy chứng nhận vệ sinh (sanitary certificate)  Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (phytosanitory certificate)  Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (vetecrinary certificate)  Giấy chứng nhận khử trùng (fumigation certificate)  Các chứng từ khác Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên II Quy trình ln chuyển chứng từ chu trình chi phí theo phương pháp thủ công Một chức hệ thống thơng tin kế tốn thúc đẩy hoạt động kinh doanh doanh nghiệp thực cách có hiệu nhờ luân chuyển liệu thơng suốt Ba hoạt động chu trình chi phí là: - Đặt mua hàng hóa dịch vụ - Nhận hàng hóa, dịch vụ & cơng việc lưu kho - Thanh toán Các hoạt động chu trình chi phí coi hình ảnh phản chiếu lại hoạt động thể chu trình doanh thu - Hoạt động đặt hàng tạo đơn đặt hàng người mua ứng với lệnh bán hàng bên nhà cung cấp - Hoạt động nhận hàng xử lý hàng hóa gửi đến chức giao hàng nhà cung cấp - Hoạt động chi trả tiền mua hàng tạo việc toán tiến hành đồng thời với hoạt động thu tiền nhà cung cấp Đặt mua hàng hóa dịch vụ (sau gọi tắt “Đặt hàng”) Hoạt động kinh doanh quan trọng chu trình chi phí đặt mua hàng Quyết định chủ chốt đưa bước phải xác định mua mặt hàng nào, mua nào, mua bao nhiêu, định mua hàng từ nhà cung cấp Những yếu chức quản lý hàng tồn kho tạo vấn đề đáng lưu ý, việc ghi nhận thơng tin đặt hàng khơng xác gây việc thiếu nguyên liệu dự trữ dẫn đến đình trệ sản xuất Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên Trong hoạt động chu trình chi phí “Đặt hàng” khởi đầu từ “Phiếu yêu cầu”: Yêu cầu mua hàng Yêu cầu mua hàng hoá vật tư kích hoạt chức kiểm soát hàng tồn kho nhân viên, nhân viên nhận thấy thiếu hụt nguyên liệu, cơng cụ, vật liệu… q trình sản xuất Trong công ty nhỏ, nhân viên sử dụng mặt hàng phải ý hàng tồn trữ mức thấp đòi hỏi cần đặt thêm hàng Hơn nữa, kể công ty lớn, việc yêu cầu cung cấp văn phòng phẩm giấy photo bút chì thường nhân viên sử dụng mặt hàng họ nhận thấy dự trữ mức thấp Nhu cầu mua hàng hoá vật tư đưa đến việc tạo Phiếu yêu cầu Như vậy, Phiếu yêu cầu chứng từ: Được lập phận DN có nhu cầu hàng hóa  dịch vụ Nội dung phiếu yêu cầu trình bày chủng loại, mặt hàng, số lượng  hàng, yêu cầu thời gian nhận hàng, địa điểm phải chấp thuận người quản lý phận yêu cầu Phiếu yêu cầu gửi về:    Bộ phận Mua hàng  Kế toán phải trả Người chấp nhận đơn đặt hàng mã phòng ban số hiệu tài khoản để tính chi phí Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ cơng_ Th.S Phan Thị Bảo Qun Trong q trình yêu cầu mua hàng xảy nguy sau: Nguy 1: Thiếu hàng tồn kho mức Thiếu hàng dẫn đến doanh thu; tồn kho mức dẫn đến chi phí tồn trữ cao cần thiết Để đề phòng nguy trên, cơng ty cần thiết lập hệ thống kiểm sốt hàng tồn kho cách chặt chẽ Nên sử dụng phương pháp kiểm kê thường xuyên để đảm bảo đủ hàng kho Các công ty nên chọn nhà cung cấp có uy tín để đặt hàng Các báo cáo nhà cung cấp cho biết chất lượng sản phẩm, giá việc giao hàng nên trình lên đặn Những bảng báo cáo nên xem xét định kỳ nhà cung cấp chọn nhà cung cấp sa sút mức chấp nhận Nguy 2: Đặt hàng khơng cần thiết Các cơng ty phải cẩn thận