ĐVT:
1.000đ
Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008
1. Doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ 1.661.032 1.794.255 2.752.205
2. Các khoản giảm trừ doanh thu
3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 1.661.032 1.794.255 2.752.205
4. Giá vốn hàng bán 1.490.441 1.736.630 2.477.484
5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 170.591 57.563 274.721
6. Doanh thu hoạt động tài chính 1.996 442
7.Chi phí tài chính: - Trong đó lãi vay phải trả
8. Chi phí quản lý kinh doanh 132.918 32.173 234.739
9. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 37.674 27.385 40.424
10. Thu nhập khác 11. Chi phí khác 12. Lợi nhuận khác
13. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 37.674 27.385 40.424
14. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 10.549 7.668 11.319
15. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 27.125 19.717 29.105
Dựa vào bảng báo cáo tóm tắt về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp trên, có thể nhận thấy:
Năm 2006 – 2007:
Tình hình kinh doanh của doanh nghiệp năm 2007 khả quan hơn so với năm 2006 nhờ doanh nghiệp mới ký được một hợp đồng mới ở Tri Tôn. Vì vậy, doanh thu thuần từ hoạt động kinh doanh tăng từ 1,66 tỷ đồng lên 1,79 tỷ đồng. Năm 2007, có thêm khoản doanh thu từ hoạt động tài chính có thể cải thiện lợi nhuận của doanh nghiệp. Trong khi đó, chi phí sản xuất lại tăng khoảng 0,25 tỷ đồng vì giá các loại vật tư xây dựng tăng cao, nhất là giá của sắt thép. Mặc dù chi phí quản lý năm 2007 giảm 0,1 tỷ đồng so với 2006, và doanh thu năm 2007 tăng 0,13 tỷ đồng nhưng với sự gia tăng 6 (Nguồn: Báo cáo tài chính của doanh nghiệp tư nhân Nguyễn Danh qua 3 năm)
nhanh của chi phí sản xuất trực tiếp nên lợi nhuận sau thuế của năm 2007 giảm so với 2006 khoảng 0,7 tỷ đồng.
Năm 2007 – 2008:
Năm 2008 nhận được nhiều hợp đồng xây lắp hơn 2007 nên doanh thu từ hoạt động kinh doanh của 2008 cũng tăng 1,53 lần so với 2007 và giá vốn hàng bán năm 2008 tăng 0,74 tỷ đồng. Chi phí quản lý kinh doanh tăng lên gấp gần 7 lần so với năm 2007, nguyên nhân là do nhận được nhiều công trình nên chi phí quản lý tại các công trình tăng lên. Mặt khác, doanh thu tài chính năm 2008 lại giảm so với năm trước 0,78 lần. Tuy với sự gia tăng của chi phí quản lý kinh doanh và sự sụt giảm của doanh thu tài chính nhưng với mức tăng của doanh thu từ hoạt động kinh doanh vẫn đảm bảo cho sự gia tăng của lợi nhuận sau thuế – năm 2008 lợi nhuận sau thuế là 0,29 tỷ đồng tăng hơn 0,09 tỷ đồng so với năm trước. Và tăng mức đóng góp cho nhà nước từ thuế thu nhập doanh nghiệp từ 0,07 tỷ đồng vào năm 2007 lên 0,11 tỷ đồng vào năm 2008.
Tóm tắt
Chương 3 đã mô tả sơ lược về lịch sử hình thành, quá trình phát triển của doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh. Tuy doanh nghiệp đã có nhiều năm hoạt động nhưng do hạn chế về vốn, khó khăn trong vấn đề tuyển dụng cũng như đào tạo nhân viên nên doanh nghiệp chậm mở rộng về quy mô hoạt động, cơ cấu tổ chức vẫn thuộc loại hình doanh nghiệp nhỏ. Chương này còn trình bày về các chính sách kế toán áp dụng tại đơn vị và phân tích tình hình hoạt động của doanh nghiệp từ năm 2006 đến năm 2008.
CHƯƠNG 4
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN XÂY DỰNG
NGUYỄN DANH
Do các đặc điểm của sản phẩm xây lắp đã trình bày ở chương 2 nên khi hoàn thành quá trình xây dựng, sản phẩm xây lắp được xem là tài sản cố định của bên đặt hàng. Do đó, trước khi tiến hành xây lắp phải thực hiện việc lập dự toán và phải có sự đồng ý của cả 2 bên – doanh nghiệp xây dựng và bên đặt hàng. Vì thế, để hệ thống kế toán chi phí trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu phục vụ cho công tác quản lý, doanh nghiệp phải quan tâm nhiều đến việc thiết lập các thủ tục kiểm soát cần thiết.
