Nhiệm vụ đồ án: Nghiên cứu các kinh phí tổ chức của các bộ phận trong Hội thảo, xây dựng được kế hoạch tài chính cho Hội thảo cấp trường 2023.. Từ đó xây dựng được một quy trình hoàn thi
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
TỔNG QUAN VỀ KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
“Trong tác phẩm của Ardant (1976), Histoire financière de l'Antiquité à nos jours, Tài chính có từ thế kỷ 13 bằng từ nguyên tiếng Pháp, xuất phát từ thuật ngữ hiện tại 'tài chính', từ tiền tố “finer” nghĩa là “kết thúc một giao dịch và do đó trả tiền” Sau đó, từ này đã biết một số diễn biến và chỉ định các nguồn tài chính, từ thế kỷ XVI, nó cũng liên quan đến kinh doanh tiền tệ.” 1
Theo Merriam-Webster (2018), định nghĩa chung của thuật ngữ này cho thấy “tài chính bao gồm việc cung cấp số tiền cần thiết để thực hiện một hoạt động kinh tế”
“Theo Inc (2018) ngân sách là sự phân bổ tiền cho một mục đích nào đó Từ này từng có nghĩa là "túi" hoặc "ví"; do đó, ngân sách là "những gì có trong túi." Ngân sách sẽ quyết định đến quy mô, cách thức tổ chức và hiệu quả của sự kiện, vì vậy cần phải xây dựng ngân sách (kế hoạch tài chính) Nhà tổ chức sự kiện cần phải khẳng định rằng có đủ nguồn ngân sách để làm sự kiện Nhà tổ chức sự kiện cần phải thu xếp việc sử dụng nguồn ngân sách một cách hợp lý và hiệu quả cho dù sự kiện lớn hay nhỏ Trên cơ sở xây dựng dự toán, các nhà quản trị cần có kế hoạch chi tiêu chi tiết đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu đặt ra cho từng khâu công việc và hiệu quả của toàn bộ sự kiện Nhà tổ chức sự kiện cũng cần xác định rõ quy mô, vị trí, địa điểm tổ chức sự kiện cho phù hợp với nguồn ngân sách.” 2
Hiện tại chưa có bài nghiên cứu khoa học nào nói về lập kế hoạch tài chính trong tổ chức sự kiện Các bài nghiên cứu hiện nay hầu như chỉ đang nghiên cứu về lập kế hoạch tài chính trong một doanh nghiệp Từ những khái niệm trên ta có thể hiểu kế hoạch tài chính trong tổ chức sự kiện là kế hoạch có nhiệm vụ xác định khả năng tài chính của một đơn vị tổ chứ sự kiện nào đó để xác định được quy mô, cách thức và hiểu quả để tổ chức sự kiện thành công Từ đó, người lập bản kế hoạch tài chính cần phải phân bổ ngân sách cho các bộ phận hợp lý có chiến lược, chi tiêu có mục đích và tiết
1 Charlotte P (2018, May) Management and financial aspects when organizing an event, Thesis Business Management, Centria University of Applied Sciences
2Inc (2018) Có sẵn:https://www.inc.com/encyclopedia/budgetsandbudgeting.html
12 kiệm hiệu quả để đạt được mục tiêu đã đặt ra trong kế hoạch Ngoài ra, bản kế hoạch này cũng sẽ mô tả chi tiết hoạt động, tài nguyên, vật liệu và khung thời gian cần thiết để thực hiện mục tiêu
2.1.2 Tầm quan trọng của xây dựng kế hoạch tài chính
Sự thành công của một sự kiện, ở một mức độ lớn hay nhỏ, phụ thuộc vào việc lập kế hoạch tài chính hợp lý Người ta đã nói đúng rằng lập kế hoạch tài chính là việc cấp thiết, được coi là chìa khóa dẫn đến sự thành công của việc tổ chức sự kiện Tầm quan trọng của nó có thể được thể hiện qua những điều sau:
Thứ nhất, xác định được tính khả thi trong việc tổ chức sự kiện Để tránh rơi vào trường hợp gặp vấn đề về tài chính Bản kế hoạch tài chính chi tiết sẽ giúp phân bổ cân đối nguồn vốn dựa trên tình hình thực tế của sự kiện Kế hoạch tài chính còn đặc biệt hữu ích giúp cho sự kiện tránh những cú sốc, những chi phí phát sinh trong những tình huống bất ngờ xảy ra
Thứ hai, xây dựng kế hoạch tài chính chỉnh chu còn giúp thu hút các khoản đầu tư từ nhà tài trợ hiệu quả Có thể thấy kế hoạch tài chính là cái nhìn tổng quan nhất về tình hình tài chính hiện tại và tiềm năng của sự kiện trong tương lai Từ đó nhà tài trợ sẽ có nhìn nhận và đánh giá về khả năng thực hiện của sự kiện và có quyết định đầu tư hay là không
Thứ ba, giúp kiểm soát nghiêm ngặt các khoản thu chi trong sự kiện Dựa vào các khoản phân bổ trong kế hoạch mà người tổ chức sự kiện có thể kiểm soát các khoản chi tiêu, giúp cân đối và không để xảy ra tình trạng “vung tay quá trán” gây thiếu hụt ngân sách cho các khoản khác
Cuối cùng, giúp xác định một số khoản chi ưu tiên Tối ưu ngân sách lẫn nguồn tài chính nội bộ là yếu tố quan trọng dẫn đến sự thành công Việc xây dựng kế hoạch tài chính giúp xác định rõ được các khoản chi tiêu cần thiết, đem lại hiệu suất cao hơn Trên cơ sở đó xác định được những khoản ngân sách cần được ưu tiên để phân bổ tiền bạc cho hợp lý, tránh tình trạng tiêu quá nhiều vào những khoản không cần thiết.
CÁC YẾU TỐ TÀI CHÍNH TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
2.2.1 Một số hạng mục chi phí cơ bản có trong một quy trình tổ chức sự kiện
2.2.1.1 Chi phí địa điểm tổ chức sự kiện
13 Địa điểm được phân loại ra: Địa điểm tự chuẩn bị (không trả phí) hoặc địa điểm thuê (có trả phí)
Hình 2.1 Địa điểm tổ chức sự kiện
Tổng quan lại chi phí địa điểm gồm có: Chi phí cọc địa điểm, Chi phí bảo hiểm (an toàn lao động hay bao hiểm khi tham gia sự kiện), Chi phí thuê bãi đỗ xe (nếu có)
2.2.1.2 Chi phí cho các thiết bị, vật dụng
Thiết bị âm thanh, ánh sáng: Các thiết bị này có thể là microphone, màn hình, máy chiếu, các hệ thống đèn và các thiết bị chuyên nghiệp khác, hiệu ứng sân khấu đều được xem là yếu tố quan trọng và cần thiết, có thể chiếm 30-60% tổng chi phí sự kiện
Các thiết bị khác: Các vật dụng, thiết bị cần có như khăn trải bàn, bàn, ghế, trang trí, … tính cả chi phí vận chuyển các thiết bị, vật dụng này có thể chiếm khoản 10-15%
Chi phí tổ chức liên quan đến nhân lực và cũng như các nguồn lực được sử dụng để lên kế hoạch và tổ chức sự kiện Các chi phí này có từ bước lên ý tưởng đến hoàn thành các thủ tục giấy tờ sau khi kế thúc sự kiện a Chi phí marketing
Chủ yếu là chi phí cho truyền thông trên các website cũng như truyền thông giấy, thiết kế và in ấn các vật dụng quảng bá như banner, poster, backdrop, brochure , chi phí thư mời tham gia và quản lý đăng ký tham gia sự kiện
14 b Chi phí lên kế hoạch và tổ chức
Các chi phí nhất định như chi phí cho người lên kế hoạch tổ chức sự kiện, chi phí cho nguồn nhân lực, chi phí đi lại và các chi phí khác Để sự kiện đúng tiến độ, hạn chế tối đa rủi ro cần có một vị trí quản lý hoặc một đơn vị chuyên trách Chi phí quản lý là một hạng mục cần thiết và không thể bỏ qua trong tổ chức sự kiện, thường chiếm từ 3-10% trên một chương trình sự kiện c Chi phí quản trị
Chi phí cơ bản về quản trị như tiền lương cho nhân lực, chi phí cho kế toán, … Cân nhắc kinh phí tổng và quy mô của dự án để thực hiện thuê nhân công một cách hợp lý Đảm bảo tiến độ công việc cũng như không thuê quá nhiều nhân công khi ít việc để tránh phát sinh thêm chi phí hạng mục này quá cao Các vị trí MC, PG, PB, … chúng ta nên sử dụng ngay nhân lực nội bộ
2.2.1.4 Các loại chi phí khác a Chi phí phục vụ đồ ăn, thức uống