hàng khơng có nhu cầu Ghi chép xác hàng tồn kho thường xuyên bảo đảm tính hiệu lực yêu cầu mua hàng hệ thống kiểm soát hàng tồn kho tự động đưa Những 10 Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên - Phiếu nhập kho: phận Kho chuyển sang - Phiếu yêu cầu: phận Yêu cầu chuyển sang Dựa vào kế tốn lập chứng từ toán để chuyển cho thủ quỹ làm toán; kế toán phải trả ghi nhận vào “sổ ghi chứng từ toán”; đồng thời lưu lại chứng từ toán phận kế toán Hoạt động cuối khâu tốn hóa đơn duyệt Bộ chứng từ toán chứng từ tốn sau chuyển sang phận tài vụ Điều tách biệt chức giao dịch thủ quỹ với chức duyệt thu chi ghi nhận phòng mua hàng phận kế toán nợ phải trả thực Thủ quỹ người quản lý việc chi tiền, trực tiếp thực việc toán cho khách hàng tiền mặt, check ủy nhiệm chi Bộ phận tài vụ kiểm tra, đối chiếu chứng từ gốc chứng từ đóng dấu toán; Viết séc toán cấp thẩm quyền ký phát hành, số séc ghi lên chứng từ toán với chứng từ gốc chuyển trả cho kế toán Phải trả; ghi vào sổ chi séc; ghi vào sổ ghi chứng từ toán Gửi séc giấy gửi tiền cho nhà cung cấp Do tiền chứng từ đặc biệt, chi từ chu trình chi phí chuyển đến nhà cung cấp, đòi hỏi kiểm sốt đặc biệt giai đoạn Nguy 9: sai sót hóa đơn mua hàng Hóa đơn mua hàng chứa lỗi sai lệch giá bán thực tế giá chào hàng tính tốn sai tổng số tiền phải trả Vì vậy, tính xác mặt tốn học hóa đơn mua hàng phải kiểm tra lại, số lượng kê hóa đơn so sánh với số liệu ghi phiếu đặt hàng mua phiếu nhập kho Nếu hàng hóa vận chuyển đường biển chi phí chun chở cần xem xét đặc biệt phức tạp tạo nhiều điều kiện phát sinh sai sót Cách tốt để giảm nguy liên quan đến trình vận chuyển cung cấp nhân viên mua hàng nhân viên kế toán đào tạo tốt thực 27 Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên hoạt động vận chuyển thuật ngữ thuộc lĩnh vực Chẳng hạn, hợp đồng mua hàng viết: “chấp nhận trả tồn phí vận chuyển”, nhà cung cấp có trách nhiệm trả chi phí vận chuyển Khi tổ chức mua hàng có trách nhiệm trả chi phí vận chuyển, sử dụng công ty vận chuyển định cho tất hàng hóa tàu dồn lại giảm chi phí Tuy nhiên, khoản chiết khấu thu nhà cung cấp đồng ý làm theo yêu cầu sử dụng hãng vận tải mà thơi Vì vậy, kiềm sốt dò la quan trọng chỗ để nắm liệu tất hãng vận tải để chuẩn bị báo cáo chứng tỏ nhà cung cấp mà từ chối làm theo thị vận chuyển hàng công ty Nguy 10: tốn cho hàng hóa chưa nhập Việc kiểm soát tốt để ngăn chặn việc chi trả cho hàng hóa chưa nhập để so sánh số lượng hàng ghi hóa đơn mua hàng với số lượng nhập người kiểm soát hàng tồn kho, người cho phép vận chuyển hàng hóa từ phận nhận hàng Nguy 11: chiết khấu mua hàng Trục trặc nhận lợi ích từ chiết khấu mua hàng tiêu tốn tiền DN Việc điền thơng tin thích hợp giảm rủi ro từ nguy rõ rệt Các hóa đơn chấp nhận toán nên lưu trữ theo ngày đến hạn hệ thống nên thiết kế cho theo dõi hóa đơn đến hạn in danh sách định kỳ cho tất hóa đơn chưa giải Ngân quỹ lưu chuyển tiền cho thấy dòng tiền vào mong muốn cam kết chưa giải giúp cơng ty lên kế hoạch dùng chiết khấu mua hàng có sẵn Nguy 12: chi trả hai lần cho hóa đơn Có nhiều lý dẫn đến hóa đơn đệ trình chi trả