Xây dựng kế hoạch tổ chức hội thảo cấp trường 2023

HỒ CHÍ MINH Trang 3 KHOA THỜI TRANG & DU LỊCH BỘ MÔN QUẢN TRỊ NHÀ HÀNG ---oOo--- NHIỆM VỤ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP SINH VIÊN NGÀNH QUẢN TRỊ NHÀ HÀNG & DỊCH VỤ ĂN UỐNG Họ và tên sinh viên: Nguy

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP NGÀNH QUẢN TRỊ NHÀ HÀNG VÀ DV ĂN UỐNG

GVHD: TH.S LÊ MAI KIM CHI SVTH: NGUYỄN THÀNH AN

XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TỔ CHỨC

HỘI THẢO CẤP TRƯỜNG 2023

S K L 0 1 1 5 1 7

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HỒ CHÍ MINH

KHOA THỜI TRANG & DU LỊCH

KHOA THỜI TRANG & DU LỊCH

BỘ MÔN QUẢN TRỊ NHÀ HÀNG

-oOo -

NHIỆM VỤ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

SINH VIÊN NGÀNH QUẢN TRỊ NHÀ HÀNG & DỊCH VỤ ĂN UỐNG

Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thành An MSSV: 19159005

Tên đề tài đồ án tốt nghiệp: Xây dựng kế hoạch tổ chức Hội thảo cấp trường 2023

tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật thành phố Hồ Chí Minh

Nhiệm vụ đồ án:

Tìm hiểu tổng quan về TCSK và quy trình xây dựng kế hoạch TCSK

Xây dựng kế hoạch cho Hội thảo ẩm thực cấp trường

Thực nghiệm tổ chức một buổi Hội thảo ẩm thực cấp trường

Cung cấp tài liệu tham khảo và phát triển sau này

Tạo cơ sở cho công trình nghiên cứu TCSK sau này

Ngày giao nhiệm vụ đồ án: 1/2/2023

Ngày hoàn thành đồ án: 26/6/2023

Họ và tên giảng viên hướng dẫn: ThS Lê Mai Kim Chi

Phần hướng dẫn: Toàn bộ đồ án

Nội dung và yêu cầu đồ án tốt nghiệp đã được thông qua

TP Hồ Chí Minh, Ngày tháng năm 2023 CHỦ NHIỆM BỘ MÔN GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN CHÍNH

KHOA THỜI TRANG VÀ DU LỊCH

BỘ MÔN QUẢN TRỊ NHÀ HÀNG

-oOo -

PHIẾU CHẤM ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ( Dành cho giáo viên hướng dẫn ) 1 Họ tên sinh viên : MSSV :

2 Tên đồ án tốt nghiệp :

3 Giáo viên hướng dẫn :

4 Tổng quát về bản thuyết minh : Số trang : Số chương :

Hiện vật ( sản phẩm nếu có ) :

5 Những ưu điểm chính của ĐATN :

7 Đề nghị : Được bảo vệ: Bổ sung để được bảo vệ: Không được bảo vệ: 8 Các câu hỏi sinh viên phải trả lời trước hội đồng : a

b

c

d

e

9 Đánh giá chung ( bằng chữ : giỏi, khá, trung bình ) :

10 Điểm số : …… /10 ( Điểm ghi bằng chữ : ……… )

Tp HCM, Ngày tháng năm 2023

Ký tên

KHOA THỜI TRANG VÀ DU LỊCH

BỘ MÔN QUẢN TRỊ NHÀ HÀNG

-oOo -

PHIẾU CHẤM ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ( Dành cho giáo viên phản biện ) 1 Họ tên sinh viên : MSSV :

2 Tên đồ án tốt nghiệp :

3 Giáo viên phản biện :

4 Tổng quát về bản thuyết minh : Số trang : Số chương :

Hiện vật ( sản phẩm nếu có ) :

5 Những ưu điểm chính của ĐATN :

7 Đề nghị : Được bảo vệ: Bổ sung để được bảo vệ: Không được bảo vệ: 8 Các câu hỏi sinh viên phải trả lời trước hội đồng : a

b

c

d

e

9 Đánh giá chung ( bằng chữ : giỏi, khá, trung bình ) :

10 Điểm số : …… /10 ( Điểm ghi bằng chữ : ……… )

Tp HCM, Ngày tháng năm 2023

Ký tên

Đầu tiên, với lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc nhất, em xin được bày tỏ lời cảm ơn chân thành tới Th.S Lê Mai Kim Chi, người đã luôn bên cạnh để khuyến khích và tận tình chỉ dạy cho em trong suốt thời gian thực hiện Đồ án tốt nghiệp với mục tiêu lập một kế hoạch chỉnh chu và chi tiết tổ chức một buổi Hội thảo cấp trường về ẩm thực Và em cũng biết ơn rất nhiều vì đã hỗ trợ hết mình để ngày hội thảo đã diễn ra thành công tốt đẹp

Tiếp đó, em cũng xin được bày tỏ sự biết ơn sâu sắc của mình đến Trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh đã giúp đỡ và tạo mọi điều kiện tốt nhất về thời gian, không gian và địa điểm tổ chức để cho sinh viên khoa Thời trang và du lịch thực hiện ngày hội thảo ẩm thực được diễn ra viên mãn và thành công Nhân đây, em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các bạn bè, các bạn sinh viên đến từ các khoa toàn trường đã đến tham dự, cũng như hỗ trợ cùng nhau phối hợp thực hiện tốt sự kiện cuối khóa này

Lời cuối cùng, em xin một lần nữa bày tỏ lòng biết ơn toàn thể giảng viên ngành Quản trị nhà hàng và dịch vụ ăn uống và các giảng viên đã đồng hành và theo dõi em trong suốt hành trình phát triển từng ngày tại mái nhà Đại học Sư phạm

kỹ thuật TP Hồ Chí Minh; những bài dạy, hướng dẫn tận tình của thầy cô là tiền đề

để em có được một bài báo cáo hoàn chỉnh Trong quá trình nghiên cứu, do trình độ

lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài luận án không thể tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp từ phía quý thầy cô để bản thân em học thêm được nhiều kiến thức, kinh nghiệm và sửa đổi

để hoàn thiện tốt hơn

Xin trân thành cảm ơn!

