(Tiểu luận) xây dựng kế hoạch và triển khai tổ chức sự kiện thanh âm hoài niệm tại boonghey cof music

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN TỔ CHỨC SỰ KIỆN XÂY DỰNG KẾ HOẠCH VÀ TRIỂN KHAI TỔ CHỨC SỰ KIỆN “THANH ÂM HỒI NIỆM” TẠI BOONGHEY COF MUSIC Nhóm tổ chức kiện : Nguyễn Thị Hồng Liên Trần Thị Phương Nam (Shiny Team) Ma Thị Hạnh Nguyễn Trung Đại Nguyễn Thị Hồng Mây Lâm Hà Đức Lớp : Công nghệ truyền thông K19A Giáo viên hướng dẫn : Đỗ Phương Thảo THÁI NGUYÊN – 2023 MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU PHẦN 1: NỘI DUNG LÝ THUYẾT LIÊN QUAN 1.1 Khái quát hoạt động tổ chức kiện 1.1.1 Tổ chức kiện gì? 1.1.2 Các hoạt động tác nghiệp tổ chức kiện 1.1.3 Các thành phần tham gia kiện 1.1.4 Đặc điểm tổ chức kiện 1.2 Các loại hình kiện 1.2.1 Theo quy mô, lãnh thổ 10 1.2.2 Theo thời gian 10 1.2.3 Theo hình thức mục đích 10 1.3 Những yếu tố ảnh hưởng tới tổ chức kiện 11 1.3.1 Các yếu tố vĩ mô 11 1.3.2 Các yếu tố vi mô 12 2.1 Nghiên cứu yếu tố có liên quan đến kiện 13 2.1.1 Mục tiêu kiện 13 2.1.2 Tiếp nhận thông tin nhà đầu tư kiện 13 2.2 Hình thành chủ đề kiện 13 2.2.1 Chủ đề kiện gì? 13 2.2.2 Hình thành chủ đề cho kiện 14 2.2.3 Các ý tưởng cho kiện 14 2.3 Lập chương trình kế hoạch tổng thể tổ chức kiện 15 2.3.1 Chương trình kiện gì? 15 2.3.2 Xây dựng chương trình cho kiện 15 2.4 Lập dự toán ngân sách tổ chức kiện 15 2.4.1 Khái niệm dự toán ngân sách tổ chức kiện 15 2.4.2 Các nhóm chi phí tổ chức kiện 16 2.5 Đàm phán tiến hành ký kết hợp đồng với nhà đầu tư kiện 16 3.1 Khái quát kế hoạch tổ chức kiện 16 3.1.1 Kế hoạch tổ chức kiện gì? 16 3.1.2 Phân loại kế hoạch tổ chức kiện 17 3.1.3 Vai trò kế hoạch tổ chức kiện 17 3.2 Nội dung lập kế hoạch tổ chức kiện 17 3.2.1 Một số yêu cầu quy trình chung lập kế hoạch tổ chức kiện 17 3.2.2 Hệ thống hóa hoạt động kiện 18 4.1 4.2 Thành lập ban tổ chức kiện 18 Lập tiến độ chuẩn bị tổ chức kiện 19 4.2.1 Bảng tiến độ 19 4.2.2 Quy trình lập tiến độ cho cơng tác chuẩn bị tổ chức kiện 19 4.3 Chuẩn bị cơng việc có liên quan đến khách mời tham gia kiện 19 4.3.1 Khái niệm, phân loại khách mời tham gia kiện 19 4.3.2 Lập danh sách khách mời 20 4.4 Chuẩn bị địa điểm tổ chức kiện 20 4.4.1 Tổng quan địa điểm tổ chức kiện 20 4.5 Chuẩn bị nhân lực cho tổ chức kiện 20 4.6 Chuẩn bị hậu cần cho kiện 20 4.7 Dự tính xử lý cố kiện 21 4.7.1 Sự cố tổ chức kiện gì? 21 4.8 Chuẩn bị yếu tố khác cho kiện 21 4.9 Chuẩn bị yếu tố trình diễn kiện 21 4.9.1 Không gian thực kiện 21 5.1 Khái quát quản trị hậu cần tổ chức kiện 21 5.1.1 Quản trị hậu cần tổ chức kiện gì? 21 5.2 6.1 5.1.2 Vai trò quản trị hậu cần tổ chức kiện Quy trình chung quản trị hậu cần tổ chức kiện 5.2.1 Lập kế hoạch cung ứng dịch vụ 5.2.2 Kiểm soát phối hợp cung ứng dịch vụ Tổ chức khai mạc kiện 6.1.1 Tổ chức đón tiếp khách nơi diễn kiện 2 6.1.2 Khai mạc kiện 6.2 Điều hành diễn