Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp tại doanh nghiệp tư nhân xây dựng nguyễn danh

ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ – QUẢN TRỊ KINH DOANH NGUYỄN ANH THƯ Chuyên ngành: Kế toán doanh nghiệp KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Long Xuyên, 05 – 2009 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ – QUẢN TRỊ KINH DOANH KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Chuyên ngành: Kế toán doanh nghiệp Sinh viên thực hiện: Nguyễn Anh Thư Lớp: DH6KT1 Mã số sinh viên: DKT052232 Người hướng dẫn: Thạc sĩ VÕ NGUYÊN PHƯƠNG Long Xuyên, 05 – 2009 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI KHOA KINH TẾ – QUẢN TRỊ KINH DOANH ĐẠI HỌC AN GIANG Người hướng dẫn: Thạc sĩ VÕ NGUYÊN PHƯƠNG LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Người chấm, nhận xét 1: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Người chấm, nhận xét 2: Khóa luận được bảo vệ tại Hội đồng chấm bảo vệ luận văn Khoa Kinh tế – Quản trị kinh doanh ngày…… tháng…….năm…… LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com TÓM TẮT Đề tài “Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình chi phí xây lắp tại doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh” tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp, từ đó đánh giá tình hình thực tế của hệ thống và đưa một số giải pháp nhằm xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình chi phí cho doanh nghiệp Nghiên cứu được tiến hành qua bước: nghiên cứu sơ bộ và nghiên cứu chính thức Nghiên cứu sơ bộ định tính thực hiện bằng phương pháp thảo luận tay đôi và quan sát các hoạt động của doanh nghiệp để thu thập dữ liệu sơ cấp Nghiên cứu chính thức định tính thu thập các dữ liệu thứ cấp thông qua quan sát và thu thập từ hệ thống chứng từ, sổ sách và bảng câu hỏi liên quan đến các khoản mục chi phí xây lắp: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí chung Các tài liệu sau thu thập được xử lý bằng phương pháp tổng hợp LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com MỤC LỤC TÓM TẮT MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG DANH MỤC SƠ ĐỒ CHƯƠNG TỔNG QUAN 1.1 Cơ sở hình thành đề tài 1.2 Mục tiêu .6 1.3 Nội dung nghiên cứu 1.4 Phạm vi nghiên cứu 1.5 Phương pháp nghiên cứu 1.6 Ý nghĩa CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ THUYẾT .9 2.1 Định nghĩa phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội 2.1.1 Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ 2.1.2 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ .10 2.2 Đặc điểm của sản phẩm xây dựng 11 2.3 Khái niệm, phân loại và ý nghĩa của khoản mục chi phí xây lắp 11 2.3.1 Khái niệm .11 2.3.2 Phân loại .12 2.3.3 Ý nghĩa của khoản mục chi phí xây lắp .12 2.4 Kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp 13 2.4.1 Các rủi ro thường gặp quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp .13 2.4.1.1 Rủi ro chung quá trình sản xuất .13 2.4.1.2 Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 13 2.4.1.3 Đối với chi phí nhân công trực tiếp 14 2.4.1.4 Đối với chi phí sử dụng máy thi công .14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 2.4.1.5 Đối với chi phí chung 14 2.4.2 Thủ tục kiểm soát các khoản mục chi phí xây lắp 14 2.4.3 Các đối tượng tham gia vào quá trình kiểm soát hệ thống nội bộ chu trình chi phí xây lắp 15 2.4.4 Kiểm soát nội bộ môi trường tin học 16 2.4.4.1 Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán tài chính 16 2.4.4.2 Ảnh hưởng của môi trường tin học đến kiểm soát nội bộ doanh nghiệp 16 2.4.4.3 Rủi ro thường gặp môi trường xử lý bằng máy tính (CIS) 16 2.4.4.4 Các hoạt động kiểm soát 16 Tóm tắt 18 CHƯƠNG GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP 19 3.