Xây dựng kế hoạch tài chính cho cuộc thi nấu ăn cấp trường 2023

Để tổ chức được cuộc thi này, cần chia ra rất nhiều bộ phận đảm nhiệm những vai trò khác nhau như là bộ phận Kế hoạch đảm nhiệm trọng trách lên phần sườn, tổng quan cho cuộc thi; bộ phận

CƠ SỞ LÝ LUẬN

TỔNG QUAN VỀ KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH SỰ KIỆN

2.1.1.1 Khái niệm kế hoạch tài chính

Kế hoạch tài chính là phương pháp quản lý tiền bạc và tài sản để đạt được các mục tiêu tài chính nhất định Kế hoạch này thường bao gồm việc phân loại, dự đoán, quản lý thu nhập, chi tiêu và đầu tư Bên cạnh đó nó cũng bao gồm cả việc tiết kiệm, đặt mục tiêu tài chính và tính toán các chi phí cho tương lai 10

Tóm lại, kế hoạch tài chính là một công cụ cần thiết giúp người lập kế hoạch thấy được tầm nhìn rõ ràng về tình hình tài chính của mình để có thể đưa ra các quyết định tài chính thông minh dựa trên thông tin chính xác

2.1.1.2 Phân loại kế hoạch tài chính

Kế hoạch tài chính có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau, tuy nhiên, phân loại chính thường được sử dụng như sau: a) Theo đối tượng

 Kế hoạch tài chính doanh nghiệp 11

Kế hoạch này được thực hiện bởi các doanh nghiệp nhằm quản lý tài chính và tiền bạc của doanh nghiệp Kế hoạch này cũng cho thấy khả năng tài chính, hoạt động tài chính của một doanh nghiệp thông qua các báo cáo về nguồn vốn, doanh thu, các loại chi phí, tỉ lệ tăng trưởng, nợ, lợi nhuận,

Kế hoạch tài chính là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp hiện nay Sau khi xác định khả năng tài chính, doanh nghiệp có thể xác định được hướng phát triển và khả năng đạt được các mục tiêu đã đặt ra Từ đó, lập kế hoạch tài chính về việc phát triển, đầu tư, chi tiêu sao cho phù hợp

10 Nguyễn Tấn Bình, Quản trị tài chính, NXB Tài chính, 2010

11 Bùi Hữu Phước, Tài chính doanh nghiệp, NXB Tài chính, 2020

❖ Kế hoạch tài chính cá nhân

“Kế hoạch tài chính cá nhân là một bản kế hoạch về việc sử dụng ngân sách cân đối dòng tiền thu nhập - chi tiêu - tích lũy - đầu tư của một cá nhân, thường gắn với tình hình tài chính hiện tại và có tính đến các rủi ro tài chính hoặc các sự kiện trong tương lai” 12

Thông qua kế hoạch tài chính cá nhân, ta sẽ nắm được cụ thể tình hình tài chính của bản thân, từ đó thiết lập các mục tiêu tiếp theo cũng như phân bổ hợp lý các nguồn lực Chúng thường được tạo thành bảng với các công thức tính toán cụ thể Từ đó cho ra con số chính xác cho việc tích lũy, đầu tư, chi tiêu trong ngắn hạn, dài hạn b) Theo thời gian

 Kế hoạch tài chính ngắn hạn

Kế hoạch tài chính ngắn hạn bao gồm kế hoạch cho mục tiêu tài chính ở tương lai gần từ 1 đến 3 năm nhằm đáp ứng mục tiêu lớn hơn ở kế hoạch trung hạn Thêm nữa, những công việc này cũng có thể thay đổi linh hoạt để phù hợp với tình hình thực tế

 Kế hoạch tài chính trung hạn

Kế hoạch tài chính trung hạn được thiết lập để đạt mục tiêu tài chính trong khoảng thời gian từ 3 đến 5 năm Đây là thời gian có thể xác định một số kế hoạch đầu tư và tiết kiệm nhưng vẫn linh hoạt để điều chỉnh nếu cần thiết Các bước thực hiện kế hoạch tài chính trung hạn bao gồm đánh giá tình hình tài chính, thiết lập mục tiêu, lập kế hoạch đầu tư, tiết kiệm và điểu chỉnh kế hoạch theo tình hình thực tế

 Kế hoạch tài chính dài hạn

Kế hoạch tài chính dài hạn là một kế hoạch phục vụ cho các mục tiêu lớn, từ 5 năm trở lên Để thành công trong kế hoạch dài hạn thì phải có sự kiên trì và kỷ luật, đảm bảo đạt được mục đích cuối cùng

12 Brian Tracy & Dan Strutzel (Bùi Đức Anh dịch), Nghệ thuật quản lý tài chính cá nhân, NXB Lao động, 2019, trang 97

2.1.2.1 Tầm quan trọng của kế hoạch tài chính đối với sự kiện

Kế hoạch tài chính là một phần rất quan trọng và cần thiết đối với quá trình tổ chức sự kiện Trong sách Event Budget (2021), tác giả Alan Josh cho rằng, chỉ khi nắm được tài chính thì mới có thể lên ý tưởng, quyết định quy mô, cách thức tổ chức cho phù hợp Vì vậy, lập kế hoạch tài chính thường là nhiệm vụ được ưu tiên đầu tiên trong công tác tổ chức sự kiện

Có một bản kế hoạch tài chính đúng đắn sẽ giúp người tổ chức xác định được đầy đủ các khoản chi phí cần thiết của từng bộ phận tổ chức Từ đó làm căn cứ để phân chia ngân sách một cách hợp lý, hạn chế tối đa những sự cố tài chính phát sinh ngoài ý muốn Ngoài ra, việc lập kế hoạch tài chính cũng giúp người tổ chức dễ dàng theo dõi chi tiêu, sử dụng tiền một cách tối ưu, tránh lãng phí hay thất thoát vượt quá kế hoạch

Sau khi sự kiện kết thúc, bản báo cáo kế hoạch tài chính còn là căn cứ để người tổ chức đánh giá lại mức độ thành công của sự kiện Một sự kiện sẽ được cho là thành công nếu nó đáp ứng được đầy đủ các mục tiêu đã đặt ra mà vẫn đảm bảo mức chi tiêu hợp lý, không bị vượt quá kế hoạch ngân sách ban đầu

2.1.2.2 Các nhân tố cơ bản của tài chính sự kiện 13 a) Nguồn vốn

Nguồn vốn của sự kiện là một số tiền giới hạn mà người tổ chức chi trả cho toàn bộ các hoạt động tổ chức sự kiện Nó thể hiện điều kiện về mặt tài chính của một sự kiện Nguồn vốn có thể được huy động từ nhiều cách khác nhau, như là: tự đóng góp ngân sách tổ chức, tìm kiếm các nhà tài trợ, tổ chức bán vé hoặc thu phí tham gia, tùy vào mỗi loại hình sự kiện và mục đích khác nhau b) Các hạng mục chi phí

Trong quá trình tổ chức sự kiện, mỗi bộ phận phụ trách đều cần có chi phí để tiến hành công việc của mình Ví dụ bộ phận marketing cần chi phí để in ấn phẩm, bộ phận layout

13 Madison Howard, Event Budget Guide, Cvent Magazine, 2019

21 cần chi chí để mua các vật dụng trang trí, set up, bộ phận hậu cần cần chi phí để thuê nhân công hỗ trợ, Vì vậy, bộ phận tài chính sẽ cấp phát tiền từ nguồn vốn cho mỗi bộ phận để chi trả các khoản trên Đó là các hạng mục chi phí Có thể hiểu đơn giản các hạng mục chi phí chính là các khoản tiền chi trả cho từng hoạt động tổ chức sự kiện

TỔNG QUAN VỀ CUỘC THI NẤU ĂN CẤP TRƯỜNG

- Tên sự kiện: Cuộc thi “Thử thách món ngon từ Thịt gà Mỹ 2023” là cuộc thi nấu ăn cấp trường, dành cho sinh viên tất cả các ngành tại Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM

- Địa điểm: Sảnh Nhà hàng và các Xưởng thực hành Bộ môn Quản trị Nhà hàng và Dịch vụ ăn uống

- Quy mô cuộc thi: Dự kiến gồm 30 đội, mỗi đội 2 thí sinh

- Cơ cấu giải thưởng: 1 Giải Nhất, 2 Giải Nhì, 2 Giải Ba, 4 Giải Khuyến khích, 3 Giải Phụ

Ngoài ra các bạn không đạt giải cũng nhận được một phần thịt gà Mỹ.