biến kiện 6.2.1 Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn 6.2.2 Điều hành, quản lý khán giả khách mời 6.2.3 Kết thúc kiện PHẦN : QUÁ TRÌNH TRIỂN KHAI SỰ KIỆN CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU 1.1 Giới thiệu chủ đề kiện thực tiễn 1.2 Giới thiệu mơn học tổ chức kiện mục đích báo cáo kết thúc môn học 1.2.1 Giới thiệu môn học tổ chức kiện 1.2.2 Mục đích 1.2.3 Nhiệm vụ CHƯƠNG II Mô tả kiện thực tiễn 2.1 Thông tin kiện 2.1.1 Tên kiện: Thanh Âm Hoài Niệm 2.1.2 Thời gian, địa điểm 2.1.3 Đối tượng tham gia: ước tính 150 khách mời gồm: 2.1.4 Thông điệp: “Âm nhạc kết nối cảm xúc” 2.1.5 Mục đích: 2.1.6 Mục tiêu: 2.2 Chi tiết quy trình tổ chức kiện 2.2.1 Ý tưởng 2.2.2 Xác định địa điểm tổ chức 2.2.3 Lập kế hoạch 2.3 Xây dựng chương trình 10 2.3.1 Các hoạt động chính: 10 2.3.2 Timeline kiện 10 2.3.3 Kịch tổ chức kiện 34 2.3.4 Dự trù kinh phí 38 CHƯƠNG III: CÁC HOẠT ĐỘNG VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC 39 3.1 Chi tiết hoạt động 39 3.1.1 Thiết kế Concept 39 3.1.3 Truyền thông 39 3.1.4 Quản lý đối tác 41 3.1.5 Quản lý khách mời 42 3.1.6 Quản lý chương trình 42 3.1.6.1 Lên kế hoạch chương trình: 42 3.1.7 Quản lý vận hành .44 3.1.8 Hậu cần 45 3.2 Đánh giá kết kiện đạt 46 3.2.1 Số lượng khách tham dự 46 3.2.2 Doanh thu 46 3.2.3 Đánh giá khách hàng 46 3.2.4 Đánh giá truyền thông 46 3.2.5 Đánh giá chung kiện “Thanh Âm Hoài Niệm” 47 CHƯƠNG IV: NHỮNG KINH NGHIỆM HỌC HỎI VÀ THÁCH THỨC 50 4.1 Những kinh nghiệm học hỏi từ trình tổ chức kiện 50 4.1.1 Điểm mạnh điểm yếu quy trình tổ chức 50 4.1.2 Những học kinh nghiệm .50 4.1.3 Những điều cần cải thiện tương lai 51 4.2 Các thách thức gặp phải trình tổ chức kiện cách giải vấn đề .52 KẾT LUẬN 53 PHỤ LỤC 54 LỜI CẢM ƠN Trên thực tế khơng có thành cơng mà khơng gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Lời em xin cảm ơn cô Đỗ Phương Thảo giúp đỡ hướng dẫn nhiệt tình cho em suốt thời gian em làm báo cáo thực tập Tiếp theo em xin gửi lời cảm ơn chân thành tri ân sâu sắc thầy cô trường Đại học Công nghệ thông tin truyền thông Thái Nguyên, đặc biệt thầy cô khoa Truyền thông đa phương tiện trường giảng dạy truyền cảm hứng đến tất cả, để chúng em có thêm nhiều kiến thức, mở mang thêm cách tư duy, sáng tạo sống hoàn thành kế hoạch tổ chức kiện Thanh Âm Hồi Niệm Thơng qua q trình tổ chức kiện, chúng em có hội để hệ thống kiến thức lý thuyết trình học vào thực tiễn Việc áp dụng lý thuyết vô quan trọng giúp chúng em xây dựng nên tảng lý thuyết đến thực tế vững Trong trình tổ chức kiện, trình học tập , với kiến thức cịn thiếu sót, kỹ cịn hạn hẹp, em khơng thể tránh sai sót, em mong thầy đơn vị thơng cảm bỏ qua Đồng thời trình độ lý luận kinh nghiệm thực tiễn hạn chế nên báo cáo khơng thể tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp thầy, để em học thêm nhiều kinh nghiệm hoàn thành tốt