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển 19 3.2 Cơ cấu tổ chức 19 3.3 Chính sách kế toán áp dụng tại đơn vị 20 3.4 Tình hình hoạt động năm 2006, 2007, 2008 .21 Tóm tắt 22 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN XÂY DỰNG NGUYỄN DANH 23 4.1 Quy chế kiểm soát chi phí xây lắp của doanh nghiệp 23 4.1.1 Quy chế kiểm soát chung .24 4.1.2 Các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp .25 4.1.3 Các thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp .26 4.1.4 Các thủ tục kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công 29 4.1.5 Các thủ tục kiểm soát chi phí chung .31 4.2 Kiểm soát nội bộ môi trường tin học 32 4.2.1 Hoạt động kiểm soát chung 32 4.2.2 Hoạt động kiểm soát ứng dụng .33 4.3 Nhận xét về thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình chi phí xây lắp tại doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh 34 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 4.3.1 Ưu điểm 34 4.3.2 Hạn chế 34 4.4 Phương hướng kinh doanh của doanh nghiệp tương lai 35 4.4.1 Định hướng phát triển của doanh nghiệp .35 4.4.2 Mục tiêu phát triển của doanh nghiệp 36 4.5 Những thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp 36 4.5.1 Thuận lợi 36 4.5.2 Khó khăn 36 Tóm tắt 37 CHƯƠNG MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN NGUYỄN DANH 38 5.1 Quy chế kiểm soát chi phí xây lắp 38 5.1.1 Quy chế kiểm soát chung chu trình chi phí xây lắp 38 5.1.2 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 40 5.1.3 Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 42 5.1.4 Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công 43 5.1.5 Kiểm soát chi phí chung .45 5.2 Kiểm soát nội bộ môi trường tin học 46 5.2.1 Hoạt động kiểm soát chung 46 5.2.2 Hoạt động kiểm soát ứng dụng .47 Tóm tắt 47 KẾT LUẬN 48 PHỤ LỤC 50 TÀI LIỆU THAM KHẢO 55 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CPC : chi phí chung CPNCTT : chi phí nhân công trực tiếp CPNVLTT : chi phí nguyên vật liệu trực tiếp CPSDMTC : chi phí sử dụng máy thi công DN : doanh nghiệp HTKS : hệ thống kiểm soát HTKSNB : hệ thống kiểm soát nội bộ NVL : nguyên vật liệu TK : tài khoản DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1: Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ 10 Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2006 đến năm 2008 21 Bảng 4.1: Trích bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ 24 Bảng 4.2: Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp sử dụng máy thi công doanh nghiệp mua hoặc thuê 29 Bảng 4.3: Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp khoán gọn CPSDMTC cho đội thi công 30 Bảng 5.1: Những sai sót, gian lận và các thủ tục kiểm soát chung đề nghị 38 Bảng 5.2: Những gian lận, sai sót và thủ tục kiểm soát CPNVLTT .40 Bảng 5.3: Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 42 Bảng 5.4: Thủ tục kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công 43 Bảng 5.5: Thủ tục kiểm soát chi phí chung 45 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Mối quan hệ giữa các khoản mục chi phí xây lắp với báo cáo tài chính 12 Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 20 Sơ đồ 4.1: Quá trình kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 27 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com giấy xác nhận được nhà cung cấp lưu - Khi toán tiền cho người bán nên lập phiếu chi đã được đánh số thứ tự trước đưa vào sử dụng - Sử dụng túi hồ sơ, hộp, tủ… để lưu trữ các chứng từ giấy xác nhận đã giao hàng của người bán, đơn đặt hàng…, các dụng cụ này được đặt tại văn phòng và công trình để làm cứ đối chiếu với hóa đơn của nhà cung cấp - Chủ doanh nghiệp nên nâng cao sự hiểu biết lĩnh vực kế toán để vừa có thể kiểm tra và thay thế kế toán viên việc ghi nhận, nhập liệu kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh - Doanh nghiệp cần tính toán khối lượng vật tư còn lại khoản thì đặt hàng dựa kinh nghiệm từ những lần đặt hàng trước và khoản cách từ kho của người bán đến công trình Khối lượng vật tư đặt mua phù hợp tránh lãng phí, thất Công nhân phải ngừng làm việc thoát tồn trữ quá mức cần thiết và qui vật tư tại công trình đã sử dụng hết định rõ văn bản vật tư đặt mua chưa được giao - Thỏa thuận và ký hợp đồng với người bán qui định về khoản thời gian tối đa nguyên vật liệu phải được đưa đến công trình nếu không đúng theo thỏa thuận nhà cung cấp phải đền bù chi phí phát sinh thêm