Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp tại doanh nghiệp tư nhân xây dựng nguyễn danh

ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ – QUẢN TRỊ KINH DOANH NGUYỄN ANH THƯ Chuyên ngành: Kế toán doanh nghiệp KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Long Xuyên, 05 – 2009 ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ – QUẢN TRỊ KINH DOANH KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Chuyên ngành: Kế toán doanh nghiệp Sinh viên thực hiện: Nguyễn Anh Thư Lớp: DH6KT1 Mã số sinh viên: DKT052232 Người hướng dẫn: Thạc sĩ VÕ NGUYÊN PHƯƠNG Long Xuyên, 05 – 2009 CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI KHOA KINH TẾ – QUẢN TRỊ KINH DOANH ĐẠI HỌC AN GIANG Người hướng dẫn: Thạc sĩ VÕ NGUYÊN PHƯƠNG Người chấm, nhận xét 1: Người chấm, nhận xét 2: Khóa luận được bảo vệ tại Hội đồng chấm bảo vệ luận văn Khoa Kinh tế – Quản trị kinh doanh ngày…… tháng…….năm…… TÓM TẮT Đề tài “Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình chi phí xây lắp tại doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh” tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp, từ đó đánh giá tình hình thực tế của hệ thống và đưa một số giải pháp nhằm xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình chi phí cho doanh nghiệp Nghiên cứu được tiến hành qua bước: nghiên cứu sơ bộ và nghiên cứu chính thức Nghiên cứu sơ bộ định tính thực hiện bằng phương pháp thảo luận tay đôi và quan sát các hoạt động của doanh nghiệp để thu thập dữ liệu sơ cấp Nghiên cứu chính thức định tính thu thập các dữ liệu thứ cấp thông qua quan sát và thu thập từ hệ thống chứng từ, sổ sách và bảng câu hỏi liên quan đến các khoản mục chi phí xây lắp: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sư dụng máy thi công, chi phí chung Các tài liệu sau thu thập được xư lý bằng phương pháp tổng hợp MỤC LỤC TÓM TẮT MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG DANH MỤC SƠ ĐÔ CHƯƠNG TỔNG QUAN 1.1 Cơ sở hình thành đề tài 1.2 Mục tiêu 1.3 Nội dung nghiên cứu 1.4 Phạm vi nghiên cứu 1.5 Phương pháp nghiên cứu 1.6 Ý nghĩa .7 CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ THUYẾT .9 2.1 Định nghĩa và các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ 2.1.1 Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ 2.1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ .10 2.2 Đặc điểm của sản phẩm xây dựng 11 2.3 Khái niệm, phân loại và ý nghĩa của khoản mục chi phi xây lắp 11 2.3.1 Khái niệm .11 2.3.2 Phân loại .12 2.3.3 Ý nghĩa của khoản mục chi phí xây lắp .12 2.4 Kiểm soát nợi bợ đối với chu trình chi phi xây lắp 13 2.4.1 Các rủi ro thường gặp quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp .13 2.4.1.1 Rủi ro chung quá trình sản xuất .13 2.4.1.2 Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 13 2.4.1.3 Đối với chi phí nhân công trực tiếp 14 2.4.1.4 Đối với chi phí sư dụng máy thi công .14 2.4.1.5 Đối với chi phí chung 14 2.4.2 Thủ tục kiểm soát các khoản mục chi phí xây lắp 14 2.4.3 Các đối tượng tham gia vào quá trình kiểm soát hệ thống nội bộ chu trình chi phí xây lắp 15 2.4.4 Kiểm soát nội bộ môi trường tin học 16 2.4.4.1 Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán tài chính 16 2.4.4.2 Ảnh hưởng của môi trường tin học đến kiểm soát nội bộ doanh nghiệp 16 2.4.4.3 Rủi ro thường gặp môi trường xư lý bằng máy tính (CIS) 16 2.4.4.4 Các hoạt động kiểm soát 16 Tóm tắt 18 CHƯƠNG GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP 19 3.