Nền kinh tế Việt Nam năm 2022 khép lại với xu hướng phục hồi kể từ khi chịu tác động nghiêm trọng và nặng nề của đại dịch Covid-19, mô hình F&B phát triển vô cùng mạnh mẽ, các sự kiện cụ thể là các buổi hội thảo là một phần quan trọng trong việc giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ hoặc tạo ra một trải nghiệm độc đáo cho người tham gia Tuy nhiên, việc để tổ chức một sự kiện thành công có rất nhiều yếu tố quyết định Yếu tố tiên quyết cần thiết nhất đó là cần phải có kế hoạch

tổ chức cho sự kiện đó Các sự kiện với quy mô dù lớn hay nhỏ đều cần phải lập kế hoạch tổ chức; kế hoạch càng chi tiết, càng chỉnh chu thì quá trình diễn ra sự kiện càng thuận lợi và ít phát sinh sự cố ngoài ý muốn Vì vậy, trong đề tài này em sẽ làm rõ hơn về quy trình xây dựng kế hoạch cho việc tổ chức một buổi Hội thảo ẩm thực cấp trường

Đề tài này sẽ tập trung vào nghiên cứu, phân tích các yếu tố cần thiết để xây dựng kế hoạch tổ chức cho Hội thảo ẩm thực cấp trường Em sẽ tìm hiểu, tổng hợp thông tin từ các tài liệu liên quan đến vấn đề, tham khảo ý kiến từ những người có chuyên môn; nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến sự kiện; từ đó hình thành chủ đề, lập chương trình và kế hoạch tổng thể cho sự kiện; chuẩn bị các công việc cần phải thực hiện và phân chia nhiệm vụ cụ thể; điều phối và giải quyết các tình huống phát sinh trong sự kiện; cuối cùng là kiểm tra, đánh giá Để từ đó đề xuất các giải pháp, khắc phục để hoàn thiện quy trình xây dựng kế hoạch hiệu quả

Và với mong muốn tạo một buổi hội thảo ẩm thực thường niên với qui mô cấp trường lần đầu tiên tại trường UTE, hội thảo ẩm thực cấp trường, em hy vọng

đồ án tốt nghiệp của mình sẽ có giá trị và ý nghĩa cho ngành Quản trị nhà hàng và

Dịch vụ ăn uống Em đã chọn đề tài: “Xây dựng kế hoạch tổ chức Hội thảo ẩm thực cấp trường 2023 tại trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật thành phố Hồ Chí Minh’’

làm đề tài nghiên cứu tốt nghiệp

Với sự phát triển mạnh mẽ trở lại của ngành F&B sau ảnh hưởng nặng nề của Đại dịch Covid-19, cùng với tiến bộ của xã hội, những đòi hỏi cần đáp ứng của con người càng nhiều, nhu cầu của khách hàng ngày càng cao Chính vì thế yêu cầu về nguồn nhân sự trẻ và tài năng cũng tăng vọt đề đáp ứng những nhu cầu đó Nhưng nhiều nghiên cứu cho thấy đa số sinh viên ngành F&B tại các trường chưa tổ chức

sự kiện theo một quy trình cụ thể; một số sự kiện còn được tiến hành theo cảm tính chủ quan; các sự kiện chưa có sự sáng tạo, nổi bật hoặc mang đặc trưng riêng của ngành Do đó, các sự kiện tổ chức cho khách hàng còn gặp nhiều rủi ro và khó khăn Chính vì thế thực nghiệm trên chương trình Hội thảo “Khám phá ẩm thực cùng thịt

gà Mỹ” năm 2023 tổ chức tại trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh kết hợp nghiên cứu các cơ sở lý thuyết tác giả sẽ tổng hợp một quy trình tổ chức sự kiện đa dụng, ít rủi ro để thế hệ sau cùng tham khảo

Trong đề tài tác giả trình bày các cơ sở lý luận dùng để nghiên cứu sau đó tổ chức thực nghiệm bằng cách diễn giải các bước và bám sát theo quy trình đã tổng hợp Sau cùng sẽ tiến hành đánh giá, đúc kết kinh nghiệm để hiệu chỉnh cho Quy trình hoàn chỉnh nhất và đưa ra kiến nghị để thế hệ sau sẽ có những kinh nghiệm thực tế nhất từ một chương trình với quy mô lớn nhất từ trước đến nay của Bộ môn Quản trị nhà hàng

With the strong growth of the F&B industry again after the heavy impact of the Covid-19 Pandemic, along with the progress of society, the more human requirements need to be met, the more and more customers' needs become high Therefore, the demand for young and talented human resources has also skyrocketed

to meet those needs But many studies show that the majority of F&B students at schools have not organized events according to a specific process; some events are also conducted according to subjective feelings; events that have not yet been creative, prominent, or industry-specific Therefore, events organized for customers still face many risks and difficulties Therefore, experimenting on the seminar program "Discovering cuisine with American chicken" in 2023 held at Ho Chi Minh City University of Technology and Education, combined with research on theoretical bases, the author will summarize Synthesize a multi-use, low-risk event process for the next generation to refer to

In the graduation thesis, the author presents the theoretical bases used for research and then organizes experiments by interpreting the steps and following the synthesized process Finally, we will conduct an assessment, draw experience to adjust for the most complete process and make recommendations so that the next generation will have the most practical experience from a program with the largest scale ever of the Department of Restaurant Management

NHIỆM VỤ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP i

PHIẾU CHẤM ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ii

PHIẾU CHẤM ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP iv

LỜI CẢM ƠN vi

LỜI MỞ ĐẦU vii

TÓM TẮT vii

ABSTRACT ix

MỤC LỤC x

DANH MỤC BẢNG xi

DANH MỤC HÌNH xiv

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT xvi

LỜI CAM ĐOAN xvii

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN 1

1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 1

1.2 TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU TRONG VÀ NGOÀI NƯỚC 2

1.3 ĐỊNH HƯỚNG ĐỀ TÀI 8

1.4 MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU 9

1.5 ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU 9

1.6 GIỚI HẠN NGHIÊN CỨU 9

1.7 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 9

1.8 Ý NGHĨA ĐỀ TÀI 10

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG TỔ CHỨC HỘI THẢO 11

2.1 TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 12

2.1.1 Khái niệm sự kiện 12

2.1.2 Khái niệm tổ chức sự kiện 12

2.1.4.Mục đích tổ chức sự kiện 14

2.1.5.Vai trò của tổ chức sự kiện 15

2.2 TỔNG QUAN VỀ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH 15

2.2.1 Kế hoạch là gì? 15

2.2.2 Kỹ năng xây dựng kế hoạch 15

2.2.3 Các bước chi tiết lập kế hoạch hiệu quả 16

2.2.4 Ý nghĩa khi có kỹ năng lập kế hoạch 19

2.3 TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI THẢO ẨM THỰC 21

2.3.1 Khái niệm hội thảo 20

2.3.2 Ý nghĩa tổ chức hội thảo 20

2.3.3 Một số quy trình tổ chức sự kiện 22

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TỔ CHỨC HỘI THẢO ẨM THỰC CẤP TRƯỜNG 39

