Xây dựng kế hoạch hậu cần cho hội thảo cấp trường 2023

Thứ hai, bộ phận hậu cần cho các hội thảo cấp trường và bộ môn trước đây thường sơ sài và đơn giản, một sinh viên có thể làm nhiều công việc không rõ bộ phận phụ trách dẫn đến việc bị rố

CƠ SỞ LÝ LUẬN

TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ

TỔNG QUAN VỀ BUỔI HỘI THẢO “KHÁM PHÁ ẨM THỰC CÙNG THỊT GÀ MỸ”

thảo "Khám phá ẩm thực cùng thịt gà Mỹ"

TỔNG QUAN VỀ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH HẬU CẦN CHO BUỔI HỘI THẢO

kế hoạch hậu cần cho buổi hội thảo

SVTH: Huỳnh Nhật An Ngành Quản trị nhà hàng và Dịch vụ ăn uống

Mô hình hậu cần

Tổng hợp và hoàn chỉnh chương 2 và báo cáo giữa kỳ

Nội dung công việc Tuần

15 Viết chương 3: Kế hoạch thực hiện

3.1 Xác định yêu cầu công việc và phân bổ nhân sự

3.2 Chuẩn bị thiết bị, nguyên vật liệu

3.5 Văn bản thuê mượn trang thiết bị, khu vực

Tổng hợp và hoàn chỉnh chương 3

Diễn ra buổi hội thảo

Nội dung công việc Tuần

Làm phần tài liệu tham khảo, phụ lục, danh mục bảng, danh mục hình

Báo cáo lần cuối với

GVHD về toàn bộ nội dung đồ án

Làm poster tiếng việt và tiếng anh

GVHD chấm điểm và nhận xét đồ án

Bảng 1.1 Kế hoạch thực hiện

Cả nhóm Thanh Phúc Nhật An

Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN

2.1 TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

2.1.1 Khái ni ệm sự kiện

“Sự kiện là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục - tập quán.” 1

(Theo Bài giảng tổ chức sự kiện, Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội, 2009)

2.1.2 Khái ni ệm tổ chức sự kiện

“Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, lập chương trình, kế hoạch, chuẩn bị các yếu tố cần thiết, và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội, nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện.” 2 (Theo Bài giảng tổ chức sự kiện, Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội, 2009)

2.2 TỔNG QUAN VỀ HẬU CẦN

2.2.1 Khái ni ệm hậu cần

Hậu cần trong tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối các hoạt động phía sau để tránh những sai sót không đáng có Những người làm công tác hậu cần họ làm mọi việc từ những việc nhỏ nhất đến những việc lớn ảnh hưởng đến sự thành công của sự kiện đó Công tác hậu cần trong tổ chức sự kiện bao gồm các công việc có tính chất tương đối độc lập với các nội dung có liên quan đến chủ đề chính, đến việc triển khai các nội dung

Hậu cần trong tổ chức sự kiện (logistics in event management) là quá trình quản lý và điều phối tất cả các hoạt động liên quan đến nguồn lực, vật liệu, thông tin và dịch vụ để đảm bảo sự kiện diễn ra một cách hiệu quả và thành công Nó bao gồm việc lập kế hoạch, triển khai và kiểm soát các hoạt động vận chuyển, lưu trữ, cung cấp, quản lý nhân sự, trang thiết bị và các yếu tố khác trong quá trình tổ chức sự kiện

1 Trường Cao đẳng du lịch Hà Nội (2009), Tr 10, Chương 1 Bài giảng tổ chức sự kiện

2 Trường Cao đẳng du lịch Hà Nội (2009), Tr 11, Chương 1 Bài giảng tổ chức sự kiện

Ngoài ra hậu cần trong tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ Nó bao gồm việc chuẩn bị trước sự kiện như lựa chọn địa điểm, thuê trang thiết bị, xác định nguồn nhân lực và nguồn tài chính Hậu cần cũng đảm nhiệm việc quản lý các hoạt động vận chuyển, lưu trữ, bố trí không gian, chuẩn bị kỹ thuật và cung cấp dịch vụ ăn uống cho khách mời

(Theo "Event Planning and Management: A Practical Handbook for PR and Events Professionals" của Ruth Dowson và David Bassett, 2015)

2.2.2 Vai trò của ban hậu cần trong việc tổ chức hội thảo

Vai trò của ban hậu cần trong việc tổ chức một cuộc hội thảo là vô cùng quan trọng và ảnh hưởng đáng kể của nó đối với thành công của sự kiện Ban hậu cần đảm nhận nhiều nhiệm vụ và trách nhiệm từ việc chuẩn bị cơ sở vật chất cho sự kiện, quản lý thông tin và hỗ trợ cần thiết cho các khách mời và nhà tổ chức

Ban hậu cần đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một môi trường thuận lợi cho buổi hội thảo Trước sự kiện, ban hậu cần thực hiện công tác chuẩn bị như thuê và sắp xếp không gian tổ chức, lên kế hoạch và kiểm soát ngân sách, đặt và vận chuyển trang thiết bị, dụng cụ, đồ dùng cần thiết cho buổi hội thảo Ngoài ra, cũng phải xác định và làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ để đảm bảo chất lượng và đúng tiến độ Trong quá trình tổ chức, ban hậu cần đảm nhận việc cung cấp hỗ trợ kỹ thuật, hướng dẫn và giám sát sự diễn ra của các hoạt động trong cuộc hội thảo Phải đảm bảo mọi trang thiết bị kỹ thuật như âm thanh, ánh sáng, máy chiếu đều hoạt động tốt và phù hợp với yêu cầu của các diễn giả Ngoài ra, còn phải quản lý và giải quyết các sự cố kỹ thuật nhanh chóng để đảm bảo buổi hội thảo diễn ra một cách suôn sẻ (Theo "Event Management for Dummies" của Laura Capell, 2013)

Ban hậu cần cũng phải đảm nhận vai trò quan trọng trong việc quản lý thông tin và hỗ trợ cho các khách mời và những người tham gia Họ cần cung cấp thông tin liên quan đến chương trình, địa điểm và các hoạt động liên quan Ban hậu cần cũng phải đảm bảo rằng thông tin liên quan đến cuộc hội thảo được truyền đạt một cách chính xác và kịp thời thông qua các phương tiện truyền thông, bao gồm website, email, và các kênh truyền thông xã hội Bên cạnh đó, ban hậu cần cũng có trách nhiệm quản lý và hỗ trợ những yêu cầu đặc biệt của các diễn giả, khách mời và người tham dự Điều này có thể bao gồm việc cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho người khuyết tật, đảm bảo sự an toàn và an

SVTH: Huỳnh Nhật An Ngành Quản trị nhà hàng và Dịch vụ ăn uống ninh của tất cả các thành viên tham dự, cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ khi cần thiết Cuối cùng, ban hậu cần đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá cuộc hội thảo sau khi kết thúc Họ thu thập phản hồi từ khách mời và tham gia để đánh giá mức độ thành công của sự kiện và đề xuất cải tiến cho các cuộc hội thảo tương lai (Theo nghiên cứu của Trần Xuân Hiệp (2020) về "Quản lý sự kiện" trong khóa luận tốt nghiệp)