 Ban giám khảo (Gồm 4 Chef): Chef Norbert Ehrbar, Chef Lê Xuân Tâm, Chef Trần Thanh Huy, Chef Doãn Văn Tuấn

 Khách mời: Nhà tài trợ (4 người), Nhà báo (3 người), Đại diện khoa Thời trang và

Du lịch (1 người), Giảng viên ngành Quản trị nhà hàng và Dịch vụ ăn uống (6 người)

 Thí sinh: 30 đội (2 thí sinh/đội)

- Ban tổ chức: Bao gồm 14 sinh viên Khoá 19 ngành Quản trị nhà hàng và dịch vụ ăn uống

Chia thành 5 bộ phận phụ trách là BP Kế hoạch, BP Marketing, BP Layout, BP Hậu cần và

- Cộng tác viên hỗ trợ: 4 sinh viên trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM

17 Nguyễn Ngọc Như Quỳnh và nnk, Đồ án tốt nghiệp Xây dựng Kế hoạch tổ chức cho cuộc thi cấp trường 2023 tại Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM, 2023

Thí sinh phải dùng gà Mỹ làm nguyên liệu chính để chế biến món ăn trong vòng 60 phút, được phép chuẩn bị trước nguyên liệu chế biến và trang trí Mỗi đội hoàn thành 1 tác phẩm hoàn chỉnh để chấm điểm và 4 phần ăn nhỏ cho BGK thử vị

Nhà tài trợ độc quyền cho cuộc thi “Thử thách món ngon từ Thịt gà Mỹ 2023” là Hiệp Hội Xuất khẩu Trứng và Gia cầm Mỹ (USAPEEC)

Hiệp Hội Xuất khẩu Trứng và Gia cầm Mỹ có xuất thân từ Mỹ nhưng hiện đang nỗ lực xây dựng nhu cầu, mở rộng hình ảnh trên toàn cầu, từ chính sách thương mại đến các hoạt động quảng bá Tại Việt Nam, Hiệp hội đã kết hợp với nhiều tổ chức để mang đến những buổi hội thảo hữu ích và nhiều cuộc thi nấu ăn thú vị

Năm 2020, Hiệp hội và Lãnh sự quán Hoa kỳ tại TP.HCM đã phối hợp cùng CLB Bếp trẻ thuộc Hội đầu bếp chuyên nghiệp Sài Gòn thực hiện hai chương trình Hội thảo chuyên đề Gia cầm Mỹ và Cuộc thi “Sáng tạo món ăn với thịt gà Mỹ”

Hình 2.2 Hội thảo và Cuộc thi Hiệp hội USAPEEC phối hợp cùng CLB Bếp trẻ năm 2020

Tiếp theo, năm 2022, Hiệp hội lại kết hợp cùng Hướng Nghiệp Á Âu để tổ chức Hội thảo

Gà Mỹ dành cho các đầu bếp trẻ tại khu vực Cần Thơ 18

Hình 2.3 Backdrop Hội thảo Gà Mỹ tại Cần Thơ

Và gần đây nhất là buổi hội thảo và thi nấu ăn với nguyên liệu cơ bản là thịt gà Mỹ phối hợp Khoa chế biến thực phẩm của trường Trung cấp Du lịch & Khách sạn Saigontourist 19 cũng đã thành công rực rỡ

Hình 2.4 Sự chuẩn bị kĩ lưỡng cho cuộc thi tại trường Trung cấp Du lịch & Khách sạn

18 Nguyễn Ngọc Dung, Bếp chiến Gà Mỹ đến với Cần Thơ, Tin tức và sự kiện trường Hướng nghiệp Á Âu, 2022

19 Mai Phương Anh, Các đầu bếp TP.HCM thỏa sức sáng tạo món ăn với thịt gà Mỹ, Báo Sài Gòn tiếp thị, 2020

2.2.2.2 Số tiền tài trợ Đến với trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM lần này, Hiệp hội Xuất khẩu Trứng và Gia cầm Mỹ quyết định sẽ là tài trợ độc quyền cho cuộc thi “Thử thách món ngon từ Thịt Gà Mỹ 2023” với số tiền đầu tư là 56,000,000 VNĐ

Số tiền này sẽ được sử dụng để chi trả cho toàn bộ chi phí của cuộc thi Ngoài ra Hiệp hội còn tài trợ một số hiện vật như là: tạp dề, standee, cờ trang trí, poster món ăn,… để hỗ trợ cho các công tác chuẩn bị của ban tổ chức

2.2.3 Quy trình quản lý tài chính cho Cuộc thi nấu ăn cấp trường 2023

Dựa vào các cơ sở lý luận đã nêu và xem xét cân chỉnh lại một số đặc điểm, bộ phận Tài chính đã thiết kế ra một quy trình quản lý tài chính riêng cho cuộc thi “Thử thách món ngon từ Thịt gà Mỹ”

Hình 2.5 Quy trình quản lý tài chính cho Cuộc thi nấu ăn cấp trường 2023

Dự kiến phần bổ phần trăm Lập dự phòng tài chính

Quy trình bao gồm 6 bước cơ bản: phân tích tài chính, dự trù ngân sách, cấp phát kinh phí, kiểm kê, quyết toán ngân sách và báo cáo tài chính

 Bước 1: Biết được số tiền vốn của cuộc thi, bộ phận tài chính sẽ tiến hành phân tích tài chính cuộc thi thông qua nhu cầu chi tiêu của từng bộ phận

 Bước 2: Dựa vào phân tích trên, đưa ra dự kiến phân bổ phần trăm cho các bộ phận và lập kế hoạch dự phòng tài chính, từ đó tổng hợp nên một bảng dự trù ngân sách chi tiết cho cuộc thi

 Bước 3: Sau khi thống nhất bảng dự trù, tiến hành cấp phát kinh phí bằng tiền mặt cho 5 bộ phận phụ trách

 Bước 4: Tiếp đó, các bộ phận sẽ tiến hành mua sắm Trong quá trình đó, bộ phận tài chính sẽ kiểm tra các mặt hàng, hóa đơn đồng thời cho các bộ phận ghi chép vào danh sách chi tiêu thực tế

 Bước 5: Từ những danh sách trên, bộ phận tài chính tiến hành quyết toán ngân sách thực tế trên phần mềm excel