lần hóa đơn kép gửi đến sau hệ thống kiểm tra thư công ty sẵn sàng, bị phân tán từ tài liệu khác chứng từ toán Mặc dù việc tốn hóa đơn hai lần thường nhà cung cấp phát dẫn đến ghi 28 Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ cơng_ Th.S Phan Thị Bảo Qun có tài khoản cơng ty, tác động đến nhu cầu luân chuyển tiền doanh nghiệp Thêm nữa, báo cáo tài bị sai lệch, đến việc tốn lần phát Nhiều thủ tục kiểm soát làm giảm nguy  Các hóa đơn nên chấp nhận toán đính kèm chứng từ tốn (phiếu đặt hàng mua phiếu nhập kho)  Chỉ nên toán cho hóa đơn gốc Hầu hết hóa đơn kép nhà cung cấp gửi đến rõ “khơng phải gốc” Việc tốn khơng hóa đơn  Khi séc tốn cho hóa đơn ký, hóa đơn chứng từ tốn nên đóng dấu “đã tốn”, cách thức giúp ngăn chặn tái đệ trình tốn hóa đơn Nguy 13: lỗi ghi nhận công bố tài khoản nợ phải trả Lỗi ghi nhận công bố khoản phải trả nhà cung cấp dẫn đến kết điều kiện lỗi báo cáo tài báo cáo kết hoạt động kinh doanh, lần lượt, tạo nên việc đưa định hiệu Sự ghi chép liệu khác cần thiết nhằm ngăn chặn loại vấn đề Sự kiểm soát so sánh khác bảng cân đối tài khoản nhà cung 29 Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên cấp trước sau tiến hành kiểm tra với tổng khoản tiền hóa đơn Tổng tất số liệu bảng cân đối tài khoản nhà cung cấp (hoặc chứng từ tốn chưa chi trả, mà tồn tại) nên điều chỉnh cho phù hợp với tổng tài khoản nợ phải trả định kỳ kiểm tra sổ kế toán tổng hợp III Những ưu điểm hạn chế quy trình luân chuyển chứng từ chu trình chi phí theo phương pháp thủ cơng Quy trình luân chuyển xử lý chứng từ chu trình chi khâu đầu vào quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến tồn hệ thống thơng tin kế tốn Vì vậy, việc tổ chức ln chuyển đơn vị phải nhằm đảm bảo cung cấp thơng tin kịp thời, xác cần thiết Trong bối cảnh nay, với phát triển công nghệ thông tin phổ cập tin học doanh nghiệp, hệ thống thơng tin kế tốn dần tin học hóa cách mạnh mẽ hết Nhiều phần mềm kế toán ứng dụng để thực chu trình kế toán doanh nghiệp thay cho chu trình xử lý thủ cơng truyền thống Điều cho thấy, chu trình doanh thu thủ cơng ngày bộc lộ khuyết điểm tỏ không phù hợp với xu tin học hóa thời đại Những ưu điểm Ưu điểm bật chu trình kế tốn thủ cơng dễ áp dụng triển khai; giai đoạn đầu doanh nghiệp vào hoạt động, chi phí cho việc lắp đặt vận hành hệ thống thơng tin kế tốn thủ công thấp so với hệ thống thông tin máy vốn đòi hỏi vốn đầu tư ban đầu lớn Từ ta thấy, chu trình chi phí theo phương pháp thủ công thường áp dụng doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh nhỏ, hiệu hoạt động không cao, nghiệp vụ phát sinh không nhiều 30 Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên Sự luân chuyển chứng từ thực chu trình chi phí người thực trực tiếp, ghi nhận, xét duyệt, xử lý theo tuần tự; điều tạo mạch thơng tin hồn chỉnh việc kiểm sốt hoạt động củc chu trình dễ dàng Việc dùng chứng từ làm để ghi sổ phận chu trình chi phí lưu lại chứng từ phòng ban ủy nhiệm tạo dấu vết kiểm toán, cho phép kiểm sốt nội có chứng phục vụ đắc lực cho công tác quản lý Đây ưu điểm vượt trội hệ thống thông tin kế tốn thủ cơng so với