LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP
Lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm tiền lương và các khoản trích theo lương
- Tiền lương có một số khái niệm khác nhau nhưng chung quy lại đều hướng đến biểu hiện của mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động.
Tiền lương có thể được hiểu là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động mà người sử dụng lao động cần trả cho người lao động dựa trên các tiêu chí khác nhau về thời gian, khối lượng công việc hay chất lượng công việc mà người lao động đã thực hiện.
Tiền lương là khoản giá trị lao động mà người lao động nhận được sau khi quá trình lao động kết thúc định kỳ, tuân theo thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về giá cả sức lao động, được xây dựng dựa trên nguyên tắc cung cầu, thực tế thị trường và pháp luật Nhà nước.
- Các khoản trích theo lương là phần quan trọng gắn liền với công việc hạch toán tiền lương, là bước không thể thiếu trong quá trình hạch toán thu nhập của người lao động
Các khoản trích theo lương là khoản tiền mà người lao động phải nộp cho các quỹ bảo hiểm và quỹ hỗ trợ khác dựa trên tiền lương mà họ nhận được, mức trích tuân theo nguyên tắc được quy định trong luật lao động và được tính định kỳ hàng tháng.
Các khoản trích theo lương bao gồm:
Bảo hiểm xã hội: là một trong những khoản trích không thể thiếu theo thu nhập của người lao động Đây là quỹ dùng để trợ cấp, đảm bảo thay thế phần thu nhập bị giảm hoặc bị mất cho người lao động tham gia đóng góp vào quỹ trong những trường hợp như ốm đau, thai sản, hưu trí… Là khoản được đóng góp bởi cả người lao động và người sử dụng lao động
Bảo hiểm y tế: là loại hình bạo hiểm bắt buộc dùng để chăm sóc và đảm bảo sức khỏe cộng đồng, người chi trả cho bảo hiểm y tế sẽ được miễn một phần hoặc toàn bộ chi phí thăm khám, chữa bệnh trong trường hợp ốm đau tại cơ sở y tế mà mình lựa chọn.
Bảo hiểm thất nghiệp: là loại hình bảo hiểm được sử dụng để bù đắp một phần thu nhập của người đóng góp khi xảy ra tình trạng mất việc làm, hỗ trợ người lao động học nghề, tìm kiếm việc làm.
Kinh phí công đoàn: là phần tài trợ cho các hoạt động diễn ra ở cấp công đoàn với mục đích đảm bảo, duy trì hoạt động diễn ra trong công đoàn
1.1.2 Ý nghĩa của tiền lương và các khoản trích theo lương
Tiền lương là khoản thu nhập đảm bảo trang trải cuộc sống của người lao động Người lao động sử dụng khoản tiền lương để chi trả cho những chi phí trong cuộc sống hàng ngày: tiền điện, nước, đồ ăn, giải trí và đầu tư nâng cấp chất lượng cuộc sống.
Tiền lương là biểu hiện giá trị lao động của người lao động, vậy nên sự phù hợp trong việc được chi trả tiền lương sẽ thúc đẩy người lao động làm việc tốt, có hiệu quả và cống hiến hết mình cho doanh nghiệp Điều này có thể được biểu hiện ở việc: đi làm và hoàn thành việc đúng giờ, làm thêm ca, không ngại việc khó khăn.
Tiền lương là khoản chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để thu về giá trị lao động mà người lao động mang lại Vậy nên các doanh nghiệp thường cân nhắc việc quản lý nguồn chi phí này một cách hợp lý, hướng đến mục tiêu tiết kiệm ngân sách cho doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo được quyền lợi và lợi ích của người lao động. Doanh nghiệp cần tổ chức sử dụng lao động một cách hợp lý, hạch toán tốt làm cơ sở tính toán thù lao trả cho lao động, nâng cao kỷ luật lao động đồng thời không quên nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động
1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Để việc hạch toán kế toán tiền lương được thực hiện đầy đủ và đúng đắn, nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động cũng như theo dõi chi phí doanh nghiệp, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương có những nhiệm vụ nói chung sau:
Thứ nhất, thực hiện ghi chép và phản ánh số liệu một cách kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng, chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động cũng như kết quả lao động.
Thứ hai, tính toán chính xác, kịp thời, áp dụng đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động.
Các hình thức tiền lương trong doanh nghiệp
Tiền lương là một yếu tố then chốt trong việc quản lý lao động, vì vậy doanh nghiệp cần phải quán triệt nguyên tắc, hình thức trả lương, lựa chọn hợp lý cho từng phòng ban dựa trên việc phân tích số lượng và chất lượng công việc thực hiện Việc trả lương theo đúng năng lực của người lao động có ý nghĩa quan trọng trong việc động viên, khuyến khích người lao động làm việc hăng say, sáng tạo, cống hiến hết mình cho doanh nghiệp
Hiện nay, tiền lương trả cho người lao động trong doanh nghiệp có thể được trả theo hình thức:
1.2.1 Trả lương theo sản phẩm Đây là hình thức mà người sử dụng lao động dùng để trả lương cho người lao động căn cứ vào khối lượng, chất lượng và đơn giá sản phẩm được giao Do vậy, người sử dụng lao động cần xây dựng được định mức giao khoán sản phẩm cho người lao động trong thời gian lao động nhất định, đồng thời xác định được đơn giá tiền lương tính trên một đơn vị sản phẩm.
Bằng hình thức này, tiền lương mà người lao động nhận được sẽ phụ thuộc trực tiếp vào số lượng sản phẩm mà họ làm ra, được người sử dụng chấp nhận và áp dụng theo đơn giá tiền lương đã xây dựng trước. Đây là phương thức trả lương có tác dụng khuyến khích người lao động nâng cao năng suất làm việc, góp phần tăng số lượng sản phẩm, gắn chặt mối quan hệ giữa năng suất lao động và thù lao lao động.
Xây dựng công thức tính lương theo sản phẩm:
L là lương tính theo sản phẩm ĐG là đơn giá tiền lương
Q là mức sản lượng thực tế
Người lao động có thể tự xác định được tiền lương mà bản thân được trả và họ quan tâm hơn đến năng suất lao động và chất lượng sản phẩm, những yếu tố quyết định tới tiền lương của họ.
Vì tốc độ, khối lượng và kỹ thuật trong công việc là những nhân tố chính tạo nên thu nhập của người lao động nên họ sẽ có xu hướng giấu nghề, không muốn chia sẻ với những người khác Tính cạnh tranh trong công việc tăng cao sẽ có thể dẫn đến sự giảm tinh thần tập thể, sẵn sàng tương trợ lẫn nhau.
1.2.2 Trả lương theo thời gian Đây là hình thức mà người sử dụng lao động dùng để trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc Nói cách khác, người lao động sẽ được trả lương dựa trên thời gian làm việc thực tế và cấp bậc lương quy định cho các ngành nghề.Thông thường, cách tính lương này sẽ được áp dụng cho những lao động văn phòng như tài chính kế toán, hành chính… hoặc cho những công việc chưa xây dựng được định mức lao động.
Lương tháng là tiền lương trả cho một tháng làm việc của lao động, được xác định theo mức thỏa thuận trong hợp đồng lao động và được thanh toán 1-2 lần trong tháng tùy thuộc vào quy định và chế độ của doanh nghiệp.
Xây dựng công thức tính lương theo thời gian:
LT = Ltt*(Hcb + Hpc) Trong đó:
LT là lương tháng mà người lao động nhận được
Ltt là mức lương tối thiểu
Hcb là hệ số cấp bậc lương của từng lao động
Hpc là hệ số các khoản phụ cấp
*Về ưu điểm: Ưu điểm dễ nhận thấy của hình thức này là dễ hiểu, dễ tính và dễ thực hiện Việc áp dụng hình thức trả lương này khiến cho người lao động không phải phụ thuộc vào số lượng sản phẩm, do đó họ dành nhiều thời gian hơn cho việc sáng tạo, tích lũy kinh nghiệm, nâng cao chất lượng công việc
Có một số trường hợp tính chính xác và công bằng của hình thức trả lương này có thể không được đảm bảo, bởi vì người lao động cho rằng họ không nhận được mức lương xứng đáng với công sức mà họ bỏ ra.
1.2.3 Trả lương theo doanh thu Đây là một khoản tiền lương mà người sử dụng lao động trả cho người lao động phụ thuộc vào doanh số và mục tiêu mà công ty đề ra ngay từ đầu Hình thức thanh toán sẽ được quyết định dựa theo chính sách và các điều khoản về trả lương của doanh nghiệp
Vì vậy đây là hình thức trả lương thường được áp dụng với những phòng ban kinh doanh, nhân viên bán hàng, nhân viên tư vấn…
Xây dựng công thức tính lương theo doanh thu:
Ldt: Lương tính theo doanh thu mà người lao động nhận được
LC: Là khoản lương cứng hàng tháng được thỏa thuận ngay từ đầu theo chính sách của công ty t: Là % doanh số bán hàng tính theo doanh số mỗi nhân viên đạt được.