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển 19 3.2 Cơ cấu tổ chức 19 3.3 Chinh sách kế toán áp dụng tại đơn vị 20 3.4 Tình hình hoạt đợng năm 2006, 2007, 2008 21 Tóm tắt 22 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN XÂY DỰNG NGUYỄN DANH 23 4.1 Quy chế kiểm soát chi phi xây lắp của doanh nghiệp .23 4.1.1 Quy chế kiểm soát chung .24 4.1.2 Các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp .25 4.1.3 Các thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp .26 4.1.4 Các thủ tục kiểm soát chi phí sư dụng máy thi công 29 4.1.5 Các thủ tục kiểm soát chi phí chung .31 4.2 Kiểm soát nội bộ môi trường tin học 32 4.2.1 Hoạt động kiểm soát chung 32 4.2.2 Hoạt động kiểm soát ứng dụng .33 4.3 Nhận xét thực trạng của hệ thống kiểm soát nợi bợ chu trình chi phi xây lắp tại doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh 34 4.3.1 Ưu điểm 34 4.3.2 Hạn chế 34 4.4 Phương hướng kinh doanh của doanh nghiệp tương lai .35 4.4.1 Định hướng phát triển của doanh nghiệp .35 4.4.2 Mục tiêu phát triển của doanh nghiệp 36 4.5 Những thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp 36 4.5.1 Thuận lợi 36 4.5.2 Khó khăn 36 Tóm tắt 37 CHƯƠNG MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN NGUYỄN DANH 38 5.1 Quy chế kiểm soát chi phi xây lắp .38 5.1.1 Quy chế kiểm soát chung chu trình chi phí xây lắp 38 5.1.2 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 40 5.1.3 Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 42 5.1.4 Kiểm soát chi phí sư dụng máy thi công 43 5.1.5 Kiểm soát chi phí chung .45 5.2 Kiểm soát nội bộ môi trường tin học 46 5.2.1 Hoạt động kiểm soát chung 46 5.2.2 Hoạt động kiểm soát ứng dụng .47 Tóm tắt 47 KẾT LUẬN 48 PHỤ LỤC 50 TÀI LIỆU THAM KHẢO 55 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CPC : chi phí chung CPNCTT : chi phí nhân công trực tiếp CPNVLTT : chi phí nguyên vật liệu trực tiếp CPSDMTC : chi phí sư dụng máy thi công DN : doanh nghiệp HTKS : hệ thống kiểm soát HTKSNB : hệ thống kiểm soát nội bộ NVL : nguyên vật liệu TK : tài khoản DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1: Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ 10 Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2006 đến năm 2008 21 Bảng 4.1: Trích bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ 24 Bảng 4.2: Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp sư dụng máy thi công doanh nghiệp mua hoặc thuê 29 Bảng 4.3: Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp khoán gọn CPSDMTC cho đội thi công 30 Bảng 5.1: Những sai sót, gian lận và các thủ tục kiểm soát chung đề nghị 38 Bảng 5.2: Những gian lận, sai sót và thủ tục kiểm soát CPNVLTT 40 Bảng 5.3: Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 42 Bảng 5.4: Thủ tục kiểm soát chi phí sư dụng máy thi công 43 Bảng 5.5: Thủ tục kiểm soát chi phí chung 45 DANH MỤC SƠ ĐƠ Sơ đờ 2.1: Mối quan hệ giữa các khoản mục chi phi xây lắp với báo cáo tài chinh 12 Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 20 Sơ đồ 4.1: Quá trình kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 27 trước đưa vào sư dụng - Sư dụng túi hồ sơ, hộp, tủ… để lưu trữ các chứng từ giấy xác nhận đã giao hàng của người bán, đơn đặt hàng…, các dụng cụ này được đặt tại văn phòng và công trình để làm cứ đối chiếu với hóa đơn của nhà cung cấp - Chủ doanh nghiệp nên nâng cao sự hiểu biết lĩnh vực kế toán để vừa có thể kiểm tra và thay thế kế toán viên việc ghi nhận, nhập liệu kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Doanh nghiệp cần tính toán khối lượng vật tư còn lại khoản thì đặt hàng dựa kinh nghiệm từ những lần đặt hàng trước và khoản cách từ kho của người bán đến công trình Khối lượng vật tư đặt mua phù hợp tránh lãng phí, thất Công nhân phải ngừng làm việc thoát tồn trữ quá mức cần thiết và qui vật tư tại công trình đã sư dụng hết định rõ văn bản vật tư đặt mua chưa được giao - Thỏa thuận và ký hợp đồng với người bán qui định về khoản thời gian tối đa nguyên vật liệu phải được đưa đến công trình nếu không theo thỏa thuận nhà cung cấp phải đền bù chi phí phát sinh thêm khơng có vật tư B Quá trình sử dụng và bảo quản NVL CPNVLTT thực tế phát sinh không được tập hợp riêng cho từng công trình các hóa đơn của người bán phát hành chỉ tổng hợp toàn bộ khối lượng, giá trị vật tư mua từ bắt đầu mua hàng đến thời điểm toán NVL xuất sư dụng không đảm bảo - Sư dụng túi hồ sơ, bìa sơ-mi… lưu trữ đơn đặt hàng, giấy xác nhận đã giao hàng, hóa đơn của người bán…theo