hệ thống thơng tin kế tốn máy Ngồi ra, tính chất bắt buộc bất kiêm nhiệm chức hệ thống thông tin kế tốn thủ cơng tạo lợi phân chia nhiệm vụ, quyền hạn cho phận quy trình yêu cầu cao việc tách biệt nhiệm vụ, tối thiểu hóa việc kiêm nhiệm chức năng; theo lý thuyết kiểm sốt nghiệp vụ, có bốn chức không phép kiêm nhiệm hệ thống thơng tin kế tốn thủ cơng chức xét duyệt; ghi sổ; bảo vệ tài sản chức thực nghiệp vụ Nhờ vào tính chất mà doanh nghiệp hạn chế rủi ro việc gian lận, thất thoát hàng hoá, tiền bạc Những hạn chế trình áp dụng vào thực tiễn Thứ nhất, quy trình thủ cơng nên số lượng chứng từ nhiều, nhiều phòng ban tham gia thực quy trình nên chứng từ cần lập thành nhiều liên, lưu trữ nhiều nơi, điều tạo quy trình kiểm sốt rắc rối, dễ trở nên xa rời thực tế, quan liêu hiệu Thứ hai, quy trình yêu cầu cao việc tách biệt nhiệm vụ, tối thiểu hóa việc kiêm nhiệm chức năng; theo lý thuyết kiểm sốt nghiệp vụ, có bốn chức khơng phép kiêm nhiệm hệ thống thơng tin kế tốn thủ cơng 31 Quy trình ln chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên chức xét duyệt; ghi sổ; bảo vệ tài sản chức thực nghiệp vụ Chính yêu cầu dẫn đến đòi hỏi số lượng nhân cơng nhiều, chi phí nhân cơng quy trình cao Trên thực tế, để cắt giảm lượng chi phí này, doanh nghiệp vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm kế toán thủ quỹ; điều dẫn đến rủi ro cho cơng ty việc bảo vệ tài sản Thứ ba, quy trình ln chuyển chứng từ chu trình chi phí thủ công bắt buộc thực qua nhiều công đoạn nên tốc độ xử lý chậm, nhiều thời gian cho việc luân chuyển chứng từ, ghi sổ Một chứng từ, phải qua nhiều công đoạn kiểm duyệt, ghi chép; điều khắc phục hoàn toàn hệ thống xử lý máy Cuối cùng, lượng chứng từ, sổ sách đồ sộ tạo nhiều khó khăn việc lưu trữ, kiểm tra đối chiếu cho doanh nghiệp sau IV Quy trình luân chuyển chứng từ chu trình chi phí thực theo phương pháp thủ cơng Quy trình ln chuyển chứng từ chu trình chi phí Cơng ty trách nhiệm hữu hạn đầu tư thương mại Verap a) Một vài thơng tin doanh nghiệp CƠNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VERAP KINH DOANH THỰC PHẨM CHỨC NĂNG TEL: 0822286598 WEBSITE: verap.com.vn ĐỊA CHỈ: 617/14 Nguyễn Kiệm, Quận Phú Nhuận, Tp Hồ Chí Minh FAX: 73075701 Các sản phẩm công ty gồm loại thực phẩm chức như: Korean Roygin, Arosamin, Maxpluss… 32 Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên Nhà cung cấp: Công ty Việt Hưng, Công ty TNHH TM Lô Hội Bộ máy hoạt động cơng ty tham gia vào chu trình chi phí: b) Quy trình lưu chuyển chứng từ doanh nghiệp Khi nhận thấy hàng không đủ đáp ứng cầu cung cấp cho khách hàng, nhân viên quản lý ghi nhận lại lập phiếu yêu cầu hàng hóa gửi đến cho phận mua hàng Trong phiếu yêu cầu ghi rõ mặt hàng, số lượng, chủng loại… sau Giám đốc ký duyệt phiếu yêu cầu chuyển đến cho phận mua hàng VD: Korean Roygin, số lượng 100 hộp, loại 250mg/ viên Bộ phận mua hàng nhận phiếu yêu cầu, chọn nhà cung cấp cơng ty Việt Hưng nhà cung cấp uy tín cơng ty có sách chiết khấu thỏa đáng, lập đơn đặt hàng thành liên liên gửi cho nhà cung cấp, liên lưu phận mua hàng liên gửi cho phận nhận hàng (thủ kho) Khi hàng hóa đến, thủ kho tiến hành nhận hàng hóa, đối chiếu số lượng hóa đơn phải khớp với số lượng đặt đơn đặt hàng lưu trước kiểm tra sơ chất lượng hàng mua về, Thủ kho lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho gồm có liên, kiểm tra số lượng hàng thực nhận, ghi số thực nhận vào phiếu Thủ kho giữ liên làm chứng từ ghi vào thẻ kho sổ theo dõi nhập xuất tồn, liên gửi kèm với hóa đơn cho kế tốn kiêm thủ quỹ Kế tốn nhận hóa đơn phiếu nhập kho từ phận kho chuyển đến, tiến hành ghi vào sổ cho tiết hàng hóa sản phẩm Korean Roygin với số lượng 100 hộp, sổ chi tiết phải trả cho người bán công ty Việt Hưng Đồng thời, nhân viên Kế toán theo dõi khoản nợ, đến hạn toán kế toán vào hóa đơn chứng từ liên quan lập để lập phiếu chi tiền 33 Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên Kế toán nhận phiếu nhập kho hóa đơn đối chiếu chứng từ ghi nhận khoản phải trả Đến hạn tốn kế toán lập phiếu chi đưa cho Giám Đốc ký duyệt Sau ký duyệt kế tốn (lúc thủ quỹ) chi tiền ghi vào sổ nhật kí chi tiền đồng thời ghi giảm khoản phải trả Chứng từ làm cho hoạt động phiếu chi giấy báo nợ ngân hàng SỰ KIỆN RỦI RO HOẠT NGUYÊN NHÂN MUA ĐỘNG Đặt hàng không Không HÀNG cần thiết xét THỦ TỤC KIỂM SOÁT duyệt Cần xét duyệt phiếu ứ phiếu yêu cầu yêu cầu đọng Chất lượng hàng Không lựa chọn nhà Xây dựng danh sách hóa cung cấp nhà khơng đảm bảo Khơng có cung cấp tiềm phương án dự phòng chủ động NHẬN mua hàng Nhập HÀNG khơng đóng u cầu hàng hóa mơ tả cấp chủng có phiếu đóng gói Nhập hàng Khơng có gói u cầu nhà cung loại, lượng… hàng Khơng có khơng phiếu Nhận hàng hóa cần nhập kho số phiếu Thêm phiếu nhập kho yêu cầu RỦI RO XỬ 34 Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên GHI SỔ LÝ Ghi nhận không Kiêm nhiệm chức Tách biệt chức xác Ghi nhận khơng Khơng THANH hợp lệ Thanh TỐN khơng hợp lệ xét kế tốn thủ kho duyệt Thêm xét duyệt phiếu yêu cầu toán Khơng có đối chiếu Thêm bước đối chứng từ chiếu chứng từ Khơng có chứng từ Lập phiếu chi chấp nhận sở toán làm sở chi chứng từ tốn tiền Quy trình ln chuyển chứng từ chu trình chi phí cơng ty cổ phần lượng tái tạo Châu Á a) Một vài thông tin doanh nghiệp Công ty Cổ Phần Năng Lượng Tái Tạo Châu Á ( RENERGY CORP ) để thực dự án Phong Điện Việt Nam nước khu vực Đông Nam Á Công ty Cổ Phần Năng Lượng Châu Á có chức năng: Sản xuất phân phối điện Tư vấn chuyển giao công nghệ Dịch vụ phát triển ứng dụng khoa học kỹ thuật vào sống Xây dựng cơng trình điện dân dụng, cơng nghiệp, nhà máy điện chạy nguồn lượng tái tạo;năng lượng Gió; sinh khối; lượng mặt trời; địa nhiệt; nhiệt Mua bán thiết bị vật tư ngành điện.Thiết kế cơng trình điện 35 Quy trình ln chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Qun Tư vấn xây dựng cơng trình điện dân dụng, công nghiệp Tư Vấn Du học Kinh doanh Du lịch lữ hành nội địa, quốc tế Website: http://www.renergyc.com b) Quy trình lưu chuyển chứng từ doanh nghiệp Quy trình việc quản lý mua/cấp máy móc,trang thiết bị văn phòng Mục đích:  Sử dụng mục đích, hiệu  Đảm bảo tài sản bảo quản tốt  Vật dụng xin mua cần thiết công việc  Đảm bảo việc mua hàng