4.1. Quy chế kiểm soát chi phí xây lắp của doanh nghiệp4.1.1. Quy chế kiểm soát chung 4.1.1. Quy chế kiểm soát chung
4.1.1.1. Trường hợp doanh nghiệp được thực hiện từ khâu thiết kế bản vẽ, lập dự toán đến xây dựng cơng trình
Trước khi tiến hành đấu thầu hoặc ký kết hợp đồng nhận công trình, công việc đầu tiên là chủ doanh nghiệp và các nhân viên kỹ thuật thiết kế các bản vẽ của công trình, lập dự toán.
Nếu nhân viên kỹ thuật không có trình độ phù hợp dẫn đến việc vẽ cấu trúc công trình sai như không đúng về khoảng cách giữa các cột nhà, giữa sàn nhà và mái nhà… làm ảnh hưởng đến toàn bộ quyết định của doanh nghiệp về dự toán xây dựng công trình.
Tiếp theo, chủ doanh nghiệp trực tiếp thực hiện việc lập dự toán xây dựng với sự hỗ trợ của phần mềm chương trình lập dự toán xây dựng hitosoft. Vì chủ doanh nghiệp đã có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề nên hạn chế được những rủi ro trong quá trình lập dự toán như: nhập sai dữ liệu về khối lượng và đơn giá vật tư, đơn giá nhân công; không
Chương 4 bao gồm những nội dung:
Quy chế kiểm soát chi phí xây lắp của doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học.
Nhận xét về hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp của doanh nghiệp.
Phương hướng phát triển của doanh nghiệp. Những thuận và khó khăn của doanh nghiệp.
có số liệu chính xác về giá vật tư…Nhưng chủ doanh nghiệp vừa là người thiết lập vừa kiểm tra bảng dự toán nên có thể xảy ra sai sót do sự chủ quan.
4.1.1.2. Trường hợp chủ đầu tư chỉ giao cho doanh nghiệp xây dựng cơng trình
Đới với trường hợp nhà đầu tư cung cấp cho doanh nghiệp các bản vẽ thiết kế, thì chủ doanh nghiệp và nhân viên kỹ thuật sẽ kiểm tra lại những dữ liệu được cung cấp để hiểu về kết cấu, dự đoán khối lượng vật tư, giá trị nhân công, các loại máy thi công được sử dụng… Nếu chủ doanh nghiệp, nhân viên kỹ thuật không quan tâm xem xét cẩn thận bản thiết kế có thể xảy ra sai sót như bản thiết kế vẽ thiếu cửa ra vào, tính sai kích thước cột nhà…
Sau khi kiểm tra về bản vẽ thiết kế, doanh nghiệp sẽ tiến hành kiểm tra sự hợp lý của những dự toán do chủ đầu tư tự lập. Việc kiểm tra được thực hiện đối với khối lượng từng hạng mục công trình và công trình, khối lượng, đơn giá vật tư sử dụng, giá trị của chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công và chi phí chung. Trường hợp này, vì chủ doanh nghiệp không phải lập bảng dự toán nên quá trình kiểm tra ít bị rủi ro do sự chủ quan. Nhưng đối với các công trình lớn, nhiều hạng mục công trình thì việc kiểm tra có thể xảy ra sai sót do sự mệt mỏi của chủ doanh nghiệp trong quá trình kiểm tra, vì chỉ có một mình chủ doanh nghiệp thực hiện việc này.
Từ khi dự toán lập xong đến khi khởi công xây dựng và công trình hoàn thành, luôn có sự biến động về giá nguyên vật liệu xây dựng, các loại công cụ dụng cụ, giá thuê máy thi công, giá và số lượng nhân công…Do đó, doanh nghiệp thường chọn việc hợp tác lâu dài với nhà cung cấp, mua hàng với số lượng lớn để được mua với giá thấp, được hưởng chiết khấu, giảm chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàng mua… kết hợp với việc mua hàng của nhiều người bán cùng một lúc để tránh tình trạng ép giá từ nhà cung cấp.
Khi tiến hành quyết toán, doanh nghiệp có thực hiện so sánh tổng chi phí theo dự toán và tổng chi phí thực tế phát sinh nhưng trong khi thi công không phân tích được nguyên nhân dẫn đến sự tăng - giảm từng khoản mục chi phí nên chưa có biện pháp phù hợp để kiểm soát chi phí xây lắp.
