Xây dựng quy trình phỏng vấn hiệu quả tại công ty tnhh tal group

Từ kết quả nghiên cứu trên, đưa ra phương hướng để xây dựng quy trình phỏng vấn hiệu quả cho công ty TNHH TAL GROUP và tại các công ty vừa và nhỏ hay những công ty khởi nghiệp chưa có mộ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH

TIỂU LUẬN THI KẾT THÚC HỌC PHẦN

MÔN QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

XÂY DỰNG QUY TRÌNH PHỎNG VẤN HIỆU QUẢ TẠI CÔNG TY TNHH TAL GROUP

Giảng viên : ThS Trần Hà Triêu Bình

SV thực hiện : Phạm Thị Hồng Nhung

TP.HCM, tháng 05 năm 2022

ty khởi nghiệp chưa có một quy trình phỏng vấn đạt chuẩn.

Từ khoá: phỏng vấn, quy trình phỏng vấn, phỏng vấn hiệu quả, công ty TNHH TAL

GROUP

GIỚI THIỆU

Ngày nay, việc phỏng vấn là hình thức đa số mà các nhà tuyển dụng sử dụng đểthông qua buổi phỏng vấn có thể đánh giá và lựa chọn được ứng viên Quy trìnhphỏng vấn tác động mạnh mẽ đến quá trình tuyển dụng Vì vậy, bản thân mỗi nhàtuyển dụng đều cần nỗ lực để chuẩn hóa quy trình, luôn sẵn sàng thay đổi, điềuchỉnh hợp lý nhằm tuyển đúng người, đúng việc

Với các nhà tuyển dụng, nhất là ở các công ty nhỏ hoặc chưa có nhiều kinhnghiệm thì việc cố gắng tìm kiếm thông tin và xây dựng quy trình phỏng vấn chuẩnkhá khó khăn và không tránh khỏi những thiếu sót trong quy trình phỏng vấn Một

số nhà tuyển dụng tại các công ty mới khởi nghiệp còn chưa thể hình dung chính xácquy trình đầy đủ gồm những bước nào, phải chuẩn bị và tiến hành ra sao Đặt ra mộtcâu hỏi đó là làm thế nào để các nhà tuyển dụng ở các công ty nhỏ hoặc chưa cónhiều kinh nghiệm có thể tránh được một số lỗi trong quy trình phỏng vấn và xâydựng được một quy trình phỏng vấn đạt chuẩn, hiệu quả, phù hợp và khai thác đượcnăng lực thực sự của ứng viên thông qua buổi phỏng vấn

Từ những lí do đó, em xin được lựa chọn đề tài: “Xây dựng quy trình phỏng vấn hiệu quả tại công ty TNHH TAL GROUP” làm đề tài cho bài tiểu luận của

mình

*Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Thông qua việc nghiên cứu, phân tích thực trạng chung – những thiếu sót trongquy trình phỏng vấn tại công ty TNHH TAL GROUP Từ đó, có thể xây dựng được

kế hoạch phỏng vấn hiệu quả, phản ánh tích cực và đóng góp đầu vào hiệu quả trongquản trị nguồn nhân lực, giúp giảm thời gian tuyển dụng lại, đưa ra kết luận chínhxác hơn về một ứng viên thông qua buổi phỏng vấn tại công ty TNHH TALGROUP và tại các công ty Startup (khởi nghiệp), doanh nghiệp SME (vừa và nhỏ)

*Lý do nghiên cứu: Một số lượng lớn các công ty khởi nghiệp, những công ty chưa

Từ việc nghiên cứu thực tế tại công ty TNHH TAL GROUP, bài nghiên cứu nhằm khắc phục các lỗi đang tồn tại trong quy trình tuyển dụng của công ty TNHH TAL GROUP và đưa ra phương hướng, các lưu ý quan trọng đóng góp xây dựng quy trình phỏng vấn hiệu quả cho công ty và các doanh nghiệp khác.

*Phạm vi nghiên cứu: thực hiện việc nghiên cứu về quy trình phỏng vấn tại công ty

TNHH TAL GROUP

*Phương pháp nghiên cứu: Đề tài sử dụng thông tin được thu thập thực tế tại công

ty TNHH TAL GROUP, thu thập thông tin trên các tài liệu, sách báo có liên quan đến vấn đề nghiên cứu Em tiến hành phân tích, so sánh, tổng hợp, hệ thống hóa tài liệu theo mục tiêu nghiên cứu của đề tài

*Ý thực tiễn của đề tài: Giúp phòng nhân sự tại công ty cũng như tại các doanh

nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp mới khởi nghiệp, có cách tiếp cận toàn diện, xây dựng được quy trình phỏng vấn hiệu quả