chất lượng tốt nhất, nhanh rẻ Phạm vi 36 Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên Áp dụng cho việc mua, quản lý sử dụng tất loại vật dụng, trang thiết bị văn phòng dùng công việc Công ty TNP Nội dung Mua vật dụng văn phòng: Khi có nhu cầu xin mua người đề nghị lập phiếu yêu cầu mua hàng trình Trưởng phận xác nhận, sau chuyển TPHC xem xét điều động hàng tồn kho, tìm hiểu mục đích xin mua vật dụng dùng cho việc gì, có phù hợp khơng, sau đưa cho nhân viên thu mua PHC báo giá GĐHCNS xét duyệt, sau trình Tổng Giám đốc duyệt, biểu mẩu HR-PR-006-01/00 (gồm liên), hạn định 50 triệu, giá trị 50 triệu phải sữ dụng Tờ Trình HR-PR-006-07/00 Sau mua xong, nhân viên thu mua hành chánh liên lạc với trưởng phận (xin mua) định nhân viên nghiệm thu, kiểm tra lại có với yêu cầu qui cách, số lượng mà đơn vị đưa ra, chuyển Trưởng phận xác nhận ký tên TPHC xem xét lại giá thành, báo giá thực tế, sau chuyển phận kế tốn xem chứng từ hóa đơn có hợp lệ chưa, hợp lý, chuyển GĐHCNS duyệt chuyển thủ quỹ chi tiền cho nhà cung cấp (chủ giao hàng), ký tên nhận tiền Nhân viên thủ quỹ khơng chi tiền, chưa có chữ ký phê duyệt phần nghiệm thu GĐHCNS Đơn xin mua hàng có 02 liên, liên  phận kế tốn lưu bao gồm hóa đơn đính kèm liên  PHC lưu Ghi chú: Việc chi trả phải tuân theo qui định toán thời gian (nếu có) Trang thiết bị: 37 Quy trình ln chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên Nhu cầu mua: Khi có nhu cầu mua sửa chữa trang thiết bị, người đề nghị lập phiếu yêu cầu mua hàng phiếu yêu cầu sửa chữa, chuyển Trưởng phận xác nhận, sau trình Ban Tổng Giám đốc duyệt hạn định 50 triệu, giá trị 50 triệu phải sữ dụng Tờ Trình HR-PR-006-07/00 Báo giá: Trên sở phiếu yêu cầu mua hàng Ban tổng Giám đốc duyệt, Phòng HCNS tiến hành liên hệ với nhà cung ứng để báo giá Nhà cung ứng đảm bảo tiêu chí chất lượng, giá cả, bảo hành, cách phục vụ…sẽ lựa chọn để làm thủ tục ký hợp đồng Lắp đặt: Sau ký hợp đồng, nhà cung cứng tiến hành lắp đặt, cung cấp tài sản trang thiết bị cho công ty, Phòng HCNS đơn vị đề xuất có trách nhiệm theo dõi trình lắp đặt Sau lắp đặt xong, hai bên đồng ý hai bên ký vào biên lắp đặt nghiệm thu mã số: HR-PR-006-02/00 Đối với tài sản trang thiết bị cần phải qua môt thời gian vận hành biết tình trạng hoạt động phải nghiệm thu sau – 10 ngày Cụ thể sau – 10 ngày, Phòng HCNS theo dõi qua trình vận hành máy móc, trang thiết bị, khơng đạt Phòng HCNS có trách nhiệm yêu cầu nhà cung ứng đến sửa chữa tiếp tục theo dõi 5-10 ngày hoạt động tốt Trường hợp sau 5-10 ngày mà máy móc, trang thiết bị hoạt động tốt Phòng HCNS tiến hành ký biên nghiệm thu cho nhà cung ứng Sau nghiệm thu xong, Phòng HCNS tiến hành bàn giao tài sản trang thiết bị cho người sử dụng theo biểu mẫu: HR-PR-006-03/00 38 Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ cơng_ Th.S Phan Thị Bảo Qun Kết luận Q trình lưu chuyển chứng từ chu trình chi phí phương pháp thủ công tạo nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp việc kiểm soát, kiểm tra, đồi chiếu việc ghi nhận nghiệp vụ Có ưu việt chứng từ luân chuyển cách chu trình, qua phòng ban ủy