Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp tại công ty TNHH đầu tư xây dựng thương mại long toàn phát

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠOTRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP NGÀNH KẾ TOÁN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP NGÀNH KẾ TOÁN

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY

TNHH ÐẦU TƯ XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI

LONG TOÀN PHÁT

GVHD: ÐOÀN THANH THẢO SVTH: NGUYỄN THÚY BÌNH MSSV: 15125060

Tp Hồ Chí Minh, tháng 07/2019

S K L 0 0 5 4 7 0

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HỒ CHÍ MINH

KHOA KINH TẾ -

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

Giảng viên hướng dẫn: Th.S Đoàn Thanh Thảo

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thúy Bình

Lời đầu tiên em xin chân thành cảm ơn Công ty TNHH Đầu tư Xây dựng Thương mại Long Toàn Phát đã tạo điều kiện thuận lợi cho em ở Quý Công ty trong

thời gian qua Bên cạnh đó, em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến các Anh, Chị phòng Kế toán đã tận tình hướng dẫn, giúp em hiểu và làm quen với những công việc thực tế, đồng thời cũng không ngần ngại hỗ trợ em trong việc thu thập các chứng

từ kế toán hữu ích để em có thể hoàn thành khóa luận này

Đặc biệt, em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Cô Đoàn Thanh Thảo – là

người luôn đồng hành cùng em, tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình hoàn thành báo cáo khóa luận tốt nghiệp

Với điều kiện thời gian có hạn cũng như kinh nghiệm còn hạn chế nên bài khóa luận sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của Thầy, Cô giúp em hoàn thành và đạt kết quả tốt hơn

Kính chúc Quý Thầy (Cô) và Quý Công ty dồi dào sức khỏe và gặp nhiều thuận lợi trong công việc Kính chúc Công ty ngày càng lớn mạnh và phát đạt

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thúy Bình

i

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

2 CPNC Chi phí nhân công

4 CPSDMTC Chi phí sử dụng máy thi công

2

DANH MỤC HÌNH Hình 1.1 Cấu trúc nhân sự tại công ty 15

3

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu bộ máy Công ty……… 13

Sơ đồ 1.2 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty……… 15

Sơ đồ 1.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức CTGS tại công ty 17

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát chu trình chi phí xây lắp……… 28

Sơ đồ 2.2 Mối quan hệ giữa các khoản mục chi phí xây lắp với BCTC… 29

Sơ đồ 3.1 Quy trình mua nguyên vật liệu ……….35

Sơ đồ 3.2 Quá trình kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp……….39

4

DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Đầu tư xây dựng thương mại Long Toàn Phát giai đoạn 2016- 2018 12

5

MỤC LỤC

I Tính cấp thiết của đề tài 7

II Mục tiêu nghiên cứu 8

III Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 8

IV Phương pháp nghiên cứu 8

V Kết cấu luận văn 9

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI LONG TOÀN PHÁT 10

1.1 Thông tin sơ lược 10

1.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động 10

1.3 Thuận lợi, khó khăn và những định hướng của công ty 10

1.3.1 Thuận lợi 10

1.3.2 Khó khăn 11

1.3.3 Mục tiêu phát triển của doanh nghiệp 11

1.4 Tổ chức sản xuất kinh doanh 12

1.5 Tổ chức quản lý của đơn vị 13

1.6 Tổ chức công tác kế toán tại đơn vị 15

1.6.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 15

1.6.2 Hình thức kế toán áp dụng 16

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI DOANH NGHIỆP 19

2.1 Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 19

2.1.1 Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ 19

2.1.2 Mục tiêu của HTKSNB 19

2.1.3 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ 21

2.2 Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp 21

2.2.1 Môi trường kiểm soát 22

2.2.2 Đánh giá rủi ro của doanh nghiệp 23

2.2.3 Hoạt động kiểm soát 24

2.2.4 Thông tin và truyền thông 26

2.2.5 Giám sát 26

2.3 Chu trình chi phí xây lắp 27

6

2.3.1 Khái quát chu trình chi phí Error! Bookmark not defined 2.3.2 Hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo của chu trình Error! Bookmark not defined