Ngoài ra ban hậu cần chịu trách nhiệm về các hoạt động hậu cần liên quan đến vận chuyển, lưu trữ, trang thiết bị và các yếu tố cần thiết khác cho cuộc hội thảo Họ phải đảm bảo rằng tất cả các tài liệu, vật phẩm quảng cáo, bảng thông tin và thiết bị kỹ thuật như âm thanh, ánh sáng, màn hình hiển thị đều được chuẩn bị và sắp xếp một cách chính xác và thuận tiện (Theo "Event Management: Principles and Practices" của tác giả Razaq Raj và Paul Walters, 2019)

Hơn nữa, (Theo tài liệu "Event Logistics Management: Operations and R&D" của tác giả Anna Nagurney năm 2018) nhấn mạnh vai trò của ban hậu cần trong việc quản lý thông tin và giao tiếp Ban hậu cần phải đảm bảo rằng mọi thông tin liên quan đến cuộc hội thảo, bao gồm chương trình, lịch trình, và thông tin về diễn giả, đều được cung cấp đầy đủ và chính xác cho tất cả các bên liên quan Họ cũng phải có khả năng đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả với các yêu cầu và thắc mắc từ khách mời và nhà tổ chức Điều này đòi hỏi ban hậu cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt, cẩn thận trong việc lắng nghe và đáp ứng các yêu cầu đa dạng từ các bên liên quan

2.2.3 Tầm quan trọng của ban hậu cần trong việc tổ chức hội thảo

(Theo tài liệu "Quản trị sự kiện - Lý thuyết và thực tiễn" của 2 tác giả Nguyễn Thị Thu Hà và Nguyễn Hồng Cẩm năm 2019) ban hậu cần đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự suôn sẻ và hiệu quả của mọi hoạt động hậu cần liên quan đến cuộc hội thảo Ban hậu cần phải có khả năng quản lý và điều phối các hoạt động vận chuyển, lưu trữ, trang thiết bị, và dịch vụ hỗ trợ Sự tổ chức và sắp xếp chính xác của các yếu tố này sẽ đảm bảo rằng cuộc hội thảo diễn ra suôn sẻ và đáp ứng được mục tiêu của người tổ chức

Bên cạnh đó ban hậu cần phải có khả năng quản lý thời gian, nguồn lực và ngân sách, đảm bảo rằng các hoạt động hậu cần diễn ra đúng kế hoạch và đáp ứng được yêu cầu của nhà tổ chức và khách mời (Theo "Event Management: For Tourism, Cultural, Business and Sporting Events" của tác giả Lynn Van der Wagen, 2017)

Ban hậu cần phải đảm bảo việc thu dọn và vận chuyển trang thiết bị, tài liệu và các vật dụng sau cuộc hội thảo diễn ra thuận lợi Sự hiệu quả của hoạt động hậu cần này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực, mà còn tạo ra ấn tượng tốt cho khách hàng và tăng tính chuyên nghiệp của tổ chức (Theo "The Role of Post-Event Logistics in the Success of Conferences and Exhibitions" của tác giả George J Avlonitis và Christina N Boutzoukas, 2019)

2.2.4 Kỹ năng cần có của các thành viên trong ban hậu cần

Các thành viên trong ban hậu cần cần phải có kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian tốt để đảm bảo sự kiện được tiến hành đúng tiến độ

XÂY DỰNG KẾ HOẠCH HẬU CẦN CHO HỘI THẢO CẤP TRƯỜNG 2023

QUY TRÌN H KHẢO SÁT CƠ SỞ VẬT CHẤT

Mục đích của việc thực hiện khảo sát cơ sở vật chất tại hội trường khu A thuộc trường Đại học Sư Phạm Kỹ thuật TPHCM là để thống kê số lượng trang thiết bị hiện có và xác định, đánh giá tình trạng hiện tại của cơ sở vật chất trong hội trường Khảo sát này giúp cung cấp thông tin chi tiết về các yếu tố cơ sở vật chất, thiết bị và các yếu tố liên quan khác, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình chuẩn bị, tổ chức và tiến hành buổi hội thảo cấp trường

Cụ thể, mục đích của khảo sát cơ sở vật chất bao gồm:

• Đánh giá sức chứa và diện tích hội trường: Xác định khả năng chứa đựng của hội trường và đảm bảo đủ không gian cho số lượng người tham dự buổi hội thảo

• Đánh giá thiết bị âm thanh, ánh sáng và hình ảnh: Xác định tính đầy đủ, chất lượng và hiệu suất của các thiết bị âm thanh, ánh sáng và hình ảnh hiện có trong hội trường, để đảm bảo âm thanh rõ ràng, ánh sáng phù hợp và hiển thị hình ảnh chất lượng cao trong suốt buổi hội thảo

• Kiểm tra tình trạng và hoạt động của các thiết bị và hệ thống kỹ thuật: Đảm bảo các thiết bị và hệ thống kỹ thuật như máy chiếu, màn chiếu, loa, micro và các thiết bị khác hoạt động một cách ổn định và đáng tin cậy

• Đánh giá yếu tố vệ sinh và an toàn: Kiểm tra và đảm bảo sự an toàn và vệ sinh trong hội trường, bao gồm hệ thống thoáng khí, sự tiện lợi của nhà vệ sinh, sự an toàn của các thiết bị điện…

• Xác định các yếu điểm và khuyết điểm: Phân tích dữ liệu khảo sát để xác định các yếu điểm và khuyết điểm của cơ sở vật chất hiện có, từ đó đề xuất các biện pháp cải thiện hoặc nâng cấp để đáp ứng yêu cầu của buổi hội thảo cấp trường 2023

Sơ đồ 3.1 Quy trình thực hiện khảo sát cơ sở vật chất

STT TÊN SỐ LƯỢNG ĐƠN VỊ TÍNH

Bảng 3.1 Mẫu phiếu thống kê khảo sát cơ sở vật chất

Chuẩn bị công cụ và tài liệu

Phân tích và đánh giá

-Kế hoạch sự kiện -Giấy phép sử dụng hội trường -Bảng biểu khảo sát

XÁC ĐỊNH CÁC NHÓM CÔNG VIỆC CỦA BAN HẬU CẦN

3.2.1 Xác định các nhóm công vi ệc

Mục đích của việc xác định các nhóm công việc của ban hậu cần là để tổ chức và phân chia công việc một cách hiệu quả, đảm bảo rằng mọi hoạt động hậu cần được thực hiện một cách có hệ thống và đồng bộ Qua việc xác định các nhóm công việc, ta có thể tập trung vào từng khía cạnh cụ thể của kế hoạch hậu cần và phân công trách nhiệm cho từng nhóm, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho buổi hội thảo cấp trường 2023

Các mục đích cụ thể của việc xác định các nhóm công việc trong ban hậu cần bao gồm:

• Phân chia và quản lý tác vụ: Bằng cách xác định các nhóm công việc, ta có thể phân chia tác vụ cụ thể cho từng nhóm, từ đó giúp quản lý và theo dõi tiến độ công việc một cách hiệu quả Mỗi nhóm sẽ có trách nhiệm chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ cụ thể, giúp tăng cường sự chuyên môn và sự tập trung trong việc thực hiện công việc hậu cần

• Tối ưu hóa nguồn lực: Xác định các nhóm công việc sẽ giúp tối ưu hóa sử dụng nguồn lực có sẵn Bằng cách phân chia công việc cho từng nhóm, ta có thể sử dụng và phân bổ nguồn lực như nhân lực, thiết bị, và vật liệu một cách hiệu quả, đảm bảo rằng mọi công việc đều được tiến hành một cách hợp lý và không gặp sự cố về nguồn lực