*Cấu trúc bài tiểu luận gồm 4 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về quy trình phỏng vấn trong quản trị nguồn nhân lựcChương 2: Phân tích thực trạng và đánh giá quy trình phỏng vấn hiện tại của công tyTNHH TAL GROUP

Chương 3: Đề xuất giải pháp, xây dựng quy trình phỏng vấn hiệu quả cho công ty TNHH TAL GROUP

Chương 4: Kết luận

Mục Lục

TÓM TẮT i

GIỚI THIỆU ii

I CƠ SỞ LÝ LUẬN QUY TRÌNH PHỎNG VẤN TRONG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC 1

1.1 Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình phỏng vấn 1

1.2 Sơ đồ quy trình phỏng vấn chung 1

1.3.Trình tự phỏng vấn 1

1.3.1 Lên kế hoạch phỏng vấn (Trước phỏng vấn) 1

1.3.2 Quyết định những ai tham gia phỏng vấn và người chịu trách nhiệm tổng thể 3

1.3.3 Chuẩn bị cho buổi phỏng vấn (Trước phỏng vấn) 3

1.3.4 Các hình thức & các câu hỏi trong phỏng vấn (Trước phỏng vấn) 4

1.3.5 Xây dựng hệ thống thang điểm đánh giá 6

1.3.6 Tiến hành phỏng vấn 8

1.4 Các yếu tố cần tìm kiếm của một ứng viên khi tiến hành phỏng vấn 9

II THỰC TRẠNG QUY TRÌNH PHỎNG VẤN TẠI CÔNG TY TNHH TAL GROUP 10

2.1 Quy trình phỏng vấn hiện tại của công ty TNHH TAL GROUP 10

2.2 Đánh giá quy trình phỏng vấn hiện tại của công ty TNHH TAL GROUP 10

2.2.1 Dữ liệu tỷ lệ thời gian và số lượng nhân viên nghỉ việc sau buổi phỏng vấn 10

2.2.2 Mức độ hài lòng của ứng viên sau buổi phỏng vấn 11

2.3 Ưu điểm và nhược điểm của quy trình phỏng vấn hiện tại 12

2.4 Thiếu sót trong quá trình tuyển dụng của công ty 12

2.4.1 Không có bản mô tả công việc chi tiết 12

2.4.2 Đánh giá ứng viên theo cảm tính 13

2.4.3 Chưa có sự chuẩn bị về một danh sách câu hỏi 13

III ĐỀ XUẤT XÂY DỰNG QUY TRÌNH PHỎNG VẤN TẠI CÔNG TY TNHH TAL GROUP 15

3.1 Xây dựng bản mô tả công việc chi tiết 15

3.2 Xác định các tiêu chí đánh giá và các câu hỏi phỏng vấn 15

3.2.1 Xác định các tiêu chí đánh giá 15

3.2.2 Xây dựng các câu hỏi phỏng vấn 15

3.4 Thiết kế trò chơi 16

3.5 Chuẩn bị cho người phỏng vấn 17

3.6 Ghi nhận kết quả phỏng vấn & lấy đánh giá về buổi phỏng vấn 17

IV KẾT LUẬN 18

V TÀI LIỆU THAM KHẢO 19

Mục Lục Hình

Hình 2 Mẫu bảng đánh giá ứng viên 7

Mục Lục Sơ Đ

Sơ đồ 1 Quy trình phỏng vấn chung (Nguồn: Sinh viên tìm hiểu) 2

Sơ đồ 3 Tỷ lệ thời gian và số lượng nhân viên nghỉ việc sau phỏng vấn 11

I CƠ SỞ LÝ LUẬN QUY TRÌNH PHỎNG VẤN TRONG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

1.1 Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình phỏng vấn

Phỏng vấn là một phần quan trọng của quy trình tuyển dụng, là phương pháp để chọn

lựa ứng viên tiềm năng phù hợp với mục tiêu và văn hoá của công ty

Quá trình phỏng vấn phục vụ hai mục đích là giúp nhà tuyển dụng xác định xem bạn có

đủ tiêu chuẩn cho công việc mà bạn đang phỏng vấn hay không và giúp bạn quyết địnhxem các giá trị và mục tiêu của bạn có phù hợp với mục tiêu của nhà tuyển dụng haykhông Quá trình này có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô công ty, mục đích và vaitrò của buổi phỏng vấn