3.1 HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ 38

3.2 LẬP KẾ HOẠCH TỔNG THỂ 39

3.3 THIẾT LẬP MỐI QUAN HỆ 40

3.4 XÁC ĐỊNH ĐỐI TƯỢNG THAM DỰ 43

3.5 PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ TỪNG BỘ PHẬN 44

3.5.2 Bộ phận Marketing 46

3.5.3 Bộ phận Tài chính 48

3.5.4 Bộ phận Layout 49

3.5.5 Bộ phận Hậu cần 50

3.6 XỬ LÝ THÔNG TIN HỘI THẢO 51

3.7 TỔNG DUYỆT SỰ KIỆN (REHEARSAL): ( Ngày 4/5/2023 52

CHƯƠNG 4: THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH HỘI THẢO “KHÁM PHÁ ẨM THỰC CÙNG THỊT GÀ MỸ” 54

4.1 GIÁM SÁT TIẾN ĐỘ 53

4.1.1 Bộ phận Kế hoạch 53

4.1.2 Bộ phận Marketing 64

4.1.3 Bộ phận Tài chính 68

4.1.4 Bộ phận Layout 72

4.1.5 Bộ phận Hậu cần 74

4.2 NHỮNG KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC 87

4.3 SỰ CỐ PHÁT SINH VÀ GIẢI PHÁP 87

CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN 89

5.1 TÓM TẮT KẾT QUẢ 89

5.1 HẠN CHẾ CỦA ĐỀ TÀI 97

5.1 KẾT LUẬN 98

5.2 ĐỀ XUẤT 99

TÀI LIỆU THAM KHẢO 100

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1: Bảng chi tiết kế hoạch nghiên cứu 10

Bảng 3.1: Áp dụng mô hình 5W 2H 39

Bảng 3.2: Danh sách phân công nhiệm vụ 44

Bảng 3.3: Kịch bản MC 46

Bảng 3.4: Phân công nhiệm vụ hậu cần 50

Bảng 4.1: Phân bổ phần trăm ngân sách 68

Bảng 4.2: Tổng kết chi phí thực tế 70

Bảng 4.3: Bảng tổng kết cơ sở vật chất 74

Bảng 4.4: Bảng phân bổ nhiệm vụ hậu cần lễ tân 75

Bảng 4.5: Bảng phân công nhiệm vụ hậu cần hội trường 81

Bảng 4.6: Bảng phân công nhiệm vụ hậu cần phụ bếp 85

Bảng 4.7: Bảng sự cố phát sinh và giải pháp 87

Bảng 5.1: Bảng đánh giá kết quả hoạt động 89

DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1: Hội thảo “Chế biến món ăn từ gà Mỹ cùng siêu đầu bếp Norbert Ehrbar”3

Hình 1.2: Hội thi “Nấu ăn với thịt gà Mỹ.” 4

Hình 1.3: Workshop Poultry USA – Tìm hiểu về Gà Mỹ 5

Hình 1.4: Hội thảo và Cuộc thi nấu ăn ứng dụng thịt gà Mỹ 6

Hình 1.5: Hội thảo và Cuộc thi bánh Soufflés 7

Hình 1.6: Chương trình khoa học và thực hành công nghệ thịt và gia cầm Hoa Kỳ 8

Hình 2.1: Mô hình SMART 17

Hình 2.2: Quy trình tổ chức sự kiện 41

Hình 2.3: Quy trình tổ chức sự kiện – Amity Nguyen 28

Hình 2.4: Quy trình tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp 32

Hình 2.5: Quy trình tổ chức hội thảo cấp trường 2023 33

Hình 3.1: Logo Hiệp Hội 41

Hình 3.2: Backdrop mẫu 52

Hình 3.3: Standee 48

Hình 3.4: Ý tưởng về sân khấu cho Hội thảo 49

Hình 3.5: Ý tưởng bố trí hội trường 50

Hình 3.6: Biểu mẫu đánh giá Hội thảo 51

Hình 3.7:Tổng duyệt sân khấu 52

Hình 4.1: Kịch bản MC 61

Hình 4.2: Bảng kế hoạch chi tiết 62

Hình 4.3: Biên bản mượn hội trường 63

Hình 4.4.1: Các bài đăng trên tạp chí online 65

Hình 4.4.2: Bài đăng trên Báo Dân trí online 66

Hình 4.5: 3 món ăn đầu bếp biểu diễn 66

Hình 4.6: Backdrop 67

Hình 4.7: Standee 67

Hình 4.8: Danh sách chi tiền cho bộ phận Marketing 69

Hình 4.9: Danh sách chi tiền cho bộ phận Layout 69

Hình 4.10: Danh sách chi tiền cho bộ phận Hậu cần 70

Hình 4.11: Danh sách ký nhận tiền hỗ trợ 71

Hình 4.12: Bố trí vị trí chỗ ngồi 72

Hình 4.13: Bố trí vị trí đặt standee và bàn trưng bày 73

Hình 4.14: Bố trí vị trí bàn biểu diễn 73

Hình 4.15: Danh sách sinh viên tham dự 78

Hình 4.16: Đội ngũ lễ tân 79

Hình 4.17: Lễ tân điểm danh thí sinh 79

Hình 4.18: Lễ tân trao quà khách mời 80

Hình 4.19: Phát sampling cho người tham dự 83

Hình 4.20: Trao quà cho người tham dự 84

Hình 4.21: Đầu bếp và đội ngũ hậu cần 86

Hình 5.1: Quy trình tổ chức hội thảo “Khám phá ẩm thực cùng thịt gà Mỹ 2023” 88 Hình 5.2: Một số ý kiến từ người tham dự 91

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

CHỮ VIẾT TẮT

ĐH SPKT

TP.HCM

Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

QTNH&DVAU Quản trị Nhà hàng & Dịch vụ ăn uống

Em cam đoan đây là công trình nghiên cứu với đề tài “Xây dựng kế hoạch tổ chức Hội thảo cấp trường 2023” do em nghiên cứu, dưới sự hướng dẫn của Th.S

Lê Mai Kim Chi Kết quả nghiên cứu được công bố trong luận án là trung thực Các tài liệu sử dụng trong luận án có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng

Tp.HCM, Ngày tháng năm 2023

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thành An

SVTH: Nguyễn Thành An Ngành: QTNH&DVAU

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN 1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Mô hình F&B đang phát triển vô cùng mạnh mẽ, F&B là viết tắt của Food

and Beverage Đây là một loại hình dịch vụ chuyên cung cấp đồ ăn, thức uống cho

khách hàng Ngành F&B hiện là xu hướng kinh doanh hàng đầu bởi tốc độ phát triển nhanh chóng và tỷ suất lợi nhuận mà nó mang lại Có thể thấy, tiềm năng kinh

doanh F&B tại Việt Nam là rất lớn Mặc dù kinh tế năm 2023 được dự báo có nhiều khó khăn do sự phục hồi từ sự ảnh hưởng nặng nề của Đại dịch Covid-19, nhưng

theo Euromonitor – Tập đoàn nghiên cứu thị trường Anh Quốc, “giá trị thị trường

ngành F&B Việt Nam trong năm 2023 dự kiến sẽ tăng 18% so với 2022, đạt mốc

doanh thu khoảng 720.300 tỷ đồng Thậm chí, sau khi hồi phục và tăng trưởng mạnh

mẽ, ngành F&B sẽ tiếp tục phát triển với tốc độ ổn định và dự kiến đạt giá trị

938.305 tỷ đồng vào năm 2026.” 1

Bằng chứng cụ thể nhất là ngày càng có nhiều nhà hàng, quán ăn được mở khắp nơi Các cơ sở kinh doanh này có thể đáp ứng được nhu cầu ăn uống đa dạng của nhiều nhóm khách hàng khác nhau Một trong những điểm mạnh của thị trường Việt Nam chính là cơ cấu dân số trẻ Bởi với sự phát triển không ngừng của xã hội ngày nay, không chỉ “ăn no, mặc ấm” mà phải “ăn ngon, mặc đẹp” Nhờ vậy, nền kinh tế luôn duy trì được mức tăng trưởng ổn định và ngành F&B cũng liên tục giữ được đà phát triển mạnh mẽ và chưa bao giờ là lỗi thời Chính vì sự phát triển mạnh

mẽ như thế nên không những các trường đào tạo nghề thì các trường hệ Đại học, Cao đẳng đang tăng cường mở rộng và phát triển thêm các ngành nghề xoay quanh

mô hình F&B như Quản trị nhà hàng, khách sạn, du lịch, lữ hành, các dịch vụ ăn uống, pha chế, đầu bếp,…Bởi sự cấp thiết của nó mang lại cho xã hội luôn thu hút

số lượng lớn sinh viên và tài năng trẻ Đa số các trường lại đang áp dụng chung một công thức tuyển sinh, giảng dạy bằng các sự kiện, hội thảo liên quan đến nấu ăn hay

ẩm thực Tuy nhiên các sự kiện hiện nay thường được tổ chức một cách tự phát chưa

1 Nhung Bùi (2023), Xu hướng của ngành F&B trong năm 2023

và F&B chủ yếu được đào tạo về cách TCSK nói chung, chưa TCSK mang tính đặc thù, các sự kiện chưa có sự sáng tạo, nổi bật hoặc mang đặc trưng riêng của ngành

Du lịch và F&B, các sự kiện đó diễn ra không được như dự định khi lợi ích thu lại từ

sự kiện chưa đạt yêu cầu, cũng như nhận được nhiều các phản hồi không tích cực từ người tham gia

Và năm nay với Hiệp hội xuất khẩu trứng và gia cầm Hoa Kỳ với tham vọng quảng bá thịt gà Mỹ của mình tại Việt Nam thông qua trường Đại học Sư phạm kỹ thuật TP HCM – Đây là một sự kiện vô cùng quan trọng và ảnh hưởng đến nhiều vấn đề như danh tiếng của hai bên hay ý nghĩa của việc quảng bá có thành công hay không phụ thuộc lớn vào sự kiện lần này có một kế hoạch chu đáo tỉ mĩ Chính vì lý

do trên em quyết tâm tổ chức một sự kiện ẩm thực với qui mô cấp trường nhằm khắc phục những yếu điểm trên và chọn đề tài “Xây dựng kế hoạch tổ chức hội thảo cấp trường 2023” để thực hiện khảo sát, làm việc thực tế, lấy các hình ảnh, số liệu nhằm đưa ra những thiếu sót, đề xuất thêm về việc hoàn thiện các quy trình để tổ chức một

sự kiện thành công

1.2 TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU TRONG VÀ NGOÀI NƯỚC

Trong bối cảnh ngành tổ chức sự kiện đang lên kế hoạch phục hồi sau tác động của đại dịch Covid-19, sách trắng "Hình dung lại ngành tổ chức sự kiện kinh doanh trong và sau Covid-19” cũng nhấn mạnh các chỉ số tăng trưởng và đổi mới đang hiện diện tại khu vực châu Á - Thái Bình Dương

Theo Dữ liệu từ “Báo cáo về sự phục hồi toàn cầu” được thực hiện bởi UFI, Explori và Nhóm Các nhà tổ chức sự kiện độc lập cho thấy, ngành dịch vụ cụ thể là

tổ chức sự kiện tại Việt Nam và châu Á sẽ ghi nhận sự tăng trưởng mạnh mẽ hơn về

SVTH: Nguyễn Thành An Ngành: QTNH&DVAU

số lượng khách tham gia và đơn vị tổ chức sự kiện so với các khu vực khác trên thế giới Các sự kiện trực tuyến hoặc kết hợp trực tiếp - trực tuyến (hybrid) cũng trở nên thịnh hành hơn ở châu Á, với số lượng người từng tham dự các sự kiện như vậy cao gấp 2 lần so với các khu vực khác Ngoài ra, số lượng sự kiện được lên kế hoạch tổ chức cũng phục hồi ngang bằng so với thời điểm trước đại dịch mà họ dự tính tham gia, đối chiếu với dữ liệu giai đoạn 2019

Bên cạnh quá trình ứng dụng kỹ thuật số, Sách trắng "Hình dung lại ngành tổ chức sự kiện kinh doanh trong và sau Covid-19” cũng nhấn mạnh 3 yếu tố cốt lõi để hình dung lại ngành du lịch một cách hiệu quả, đó là: Các quy trình tổ chức sự kiện, trải nghiệm người tham dự, nguồn nhân lực và kỹ năng xây dựng kế hoạch Trong

đó đã ghi nhận và tổng hợp quan điểm của các chuyên gia đầu ngành trên thế giới, những người đã thực sự ứng dụng các yếu tố cốt lõi kể trên với tư duy cầu tiến và thử nghiệm các mô hình thành công 2

1.2.1 Trong nước

Sáng ngày 30.10.2021, Trường Cao đẳng Sài Gòn (SAIGONTECH) đã đồng hành và tài trợ bởi Hiệp hội Gà Mỹ USAPEEC, Indiana Soybean Alliance và United Tastes tổ chức Hội thảo Ẩm thực trực tuyến “Chế biến món ăn từ gà Mỹ cùng siêu đầu bếp Norbert Ehrbar.”