• Tăng cường sự chuyên môn và hiệu quả: Các nhóm công việc cho phép mỗi thành viên tập trung vào lĩnh vực chuyên môn của mình Điều này giúp tăng cường hiệu quả và chất lượng công việc, vì mỗi nhóm sẽ có kiến thức và kỹ năng đáng chú ý trong lĩnh vực cụ thể mà họ đảm nhận Sự chuyên môn trong từng nhóm cũng giúp đảm bảo rằng mọi khía cạnh của kế hoạch hậu cần được xử lý một cách chính xác và kỹ lưỡng

• Tạo sự phối hợp và đồng thuận: Bằng cách xác định các nhóm công việc, ta tạo ra cơ hội cho sự phối hợp, trao đổi thông tin và đồng thuận giữa các thành viên trong cùng một nhóm Điều này giúp xây dựng môi trường làm việc đồng đội và tăng cường sự hiệp đồng trong ban hậu cần, đảm bảo rằng mọi người cùng hướng tới mục tiêu chung và làm việc cùng nhau để đạt được thành công cho buổi hội thảo cấp trường 2023

Sơ đồ 3.2 Quy trình xác định các nhóm công việc ban hậu cần

Phân chia cấp độ công việc

-Công việc cấp độ 1 -Công việc cấp độ 2

-Nhân sự phụ trách -Giám sát

STT Tên nhóm công việc Công việc cấp độ 1

Số lượng nhân sự đề xuất Công việc ngắn hạn

Bảng 3.2 Mẫu phiếu xác định các nhóm công việc

3.2.2 Lập bảng dự trù kinh phí

Việc lập bảng dự trù kinh phí là cung cấp một công cụ quản lý tài chính chính xác và chi tiết cho các hoạt động của bộ phận hậu cần Bảng dự trù kinh phí giúp định rõ các khoản chi tiêu, ước lượng chi phí và phân bổ nguồn lực tài chính một cách hợp lý

Sơ đồ 3.3 Quy trình lập bảng dự trù kinh phí

Lập danh sách trang thiết bị cho sự kiện

Kiểm tra danh sách khảo sát trang thiết bị hiện có

Lập kế hoạch mua, mượn trang thiết bị

Xác định các hạng mục tài chính

Lập bảng dự trù kinh phí

QUY TRÌN H LẬP BẢNG K Ế HOẠCH CHI TIẾT

Việc lập bảng kế hoạch chi tiết cho công tác hậu cần là để tổ chức, theo dõi và điều phối các hoạt động hậu cần một cách có hệ thống và chính xác Bảng kế hoạch cung cấp một lịch trình chi tiết về các công việc, thời gian, nguồn lực và trách nhiệm liên quan đến công tác hậu cần Mục đích chính của việc lập bảng kế hoạch chi tiết bao gồm:

• Tổ chức công việc một cách hiệu quả: Bằng cách lập bảng kế hoạch chi tiết, ta có thể xác định rõ ràng các công việc cần được thực hiện trong công tác hậu cần Bảng kế hoạch giúp tổ chức công việc theo từng giai đoạn và mô tả các bước cụ thể để đạt được mục tiêu Điều này giúp đảm bảo rằng mọi công việc được thực hiện đúng thời gian và tránh nhầm lẫn hoặc bị thiếu sót

• Theo dõi tiến độ và tiến trình công việc: Bảng kế hoạch chi tiết cho phép ta theo dõi tiến độ và tiến trình công việc hậu cần Mỗi công việc sẽ có thời gian bắt đầu và kết thúc, và thông tin về người chịu trách nhiệm và nguồn lực được ghi rõ Việc theo dõi tiến độ giúp đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng thời hạn và phản ứng kịp thời đối với bất kỳ trở ngại nào xuất hiện

• Điều phối và phân chia trách nhiệm: Bảng kế hoạch chi tiết cho phép ta phân chia và giao trách nhiệm cho từng công việc và người thực hiện Bằng cách xác định rõ ràng người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ, ta đảm bảo sự chính xác và đồng nhất trong việc thực hiện công tác hậu cần Điều này cũng giúp tạo ra sự

STT Nội dung đề xuất ĐVT Quy cách

Bảng 3.3 Mẫu bảng dự trù kinh phí minh bạch và rõ ràng trong việc phân chia trách nhiệm, tránh nhầm lẫn hoặc xung đột trong công việc

• Tối ưu hóa sử dụng nguồn lực: Bảng kế hoạch chi tiết giúp tối ưu hóa sử dụng nguồn lực có sẵn trong công tác hậu cần Ta có thể xác định rõ ràng nguồn lực như nhân lực, thiết bị, vật liệu và ngân sách cần thiết cho từng công việc Điều này giúp đảm bảo sự sử dụng hiệu quả nguồn lực và tránh lãng phí hoặc thiếu hụt trong quá trình thực hiện công việc

Công việc cấp độ 1 Công việc cấp độ 2

Thời gian thực hiện Trước sự kiện

Bảng 3.4 Mẫu bảng kế hoạch chi tiết

Sơ đồ 3.4 Quy trình lập bảng kế hoạch chi tiết

QUY TRÌN H LẬP BẢNG KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG CÔNG VIỆC

3.4.1 Lập bảng tiêu chí đánh giá

Theo Julia Rutherford Silvers (2017), Event Management and Best Practices, mục đích của việc lập bảng tiêu chí đánh giá là xác định và định nghĩa các tiêu chí cụ thể để đánh giá chất lượng công việc trong công tác hậu cần Bảng tiêu chí đánh giá giúp tạo ra một hệ thống đánh giá chất lượng một cách công bằng, khách quan và chính xác

Xác định các nhóm công việc

Phân loại công việc theo thời gian

Sơ đồ 3.5 Quy trình lập bảng tiêu chí đánh giá

3.4.2 Lập bảng kiểm tra chất lượng công việc

Mục đích của việc lập bảng kiểm tra chất lượng công việc của công tác hậu cần là đảm bảo rằng các hoạt động hậu cần được thực hiện đúng quy trình, tiêu chuẩn và yêu cầu chất lượng Bảng kiểm tra chất lượng công việc giúp đo lường, theo dõi và đánh giá sự hoàn thành của các nhiệm vụ hậu cần và đảm bảo rằng các tiêu chuẩn chất lượng được đáp ứng

Mục tiêu của sự kiện

Liệt kê các tiêu chí đánh giá

Lập bảng tiêu chí đánh giá

Sơ đồ 3.6 Quy trình lập bảng kiểm tra chất lượng công việc

Lập bảng tiêu chí đánh giá

Lập bảng kiểm tra chất lượng công việc

Quan sát, đánh giá Đánh giá chất lượng và tiến độ công việc

STT Công việc cấp độ 1

Bảng 3.5 Mẫu bảng kiểm tra chất lượng công việc

THỰC NGHIỆM CÔNG TÁC HẬU CẦN CHO HỘI THẢO “KHÁM PHÁ ẨM THỰC CÙNG THỊT GÀ MỸ”