từng công trình riêng Tên công trình được viết, dán ngoài túi hồ sơ, bìa sơ-mi để tránh nhầm lẫn Căn cứ vào những chứng từ này để làm cứ đối chiếu với hóa đơn của người bán và tiến hành phân bổ chi phí thực tế phát sinh cho từng công trình - Trước đưa vào sư dụng, đội trưởng nên kiểm tra lại số lượng và chất lượng 40 của vật tư chất lượng bảo quản không tốt - Vật tư nên để tập trung một khu vực nhất định để dễ dàng sư dụng dụng cụ để che chắn không sư dụng những tấm bạt kích thước phù hợp với các loại vật tư - Lựa chọn và phân công những công nhân có đạo đức tốt thay phiên tuần tra quanh khu vực bảo quản NVL 10 Thất thoát NVL quá trình bảo quản bị mất cắp - Sư dụng thêm chó để canh giữ vật tư - Vật tư để tập trung một khu vực nhất định cũng tạo điều kiện dễ dàng cho việc kiểm tra 11 Không phát hiện kịp thời những biến động bất thường của CPNVLTT 12 Chưa có những biện pháp để phát hiện CPNVLTT thực tế có sát với dự toán không - Cần qui định rõ bằng văn bản yêu cầu nhân viên, công nhân phải báo cáo cho chủ doanh nghiệp phát hiện chi phí tăng đột ngột hoặc số lượng vượt mức dự đoán quá cao hay số lượng lớn vật tư có chất lượng kém dù đã được che chắn bảo quản thích hợp… - Hàng tuần nên đối chiếu, so sánh giữa số lượng vật tư mua về và khối lượng hạng mục công trình được hoàn thành 5.1.3 Kiểm soát chi phi nhân công trực tiếp Bảng 5.3: Thủ tục kiểm soát chi phi nhân công trực tiếp Những sai sót và gian lận Đội trưởng kê khống số lượng nhân công để hưởng phần tiền lương của công nhân ảo Doanh nghiệp vẫn phải toán lương cho công nhân đã nghỉ việc Lao động được tuyển vào dựa mối quan hệ cá nhân với đội trưởng mà Thủ tục kiểm soát đề nghị - Cần phân công người khác lập bảng chấm công Có thể sư dụng người chịu trách nhiệm nhận nguyên vật liệu đã phân công để đảm trách việc chấm công Việc này vừa có thể kiểm tra người đội trưởng vừa tiết kiệm chi phí không cần tuyển thêm người hoặc phân công người phụ trách riêng - Qui định tuyển dụng công nhân mới các đội trưởng phải báo lại cho chủ 41 doanh nghiệp biết Sau đó hoặc ngày, chủ doanh nghiệp hoặc trực tiếp hoặc ủy quyền cho nhân viên khác đến công trường kiểm tra quá trình làm việc của công nhân mới không qua kiểm tra trình độ tay nghề trước tiếp nhận Trình độ công nhân không đáp ứng yêu cầu của công việc làm kéo dài thời gian hoàn thành công trình, hạng mục công trình - Thường xuyên theo dõi về khối lượng thực hiện, chất lượng và kỹ thuật tay nghề của công nhân tránh được sự lãng phí vật tư trình độ tay nghề của công nhân thấp - Xây dựng các đội bao gồm những công nhân có tay nghề kỹ thuật cao, nhiều kinh nghiệm Và thường xuyên tạo điều kiện để họ nâng cao trình độ, kỹ nghề nghiệp - Các đội trưởng phải kiểm soát thời gian làm việc của công nhân, bố trí việc phù hợp với tay nghề của từng công nhân đội 5.1.4 Kiểm soát chi phi sử dụng máy thi công Bảng 5.4: Thủ tục kiểm soát chi phi sử dụng máy thi công Những sai sót và gian lận Thủ tục kiểm soát đề nghị A Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp sử dụng máy thi công doanh nghiệp mua hoặc thuê Thất thoát nhiên liệu sư dụng chạy máy thi công - Chỉ có đội trưởng hoặc người có thẩm quyền xét duyệt việc xuất kho nhiên liệu - Những công nhân được lựa chọn tuần tra khu vực bảo quản NVL cũng phụ trách việc canh giữ, kiểm tra nhiên liệu chạy máy thi công - Sư dụng các công cụ chứa nhiên liệu bình, can… đạt tiêu chuẩn an toàn về chất lượng để tránh bị chảy nhiên liệu ngoài vật chứa ngã đổ, hoặc không đủ tiêu chuẩn - Thường xuyên kiểm tra chất lượng của vật chứa để sớm phát hiện tình trạng 42 hư hỏng vừa tránh thất thoát nhiên liệu vừa giữ gìn môi trường và sự an toàn cho công trình - Các đội trưởng phải ghi nhận lại số giờ máy chạy thực tế tại công trình mà mình phụ trách giám sát vào sổ theo dõi chi tiết số giờ máy chạy để làm cứ phân bổ chi phí nhân công vận hành máy cho từng công trình, hạng mục công trình Không phát hiện kịp thời sự biến động bất thường của CPSDMTC - Căn cứ vào