kiện, chương trình báo cáo sau Lời cuối em xin chúc q thầy ln khỏe mạnh, hồn thành tốt cơng việc ln hạnh phúc Em xin chân thành cảm ơn! LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn chủ đề Ngày xã hội ngày phát triển, đời sống người không ngừng nâng cao Con người ln tạo cho sống trở nên tiện nghi, đầy đủ đặc biệt đáp ứng nhu cầu ngày cao Một nhu cầu trao đổi thơng tin đời nhu cầu tạo phát triển truyền thơng Trong truyền thơng giải trí đóng vai trị quan trọng sống đời thường Theo nghiên cứu, quan sát, đánh giá, thân chúng em nhận thấy, nay, công chúng nhiều độ tuổi khác có xu hướng tìm tới theo dõi kiện âm nhạc mang tính giải trí cao để thư giãn sau chuỗi ngày dài làm việc học tập Với kiến thức thầy cô truyền đạt suốt thời gian học chúng em lựa chọn “Xây dựng kế hoạch triển khai tổ chức kiện “Thanh âm hoài niệm” BoongHey COF MUSIC, để làm báo cáo học phần Tổ chức kiện, áp dụng lý thuyết học vào thực tiễn để nâng cao hiệu hoạt động phục vụ cho nhu cầu học tập giải trí giới trẻ nói chung để rèn luyện kỹ học lớp nói riêng Kết cấu báo cáo Ngồi lời mở đầu kết luận, nội dung báo cáo bao gồm hai phần chính: - Phần 1: Nội dung lý thuyết liên quan Phần 2: Quá trình triển khai kiện ● Chương 1: Giới thiệu ● Chương 2: Mô tả kiện thực tiễn ● Chương 3: Các hoạt động kết đạt ● Chương 4: Những kinh nghiệm học hỏi thách thức PHẦN 1: NỘI DUNG LÝ THUYẾT LIÊN QUAN 1.1 Khái quát hoạt động tổ chức kiện 1.1.1 Tổ chức kiện gì? 1.1.1.1 Sự kiện gì? Tổ chức kiện thuật ngữ tương đối mẻ Việt Nam, có nhiều cách hiểu khác thuật ngữ Trước tiên, tìm hiểu ý nghĩa từ kiện theo cách tiếp cận liên quan đến dịch vụ tổ chức kiện Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện việc có ý nghĩa quan trọng xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội Theo nghĩa phổ biến đời sống xã hội, kiện tượng, cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất Ví dụ nói đến kiện kinh tế tiêu biểu Việt Nam năm người ta đề cập đến: Việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán… Trong số lĩnh vực khác kiện cịn có nghĩa hồn tồn khác hẳn, ví dụ thống kê học trường hợp xuất biến cố xem kiện Trong lĩnh vực tổ chức kiện Việt Nam người ta thường quan niệm: kiện hoạt động diễn lĩnh vực thể thao, thương mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt động “sự kiện” cịn có nhiều cách hiểu khác Như vậy, khái quát khái niệm kiện (trong lĩnh vực tổ chức kiện) sau: Sự kiện hoạt động xã hội lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, trò chơi cộng đồng, hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục- tập quán… 1.1.1.2 Khái niệm tổ chức kiện Theo quan điểm hoạt động tổ chức kiện (event management) hoạt động liên quan đến việc thiết kế, tổ chức thực kiện Theo quan điểm kinh doanh tổ chức kiện bao gồm số toàn hoạt động từ việc thiết kế (design), triển khai (execusion) đến