Quỹ tiền lương và các khoản trích theo lương
1.3.1 Khái niệm quỹ tiền lương
Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ số tiền lương mà doanh nghiệp dùng để trả cho tất cả các lao động mà doanh nghiệp trực tiếp quản lý và sử dụng Quỹ tiền lương của doanh nghiệp sẽ bao gồm những khoản sau:
- Tiền lương tính theo thời gian
- Tiền lương tính theo sản phẩm
- Tiền lương tính theo doanh thu
- Tiền lương trả cho người lao động trong quá trình điều động công tác
- Tiền lương trả cho người lao động khi nghỉ phép, đi học theo chế độ
- Phụ cấp trả tăng ca, làm thêm giờ, làm đêm
- Tiền ăn ca của người lao động
1.3.2 Khái niệm quỹ các khoản trích theo lương
Về quỹ bảo hiểm xã hội:
Là sự đảm bảo thay thế hoặc bù đắp được một phần thu nhập đối với người lao động khi họ gặp phải biến cố làm suy giảm khả năng lao động hoặc mât việc làm, bằng cách hình thành sử dụng một quỹ tài chính tập trung do sự đóng góp của người sử dụng lao động và người lao động, nhằm đảm bảo an toàn đời sống cho người lao động và gia đình họ, góp phần đảm bảo trật tự an toàn xã hội. Ở Việt Nam hiện nay người lao động có tham gia đóng góp bảo hiểm xã hội đều có quyền hưởng bảo hiểm xã hội Đóng bảo hiểm xã hội là tự nguyện hay bắt buộc là tùy thuộc vào loại đối tượng và để đảm bảo cho người lao động được hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội thích hợp Phương thức đóng bảo hiểm xã hội dựa trên cơ sở mức lương quy định để đóng bảo hiểm xã hội đối với người lao động.
Theo quy định hiện hành, 1/6/2017 theo QĐ 595/QĐ-BHXH của Nhà nước, bảo hiểm xã hội được hình thành bằng cách trích 25,5% trên tổng số tiền lương phải trả cho nhân viên trong từng thời kỳ Trong đó:
+ 17,5% là do người sử dụng lao động đóng và khoản này được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
+ 8% là do người lao động đóng và khoản này trừ vào thu nhập của người lao động.
Về quỹ bảo hiểm y tế:
Là quỹ dùng để đài thọ cho người lao động có tham gia đóng góp các quỹ trong hoạt động khám chữa bệnh, được hình thành bằng cách trích 4,5% trên tổng quỹ lương cấp bậc Trong đó:
+ 3% là do người sử dụng lao động đóng và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
+ 1,5% là do người lao động đóng góp và khoản này trừ vào thu nhập của người lao động.
Quỹ bảo hiểm y tế được nộp lên cơ quan chuyên môn (thường thông qua hình thức mua bảo hiểm y tế) để bảo vệ chăm sóc sức khỏe công nhân viên.
Quỹ bảo hiểm y tế được chi cho người lao động thông qua mạng lưới y tế, khi người lao động ốm đau thì mọi chi phí về khám chữa bệnh đều được cơ quan bảo hiểm y tế chi trả thông qua dịch vụ khám chữa bệnh ở các cơ sở y tế chứ không chi trả trực tiếp cho người lao động.
Về quỹ bảo hiểm thất nghiệp:
Là khoản hỗ trợ tài chính tạm thời cho người lao động mất việc mà đáp ứng đủ yêu cầu theo luật định. Đối tượng được nhận bảo hiểm thất nghiệp là những người bị mất việc không phải do lỗi cá nhân của họ Người lao động vẫn đang cố gắng tìm kiếm việc làm, sẵn sàng nhận công việc mới và luôn nỗ lực nhằm chấm dứt tình trạng thất nghiệp. Những người lao động này sẽ được hỗ trợ một khoản tiền theo tỉ lệ nhất định Ngoài ra, chính sách bảo hiểm thất nghiệp còn hỗ trợ học nghề và tìm việc làm đối với người lao động tham gia bảo hiểm thất nghiệp
Theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội thì mức đóng bảo hiểm thât nghiệp được quy định như sau:
+ Người sử dụng lao động đóng bằng 1% quỹ tiền lương, tiền công tháng.
+ Người lao động đóng bằng bằng 1% tiền lương, tiền công tháng. Đối tượng được nhận bảo hiểm thất nghiệp là công dân Việt Nam làm việc theo hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc mà các hợp đồng này không xác định thời hạn hoặc xác định thời hạn từ đủ 12 tháng - 36 tháng với người sử dụng lao động có từ 10 lao động trở lên.
Về quỹ kinh phí công đoàn:
Là khoản tiền do chủ doanh nghiệp đóng để phục vụ cho hoạt động của tổ chức công đoàn Quỹ kinh phí công đoàn được tính bằng 2% trên lương thực tế của người lao động, tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Theo Điều 23 Quyết định 1908/QĐ-TLĐ năm 2016, mức đóng đoàn phí công đoàn được thực hiện như sau:
“Chỉ đoàn viên mới phải đóng đoàn phí với mức đóng sau đây:
- Đoàn viên ở công đoàn cơ sở cơ quan, tổ chức, đơn vị hưởng lương theo bảng lương, bậc lương do Nhà nước quy định:
Mức đóng hàng tháng = 1% tiền lương làm căn cứ đóng BHXH
Tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội là tiền lương cấp bậc, chức vụ, lương theo hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc và các khoản phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên vượt khung, phụ cấp thâm niên nghề.
- Đối với đoàn viên ở các công đoàn cơ sở doanh nghiệp nhà nước (bao gồm cả công đoàn Công ty cổ phần nhà nước giữ cổ phần chi phối)
Mức đóng hàng tháng = 1% tiền lương thực lĩnh (tiền lương đã khấu trừ tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN của đoàn viên)
Mức đóng đoàn phí hàng tháng tối đa chỉ bằng 10% mức lương cơ sở theo quy định của Nhà nước (hiện tại tối đa là 149.000 đồng/tháng).
- Đối với Đoàn viên ở các công đoàn cơ sở doanh nghiệp ngoài nhà nước:
Mức đóng hàng tháng = 1% tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.
Mức đóng đoàn phí hàng tháng tối đa chỉ bằng 10% mức lương cơ sở theo quy định của Nhà nước (hiện tại tối đa là 149.000 đồng/tháng).
- Đối với Đoàn viên ở các nghiệp đoàn, công đoàn cơ sở doanh nghiệp khó xác định tiền lương làm căn cứ đóng đoàn phí; đoàn viên công đoàn không thuộc đối tượng đóng BHXH: đóng đoàn phí theo mức ấn định nhưng mức đóng thấp nhất bằng 1 % mức lương cơ sở theo quy định của Nhà nước.
- Đối với Đoàn viên công đoàn hưởng trợ cấp Bảo hiểm xã hội từ 01 tháng trở lên, trong thời gian hưởng trợ cấp không phải đóng đoàn phí; đoàn viên công đoàn không có việc làm, không có thu nhập, nghỉ việc riêng từ 01 tháng trở lên không hưởng tiền lương, trong thời gian đó không phải đóng đoàn phí.
Việc chi tiêu quỹ kinh phí công đoàn phải chấp hành theo đúng quy định, tổ chức công đoàn các cấp có trách nhiệm quản lý việc sử dụng quỹ này đúng mục đích.”
Việc chi tiêu quỹ kinh phí công đoàn hiệu quả và đúng mục đích sẽ giúp tăng cường quản lý lao động, cải thiện và hoàn thiện việc phân bổ và sử dụng có hiệu quả lực lượng lao động, cải tiến và hoàn thiện chế độ tiền lương, chế độ sử dụng quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn được xem là phương pháp hữu hiệu để kích thích người lao động gắn bó với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, rèn luyện tay nghề, nâng cao năng suất lao động.
Bảng tỉ lệ trích các khoản bảo hiểm
Loại bảo hiểm Doanh nghiệp đóng
Về mức lương tối thiểu vùng đóng BHXH:
Mức lương tối thiểu vùng đóng BHXH áp dụng theo Nghị định số 38 của Chính phủ:
- Mức lương tối thiểu vùng là mức lương thấp nhất làm cơ sở để doanh nghiệp và người lao động thỏa thuận trả lương Trong đó, mức lương trả cho người lao động làm việc trong điều kiện lao động bình thường, đảm bảo đủ giờ làm việc bình thường trong tháng và hoàn thành định mức lao động hoặc công việc đã thỏa thuận phải đảm bảo:
+ Không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động chưa qua đào tạo làm công việc đơn giản nhất.
+ Cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động đã qua học nghề.
Mức lương tối thiểu vùng năm 2022:
Vùng Mức lương tối thiểuVùng I 4.680.000 đồng/thángVùng II 4.160.000 đồng/thángVùng III 3.640.000 đồng/thángVùng IV 3.250.000 đồng/tháng
Hạch toán lao động trong doanh nghiệp
1.4.1 Hạch toán về số lượng lao động Để quản lý lao động về mặt số lượng, doanh nghiệp sử dụng "Sổ sách theo dõi lao động của doanh nghiệp" thường do phòng lao động theo dõi Sổ này hạch toán về mặt số lượng từng loại lao động theo nghề nghiệp, công việc và trình độ tay nghề (cấp bậc kỹ thuật) của công nhân viên Phòng Lao động có thể lập sổ chung cho toàn doanh nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận để nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong doanh nghiệp.
1.4.2 Hạch toán về thời gian lao động
Hạch toán thời gian lao động là công việc đảm bảo ghi chép kịp thời chính xác số ngày công, giờ công làm việc thực tế như ngày nghỉ việc, ngừng việc của từng người lao động, từng bộ phận sản xuất, từng phòng ban trong doanh nghiệp Trên cơ sở này để tính lương phải trả cho từng người.
