Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp tại DNTN xây dựng nguyễn danh

ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ – QUẢN TRỊ KINH DOANH NGUYỄN ANH THƯ Chuyên ngành: Kế toán doanh nghiệp KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Long Xuyên, 05 – 2009 ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ – QUẢN TRỊ KINH DOANH KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Chuyên ngành: Kế toán doanh nghiệp Sinh viên thực hiện: Nguyễn Anh Thư Lớp: DH6KT1 Mã số sinh viên: DKT052232 Người hướng dẫn: Thạc sĩ VÕ NGUYÊN PHƯƠNG Long Xuyên, 05 – 2009 CƠNG TRÌNH ĐƯỢC HỒN THÀNH TẠI KHOA KINH TẾ – QUẢN TRỊ KINH DOANH ĐẠI HỌC AN GIANG Người hướng dẫn: Thạc sĩ VÕ NGUYÊN PHƯƠNG Người chấm, nhận xét 1: Người chấm, nhận xét 2: Khóa luận bảo vệ Hội đồng chấm bảo vệ luận văn Khoa Kinh tế – Quản trị kinh doanh ngày…… tháng…….năm…… TĨM TẮT Đề tài “Xây dựng hệ thống kiểm sốt nội chu trình chi phí xây lắp doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh” tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội chu trình chi phí xây lắp, từ đánh giá tình hình thực tế hệ thống đưa số giải pháp nhằm xây dựng hệ thống kiểm soát nội chu trình chi phí cho doanh nghiệp Nghiên cứu tiến hành qua bước: nghiên cứu sơ nghiên cứu thức Nghiên cứu sơ định tính thực phương pháp thảo luận tay đôi quan sát hoạt động doanh nghiệp để thu thập liệu sơ cấp Nghiên cứu thức định tính thu thập liệu thứ cấp thông qua quan sát thu thập từ hệ thống chứng từ, sổ sách bảng câu hỏi liên quan đến khoản mục chi phí xây lắp: chi phí ngun vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi cơng, chi phí chung Các tài liệu sau thu thập xử lý phương pháp tổng hợp MỤC LỤC TÓM TẮT MỤC LỤC .2 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT .5 DANH MỤC BẢNG DANH MỤC SƠ ĐỒ CHƯƠNG TỔNG QUAN .6 1.1 Cơ sở hình thành đề tài 1.2 Mục tiêu .6 1.3 Nội dung nghiên cứu 1.4 Phạm vi nghiên cứu 1.5 Phương pháp nghiên cứu 1.6 Ý nghĩa CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 Định nghĩa phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội 2.1.1 Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội .9 2.1.2 Các phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội 10 2.2 Đặc điểm sản phẩm xây dựng 11 2.3 Khái niệm, phân loại ý nghĩa khoản mục chi phí xây lắp 11 2.3.1 Khái niệm .11 2.3.2 Phân loại .12 2.3.3 Ý nghĩa khoản mục chi phí xây lắp 12 2.4 Kiểm sốt nội chu trình chi phí xây lắp 13 2.4.1 Các rủi ro thường gặp trình sản xuất sản phẩm xây lắp .13 2.4.1.1 Rủi ro chung trình sản xuất 13 2.4.1.2 Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 13 2.4.1.3 Đối với chi phí nhân cơng trực tiếp 14 2.4.1.4 Đối với chi phí sử dụng máy thi công 14 2.4.1.5 Đối với chi phí chung .14 2.4.2 Thủ tục kiểm sốt khoản mục chi phí xây lắp 14 2.4.3 Các đối tượng tham gia vào q trình kiểm sốt hệ thống nội chu trình chi phí xây lắp 15 2.4.4 Kiểm sốt nội mơi trường tin học 16 2.4.4.1 Mục tiêu hệ thống thơng tin kế tốn tài 16 2.4.4.2 Ảnh hưởng mơi trường tin học đến kiểm sốt nội doanh nghiệp 16 2.4.4.3 Rủi ro thường gặp mơi trường xử lý máy tính (CIS) 16 2.4.4.4 Các hoạt động kiểm soát 16 Tóm tắt .18 CHƯƠNG GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP 19 3.1 Lịch sử hình thành trình phát triển .19 3.2 Cơ cấu tổ chức 19 3.3 Chính sách kế tốn áp dụng đơn vị .20 3.4 Tình hình hoạt động năm 2006, 2007, 2008 21 Tóm tắt .22 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN XÂY DỰNG NGUYỄN DANH 23 4.1 Quy chế kiểm sốt chi phí xây lắp doanh nghiệp .23 4.1.1 Quy chế kiểm soát