kiểm soát (control) hoạt động kiện nhằm đạt mục tiêu định mà kiện đề Qua nghiên cứu hoạt động tổ chức kiện Việt Nam, thấy tổ chức kiện bao gồm hoạt động nghiên cứu kiện; lập kế hoạch, chương trình cho kiện; điều hành diễn biến kiện; kết thúc kiện… Từ cách tiếp cận đề cập nêu trên, khái quát: Tổ chức kiện q trình bao gồm số tồn công việc: nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị yếu tố cần thiết; tổ chức tiến hành diễn biến kiện thời gian không gian cụ thể để truyền đạt thông điệp định đến người tham gia kiện xã hội; nhằm đáp ứng mục đích khác chủ thể tham gia vào kiện 1.1.2 Các hoạt động tác nghiệp tổ chức kiện Theo dịng chảy thời gian thấy: Các hoạt động như: nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến kiện; hình thành chủ đề, lập chương trình kế hoạch tổng thể cho kiện; chuẩn bị tổ chức kiện; xúc tiến quảng bá kiện; thuộc giai đoạn trước diễn kiện Giai đoạn thực kiện bao gồm hoạt động: tổ chức đón tiếp khai mạc kiện; tổ chức điều hành diễn biến kiện; tổ chức phục vụ ăn uống kiện; tổ chức thực hoạt động phụ trợ kiện; Giai đoạn giai đoạn cuối bao gồm hoạt động kết thúc kiện giải công việc sau kiện Các công việc khác như: quan hệ với nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ kiện; quản trị tài tổ chức kiện; dự phòng giải cố tổ chức kiện; chăm sóc khách hàng; đảm bảo vệ sinh, an toàn, an ninh trình tổ chức kiện… đan xen liên quan đến tất giai đoạn nói Cần lưu ý, việc phân chia công việc mang tính tương đối, mặt khác cơng việc cịn chứa đựng nhiều cơng việc nhỏ, cơng việc chi tiết khác 1.1.3 Các thành phần tham gia kiện Một kiện diễn ln có mặt khách mời, nhà đầu tư kiện, nhà tổ chức kiện, giới truyền thông cộng đồng dân cư nơi diễn kiện 1.1.4 Đặc điểm tổ chức kiện 1.1.4.1 Đặc điểm sản phẩm dịch vụ tổ chức kiện Có thể khẳng định rằng, đặc điểm sản phẩm dịch vụ tổ chức kiện là: Sản phẩm tổ chức kiện mang tính tổng hợp cao, kết hợp hàng hố dịch vụ dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số Sản phẩm tổ chức kiện thường có đặc điểm phổ biến dịch vụ như: - Sản phẩm dịch vụ tổ chức kiện không lưu kho - cất trữ, không vận chuyển - Thời gian sản xuất thời gian tiêu dùng thường trùng Đánh giá chất lượng kiện thực cách xác sau kiện tiến hành Khách thường mua sản phẩm nhà tổ chức kiện trước nhìn thấy (hoặc tiêu dùng) - Sản phẩm khơng lặp đi, lặp lại; sản phẩm (sự kiện) gắn liền với không gian thời gian; gắn liền với nhà tổ chức kiện nhà đầu tư kiện việc phối hợp tạo 1.1.4.2 Đặc điểm lao động - Lao động tổ chức kiện địi hỏi tính chun mơn hóa cao đa dạng ngành nghề, cơng việc, máy móc khó thay người - Tính tổ chức, khả phối hợp công việc phận kiện đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng nhằm đảm bảo mục tiêu kiện - Cường độ làm việc tương đối nặng (về mặt trí óc), mang tính vụ, phụ thuộc nhiều vào tiến độ, kế hoạch kiện