Các nhà quản trị, nhà tuyển dụng cần không ngừng theo dõi, kiểm tra, đánh giá về quytrình phỏng vấn trong tuyển dụng Vì đây là quy trình giúp phản ánh thiết thực về mộtứng viên, giúp các nhà tuyển dụng tìm được ứng viên phù hợp, gắn bó lâu dài với tổchức

1.2 Sơ đồ quy trình phỏng vấn chung

Sơ đồ 1 Quy trình phỏng vấn chung (Nguồn: Sinh viên tìm hiểu)

1.3.Trình tự phỏng vấn

1.3.1 Lên kế hoạch phỏng vấn (Trước phỏng vấn)

Lên kế hoạch là bước đầu tiên trong quy trình phỏng vấn Thông thường, bộ phận nhân

sự, bộ phận tuyển dụng sẽ đảm nhiệm bước này

Thực hiệnChuẩn bị

Khung giờ phỏng vấn là khoảng thời gian bắt đầu và kết thúc phỏng vấn Khung giờ

sẽ được thống nhất bởi nhà tuyển dụng và ứng viên trước đó thông qua email, điệnthoại liên hệ Với mỗi cấp độ, vị trí công việc khác nhau khung thời gian khác nhau

Những điều cần làm trong việc lên kế hoạch cho buổi phỏng vấn mà chúng ta cần phải thực hiện như sau:

- Lựa chọn người tham gia phỏng vấn: Bằng cách xem xét các vị trí, nhu cầu tuyển

dụng, để lựa chọn người tham gia phỏng vấn lập thành hội đồng phỏng vấn cho mỗi kỳtuyển dụng

- Liên hệ hẹn với ứng viên đến phỏng vấn: Chúng ta sẽ lên lịch hẹn cho người tham giaphỏng vấn và các ứng viên, cần đảm bảo về mặt thời gian và lên lịch hẹn trước 1 tuầncho buổi phỏng vấn đó

- Chuẩn bị tài liệu phòng vấn: Bao gồm danh sách ứng viên, hồ sơ ứng viên, kết quả thicác vòng trước, bảng mô tả công việc, các tiêu chí lựa chọn ứng viên, các kịch bảnphỏng vấn, các công cụ chấm điểm

- Lên kế hoạch cho các câu hỏi phỏng vấn: Dựa vào các tiêu chí trong bản mô tả công

việc cho mỗi vị trí, để lựa chọn những câu hỏi phỏng vấn cũng như là hình thức phỏngvấn cho phù hợp với từng vị trí và nhu cầu tuyển dụng

- Lên kế hoạch cho không gian (phòng) phỏng vấn: Bao gồm địa điểm phỏng vấn, cáctrang thiết bị, hồ sơ phỏng vấn, để tạo một không gian tốt nhất cho buổi phỏng vấnđược diễn ra

- Lên kế hoạch dự phòng: Ngoài ra cần phải lên kế hoạch cho các phương án dự phòngtrong buổi phỏng vấn Trong các trường hợp như là ứng viên đến trễ/ hoặc ko thể thamgia buổi phỏng vấn Người thực hiện phỏng vấn không tham gia phỏng vấn ứng viên

Thời gian phỏng vấn kết thúc sớm/ kéo dài quá thời gian quy định => thì những kếhoạch dự phòng này được đưa ra để có thể giải quyết tình huống tối ưu nhất cho buổiphỏng vấn.

1.3.2 Quyết định những ai tham gia phỏng vấn và người chịu trách nhiệm tổng thể

Theo nguyên tắc trong phỏng vấn, người phỏng vấn không nên vượt quá 5 người Điềunày khá “áp đảo” và không phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, vừa Sốlượng người phỏng vấn từ 2 đến 3 người là hợp lý nhất và cũng như là để có nhữngđánh giá khách quan khác nhau

- Người phỏng vấn chính nên là người quản lý trực tiếp của vị trí công việc mà ứngviên ứng tuyển Và là người thường xuyên làm việc với họ (hơn 50% thời gian) vìngười đó là người hiểu rõ ứng viên nào sẽ thích hợp với môi trường, vị trí của công ty

Họ là người trực tiếp theo dõi việc tuyển chọn ứng viên nhiều nhất, qua những kì thituyển, trắc nghiệm…của ứng viên Sự nhận xét của họ sẽ mang tính khách quan vàchính xác hơn Giữa người quản lý trực tiếp và ứng viên sẽ hiểu nhau và dễ làm việchơn trong tương lai

- Người chịu trách nhiệm tổng thể cho buổi phỏng vấn chính là người phụ trách phỏngvấn của bộ phận nhân sự Người nhân sự này sẽ đảm bảo các yếu tố về: con người, nộidung trao đổi, kết quả của buổi phỏng vấn Cũng là người điều phối, dẫn dắt nhà tuyểndụng, ứng viên và nội dung cuộc phỏng vấn đi đúng mục tiêu đề ra