2 RedEvent,(2022), Thực trạng phát triển của ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam trong thời kì Covid 19

Hình 1.2: Hội thi “Nấu ăn với thịt gà Mỹ.”

Không chỉ phát triển mạnh mẽ tại khu vực TP Hồ Chí Minh Hiệp Hội Xuất Khẩu Trứng & Gia Cầm Mỹ còn đánh mạnh tại thị trường phía Bắc Việt Nam, Workshop Poultry USA diễn ra tại trường dạy nghề Hướng Nghiệp Á Âu (HNAAu) Chi nhánh Hà Nội vào ngày 17/05/2022 và cũng xuất hiện tại phía Tây Nam Bộ với Chi nhánh Cần Thơ vào ngày 28/09/2022 tổ chức chương trình Workshop Poultry USA – Tìm hiểu về Gà Mỹ

SVTH: Nguyễn Thành An Ngành: QTNH&DVAU

Hình 1.3: Workshop Poultry USA – Tìm hiểu về Gà Mỹ

SVTH: Nguyễn Thành An Ngành: QTNH&DVAU

Và hồi tháng 9 năm ngoái, Hiệp hội xuất khẩu Trứng và Gia cầm Mỹ (USAPEEC) đã tổ chức thành công Hội thảo và Cuộc thi nấu ăn ứng dụng thịt gà

Mỹ, đồng hành cùng các học viên của Trường đào tạo nghề KOTO

Hình 1.4: Hội thảo và Cuộc thi nấu ăn ứng dụng thịt gà Mỹ

SVTH: Nguyễn Thành An Ngành: QTNH&DVAU

1.2.2 Ngoài nước

Theo sự tìm hiểu thì ngày 26/04/2023, với mong muốn được khẳng định vị thế sản phẩm trứng Mỹ số 1 của mình tại thị trường Châu Á bởi sự chất lượng và an toàn, USAPEEC hợp tác với ATO và Bộ phận Công của Lãnh sự quán Hoa Kỳ trong một khóa học nấu ăn tại Hồng Kông dành cho sinh viên ẩm thực Bằng cách trải nghiệm thực hiện làm món bánh Soufflés (món bánh trứng nướng nổi tiếng của Pháp)

Hình 1.5: Hội thảo và Cuộc thi bánh Soufflés

Kể từ tháng 8 năm 2019 đến nay Hiệp hội USAPEEC đã tổ chức gần trăm

sự kiện lớn nhỏ khác nhau, với mỗi sự kiện là mỗi nguyên liệu mỗi nội dung truyền đạt khác nhau trên khắp 5 Châu, có thể nói đến là buổi Hội thảo đào tạo (Seminar traing) tại trường Đại học Bang Kansas, Mexico Chương trình giáo dục thường xuyên này do Hiệp hội đậu tương Illinois tài trợ rộng rãi và được tổ chức như một

SVTH: Nguyễn Thành An Ngành: QTNH&DVAU

nỗ lực chung với Hiệp hội các nhà máy được kiểm tra liên bang Mexico (ANETIF)

và USAPEEC Chương trình có mục tiêu cuối cùng là cung cấp đào tạo và giáo dục thông qua sáu mô-đun cho những người điều hành nhà máy chế biến thịt và gia cầm để phát triển các sản phẩm gia cầm giá trị gia tăng sử dụng nguyên liệu gia cầm của Hoa Kỳ

Hình 1.6: Chương trình khoa học và thực hành công nghệ thịt và gia cầm Hoa Kỳ

và tận dụng triệt để nguồn tài trợ đó, như thế thu hút được Hiệp hội đầu tư và hấp

SVTH: Nguyễn Thành An Ngành: QTNH&DVAU

dẫn người tham dự

Như vậy, định hướng của đề tài này em sẽ tập trung vào vấn đề “Xây dựng kế hoạch

tổ chức hội thảo ẩm thực cấp trường lần đầu tiên tại trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh.” Kế hoạch tổ chức hội thảo lần này sẽ tận dụng triệt

để nguồn kinh phí lớn mà nhà tài trợ đem lại để tạo ra mội buổi hội thảo ẩm thực chỉnh chu và hấp dẫn

1.4 MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU

Đề tài được nghiên cứu với mục đích:

- Xây dựng kế hoạch tổ chức buổi hội thảo ẩm thực cấp trường chi tiết cho sinh viên trường Đại học Sư phạm kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh

- Từ đó, hình thành quy trình tổ chức hội thảo với quy mô cấp cho các thế hệ sau tham khảo

1.5 ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU

Quy trình tổ chức hội thảo “Khám phá ẩm thực cùng Thịt gà Mỹ 2023”

1.6 GIỚI HẠN NGHIÊN CỨU

- Địa điểm: trường Đại học Sư phạm kỹ thuật TP Hồ Chí Minh

- Hình thức: Hội thảo đào tạo trực tiếp

1.7 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Nghiên cứu đề tài này em sử dụng phương pháp định tính, trong đó:

- Phương pháp nghiên cứu lý thuyết: tham khảo sách vở đã học và internet

- Phương pháp thực nghiệm: bằng điều tra, quan sát và thực hiện sự kiện

- Phương pháp hệ thống tư duy: Trên cơ sở phân tích thông tin thống kê số liệu, thông tin, kết quả của các hội thảo trong quá khứ, đặc điểm của tổ chức sự kiện, em

SVTH: Nguyễn Thành An Ngành: QTNH&DVAU

xây dựng lên những luận điểm cơ bản của nội dung đề tài

- Phương pháp so sánh đối chiếu: em tiến hành so sánh, đối chiếu các việc đã làm và thực hiện được trong hội thảo, để rút ra những kết luận xác đáng trong nội dung nghiên cứu

1.8 Ý NGHĨA ĐỀ TÀI

Thông qua hội thảo cho sinh viên toàn trường biết thêm về nguyên liệu thịt gà Mỹ

và các quy trình, thao tác chế biến đảm bảo vệ sinh an toàn thực thẩm Bên cạnh

đó, nâng cao tay nghề của đội ngũ ban tổ chức và góp phần cho công cuộc tổ chức một hội thảo cấp trường, quảng bá công tác TCSK của sinh viên ngành QTNH, quảng bá ngành học và rộng hơn nữa là quảng bá trường ĐH SPKT

1.9 KẾ HOẠCH NGHIÊN CỨU

Bố cục tóm tắt của đề tài bao gồm:

Chương 1: Tổng quan

Chương 2: Cơ sở lý luận về xây dựng tổ chức hội thảo

Chương 3: Xây dựng kế hoạch tổ chức hội thảo ẩm thực cấp trường

Chương 4: Thực hiện chương trình hội thảo “Khám phá ẩm thực cùng thịt gà Mỹ”