chung .24 4.1.2 Các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 25 4.1.3 Các thủ tục kiểm sốt chi phí nhân công trực tiếp 26 4.1.4 Các thủ tục kiểm sốt chi phí sử dụng máy thi công .29 4.1.5 Các thủ tục kiểm sốt chi phí chung 31 4.2 Kiểm soát nội môi trường tin học 32 4.2.1 Hoạt động kiểm soát chung 32 4.2.2 Hoạt động kiểm soát ứng dụng 33 4.3 Nhận xét thực trạng hệ thống kiểm sốt nội chu trình chi phí xây lắp doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh 34 4.3.1 Ưu điểm 34 4.3.2 Hạn chế 34 4.4 Phương hướng kinh doanh doanh nghiệp tương lai 35 4.4.1 Định hướng phát triển doanh nghiệp .35 4.4.2 Mục tiêu phát triển doanh nghiệp 36 4.5 Những thuận lợi khó khăn doanh nghiệp 36 4.5.1 Thuận lợi 36 4.5.2 Khó khăn 36 Tóm tắt .37 CHƯƠNG MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN NGUYỄN DANH .38 5.1 Quy chế kiểm sốt chi phí xây lắp 38 5.1.1 Quy chế kiểm sốt chung chu trình chi phí xây lắp 38 5.1.2 Kiểm sốt chi phí ngun vật liệu trực tiếp 40 5.1.3 Kiểm sốt chi phí nhân cơng trực tiếp 42 5.1.4 Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi cơng 43 5.1.5 Kiểm sốt chi phí chung .44 5.2 Kiểm sốt nội mơi trường tin học 46 5.2.1 Hoạt động kiểm soát chung 46 5.2.2 Hoạt động kiểm soát ứng dụng 47 Tóm tắt .47 KẾT LUẬN 48 PHỤ LỤC 50 TÀI LIỆU THAM KHẢO 55 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CPC : chi phí chung CPNCTT : chi phí nhân cơng trực tiếp CPNVLTT : chi phí ngun vật liệu trực tiếp CPSDMTC : chi phí sử dụng máy thi công DN : doanh nghiệp HTKS : hệ thống kiểm soát HTKSNB : hệ thống kiểm soát nội NVL : nguyên vật liệu TK : tài khoản DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1: Các phận hệ thống kiểm soát nội .10 Bảng 3.1: Kết hoạt động kinh doanh từ năm 2006 đến năm 2008 21 Bảng 4.1: Trích bảng câu hỏi hệ thống kiểm soát nội 24 Bảng 4.2: Những sai sót, gian lận thủ tục kiểm sốt doanh nghiệp sử dụng máy thi công doanh nghiệp mua thuê 29 Bảng 4.3: Những sai sót, gian lận thủ tục kiểm soát doanh nghiệp khoán gọn CPSDMTC cho đội thi công 30 Bảng 5.1: Những sai sót, gian lận thủ tục kiểm sốt chung đề nghị 38 Bảng 5.2: Những gian lận, sai sót thủ tục kiểm sốt CPNVLTT .40 Bảng 5.3: Thủ tục kiểm sốt chi phí nhân công trực tiếp .42 Bảng 5.4: Thủ tục kiểm sốt chi phí sử dụng máy thi công 43 Bảng 5.5: Thủ tục kiểm sốt chi phí chung 44 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Mối quan hệ khoản mục chi phí xây lắp với báo cáo tài 12 Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 20 Sơ đồ 4.1: Q trình kiểm sốt chi phí nhân công trực tiếp 27 giấy xác nhận nhà cung cấp lưu - Khi toán tiền cho người bán nên lập phiếu chi đánh số thứ tự trước đưa vào sử dụng - Sử dụng túi hồ sơ, hộp, tủ… để lưu trữ chứng từ giấy xác nhận giao hàng người bán, đơn đặt hàng…, dụng cụ đặt văn phịng cơng trình để làm đối chiếu với hóa đơn nhà cung cấp - Chủ doanh nghiệp nên nâng cao hiểu biết lĩnh vực kế toán để vừa kiểm tra thay kế tốn viên việc ghi nhận, nhập liệu kịp thời nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Doanh nghiệp cần tính tốn khối lượng vật tư cịn lại khoản đặt hàng dựa kinh nghiệm từ lần đặt hàng trước khoản cách từ kho người bán đến cơng trình Khối lượng vật tư đặt mua phù hợp tránh lãng phí, thất Cơng nhân phải ngừng làm việc thoát tồn trữ mức cần thiết qui vật tư cơng trình sử dụng hết định rõ văn vật tư đặt mua chưa giao - Thỏa thuận ký hợp đồng với người bán qui định khoản thời gian tối đa nguyên vật liệu phải đưa đến cơng trình khơng theo thỏa thuận nhà cung cấp phải đền bù chi phí phát sinh thêm khơng có