1.3.3 Chuẩn bị cho buổi phỏng vấn (Trước phỏng vấn)

Bước thứ hai trong quy trình phỏng vấn đó chính là bước chuẩn bị cho buổi phỏng vấn

Nhân viên tuyển dụng phụ trách buổi phỏng vấn sẽ lên danh sách các công việc chuẩn

bị cho buổi phỏng vấn bao gồm:

+ Gửi thư mời phỏng vấn tới ứng viên tham gia: Thông báo qua email hoặc điện thoạiliên hệ tới ứng viên để chốt lịch phỏng vấn trực tiếp Gửi thông báo về cuộc phỏng vấn

ít nhất là một tuần

+ Thông báo lịch tới hội đồng phỏng vấn (người phỏng vấn chính): Để ứng viên có cáinhìn tốt về đơn vị tuyển dụng hãy đảm bảo người phỏng vấn phải có mặt đúng lịchtrình Điều này bạn cần có thông báo trước để người phỏng vấn chính sắp xếp côngviệc

+ Xác định địa điểm và chuẩn bị không gian phỏng vấn: Phòng phỏng vấn phải đượcchuẩn bị trước và có thông báo đến các bộ phận khác để tránh gián đoạn quá trìnhphỏng vấn do nhầm lẫn hoặc những yếu tố không mong muốn có thể xảy ra

1.3.4 Các hình thức & các câu hỏi trong phỏng vấn (Trước phỏng vấn)

a) Các hình thức phỏng vấn phổ biến hiện nay

Có 5 hình thức phỏng vấn phổ biến hiện nay: phỏng vấn theo mẫu, phỏng vấn khôngtheo mẫu, phỏng vấn tình huống, phỏng vấn nhóm và phỏng vấn thử nghiệm

- Phỏng vấn theo mẫu: Là hình thức sử dụng bảng câu hỏi được chuẩn bị cho quá trìnhphỏng vấn Các câu hỏi thường được thiết kế trên cơ sở nghiên cứu kỹ lưỡng các yêucầu của công việc, tiêu chuẩn cần có của ứng viên và thường bao trùm lên tất cả nhữngvấn đề quan trọng nhất cần tìm hiểu về ứng viên như: động cơ, thái độ, năng lực, khảnăng giao tiếp…

- Phỏng vấn không theo mẫu: Là hình thức kiểu nói chuyện, không có bảng câu hỏikèm theo Sau khi nghiên cứu bảng mô tả công việc, bảng tiêu chuẩn công việc và hồ

sơ của ứng viên, người phỏng vấn sẽ ghi lại những điểm mạnh, điểm yếu cũng nhưnhững điểm chưa được rõ ràng và cần làm sáng tỏ trong phỏng vấn Hình thức phỏngvấn này thường cho phép các ứng viên trình bày tự do mà không bị không ngắt quãng

Nhà tuyển dụng sẽ căn cứ vào câu trả lời của ứng viên để đặt những câu hỏi mà ứngviên có thể chưa chuẩn bị, nên thường nội dung các câu hỏi có thể thay đổi theo nhiềuhướng khác nhau Do đó hình thức phỏng vấn này thường tốn nhiều thời gian, mức độtin cậy và chính xác không cao do chịu ảnh hưởng bởi tính chủ quan của người phỏngvấn.

- Phỏng vấn tình huống: Đưa ra những tình huống trong thực tế và yêu cầu ứng viêntrình bày cách giải quyết Câu hỏi phỏng vấn tình huống là những câu hỏi giả định dựatrên tình huống liên quan đến việc giải quyết vấn đề và xử lý các vấn đề và hoàn cảnhkhó khăn ở nơi làm việc Những câu trả lời này sẽ được so sánh với nhau để đánh giácách ứng viên phản ứng với một tình huống có thể xảy ra tại nơi làm việc Cuộc phỏngvấn tình huống có đặc điểm tập trung vào tương lai nhiều hơn thay vì quá khứ

- Phỏng vấn nhóm: Công ty có thể thu hẹp số lượng ứng viên một cách nhanh chóngthông qua phỏng vấn nhóm Và sau đó sẽ tiến hành thực hiện các cuộc phỏng vấn trựctiếp kỹ lưỡng hơn hoặc tuyển dụng ngay tại chỗ Nó cũng mang đến cho nhà tuyểndụng cơ hội để xem cách các ứng viên xử lý trong bối cảnh nhóm, ai có tiềm năng lãnhđạo và mỗi người làm việc tốt như thế nào trong nhóm