tiêu chuẩn tiêu hao nhiên liệu một đơn vị thời gian hoặc một đơn vị công việc để phân bổ chi phí nhiên liệu - Mỗi cuối ngày, các đội trưởng phải tổng hợp và báo cáo cho chủ doanh nghiệp về khối lượng công việc hoàn thành bằng máy móc, thiết bị thi công, chi phí nhiên liệu B Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp khoán gọn CPSDMTC cho đội thi công Trình độ của đội thi công thấp Máy móc mà đội thi công sư dụng công nghệ lỗi thời làm tăng chi phí nhiên liệu sư dụng, ngày công của đội thi công, ô nhiễm môi trường… Đội thi công không hoàn thành thời gian, chất lượng, khối lượng công việc theo yêu cầu Doanh nghiệp chỉ thỏa thuận miệng về giá cả thuê máy, chi phí nhân công vận hành máy…nên không có cứ chính xác để đối chiếu, kiểm tra CPSDMTC thực tế - Chủ doanh nghiệp và nhân viên kỹ thuật phải tiến hành kiểm tra tất cả từ trình độ của đội thi công đến chất lượng, công nghệ của máy móc, thiết bị mà đội sư dụng trước quyết định thuê - Phải ký hợp đồng với các quy định rõ ràng về thời gian hoàn thành công việc, tổng trị giá trả cho đội, bồi thường thiệt hại do đội thi công không hoàn thành thời gian, chất lượng, khối lượng công việc theo yêu cầu - Chủ doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền thay thế chủ doanh nghiệp cũng cần phải thường xuyên kiểm tra chất lượng từng công đoạn, hạng mục công trình thi công và sau hoàn thành 43 5.1.5 Kiểm soát chi phi chung Bảng 5.5: Thủ tục kiểm soát chi phi chung Những sai sót và gian lận Thủ tục kiểm soát đề nghị - Với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, không nhiều nhân viên Doanh nghiệp có thể phân công nhân viên kỹ thuật phụ trách thêm công việc kiểm tra giám sát các đội thi công Công tác tổ chức quản lý công trường, công tác bố trí nhân sự không hợp lý có thể dẫn đến chồng chéo về các quy định làm lãng phí nhân lực, vật lực - Tại doanh nghiệp có sư dụng mạng internet nên có thể đăng ký cho nhân viên kỹ thuật hoặc nhân viên kế toán học trực tuyến các khóa ngắn hạn nâng cao hiểu biết về cách giám sát, kiểm tra, quản lý công nhân(nếu có) Hoặc tạo điều kiện cho nhân viên tìm hiểu miễn phí thông qua internet - Thường xuyên kiểm tra chất lượng các thiết bị điện trước và sư dụng có theo tiêu chuẩn nhằm đảm an toàn cho quá trình thi công và công trình gián tiếp kiểm soát chi phí chung phát sinh không cần thiết - Hàng tuần với việc tổng hợp, phân tích các khoản mục CPNVLTT, CPNCTT, CPSDMTC; chủ doanh nghiệp Không phát hiện được các nhân tố ảnh và kế toán viên phải tổng hợp và so sánh hưởng làm tăng chi phí chung để đưa chi phí chung thực tế và chi phí chung dự biện pháp kiểm soát phù hợp và kịp thời toán của từng công trình Tìm hiểu nguyên nhân gây sự chênh lệch giữa thực tế và dự toán nếu có 5.2 Kiểm soát nội bộ môi trường tin học 5.2.1 Hoạt động kiểm soát chung Bên cạnh những thủ tục mà doanh nghiệp đã áp dụng, để hoạt động kiểm soát có hiệu quả doanh nghiệp có thể cân nhắc việc sư dụng thêm một số thủ tục kiểm soát chung khác 44 Đầu tiên doanh nghiệp phải bảo đảm nguyên tắc bất kiêm nhiệm được thực thi phân chia các chức của hệ thống Chủ doanh nghiệp cần tìm tòi học hỏi để nâng cao kiến thức lĩnh vực kế toán, công nghệ thông tin để thực hiện kiểm soát quá trình sư dụng, lưu trữ tài liệu của nhân viên Đặc biệt, để bảo vệ các thiết bị, những tập tin và các chương trình nhằm tránh mất mát, thiệt hại và bị truy cập trái phép đòi hỏi mỗi nhân viên hay người sư dụng muốn truy cập vào các chương trình, hay xem những tập tin dữ liệu từ các máy tính riêng hay những thiết bị trực tuyến phải ghi tên đăng ký và nhập mật khẩu Danh sách tên đăng ký của người được phép sư dụng cần phải cập nhật thường xuyên để phản ánh kịp thời mọi sự thay đổi nhân sự của doanh nghiệp Đồng thời, cần phải phân quyền “xem, thêm, sưa, xóa” cho từng nhân viên theo chức quản lý bằng cách sư dụng tên đăng ký và mật khẩu Ví dụ như: nhân viên kế toán chỉ được cấp tên đăng ký, mật khẩu và sư dụng cho các chức xem, thêm mà không được phép