vật tư B Q trình sử dụng bảo quản NVL CPNVLTT thực tế phát sinh khơng tập hợp riêng cho cơng trình hóa đơn người bán phát hành tổng hợp toàn khối lượng, giá trị vật tư mua từ bắt đầu mua hàng đến thời điểm tốn - Sử dụng túi hồ sơ, bìa sơ-mi… lưu trữ đơn đặt hàng, giấy xác nhận giao hàng, hóa đơn người bán…theo cơng trình riêng Tên cơng trình viết, dán ngồi túi hồ sơ, bìa sơ-mi để tránh nhầm lẫn Căn vào chứng từ để làm đối chiếu với hóa đơn người bán tiến hành 41 phân bổ chi phí thực tế phát sinh cho cơng trình - Trước đưa vào sử dụng, đội trưởng nên kiểm tra lại số lượng chất lượng vật tư NVL xuất sử dụng không đảm bảo chất lượng bảo quản không tốt - Vật tư nên để tập trung khu vực định để dễ dàng sử dụng dụng cụ để che chắn khơng sử dụng bạt kích thước phù hợp với loại vật tư - Lựa chọn phân cơng cơng nhân có đạo đức tốt thay phiên tuần tra quanh khu vực bảo quản NVL 10 Thất NVL q trình bảo quản bị cắp - Sử dụng thêm chó để canh giữ vật tư - Vật tư để tập trung khu vực định tạo điều kiện dễ dàng cho việc kiểm tra 11 Không phát kịp thời biến động bất thường CPNVLTT - Cần qui định rõ văn yêu cầu nhân viên, công nhân phải báo cáo cho chủ doanh nghiệp phát chi phí tăng đột ngột số lượng vượt mức dự đoán cao hay số lượng lớn vật tư có chất lượng dù che chắn bảo quản thích hợp… 12 Chưa có biện pháp để phát CPNVLTT thực tế có sát với dự tốn khơng - Hàng tuần nên đối chiếu, so sánh số lượng vật tư mua khối lượng hạng mục cơng trình hồn thành 5.1.3 Kiểm sốt chi phí nhân cơng trực tiếp Bảng 5.3: Thủ tục kiểm sốt chi phí nhân cơng trực tiếp Những sai sót gian lận Thủ tục kiểm soát đề nghị Đội trưởng kê khống số lượng nhân công để hưởng phần tiền lương công nhân ảo - Cần phân công người khác lập bảng chấm cơng Có thể sử dụng người chịu trách nhiệm nhận nguyên vật liệu phân công để đảm trách việc chấm cơng Việc vừa kiểm tra người đội Doanh nghiệp phải toán 42 lương cho công nhân nghỉ việc Lao động tuyển vào dựa mối quan hệ cá nhân với đội trưởng mà khơng qua kiểm tra trình độ tay nghề trước tiếp nhận Trình độ cơng nhân không đáp ứng yêu cầu công việc làm kéo dài thời gian hồn thành cơng trình, hạng mục cơng trình trưởng vừa tiết kiệm chi phí khơng cần tuyển thêm người phân công người phụ trách riêng - Qui định tuyển dụng công nhân đội trưởng phải báo lại cho chủ doanh nghiệp biết Sau ngày, chủ doanh nghiệp trực tiếp ủy quyền cho nhân viên khác đến cơng trường kiểm tra q trình làm việc cơng nhân - Thường xuyên theo dõi khối lượng thực hiện, chất lượng kỹ thuật tay nghề cơng nhân tránh lãng phí vật tư trình độ tay nghề cơng nhân thấp - Xây dựng đội bao gồm cơng nhân có tay nghề kỹ thuật cao, nhiều kinh nghiệm Và thường xuyên tạo điều kiện để họ nâng cao trình độ, kỹ nghề nghiệp - Các đội trưởng phải kiểm soát thời gian làm việc cơng nhân, bố trí việc phù hợp với tay nghề công nhân đội 5.1.4 Kiểm sốt chi phí sử dụng máy thi cơng Bảng 5.4: Thủ tục kiểm sốt chi phí sử dụng máy thi cơng Những sai sót gian lận Thủ tục kiểm sốt đề nghị A Những sai sót, gian lận thủ tục kiểm soát doanh nghiệp sử dụng máy thi công doanh nghiệp mua thuê - Chỉ có đội trưởng người có thẩm quyền xét duyệt việc xuất kho nhiên liệu Thất nhiên liệu sử dụng chạy máy thi cơng - Những công nhân lựa chọn tuần tra khu vực bảo quản NVL phụ trách việc canh giữ, kiểm tra nhiên liệu chạy máy thi công - Sử dụng cơng cụ chứa nhiên liệu 43 bình, can… đạt tiêu chuẩn an toàn chất lượng để tránh bị chảy nhiên liệu vật chứa ngã đổ, không đủ tiêu chuẩn - Thường xuyên kiểm tra chất lượng vật chứa để sớm phát tình trạng hư hỏng vừa