Bảng chấm công là chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động trong các doanh nghiệp Bảng chấm công dùng để ghi chép thời gian làm việc trong tháng thực tế và vắng mặt của cán bộ công nhân viên trong tổ, đội, phòng ban… Bảng chấm công phải lập riêng cho từng tổ sản xuất, từng phòng ban và dùng trong một tháng Danh sách người lao động ghi trong sổ sách lao động của từng bộ phận được ghi trong bảng chấm công, số liệu của chúng phải khớp nhau Tổ trưởng tổ sản xuất hoặc trưởng các phòng ban là người trực tiếp ghi bảng chấm công căn cứ vào số lao động có mặt, vắng mặt đầu ngày làm việc ở đơn vị mình Trong bảng chấm công những ngày nghỉ theo qui định như ngày lễ, tết, thứ bảy, chủ nhật đều phải được ghi rõ ràng.
Bảng chấm công phải để lại một địa điểm công khai để người lao động giám sát thời gian lao động của mình Cuối tháng tổ trưởng, trưởng phòng tập hợp tình hình sử dụng lao động cung cấp cho kế toán phụ trách Nhân viên kế toán kiểm tra và xác nhận hàng ngày trên bảng chấm công Sau đó tiến hành tập hợp số liệu báo cáo tổng hợp lên phòng lao động tiền lương Cuối tháng, các bảng chấm công được chuyển cho phòng kế toán tiền lương để tiến hành tính lương Đối với các trường hợp nghỉ việc do ốm đau, tai nạn lao động… thì phải có phiếu nghỉ ốm do bệnh viện, cơ sở y tế cấp và xác nhận Còn đối với các trường hợp ngừng việc xảy ra trong ngày do bất cứ nguyên nhân gì đều phải được phản ánh vào biên bản ngừng việc, trong đó nêu rõ nguyên nhân ngừng việc và người chịu trách nhiệm, để làm căn cứ tính lương và xử lý thiệt hại xảy ra Những chứng từ này được chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ tính trợ cấp, BHXH sau khi đã được tổ trưởng căn cứ vào chứng từ đó ghi vào bảng chấm công theo những ký hiệu qui định.
1.4.3 Hạch toán về kết quả lao động:
Hạch toán kết quả lao động là một nội dung quan trọng trong toàn bộ công tác quản lý và hạch toán lao động ở các doanh nghiệp sản xuất Công việc tiến hành là ghi chép chính xác kịp thời số lượng hoặc chất lượng sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành của từng cá nhân, tập thể làm căn cứ tính lương và trả lương chính xác.
Tuỳ thuộc vào loại hình và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp, người ta sử dụng các chứng từ ban đầu khác nhau để hạch toán kết quả lao động Các chứng từ ban đầu được sử dụng phổ biến để hạch toán kết quả lao động và phiếu xác nhận sản phẩm công việc hoàn thành, hợp đồng giao khoán…
Phiếu xác nhận sản phẩm công việc hoàn thành là chứng từ xác nhận số sản phẩm (công việc) hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân người lao động.
Phiếu này do người giao việc lập và phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc, người nhận việc, người kiểm tra chất lượng sản phẩm và người duyệt Phiếu được chuyển cho kế toán tiền lương để tính lương áp dụng trong hình thức trả lương theo sản phẩm.
Hợp đồng giao khoán công việc là chứng từ giao khoán ban đầu đối với trường hợp giao khoán công việc Đó là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán với khối lượng công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi mỗi bên khi thực hiện công việc đó Chứng từ này là cơ sở để thanh toán tiền công lao động cho người nhận khoán Trường hợp khi nghiệm thu phát hiện sản phẩm hỏng thì cán bộ kiểm tra chất lượng cùng với người phụ trách bộ phận lập phiếu báo hỏng để làm căn cứ lập biên bản xử lý Số lượng, chất lượng công việc đã hoàn thành và được nghiệm thu được ghi vào chứng từ hạch toán kết quả lao động mà doanh nghiệp sử dụng, và sau khi đã ký duyệt nó được chuyển về phòng kế toán tiền lương làm căn cứ tính lương và trả lương cho công nhân thực hiện.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
1.5.1 Nguyên tắc kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
- Lương của bộ phận nào thì được hạch toán tương ứng vào chi phí của bộ phận đó.
Ví dụ: Lương của nhân viên mua hàng hạch toán vào TK 641 – chi phí bán hàng, lương của ban giám đốc hạch toán vào TK 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp, lương của nhân công bộ phận sản xuất hạch toán vào TK 622 - chi phí nhân công trực tiếp, Lương của quản lý phân xưởng sản xuất hạch toán vào TK 627 – chi phí sản xuất chung.
- Các khoản trích theo lương gồm 2 phần: phần một do doanh nghiệp chịu, tính vào chi phí của bộ phận tương ứng; phần hai do người lao động chịu, DN nộp thay và trừ vào lương phải trả cho người lao động.
- Kế toán cần luôn cập nhật tỉ lệ các khoản trích theo lương mới nhất để áp dụng đúng cho doanh nghiệp.
- Phải tổ chức việc ghi chép, phản ánh, tổng hợp một cách trung thực, kịp thời và đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động.
- Phải tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ các khoản tiền lương và các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động.
- Cần thực hiện việc kiểm tra tình hình huy động cũng như việc sử dụng lao động; việc chấp hành các chính sách, quỹ BHYT, BHXH.
- Mẫu số 01a- LĐTL: Bảng chấm công
- Mẫu số 01b- LĐTL: Bảng chấm công làm thêm giờ
- Mẫu số 02- LĐTL: Bảng thanh toán tiền lương
- Mẫu số 03- LĐTL: Bảng thanh toán tiền thưởng
- Mẫu số 04- LĐTL: Giấy đi đường
- Mẫu số 05- LĐTL: Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành
- Mẫu số 06- LĐTL: Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
- Mẫu số 07- LĐTL: Bản thanh toán tiền thuê ngoài
- Mẫu số 08- LĐTL: Hợp đồng giao khoán
- Mẫu số 09- LĐTL: Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán
- Mẫu số 10- LĐTL: Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
- Mẫu số 11 - LĐTL: Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội
Ngoài ra, còn có một số chứng từ khác liên quan có thể kể đến như: phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy xin tạm ứng…
*Tài khoản 334: Phải trả cho người lao động
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán lương cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản khác phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.
TK 3341: Phải trả cho công nhân viên: phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên.
TK 3348: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động khác ngoài công nhân viên của doanh nghiệp về tiền công, tiền thưởng (nếu có) có tính chất về tiền công và các khoản khác thuộc về thu nhập của người lao động.
*Tài khoản 338: Phải trả phải nộp khác
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả, nộp ngoài nội dung phản ánh ở các tài khoản khác (Từ TK 331 đến TK 336) tài khoản này còn phản ánh các khoản thu nhập trước và cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng.
Tài khoản 338 có 8 tài khoản cấp 2, cụ thể như sau:
TK 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết
TK 3382: Kinh phí công đoàn
TK 3383: Bảo hiểm xã hội
TK 3385: Phải trả về cổ phần hóa
TK 3389: Bảo hiểm thất nghiệp
TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện
TK 3388: Phải trả, phải nộp khác
Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản có liên quan như:
*Tài khoản 335: Chi phí phải trả
Nội dung phản ánh của tài khoản 335 liên quan đến hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là các khoản chi phí trả trước về tiền lương nghỉ phép.
*Tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Được sử dụng để tập hợp chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý.
*Tài khoản 622: Chi phí nhân công trực tiếp Được dùng để phản ánh chi phí nhân công trực tiếp tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh trong các ngành công nghiệp, xây lắp, nông, lâm, ngư nghiệp, dịch vụ.
*Tài khoản 627: Chi phí sản xuất chung Được dùng để phản ánh chi phí phục vụ sản xuất, kinh doanh chung phát sinh ở phân xưởng, bộ phận, đội, công trường… phục vụ sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ.
*Tài khoản 641: Chi phí bán hàng Được dùng để phản ánh các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ, bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển,
1.5.4 Trình tự kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
*Sơ đồ kế toán tiền lương
1 Phản ánh các khoản tiền lương, chi phí tiền lương nghỉ phép phát sinh trong kỳ (không trích trước) phải trả cho công nhân viên
2 Phản ánh các khoản tiền thưởng phải trả cho công nhân viên có tính chất đột xuất lấy từ quỹ khen thưởng phúc lợi
3 Phản ánh các khoản tiền lương đã trích trước của công nhân sản xuất nghỉ phép phát sinh trong kỳ (trích trong kỳ trước)
4 Phản ánh các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp phải trả cho công nhân viên trong kỳ
5 Phản ánh các khấu trừ vào tiền lương công nhân viên tạm ứng chỉ không hết. Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế trừ vào thu nhập công nhân viên, thuế công nhân viên phải nộp
6a Thanh toán hoặc tạm ứng lương cho công nhân viên
6b Doanh nghiệp trả lương cho công nhân viên bằng sản phẩm, hàng hoá
7 Phản ánh các khoản tiền lương mà công nhân viên đi vắng chưa lĩnh.
*Sơ đồ kế toán các khoản trích theo lương
(1) Định kỳ, tính trích các khoản bảo hiểm, KPCĐ trừ vào chi phí của doanh nghiệp
(2) Các khoản BHXH, BHYT, BHTN… người lao động phải nộp trừ vào lương
(3) Nộp các khoản BHXH, BHYT, BHTN…; chi tiêu KPCĐ tại doanh nghiệp
(4) Tính trợ cấp BHXH trả cho người lao động
(5) Các khoản KPCĐ, BHXH được cấp bù (nếu có)
Số kế toán sử dụng trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Công tác kế toán trong một đơn vị thường nhiều và phức tạp, không chỉ thể hiện ở số lượng các phần hành kế toán cần thiết Do vậy cần phải sử dụng nhiều loại sổ sách khác nhau cả về phương pháp và kết cấu nội dung hạch toán, tạo thành một hệ thống sổ sách kế toán Các loại sổ sách kế toán này được liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo trình tự hạch toán của mỗi phần hành Mỗi hệ thống sổ sách kế toán được xây dựng nó đã là một hình thức tổ chức nhất định mà doanh nghiệp cần phải thực hiện Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô, điều kiện kinh tế sẽ hình thành một hình thức sổ sách khác nhau.