sưa, xóa Mật khẩu cần phải đảm bảo các yêu cầu: sư dụng nhiều ký tự, không sư dụng các thông tin thân quen, không ghi mật khẩu giấy, tập tin , và thay đổi mật khẩu định kỳ Doanh nghiệp cần cài đặt các chương trình để theo dõi mọi trường hợp truy cập không tên người sư dụng, nhập sai mật khẩu và đưa cảnh báo nhập sai tên người sư dụng, sai mật khẩu lặp lặp lại nhiều lần Ngoài cũng cần sư dụng chương trình ghi nhận lại từng công việc đã thực hiện, thời gian thực hiện, thời gian nhàn rỗi, thời gian ngưng trệ hệ thống và các tập tin mà nhân viên vận hành đã sư dụng Cần phải huấn luyện cho các nhân viên cách sư dụng, bảo quản thiết bị, phòng chống virus Hàng năm lựa chọn trung tâm chuyên về sưa chữa, bảo trì máy vi tính, phục hồi hệ thống và ký hợp đồng với thỏa thuận bảo trì máy định kỳ; đến xem xét sưa chữa, phục hồi hệ thống thông tin được thông báo sự cố xảy vòng ngày…Không nên hợp tác với nhà cung cấp dịch vụ với thời gian dài Vì sự quen thuộc giữa chủ doanh nghiệp và nhân viên của trung tâm sẽ gây sự chủ quan việc kiểm soát, hoặc sự quen thuộc giữa nhân viên của doanh nghiệp và nhân viên của trung tâm dễ dẫn đến sự thông đồng để lấy cắp dữ liệu hệ thống Đối với việc kiểm soát lưu trữ dữ liệu doanh nghiệp cần lưu ý các thủ tục thay thế các thiết bị đã hết hạn sư dụng, giám sát việc sưa chữa thiết bị và cất thiết bị cách xa nơi sư dụng Để tạo các dấu vết kiểm toán cần hạn chế việc chỉnh sưa dữ liệu trực tiếp hệ thống máy tính Nếu trường hợp buộc phải chỉnh sưa trực tiếp thì phải có sự giám sát của chủ doanh nghiệp hoặc người có thẩm quyền Tất cả các thủ tục cần được thiết lập thành tài liệu quản trị và truyền đạt cho nhân viên 5.2.2 Hoạt động kiểm soát ứng dụng Các hoạt động này nhằm đảm bảo cho dữ liệu của từng quá trình được nhập và xư lý chính xác và đầy đủ hệ thống máy tính 45 Hoạt động kiểm soát dữ liệu đầu vào nhằm đảm bảo tính chính xác của các dữ liệu được nhập vào hệ thống được thực hiện nhờ sự kết hợp của các phần mềm và của chủ doanh nghiệp, nhân viên Hoạt động này bao gồm kiểm soát nguồn dữ liệu và kiểm soát nhập liệu Phần mềm kế toán từ chối thiết lập các phiếu chi tiền mặt cho nhà cung cấp chưa được khai báo… nhằm đảm bảo về tính hiện hữu của nghiệp vụ Trước dữ liệu được nhập liệu, chủ doanh nghiệp hoặc người có thẩm quyền tiến hành kiểm tra sơ lược tính thích hợp và tính hợp lý của dữ liệu Sau các dữ liệu đầu vào đảm bảo tính hiện hữu, tính thích hợp và tính hợp lý, việc kiểm soát quá trình xư lý dữ liệu được thực hiện nhằm đảm bảo tính tin cậy và chính xác của các hoạt động xư lý Các hoạt động kiểm soát có thể thực hiện bước này là sư dụng chứng từ luân chuyển, loại bỏ bớt các dữ liệu không còn sư dụng; hệ thống tự động thông báo có các dấu hiệu bất thường quá trình xư lý; hàng tháng đối chiếu giữa sổ sách thực tế với máy, giữa tổng hợp và chi tiết, giữa tháng này và tháng trước… Tóm tắt Dựa vào những nghiên cứu về thực trạng vủa hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình chi phí xây lắp tại doanh nghiệp, người nghiên cứu đề nghị thêm một số biện pháp kiểm soát nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí xây lắp của doanh nghiệp Từ việc đánh giá rủi ro cho thấy khả xảy các sai sót, gian lận đối với khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp là cao các khoản mục khác Nên đề tài nghiên cứu tập trung đưa những thủ tục kiểm soát cho hai khoản mục chi phí này 46 KẾT LUẬN Hiện nay, các doanh nghiệp phải đối mặt với sự cạnh tranh ngày càng tăng thị trường xu thế toàn cầu hóa Đặc biệt, năm 2008 khủng hoảng kinh tế đã lan tỏa đến Việt Nam; đưa nền kinh tế phát triển của đất nước vào cuộc đối đầu với rất nhiều thư thách khắc nghiệt lạm phát, thất nghiệp… Với điều kiện vậy, đòi hỏi các doanh nghiệp nhỏ và vừa càng cần phải chủ động, tích cực hoàn thiện mình để tồn tại và phát triển Các doanh nghiệp vừa và nhỏ nói chung thường gặp khó khăn vấn đề huy động vốn Với số vốn ít ỏi họ chưa thể mở rộng quy mô sản xuất ngắn hạn để tăng doanh