2.3.3 Khái quát chu trình chi phí xây lắp 27

2.3.4 Phân loại 28

2.3.5 Ý nghĩa của khoản mục chi phí xây lắp 28

2.3.6 Các rủi ro thường gặp trong quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp 29

2.3.7 Thủ tục kiểm soát các khoản mục chi phí xây lắp 31

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI LONG TOÀN PHÁT 34

3.1 Đặc điểm của sản phẩm xây dựng 34

3.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát chu trình chi phí xây lắp tại doanh nghiệp Long Toàn Phát 34

3.2.1 Kiểm soát quá trình mua nguyên vật liệu trực tiếp – thanh toán 34

3.2.2 Kiểm soát quá trình sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu 37

3.2.3 Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 38

3.2.4 Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công 41

3.2.5 Kiểm soát chi phí chung 43

CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI LONG TOÀN PHÁT 45

4.1 Nhận xét về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình chi phí xây lắp tại Công ty TNHH Long Toàn Phát 45

4.1.1 Ưu điểm 45

4.1.2 Nhược điểm 45

4.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình chi phí xây lắp tại công ty 46

4.2.1 Kiểm soát chung trong chu trình chi phí xây lắp 46

4.2.2 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 49

4.2.3 Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 54

4.2.4 Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công 55

4.2.5 Kiểm soát chi phí chung 58

KẾT LUẬN 60

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 62

7

PHẦN MỞ ĐẦU

I Tính cấp thiết của đề tài

Bất cứ một doanh nghiệp hay một tổ chức kinh tế nào cũng hướng đến mục tiêu là lợi nhuận của doanh nghiệp ngày càng tăng, qui mô hoạt động ngày càng được

mở rộng, đem lại nhiều lợi ích cho xã hội…Để thỏa mãn những mục tiêu ấy, ngoài việc doanh nghiệp nghiên cứu các sản phẩm mới, đề ra những kế hoạch hoạt động rõ ràng, nghiên cứu đối tác và đối thủ…doanh nghiệp cũng cần có một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu

Bởi vì những lợi ích do hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh đem đến cho doanh nghiệp như: đảm bảo tính trung thực và hợp lý của các số liệu kế toán trên sổ sách; giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra; giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên nhưng lại gây tổn hại cho doanh nghiệp; giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty;… Vì vậy hệ thống kiểm soát nội bộ có thể giúp ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ

Đối với một doanh nghiệp tư nhân xây dựng Long Toàn Phát thì một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả là vô cùng quan trọng vì năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp không mạnh bằng các doanh nghiệp vừa và lớn hoạt động trong cùng ngành xây lắp Mặt khác, đặc điểm của quá trình xây lắp là quá trình thi công được chia làm nhiều giai đoạn, các công việc chủ yếu được thực hiện ngoài trời nên các điều kiện thiên nhiên có thể ảnh hưởng đến tiến trình thi công Quá trình tập hợp chi phí kéo dài, phát sinh nhiều chi phí ngoài dự toán, chi phí không ổn định và phụ thuộc vào từng giai đoạn thi công Do đó, kiểm soát tốt chi phí là việc rất cần thiết đối với doanh nghiệp, vừa hạ thấp được giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo được chất lượng và từ

đó doanh nghiệp có thể tạo dựng được một hình ảnh chất lượng trên thương trường Bên cạnh đó, thủ tục và chất lượng của hệ thống kiểm soát chi phí còn thể hiện được văn hóa của doanh nghiệp, năng lực quản lý của Giám đốc trong việc chống lãng phí

và thất thoát tài sản

II Mục tiêu nghiên cứu

Về lý luận: mục đích nghiên cứu của khóa luận là làm rõ cơ sở lý luận về hệ

thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình chi phí nói riêng

Về thực tiễn: thông qua tìm hiểu, thu thập, tổng hợp, phân tích thông tin thực

tiễn tại Công ty TNHH Đầu tư xây dựng thương mại Long Toàn Phát, phát hiện những hạn chế trong hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình chi phí xây lắp từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình chi phí xây lắp tại Công ty

III Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: khóa luận tập trung nghiên cứu về hệ thống kiểm soát

nội bộ chu trình chi phí xây lắp tại Công ty TNHH Xây dựng thương mại Long Toàn Phát