KẾT QUẢ CÔNG TÁC KHẢO SÁT CƠ SỞ VẬT CHẤT HỘI TRƯỜNG

STT TÊN SỐ LƯỢNG ĐƠN VỊ TÍNH

4 Bàn để đồ Demo 2 Cái

9 Màn hình trình chiếu 3 Cái

Bảng 4.1 Bảng khảo sát cơ sở vật chất

KẾT QUẢ XÂY DỰN G NHÓM CÔNG VIỆC

4.2.1 Công vi ệc lễ tân

- Xây dựng công việc lễ tân cấp độ 1: Giúp ban phụ trách tổng quan được công việc, tránh thiếu xót trong quá trình sự kiện diễn ra

STT Tên nhóm công việc Công việc cấp độ 1

Số lượng nhân sự đề xuất

Phụ trách chính ngắn hạn dài hạn

Lễ tân ngoài Hội trường

Chuẩn bị khu vực lễ tân 2

Chuẩn bị đồng phục lễ tân 1 X

Phụ trách bảng biểu, giấy tờ 3 X Đón khách mời, người tham dự 1

Phụ trách tiếp thực, quà tài trợ 3

Lễ tân trong Hội trường

Sắp xếp khu vực chỗ ngồi 3 X Đón khách mời, người tham dự 2

Phụ trách tiếp thực, quà tài trợ 3

Bảng 4.2 Bảng xây dựng nhóm công việc lễ tân

+ Công việc ngắn hạn: Công việc chỉ được thực hiện trong khoảng thời gian ngắn hoặc có thể được chuẩn bị trước

+ Công việc dài hạn: Công việc có tính chất xuyên suốt, liên tục từ đầu đến cuối chương trình

+ Công việc chuẩn bị trước: là những công việc bắt buộc phải có trước sự kiện ít nhất một ngày

+ Phụ trách chính: kiểm soát tiến độ công việc và chất lượng của nhóm công việc phụ trách

Sơ đồ 4.1 Mô hình nhóm công việc lễ tân

- Lập bảng đề xuất dự trù kinh phí phục vụ công tác Lễ tân

Bảng 4.3 Bảng dự trù kinh phí công việc lễ tân

4.2.2 Công vi ệc hội trường

- Xây dựng công việc hậu cần hội trường cấp độ 1: Giúp ban phụ trách tổng quan được công việc, tránh thiếu xót trong quá trình sự kiện diễn ra

3 Chi phí ăn trưa Phần Khách mời 10 104,500 1,045,000

Khăn giấy, nước, sát khuẩn…

Chuẩn bị khu vực sân khấu theo hình 4.1

Chuẩn bị khu vực thực hiện demo

Chuẩn bị khu vực trưng bày sản phẩm

Dọn dẹp vệ sinh hội trường

Sắp xếp khu vực chỗ ngồi theo hình 4.2

Chuẩn bị khu vực cánh gà

Chuẩn bị bộ đàm cho ban tổ chức

Hỗ trợ chef thực hiên demo

Thu gom dụng cụ sau khi thực hiện demo

Dọn dẹp vệ sinh cánh gà

Bảng 4.4 Bảng xây dựng nhóm công việc hậu cần hội trường

Sơ đồ 4.2 Mô hình nhóm công việc hậu cần hội trường

- Lập bảng đề xuất dự trù kinh phí phục vụ công tác hậu cần hội trường

Thiết bị âm thanh, ánh sáng

2 Quay phim, chụp hình Người 1 800,000 800,000

3 Live cam Bộ 1 2,380,000 2,380,000 UTE TV

4 Văn nghệ Tiết mục Nhảy 1 500,000 500,000

5 Văn nghệ Tiết mục Hát 2 272,500 545,000

Bảng 4.5 Bảng đề xuất dự trù kinh phí hậu cần hội trường

4.2.3 Công vi ệc phụ bếp

Chuẩn bị công cụ dụng cụ phục vụ sampling 1 x 1

Chuẩn bị khu vực, nguyên liệu, gia vị để làm sampling

Thực hiện các món sampling 5

Chia gà cho 2 giai đoạn: Nấu sampling và Chef demo

3 Vệ sinh Vệ sinh khu vực bếp 5 1

Bảng 4.6 Bảng xây dựng nhóm công việc phụ bếp

Sơ đồ 4.3 Mô hình nhóm công việc phụ bếp

- Lập bảng dự trù kinh phí phục vụ công tác phụ bếp

Nguyên liệu phụ và gia vị

4 Bộ dụng cụ ăn Bộ 150 2,440 366,000 Mua

5 Hộp bã mía Hộp 3 ngăn 150 4,520 678,000 Mua

6 Thớt và giá đỡ Cái 6 348,333 2,090,000 Mua

Bảng 4.7 Bảng dự trù kinh phí công việc phụ bếp

BẢNG K Ế HOẠCH CHI TIẾT

- Lập bảng chi tiết của công việc lễ tân: để đảm bảo nhân sự hiểu rõ công việc phụ trách và tránh được hiện trạng chồng chéo công việc

Chuẩn bị khu vực lễ tân

Sắp xếp bàn và skirting bàn x

Phân công nhân sự phụ trách lưu trữ đồ các đội thi Điểm danh thí sinh và ký các loại giấy tờ theo yêu cầu Đón khách mời

Hướng dẫn chỗ ngồi cho sinh viên

Chuẩn bị đồng phục lễ tân Đồng bộ áo dài đỏ, xõa tóc x

Phụ trách bảng biểu, giấy tờ

In và treo bảng chỉ dẫn

In danh sách điểm danh, quà tặng, điểm rèn luyện x

Sắp xếp khu vực chỗ ngồi

Sắp xếp theo hình 4.2 x Đặt nước lên ghế ngồi 7h15-

Hội trường Đón khách mời, người tham dự

Hướng dẫn ghế ngồi khách mời

Phân luồng sinh viên tham dự ngồi đúng màu ghế

Nhận hoa từ Bộ phận Layout Đảm bảo đủ số lượng bó hoa x

Bám sát khung giờ tặng hoa của chương trình, lưu ý nghe theo lời dẫn MC

Bó hoa phải được đặt trên mâm khi đem ra sân khấu

Phụ trách tiếp thực, quà tài trợ

Phân công nhân sự bố trí thùng rác x

Phân công nhân sự nhận món ăn thử

Phân công nhân sự phát món ăn mẫu theo hàng ghế

Phân công nhân sự phát quà lưu niệm của Hiệp Hội

Phân công nhân sự kiểm soát phát mẫu thử và quà tài trợ để đảm bảo tất cả đều có

Phân công hướng dẫn sinh viên lên sân khấu chụp hình

Vệ sinh sau khi kết thúc chương trình

Bảng 4.8 Bảng kế hoạch chi tiết công việc lễ tân

4.3.2 Công vi ệc hậu cần hội trường

- Lập bảng chi tiết của công việc hậu cần hội trường: Để đảm bảo nhân sự hiểu rõ công việc phụ trách và tránh được hiện trạng chồng chéo công việc

Thời gian thực hiện Trước sự kiện

Chuẩn bị khu vực sân khấu

Chuẩn bị 4 bục sân khấu x

Bố trí và skirting 2 bàn trưng bày x

Chuẩn bị dụng cụ thực hiện demo x

Chuẩn bị 3 khay nguyên vật liệu cho chef thực hiện demo x

Phát hiện và xử lý những sự cố phát sinh trong sự kiện x

Bố trí 2 bàn đặt quà và hoa cho khách mời và người tham dự

Chuẩn bị 2 bàn đặt dụng cụ dự trù cho chef thực hiện demo x

Hỗ trợ chef thực hiện demo

Quan sát và thực hiện những yêu cần của chef

Thu gom những dụng cụ đã qua sử dụng

Phụ trách Mic, bộ đàm

Kiểm tra pin của Mic Thuê bộ đàm, mic đeo và kiểm tra kết nối trước 1 ngày Phát bộ đàm cho phụ trách chủ chốt : phụ trách tổng chương trình, phụ bếp, tiếp thực, lễ tân, âm thanh Xác định nhân sự chạy Mic trong mục Q&A Phụ trách liên hệ live cam x Đảm bảo live cam đã có mặt