thu Vì thế, để có được lợi nhuận, doanh nghiệp cần hệ thống quản trị chi phí có hiệu quả Đặc biệt, đối với doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực xây dựng bản doanh nghiệp Nguyễn Danh càng gặp nhiều khó khăn công tác quản lý chi phí quá trình sản xuất phụ thuộc nhiều vào thời tiết, giá cả thị trường…thì càng cần xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình chi phí xây lắp Trên sở lý luận và thực tế nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình chi phí xây lắp, khó khăn, thuận lợi và phương hướng phát triển của doanh nghiệp tư nhân Nguyễn Danh; đề tài phân tích những rủi ro mà doanh nghiệp có thể vướng phải Đồng thời trình bày về những quy chế kiểm soát hiện tại được áp dụng tại doanh nghiệp Cuối người nghiên cứu đề nghị thêm một số thủ tục kiểm soát nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí, chống thất thoát, lãng phí và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh Bên cạnh những việc đã thực hiện được thì đề tài cũng còn một số hạn chế sau: - Việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ dựa việc dự đoán các rủi ro, sai sót và gian lận có thể xảy Nhưng người nghiên cứu đề tài không thể nào dự đoán hết được các rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải nên hệ thống kiểm soát nội bộ có những hạn chế tiềm tàng vì không có những biện pháp kiểm soát cho các tình huống bất thường Như đã trình bày ở hệ thống kiểm soát chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không đảm bảo tuyệt đối là ngăn ngừa tất cả các rủi ro - Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi người Vì thế hiệu quả của hệ thống kiểm soát sẽ bị ảnh hưởng bởi phong cách điều hành của chủ doanh nghiệp, tính chính trực và giá trị đạo đức của người quản lý và nhân viên doanh nghiệp - Các thủ tục kiểm soát được xây dựng dựa mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí, đó có thể có các rủi ro không được thiết kế các thủ tục kiểm soát vì chi phí vượt quá lợi ích mà nó mang lại Với qui mô hiện tại của doanh nghiệp, thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệ thống kiểm soát về chi phí xây lắp nói riêng, chủ doanh nghiệp và người nghiên cứu cũng cần cân nhắc giữa lợi ích và chi phí mà hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại Chủ doanh nghiệp không thể thiết lập hoặc chấp nhận 47 một thủ tục kiểm soát mà đưa vào thực hiện, lợi ích đem lại cho doanh nghiệp lại nhỏ chi phí bỏ để thực hiện thủ tục đó - Quá trình phát triển của doanh nghiệp cũng sự thay đổi của môi trường kinh doanh có thể làm cho các thủ tục kiểm soát bị lỗi thời và không còn phù hợp nữa Do đó, để có được hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu và hiệu quả thì người quản lý doanh nghiệp cần thường xuyên giám sát và đánh giá các thủ tục kiểm soát để có những biện pháp khắc phục cũng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp mình Vì vậy, việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí xây dựng là sự cần thiết đối với mọi doanh nghiệp, phải phù hợp với quy mô của doanh nghiệp và phải là một hệ thống kiểm soát nội bộ có hiệu quả Nếu phương hướng của doanh nghiệp là mở rộng quy mô kinh doanh thì doanh nghiệp nên sớm tuyển thêm nhân viên đảm bảo về trình độ chuyên môn cũng đạo đức cá nhân Điều mấu chốt là chủ doanh nghiệp phải có quan điểm đắn và coi trọng mức công tác kiểm soát Đó là cứ quan trọng để thiết lập, vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu, góp phần quan trọng để trì công tác quản trị doanh nghiệp hiệu quả 48 PHỤ LỤC Phụ lục 01 Dàn bài phỏng vấn (thảo luận tay đôi): Xin chào Chú, Tôi là Nguyễn Anh Thư, sinh viên khoa Kinh tế – Quản trị kinh doanh, Đại học An Giang Trong thời gian thực tập tại doanh nghiệp, chọn nghiên cứu đề tài “Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình chi phí xây lắp tại doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh”, đó những thông tin thu thập từ buổi thảo luận hôm rất quan trọng nghiên cứu của Chân