Tùy theo chương trình sẽ có phần tiệc trong sự kiện và tuỳ vào yêu cầu khách hàng mà đơn vị tổ chức đưa ra những lựa chọn tốt nhất về mặt chi phí cũng như chất lượng Có thể lựa chọn về thực đơn, đơn vị cung cấp như nhà hàng hay quán ăn… Lựa chọn theo mô hình tổ chức như tiệc trà nhẹ, buffet hoặc đãi theo món
Hình 2.2 Tiệc teabreak bắt mắt cho hội thảo tại công ty
Nếu các chương trình có dùng tiệc thì đây cũng là phần chi phí không hề nhỏ trong chương trình, dao động từ 30-50% tổng chi phí của sự kiện
Ngoài ra còn có hoạt động nghỉ ngơi, ăn uống cho khách mời bao gồm các món ăn, thức uống và chi phí phục vụ, chuẩn bị b Chi phí cho các tiết mục giải trí
Chi phí cho các tiết mục biểu diễn: múa, hát, nhảy, … đảm bảo phần nghe nhìn của chương trình thêm sinh động
Ngoài ra còn có những chương trình cần chuẩn bị cho phần hoa tặng, quà tặng, cho người tham dự, khách mời
2.2.1.5 Chi phí dự trù cho các tình huống phát sinh bất ngờ
Mọi sự kiện dù có lên kế hoạch kỹ lưỡng thế nào đều có những phát sinh bất ngờ không lường trước được Theo nhiều sự kiện thì chưa có con số cụ thể để áp dụng chính xác mọi sự kiện, nhưng có thể được đề xuất chiếm ít nhất 5-10% tổng ngân sách, tùy vào loại sự kiện, quy mô và hình thức tổ chức
Từ các thông tin về các chi phí trong tổ chức sự kiện thì giúp ta hình dung được các loại chi phí thường phát sinh trong một sự kiện chuyên nghiệp Nhưng phải hiểu một điều cốt yếu rằng mỗi sự kiện đều có chủ đề, quy mô, đặc điểm riêng, nên có thể thêm bớt hạng mục phù hợp tùy vào chương trình sự kiện Cũng từ những hạng mục chi phí trên, ta có thể tổng hợp lại một bảng tỷ trọng của các hạng mục chiếm trong tổng chi phí sự kiện như sau:
Biểu đồ 2.1 Phần trăm các chi phí thường gặp trong sự kiện hội thảo
Theo khảo sát của Hiệp hội quản lý hội nghị chuyên nghiệp (PCMA) 36% tổng chi phí cho sự kiện trực tiếp chỉ dành cho thực phẩm và đồ uống (F&B) Biểu đồ 2.1 cho thấy tổng quan về các chi phí phổ biến nhất cho các cuộc họp và sự kiện PCMA quan tâm đến trải nghiệm tuyệt vời tổng thể và đồ ăn thức uống là một phần quan trọng tạo nên sự hài lòng của người tham dự PCMA đề xuất chi tổng cộng 55% ngân sách cho thực phẩm và đồ uống, nghe nhìn và loa/giải trí, vì những mục này có tác động trực tiếp đến trải nghiệm tổng thể của người tham dự Từ biểu đồ trên, tổng hợp được bảng phân bổ ngân sách theo phần trăm như sau:
Hạng mục Phần trăm tham khảo
Hệ thống âm thanh ánh sáng 16%
MC, Diễn giả/Giải trí 8%
Bảng 2.1 Bảng phân bổ phần trăm tham khảo
2.2.2.1 Khái niệm về dự trù kinh phí
Lập dự trù kinh phí là ước tính chi phí cần thiết cho các hạng mục từ đó đưa ra bảng dự trù kinh phí chi tiết về ngân sách cần thiết đảm bảo cho sự kiện diễn ra thuận lợi Ngoài ra, nó giúp cho bộ phận tài chính cũng như các bộ phận khác kiểm soát được các hạng mục, các chi phí mà bộ phận mình đảm nhiệm tránh thiếu sót trong quá trình tổ chức sự kiện Lập dự trù đưa ra tổng chi phí và nêu chi tiết giá tiền của từng hạng mục công việc từ lớn đến nhỏ và cả những chi phí phát sinh Vì thế, bảng dự trù kinh phí cần phải trình bày rõ ràng, chi tiết, minh bạch và đảm bảo không có bất cứ sai sót nào Việc dự trù kinh phí còn giúp hạn chế và cố thể khắc phục nhanh với những tình huống xấu xảy ra trong quá trình sự kiện diễn ra
2.2.2.2 Các bước dự trù kinh phí
Bước 1: Tìm hiểu, phân tích và hiểu rõ kế hoạch tổ chức sự kiện
Tìm hiểu và nắm chắc những nội dung có trong bản kế hoạch tổ chức sự kiện Ví dụ: Phải xác định rõ sự kiện của mình thuộc loại sự kiện nào (ra mắt sản phẩm mới, hội thảo, workshop hay là hội nghị…), sự kiện đó được tổ chức ở đâu, quy mô như thế nào, thời điểm và thời gian tổ chức sự kiện ra sao? …
Phải biết nên triển khai những hạng mục nào sẽ có trong sự kiện? Nội dung cần thực hiện là thuộc bộ phận nào? Cụ thể hơn các hạng mục đưa ra sẽ cần đến ngân sách là bao nhiêu?
Bước 2: Tổng hợp danh sách các hạng mục cần chuẩn bị cho sự kiện,
QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH CHO SỰ KIỆN
Bước 1: Xác định nhu cầu sự kiện Để đảm bảo có thể lập ngân sách chính xác và toàn diện, phải đưa ra quyết định về nhiều yếu tố của sự kiện có thể quyết định mà không cần ngân sách sự kiện, bao gồm những yếu tố cần xem xét sau:
− Mục đích và mục tiêu của sự kiện (càng rõ ràng và cụ thể càng tốt)
− Số lượng tham dự mục tiêu
− Diễn giả / tài năng muốn mời
− Các nhà tài trợ tiềm năng để theo đuổi
Dựa trên thông tin này, dự trù số tiền có thể chi cho sự kiện (sau khi tính đến các nhà tài trợ và tài trợ bên ngoài tiềm năng) Nên thiết kế ngân sách sự kiện xoay quanh số tiền chắc chắn có sẵn, chứ không phải ngược lại (quyết định một con số trước và tìm kiếm nguồn tài trợ có thể không nhận được)
Bước 2: Liệt kê các hạng mục
Dựa trên thông tin đã thu thập ở bước trước, bắt đầu liệt kê các mục sẽ đưa vào ngân sách sự kiện Liệt kê tất cả những mục phải có và ưu tiên cao
− Thuê địa điểm (bao gồm các chi phí bổ sung như yêu cầu bảo hiểm, v.v.)
− Nhân sự, bao gồm cả chỗ ở của tình nguyện viên
− Bảng hiệu, thương hiệu, tài liệu tiếp thị
− Tiếp thị sự kiện và khuyến mãi
− Công nghệ sự kiện (phần mềm đăng ký, giải pháp quản lý sự kiện, nền tảng sự kiện ảo, v.v.)
− Cho thuê thiết bị và nội thất
Bước 3: Lập dự trù kinh phí
Bắt đầu phân bổ ngân sách theo phần trăm cho các hạng mục, sau đó dự trù chi phí thông qua phần trăm và chia sẻ ngân sách cấp cao này với các bên liên quan nội bộ (và các bên liên quan bên ngoài có liên quan)
Sau khi soạn thảo ngân sách cho các mục phải có và được phê duyệt ngân sách tổng thể, bước tiếp theo là mở rộng ngân sách và bắt đầu dự trù chi tiết
Dựa vào việc lập bảng dự trù chi tiết các chi phí để dễ dàng ước tính và theo dõi các chi phí
Bước 4: Quyết toán ngân sách
Bước này là về việc hoàn thiện ngân sách và đảm bảo sự kiện có thể duy trì trong ngân sách
Cập nhật chi phí thực tế, ghi lại các chi tiêu thực tế trong bảng tính ngân sách sự kiện Đánh giá chi phí thực tế so với chi phí dự trù Hoàn toàn ổn nếu có sự khác biệt ở chỗ này và chỗ khác, nhưng điều quan trọng là phải theo dõi và ghi lại mọi thứ để dễ dàng đánh giá chênh lệch chi phí sau sự kiện
Theo dõi quỹ dự phòng, có thể sự dụng trong các tình huống khi cần chi tiêu nhiều hơn số tiền đã dự trù, các trường hợp khẩn cấp Phải theo dõi việc sử dụng quỹ dự phòng và không sử dụng quá nhiều
Bước 5: Theo dõi ngân sách
Theo dõi và ghi lại tất cả các chi phí bổ sung được thực hiện trong công tác chuẩn bị, kiểm kê số lượng, đơn giá Và bổ sung các chi phí cho các trường hợp khẩn cấp và các vấn đề khác
Bước 6: Đánh giá ngân sách sau sự kiện
Khi đã hoàn tất tất cả các khoản thanh toán và ghi lại tất cả các khoản chi phí/thu nhập, sau đó tính tổng chi phí cho sự kiện
Số tiền tổng chi tiêu sẽ hữu ích khi lập kế hoạch cho các sự kiện tương tự trong tương lai cho dù để tạo ngân sách sự kiện khác hay đảm bảo tài trợ
Khi đã hoàn tất mọi thứ, phân tích ngân sách và đặc biệt là sự khác biệt giữa chi tiêu thực tế và dự trù.