Phạm vi nghiên cứu: Công ty TNHH Đầu tư xây dựng thương mại Long Toàn

Phát

IV Phương pháp nghiên cứu

1 Sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu về kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình chi phí xây lắp tại doanh nghiệp xây dựng

2 Phỏng vấn kế toán trưởng, kế toán viên, các nhân viên kinh doanh có liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) chu trình chi phí xây lắp

để tìm hiểu chu trình này tại Công ty TNHH Long Toàn Phát

3 Phân tích, so sánh hệ thống KSNB chu trình chi phí xây lắp thực tế tại Công ty TNHH Long Toàn Phát và cơ sở lý thuyết đã tìm hiểu

9

V Kết cấu khóa luận

Chương 1: Giới thiệu chung về Công ty TNHH Đầu tư Xây dựng Thương mại

10

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH ĐẦU

TƯ XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI LONG TOÀN PHÁT

1.1 Thông tin sơ lược

- Tên công ty: Công ty TNHH Đầu tư xây dựng thương mại Long Toàn Phát

- Tên giao dịch: Long Toan Phat Commercial & Construction Investment Ltd, Co

- Xây dựng các công trình dân dụng

- Sửa chữa công trình dân dụng

- Kinh doanh vật tư, vật liệu xây dựng

- Dịch vụ cho thuê máy móc, thiết bị, dụng cụ phục vụ thi công

- Tư vấn, thiết kế và thi công - công trình các loại

Sản phẩm của Công ty là xây dựng các công trình dân dụng nhà ở Mỗi sản phẩm đều yêu cầu về mặt quản lý và tổ chức phù hợp với từng công trình cụ thể Do sản phẩm có tính riêng lẻ và đặc trưng khác nhau nên chi phí cho việc thi công mỗi một công trình sẽ có sự khác biệt Việc tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành và xác định kết quả thi công xây dựng được tính theo từng công trình, do vậy việc kiểm soát quy trình cho từng hạng mục cho tới giai đoạn bàn giao là điều cần thiết tại Long Toàn Phát

1.3 Thuận lợi, khó khăn và những định hướng của công ty

1.3.1 Thuận lợi

- Công ty có đội ngũ nhân viên trẻ, siêng năng, nhiệt tình, năng động,

có ý chí phấn đấu…Nhân viên kỹ thuật vừa am hiểu về thiết kế công trình, lập dự toán xây dựng công trình vừa có kiến thức cơ bản về các loại máy

- Từ năm 2017, giá cả thị trường nói chung và thị trường vật liệu xây dựng nói riêng liên tục biến động tăng Tuy giá sắt thép hiện nay đã giảm nhưng tốc độ tăng lại nhanh hơn tốc độ giảm

- Quá trình xây dựng phụ thuộc nhiều vào thời tiết, khí hậu nên dễ bị gián đoạn gây ứ đọng vốn

- Sự phối hợp chưa đồng bộ giữa đội trưởng với công nhân, giữa các đội thi công

1.3.3 Mục tiêu phát triển của doanh nghiệp

Trên cơ sở những định hướng phát triển, những mục tiêu cần thực hiện như sau:

- Tuyển dụng và đào tạo nhân viên, công nhân thành những người có tay nghề chuyên môn phù hợp với yêu cầu công việc

- Phấn đấu đạt mức tăng trưởng ổn định 25% hàng năm về lợi nhuận

- Đầu tư cho công tác quản lý kiểm soát toàn doanh nghiệp

Nhìn chung, những kết quả của Công ty đạt được trong những năm vừa qua là khá cao, nhưng không có nghĩa là HTKSNB tại đã Công ty có hiệu quả Với sự cạnh tranh khốc liệt trong nền kinh tế hiện nay, đặc biệt là trong ngành xây dựng (XD), công tác kiểm soát nội bộ (KSNB) phải luôn bám sát mục tiêu phát triển của Công ty, chú trọng việc nhận dạng, phân tích, ngăn ngừa và kiểm

13

soát quy trình nội bộ tại Công ty để hoạt động thi công xây dựng đạt được hiệu quả tốt nhất

1.5 Tổ chức quản lý của đơn vị

Bộ máy quản lý của Công ty TNHH Đầu tư xây dựng thương mại Long Toàn Phát được xây dựng theo mô hình công ty TNHH với Giám đốc điều hành đứng đầu