 Bước 6: Cuối cùng là tổng hợp lại số liệu và lập báo cáo tài chính

XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH CHO CUỘC THI “THỬ THÁCH MÓN NGON TỪ THỊT GÀ MỸ 2023”

PHÂN TÍCH TÀI CHÍNH CUỘC THI

Như đã đề cập, nhà tài trợ là Hiệp hội Xuất khẩu Trứng và Gia cầm Mỹ đã đồng ý tài trợ cho Cuộc thi nấu ăn cấp trường số tiền là 56,000,0000 VNĐ Bộ phận tài chính có trách nhiệm phân bổ số tiền này xuống các bộ phận phụ trách để chi trả cho toàn bộ công tác tổ chức cuộc thi

Bộ phận Kế hoạch có vai trò lên kế hoạch tổng cho cuộc thi, từ quy mô, khách mời, ban giám khảo đến cơ cấu giải thưởng, Vậy nên, bộ phận này sẽ có trách nhiệm tính toán chi tiền cho những khoản trên Cụ thể là: chi phí giải thưởng, kinh phí hỗ trợ thí sinh, chi phí quà tặng, chi phí mời BGK, chi phí nhân sự Đây là những khoản chi phí rất lớn và quan trọng nên cần phải được cân nhắc kỹ càng

 Bộ phận Marketing Đối với bộ phận Marketing, vai trò chính là quảng bá cuôc thi tới các sinh viên trong trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM và cũng hoạt động chủ yếu trên các nền tảng mạng xã hội Để phục vụ cho việc đăng bài quảng bá, bộ phận này phải thiết kế các poster, standee, quay phim chụp hình và một số ấn phẩm khác Đồng thời cũng sẽ dựng khung backdrop, standee dựa theo mẫu đã thiết kế Vì vậy bộ phận Marketing sẽ chịu trách nhiệm tính toán cho các khoản cụ thể như: chi phí ấn phẩm (in ấn, dựng khung backdrop, standee, logo, sticker,…) và chi phi quay phim chụp hình trong cuộc thi

Trong cuộc thi này, bộ phận Layout sẽ thiết kế bố cục cho các phòng thi, phòng trưng bày sản phẩm và trang trí các phòng đó sao cho phù hợp với tính chất cuộc thi Tất cả các nguyên liệu, dụng cụ sẽ được bộ phận này tự quyết định, nên bộ phận Layout sẽ chịu trách nhiệm chi tiêu cho những khoản này Cụ thể là chi phí cho trang trí, dụng cụ và in ấn

Hậu cần sẽ có nhiệm vụ là thực hiện tổ chức cuộc thi, phân công công việc chi tiết trong ngày thi và đặc biệt là hỗ trợ cho ban giám khảo, khách mời và thí sinh Vì vậy tài chính của hậu cần sẽ hướng đến các loại chi phí như: vệ sinh, tẩy rửa, nước suối, bao tay,…

Bộ phận Tài chính không chịu trách nhiệm trực tiếp mua và chi tiêu cho các hạng mục chi phí của cuộc thi Bởi vì từng bộ phận phụ trách sẽ tự chuẩn bị những hạng mục đó theo kế hoạch của mình Vậy nên bộ phận Tài chính sẽ chỉ chuẩn bị kế hoạch dự phòng tài chính cho cuộc thi để có thể kịp thời giải quyết những vẫn đề phát sinh, không làm ảnh hưởng đến cuộc thi.

DỰ TRÙ NGÂN SÁCH

3.2.1 Dự kiến phân bổ phần trăm ngân sách

Theo tìm hiểu đã đề cập ở chương Cơ sở lý luận (Bảng 2.3), thông thường một sự kiện sẽ có mức phân bổ phần trăm ngân sách khuyến nghị như sau:

STT Loại chi phí Phần trăm khuyến nghị

Tuy nhiên, sau khi xem xét lại mục đích và tính chất riêng của cuộc thi “Thử thách món ngon từ Thịt gà Mỹ 2023”, bộ phận tài chính dự kiến sẽ điều chỉnh lại bảng phân bổ phần trăm ngân sách cho phù hợp hơn như sau

 Địa điểm tổ chức cuộc thi tại Xưởng thực hành của Bộ môn nên không tốn chi phí thuê địa điểm Cuộc thi không phục vụ ăn uống cho thí sinh, tiết mục giải trí dự định do thành viên trong BTC biểu diễn nên không tốn phí Vậy, sẽ thay phần ngân sách của các mục này (45%) bằng hai loại chi phí quan trọng khác của cuộc thi Đó là chi phí giải thưởng và kinh phí hỗ trợ thí sinh

 Vì ban tổ chức mong muốn bất cứ ai đến tham gia cuộc thi đều có quà đem về nên sẽ tăng chi phí quà tặng lên thành 6% tổng chi phí (thay vì 3% theo tài liệu) Chi phí này dự kiến dùng để mua thịt gà Mỹ tặng cho những thí sinh không đạt giải và các khách mời

 Đối với cuộc thi nấu ăn thì dàn ban giám khảo là rất quan trọng Vì vậy, sẽ thay phần ngân sách của chi phí đi lại và vận chuyển và giảm chi phí nhân sự xuống để dành chi phí (16%) mời dàn ban giám khảo là những đầu bếp nổi tiếng đến tham dự, làm tăng độ uy tín của cuộc thi

 Cần quảng bá rộng rãi cuộc thi để thu hút sự quan tâm và đăng kí tham gia của sinh viên toàn trường nên sẽ tăng thêm đầu tư cho bộ phận Marketing, lên 6% thay vì 5% như khuyến nghị

 Vì cơ sở vật chất tại Xưởng đã khá đầy đủ nên bộ phận Layout sẽ không phải tốn chi phí thuê mướn bàn ghế hay máy móc, thiết bị nấu nướng mà chỉ cần chi tiền mua hoa và các vật dụng trang trí Vì vậy, chi phí set up sẽ giảm xuống 9% (thay vì 15%) là hợp lý

 Cuộc thi này có quy mô tầm trung và tính chất cuộc thi cũng ít xảy ra các sự cố tài chính hơn nên chi phí dự trù chỉ cần khoảng 6% là đủ Phần còn lại để dành cho bộ phận hậu cần mua sắm các chi phí khác sẽ hợp lý hơn

Cụ thể sự điều chỉnh sẽ thể hiện qua bảng phân bổ phần trăm sau:

BẢNG 3.1 DỰ KIẾN PHÂN BỔ PHẦN TRĂM NGÂN SÁCH CỦA BP TÀI CHÍNH

STT Bộ phận Loại chi phí Phần trăm dự kiến

CP hỗ trợ thí sinh 26%

CP quay phim, chụp hình 2%

Dụng cụ và in ấn 1%

4 Hậu cần Chi phí vệ sinh, tẩy rửa 1,8%

5 Tài chính Chi phí dự trù 6% 6% 3,360,000

3.2.2 Lập kế hoạch dự phòng tài chính

Theo tài liệu tham khảo đã trích dẫn ở chương Cơ sở lý luận, ở các sự kiện thông thường, mức chi phí dự phòng được khuyến nghị là 5% - 10%

Tuy nhiên, cuộc thi nấu ăn “Thử thách món ngon từ Thịt gà Mỹ” diễn ra tại Xưởng thực hành của Bộ môn nên cơ sở vật chất có sẵn, các dụng cụ và thiết bị nấu nướng gần như đã đầy đủ và hoạt động tốt, ít khả năng hư hỏng đột xuất Các công tác tổ chức thực hiện hoàn toàn bên trong Xưởng nên điều kiện thời tiết không thể làm ảnh hưởng đến cuộc thi Hơn nữa, cuộc thi có quy mô không quá lớn, tính chất sự kiện cuộc thi cũng sẽ ít xảy ra các sự cố tài chính khẩn cấp hơn các sự kiện khác