8h00- 8h30 Kiểm tra âm thanh, file trình chiếu ở Hội x

Phụ trách âm thanh, trình chiếu trường trước 1 ngày (backdrop, clip ngành, clip hiệp hội)

Chuẩn bị 1 laptop Chuẩn bị nhạc không lời phát lúc thử món

Bám sát kịch bản mở backdrop đúng thời điểm

Phát nhạc không lời lúc thử món

Thu gom dụng cụ và dọn dẹp vệ sinh khu vực cánh gà

Dọn dẹp khu vực sân khấu

Trả các trang thiết bị và công cụ dụng cụ đã mượn

Sắp xếp bàn ghế trả lại hội trường theo hiện trạng ban đầu

Tổng vệ sinh khu vực hội trường

Bảng 4.9 Bảng công việc chi tiết công việc hậu cần hội trường

Hình 4.1 Sơ đồ sân khấu hội trường

Hình 4.2 Sơ đồ tổng quan hội trường

Chuẩn bị công cụ dụng cụ cho sampling

Mua hộp đựng phần sampling, muỗng, nĩa nhựa bao bì và khăn giấy

Chuẩn bị nguyên liệu cho sampling và demo

Kiểm tra và sơ chế nguyên vật liệu cho các phần

Thực hiện các món sampling

Phụ Chef Huy nấu ba món Sampling theo công thức đã được đưa ra trước

Chuẩn bị phần ăn sampling

Cho các phần ăn sampling vào hộp

Chia các phần ăn đã nấu theo định lượng đã được tính trước vào các hộp Đảm bảo đủ món, đủ định lượng

Sau đó giao cho bộ phận tiếp thực

Tiến hành thu gom hộp Samping đã dùng xong ở hội trường

Thu gom các hộp sampling sau khi các sinh viên đã sử dụng xong, đảm bảo sạch sẽ, nhanh chóng, thu gom về 1 chỗ để vứt bỏ

Vệ sinh dụng cụ và khu vực bếp

Dọn dẹp sạch sẽ khu vực bếp, kiểm tra lại các công cụ dụng cụ đã sử dụng

Bảng 4.10 Bảng công việc chi tiết công việc phụ bếp

Danh sách nguyên liệu Sampling

Hình 4.3 Công thức món gà Mỹ áp chảo với súp lơ nghiền

Hình 4.4 Công thức món cà ri khô kiểu thái với gà Mỹ

Hình 4.5 Công thức món gà Mỹ xiên que xốt caesar

BẢNG KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG CÔNG VIỆC

- Mục đích: việc lập bảng kiểm tra chất lượng công việc nhằm đánh giá tính hiệu quả trong quá trình hoạt động của bộ phận hậu cần

- Để công việc được kiểm soát chặt chẽ và đạt chất lượng cao, ở mỗi công việc cần được đánh giá qua bảng thang đo Sau đây là bảng thang đo của các công việc hậu cần

Việc đánh giá chất lượng bộ phận lễ tân không chỉ giúp định rõ các khía cạnh cần cải thiện, mà còn mang lại cơ hội để tạo ra một sự khác biệt đáng kể giúp đạt được mục tiêu của ban tổ chức, nhằm tạo nên một hình ảnh chuyên nghiệp và sự tin tưởng từ phía khách mời và những người tham dự, cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho thành công của buổi hội thảo này và những sự kiện tương lai Những tiêu chí để đánh giá chất lượng bộ phận lễ tân:

• Sự chuyên nghiệp của lễ tân (Professionalism): Đánh giá mức độ chuyên nghiệp của nhân viên lễ tân trong việc đối ứng với sinh viên tham dự sự kiện Điều này bao gồm cách tiếp xúc và giao tiếp với sinh viên một cách lịch sự, hướng dẫn rõ ràng về thông tin liên quan và giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả

• Hiệu suất đăng ký và đón tiếp (Registration and Check-in Efficiency): Đánh giá khả năng của bộ phận lễ tân trong việc xử lý quy trình đăng ký và đón tiếp sinh viên một cách hiệu quả Điều này bao gồm thời gian xử lý đăng ký, sự sắp xếp và tổ chức vị trí đón tiếp, và sự rõ ràng về thông tin và hướng dẫn cho sinh viên

• Hỗ trợ và tư vấn (Support and Guidance): Đánh giá khả năng của bộ phận lễ tân trong việc cung cấp hỗ trợ và tư vấn cho sinh viên trong suốt quá trình sự kiện hội thảo Điều này bao gồm sự cung cấp thông tin đầy đủ về chương trình sự kiện, cung cấp hướng dẫn về vị trí và dịch vụ, và khả năng giải đáp các câu hỏi và yêu cầu từ sinh viên

(Theo "A Framework for Evaluating Front Office Operations in Hotels" c ủa Pizam, A và Thornburg, 2000) ĐÁNH GIÁ SỰ CHUYÊN

NGHIỆP HIỆU SUẤT HỖ TRỢ

Bảng 4.11 Bảng tiêu chí đánh giá hậu cần lễ tân

Bảng đánh giá mức độ công việc Lễ tân đề xuất

Chuẩn bị đồng phục lễ tân Đồng bộ áo dài đỏ

In danh sách điểm danh, quà tặng, điểm rèn luyện

Sắp xếp bàn và skirting bàn

Phụ trách lưu trữ đồ các đội thi Điểm danh thí sinh Đón khách mời

4 Sắp xếp theo sơ đồ

Sắp xếp khu vực chỗ ngồi Đặt nước lên ghế ngồi

Tổng vệ sinh trả Hội trường

Dọn dẹp khu vực bàn lễ tân

5 Đón khách mời, người tham dự

Bó hoa phải được đặt trên

SVTH: Huỳnh Nhật An Ngành Quản trị nhà hàng và Dịch vụ ăn uống mâm khi đem ra sân khấu

Phân công nhân sự bố trí thùng rác

Bảng 4.12 Bảng đánh giá mức độ công việc Lễ tân

4.4.2 Công vi ệc hội trường

Những tiêu chí để đánh giá chất lượng bộ phận hậu cần hội trường:

• Sự chuẩn bị và sắp đặt (Preparation and Setup): Đánh giá khả năng của bộ phận hậu cần trong việc chuẩn bị và sắp đặt hội trường trước buổi hội thảo Điều này bao gồm sự sắp xếp vị trí ghế ngồi, sắp đặt bàn trưng bày và trang thiết bị, và đảm bảo tính đúng giờ của các hoạt động chuẩn bị

• Hỗ trợ kỹ thuật (Technical Support): Đánh giá khả năng của bộ phận hậu cần trong việc cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho buổi hội thảo Điều này bao gồm khả năng cài đặt và vận hành trang thiết bị âm thanh, ánh sáng và hiển thị hình ảnh, giải quyết các sự cố kỹ thuật nhanh chóng và cung cấp hướng dẫn sử dụng cho người sử dụng