TỔNG QUAN VỀ HỘI THẢO “KHÁM PHÁ ẨM THỰC CÙNG GÀ MỸ” 24 1 Giới thiệu hội thảo “Khám phá ẩm thực cùng thịt gà Mỹ”
2.4.1 Giới thiệu hội thảo “Khám phá ẩm thực cùng thịt gà Mỹ”
Tên hội thảo: “Khám phá ẩm thực cùng Gà Mỹ” Địa điểm: Hội trường lớn khu A trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố
Thành phần tham dự: Đại diện Ban chủ nhiệm Khoa Thời trang & Du Lịch: Thầy Nguyễn Tuấn Anh, Trưởng khoa
Bộ môn Quản trị Nhà hàng:
- Cô Lê Mai Kim Chi, Trưởng Bộ môn
- Cô Hà Thị Huế, Phó Bộ môn
- Cô Phạm Thị Hưng, Giảng viên
- Cô Nguyễn Thị Thanh Nhân, Giảng viên
- Thầy Lương Thế Bảo, Giảng viên
- Thầy Đinh Hoàng Anh Tuấn, Giảng viên
- Thầy Nguyễn Lâm Khang, giáo viên thỉnh giảng
Khách mời Hiệp Hội Gà Mỹ Hoa Kỳ:
- Bà Phương Đặng, Trưởng văn phòng đại diện USAPEEC tại Việt Nam
- Ms Anna Vu, Đại diện văn phòng liên lạc Hiệp hội Potatoes USA tại Việt Nam
- Ms Nguyễn Đức Bảo Quỳnh, Đại diện văn phòng liên lạc Hiệp hội Potatoes
- Mr Vũ Minh Đức, Hiệp hội nho khô bang California
Diễn giả: Chef Norbert Ehrbar
Thông dịch viên: Nguyễn Hoa Chơn
Khách mời: Chef Lê Xuân Tâm, Chef Trần Thanh Huy, Chef Doãn Văn Tuấn Sinh viên tham dự: 120 sinh viên từ Ngành Quản trị Nhà hàng và Dịch vụ Ăn uống và các ngành và khoa khác
Chương trình Hội thảo với chủ đề
“KHÁM PHÁ ẨM THỰC CÙNG THỊT GÀ MỸ”
Thông tin chi tiết nội dung buổi hội thảo bao gồm:
− Hiệp Hội USAPEEC sẽ chia sẻ và giới thiệu về nguyên liệu gà Mỹ Hoa
− Chef Norbert Ehrbar chia sẻ kiến thức về chuỗi cung ứng lạnh Cold Chain và Vệ sinh an toàn thực phẩm
− Chef Norbert Ehrbar trình diễn kỹ thuật cắt gà nguyên con và biểu diễn nấu 3 món ứng dụng từ thịt gà Mỹ
− Sinh viên tham dự trải nghiệm ăn thử 3 món do Chef Norbert Ehrbar biểu diễn
− Sinh viên tham dự được nhận kỷ niệm từ nhà tài trợ là túi Canvas
2.4.2 Giới thiệu Nhà tài trợ
Theo kế hoạch sự kiện, nhà tài trợ là Hiệp hội Xuất khẩu Trứng và Gia cầm Hoa
Hình 2.10 Logo của Hiệp hội Xuất khẩu Trứng và Gia Cầm Hoa Kỳ
Hiệp Hội Xuất khẩu Trứng và Gia Cầm Hoa Kỳ có văn phòng liên lạc trên khắp Thế giới Từ chính sách thương mại đến các hoạt động quảng bá, Hiệp Hội đang nỗ lực xây dựng nhu cầu trên toàn cầu Hiệp Hội Xuất Khẩu Trứng & Gia Cầm Hoa Kỳ được biết đến là tổ chức phi lợi nhuận thuộc Bộ Nông Nghiệp Hoa Kỳ đại diện cho ngành công nghiệp xuất khẩu trứng và gia cầm của Mỹ Đơn vị này rất nghiêm ngặt trong việc quản lý chất lượng, an toàn thực phẩm từ trang trại đến tay người tiêu dùng Thịt gia cầm và trứng của Mỹ không chỉ ngon mà còn tốt cho sức khỏe gia đình
USAPEEC đang đánh mạnh hoạt động quảng bá tại các trường, trung tâm có ngành nghề liên quan đến ẩm thực Tổ chức Hội thảo “Khám phá ẩm thực cùng thịt Gà
Mỹ Hoa Kỳ” nhằm tạo thêm cơ hội giao lưu và học hỏi những kiến thức bảo quản nguyên vật liệu cần thiết, đồng thời giới thiệu một số các công thức bất bại từ thực phẩm gia cầm tại Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật TP Hồ Chí Minh
XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH
MÔ HÌNH QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH CHO HỘI THẢO “KHÁM PHÁ ẨM THỰC CÙNG GÀ MỸ”
“KHÁM PHÁ ẨM THỰC CÙNG GÀ MỸ”
Dựa theo Quy trình lập kế hoạch tài chính tham khảo và cơ sở lý thuyết nhóm đã tìm hiểu tại Chương 2, nhóm đã tổng kết mô hình lập kế hoạch tài chính để áp dụng thử nghiệm cho Hội thảo “Khám phá ẩm thực cùng Gà Mỹ” như sau:
Sơ đồ 3.1 Mô hình quy trình lập kế hoạch tài chính cho Hội thảo
Các bước thực hiện của mô hình lần lượt được thể hiện theo tiến trình tại Chương 3, Chương 4 và Chương 5.
XÁC ĐỊNH NHU CẦU VÀ HẠNG MỤC KINH PHÍ CHO HỘI THẢO “KHÁM PHÁ ẨM THỰC CÙNG THỊT GÀ MỸ”
“KHÁM PHÁ ẨM THỰC CÙNG THỊT GÀ MỸ”
3.2.1 Xác định nhu cầu hội thảo Để đảm bảo có thể lập ngân sách chính xác và toàn diện, xác định các yếu tố Hội thảo sẽ có, gồm:
❖ Loại sự kiện: Hội thảo Khám phá Ẩm thực cùng thịt Gà Mỹ
❖ Số lượng tham dự mục tiêu:
Xác định nhu cầu sự kiện
Lập dự trù kinh phí
Quyết toán ngân sách Đánh giá ngân sách
Tính tổng chi tiêu Phân tích ngân sách
− 8 Giảng viên thuộc Khoa Thời Trang và Du Lịch và Ngành Quản trị Nhà hàng và Dịch vụ Ăn uống
− 4 khách mời của Hiệp hội Gà Mỹ Hoa Kỳ, 3 Chef đại diện
− Diễn giả: Chef Norbert Ehrbar
Nguồn thu: Nhà tài trợ tiềm năng Hiệp hội xuất khẩu Trứng và Gia cầm Hoa Kỳ (USAPEEC)
Ngân sách tài trợ: 52.240.000 VNĐ
Từ những nhu cầu của hội thảo được xác định ở trên, nhóm đã liệt kê được những hạng mục kinh phí cần có cho hội thảo như sau:
− Chi phí âm thanh, ánh sáng, hình ảnh
− Chi phí diễn giả, MC và giải trí
− Chi phí phục vụ ăn uống
− Chi phí hỗ trợ lễ tân
LẬP DỰ TRÙ KINH PHÍ CHO HỘI THẢO “KHÁM PHÁ ẨM THỰC CÙNG THỊT GÀ MỸ”
3.3.1 Phân bổ ngân sách a) Dự trù kinh phí đề xuất của các bộ phận
Sau khi nhận tổng kết từ bộ phận kế hoạch, các bộ phận Marketing, Layout, Hậu cần đã lên kế hoạch mua hàng hóa, thuê dịch vụ cho công tác chuẩn bị tổ chức hội thảo
“Khám phá ẩm thực cùng thị gà Mỹ” Các bộ phận đã đề xuất những bảng dự trù kinh phí như sau:
Hình 3.1 Dự trù kinh phí của bộ phận Marketing
Hình 3.2 Dự trù kinh phí của bộ phận Layout
Hình 3.3 Dự trù kinh phí của bộ phận Hậu cần
Theo dự trù kinh phí của các bộ phận phụ trách, bộ phận tài chính đã tổng hợp và chia lại phần trăm các chi phí dựa vào nguồn vốn là 52.240.000 VNĐ như sau:
Bảng 3.1 Phần trăm các chi phí đã tổng hợp
Hạng mục Thành tiền % đề xuất của các BP
Chi phí âm thanh, ánh sáng, hình ảnh 4.180.000 8,00%
Chi phí diễn giả,giải trí 6.305.000 12,07%
Chi phí hỗ trợ lễ tân 1.050.000 2,01%
Theo biểu đồ 2.1 thể hiện phần trăm các chi phí thường gặp trong một sự kiện hội thảo và tổng kết tại bảng 2.1 cùng với phần trăm các chi phí đề xuất của các bộ phận phụ trách, chúng em đã ứng dụng và xem xét tùy chỉnh các hạng mục chi phí và phần trăm cho phù hợp và cân đối hơn như sau:
Bảng 3.2.Phân bổ phần trăm ngân sách cho Hội thảo
“Khám phá Ẩm thực cùng thịt Gà Mỹ”
STT Bộ Phận Hạng mục Phần trăm tham khảo
Phần trăm đề xuất của BP Tài chính
2 Layout Chi phí trang trí