Vì vậy, bộ phận tài chính xem xét điều chỉnh mức phần trăm của chi phí dự phòng là 6% để phù hợp với điều kiện ngân sách, ưu tiên phần trăm cao cho những chi phí quan trọng khác

Chi phí dự phòng chiếm 6% tổng ngân sách sẽ tương đương 3,360,000 VNĐ Số tiền này dự kiến sử dụng cho các tình huống tài chính bất ngờ sau:

BẢNG 3.2 KẾ HOẠCH SỬ DỤNG CHI PHÍ DỰ PHÒNG

TÌNH HUỐNG MÔ TẢ SỐ TIỀN

Phát sinh thêm hạng mục hàng hóa mới

Trong quá trình thu mua và chạy chương trình, có thể sẽ phát sinh thêm những hạng mục hàng hóa mới, chưa có trong bảng dự toán cần phải chi tiền

Chi phí thu mua vượt quá dự toán

Trong trường hợp một số mặt hàng bị hết hoặc không tìm được nhà cung cấp theo dự kiến thì buộc phải tìm một nhà cung cấp khác, khiến chi phí có thể bị tăng lên

4 Đổ vỡ, hư hỏng dụng cụ, máy móc của Xưởng

Trong quá trình dự thi, có thể thí sinh sẽ vô tình làm đổ vỡ hoặc hư hỏng dụng cụ, máy móc của Xưởng Khi đó, cần chi tiền mua sắm cái mới, đền bù lại cho Xưởng

3.2.3 Tổng hợp bảng dự trù ngân sách chi tiết

Sau khi lập được bảng dự kiến phân bổ phần trăm (Bảng 3.1), BP Tài chính sẽ gửi xuống các bộ phận phụ trách để các bộ phận dựa vào cơ sở đó tự liệt kê chi tiết các hạng mục cần thiết của mình

Kết quả BP Tài chính tổng hợp được như sau:

BẢNG 3.3 DỰ TRÙ NGÂN SÁCH CHI TIẾT TỪ CÁC BỘ PHẬN

MỤC CHI TIẾT MÔ TẢ SL ĐƠN

Hỗ trợ tiền mặt để thí sinh mua thêm các NVL phụ

Mỗi đội 1 kg đùi gà góc tư mua từ Hiệp hội Trứng và Gia cầm Mỹ

Các gia vị cơ bản như: mắm, muối, đường, hạt nêm,

Chịu trách nhiệm điều khiển âm thanh, ánh sáng, trình chiếu slide

Thuê MC Sinh viên trong

Chi phí mời ban giám khảo

Chef Nobert (nhà tài trợ) và 3 khách mời có chuyên môn khác

18 đội không đạt giải, mỗi đội 2 người, mỗi người nhận được 1kg gà

Mỗi khách mời nhận được 2kg gà

(1 đại diện khoa, 6 giảng viên bộ môn,

Kích thước 2mx2m, đã bao gồm khung sắt

Kích thước 0.8mx1.8m đã bao gồm giá đỡ 1 Cái 300,000 300,000

Logo Logo của nhà tài trợ, 1 tờ 100 cái 2 Tờ 300,000 600,000

Số thứ tự đội thi, gồm 2 cái cho thí sinh mỗi đội, 1 cái ở bàn thi và 1 cái dán trên ghế 5 tờ mỗi tờ 30 số

Chi phí quay phim, chụp hình

Quay phim, chụp hình trong suốt cuộc thi

BỘ PHẬN THIẾT KẾ LAYOUT

Hoa tươi trang trí, bó hoa tặng BGK và nhà tài trợ Phối hợp với cuộc thi cắm hóa của thầy Phước

Gà trưng bày Trang trí cho 4 phòng thi 10 Kg 62,000 620,000

Sử dụng cho bàn trưng bày, bàn ban giám khảo 32 mét 15,000 480,000

Kẹp tên Kẹp bảng tên nhóm và món ăn 35 Cái 10,000 350,000 Đá khô Sử dụng để trang trí trên bàn trưng bày 8 Kg 33,000 264,000

10 Dụng cụ và in ấn

Các dụng cụ phục vụ cho việc set up

Bảng tên món ăn, tên ban giám khảo, phòng thi,

Bảng trao thưởng In decal, form A3 12 Cái 25,000 300,000

Khăn ăn ướt Cho BGK 10 Cái 2,000 20,000

Nước suối Cho BGK, khách mời, ban tổ chức 2 Thùng 100,000 200,000

Phong bì Đựng tiền mặt 20 Cái 1,000 20,000

Phiếu chấm điểm, danh sách điểm danh, ký tên nhận tiền

Gas Bếp mini cho cuộc thi 3 Bình 25,000 75,000

Màng bọc thực phẩm 1 Hộp 77,000 77,000

Phát sinh thêm hạng mục hàng hóa mới

Trong quá trình thu mua và chạy chương trình, có thể sẽ phát sinh thêm những hạng mục hàng hóa mới, chưa có trong bảng dự toán cần phải chi tiền

Chi phí thu mua vượt quá dự toán

CẤP PHÁT KINH PHÍ

Sau khi nhận được tổng ngân sách từ bộ phận Kế hoạch đưa xuống, bộ phận tài chính sẽ cấp phát chi phí bằng tiền mặt cho các bộ phận theo như bảng dự trù ngân sách để các bộ phận tiến hành thực hiện thu mua hàng hóa

Mẫu phiếu chi như sau:

Hình 3.1 Mẫu phiếu chi cho các bộ phận phụ trách

KIỂM KÊ

Sau khi các bộ phận đã thực hiện xong quá trình mua hàng, bộ phận tài chính có nhiệm vụ kiểm tra lại những đơn hàng đó Đầu tiên là kiểm tra thông tin đơn hàng, xác nhận lại số lượng, loại hàng và thời gian giao hàng, sao cho đủ hàng, đúng loại Tiếp theo là kiểm tra đến chất lượng, bao bì sản phẩm để đáp ứng cho việc đảm bảo hàng đúng chất lượng, đúng giá tiền Cuối cùng là cho mỗi bộ phận tự cập nhật giá và thời gian mua vào danh sách chi tiêu thực tế như sau:

BẢNG 3.5 DANH SÁCH CHI TIÊU THỰC TẾ

STT Hạng mục hàng hoá

Việc kiểm tra hàng hoá phải được tiến hành sớm để bộ phận tài chính có thể kiểm soát được các chi phí và điều chỉnh, giải quyết nhanh chóng nếu có vấn đề gì xảy ra Sau cuộc thi BP Tài chính sẽ tổng hợp lại tất cả danh sách chi tiêu thực tế này để làm cơ sở lập bảng quyết toán ngân sách

3.4.2 Kiểm tra hóa đơn, chứng từ

Song song với việc kiểm tra hàng hóa, BP Tài chính cũng phải đảm bảo thu thập đầy đủ các hóa đơn mua hàng và giấy tờ ký tên Tất cả các mặt hàng mua sắm phải có hóa đơn, chứng từ để minh chứng việc mua hàng theo đúng kế hoạch, đúng mục đích và phục vụ cho công tác kiểm soát của bộ phận Tài chính Cụ thể là:

 Đối với những mặt hàng có giá trị lớn bắt buộc phải có hóa đơn đỏ hoặc hóa đơn điện tử làm bằng chứng

 Đối với những mặt hàng có giá trị nhỏ hoặc những nơi nhà cung cấp không có hóa đơn thì các bộ phận phải ghi hoá đơn bán lẻ theo mẫu sau làm bằng chứng nộp về cho bộ phận tài chính

Hình 3.2 Mẫu hóa đơn bán lẻ cho các bộ phận phụ trách

KẾT QUẢ TÀI CHÍNH CỦA CUỘC THI “THỬ THÁCH MÓN

KẾT QUẢ CẤP PHÁT KINH PHÍ

Bộ phận tài chính đã cấp phát kinh phí cho các bộ phận phụ trách theo kế hoạch phân bổ vào ngày 16/4 Các bộ phận đã kí tên xác nhận nhận tiền theo danh sách sau:

Hình 4.1 Danh sách kí tên nhận tiền cấp phát cho các bộ phận phụ trách

Theo bảng dự trù ngân sách, bộ phận Tài chính đã chi cho bộ phận Kế hoạch số tiền mặt là 43,072,000 VNĐ để thực hiện chi trả cho các công việc tổ chức Minh chứng là phiếu chi dưới đây:

Hình 4.2 Phiếu chi cho bộ phận Kế hoạch

Theo bảng dự trù ngân sách, bộ phận Tài chính đã chi cho bộ phận Marketing số tiền mặt là 3,125,000 VNĐ để thực hiện chi trả cho các công việc in ấn phẩm truyền thông, quảng bá sự kiện Minh chứng là phiếu chi dưới đây:

Hình 4.3 Phiếu chi cho bộ phận Marketing

Bàn ghế và máy móc, thiết bị nấu ăn gần như đã có đầy đủ tại Xưởng nên bộ phận Layout không cần thuê mướn nhiều mà chủ yếu chỉ cần chi tiền mua các vật dụng trang trí thêm cho cuộc thi

Vì vậy, theo bảng dự trù ngân sách, bộ phận Tài chính đã chi cho bộ phận Layout số tiền mặt là 4,994,000 VNĐ để thực hiện chi trả cho công tác thiết kế bố cục, trang trí cho cuộc thi, bao gồm hai địa điểm là tại Sảnh nhà hàng và các Xưởng bếp của Bộ môn

Minh chứng là phiếu chi dưới đây:

Hình 4.4 Phiếu chi cho bộ phận Layout

Theo bảng dự trù ngân sách, bộ phận Tài chính đã chi cho bộ phận Hậu cần số tiền mặt là 1,443,000 VNĐ để thực hiện chi trả cho công tác hậu cần, mua sắm các hàng hóa cần thiết cho cuộc thi Minh chứng là phiếu chi dưới đây

Hình 4.5 Phiếu chi cho bộ phận Hậu cần

Theo bảng dự trù ngân sách, bộ phận Tài chính sẽ giữ số tiền còn lại là 3,360,000 VNĐ để làm chi phí dự phòng cho những tình huống tài chính phát sinh Minh chứng là phiếu chi sau đây:

Hình 4.6 Phiếu chi cho bộ phận Tài chính

KẾT QUẢ CHI TIÊU THỰC TẾ

Sau khi nhận tiền, bộ phận Kế hoạch đã tiến hành đặt mua gà từ Hiệp hội USAPEEC và chuẩn bị các gia vị cho cuộc thi, đến ngày 5/5 (ngày diễn ra sự kiện) thì bộ phận sẽ chi trả cho các giải thưởng, chi phí hỗ trợ đội thi, ban tổ chức và chi phí mời ban giám khảo

Vì đây là bộ phận chiếm nhiều phần trăm nhất trong ngân sách nên bộ phận Tài chính cần phải kiểm tra sát sao, theo dõi từng giai đoạn mua hàng để đảm bảo chi phí luôn nằm trong dự kiến Nếu có phát sinh thêm thì kịp thời bổ sung bằng quỹ dự phòng

Tất cả các khoản chi thực tế của bộ phận Kế hoạch sẽ được thể hiện trong danh sách sau:

Hình 4.7 Danh sách chi tiêu thực tế của bộ phận Kế hoạch

Có hai đội bỏ không dự thi nên tổng chi tiêu thực tế của bộ phận Kế hoạch chỉ có

42,640,000 VNĐ, ít hơn 432,000 so với dự kiến ban đầu

Bộ phận tài chính đã kiểm tra và đảm bảo tất cả các chi phí trên đều đã được chi trả đầy đủ, có minh chứng rõ ràng Dưới đây là một số giấy tờ minh chứng các khoản chi của bộ phận Kế hoạch:

Hình 4.8 Danh sách ký tên nhận tiền hỗ trợ cho đội thi

Hình 4.9 DS ký tên nhận thưởng đội đạt giải

Hình 4.10 DS ký nhận tiền hỗ trợ BTC

Hình 4.11 Danh sách ký tên nhận tiền hỗ trợ cho cộng tác viên

Bộ phận Marketing sử dụng số tiền được cấp phát để in ấn backdrop, standee và thuê người thi công lắp đặt vào ngày set up sân khấu cho cuộc thi (28/4) Ngoài ra còn in thêm sticker tên đội và logo nhà tài trợ để dán lên các phần gà quà tặng, mũ đồng phục Photographer chuyên nghiệp cũng được thuê để đảm nhiệm phần quay phim chụp hình trong suốt sự kiện

Cụ thể các khoản chi thực tế của bộ phận Marketing được cập nhật trong bảng sau:

Hình 4.12 Danh sách chi tiêu thực tế của bộ phận Marketing

Như vậy, bộ phận Marketing đã sử dụng tổng cộng 3,065,000 VNĐ để chi trả cho tất cả các khoản, ít hơn 60,000 so với dự kiến ban đầu

Bộ phận tài chính đã kiểm tra và đảm bảo tất cả các hàng hóa đều đạt đủ số lượng và đúng yêu cầu, các chi phí nêu trên là chính xác, có minh chứng rõ ràng Dưới đây là một số hóa đơn minh chứng các khoản chi của bộ phận Marketing:

Hình 4.13 Một số hóa đơn minh chứng của bộ phận Marketing

4.2.3 Bộ phận Layout Để tiết kiệm chi phí nhất có thể, bộ phận Layout đã liên hệ phối hợp với cuộc thi cắm hoa của thầy Phước Cụ thể là bộ phận Layout sẽ tài trợ tiền mua hoa cho các em sinh viên ngành Quản trị nhà hàng K20 thi cắm hoa vào ngày 4/5 Sau đó, ngày 5/5 sẽ lấy những bình hoa thành phẩm này để set up trang trí cho cuộc thi

Thêm vào đó, để thực hiện toàn bộ ý tưởng thiết kế, bộ phận Layout cũng cần mua sắm thêm một số dụng cụ trang trí khác như: đá khói, gà trưng bày, khăn trải bàn,

Cụ thể các khoản chi thực tế của bộ phận Layout được thể hiện trong danh sách sau:

Hình 4.14 Danh sách chi tiêu thực tế của bộ phận Layout

Có thêm một vài chi phí phát sinh nên tổng chi tiêu thực tế của bộ phận Layout là