Bảng 4.1: Trích bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ
CÂU HỎI TRẢ LỜI
CÓ KHÔNG
A. KIỂM SOÁT CHUNG:
1. Doanh nghiệp có sử dụng hệ thống chi phí tiêu chuẩn? √
2. Mọi sự biến động trọng yếu giữa chi phí dự toán với chi phí thực
3. Định kỳ hàng tuần có so sánh giữa chi phí dự toán và chi phí thực
tế phát sinh không? √
4. Các khoản mục chi phí phát sinh có được tập hợp rõ ràng cho
từng công trình không? √
5. Có thường phát sinh chi phí ngoài dự toán không? √
4.1.2. Các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Do sản phẩm xây lắp chỉ được sản xuất khi có yêu cầu của khách hàng, khối lượng nguyên vật liệu phụ thuộc vào quy mô công trình nên không thể dự đoán được số lượng vật tư xây dựng sử dụng trong khoảng thời gian nhất định. Bên cạnh đó, doanh nghiệp thường lựa chọn nhà cung cấp các loại vật tư xây dựng có uy tín, ở gần nơi xây dựng công trình để tiết kiệm chi phí vận chuyển vật tư. Vì vậy, doanh nghiệp không sử dụng hệ thống kho bãi để nhập – xuất nguyên vật liệu mà vật liệu được đưa đến trực tiếp, bảo quản tại các cơng trình.
Kiểm soát quá trình mua nguyên vật liệu trực tiếp – thanh toán
Chủ doanh nghiệp là người có thẩm quyền quyết định trong việc lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu và đặt mua vật tư với khối lượng và giá trị lớn. Chủ doanh nghiệp cũng thường xuyên so sánh giá cả mặt hàng của nhiều nhà cung cấp khác nhau trước khi quyết định lựa chọn một nhà cung cấp nếu trong khu vực thi công có nhiều đại lý cung cấp khác nhau. Đồng thời, trước khi đặt hàng chủ doanh nghiệp sẽ trực tiếp hoặc yêu cầu đội trưởng phải tìm hiểu đơn giá vật tư của ít nhất 3 nhà cung cấp.
Khi mỗi công đoạn, công trình cần vật tư, thì công nhân của công đoạn, công trình đó chỉ báo cho đội trưởng đội xây lắp mà không lập phiếu yêu cầu mua hàng; các đội trưởng được ủy quyền việc đặt hàng với nhà cung cấp đã được lựa chọn trước. Vì chỉ gọi điện thoại đặt hàng cho người bán khi nguyên vật liệu đã gần hết hoặc khi cần thiết nên có nhiều trường hợp, nguyên vật liệu đã sử dụng hết mà nhà cung cấp vẫn chưa giao hàng. Khi đó, công nhân có thể chuyển sang thực hiện công đoạn khác hoặc công nhân sẽ nghỉ làm để chờ có vật tư. Nếu công nhân nghỉ làm thì tiến độ thi công chậm lại và kéo dài ngày hoàn thành, bàn giao công trình làm cho chi phí thực tế tăng.