Chương 5: Kết luận

Bảng 1.1: Bảng chi tiết kế hoạch nghiên cứu

Tuần/Ngày Nội dung công việc

3

(13/2-18/2)

Tìm hiểu và thu thập thông tin

Xác định tên đề tài nghiên cứu

Thu thập và xử lý thông tin

Đưa ra ý tưởng và xây dựng Chương 3

SVTH: Nguyễn Thành An Ngành: QTNH&DVAU

CHƯƠNG 2:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG TỔ CHỨC HỘI THẢO 2.1 TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

2.1.1 Khái niệm sự kiện

Sự kiện là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục tập quán… 3

2.1.2 Khái niệm tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một quá trình hoạch định và giám sát những hoạt động liên quan đến các lĩnh vực sau: văn hóa-nghệ thuật-tuyên truyền-công bố tại một thời điểm, một địa điểm nhất định và tuân thủ quy định pháp luật, sai cho sự kiện diễn

ra đúng mực đích của nhà tổ chức 4

2.1.3 Các loại hình tổ chức sự kiện

Theo Trương Thị Bích Tiên đã nghiên cứu và xuất bản Tạp chí Khoa học Đại học

Sư phạm TP.HCM năm 2012 đã phân sự kiện thành 3 loại: Phân loại theo quy mô,

phân loại theo thời gian, phân loại theo hình thức Trong đó:

2.1.3.1 Phân loại theo quy mô:

Việc phân chia sự kiện theo quy mô, có nghĩa là xác định tầm cỡ của những sự kiện được tổ chức Thông thường giới học thuật và những chuyên gia về tổ chức sự kiện thường chia bản thân của sự kiện thành ba loại, đó là sự kiện lớn, sự kiện vừa

và sự kiện nhỏ

Tác giả Lynn Van Der Wagen trong tác phẩm Event management đã phân chia

sự kiện thành siêu sự kiện (megaevents), sự kiện chính yếu (major events) và sự kiện thứ yếu (minor events)

Theo Lynn Van Der Wagen, những sự kiện lớn nhất được gọi là siêu sự kiện

3 Nguyễn Thu Hiền, năm 2019, Khóa luận Hoàn thiện công tác tổ chức sự kiện tại tổ chức giáo dục IEG

4 Bộ Văn hóa – Thể thao – Du lịch, năm 2018

SVTH: Nguyễn Thành An Ngành: QTNH&DVAU

(mega events) và thường nhắm vào những thị trường quốc tế Những hội thao lớn của nhân loại như Olympic, World cup… là những ví dụ điển hình nhất cho loại sự kiện này

Loại hình sự kiện lớn thứ hai, sau siêu sự kiện là sự kiện chính yếu (major events) Sự kiện này thu hút số lượng lớn những người yêu thích văn hóa đặc thù mang tính địa phương và thường được tổ chức tại những địa điểm du lịch độc đáo

Loại sự kiện cuối cùng theo Lynn Van Der Wagen là sự kiện thứ yếu (minor events) Theo quan điểm của Wagen, hầu hết các sự kiện đều rơi vào loại này, các nhà tổ chức sự kiện đã thu thập những kinh nghiệm của mình

2.1.3.2 Phân loại theo thời gian

Tiêu chí thời gian có thể căn cứ theo độ dài thời gian hoặc tính thời vụ

Theo độ dài thời gian, căn cứ vào thời gian diễn ra sự kiện có thể chia thành: Sự kiện dài ngày, sự kiện ngắn ngày

Theo tính mùa vụ có thể chia thành: Sự kiện thường niên, thường quý, thường tháng - diễn ra vào những thời điểm nhất định như (Hội nghị tổng kết, các lễ hội thường niên…); Sự kiện không thường niên: không mang tính quy luật, không có hiện tượng lặp lại ở các năm (ví dụ: lễ khai trương cửa hàng, …)

2.1.3.3 Phân loại theo hình thức

Đây là cách phân loại phổ biến có ý nghĩa trong nghiệp vụ tổ chức sự kiện Vì hình thức tổ chức sự kiện thường phụ thuộc vào mục đích sự kiện nên nó thường đi liền với nhau Trong tài liệu này tạm chia thành 7 nhóm:

- Sự kiện kinh doanh: là những sự kiện có liên quan đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp: Sự kiện kinh doanh (Bussiness event), Các ngày lễ của doanh

nghiệp (Corporate events): Như khai trương, kỉ niệm ngày thành lập, tất niên công

ty,…

- Sự kiện giáo dục, khoa học: Đó là những sự kiện liên quan đến giáo dục, khoa

SVTH: Nguyễn Thành An Ngành: QTNH&DVAU

học như: Hội thảo đào tạo, hội nghị giáo dục,…

- Sự kiện văn hóa truyền thống: Liên quan đến văn hóa, truyền thống, tôn giáo- tín ngưỡng và phong tục tập quán, bao gồm: Lễ hội truyền thống (Traditional festival events), cưới hỏi, sinh nhật,…

- Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí: Entertainment events: Event giải trí, đồng diễn, gameshow,…

- Sự kiện thể thao: Thi đấu, Hội thi, hội khỏe,…

- Sự kiện chính thống/ Sự kiện của nhà nước (Government events): Loại sự kiện

thường có những chuẩn mực và quy tắc riêng, chủ đầu tư sự kiện chính là các cơ quan nhà nước: Tổng kết; Khen thưởng, tuyên dương, Phát động phong trào, hội nghị,.,

- Sự kiện truyền thông: là các sự kiện có tính truyền thông cao, thường do một hay

nhiều cơ quan truyền thông báo chí là chủ đầu tư sự kiện, hoặc có sự tham gia của các cơ quan truyền thông trong quá trình tiến hành sự kiện: Lễ ghi nhận thương hiệu, Thu hút nhà tài trợ, Kỷ niệm, Gây quỹ, Phát động phong trào, họp báo,…

Cần lưu ý rằng sự những phân loại nói trên chỉ mang tính chất tương đối, trong thực tế một hình thức sự kiện có thể thuộc nhiều loại sự kiện khác nhau

SVTH: Nguyễn Thành An Ngành: QTNH&DVAU

- Tổ chức sự kiện góp phần quảng cáo sản phẩm, giúp làm tăng doanh số hỗ trợ hoạt động bán hàng và mang đến cái nhìn tổng quan cho khách mời những chinh sách của kênh phân khối

2.1.5.Vai trò của tổ chức sự kiện

- Tổ chức sự kiện là chìa khóa thu hút sự quan tâm và chú ý của khách mời cũng như khách hàng tiềm năng và giới truyền thông dành cho sự kiện