không có vật tư B Quá trình sử dụng và bảo quản NVL CPNVLTT thực tế phát sinh không được tập hợp riêng cho từng công trình các hóa đơn của người bán phát hành chỉ tổng hợp toàn bộ khối lượng, giá trị vật tư mua từ bắt đầu mua hàng đến thời điểm toán - Sử dụng túi hồ sơ, bìa sơ-mi… lưu trữ đơn đặt hàng, giấy xác nhận đã giao hàng, hóa đơn của người bán…theo từng công trình riêng Tên công trình được viết, dán ngoài túi hồ sơ, bìa sơ-mi để tránh nhầm lẫn Căn cứ vào những chứng từ này để làm cứ đối chiếu với hóa đơn của người bán và tiến hành phân bổ 41 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com chi phí thực tế phát sinh cho từng công trình - Trước đưa vào sử dụng, đội trưởng nên kiểm tra lại số lượng và chất lượng của vật tư NVL xuất sử dụng không đảm bảo chất lượng bảo quản không tốt - Vật tư nên để tập trung một khu vực nhất định để dễ dàng sử dụng dụng cụ để che chắn không sử dụng những tấm bạt kích thước phù hợp với các loại vật tư - Lựa chọn và phân công những công nhân có đạo đức tốt thay phiên tuần tra quanh khu vực bảo quản NVL 10 Thất thoát NVL quá trình bảo quản bị mất cắp - Sử dụng thêm chó để canh giữ vật tư - Vật tư để tập trung một khu vực nhất định cũng tạo điều kiện dễ dàng cho việc kiểm tra 11 Không phát hiện kịp thời những biến động bất thường của CPNVLTT - Cần qui định rõ bằng văn bản yêu cầu nhân viên, công nhân phải báo cáo cho chủ doanh nghiệp phát hiện chi phí tăng đột ngột hoặc số lượng vượt mức dự đoán quá cao hay số lượng lớn vật tư có chất lượng kém dù đã được che chắn bảo quản thích hợp… 12 Chưa có những biện pháp để phát hiện CPNVLTT thực tế có sát với dự toán không - Hàng tuần nên đối chiếu, so sánh giữa số lượng vật tư mua về và khối lượng hạng mục công trình được hoàn thành 5.1.3 Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Bảng 5.3: Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Những sai sót và gian lận Thủ tục kiểm soát đề nghị Đội trưởng kê khống số lượng nhân công để hưởng phần tiền lương của công nhân ảo - Cần phân công người khác lập bảng chấm công Có thể sử dụng người chịu trách nhiệm nhận nguyên vật liệu đã phân công để đảm trách việc chấm công Việc này vừa có thể kiểm tra người đội Doanh nghiệp vẫn phải toán lương cho công nhân đã nghỉ việc 42 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com trưởng vừa tiết kiệm chi phí không cần tuyển thêm người hoặc phân công người phụ trách riêng Lao động được tuyển vào dựa mối quan hệ cá nhân với đội trưởng mà không qua kiểm tra trình độ tay nghề trước tiếp nhận Trình độ công nhân không đáp ứng yêu cầu của công việc làm kéo dài thời gian hoàn thành công trình, hạng mục công trình - Qui định tuyển dụng công nhân mới các đội trưởng phải báo lại cho chủ doanh nghiệp biết Sau đó hoặc ngày, chủ doanh nghiệp hoặc trực tiếp hoặc ủy quyền cho nhân viên khác đến công trường kiểm tra quá trình làm việc của công nhân mới - Thường xuyên theo dõi về khối lượng thực hiện, chất lượng và kỹ thuật tay nghề của công nhân tránh được sự lãng phí vật tư trình độ tay nghề của công nhân thấp - Xây dựng các đội bao gồm những công nhân có tay nghề kỹ thuật cao, nhiều kinh nghiệm Và thường xuyên tạo điều kiện để họ nâng cao trình độ, kỹ nghề nghiệp - Các đội trưởng phải kiểm soát thời gian làm việc của công nhân, bố trí việc phù hợp với tay nghề của từng công nhân đội 5.1.4 Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công Bảng 5.4: Thủ tục kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công Những sai sót và gian lận Thủ tục kiểm soát đề nghị A Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp sử dụng máy thi công doanh nghiệp mua hoặc thuê Thất thoát nhiên liệu sử dụng chạy máy thi công - Chỉ có đội trưởng hoặc người có thẩm quyền xét duyệt việc xuất kho nhiên liệu - Những công nhân được lựa chọn tuần tra khu vực bảo quản NVL cũng phụ trách việc canh giữ, kiểm tra nhiên liệu chạy máy thi công - Sử dụng các công cụ chứa nhiên liệu 43 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com bình, can… đạt tiêu chuẩn an toàn về chất lượng để tránh bị chảy nhiên liệu