Bộ máy của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng Các phòng ban liên kết với nhau theo quan hệ dọc và ngang, có các quyền hạn và trách nhiệm xác định,

có chức năng tham mưu cho giám đốc trong quản lý và điều hành công ty Giữa ban lãnh đạo và các phòng ban trong công ty có mối quan hệ chức năng, hỗ trợ lẫn nhau

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu bộ máy Công ty

về tình hình hoạt động xây dựng của Công ty Chịu trách nhiệm chỉ đạo

về công tác theo dõi, kiểm tra kỹ thuật, tiến độ và chất lượng thi công

14

nhằm đảm bảo cho công trình đạt chất lượng cao nhất, thỏa mãn cao nhất các yêu cầu của khách hàng, phù hợp với các yêu cầu chung của hợp đồng cùng các thỏa thuận khác phát sinh trong quá trình thi công, tuân thủ các tiêu chuẩn và quy chuẩn hiện hành Tư vấn và xét duyệt các phương án giải quyết vướng mắc, thay đổi, xử lý kỹ thuật, các phát sinh trong quá trình thi công của ban chỉ huy công trình Tư vấn, xét duyệt biện pháp thi công ở công trường (kế hoạch, tiến độ, biện pháp

kỹ thuật, giá thành xây dựng)

- Cấp độ quản lý:

+ Phòng kỹ thuật thi công: quản lý công tác kỹ thuật, chất lượng, triển khai áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ vào thực tế sản xuất; đôn đốc, theo dõi và tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch + Phòng Dự toán khối lượng:

 Khối dự toán: là một khối chuyên môn thực hiện chức năng quản

lý về kế hoạch, bao gồm: xây dựng kế hoạch, theo dõi triển khai kế hoạch, tổng hợp báo cáo kế hoạch theo định kỳ; tham mưu cho Ban lãnh đạo về cơ chế, quy chế quản lý thi công, kế hoạch, định mức sản phẩm, dự án, đầu tư, hợp đồng thi công, đào tạo cán bộ trong công tác quản lý dự án

 Khối vật tư: thực hiện chức năng quản lý về lĩnh vực vật tư, sản

xuất công nghiệp bao gồm: tham mưu cho lãnh đạo về cơ chế, quy chế quản lý vật tư, nhập xuất vật tư theo quy định; Phối hợp với phòng Kỹ thuật – Thi công để lập luận chứng kinh tế kỹ thuật đầu

tư xây dựng cơ bản, mua sắm thiêt bị, vật tư, vật tư luân chuyển phục vụ cho XD

+ Phòng Kế toán: tham mưu và tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán theo quy định của Nhà nước và yêu cầu XD thi công; khai thác, huy động đáp ứng kịp thời và sử dụng vốn đầu tư có hiệu quả nhất; cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật

+ Phòng Hành chính – Nhân sự: tham mưu và tổ chức thực hiện công tác

tổ chức cán bộ, tổ chức lao động tiền lương, tiền thưởng, các chế độ

15

chính sách, thanh tra pháp chế, an toàn lao động, thi đua khen thưởng,

kỷ luật; tham mưu và tổ chức thực hiện về lĩnh vực quản trị hành chính

và các vấn đề khác liên quan đến người lao động

+ Cấp độ tổ chức thi công: bao gồm đội, khoán, công trường: tổ chức triển khai thực hiện nhiệm vụ thi công - XD được giao, đảm bảo an toàn, đúng tiến độ - chất lượng- hiệu quả và đúng các quy định của Công ty

1.6 Tổ chức công tác kế toán tại đơn vị

1.6.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán

Sơ đồ 1.2 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

Nhân viên văn phòng

Quản lý dự án/thi công

Kỹ sư/Giám sát

Công nhân mùa vụ/thuê ngoài

cá nhân, giúp công tác hạch toán kế toán tại Công ty tương đối tốt

Kế toán trưởng là người phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước ban giám

đốc về công tác kế toán của doanh nghiệp (DN)

Kế toán thanh toán (kế toán phải trả): thực hiện việc lập các chứng từ thu, chi

Đồng thời trực tiếp theo dõi, quản lý, hạch toán kế toán các giao dịch, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính Liên quan đến việc sử dụng dòng tiền để thanh toán các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp

Kế toán vật tư: ghi chép, phán ánh đầy đủ tình hình thu mua, dự trữ nhập xuất

vật tư Mặt khác thông qua tài liệu kế toán vật tư còn biết được chất lượng, chủng loại

có đảm bảo hay không Số lượng thừa hay thiếu để từ đó người quản lý đề ra các biện pháp thiết thực nhằm kiểm soát giá cả, chất lượng vật tư

Kế toán tài sản cố định là trực tiếp tham gia kiểm kê và đánh giá lại tài sản cố

định theo quy định của nhà nước, lập các báo cáo về tài sản cố định của doanh nghiệp;

kế toán doanh nghiệp tiến hành phân tích tình hình trang bị, huy động, bảo quản và

sử dụng tài sản cố định nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế của tài sản cố định

1.6.2 Hình thức kế toán áp dụng

Tại Long Toàn Phát (LTP) áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Hệ thống chứng từ sổ sách và báo cáo kế toán được áp dụng theo thông tư 133 ban hành ngày 26/08/2016 của Bộ tài chính

17

Sơ đồ 1.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức

Chứng từ ghi sổ tại công ty

(Nguồn: Phòng Kế toán)

Công việc hằng ngày

Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng

từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán sau khi làm căn

cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

Công việc cuối tháng

Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái Căn cứ vào

Sổ Cái lập Bảng cân đối tài khoản

18

Sau khi đối chiếu đúng

Số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối tài khoản phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng

ký Chứng từ ghi sổ Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng cân đối tài khoản phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối tài khoản phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết

Tóm tắt chương

Trong chương 1 người viết đã giới thiệu sơ lược về quá trình hình thành, phát triển cũng như những thuận lợi, khó khăn và định hướng tương lai của Công ty TNHH xây dựng Long Toàn Phát Bên cạnh đó cũng giới thiệu về tổ chức bộ máy quản lý nói chung và tổ chức bộ máy kế toán của Công ty nói riêng Những nội dung trình bày ở chương 1 nhằm giúp người đọc có cái nhìn khái quát về Công ty TNHH xây dựng Long Toàn Phát từ đó là cơ sở để người đọc có thể hiểu rõ hơn về thực trạng

hệ thống KSNB chu trình chi phí xây lắp sẽ được trình bày trong chương 3

19

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI DOANH NGHIỆP 2.1 Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

2.1.1 Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ

Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát

để giảm thiểu rủi ro và đạt được các mục tiêu của tổ chức Cùng với sự phát triển của thực tiễn quản lý, khái niệm KSNB đã hình thành và phát triển để trở thành một hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong tổ chức

Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): “Hệ thống KSNB là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo Hệ thống KSNB trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”

Tuy nhiên, hiện nay trên thế giới đang chấp nhận rộng rãi định nghĩa về hệ thống KSNB theo COSO (Committee of Sponsoring Organization) 1992: “KSNB là quá trình được chi phối bởi hội đồng quản trị, nhà quản lý và các nhân viên của đơn

vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau:

(1) Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động

(2) Sự tin cậy của báo cáo tài chính

(3) Sự tuân thủ pháp luật và các quy định”

Trong định nghĩa trên, có bốn khái niệm quan trọng cần chú ý, đó là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu

KSNB là một quá trình: Các hoạt động của đơn vị được thực hiện thông qua

quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát KSNB không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, quyện chặt vào hoạt động của tổ chức và là một nội dung cơ bản trong các hoạt động của tổ chức

20

Con người: KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người, đó là hội đồng

quản trị, BGĐ, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị KSNB là một công cụ được nhà quản lý sử dụng chứ không thay thế được cho nhà quản lý

Đảm bảo hợp lý: KSNB chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà

quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức chứ không thể đảm bảo tuyệt đối Điều này xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống KSNB, đó là do những sai lầm của con người khi đưa ra quyết định,

sự thông đồng của các cá nhân, …

Các mục tiêu: Mỗi đơn vị có các mục tiêu kiểm soát cần đạt được để từ đó xác

định các chiến lược cần thực hiện Có thể chia các mục tiêu kiểm soát đơn vị thành

21

2.1.2 Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ

Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính?