1.6.1 Hình thức kế toán sổ Nhật ký chung
- Sổ Nhật ký chung: là số kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian Bên cạnh đó, thực hiện việc phản ánh theo mối quan hệ đối ứng tài khoản để thực hành và ghi sổ cái.
- Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong liên độ kế toán theo tài khoản được mở.
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết: dùng để ghi chép chi tiết các đối tượng kế toán nhằm phục vụ yêu cầu thanh toán một số chi tiêu tổng hợp, phân tích và kiểm tra của DN mà các sổ sách tổng hợp không đáp ứng được.
- Sơ đồ luân chuyển chứng từ:
1.6.2 Hình thức kế toán Nhật ký – sổ cái
- Nhật ký - Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp duy nhất dùng để phản ánh tất cả nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống thóa theo nội dung kinh tế
- Số liệu ghi trên Nhật ký - Sổ Cái dùng để lập Báo cáo tài chính
Nhật ký - Sổ Cái là sổ tổng hợp gồm 2 phần: Phần Nhật ký và phần Sổ Cái
- Phần Nhật ký gồm các cột: Cột "Ngày, tháng ghi sổ", cột "Số hiệu", cột "Ngày, tháng" của chứng từ, cột "Diễn giải" nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian.
- Phần Sổ Cái: Có nhiều cột, mỗi tài khoản ghi 2 cột: cột Nợ và cột Có Số lượng nhiều hay ít phụ thuộc vào số lượng các tài khoản sử dụng ở đơn vị kế toán Phần
Sổ Cái dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế.
1 Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
2 Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.
3 Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
(a) Tổng số tiền của cột Phát sinh ở Sổ Nhật ký = Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các tài khoản = Tổng số phát Có của tất cả các tài khoản
(b) Tổng số dư Nợ của các Tài khoản = Tổng số dư Có của các tài khoản
4 Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và
Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
1.6.3 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
(1) Hàng ngày (định kỳ) căn cứ vào chứng từ gốc hợp pháp, tiến hành phân loại, tổng hợp để lập Chứng từ ghi sổ, Sổ Quỹ tiền mặt và Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
(2) Căn cứ vào các Chứng từ ghi sổ đã lập ghi vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian sau đó ghi vào Sổ cái các tài khoản để hệ thống hoá nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.
(3) Cuối tháng căn cứ Sổ kế toán chi tiết lập Bảng tổng hợp số liệu chi tiết.
(4) Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa Sổ cái và Bảng tổng hợp số liệu chi tiết
(5) Căn cứ vào Sổ cái các tài khoản lập Bảng cân đối số phát sinh.
(6) Căn cứ vào Sổ cái các tài khoản lập Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản và Bảng tổng hợp số liệu chi tiết để lấy số liệu lập báo cáo kế toán.
1.6.4 Hình thức kế toán máy
Kế toán máy là việc sử dụng các phần mềm kế toán làm công cụ để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chúng từ gốc, phân loại chúng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chúng từ, sổ sách theo quy trình cua chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán
1 Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Trình bày thông tin về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trên BCTC
1.7.1 Trên báo cáo tình hình tài chính (Theo TT200/2014/TT-BTC)
Thông tin về tiền lương và các khoản trích theo lương được trình bày trên bảng cân đối kế toán như sau:
+ Số dư bên Có của TK 334 được trình bày trên khoản mục Phải trả người lao động (Mã số 314) thuộc phần Nợ ngắn hạn trên Báo cáo tình hình tài chính.
+ Số dư bên Nợ của TK 334 (nếu có) trìn bày trên khoản mục Phải thu khác thuộc phần Tài sản ngắn hạn trên Báo cáo tình hình tài chính.
+ Số dư bên Có TK 338 (3382, 3383, 3384, 3385, 3389) được trình bày trên khoản mục Phải trả ngắn hạn khác thuộc phần Nợ ngắn hạn trên Báo cáo tình hình tài chính.
+ Số dư bên Nợ TK 338 (nếu có) được trình bày trên mục Phải thu ngắn hạn khác hoặc Phải thu dài hạn khác thuộc phần Tài sản trên Báo cáo tình hình tài chính.
1.7.2 Trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Theo TT200/2014/TT-BTC)
Thông tin về tiền lương và các khoản trích theo lương được trình bày trong chỉ tiêu
“Giá vốn hàng bán” (Mã 11 trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh) khi tính lương đối với công nhân trực tiếp sản xuất và nhân viên quản lý phân xưởng; trình bày trên chỉ tiêu “Chi phí quản lý kinh doanh” (Mã 24) khi tính tương đối với nhân viên bán hàng, nhân viên hành chính và văn phòng.
1.7.3 Trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Thông tin tiền lương và các khoản trích theo lương được trình bày trong phần lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh, cụ thể là Tiền chi trả cho người lao động (lương, bảo hiểm, trợ cấp…)
1.7.4 Trên thuyết minh báo cáo tài chính
Thông tin về tiền lương và các khoản trích theo lương được trình bày chi tiết trong các khoản mục Phải trả - Phải trả khác (các khoản phải nộp theo lương).
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH AN&D
Tổng quan về công ty TNHH An&D
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Giới thiệu chung về công ty TNHH An&D
- Tên công ty: “Công ty TNHH An&D”
- Tên tiếng anh: AN&D COMPANY LIMITED
- Tên viết tắt: AN&D CO.,LTD
- Địa chỉ: Phòng 404, số 24, phố Trần Hưng Đạo, Phường Phan Chu Trinh, Quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
- Email: andy.accounts@foodandy.vn
- Người đại diện: Bùi Đường Nghiêu
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn
- Ngành nghề kinh doanh chính: bán buôn thực phẩm
Lịch sử hình thành và phát triển của công ty qua các thời kỳ:
Công ty TNHH An&D được thành lập theo quyết định của Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 30/11/2001 với trụ sở chính tại phòng 404, số 24, phố Trần Hưng Đạo, Phường Phan Chu Trinh, Quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Công ty TNHH An&D được thành lập và hoạt động dựa theo luật doanh nghiệp và các quy định hiện hành của Nhà nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, có tư cách pháp nhân, có tài khoản ngân hàng và hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế độc lập.
Công ty TNHH An&D đã trải qua quá trình phát triển dài cùng với những thời kỳ thăng trầm trong lịch sử đánh dấu từng bước trưởng thành trong nhiều thời kỳ của nền kinh tế Từ những ngày đầu vẫn còn non trẻ, chưa có chỗ đứng trên thị trường, nay công ty TNHH An&D vẫn tiếp tục đứng vững và đã ghi tên mình vào một trong số những doanh nghiệp uy tín tại thị trường bán buôn thực phẩm, được nhiều khách hàng đặt niềm tin, tiếp tục vững mạnh và phát triển không ngừng Trải qua nhiều năm hoạt động trong môi trường có sức cạnh tranh vô cùng gay gắt, dù có những thời gian khó khăn trước những giai đoạn khủng hoảng của nền kinh tế, công ty vẫn ngày càng khẳng định được vị thế của mình và mở rộng quy mô cũng như mạng lưới kinh doanh, chất lượng phục vụ.
Công ty TNHH An&D có nền tảng vững chắc, uy tín trong hoạt động kinh doanh bán buôn thực phẩm, đặc biệt là đối với mặt hàng thủy sản tươi sống cao cấp. Ngoài ra, công ty vẫn luôn chú trọng thiết lập mối quan hệ với khách hàng mới, cũng như duy trì, gắn kết được với những khách hàng lâu năm trong nước, nhằm giữ vững mạng lưới khách hàng ổn định và không ngừng mở rộng.
Trong quá trình nghiên cứu, tìm hiểu, phân tích thị trường cạnh tranh, nắm bắt thị hiếu khách hàng cũng như nỗ lực đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của nền kinh tế, công ty TNHH An&D được thành lập tại vị trí địa lý thuận lợi, giao thông thuận tiện, đảm bảo được nguồn cung hàng hóa, việc vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng Ngoài ra, công ty cũng làm tốt công tác đảm bảo nguồn thu nhập ổn định của người lao động và tạo được cho nhân viên môi trường làm việc năng động và thoải mái.
Từ khi đi vào hoạt động đến nay, hoạt động kinh doanh thương mại của công ty luôn đạt hiệu quả kinh tế cao, sản phẩm được đảm bảo chất lượng và chiếm một vị thế khá quan trọng trên thị trường hiện nay Đặc biệt là các sản phẩm tươi sống như cá hồi đã đưa công ty lên một vị thế mới, tạo được uy tín, tên tuổi, gây dựng thương hiệu, giúp công ty khẳng định được mình trên thị trường Công ty luôn tập trung phát triển sản phẩm và đảm bảo chất lượng sản phẩm, đặt trọng tâm vào mục tiêu gây dựng uy tín với sản phẩm sạch, chất lượng, cao cấp. Để mở rộng phát triển, tìm kiếm vị thế của mình trên thị trường, công ty đã mở thêm chi nhánh Sài Gòn, đặt tại 137 Nguyễn Hữu Cảnh, phường 22, quận BìnhThạnh, thành phố Hồ Chí Minh Việc có thêm chi nhánh khiến cho công ty ngày càng phát triển và đạt được nhiều thành tựu nhất định, doanh thu đạt được hàng tháng lên tới con số hàng tỷ đồng, tạo được nhiều công ăn việc làm ổn định cho người lao động.