quyền thực phận mua hàng, phận nhận hàng hóa, kế tốn nợ phải trả… Tại nơi thích hợp, chứng từ dùng làm để đối chiếu, ghi sổ lưu trữ lại; hoạt động xử lý coi dấu vết quan trọng cho tiến trình kiểm sốt nội doanh nghiệp, giúp phát hạn chế gian lận Đây ưu điểm vượt trội quy trình xử lý hệ thống thơng tin kế tốn thủ cơng, nhiên q trình nhiều hạn chế khiến cho hệ thống thủ cơng dần bị thay hệ thống thông tin sử dụng phần mềm kế toán Thứ nhất, quy trình thủ cơng nên số lượng chứng từ nhiều, nhiều phòng ban tham gia thực quy trình nên chứng từ cần lập thành nhiều liên, lưu trữ nhiều nơi, điều tạo quy trình kiểm sốt rắc rối, dễ trở nên xa rời thực tế, quan liêu hiệu Thứ hai, quy trình yêu cầu cao việc tách biệt nhiệm vụ, tối thiểu hóa việc kiêm nhiệm chức năng; theo lý thuyết kiểm sốt nghiệp vụ, có bốn chức không phép kiêm nhiệm hệ thống thông tin kế tốn thủ cơng chức xét duyệt; ghi sổ; bảo vệ tài sản chức thực nghiệp vụ Chính u cầu dẫn đến đòi hỏi số lượng nhân cơng nhiều, chi phí nhân cơng quy trình cao Trên thực tế, để cắt giảm lượng chi phí này, doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp nhỏ VERAP vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm kế toán thủ quỹ; điều dẫn đến rủi ro cho công ty việc bảo vệ tài sản Thứ ba, quy trình luân chuyển chứng từ chu trình chi phí thủ cơng bắt buộc thực qua nhiều cơng đoạn nên tốc độ xử lý chậm, nhiều thời gian cho việc 39 Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quyên luân chuyển chứng từ, ghi sổ Một chứng từ, phải qua nhiều công đoạn kiểm duyệt, ghi chép; điều khắc phục hoàn toàn hệ thống xử lý máy Cuối cùng, lượng chứng từ, sổ sách đồ sộ tạo nhiều khó khăn việc lưu trữ, kiểm tra đối chiếu cho doanh nghiệp sau Tóm lại, chu trình chi phí thực theo phương pháp thủ cơng, thực tế sử dụng thời gian dài doanh nghiệp Việt Nam, có ưu nhược điểm riêng Chính hạn chế kể mà dần bị thay hệ thống xử lý phần mềm kế toán dựa trợ giúp đắc lực máy tính Tuy nhiên, hồn cảnh đó, chẳng hạn doanh nhiệp tư nhân nhỏ lẻ, việc vận dụng hệ thống thủ công đem lại hiệu kinh tế kiểm soát tốt./ DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Hệ thống thông tin kế tốn Bộ mơn hệ thống thơng tin kế tốn Khoa kế toán kiểm toán Trường đại học kinh tế Hồ Chí Minh Accounting information systems Marshall B Romney, Paul J Steinbart Giáo trình tốn quốc tế Khoa ngân hàng Trường đại học kinh tế Hồ Chí Minh 40 Quy trình ln chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Qun Ngồi sử dụng số nội dung giảng khác 41 ... certificate)  Các chứng từ khác Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quy n II Quy trình luân chuyển chứng từ chu trình chi phí theo phương pháp thủ cơng Một... phương pháp thủ công_ Th.S Phan Thị Bảo Quy n Các chứng từ sử dụng chu trình chi phí theo phương pháp thủ cơng Trong chu trình chi phí thực theo phương pháp thủ công, người ta thường sử dụng số chứng. .. từ chu trình chi phí chuyển ngược nguồn lực Dữ liệu chi phí từ chu trình chi phí đến sổ kế toán tổng hợp thể báo cáo tài nhiều báo cáo quản trị khác Quy trình luân chuyển chứng từ CTCP theo phương