tránh thất nhiên liệu vừa giữ gìn mơi trường an tồn cho cơng trình - Các đội trưởng phải ghi nhận lại số máy chạy thực tế cơng trình mà phụ trách giám sát vào sổ theo dõi chi tiết số máy chạy để làm phân bổ chi phí nhân cơng vận hành máy cho cơng trình, hạng mục cơng trình Khơng phát kịp thời biến động bất thường CPSDMTC - Căn vào tiêu chuẩn tiêu hao nhiên liệu đơn vị thời gian đơn vị cơng việc để phân bổ chi phí nhiên liệu - Mỗi cuối ngày, đội trưởng phải tổng hợp báo cáo cho chủ doanh nghiệp khối lượng công việc hồn thành máy móc, thiết bị thi cơng, chi phí nhiên liệu B Những sai sót, gian lận thủ tục kiểm soát doanh nghiệp khoán gọn CPSDMTC cho đội thi cơng Trình độ đội thi cơng thấp Máy móc mà đội thi công sử dụng công nghệ lỗi thời làm tăng chi phí nhiên liệu sử dụng, ngày cơng đội thi công, ô nhiễm môi trường… Đội thi công không hồn thành thời gian, chất lượng, khối lượng cơng việc theo yêu cầu Doanh nghiệp thỏa thuận miệng giá th máy, chi phí nhân cơng vận hành máy…nên khơng có - Chủ doanh nghiệp nhân viên kỹ thuật phải tiến hành kiểm tra tất từ trình độ đội thi cơng đến chất lượng, cơng nghệ máy móc, thiết bị mà đội sử dụng trước định thuê - Phải ký hợp đồng với quy định rõ ràng thời gian hồn thành cơng việc, tổng trị giá trả cho đội, bồi thường thiệt hại do đội thi cơng khơng hồn thành thời gian, chất lượng, khối lượng công việc theo yêu cầu 44 xác để đối chiếu, kiểm tra CPSDMTC thực tế - Chủ doanh nghiệp người ủy quyền thay chủ doanh nghiệp cần phải thường xuyên kiểm tra chất lượng cơng đoạn, hạng mục cơng trình thi cơng sau hồn thành 5.1.5 Kiểm sốt chi phí chung Bảng 5.5: Thủ tục kiểm sốt chi phí chung Những sai sót gian lận Thủ tục kiểm sốt đề nghị - Với doanh nghiệp có quy mơ nhỏ, khơng nhiều nhân viên Doanh nghiệp phân công nhân viên kỹ thuật phụ trách thêm công việc kiểm tra giám sát đội thi công Công tác tổ chức quản lý công trường, công tác bố trí nhân khơng hợp lý dẫn đến chồng chéo quy định làm lãng phí nhân lực, vật lực - Tại doanh nghiệp có sử dụng mạng internet nên đăng ký cho nhân viên kỹ thuật nhân viên kế toán học trực tuyến khóa ngắn hạn nâng cao hiểu biết cách giám sát, kiểm tra, quản lý cơng nhân(nếu có) Hoặc tạo điều kiện cho nhân viên tìm hiểu miễn phí thơng qua internet - Thường xun kiểm tra chất lượng thiết bị điện trước sử dụng có theo tiêu chuẩn nhằm đảm an tồn cho q trình thi cơng cơng trình gián tiếp kiểm sốt chi phí chung phát sinh khơng cần thiết - Hàng tuần với việc tổng hợp, phân tích khoản mục CPNVLTT, CPNCTT, CPSDMTC; chủ doanh nghiệp Không phát nhân tố ảnh kế toán viên phải tổng hợp so sánh hưởng làm tăng chi phí chung để đưa chi phí chung thực tế chi phí chung dự biện pháp kiểm sốt phù hợp kịp thời tốn cơng trình Tìm hiểu nguyên nhân gây chênh lệch thực tế dự tốn có 45 5.2 Kiểm sốt nội mơi trường tin học 5.2.1 Hoạt động kiểm soát chung Bên cạnh thủ tục mà doanh nghiệp áp dụng, để hoạt động kiểm sốt có hiệu doanh nghiệp cân nhắc việc sử dụng thêm số thủ tục kiểm soát chung khác Đầu tiên doanh nghiệp phải bảo đảm nguyên tắc bất kiêm nhiệm thực thi phân chia chức hệ thống Chủ doanh nghiệp cần tìm tịi học hỏi để nâng cao kiến thức lĩnh vực kế tốn, cơng nghệ thơng tin để thực kiểm sốt q trình sử dụng, lưu trữ tài liệu nhân viên Đặc biệt, để bảo vệ thiết bị, tập tin chương trình nhằm tránh mát, thiệt hại bị truy cập trái phép đòi hỏi nhân viên hay người sử dụng muốn truy cập vào chương trình, hay xem tập tin liệu từ máy tính riêng hay thiết bị trực tuyến phải ghi tên đăng ký nhập mật Danh sách tên đăng ký người phép sử dụng cần phải cập