• Quản lý không gian và điều kiện (Space and Facilities Management): Đánh giá khả năng của bộ phận hậu cần trong việc quản lý không gian và điều kiện tại hội trường Điều này bao gồm kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm, đảm bảo sự thoải mái cho người tham dự, quản lý ánh sáng tự nhiên và nhân tạo, và đảm bảo sự an toàn và tiện nghi của không gian

• Xử lý tình huống (Handling Situations): Đánh giá khả năng của bộ phận hậu cần trong việc xử lý các tình huống khẩn cấp hoặc sự cố không mong muốn trong quá trình buổi hội thảo Điều này bao gồm khả năng đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả khi xảy ra vấn đề, tạo ra giải pháp tạm thời hoặc yêu cầu hỗ trợ từ các đơn vị liên quan, và thông báo một cách rõ ràng và kịp thời cho người tham dự và ban tổ chức

SVTH: Huỳnh Nhật An Ngành Quản trị nhà hàng và Dịch vụ ăn uống ĐÁNH

Bảng 4.13 Bảng tiêu chí đánh giá hậu cần hội trường Bảng đánh giá mức độ công việc hậu cần hội trường đề xuất

Mức độ hoàn thành Mức độ đánh giá

Chuẩn bị 4 bục sân khấu Chuẩn bị 2 bàn trưng bày

Chuẩn bị dụng cụ thực hiện demo Chuẩn bị 3 khay nguyên vật liệu cho chef thực hiện demo

Hỗ trợ chef kỹ thuật

Phát hiện và xử lý những sự cố phát sinh trong sự kiện

Bố trí 2 bàn đặt quà và hoa cho khách mời và người tham dự

Chuẩn bị 2 bàn đặt dụng cụ dự trù cho chef thực hiện demo

Quan sát và thực hiện những yêu cần của chef

Thu gom những dụng cụ đã qua sử dụng

Kiểm tra pin của Mic

Thuê bộ đàm, mic đeo và

SVTH: Huỳnh Nhật An Ngành Quản trị nhà hàng và Dịch vụ ăn uống kiểm tra kết nối trước 1 ngày

Phát bộ đàm cho phụ trách chủ chốt: phụ trách tổng chương trình, phụ bếp, tiếp thực, lễ tân, âm thanh

Xác định nhân sự chạy Mic trong mục Q&A

Phụ trách liên hệ live cam Đảm bảo live cam đã có mặt

Phụ trách âm thanh, trình chiếu

Kiểm tra âm thanh, file trình chiếu ở Hội trường trước 1 ngày (backdrop, clip ngành, clip hiệp hội)

Chuẩn bị nhạc không lời phát lúc thử món

Thu gom dụng cụ và dọn dẹp vệ sinh khu vực cánh gà

Dọn dẹp khu vực sân khấu

Trả các trang thiết bị và công cụ dụng cụ đã mượn

Tổng vệ sinh khu vực hội trường

Bảng 4.14 Bảng đánh giá mức độ công việc hậu cần hội trường

Những tiêu chí để đánh giá chất lượng bộ phận hậu cần phụ bếp:

• Chất lượng thực phẩm (Food Quality): Đánh giá chất lượng của các món ăn và thực phẩm được phục vụ trong buổi hội thảo Điều này bao gồm đánh giá về hương vị, chất lượng nguyên liệu, mức độ chín, thực đơn đa dạng và phù hợp với yêu cầu khách hàng

• Đội ngũ nhân viên (Staff Team): Đánh giá khả năng của đội ngũ nhân viên trong bộ phận hậu cần phụ bếp Điều này bao gồm khả năng làm việc đồng đội, kiến thức chuyên môn, kỹ năng nấu nướng và trình độ sáng tạo trong việc tạo ra các món ăn ấn tượng và hấp dẫn

• Hiệu suất và thời gian phục vụ (Efficiency and Service Time): Đánh giá khả năng của bộ phận hậu cần phụ bếp trong việc đảm bảo hiệu suất và thời gian phục vụ Điều này bao gồm thời gian chuẩn bị và hoàn thiện các món ăn, khả năng quản lý công việc một cách hiệu quả và đảm bảo sự đúng giờ trong việc phục vụ khách hàng

• Sự sạch sẽ và vệ sinh (Cleanliness and Hygiene): Đánh giá khả năng của bộ phận hậu cần phụ bếp trong việc duy trì sự sạch sẽ và vệ sinh trong quá trình chuẩn bị và phục vụ thực phẩm Điều này bao gồm việc tuân thủ các quy định vệ sinh thực phẩm, sử dụng các phương pháp và thiết bị làm sạch phù hợp, kiểm soát môi trường làm việc sạch sẽ và giữ gìn vệ sinh cá nhân ĐÁNH

CHẤT LƯỢNG ĐỘI NGŨ HIỆU

Bảng 4.15 Bảng tiêu chí đánh giá hậu cần phụ bếp

Bảng đánh giá mức độ công việc phụ bếp đề xuất

Chuẩn bị công cụ dụng cụ phục vụ sampling

Kiểm tra và sơ chế nguyên vật liệu cho các phần

Sampling và demo theo danh sách

Phụ Chef Huy nấu 3 món

Sampling theo công thức đã được đưa ra trước

Phân chia các phần ăn sampling

Chia các phần ăn đã nấu theo định lượng đã được tính trước vào các hộp Đảm bảo đủ món, đủ định lượng Sau

SVTH: Huỳnh Nhật An Ngành Quản trị nhà hàng và Dịch vụ ăn uống đó giao cho bộ phận tiếp thực

Thu gom các hộp sampling đã qua sử dụng

Thu gom các hộp sampling sau khi các sinh viên đã sử dụng xong, đảm bảo sạch sẽ, nhanh chóng, thu gom về 1 chỗ để vứt bỏ

Bảng 4.16 Bảng đánh giá mức độ công việc phụ bếp

MẪU VĂN BẢN ĐỀ XUẤT MƯỢN VẬT TƯ

Mục đích: Nhằm tạo điều kiện thuận lợi về cơ sở vật chất, công tác chuẩn bị và thực hiện chương trình được diễn ra thành công

Mẫu văn bản mượn vật tư, thiết bị

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

TP Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng 4 năm 2023 ĐỀ XUẤT V/v mượn bàn, ghế phục vụ công tác tổ chức hội thảo

“KHÁM PHÁ ẨM THỰC CÙNG THỊT GÀ MỸ”

Kính gửi: Quý thầy/cô bộ môn

Thực hiện Kế hoạch số -KHLT/ĐTN-HSV-TTDL nhằm tổ chức hội thảo

“Khám phá ẩm thực cùng thịt gà Mỹ”

Nhằm tạo điều kiện thuận lợi về cơ sở vật chất, công tác chuẩn bị và thực hiện chương trình được diễn ra thành công, BTC kính trình và kính đề xuất Quý thầy/cô về việc cho phép sử dụng bàn, ghế với thông tin cụ thể như sau:

STT Tên vật dụng Số lượng Thời gian mượn - trả

3 Đ/c phụ trách: Nguyễn Thanh Phúc – SĐT: 0326347225

BTC cam kết sẽ sử dụng an toàn tất cả các vật dụng được mượn và chịu mọi trách nhiệm nếu có sự cố xảy ra