ngoài vật chứa ngã đổ, hoặc không đủ tiêu chuẩn - Thường xuyên kiểm tra chất lượng của vật chứa để sớm phát hiện tình trạng hư hỏng vừa tránh thất thoát nhiên liệu vừa giữ gìn môi trường và sự an toàn cho công trình - Các đội trưởng phải ghi nhận lại số giờ máy chạy thực tế tại công trình mà mình phụ trách giám sát vào sổ theo dõi chi tiết số giờ máy chạy để làm cứ phân bổ chi phí nhân công vận hành máy cho từng công trình, hạng mục công trình Không phát hiện kịp thời sự biến động bất thường của CPSDMTC - Căn cứ vào tiêu chuẩn tiêu hao nhiên liệu một đơn vị thời gian hoặc một đơn vị công việc để phân bổ chi phí nhiên liệu - Mỗi cuối ngày, các đội trưởng phải tổng hợp và báo cáo cho chủ doanh nghiệp về khối lượng công việc hoàn thành bằng máy móc, thiết bị thi công, chi phí nhiên liệu B Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp khoán gọn CPSDMTC cho đội thi công Trình độ của đội thi công thấp Máy móc mà đội thi công sử dụng công nghệ lỗi thời làm tăng chi phí nhiên liệu sử dụng, ngày công của đội thi công, ô nhiễm môi trường… Đội thi công không hoàn thành đúng thời gian, chất lượng, khối lượng công việc theo yêu cầu Doanh nghiệp chỉ thỏa thuận miệng về giá cả thuê máy, chi phí nhân công vận - Chủ doanh nghiệp và nhân viên kỹ thuật phải tiến hành kiểm tra tất cả từ trình độ của đội thi công đến chất lượng, công nghệ của máy móc, thiết bị mà đội sử dụng trước quyết định thuê - Phải ký hợp đồng với các quy định rõ ràng về thời gian hoàn thành công việc, tổng trị giá trả cho đội, bồi thường thiệt hại do đội thi công không hoàn thành đúng thời gian, chất lượng, khối lượng công việc theo yêu cầu 44 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com hành máy…nên không có cứ chính xác để đối chiếu, kiểm tra CPSDMTC thực tế - Chủ doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền thay thế chủ doanh nghiệp cũng cần phải thường xuyên kiểm tra chất lượng từng công đoạn, hạng mục công trình thi công và sau hoàn thành 5.1.5 Kiểm soát chi phí chung Bảng 5.5: Thủ tục kiểm soát chi phí chung Những sai sót và gian lận Thủ tục kiểm soát đề nghị - Với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, không nhiều nhân viên Doanh nghiệp có thể phân công nhân viên kỹ thuật phụ trách thêm công việc kiểm tra giám sát các đội thi công Công tác tổ chức quản lý công trường, công tác bố trí nhân sự không hợp lý có thể dẫn đến chồng chéo về các quy định làm lãng phí nhân lực, vật lực - Tại doanh nghiệp có sử dụng mạng internet nên có thể đăng ký cho nhân viên kỹ thuật hoặc nhân viên kế toán học trực tuyến các khóa ngắn hạn nâng cao hiểu biết về cách giám sát, kiểm tra, quản lý công nhân(nếu có) Hoặc tạo điều kiện cho nhân viên tìm hiểu miễn phí thông qua internet - Thường xuyên kiểm tra chất lượng các thiết bị điện trước và sử dụng có đúng theo tiêu chuẩn nhằm đảm an toàn cho quá trình thi công và công trình gián tiếp kiểm soát chi phí chung phát sinh không cần thiết - Hàng tuần cùng với việc tổng hợp, phân tích các khoản mục CPNVLTT, CPNCTT, CPSDMTC; chủ doanh nghiệp Không phát hiện được các nhân tố ảnh và kế toán viên phải tổng hợp và so sánh hưởng làm tăng chi phí chung để đưa chi phí chung thực tế và chi phí chung dự biện pháp kiểm soát phù hợp và kịp thời toán của từng công trình Tìm hiểu nguyên nhân gây sự chênh lệch giữa thực tế và dự toán nếu có 45 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5.2 Kiểm soát nội bộ môi trường tin học 5.2.1 Hoạt động kiểm soát chung Bên cạnh những thủ tục mà doanh nghiệp đã áp dụng, để hoạt động kiểm soát có hiệu quả doanh nghiệp có thể cân nhắc việc sử dụng thêm một số thủ tục kiểm soát chung khác Đầu tiên doanh nghiệp phải bảo đảm nguyên tắc bất kiêm nhiệm được thực thi phân chia các chức của hệ thống Chủ doanh nghiệp cần tìm tòi học hỏi để nâng cao kiến thức lĩnh vực kế toán, công nghệ thông tin để thực hiện kiểm soát quá trình sử dụng, lưu trữ tài liệu của nhân viên Đặc biệt, để bảo vệ các thiết bị, những tập tin và các chương trình nhằm tránh mất mát, thiệt hại và bị truy cập trái phép đòi hỏi mỗi nhân viên hay người