nhật thường xuyên để phản ánh kịp thời thay đổi nhân doanh nghiệp Đồng thời, cần phải phân quyền “xem, thêm, sửa, xóa” cho nhân viên theo chức quản lý cách sử dụng tên đăng ký mật Ví dụ như: nhân viên kế toán cấp tên đăng ký, mật sử dụng cho chức xem, thêm mà khơng phép sửa, xóa Mật cần phải đảm bảo yêu cầu: sử dụng nhiều ký tự, không sử dụng thông tin thân quen, không ghi mật giấy, tập tin , thay đổi mật định kỳ Doanh nghiệp cần cài đặt chương trình để theo dõi trường hợp truy cập không tên người sử dụng, nhập sai mật đưa cảnh báo nhập sai tên người sử dụng, sai mật lặp lặp lại nhiều lần Ngồi cần sử dụng chương trình ghi nhận lại công việc thực hiện, thời gian thực hiện, thời gian nhàn rỗi, thời gian ngưng trệ hệ thống tập tin mà nhân viên vận hành sử dụng Cần phải huấn luyện cho nhân viên cách sử dụng, bảo quản thiết bị, phòng chống virus Hàng năm lựa chọn trung tâm chuyên sửa chữa, bảo trì máy vi tính, phục hồi hệ thống ký hợp đồng với thỏa thuận bảo trì máy định kỳ; đến xem xét sửa chữa, phục hồi hệ thống thông tin thông báo cố xảy vịng ngày…Khơng nên hợp tác với nhà cung cấp dịch vụ với thời gian dài Vì quen thuộc chủ doanh nghiệp nhân viên trung tâm gây chủ quan việc kiểm soát, quen thuộc nhân viên doanh nghiệp nhân viên trung tâm dễ dẫn đến thông đồng để lấy cắp liệu hệ thống Đối với việc kiểm soát lưu trữ liệu doanh nghiệp cần lưu ý thủ tục thay thiết bị hết hạn sử dụng, giám sát việc sửa chữa thiết bị cất thiết bị cách xa nơi sử dụng Để tạo dấu vết kiểm toán cần hạn chế việc chỉnh sửa liệu trực tiếp hệ thống máy tính Nếu trường hợp buộc phải chỉnh sửa trực tiếp phải có giám sát chủ doanh nghiệp người có thẩm quyền 46 Tất thủ tục cần thiết lập thành tài liệu quản trị truyền đạt cho nhân viên 5.2.2 Hoạt động kiểm soát ứng dụng Các hoạt động nhằm đảm bảo cho liệu trình nhập xử lý xác đầy đủ hệ thống máy tính Hoạt động kiểm sốt liệu đầu vào nhằm đảm bảo tính xác liệu nhập vào hệ thống thực nhờ kết hợp phần mềm chủ doanh nghiệp, nhân viên Hoạt động bao gồm kiểm soát nguồn liệu kiểm soát nhập liệu Phần mềm kế toán từ chối thiết lập phiếu chi tiền mặt cho nhà cung cấp chưa khai báo… nhằm đảm bảo tính hữu nghiệp vụ Trước liệu nhập liệu, chủ doanh nghiệp người có thẩm quyền tiến hành kiểm tra sơ lược tính thích hợp tính hợp lý liệu Sau liệu đầu vào đảm bảo tính hữu, tính thích hợp tính hợp lý, việc kiểm sốt q trình xử lý liệu thực nhằm đảm bảo tính tin cậy xác hoạt động xử lý Các hoạt động kiểm sốt thực bước sử dụng chứng từ luân chuyển, loại bỏ bớt liệu khơng cịn sử dụng; hệ thống tự động thơng báo có dấu hiệu bất thường trình xử lý; hàng tháng đối chiếu sổ sách thực tế với máy, tổng hợp chi tiết, tháng tháng trước… Tóm tắt Dựa vào nghiên cứu thực trạng vủa hệ thống kiểm sốt nội chu trình chi phí xây lắp doanh nghiệp, người nghiên cứu đề nghị thêm số biện pháp kiểm sốt nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt chi phí xây lắp doanh nghiệp Từ việc đánh giá rủi ro cho thấy khả xảy sai sót, gian lận khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chi phí nhân cơng trực tiếp cao khoản mục khác Nên đề tài nghiên cứu tập trung đưa thủ tục kiểm soát cho hai khoản mục chi phí 47 KẾT LUẬN Hiện nay, doanh nghiệp phải đối mặt với cạnh tranh ngày tăng thị trường xu toàn cầu hóa Đặc biệt, năm 2008 khủng hoảng kinh tế lan tỏa đến Việt Nam; đưa kinh tế phát triển đất nước vào đối đầu với nhiều thử thách khắc nghiệt lạm phát, thất nghiệp… Với điều kiện vậy, đòi hỏi doanh nghiệp nhỏ vừa cần phải chủ động, tích cực hồn thiện để tồn phát triển Các doanh nghiệp vừa nhỏ nói chung thường gặp khó khăn vấn đề huy động vốn Với số vốn ỏi họ chưa thể mở rộng quy mô sản xuất ngắn hạn để tăng doanh thu Vì thế, để có lợi nhuận, doanh nghiệp cần hệ thống quản trị chi phí có hiệu Đặc biệt, doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực xây dựng doanh nghiệp Nguyễn Danh gặp nhiều khó khăn cơng tác quản lý chi phí q trình sản xuất phụ thuộc nhiều vào thời tiết, giá thị trường…thì cần xây dựng hệ thống kiểm sốt nội chu trình chi phí xây lắp Trên sở lý luận thực tế nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội chu trình chi phí xây lắp, khó khăn, thuận lợi phương hướng phát triển doanh nghiệp tư nhân Nguyễn Danh; đề tài phân tích rủi ro mà doanh nghiệp vướng phải Đồng thời trình bày quy chế kiểm sốt áp dụng doanh nghiệp Cuối người nghiên cứu đề nghị thêm số thủ tục kiểm sốt nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt chi phí, chống thất thốt, lãng phí nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh Bên cạnh việc thực đề tài cịn số hạn chế sau: - Việc xây dựng hệ thống kiểm sốt nội ln dựa việc dự đốn rủi ro, sai sót gian lận xảy Nhưng người nghiên cứu đề tài khơng thể dự đốn hết rủi ro mà doanh nghiệp gặp phải nên hệ thống kiểm sốt nội ln có hạn chế tiềm tàng khơng có biện pháp kiểm sốt cho tình bất thường Như trình bày hệ thống kiểm soát cung cấp đảm bảo hợp lý không đảm bảo tuyệt đối ngăn ngừa tất rủi ro - Hệ thống kiểm soát nội thiết kế vận hành người Vì hiệu hệ thống kiểm soát bị ảnh hưởng phong cách điều hành chủ doanh nghiệp, tính trực giá trị đạo đức người quản lý nhân viên doanh nghiệp - Các thủ tục kiểm soát xây dựng dựa mối quan hệ lợi ích chi phí, có rủi ro không thiết kế thủ tục kiểm sốt chi phí vượt q lợi ích mà mang lại Với qui mô doanh nghiệp, thiết lập hệ thống kiểm sốt nội nói chung hệ thống kiểm sốt chi phí xây lắp nói riêng, chủ doanh nghiệp người nghiên cứu cần cân nhắc lợi ích chi phí mà hệ thống kiểm soát nội mang lại Chủ doanh nghiệp thiết lập chấp nhận 48 thủ tục kiểm soát mà đưa vào thực hiện, lợi ích đem lại cho doanh nghiệp lại nhỏ chi phí bỏ để thực thủ tục - Q trình phát triển doanh nghiệp thay đổi mơi trường kinh doanh làm cho thủ tục kiểm soát bị lỗi thời khơng cịn phù hợp Do đó, để có hệ thống kiểm sốt nội hoạt động hữu hiệu hiệu người quản lý doanh nghiệp cần thường xuyên giám sát đánh giá thủ tục kiểm sốt để có biện pháp khắc phục hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội cho doanh nghiệp Vì vậy, việc thiết lập hệ thống kiểm sốt nội nói chung hệ thống kiểm sốt nội chi phí xây dựng cần thiết doanh nghiệp, phải phù hợp với quy mô doanh nghiệp phải hệ thống kiểm sốt nội có hiệu Nếu phương hướng doanh nghiệp mở rộng quy mơ kinh doanh doanh nghiệp nên sớm tuyển thêm nhân viên đảm bảo trình độ chuyên môn đạo đức cá nhân Điều mấu chốt chủ doanh nghiệp phải có quan điểm đắn coi trọng mức cơng tác kiểm sốt Đó quan trọng để thiết lập, vận hành hệ thống kiểm sốt nội hữu hiệu, góp phần quan trọng để trì cơng tác quản trị doanh nghiệp hiệu 49 PHỤ LỤC Phụ lục 01 Dàn vấn (thảo luận tay đôi): Xin chào Chú, Tôi Nguyễn Anh Thư, sinh viên khoa Kinh tế – Quản trị kinh doanh, Đại học An Giang Trong thời gian thực tập doanh nghiệp, chọn nghiên cứu đề tài “Xây dựng hệ thống kiểm soát nội chu trình chi phí xây lắp doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh”, thông tin thu thập từ buổi thảo luận hôm quan trọng nghiên cứu Chân thành cám ơn giúp đỡ Công việc cụ thể chủ doanh nghiệp; nhân viên kế toán; thủ quỹ; kỹ thuật viên; đội trưởng đội xây lắp gì? Doanh nghiệp có giao dịch