Hệ Thống âm thanh, ánh sáng 16% 8%
Thuê địa điểm (hỗ trợ lễ tân) 7% 2%
4 Tài chính Chi phí dự trù phát sinh 0% 5% 5%
− Theo đề xuất của bộ phận Marketing các chi phí đã được tối giảm và không có nhiều chi tiêu nên bộ phận tài chính đã thống nhất giảm phần trăm chi phí Marketing xuống từ 8% thành 4%
− Chi phí trang trí/nhân sự sẽ được chia làm hai phần:
• Chi phí trang trí của bộ phận Layout theo dự trù chủ yếu cho việc mua hoa nên chi tiêu không cao, đề xuất 2% trên tổng chi phí
• Chi phí nhân sự là thành phần quan trọng trong việc thực hiện chương trình, với sự tối ưu hóa nhân lực nên công việc và thời gian bỏ ra khá nhiều, theo bộ phận Hậu cần với 25 nhân sự chuẩn bị và tổ chức hội thảo trong ba ngày 28/04/2023, 04/05/2023, 05/05/2023 với thời gian 8 tiếng/ngày, theo lương tính theo giờ ở thị trường 25.000 đồng/ tiếng, bộ phận tài chính đồng ý với dụ trù trên quyết định đề xuất phần trăm chi phí nhân sự là 29%
− Về chi phí ăn uống với mục tiêu của Hội thảo muốn người tham dự có trải nghiệm mới mẻ, dùng bữa Sampling ngon, bổ mà còn phải đủ khẩu phần, và đây cũng là phần tiêu biểu kế hoạch muốn chú trọng nên nhóm vẫn giữ tỉ số phần trăm cao nhất Đồng thời còn có phục vụ ăn uống buổi trưa cho khách mời nên tổng lại chi phí ăn uống sẽ tăng thêm 2% là 38%
− Hội thảo được tổ chức tại hội trường nên chi phí âm thanh, ánh sáng, hình ảnh giảm từ 16% xuống thành 8% vì chú trọng vào chi phí quay phim, chụp ảnh và vì ban tổ chức là sinh viên nên việc đi lại để chuẩn bị và tổ chức hội thảo cũng không đáng kể
− Chi phí Diễn giả/giải trí tăng từ 8% lên thành 12% và được chi cho các phần sau:
• Chi phí cho phần trình diễn của Chef là 9% dựa vào dự trù chi phí mua nguyên vật liệu của bộ phận hậu cần
• Chi phí cho MC là 1%
• Chi phí giải trí là một phần phụ tạo thêm không khí cho hội thảo nên có 3 tiết mục gồm 2 tiết mục hát và 1 tiết mục nhảy theo kế hoạch hội thảo nên nhóm đồng ý đề xuất dự trù 2% trên tổng chi phí
• Mặc dù không tốn chi phí thuê hội trường nhưng vẫn có dịch vụ phục vụ nên cần mua những vật dụng, dụng cụ hỗ trợ tiếp đón, phục vụ chu đáo hơn bộ phận tài chính đã dựa theo đề xuất và đưa chi phí hỗ trợ lễ tân vào mục chi phí thuê địa điểm và đề xuất 2%
− Chi phí dự trù phát sinh:
Theo tài liệu tham khảo đã tìm hiểu ở Chương 2 Cơ sở lý luận, nhiều sự kiện chưa có con số chi phí dự trù phát sinh cụ thể để áp dụng chính xác mọi sự kiện, nhưng có thể được đề xuất chiếm ít nhất 5-10% tổng ngân sách, tùy vào loại sự kiện, quy mô
34 và hình thức tổ chức Dựa vào quy mô tổ chức Hội thảo “Khám phá Ẩm thực cùng thịt
Gà Mỹ” và địa điểm tổ chức tại Hội trường lớn Khu A, cùng với những thuận lợi và sự hỗ trợ lẫn nhau giữa các bộ phận phụ trách thì cũng ít xảy ra các rủi ro phát sinh về tài chính hơn Nhóm quyết định dự chi cho chi phí dự phòng phát sinh là 2.612.000 đồng tương đương là 5% trong tổng ngân sách trù
Và chi phí dự phòng sẽ dự chi cho những phát sinh sau:
− Dự trù cho việc mua thêm nguyên vật liệu khi cần trong sự kiện
− Dự trù cho thức ăn, nước uống thêm cho Khách mời
− Dự trù cho các vật dụng, dụng cụ cấp thiết khi chuẩn bị và diễn ra hội thảo
− Dự trù phát sinh khác
3.3.2 Bảng dự trù kinh phí Để có một kế hoạch tài chính hoàn chỉnh thì bước lập dự trù kinh phí thật sự phải tỉ mỉ và thận trọng Chúng em dựa theo các dự trù kinh phí của các bộ phận phụ trách và bảng 3.1 để tổng hợp lại bảng dự trù chi phí cho hội thảo trên phần mềm excel như sau:
Bảng 3.3 Dự trù kinh phí cho Hội thảo “Khám phá Ẩm thực cùng thịt Gà Mỹ”
BẢNG DỰ TRÙ KINH PHÍ HỘI THẢO “KHÁM PHÁ ẨM THỰC CÙNG THỊT GÀ MỸ HOA KỲ”
STT Hạng mục Chi tiết SL ĐVT Đơn giá
Chi phí thiết kế và in ấn
2 Logo Logo dán hộp sampling 3 m 227.000 681.000
3 Phông nền trình chiếu, slide trình chiếu 1 - 629.000 629.000
4 Thiết kế, viết bài, đăng bài Quảng bá, tuyển sinh, thông tin 9 Bài 58.778 529.000
1 Hoa trang trí Đặt dưới standee 4 Đĩa 198.750 795.000
2 Hoa tặng khách mời 1 Bó 200.000 200.000
Chi phí âm thanh, ánh sáng, hình ảnh
1 Quay phim, chụp hình 1 Người 800.000 800.000
2 Thiết bị âm thanh, ánh sáng Thiết bị và người phụ trách 1 - 1.000.000 1.000.000
3 Camera cận cảnh Live thao tác của chef 1 Bộ 2.380.000 2.380.000
Tổng 4.180.000 8,0 Chi phí cho diễn giả, MC và Giải trí
1 Thịt gà demo và trưng bày 7 Kg 65.000 455.000
2 Thớt và giá đỡ - 6 Cái 350.000 2.100.000
4 Dụng cụ, vật dụng khác - Cái 514.000
5 Chương trình văn nghệ Nhảy 1 Tiết mục 500.000 500.000
7 Chi phí cho MC - 1 Người 500.000 500.000 1,0
Tổng 6.269.000 12,000 Chi phí Sampling và ăn trưa
2 Nguyên liệu phụ và gia vị - 9.780.000
3 Bộ dụng cụ ăn - 150 bộ 1.400 210.000
4 Hộp bã mĩa Loại ba ngăn 150 Hộp 4.000 600.000
5 Chi phí ăn trưa Khách mời 10 Phần 120.000 1.200.000
Tổng 19.850.000 38,0 Chi phí nhân sự
1 Nhân sự Hội thảo 25 người, ngày 28/04, 4/5,5/5, ngày 8 tiếng 75 Công 202.000 15.150.000
Tổng 15.150.000 29,0 Chi phí hỗ trợ lễ tân
Khăn giấy khô và ướt, dd sát khuẩn, nước suối, thuê áo dài, in ấn - - - 1.045.000
Chi phí dự trù phát sinh 2.612.000 5,0
TỔNG CHI PHÍ DỰ TRÙ 52.240.000 100,000
KẾ HOẠCH CẤP PHÁT KINH PHÍ VÀ KIỂM KÊ VẬT TƯ
Sau khi đưa dự trù chi phí cho các bộ phận phụ trách, các bộ phận sẽ tự chi các khoản đã đề ra đảm bảo vẫn nằm trong ngân sách dự kiến Chúng em đã đơn giản hóa hơn quy trình cấp phát kinh phí theo trình tự như sau:
Khi có nhu cầu thanh toán tiền phải đưa ra hạng mục cần thanh toán và đề xuất thanh toán với bộ phận tài chính
Bộ phận tài chính lập phiếu chi, ghi đúng số tiền cần chi hoặc thu vào phiếu, hoàn tất tất cả nội dung
Chi hoặc thu tiền đúng số tiền trên phiếu chi/phiếu thu Thủ quỹ và người nhận/người nộp tiền ký tên
Phiếu chi dung để chi tiền cho các bộ phận mua hàng hóa, nguyên liệu, phiếu thu dung để thu tiền các bộ phận có chi tiêu không vượt dự trù Dưới đây là mẫu phiếu thu chi mà nhóm đã tham khảo và đề xuất lại như sau:
Hình 3.3 Mẫu phiếu chi chi tiền cho các bộ phận phụ trách
Hình 3.4 Mẫu phiếu thu cho Hội thảo “Khám phá ẩm thực cùng thịt gà Mỹ”
Dựa theo quy trình kiểm kê hàng hóa nhập kho của doanh nghiệm, nhóm em đã ứng dụng vào lập kế hoạch tài chính cho hội thảo “Khám phá ẩm thực cùng thịt gà Mỹ” một quy trình giản lược hơn như sau:
Sau khi các bộ phận phụ trách đã thực hiện xong quá trình mua hàng, bộ phận tài chính có nhiệm vụ kiểm tra lại những đơn hàng gồm thông tin đơn hàng, xác nhận số lượng, đơn giá,
Cập nhật thông tin vào các danh sách mua hàng hóa mà nhóm đã lập để ghi nhận và tổng kết số tiền chi tiêu của từng bộ phận, đồng thời thu lại hóa đơn mua hàng Danh sách gồm có danh sách ký nhận tiền hỗ trợ cho ban tổ chức và cộng tác viên, danh sách chi tiêu của bộ phận Marketing, danh sách chi tiêu của bộ phận Layout, danh sách chi tiêu của bộ phận Hậu cần
Hình 3.5 Mẫu danh sách ký nhận tiền hỗ trợ ban tổ chức và cộng tác viên
Hình 3.6 Mẫu danh sách chi tiêu của bộ phận Layout
THỰC NGHIỆM KẾ HOẠCH XÂY DỰNG
KẾT QUẢ CHI TIÊU CỦA CÁC BỘ PHẬN PHỤ TRÁCH
Sau khi cấp phát chi phí cho từng bộ phận thông qua phiếu chi để từng bộ phận chi tiêu cho các hạng mục hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho công tác chuẩn bị và tổ chức Hội thảo, Bộ phận kế hoạch sẽ theo dõi, kiểm kê các mục hàng hóa đã chi theo đúng kế hoạch, số lượng, đơn giá, … để ghi nhận và quyết toán
Theo bảng dự trù ngân sách, bộ phận Tài chính đã chi cho bộ phận Kế hoạch số tiền mặt là 2.089.000 VNĐ để thực hiện chi trả cho các hạng mục liên quan đến ấn phẩm thương hiệu, truyền thông, quảng bá Hội thảo Minh chứng là phiếu chi dưới đây:
Hình 4.1 Phiếu chi cho bộ phận Marketing
Sau khi chi tiền cho bộ phận Marketing tập trung điểu chỉnh chi tiêu sao cho không vượt ngân sách dự trù, tất cả các chi phí thực tế của bộ phận Marketing đã chi và xác nhận trong danh sách sau:
Hình 4.2 Danh sách chi tiêu của bộ phận Marketing
Nhận xét: Tổng chi tiêu thực tế của bộ phận Marketing là 2.120.000 VNĐ, đã vượt 31.000 VNĐ so với kinh phí dự trù ban đầu
Các chi phí đã được kiểm tra và đảm bảo được chi trả đầy đủ, có minh chứng rõ ràng Dưới đây là một số hóa đơn minh chứng các khoản chi của bộ phận Marketing:
Hình 4.3 Một số hóa đơn minh chứng của bộ phận Marketing
Hội thảo được tổ chức tại Hội trường lớn khu A, nên giảm được các chi phí thuê địa điểm, bàn ghế, … Bộ phận Layout sẽ tận dụng không gian và những vật dụng thiết bị vốn có tại Hội trường để thiết kế bố cục cũng như trang trí thêm không gian tổ chức Hội thảo Theo ngân sách dự kiến ban đầu, bộ phận Tài chính đã chi cho bộ phận Layout số tiền là 1.045.000 VNĐ, dự chi cho công cuộc trang trí Hội trường Minh chứng là phiếu chi dưới đây:
Hình 4.4 Phiếu chi cho bộ phận Layout
Với kế hoạch tối ưu hóa chi phí, bộ phận Layout đã kết hợp với sinh viên ngành Quản trị Nhà hàng và Dịch vụ Ăn uống K20 thi cắm hoa và hoa sẽ được đặt trang trí tại Hội trường vào chiều ngày 04/05/2023 Ngoài ra còn một số vật dụng hỗ trợ trang trí được thể hiện cụ thể tại danh sách dưới đây:
Hình 4.5 Danh sách chi tiêu của bộ phận Layout
Nhận xét: Tổng chi tiêu của bộ phận Layout sau khi thống kê tất cả các chi phí là 1.025.000 VNĐ, ít hơn so với dự trù ban đầu là 20.000 VNĐ
Các chi phí đã được kiểm tra và đảm bảo được chi trả đầy đủ, có minh chứng rõ ràng Dưới đây là một số hóa đơn minh chứng các khoản chi của bộ phận Layout:
Hình 4.6 Một số hóa đơn minh chứng của bộ phận Layout
Theo bảng dự trù ngân sách, bộ phận Tài chính đã chi cho bộ phận Hậu cần số tiền mặt là 46.494.000 VNĐ để thực hiện chi trả cho công tác hậu cần, mua sắm các hàng hóa cần thiết cho Hội thảo Minh chứng là phiếu chi dưới đây:
Hình 4.7 Phiếu chi cho bộ phận Hậu cần
Bộ phận Hậu cần phải chi tiền cho rất nhiều khâu chuẩn bị tổ chức Hội thảo từ chi phí cho photographer chuyên nghiệp đảm nhiệm quay phim chụp hình, ghi lại những khoảnh khắc của Hội thảo, hay Camera cận cảnh ghi lại phần biểu diễn của Chef Norbert
Ehrbar Chuẩn bị nguyên vật liệu, dụng cụ cho phần Demo cũng như phục vụ Sampling cho khách mời và người tham gia,… Cụ thể chi tiết các khoản chi phí được thể hiện qua danh sách chi tiêu sau:
Hình 4.8 Danh sách chi tiêu của bộ phận Hậu cần
Nhận xét: Tổng chi tiêu của bộ phận Hậu cần là 46.627.000 VNĐ đã vượt 133.000 VNĐ so với kinh phí đã dự trù
Các chi phí đã được kiểm tra và đảm bảo được chi trả đầy đủ, có minh chứng rõ ràng Dưới đây là một số hóa đơn minh chứng các khoản chi của bộ phận Hậu cần:
Hình 4.9 Danh sách ký nhận tiền hỗ trợ cho Ban tổ chức và Cộng tác viên
❖ Đối với tiền hỗ trợ của ban tổ chức và cộng tác viên được tính như sau:
− Thành viên ban tổ chức gồm 21 người và 4 cộng tác viên
− Thời gian làm việc: 3 ngày (28/04, 04/05 và 05/05/2023), 8 tiếng/ngày
− Tổng kết: 1 người sẽ được nhận 200.000đ/ngày và 600.000đ/3ngày
Theo ngân sách dự trù, chi phí dự trù phát sinh là 5% tương đương với 2.612.000
VNĐ sẽ là chi phí thuộc bộ phận tài chính nắm giữ để hỗ trợ chi trả ngay những tình huống cần thiết Minh chứng là phiếu chi sau đây:
Hình 4.11 Phiếu chi cho bộ phận Tài chính
Bộ phận Marketing và Hậu cần đã chi tiêu vượt quá dự trù và trong quá trình diễn ra Hội thảo, bộ phận Hậu Cần phải chi thêm cho chi phí khách mời, cụ thể là mua thêm
14 ly cà phê sữa cho Khách mời Bộ phận tài chính quyết định sẽ trích quỹ dự phòng để
Hình 4.10 Một số hóa đơn minh chứng của bộ phận Hậu cần
44 hỗ trợ các bộ phận đã thiếu hụt kinh phí, và thu hồi tiền dư lại của bộ phận Layout Minh chứng là phiếu chi và phiếu thu sau đây:
Hình 4.12 Phiếu chi bổ sung cho bộ phận Marketing
Hình 4.13 Phiếu chi bổ sung cho bộ phận Hậu cần
Hình 4.14 Phiếu thu bộ phận Layout
Và các khoản chi của bộ phận tài chính được thể hiện qua danh sách sau:
Hình 4.115 Danh sách chi tiêu của bộ phận Tài chính
QUYẾT TOÁN NGÂN SÁCH HỘI THẢO “KHÁM PHÁ ẨM THỰC CÙNG THỊT GÀ MỸ”
Từ các nội dung đã nghiên cứu và trình bày ngân sách dự trù ở chương 3, dưới đây là bảng cập nhật tất cả các chi phí đã chi tiêu trong công tác tổ chức Hội thảo diễn ra vào ngày 5 tháng 5 năm 2023 vừa qua:
Bảng 4 1 Cập nhật tất cả các chi phí đã chi tiêu trong Hội thảo “Khám phá ẩm thực cùng thịt gà Mỹ”
Bảng 4.1 Cập nhật tất cả các chi phí đã chi tiêu trong Hội thảo “Khám phá ẩm thực cùng thịt gà Mỹ”
STT Hạng mục Chi tiết Thời gian nhập
Người chịu trách nhiệm SL ĐVT Đơn giá
Chi phí thiết kế và in ấn
1 Standee Hội thảo 28/04/2023 Ngọc Thư 1 Tấm 220.000 220.000
2 Logo Logo dán hộp sampling 28/04/2023 Ngọc Thư 3 m 220.000 660.000
3 Phông nền trình chiếu, slide trình chiếu 28/04/2023 Ngọc Thư 1 700.000 700.000
4 Thiết kế, viết bài, đăng bài quảng bá, tuyển sinh, thông tin 05/05/2023 Kim Nhân 9 Bài 60.000 540.000
3 Hoa hồng vàng chùa 30 cành 3.000 90.000
6 Hoa đồng tiền nhí 1 bó 50.000 50.000
7 Hoa cẩm tú cầu xanh bơ 1 bông 10.000 10.000
18 Ruy băng 28/4/2023 Cẩm Trân 1 cuộn 15.000 15.000
19 Bông gòn Để lót dưới đĩa trưng bày gà 100 Gam 200 20.000
20 Bảng tên món ăn 28/04/2023 Minh Anh 2 Tấm 5.000 10.000
Chi phí âm thanh, ánh sáng, hình ảnh
1 Quay phim, chụp hình 2 người
2 Phí thiết bị âm thanh, ánh sáng Thiết bị và người phụ trách 1 1.000.000 1.000.000
3 Camera cận cảnh Live thao tác của chef 1 Bộ 2.500.000 2.500.000
Chi phí cho diễn giả, MC và Giải trí
4 Chảo Chảo vân đá bếp từ Tithafac
5 Chảo vân đá bếp từ Tithafac
6 Racks để ráo dầu inox W0039A loại 39,5cm x
7 Giá đỡ thớt inox 304 6 ngăn 1 Cái 374.000 374.000
8 Dụng cụ đánh bông Cây phới lồng/ đánh trứng 5 Cái 29.000 145.000
9 Màng bọc thực phẩm PE shinsen 1 Cái 77.500 77.500
10 Khăn giấy bếp Coop Select 1 Cuộn 22.200 22.200
11 Khăn lau (trắng) Loại 20x20 5 Cái 6.000 30.000
12 Chương trình văn nghệ Nhảy
14 Chi phí cho MC 05/05/2023 Duyên 1 Người 500.000 500.000
Chi phí Sampling và ăn trưa
1 Gà nấu sampling 165 phần (~0,75kg/1p) 04/05/2023 Hân 124 kg 62.000 7.688.000
2 Dầu Olive Extra Virgin Olivoila 750ml
3 Bơ lạt Anchor khối 1kg 4 khối 265.000 1.060.000
5 Dầu ăn Meizan gold 2L 1 chai 106.600 106.600
6 Mù Tạt Dijon Hiệu Maille 215g 3 chai 80.000 240.000
8 Mayonaise Aji-Mayo tuýp 1kg 2 chai 95.000 190.000
9 Phô mai Parmesane Loại bột gói 100g 7 gói 70.000 490.000
10 Gia vị cà ri đỏ Thái Lan 380 gr 1 hộp 92.000 92.000
11 Nước mắm Hưng Thịnh 750ml 2 Chai 84.000 168.000
12 Bánh đa dừa Tây Ninh bịch 10 cái 5 bịch 35.000 175.000
14 Súp lơ (bông cải) bông cải trắng 32 kg 70.000 2.240.000
15 Xà lách Romain 200g/gói 5 gói 29.900 149.500
16 Muối Muối tinh Sấy i-ot tím 1kg 1 gói 7.600 7.600
17 Tiêu trắng Tiêu sọ xay Phú Quốc chai 80g 1 chai 75.000 75.000
18 Đường Đường tinh luyện Biên Hòa
23 Hộp bã mĩa Loại ba ngăn 28/04/2023 Tân 150 Hộp 4.400 660.000
24 Bộ dụng cụ ăn uống muỗng, nĩa, tăm gỗ, khăn giấy khô
25 Bịch nilong Trong suốt 1 kg 30.000 30.000
27 Băng keo hai mặt 3 Cuộn 14.000 42.000
28 Chi phí ăn trưa Khách mời
1 Nhân sự hội thảo 25 người, ngày 28/4, 4/5, 5/5 , ngày 8 tiếng 05/05/2023 Duyên 75 Công 200.000 15.000.000
Chi phí hỗ trợ lễ tân
1 In Ấn danh sách kí tên Kí tên người tham dự hội thảo 04/05/2023 Như Quỳnh 2 tờ 200 400
2 Kí tên người tham dự cả 2 vòng 2 tờ 200 400
3 Danh sách ký tên nhận túi giữ nhiệt 2 tờ 200 400
4 Danh sách ký tên nhận túi canvas 2 tờ 200 400
5 In decal bảng dẫn chỉ đường Từ cổng dẫn tới hội trường 5 tấm 14.000 70.000
6 Khăn giấy khô Khăn giấy LET-GREEN
7 Khăn giấy ướt co.op Finest 25x25 1 bịch 45.000 45.000
8 Nước suối Lavie (350ml/chai) 6 thùng 88.000 528.000
9 Dung dịch sát khuẩn Dung dịch rửa tay Coop Select sạch khuẩn 650ml 2 Chai 31.000 62.000
10 Thuê áo dài lễ tân Áo dài đỏ 04/05/2023 Nguyện 3 bộ 150.000 450.000
TỔNG KẾT VỀ KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH HỘI THẢO “KHÁM PHÁ ẨM THỰC CÙNG THỊT GÀ MỸ”
ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN
Nhìn chung vào bảng chi phí thực tế, ta có thể nhận thấy chi phí tổ chức Hội thảo vẫn nằm trong dự toán ban đầu, không có mức chênh lệch quá nhiều Từ các chi tiêu thực tế ở bảng quyết toán ngân sách, chúng em đã tổng kết bảng kết quả tài chính sau:
Bảng 5.1 Bảng kết quả tài chính
TỔNG SỐ TIỀN TÀI TRỢ 52.240.000
STT NỘI DUNG DỰ TRÙ THỰC TẾ
Từ bảng kết quả cho thấy tổng chi phí đã dùng để tổ chức Hội thảo “Khám phá ẩm thực cùng thịt gà Mỹ” là 49.772.000 VNĐ, và số tiền còn lại sau Hội thảo là 2.468.000 VNĐ Để nhìn thấy sự chênh lệch giữa các hạng mục chi phí, chúng em đã lập biểu đồ phân bổ phần trăm đã đề xuất và thực tế dưới đây để so sánh:
Biểu đồ 5.1 So sánh phân bổ phần trăm các hạng mục chi phí dự trù và thực tế
Chi phí thực tế chi vượt 0,06% so với dự kiến ban đầu, tương đương với 31.000 VNĐ
Các hạng mục Standee, Logo về nhà tài trợ dán lên hộp Sampling được chi thấp hơn so với dự kiến thông qua tìm được nhà cung cấp có giá cả hợp lý hơn Bộ phận Marketing chi trả cho phần thiết kế phông nền, bài trình chiếu, … cao hơn so với mức dự trù bộ phận Tài chính đề xuất nên tổng chi phí có phần chênh lệch ít
Bộ phận Layout đã chi tiêu rất hợp lý thông qua việc được giảm giá mua hoa khi mua với số lượng lớn Nên chi phí trang trí thấp hơn so với dự trù là 0,04%
Chi phí âm thanh, ánh sáng, hình ảnh, chi phí cho diễn giả/giải trí, chi phí hỗ trợ lễ tân dù vẫn có vượt so với dụ trù nhưng không chênh lệch quá, đảm bảo được chi phí vẫn nằm trong ngân sách đã dự trù
Chi phí ăn uống được chi tiêu hợp lý, tối giảm chi phí và thấp hơn dự trù 0,13% Đây là một sự chi tiêu hợp lý đến từ người đảm nhiệm việc mua các nguyên liệu nấu cũng như bộ dụng cụ ăn rất chuyên nghiệp, góp phần mang đến bữa ăn ngon, đầy đủ
Bộ phận Marketing Bộ phận Layout Bộ phận Hậu cần Bộ phận tài chính
56 cho người tham dự Mặc dù chi thêm thức uống (cụ thể là café) cho khách mời trong buổi Hội thảo, nhưng chi phí vẫn nằm trong dự trù
Một phần quan trọng tạo nên sự thành công cũng như quy mô chuyên nghiệp của Hội thảo là thành phần nhân sự cũng là phần chi phí quan trọng và chiếm tỷ trọng đứng thứ 2 trong bảng phân bổ ngân sách Chi phí nhân sự thấp hơn 0,28% so với dự trù
Tóm lại bộ phận hậu cần đã vượt 0,26% so với dự trù ban đầu