thành cám ơn sự giúp đỡ của Công việc cụ thể của chủ doanh nghiệp; nhân viên kế toán; thủ quỹ; kỹ thuật viên; đội trưởng đội xây lắp là gì? Doanh nghiệp có những giao dịch gì với ngân hàng? Hiện tại, doanh nghiệp giao dịch với nhà cung cấp vật tư xây dựng? Đó là những nhà cung cấp nào? Doanh nghiệp có sư dụng hệ thống kho, bãi để quản lý vật tư, trang thiết bị không? Nếu không, thì tại sao? Nếu có, hệ thống quản lý được tổ chức thế nào? Doanh nghiệp tính lương, trả lương cho công nhân, nhân viên theo hình thức nào? Doanh nghiệp sư dụng những loại máy móc, thiết bị thi công nào? Loại máy móc nào được doanh nghiệp mua? Loại nào được thuê? Doanh nghiệp có sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ thế nào? Doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng quy mô kinh doanh không? 49 Phụ lục 02: Bảng câu hỏi hệ thống kiểm soát nội bợ đối với chu trình chi phi xây lắp Xin chào Ơng/Bà, tên tơi là Ngũn Anh Thư sinh viên lớp DH6KT1, khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh, trường Đại học An Giang Rất mong Ông/Bà dành ít phút để trả lời các câu hỏi nhỏ dưới Mục đích chính của bản câu hỏi này là thu thập dữ liệu để phục vụ cho việc tìm hiểu và đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ của Quí doanh nghiệp Do vậy, hồi đáp nhiệt tình và trung thực của Ông/Bà là sự đóng góp rất quan trọng cho đề tài nghiên cứu Chân thành cám ơn Ông/Bà! BẢNG CÂU HỎI VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÂU HỎI TRẢ LỜI CÓ KHÔNG A KIỂM SOÁT CHUNG: Doanh nghiệp có sư dụng hệ thống chi phí tiêu chuẩn? Mọi sự biến động trọng yếu giữa chi phí dự toán với chi phí thực tế có được doanh nghiệp phát hiện kịp thời không? Định kỳ hàng tuần có so sánh giữa chi phí dự toán và chi phí thực tế phát sinh không? Các khoản mục chi phí phát sinh có được tập hợp rõ ràng cho từng công trình không? Có thường phát sinh chi phí ngoài dự toán không? B HỆ THỐNG THÔNG TIN: Doanh nghiệp có sư dụng hệ thống máy tính, phần mềm để lập dự toán, lập báo cáo tài chính không? Có những chính sách và thủ tục bằng văn bản về bảo mật hệ thống thông tin máy tính không? Hệ thống có buộc khai báo tên người sư dụng, mật khẩu trước đăng nhập không? Có phân loại đối tượng sư dụng hệ thống không? 10 Có kiểm soát mật khẩu nhằm đảm bảo chúng được bảo mật và được thay đổi hay không? 11 Hệ thống có ghi nhận tự động quá trình sư dụng của từng nhân viên không? 50 12 Doanh nghiệp có quy định rõ ràng chính sách nhân sự có liên quan đến sư dụng thiết bị máy tính và phần mềm không? 13 Có hạn chế đối tượng bên ngoài tiếp cận trực tiếp với hệ thống xư lý không? 14 Có phân quyền Xem, Thêm, Sưa, Xóa đối với từng nhân viên theo chức quản lý và thực hiện riêng không? 15 Hệ thống có báo lỗi không khi: a) Nhập dữ liệu trùng lắp? b) Kiểu dữ liệu không theo qui định của phần mềm? c) Trình tự nhập liệu về thời gian bị đảo lộn? 16 Chủ doanh nghiệp có thường xuyên kiểm tra quá trình nhập dữ liệu đầu vào của nhân viên không? 17 Có thường xuyên bảo trì hệ thống máy tính không? 18 Có thường xuyên cập nhật nâng cấp phần mềm không? 19 Doanh nghiệp có hệ thống ngăn chặn virus kịp thời không? C CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP 20 Doanh nghiệp có sư dụng đơn đặt hàng cần mua nguyên vật liệu không? 21 Đơn đặt hàng có được đánh số thứ tự trước sư dụng không? 22 Nghiệp vụ mua nguyên vật liệu có giá trị lớn có sự phê duyệt của chủ doanh nghiệp không? 23 Doanh nghiệp có theo dõi sự tăng giá của vật tư xây dựng hàng tuần không? 24 Việc lựa chọn nhà cung cấp có được phê duyệt bởi người có thẩm quyền không? 25 Nguyên vật liệu mua có được kiểm tra về chất lượng và số lượng nhận không? 26 Hóa đơn mua hàng có được kiểm tra tính toán chính xác và đối chiếu với đơn đặt hàng hoặc phiếu nhập kho không? 27 Mỗi cuối tuần có đối chiếu giá trị các hóa đơn phát sinh với nhà cung cấp không? 28 Các chức đặt hàng, nhận hàng, bảo quản và kế toán kho có 51 được bố trí cho những cá nhân độc lập hay không? 