với ngân hàng? Hiện tại, doanh nghiệp giao dịch với nhà cung cấp vật tư xây dựng? Đó nhà cung cấp nào? Doanh nghiệp có sử dụng hệ thống kho, bãi để quản lý vật tư, trang thiết bị khơng? Nếu khơng, sao? Nếu có, hệ thống quản lý tổ chức nào? Doanh nghiệp tính lương, trả lương cho cơng nhân, nhân viên theo hình thức nào? Doanh nghiệp sử dụng loại máy móc, thiết bị thi cơng nào? Loại máy móc doanh nghiệp mua? Loại thuê? Doanh nghiệp có hiểu biết hệ thống kiểm soát nội nào? Doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng quy mô kinh doanh không? 50 Phụ lục 02: Bảng câu hỏi hệ thống kiểm soát nội chu trình chi phí xây lắp Xin chào Ông/Bà, tên Nguyễn Anh Thư sinh viên lớp DH6KT1, khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh, trường Đại học An Giang Rất mong Ơng/Bà dành phút để trả lời câu hỏi nhỏ Mục đích câu hỏi thu thập liệu để phục vụ cho việc tìm hiểu đánh giá hệ thống kiểm sốt nội Q doanh nghiệp Do vậy, hồi đáp nhiệt tình trung thực Ơng/Bà đóng góp quan trọng cho đề tài nghiên cứu Chân thành cám ơn Ông/Bà! BẢNG CÂU HỎI VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÂU HỎI TRẢ LỜI CĨ KHƠNG A KIỂM SỐT CHUNG: Doanh nghiệp có sử dụng hệ thống chi phí tiêu chuẩn? Mọi biến động trọng yếu chi phí dự tốn với chi phí thực tế có doanh nghiệp phát kịp thời không? Định kỳ hàng tuần có so sánh chi phí dự tốn chi phí thực tế phát sinh khơng? Các khoản mục chi phí phát sinh có tập hợp rõ ràng cho cơng trình khơng? Có thường phát sinh chi phí ngồi dự tốn khơng? B HỆ THỐNG THƠNG TIN: Doanh nghiệp có sử dụng hệ thống máy tính, phần mềm để lập dự tốn, lập báo cáo tài khơng? Có sách thủ tục văn bảo mật hệ thống thơng tin máy tính khơng? Hệ thống có buộc khai báo tên người sử dụng, mật trước đăng nhập khơng? Có phân loại đối tượng sử dụng hệ thống khơng? 10 Có kiểm sốt mật nhằm đảm bảo chúng bảo mật ln thay đổi hay khơng? 11 Hệ thống có ghi nhận tự động trình sử dụng nhân 51 viên khơng? 12 Doanh nghiệp có quy định rõ ràng sách nhân có liên quan đến sử dụng thiết bị máy tính phần mềm khơng? 13 Có hạn chế đối tượng bên ngồi tiếp cận trực tiếp với hệ thống xử lý khơng? 14 Có phân quyền Xem, Thêm, Sửa, Xóa nhân viên theo chức quản lý thực riêng khơng? 15 Hệ thống có báo lỗi khơng khi: a) Nhập liệu trùng lắp? b) Kiểu liệu không theo qui định phần mềm? c) Trình tự nhập liệu thời gian bị đảo lộn? 16 Chủ doanh nghiệp có thường xun kiểm tra q trình nhập liệu đầu vào nhân viên khơng? 17 Có thường xun bảo trì hệ thống máy tính khơng? 18 Có thường xuyên cập nhật nâng cấp phần mềm không? 19 Doanh nghiệp có hệ thống ngăn chặn virus kịp thời khơng? C CHI PHÍ NGUN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP 20 Doanh nghiệp có sử dụng đơn đặt hàng cần mua ngun vật liệu khơng? 21 Đơn đặt hàng có đánh số thứ tự trước sử dụng không? 22 Nghiệp vụ mua nguyên vật liệu có giá trị lớn có phê duyệt chủ doanh nghiệp khơng? 23 Doanh nghiệp có theo dõi tăng giá vật tư xây dựng hàng tuần không? 24 Việc lựa chọn nhà cung cấp có phê duyệt người có thẩm quyền khơng? 25 Ngun vật liệu mua có kiểm tra chất lượng số lượng nhận khơng? 26 Hóa đơn mua hàng có kiểm tra tính tốn xác đối chiếu với đơn đặt hàng phiếu nhập kho không? 27 Mỗi cuối tuần có đối chiếu giá trị hóa đơn phát sinh với nhà 52 cung cấp không? 28 Các chức đặt hàng, nhận hàng, bảo quản kế toán kho có bố trí cho cá nhân độc lập hay không? 29 Trước xuất kho nguyên vật liệu có kiểm tra số lượng, chất lượng khơng? 30 Doanh nghiệp có hành động thay đổi kịp thời với biến động giá nguyên vật liệu không? 