Chi phí của bộ phận Tài chính chủ yếu là quỹ dự phòng cho các tình huống tài chính phát sinh Tuy nhiên, trong quá trình Hội thảo diễn ra không có nhiều phát sinh, chủ yếu là phát sinh thêm chi phí của các bộ phận phụ trách, bộ phận tài chính chịu trách nhiệm chi trả các số tiền chênh lệch cho các bộ phận phụ trách
Số tiền sau khi đã chi trả tất cả các khoản chi phí, bộ phận tài chính còn lại 2.468.000 VNĐ được chia đều cho thành viên BTC và CTV với mục đích hỗ trợ chi phí ăn uống và đi lại, chi tiết gồm 21 thành viên ban tổ chức (100.000đ/người) và 4 cộng tác viên (92.000đ/người) Dưới đây là danh sách ký nhận tiền hỗ trợ:
Hình 5.1 Danh sách ký nhận tiền hỗ trợ thêm cho BTC và CTV
Qua nghiên cứu tìm hiểu nhóm đã xây dựng được một mô hình quy trình lập kế hoạch tài chính cho Hội thảo, bảng phân bổ ngân sách, bảng dự trù chi phí chi tiết Sau khi thực nghiệm nhóm đã thu thập và phân tích đánh giá được kết quả thực hiện
Nhìn chung với kết quả nhóm thực hiện lập kế hoạch tài chính cho Hội thảo
“Khám phá ẩm thực cùng thịt gà Mỹ” có tính khả thi để áp dụng cho các Hội thảo tương tự Mặc dù vẫn có nhiều sự chênh lệch, nhưng không quá lớn và đều được bổ sung qua lại và có chi phí dự trù thì mọi chi tiêu thực tế vẫn hoàn toàn nằm trong ngân sách dự toán ban đầu
Hội thảo “Khám phá ẩm thực cùng thịt gà Mỹ” có nguồn vốn khá lớn, bộ phận Tài chính đã tận dụng tối đa nguồn vốn và tối ưu các chi phí Bên cạnh đó, bộ phận Tài chính cũng đã cân đối được nguồn thu chi giúp cho các bộ phận phụ trách đạt được hiệu suất làm việc cao nhất mà không mang lại rủi ro phát sinh về mặt tài chính Nhờ vậy Hội thảo diễn ra thành công tốt đẹp.
HẠN CHẾ CỦA ĐỀ TÀI
Do đề tài bị hạn chế về mặt thời gian cũng như nhóm còn thiếu kinh nghiệm về mảng tài chính để tổ chức một Hội thảo thực thụ nên bảng dự trù chi phí của nhóm mới đầu định hướng đến sự quy mô theo kế hoạch tổng chương trình nên các chi phí còn khá cao, phần nào đó gây khó khăn trong việc xin nhà tài trợ và thống nhất đến yếu tố đề cao thương hiệu của nhà tài trợ Bên cạnh đó, nhóm chưa thật sự quản lý tốt tài chính dẫn đến việc thất thoát một số giấy tờ liên quan trong công tác chuẩn bị vì một số lý do bất khả kháng như một số mặt hàng nhỏ lẻ không có hóa đơn, nhà cung cấp không gửi hóa đơn điện tử như đã thỏa thuận để minh chứng cho kết quả nghiên cứu Để lập được một kế hoạch tài chính cầu toàn thì đòi hỏi sự linh hoạt và khả năng điều chỉnh trong kế hoạch tài chính một cách kịp thời để đảm bảo sự ổn định và ứng phó được với những thay đổi không mong muốn là điều mà nhóm chúng em vẫn đang trong quá trình tìm hiểu, học hỏi và cố gắng đạt được Nói về chi phí thì không thể nào bỏ qua được các biến động thất thường khó có thể lường trước được, giá cả vật chất có thể tăng đột ngột tại thời điểm có nhu cầu mua, các chi phí bổ sung phát sinh trong quá trình thực hiện, hoặc cả những yếu tố bất ngờ có thể xuất hiện trong quá trình tổ chức đều ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch tài chính, cụ thể là các dự trù về chi phí tổ chức Đó là một
58 khó khăn trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài, phải thật sự cân nhắc các yếu tố, đong đếm các chi phí một các hợp lý để dẫn đến một Hội thảo thành công nhất có thể.
KẾT QUẢ ĐIỂM MỚI CỦA ĐỀ TÀI
Sau quá trình thực nghiệm kết quả lập kế hoạch tài chính cho Hội thảo “Khám phá cùng thịt gà Mỹ”, dựa theo mô hình đã tổng hợp theo quy trình lập kế hoạch tham khảo và cơ sở lý thuyết đã tìm hiểu, nhóm đã thêm các bước cấp phát kinh phí và kiểm kê vật tư có nội dung và mục đích rõ ràng phù hợp đối với mô hình lập kế hoạch tài chính cho hội thảo và bước theo dõi ngân sách nhóm cũng đề xuất lược đi, vì bước này chủ yếu là theo dõi chi phí dự phòng phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện, việc theo dõi quỹ dự phòng đã được liệt kê nội dung công việc xuyên suốt từ bước lập dự trù cho đến bước quyết toán Nhóm đã thực nghiệm mô hình và đạt được những kết quả cần có để đánh giá nhận xét nên nhóm quyết định đề xuất mô hình này để áp dụng cho các hội thảo tương tự trong tương lai:
Biểu đồ 5.2 Mô hình lập kế hoạch tài chính cho Hội thảo đề xuất
Ngoài ra, nhóm cũng đã tạo ra được ba gói tài trợ với hạng mức cụ thể là 80.000.000 đồng, 50.000.000 đồng, 20.000.000 đồng Với ba gói tài trợ trên đều có những điểm chung không có sự thay đổi và vẫn có những điểm khác biệt nhất định nâng tầm ở từng gói tài trợ, sẽ có những hạng mục có số lượng từ ít lên nhiều như số lượng poster, số lượng khách mời của nhà tài trợ, số lượng người tham gia, … hay chất lượng sẽ nâng dần lên như hạng mục quay phim, chụp ảnh, hạng mục dịch vụ ăn uống, … Dưới đây là bảng thể hiện sự khác biệt ở cả ba gói tài trợ:
X ác định nhu cầu sự kiện
Lập dự trù kinh phí
Quyết toán ngân sách Đánh giá ngân sách
Bảng 5.2 Đề xuất các gói tài trợ
GIÁ TRỊ GÓI Đơn vị đồng hành cùng chương trình
Vàng Bạc Đồng Ghi chú
Hạng mục Nội dung Mô tả quyền lợi
Truyền thông Ấn phẩm truyền thông
Poster NTT 10 tờ 5 tờ 1 tờ ~ 50.000/tờ
Standee NTT 2 bộ 1 bộ 1 bộ ~ 300.000/bộ
Flyer NTT 100 tờ 50 tờ 20 tờ ~ 500/tờ
Logo NTT trên mọi phương tiện truyền thông
Nhà báo viết bài PR
Khách mời tham dự Đại diện NTT Chia sẻ tại chương trình √ √ √
Khách mời từ NTT Được giới thiệu, tặng hoa, chụp ảnh, quay phim
Số lượng người tham dự 200 < người < 300 100 < người < 200 < 100 người
Hoa cài áo khách mời √ √ √
Hoa để bàn khách mời √ √ √ Địa điểm, trang thiết bị Địa điểm √ √ √ Hội trường lớn
Thức uống có Logo NTT √ √ √
Dịch vụ ăn Từ sản phẩm liên quan đến NTT
Giải trí Chương trình văn nghệ 4 tiết mục 3 tiết mục 2 tiết mục ~500.000/TM
MC dẫn chương trình Chuyên nghiệp √ √ √ 1 MC,
Tiếp tân Chuyên nghiệp 6 người 4 người 2 người 300.000/người/ngày
Truyền thông Chuyên nghiệp 3 người 2 người 2 người 300.000/người/ngày
Hậu cần Chuyên nghiệp 30 người 20 người 10 người 300.000/người/ngày
Chi tiết các gói tài trợ như sau:
Bảng 5.3 Gói tài trợ vàng