29 Trước xuất kho nguyên vật liệu có kiểm tra số lượng, chất lượng không? 30 Doanh nghiệp có hành động thay đổi kịp thời với các biến động về giá nguyên vật liệu không? 31 Có phân công người giám sát việc sư dụng nguyên vật liệu quá trình thi công không? D CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP 32 Doanh nghiệp có thường xuyên tổ chức huấn luyện, đào tạo nâng cao trình độ nhân viên, công nhân không? 33 Có thiết lập chế khen thưởng hoàn thành hạng mục, công trình trước thời hạn bàn giao không? 34 Có hoạch định và theo dõi việc thực hiện các bảng dự toán tiền lương không? 35 Quá trình làm việc của công nhân quá trình thi công có được giám sát không? 36 Doanh nghiệp có sư dụng thẻ, bảng chấm công không? 37 Có sự tách rời giữa các chức năng: theo dõi công nhân; tính lương và ghi chép lương; phát lương không? E CHI PHÍ SỬ DỤNG MÁY THI CÔNG 38 Doanh nghiệp có thuê ngoài các loại thiết bị, máy móc thi công công trình không? 39.Có sư dụng thiết bị hoặc phân công công nhân theo giỏi số giờ chạy máy thi công? 40 Doanh nghiệp có thường xuyên kiểm tra về chất lượng của thiết bị, máy móc thi công không? 41 Có thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng các loại máy móc, thiết bị thi công không? 42 Định kỳ hàng năm có cải tiến công nghệ cho thiết bị, máy thi công không? 43 Doanh nghiệp có theo dõi được chi phí sư dụng máy thi công cho từng công trình được không? 52 44 Có theo dõi chi phí nhiên liệu sư dụng cho từng máy thi công được không? F CHI PHÍ CHUNG 45 Các tiêu chí phân bổ chi phí chung có được áp dụng nhất quán suốt năm tài chính không? 46 Công cụ dụng cụ mua với số lượng lớn có sự phê chuẩn của người có thẩm quyền không? 47 Khi nhập kho, công cụ dụng cụ có được kiểm tra về số lượng và chất lượng không? 48 Có so sánh giá của công cụ dụng cụ giữa các nhà cung cấp hay không? 49 Khi xuất kho công cụ có được kiểm tra về số lượng và chất lượng không? 50 Hàng tuần có kiểm tra số lượng và chất lượng của công cụ không? 51 Chi phí tiếp khách có giá trị lớn có được phê duyệt bởi người có thẩm quyền không? 52 Có phân công nhân viên khác kiểm tra, giám sát quá trình làm việc của các đội trưởng? 53 Chủ doanh nghiệp có kiểm tra trình độ của các đội trưởng trước ký hợp đồng tuyển dụng không? 53 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28.02.2004 Giới thiệu về kiểm soát nội bộ Mekong Capital Đọc từ http://www.mekongcapital.com 20.10.2008 Kiểm soát nội bộ công ty Nguyễn Ngọc Bích Đọc từ http://www.xvalue.com.vn Đoàn Văn Hoạt 2007 “Hệ thống kiểm soát nội bộ” Vũ Hữu Đức và Võ Anh Dũng (đồng chủ biên) Kiểm toán TP HCM: NXB Lao động – Xã hội Nguyễn Thành Long 2007 Phương pháp nghiên cứu Kinh tế – Quản trị kinh doanh Đại học An Giang Nguyễn Thế Lộc 2007 “ Kiểm toán môi trường tin học” Vũ Hữu Đức và Võ Anh Dũng (đồng chủ biên) Kiểm toán TP HCM: NXB Lao động – Xã hội Tạ Thị Thùy Mai 2008 Thực trạng và giải pháp nâng cao tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở tỉnh Lâm Đồng hiện Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ kinh tế Khoa Kế toán – Kiểm toán, Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh Trần Thị Sáu 2008 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại công ty Sông Thu Đà Nẵng Tuyển tập Báo cáo “ Hội sinh viên nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6: 53 -58 Trình Quốc Việt 2008 Hệ thống thông tin kế toán Đại Học An Giang 54 ... đối với chu trình chi phí xây lắp của doanh nghiệp với tên đề tài Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình chi phi xây lắp tại doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh ... BỘ TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN NGUYỄN DANH 38 5.1 Quy chế kiểm soát chi phi xây lắp .38 5.1.1 Quy chế kiểm soát chung chu trình chi phí xây. .. Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Văn Danh và tư năm 2002 đến doanh nghiệp đổi tên là Doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh Ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp xây