5,079,000VNĐ, vượt 85,000 so với dự kiến ban đầu

Bộ phận tài chính đã kiểm tra và đảm bảo tất cả các hàng hóa đều đạt đủ số lượng và đúng yêu cầu, các chi phí nêu trên là chính xác, có minh chứng rõ ràng Dưới đây là một số hóa đơn minh chứng các khoản chi của bộ phận Layout:

Hình 4.15 Một số hóa đơn minh chứng của bộ phận Layout

Bộ phận Hậu cần đã sử dụng số tiền trên mua sắm các vật dụng vệ sinh, tẩy rửa và một số loại chi phí khác phục vụ cho việc hoàn tất công tác chuẩn bị cuộc thi và hỗ trợ các bộ phận khác Cụ thể chi tiết các chi phí được thể hiện qua danh sách sau:

Hình 4.16 Danh sách chi tiêu thực tế của bộ phận Hậu cần

Như vậy, có một số hàng hóa cần thiết mới phát sinh ngoài dự kiến nên tổng chi tiêu thực tế của bộ phận Hậu cần là 1,565,000VNĐ, vượt 122,000 so với kế hoạch ban đầu

Bộ phận tài chính đã kiểm tra và đảm bảo tất cả các hàng hóa đều đạt đủ số lượng và đúng yêu cầu, các chi phí nêu trên là chính xác, có minh chứng rõ ràng Dưới đây là một số hóa đơn minh chứng các khoản chi của bộ phận Hậu cần

Hình 4.17 Một số hóa đơn minh chứng của bộ phận Hậu cần

Bộ phận Layout và Hậu cần đã chi tiêu vượt quá dự kiến nên bộ phận Tài chính cần trích quỹ dự phòng để xuất thêm chi phí cho hai bộ phận này Ngoài ra, trong quá trình diễn ra cuộc thi có phát sinh thêm một số hàng hóa cần mua bổ sung Cụ thể là:

 Cần mua thêm nước suối cho thí sinh trong lúc chờ ở Sảnh nhà hàng

 Hết nước lau sàn để dọn dẹp

Bộ phận Tài chính đã xuất quỹ dự phòng để kjp thời mua bổ sung các hàng hóa trên Chi tiết các khoản được thể hiện qua danh sách sau:

Hình 4.18 – Danh sách chi tiêu thực tế của bộ phận Tài chính

Vì số tiền chi thêm cho bộ phận Layout và bộ phận Hậu cần đã nằm trong danh sách chi tiêu thực tế của hai bộ phận đó, nên thực chi của bộ phận Tài chính chỉ gồm các khoản mua sắm phát sinh, là 280,000 VNĐ Dưới đây là hóa đơn minh chứng cho việc mua hàng của

Hình 4.19 Một số hóa đơn minh chứng của bộ phận Tài chính

QUYẾT TOÁN NGÂN SÁCH

Từ những danh sách chi tiêu thực tế mà các bộ phận gửi về, bộ phận Tài chính sẽ tiến hành quyết toán ngân sách bằng cách kiểm tra, thống kê và tổng hợp tất cả các chi phí trên phần mềm excel

BẢNG 4.1 QUYẾT TOÁN NGÂN SÁCH

MỤC CHI TIẾT MÔ TẢ SL ĐƠN

Giải Khuyến khích Đội 03, 14, 16, 17 4 Phần 500,000 2,000,000 Giải Phụ Đội 27, 25, 28 3 Phần 600,000 1,800,000

Hỗ trợ tiền mặt để thí sinh mua thêm các NVL phụ

Mỗi đội 1 kg đùi gà góc tư mua từ Hiệp hội Trứng và Gia cầm Mỹ

Gồm 5 chai mắm, 7 bịch muối, 5 bịch đường, 3 chai dầu ăn

Cộng tác viên 4 bạn SV ngành

Bạn Nguyễn Thanh Quý, thành viên UTETV

Bạn Nguyễn Phước Hạnh, K21 ngành QTNH

Mỗi thí sinh không đoạt giải nhận được 1kg gà

Mỗi khách mời nhận được 2kg gà 20 Kg 62,000 1,240,000

Logo Logo của nhà tài trợ

Số thứ tự đội thi, cần mỗi số 5 cái

Nhóm của anh Lê Hoàng Dũng, photographer chuyên nghiệp

BỘ PHẬN THIẾT KẾ LAYOUT

Hoa thảo trắng, cam spirit, hồng vàng chùa, hồng kem, kimoto, đồng tiền nhí, thúy châu, cẩm tú cầu, hướng dương, lan vũ nữ

Lá nguyệt quế, đinh lăng, bạc, cau, dương xỉ Pháp, bách hợp

Gà trưng bày Trang trí cho 4 phòng thi 10 Kg 62,000 620,000

Khăn trải bàn Đỏ 16,5m: 264,000 Đen 16m: 240,000 Giặt ủi khăn:

Kẹp tên gỗ Kẹp thấp: 153,000

Kẹp cao: 187,000 34 Cái - 340,000 Đá khô Sử dụng để trang trí trên bàn trưng bày 8 Kg 35,000 280,000

10 Dụng cụ và in ấn

Dụng cụ hỗ trợ set up

Dao rọc giấy, keo, hộp quẹt - - - 90,000

Dụng cụ cắm hoa Đế nhựa, xốp, giấy màu - - - 271,000

Bảng tên món ăn, tên ban giám khảo, phòng thi,

Bảng trao thưởng In decal: 308,000

Khăn ăn ướt Cho BGK, hộp

Nước suối Cho BGK, khách mời, BTC 2 Thùng 90,000 180,000

Phong bì Đựng tiền mặt 20 Cái 1,000 20,000

Phiếu chấm điểm, danh sách điểm danh, ký tên nhận tiền

Băng keo: 21,000 Bút bi: 21,000 Kẹp tài liệu: 48,000 Giấy note: 5,000

Màng bọc thực phẩm 1 Hộp 77,000 77,000

Mua bổ sung thêm nước suối để phát cho thí sinh

Hết nước lau sàn, cần mua thêm để dọn dẹp sau cuộc thi

Trong quá trình dọn dẹp, hết nước rửa chén, cần mua bổ sung

CHƯƠNG 5 – BÀN LUẬN VÀ TỔNG KẾT VỀ KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH CUỘC THI “THỬ THÁCH MÓN NGON TỪ THỊT GÀ MỸ”

BÀN LUẬN

5.1.1 Tóm tắt kết quả tài chính

Sau khi kết thúc cuộc thi, bộ phận Tài chính đã tổng kết lại toàn bộ nguồn thu, nguồn chi của quá trình tổ chức và lập nên bảng báo cáo tài chính như sau:

BẢNG 5.1 BẢNG BÁO CÁO TÀI CHÍNH Đơn vị tính: đồng

STT CHỈ TIÊU TRƯỚC CUỘC THI SAU CUỘC THI

Qua bảng trên cho thấy, tổng chi thực tế của cuộc thi là 52,629,000 VNĐ, còn lại số dư là 3,371,000 VNĐ so với nguồn vốn ban đầu

5.1.2 So sánh chi phí dự kiến và thực tế

BIỂU ĐỒ 5.1 BIỂU ĐỒ CỘT SO SÁNH CHI PHÍ DỰ KIỆN VÀ THỰC TẾ

Biểu đồ cho thấy chi phí dự kiến và thực tế của các bộ phận Kế hoạch, Marketing, Layout và Hậu cần không chênh lệch quá nhiều Riêng bộ phận Tài chính không sử dụng nhiều đến quỹ dự phòng ban đầu nên chi phí thực tế giảm đáng kể so với kế hoạch Cụ thể là:

 Do có hai đội bỏ thi nên các chi phí hỗ trợ đội thi đã giảm đi 932,000 VNĐ

 Sau quá trình thương lượng, chi phí mời các Chef cao hơn dự kiến 500,000 VNĐ

 Còn lại, các chi phí giải thưởng, chi phí nhân sự, thì đúng theo kế hoạch

Vì vậy, tổng chi tiêu thực tế của bộ phận Kế hoạch giảm đi 432,000 VNĐ so với dự kiến

Bộ phận Kế hoạch Bộ phận Marketing Bộ phận Layout Bộ phận Hậu cần Bộ phận Tài chính

Dự kiến Thực tế Đơn vị tính: nghìn đồng

 Do tìm được nhà cung cấp có giá cả hợp lý hơn nên chi phí cho backdrop và standee đã giảm đi 100,000 VNĐ

 Chi phí in logo nhà tài trợ tăng 40,000 so với giá dự kiến

 Còn lại, các chi phí quay phim, chụp hình, chi phí in sticker vẫn đúng theo kế hoạch

Vì vậy, tổng chi tiêu thực tế của bộ phận Marketing giảm đi 60,000 VNĐ so với dự kiến

 Do mua sỉ nên giá hoa được giảm đi 110,000 VNĐ Các dụng cụ hỗ trợ set up và kẹp tên gỗ cũng giảm được 70,000 VNĐ

 Một số hàng hóa như: đá khô, bảng trao thưởng, bảng tên, khăn trai bàn, có giá cao hơn dự kiến, làm cho chi phí tăng lên 265,000 VNĐ

 Chi phí mua gà trưng bày vẫn đúng theo kế hoạch

Vì vậy, tổng chi tiêu thực tế của bộ phận Layout vượt quá 85,000 VNĐ so với dự kiến

 Một số hàng hóa như: nước suối, khăn giấy, in ấn có giá thực tế thấp hơn dự kiến, tổng giảm là 78,000 VNĐ

 Phát sinh thêm chi phí văn phòng phẩm và một số hàng hóa tăng giá, làm chi phí tăng thêm 200,000 VNĐ

 Các hàng hóa còn lại thì chi phí đúng theo kế hoạch

Vì vậy, tổng chi tiêu thực tế của bộ phận Hậu cần vượt quá 122,000 VNĐ so với dự kiến

Chi phí của bộ phận Tài chính chủ yếu là quỹ dự phòng cho các tình huống tài chính phát sinh Tuy nhiên, trong cuộc thi lại không xảy ra nhiều vấn đề cần sử dụng đến quỹ mà chỉ dùng để mua thêm một số hàng hóa bị hết trong quá trình thi và dọn dẹp sau cuộc thi

Vì vậy, tổng chi tiêu thực tế của bộ phận Tài chính đã giảm đi đáng kể, giảm 3,080,000 VNĐ so với dự kiến

5.1.3 Giải quyết số dư tài chính

Từ bảng báo cáo tài chính của cuộc thi, tổng kết lại thì số dư hiện là 3,371,000 VNĐ

Sau khi bàn bạc với bộ phận Kế hoạch và được sự đồng ý của nhà tài trợ, nhận thấy được sự cố gắng nhiệt tình của ban tổ chức trong suốt quá trình diễn ra cuộc thi, bộ phận Tài chính quyết định sẽ sử dụng số tiền trên để hỗ trợ thêm chi phí ăn uống và công lao động cho 14 thành viên ban tổ chức Vậy, mỗi bạn sẽ được nhận thêm 240,000 VNĐ Số tiền này đã được cấp phát cho các bạn vào ngày 10/05/2023

Dưới đây là danh sách ký nhận tiền hỗ trợ:

Hình 5.1 Damh nhận ký tên nhận tiền hỗ trợ thêm cho BTC

TỔNG KẾT ĐỀ TÀI

 Tài chính cuộc thi “Thử thách món ngon từ Thịt Gà Mỹ 2023”

Thứ nhất, cuộc thi có nguồn vốn lớn, đủ để đáp ứng quy mô và tính chất của một cuộc thi nấu ăn cấp trường (giải thưởng lớn, nhiều đội thi, ban giám khảo nổi tiếng, ) Việc có một nguồn vốn dư dả đã tạo động lực để ban tổ chức có thể thoả sức sáng tạo, thiết kế cuộc thi theo ý thích mà vẫn đảm bảo được sự chuyên nghiệp cho cuộc thi

Thứ hai, từ báo cáo tài chính cho thấy nguồn chi thấp hơn nguồn thu nhưng vẫn đảm bảo mua sắm đầy đủ các hạng mục Đây là mong muốn lớn nhất mà bộ phận tài chính hướng tới Với tính chất là một cuộc thi phi lợi nhuận thì việc quản lý nguồn chi thấp hơn với vốn là việc quan trọng để tránh lỗ, bù thêm tiền ảnh hưởng tới ban tổ chức

Thứ ba, các bộ phận đã kiểm soát chi phí khá tốt, chi tiêu thực tế không chênh lệch quá nhiều so với dự kiến Nhờ sự tỉ mỉ, làm việc cẩn thận của các bộ phận nên không phát sinh quá nhiều các hạng mục cần chi thêm tiền Các bộ phận đã liệt kê khá đầy đủ các khoản chi phí cần thiết trước khi lập bảng dự toán Vậy nên có thể thấy bảng dự toán là khá chính xác và ít chênh lệch

Bộ phận Tài chính đã sử dụng nguồn vốn một cách triệt để và hợp lý, không để xảy ra tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt ngân sách Việc phải sử dụng một nguồn vốn khá lớn trong lần đầu tiên quản lý tài chính cuộc thi đã gây ra không ít khó khăn cho bộ phận tài chính Nhưng để đảm bảo hoàn thành tốt trách nhiệm của mình thì bộ phận tài chính đã tìm hiểu rất nhiều tài liệu và tham khảo từ các cuộc thi lớn nhỏ trong trường Từ đó đưa ra một kế hoạch sử dụng ngân sách kỹ lưỡng và thực tế

Việc khó khăn nhất của bộ phận tài chính là phân bổ ngân sách cho các bộ phận Đối với từng cuộc thi, từng ngành nghề và từng địa điểm sẽ có các cách phân bố khác nhau Bộ phận tài chính phải nắm bắt được những khoản chi nào là cần thiết để có thể tập trung vào đầu tư, trích thêm ngân sách Thông qua việc so sánh chi phí dự kiến và thực tế ở trên, ta

71 thấy được sự phân bố ngân sách là khá hợp lý Mặc dù có bộ phận chi nhiều hơn dự tính nhưng đã có quỹ dự phòng để bù vào nên có thể nói là vẫn nằm trong sự kiểm soát và tính toán

5.2.2 Hạn chế, khó khăn của đề tài

Do đây là lần đầu tiên chúng em xây dựng kế hoạch tài chính cho một cuộc thi thực tế, với số vốn khá lớn nên không có kinh nghiệm trong việc kiểm soát và quản lý, dẫn đến việc còn lúng túng trong công tác chuẩn bị các thủ tục giấy tờ hành chính