sử dụng muốn truy cập vào các chương trình, hay xem những tập tin dữ liệu từ các máy tính riêng hay những thiết bị trực tuyến phải ghi tên đăng ký và nhập mật khẩu Danh sách tên đăng ký của người được phép sử dụng cần phải cập nhật thường xuyên để phản ánh kịp thời mọi sự thay đổi nhân sự của doanh nghiệp Đồng thời, cần phải phân quyền “xem, thêm, sửa, xóa” cho từng nhân viên theo chức quản lý bằng cách sử dụng tên đăng ký và mật khẩu Ví dụ như: nhân viên kế toán chỉ được cấp tên đăng ký, mật khẩu và sử dụng cho các chức xem, thêm mà không được phép sửa, xóa Mật khẩu cần phải đảm bảo các yêu cầu: sử dụng nhiều ký tự, không sử dụng các thông tin thân quen, không ghi mật khẩu giấy, tập tin , và thay đổi mật khẩu định kỳ Doanh nghiệp cần cài đặt các chương trình để theo dõi mọi trường hợp truy cập không đúng tên người sử dụng, nhập sai mật khẩu và đưa cảnh báo nhập sai tên người sử dụng, sai mật khẩu lặp lặp lại nhiều lần Ngoài cũng cần sử dụng chương trình ghi nhận lại từng công việc đã thực hiện, thời gian thực hiện, thời gian nhàn rỗi, thời gian ngưng trệ hệ thống và các tập tin mà nhân viên vận hành đã sử dụng Cần phải huấn luyện cho các nhân viên cách sử dụng, bảo quản thiết bị, phòng chống virus Hàng năm lựa chọn trung tâm chuyên về sửa chữa, bảo trì máy vi tính, phục hồi hệ thống và ký hợp đồng với thỏa thuận bảo trì máy định kỳ; đến xem xét sửa chữa, phục hồi hệ thống thông tin được thông báo sự cố xảy vòng ngày…Không nên hợp tác với nhà cung cấp dịch vụ với thời gian dài Vì sự quen thuộc giữa chủ doanh nghiệp và nhân viên của trung tâm sẽ gây sự chủ quan việc kiểm soát, hoặc sự quen thuộc giữa nhân viên của doanh nghiệp và nhân viên của trung tâm dễ dẫn đến sự thông đồng để lấy cắp dữ liệu hệ thống Đối với việc kiểm soát lưu trữ dữ liệu doanh nghiệp cần lưu ý các thủ tục thay thế các thiết bị đã hết hạn sử dụng, giám sát việc sửa chữa thiết bị và cất thiết bị cách xa nơi sử dụng Để tạo các dấu vết kiểm toán cần hạn chế việc chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp hệ thống máy tính Nếu trường hợp buộc phải chỉnh sửa trực tiếp thì phải có sự giám sát của chủ doanh nghiệp hoặc người có thẩm quyền 46 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Tất cả các thủ tục cần được thiết lập thành tài liệu quản trị và truyền đạt cho nhân viên 5.2.2 Hoạt động kiểm soát ứng dụng Các hoạt động này nhằm đảm bảo cho dữ liệu của từng quá trình được nhập và xử lý chính xác và đầy đủ hệ thống máy tính Hoạt động kiểm soát dữ liệu đầu vào nhằm đảm bảo tính chính xác của các dữ liệu được nhập vào hệ thống được thực hiện nhờ sự kết hợp của các phần mềm và của chủ doanh nghiệp, nhân viên Hoạt động này bao gồm kiểm soát nguồn dữ liệu và kiểm soát nhập liệu Phần mềm kế toán từ chối thiết lập các phiếu chi tiền mặt cho nhà cung cấp chưa được khai báo… nhằm đảm bảo về tính hiện hữu của nghiệp vụ Trước dữ liệu được nhập liệu, chủ doanh nghiệp hoặc người có thẩm quyền tiến hành kiểm tra sơ lược tính thích hợp và tính hợp lý của dữ liệu Sau các dữ liệu đầu vào đảm bảo tính hiện hữu, tính thích hợp và tính hợp lý, việc kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu được thực hiện nhằm đảm bảo tính tin cậy và chính xác của các hoạt động xử lý Các hoạt động kiểm soát có thể thực hiện bước này là sử dụng chứng từ luân chuyển, loại bỏ bớt các dữ liệu không còn sử dụng; hệ thống tự động thông báo có các dấu hiệu bất thường quá trình xử lý; hàng tháng đối chiếu giữa sổ sách thực tế với máy, giữa tổng hợp và chi tiết, giữa tháng này và tháng trước… Tóm tắt Dựa vào những nghiên cứu về thực trạng vủa hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình chi phí xây lắp tại doanh nghiệp, người nghiên cứu đề nghị thêm một số biện pháp kiểm soát nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí xây lắp của doanh nghiệp Từ việc đánh giá rủi ro cho thấy khả xảy các sai sót, gian lận đối với khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp là cao các khoản mục khác Nên đề tài nghiên cứu tập trung đưa những thủ tục kiểm soát cho hai khoản mục chi phí này 47 