Hạng mục Nội dung 80.000.000 VNĐ Mô tả quyền lợi
Truyền thông Ấn phẩm truyền thông
√ Logo NTT trên mọi phương tiện truyền thông
PR truyền thông √ Nhà báo viết bài PR NTT
√ Bài viết về NTT/ Hastag
Quay phim, chụp hình √ Quay phim, chụp hình, được dựng video clip
Khách mời tham dự Đại diện NTT √ Chia sẻ tại chương trình
Khách mời từ NTT 10 người Được giới thiệu, tặng hoa, chụp ảnh, quay phim ~
500.000/người Người tham dự Số lượng người tham dự 200 < người < 300
√ Hoa cài áo khách mời
√ Hoa để bàn khách mời
√ Lẵng hoa lớn Địa điểm, trang thiết bị
√ Hiệu ứng ánh sáng, hiệu ứng khói
Thức uống √ có Logo NTT ~ 20.000/người
Dịch vụ ăn Sampling Gồm 3 món mặn và 1 món tráng miệng, Logo và sản phẩm từ NTT Giải trí Chương trình văn nghệ 4 tiết mục ~500.000/Tiết mục
BTC MC dẫn chương trình 1 MC 500.000/người/ngày
Tiếp tân 6 người 300.000/người/ngày
Truyền thông 3 người 300.000/người/ngày
Hậu cần 30 người 300.000/người/ngày
Bảng 5.4 Gói tài trợ bạc
Hạng mục Nội dung 50.000.000 VNĐ Mô tả quyền lợi
Truyền thông Ấn phẩm truyền thông
√ Logo NTT trên mọi phương tiện truyền thông
PR truyền thông √ Nhà báo viết bài PR NTT
√ Bài viết về NTT/ Hastag
Quay phim, chụp hình √ Quay phim, chụp ảnh
Khách mời tham dự Đại diện NTT √ Chia sẻ tại chương trình
Khách mời từ NTT 5 người Được giới thiệu, tặng hoa, chụp ảnh, quay phim ~
Người tham dự Số lượng người tham dự 100< người < 200
√ Hoa cài áo khách mời
√ Hoa để bàn khách mời
Lẵng hoa lớn Địa điểm, trang thiết bị
Dịch vụ ăn uống Thức uống √ có Logo NTT ~ 20.000/người
Dịch vụ ăn Sampling 2 món mặn và 1 món tráng miệng, logo và sản phẩm từ
NTT Giải trí Chương trình văn nghệ 3 tiết mục ~500.000/Tiết mục
MC dẫn chương trình 1 MC 500.000/người/ngày
Tiếp tân 4 người 300.000/người/ngày
Truyền thông 2 người 300.000/người/ngày
Hậu cần 20 người 300.000/người/ngày
Bảng 5.5 Gói tài trợ đồng
Hạng mục Nội dung 20.000.000 VNĐ Mô tả quyền lợi
Truyền thông Ấn phẩm truyền thông
√ Logo NTT trên mọi phương tiện truyền thông
PR truyền thông Nhà báo viết bài PR NTT
√ Bài viết về NTT/ Hastag
Quay phim, chụp hình √ Chỉ chụp hình
Khách mời tham dự Đại diện NTT √ Chia sẻ tại chương trình
Khách mời từ NTT 3 người Được giới thiệu, tặng hoa, chụp ảnh, quay phim ~
Người tham dự Số lượng người tham dự < 100 người
√ Hoa cài áo khách mời
√ Hoa để bàn khách mời
Lẵng hoa lớn Địa điểm, trang thiết bị
Dịch vụ ăn uống Thức uống √ có Logo NTT ~ 20.000/người
Dịch vụ ăn Sampling 1 món mặn và 1 món tráng miệng, có logo và sản phẩm từ
NTT Giải trí Chương trình văn nghệ 2 tiết mục ~500.000/Tiết mục
MC dẫn chương trình 1 MC 500.000/người/ngày
Tiếp tân 2 người 300.000/người/ngày
Truyền thông 2 người 300.000/người/ngày
Hậu cần 10 người 300.000/người/ngày
ĐỀ XUẤT PHÁT TRIỂN ĐỀ TÀI
Do có những hạn chế xoay quanh chi phí của bảng dự trù nên các nghiên cứu tiếp theo có thể nghiên cứu, tìm hiểu kĩ hơn về nhiều sự kiện khác và về các nguồn hàng để có thể tối ưu hóa được chi phí
Bên cạnh đó, để có thể áp dụng cho nhiều loại sự kiện khác nhau, nhóm cũng mong muốn có nhiều đề tài nghiên cứu lập kế hoạch tài chính cho sự kiện được thực hiện trong tương lại để điều chỉnh và ngày càng hoàn thiện mô hình lập kế hoạch tài chính mà nhóm đã đề xuất tại kết quả điểm mới của đề tài
Ngoài ra, vì có hạn chế về thời cũng như kinh nghiệm nghiên cứu nên nhóm chỉ mới đề xuất được 3 gói tài trợ với hạng mức cụ thể là 80.000.000đ, 50.000.000đ và 20.000.000 đồng nên để đề tài phát triển triệt để đề tài nhóm cũng mong muốn các nghiên cứu tiếp theo sẽ đề xuất các gói tài trợ với các khoản hạng mức hấp dẫn như các gói 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng sẽ có những hạng mục và quyền lợi cụ thể nào cho nhà tài trợ, dễ tiếp cận và thu hút các nhà tài trợ.
1 Lạc vào “xứ sở” Gà và Khoai tây cùng Chef Lê Xuân Tâm trong Workshop Poultry USA 2022, < https://chm.edu.vn/lac-vao-xu-so-ga-va-khoai-tay-cung- chef-le-xuan-tam-trong-workshop-poultry-usa-2022/>, xem 27/02/2023
2 Mãn nhãn cùng gà Mỹ tại Cần Thơ, Hướng nghiệp Á Âu, < https://event huongnghiepaau.com/poultry-usa-can-tho-2022-recap>, xem 27/02/2023
3 Anton S, Bryn P (2010), Financial management and the Budget, Successful Event
Management, Third Edition, Brendan George, Singapore, 104-127
4 Inc (2018), Budgets and budgeting, , xem 20/03/2023
5 Eventmobi Team (2022), Event Budget Basics: Everything You Need to Know,
, xem 02/03/2023
6 Chung Nguyên (2020), Bảng kê mua hàng là gì? Mẫu bảng kê mua hàng mới nhất, đúng nhất năm 2020, , xem 02/03/2023
7 Nguyen Thi Diem My (2022), Mẫu phiếu thu, phiếu chi và phương pháp ghi phiếu thu, phiếu chi, , xem 02/03/2023
8 Nguyễn Khánh Huyền (2022), Mẫu Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số 05-TT) năm 2023? Giấy đề nghị thanh toán có phải chứng từ không?, < https:// thuvienphapluat.vn/phap-luat/thoi-su-phap-luat/mau-giay-de-nghi-thanh-toan- mau-so-05tt-nam-2022-giay-de-nghi-thanh-toan-co-phai-chung-tu-khong>xem 10/03/2023
9 Chau (2023), Hóa đơn bán lẻ là gì?, , xem 02/03/2023
10 Kế toán tổng hợp thực hành:Quy trình tạm ứng và thanh quyết toán trong doanh nghiệp,xem 24/06/2023
11 Nguyễn Thành An (2023), Xây dựng kế hoạch hội thảo cấp trường 2023, Đồ án tốt nghiệp, Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh
12 SEC Warehouse (2018), Chi tiết quy trình quản lý kho hàng dành cho doanh nghiệp,,xem
13 Do Phat (2014), EVENT MANAGEMENT Case: The Annual International NIBS
Conference in Lahti, Bachelor’s Thesis, Lahti University Of Appliedsciences, 26
14 Riina L (2016), Manual for Financial Practicalities, Bachelor’s thesis Financial
Management, Tampere University of Applied Sciences Degree Programme
15 Vesna G, Katerina B, Nikolche J (2017), Financial management and Financial planning in the Organizations, European Journal of Business and Management,
16 What Are Common Internal Financial Controls for a Small Business?, Growing a business, < https://missouribusiness.net/financial-controls/>, xem 10/03/2023.