- Tổ chức sự kiện là công cụ hữu ích để quảng bá và truyền thông sự kiện được coi

là chiến lược marketing vô cùng hữu ích

- Sự kiện thành công sẽ tạo sức hút cho sản phẩm, thương hiệu của đơn vị tổ chức

Từ sự quan tâm này sẽ làm tăng doanh thu cho đơn vị kinh doanh và tác động tích cực tới thương hiệu, sản phẩm và hình ảnh dịch vụ trên thị trường

2.2 TỔNG QUAN VỀ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH

2.2.1 Kế hoạch là gì?

Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếp theo trình

tự nhất định để đạt được mục tiêu đã đề ra

Lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và phương trình hành động trong tương lai Kế hoạch, điều trách thức lớn với hầu hết các nhà quản lý, đặc biệt đối với các doanh nghiệp

Kế hoạch có thể được thực hiện một cách chính thức hoặc không chính thức, bằng văn bản, văn kiện hoặc bất thành văn; công khai minh bạch hoặc bí mật Kế hoạch chính thức được phổ biến và áp dụng cho nhiều người, có nhiều khả năng xảy

ra trong các dự án ví dụ như ngoại giao, công tác, phát triển kinh tế, các kế hoạch về thể thao, trò chơi hoặc trong tiến hành kinh doanh khác.5

2.2.2 Kỹ năng xây dựng kế hoạch

Kỹ năng lập kế hoạch là khả năng của một người trong việc căn cứ vào một mục tiêu đã được xác định trước, mà lập ra chiến lược, phương pháp, quy trình

5 Ngô Linh Trang,08/2022, Khái niệm kế hoạch,

https://luathoangphi.vn/ke-hoach-la-gi-cac-buoc-lap-ke-hoach/

SVTH: Nguyễn Thành An Ngành: QTNH&DVAU

nhằm hiện thực hóa mục tiêu đó trong một thời gian nhất định Kỹ năng này sẽ vạch

ra một lộ trình cụ thể – có thể ngắn hạn hoặc dài hạn trước khi bắt đầu triển khai

Kỹ năng xây dựng kế hoạch nhìn chung sẽ được thể hiện qua các khả năng sau:

 Xác định rõ mục tiêu và thời gian cần hoàn thành

 Đề ra chiến lược và phương pháp khả thi để hiện thực hóa mục tiêu

 Sắp xếp các hành động theo quy trình từng bước nhằm thực hiện mục tiêu đề

ra đúng hạn

2.2.3 Các bước chi tiết lập kế hoạch hiệu quả

 Lên kế hoạch theo ngày/ tuần/ tháng/ năm

Việc lập kế hoạch sẽ đem lại hiệu quả cao khi cụ thể hóa các đầu việc chi tiết và phân bổ thời gian theo các mốc nhỏ

Khi lập các kế hoạch dài hạn, nên vận dụng kỹ năng lập kế hoạch để có thể lập ra

các bảng kế hoạch tổng quát theo năm/ tháng và cả những bảng kế hoạch phân nhỏ theo tuần/ ngày

Với bước này có thể đảm bảo việc thực hiện kế hoạch luôn được diễn ra đúng thời hạn

 Xác định mục tiêu

Một người có kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả phải là:

 Xác định rõ ràng và đúng đắn mục tiêu

 Biết cách phân chia mục tiêu thành các mục tiêu nhỏ ngắn hạn

 Hiểu rõ các điều kiện cần và đủ để thực hiện mục tiêu

Áp dụng mô hình SMART làm công cụ để xác định mục tiêu chính xác đảm bảo

kế hoạch đi đúng hướng và đạt được mục đích

 Specific – Mục tiêu phải rõ ràng, cụ thể

 Measurable – Mục tiêu phải đo lường được

 Attainable – Mục tiêu mang tính khả thi, có khả năng hoàn thành

 Relevant – Mục tiêu có liên quan

 Time Based – Có thời gian cụ thể để đạt mục tiêu

SVTH: Nguyễn Thành An Ngành: QTNH&DVAU

Hình 2.1: Mô hình SMART

 Phân chia nguồn lực nhân sự

Sau khi đã biết mình cần làm gì và làm như thế nào thì kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả sẽ tiếp tục thể hiện trong việc phân bổ nguồn nhân lực và phân chia công việc cụ thể cho từng bộ phận

 Lập danh sách những việc cần làm

Sau khi đã xác định và chia nhỏ mục tiêu, hãy phân nhỏ vào mỗi danh sách những việc cần làm cụ thể Tiếp theo đó, phân tích các đầu việc và ghi chú vào đó thời gian, điều kiện và cách thức để thực hiện chúng

 Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và thời gian

Từ danh sách trên, hãy dựa vào những ghi chú để tiến hành sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách hợp lý và khoa học Sau đó, ấn định thời gian thực hiện và đặt tất cả chúng vào bảng tiến độ kế hoạch

 Tập trung triển khai theo kế hoạch đã đề ra

Kế hoạch lập ra xong và đưa vào triển khai Và đừng nghĩ rằng đến đây thì kỹ năng lập kế hoạch sẽ không còn chỗ thể hiện nhé

Vì ngay cả trong khi triển khai cũng luôn cần theo dõi kế hoạch, đảm bảo việc thực hiện kế hoạch cũng như xử lý những vấn đề phát sinh kịp thời

SVTH: Nguyễn Thành An Ngành: QTNH&DVAU

 Linh hoạt ứng biến trong khi thực hiện kế hoạch

Kế hoạch lập ra là để thực hiện theo Hầu như không bao giờ có kế hoạch nào được triển khai đúng y chang ban đầu

Sự tính toán của con người là có hạn Và các yếu tố khách quan bất ngờ cũng như sự thay đổi của yếu tố chủ quan đòi hỏi phải có sự linh hoạt để kịp thời điều chỉnh

Đừng lo lắng, linh hoạt chính là một trong các kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả đấy

 Kiểm tra, đánh giá năng lực sau mỗi tuần

Việc kiểm tra sẽ khiến biết được rằng:

 Phân công ai là người kiểm tra, đánh giá

 Mình đang làm tới đâu?

 Liệu đã có đi đúng theo tiến độ của kế hoạch không?

 Có vấn đề gì bất cập đang diễn ra hay không?