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com KẾT LUẬN Hiện nay, các doanh nghiệp phải đối mặt với sự cạnh tranh ngày càng tăng thị trường xu thế toàn cầu hóa Đặc biệt, năm 2008 khủng hoảng kinh tế đã lan tỏa đến Việt Nam; đưa nền kinh tế phát triển của đất nước vào cuộc đối đầu với rất nhiều thử thách khắc nghiệt lạm phát, thất nghiệp… Với điều kiện vậy, đòi hỏi các doanh nghiệp nhỏ và vừa càng cần phải chủ động, tích cực hoàn thiện mình để tồn tại và phát triển Các doanh nghiệp vừa và nhỏ nói chung thường gặp khó khăn vấn đề huy động vốn Với số vốn ít ỏi họ chưa thể mở rộng quy mô sản xuất ngắn hạn để tăng doanh thu Vì thế, để có được lợi nhuận, doanh nghiệp cần hệ thống quản trị chi phí có hiệu quả Đặc biệt, đối với doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực xây dựng bản doanh nghiệp Nguyễn Danh càng gặp nhiều khó khăn công tác quản lý chi phí quá trình sản xuất phụ thuộc nhiều vào thời tiết, giá cả thị trường…thì càng cần xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình chi phí xây lắp Trên sở lý luận và thực tế nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình chi phí xây lắp, khó khăn, thuận lợi và phương hướng phát triển của doanh nghiệp tư nhân Nguyễn Danh; đề tài phân tích những rủi ro mà doanh nghiệp có thể vướng phải Đồng thời trình bày về những quy chế kiểm soát hiện tại được áp dụng tại doanh nghiệp Cuối cùng người nghiên cứu đề nghị thêm một số thủ tục kiểm soát nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí, chống thất thoát, lãng phí và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh Bên cạnh những việc đã thực hiện được thì đề tài cũng còn một số hạn chế sau: - Việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ dựa việc dự đoán các rủi ro, sai sót và gian lận có thể xảy Nhưng người nghiên cứu đề tài không thể nào dự đoán hết được các rủi ro mà doanh nghiệp gặp phải nên hệ thống kiểm soát nội bộ có những hạn chế tiềm tàng khơng có biện pháp kiểm sốt cho tình bất thường Như đã trình bày ở hệ thống kiểm soát chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không đảm bảo tuyệt đối là ngăn ngừa tất cả các rủi ro - Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi người Vì thế hiệu quả của hệ thống kiểm soát sẽ bị ảnh hưởng bởi phong cách điều hành của chủ doanh nghiệp, tính chính trực và giá trị đạo đức của người quản lý và nhân viên doanh nghiệp - Các thủ tục kiểm soát xây dựng dựa mối quan hệ lợi ích chi phí, có rủi ro khơng thiết kế thủ tục kiểm sốt chi phí vượt q lợi ích mà mang lại Với qui mơ hiện tại của doanh nghiệp, thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệ thống kiểm soát chi phí xây lắp nói riêng, chủ doanh nghiệp và người nghiên cứu cũng cần cân nhắc giữa lợi ích chi phí mà hệ thớng kiểm soát nợi bợ mang lại Chủ doanh nghiệp không thể thiết lập hoặc chấp nhận 48 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com một thủ tục kiểm soát mà đưa vào thực hiện, lợi ích đem lại cho doanh nghiệp lại nhỏ chi phí bỏ để thực hiện thủ tục đó - Quá trình phát triển doanh nghiệp thay đổi môi trường kinh doanh làm cho thủ tục kiểm sốt bị lỗi thời khơng cịn phù hợp Do đó, để có hệ thống kiểm sốt nội hoạt động hữu hiệu hiệu người quản lý doanh nghiệp cần thường xuyên giám sát đánh giá thủ tục kiểm sốt để có biện pháp khắc phục hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội cho doanh nghiệp Vì vậy, việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí xây dựng là sự cần thiết đối với mọi doanh nghiệp, phải phù hợp với quy mô của doanh nghiệp và phải là một hệ thống kiểm soát nội bộ có hiệu quả Nếu phương hướng của doanh nghiệp là mở rộng quy mô kinh doanh thì doanh nghiệp nên sớm tuyển thêm nhân viên đảm bảo về trình độ chuyên môn cũng đạo đức cá nhân Điều mấu chốt là chủ doanh nghiệp phải có quan điểm đúng đắn và coi trọng đúng mức công tác kiểm soát Đó là cứ quan trọng để thiết lập, vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu, góp phần quan trọng để trì công tác quản trị doanh nghiệp hiệu quả 49 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com