Chức năng, nhiệm vụ kinh doanh của công ty
- Chức năng kinh doanh của công ty:
Mua bán hàng hóa vào để cung ứng đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng chất lượng, số lượng, ở những nơi thuận lợi cho người tiêu dùng Đảm bảo lượng hàng hóa dự trữ giúp cho công ty có thể thỏa mãn đầy đủ, kịp thời về nhu cầu hàng hóa của người tiêu dùng Xây dựng hệ thống mạng lưới rộng (kho, trạm, cửa hàng, quầy hàng, siêu thị, đại lý…) để có thể đảm bảo thuận lợi cho người tiêu dùng mua những hàng hóa cần thiết, vừa tiết kiệm được thời gian, vừa không phải đi quá xa. Để thỏa mãn nhu cầu và khả năng của người tiêu dùng, công ty phải mua những mặt hàng có chất lượng tốt, đúng yêu cầu của người tiêu dùng, chú trọng chọn nguồn mua ở nơi có nguồn hàng phong phú, nhiều, rẻ, sau khi cộng với chi phí lưu thông đưa đến thị trường bán, người tiêu dùng vẫn có thể chấp nhận được
- Nhiệm vụ kinh doanh của công ty:
◈ Hoạt động kinh doanh đáp ứng nhu cầu của thị trường;
◈ Thực hiện đầy đủ các cam kết đối với người tiêu dùng về sản phẩm, dịch vụ, giải quyết thỏa đáng các mối quan hệ lợi ích với các chủ thể kinh doanh theo nguyên tắc bình đẳng, cùng có lợi;
◈ Bảo toàn và tăng trưởng vốn, mở rộng kinh doanh;
◈ Bảo vệ môi trường, bảo vệ sản xuất, bảo đảm an ninh, an toàn và trật tự xã hội;
◈ Chấp hành pháp luật, thực hiện chế độ hạch toán thống kê thống nhất và thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước.
Một số chỉ tiêu trong vài năm gần đây của công ty
Cuối năm 2022, vốn chủ sở hữu của công ty là 13.781.467.413 đồng, cuối năm 2021 vốn chủ sở hữu của công ty là 13.518.094.113 đồng, so với thời điểm cuối năm 2021 thì vốn chủ sở hữu của công ty tại thời điểm cuối năm 2022 đã tăng 263.373.300 đồng, tương ứng với tỷ lệ tăng là 1,95% Vốn chủ sở hữu tăng cho thấy sự thành công của công ty trong việc nỗ lực mở rộng quy mô kinh doanh, từ bảng số liệu ta thấy nguyên nhân chủ yếu dẫn đến việc chỉ tiêu vốn chủ sở hữu tăng là do chỉ tiêu vốn góp của chủ sở hữu tăng.
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2022 là 175.104.020.698 đồng, năm 2021 là 111.782.240.435 đồng So với năm 2021 thì doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2022 có xu hướng tăng, cụ thể tăng 63.321.780.263 đồng, tương ứng với tỷ lệ tăng là 56,65% Ngoài ra, lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2022 so với năm 2021 cũng có xu hướng tăng, cụ thể tăng 136.011.502 đồng, tương ứng với tỷ lệ tăng 54,46% Điều này cho thấy hoạt động bán hàng của công ty đã đạt hiệu quả vượt trội trong năm
2022, có thể xuất phát từ việc công ty mở rộng đầu tư vào marketing và tổ chức các chương trình khuyến mại một cách hợp lý.
Về lao động, lao động của công ty trong một vài năm trở lại dây tăng trưởng ổn định với nguồn lao động chính là lao động có trình độ đại học và lao động phổ thông Việc sở hữu nguồn lao động chất lượng chiếm phần lớn như vậy sẽ giúp cho công việc được hoàn thành một cách năng suất và đảm bảo, đáng tin cậy hơn.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh tại công ty TNHH An&D
Công ty TNHH An&D là công ty kinh doanh thương mại, chuyên cung cấp thực phẩm cho các nhà bán buôn Sau nhiều năm phát triển và nỗ lực, công ty ngày càng khẳn định được vị thế và tên tuổi của bản thân trên thị trường, xây dựng được cho mình một chỗ đứng nhất định.
Công ty TNHH AN&D được thành lập từ năm 2001 - với tầm nhìn đưa các loại thực phẩm nhập khẩu tốt nhất tới tay người tiêu dùng Tới nay, An&D tự hào là một trong những nhà nhập khẩu lâu năm và uy tín trên thị trường Công ty không ngừng phấn đấu, khẳng định vị thế, thương hiệu trên thị trường bán sỉ Song song với đó, từ năm 2015 công ty phát triển thương hiệu bán lẻ Food Andy trở thành một địa chỉ tin cậy chuyên cung cấp các loại thực phẩm nhập khẩu Hướng tới chuỗi cửa hàng thực phẩm tiện dụng Với hướng đi chất lượng cấu thành giá bán sản phẩm, công ty luôn hướng tới những thương hiệu cao cấp nhất Nơi có thể chọn ra những sản phẩm chất lượng cao để đưa về Việt nam
Hiện nay công ty đang kinh doanh ngành hàng chính là ngành hàng bán buôn thực phẩm và nhiều ngành hàng phụ khác (Bán buôn đồ uống; bán buôn đồ dùng khác cho gia đình; bán buôn vải, hàng may sẵn, giày dép…)
Phương thức bán hàng của công ty là bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp, bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức chuyển hàng và bán lẻ trực tiếp qua kho. Đối với khách hàng mua buôn áp dụng hình thức chuyển hàng, khách hàng sẽ thực hiện đặt hàng với nhân viên kinh doanh Đơn hàng sẽ được thiết lập và chuyển giao qua bộ phận kế toán bán hàng để tiến hành xác nhận đơn hàng và chuyển tới bộ phận kho để chuẩn bị hàng hóa cho bộ phận giao hàng thực hiện việc vận chuyển hàng hóa tới tận tay khách hàng
Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH An&D
2.2.1 Đặc điểm lao động tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị
2.2.1.1 Đặc điểm về lao động
Tính tới ngày 01/04/2023 công ty có tất cả 35 lao động đều chịu sự quản lý trực tiếp của công ty.
Căn cứ vào tiêu thức giới tính, công ty có thể phân loại lao động thành hai nhóm chính: lao động nam và lao động nữ Cụ thể hiện tại công ty có 17 lao động nam và
Căn cứ vào tiêu thức trình độ học vấn, công ty có thể phân loại lao động thành năm nhóm: lao động có trình độ trên đại học, lao động có trình độ đại học, lao động có trình độ cao đẳng, lao động có trình độ trung cấp và lao động có trình độ phổ thông.
Cụ thể hiện tại công ty có 2 lao động có trình độ trên đại học, 16 lao động có trình độ đại học, 3 lao động có trình độ cao đẳng, không có lao động ở trình độ trung cấp và 14 lao động có trình độ phổ thông.
Ngoài ra, căn cứ vào bộ phận làm việc, công ty bố trí lao động làm việc tại các phòng ban như sau: 7 lao động làm việc tại phòng Sale&Marketing, 7 lao động làm việc tại phòng kế toán, 8 lao động làm việc tại kho, 9 lao động làm việc tại bộ phận giao hàng, ban giám đốc bao gồm 1 giám đốc và 1 phó giám đốc, 2 lái xe do phòng kế toán trực tiếp quản lý
Tính đến nay, tất cả nhân sự của công ty đều phải ký kết hợp đồng lao động làm việc theo quy định của công ty và luật lao động của Việt Nam Nhìn chung thì nhân viên trong công ty được bố trí làm việc theo đúng trình độ năng lực trong suốt thời hạn hợp đồng, được hưởng các chế độ đãi ngộ của công ty và được hưởng đầy đủ các chế độ khác theo quy định của công ty và Luật lao động Toàn bộ nhân viên đều chịu sự quản lý trực tiếp của công ty.
Cơ cấu lao động và chất lượng lao động được thể hiện qua bảng sau:
*Cơ cấu về giới tính:
Lao động nữ và lao động nam có tỷ lệ tương đương, lần lượt chiếm 51,4% và 48,6% trong tổng số nhân viên của công ty Tỷ lệ này là hợp lý vì doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, nên phòng ban chăm sóc khách hàng sẽ đòi hòi sự khéo léo, tỉ mỉ, khả năng ăn nói tốt của nữ giới và công việc khuân vác và giao hàng sẽ ưu tiên sự chăm chỉ, sức khỏe của nam giới.
*Cơ cấu về độ tuổi:
Lực lượng lao động trong công ty có 25,7% là lao động trẻ tuổi, đây là nguồn lao động có sức khỏe tốt, sức sáng tạo dồi dào và có khả năng ứng dụng, nhanh nhạy,đổi mới linh hoạt trong công việc Thêm vào đó, số lượng lao động trên độ tuổi 30 chiếm hơn 70%, đây là nguồn lao động ổn định, sức lao động dẻo dai và dày dặn kinh nghiệm Từ đó cho thấy nhân viên trong công ty đa số là những người có thâm niên và kinh nghiệm dày dặn, việc sở hữu nguồn lao động ổn định, chất lượng là một trong những nhân tố quan trọng giúp cho công ty ngày càng phát triển và khẳng định được vị thế của bản thân trên thị trường.