 Cần kiểm tra những nội dung gì? (Lập bảng đánh giá tiến độ - checklist)

2.2.4 Ý nghĩa khi có kỹ năng lập kế hoạch

 Xác định thứ tự ưu tiên của các công việc

Kỹ năng này sẽ giúp phân biệt được rõ việc gì nên làm trước và làm sau Như vậy, vừa đảm bảo hoàn thành mục tiêu lớn nhất, vừa không bỏ qua các công việc phát sinh hàng ngày

 Sắp xếp công việc theo trình tự, khoa học và tránh chồng chéo

Công việc chồng chéo là khởi đầu của sự mất phương hướng và lãng phí nguồn lực Sắp xếp công việc có trình tự và khoa học sẽ giúp cho quá trình làm việc diễn ra nhẹ nhàng, suôn sẻ

 Dễ dàng theo dõi và kiểm tra tiến độ công việc

Các đầu công việc và mục tiêu chính sẽ luôn được đặt trong bảng tiến độ chung và được theo dõi trong suốt quá trình làm việc Điều này giúp tránh tình trạng sót việc

hoặc bị chậm tiến độ, ảnh hưởng đến mục tiêu chính

SVTH: Nguyễn Thành An Ngành: QTNH&DVAU

 Tận dụng hiệu quả các nguồn lực

Việc tận dụng các nguồn lực sẽ giúp tránh sự trùng lặp và lãng phí không đáng

có Khi các đầu việc được liệt kê và sắp xếp khoa học, việc phân bổ nguồn lực sẽ trở

nên dễ dàng và hiệu quả

Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, công sức, tiền bạc và còn làm tăng hiệu quả công việc

 Chủ động trong việc phát triển của bản thân

Bản thân sẽ làm chủ việc bản thân ở các khía cạnh:

 Đang phát triển theo hướng nào?

 Đâu là điều sẽ cần đạt được trong khoảng thời gian sắp tới?

Hơn nữa, việc lập kế hoạch cũng khiến bản luôn phải rà soát lại các ưu – nhược điểm của mình Từ đó, có thể phát triển bản thân toàn diện

 Quản lý thời gian & rủi ro hiệu quả

Việc quản lý thời gian hiệu quả không chỉ giúp cho không bị rơi vào cái bẫy trì hoãn

mà nó còn giúp phân bố đủ thời gian Điều này sẽ hạn chế việc trễ hạn khi các rủi ro bất thường xuất hiện

 Có động lực thực hiện mục tiêu đề ra

Kỹ năng lập kế hoạch công việc tốt sẽ trở thành động lực để thực hiện mục tiêu đề

ra Khi đó sẽ nhận thấy, việc mình đang làm giúp tiến dần đến mục tiêu hơn từng

ngày

Bởi chỉ cần hoàn thiện các đầu công việc nhỏ trong bản kế hoạch là đã hoàn thành được 1 đoạn đường Và nó sẽ là động lực trực tiếp nhất trong suốt hành trình hiện thực hóa mục tiêu lớn

 Nâng cao sự tương tác và tính đoàn kết trong tập thể

Trong môi trường làm việc tập thể, kỹ năng lập kế hoạch công việc sẽ giúp:

 Nâng cao mối liên kết

 Tăng tính tương tác trong quá trình làm việc

 Tăng sự đoàn kết của tập thể

SVTH: Nguyễn Thành An Ngành: QTNH&DVAU

Lập kế hoạch giúp cho mọi người biết vị trí và vai trò của mình ở đâu trong một bức tranh lớn Điều đó giúp họ có tinh thần trách nhiệm hơn, tăng sự đoàn kết với các thành viên khác như một chỉnh thể

2.3 TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI THẢO ẨM THỰC

2.3.1 Khái niệm hội thảo

Hội thảo là cuộc gặp mặt của một nhóm người có cùng một mối quan tâm chung tại một địa điểm và thời gian đã định trước để tranh luận về nội dung quan tâm Các hội thảo phổ biến nhất dựa trên các ngành công nghiệp, nghề nghiệp, và người hâm mộ chung và có các diễn giả phát biểu quan trọng, trình bày các nhà cung cấp, các thông tin khác và các hoạt động quan tâm đến những người tổ chức hội thảo và tham dự Các hội thảo như thế thường được các hiệp hội chuyên về quảng bá các chủ đề trên tổ chức Hội thảo người hâm mộ thường có các màn hình, chương trình, và bán hàng dựa trên văn hóa âm nhạc và những người khách nổi tiếng tham gia.6

- Các chương trình hội thảo phổ biến thường xuyên tổ chức là

+ Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm: Hội thảo sẽ mời những khách mời đến để chia sẻ cùng trao đổi kinh nghiệm, công việc của họ để từ đó mỗi thành viên tham dự hội thảo sẽ tự rút ra được những bài học phục vụ cho cuộc sống, công việc của chính bản thân họ

+ Hội thảo giới thiệu sản phẩm: Đến với hội thảo này những khách mời sẽ được tiếp cận và tìm hiểu một cách chi tiết các sản phẩm mà mà họ quan tâm Đây cũng là một hình thức Marketing sản phẩm

+ Hội thảo chuyên ngành: Hội thảo này dành cho những chuyên gia và các thành viên trong cụ thể một lĩnh vực nào đó

2.3.2 Ý nghĩa tổ chức hội thảo

6 Wikipedia tiếng việt- Khách khoa toàn thư mở, Khái niệm hội thảo, https://vi.wikipedia.org/wiki

SVTH: Nguyễn Thành An Ngành: QTNH&DVAU

Tổ chức hội thảo nhằm quảng bá hình ảnh, các tổ chức, tổ chức các sự kiện với mục đích khác nhau tuy nhiên mục đích chính là để quảng bá hình ảnh Với những sự kiện lớn là cơ hội để quảng bá hình ảnh, thu hút vốn đầu tư và khách hàng

Tổ chức hội thảo còn là cơ hội để các doanh nghiệp ra mắt các sản phẩm mới đến khách hàng để khách hàng biết thêm về sản phẩm của doanh nghiệp mình Đây

là một cách tinh tế để doanh nghiệp đưa sản phẩm mới ra thị trường, kết nối doanh nghiệp với khách hàng tiềm năng kích thích nhu cầu của khách hàng với các sản phẩm dịch vụ của công ty

Tổ chức hội thảo tri ân khách hàng, gửi lời cảm ơn của doanh nghiệp đến các đối tác, khách hàng

2.3.3 Một số quy trình tổ chức sự kiện

 Quy trình TCSK 8 bước từ Bài giảng Tổ chức sự kiện trường Cao đẳng Du

lịch Hà Nội 7

Lập chương trình và kế hoạch tổng thể của sự kiện

Việc xây dựng kế hoạch TCSK hoàn chỉnh sẽ giúp hạn chế những rủi ro tối đa, bên cạnh đó đảm bảo thành công cho sự kiện Để xây dựng một kế hoạch TCSK nói chung và kế hoạch tổ chức sự kiện nói riêng thì cần thiết có những quy trình sau:

Hình 2.2: Quy trình tổ chức sự kiện

7 Trường Cao Đẳng Du lịch Hà Nội, năm 2019, Bài giảng Tổ chức Sự kiện