Vì sự thành công trong công tác, kính mong quý phòng xem xét, tạo điều kiện hỗ trợ

Xin trân trọng cám ơn./

KẾT QUẢ CÔNG VIỆC LỄ TÂN

4.6.1 Báo cáo nội dung công vi ệc lễ tân

Bộ phận lễ tân có nhiệm vụ quan trọng là đại diện ban tổ chức của buổi hội thảo và giao tiếp trực tiếp với khách mời và những người tham dự, vì vậy các thành viên đã đặc biệt chú trọng đến hình ảnh và cách ứng xử Tất cả thành viên đều đã được chuẩn bị kỹ càng, từ trang phục đến cách làm việc, để tạo sự chuyên nghiệp và chắc chắn gửi đến khách mời và những người tham dự thông điệp tốt nhất

Hình 4.6 Đội lễ tân và check in

Hình 4.7 Lễ tân đang chuẩn bị nước uống cho khách mời

Công tác điểm danh và đón khách mời diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng Quy trình và thủ tục điểm danh đã được đơn giản hóa một cách phù hợp nhằm rút ngắn thời gian một cách tối ưu nhất để đáp ứng đúng tiến độ chương trình của buổi hội thảo Quá trình này đã mang lại sự tiện lợi và tạo ấn tượng tích cực cho khách mời và người tham dự khi đến với buổi hội thảo

Hình 4.8 Lễ tân đang điểm danh thí sinh

Việc trao quà và tặng hoa cho khách mời cũng đã được chuẩn bị tỉ mỉ và cẩn thận trước đó Các thành viên đã tận dụng thời gian trước sự kiện để chọn lựa quà tặng phù hợp và trang trí hoa đẹp mắt Cách thức trao quà và tặng hoa được thực hiện một cách trang trọng nhằm tạo nên không gian ấm áp và đáng nhớ cho khách mời, đồng thời góp phần làm cho khách mời cảm thấy đặc biệt và quý trọng, để lại một ấn tượng tốt về buổi hội thảo

Hình 4.9 Trao quà cho nhà tài trợ Đội ngũ lễ tân đã tuân thủ chặt chẽ tiến độ công việc theo thời gian biểu đã đặt ra Các thành viên đã liên kết và làm việc cùng các bộ phận khác trong tổ chức sự kiện để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng thời gian và không gây trì hoãn cho chương trình chính

Tóm lại, bộ phận lễ tân đã làm việc chuyên nghiệp và hoàn thành nhiệm vụ trong buổi hội thảo ẩm thực Với sự chuẩn bị cẩn thận, sự chuyên nghiệp trong công tác điểm danh và đón khách, việc trao quà và tặng hoa, cũng như tuân thủ tiến độ công việc, các thành viên đã để lại những ấn tượng tốt đẹp cho khách mời và góp phần vào thành công của buổi hội thảo

Hình 4.10 Bộ phận lễ tân nhận và lưu trữ nguyên liệu cho thí sinh

Hình 4.11 Thí sinh ký tên điểm danh

4.6.2 Báo cáo kinh phí đã thực hiện phục vụ công tác lễ tân

Bảng 4.17 Bảng chi phí thực tế công việc lễ tân

4.6.3 Báo cáo chất lượng công việc lễ tân

Mức độ hoàn thành Mức độ đánh

2 Thuê áo dài Bộ 3 100,000 300,000 Thuê

5 Chi phí ăn trưa Phần Khách mời 10 100,000 1,000,000

6 Chi phí nước uống Ly 14 25,000 350,000

Khăn giấy, nước, sát khuẩn…

Chuẩn bị đồng phục lễ tân Đồng bộ áo dài đỏ Quỳnh    100% N.An

In danh sách điểm danh, quà tặng, điểm rèn luyện

Sắp xếp bàn và skirting bàn

Phụ trách lưu trữ đồ các đội thi

P.Linh    100% Hà Điểm danh thí sinh

CTV    90% Hà Đón khách mời Nguyện,

Sắp xếp theo sơ đồ

Duyên    100% Phúc Đặt nước lên ghế ngồi

Tổng vệ sinh trả Hội trường

Dọn dẹp khu vực bàn lễ tân

5 Đón khách mời, người tham dự

Mời nước khách mời Quỳnh,

Bó hoa phải được đặt trên mâm khi đem ra sân khấu

Phân công nhân sự bố trí thùng rác

Bảng 4.18 Bảng báo cáo chất lượng công việc lễ tân

KẾT QUẢ CÔNG VIỆC HỘI TRƯỜNG

4.7.1 Báo cáo nội dung công vi ệc hội trường

Trước hội thảo, việc phân công nhân sự đã được thực hiện một cách kỹ lưỡng, nhằm đảm bảo có đủ nguồn nhân lực và kỹ năng để xử lý các yêu cầu hậu cần cụ thể Mỗi thành viên trong đội được giao nhiệm vụ cụ thể và có sẵn sàng đối mặt với các tình huống khác nhau

Công việc hậu cần đã được thực hiện theo tiến độ chương trình đã đặt ra Các nhiệm vụ như thiết lập hội trường, sắp xếp ghế ngồi, chuẩn bị trang thiết bị âm thanh và ánh sáng đã được tiến hành một cách cẩn thận và chi tiết Mọi thiết bị và cài đặt đã được kiểm tra trước để đảm bảo hoạt động tốt và không gặp sự cố trong quá trình diễn ra hội thảo

Hình 4.12 Các tiết mục văn nghệ đặc sắc

Khu vực sân khấu đã được sắp xếp gọn gàng và chuyên nghiệp, tạo không gian thoải mái cho Chef Nobert thực hiện món ăn demo Những trang thiết bị cần thiết như bếp, lò nướng và dụng cụ nấu ăn đều đã được kiểm tra và chuẩn bị trước, đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ

Hình 4.13 Chef Nobert Ehrbar đang giới thiệu

Hình 4.14 Chef Nobert Ehrbar đang demo gà

Trong suốt quá trình hội thảo, đội ngũ hậu cần đã làm việc chăm chỉ và tận tụy Đảm bảo sự diễn ra trơn tru của các hoạt động và hỗ trợ kỹ thuật một cách chuyên nghiệp Đội ngũ đã linh hoạt và sẵn sàng xử lý các sự cố nhỏ phát sinh, như điều chỉnh nguồn điện, sửa chữa thiết bị và đáp ứng mọi yêu cầu của các diễn giả, khách mời và người tham dự

Hình 4.15 Phát quà cho sinh viên tham gia hội thảo

Tóm lại, việc phân công nhân sự đầy đủ và thực hiện công việc hậu cần theo tiến độ đã đảm bảo sự diễn ra suôn sẻ của hội thảo Đội ngũ hậu cần đã làm việc chuyên nghiệp, đáp ứng mọi yêu cầu và mang lại trải nghiệm tốt cho các diễn giả, khách mời và người tham dự