*Cơ cấu về trình độ:
Trình độ của lao động nói chung là khá ổn, mặt bằng chung đều có trình độ phổ thông và hơn nửa số lượng lao động có bằng đại học, đây là nguồn lao động chất lượng, có trình độ và hoàn toàn phù hợp với xu hướng kinh doanh và phát triển của công ty. Những phòng ban marketing, kế toán là những nơi đặc biệt yêu cầu kinh nghiệm, học vấn, việc sở hữu nguồn nhân lực trình độ cao giúp cho công ty từng bước phát triển ổn định và chắc chắn Nhân sự có trình độ phổ thông chủ yếu là nguồn nhân viên giao hàng và khuân vác, những công việc yêu cầu sức khỏe và thể lực.
2.2.1.2 Đặc điểm về tiền lương
Hiện tại, công ty trả lương theo thời gian đối với toàn bộ nhân viên ở tất cả các phòng ban của công ty, bao gồm: phòng kế toán, phòng Sale&Marketing, kho và bộ phận giao hàng Việc hạch toán thời gian lao động ở công ty đối với số giờ công, ngày công làm việc thực tế được thể hiện qua bảng chấm công Hàng tháng, công ty căn cứ vào bảng chấm công thủ công bằng tay do phòng kế toán chịu trách nhiệm, cụ thể là kế toán trưởng để tính toán, thanh toán đủ các khoản tiền lương, thưởng và các khoản trích theo lương trừ các khoản lương theo quy định Sau đó, kế toán sẽ tiến hành lập bảng thanh toán lương, bảng kê trích nộp các khoản theo lương, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương Trên cơ sở bảng tính lương, bảng kê trích nộp các khoản theo lương, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, kế toán tiền lương sẽ tiến hành hạch toán lên phần mềm kế toán AUGGES, cuối kỳ sẽ thực hiện việc kết xuất và in sổ cái, sổ chi tiết của các tài khoản liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương.
Hình thức trả lương theo thời gian lao động được áp dụng cho các bộ phận lao động quan trọng trong công ty Theo hình thức trả lương này thì tiền lương được trả căn cứ vào cấp bậc chức vụ của từng cán bộ công nhân viên, đây là hình thức trả lương đơn giản thuần túy, chỉ căn cứ vào tiền lương chính của người lao động và thời gian công tác thực tế Vì vậy, không đảm bảo được nguyên tắc phân phối lao động cũng như đảm nhận được vị trí quan trọng của mình.
Khi áp dụng hình thức trả lương này công ty sử dụng bảng chấm công, trong đó ghi ngày làm việc, nghi việc ca từng người Mảng này do trưởng các phòng ban trực tiếp ghi Định kỳ cuối tháng dùng để tổng hợp thời gian lao động và tính lương.
Theo quy định của Chính phủ, công ty áp dụng chế độ ngày công như sau:
+ Số ngày trong năm : 360 ngày
+ Số ngày làm việc : 312 ngày
Theo quy định của bộ luật Lao động thì người lao động có các ngày nghỉ được hưởng nguyên lương như sau:
+ Tết Dương lịch 01 ngày (ngày 01 tháng 01 dương lịch)
+ Ngày Chiến thắng 01 ngày (ngày 30 tháng 4 dương lịch)
+ Ngày Quốc tế lao động (ngày 01 tháng 5 dương lịch)
+ Ngày Quốc khánh 01 ngày (ngày 02 tháng 9 dương lịch)
+ Ngày Giỗ Tổ Hùng Vương 01 ngày (ngày 10 tháng 3 âm lịch)
Nếu những ngày nghỉ trên trùng vào ngày nghỉ hằng tuần, thì người lao động được nghỉ bù vào ngày kế tiếp.
Theo Điều 115 của Bộ Luật Lao Động
Ngoài ra người lao động được nghỉ việc riêng mà vẫn hưởng nguyên lương trong những trường hợp sau đây:
+ Con kết hôn: nghỉ 2 ngày
+ Bố đẻ, mẹ đẻ, bố vợ, mẹ vợ hoặc bố chồng, mẹ chồng mất; vợ mất hoặc chồng mất; con mất: nghỉ 03 ngày.
+ Ngoài ra còn chế độ ốm đau, thai sản
- Đối với các khoản phụ cấp:
Tiền tăng ca hoặc làm thêm: Đối với việc tính lương cho người lao động trong việc tăng ca vào các ngày lễ, chủ nhật, làm đêm được công ty áp dụng đúng theo quy định của luật lao động cụ thể như sau:
+ Nếu người lao động làm thêm vào ngày lễ tết như 30/4, 1/5 thì trả lương thời gian bằng 300% lương cơ bản.
+ Nếu người lao động tăng ca vào ngày thường thì trả lương thời gian bằng 150% lương cơ bản.
Ngoài ra, công ty còn có các khoản phụ cấp và trợ cấp khác
Có 3 loại phụ cấp khác (áp dụng để tính lương thêm giờ và khấu trừ do nghỉ):
+ Phụ cấp 2: phụ cấp chức vụ, quản lý.
+ Phụ cấp 3: phụ cấp lương điều chỉnh, kỹ năng, phiên dịch, môi trường.
Có các loại trợ cấp như sau:
+ Trợ cấp đi làm đầy đủ
Cứ như vậy kế toán căn cứ vào mức lương cơ bản, phụ cấp, số ngày làm việc thực tế, tiền thưởng của từng nhân viên để tính ra lương hàng tháng của công nhân viên.
- Đối với hình thức khen thưởng:
Công ty hiện tại chưa có quy định rõ ràng về hình thức khen thưởng cho cán bộ nhân viên trong công ty.
2.2.1.3 Đặc điểm về các khoản trích theo lương:
Doanh nghiệp tuân thủ theo tỉ lệ trích đóng bảo hiểm như sau:
Loại bảo hiểm tham gia
Công ty thực hiện trích theo tỷ lệ 34%, trong đó 23,5% tính vào chi phí doanh nghiệp còn 10,5% do cán bộ nhân viên đóng góp bằng cách khấu trừ vào tiền lương.Công ty không thực hiện trích lập quỹ Kinh phí công đoàn
Tuy nhiên, tỷ lệ trích bảo hiểm năm 2021-2022 của công ty có sự thay đổi do sự tác động của đại dịch Covid 19, căn cứ theo quyết định 23/2021/QĐ-TT ngày 07/07/2021 của Thủ tướng chính phủ và Nghị quyết 68/NQ-CP ngày 01/07/2021; Nghị quyết 116/NQ-CP ngày 24/09/2021 của chính phủ quy định thì tỷ lệ trích bảo hiểm tại một số giai đoạn trong năm 2021-2022 có sự thay đổi như sau:
+ Giai đoạn từ ngày 01/07/2021 đến hết ngày 30/09/2021 (3 tháng), tỷ lệ trích bảo hiểm xã hội tính vào chi phí của doanh nghiệp sẽ là 17% thay vì 17,5%.
Đánh giá thực trạng kế toán tiền lương tại công ty TNHH An&D
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, khi các doanh nghiệp đang đua nhau một cách khốc liệt, các nhà quản lý doanh nghiệp cần tìm cách để chi phí hoạt động là thấp nhất và lợi nhuận là cao nhất Muốn làm được điều đó thì các doanh nghiệp phải cố gắng tiết kiệm chi phí Các doanh nghiệp muốn làm ăn hiệu quả và đem lại lợi nhuận cao thì họ phải thường xuyên cập nhật thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Một trong những công cụ của hệ thống quản lý kinh tế có chức năng cung cấp thông tin, kiểm tra giám sát các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp đó là kế toán Kế toán là một trong những công cụ quản lý sắc bén không thể thiếu được trong hệ thống quản lý kinh tế tài chính ở các đơn vị cũng như trên toàn bộ phận nền kinh tế quốc dân Như bao doanh nghiệp khác, Công ty trách nhiệm hữu hạn An&D từ khi thành lập đã luôn chú trọng đến công tác kế toán Đội ngũ kế toán của công ty với tinh thần trách nhiệm cao, họ luôn đặt nhiệm vụ được giao của mình lên trên hết nhằm đáp ứng được nhu cầu thông tin nhanh gọn và chính xác Trong những thông tin mà kế toán cung cấp thì thông tin về tiền lương và các khoản trích theo lương có một vị trí vô cùng quan trọng trong hệ thống kinh tế tài chính Vì vậy việc tính toán phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương phải được thực hiện đúng nguyên tắc, đầy đủ và kịp thời Tuy nhiên mỗi doanh nghiệp đều có một hình thức, quan niệm, cách thức trả lương khác nhau, song mỗi doanh nghiệp đều tìm thấy cho mình một cách tính, cách chi trả, hạch toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp Trong suốt quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH An&D đã khẳng định được chỗ đứng của mình trong nền kinh tế Công ty không ngừng trưởng thành và lớn mạnh về cơ sở vật chất, trình độ quản lý Công ty đã khai thác, phát huy và sử dụng có hiệu quả nội lực, tiềm năng sẵn có của mình Đó là nhờ vào sự cố gắng không ngừng của Ban giám đốc và tập thể cán bộ công nhân viên công ty Nhìn chung công ty có bộ máy quản lý chặt chẽ, các phòng ban được phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng, cụ thể.Tuy quá trong quá trình phát triển công ty gặp không ít khó khăn, trở ngại nhưng công ty vẫn phấn đấu vươn lên, đảm bảo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên, khắc phục những mặt yếu, phát huy những mặt mạnh để qua đó tìm được những hướng đi phù hợp với quy luật phát triển của thị trường Bên cạnh đó, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức tương đối chặt chẽ, Với đội ngũ kế toán dày dặn, nhiều kinh nghiệm, hết mình trong công việc Mỗi nhân viên đều được phân công nhiệm vụ phù hợp với khả năng, trình độ của từng người Trong nội bộ phòng kế toán, mỗi người đều có nhiệm vụ cụ thể, riêng biệt nhưng lại có mối quan hệ mật thiết với nhau đảm bảo các nhiệm vụ kinh tế phát sinh được hạch toán kịp thời, chính xác và thông suốt Mỗi kế toán viên đều cố gắng hoàn thiện nhiệm vụ được giao, không ngừng học hỏi, trau dồi nâng cao nghiệp vụ.