Thiết lập một hệ thống KSNB chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm: giảm bớt nguy

cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ) Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của luật pháp Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp Công ty cổ phần)

Đối với những công ty mà có sự tách biệt giữa người quản lý và cổ đông, một

hệ thống KSNB vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của cổ đông Xét

về điểm này, một hệ thống KSNB vững mạnh là một nhân tố của một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng đối với công ty có nhà đầu

tư bên ngoài Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá cao hơn cho những công ty có rủi ro thấp hơn

2.2 Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

Dù có sự khác nhau đáng kể về tổ chức hệ thống KSNB giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất, hoạt động, mục tiêu, … của từng nơi, thế nhưng bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng phải bao gồm những bộ phận cơ bản Theo quan điểm phổ biến hiện nay (theo COSO), KSNB bao gồm các bộ phận sau:

22

- Môi trường kiểm soát: phản ánh sắc thái chung của đơn vị, nó chi phối ý

thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB

- Đánh giá rủi ro: xác định các rủi ro xuất phát từ các nhân tố bên trong, bên ngoài doanh nghiệp

- Hoạt động kiểm soát: là các chính sách và thủ tục được thiết lập bởi nhà quản lý của đơn vị để đảm bảo thực hiện các mục tiêu đã định

- Thông tin và truyền thông: bao gồm các phương pháp, hệ thống sổ sách

chứng từ, báo cáo kế toán, … và việc thông tin cho người lao động biết về vai trò và

trách nhiệm của họ đối với tổ chức

- Giám sát: là quá trình đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống KSNB

2.2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp có tính chất môi trường tác động đến việc thiết kế các chính sách, thủ tục kiểm soát, tác động đến sự hoạt động cũng như tính hữu hiệu của các chính sách đó trong doanh nghiệp Các nhân tố có tính chất môi trường bao gồm:

Tính chính trực và giá trị đạo đức

Các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng những chuẩn mực đạo đức trong đơn

vị và cư xử đúng đắn nhằm làm gương cho cấp dưới từ đó có thể ngăn cản không cho các thành viên có hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp, bên cạnh đó đơn vị phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có những hành vi thiếu trung thực

Đảm bảo quản lý năng lực

Là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ sẽ được giao, và phải giám sát, huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên

Hội đồng Quản trị và Uỷ ban kiểm toán

23

Uỷ ban kiểm toán là Ủy ban gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng Quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành đơn vị Ủy ban kiểm toán có những đóng góp quan trọng cho việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập BCTC, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ, … Các nhân tố được xem xét để đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng Quản trị và Ủy ban kiểm toán gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm

và uy tín, mối quan hệ của họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập

Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý

Triết lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý, phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị

Cơ cấu tổ chức

Về thực chất đây là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu

Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm

Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị

Chính sách nhân sự

Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện,

bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạc, khen thưởng và kỷ luật

2.2.2 Đánh giá rủi ro của doanh nghiệp

Dù cho quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý khác nhau, nhưng bất kỳ công ty nào cũng có thể bị tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài

Các yếu tố bên trong: sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức

nghề nghiệp; chất lượng cán bộ thấp; sự cố, hỏng hóc của hệ thống máy tính, của trang thiết bị, hạ tầng cơ sở; thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp, …

Các yếu tố bên ngoài: thay đổi công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành;

thay đổi thói quen của người tiêu dùng làm các sản phẩm và dịch vụ hiện hành bị lỗi

- Xác định mục tiêu của đơn vị: mục tiêu tuy không phải là một bộ phận của

KSNB nhưng việc xác định nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro Bởi lẽ một

sự kiện có trở thành rủi ro quan trọng đối với tổ chức hay không sẽ phụ thuộc vào mức độ tác động của nó đến mục tiêu của đơn vị

- Nhận dạng rủi ro: để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng nhiều

phương pháp khác nhau, từ việc sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích các dữ

liệu quá khứ cho đến việc rà soát thường xuyên các hoạt động

- Phân tích và đánh giá rủi ro: một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro

thường bao gồm những bước sau đây: ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện

pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro

2.2.3 Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải Các thủ tục kiểm soát thường được xây dựng trên các nguyên tắc cơ bản sau:

- Nguyên tắc phê duyệt và ủy quyền: theo nguyên tắc này, tất cả các nghiệp

vụ phải được phê duyệt của cấp có thẩm quyền hoặc của người được ủy quyền một cách thích hợp Theo đó các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định, thay mặt người quản lý chịu trách nhiệm về công việc đó Vấn đề phê duyệt này có thể được chia thành 2 loại: phê duyệt cụ thể

và phê duyệt chung

+ Sự phê duyệt cụ thể được áp dụng đối với các nghiệp vụ có tính bất thường, trọng yếu hoặc đối với các dự án, chương trình Chẳng hạn như:

vụ này cho KH mà không cần có sự phê duyệt cụ thể của BGĐ nữa

- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: theo nguyên tắc này, công việc và trách

nhiệm được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức Việc phân công, phân nhiệm có tác dụng tạo ra sự chuyên môn hóa và

giúp cho việc kiểm tra và thúc đẩy lẫn nhau trong công việc

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc này đòi hỏi phải tách biệt về trách nhiệm đối với công việc như:

+ Trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi chép sổ sách + Trách nhiệm bảo quản tài sản và ghi chép sổ sách

+ Trách nhiệm xét duyệt và ghi chép sổ sách

+ Chức năng kế toán và chức năng tài chính

+ Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát

Từ những nguyên tắc trên có thể xây dựng một số các hoạt động kiểm soát sau:

- Phân chia trách nhiệm đầy đủ:

Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc Chẳng hạn, không thành viên nào được kiêm nhiệm các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp

vụ và bảo quản tài sản

26

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ

Để thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ

Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần bảo đảm rằng: phải kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ, đúng đắn

- Kiểm soát vật chất

Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ Khi có bất kỳ chênh lệch nào cũng cần phải điều tra và xem xét nguyên nhân, nhờ đó sẽ phát hiện được những yếu kém về thủ tục bảo

vệ tài sản và sổ sách có liên quan

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện

Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ

Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ phải độc lập với đối tượng được kiểm tra để đảm bảo tính hữu hiệu của hoạt động kiểm soát

- Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện

Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách

so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, kỳ trước và các dữ liệu khác liên quan, ; đồng thời còn xem xét trong mối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện

2.2.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội

bộ và bên ngoài Thông tin và truyền thông cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau

2.2.5 Giám sát

Giám sát là quá trình người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định KSNB có vận hành đúng như

27

thiết kế hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của đơn vị hay không

2.3 Chu trình chi phí xây lắp

2.3.1 Khái quát chu trình chi phí xây lắp

Chi phí sản xuất xây lắp là toàn bộ chi phí về lao động sống và lao động vật hóa phát sinh trong quá trình sản xuất xây lắp bao gồm chi phí sản xuất xây lắp và chi phí sản xuất khác

Chu trình chi phí xây lắp giao tiếp với đối tượng bên ngoài là các bộ phận chức năng hoặc các hệ thống liên quan sau:

- Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho, chu trình doanh thu và các bộ phận khác trong doanh nghiệp xác định các yêu cầu bổ sung hàng và nhận các hàng yêu cầu khi mua về Vì vậy các nơi này giao tiếp với chu trình chi phí xây lắp thông qua các thông tin yêu cầu về hàng hóa, nguyên vật liệu và thông tin về việc nhận hàng mua về

- Người cung cấp nhận các yêu cầu mua hàng từ doanh nghiệp, cung cấp hàng theo đặt hàng và nhận tiền thanh toán Do vậy, người cung cấp và chu trình chi phí xây lắp giao tiếp với nhau qua thông tin đặt hàng và thanh toán tiền

- Hệ thống sổ cái và lập báo cáo nhận các thông tin về hoạt động mua hàng

và thanh toán từ chu trình chi phí xây lắp, ghi chép xử lí chúng

Các hoạt động này được miêu tả khái quát như sơ đồ sau đây:

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: bao gồm giá mua theo đơn giá xây dựng

cơ bản của vật liệu chính, vật liệu phụ, vật liệu luân chuyển, vật kết cấu dùng trực tiếp trong thi công xây lắp ở từng công trình, hạng mục công trình

- Chi phí nhân công trực tiếp: lương cơ bản, các khoản phụ cấp có tính chất

lương và các chi phí theo chế độ tính cho một ngày công định mức liên quan trực tiếp đến thi công xây lắp ở từng công trình, hạng mục công trình