PHỤ LỤC Phụ lục 01 Dàn bài phỏng vấn (thảo luận tay đôi): Xin chào Chú, Tôi là Nguyễn Anh Thư, sinh viên khoa Kinh tế – Quản trị kinh doanh, Đại học An Giang Trong thời gian thực tập tại doanh nghiệp, chọn nghiên cứu đề tài “Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình chi phí xây lắp tại doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh”, đó những thông tin thu thập từ buổi thảo luận hôm rất quan trọng nghiên cứu của Chân thành cám ơn sự giúp đỡ của chú Công việc cụ thể của chủ doanh nghiệp; nhân viên kế toán; thủ quỹ; kỹ thuật viên; đội trưởng đội xây lắp là gì? Doanh nghiệp có những giao dịch gì với ngân hàng? Hiện tại, doanh nghiệp giao dịch với nhà cung cấp vật tư xây dựng? Đó là những nhà cung cấp nào? Doanh nghiệp có sử dụng hệ thống kho, bãi để quản lý vật tư, trang thiết bị không? Nếu không, thì tại sao? Nếu có, hệ thống quản lý được tổ chức thế nào? Doanh nghiệp tính lương, trả lương cho công nhân, nhân viên theo hình thức nào? Doanh nghiệp sử dụng những loại máy móc, thiết bị thi công nào? Loại máy móc nào được doanh nghiệp mua? Loại nào được thuê? Doanh nghiệp có sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ thế nào? Doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng quy mô kinh doanh không? 50 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Phụ lục 02: Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp Xin chào Ơng/Bà, tên tơi Nguyễn Anh Thư sinh viên lớp DH6KT1, khoa Kinh tế Quản trị kinh doanh, trường Đại học An Giang Rất mong Ơng/Bà dành phút để trả lời câu hỏi nhỏ Mục đích câu hỏi thu thập liệu để phục vụ cho việc tìm hiểu đánh giá hệ thống kiểm sốt nội Q doanh nghiệp Do vậy, hồi đáp nhiệt tình trung thực Ơng/Bà đóng góp quan trọng cho đề tài nghiên cứu Chân thành cám ơn Ông/Bà! BẢNG CÂU HỎI VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÂU HỎI TRẢ LỜI CĨ KHƠNG A KIỂM SOÁT CHUNG: Doanh nghiệp có sử dụng hệ thống chi phí tiêu chuẩn? Mọi biến động trọng yếu chi phí dự tốn với chi phí thực tế có doanh nghiệp phát kịp thời không? Định kỳ hàng tuần có so sánh chi phí dự tốn chi phí thực tế phát sinh khơng? Các khoản mục chi phí phát sinh có tập hợp rõ ràng cho cơng trình khơng? Có thường phát sinh chi phí ngoài dự toán khơng? B HỆ THỚNG THƠNG TIN: Doanh nghiệp có sử dụng hệ thống máy tính, phần mềm để lập dự tốn, lập báo cáo tài khơng? Có sách thủ tục văn bảo mật hệ thống thông tin máy tính khơng? Hệ thống có buộc khai báo tên người sử dụng, mật trước đăng nhập khơng? Có phân loại đối tượng sử dụng hệ thống khơng? 10 Có kiểm sốt mật nhằm đảm bảo chúng bảo mật thay đổi hay khơng? 11 Hệ thống có ghi nhận tự động trình sử dụng nhân 51 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com viên không? 12 Doanh nghiệp có quy định rõ ràng sách nhân có liên quan đến sử dụng thiết bị máy tính phần mềm khơng? 13 Có hạn chế đối tượng bên tiếp cận trực tiếp với hệ thống xử lý khơng? 14 Có phân quyền Xem, Thêm, Sửa, Xóa nhân viên theo chức quản lý thực riêng khơng? 15 Hệ thống có báo lỗi không khi: a) Nhập liệu trùng lắp? b) Kiểu liệu không theo qui định phần mềm? c) Trình tự nhập liệu thời gian bị đảo lộn? 16 Chủ doanh nghiệp có thường xuyên kiểm tra trình nhập liệu đầu vào nhân viên khơng? 17 Có thường xun bảo trì hệ thống máy tính khơng? 18 Có thường xun cập nhật nâng cấp phần mềm khơng? 19 Doanh nghiệp có hệ thống ngăn chặn virus kịp thời không? C CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP 20 Doanh nghiệp có sử dụng đơn đặt hàng cần mua nguyên vật liệu không? 21 Đơn đặt hàng có đánh số thứ tự trước sử dụng không? 22 Nghiệp vụ mua nguyên vật liệu có giá trị lớn có phê duyệt chủ doanh nghiệp không? 23 Doanh nghiệp có theo dõi sự tăng giá của vật tư xây dựng hàng t̀n khơng? 24 Việc lựa chọn nhà cung cấp có phê duyệt người có thẩm quyền khơng? 25 Nguyên vật liệu mua có kiểm tra chất lượng số lượng nhận khơng? 26 Hóa đơn mua hàng có kiểm tra tính tốn xác đối chiếu với đơn đặt hàng phiếu nhập kho khơng? 27 Mỗi cuối tuần có đối chiếu giá trị hóa đơn phát sinh với nhà 52 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com cung cấp không? 