2.3.1 Về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Thứ nhất, công ty có đội ngũ lãnh đạo và công tác quản lý hoạt động hợp lý, được thể hiện ở: Công ty có đội ngũ lãnh đạo, quản lý có năng lực, có bề kinh nghiệm trong chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh cùng với đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ, được trang bị hệ thống máy tính hiện đại Tại mỗi phòng ban trong công ty đều lắp đặt một máy chấm công để đảm bảo việc chấm công được chính xác Hệ thống giúp theo dõi người lao động có đi làm hay không, ra vào có đúng giờ không Người quản lý máy chấm công có nhiệm vụ ghi chép chi tiết lý do nghỉ hoặc họ được điều đi làm công việc gì, công tác đó rất quan trọng, nhằm ổn định công việc, đồng thời phản ánh đúng công sức lao động của mỗi thành viên trong công ty
Thứ hai: Về hệ thống kế toán của công ty
Hệ thống sổ sách của công ty được mở theo đúng quy định của Bộ tải chính, cập nhật và ghi chép đầy đủ các sổ sách chi tiết hợp lệ với các số tổng hợp và báo cáo tài chính Bộ máy kế toán của công ty làm việc tích cực và có sự phân công rõ ràng, đồng thời chịu trách nhiệm về phần việc của mình được giao Hệ thống chứng từ kế toán trong kế toán tiền lương và các nghiệp vụ khác trong công ty được tổ chức một cách hợp lý, tuân thủ theo đúng nguyên tắc ghi chép, luân chuyển chứng từ của chế độ kế toán hiện hành Các chứng từ kế toán được lập đầy đủ, được ghi chép, theo dõi và kiểm tra thường xuyên.
Bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với yêu cầu của công ty và phù hợp với hình thức kế toán nhật ký chung của công ty Công ty đã lắp đặt hệ thống máy tính hiện đại và hệ thống internet thuận tiện cho việc đối chiếu số sách và cập nhật kịp thời những thông tư nghị định về kế toán mới nhất
Thứ ba: Về công tác hạch toán kế toán lao động tiền lương và các khoản trích theo lương
Việc hạch toán tiền lương, trợ cấp tại công ty tạo điều kiện cho người lao động, đảm bảo nhu cầu và đời sống gia đình họ.
Công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương do đội ngũ cán bộ chuyên sâu có kinh nghiệm đảm nhiệm, nên việc hạch toán đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời, theo pháp lệnh quy định Thực hiện trích nộp đầy đủ các quỹ BHXH, BHYT, BHTN, thuế thu nhập cá nhân là thực hiện tốt nghĩa vụ của công ty đối với Nhà nước Việc phản ánh tiền lương và các khoản trích theo lương kịp thời, đầy đủ đã giúp cho công ty phân tích tỉnh hình lao động và thu nhập của từng bộ phận trong công ty, từ đó, công ty có kế hoạch điều phối và bố trí lao động hợp lý, khoa học tạo tiền đề cho việc nâng cao năng suất lao động, khuyến khích sự sáng tạo tăng thu nhập cao cho công ty và thu nhập cá nhân
Thứ tư: Công ty luôn chấp hành đầy đủ và kịp thời nghĩa vụ đối với Nhà nước
Thứ nhất, công ty chưa xây dựng chế độ tiền thưởng hợp lý cho người lao động để khuyến khích họ làm việc, tăng năng suất lao động
Qua tìm hiểu về chế độ thưởng của công ty, em thấy công ty chưa có quy định rõ ràng về chế độ thưởng, chưa có tác dụng trong việc thúc đẩy người lao động hăng say làm việc Vì vậy công ty cần chú trọng xây dựng một quy chế khen thưởng hợp lý để tạo điều kiện cũng như thúc đẩy tinh thần công nhân viên.
Thứ hai, công ty vẫn tính tiền lương theo cách đơn giản chưa biết áp dụng phần mềm công nghệ vào cách tính tiền lương
Công ty vẫn thực hiện việc tính tiền lương và các khoản trích theo lương bằng phần mềm Excel Việc tính toán như vậy tốn khá nhiều thời gian, đôi khi gặp nhiều khó khăn và mất nhiều công sức
Thứ ba, công ty chưa có chế độ trích Kinh phi công đoàn
Thứ tư, hình thức trả lương còn hạn chế
Tại công ty TNHH An&D vẫn tiến hành trả lương bằng tiền mặt Hàng tháng đến kỳ thanh toán lương, công ty phải cho người đến ngân hàng rút tiền về rồi thực hiện trả lương cho người lao động Hình thức trả lương như vậy tốn rất nhiều thời gian, đồng thời không đảm bảo trong quá trình vận chuyển cũng như dễ gây nhầm lẫn trong quá trình phát lương cho nhân viên do tất cả quá trình đều được tiến hành bằng phương pháp thủ công.
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH AN&D
Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện tiền lương và các khoản trích theo lương
3.1.1 Yêu cầu hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH An&D
Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong công ty được yêu cầu vừa phải đảm bảo nguồn thu nhập cho người lao động, vừa phải đảm bảo được tính tiết kiệm trong quản lý chi phí sao cho phù hợp với mọi hoạt động của công ty Việc phân bổ số lượng cũng như chất lượng lao động đóng vai trò quan trọng trong việc hoạt động và phát triển bền vững của công ty, bởi lẽ nếu không có sự phân bổ và sử dụng nguồn lao động một cách hợp lý công ty sẽ gặp rất nhiều trở ngại và khó khăn, việc phải thay đổi nguồn nhân lực liên tục sẽ khiến cho công ty khó phát triển và kiếm được chỗ đứng trên thị trường Nhất là đối với thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay tiêu chí tiết kiệm và hiệu quả luôn được đưa lên hàng đầu và là vấn đề ưu tiên của hầu hết công ty.
Ngoài ra, việc hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương còn phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh công ty Căn cứ vào đặc điểm, bản chất của một công ty kinh doanh thương mại, kế toán viên cần xem xét, áp dụng, vận dụng một cách hợp lý chế độ kế toán, hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán sử dụng về tiền lương và các khoản trích theo lương do Nhà nước ban hành, đồng thời căn cứ vào đặc điểm quy mô hoạt động kinh doanh của công ty để lựa chọn hình thức kế toán cho phù hợp.
Việc hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải thực tế, phù hợp với tình hình tài chính của công ty, chế độ kế toán hiện hành Đội ngũ nhân viên kế toán của công ty phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, trung thực, yêu nghề, nắm rõ luật pháp và các phần hành kế toán, đặc biệt là kế toán tiền và các khoản trích theo lương để đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ sử dụng Đồng thời, các biện pháp hoàn thiện phải tuân theo nguyên tắc và thể lệ chung của kế toán do Bộ tài chính ban hành, được áp dụng thống nhất trong cả nước và toàn ngành.
3.1.2 Nguyên tắc hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Việc hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là rất cần thiết và quan trọng nhưng nó đòi hỏi phải luôn đảm bảo thực hiện nguyên tắc công bằng và xứng đáng với sức lao động mà người lao động đã bỏ ra; cần đảm bảo nguyên tắc tuân thủ theo đúng các chế độ kế toán hiện hành, các biểu mẫu, chứng từ, sổ sách kế toán theo đúng quy định của Nhà nước Ngoài ra, còn cần đi kèm với việc cập nhật, áp dụng ngay những chính sách, quy định mới ban hành của Nhà nước về chế độ tiền lương để kịp thời đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Bên cạnh đó, việc hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương còn cần phản ánh kịp thời chính xác số lượng, số lượng thời gian và kết quả lao động Tính toán và thanh toán đúng đắn, kịp thời tiền lương và các khoản thanh toán với người lao động Tính đúng và kịp thời các khoản trích theo lương mà công ty phải trả thay người lao động Cung cấp thông tin về tiền lương, thanh toán lương ở công ty, giúp lãnh đạo điều hành và quản lý tốt lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương Thông qua ghi chép kế toán mà kiểm tra việc tuân thủ kế hoạch quỹ lương và kế hoạch lao động, kiểm tra việc tuân chế độ tiền lương, tuân thủ các định mức lao động và kỷ luật về thanh toán tiền lương với người lao động.