- Phỏng vấn thử nghiệm: Thay vì chỉ đặt các câu hỏi, kiểu phỏng vấn được xây dựng

dưới hình thức các ứng cử viên thực hiện các bài kiểm tra (bài test) liên quan đến côngviệc thực tế hoặc ứng viên trình bày, thuyết trình, mô phỏng Thông qua bài test, cácứng cử viên sẽ thể hiện kỹ năng của mình và điều này giúp nhà tuyển dụng có mộtđánh giá trực quan nhất Ví dụ: các ứng cử viên cho vị trí thiết kế hình ảnh sẽ thiết kếmột poster cho một chủ đề được giao bởi nhà tuyển dụng

b) Các câu hỏi trong phỏng vấn

Cách xây dựng đặt câu hỏi

Xây dựng một bảng câu hỏi, mỗi một câu đều có một mục đích riêng nhằm khai thácđược các kỹ năng, phẩm chất quan trọng nhất để đảm bảo ứng viên được chọn hoànthành những nhiệm vụ chính của công việc Để có thể đưa ra được những câu hỏi quantrọng cần xem xét các kỹ năng, kinh nghiệm và trình độ được liệt kê trong sơ yếu lýlịch của họ

Các loại câu hỏi thường được sử dụng trong buổi phỏng vấn:

- Trình độ học vấn: chuyên môn; nghiệp vụ; trình độ ngoại ngữ

- Kinh nghiệm nghề nghiệp: thâm niên công tác; những công việc và chức vụ đã đảmnhận; những thành công đã đạt được; những rủi ro thất bại đã gánh chịu

- Kỹ năng ứng xử: trả lời những vấn đề liên quan đến kiến thức chuyên môn, kiến thức

1.3.5 Xây dựng hệ thống thang điểm đánh giá

Các công ty sẽ có xây dựng hệ thống thang điểm, bảng đánh giá ứng viên khác nhauphù hợp cho mỗi vị trí, và mong muốn của nhà tuyển dụng Các nội dung cần đánh giábao gồm: Các kỹ năng cần thiết cho vị trí; Đánh giá mức độ thành thạo kỹ năng củaứng viên; Ghi chú đặc biệt Đánh giá chi tiết điểm mạnh, điểm yếu của ứng viên, Nhàtuyển dụng sử dụng bảng đánh giá này, để có thể đánh giá một cách công bằng, cânnhắc và lựa chọn được ứng viên phù hợp

Hình 1 Mẫu bảng đánh giá ứng viên

a) Mở đầu buổi phỏng vấn

Nhà tuyển dụng giới thiệu về mình, và nói qua thứ tự phỏng vấn Bước này sẽ trở thànhnền tảng cho ứng viên hiểu hơn về người tuyển dụng mình cũng như mình sẽ trải quabuổi phỏng vấn như nào Điều đó cũng giúp các ứng viên trở nên chủ động động, linhhoạt hơn trong việc xử lý các tình huống được đưa ra

b) Trong buổi phỏng vấn

Sau bước mở đầu phỏng vấn, nhà tuyển dụng tiến hành đặt các câu hỏi:

- Câu hỏi về các kỹ năng, kinh nghiệm nền tảng công việc (thời gian tối đa 10 phút

- Xác nhận kỹ năng và kinh nghiệm (thời gian tối đa 10 phút) Người phỏng vấn xemxét các kỹ năng công việc của ứng viên, trong khi ứng viên mô tả kinh nghiệm làmviệc trước đây của mình Người phỏng vấn nên kiểm tra xem ứng viên có các kỹ năngcần thiết cho công việc hay không Người phỏng vấn nên đưa ra những tình huốngtrong thực tế và yêu cầu ứng viên trình bày cách giải quyết

- Tìm hiểu về sự lựa chọn công việc/ động lực của ứng viên (thời gian tối đa 10 phút)

- Câu hỏi của ứng viên (thời gian tối đa 10 phút) Để có thể giải đáp các thắc mắc, sựkhông rõ ràng cho các ứng viên về công ty, về vị trí công việc

c) Kết thúc phỏng vấn

Người phỏng vấn không nên vội vàng kết thúc ngay, mà hãy bình tĩnh và trao quyềnchủ động cho ứng viên thông câu hỏi như là “bạn có muốn đặt câu hỏi nào haykhông?” Trao đổi cởi mở về vị trí tuyển dụng ở công ty (chẳng hạn như công ty rất coitrọng vị trí này, kỳ vọng ở nhân viên mới những gì, sẵn sàng đào tạo và hỗ trợ ra