Hình 4.16 Sân khấu hội thảo

4.7.2 Báo cáo kinh phí đã thực hiện phục vụ công tác hội trường

Thiết bị âm thanh, ánh sáng

2 Quay phim, chụp hình Người 1 800,000 800,000

3 Live cam Bộ 1 2,500,000 2,500,000 UTE TV

4 Văn nghệ Tiết mục Nhảy 1 600,000 600,000

5 Văn nghệ Tiết mục Hát 2 300,000 600,000

Bảng 4.19 Bảng chi phí thực tế công việc hậu cần hội trường

4.7.3 Báo cáo chất lượng công việc hội trường

Chuẩn bị 4 bục sân khấu

Chuẩn bị 2 bàn trưng bày

Chuẩn bị dụng cụ thực hiện demo

Chuẩn bị 3 khay nguyên vật liệu cho chef thực hiện demo

Hỗ trợ chef kỹ thuật

Phát hiện và xử lý những sự cố phát sinh trong sự kiện

Bố trí 2 bàn đặt quà và hoa cho khách mời và người tham dự Chuẩn bị 2 bàn đặt dụng cụ dự trù cho chef thực hiện demo

Quan sát và thực hiện những yêu cần của chef Thu gom những dụng cụ đã qua sử dụng

Kiểm tra pin của Mic Thuê bộ đàm, mic đeo và kiểm

T.An, N.An, Phúc, Ngân, Quỳnh

SVTH: Huỳnh Nhật An Ngành Quản trị nhà hàng và Dịch vụ ăn uống tra kết nối trước 1 ngày Phát bộ đàm cho phụ trách chủ chốt: Phụ trách tổng chương trình, phụ bếp, tiếp thực, lễ tân, âm thanh Xác định nhân sự chạy Mic trong mục Q&A Phụ trách liên hệ live cam Đảm bảo live cam đã có mặt

Phụ trách âm thanh, trình chiếu

Kiểm tra âm thanh, file trình chiếu ở Hội trường trước 1 ngày (backdrop, clip ngành, clip hiệp hội)

Chuẩn bị 1 laptop Chuẩn bị nhạc không lời phát lúc thử món

Thu gom dụng cụ và dọn dẹp vệ sinh khu vực cánh gà Dọn dẹp khu vực sân khấu Trả các trang thiết bị và công cụ dụng cụ đã mượn Sắp xếp bàn ghế trả lại hội trường theo hiện trạng ban đầu Tổng vệ sinh khu vực hội trường

Bảng 4.20 Bảng báo cáo chất lượng công việc hậu cần hội trường

KẾT QUẢ CÔNG VIỆC PHỤ BẾP

4.8.1 Báo cáo nội dung công vi ệc phụ bếp

Trước buổi hội thảo, công tác phân công nhân sự và nhiệm vụ đã được thực hiện một cách đầy đủ và chi tiết cho từng thành viên bộ phận phụ bếp Mỗi thành viên trong

SVTH: Huỳnh Nhật An Ngành Quản trị nhà hàng và Dịch vụ ăn uống nhóm đã nhận được nhiệm vụ cụ thể và được hướng dẫn bởi thầy Trần Thanh Huy, một chuyên gia với kiến thức và kinh nghiệm sâu sắc về ẩm thực

Hoạt động của bộ phận phụ bếp đã diễn ra suôn sẻ dưới sự hướng dẫn của thầy Huy Nhờ sự chỉ đạo tỉ mỉ và am hiểu về quy trình làm việc, các thành viên trong nhóm đã thể hiện sự chuyên nghiệp và hiệu quả trong công việc Các công đoạn từ chuẩn bị đến nấu nướng đã được thực hiện đúng quy trình đã được thầy Huy hướng dẫn, đảm bảo tiến độ công việc được đáp ứng

Tuy nhiên, trong quá trình diễn ra hội thảo, nhóm đã gặp khó khăn với việc tiếp nhận nguyên liệu vào buổi sáng Do một số vấn đề về vận chuyển và lịch trình, việc cung cấp nguyên liệu đã bị trễ so với kế hoạch ban đầu Tuy vậy, chúng tôi kịp thời xử lý tình huống với sự linh hoạt và sáng tạo trong việc tìm giải pháp tạm thời để đảm bảo tiếp tục hoạt động bếp một cách suôn sẻ

Trong việc tổ chức và điều phối hoạt động, thầy Huy đã đóng vai trò quan trọng Thầy đã hướng dẫn và hỗ trợ các thành viên trong nhóm trong việc đối phó với những khó khăn phát sinh Với kiến thức về nguyên liệu và kỹ thuật nấu nướng, thầy Huy đã đảm bảo rằng mọi món ăn vẫn đạt chất lượng và hương vị tốt nhất

Hình 4.17 Phần ăn sampling đã được thêm vào hộp

Hình 4.18 Phần ăn sampling mẫu

Trong quá trình làm việc, tinh thần hợp tác và trách nhiệm đã được duy trì Các thành viên trong nhóm đã chia sẻ trách nhiệm và hỗ trợ lẫn nhau khi cần thiết Mọi người đã làm việc chăm chỉ và cống hiến để đảm bảo mọi chi tiết đều được thực hiện đúng quy trình và đúng thời gian

Tóm lại, bộ phận phụ bếp đã hoạt động suôn sẻ dưới sự hướng dẫn tận tâm của thầy Huy và nỗ lực của những thành viên trong nhóm Nhóm đã thể hiện sự chuyên nghiệp và sự phối hợp tốt để đảm bảo thành công của buổi hội thảo

Hình 4.20 Đầu bếp chính sampling

Hình 4.21 Hậu cần phụ bếp sampling

Hình 4.22 Hậu cần phụ bếp Demo

4.8.2 Báo cáo kinh phí đã thực hiện phục vụ công tác phụ bếp

1 Gà thực hiện demo 4 kg 62,000 248,000

5 Chảo vân đá bếp từ

6 Chảo vân đá bếp từ

7 Rack để ráo dầu 2 cái 103,000 206,000

9 Dụng cụ đánh bông 5 cái 29,000 145,000

10 Màng bọc thực phẩm 1 cái 77,500 77,500

14 Bộ dụng cụ ăn uống 150 bộ 1,100 165,000

21 Dầu ăn (Meizan gold 2L) 1 chai 106,200

26 Gia vị cari đỏ Thái

30 Súp lơ (bông cải trắng) 32 kg 70,000

Sấy i-ot tím 1kg) 1 bịch 7,000

Tiêu trắng (Tiêu sọ xay Phú Quốc chai

34 Đường (Đường tinh luyện Biên Hòa

Bảng 4.21 Bảng kinh phí thực tế công việc phụ bếp

4.8.3 Báo cáo chất lượng công việc phụ bếp

Chuẩn bị công cụ dụng cụ phục vụ sampling

Kiểm tra và sơ chế nguyên vật liệu cho các phần Sampling theo danh sách

3 món Sampling theo công thức đã

    75% Hà được đưa ra trước

Phân chia các phần ăn sampling

Chia các phần ăn đã nấu theo định lượng đã được tính trước vào các hộp Đảm bảo đủ món, đủ định lượng

Sau đó giao cho bộ phận tiếp thực

Thu gom các hộp sampling đã qua sử dụng

Thu gom các hộp sampling sau khi các sinh viên đã sử dụng xong, đảm bảo sạch sẽ,

SVTH: Huỳnh Nhật An Ngành Quản trị nhà hàng và Dịch vụ ăn uống nhanh chóng, thu gom về 1 chỗ để vứt bỏ

Bảng 4.22 Bảng báo cáo chất lượng công việc phụ bếp

MÔ HÌNH TỔNG HỢP CÔNG TÁC HẬU CẦN

Sơ đồ 4.4 Mô hình tổng hợp công tác hậu cần

VĂN BẢN ĐỀ XUẤT MƯỢN VẬT TƯ