31 Có phân cơng người giám sát việc sử dụng ngun vật liệu q trình thi cơng khơng? D CHI PHÍ NHÂN CƠNG TRỰC TIẾP 32 Doanh nghiệp có thường xuyên tổ chức huấn luyện, đào tạo nâng cao trình độ nhân viên, cơng nhân khơng? 33 Có thiết lập chế khen thưởng hồn thành hạng mục, cơng trình trước thời hạn bàn giao khơng? 34 Có hoạch định theo dõi việc thực bảng dự tốn tiền lương khơng? 35 Q trình làm việc cơng nhân q trình thi cơng có giám sát khơng? 36 Doanh nghiệp có sử dụng thẻ, bảng chấm cơng khơng? 37 Có tách rời chức năng: theo dõi cơng nhân; tính lương ghi chép lương; phát lương khơng? E CHI PHÍ SỬ DỤNG MÁY THI CƠNG 38 Doanh nghiệp có th ngồi loại thiết bị, máy móc thi cơng cơng trình khơng? 39.Có sử dụng thiết bị phân cơng cơng nhân theo giỏi số chạy máy thi công? 40 Doanh nghiệp có thường xuyên kiểm tra chất lượng thiết bị, máy móc thi cơng khơng? 41 Có thường xun bảo trì, bảo dưỡng loại máy móc, thiết bị thi cơng khơng? 42 Định kỳ hàng năm có cải tiến công nghệ cho thiết bị, máy thi công khơng? 53 43 Doanh nghiệp có theo dõi chi phí sử dụng máy thi cơng cho cơng trình khơng? 44 Có theo dõi chi phí nhiên liệu sử dụng cho máy thi công không? F CHI PHÍ CHUNG 45 Các tiêu chí phân bổ chi phí chung có áp dụng qn suốt năm tài khơng? 46 Cơng cụ dụng cụ mua với số lượng lớn có phê chuẩn người có thẩm quyền khơng? 47 Khi nhập kho, cơng cụ dụng cụ có kiểm tra số lượng chất lượng khơng? 48 Có so sánh giá cơng cụ dụng cụ nhà cung cấp hay không? 49 Khi xuất kho cơng cụ có kiểm tra số lượng chất lượng không? 50 Hàng tuần có kiểm tra số lượng chất lượng cơng cụ khơng? 51 Chi phí tiếp khách có giá trị lớn có phê duyệt người có thẩm quyền khơng? 52 Có phân cơng nhân viên khác kiểm tra, giám sát trình làm việc đội trưởng? 53 Chủ doanh nghiệp có kiểm tra trình độ đội trưởng trước ký hợp đồng tuyển dụng không? 54 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28.02.2004 Giới thiệu kiểm soát nội Mekong Capital Đọc từ http://www.mekongcapital.com 20.10.2008 Kiểm sốt nội cơng ty Nguyễn Ngọc Bích Đọc từ http://www.xvalue.com.vn Đồn Văn Hoạt 2007 “Hệ thống kiểm soát nội bộ” Vũ Hữu Đức Võ Anh Dũng (đồng chủ biên) Kiểm toán TP HCM: NXB Lao động – Xã hội Nguyễn Thành Long 2007 Phương pháp nghiên cứu Kinh tế – Quản trị kinh doanh Đại học An Giang Nguyễn Thế Lộc 2007 “ Kiểm tốn mơi trường tin học” Vũ Hữu Đức Võ Anh Dũng (đồng chủ biên) Kiểm toán TP HCM: NXB Lao động – Xã hội Tạ Thị Thùy Mai 2008 Thực trạng giải pháp nâng cao tính hiệu hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp vừa nhỏ tỉnh Lâm Đồng Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ kinh tế Khoa Kế toán – Kiểm tốn, Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh Trần Thị Sáu 2008 Hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội chi phí sản xuất cơng ty Sông Thu Đà Nẵng Tuyển tập Báo cáo “ Hội sinh viên nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6: 53 -58 Trình Quốc Việt 2008 Hệ thống thơng tin kế toán Đại Học An Giang 55 ... ? ?Xây dựng hệ thống kiểm sốt nội chu trình chi phí xây lắp doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh? ?? tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội chu trình chi phí xây lắp, từ đánh giá tình hình thực tế hệ. .. THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN NGUYỄN DANH .38 5.1 Quy chế kiểm sốt chi phí xây lắp 38 5.1.1 Quy chế kiểm sốt chung chu trình chi. .. nhân xây dựng Nguyễn Danh chu trình chi phí xây lắp 1.3 Nội dung nghiên cứu - Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp - Tìm hiểu hoạt động kiểm sốt chu trình chi phí xây lắp - Đánh giá hệ thống