Bên cạnh đó, là một cuộc thi cấp trường với quy mô 60 thí sinh tham gia thì việc phải chi nhiều tiền để mua đồ dùng phục vụ cho thí sinh và cuộc thi là rất cần thiết và hợp lý Đối với một cuộc thi nấu ăn thì càng phải chuẩn bị nhiều những vật dụng nhỏ như bao tay, khăn giấy, nước rửa tay, rửa chén,… Vì có quá nhiều hàng hóa như vậy nên việc quản lý thu thập hết tất cả những hoá đơn là điều rất khó khăn, bên cạnh đó còn có những khoản mua ngoài chợ nên không thể có hoá đơn được Vậy nên dẫn đến việc khó kiểm soát những khoản chi nhỏ

5.2.3 Đề xuất hướng phát triển của đề tài

Dựa trên cơ sở thành công của cuộc thi “Thử thách món ngon từ Thịt gà Mỹ 2023” và các số liệu rút ra từ thực tế, bộ phận Tài chính đã điều chỉnh lại bảng phân bổ phần trăm ngân sách một cách hợp lý hơn như sau:

 Tăng thêm 1% cho các bộ phận bị thiếu ngân sách trong thực tế là Layout, Hậu cần

 Bộ phận Marketing không chênh lệch nhiều so với dự kiến nên giữ nguyên là 6%

 Bộ phận Tài chính giảm đi 1% vì thực tế không xảy ra nhiều rủi ro, để ưu tiên cho các bộ phận cần tăng

 Đối với bộ phận Kế hoạch, cần điều chỉnh nhiều trong các hạng mục như tăng thêm chi phí thuê nhân sự để có thêm người hỗ trợ cho công tác tổ chức cuộc thi, thêm chi phí giải trí và tăng thêm chi phí giải thưởng để thu hút nhiều thí sinh tham gia hơn, hạn chế tình trạng bỏ thi Để bù vào những phần tăng trên, nhóm đề xuất giảm chi phí hỗ trợ thí sinh xuống, vì đây là hạng mục khá dễ điều chỉnh và không cần thiết quá cao, nên chỉ cần 20% là hợp lý

Cụ thể sự điều chỉnh sẽ thể hiện qua bảng sau:

BẢNG 5.2 BẢNG PHÂN BỔ PHẦN TRĂM ĐỀ XUẤT

STT Bộ phận Loại chi phí

Chi phí hỗ trợ thí sinh 26% 20%

Chi phí quà tặng (khách mời và thí sinh) 6% 6%

Chi phí thuê nhân sự 9% 12%

2 Marketing Chi phí ấn phẩm 4% 4%

Chi phí quay phim, chụp hình 2% 2% 6%

3 Layout Chi phí set up, trang trí 9% 10% 10%

4 Tài chính Chi phí dự trù 6% 5% 5%

5 Hậu cần Chi phí khác 3% 4% 4%

Từ phần trăm phân bổ trên, bộ phận Tài chính đề xuất lập nên một bảng phân loại các hạng mục chi phí theo từng mức độ tài chính dành cho cuộc thi nấu ăn tại trường ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM nhằm làm tài liệu tham khảo cho công tác tổ chức những cuộc thi nấu ăn tiếp theo Bảng phân loại này sẽ bao gồm 4 mức độ tài chính: 5 – 10 triệu, 10 – 20 triệu, 20 – 40 triệu và 40 – 60 triệu

BẢNG 5.3 GỢI Ý HẠNG MỤC ĐẦU TƯ THEO CÁC MỨC ĐỘ TÀI CHÍNH Đơn vị tính: nghìn đồng

Hỗ trợ thí sinh 750 – 1,650 1,500 – 3,000 4,500 – 7,500 8,500 – 11,500 Ban giám khảo 975 – 1,425 1,950 – 2,850 3,900 – 5,700 7,000 – 9,000 Nhân sự 600 – 1,200 1,200 – 2,400 2,400 – 4,800 5,000 – 7,000 Quà tặng khách mời 300 – 600 600 – 1,200 600 – 1,200 1,250 – 1,750 Ấn phẩm marketing 375 – 825 300 – 1,200 600 – 2,400 1,500 – 2,500 Set up, trang trí 375 – 1,125 750 – 2,250 1,500 – 4,500 3,500 – 6,500

Dự phòng tài chính 225 – 525 450 – 1,050 900 – 2,100 2,000 – 3,000 Chi phí khác 375 - 675 600 – 1,200 600 – 1,800 1,000 – 3,000 Quay phim, chụp hình - 300 – 600 300 – 900 500 – 1,500

Giải trí - - - 0 – 1,000 Đối với mỗi mức độ, nhóm sẽ đưa ra bảng gợi ý chi tiết các hạng mục, phần trăm đề xuất và mức dao động để tùy chỉnh theo thời giá và mục đích riêng của cuộc thi Vì vậy, các số tiền đề xuất sẽ không phải con số chính xác mà là các khoảng tiền để tham khảo

5.2.3.1 Mức 5 – 10 triệu Đây là mức vốn khá nhỏ, chỉ đáp ứng vừa đủ các hạng mục cơ bản nên phù hợp với việc tổ chức cuộc thi nấu ăn quy mô cấp ngành, số lượng thí sinh là 10 – 15 đội (mỗi đội 2 người) Tất cả chi phí phải được thắt chặt tối đa để đảm bảo vẫn cung cấp đầy đủ các hạng

74 mục Vì vậy, một số hạng mục sẽ bị cắt giảm phần trăm xuống để ưu tiên cho các hạng mục quan trọng hơn Chi tiết phân bổ tham khảo bảng sau:

BẢNG 5.4 BẢNG GỢI Ý CHI TIẾT CHO MỨC 5 – 10 TRIỆU

Gợi ý chi tiết (tùy chỉnh theo mục đích cuộc thi)

Hỗ trợ tiền mặt cho 10 đến 15 đội để chuẩn bị nguyên vật liệu

Mời 2 giám khảo (trưởng bộ môn và phó bộ môn có kinh nghiệm dạy nấu ăn)

 1 bạn SV hoạt ngôn làm MC

600,000 Hoa tươi cho nhà tài trợ, khách mời Ấn phẩm marketing 8% ±3% 375,000 –

 Vật phẩm trang trí khác

525,000 Để giải quyết các tình huống phát sinh

Mua sắm các hàng hóa phục vụ cho công tác hậu cần, y tế và dọn dẹp

Với mức vốn trung bình này, khuyến nghị nên tổ chức cuộc thi nấu ăn quy mô cấp bộ môn, số lượng thí sinh là 15 – 20 đội (mỗi đội 2 người) Ngoài các hạng mục cơ bản, có thể bổ sung thêm hạng mục quay phim, chụp hình Chi tiết phân bổ tham khảo bảng sau:

BẢNG 5.5 BẢNG GỢI Ý CHI TIẾT CHO MỨC 10 – 20 TRIỆU

Gợi ý chi tiết (tùy chỉnh theo mục đích cuộc thi)

 Hỗ trợ tiền mặt cho 15 đến 20 đội để chuẩn bị nguyên vật liệu

Mời ít nhất 2 giám khảo (trong đó có 1 chef có kinh nghiệm và trưởng bộ môn)

 1 bạn SV hoạt ngôn làm MC

Cho khách mời, nhà tài trợ (hoa tươi hoặc quà lưu niệm) Ấn phẩm marketing 7% ±3% 300,000 –

 Vật phẩm trang trí khác

 Dụng cụ hỗ trợ set up

1,050,000 Để giải quyết các tình huống phát sinh

Mua sắm các hàng hóa phục vụ cho công tác hậu cần, y tế và dọn dẹp