28 Các chức đặt hàng, nhận hàng, bảo quản kế tốn kho có bố trí cho cá nhân độc lập hay không? 29 Trước xuất kho nguyên vật liệu có kiểm tra số lượng, chất lượng khơng? 30 Doanh nghiệp có hành động thay đổi kịp thời với biến động giá nguyên vật liệu khơng? 31 Có phân cơng người giám sát việc sử dụng ngun vật liệu q trình thi cơng khơng? D CHI PHÍ NHÂN CƠNG TRỰC TIẾP 32 Doanh nghiệp có thường xuyên tổ chức huấn luyện, đào tạo nâng cao trình độ nhân viên, cơng nhân khơng? 33 Có thiết lập chế khen thưởng hoàn thành hạng mục, công trình trước thời hạn bàn giao không? 34 Có hoạch định theo dõi việc thực bảng dự tốn tiền lương khơng? 35 Q trình làm việc cơng nhân q trình thi cơng có giám sát khơng? 36 Doanh nghiệp có sử dụng thẻ, bảng chấm cơng khơng? 37 Có tách rời chức năng: theo dõi cơng nhân; tính lương ghi chép lương; phát lương không? E CHI PHÍ SỬ DỤNG MÁY THI CƠNG 38 Doanh nghiệp có th ngồi loại thiết bị, máy móc thi cơng cơng trình khơng? 39.Có sử dụng thiết bị phân công công nhân theo giỏi số chạy máy thi cơng? 40 Doanh nghiệp có thường xun kiểm tra chất lượng thiết bị, máy móc thi cơng khơng? 41 Có thường xun bảo trì, bảo dưỡng loại máy móc, thiết bị thi cơng khơng? 42 Định kỳ hàng năm có cải tiến cơng nghệ cho thiết bị, máy thi công không? 53 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 43 Doanh nghiệp có theo dõi chi phí sử dụng máy thi cơng cho cơng trình khơng? 44 Có theo dõi chi phí nhiên liệu sử dụng cho máy thi công không? F CHI PHÍ CHUNG 45 Các tiêu chí phân bổ chi phí chung có áp dụng qn suốt năm tài khơng? 46 Cơng cụ dụng cụ mua với số lượng lớn có sự phê chuẩn của người có thẩm quyền không? 47 Khi nhập kho, công cụ dụng cụ có được kiểm tra về số lượng và chất lượng không? 48 Có so sánh giá của công cụ dụng cụ giữa các nhà cung cấp hay không? 49 Khi xuất kho công cụ có được kiểm tra về số lượng và chất lượng không? 50 Hàng tuần có kiểm tra số lượng và chất lượng của công cụ không? 51 Chi phí tiếp khách có giá trị lớn có được phê duyệt bởi người có thẩm quyền không? 52 Có phân công nhân viên khác kiểm tra, giám sát quá trình làm việc của các đội trưởng? 53 Chủ doanh nghiệp có kiểm tra trình độ của các đội trưởng trước ký hợp đồng tuyển dụng không? 54 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com TÀI LIỆU THAM KHẢO 28.02.2004 Giới thiệu về kiểm soát nội bộ Mekong Capital Đọc từ http://www.mekongcapital.com 20.10.2008 Kiểm soát nội bộ công ty Nguyễn Ngọc Bích Đọc từ http://www.xvalue.com.vn Đoàn Văn Hoạt 2007 “Hệ thống kiểm soát nội bộ” Vũ Hữu Đức và Võ Anh Dũng (đồng chủ biên) Kiểm toán TP HCM: NXB Lao động – Xã hội Nguyễn Thành Long 2007 Phương pháp nghiên cứu Kinh tế – Quản trị kinh doanh Đại học An Giang Nguyễn Thế Lộc 2007 “ Kiểm toán môi trường tin học” Vũ Hữu Đức và Võ Anh Dũng (đồng chủ biên) Kiểm toán TP HCM: NXB Lao động – Xã hội Tạ Thị Thùy Mai 2008 Thực trạng và giải pháp nâng cao tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở tỉnh Lâm Đồng hiện Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ kinh tế Khoa Kế toán – Kiểm toán, Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh Trần Thị Sáu 2008 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại công ty Sông Thu Đà Nẵng Tuyển tập Báo cáo “ Hội sinh viên nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6: 53 -58 Trình Quốc Việt 2008 Hệ thống thông tin kế toán Đại Học An Giang 55 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ... đối với chu trình chi phí xây lắp của doanh nghiệp với tên đề tài ? ?Xây dựng hệ thống kiểm soát nợi bợ chu trình chi phí xây lắp doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh? ?? 1.2... chi phí xây lắp - Đưa số biện pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình chi phí xây lắp 1.4 Phạm vi nghiên cứu - Nghiên cứu hiện trường được thực hiện tại doanh nghiệp tư nhân. .. tổng hợp tư? ? các dữ liệu đã thu thập được 1.6 Ý nghĩa Qua đề tài nghiên cứu, doanh nghiệp nhận thấy tầm quan trọng hệ thống kiểm soát nội tồn doanh nghiệp nói chung, chu trình chi phí nói