Ngoài ra, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương còn cần tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp các số liệu về số lượng lao động, thời gian và kết quả lao động Tính lương và trích các khoản theo lương, phân bổ chi phí nhân công đúng đối tượng sử dụng lao động Hướng dẫn, kiểm tra các nhân viên hạch toán ở các bộ phận, các phòng ban thực hiện đầy đủ các chứng từ nghi chép ban đầu về lao động, tiền lương, mở sổ cần thiết và hạch toán nghiệp vụ lao động tiền lương đúng chế độ, đúng phương pháp Tính toán phân bổ chính xác đối tượng chi phí tiền lương, các khoản trích theo lương
Các giải pháp hoàn thiện tiền lương và các khoản trích theo lương
Thứ nhất, công ty nên xây dựng chế độ tiền thưởng hợp lý Tiền thưởng có vai trò rất quan trọng, nó kích thích người lao động làm việc tận tụy hơn, có trách nhiệm với công việc hơn Vì vậy, công ty cần có một chế độ khen thưởng hợp lý Ngoài hình thức khen thưởng định kỳ, và các dịp lễ tết để kịp thời khen thưởng động viên những cá nhân, tập thể đã có những cống hiến giúp công ty ngày càng tốt hơn Công ty nên đề ra kế hoạch sản xuất nếu hoàn thành vượt mức kế hoạch tùy theo mức cao thấp để phân ra hoàn thành khá hay xuất sắc, từ đó phân loại để xét tính thưởng Ví dụ: công ty có thể phân lao động thành 3 loại:
Loại A: thưởng 40% lương cơ bản
Loại B: thưởng 30% lương cơ bản
Loại C: thưởng 10% lương cơ bản
Và tổ chức một đợt xét thưởng theo tháng để kịp thời đốc thúc nhân viên cũng như khen thưởng mọi người trong công việc.
Công ty nên áp dụng các hình thức thưởng phổ biến sau đối với chế độ thưởng thường xuyên như:
- Thưởng hoàn thành kế hoạch và thưởng tiết kiệm chi phí: là thưởng thêm tiền cho người lao động khi hoàn thành kế hoạch công việc trước thời hạn được giao hoặc đúng thời hạn được giao.
- Thưởng phát huy sáng kiến : những sáng kiến hay có đóng góp tích cực trong hoạt động kinh doanh của công ty, công ty nên có chế độ khen thưởng kịp thời để thúc đẩy nhân viên trong công ty phát huy tích cực năng lực sáng tạo, từ đó đóng góp cống hiến nhiều hơn để công ty ngày càng vững mạnh.
- Đối với bộ phận nhân viên kinh doanh, công ty nên áp dụng cách tính lương theo doanh thu nhằm tạo động lực thúc đẩy họ làm việc chăm chỉ hơn và hiệu quả hơn. Để tính lương theo hình thức này, công ty nên đặt ra những định mức cần đạt về doanh thu để nhân viên kinh doanh làm căn cứ phấn đấu, sau đó công ty nên phân cấp mức lương doanh số để làm căn cứ tính lương Cụ thể:
Doanh thu thực tế (Dtt) (đồng) (Dtt - Dđm)*%
Thứ hai, công ty TNHH An&D công ty không tận dụng tốt chức năng của phần mềm kế toán, vẫn đang áp dụng chấm công và tính lương qua Excel rất mất thời gian Công ty đang sử dụng máy chấm công hiện đại nhưng cuối tháng kế toán vẫn còn phải tập hợp dữ liệu từ máy chấm công một cách thủ công và tính lương bằngExcel Số lượng nhân viên thì ngày càng tăng thêm vì vậy việc lính lương và chấm công sao cho chính xác, không mất thời gian thì công ty nên tận dụng phần mềm kế toán, cụ thể là nên tích hợp hệ thống bảng chấm công với hệ thống phần mềm, giảm thiểu công việc thủ công cần làm để giúp cho việc quản lý và tính toán lương dễ dàng hơn
Thứ ba, kinh phí công đoàn là nguồn tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp.
Theo chế độ hiện hành doanh nghiệp có trên 10 người phải trích kinh phí công đoàn và Kinh phí công đoàn được trích theo tỉ lệ 2% trên tổng số tiền lương phải trả cho người lao động, doanh nghiệp phải chịu toàn bộ
Căn cứ theo quy định tại điều 4, Nghị định số 191/2013/NĐ-CP Quy định chi tiết về tài chính công đoàn, đối tượng đóng kinh phí công đoàn được quy định cụ thể như sau:
"Điều 4 Đối tượng đóng kinh phí công đoàn: Đối tượng đóng kinh phí công đoàn theo quy định tại Khoản 2 Điều 26 Luật công đoàn là cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mà không phân biệt cơ quan, tô chức, doanh nghiệp đó đã có hay chưa có tổ chức công đoàn cơ sở, bao gồm:
1 Cơ quan nhà nước (kể cả Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn), đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân.
2 Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp
3 Đơn vị sự nghiệp công lập và ngoài công lập
4 Doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế thành lập, hoạt động theo Luật doanh nghiệp, Luật đầu tư
5 Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã thành lập, hoạt động theo Luật hợp tác xã
6 Cơ quan, tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam có liên quan đến tổ chức và hoạt động công đoàn, văn phòng điều hành của phía nước ngoài trong hợp đồng hợp tác kinh doanh tại Việt Nam có sử dụng lao động là người Việt Nam
7 Tổ chức khác có sử dụng lao động theo quy định của pháp luật về lao động.”
Như vậy, theo quy định cụ thể nêu trên, doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế thành lập và hoạt động theo Luật doanh nghiệp và Luật đầu tư đều phải đóng kinh phi công đoàn, không phân biệt số lượng lao động
Vì vậy công ty TNHH An&D cần trích kinh phí công đoàn theo đúng quy định của pháp luật Cụ thể với mức đóng như sau:
Mức đóng = 2% x Quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH cho người lao độngTrong đó: Quỹ tiền lương này được xác định như sau:
+ Là tổng mức tiền lương của những người lao động thuộc đối tượng phải đóng BHXH.
Thứ tư, tiến hành trả lương cho cán bộ công nhân viên qua Internet Banking
Hiện nay theo xu thế khuyến khích của Nhà nước, rất nhiều doanh nghiệp đã thực hiện tốt công tác trả lương cho cán bộ công nhân viên qua hệ thống Internet Banking của các ngân hàng Đây là một điều mang lại nhiều lợi ích cho bên phía chủ doanh nghiệp cũng như người lao động Việc trả lương qua thẻ giúp cho việc trả lương của doanh nghiệp đơn giản, gọn nhẹ hơn Đồng thời đảm bảo an toàn tránh sai sót trong quá trình vận chuyển tiền, cũng như tránh nhầm lẫn mất nhiều thời gian chờ đợi cho người lao động Thêm vào đó việc làm này sẽ giúp cho người lao động chủ động hơn trong việc sử dụng tiền lương của mình, cũng như được tiếp cận với sự tiên tiến của khoa học công nghệ mà hình thức thanh toán này đã được áp dụng phổ biến trên thế giới
Hiện nay công ty trả lương cho CNV bằng tiền mặt do một thủ quỹ làm nhiệm vụ phát lương cho CNV Với cách trả lương này rất khó khăn cho người phát lương với số lượng lớn tiền mặt, dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót khi phát lương Để giảm những sai sót, nhầm lẫn không đáng kể trên thì công ty có thể áp dụng quy trình cách trả lương qua hệ thống Internet Banking của các ngân hàng Cách trả lương này rất phù hợp với xu hướng phát triển hiện nay nó thuận tiện cho người lao động trong thanh toán công cộng rút tiền tự động trong các ngân hàng và từ các máy rút tiền tự động hơn nữa trả tiền thông qua tài khoản ở ngân hàng phần nào giúp người lao động tích cực tích luỹ tiền hơn.
Quy trình thực hiện như sau:
- Đăng ký với Ngân hàng về việc trả lương cho cán bộ CNV qua Ngân hàng
- Công ty lập cho mỗi CNV một tài khoản tại Ngân hàng của mình.
- Tính bảng lương hàng tháng của CNV và gửi cho ngân hàng kèm theo một uỷ nhiệm chi của Công ty.
- Ngân hàng dựa vào bảng lương của CNV và uỷ nhiệm chi đó, thực hiện chuyển tiền từ tài khoản của Công ty vào tài khoản của CNV.
Điều kiện thực hiện các giải pháp
Để hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty thì không chỉ cần sự cố gắng của một phía mà cần phải có sự kết hợp giữa cá nhân, doanh nghiệp và Nhà nước.
- Đối với cá nhân (nhân viên kế toán):
Họ cần nhận thức được công việc kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương rất quan trọng Vì vậy, người làm nghiệp vụ kế toán tiền lương phải là người có trình độ chuyên môn tức là hiểu biết về lĩnh vực tiền lương và các chính sách chế độ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ Muốn vậy, nhân viên kế toán phải thường xuyên nghiên cứu, học hỏi, tìm hiểu những thay đổi chính sách của Nhà nước, tình hình kinh tế trong và ngoài nước để kịp thời thay đổi những thay đổi về chính sách, pháp luật kinh tế của Nhà nước, chuẩn mực kế toán, kịp thời tiếp cận với sự thay đổi của nền kinh tế thế giới.
- Đối với doanh nghiệp: Để đạt được trình độ như mong muốn, nhân viên kế toán tiền lương phải nhận được sự hỗ trợ từ công ty Muốn vậy công ty phải nhận thức được tầm quan trọng của việc hạch toán và chi trả lương Trả lương một cách hợp lý không những đảm bảo được đời sống cho người lao động mà còn thúc đẩy tăng năng suất lao động, khuyến khích sáng tạo trong sản xuất Vì vậy công ty phải lựa chọn nhân viên có trình độ chuyên môn trong kế toán tiền lương, đồng thời tạo điều kiện để họ có thể nâng cao chuyên môn trong kế toán tiền lương thông qua các khóa học nâng cao ngắn và dài hạn
Tóm lại việc hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là rất quan trọng không chi đối với doanh nghiệp mà còn đối với sự phát triển chung của đất nước.