- Chi phí sử dụng máy thi công: chi phí tính cho việc điều khiển sửa chữa,

vận hành, khấu hao của máy móc thiết bị thi công ở từng công trình, hạng mục công trình

- Chi phí chung: bao gồm toàn bộ chi phí trực tiếp khác, chi phí phục vụ,

quản lý quá trình thi công được tính theo một tỷ lệ trên chi phí nhân công trực tiếp

2.3.3 Ý nghĩa của khoản mục chi phí xây lắp

- Cung cấp thông tin về thực trạng, quy mô sản xuất của doanh nghiệp

- Ảnh hưởng trực tiếp đến các khoản mục trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

29

- Cùng với những thông tin khác như: doanh thu, đối thủ cạnh tranh… thông tin về chi phí xây lắp có ảnh hưởng đến việc ra quyết định các chiến lược kinh doanh mới, hay dự toán xây dựng công trình mới của chủ doanh nghiệp

- Cơ quan thuế dựa vào chi phí sản xuất, doanh thu để xác định mức thuế thu nhập mà doanh nghiệp phải nộp, tránh tình trạng trốn thuế, gian lận…

Sơ đồ 2.2 Mối quan hệ giữa các khoản mục chi phí xây lắp với BCTC

(Nguồn: Phòng Kế toán)

2.3.4 Các rủi ro thường gặp trong quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp

a) Rủi ro chung trong quá trình sản xuất

- Lập dự toán sản xuất không chính xác do người lập dự toán nhập sai khối lượng công việc cần hoàn thành, nhập sai khối lượng, chủng loại nguyên vật liệu cần sử dụng…

- Xây dựng không kịp tiến độ thi công do phát sinh thêm hạng mục công trình phải làm, hoặc do hạng mục công trình không đúng theo yêu cầu phải phá

bỏ làm lại, cũng có thể do tác động của thời tiết như mưa, bão…

- Sản phẩm không đúng theo yêu cầu về kỹ thuật như hạng mục công trình đổ bêtông lót móng có chiều rộng dưới 250 cm yêu cầu phải sử dụng khoảng 2 m3 cát nhưng chỉ sử dụng 1m3 cát Về tiêu chuẩn mỹ thuật như sai màu sơn tường, sai vị trí đặt cửa đi, cửa sổ…

30

b) Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

- Quá trình mua hàng – nhập kho nguyên vật liệu:

+ Mua hàng không đúng nhu cầu

+ Mua giá cao

+ Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo như sai sót trong việc ghi nhận khối lượng, số lượng nguyên vật liệu nhập kho, có

sự chênh lệnh số liệu ghi trong nhật ký mua hàng và sổ cái tài khoản 152…

- Quá trình xuất kho sử dụng, bảo quản nguyên vật liệu

+ Xuất vật tư không đúng nhu cầu của người yêu cầu xuất vật tư hoặc người yêu cầu xuất vật tư đề nghị xuất vật tư không phù hợp với công việc cần làm

+ Vật tư bị thất thoát do bị mất cắp, do ảnh hưởng của môi trường + Xuất vật tư nhưng chưa được xét duyệt: công nhân tự ý lấy nguyên vật liệu sử dụng mà chưa có sự đồng ý của người có thẩm quyền hoặc đã được phê duyệt yêu cầu xuất vật tư nhưng không lấy vật tư theo đề nghị ban đầu mà lấy loại nguyên vật liệu khác c) Đối với chi phí nhân công trực tiếp

- Rủi ro về xác định mức lương: nếu xác định mức lương cao hơn so với thị trường sẽ làm tăng chi phí của doanh nghiệp Nhưng nếu xác định mức lương quá thấp sẽ không khuyến khích được sự hăng hái làm việc của công nhân

- Rủi ro về tính lương: ghi chép ít hơn hoặc nhiều hơn ngày công thực

tế của công nhân hoặc tính sai về mức lương giữa các vị trí: đội trưởng, đội phó và công nhân

- Rủi ro về chi trả lương: trả lương cho nhân viên đã nghỉ việc, hoặc trả lương cho nhân viên không có thực do việc cập nhật dữ liệu về nhân sự không đầy