Khi vật tư được giao đến, đội trưởng là người kiểm tra loại vật tư có đúng theo yêu cầu không; số lượng, chất lượng của hàng như thế nào và ký vào giấy xác nhận đã nhận vật tư. Giấy này được chia làm 2 phần, doanh nghiệp – đại diện là đội trưởng – giữ một phần, phần còn lại do người bán giữ. Nếu không đúng về loại nguyên vật liệu, số lượng cũng như chất lượng, đội trưởng sẽ báo trực tiếp cho nhà cung cấp và yêu cầu đổi lại hàng. Các đội trưởng chỉ báo lại số lượng, chất lượng vật tư mua về, vật tư còn lại (nếu có thể) vào mỗi cuối tuần. Do đó, có thể dẫn đến việc đội trưởng và người bán thông đồng với nhau để hưởng chiết khấu hoặc kê khống số lượng các loại vật liệu để hưởng lợi hoặc đội trưởng đặt mua nguyên vật liệu sử dụng cho mục đích cá nhân…
Việc thanh toán cho nhà cung cấp do chủ doanh nghiệp trực tiếp thực hiện khi nào thuận tiện chứ không theo khoản thời gian nhất định. Đối với các nhà cung cấp hợp tác lâu năm có thể thanh toán vào cuối mỗi tháng hoặc vài tháng mới thanh toán một lần. Còn đối với những nhà cung cấp mới hợp tác thì có thể thanh toán ngay khi nhận hàng hoặc thanh toán hàng tuần. Điều này gây khó khăn trong việc tập hợp chi phí nguyên vật liệu thực tế phát sinh cho từng công trình, vì có khi mỗi hóa đơn là tập hợp tất cả nguyên vật liệu mua sử dụng cho nhiều công trình khác nhau. Hiện tại, doanh nghiệp vẫn sử dụng phương pháp chi trả bằng tiền mặt trực tiếp cho người bán. Mặt khác, kế toán của đơn vị cũng không có điều kiện để kịp thời ghi nhận số lượng, đơn giá tại thời điểm mua vật tư vào hệ thống sổ sách, việc này có thể dẫn đến những sai sót trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo của kế toán viên. Sự thiếu quan tâm đến việc ghi chép sổ sách có thể gây tổn thất cho doanh nghiệp vì không thể nhớ chính xác về số lượng và giá cả của từng lần mua vật tư; nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hóa đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hành nhiều hóa đơn cho cùng một lần mua hàng…
Kiểm soát quá trình sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu
Trước khi đưa nguyên vật liệu vào sử dụng chưa được kiểm tra lại chất lượng có còn đảm bảo không, điều này ảnh hưởng đến sự an toàn của công nhân và chất lượng của công trình. Vì khi vật tư không đảm bảo chất lượng mà vẫn được sử dụng có thể gây sụp lún, gãy đổ sẽ vừa nguy hiểm đến tính mạng của công nhân vừa làm phát sinh thêm chi phí nguyên vật liệu để làm lại, chi phí sửa chữa…
Trong quá trình xuất vật tư sử dụng, do đặc thù của một số loại nguyên vật liệu như cát, đá, sắt… hoặc với các loại vật tư khác có số lượng quá lớn doanh nghiệp không thường xuyên đo, đong, đếm số lượng sử dụng thực tế. Chủ doanh nghiệp, các đội trưởng chỉ dựa theo dự toán công trình đã lập trước đó hoặc dựa vào kinh nghiệm của mình để biết được hạng mục công trình này cần những loại vật tư nào, khối lượng bao nhiêu. Còn tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh thực tế thì chỉ được tập hợp khi công trình đã hoàn thành dựa vào tổng khối lượng và đơn giá của vật tư đã mua.
Mặt khác, do không có hệ thống nhà kho để bảo quản các loại vật tư xây dựng do đó môi trường sẽ ảnh hưởng trực tiếp và gây thất thoát, hư hỏng các loại vật liệu như cát, đá, sắt, gỗ… Đồng thời, cũng dễ xảy ra tình trạng mất cắp nguyên vật liệu do con người gây ra. Vì thế, có thể phát sinh thêm chi phí mua lại các loại nguyên vật liệu này. Như vậy, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh thực tế có thể lớn hơn so với dự toán, làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp.
4.1.3. Các thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
Đặc điểm chi phí nhân công của doanh nghiệp xây lắp là có số lượng lao động không ổn định mà thay đổi tùy theo khối lượng công việc nhận thầu của doanh nghiệp.
Sơ đờ 4.1: quá trình kiểm soát chi phí nhân cơng trực tiếp
Trong quá trình trên, do các đội trưởng được ủy quyền thực hiện việc tuyển chọn công nhân và lập bảng chấm công (bước 1) nên dễ dẫn đến việc các đội trưởng kê khống số lượng lao động để hưởng phần tiền chênh lệch của công nhân ảo hoặc thanh toán lương cho nhân viên đã nghỉ việc. Hoặc lao động được tuyển vào dựa trên mối quan hệ cá nhân với đội trưởng mà không qua kiểm tra trình độ tay nghề trước khi tiếp nhận…
Hợp đồng làm thuê
Bảng chấm công (Bước 1)
(2)
Bảng thanh toán tiền lương
Bảng phân bổ CPNCTT
(3)
Thanh toán tiền lương, phụ cấp…cho công nhân
(4)
Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết
CPSXKD – TK 622, 154 Sổ cái TK 622 (6) (5) (7)
Phiếu tạm ứng, sổ chi tiết, sổ
cái TK 141
Chủ doanh nghiệp là người quyết định chung về đơn giá tiền lương theo ngày của công nhân trực tiếp xây dựng. Đối với những công trình mà doanh nghiệp thực hiện